tiểu luận phân tích hoạt động có hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần thề giới di động

Điều này đòi hỏi sự đổi mới và sáng tạo trong các quy trình và công nghệ quản lý, cũng như sự hợp tác và gắn kết của toàn bộ nhân viên văn phòng.Trên cơ sở hiểu r漃̀ tầm quan trọng của h

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH

Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn: T.S ĐOÀN HOÀNG HẢI

Nhóm sinh viên thực hiện: NHÓM 6

NGUYỄN VIẾT NGỌC MINH MSSV: 2101110324

Lớp: K15QTDN06

TP Hồ Chí Minh, Tháng 4 Năm 2024

Khoa: Kinh tế - Quản trị

NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN

TIỂU LUẬN MÔN: Quản trị văn phòng

1 Họ và tên sinh viên:………

PHẠM NGỌC TIẾN MSSV: 2101110366

NGUYỄN KHẢ DUY MSSV: 2101110317

CƯ SEO PAO MSSV: 2101110325

THÁI THỊ THANH TÂM MSSV: 2101110318

VŨ ĐÌNH HÙNG MSSV: 2101110345

NGUYỄN VIẾT NGỌC MINH MSSV: 2101110324

2 Tên đề tài: Phân tích hoạt động có hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần Thế Giới Di Động

3. Nhận xét: a) Những kết quả đạt được:

b) Những hạn chế:

Lời cảm ơn

Đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến khoa Kinh tế quản trị Trường Đại Học Gia Định đã cho chúng em học môn Quản trị văn phòng Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên bộ môn này thầy Đoàn Hoàng Hải của chúng em đã dạy dỗ và truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học hiệu quả, nghiêm túc Theo chúng em đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, và là một bộ hành trang kiến thức quý báu để giúp chúng em vững bước trên con đường tương lai tươi sáng sau này

Bộ môn Quản trị văn phòng là môn học thú vị, vô cùng bổ ích và có tính thực tế trong đời sống cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn rất nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù chúng em đã cố gắng hết mức có thể nhưng còn chưa chính xác, chúng em mong thầy xem xét và đóng góp ý kiền để bài tiểu luận này của chúng em có thể hoàn thiện hơn và các bài tiểu luận sau này nữa ạ

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Đoàn Hoàng Hải!

Lời cam đoan

Chúng em xin cam đoan đề tài tiểu luận: “Phân tích hoạt động có hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần Thế Giới Di Động” do cá nhóm chúng em nghiên cứu và thực hiện

Chúng em đã kiểm tra dữ liệu theo quy định hiện hành

Kết quả bài làm của đề tài “Phân tích hoạt động có hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần Thế Giới Di Động” là trung thực và không sao chép từ bất kỳ bài tập của cá nhân/nhóm khác

Các tài liệu được sử d甃⌀ng trong tiểu luận có nguồn gốc, xuất xứ r漃̀ ràng

(Ký và ghi r漃̀ họ tên)

MỤC LỤC

PHẦN 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 M甃⌀c tiêu nghiên cứu 2

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.4 Phương pháp nghiên cứu 2

1.5 Kết cấu đề tài 2

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 3

2.1 Khái niệm, chức năng và nhiệm v甃⌀ của văn phòng 3

2.1.1 Khái niệm văn phòng và hành chính văn phòng 3

2.1.2 Chức năng của văn phòng 3

2.1.3 Nhiệm v甃⌀ văn phòng 4

2.1.4 Vai trò của văn phòng 5

2.2 Quản trị hành chính văn phòng 6

2.2.1 Khái niệm 6

2.2.2 Chức năng quản trị hành chính văn phòng 7

2.2.3 Nguyên tắc quản trị hành chính văn phòng 8

2.2.4 Cơ cấu tổ chức trong quản trị văn phòng 8

2.3 Nhà quản trị hành chính văn phòng 9

2.3.1 Khái niệm 9

2.3.2 Các cấp bậc 9

2.3.3 Các tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng 9

2.3.3 Vai trò của nhà quản trị văn phòng 9

2.3.4 Trách nhiệm của nhà quản trị hành chính văn phòng 10

2.3.5 Các kỹ năng của nhà quản trị hành chính văn phòng 11

PHẦN 3:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG 13

3.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thế giới di động 13

3.1.1 Đôi nét về tập đoàn Thế Giới Di Động 13

3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thế Giới Di Động 15

3.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động 15

3.1.4 Tình hình hoạt động của Công ty cổ phần Thế giới di động trong 3 năm gần nhất 16

3.2 Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Thế giới di động 18

3.2.1 Tổ chức bộ máy quản trị hành chính văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động 18

3.2.2 Công tác quản lý nhân sự hành chính văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động 19

3.2.3 Công tác quản lý các hoạt động hành chính văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động 20

3.2.4 Nội dung công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần thế giới di động 21

3.3 Đánh giá chung về thực trạng quản trị hành chính văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động 25

3.3.1 Ưu điểm: 25

3.3.2 Tồn tại, hạn chế cần cải thiện: 26

PHẦN 4 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG 27

4.1 Tự động hóa Quy trình công việc 27

4.2 Sử d甃⌀ng Công c甃⌀ Quản lý Dự án 27

4.3 Thực hiện Quản lý Tài liệu Kỹ thuật số 29

4.4 Sử d甃⌀ng các phần mềm quản lý giao tiếp để hợp lý hóa các cuộc họp, trao đổi và theo dõi nhiệm v甃⌀ 30

4.5 Xây dựng không gian làm việc hiệu quả 32

KẾT LUẬN 34

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

PHẦN 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, việc quản lý hoạt động văn phòng của một công ty trở nên ngày càng quan trọng và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, hiệu quả Và trong số những công ty dẫn đầu trong lĩnh vực này, không thể không nhắc đến Công ty cổ phần Thế giới di động - một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành bán lẻ điện thoại di động Hoạt động quản văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động không chỉ là một phần quan trọng trong sự phát triển và vận hành của công ty, mà còn đóng góp quan trọng vào việc xây dựng hình ảnh và thương hiệu mạnh mẽ trên thị trường Với m甃⌀c tiêu mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm tốt nhất, Công ty Thế giới di động đã và đang không ngừng nỗ lực để tạo ra một môi trường quản văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại và sáng tạo Trên nền tảng của sự chuyên nghiệp, hoạt động quản văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động tập trung vào việc tối ưu hóa sử d甃⌀ng tài nguyên, nâng cao năng suất làm việc, tạo môi trường làm việc tích cực và quản lý thông tin hiệu quả Điều này đòi hỏi sự đổi mới và sáng tạo trong các quy trình và công nghệ quản lý, cũng như sự hợp tác và gắn kết của toàn bộ nhân viên văn phòng.Trên cơ sở hiểu r漃̀ tầm quan trọng của hoạt động quản văn phòng, đề tài này nhằm m甃⌀c đích tìm hiểu và phân tích các hoạt động quản văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động Bằng việc nghiên cứu chi tiết về cách công ty này tổ chức và quản lý văn phòng, chúng ta sẽ có cái nhìn sâu hơn về những yếu tố quan trọng và các phương pháp tiên tiến được áp d甃⌀ng trong quá trình điều hành

Do đó, quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp Để hiểu r漃̀ hơn về quản trị văn phòng có ảnh hưởng và tầm quan trọng như thế nào đến doanh nghiệp và cách hoạt động những chiến lược, các mô hình quản trị văn phòng của doanh nghiệp diễn ra như nào Nên chúng em đã chọn đề tài “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp quản trị quan hệ khách hàng tại công ty Thế Giới Di Động” để nghiên cứu

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Làm r漃̀ lý luận về Hoạt Động Quản trị văn phòng trong công ty, tiến trình xây dựng Quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp nói chung và tại Công ty cổ phần Thế giới di động nói riêng

Đánh giá thực trạng và hạn chế trong công tác Quản trị văn phòng Của Công ty cổ phần Thế giới di động,từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống Quản trị văn phòng trong tương lai tốt hơn

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu lý luận về quản trị văn

phòng, công tác quản trị văn phòng của Công ty thế giới di động

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử d甃⌀ng các phương pháp nghiên cứu khác nhau: phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết, phân tích các nguồn tài liệu trên các sách nghiên cứu, các trang mạng và báo chí Ngoài ra còn sử d甃⌀ng phương pháp quy nạp để nghiên cứu các vấn đề lý luận và trình bày các vấn đề và quan điểm liên quan

1.5 Kết cấu đề tài

Phần 1: Phần Mở Đầu

Phần 2: Cơ sở lý thuyết về quản trị hành chính văn phòng

Phần 3: Thực trang công tác quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cổ phần Thế Giới Di Động

Phần 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị hành chính văn phòng tại Công ty

cổ phần Thế Giới Di Động

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 2.1 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

2.1.1 Khái niệm văn phòng và hành chính văn phòng

Theo nghĩa rộng văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu bộ máy làm việc của tổ chức là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo quản lý điều hành thực hiện các chức năng nhiệm v甃⌀ của cơ quan

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan chức năng ph甃⌀c v甃⌀ cho việc điều hành của lãnh đạo là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đồng thời là đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho các hoạt động chung của toàn cơ quan tổ chức

Ở thể tĩnh hành chính và phòng đời hiệu là nơi soạn thảo sử d甃⌀ng và tổ chức các hồ sơ công văn giấy tờ nhằm m甃⌀c đích kiểm tra thông tin sau cho hoạt động có hiệu quả

Như vậy, Công việc hành chính văn phòng hiện diện trong bất cứ bang nào chứ không phải chỉ riêng một bộ phận hành chính quản trị Bất cứ cơ quan nào cũng có nhiều bộ phận khác nhau vào mỗi bộ phận đều có công việc hành chính văn phòng bộ phận nào cần phải lên lịch thờ khóa biểu công tác hoạch định tổ chức các cuộc hội thảo quản trị hồ sơ sắp xếp chỗ làm việc tiếp khách gọi điện…

Ở hoạt động hành chính văn phòng được hiểu là một tổ chức quản trị hoạt động hành chính văn phòng là trung tâm xử lý và ghi nhớ tất cả các giấy tờ cho các bộ phận của mỗi tổ chức kinh doanh Các giao dịch kinh doanh đều được thể hiện bằng văn bản giấy tờ hồi kết thúc bằng văn bản giấy tờ

2.1.2 Chức năng của văn phòng

Một: Tham mưu cho nhà quản trị các cấp trong việc phân tích nguyên nhân đề xuất các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng; Soạn thảo và văn bản trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành; Theo d漃̀i tham mưu đánh giá kết quả hoạt động và xếp thi đua khen thưởng như vậy Văn phòng vừa là nơi thực hiện các công tác tham mưu và lan mưu thu thập tiếp nhận tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho tổ chức

Hai Giúp việc cho nhà quận chỉ các cấp trong việc xây dựng các chương trình, kế

hoạch lịch làm việc tuồn, quý, tháng, năm; Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện hiện kế hoạch tổ chức điều phối các hoạt động chung của tổ chức như: Tổ chức các cuộc họp hội nghị hội thảo lễ hội và các hoạt động khác; Tổ chức cho chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của tổ chức; Hướng dẫn cấp văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật giao tiếp tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép

Ba: Đảm bảo hậu cần cho tổ chức nhiều điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công c甃⌀, tài chính,… những yếu tố đó thuộc về hoạt động hậu công mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi để đảm bảo sử d甃⌀ng cho hiệu quả Công tác hậu cần của văn phòng bao gồm mua sắm bảo dưỡng tu sửa thanh lý các trang thiết bị của cho cơ quan; quản lý tài sản điều hành phương tiện đi lại ph甃⌀c v甃⌀ cho lãnh đạo và các cán bộ trong cơ quan quản lý thu chi tài chính trong hoạt động văn phòng

- Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin Hoạt động của bất kì cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định khác nhau Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn

phòng Văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý chuyển phát hay lưu trữ tại văn phòng Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị Vì vậy văn phòng phải tuân thủ những quy định về văn thư, lưu trữ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo d漃̀i việc triển khai thực hiện các quyết định của lãnh đạo, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp ph甃⌀c v甃⌀ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành Theo d漃̀i đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kĩ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của Nhà nước

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc Quy mô yêu cầu c甃⌀ thể về các điều kiện vật chất này ph甃⌀ thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan đơn vị Song văn phòng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử d甃⌀ng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng

Tùy theo điều kiện c甃⌀ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm v甃⌀ cho phù hợp

2.1.4 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là một trung tâm dịch v甃⌀ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của công ty do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Một số vai trò chủ yếu của văn

Ảnh hưởng của môi trường đến công việc văn phòng

Ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài đến các hoạt động văn phòng thực chất đó là sự ảnh hưởng từ môi trường quản trị, gồm các yếu tố cơ bản, như: kinh tế, chính trị- pháp luật, văn hóa-xã hội, tự nhiên, công nghệ

Ảnh hưởng từ môi trường bên trong đến các hoạt động văn phòng chủ yếu là do các chức năng khác nhau của tổ chức, năng lực của bộ máy quản lý, kỹ năng nguồn nhân lực cũng như các nguồn lực khác

2.2 Quản trị hành chính văn phòng 2.2.1 Khái niệm

Do tính đa dạng của hoạt động văn phòng, do đó không nên hiểu quản trị hành chánh văn phòng đơn thuần dưới dạng các nghiệp v甃⌀ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, công văn giấy tờ, soạn thảo văn thư, sắp xếp phân loại hồ sơ vv mà các nghiệp v甃⌀, hoạt động này đều phải được tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm tra

Cũng không nên hiểu văn phòng truyền thống, vì hình thức văn phòng mới đang xuất hiện Đó là một kết cấu chặt chẽ chủ yếu dựa vào các hệ thống máy móc điện tử và có tác động lớn đến toàn tổ chức mà nó ph甃⌀ thuộc Trong hình thức văn phòng hiện đại thì điểm nhấn không phải là việc lưu trữ biểu mẫu mà là các thông tin trong biểu mẫu Điểm nhấn không chỉ đơn thuần là máy móc mà là toàn bộ hệ thống bao gồm sự vận hành đồng

bộ của cả máy móc và nhân viên

Môi trường văn phòng mới đã mang đến nhiều thay đổi, các thay đổi này mang đến sự chuyên môn hóa lớn hơn cho hầu hết các nhân viên văn phòng Đồng thời nó cũng mang đến những nhu cầu dành cho nhà quản lý hành chính với kiến thức và sự hiểu biết rộng lớn hơn.Chức năng của người quản lý là phải đối mặt và làm việc với các nhân tố kinh tế, nhân lực, vật tư và đặc biệt quan trọng là với nhân viên chịu sự quản lý trực tiếp

Hiện có nhiều cách trình bày về quản trị hành chính văn phòng, song tóm lược lại có thể hiểu đơn giản : Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được m甃⌀c tiêu của mình

2.2.2 Chức năng quản trị hành chính văn phòng

Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho những tập thể con người hoạt động, hướng về m甃⌀c tiêu chung Những hoạt động đó có thể tập trung trong một số những công việc chính Đó là, dự kiến các hoạt động mà tổ chức sẽ phải thực hiện, tổ chức bộ máy, quản trị lao động, kiểm tra thành quả Cách nói thông thường, chức năng quản trị hành chính văn phòng gồm: Hoạch định, Tổ chức, điều hành, Kiểm tra

Công tác Văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp v甃⌀ riêng Vì vậy, trên cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị văn phòng cũng có những nội d甃⌀ng riêng

Hoạch định: Đề ra các m甃⌀c tiêu, công việc c甃⌀ thể, xác định các biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để kiểm tra văn phòng

Chức năng tổ chức:Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả m甃⌀c tiêu của công việc

Chức năng lãnh đạo: Phân công nhiệm v甃⌀ hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân viên thực hiện hiệu quả các công việc đã đưa ra trong kế hoạch

Chức năng kiểm tra: Theo d漃̀i kiểm tra thực hiện công việc văn phòng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hạot động văn phòng đi đúng m甃⌀c tiêu đã định

2.2.3 Nguyên tắc quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng dựa trên những nguyên tắc sau đây: -Nguyên tắc Phối hợp các bộ phận chức năng trong văn phòng -Nguyên tắc tiêu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

-Nguyên tắc Phản hồi và kiểm soát công việc văn phòng -Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát

-Nguyên tắc ủy thác công việc v v

2.2.4 Cơ cấu tổ chức trong quản trị văn phòng

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm v甃⌀ của công tác văn phòng gồm:

- Chánh văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) và các Phó văn phòng

-Phòng (bộ phận hoặc tổ) tổng hợp: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin, tổng hợp, nghiên cứu các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo d漃̀i, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết

-Phòng (bộ phận hoặc tố) Lưu trữ: Giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng Trực tiếp làm công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác sử d甃⌀ng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan

-Bộ phận hoặc tổ Tài v甃⌀:(Nếu cơ quan không thành lập phòng Tài v甃⌀ riêng) Có nhiệm v甃⌀ dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo d漃̀i, sử d甃⌀ng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

-Bộ phận tổ chức nhân sự: (nếu cơ quan không có phòng tổ chức cán bộ): Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển d甃⌀ng, bố trí sử d甃⌀ng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo d漃̀i, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự

-Bộ phận bảo vệ, lễ tân, ph甃⌀c v甃⌀

2.3 Nhà quản trị hành chính văn phòng 2.3.1 Khái niệm

Nhà quản trị hành chánh văn phòng, trước tiên phải là nhà quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận hành chánh của mình Đó cũng là người điều khiển, giám sát công việc của những người khác Đó là người ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp

Nhưng dù ở quy mô nào, với cấp bậc nào, nhà quản trị hành chánh văn phòng nói chung cũng cần đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

2.3.3 Các tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng

* Là một nhà trí thức được đào tạo trình độ tông quát và chuyên môn về hoạt động quản trị hành chánh văn phòng, có khả năng gánh vác công việc hành chánh văn phòng

* Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chánh văn phòng và toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

* Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới

* Có khả năng giao tiếp và làm việc tốt với nhiều đối tượng trong và ngoài tổ chức: cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng

* Có khả năng nắm bắt nhanh nhạy và xử lý vấn đề hiệu quả

2.3.3 Vai trò của nhà quản trị văn phòng

Cùng một lúc, nhà quản trị văn phòng phải đảm nhiệm ba vai trò: quan hệ với con

người, thông tin và ra quyết định Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty Đôi khi chính họ phải đứng ra giải quyết cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp v甃⌀ Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, họ cũng cần biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì sự phát triển của tổ chức

Giao tiếp đóng một phân quan trọng trong công việc của nhà quản trị và ngày nay đi trở thành một chức năng cần thiết Giao tiếp kém được coi là một trong những lý do tạo ra các rắc rối trong phối hợp thực hiện các hoạt động của tổ chức

Chức năng c甃⌀ thể nhất của nhà quản trị là kiểm soát công việc và con người Người kiểm soát phải kiểm soát lực lượng lao động của mình về tốc độ và chất lương công việc cũng như hiệu quả sử d甃⌀ng các tài nguyên khác của tổ chức

Kỷ luật xây dựng, đôi khi còn được gọi là kỷ luật tích cực là thiết lập các quy t cách làm cho chúng được tự động tuân thủ và do đó bảo đảm sự phối hợp Vit, dành cho một máy ảnh đặc biệt để sao chép những bản vẽ kiến trúc còn loại kia th có hai loại phim có cùng công d甃⌀ng như microfilm Tuy nhiên, một loại rất nhiều, được dùng trong một máy ảnh để sao chép văn bản Cả hai loại phim đều tr đựng trong hộp Để tránh sự xáo trộn giữa phim và máy, có thể thiết kế hộp dựng cho chúng chỉ khớp với loại máy ảnh thích hợp

Kỷ luật tiêu cực là sử d甃⌀ng đe dọa hoặc sự bắt buộc để áp đặt thái độ chấp nhận được Ngày nay loại này dường như không còn hiệu lực như trước kia vì cách dùng ch lớn" và mối đe dọa thất nghiệp không còn khả thi nữa Ngay cả khi điều đó được như một biện pháp răn đe thì nó cũng không hiệu quả vì các nhân viên sẽ luôn cổ gà tìm cách thoái thác công việc, do đó sự đe dọa của kỷ luật có một tác động tiêu chuẩn

2.3.4 Trách nhiệm của nhà quản trị hành chính văn phòng

Tình huống căng thẳng là việc thường xảy ra trong cuộc sống Trong doanh nghệ cũng như tại văn phòng doanh nghiệp, quản trị viên văn phòng thường phải giáp t với nhiều tình huống căng thẳng ( tức là khi tình hình công việc hay đời sống tiêu chứa đựng những thách thức vượt quá khả năng và nguồn lực của con người) phải biết cách xử lý thích hợp Do đó, trách nhiệm của quản trị viên văn phòng là:

• Kịp thời phát hiện các vấn để sắp nảy sinh, kịp thời tranh thủ ý kiến xây dự của tập thể lao động

• Đi sâu sát nhân viên, khêu gợi họ nói hết các thắc mắc, kịp thời điều chỉnh phân công, giao việc, cân nhắc và đề bạt, trách nhiệm và quyền lợi cho ng từng người Thường xuyên liên hệ, bàn bạc với Công đoàn, sâu sát tình công việc và hoành cảnh gia đình của từng người, kịp thời động viên, an ủi, giúp đỡ

2.3.5 Các kỹ năng của nhà quản trị hành chính văn phòng

Do phạm vi công việc rộng lớn và vai trò hoạt động phong phú hơn hẳn các vị trí khác trongtổ chức, nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần thành thạo nhiều kỹ năng để đáp ứng đòi hỏi của công việc, tập trung vào ba nhóm chính: kỹ năngnghiệp v甃⌀, kỹ năng nhân sự, và kỹ năng tư duy:

Kỹ năng nghiệp vụ:

Trước khi trở thành một nhà quản trị, nhà quản trị hành chính văn phòng phải chứng tỏ được năng lực chuyên môn trong phạm vi công việc của mình, thể hiện qua các kỹ năng văn phòng cơ bản, kỹ năng tổ chức, kỹ năng quản lý dự án

Nhà quản trị văn phòng cần trang bị cho mình những kiến thức về máy tỉnh, sử d甃⌀ng thành thạo các chương trình phần mềm, mạng, các thiết bị văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax, Họ phải có khả năng kỹ thuật để thực hiện những công việc mà các nhân viên dưới quyền tiến hành và biết cách vận hành những thiết bị được dùng trong lãnh vực của mình Điều này giúp cho họ giành được sự tín nhiệm của cấp dưới, có thể cố vấn cho nhân viên cách khắc ph甃⌀c bất kỳ khó khănnào trong quá trình làm việc Mặt khác, họ có thể chủ động giải quyết công việc khi nhân viên vắng mặt hoặc hướng dẫn cho người thay thế để quy trình làm việc không bị gián đoạn, nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm người giám sát, đánh công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhân viên Vì thế phải trang bị nh kiến thức chuyên môn vừa đủ, để có thể biết được đội làm dự án đang làm gì, làm thế nào, kết quả ra sao

Kỹ năng nhân sự: Là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công

kỹ năng nhân sự là một tố chất thiết yếu của nhà trị hành chính văn phòng Họ phải là người thương thuyết tốt để dung hòa được quan điểm, quyền lợi; diễn và truyền tải chính xác

thông điệp giữa các cấp lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân v với nhau để cả bộ máy vận hành trơn tru Khi đưa ra các chỉ thị phải đặc biệt r漃̀ rà để bảo đảm để nhân viên hiểu những gì được mong đợi và được khuyến khích đưa những câu hỏi nếu không hiểu Một nhà quản trị có phong cách giản dị, gần gũi, trọng việc hồi đáp sẽ có ưu thế hơn trong việc lãnh đạo nhân viên

Duy trì kỷ luật và chất lượng công việc là nhiệm v甃⌀ của nhà quản trị hành chính Nó đòi hỏi ở họ sự gương mẫu và tính hợp lý trong hành động Đặc biệt, trong mối quan hệ với cấp dưới, họ phải chứng tỏ sự công bằng và nhất quán Sự nhất quán trong cách giải quyết vấn đề với nhân viên dưới quyền khác nhau trong những thời điểm khác nhau tiêu biểu cho sự bền vững trong một tổ chức và là nguồn gốc của một sự bảo đảm lâu dài trong tương lai

Kỹ năng tư duy: Nhà quản trị văn phòng phải là người có khả năng tư duy hệ thống,

biết phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề một cách logic Quyết định chủ yếu của nhà trị là phân bố công việc, điều này đòi hỏi hoạch định cẩn thận để có thời gian biểu đúng Trong khi ra quyết định, họ nên tìm kiếm những phương pháp xử lý mới và d甃⌀n tỉnh được những hệ quả tích cực hoặc tiêu cực của quyết định đó trong hệ thống của tổ chức Nhà quản trị cũng phải có sự phán xét tốt và ra quyết định kịp thời

Cùng với khả năng tư duy hệ thống, nhà quản trị phải có khả năng quản lý thời gi hiệu quả Khi một nhà quản trị không hoạch định thời gian mình có thì các sírcép tích lũy và dẫn đến giận dữ, lo âu, căng thẳng và sau cùng là thiểu năng lực Có thể kiệm thời gian bằng quy tắc "một chạm" Ví d甃⌀, khi mở thư, đọc lướt qua và sau d sang một bên để giải quyết sau thì điều đó có nghĩa là việc đọc thư phải được trùn lại vào một lúc sau đó Khi đọc một tài liệu, anh ta nên đánh dấu những điểm chỉ tiết kiệm thời gian khi đọc lại nó sau đó Giao phó hoặc ủy thác công việc hợp lý là một cách quản lý thời gian hiệu quả

PHẦN 3:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG

3.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thế giới di động 3.1.1 Đôi nét về tập đoàn Thế Giới Di Động

Tập đoàn Thế Giới Di Động (MWG) được thành lập vào tháng 03/2004 với hoạt động chính ở những lĩnh vực: Mua bán sửa chữa các thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số và các lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử; Thực phẩm và hàng tiêu dùng; Dược phẩm Năm 2007, tập đoàn tiếp nhận vốn đầu tư của quỹ Mekong Capital, chính thức chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần để mở rộng cơ hội phát triển Tập đoàn Thế Giới Di Động (MWG) là nhà bán lẻ số 1 Việt Nam về doanh thu và lợi nhuận, với mạng lưới gần 4.000 cửa hàng trên toàn quốc MWG vận hành các chuỗi bán lẻ thegioididong.com, Điện Máy Xanh, Bách Hoá Xanh, Nhà thuốc An Khang Ngoài ra, MWG còn mở rộng ra thị trường nước ngoài với chuỗi bán lẻ thiết bị di động và điện máy tại Campuchia Năm 2020, thành viên mới của MWG là 4KFarm ra đời với m甃⌀c tiêu cung cấp cho người tiêu dùng thực phẩm an toàn

Tập Đoàn Thế Giới Di Động đang không ngừng phát triển, mở rộng kinh doanh thêm nhiều lĩnh vực với văn hóa công ty lấy khách hàng làm trọng tâm và nhân viên chỉ xếp thứ 2 sau khách hàng Công ty cam kết tạo ra môi trường làm việc được lắng nghe, được là chính mình, làm điều mình thích với văn hóa yêu thương và hỗ trợ đồng đội là sợi chỉ đỏ cho mọi hành động

Công ty cổ phần Thế giới di động là công ty tư nhân của Việt Nam, do người Việt Nam sáng lập và điều hành Tr甃⌀ sở chính của công ty nằm ở Tòa nhà MWG – Lô T2 – 1.2, Đường D1, Khu Công Nghệ Cao, Phường Tân Phú, Quận 9, TP Hồ Chí Minh

Hiện tập đoàn có hơn 50.000 cán bộ nhân viên ở các vị trí việc làm khác nhau được phân bố trên khắp cả nước Công ty có mạng lưới hơn 3.400 cửa hàng trên toàn quốc Bên cạnh thị trường Việt Nam, tập đoàn còn mở rộng thị trường nước ngoài với chuỗi bán lẻ thiết bị di động và điện máy tại Campuchia Hiện nay, doanh nghiệp có hơn 20 cửa hàng bán lẻ tại Campuchia

Thế giới di động Việt Nam là một trong những chuỗi cửa hàng bán lẻ điện thoại di

động và thiết bị công nghệ hàng đầu tại Việt Nam Được thành lập từ năm 2007, Thế giới di động nhanh chóng phát triển và trở thành một thương hiệu uy tín được người tiêu dùng tin tưởng Thế giới di động Việt Nam cung cấp đa dạng sản phẩm từ các hãng điện thoại nổi tiếng như Apple, Samsung, Oppo, Xiaomi, Huawei và nhiều hãng khác Bên cạnh điện thoại, họ cũng cung cấp các loại ph甃⌀ kiện đi kèm, đồng thời có dịch v甃⌀ bảo hành và sửa chữa điện thoại cho khách hàng Với mạng lưới rộng khắp cả nước, Thế giới di động có nhiều cửa hàng trải dài từ các thành phố lớn đến các tỉnh, mang lại sự tiện lợi cho khách hàng khi mua sắm và tiếp cận với sản phẩm công nghệ mới nhất Họ cũng phát triển kênh bán hàng online với website và ứng d甃⌀ng di động, để khách hàng có thể mua hàng trực tuyến và nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn Thế giới di động Việt Nam không chỉ là một cửa hàng bán lẻ, mà còn mang đến những trải nghiệm mua sắm thú vị và chuyên nghiệp Với tư duy kinh doanh sáng tạo, họ liên t甃⌀c cập nhật xu hướng công nghệ mới nhất để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và nâng cao trải nghiệm của họ trong việc sử d甃⌀ng điện thoại di động và thiết bị công nghệ

Chủ tịch Thế giới di động là ai?

Chủ tịch HĐQT kiêm người sáng lập Công ty cổ phần Thế Giới Di Động là ông Nguyễn Đức Tài Ông là 1 trong 10 tỷ phú giàu nhất sàn chứng khoán Việt Nam năm 2019 với tổng giá trị tài sản lên đến 3.260.88 tỉ đồng Vị doanh nhân này chính là “thuyền trưởng” chèo lái con tàu Thế Giới Di Động từ một cửa hàng kinh doanh nhỏ trở thành “đế chế” bán lẻ tỷ đô hiện nay

Bên cạnh đó bộ máy quản lý của công ty còn một số những nhân vật chủ chốt sau:  Ông Trần Kinh Doanh – Tổng Giám đốc kiêm Giám đốc phát triển kinh doanh  Ông Đặng Minh Lượm – Giám đốc nhân sự

 Ông Đinh Anh Huân – Giám đốc Dienmayxanh.com  Ông Đoàn Văn Hiểu Em – Đại diện Pháp luật

*Logo của công ty Thế Giới Di Động: