MỤC LỤC
Khán thính giả của một buôi thuyết trình bao gồm nhiều thành phần khác nhau, mỗi thành phần có những đặc điểm riêng biệt. Đối với nhúm lớn, chỳng ta cần chỳ ý đến sự rừ ràng, mạch lạc của nội dung đề duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buôi thuyết trình. Đồng thời, kích thước nhóm cũng giúp chúng ta có được quyết định lựa chọn địa điểm thuyết trình và bố trí các phương tiện hỗ trợ cho phù hợp và như vậy khả năng thành công cũng sẽ cao hơn.
— Người phản đối mạnh mẽ: Những người nảy có quan điểm trái ngược với quan điểm của người thuyết trình và sẵn sàng chống đối. —_ Người chưa quyết định: Những người này đang băn khoăn giữa việc ủng hộ hay chống đối quan điểm của người thuyết trình. —_ Người ủng hộ mạnh mẽ: Những người này không chỉ đồng ý với quan điểm của người thuyết trình mà còn sẵn sàng hành động đề ủng hộ.
Khi lý luận, tránh những sai lầm như định nghĩa sai, chuyền từ trường hợp cụ thê lên tông quát, nhằm lẫn nguyên nhân và kết quả, và vòng luân quân. Hãy tránh mở đầu nhàm chán bằng cách “hôm nay tôi sẽ trình bày các bạn về đề tài..” Chúng ta cần tạo sự chú ý của khán giả và giữ lấy điều đó. — Cung cấp cho thính giả những yêu cầu mới, đáp ứng cao nhất nhu cau thông tin của thính giả: sự kiện, câu chuyện, chuyện vui, biểu diễn, trinhbay bang hình ảnh đề thuyết phục.
Đọc lại bản thảo một lượt để chắc chăn rằng các thông tin được sắp xếp theo trật tự ưu tiên hợp lý và mọi thông tin cần thiết đều được đưa vào. Do đó, khi soạn thảo bài thuyết trình, quan trong dé tan dụng mọi khoảng im lặng theo cách có chủ ý, chắng hạn như khi muốn nhân mạnh một ý hoặc chuyên đối từ ý này sang ý khác. Ngoài bản chính, việc sử dụng mẫu giấy nhỏ để ghi các ý chính là một kỹ thuật hữu ich dé tránh hiện tượng đọc bài và giúp người thuyết trình nhắc nhở về các vấn đề quan trọng.
Thực hành chú ý đến điều này trong quá trình luyện tập là quan trong dé tránh rơi vào tinh trạng trình bày "buồn cười" trước đám đông. Sau mỗi lần thuyết trình, tập trung chỉ ghi các ý chính trên những mâu giấy để tối ưu hóa quá trình chuẩn bị và thực hiện thuyết trình. ⁄_ Nếu Phòng có không gian, có thể chừa lối đi khoảng Im ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyên trong trường hợp cần thiết.
- _ Sử dụng: thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác. Tránh sắp xếp kiêu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó các phần của chữ U trở nên quá dài và không thê thúc đây sự tham gia của người tham dự. - - Sử dụng: Kiểu sắp xếp nảy lý tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay.
⁄ Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50 -60 em cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị. Khi tô chức buối thuyết trình, việc chuẩn bị cân thận không chỉ bao gồm nội dung và không gian tô chức mà còn liên quan đến sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các thiết bị hỗ trợ âm thanh và hình ảnh cho khán giả. Người thuyết trỡnh cần kiểm soát tốt cả nội dung lẫn sử dụng các thiết bị hỗ trợ đề tránh sự cố hay sai sót trong quá trình thuyết trình.
Nếu bạn muốn mọi nguoi lang nghe minh thuyét trinh, chi nén danh 50% dé trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia. Trong quá trình thuyết trình, đề truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, người trình bày cần sử dụng công cụ hỗ trợ trực quan kết hợp. — Tập luyện trước gương: bạn hãy đứng trước gương trình bày bài thuyết trình của minh va quan sát những cử chỉ, nét mặt trãnh những động tác thừa thãi.
— Tập luyện trước một nhóm người: bạn có thê nhờ bạn bè, đồng nghiệp ngồi nghe và cho nhận xét, đánh giá về cách thức thuyết trình cũng như nội dung mà bạn truyền đạt, cần nhất là chỉ ra cho bạn những chỗ chưa đạt cần điều chỉnh.
Bạn hãy bắt đầu phần mở đầu một cỏch tự tin, to rừ, với tốc độ bỡnh thường và cụ gắng khụng nhìn vào bài thuyết trình. Trinh bày nhanh hoặc chậm sẽ thu hút sự chú ý của người nghe, nhưng đừng nên tăng hay giảm tốc độ mà không có chủ ý. Ngoài ra, bạn nên đừng một vài giây trước khi chuyển sang ý khác và tận dụng những dịp này để giao tiếp với cử tọa.
Trong thuyết trình cũng vậy, chúng ta có thể vận dụng ngôn ngữ cơ thể đề khẳng định thêm thông điệp muốn chuyên tải. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý luôn giữ mình trong tư thế mở, không bắt chéo tay hoặc tạo ra những rào cản giữa bạn và người nghe. Nếu bạn đang ở trạng thái thoải mái và vận dụng ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên, thì thông điệp chuyền tải sẽ tăng thêm sức thuyết phục đối với người nghe.
Thông thường nhiều diễn giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt của những người nghe tỏ ra quan tâm và hứng thú đến bài thuyết trình, và bỏ qua những người nghe có thái độ trung lập hay chống đối. Bạn nên nhớ, những người cảm thấy mình không được diễn giả quan tâm thường có xu hướng phản ứng tiêu cực nhiều hơn so với những người được diễn giả chú tâm thu hút. Tầm nhìn của người nghe thay đôi tùy thuộc vào quy mô người nghe, do đó bạn cần điều chỉnh cử chỉ của mình sao cho phù hợp.
Với số lượng người nghe có quy mô lớn, bạn phải có những động tác mang tính khuếch trương cao mới có thê đạt được hiệu quả hình ảnh tốt. Co thé thoi gian đầu bạn thực hiện không được tự nhiên, nhưng dần dần sẽ trở thành thói quen và có sức thuyết phục cao đối với người nghe. Nhìn chung, trong thực tế, bạn phải vận dụng cùng lúc nhiều kỹ năng ngôn ngữ cơ thể như cách ứng xử, ánh mắt, tư thế,.
Ví dụ, khi muốn nhân mạnh một ý quan trọng, bạn cần sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích, đứng thắng người và cao giọng.
CƯỜI, gật đầu hoặc sự tập trung với sự dồn dập, họ có thé dường như đồng tinh va ung. Đối với những người có vẻ mắt tập trung, hãy khích lệ họ bằng cách đặt câu hỏi hoặc yêu cầu họ tham gia. Cũng có thể tạo không khí thoải mái hơn bằng cách nói đùa hoặc chia sẻ một câu chuyện hải hước.
Trong chuẩn bị bài thuyết trình, hãy học cách xử lý câu hỏi khó để tăng cường sự tự tin. Nhận phản biện từ bạn bè và đồng nghiệp trước buôi thuyết trình có thể giúp. Nắm vững các loại câu hỏi và ứng xử phù hợp, lịch sự với câu hỏi phô trương và tập trung vào trọng tâm với câu hỏi vòng vo.
Trong trường hợp gặp câu hỏi khó, duy tri bình tĩnh, có thể sử dụng thủ thuật trì hoãn như uống nước để tránh thời gian trống. Cân thận với các câu hỏi đã được chuẩn bị trước đề tìm điểm yếu trong lập luận vả đánh giá uy tín của bạn. Đối mặt với những tình huỗng như vậy, chuẩn bị những câu trả lời linh hoạt như "Hôm nay, tôi không đề cập đến khía cạnh đó của vấn đề.." hoặc.
Mặc du co vẻ tránh né, những câu trả lời này giúp giảm áp lực và làm dịu đi tình hình. Nhắc nhở về mục đích của buôi thuyết trình để định hình lại sự chú ý và chứng minh khả năng kiểm soát tình hình. Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước những van đề được hỏi.
Chú ý tránh bị lôi kéo vào những cuộc tranh cãi với người hỏi, mặc dù ý kiến của họ không hoàn toàn được chấp nhận.
Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè, bạn hãy khen ngợi và khích lệ họ.