tiểu luận môn học giao tiếp trong kinh doanh đề tài thuyết trình trong kinh doanh 34

nhăm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình và hành động theo ý muốn của mình trong một lĩnh vực chuyên môn nhất định.. Bằn

TRUONG DAI HOC TAI CHINH - MARKETING

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Lớp học phần: 2331702028508 Giảng viên giảng dạy: Phạm Thị Trâm Anh

ĐÈ TÀI: THUYÉT TRÌNH TRONG KINH DOANH

Sinh viên thực hiện:

Võ Thị Yến Ngọc - 2121012924

TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023

NHAN XET VA DANH GIA CUA GIANG VIEN HUONG DAN

Nhận xét:

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

DANH MUC HINH Hình 1 I Sơ đồ SMART 5 S121 111211211211 11121212121 121 1x1 6

Hinh 2 l Logo Samsung - : c1 2222111211211 1211 12211811111 11112111 11111 H1 TH g1 g 25

Hình 3 I Bộ đôi Galaxy A34 và A54 5 sc ST n0 2n 0 1n ye 31 Hình 3 2 Thiết ké san khau ra mat Galaxy A 2023.0 cccccccccccsesesesseseeeseeesesesseseees 38

1

MUC LUC

PHAN MO DAU 1 CHUONG 1 CO SO LY THUYET VE KY NANG THUYET TRINH TRONG

1.2 CAC GIAI DOAN THUYET TRÌNH TRONG KINH DOANH: 5

1.2.1 Giai đoạn : Chuẩn bị thuyết 1 8 .ẻ nÁnỖ 5

ID P €5 0n aadiaAa aaa 6

1.2.1.2 Tìm hiểu thính giả: - 52 1111 1211E1111211E1211 7111012121111 xa 7 1.2.1.3 Soạn bài thuyết trình: sccsct E221 1211111112111121111 1211 11 1 yeu 9 1.2.1.4 Chuẩn bị nơi thuyết trình: - 5 2121111 511111111111111 1111 1x 1E rteE 13

1.2.2 Giai đoạn: Thuyết trình: 5s Ss s2 11 51121111211111 1111 1111 1111 1E reg 19

1.2.2.1 Kiém soat cing thangs c.cecccccccccccccsesseescsessesessessesessesesesevevesseseseseses 19

1.2.2.2 Thuyết trinh mt cach tu tits ccccccccccccesccsesscsessestssesevsesevseversecsesetes 19 1.2.2.3 Kết ludn dat hidu qua C80 cecceccccccssesesseesesessesseseesesesesesevesevrsesneen 22

1.2.3 Giai đoạn 3: Kiểm soát người nghe và trả lời câu hỏi: 5- 5s s55z 22 1.2.3.1 Kiểm soát người nghe: 5s 2 1112111111211 11111171211 1111 tt 22 1.2.3.2 Trả lời các câu hỏi: - - c1 111121111111 1151511 1111111111111 1215111111112 23

1.2.4 Ứng xử với báo chÍ: - s-Sscc2212E111121121211111 1171112121121 rre 24 CHUONG 2 TONG QUAN VE CONG TY TRACH NHIEM HUU HAN

2.4.3 Triết lí kinh đoanh 22 2 S311 S1 11551 1551535151511511111111111112111155 558122 tre 28

3.1.3.2 Nội dung trình bảy : L0 211112111 211121 11121112 1110111 àu 31

3.1.3.3 Phần kết luận : ¿52-22 212221221221111127111221121121221222222 te 35 3.1.4 Chuẩn bị hội trường : -c s1 T 1111 E1111E11512112111121211111 21121 nrye 36 3.1.5 Luyện tập thuyết trình : - s- s1 S1E 2 1112111121111 111212 rra 39 3.2 GIAI ĐOẠN THUYẾT TRÌNH : 2- + 21 1112112112111 122122 1E prrag 40

KEAAMIr 0 sácaaaiddddddidddầd 40

3.2.2 Thời gian thuyết trình : -¿- 5s 11E1211115111117171211111111211111121 1E 1x 41

3.2.3 Tương tác/ kiếm soát khán thính giả : 55 11 S21E1821111222121 12x 42

3.3 KIÊM SOÁT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI CỦA KHÁN THÍNH GIẢ: 43

1

PHAN MO DAU

Chuan bi bai thuyết trình giới thiệu một sản phâm (hoặc dịch vụ) của doanh nghiệp

Bậc tỷ phú Mỹ Warren Buffett đã khăng định: "Hãy rèn luyện thuyết trình cho mình mỗi ngày để rút ngắn con đường đến thành công của bạn" trò quan trọng trong việc định hình định hình sự nghiệp và tương tác xã hội

Kỹ năng thuyết trình không chỉ đơn thuần là khả năng nói chuyện trước đám đông mà còn là một yếu tô quyết định sự thành công trong các cuộc trò chuyện, phỏng vấn, và môi trường kinh doanh Việc đầu tư thời gian và nỗ lực vào việc học tập va phat trién

kỹ năng này không chỉ giúp người học trở nên tự tin khi diễn đạt ý kiến mà còn mở ra

nhiều cơ hội thực tế đề thực hành và tích lũy kinh nghiệm

Sự ứng dụng của kỹ năng thuyết trình là rộng lớn trong đời sống hàng ngày Vai trò

và mục tiêu của mỗi buỗi thuyết trình có thể biến đổi theo ngữ cảnh cụ thể, từ việc chia sẻ kiến thức trong học tập đến việc thuyết phục đối tác kinh doanh trong môi

trường kinh doanh khốc liệt

Không nên coi thường khả năng thuyết trình với quan điểm rằng đó là một thách thức khó khăn Thực tế, nó trở nên để dàng hơn khi chúng ta biết cách rèn luyện và áp dụng nó một cách chuyên nghiệp Điều này không chỉ giúp chúng ta trở thành người nói truyền cảm và ấn tượng mà còn mở rộng tầm ảnh hưởng của chúng ta trong mọi lĩnh vực của cuộc sông

CHUONG 1

CO SO LY THUYET VE KY NANG THUYET TRINH

TRONG KINH DOANH 1.1 KHAI QUAT VE THUYET TRINH TRONG KINH DOANH:

1.1.1 Khai niém:

Thuyét trình được hiểu một cách đơn giản nhất là diễn đạt đề cho người khác hiểu rõ được nội dung mình muốn truyền tải Một người thuyết trình hiệu quả là người mất ít thời gian nhất đề truyền tải thông tin, nhưng người khác vẫn hiểu được cặn kẽ và rõ ràng thông tin được truyền tải

Theo nghĩa rộng, thuyết trình có thê được thực hiện bởi bất cứ ai, bat ky hic nao, bat

cứ nơi đâu Mục đích của thuyết trình là đề truyền đạt thông tin, thuyết phục, truyền cảm hứng hoặc gây ảnh hưởng đến người nghe

Theo nghĩa hẹp, thuyết trình thường được sử đụng trong các buổi hội nghị, hội thảo, cuộc họp hoặc các sự kiện công cộng khác Người thuyết trình thường là những nguodi co kiến thức, chuyên môn hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thé nao đó Người nghe thường là những người quan tâm đến lĩnh vực đó

Từ các nhận định trên về thuyết trình, ta có thê khái quát thuyết trình trong kinh doanh là cách trình bày một nhận định, ý tưởng, quan điểm, chiến lược phát triền, nhăm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình và hành động theo ý muốn của mình trong một lĩnh vực chuyên môn nhất định

1.1.2 Vai trò:

7 Tăng cường nhận thức về sản phẩm hoặc dịch vụ

Thuyết trinh là một cách tuyệt vời dé giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới của

doanh nghiệp cho khách hàng tiềm năng Bằng cách trình bảy rõ ràng và hấp dẫn về

sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, công ty có thể giúp khách hàng của mình hiểu rõ hơn

về lợi ích của nó và cách nó có thê giải quyết các vân đề của họ Điều nảy có thê giúp

bạn tăng cường nhận thức về sản phâm hoặc dich vu cua minh và thúc đây doanh sô bán hàng

ï Thúc đây doanh số bán hàng

Một bài thuyết trình thuyết phục có thể giúp bạn thuyết phục khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty Băng cách trình bày rõ ràng và hấp dẫn về lợi ích của sản phâm hoặc dịch vụ của mình, doanh nghiệp có thê giúp khách hàng của mình hiểu rõ hơn về lý do tại sao họ nên mua sản phẩm hoặc dịch vụ

Ví dụ, một nhân viên bán hàng đang cô gắng bán một phần mềm mới cho một doanh nghiệp Họ tổ chức một bài thuyết trình cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong đó

họ trình bày lợi ích của phần mềm, bao gồm cách nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền, cải thiện hiệu quả và tăng doanh thu Bài thuyết trình thành công trong việc thuyết phục các nhà lãnh đạo đoanh nghiệp rằng phần mềm là một khoản đầu tư có giá trị, dẫn đến việc doanh nghiệp mua phần mềm

rï Tạo dựng mỗi quan hệ với khách hàng hoặc đối tác

Thuyết trình là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với khách hàng hoặc đối tác của bạn Khi bạn thuyết trinh cho ho, ban dang thể hiện sự hiểu biết của mình về nhu cầu của họ và sự cam kết của bạn đối với việc cung cấp các giải pháp đáp ứng nhu cầu đó Cụ thể, một công ty đang cô gắng giành được hợp đồng với một doanh nghiệp mới Họ tô chức một bài thuyết trình cho các nhà lãnh đạo đoanh nghiệp trong

đó họ trình bày về kinh nghiệm và chuyên môn của mình Họ cũng thảo luận về cách

họ có thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình Bài thuyết trình thành công trong việc thể hiện sự hiểu biết của công ty về nhu cầu của doanh nghiệp và sự cam kết của họ đối với việc cung cấp các dịch vụ chất lượng cao Điều này dẫn đến việc công ty giành được hợp đồng

ï Thúc đây sự đổi mới

Thuyết trình là một cách tuyệt vời để chia sẻ ý tưởng và kiến thức mới Khi bạn

thuyết trình một cách sáng tạo và hấp dẫn, bạn có thê truyền cảm hứng cho người khác và khuyến khích họ suy nghĩ theo cách mới Điều này có thế thúc đây sự đổi mới trong công ty của bạn Một nhà lãnh đạo có thé thuyét trình về tầm nhìn của họ cho công ty Họ có thê sử dụng bài thuyết trình để chia sẻ những ý tưởng mới về sản phẩm, dịch vụ hoặc chiến lược

F7 Phát triển kỹ năng lãnh đạo

Thuyết trình là một kỹ năng quan trọng cần có đối với các nhà lãnh đạo Khi bạn thuyết trình một cách hiệu quả, bạn có thể truyền đạt tầm nhìn của mình và khuyến

khích người khác hành động Điều này có thể giúp bạn xây dựng lòng tin và sự tôn

trọng của những người khác.Một giám đốc điều hành có thê thuyết trình về tầm nhìn của họ cho công ty cho nhân viên của họ Họ có thể sử dung bai thuyét trinh dé truyền cảm hứng cho nhân viên và giúp họ hiểu rõ hơn về mục tiêu của công ty 1.1.3 Tầm quan trọng của thuyết trình trong kinh doanh:

Trong một lần diễn thuyết trước sinh viên ngành Quản trị kinh doanh của Đại học Nebraska, hai nha ty pho My Warren Buffett va Bill Gates di nhan manh tam quan trọng của kỹ năng thuyết trình Warren Buffett cho rằng khả năng diễn thuyết là một yếu tổ cần thiết đề thành công trong bat ki lĩnh vực nào Bill Gates cũng đồng ý với kiến này và cho rằng kỹ năng diễn thuyết có thể giúp con người phát triển sự nghiệp tới 50 hoặc 60 năm

Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, để có thê tiễn xa hơn so với đối thủ cạnh tranh và vươn lên hàng đầu về doanh số bán hàng cũng như khẳng định thương hiệu, nhiều công ty tuyến dụng luôn đòi hỏi ứng viên phải có khả năng giao tiếp và thuyết trình

Nó luôn chiếm một vị trí quan trọng trong từng vị trí của doanh nghiệp như:

ˆJ Nếu bạn là một nhân viên tiếp thị, kỹ năng thuyết trình sẽ giúp bạn thuyết phục khách hàng một cách hiệu quả hơn, nhờ đó bạn gia tăng doanh số bán hàng và gặt hái thành công trong nghề nghiệp

J Nếu bạn là giám đốc kinh doanh, kỹ năng thuyết trình chắc chắn là không thê thiếu được tại các buổi hội nghị khách hàng hoặc trong những sự kiện trọng

4

đại khác của công ty bạn Một bài thuyết trình thuyết phục sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp của công ty đến với khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao nhận thức về thương hiệu và gia tăng doanh số bán hàng

1 Nếu bạn là giám đốc điều hành, bạn sẽ khó có thể làm cho công ty phát triển

lớn mạnh nếu thiếu một đội ngũ nhân viên giỏi Vậy làm thế nào đề bạn có thể

truyền cảm hứng làm việc, động viên đội ngũ nhân viên và đem lại cho họ một tầm nhìn, sứ mệnh và những giá trị cốt lõi của công ty? Một bài thuyết trình truyền cảm hứng sẽ giúp bạn kết nối với nhân viên, tạo động lực cho họ làm việc và công hiến hết mình cho công ty

Tóm lại, dù thế nào thuyết trình vẫn sẽ tiếp tục chiếm vị trí quan trọng trong kinh doanh trong tương lai Khi công nghệ phát triển, các phương tiện truyền thông khác nhau sẽ ra đời, nhưng thuyết trình vẫn sẽ là một hình thức giao tiếp hiệu quả và cần thiết Và điều quan trọng hơn là, bạn càng thuyết trình giỏi, bạn càng đễ thuyết phục người khác Và đó cũng là hình ảnh mà hầu hết những người đạt đến vị trí lãnh đạo đều cần có

1.2 CAC GIAI DOAN THUYET TRINH TRONG KINH DOANH:

Có hai giai đoạn chính trong thuyết trình

1.2.1 Giai đoạnA: Chuẩn bị thuyết trình:

Giai đoạn chuẩn bị thuyết trình là một trong những giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến sự thành công của một bài thuyết trình Công thức 5w Lh là một công cụ hữu ích giúp chúng ta chuẩn bị bài thuyết trình một cách đây đủ và hiệu quả.Công thức này bao gồm các câu hỏi sau:

1 What: Muc dich cua bai thuyét trình là gi? Ban muốn khan giả của mình hiểu diéu gi?

11 Who: Khán giả của bạn là ai? Họ là ai? Họ có trình độ kiến thức và kinh nghiệm gì?

1 When: Bai thuyét trình sẽ được điễn ra khi nào? Thời gian và thời lượng của

bài thuyết trình là bao nhiêu?

L Where: Bải thuyết trình sẽ được diễn ra ở đâu? Địa điểm của bài thuyết trình

sẽ ảnh hưởng đến cách bạn trình bày

5

1 Why: Tai sao ban lai thuyét trinh vé chu dé nay? Diéu gi khién ban quan tam dén chu dé nay?

J How: Bạn sẽ trình bày bài thuyết trình của mình như thế nào? Bạn sẽ sử dụng những phương tiện hỗ trợ nào?

1.2.1.1 Xác định mục tiêu:

Mục tiêu thuyết trình là đích đến mà người thuyết trình muốn đạt được khi trình bày trước một nhóm người, mục tiêu bài thuyết trình có thê là: cung cấp thông tin, thuyết phục, huấn luyện, bán hàng Tuy nhiên, trong giao tiếp kinh doanh, mục tiêu không chỉ dừng lại ở chỗ làm cho cử tọa hiểu vấn đề mà còn phải thúc đây họ hành động để đạt được mục tiêu Điều này là đo giao tiếp kinh doanh không chỉ đơn giản là trao đối thông tin mà còn là một công cụ đề tác động đến hành vi của người khác Vì vậy, khi xác định mục tiêu thuyết trình, người thuyết trình cần đảm bảo nguyên tắc SMART:

Thue té (Realistic); Muc tiêu cần phủ hợp với thực tế, không quá xa vời

OC Thời hạn (Time-bound): Mục tiêu cần có thời hạn cụ thê để ngƯỜi thuyết trình có thể tập trung nỗ lực đạt được mục tiêu

Bên cạnh đó, đề tài thuyết trình cũng cần phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của người thuyết trình Không nên thuyết trình một vẫn đề không nắm vững

hoặc không ngang tầm với bản thân

Đề xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình, có thể vận đụng quy tắc ABC

1.2.1.2 Tìm hiểu thính giả:

Fidel Castro từng nói rằng: “Tôi luôn xem thính giả là những người thân yêu nhất của mỉnh” Câu nói này khẳng định tầm quan trọng của khán thính giả đối với thành công của buổi thuyết trình Nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm Muốn làm được điều này, chúng ta cần phân tích khán thính giả

Khán thính giả của một buôi thuyết trình bao gồm nhiều thành phần khác nhau, mỗi thành phần có những đặc điểm riêng biệt Chúng ta có thể phân tích khán thính giả theo các yêu tô sau:

J Trình độ văn hóa: Trình độ văn hóa của khán thính giả ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu thông tin của họ Chúng ta cần sử dụng ngôn ngữ và cách diễn đạt phù hợp với trình độ văn hóa của khán thính giả

O Quan diém: Quan điểm của khán thính giả ảnh hưởng đến cách họ tiếp nhận thông điệp của chúng ta Nếu chúng ta biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong tay đã có những chứng cứ, lập luận tốt

Ll_ Mục đích tham dự: Mục đích tham dự của khán thính giả ảnh hưởng đến sự tập trung và chú ý của họ Chúng ta phải đặt mình vào thính giả để trả lời câu hỏi: “Tại sao mình phải quan tâm đến bài thuyết trình” Trả lời câu hỏi ấy ngay

từ đầu sẽ gây sự chú ý của thính giả và làm cho họ tiếp tục quan tâm Do vậy, nhiệm vụ của bạn là phải “trả lời câu hỏi quan trọng nhất” đó

J Kích thước nhóm: Kích thước nhóm khán thính giả ảnh hưởng đến kết cấu và

cách thức thuyết trình Đối với nhóm nhỏ, chúng ta có thể tương tác với khán thính giả nhiều hơn Đối với nhóm lớn, chúng ta cần chú ý đến sự rõ ràng, mạch lạc của nội dung để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buôi thuyết trình Đồng thời, kích thước nhóm cũng giúp chúng ta có được quyết định lựa chọn địa điểm thuyết trình và bố trí các phương tiện hỗ trợ cho phù hợp và như vậy khả năng thành công cũng sẽ cao hơn

Bên cạnh đó, phân loại khán thính giả theo nhóm đối tượng giúp người thuyết trình

xác định cách thức thuyết trình phù hợp Các nhóm đối tượng khán thính giả thường gặp bao gồm;

1 Người phản đối mạnh mẽ: Những người này có quan điểm trái ngược với quan điểm của người thuyết trình và sẵn sàng chống đối

J_ Người không thân thiện: Những người này không đồng ý với quan điểm của người thuyết trình nhưng chưa hắn là chống đối

z_ Người trung lập: Những người này chưa có quan điểm rõ ràng về vấn đề được trinh bay

J_ Người chưa quyết định: Những người này đang băn khoăn giữa việc ủng hộ hay chống đối quan điểm của người thuyết trình

3 Người ngoài cuộc: Những người này không có quan tâm đến vấn đề được trình bay

5 Người ủng hộ: Những người này đồng ý với quan điểm của người thuyết trình

Oo Người ủng hộ mạnh mẽ: Những người này không chỉ đồng ý với quan điểm của người thuyết trình mà còn sẵn sàng hành động đề ủng hộ

Riêng thuyết trình trong kinh doanh:

ˆJ_ Đối với bên trong tô chức, đối tượng nghe có thê là: cấp trên, cấp dưới và đồng

nghiệp

J Đối với bên ngoài tổ chức, đối tượng nghe đa số là: khách hàng, đối tác kinh doanh

1.2.1.3 Soạn bài thuyết trình:

Đề có thê bắt tay vào công việc soạn thảo nội đung cho bài thuyết trình, trước hết bạn cần phải có thông tín về vấn đề mà bạn sẽ trình bày Bạn có thế tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm tài liệu học thuật, tạp chí chuyên ngành, báo chí, mạng xã hội Tuy nhiên, cần phân biệt được đâu là thông tin tin cậy để trích dẫn, đâu là thông tin chia sẻ, đặt vấn đề với khán giả Nắm chắc kiến thức sẽ giúp bạn dễ ứng phó với nhiều tình huống khác nhau trong một buổi thuyết trình với nhiều đối tượng người nghe khác nhau

Song song với thu thập thông tin, bạn có thê xây dựng đề cương cho nội dung thuyết trình của mình Sau đó, qua những tài liệu đã thu thập được, bạn chọn lọc thông tin va đưa vào các ý tưởng cụ thê, để hoàn thiện chủ đề và tăng tính thuyết phục từ các số liệu, chứng cứ đã phân loại Cụ thể là, khi chọn lọc thông tin từ các tài liệu liên quan, bạn có thể:

LI Chọn lọc những số liệu, tài liệu có thể sử dụng được

L] Lựa chọn thông tin tốt nhất, thích hợp nhất cho bài thuyết trình

J_ Chọn thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin của đối tượng, mang tính thời sự, cấp thiết, phản ánh những vẫn đề của cuộc sống

LÌ Chọn những thông tin, sự kiện gây xúc động cho khân giả và cao hơn nữa là tạo được hiệu ứng lan truyền cảm xúc trong sô đông

LÌ Bắt đầu việc soạn thảo:

Sau khi hoàn thành đề cương thuyết trình, hãy bắt đầu soạn thảo chỉ tiết Tưởng tượng từ ngôn ngữ mà bạn muốn sử đụng và suy nghĩ về nội dung trước khi bắt đầu viết Thử nghiệm nhiều cách điễn đạt ý, chọn cách nảo tự nhiên nhất Tránh lý thuyết quá mức, hóa đơn giản những ý trừu tượng Khi lý luận, tránh những sai lầm như định nghĩa sai, chuyển từ trường hợp cụ thê lên tổng quát, nhằm lẫn nguyên nhân và kết quả, và vòng luân quần Nếu không chắc về cách viết diễn văn, nhớ phân biệt giữa văn nói và văn viết, và áp dụng chỉ dẫn đề điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói

H Nội dung cần soạn:

Bước l: soạn lời giới thiệu Thực hiện thuyết trình giỗng như bạn đóng một chiếc đỉnh vào tấm ván, phát búa đầu tiên phải thật mạnh Trong giai đoạn đầu tiên khán giả tập trung vào bạn nhiều nhất vì thé hay mở đầu thật ấn tượng Hãy tránh mở đầu nhàm chán bằng cách “hôm nay tôi

sẽ trình bày các bạn về đề tài ” Chúng ta cần tạo sự chú ý của khán giả và giữ lây điều đó Có thể sử dụng những hình ảnh, âm thanh, mẫu chuyện để kích thích và lam tang dan sw chu ý của người nghe nhưng không được lạm dụng

Có các cách mở đầu trong phần này như sau:

1 Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp vấn đề mà nội đung bài nói hướng đến 1ñ Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với

chủ đề chính của bài thuyết trình

Bước 2: giới thiệu nội dung

Giới thiệu số lượng và trình tự những nội dung sẽ trình bày Các điểm nội dung

sẽ được sắp xếp theo mức độ quan trọng

Ví dụ: Tôi xin trinhbay 3 van dé:

[1 Thứ nhất

LI Thứ hai

LI Thứ ba

Bước 3: Soạn phần chính phần thuyết trình

Chiếm từ 80 — 90% thời gian bài thuyết trình

10

Cần nêu lên được các điểm nội dung chính, như:

L] Lập luận sắc bén nhưng rõ ràng, dễ hiệu, đễ theo dõi L] Gây sự chú ý của thính giả băng cách: trao đổi, đặt câu hỏi, yêu cầu người nghe tham gia vào các mục biếu diễn

Luôn liên hệ vấn đề với sự hiểu biết hay kiến thức của thính giả Tuyệt đối không nói chung chung

Dừng lại một chút sau mỗi ý trước khi chuyên sang ý sau Nên có phân chuyên ý giữa phân mở đâu và thân bai

LJ Mang tính cấp thiết, phản ánh được vẫn đề của buổi thuyết trình

Biết sử dụng các hình ảnh minh họa, các phương tiện hỗ trợ trong trình bày như số liệu, dữ liệu; cdc biéu dé minh hoa thay vi viét qua nhiều chữ

Bước 4: soạn phần kết luận Phần kết luận cần gọn gàng và đơn giản, chúng ta sẽ nhắc lại các luận cứ dẫn đến kết luận Luận cứ là các lý do cho việc rút ra kết luận hay thông điệp chính Vì thế, sau khi nhắc lại luận cứ, chúng ta sẽ xác nhận lại kết luận hoặc thông điệp chính của bài

thuyết trình Hãy kết thúc bài thuyết trình bằng cách:

1 “và điều cuối cùng tôi muốn các bạn nhớ ”

o “và điều tôi muốn bạn nhớ là .”

1 “tôi muôn kết thúc bài thuyết trình băng một câu nói ”

11

o 6 “diéu cudi cùng tôi muốn nhắc lại là ”

O Sap xép thong tin Sau khi hoàn tất bản thảo đầu tiên, bạn nên chỉnh sửa lai thông tin trong bài Đọc lại bản thảo một lượt để chắc chắn rằng các thông tin được sắp xếp theo trật tự ưu tiên hợp lý và mọi thông tin cần thiết đều được đưa vào Ngoài ra, hãy thêm vào những ví

dụ thích hợp đề nhắn mạnh các ý chính Lưu ý: các cấp độ ưu tiên của thông tin là:

O Cần phải biết: những thông tin quan trọng, cần phải nói đầy đủ

J Nên biết: những thông tin ít quan trọng hơn nên đành thời gian ít hơn và mức độ nhắn mạnh cũng ít hơn

J Biết thì tốt: những thông tin biết thì tốt mà không biết cũng không ảnh hưởng đến bài thuyết trình Loại thông tin này nếu còn thì giờ thì nói

Cuối cùng, bạn hãy xem xét để đưa vào những thông tin có sức thu hút và hấp dẫn đặc biệt dé tang tinh thời sự cho bài thuyết trình của mình Tuy điều này không nhất thiết nhưng nó sẽ giúp người nghe dễ chịu hơn khí lắng nghe bài thuyết trình của bạn

O Viết tự nhiên

Sự tự tín và thoải mái trong cách sử dụng ngôn ngữ là yếu tố quan trọng quyết định thành công của một buôi thuyết trình Do đó, khi chuân bị bài thuyết trình, cần sử dụng những cấu trúc câu đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, phức tạp Đồng thời, cần xem người nghe như những người bạn đang đối thoại, tạo nên sự thân mật, gần gũi Nếu vẫn chưa chắc chăn về phần thuyết trình của mình, hãy thử thu âm

lại và nghe lại để điều chỉnh cho phủ hợp Sau đây là một số lời khuyên đề có thê viết

được tự nhiên

O Ngat nhip trinh bay Thời gian đóng vai trò quan trọng trong thành công của một buôi thuyết trình Tính

đến khía cạnh truyền đạt nội đung, những khoảnh khắc im lặng, đù chỉ là vài giây,

đều đóng góp vào tạo cảm giác tĩnh lặng cho người nghe Do đó, khi soạn thảo bài thuyết trình, quan trọng đề tận dụng mọi khoảng im lặng theo cách có chủ ý, chăng

hạn như khi muốn nhắn mạnh một ý hoặc chuyên đôi tir y nay sang ý khác Việc này

đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng đề tránh tình trạng ngắt nhịp không đồng đều, làm mắt

12

tinh liên tục và hấp dẫn của buổi thuyết trình Thực hành chú ý đến điều nảy trong quá trình luyện tập là quan trọng để tránh rơi vảo tình trạng trình bày "buồn cười" trước đám đông

O Chuan bi cac mau giấy ghỉ chú Ngoài bản chính, việc sử dụng mẫu giấy nhỏ để ghi các ý chính là một kỹ thuật hữu ich dé tránh hiện tượng đọc bài và giúp người thuyết trình nhắc nhở về các van dé quan trọng Đánh số thứ tự trên mỗi mẫu giấy đề tránh nhằm lẫn và thúc đây sự tương tác với người nghe Cần tránh việc ghi quá nhiều thông tin trên mỗi mâu giấy để không làm bài thuyết trình trở nên quá dài và phức tạp Sau mỗi lần thuyết trình, tập trung chỉ ghi các ý chính trên những mẫu giấy để tối ưu hóa quá trình chuân bị và thực hiện thuyết trình

[1 Thiết kế Power Point

Số lwong slide:

6 — 12 slide cho 10 phút thuyết trình

30 — 70 slide cho 1 gio Hinh thức slide:

O

O

O

O

J Cỡ chữ: từ 28 trở lên, chữ đùng cho tựa đề lớn hơn

J Mỗi slide nên có khoảng 5-8 dòng (trừ tựa đề)

Ol Trên mỗi slide str dung tối đa 2 kiểu chữ

E1 Tuân thủ nguyên tắc: nền sáng — chữ tối hoặc ngược lại

LJ Tuyệt đối tránh mọi lỗi chính tả và ngữ pháp

H Tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng đặc biệt vì sẽ làm người nghe mắt tập trung vào bài nói

1.2.1.4 Chuan bi noi thuyét trinh:

O Thiét ké khéng gian

Khi xác định đối tượng khán giả, cần điều chỉnh môi trường thuyết trình phù

hợp Đối với buổi thuyết trình về văn hóa nghệ thuật, có thê tô chức ngoài trời tại công viên hoặc trong không gian trang trí nghệ thuật Trong khi đó, buổi thuyết trình về khoa học thường thích hợp với phòng hội nghị trang bị các thiết

13

bị hiện đại

Trước khi buôi thuyết trình diễn ra cần chuẩn bị:

J Chỗ ngôi đầy đủ, ngăn nắp

(| Phòng đủ ánh sáng và vệ sinh

EJ Mọi người có thể nhìn rõ thấy bạn và màn hình

[1 Có đủ ỗ cắm điện và ở vị trí thuận tiện

O Phòng có cách âm hay không

LJ Hệ thống âm thanh tốt

Nêu buốôi thuyết trình có đông người tham dự và có quy mô lớn thi can xem xét đến yêu tô sau:

Lï_ Máy lạnh có không?

J_ Nếu như không có máy lạnh thì phòng có thông thoáng không?

1 Cé bang, flip chart, phan, bút viết còn mực không, khăn lau,

LJ Liệu phòng được tốt chưa và có phòng nào tốt hơn không

CO Phu hop cho nhitng sy kién người tham dự là khân giả

O Hinh thitc nay khéng duoc khuyén cao cho sy kién ăn uống và có ghi chép

O Goty:

LJ Các hàng ghế có thế sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thăng hay sắp xếp về

14

phía tiêu điểm

J Có thể xếp so le các hàng ghế đề người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước

J Nếu Phòng có không gian, có thê chừa lối đi khoảng Im ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể đi chuyên trong trường hợp cần thiết Khoảng

2 - 3 lỗi đi là lý tưởng

LÌ Cân phải có sự thay đôi độ cao đề phía sau có thê nhìn thây sân khâu mả

không bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá động

O Goty:

] Khoảng cách tối thiêu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự

J_ Chừa khoảng trồng bên trong chữ U và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài

EJ Tránh sắp xếp kiêu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó các

phần của chữ U trở nên quá dài và không thế thúc đây sự tham gia của người tham dự

O Uudiém:

15

J Không gian làm việc tốt

:J Tương tác tốt giữa những người tham gia

E1 Lý thưởng khi nghe — nhìn hoặc thuyết trình

E1 Nhược điểm: không phù hợp với những hội nghị lớn hơn 25 người

O Kiểu lớp học: Dãy bàn hội nghị thường hướng lên sân khấu, có không gian cho mọi người ghi chép

J Sử dụng: Kiểu sắp xếp này lý tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những cuộc họp dài và có không gian cho khách mời đề vật dụng hoặc gác tay

E1 Không gian tối thiêu giữa các bàn là 0,9 - Im giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con

số này có thê lớn hơn nếu diện tích cho phép

Trên đây chỉ là một số cách bố trí không gian tiêu biểu cho một buổi thuyết trình trong kinh doanh Ngoài những cách thức trên thì còn rất nhiều kiêu bồ trí cho một

16

không gian thuyết trình Tùy theo mục đích, địa điểm, chi phí mà người thuyết trình

trong quá trình thuyết trình

Đề làm được điều đó, bạn nên thực hiện những việc sau:

J_ Cần thiết phải tỉm hiểu cách sử dụng, kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị, dụng

cụ hỗ trợ thuyết trình

LJ_ Các thiết bị phải tương thích, ăn khớp với nhau

J_ Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết

trình Không thê đùng màn hình chỉ L9 Inch khi bạn thuyết trình trong khán

phòng lớn với hơn 200 người tham dự

Các cô hỗ huyết trìnl

Sự nhận thức và hành động của con người phụ thuộc vào Š giác quan: thính giác, thị giác, xúc giác, khứu giác, và vị giác Trong quá trình thuyết trình, để truyền đạt thông

17

điệp một cách hiệu quả, người trình bày cần sử đụng công cụ hỗ trợ trực quan kết hợp với phương tiện thính giác.Các phương tiện nghe nhìn để hỗ trợ cho con người trình bày hiện nay đã ngày càng hiện đại và phong phú:

LJ Trình chiếu máy chiếu bằng Powerpoint

Bang den str dung phan trang, phan mau Bang trang voi cac but viét nhiéu mau khac nhau Bảng phim, bảng lật dé có thế đính kèm các hình vẽ Flipchart ghi chú những từ khóa

Phim nhwa, bang video, may projector, overhead, may chiéu vat thé, datashow Các loại bút chì, bút điện tử hễ trợ trình chiếu khi sử dụng máy chiếu

Trong các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình thì bước cuối cùng là quan trọng

nhất và thường bị bỏ qua nhất đó là luyện tập trước khi thuyết trình Đây là cơ hội tốt

nhất đề ta nắm vững nội dung, điều chỉnh thời gian và bố sung những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình

Những cách thức mà bạn có thé luyện tập trước khi thuyết trình đó là:

J_ Tập luyện trước gương: bạn hãy đứng trước gương trình bày bài thuyết trình của mỉnh và quan sát những cử chỉ, nét mặt trãnh những động tác thừa thãi

O Tập luyện trước một nhóm người: bạn có thê nhờ bạn bè, đồng nghiệp ngồi nghe

và cho nhận xét, đánh giá về cách thức thuyết trình cũng như nội dung mà bạn truyền đạt, cần nhất là chỉ ra cho bạn những chỗ chưa đạt cần điều chỉnh Đặt cho bạn những câu hỏi chat van Qua đó, bạn sé thu thập thêm được rất nhiều ý kiến,

ý tưởng bổ ích nhằm hoàn thiện bài thuyết trinh của bạn Khi luyện tập bạn cô diễn đạt một cách thoải mái và tự nhiên nhất Chú ý nhắn dừng ở những từ chốt,

từ khóa hay nội dung mang tính thông điệp trong bài thuyết trình của bạn Đồng thời, kết hợp với ngôn ngữ cơ thê nhằm nhân mạnh nội dung

J_ Ghi hình lại: để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình Quá trình tập

18

luyện sẽ giúp bạn biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên chỉ cần tập trung vào nội dung bạn cũng có một bài thuyết trình sinh động

1.2.2 Giai đoạn: Thuyết trình:

Tạo nên một buỗi thuyết trình thành công không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà còn là khả năng làm cho mọi thứ trở nên tự nhiên va sinh động Nếu không, buổi thuyết trình có thể trở nên cảm giác như một bản sao gượng ép, đặc trưng của sự kém hấp dẫn và thiếu sự thuyết phục Vì vậy, để tạo ra một buỗi thuyết trình độc đáo và cuốn hút, bí quyết là làm thế nào để tạo ra sự tự nhiên trong từng khoảnh khắc trình bày của bạn

1.2.2.1 Kiểm soát căng thăng:

Thuyết trình trước đám đông thường khiến mọi người trải qua cảm giác căng thắng khó chịu Đề vượt qua tâm lý này và đảm bảo hiệu suất tối đa, hãy áp dụng sự sáng tạo trong quá trinh kiểm soát cảm xúc của bạn Nhận biết và đánh giá các triệu chứng căng thắng, như "nôn nao trong lòng" với những biểu hiện cụ thê như miệng khô, tay run, hoặc lòng ban tay đô mô hôi

Một cách tiếp cận độc đáo là xem xét nguyên nhân của sự căng thắng thần kinh, thường xuất phát từ lo lắng về những vấn đề có thể xuất hiện trong buôi thuyết trình Đối mặt với điều này, hãy giảm thiểu khả năng xảy ra sự cô bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng Đảm bảo rằng công cụ và thiết bị hỗ trợ đều đã sẵn sàng Việc này không chỉ tạo ra thời gian tập trung cho bản thân mình trước buôi thuyết trình mà còn giúp tăng cường lòng tin bản thân, vì bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và mọi chuyện sẽ diễn ra suôn

sẻ theo kịch bản đã lên

1.2.2.2 Thuyết trình một cách tự tin:

Cách trình bày cũng có tác động rất lớn đến sự thành công của bài thuyết trình Khi thuyết trình bạn cần khởi đầu một cách mạnh mẽ, ấn tượng, sau đó sử dụng giọng điệu, nhịp điệu và ngôn ngữ cơ thể một cách hợp lý để giúp người nghe hiểu rõ hơn những gì bạn đang nói

- Mỡ đầu một cách tự tin

19

Cần đảm bảo rằng bạn được giới thiệu với người nghe một cách an tượng Lời giới thiệu tốt sẽ tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm giác trông chờ vào những điều bạn sắp trình bày Bạn hãy tìm hiểu ai là người dẫn chương trình và cung cấp những thông tin cần thiết về bạn cho người đó Ngoài ra bạn có thê yêu cầu người đó giới thiệu trình độ chuyên môn của bạn đối với chủ đề thuyết trình Bạn hãy bắt đầu phần mở đầu một cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường và cố găng không nhìn vào bài thuyết trình Điều này sẽ giúp bạn xây dựng không khí tự tin, cởi mở và lôi cuốn Trước tiên, bạn nên cô gắng nhìn bao quát toàn bộ người nghe đề thu hút mọi người chú ý vào bài thuyết trình

- Tốc độ trình bày

Trinh bày nhanh hoặc chậm sẽ thu hút sự chú ý của người nghe, nhưng đừng nên tăng hay giảm tốc độ mà không có chủ ý Ngoài ra, bạn nên đừng một vài giây trước khi chuyển sang ý khác và tận dụng những dịp này để giao tiếp với cử tọa Điều này sẽ giúp bạn có cơ hội nắm bắt những phản ứng của họ đối với bài thuyết trình Trong quá trinh phat biéu, ban hãy nói với tốc độ ôn định, chỉ nhắn giọng khi bạn muốn nêu bật những ý quan trọng

- Vận dụng ngôn ngữ cơ thể

Trong mỗi khoảnh khắc, chúng ta đều gửi đi những thông điệp không lời thể hiện

cảm xúc và ý định của mình Trong thuyết trình cũng vậy, chúng ta có thế vận dụng ngôn ngữ cơ thê để khăng định thêm thông điệp muốn chuyên tải Tuy nhiên, bạn nên lưu ý luôn giữ mình trong tư thế mở, không bắt chéo tay hoặc tạo ra những rào cản giữa bạn và người nghe Sử dụng cử chỉ của bàn tay với mục đích nhấn mạnh, nhưng không lạm dụng quá mức khiến người nghe mất tập trung Nếu bạn đang ở trạng thái thoải mái và vận dụng ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên, thi thông điệp chuyên tải

sẽ tăng thêm sức thuyết phục đối với người nghe

- Yếu tố phi ngôn ngữ hỗ trợ + Trang phục: lịch sự, phủ hợp + Ánh mắt: quan sát bao quát thính giả + Vẻ mặt: nên mỉm cười tươi (tạo thiện cảm)

20

+ Cử chỉ: nên tránh những thói quen xấu và những cử chỉ vô thức của bản thân như: gãi đầu, gãi tay, vuốt tóc, cho tay vào tui quan, đấu tay sau lưng

+ VỊ trí đứng: khoảng cách với cử toạ + Tư thế: đứng thắng, hai chân mở rộng, cánh tay thả lỏng, không gò bó, thoải mái

- Giao tiếp bằng ánh mắt Giao tiếp bằng ánh mắt có hiệu quả rất tốt trong việc xây dựng mối quan hệ thân mật giữa mọi người với nhau Việc tạo bau không khí thân thiện trong buổi thuyết trình là rất quan trọng Bạn hãy nhìn bao quát toàn bộ người nghe, có gắng thu hút sự chú ý của những người ngôi xa bục phát biểu Thông thường nhiều diễn giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt của những người nghe tỏ ra quan tâm và hứng thú đến bài thuyết trình, và bỏ qua những người nghe có thái độ trung lập hay chống đối Bạn nên nhớ, những người cảm thấy mình không được diễn giả quan tâm thường có xu hướng phản ứng tiêu cực nhiều hơn so với những người được diễn giả chú tâm thu hút

- Sử dụng cử chỉ Tam nhìn của người nghe thay đôi tùy thuộc vào quy mô người nghe, do đó bạn cần điều chỉnh cử chỉ của mình sao cho phù hợp Với số lượng người nghe có quy mô lớn, bạn phải có những động tác mang tính khuếch trương cao mới có thê đạt được hiệu quả hình ảnh tốt Ví dụ, khi muốn dùng cử chỉ để nhắn mạnh “một mặt mặt khác ”, bạn hãy đùng cử chỉ nhấn vai thay vì cô tay Có thê thời gian đầu bạn thực

hiện không được tự nhiên, nhưng dần dần sẽ trở thành thói quen và có sức thuyết

phục cao đôi với người nghe

Nhìn chung, trong thực tế, bạn phải vận dụng cùng lúc nhiều kỹ năng ngôn ngữ cơ thê như cách ứng xử, ánh mắt, tư thế, nhằm thu hút sự chú ý của người nghe Ví

dụ, khi muốn nhắn mạnh một ý quan trọng, bạn cần sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích, đứng thăng người và cao giọng Hoặc khi muốn khơi gợi sự tò mò của người nghe về những điều bạn sắp tiết lộ thi hãy rướn người về phía trước và hạ thấp giọng xuống Cử chỉ này là dấu hiệu cho biết bạn sắp chia sẻ những điều bí mật hoặc sự thú

vị nào đó Bạn hãy luyện tập thường xuyên để có thế sử đụng nhuần nhuyễn, nhằm

21