tiểu luận môn học giao tiếp trong kinh doanh đề tài thuyết trình trong kinh doanh 3

Bằng cách trình bảy rõ ràng và hấp dẫn về sản phẩm hoặc địch vụ của bạn, công ty có thể giúp khách hàng của mình hiểu rõ hơn về lợi ích của nó và cách nó có thê giải quyết các vẫn đề củ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

TIEU LUAN MON HOC: GIAO TIEP TRONG KINH DOANH

Lớp học phần: 2331702028508 Giảng viên giảng dạy: Phạm Thị Trầm Anh

ĐÈ TÀI: THUYÉT TRÌNH TRONG KINH DOANH

Sinh viên thực hiện:

Võ Thị Yến Ngọc - 2121012924

TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Nhận xét:

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023 GIANG VIEN HUONG DAN

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 1 So đồ SMART 6 II) 8No se cố ii g_y_ắnn 25

Hình 3 1 Bộ đôi Galaxy A34 và A54 5G

Hình 3 2 Thiết kế sân kháu ra mắt Galaxy A 2023

MỤC LỤC

„08/00 SN ằằằẲằẲ 1 CHUONG 1 CO SO LY THUYET VE KY NANG THUYET TRINH TRONG

KINH DOANH .cccccccecesecescscesscscecesecessevevssavstesssstesescecsvavsvesatststatisenesvatstscitettteteners 2 1.1 KHAI QUAT VE THUYET TRINH TRONG KINH DOANH: 2

1.1.1 Khái nIỆm: . .- n2 SH TH TT TT ng HE TK TT kh cà 2

1.1.3 Tầm quan trọng của thuyết trình trong kinh đoanh: - 55552555: 4 1.2 CAC GIAI DOAN THUYET TRÌNH TRONG KINH DOANH: 5 1.2.1 Giai đoạn : Chuẩn bj thuyét trinh: 0.000.ccccccccceceecsesecesesteeeesttsereeentneeens 5

1.2.1.1 Xác định mục tiÊU: c1 2S SH ky ch nh chen 6

1.2.1.2 Tìm hiểu thính giả: 5c 122 S3 E223 5121315181151 15151 5118111115 1xe 7 1.2.1.3 Soạn bài thuyết trÌnh: ¿ 22221 111 21215111 151515111811111151 5121 xe 9 1.2.1.4 Chuân bị nơi thuyết trình: .- ¿2 22222 S122 22121 E2 Esxeksrrrei 13

1.2.1.5 Luyện tập: ĐT ST SSSSTnS ST TH KH go KT KT 18

1.2.2 Giai đoạn: Thuyết trình: . + 25: 2222219133 51211115151 EE15111 281515211 EteE 19

1.2.2.1 Kiểm soát căng thắng: .- - 2222 2221211211121 11 12121 1E18115112115151 1E cec 19

1.2.2.2 Thuyết trình một cách tự tỉn: - - + 5252 2222 3EE SE E22 xeErerrree 19 1.2.2.3 Kết luận đạt hiệu quả cao - 5 S2: 22221515135 112121 1115151111111 s6 22

1.2.3 Giai đoạn 3: Kiểm soát người nghe và trả lời câu hỏi: - 22 1.2.3.1 Kiểm soát người nghe: . 5 2222112221 121212118111 2115151111 ceE 22 1.2.3.2 Trả lời các câu hỏi: -.- c c1 SH SH HY SH nY nh nh re 23

1.2.4 Ứng xử với báo chí: - +: : c3 19113 11112125 1515151 11111111 181510181111 gu 24 CHUONG 2 TONG QUAN VE CONG TY TRACH NHIEM HUU HAN

SAMSUNG VINA - L1 1 121221211112 11H HH HH HH x HH 1111111 25 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP: . 222 222 2tr 25 2.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH : 222 23 E23 E511 8111111551511 15 511 8H ng 25

2.3 LĨNH VỰC KINH DOANH :: - L1 1121221 51111211 1155125121111 1x HH ng 27 2.4 TAM NHIN, SU MENH VÀ TRIẾT LÍ KINH DOANH: -.ccccse: 27

2.4.1 Tầm nhìn : :- 112 123 1123 5321155 E1 1 11511111111 1111 111115 TH ng 27 2.4.2 Sứ mệnh c1 12112121123 1 1 11 511111152111 11151115111 HH Hư 28 2.4.3 Triết lí kinh đoanh - G1 S1 E512512325125 1123115 511511155111 21115 11151 re 28

II

2.5 GIGI THIEU CHUNG VE SAN PHAM THUYET TRINH C1111 111211 tre 28 CHƯƠNG 3 THUYET TRÌNH VE BUOI RA MAT SAMSUNG GALAXY A

2023 (GALAXY A34 VÀ A54 5G) Q.Q Q.00 H222 re 29 3.1 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ : LSc 22.11 1112112121221118111 111211110181 rưêu 29 3.1.1 Mục tiêu của bài thuyết trình : 5 S222 2222 32EEE812212121 11x Ece 29

3.1.2 Phân tích khán thính g1ả : -ccc TQ ST SSSSSnnnnn TH TT TT Tnhh 29

3.1.3 Bài thuyết trình giới thiệu sản phẩm : -¿- ¿5 2222 cE+E2E+zEeEzrce2 30 3.1.3.1 Lời mở đầu : S22 222111111115 21 1215111111 111115111 1118111111111 111g xe 30 3.1.3.2 Nội dung trình bảy : 2222222222123 EE1512121212111 T1 8111 geg 31 3.1.3.3 Phần kết luận : - - L2 2122222212111 15151 1111111121112 1011111 1118 ru 35 3.1.4 Chuẩn bị hội trường : .- - 22:22 222211111 22515311 18151511111111 111115111 cey 36 3.1.5 Luyện tập thuyết trình : - L2: S 12222 21212318151 151115121 1818151221111 x6 39 3.2 GIAI ĐOẠN THUYẾT TRÌNH: L5 2S SE2E2323 1815112211511 E81515 1E EteE 40

3.2.1 Trang phục : Q n eecee eeeeeceaaaeeeaaeaaaeaaaeeeaeeeeceeeeceeeeeeeeeeeeeneeeeeees 40

3.2.2 Thời gian thuyết trình : ¿+ 5252 21251 351 SE E5125 1515151211211 18151 E11 te 41

3.2.3 Tương tác/ kiêm soát khán thính giả : - + 525222222 *+E+E+£Eezzessxe 42

3.3 KIÊM SOÁT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI CỦA KHÁN THỈNH GIẢ: 43 KẾT LUẬN - - S1 12221121211 111111111151 22101011101 1211110 0111111011111 1E TT 45 TAT LIEU THAM KHẢO G2222 21211 151132115121 5218181111212111 81010 0111 va 46

PHAN MO DAU

Chuan bi bai thuyét trinh giới thiệu một sản phâm (hoặc dịch vụ) của doanh nghiệp Bậc tỷ phú Mỹ Warren Buffett đã khẳng định: "Hãy rèn luyện thuyết trình cho mình mỗi ngày để rút ngắn con đường đến thành công của bạn" trò quan trọng trong việc định hình định hình sự nghiệp và tương tác xã hội

Kỹ năng thuyết trình không chỉ đơn thuần là khả năng nói chuyện trước đám đông mà còn là một yếu tô quyết định sự thành công trong các cuộc trò chuyện, phỏng vấn, và môi trường kinh doanh Việc đầu tư thời gian và nỗ lực vào việc học tập và phát triển

kỹ năng này không chỉ giúp người học trở nên tự tin khi diễn đạt ý kiến mà còn mở ra

nhiều cơ hội thực tế đề thực hành và tích lũy kinh nghiệm

Sự ứng dụng của kỹ năng thuyết trình là rộng lớn trong đời sống hàng ngày Vai trò và mục tiêu của mỗi buôi thuyết trình có thể biến đối theo ngữ cảnh cụ thẻ, từ việc chia sé kiến thức trong học tập đến việc thuyết phục đối tác kinh doanh trong môi trường kinh doanh khốc liệt

Không nên coi thường khả năng thuyết trình với quan điểm răng đó là một thách thức khó khăn Thực tế, nó trở nên đễ dàng hơn khi chúng ta biết cách rèn luyện và áp dụng

nó một cách chuyên nghiệp Điều này không chỉ giúp chúng ta trở thành người nói truyền cảm và ấn tượng ma con mở rộng tầm ảnh hưởng của chúng ta trong mọi lĩnh VỰC của cuộc sông

CHƯƠNG 1

CO SO LY THUYET VE KY NANG THUYET TRINH

TRONG KINH DOANH

1.1 KHÁI QUÁT VẺ THUYÉT TRÌNH TRONG KINH DOANH:

1.1.1 Khái niệm:

Thuyết trình được hiểu một cách đơn giản nhất là điễn đạt để cho người khác hiểu rõ được nội dung mình muốn truyền tải Một người thuyết trình hiệu quả là người mất ít thời gian nhất dé truyền tải thông tin, nhưng người khác vẫn hiểu được cặn kẽ và rõ ràng thông tin được truyền tải

Theo nghĩa rộng, thuyết trình có thể được thực hiện bởi bắt cứ ai, bất ky luc nao, bat

cứ nơi đâu Mục đích của thuyết trình là đề truyền đạt thông tin, thuyết phục, truyền cảm hứng hoặc gây ảnh hưởng đến người nghe

Theo nghĩa hẹp, thuyết trình thường được sử dụng trong các buôi hội nghị, hội thảo, cuộc họp hoặc các sự kiện công cộng khác Người thuyết trình thường là những người

có kiến thức, chuyên môn hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể nào đó Người nghe thường là những người quan tâm đến lĩnh vực đó

Từ các nhận định trên về thuyết trình, ta có thể khái quát thuyết trình trong kinh doanh

là cách trình bày một nhận định, ý tưởng, quan điểm, chiến lược phat trién, nham cung cấp thông tin hoặc thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình và hành động theo ý muốn của mình trong một lĩnh vực chuyên môn nhất định

1.1.2 Vai trò:

s* Tăng cường nhận thức về sản phâm hoặc dịch vụ

Thuyết trình là một cách tuyệt vời để giới thiệu sản phâm hoặc dịch vụ mới của doanh

nghiệp cho khách hàng tiềm năng Bằng cách trình bảy rõ ràng và hấp dẫn về sản phẩm

hoặc địch vụ của bạn, công ty có thể giúp khách hàng của mình hiểu rõ hơn về lợi ích của nó và cách nó có thê giải quyết các vẫn đề của họ Điều này có thể giúp bạn tăng cường nhận thức về sản phâm hoặc dịch vụ của mình và thúc đây doanh sô bán hàng

s Thúc đây doanh số bán hàng

Một bài thuyết trình thuyết phục có thể giúp bạn thuyết phục khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty Băng cách trình bày rõ ràng và hấp dẫn về lợi ích của sản phâm hoặc dịch vụ của mình, doanh nghiệp có thê giúp khách hàng của mình hiểu rõ hơn về lý do tại sao họ nên mua sản phẩm hoặc dịch vụ

Ví dụ, một nhân viên bán hàng đang cô gắng bán một phần mềm mới cho một doanh nghiệp Họ tổ chức một bài thuyết trình cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong đó

họ trình bày lợi ích của phần mềm, bao gồm cách nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền, cải thiện hiệu quả và tăng doanh thu Bài thuyết trình thành công trong việc thuyết phục các nhà lãnh đạo doanh nghiệp rằng phần mềm là một khoản đầu tư có giá trị, dan đên việc doanh nghiệp mua phần mềm

s* Tạo dựng môi quan hệ với khách hàng hoặc đôi tác

Thuyết trình là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với khách hàng hoặc đối tác của bạn Khi bạn thuyết trình cho họ, bạn đang thể hiện sự hiểu biết của mình về nhu cầu của họ và sự cam kết của bạn đối với việc cung cấp các giải pháp đáp ứng nhu cầu đó Cụ thể, một công ty đang cô gắng giành được hợp đồng với một doanh nghiệp mới Họ tô chức một bài thuyết trình cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong đó họ trình bày về kinh nghiệm và chuyên môn của mình Họ cũng thảo luận về cách họ có thê giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình Bài thuyết trình thành công trong việc thê hiện sự hiểu biết của công ty về nhu cầu của đoanh nghiệp và sự cam kết của

họ đối với việc cung cấp các dịch vụ chất lượng cao Điều này dẫn đến việc công ty giành được hợp đồng

% Thúc đây sự đối mới

Thuyết trình là một cách tuyệt vời đề chia sẻ ý tưởng và kiến thức mới Khi bạn thuyết

trình một cách sáng tạo và hấp dẫn, bạn có thể truyền cảm hứng cho người khác và khuyến khích họ suy nghĩ theo cách mới Điều này có thê thúc đây sự đôi mới trong công ty của bạn Một nhà lãnh đạo có thê thuyết trình về tầm nhìn của họ cho công ty

Họ có thê sử dụng bài thuyết trình để chia sẻ những ý tưởng mới về sản phẩm, dịch vụ hoặc chiến lược

4 Phát triển kỹ năng lãnh đạo

Thuyết trình là một kỹ năng quan trọng cần có đối với các nhà lãnh đạo Khi bạn thuyết trình một cách hiệu quả, bạn có thê truyền đạt tầm nhìn của mình và khuyến khích người khác hành động Điều này có thê giúp bạn xây dựng lòng tin và sự tôn trọng của những người khác.Một giám đốc điều hành có thê thuyết trình về tầm nhìn của họ cho công ty cho nhân viên của họ Họ có thể sử dụng bài thuyết trình để truyền cảm hứng cho nhân viên và giúp họ hiểu rõ hơn về mục tiêu của công ty

1.1.3 Tầm quan trọng của thuyết trình trong kinh doanh:

Trong một lần diễn thuyết trước sinh viên ngành Quản trị kinh doanh của Đại học Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren BufEtt và Bill Gates đã nhân mạnh tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình Warren Bufftt cho rằng khả năng diễn thuyết là một yếu tố cần thiết để thành công trong bất kì lĩnh vực nào Bill Gates cũng đồng ý với kiến này và cho rằng kỹ năng diễn thuyết có thê giúp con người phát triển sự nghiệp tới 50 hoặc 60 năm

Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, để có thê tiễn xa hơn so với đối thủ cạnh tranh và vươn lên hàng đầu về doanh số bán hàng cũng như khăng định thương hiệu, nhiều công

ty tuyên dụng luôn đòi hỏi ứng viên phải có khả năng giao tiếp và thuyết trình Nó luôn chiếm một vị trí quan trọng trong từng vị trí của doanh nghiệp như:

— - Nếu bạn là một nhân viên tiếp thi, kỹ năng thuyết trình sẽ giúp bạn thuyết phục khách hàng một cách hiệu quả hơn, nhờ đó bạn gia tăng doanh số bán hàng và gặt hái thành công trong nghề nghiệp

— Nếu bạn là giám đốc kinh doanh, kỹ năng thuyết trình chắc chắn là không thể thiếu được tại các buổi hội nghị khách hàng hoặc trong những sự kiện trọng đại khác của công ty bạn Một bài thuyết trình thuyết phục sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp của công ty đến với khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao nhận thức

về thương hiệu và gia tăng doanh số bán hàng

—_ Nếu bạn là giám đốc điều hành, bạn sẽ khó có thể làm cho công ty phát triển lớn

mạnh nếu thiếu một đội ngũ nhân viên giỏi Vậy làm thế nào để bạn có thể

truyền cảm hứng làm việc, động viên đội ngũ nhân viên và đem lại cho họ một tầm nhìn, sứ mệnh và những giá trị cốt lõi của công ty? Một bài thuyết trình truyền cảm hứng sẽ giúp bạn kết nối với nhân viên, tạo động lực cho họ làm việc và công hiến hết mình cho công ty

Tóm lại, dù thế nào thuyết trình vẫn sẽ tiếp tục chiếm vị trí quan trọng trong kinh doanh trong tương lai Khi công nghệ phát triển, các phương tiện truyền thông khác nhau sẽ

ra đời, nhưng thuyết trình vẫn sẽ là một hình thức giao tiếp hiệu quả và cần thiết Và điều quan trọng hơn là, bạn cảng thuyết trình giỏi, bạn càng dễ thuyết phục người khác

Và đó cũng là hình anh ma hầu hết những người đạt đến vị trí lãnh đạo đều cần có

1.2 CAC GIAI DOAN THUYET TRINH TRONG KINH DOANH:

Có hai giai đoạn chính trong thuyết trình

1.2.1 Giai đoạn : Chuẩn bị thuyết trình:

Giai đoạn chuẩn bị thuyết trình là một trong những giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến sự thành công của một bài thuyết trình Công thức 5w Lh là một công cụ hữu ích giúp chúng ta chuẩn bị bài thuyết trình một cách đầy đủ và hiệu quả.Công thức này bao gồm các câu hỏi sau:

— What: Muc dich cua bai thuyết trình là gì? Bạn muốn khán giả của mình hiểu điều gì?

— Who: Khan gia cua ban 1a ai? Họ là ai? Họ có trình độ kiến thức và kính nghiệm

gi?

— When: Bai thuyét trình sẽ được diễn ra khi nào? Thời gian và thời lượng của bài

thuyết trình là bao nhiêu?

— Where: Bai thuyét trình sẽ được diễn ra ở đâu? Địa điểm của bài thuyết trình sẽ ảnh hưởng đến cách bạn trình bảy

— Why: Tai sao ban lai thuyét trình về chủ đề này? Điều gì khiến bạn quan tâm đến chủ đề này?

— Thời hạn (Time-bound): Mục tiêu cần có thời hạn cụ thể để nguoi thuyét trinh cé thé tap trung nỗ lực đạt được mục tiêu

Bên cạnh đó, đề tài thuyết trình cũng cần phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của người thuyết trình Không nên thuyết trình một vấn đề không nắm vững hoặc không ngang tầm với bản thân

Đề xác định chính xác chủ để và nội dung thuyết trình, có thể vận dụng quy tắc ABC

1.2.1.2 Tìm hiểu thính giả:

Fidel Castro từng nói rằng: “Tôi luôn xem thính giả là những người thân yêu nhất của mình” Câu nói này khắng định tầm quan trọng của khán thính giả đối với thành công của buôi thuyết trình Nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm Muốn làm được điều này, chúng ta cần phân tích

khán thính giả

Khán thính giả của một buôi thuyết trình bao gồm nhiều thành phần khác nhau, mỗi thành phần có những đặc điểm riêng biệt Chúng ta có thé phan tích khán thính giả theo các yêu tô sau:

— Trình độ văn hóa: Trình độ văn hóa của khán thính giả ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu thông tin của họ Chúng ta cần sử dụng ngôn ngữ và cách diễn đạt phù hợp với trình độ văn hóa của khán thính giả

— Quan điểm: Quan điểm của khán thính giả ảnh hưởng đến cách họ tiếp nhận thông điệp của chúng ta Nếu chúng ta biết một số người nghe có quan điểm

7

cứng răn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong tay

— Kích thước nhóm: Kích thước nhóm khán thính giả ảnh hưởng đến kết cấu và cách thức thuyết trình Đối với nhóm nhỏ, chúng ta có thể tương tác với khán thính giả nhiều hơn Đối với nhóm lớn, chúng ta cần chú ý đến sự rõ ràng, mạch lạc của nội dung đề duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buôi thuyết trình Đồng thời, kích thước nhóm cũng giúp chúng ta có được quyết định lựa chọn địa điểm thuyết trình và bố trí các phương tiện hỗ trợ cho phù hợp và như vậy khả năng thành công cũng sẽ cao hơn

Bên cạnh đó, phân loại khán thính giả theo nhóm đối tượng giúp người thuyết trình xác

định cách thức thuyết trình phù hợp Các nhóm đối tượng khán thính giả thường gặp bao gôm:

— Người phản đối mạnh mẽ: Những người nảy có quan điểm trái ngược với quan điểm của người thuyết trình và sẵn sàng chống đối

— Người không thân thiện: Những người này không đồng ý với quan điểm của người thuyết trình nhưng chưa hắn là chống đối

— Người trung lập: Những người này chưa có quan điểm rõ ràng về vấn đề được

— Người ủng hộ: Những người này đồng ý với quan điểm của người thuyết trình

—_ Người ủng hộ mạnh mẽ: Những người này không chỉ đồng ý với quan điểm của người thuyết trình mà còn sẵn sàng hành động đề ủng hộ

8

Riêng thuyết trình trong kinh doanh:

— Đối với bên trong tô chức, đối tượng nghe có thê là: cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp

—_ Đối với bên ngoài tổ chức, đối tượng nghe đa số là: khách hàng, đối tác kinh doanh

1.2.1.3 Soạn bài thuyết trình:

Đề có thể bắt tay vào công việc soạn thảo nội dung cho bài thuyết trình, trước hết bạn cần phải có thông tin về vấn đề mà bạn sẽ trình bày.Bạn có thê tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm tài liệu học thuật, tạp chí chuyên ngành, báo chí, mạng xã hội Tuy nhiên, cần phân biệt được đâu là thông tin tin cậy đề trích dẫn, đâu là thông tin chia sẻ, đặt vấn đề với khán giả Nắm chắc kiến thức sẽ giúp bạn đễ ứng phó với nhiều tình huống khác nhau trong một buôi thuyết trình với nhiều đối tượng người nghe

khác nhau

Song song với thu thập thông tin, bạn có thê xây dựng đề cương cho nội dung thuyết trình cua minh Sau đó, qua những tài liệu đã thu thập được, bạn chọn lọc thông tin và đưa vào các ý tưởng cụ thẻ, để hoàn thiện chủ đề và tăng tính thuyết phục từ các số liệu, chứng cứ đã phân loại Cụ thể là, khi chọn lọc thông tin từ các tải liệu liên quan, bạn có thể:

— Chọn lọc những số liệu, tài liệu có thể sử dụng được

— Lựa chọn thông tin tốt nhất, thích hợp nhất cho bài thuyết trình

— Chọn thông tin đáp ứng nhu câu thông tin của đôi tượng, mang tính thời sự, cấp thiết, phản ánh những vẫn đề của cuộc sông

— Chọn những thông tin, sự kiện gây xúc động cho khan giả và cao hơn nữa là tạo được hiệu ứng lan truyền cảm xúc trong số đông

4% Bắt đầu việc soạn thảo:

Sau khi hoàn thành đề cương thuyết trình, hãy bắt đầu soạn thảo chi tiết Tưởng tượng

từ ngôn ngữ mà bạn muốn sử dụng và suy nghĩ về nội dung trước khi bắt đầu viết Thử

nghiệm nhiều cách diễn đạt ý, chọn cách nào tự nhiên nhất Tránh lý thuyết quá mức,

hóa đơn giản những ý trừu tượng Khi lý luận, tránh những sai lầm như định nghĩa sai, chuyền từ trường hợp cụ thê lên tông quát, nhằm lẫn nguyên nhân và kết quả, và vòng luân quân Nếu không chắc về cách viết diễn văn, nhớ phân biệt giữa văn nói và văn viết, và áp dụng chỉ dẫn đề điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói

+ Ndi dung can soạn:

Bước 1: soạn lời giới thiệu Thực hiện thuyết trình giỗng như bạn đóng một chiếc đính vào tắm ván, phát búa đầu tiên phải thật mạnh Trong giai đoạn đầu tiên khán giả tập trung vào bạn nhiều nhất vì thé hay mở đầu thật ấn tượng Hãy tránh mở đầu nhàm chán bằng cách “hôm nay tôi

sẽ trình bày các bạn về đề tài ” Chúng ta cần tạo sự chú ý của khán giả và giữ lấy điều đó Có thể sử dụng những hình ảnh, âm thanh, mẫu chuyén dé kich thich va làm tăng dẫn sự chú ý của người nghe nhưng không được lạm dụng

Có các cách mở đầu trong phần này như sau:

— Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp vấn đề mà nội dung bài nói hướng đến

—_ Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn đắt người nghe đến với chủ

đề chính của bài thuyết trình

Bước 2: giới thiệu nội dung

Giới thiệu số lượng và trình tự những nội dung sẽ trình bày Các điểm nội dung

sẽ được sắp xép theo mức độ quan trọng

Ví dụ: Tôi xin trìnhbày 3 vấn đề:

⁄ ||

⁄' III

Đây là phần quan trọng nhất, cần đảm bảo các yêu câu khi triển khai phần thân

bài như sau:

— Cung cấp cho thính giả những yêu cầu mới, đáp ứng cao nhất nhu cau thông

tin của thính giả: sự kiện, câu chuyện, chuyện vui, biểu diễn, trinhbay bang

hình ảnh đề thuyết phục

— Lập luận sắc bén nhưng rõ rảng, dễ hiểu, dễ theo dõi

— Gây sự chú ý của thính giả bằng cách: trao đôi, đặt câu hỏi, yêu cầu người nghe tham gia vào các mục biểu diễn

— Luôn liên hệ vấn đề với sự hiểu biết hay kiến thức của thính giả

— Tuyệt đối không nói chung chung

— Dừng lại một chút sau mỗi ý trước khi chuyên sang ý sau

— Nên có phản chuyên ý giữa phần mở đầu và thân bài

— Kiêm tra phản hài của thính giá đề biết: thính giá đã năm được vấn đề, đã hiểu

đúng vấn đề chưa

— Mang tinh cap thiết, phản ánh được vấn đề của buổi thuyết trình

Biết sử dụng các hình ảnh minh họa, các phương tiện hỗ trợ trong trình bày như số liệu, dữ liệu; các biểu đồ minh họa, thay vì viết quá nhiều chữ

Bước 4: soạn phần kết luận

Phần kết luận cần gọn gàng và đơn giản, chúng ta sẽ nhắc lại các luận cứ dẫn đến kết luận Luận cứ là các lý do cho việc rút ra kết luận hay thông điệp chính Vì thế, sau khi nhắc lại luận cứ, chúng ta sẽ xác nhận lại kết luận hoặc thông điệp chính của bài thuyết trình Hãy kết thúc bài thuyết trình bằng cách:

“va điêu cuôi cùng tôi muôn các bạn nhớ ”

“và điều tôi muôn bạn nhở là ”

“tôi muôn kết thúc bài thuyêt trình băng một câu nói ”

“điêu cuôi cùng tôi muôn nhắc lại là ”

11

— Cần phải biết: những thông tin quan trọng, cần phải nói day đủ

— Nên biết: những thông tin ít quan trọng hơn nên dành thời gian ít hon va mirc

nehe lại để điều chỉnh cho phù hợp Sau đây là một số lời khuyên để có thê viết được

tự nhiên

+ Ngắt nhịp trình bày

Thời gian đóng vai trò quan trọng trong thành công của một buôi thuyết trình Tính đến

khía cạnh truyền đạt nội dung, những khoảnh khắc im lặng, dù chỉ là vải giây, đều đóng

góp vào tạo cảm giác tĩnh lặng cho người nghe Do đó, khi soạn thảo bài thuyết trình, quan trong dé tan dụng mọi khoảng im lặng theo cách có chủ ý, chắng hạn như khi muốn nhân mạnh một ý hoặc chuyên đối từ ý này sang ý khác Việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để tránh tình trạng ngắt nhịp không đồng đều, làm mat tính liên tục và

12

hap dẫn của buối thuyết trình Thực hành chú ý đến điều này trong quá trình luyện tập

là quan trong dé tránh rơi vào tinh trạng trình bày "buồn cười" trước đám đông

4% Chuẩn bị các mẫu giấy ghi chú

Ngoài bản chính, việc sử dụng mẫu giấy nhỏ để ghi các ý chính là một kỹ thuật hữu ich dé tránh hiện tượng đọc bài và giúp người thuyết trình nhắc nhở về các vấn đề quan trọng Đánh số thứ tự trên mỗi mâu giấy đề tránh nhầm lẫn và thúc đây sự tương tác với người nghe Cần tránh việc ghi quá nhiều thông tin trên mỗi mẫu giấy để không làm bài thuyết trình trở nên quá đài và phức tạp Sau mỗi lần thuyết trình, tập trung chỉ ghi các ý chính trên những mâu giấy để tối ưu hóa quá trình chuẩn bị và thực hiện

thuyết trình

¢ Thiết kế Power Point

> Số lượng slide:

— 6-12 slide cho 10 phut thuyét trinh

— 30-70 slide cho 1 gio

> Hình thức slide:

— Cỡ chữ: từ 28 trở lên, chữ dùng cho tựa đề lớn hơn

— Mỗi slide nên có khoảng 5-8 dòng (trừ tựa đè)

— Trên mỗi slide sử dụng tối đa 2 kiêu chữ

— Tuân thủ nguyên tắc: nền sáng - chữ tối hoặc ngược lại

— Tuyệt đối tránh mọi lỗi chính tả và ngữ pháp

> Tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng đặc biệt vì sẽ làm người nghe mất tập

trung vào bài nói

1.2.1.4 Chuẩn bị nơi thuyết trình:

% Thiết kế không gian Khi xác định đối tượng khán giả, cần điều chỉnh môi trường thuyết trình phù hợp Đối với buôi thuyết trình về văn hóa nghệ thuật, có thê tổ chức ngoài trời tại công viên hoặc trong không gian trang trí nghệ thuật Trong khi đó, buôi thuyết trình

về khoa học thường thích hợp với phòng hội nghị trang bị các thiết bị hiện đại Trước khi buôi thuyết trình diễn ra cần chuẩn bị:

13

— Chế ngôi đầy đủ, ngăn nắp

— Phòng đủ ánh sang va vệ sinh

—_ Mọi người có thê nhìn rõ thấy bạn và màn hình

— C6 du 6 cắm điện va ở vị trí thuận tiện

— Phỏng có cách âm hay không

— Hệ thống âm thanh tốt

Nếu buổi thuyết trình có đông người tham dự và có quy mô lớn thì cần xem xét đến yếu tô sau:

— Máy lạnh có không?

— Nếu như không có máy lạnh thì phòng có thông thoáng không?

— Có bảng, flip chart, phần, bút viết còn mực không, khăn lau,

— Liệu phòng được tốt chưa và có phòng nảo tốt hơn không

' Phù hợp cho những sự kiện người tham dự là khan gia

⁄ Hình thức này không được khuyến cáo cho sự kiện ăn uống và có ghi chép

° GỢIý:

⁄_ Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thắng hay sắp xếp về

phía tiêu điểm

_ Có thể xếp so le các hàng ghế đề người sau không bị vướng tam nhìn bởi đầu

14

của người ngồi trước

⁄_ Nếu Phòng có không gian, có thể chừa lối đi khoảng Im ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyên trong trường hợp cần thiết Khoảng

2 - 3 lỗi đi là lý tưởng

⁄_ Cần phải có sự thay đối độ cao dé phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không

bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá động

⁄ Không có mặt bằng để ghi chép

JV Tinh twong tac kém

— Kiểu chữ U: Một loạt các bàn hội nghị được sắp xếp theo hình chữ U với ghế

xung quanh bên ngoài

- _ Sử dụng: thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác

Gợi ý:

Khoảng cách tôi thiêu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự

Chừa khoảng trồng bên trong chữ U và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài

Tránh sắp xếp kiêu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó các phần của chữ U trở nên quá dài và không thê thúc đây sự tham gia của người tham dự

- Ưuđiểm:

_ Không gian làm việc tốt

15

⁄_ Tương tác tốt giữa những người tham gia

⁄_ Lý thưởng khi nghe — nhìn hoặc thuyết trình

- - Nhược điểm: không phù hợp với những hội nghị lớn hơn 25 người

— Kiéu lép hoe: Dãy bàn hội nghị thường hướng lên sân khẩu, có không gian cho

mọi người ghi chép

- - Sử dụng: Kiểu sắp xếp nảy lý tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những cuộc họp dài và có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác tay

* Goi y:

⁄_ Các bàn được đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng,

hướng tầm nhìn về phía người nói

⁄ Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50 -60 em cho mỗi người trên một bàn,

tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị

Không gian tôi thiêu giữa các bản là 0,9 - Im giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con

số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép

- Ưu điểm:

⁄_ Người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia

⁄' Sức chứa lớn trong không gian ít hơn

- Nhược điểm:

⁄ Tương tác Ít

_ Nếu không khéo sắp xếp, đôi khi những người tham gia chỉ nhìn thấy lưng

của nhau

Trên đây chỉ là một số cách bố trí không gian tiêu biêu cho một buồi thuyết trình trong

kinh doanh Ngoài những cách thức trên thì còn rất nhiều kiểu bó trí cho một không

gian thuyết trình Tùy theo mục đích, địa điểm, chi phí mà người thuyết trình sẽ lựa

16

Đê làm được điêu đó, bạn nên thực hiện những việc sau:

— Cần thiết phải tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị, dụng cụ

hỗ trợ thuyết trình

— Các thiết bị phải tương thích, ăn khớp với nhau

—_ Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết

trình Không thê dùng màn hình chỉ 19 Inch khi bạn thuyết trình trong khán

phòng lớn với hơn 200 người tham dự

17

với phương tiện thính giác.Các phương tiện nghe nhìn đề hỗ trợ cho con người trình bày hiện nay đã ngày càng hiện đại và phong phú:

— Trinh chiéu may chiéu bang Powerpoint

— Bảng đen sử dụng phần trắng, phấn mau

— Bảng trắng với các bút viết nhiều màu khác nhau

— Bang ghim, bang lật để có thê đính kèm các hình vẽ

— Flipchart phi chủ những từ khóa

— Phim nhựa, băng video, may projector, overhead, may chiéu vat thé, datashow

— Các loại bút chì, bút điện tử hỗ trợ trình chiếu khi sử dụng máy chiều

— Các hình vẽ màu sắc

— Các mô hình mô phỏng

1.2.1.5 Luyện tập:

Trong các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình thì bước cuối cùng là quan trọng nhất

và thường bị bỏ qua nhất đó là luyện tập trước khi thuyết trình Đây là cơ hội tốt nhất

để ta nắm vững nội dung, điều chỉnh thời gian và bô sung những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình

Những cách thức mà bạn có thê luyện tập trước khi thuyết trình đó là:

— Tập luyện trước gương: bạn hãy đứng trước gương trình bày bài thuyết trình của minh va quan sát những cử chỉ, nét mặt trãnh những động tác thừa thãi

— Tập luyện trước một nhóm người: bạn có thê nhờ bạn bè, đồng nghiệp ngồi nghe

và cho nhận xét, đánh giá về cách thức thuyết trình cũng như nội dung mà bạn truyền đạt, cần nhất là chỉ ra cho bạn những chỗ chưa đạt cần điều chỉnh Đặt cho bạn những câu hỏi chat van Qua đó, bạn sẽ thu thập thêm được rất nhiều ý kiến, ý tưởng bô ích nhằm hoàn thiện bài thuyết trình của bạn Khi luyện tập bạn có diễn

đạt một cách thoải mái và tự nhiên nhất Chú ý nhắn dừng ở những từ chốt, từ khóa

hay nội dung mang tính thông điệp trong bài thuyết trình của bạn Đồng thời, kết hợp với ngôn ngữ cơ thể nhằm nhắn mạnh nội dung

— Ghi hình lại: dé phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình Quá trình tập

luyện sẽ giúp bạn biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất

18

cả các động tác thành phản xạ tự nhiên chỉ cần tập trung vào nội dung bạn cũng có một bài thuyết trình sinh động

1.2.2 Giai đoạn: Thuyết trình:

Tạo nên một buôi thuyết trình thành công không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà còn là khả năng làm cho mọi thứ trở nên tự nhiên và sinh động Nếu không, buỗi thuyết trình có thể trở nên cảm giác như một bản sao gượng ép, đặc trưng của sự kém hấp dẫn

và thiếu sự thuyết phục Vì vậy, để tạo ra một buôi thuyết trình độc đáo và cuốn hút, bí quyết là làm thế nào đề tạo ra sự tự nhiên trong từng khoảnh khắc trình bày của bạn

1.2.2.1 Kiểm soát căng thăng:

Thuyết trình trước đám đông thường khiến mọi người trải qua cảm giác căng thăng khó chịu Đề vượt qua tâm lý này và dam bảo hiệu suất tôi đa, hãy áp dụng sự sáng tạo trong quá trình kiểm soát cảm xúc của bạn Nhận biết và đánh giá các triệu chứng căng thắng, như "nôn nao trong lòng" với những biểu hiện cụ thê như miệng khô, tay run, hoặc lòng bàn tay đồ mồ hôi

Một cách tiếp cận độc đáo là xem xét nguyên nhân của sự căng thăng thần kinh, thường xuất phát từ lo lắng về những vẫn đề có thê xuất hiện trong buôi thuyết trình Đối mặt với điều này, hãy giảm thiểu khả năng xảy ra sự có băng cách chuẩn bị kỹ lưỡng Đảm bảo rằng công cụ và thiết bị hỗ trợ đều đã sẵn sàng Việc này không chỉ tạo ra thời gian tập trung cho bản thân mình trước buôi thuyết trình mà còn giúp tăng cường lòng tin bản thân, vì bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và mọi chuyện sẽ diễn ra suôn sẻ theo kịch bản

đã lên

1.2.2.2 Thuyét trình một cách tự tin:

Cách trình bày cũng có tác động rất lớn đến sự thành công của bài thuyết trình Khi thuyết trình bạn cần khởi đầu một cách mạnh mẽ, ấn tượng, sau đó sử dụng giọng điệu, nhịp điệu và ngôn ngữ cơ thê một cách hợp lý để giúp người nghe hiểu rõ hơn những

gi ban dang noi

- Mở đầu một cách tự tin

Cân đảm bảo răng bạn được giới thiệu với người nghe một cách ân tượng Lời giới

19

thiệu tốt sẽ tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm giác trông chờ vào những điều bạn sắp trình bảy Bạn hãy tìm hiểu ai là người dẫn chương trình và cung cấp những thông tin cần thiết về bạn cho người đó Ngoài ra bạn có thể yêu cầu người đó giới thiệu trình độ chuyên môn của bạn đối với chủ dé thuyết trình Bạn hãy bắt đầu phần mở đầu một cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường và cô gắng không nhìn vào bài thuyết trình Điều này sẽ giúp bạn xây dựng không khí tự tin, cởi mở và lôi cuốn Trước tiên, bạn nên cỗ gắng nhìn bao quát toàn bộ người nghe đề thu hút mọi

người chú ý vào bài thuyết trình

- Tốc độ trình bày

Trinh bày nhanh hoặc chậm sẽ thu hút sự chú ý của người nghe, nhưng đừng nên tăng hay giảm tốc độ mà không có chủ ý Ngoài ra, bạn nên đừng một vài giây trước khi chuyển sang ý khác và tận dụng những dịp này để giao tiếp với cử tọa Điều này sẽ giúp bạn có cơ hội năm bắt những phản ứng của họ đối với bài thuyết trình Trong quá trinh phát biểu, bạn hãy nói với tốc độ ôn định, chỉ nhắn giọng khi bạn muốn nêu bật những ý quan trọng

- Vận dụng ngôn ngữ cơ thể

Trong mỗi khoảnh khắc, chúng ta đều gửi đi những thông điệp không lời thể hiện cảm

xúc và ý định của mình Trong thuyết trình cũng vậy, chúng ta có thể vận dụng ngôn ngữ cơ thể đề khẳng định thêm thông điệp muốn chuyên tải Tuy nhiên, bạn nên lưu ý luôn giữ mình trong tư thế mở, không bắt chéo tay hoặc tạo ra những rào cản giữa bạn

và người nghe Sử dụng cử chỉ của bàn tay với mục đích nhẫn mạnh, nhưng không lạm dụng quá mức khiến người nghe mắt tập trung Nếu bạn đang ở trạng thái thoải mái và vận dụng ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên, thì thông điệp chuyền tải sẽ tăng thêm sức thuyết phục đối với người nghe

- Yếu tổ phi ngôn ngữ hỗ trợ

+ Trang phục: lịch sự, phù hợp

+ Ánh mắt: quan sát bao quát thính giả

+ Vẻ mặt: nên mỉm cười tươi (tạo thiện cảm)

+ Cử chỉ: nên tránh những thói quen xâu và những cử chỉ vô thức của bản thân

20

như: gãi đầu, gãi tay, vuốt tóc, cho tay vào túi quần, dấu tay sau lưng

+ VỊ trí đứng: khoảng cách với cử toạ + Tư thế: đứng thắng, hai chân mở rộng, cánh tay thả lỏng, không gò bó, thoải

mái

- Giao tiếp bằng ánh mắt Giao tiếp bằng ánh mắt có hiệu quả rất tốt trong việc xây dựng mối quan hệ thân mật giữa mọi người với nhau Việc tạo bau không khí thân thiện trong buỗi thuyết trình là rất quan trọng Bạn hãy nhìn bao quát toàn bộ người nghe, cô gắng thu hút sự chú ý của những người ngồi xa bục phát biểu Thông thường nhiều diễn giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt của những người nghe tỏ ra quan tâm và hứng thú đến bài thuyết trình,

và bỏ qua những người nghe có thái độ trung lập hay chống đối Bạn nên nhớ, những người cảm thấy mình không được diễn giả quan tâm thường có xu hướng phản ứng tiêu cực nhiều hơn so với những người được diễn giả chú tâm thu hút

- Sử dụng cử chỉ Tầm nhìn của người nghe thay đôi tùy thuộc vào quy mô người nghe, do đó bạn cần điều chỉnh cử chỉ của mình sao cho phù hợp Với số lượng người nghe có quy mô lớn, bạn phải có những động tác mang tính khuếch trương cao mới có thê đạt được hiệu quả hình ảnh tốt Ví dụ, khi muốn dùng cử chỉ để nhắn mạnh “một mặt mặt khác ”, bạn hãy dùng cử chỉ nhắn vai thay vì cô tay Co thé thoi gian đầu bạn thực hiện không được tự nhiên, nhưng dần dần sẽ trở thành thói quen và có sức thuyết phục cao đối với người nghe

Nhìn chung, trong thực tế, bạn phải vận dụng cùng lúc nhiều kỹ năng ngôn ngữ cơ thể như cách ứng xử, ánh mắt, tư thế, nhằm thu hút sự chú ý của người nghe Ví dụ, khi muốn nhân mạnh một ý quan trọng, bạn cần sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích, đứng thắng người và cao giọng Hoặc khi muốn khơi gợi sự tò mò của người nghe về những điều bạn sắp tiết lộ thì hãy rướn người về phía trước và hạ thấp giọng xuống Cử chỉ nảy lả dấu hiệu cho biết bạn sắp chia sẻ những điều bí mật hoặc sự thú vị nào đó Bạn hãy luyện tập thường xuyên để có thể sử dụng nhuần nhuyễn, nhằm đạt hiệu quả cao nhất Sau đây là một số lời khuyên nhằm thuyết trình một cách tự tin

21