tiểu luận phân tích hoạt động có hiệu quả trong công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần thề giới di động

Điều này đòi hỏi sự đổi mới và sáng tạo trong các quy trình và công nghệ quản lý, cũng như sự hợp tác và gắn kết của toàn bộ nhân viên văn phòng.Trên cơ sở hiểu r漃̀ tầm quan trọng của h

PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, việc quản lý hoạt động văn phòng của một công ty trở nên ngày càng quan trọng và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, hiệu quả Và trong số những công ty dẫn đầu trong lĩnh vực này, không thể không nhắc đến Công ty cổ phần Thế giới di động - một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành bán lẻ điện thoại di động Hoạt động quản văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động không chỉ là một phần quan trọng trong sự phát triển và vận hành của công ty, mà còn đóng góp quan trọng vào việc xây dựng hình ảnh và thương hiệu mạnh mẽ trên thị trường Với m甃⌀c tiêu mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm tốt nhất, Công ty Thế giới di động đã và đang không ngừng nỗ lực để tạo ra một môi trường quản văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại và sáng tạo Trên nền tảng của sự chuyên nghiệp, hoạt động quản văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động tập trung vào việc tối ưu hóa sử d甃⌀ng tài nguyên, nâng cao năng suất làm việc, tạo môi trường làm việc tích cực và quản lý thông tin hiệu quả Điều này đòi hỏi sự đổi mới và sáng tạo trong các quy trình và công nghệ quản lý, cũng như sự hợp tác và gắn kết của toàn bộ nhân viên văn phòng.Trên cơ sở hiểu r漃̀ tầm quan trọng của hoạt động quản văn phòng, đề tài này nhằm m甃⌀c đích tìm hiểu và phân tích các hoạt động quản văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động Bằng việc nghiên cứu chi tiết về cách công ty này tổ chức và quản lý văn phòng, chúng ta sẽ có cái nhìn sâu hơn về những yếu tố quan trọng và các phương pháp tiên tiến được áp d甃⌀ng trong quá trình điều hành

Do đó, quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp Để hiểu r漃̀hơn về quản trị văn phòng có ảnh hưởng và tầm quan trọng như thế nào đến doanh nghiệp và cách hoạt động những chiến lược, các mô hình quản trị văn phòng của doanh nghiệp diễn ra như nào Nên chúng em đã chọn đề tài “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp quản trị quan hệ khách hàng tại công ty Thế Giới Di Động” để nghiên cứu

Làm r漃̀ lý luận về Hoạt Động Quản trị văn phòng trong công ty, tiến trình xây dựng Quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp nói chung và tại Công ty cổ phần Thế giới di động nói riêng Đánh giá thực trạng và hạn chế trong công tác Quản trị văn phòng Của Công ty cổ phần Thế giới di động,từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống Quản trị văn phòng trong tương lai tốt hơn

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu lý luận về quản trị văn phòng, công tác quản trị văn phòng của Công ty thế giới di động

+Phạm vi về nội dung: Báo cáo tập trung nghiên cứu Phân tích hoạt động quản trị văn phòng của công ty Cổ phần Thế giới di động

+ Phạm vi về không gian: Số liệu và không gian nghiên cứu của báo cáo tập trung ở địa bàn Thành phố tại Việt Nam

+ Phạm vi về thời gian: Số liệu ph甃⌀c v甃⌀ cho công tác nghiên cứu của báo cáo được cập nhật trong 3 năm gần nhất

Luận văn sử d甃⌀ng các phương pháp nghiên cứu khác nhau: phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết, phân tích các nguồn tài liệu trên các sách nghiên cứu, các trang mạng và báo chí Ngoài ra còn sử d甃⌀ng phương pháp quy nạp để nghiên cứu các vấn đề lý luận và trình bày các vấn đề và quan điểm liên quan

Phần 1: Phần Mở Đầu Phần 2: Cơ sở lý thuyết về quản trị hành chính văn phòng

Phần 3:Thực trang công tác quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cổ phần Thế Giới Di Động

Phần 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cổ phần Thế Giới Di Động

Phương pháp nghiên cứ u

Luận văn sử d甃⌀ng các phương pháp nghiên cứu khác nhau: phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết, phân tích các nguồn tài liệu trên các sách nghiên cứu, các trang mạng và báo chí Ngoài ra còn sử d甃⌀ng phương pháp quy nạp để nghiên cứu các vấn đề lý luận và trình bày các vấn đề và quan điểm liên quan.

Kết cấu đề tài

Phần 1: Phần Mở Đầu Phần 2: Cơ sở lý thuyết về quản trị hành chính văn phòng

Phần 3:Thực trang công tác quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cổ phần Thế Giới Di Động

Phần 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cổ phần Thế Giới Di Động

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Quản trị hành chính văn phòng

Do tính đa dạng của hoạt động văn phòng, do đó không nên hiểu quản trị hành chánh văn phòng đơn thuần dưới dạng các nghiệp v甃⌀ riêng rẽ như viết giấy giới thiệu, công văn giấy tờ, soạn thảo văn thư, sắp xếp phân loại hồ sơ vv mà các nghiệp v甃⌀, hoạt động này đều phải được tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm tra

Cũng không nên hiểu văn phòng truyền thống, vì hình thức văn phòng mới đang xuất hiện Đó là một kết cấu chặt chẽ chủ yếu dựa vào các hệ thống máy móc điện tử và có tác động lớn đến toàn tổ chức mà nó ph甃⌀ thuộc Trong hình thức văn phòng hiện đại thì điểm nhấn không phải là việc lưu trữ biểu mẫu mà là các thông tin trong biểu mẫu Điểm nhấn không chỉ đơn thuần là máy móc mà là toàn bộ hệ thống bao gồm sự vận hành đồng bộ của cả máy móc và nhân viên

Môi trường văn phòng mới đã mang đến nhiều thay đổi, các thay đổi này mang đến sự chuyên môn hóa lớn hơn cho hầu hết các nhân viên văn phòng Đồng thời nó cũng mang đến những nhu cầu dành cho nhà quản lý hành chính với kiến thức và sự hiểu biết rộng lớn hơn.Chức năng của người quản lý là phải đối mặt và làm việc với các nhân tố kinh tế, nhân lực, vật tư và đặc biệt quan trọng là với nhân viên chịu sự quản lý trực tiếp.

Hiện có nhiều cách trình bày về quản trị hành chính văn phòng, song tóm lược lại có thể hiểu đơn giản : Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được m甃⌀c tiêu của mình

2.2.2 Chức năng quản trị hành chính văn phòng

Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều kiện cho những tập thể con người hoạt động, hướng về m甃⌀c tiêu chung Những hoạt động đó có thể tập trung trong một số những công việc chính Đó là, dự kiến các hoạt động mà tổ chức sẽ phải thực hiện, tổ chức bộ máy, quản trị lao động, kiểm tra thành quả Cách nói thông thường, chức năng quản trị hành chính văn phòng gồm: Hoạch định, Tổ chức, điều hành, Kiểm tra

Công tác Văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp v甃⌀ riêng Vì vậy, trên cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị văn phòng cũng có những nội d甃⌀ng riêng

Hoạch định: Đề ra các m甃⌀c tiêu, công việc c甃⌀ thể, xác định các biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để kiểm tra văn phòng

Chức năng tổ chức:Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả m甃⌀c tiêu của công việc

Chức năng lãnh đạo: Phân công nhiệm v甃⌀ hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân viên thực hiện hiệu quả các công việc đã đưa ra trong kế hoạch

Chức năng kiểm tra: Theo d漃̀i kiểm tra thực hiện công việc văn phòng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hạot động văn phòng đi đúng m甃⌀c tiêu đã định

2.2.3 Nguyên tắc quản trịhành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng dựa trên những nguyên tắc sau đây:

-Nguyên tắc Phối hợp các bộ phận chức năng trong văn phòng -Nguyên tắc tiêu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng

-Nguyên tắc Phản hồi và kiểm soát công việc văn phòng -Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát

-Nguyên tắc ủy thác công việc v v

2.2.4 Cơ cấu tổ chức trong quản trịvăn phòng

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm v甃⌀ của công tác văn phòng gồm:

- Chánh văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) và các Phó văn phòng

-Phòng (bộ phận hoặc tổ) tổng hợp: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin, tổng hợp, nghiên cứu các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo d漃̀i, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết

-Phòng (bộ phận hoặc tố) Lưu trữ: Giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng

Trực tiếp làm công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác sử d甃⌀ng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan

-Bộ phận hoặc tổ Tài v甃⌀:(Nếu cơ quan không thành lập phòng Tài v甃⌀ riêng) Có nhiệm v甃⌀ dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo d漃̀i, sử d甃⌀ng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

-Bộ phận tổ chức nhân sự: (nếu cơ quan không có phòng tổ chức cán bộ): Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển d甃⌀ng, bố trí sử d甃⌀ng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo d漃̀i, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự

-Bộ phận bảo vệ, lễ tân, ph甃⌀c v甃⌀

Nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chánh văn phòng, trước tiên phải là nhà quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận hành chánh của mình Đó cũng là người điều khiển, giám sát công việc của những người khác Đó là người ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp

2.3.2 Các cấp bậc Ở các tổ chức lớn, quản trị hành chánh chia thành các cấp bậc chức v甃⌀ khác nhau:

* Trưởng phòng hành chánh/ Trưởng phòng xử lý văn bản/ Trưởng phòng hồ sơ

* Phó tổng giám đốc hành chánh Ở các tổ chức vừa và nhỏ, hành chính kiêm nhiệm một phần nhân sự, thực hiện các công việc về quy trình hoạt động doanh nghiệp, thông báo tuyển d甃⌀ng, chuẩn bị công tác, tài liệu họp, văn phòng phẩm, thủ t甃⌀c chế độ chính sách đãi ngộ

Nhưng dù ở quy mô nào, với cấp bậc nào, nhà quản trị hành chánh văn phòng nói chung cũng cần đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

2.3.3 Các tiêu chuẩn nhà quản trịvăn phòng

* Là một nhà trí thức được đào tạo trình độ tông quát và chuyên môn về hoạt động quản trị hành chánh văn phòng, có khả năng gánh vác công việc hành chánh văn phòng

* Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chánh văn phòng và toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

* Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới

* Có khả năng giao tiếp và làm việc tốt với nhiều đối tượng trong và ngoài tổ chức: cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng

* Có khả năng nắm bắt nhanh nhạy và xử lý vấn đề hiệu quả

2.3.3 Vai trò của nhà quản trị văn phòng

Cùng một lúc, nhà quản trị văn phòng phải đảm nhiệm ba vai trò: quan hệ với con người, thông tin và ra quyết định Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty Đôi khi chính họ phải đứng ra giải quyết cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp v甃⌀ Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, họ cũng cần biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì sự phát triển của tổ chức.

Giao tiếp đóng một phân quan trọng trong công việc của nhà quản trị và ngày nay đi trở thành một chức năng cần thiết Giao tiếp kém được coi là một trong những lý do tạo ra các rắc rối trong phối hợp thực hiện các hoạt động của tổ chức

Chức năng c甃⌀ thể nhất của nhà quản trị là kiểm soát công việc và con người Người kiểm soát phải kiểm soát lực lượng lao động của mình về tốc độ và chất lương công việc cũng như hiệu quả sử d甃⌀ng các tài nguyên khác của tổ chức

Kỷ luật xây dựng, đôi khi còn được gọi là kỷ luật tích cực là thiết lập các quy t cách làm cho chúng được tự động tuân thủ và do đó bảo đảm sự phối hợp Vit, dành cho một máy ảnh đặc biệt để sao chép những bản vẽ kiến trúc còn loại kia th có hai loại phim có cùng công d甃⌀ng như microfilm Tuy nhiên, một loại rất nhiều, được dùng trong một máy ảnh để sao chép văn bản Cả hai loại phim đều tr đựng trong hộp Để tránh sự xáo trộn giữa phim và máy, có thể thiết kế hộp dựng cho chúng chỉ khớp với loại máy ảnh thích hợp

Kỷ luật tiêu cực là sử d甃⌀ng đe dọa hoặc sự bắt buộc để áp đặt thái độ chấp nhận được Ngày nay loại này dường như không còn hiệu lực như trước kia vì cách dùng ch lớn" và mối đe dọa thất nghiệp không còn khả thi nữa Ngay cả khi điều đó được như một biện pháp răn đe thì nó cũng không hiệu quả vì các nhân viên sẽ luôn cổ gà tìm cách thoái thác công việc, do đó sự đe dọa của kỷ luật có một tác động tiêu chuẩn.

2.3.4 Trách nhiệm của nhà quản trịhành chính văn phòng

Tình huống căng thẳng là việc thường xảy ra trong cuộc sống Trong doanh nghệ cũng như tại văn phòng doanh nghiệp, quản trị viên văn phòng thường phải giáp t với nhiều tình huống căng thẳng ( tức là khi tình hình công việc hay đời sống tiêu chứa đựng những thách thức vượt quá khả năng và nguồn lực của con người) phải biết cách xử lý thích hợp

Do đó, trách nhiệm của quản trị viên văn phòng là:

• Kịp thời phát hiện các vấn để sắp nảy sinh, kịp thời tranh thủ ý kiến xây dự của tập thể lao động

• Đi sâu sát nhân viên, khêu gợi họ nói hết các thắc mắc, kịp thời điều chỉnh phân công, giao việc, cân nhắc và đề bạt, trách nhiệm và quyền lợi cho ng từng người Thường xuyên liên hệ, bàn bạc với Công đoàn, sâu sát tình công việc và hoành cảnh gia đình của từng người, kịp thời động viên, an ủi, giúp đỡ.

2.3.5 Các kỹnăng của nhà quản trị hành chính văn phòng

Do phạm vi công việc rộng lớn và vai trò hoạt động phong phú hơn hẳn các vị trí khác trongtổ chức, nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần thành thạo nhiều kỹ năng để đáp ứng đòi hỏi của công việc, tập trung vào ba nhóm chính: kỹ năngnghiệp v甃⌀, kỹ năng nhân sự, và kỹ năng tư duy:

Trước khi trở thành một nhà quản trị, nhà quản trị hành chính văn phòng phải chứng tỏ được năng lực chuyên môn trong phạm vi công việc của mình, thể hiện qua các kỹ năng văn phòng cơ bản, kỹ năng tổ chức, kỹ năng quản lý dự án

Nhà quản trị văn phòng cần trang bị cho mình những kiến thức về máy tỉnh, sử d甃⌀ng thành thạo các chương trình phần mềm, mạng, các thiết bị văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax, Họ phải có khả năng kỹ thuật để thực hiện những công việc mà các nhân viên dưới quyền tiến hành và biết cách vận hành những thiết bị được dùng trong lãnh vực của mình Điều này giúp cho họ giành được sự tín nhiệm của cấp dưới, có thể cố vấn cho nhân viên cách khắc ph甃⌀c bất kỳ khó khănnào trong quá trình làm việc Mặt khác, họ có thể chủ động giải quyết công việc khi nhân viên vắng mặt hoặc hướng dẫn cho người thay thế để quy trình làm việc khôngbị gián đoạn, nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm người giám sát, đánh công việc hoàn thành cũng như năng lực của nhân viên Vì thế phải trang bị nh kiến thức chuyên môn vừa đủ, để có thể biết được đội làm dự án đang làm gì, làm thế nào, kết quả ra sao

Kỹ năng nhân sự: Là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công kỹ năng nhân sự là một tố chất thiết yếu của nhà trị hành chính văn phòng Họ phải là người thương thuyết tốt để dung hòa được quan điểm, quyền lợi; diễn và truyền tải chính xác thông điệp giữa các cấp lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân v với nhau để cả bộ máy vận hành trơn tru Khi đưa ra các chỉ thị phải đặc biệt r漃̀ rà để bảo đảm để nhân viên hiểu những gì được mong đợi và được khuyến khích đưa những câu hỏi nếu không hiểu Một nhà quản trị có phong cách giản dị, gần gũi, trọng việc hồi đáp sẽ có ưu thế hơn trong việc lãnh đạo nhân v iên

Duy trì kỷ luật và chất lượng công việc là nhiệm v甃⌀ của nhà quản trị hành chính Nó đòi hỏi ở họ sự gương mẫu và tính hợp lý trong hành động Đặc biệt, trong mối quan hệ với cấp dưới, họ phải chứng tỏ sự công bằng và nhất quán Sự nhất quán trong cách giải quyết vấn đề với nhân viên dưới quyền khác nhau trong những thời điểm khác nhau tiêu biểu cho sự bền vững trong một tổ chức và là nguồn gốc của một sự bảo đảm lâu dài trong tương lai

TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG

Giới thiệu về công ty cổ phần thế giới di động

Tập đoàn Thế Giới Di Động (MWG) được thành lập vào tháng 03/2004 với hoạt động chính ở những lĩnh vực: Mua bán sửa chữa các thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số và các lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử; Thực phẩm và hàng tiêu dùng; Dược phẩm Năm 2007, tập đoàn tiếp nhận vốn đầu tư của quỹ Mekong Capital, chính thức chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần để mở rộng cơ hội phát triển Tập đoàn Thế Giới Di Động (MWG) là nhà bán lẻ số 1 Việt Nam về doanh thu và lợi nhuận, với mạng lưới gần 4.000 cửa hàng trên toàn quốc MWG vận hành các chuỗi bán lẻ thegioididong.com, Điện Máy Xanh, Bách Hoá Xanh, Nhà thuốc An Khang Ngoài ra, MWG còn mở rộng ra thị trường nước ngoài với chuỗi bán lẻ thiết bị di động và điện máy tại Campuchia Năm 2020, thành viên mới của MWG là 4KFarm ra đời với m甃⌀c tiêu cung cấp cho người tiêu dùng thực phẩm an toàn

Tập Đoàn Thế Giới Di Động đang không ngừng phát triển, mở rộng kinh doanh thêm nhiều lĩnh vực với văn hóa công ty lấy khách hàng làm trọng tâm và nhân viên chỉ xếp thứ 2 sau khách hàng Công ty cam kết tạo ra môi trường làm việc được lắng nghe, được là chính mình, làm điều mình thích với văn hóa yêu thương và hỗ trợ đồng đội là sợi chỉ đỏ cho mọi hành động.

Công ty cổ phần Thế giới di động là công ty tư nhân của Việt Nam, do người Việt Nam sáng lập và điều hành Tr甃⌀ sở chính của công ty nằm ở Tòa nhà MWG – Lô T2 – 1.2, Đường D1, Khu Công Nghệ Cao, Phường Tân Phú, Quận 9, TP Hồ Chí Minh.

Hiện tập đoàn có hơn 50.000 cán bộ nhân viên ở các vị trí việc làm khác nhau được phân bố trên khắp cả nước Công ty có mạng lưới hơn 3.400 cửa hàng trên toàn quốc Bên cạnh thị trường Việt Nam, tập đoàn còn mở rộng thị trường nước ngoài với chuỗi bán lẻ thiết bị di động và điện máy tại Campuchia Hiện nay, doanh nghiệp có hơn 20 cửa hàng bán lẻ tại Campuchia

Thế giới di động Việt Nam là một trong những chuỗi cửa hàng bán lẻ điện thoại di động và thiết bị công nghệ hàng đầu tại Việt Nam Được thành lập từ năm 2007, Thế giới di động nhanh chóng phát triển và trở thành một thương hiệu uy tín được người tiêu dùng tin tưởng Thế giới di động Việt Nam cung cấp đa dạng sản phẩm từ các hãng điện thoại nổi tiếng như Apple, Samsung, Oppo, Xiaomi, Huawei và nhiều hãng khác Bên cạnh điện thoại, họ cũng cung cấp các loại ph甃⌀ kiện đi kèm, đồng thời có dịch v甃⌀ bảo hành và sửa chữa điện thoại cho khách hàng Với mạng lưới rộng khắp cả nước, Thế giới di động có nhiều cửa hàng trải dài từ các thành phố lớn đến các tỉnh, mang lại sự tiện lợi cho khách hàng khi mua sắm và tiếp cận với sản phẩm công nghệ mới nhất Họ cũng phát triển kênh bán hàng online với website và ứng d甃⌀ng di động, để khách hàng có thể mua hàng trực tuyến và nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn Thế giới di động Việt Nam không chỉ là một cửa hàng bán lẻ, mà còn mang đến những trải nghiệm mua sắm thú vị và chuyên nghiệp Với tư duy kinh doanh sáng tạo, họ liên t甃⌀c cập nhật xu hướng công nghệ mới nhất để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và nâng cao trải nghiệm của họ trong việc sử d甃⌀ng điện thoại di động và thiết bị công nghệ

Chủ tịch Thế giới di động là ai?

Chủ tịch HĐQT kiêm người sáng lập Công ty cổ phần Thế Giới Di Động là ông Nguyễn Đức Tài Ông là 1 trong 10 tỷ phú giàu nhất sàn chứng khoán Việt Nam năm 2019 với tổng giá trị tài sản lên đến 3.260.88 tỉ đồng Vị doanh nhân này chính là “thuyền trưởng” chèo lái con tàu Thế Giới Di Động từ một cửa hàng kinh doanh nhỏ trở thành

“đế chế” bán lẻ tỷ đô hiện nay

Bên cạnh đó bộ máy quản lý của công ty còn một số những nhân vật chủ chốt sau:

Ông Trần Kinh Doanh – Tổng Giám đốc kiêm Giám đốc phát triển kinh doanh

 Ông Đặng Minh Lượm – Giám đốc nhân sự

 Ông Đinh Anh Huân – Giám đốc Dienmayxanh.com

 Ông Đoàn Văn Hiểu Em – Đại diện Pháp luật

*Logo của công ty Thế Giới Di Động: Ý nghĩa logo của Thế giới di động là gì?

Hình tượng con người trong logo chính thức của Công ty cổ phần Thế giới di động được tạo thành bởi các ô vuông nhỏ Hình ảnh này tượng trưng cho hệ thống rất nhiều các cửa hàng bán lẻ của hãng

Những hình khối tròn trong logo tượng trưng cho mặt trời, quả địa cầu thể hiện cho khát vọng đưa thương hiệu vươn ra toàn cầu.

Biểu tượng logo ấy chính là sứ mệnh mà Thế giới di động muốn hướng đến là đưa đến chiếm lĩnh thị trường bán lẻ tại Việt Nam, đưa thương hiệu vươn tầm thế giới

3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thế Giới Di Động

Năm 2004: Công ty cổ phần Thế Giới Di Động được thành lập với số vốn ban đầu khoảng 2 tỷ đồng theo mô hình thương mại điện tử nhưng thất bại

Tháng 10/2004: Chuyển đổi mô hình kinh doanh, đầu tư vào cửa hàng bán lẻ các thiết bị di động

Tháng 3/2006: Thế giới di động có tổng cộng 4 cửa hàng tại TP Hồ Chí Minh

Năm 2007: Thành công kêu gọi vốn đầu tư của Mekong Capital, phát triển quy mô

Năm 2009: Đạt quy mô 40 cửa hàng bán lẻ

Năm 2010: Mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang ngành hàng điện tử tiêu dùng với thương hiệu Dienmay.com (sau đổi thành Dienmayxanh.com)

Năm 2012: Đạt quy mô 220 cửa hàng tại Việt Nam Tháng 5/2013: Thế giới di động tiếp nhận đầu tư của Robert A.Willett –cựu CEO BestBuy International và Công ty CDH Electric Bee Limited

Năm 2017: Tiến hành sáp nhập và mua lại hệ thống bán lẻ điện máy Trần Anh

Tháng 3/2018: Mua lại 40% vốn chuỗi dược phẩm Phúc An Khang Sau đó đổi tên thành Nhà thuốc An Khang

Tháng 10/2018: Sáp nhập hoàn thành, có tổng cộng 34 siêu thị Trần Anh được thay biển Điện Máy Xanh

3.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động

Hoạt động chính ở những lĩnh vực: Mua bán sửa chữa các thiết bị liên quan đến điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số và các lĩnh vực liên quan đến thương mại điện tử; Thực phẩm và hàng tiêu dùng

Trong hệ sinh thái của MWG, ngoài các công ty con chuyên vận hành chuỗi bán lẻ (thegioididong.com, Điện Máy Xanh, Bách Hóa Xanh, nhà thuốc An Khang ) còn có các công ty chuyên cung cấp dịch v甃⌀ có liên quan như dịch v甃⌀ hậu mãi - bảo trì - lắp đặt, dịch v甃⌀ giao hàng chặng cuối, dịch v甃⌀ quản lý kho vận logistics, mảng phân phối sản phẩm nông nghiệp an toàn 4KFarm Công ty cũng mở rộng kinh doanh ra thị trường nước ngoài với chuỗi bán lẻ điện máy tại Campuchia và liên doanh tại Indonesia

MWG tập trung xây dựng dịch v甃⌀ khách hàng khác biệt với chất lượng vượt trội, phù hợp với văn hoá đặt khách hàng làm trung tâm trong mọi suy nghĩ và hành động của công ty 3 thương hiệu lớn của MWG đều nằm trong top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam (The Brand Finance)

MWG nhiều năm liền có tên trong các bảng xếp hạng danh giá như TOP 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á – Thái Bình Dương (Retail Asia), TOP 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam (Nhịp Cầu Đầu Tư), TOP 50 công ty niêm yết tốt nhất Châu Á của tạp chí uy tín Forbes… Sự phát triển của MWG cũng là một điển hình tốt được nghiên cứu tại các trường Đại học hàng đầu như Harvard, UC Berkeley, trường kinh doanh Tuck (Mỹ)

3.1.4 Tình hình hoạt động của Công ty cổ phần Thế giới di động trong 3 năm gần nhất

Công ty CP Đầu tư Thế giới Di động vừa cập nhật tình hình kinh doanh 11 tháng năm 2023 cho thấy tổng doanh thu Thế giới Di động trong tháng 11 đạt 9.900 tỷ đồng tương đương với cùng kỳ năm 2022 nhưng giảm mạnh so với con số 11.190 tỷ đồng của tháng 10/2023

Lũy kế 11 tháng tổng doanh thu đạt 107.954 tỷ đồng giảm 13% so với năm 2022 và hoàn thành 80% kế hoạch doanh thu năm 2023 là 135.000 tỷ đồng.

Trong cơ cấu doanh thu, Điện máy xanh và Bách Hóa Xanh chiếm tỷ trọng lớn nhất lần lượt 46,9% và 26,3% Tiếp theo là Thế giới di động 24,2%

Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Thế giới di động

*Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hành chính văn phòng:

Công ty cổ phần Thế Giới Di Động có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hành chính văn phòng khá r漃̀ nét và chuyên nghiệp Nó bao gồm các bộ phận chính như: Hành chính - Nhân sự, Quản lý hành chính, Thông tin - Công nghệ, và Tiếp đón - Lễ tân Mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm v甃⌀ r漃̀ ràng và phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo các hoạt động hành chính, nhân sự và công nghệ thông tin của văn phòng được vận hành hiệu quả

*Chức năng, nhiệm vụ của các phòng/bộ phận:

Trước hết, các phòng ban được giao những nhiệm v甃⌀ được xác định r漃̀ ràng và khả thi để thực hiện với sự giám sát và phối hợp phù hợp Việc quản lý Phòng Nhân sự bao gồm các quy trình tuyển d甃⌀ng, xây dựng chính sách, đào tạo cũng như phát triển nhân viên cùng các chức năng khác Bộ phận quản lý hành chính chịu trách nhiệm quản lý các nguồn lực vật chất như trang thiết bị đang sử d甃⌀ng và các dịch v甃⌀ hỗ trợ văn phòng Phòng Công nghệ Thông tin chịu trách nhiệm quản lý cơ sở hạ tầng CNTT cũng như các ứng d甃⌀ng để đảm bảo an ninh và vận hành trơn tru Lễ tân là bộ phận riêng biệt chịu trách nhiệm về công tác lễ tân, tổ chức sự kiện và hỗ trợ ở cấp quản lý

Nhìn chung, công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần Thế Giới Di Động được triển khai khá hiệu quả và chuyên nghiệp, với các ưu điểm sau:

- Cơ cấu tổ chức r漃̀ ràng, phân công nhiệm v甃⌀ chi tiết, r漃̀ ràng cho từng bộ phận

- Sự phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo các hoạt động được vận hành liên thông

- Ứng d甃⌀ng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công việc, quản lý

- Chú trọng công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hành chính, nhân sự

- Tổ chức tốt các hoạt động ph甃⌀c v甃⌀, hỗ trợ lãnh đạo và nhân viên

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, công ty vẫn cần cải thiện một số tồn tại như:

- Cần nâng cao năng lực, kinh nghiệm của một số cán bộ quản lý, điều hành

- Cần hoàn thiện hơn về quy trình, quy định, chuẩn hóa công việc

- Cần tăng cường ứng d甃⌀ng các giải pháp công nghệ hiện đại hơn

- Cần có chính sách đãi ngộ, động viên nhân viên hành chính - nhân sự tốt hơn

3.2.2 Công tác quản lý nhân sựhành chính văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên hành chính văn phòng:

Công ty có quy trình tuyển d甃⌀ng nhân viên hành chính - nhân sự r漃̀ ràng, công khai, minh bạch, đảm bảo tuân thủ pháp luật

Tiêu chí tuyển d甃⌀ng chú trọng vào trình độ chuyên môn, năng lực làm việc, kinh nghiệm quản lý hành chính, nhân sự

Công ty thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên hành chính văn phòng, như:

 Đào tạo về quy trình, nghiệp v甃⌀ hành chính, nhân sự

 Đào tạo về các kỹ năng quản trị, giao tiếp, xử lý tình huống

 Đào tạo về ứng d甃⌀ng công nghệ, phần mềm hỗ trợ công việc

 Công ty cũng khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học, chứng chỉ chuyên ngành để nâng cao trình độ

Chế độ đãi ngộ và chính sách động viên nhân viên:

 Công ty có chính sách lương, thưởng, phúc lợi cạnh tranh so với thị trường, nhằm thu hút và giữ chân nhân tài

 Lương thưởng được xây dựng dựa trên năng lực, hiệu quả công việc, có sự đánh giá chặt chẽ từ cấp quản lý

 Ngoài tiền lương, công ty còn có nhiều chính sách phúc lợi hấp dẫn như:

 Bảo hiểm sức khỏe, du lịch, vui chơi giải trí

 Hỗ trợ các sự kiện, hoạt động đoàn thể

 Các chương trình tăng cường động lực, gắn kết nhân viên

 Công ty cũng thường xuyên tổ chức các hoạt động team building, giao lưu, tạo không khí làm việc sôi nổi, gắn kết

 Cơ hội thăng tiến, đảm nhận các vị trí quản lý cấp cao cũng được công ty quan tâm và tạo điều kiện phát triển

3.2.3 Công tác quản lý các hoạt động hành chính văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động

Quản lý công việc, lưu trữ và quản lý thông tin:

- Công ty đã xây dựng hệ thống quy trình quản lý công việc hành chính văn phòng chi tiết, bao gồm các quy định về phân công, giao việc, theo d漃̀i tiến độ, báo cáo Các quy trình này được chuẩn hóa và áp d甃⌀ng thống nhất trên toàn công ty

- Sử d甃⌀ng các phần mềm quản lý văn phòng như Microsoft SharePoint, Google Workspace để điều phối công việc, lập kế hoạch, giao việc, theo d漃̀i tiến độ và báo cáo

Các công c甃⌀ này giúp tăng cường tính minh bạch, truy xuất thông tin và hợp tác giữa các nhân viên

- Về lưu trữ và quản lý thông tin, công ty đã xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu, hồ sơ văn phòng theo chuẩn mực, với sự phân loại, sắp xếp logic Các tài liệu quan trọng được số hóa và lưu trữ điện tử, đảm bảo an toàn, dễ dàng truy xuất

- Định kỳ rà soát, sắp xếp lại hệ thống lưu trữ, loại bỏ các tài liệu hết giá trị, cập nhật các thông tin mới Áp d甃⌀ng các biện pháp bảo mật thông tin như mật khẩu, mã hóa, phân quyền truy cập

Quảnlý các dịch vụ hỗ trợ

- Công ty có bộ phận quản lý hành chính chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các dịch v甃⌀ hỗ trợ cho hoạt động văn phòng

- Ký hợp đồng dịch v甃⌀ với các nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và năng lực đáp ứng các yêu cầu của công ty Các dịch v甃⌀ bao gồm: vệ sinh, bảo vệ, bảo dưỡng thiết bị, sửa chữa, etc

- Xây dựng quy trình, tiêu chuẩn quản lý các dịch v甃⌀ này, bao gồm: yêu cầu về chất lượng, lịch thực hiện, kiểm tra, đánh giá

- Thực hiện giám sát chặt chẽ, đánh giá định kỳ về chất lượng, hiệu quả của các dịch v甃⌀, từ đó có điều chỉnh, cải tiến khi cần thiết

- Lập kế hoạch, dự toán chi phí hợp lý, có tính đến yếu tố giá cả thị trường, chất lượng dịch v甃⌀

3.2.4 Nội dung công tác quản trịvăn phòng tại công ty cổ phần thế giới di động

Thế Giới Di Động, một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện thoại di động tại Việt Nam, đã chứng minh được sức mạnh của việc áp d甃⌀ng chiến lược và quản lý khoa học Hàng năm, họ không chỉ xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết cho từng bộ phận và cửa hàng mà còn thiết lập các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận c甃⌀ thể, cùng với những kế hoạch hành động r漃̀ ràng Điều này cho thấy sự chủ động và linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch dựa trên tình hình thực tế thông qua các cuộc họp giao ban định kỳ

Không chỉ vậy, Thế Giới Di Động còn chú trọng đến việc bố trí và sắp xếp nơi làm việc cho nhân viên một cách khoa học và hiện đại Hệ thống văn phòng và cửa hàng bán lẻ của họ không chỉ phủ sóng khắp cả nước mà còn được trang bị đầy đủ các tiện nghi cần thiết, đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái Điều này thể hiện sự quan tâm của công ty đối với việc tạo ra một môi trường làm việc chất lượng cao, nhằm thu hút và giữ chân những nhân viên tài năng

Trong thời đại công nghệ số, công ty CP Thế Giới Di Động đã không ngừng đổi mới và áp d甃⌀ng các giải pháp công nghệ thông tin tiên tiến vào quản trị hành chính, đưa ra một mô hình làm việc hiện đại và hiệu quả Sự chuyển mình này không chỉ thể hiện qua việc quản lý văn bản và tài liệu điện tử một cách bài bản mà còn qua việc quản lý nhân sự, tài sản và vật tư, cũng như việc quản lý công việc và lịch làm việc của nhân viên

Với việc triển khai Microsoft SharePoint và Google Workspace, công ty đã xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản số hóa, cho phép lưu trữ và truy cập dễ dàng các tài liệu quan trọng Các chức năng như phê duyệt và theo d漃̀i tình trạng văn bản được tích hợp, giúp quá trình quản lý trở nên minh bạch và hiệu quả.

Trong lĩnh vực quản lý nhân sự, công ty đã triển khai phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) để quản lý thông tin nhân viên một cách toàn diện Chức năng chấm công tự động giúp theo d漃̀i thời gian làm việc và nghỉ phép một cách chính xác và hiệu quả, liên kết chặt chẽ với các quy trình như tuyển d甃⌀ng, đào tạo, và đánh giá hiệu suất

Phần mềm ERP được ứng d甃⌀ng để quản lý tài sản và vật tư, giúp theo d漃̀i tình trạng và vị trí của chúng một cách chính xác Quy trình mua sắm, bảo trì và thanh lý được theo d漃̀i một cách hiệu quả, đảm bảo sự liên kết thông suốt với các bộ phận như Tài chính và Hành chính

Đánh giá chung về thực trạng quản trị hành chính văn phòng của Công ty cổ phần Thế giới di động

-Cơ Cấu Tổ Chức và Phân Công Nhiệm V甃⌀ R漃̀ Ràng:

+Công ty đã xây dựng một bộ máy quản trị hành chính văn phòng hoàn thiện, với sự phân chia chức năng và nhiệm v甃⌀ r漃̀ ràng cho từng bộ phận, từ Hành chính - Nhân sự đến Quản lý hành chính, Thông tin - Công nghệ, và Tiếp đón - Lễ tân

+Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận đảm bảo các hoạt động văn phòng được vận hành một cách liên thông và hiệu quả

-Chính Sách Quản Lý Nhân Sự Hành Chính Tốt:

+Quy trình tuyển d甃⌀ng và đào tạo nhân viên hành chính - nhân sự được thực hiện một cách chuyên nghiệp, với sự chú trọng đặc biệt vào trình độ và năng lực chuyên môn của ứng viên

+Chế độ đãi ngộ và chính sách động viên như lương thưởng, phúc lợi được xây dựng một cách cạnh tranh, giúp thu hút và giữ chân nguồn nhân lực chất lượng cao

-Ứng D甃⌀ng Công Nghệ Thông Tin Hiệu Quả:

+Công ty đã triển khai một hệ thống CNTT hiện đại, tích hợp nhiều phần mềm quản lý hành chính như quản lý văn bản, nhân sự, và tài sản

+Việc số hóa và lưu trữ thông tin an toàn, cùng với kết nối liên thông giữa các hệ thống, giúp tăng cường tính minh bạch và khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng

3.3.2 Tồn tại, hạn chế cần cải thiện:

- Một số cán bộ quản lý, điều hành hành chính văn phòng vẫn còn thiếu kinh nghiệm, kỹ năng quản lý, điều hành

- Cần có chương trình đào tạo, phát triển năng lực quản lý chuyên sâu hơn cho đội ngũ cán bộ này

- Mặc dù đã có các quy trình, quy định, nhưng vẫn còn một số điểm chưa được chuẩn hóa đầy đủ, gây khó khăn trong triển khai thống nhất

- Cần rà soát, hoàn thiện thêm về mặt quy trình, quy định, chuẩn hóa các công việc hành chính

- Một số ứng d甃⌀ng CNTT còn hạn chế, chưa được tối ưu hóa, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý hành chính

- Tiếp t甃⌀c đầu tư, cập nhật các giải pháp công nghệ mới nhất, tích hợp chặt chẽ hơn

- Mặc dù chính sách đãi ngộ hiện tại khá cạnh tranh, nhưng vẫn cần có những cải tiến, nâng cao hơn nữa

- Cần xây dựng thêm các chính sách, chương trình động viên, gắn kết đội ngũ hành chính - nhân sự

*Công ty cổ phần Thế Giới Di Động đã triển khai công tác quản trị hành chính văn phòng khá hiệu quả, với nhiều ưu điểm nổi bật Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế cần được cải thiện để nâng cao hơn nữa chất lượng, hiệu quả quản lý hành chính văn phòng.

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG

Tự động hóa Quy trình công việc

-Triển khai phần mềm quản lý quy trình công việc để tự động hóa các nhiệm v甃⌀ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như tạo hóa đơn hoặc phê duyệt đơn xin phép

-Sử d甃⌀ng trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa luồng công việc và cải thiện hiệu quả của nhân viên

*Các bước để tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định và mô tả quy trình làm việc hiện tại: Bắt đầu với việc xác định và mô tả quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp, từ đó đánh giá và phân tích để tìm ra các điểm yếu và cơ hội để cải thiện

Bước 2: Thiết kế quy trình làm việc mới : Dựa trên việc phân tích và đánh giá quy trình làm việc hiện tại, doanh nghiệp sẽ có thể thiết kế một quy trình làm việc mới và tối ưu hơn

Bước 3: Áp d甃⌀ng và thử nghiệm quy trình làm việc mới: Sau khi đã thiết kế quy trình làm việc mới, doanh nghiệp sẽ áp d甃⌀ng và thử nghiệm quy trình này để đảm bảo rằng lợi ích và đảm bảo tính hiệu quả của quy trình này

Bước 4: Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Việc đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong việc áp d甃⌀ng và thực hiện quy trình làm việc mới là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và thành công của quy trình này

Bước 5: Sử d甃⌀ng công nghệ và phần mềm hỗ trợ: Công nghệ và phần mềm hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý và theo d漃̀i quy trình làm việc một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa hiệu suất công việc

Bước 6: Đánh giá và cải tiến liên t甃⌀c: Đánh giá và cải tiến liên t甃⌀c là bước không thể thiếu trong quá trình tối ưu hóa quy trình làm việc Doanh nghiệp cần đánh giá và đo lường hiệu quả của quy trình làm việc mới để có thể cải tiến và tối ưu hóa liên t甃⌀c trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

4.2 Sử dụng Công cụ Quản lý Dự án

-Triển khai phần mềm quản lý dự án để theo d漃̀i tiến độ dự án, phân bổ nhiệm v甃⌀ và quản lý giao tiếp trong nhóm Sử d甃⌀ng các tính năng tự động hóa để giảm tải công việc thủ công và tiết kiệm thời gian

*Một số công cụ quản lý dự án:

Microsoft Project được tạo ra để giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, phân phối nguồn lực, theo d漃̀i tiến độ và phân tích khối lượng công việc Mặc cho tính chất phức tạp, MS Project lại sở hữu giao diện trực quan Đây là một giải pháp phần mềm được đánh giá cao; có thể đóng góp rất lớn vào thành công của dự án Nó vận hành thành ba khối: Task, Resources, Calendar; và có sự liên kết giữa các khối này Về cơ bản đây là một cơ sở dữ liệu với khả năng tự động hóa khá đơn giản Ưu điểm chính của việc sử d甃⌀ng Microsoft Project là:

 Tổ chức công việc hiệu quả bằng công c甃⌀ MS Project scheduling

 Theo d漃̀i đầy đủ và thuận tiện tất cả các thay đổi và phát triển dự án

 Tiến độ có khả năng tùy biến cao để phù hợp với các dự án c甃⌀ thể

 Khả năng đại diện cho các dự án, thêm ý tưởng, lọc dữ liệu

 Dự đoán và phòng ngừa rủi ro

 Tóm tắt báo cáo và quản lý hồ sơ hiệu quả Microsoft Project là một lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức, đặc biệt là khi các dự án yêu cầu sự tương tác thường xuyên giữa các bộ phận khác nhau

Evernote thể giúp xây dựng một nền tảng kiến thức khổng lồ cho các nhà quản lý dự án Nó có thể được sử d甃⌀ng để tạo danh sách việc cần làm và lưu trữ tất cả các loại thông tin về các dự án của bạn trong các tệp và ghi chú Ngoài ra, Evernote có thể hỗ trợ các công c甃⌀ cần thiết cho các PM Evernote quản lý dự án dựa trên “đám mây”, bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào

Có một số công c甃⌀ trong Evernote, khi kết hợp lại cho phép bạn quản lý các nhiệm v甃⌀ của mình một cách hiệu quả Evernote cung cấp quyền truy cập được chỉ định cho những người dùng khác nhau Đối với các nhiệm v甃⌀ cá nhân, bạn có thể sử d甃⌀ng notebook cá nhân Nếu bạn làm việc với một nhóm và muốn thử thách nhân viên của mình, bạn nên sử d甃⌀ng quyền truy cập công cộng, cho phép bạn xác định mức độ truy cập của các đối tượng đồng nghiệp khác nhau

MS Visio là một ứng d甃⌀ng đồ họa vector được tạo cho Hệ Điều hành Windows và được các nhà quản lý dự án sử d甃⌀ng rộng rãi Nó là một công c甃⌀ mạnh mẽ để trình bày thông tin phức tạp dưới dạng sơ đồ, hình khối và flowchart

Ngay cả khi bạn không có năng khiếu về thiết kế hoặc kỹ năng kỹ thuật, Visio vẫn có khả năng giúp bạn phác thảo tư duy của mình thành hình ảnh trực quan nhất Visio sử d甃⌀ng một set diagram để đơn giản hóa và tăng cường tính trực quan của các quy trình trừu tượng Cho dù bạn muốn tạo sơ đồ tổ chức, mạng lưới hoặc sơ đồ quy trình, Microsoft Visio vẫn cung cấp được nhiều mẫu và hình dạng được thiết kế sẵn Hơn nữa, với Visio, bạn có thể tương tác với người dùng khác và minh họa ngắn gọn một số điểm nhất định

Ví d甃⌀, từ một sơ đồ tổ chức, bạn có thể nêu lên một vấn đề và thảo luận về giải pháp, sau đó có thể áp d甃⌀ng cho một dự án mới Với Visio, bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ MS Excel để tạo đồ họa r漃̀ ràng cho các bản trình bày và báo cáo công khai

4.3 Thực hiện Quản lý Tài liệu Kỹ thuật số

Thực hiện Quản lý Tài liệu Kỹ thuật số

CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI DI ĐỘNG một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành bán lẻ điện thoại di động và thiết bị di động tại Việt Nam Quản lý tài liệu kỹ thuật số là một phần quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển và thành công của công ty

Xác định cơ sở hạ tầng và hệ thống quản lý tài liệu: Công ty cần xác định cơ sở hạ tầng cần thiết để lưu trữ và quản lý tài liệu kỹ thuật số Điều này có thể bao gồm việc sử d甃⌀ng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) được tùy chỉnh riêng cho công ty, nơi nhân viên có thể tạo, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng

Xây dựng quy trình quản lý tài liệu: Công ty nên thiết lập các quy trình r漃̀ ràng và chi tiết để quản lý tài liệu kỹ thuật số Điều này bao gồm việc xác định người chịu trách nhiệm quản lý tài liệu, quyền truy cập và phân quyền, quy trình tạo và cập nhật tài liệu, và quy trình xóa hoặc lưu trữ tài liệu cũ Quy trình này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn có của tài liệu, đồng thời tránh việc bị đánh mất hoặc truy cập trái phép vào thông tin quan trọng Đảm bảo an ninh thông tin: Công ty cần áp d甃⌀ng các biện pháp bảo mật để đảm bảo an ninh thông tin cho tài liệu kỹ thuật số Điều này có thể bao gồm việc áp d甃⌀ng chính sách mật khẩu mạnh, mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và giám sát quyền truy cập Công ty cũng nên đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo về việc bảo mật thông tin và tuân thủ các quy định bảo mật

Tạo và duy trì cơ sở dữ liệu tài liệu: Công ty nên tạo ra một cơ sở dữ liệu tài liệu kỹ thuật số có cấu trúc r漃̀ ràng và dễ tìm kiếm Cơ sở dữ liệu này có thể được tổ chức theo danh m甃⌀c, thẻ, hoặc từ khóa để giúp nhân viên tìm kiếm và truy cập tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Ngoài ra, công ty cũng cần duy trì cơ sở dữ liệu bằng cách cập nhật và sao lưu định kỳ để đảm bảo rằng tài liệu luôn được bảo vệ và không bị mất mát Đào tạo và tạo thức: Công ty nên đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo về việc quản lý tài liệu kỹ thuật số và nhận thức về tầm quan trọng của việc này Điều này có thể được thực hiện thông qua các buổi đào tạo, hướng dẫn sử d甃⌀ng hệ thống quản lý tài liệu, và việc chia sẻ các hướng dẫn và tài liệu hữu ích với nhân viên

Xác định và loại bỏ tài liệu không cần thiết: Để đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu tài liệu không quá tải và dễ quản lý, công ty cần xác định và loại bỏ các tài liệu không cần thiết hoặc lỗi thời Điều này giúp giảm bớt không gian lưu trữ và tăng tính hiệu quả trong việc tìm kiếm và truy cập tài liệu quan trọng.

Tích hợp công nghệ mới: Công ty nên theo d漃̀i và áp d甃⌀ng các công nghệ mới và tiến bộ trong lĩnh vực quản lý tài liệu kỹ thuật số Ví d甃⌀, công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy có thể được sử d甃⌀ng để tự động phân loại và gắn thẻ tài liệu, tăng cường khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin Công nghệ đám mây cũng có thể hỗ trợ việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên nền tảng trực tuyến

4.4 Sử dụng các phần mềm quản lý giao tiếp để hợp lý hóa các cuộc họp, trao đổi và theo dõi nhiệm vụ

Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện thoại di động và thiết bị di động tại Việt Nam Việc sử d甃⌀ng các phần mềm quản lý giao tiếp có thể cung cấp một nền tảng hiệu quả để tăng cường sự liên lạc, tương tác và quản lý công việc trong công ty

Phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến: Công ty có thể sử d甃⌀ng các phần mềm như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet để tổ chức các cuộc họp trực tuyến Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, cho phép nhân viên tham gia từ xa và tạo ra một môi trường giao tiếp linh hoạt Các tính năng như chia sẻ màn hình, trò chuyện và ghi âm cuộc họp cung cấp sự thuận tiện và khả năng theo d漃̀i sau cuộc họp

Công c甃⌀ quản lý dự án trực tuyến: Công ty có thể sử d甃⌀ng các công c甃⌀ quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana hoặc Jira để theo d漃̀i và quản lý nhiệm v甃⌀ Các công c甃⌀ này cho phép tạo danh sách công việc, giao nhiệm v甃⌀ cho các thành viên trong nhóm, đặt hạn chế thời gian và theo d漃̀i tiến độ công việc Nhân viên có thể cập nhật trạng thái công việc và chia sẻ tài liệu liên quan, tạo ra một nền tảng chung để giao tiếp và theo d漃̀i tiến trình

Hệ thống trao đổi thông điệp: Sử d甃⌀ng các ứng d甃⌀ng như Slack, Microsoft Teams hoặc Skype for Business, Công ty có thể tạo ra một hệ thống trao đổi thông điệp nội bộ

Nhân viên có thể tạo các kênh hoặc nhóm thảo luận cho từng dự án, phòng ban hoặc chủ đề c甃⌀ thể, giúp tăng cường tương tác và trao đổi thông tin nhanh chóng Các tính năng như thông báo, tìm kiếm nội dung và chia sẻ tệp tin giúp cải thiện hiệu suất làm việc và khả năng hợp tác

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử: Công ty có thể sử d甃⌀ng các ứng d甃⌀ng như Google Drive, Dropbox hoặc SharePoint để quản lý và chia sẻ tài liệu điện tử Các ứng d甃⌀ng này cho phép lưu trữ tài liệu trực tuyến, xác định quyền truy cập và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng Nhân viên có thể tạo thư m甃⌀c và phân loại tài liệu theo chủ đề hoặc dự án, đồng thời tìm kiếm và truy cập tài liệu một cách thuận tiện Ứng d甃⌀ng di động: Công ty có thểphát triển ứng d甃⌀ng di động riêng để cung cấp một kênh giao tiếp và quản lý công việc thuận tiện cho nhân viên Ứng d甃⌀ng này có thể bao gồm các tính năng như thông báo nhiệm v甃⌀ mới, cập nhật tiến độ công việc, chat nhóm, truy cập vào tài liệu và lịch làm việc Nhân viên có thể dễ dàng theo d漃̀i và quản lý công việc của mình ngay cả khi không có truy cập vào máy tính

4.5 Xây dựng không gian làm việc hiệu quả

Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện thoại di động và thiết bị di động tại Việt Nam Một không gian làm việc hiệu quả không chỉ tạo điều kiện tốt cho công việc mà còn thúc đẩy sự sáng tạo, tương tác và cộng tác giữa các thành viên trong công ty

Thiết kế không gian mở: Một không gian làm việc mở có thể tạo cảm giác thoải mái, năng động và khuyến khích sự giao tiếp giữa các thành viên trong công ty Công ty có thể sử d甃⌀ng nguyên tắc thiết kế không gian mở để tạo ra một môi trường làm việc mở, với các khu vực làm việc chung và không gian hội họp thông thoáng Điều này sẽ tạo điều kiện để nhân viên dễ dàng gặp gỡ, trao đổi ý kiến và tạo ra sự tương tác tích cực

Zoning hợp lý: Công ty có thể chia không gian làm việc thành các khu vực khác nhau dựa trên tính chất công việc và nhiệm v甃⌀ của từng nhóm Ví d甃⌀, có thể có khu vực tĩnh lặng dành cho công việc đòi hỏi tập trung cao, khu vực gặp gỡ và trao đổi ý kiến, khu vực hội họp và khu vực nghỉ ngơi Zoning hợp lý giúp tạo ra một không gian linh hoạt và đáp ứng được nhu cầu làm việc đa dạng của nhân viên

Xây dựng không gian làm việc hiệu quả

Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ điện thoại di động và thiết bị di động tại Việt Nam Một không gian làm việc hiệu quả không chỉ tạo điều kiện tốt cho công việc mà còn thúc đẩy sự sáng tạo, tương tác và cộng tác giữa các thành viên trong công ty

Thiết kế không gian mở: Một không gian làm việc mở có thể tạo cảm giác thoải mái, năng động và khuyến khích sự giao tiếp giữa các thành viên trong công ty Công ty có thể sử d甃⌀ng nguyên tắc thiết kế không gian mở để tạo ra một môi trường làm việc mở, với các khu vực làm việc chung và không gian hội họp thông thoáng Điều này sẽ tạo điều kiện để nhân viên dễ dàng gặp gỡ, trao đổi ý kiến và tạo ra sự tương tác tích cực

Zoning hợp lý: Công ty có thể chia không gian làm việc thành các khu vực khác nhau dựa trên tính chất công việc và nhiệm v甃⌀ của từng nhóm Ví d甃⌀, có thể có khu vực tĩnh lặng dành cho công việc đòi hỏi tập trung cao, khu vực gặp gỡ và trao đổi ý kiến, khu vực hội họp và khu vực nghỉ ngơi Zoning hợp lý giúp tạo ra một không gian linh hoạt và đáp ứng được nhu cầu làm việc đa dạng của nhân viên

Sử d甃⌀ng công nghệ hiện đại: Công ty có thể đầu tư vào công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc thông minh Ví d甃⌀, cài đặt hệ thống chiếu sáng thông minh để tối ưu ánh sáng tự nhiên và năng lượng tiết kiệm Sử d甃⌀ng thiết bị hội nghị trực tuyến, phần mềm quản lý dự án và các công c甃⌀ kỹ thuật số khác để tăng cường tương tác và quản lý công việc.

Khu vực sáng tạo và nghỉ ngơi: Để khuyến khích sự sáng tạo và thúc đẩy sự thư giãn, công ty có thể cung cấp các khu vực sáng tạo và nghỉ ngơi Điều này có thể bao gồm không gian để thảo luận ý tưởng mới, phòng họp nhỏ để nhóm làm việc cùng nhau và khu vực nghỉ ngơi thoải mái với tiện ích như sofa, cây xanh và quầy bar nhẹ

Khuyến khích cộng tác và tương tác: Thế Giới Di Động có thể tổ chức các hoạt động, sự kiện và buổi gặp gỡ định kỳ để khuyến khích cộng tác và tương tác giữa các nhân viên Các hoạt động như buổi họp nhóm, thảo luận, buổi chia sẻ kiến thức và cuộc thi sáng tạo có thể góp phần xây dựng một không gian làm việc đầy kích thích và động lực

Tạo không gian thoải mái và tương tác: Để tạo một không gian làm việc hiệu quả, công ty cần đảm bảo rằng không gian làm việc được trang bị các thiết bị và trang thiết bị cần thiết để nhân viên làm việc một cách thoải mái và hiệu quả Điều này có thể bao gồm ghế ngồi thoải mái, bàn làm việc rộng rãi, không gian lưu trữ hợp lý và trang bị công nghệ thông tin tiên tiến Ngoài ra, công ty cũng cần đảm bảo việc bố trí không gian làm việc sao cho thuận tiện và dễ dàng di chuyển giữa các khu vực.

Khám phá ý kiến nhân viên: Để xây dựng một không gian làm việc hiệu quả, công ty cần lắng nghe ý kiến và góp ý của nhân viên Tạo ra các cơ chế phản hồi và kênh giao tiếp để nhân viên có thể chia sẻ ý kiến, đề xuất cải tiến và thảo luận về các vấn đề liên quan đến không gian làm việc Điều này không chỉ tạo ra sự cam kết và sự hài lòng từ phía nhân viên, mà còn giúp công ty nắm bắt được những yêu cầu và nhu cầu c甃⌀ thể để điều chỉnh và cải tiến không gian làm việc Định hình văn hóa công ty: Một yếu tố quan trọng để xây dựng không gian làm việc hiệu quả là định hình văn hóa công ty Công ty có thể xác định các giá trị cốt l漃̀i, m甃⌀c tiêu và quan điểm của mình và thể hiện chúng trong không gian làm việc Ví d甃⌀, nếu Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động đặt trọng tâm vào sự sáng tạo và tinh thần đổi mới, không gian làm việc có thể được thiết kế để khuyến khích sự sáng tạo và cung cấp các nguồn tài nguyên để phát triển ý tưởng mới.