KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Lớp học phần: 2321101068203 Giảng viên giảng dạy: Trần Thị Ngọc Quỳnh ĐÈ TÀI: GLAO TIẾP NỘI BỘ DOANH NGHIỆP
Sinh viên thực hiện:
Bui Lé Thanh Nhan — MSSV: 2121006846
TP Hồ Chí Minh, thang 8 nam 2023
Trang 2Lời cảm ơn
Lời đầu tiên, em xin phép được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô TS Nguyễn Gia Ninh, người đã trực tiếp hướng dẫn, đôn đốc, cung cấp tài liệu và tận tình hướng dẫn
để em có thê hoàn thành bài tiều luận môn học Giao tiếp trong kinh doanh một cách thuận
lợi và gặt hái được rất nhiều kiến thức cũng như là kỹ năng thực tiễn quý báu để em có thể đạn dĩ, tự tin trong con đường học tập cũng như là công việc sau này
Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Tài Chính — Marketing đã cung cấp những nên tảng kiến thức cần thiết và quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại trường
TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 08 năm 2023
Sinh viên
Bùi Lê Thành Nhân
Trang 32.1.1 Sử mệnh - 22122 1222112212221221122 2211221212112 23 2.1⁄2 Tầm nhìn -22-22222212221211227122112211221211122121 2112 23 2.143 Khẩu hiệu 2 221222222212221221.2212212112212 re 23
2.1.4 Triết lý hoạt động - sc TT 1111 H HH ng rưyn 23
2.2 Các giá trị cốt lỗi s11 21 1111112 gêg 23
2.2.1 Niềmtin 2252221221 2212222 2112212221221 rre 23
2.2.2 Chất lượng c c1 H1 H1 TH TH TH TH HH HH HH tr ray 24
2.2.3 _ Tiên phong 2 L Q22 21111 HH 1H HH HH Hệy 24
„Nha - 24 2.2.5 Trách nhiệm - ccceeessscccccececcccvscsstsceeccssentsscesscectauecevsssttseeeceeseaaecs 25
TÓM TẮT CHƯNG 2 - 2 22 222221122212211221122112211221111211221122121212 re 26 CHƯNG Â 5 2212221221127 021 11221211212 1111221212221 rre 27 PHAN TICH GIAO TIEP NOI BO TONG CÔNG TY PHÁT ĐIỆN I 27 TAP DOAN DIEN LUC VIET NAM ooneeccescssssessssssessssesssesssssssesstessseesvesesestvnssstsneseeess 27 1 THUC TRANG GIAO TIEP NOI BO TAI TONG CONG TY PHAT DIEN | - TAP DOAN DIEN LUC VIET NAM ooo ccccccccssecsesssessesssessrssrecssessessrssresevessessessesaneees 27
1.1 Giới thiệu về bộ Quy tắc ứng xửỬ Sàn HH HT HH tt truy 27
1.2 Ứng xử đối với cá nhân - 5c s S1 11211271211 11111011018 ng rau 27
1.2.1 Lãnh đạo với cán bộ công nhân viên và người lao động 27 1.2.2 Cán bộ công nhân viên với Lãnh đạo - - 2 2 2122222 tre 28
1.2.3 Cán bộ công nhân viên với đồng nghiệp 2 St tEEEEtEErrrrrrreg 28
1.2.4 Cán bộ công nhân viên ứng xử với công vIỆC 2c 22c 2t c2r se, 28 1.2.5 Ứng xử trong việc sử dụng và bảo quản tài sản chung - 5c s2 29 1.2.6 Ứng xử trong bảo mật thông tin :- s tt E2 tre 29
1.2.7 Ứng xử khi đi công (ÁC 2212 2 1211211211111 11H HH nh nhau 29
1.2.8 Khi ổi công tác tại Hước ngOải c1 121221 nh HH Hy này 29
1.2.9 Đối với môi trường - + sc s 1 1 1H HH HH HH 1 ru 29
1.2.10 Ứng xử trong gia đình -.-5 + 22 2112112112111 11111 TH HH nhe rêu 30
1.2.11 Ứng xử nơi Cư tTÚ c- SE SH HE HE HH 1 1 reo 30
Trang 41.2.12 Ứng xử nơi công cộng -s- s21 211211211 11 11 HC H111 30 1.2.13 Ứng xử khi giải quyết bất đồng trong nội bộ - 5.5 5c rrerrre 31
1.2.14 Các hành vi bị nghiêm cấm 2-52 E1 1E HE HE H11 ng rau 31
1.3 Ứng xử đối với tô chức -s-cs 212 1221211211 1101101101101 112 HH Huy 31
1.3.1 Đối với đơn vị thành viên :-: 22v tre 31
1.3.2 Đối với các đơn vị trong Cơ quan Tổng công ty - 25c ccsccxcrxcrxcrrcret 32
2 CÁC NGHI THỨC ỨNG XỬ CỤ THẺ -55ccccttttrrirrrrrrtrirrrrrrrre 32
2.1 Các nghi thức ứng xử cụ thÊ - St St E111 EE1 E12 8218.181 rra 32
h1 "a -:' - 32
2.1.2 Văn hoá bắt tay c St HH HH HH HH 122tr rrye 32
2.1.3 Văn hoá giới thiệu và tự giới thiỆu - Sc tSn SH Hee 33 2.1.4 Văn hoá trong sử dụng danh thiếp s5 St x E111 112 re 34 2.2 Văn hoá làm việc trong các nghi thức ứng xử cụ thê -ccccsccsecsersrre 35
2.2.1 Văn hoá trang phục khi làm viỆc - -.- c2 222122112212 1221181 se 35 2.2.2 Văn hoá nơi làm VIỆC L2 9n g2 TT gu ng xe 35
P (0 sen nh 35
2.2.4 Văn hoá ứng xử, giao tiẾp sc- c Sàn HH HT HH tr ren 36
2.2.5 _ Văn hoá điện thoạiI LG c HS ST kg ng vn keo 37
2.3 Văn hoá hội họp trong các nghi thức ứng xử cụ thê - c5 csccsecsetetrrrei 37
2.3.1 Văn hoá giờ giẤc c2 n2 HH HH HH nh nh hưng 37
2.3.2 Văn hoá lắng nghe 21 2 121121121101 01 1111 1c HH nH nh nh ru 37
2.3.3 Văn hoá phát biỀu 5 ST E11 E1 11211 112112121 1E tterrrrye 38
2.3.4 _ Văn hoá điện thoạiI cv ST ng TT n gu vn gkkrrg 38 2.3.5 _ Văn hoá trong cuộc họp - c1 2c 1n 12 2111 2n TH 1H này 38
2.4 Văn hố đi cơng tác theo nghi thức ứng xử cụ thỂ s.5c 5c se srEsrrersrres 39
2.4.1 Văn hoá giờ giẤc c2 2n ng HH HH HH hưng 39
2.4.2 Văn hố ngơi trong ô tÔ 2c 2 1211211211111 1g nh H nh hưng 39
2.5 Van hoa an uống (tham dự tiệc và tô chức ¡2 ieee cece ects eeteerteeteenieees 39
TÓM TẮT CHƯƠNG 3 c2 2t th nh HH Hee 41
Trang 5KẾT LUẬN - 5 S1 1221121111151 1111511 1111112111511 51 1x 2n ng HH Hee 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sà S1 211211 11215111111111211 115121111 1121210 EE E1 43
Trang 6Danh mục hình ảnh
Hinh 1.1 Mang giao tiếp ¡00 2 2
Hinh 2.1 Co cau dao tao va co cau theo độ tuỖi Sc s S222 1111112115111 11 11511 xse 21 Hinh 2.2 Co cau t6 chite BO may voce cecccccsccsscsscsseessessessesseseessessesevssnssnsssssssesseeseeseeseeseveeees 22
Trang 7CHƯƠNG 1 CO SO LY THUYET 1.1 KHAINIEM GIAO TIEP NOI BO
Một doanh nghiệp được cấu thành bởi nhiều bộ phận, phòng ban Để doanh nghiệp vận hành và phát triển đòi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau Hiệu
quả của sự phối hợp hoạt động này phần lớn phụ thuộc vào hiệu quả của hoạt động giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp Sự chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong một bộ phận, giữa các bộ phận, phòng ban với nhau chính là chất keo để kết nói tat ca những mảnh ghép rời rạc của tô chức thành một tập thê ôn định, vững chắc
Hoạt động giao tiếp tiễn hành trong phạm vị nội bộ của một tô chức như: giao tiếp với
cấp trên, giao tiếp với cấp dưới, giao tiếp với đồng nghiệp được gọi là giao tiếp nội bộ; chỉ sự trao đôi thông tin và ý kiến trong phạm vi của tô chức đó Giao tiếp giữa các thành viên trong một t6 chức là cần thiết để các bộ phận chức năng hoạt động và phối hợp có hiệu quả
1.2 DAC DIEM CUA GIAO TIEP NOI BO
Giao tiếp nội bộ có thé theo chiéu doc, chiéungang hay qua mang: Trong giao tiếp theo chiều dọc, thông điệp được truyền lên trên hoặc xuống dưới theo một đường được gọi là “chuỗi truyền lệnh” Báo cáo, kiến nghị, đề xuất thường được chuyên lên trên; quyết định, thông báo, chính sách, chỉ thị hay hướng dẫn thường được chuyên xuống đưới Dòng thông điệp theo chiều ngang xuất hiện giữa những nhân viên hay đơn vị ngang hàng khi họ cần chia sẻ đữ liệu hay muốn hợp tác
Trong giao tiếp qua mạng - ở đây muốn nói đến mạng lưới giao tiếp, thông tin truyền một cách tự do giữa những người có môi quan hệ chung không vượt quá vai trò của người hay đơn vị tham gia trong tô chức Vai trò hay địa vị của các thành viên trong tô chức nhìn
Trang 8chung sẽ có sức ánh hưởng lớn nhất đến giao tiếp theo chiều dọc và ít ảnh hưởng nhất trong giao tiếp qua mạng
Trưởng phòng BĨ 8 Trưởng phòng g i Truong phong Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên ier ator) Nhân viên
Hình I.I Mạng giao tiếp nội bộ
Ngoài ra, giao tiếp nội bộ còn có thể phân chia thành giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức
Giao tiếp chính thức: có liên quan tới kinh doanh, cũng có thể liên quan với quan hệ cá nhân Nó có thể được viết (báo cáo, chính sách, thông báo ) hay được truyền đi băng lời (bài điễn văn, cuộc họp ) Hầu hết các tổ chức vẫn ghi hồ sơ những giao tiếp băng lời trang trọng như những bản copy diễn văn, biên bản cuộc họp
- - Được lên kế hoạch bởi tô chức - _ Theo mọi hướng
- _ Cân thiết cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả
Mạng thông tin giao tiếp chính thức gắn liền với cơ cầu tô chức chính thức của một tô chức Thông tin có thê chuyên lên, di chuyên xuống và từ bên này sang bên kia theo cấp
Trang 9
bậc chính thức của một tô chức Tuy nhiên, nó có thê bị biến dạng, bị xuyên tac khi đi từ
cấp dưới lên cấp trên; còn thông tin truyền từ cấp trên xuống cấp dưới có thé bi that lạc; sự giao tiếp hàng ngang có thê gặp trở ngại do các mâu thuẫn cá nhân, sự ganh ty giữa các bộ phận và giữa các cá nhân
Giao tiếp không chính thức: thường ám chỉ như một tin đồn, bao gồm cá những thông tin liên quan đến công việc và những thông tin cá nhân Hầu hết giao tiếp không chính thức là giao tiếp nói, nhưng việc sử dụng email đã làm cho giao tiếp viết thân mật trở nên phô biến hơn Giao tiếp không chính thức có những đặc điểm nỗi bật sau:
- Không được định hướng trước bởi tô chức - _ Theo mọi hướng
- _ Phát triển và duy trì mỗi quan hệ tích cực giữa người với người
Thông tin không chính thức tồn tại trong mọi tổ chức Nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến
sự ôn định của tô chức nêu khơng được kiêm sốt
Hồn thiện truyền thơng trong tô chức: Truyền thông được coi là mạch máu của một tô chức, nó gắn những bộ phận phụ thuộc của tô chức lại với nhau thành một thể thông nhất Truyền thông có hiệu quả trong cơ cầu chính thức lẫn cơ cấu không chính thức, ở mọi
cấp sẽ làm tăng năng suất và tạo sự thỏa mãn cho mọi thành viên Để hoàn thiện quá trình
truyền thông thì mỗi cá nhân cần tuân theo những nguyên tắc đã được đề ra ở phân trên Tuy nhiên, đứng về phương diện của một tô chức, để đám báo hiệu quá truyền thông cần chú ý tới các nguyên tắc:
- Mô tả công việc rõ ràng
Trong một tô chức thường những rắc rối xảy ra khi thiếu rõ ràng trong việc giao nhiệm vụ, có khi công việc của hai hay nhiều người trùng lặp nhau Có khi cấp trên đòi hỏi quá nhiều hoặc có người phải lãnh đủ thứ tạp vụ Vì thế để giao tiếp trong tô chức được trôi chảy cân phải có văn bản mô tả công việc, trong đó nêu rõ ràng, cụ thê nhiệm vụ của các
Trang 10
thành viên, của các bệ phận Bản mô ta công việc này có thê được điều chính theo nhu cau
công tác nhưng nhất thiết phải có văn bán, tránh việc chỉ thỏa thuận miệng với nhau - _ Kết hợp nhiều kênh truyền thông
Aantt
Đề giám bớt tình trạng “tam sao, thất bon", khi truyền thông trong tổ chức nên kết hợp các kênh khác nhau Trong những trường hợp khẩn cấp có thể áp dụng các kênh như nhắn miệng, điện thoại, nhắn tin Tuy nhiên, sau đó cũng có thể phải truyền tiếp bằng văn bản
để nhắc lại và để tiện việc lưu giữ, truy cứu lúc cần
- _ Tránh sự qua tai thong tin
Đề giám bớt tình trạng “tam sao, thất bon", khi truyền thông trong tổ chức nên kết hợp các kênh khác nhau Trong những trường hợp khẩn cấp có thể áp dụng các kênh như nhắn miệng, điện thoại, nhắn tin Tuy nhiên, sau đó cũng có thể phải truyền tiếp bằng văn bản
để nhắc lại và để tiện việc lưu giữ, truy cứu lúc cần
- _ Tránh sự qua tai thong tin
Khi người nhận được gửi quá nhiều thông tin vượt quá khá năng kiểm soát họsẽ cảm thấy quá tải thông tin Nhà quản trị cần nhớ rằng, quá nhiều thông tin gây bão hòa và như thé co thể có những thông tin quan trọng không được tiếp nhận và xử lý kịp thời Nhà quản trị nên biết sắp xếp thông tin theo thứ tự ưu tiên, thông tin nào nên truyền đi ở thời điểm nào Trong một thông báo không nên chứa đựng quá nhiều nội dung, và nội dung không nên quá phức tạp làm cho nhân viên khó hiểu Có khi phải chia ra thành từng phần và thông tin trong nhiều lần khác nhau
- _ Cần có sự bình đăng trong thông tin
Trong một tô chức cần có sự cởi mở về thông tin Trừ những bí mật kinh tế, bí quyết kinh doanh, hay một tin tức mà khi tiết lộ sẽ gây tác hại lớn cho tô chức, càng thông tin
rộng rãi càng tốt Mỗi khi nhân viên biết tôi đa thì họ mới gắn bó tối đa với cơ quan, với tô
chức Giấu thông tin khi không cần thiết hay xem thông tin như một đặc ân, hoặc để củng
Trang 11
cô quyền lực sẽ không có lợi, vì điều này càng gây thêm sự tò mò, bàn tán, thêm thắt, có khi biến thành những tin đồn gây tác hại cho tổ chức Hơn nữa trong thời buổi bùng nỗ thông tin này khó lòng mà giữ kín thông tin, có khi nhân viên họ biết được những điều mà cấp trên dấu diễm thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng
Cac nha quan trị cần khuyến khích nhiều thông tin từ đưới lên càng tốt, vì qua đó nắm được những nhu cầu, nguyện vọng, tâm tư và cả những khó khăn trong công việc của cấp
dưới để kịp thời đáp ứng và giải quyết Muốn vậy cần phải biết lắng nghe và có thái độ
chấp nhận sự phản hồi như việc bình thường Nhà quản trị cần có cơ chế tạo điều kiện cho thông tin từ dưới lên được lưu thông, như tô chức các buôi góp ý hộp thư, Nói chung, truyền thông trong tô chức càng hiệu quả thì hoạt động của cơ quan xí nghiệp càng thuận lợi Thông tin càng rộng rãi, càng cởi mở, thuộc cấp càng thỏa mãn, hài lòng thì càng thúc đây hoạt động của tổ chức mau chóng đạt mục tiêu của mình
1.3 VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP NỘI BỘ
Giao tiếp nội bộ ảnh hưởng đến tính thống nhất và sự ôn định của một tô chức Nhờ có
giao tiếp mà mọi thành viên có thê làm việc chung, các bộ phận có thê phối hợp hoạt động
thuận lợi nhằm hoàn thành những mục tiêu chung của doanh nghiệp Giao tiếp nội bộ hiệu quả mang lại lợi ích về phía cá nhân lẫn doanh nghiệp
Lợi ích cá nhân:
- _ Nâng cao hiệu quả công việc
- Tạo tâm lý vui vẻ, hài lòng trong thời gian làm việc
- _ Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, từ đó giúp cho việc tương tác trong
công việc trở nên thuận lợi và dé dang hon
Lợi ích công ty:
- _ Có thông tin đúng, tận dụng được ý tưởng của nhân viên, gia tăng tính ôn định về
nguồn nhân lực
