Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng tại UBND huyện Đơn Dương, tỉnh Lâm Đồng

Nhận thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tô chức, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng tại UBND huyện Đơn Dư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Phạm Đức Tuấn

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG

VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN ĐƠN DƯƠNG,

TỈNH LAM DONG

HA NOI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Phạm Đức Tuấn

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG

VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN ĐƠN DƯƠNG,

TINH LAM DONG

Chuyén nganh: Quan tri van phong Dinh hướng: Nghiên cứu

Mã số: 8340406

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Phạm Thị Diệu Linh

HÀ NOI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đề tài luận văn thạc sĩ: “Ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động văn phòng tại UBND huyện Don Dương, tinh Lam

Đồng” là công trình nghiên cứu của cá nhân tác giả dưới sự hướng dẫn tận tình

của TS Phạm Thị Diệu Linh.

Các kết quả nghiên cứu, số liệu được trình bày trong luận văn là trung

thực và được trích nguồn đầy đủ Tác giả xin chịu mọi trách nhiệm về công

trình nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Phạm Đức Tuấn

LỜI CẢM ƠN

Đề hoàn thành luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động văn phòng tại UBND huyện Don Dương, tinh Lâm Đồng”, tác giả xin được bay tỏ lòng biết ơn tới TS Pham Thị Diệu Linh — giảng viên hướng dan

đã nhiệt tình, tận tụy truyền đạt cho tác giả những kiến thức, kỹ năng, kinhnghiệm cần thiết và đồng hành cùng tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu dé

hoàn thiện luận văn.

Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạoVăn phòng huyện Đơn Dương và các phòng ban chuyên môn khác đã tạo điềukiện dé tác giả nghiên cứu, khảo sát thực tế

Trong quá trình nghiên cứu, do trình độ, kiến thức, chuyên môn, kỹ năng

của bản thân còn hạn chế nên dù đã rất cố găng nhưng luận văn vẫn không tránh khỏi những sai sót, hạn chế Vì vậy, tác giả rất mong muốn nhận được những ý

kiến đóng góp, phản hồi từ phía thầy/cô và độc giả để luận văn của tác giả đượcday đủ và hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn !

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Phạm Đức Tuấn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

18 08000 0055 ÔÔ 1

DANH MỤC CAC CHỮ VIET TẮTT 5- 5 s2 se sessessesese=sesse 4

DANH MỤC HINH 5° 2° 5< sSs£Es£Ese se ESSESsESsExsesserserssrssssee 5

MỞ ĐẦUU - << E47 140724407140 07244 07981 924400044 02981p2091E 6

1 Lý do chọn đề tài ¿52 sex 2E2EEE1E11811211215 1111111111111 c0, 6

2 Mục tiêu nghién CỨU - - c3 1183111391 E 1E ESEvkrrkkrskerreerre 7

3 Nhiệm vụ nghiÊn CỨU G2 <1 11119 1v vn ng rệt 7

5 Lich sử nghiên cứu vấn d6 ccccccccesccssessessessesssssessessessessessesssessesseeseeseess 8

6 Gidi thiéu nguồn tài liệu tham khảo - «+ +++<s+++ex+seeexesexss 10

8 Bố cục của luận văn - 52t +t+ESEtSESEEEEEEEE1E3112E15E121255111 12211 zxex 10 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LY VE UNG DỤNG CNTT

TRONG HOẠT DONG VAN PHÒNG . -s- scsecsecsscssesses 11

1.1 Một số khái miGm wececececccccscccsececscsesscsesecsesecsesecsesessesassesessesavsusavsncavsncaens 11

LL.D, VAI PNong an ố 11

1.1.2 Hoạt động văn PHONY ccccecccececesscesscesecesseeeecesecesseeseeesaeceseceneeeneeeeaes 12 1.1.3 COng nghé thong 1n Ầ.ồ.ồ.Ầ.Ố.e 13

1.2 Lý luận về ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng 14

1.2.1 Khải niệm “Ủng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng ” 14

1.2.2 Mục đích ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng 14

1.2.3 Nguyên tắc ứng dung CNTT trong hoạt động văn phòng 16

1.2.4 Điều kiện ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng 18

1.2.5 Trach nhiệm cua văn phòng trong ứng dụng CNTT 20

1.3 Quy định pháp lý về ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng 21

Tid ket CHO Ng 1 vsessessessssessessessesssssssssssssessesssssssessessssssssssssscssssesssssesscsssesssssees 22

Chuong 2 THUC TRANG UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN

TRONG HOAT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN

DON DUONG, TINH LAM ĐỎNG es<-cceeeseosrreeseeoorree 24

2.1 Khái quát về UBND huyện Don Duong và Văn phòng

huyện Don Dương + x1 E 918911 1 E91 911v ng ng ng 24

2.2 Biện pháp triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

tại Văn phòng huyện Don Duong, tinh Lâm Đồng -2- 55252 28

2.2.1 Ban hành văn bản triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động

07/82/1000 00ẼẺẼ58e.— 28

2.2.2 Đảm bảo nguồn nhân lực cho ứng dụng CNTT trong hoạt động

VAN DÒHg SG HH nkt 30

2.2.3 Dam bảo hạ tang kỹ thuật và xây dựng cơ sở dit liệu cho

ung dụng CNTT trong hoạt động văn phÒHg - - «5s «+ + +s+ x2 32

2.2.4 Tổng kết, đánh giá việc triển khai thực hiện ứng dụng CNTT

trong hoạt động VAN DÏÒH << 18311881 E93 E3 11v vn rrkt 33

2.3 Kết quả ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng tại UBND

huyện Don Dương, tỉnh Lâm Đồng 2- 2 2 2+ £E+EE+EE+EzEerxersereee 35

2.3.1 Trong hoạt động tổng hợp -©2+©52+ce+c+E+Eerterterrerrrrssred 35

2.3.4 Trong công tác tổ chức hội NOP cesessesscsssessessessessessssssessessecsessessessseees 48

2.3.5 Hoạt động tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính 53

2.4 Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

tai UBND huyện Don Dương và Văn phòng huyện Don Duong 60

2.4.1 Ưu điểm + SScctETHHHHH HH re 60

2.4.2 Nhược điỂm 5s tt ưu 62

2.4.3 NQUYEN NNGN nan ee 65

TiểM Ket CHUONG 2 cessessessessessesssssssssessessesssssssssessessesssssssssssesssssacssessessssssssssssesses 59 Chuong 3 GIAI PHAP NANG CAO VIEC UNG DUNG CNTT TRONG

HOAT DONG VĂN PHÒNG TAI UBND HUYỆN DON DUONG 66

3.1 Cơ sở pháp lý dé ứng dụng CNTT hướng đến chuyền đổi số 66

3.2 Dé xuất giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng CNTT tai UBND 68

huyện Don Dương c1 1x E911 1911 1 E91 91 ng ng 68

3.2.1 Nâng cao nhận thức tam quan trọng của việc ứng dụng CNTT

trong hoạt động VAN DÌÒH - c1 E118 E91 E93 E*EEEEESkksrkerkkrekerree 68

3.2.2 Xdy dựng cơ chế, chính sách ứng dụng CNTT -s-cs¿ 70

3.2.3 Dao tạo nhân lực ứng dụng CN TÏT ằà.cĂSSSiseeersrserrree 72

3.2.4 Dau tư phát triển hạ tang kỹ thuật công nghệ thong tin 74

3.2.5 Tăng cường áp dụng Hệ thống ISO điện tử vào các hoạt động

)/8/)/17/-200PẺ85ee.a 77

3.3 Một số kiến nghị trong việc ứng dụng CNTTT vào các hoạt động cơ bản

tại UBND huyện Don Duong, tinh Lâm Đồng -2- 2-52 525252 78

3.3.1 Hoạt động tổng NOP ceescescceccessessesssssssssessessessessessussssssessessessessessesseeees 78

3.3.4 Hoat 14010007886 ee 80

3.3.5 Hoạt động giải quyết thủ tục hành chính -. ©-z+cs+csscs2 61

Tiểu kết CNUONG - << 5e Se+eEeEtkkeEkeEkeEkErkerkerkrrkrrkerkerrrrerrerrkee 93

5009 83DANH MỤC TAI LIEU THAM KHẢO 2- se ssssessessee 85

PHU LUC

DANH MỤC CAC CHU VIET TAT

Ky hiéu Nguyên nghĩa

CNTT Công nghệ thông tin CỌNN Cơ quan nhà nước

HĐND Hội đồng nhân dân

UBND Ủy ban nhân dân

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 Giao diện Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng 35Hình 2 Giao điện tổng quan hệ thống Mail công vụ -5:5+5s 35Hình 3 Giao diện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành UBND

huyện Don Duong - + x11 91 91191 vn nh nh nh nh ng ngờ 36

Hình 4 Cổng thông tin điện tử huyện Don Dương - 5-5-5: 38

Hình 5 Giao diện chính Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

CVNPT iOffiCE) oe eee 7 40

Hình 6 Giao diện phần mềm quan lý tài sản MISA -5z©5252 43

Hình 7 Giao diện quản lý danh mục dành cho người dùng 44

Hình 8 Giao diện danh sách báo cáo tai sản dành cho người dùng 44

Hình 9 Giao điện chính phần mềm họp trực tuyến Polycom 47

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang đóng vai trò quan trọng,

không thể thiếu trong việc quản lý, vận hành của các cơ quan, tô chức Sự pháttriển và ứng dụng CNTT vào hoạt động của các cơ quan, tô chức đã làm thayđôi cách thức hoạt động, quy trình hoạt động và mô hình của các cơ quan, tô

chức, doanh nghiệp, việc chuyên dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử góp phan trao đổi, đáp ứng nhu cầu, cung cấp thông tin và giải quyết

công việc, van đề một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu của của cá nhân,

tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.

Cách mạng công nghiệp 4.0 đã có sự chuyển đổi mạnh mẽ trong cuộc

song hiện tại Ở đó, thông tin là nguồn tri thức đồi dao dé cho con người khác

thác và sử dụng đáp ứng cho nhu cầu của bản thân Từ chỗ chỉ sử dụng các

phương thức liên lạc như điện thoại, gửi thư bưu điện Đến nay, các phươngtiện truyền thông như Email, phần mềm trực tuyến ngày càng chiếm ưu thế

và trở thành phương thức liên lạc đáp ứng nhu cầu của mọi người, đặc biệt là

các cơ quan nhà nước và cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp

Đặc biệt, trong giai đoạn đại dịch Covid 19 đang diễn biến rất phức tạp,

phải giãn cách xã hội liên tục thì việc tăng cường ứng dụng CN TTT ngày càng

cấp thiết hơn trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và triển khai công

việc từ xa của các cấp ủy Đảng, chính quyền một cách kịp thời, nhanh chóng,hiệu quả, hạn chế việc tối đa tập trung đông người, tiếp xúc trực tiếp Việc ứng

dụng CNTT đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần kiểm soát tốt tình hình

dịch bệnh, đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện chức năng nhiệm của từng cơ quan, đơn vị Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức trong việc phát huy vai trò và

phát triển việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý nhà nước trong tình

hình mới hiện nay.

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đơn Dương, tỉnh Lâm Đồng (sau

đây gọi chung là Văn phòng huyện Đơn Dương) cũng đã và đang thực hiện các chủ trương, chính sách việc ứng dụng CNTT của Dang và Nhà nước trong việc thực thi các nhiệm nhiệm vụ được giao Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện

vẫn còn đang tồn tại những bat cập trong quá trình ứng dụng CNNT như: một

số công chức còn hạn chế về kiến thức và kỹ năng sử dụng CNTT; thiết bị công

nghệ thông tin tuy đã được chú trọng đầu tư, nhưng việc đầu tư chưa đồng bộ,

một số công chức vẫn còn sử dụng hệ thống thiết bị cũ, lạc hậu, không mang

lại hiệu quả cao cho công việc; quá trình triển khai các phần mềm còn hạn chế,

một số phần mềm dùng chung đã cài đặt trong đơn vị nhưng công tác đảo tạo,

hướng dẫn sử dụng cho người sử dụng chưa được quan tâm dẫn đến sử dụng

không hiệu quả.

Nhận thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của

các cơ quan, tô chức, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong

hoạt động văn phòng tại UBND huyện Đơn Dương” làm luận văn của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý của ứng ứng CNTT trong hoạt

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tong hợp và hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng và

ứng dụng công nghệ thông tin.

- Nghiên cứu các quy định pháp lý về ứng dụng CNTT trong hoạt động

văn phòng.

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cau tổ chức của UBND huyện

Đơn Dương và Văn phòng huyện Đơn Dương.

- Khảo sát, phân tích việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

tại UBND huyện Đơn Dương Từ đó đưa ra đánh giá những kết quả đã đạt

được, những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân tồn tại trong việc ứng dụng

CNTT.

- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng CNTT trong hoạt động

văn phòng tại UBND huyện Đơn Dương.

4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là: thực trạng ứng dụng CNTT vào

các hoạt động văn phòng tại UBND huyện Đơn Dương, tỉnh Lâm Đông thông qua các biện pháp thực hiện.

5 Phạm vỉ nghiên cứu

Phạm vi nội dung: luận văn tìm hiểu biện pháp triển khai ứng dụng

CNTT trong hoạt động văn phòng tại Văn phòng huyện Đơn Dương và kết quả

ứng dụng CNTT trong các hoạt động: tổng hợp; văn thư; quản lý tài sản; hội

họp; tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan.

Phạm vi không gian: Văn phòng UBND huyện Don Dương.

Phạm vi thời gian: từ tháng 01/2020 đến 12/2023 (Mốc thời gian này làthời điểm gần nhất mà UBND huyện Don Dương ban hành kế hoạch ứng dụng

CNTT trong hoạt động của cơ quan).

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Van dé ứng dụng công nghệ thông tin là chủ dé có tính chất phổ biến cao

và nhận được sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu Liên quan đến đề tài củatôi, có thé kế đến một số công trình sau đây:

- Cuốn sách “Chính phủ mở, Chính phủ điện tử và quản trị nhà nước hiện đại” của Nguyễn Thị Quế Anh, Vũ Công Giao, Vũ Ngọc Anh, Nguyễn

Thị Minh Hà Cuốn sách đề cập các vấn đề lý luận, pháp lý và thực tiễn về

Chính phủ mở, Chính phủ điện tử và mối quan hệ với quan tri nhà nước hiện

đại, chia sẻ quan điểm và đề xuất nhiều giải pháp tiếp thu, vận dụng nhữngkinh nghiệm của các quốc gia trên thế giới vào điều kiện và hoàn cảnh nước

ta;

- Cuốn sách “Chính phủ điện tử” do tác giả Nguyễn Đăng Hậu, Nguyễn

Hoài Anh, Ao Thu Hoài biên soạn Nội dung cuốn sách cung cấp tài liệu nghiêncứu, tham khảo cần thiết, hữu ích cho đội ngũ cán bộ, công chức của các Bộ,

ban, ngành Trung ương, địa phương trong việc xây dựng và triển khai thực hiện

Chính phủ điện tử tại Việt Nam;

- Cuốn sách “Số tay sử dụng máy tính cho cán bộ xã, phường, thị trấn” của tác giả Xuân Nam và Cao minh Nội dung cuốn sách nhằm cung cấp những

kiến thức cơ bản giúp cán bộ xã, phường, thị tran nói riêng và nhân dân nói

chung sử dụng được những chức năng thông dụng của máy tính để nhanh chóng

ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho nhu cầu công việc và nhu cầu cá

nhân;

Một số luận văn thạc sĩ được thực hiện liên quan đến chủ đề ứng dụng

công nghệ thông tin như:

- Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan

nhà nước Việt Nam” của tác giả Nguyễn Trung Thành, Trường Đại học Kinh

tế, Đại học Quốc gia Ha Nội Luận văn đã đánh giá thực trạng ứng dụng CNTTtrong hoạt động của cơ quan nhà nước Việt Nam, trên cơ sở đó đề xuất một

số giải pháp chủ yếu dé đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động của cơ quan nhà nước Việt nam.

- Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - Một

số giải pháp dé hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ khoa hoc vàCông nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng — Khoa Lưu trữ học và Quản trị vănphòng, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà

Nội Dé tài này nghiên cứu các nguôn văn ban va hoạt động quản lý văn bản

trong hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học va Công nghệ Tìm hiểu

thực trạng tình hình ứng dụng CNTT thông qua quá trình mô tả và phân tích

các chức năng của phần mềm ứng dụng quản lý văn bản trong hệ thống thông

tin quan lý Từ đó đề xuất các biện pháp dé nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT

trong công tác quản lý văn bản tại Bộ Khoa học và Công nghệ.

- Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ (Qua khảo sát một số doanh nghiệp tại Bình

Dương)”của tác giả Phan Minh Nhật - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia HàNội Nội dung luận văn thể hiện thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác

quản trị văn phòng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ Từ đó, tác giả đưa ra một số

giải pháp nhằm đây mạnh hiệu quả trong việc ứng dụng CNTT trong công tác

quản trị văn phòng.

Luận văn sẽ kế thừa những lý luận và thực tiễn ứng dụng CNTT từ cáccông trình nghiên cứu trước đó và cho tới thời điểm hiện nay chưa có đề tài nào

nghiên cứu một cách đầy đủ, toàn diện về vấn đề ứng dụng CNTT trong hoạt

động văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Don Dương Do vậy, tôi đã chọn

đề tài làm hướng nghiên cứu và hy vọng rằng sản phẩm của tôi có thể đóng góptrong việc ứng dụng CNTT tại cơ quan, tô chức, doanh nghiệp nhà nước cũng

như làm tài liệu tham khảo, nghiên cứu cho các học giả.

7 Giới thiệu nguồn tài liệu tham khảo

Đề thực hiện luận văn, chúng tôi tham khảo 03 nguồn tài liệu sau đây:

- Công trình lý luận như giáo trình, sách chuyên khảo;

- Công trình nghiên cứu như: luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp;

- Các bai nghiên cứu đăng trên tap chí khoa học.

8 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu:

10

- Thống kê và phân tích là phương pháp thu thập thông tin từ những tài

liệu dé làm cơ sở đánh giá;

- Quan sát là phương pháp nhìn nhận vấn đề, sự việc xung quanh Phươngpháp này mục đích là để quan sát các cá nhân thực hiện việc ứng dụng CNTT

trong quá trình theo giỏi, giải quyết công việc;

- Phương pháp luận duy vật lịch sử và duy vật biện chứng trong nhận

định, đánh giá về các kết quả nghiên cứu thu nhận được bởi các phương pháp

cụ thê nêu trên

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 03 chương:

Chương 1: Tổng quan về ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

văn phòng tại UBND huyện Đơn Dương, tỉnh Lâm Đồng

Chương 3: Các biện pháp hoàn thiện ứng dụng CNTT trong hoạt động

văn phòng tại UBND huyện Đơn Dương, tỉnh Lâm Đồng

Chương 1 TONG QUAN VE UNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT

ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Văn phòng

Ở bat kỳ cơ quan tổ chức nào cũng có bộ phận phụ trách công tác hành

chính giúp lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, đồng thời thựchiện một số công việc khác liên quan đến đảm bảo điều kiện, cơ sở làm việc,thiết kế trụ sở, quản lý tài sản, thiết bị Bộ phận đó được là gọi là bộ phận văn

phòng.

Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa về văn phòng Trong cuốn sách “Quảntrị văn phòng”, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri cho răng:

11

- Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ

máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho

hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhântrong hoạt động đối nội, đối ngoai dé thực hiện mục tiêu chung của tô chức [

Nguyễn Hữu Tri, 2005, tr 10-11]

- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy

trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận

cầu thành trong cơ cau tô chức, chịu sự điều hành của nha quản trị cấp cao Văn

phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối

ngoại [ Nguyễn Hữu Tri, 2005, tr 10-11].

PGS.TS Văn Tắt Thu lại quan niệm khác: “Văn phòng là một thực thể

khách quan tôn tại trong mỗi tổ chức dé thực hiện các chức năng theo yêu cầucủa nhà quản trị tổ chức đó” [ Văn Tất Thu, 2020, tr 6]

Trong những bài viết về Văn phòng và Quản trị văn phòng, PGS.TS, VũThị Phụng cho rang: “ Văn phòng là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thôngtin cho hoạt động quản lý, điều hành của bộ máy lãnh đạo các cơ quan, tô chức,

doanh nghiệp; trung tâm giao dịch và liên lạc chính thức với người dân, với các

đối tác, khách hàng; nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo dé ban hành và tô chức thựchiện những quyết định quản lý, nơi diễn ra các sự kiện quan trọng của cơ quan,

tô chức và doanh nghiệp” [Vũ Thị Phụng, 2021, tr 25]

Hay tiếp cận ở nhiều góc độ thì văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa

khác nhau:

- Tiếp cận từ góc độ cơ cấu tô chức- chức năng: văn phòng là bộ máy có

chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo (bộ máy văn phòng — theo nghĩa

rộng) hoặc là bộ phận có chức năng tham mưu tông hợp, đảm bảo điều kiện

làm việc của cơ quan (bộ phận văn phòng hay bộ phận hành chính — văn phòng,

theo nghĩa hẹp);

12

- Tiếp cận từ góc độ tính chất, phương thức hoạt động: văn phòng là bộmáy thực thi và kiểm soát công việc theo các chuẩn mực do nhà nước và cơ

quan, tổ chức ban hành, thông qua hệ thống pháp luật, thủ tục hành chính và các quy ché, quy định, quy trình nội bộ (hay còn gọi là hoạt động quản lý hành

chính);

- Tiếp cận từ góc độ không gian, địa điểm: Văn phòng là trụ sở chính,

nơi lam việc của lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc, là trung tâm giao dịch và liên lạc chính thức của cơ quan [Vũ Thị Phụng, 2021, tr 43 |.

1.1.2 Hoạt động văn phòng

Theo nghĩa tổng quát, hoạt động văn phòng có thể hiểu là hoạt động thực

thi các nhiệm vụ được giao của bộ máy hoặc bộ phận văn phòng.

Hoạt động chính của bộ máy văn phòng là hoạt động quản lý, trong đó

lại gồm hai hình thức: quản lý hành chính (quản lý giản tiếp theo pháp luật và

các quy chế, quy định, quy tình, thủ tục) và quản lý chuyên môn (theo nguyên tắc, quy định cụ thể của từng lĩnh vực) Trong hai hình thức trên, hoạt động

quản lý hành chính là đối tượng cần được quan tâm ở góc độ quản trị văn

phòng.

Vi dụ: Ví dụ Phòng hành chính có nhiệm vụ tham mưu, xây dựng “Quy

chế làm việc” cho công ty Qua đó, Phòng hành chính quản lý gián tiếp việcthực hiện quy chế làm việc của cán bộ, nhân viên, người lao động trong toàn

co quan.

Như vậy, hoạt động văn phòng được hiểu trong dé tài nghiên cứu này là

hoạt động quản lý hành chính của bộ phận văn phòng, được thực hiện trên cơ

sở pháp luật và các quy chế, quy định, quy trình do nhà nước ban hành.

1.1.3 Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các phần mềm, mạng internet, hệ

thống máy tinh dé phân phối, xử ly dit liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dung thông

13

tin đưới nhiều hình thức khác nhau, từ thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, truyền tải

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, phương tiện, công

cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và mạng viễn thông, cung cấp

các giải pháp toàn điện cho tổ chức nhằm phát triển và sử dụng hiệu quả các

nguồn lực đồi dào, tiềm năng trong các lĩnh vực hoạt động của con người và xãhội Công nghệ thông tin là khái niệm bao gồm khoa học, công nghệ, phương

tiện và máy móc nhằm thực hiện xử ly thông tin một cách toàn diện trong ba

lĩnh vực công nghiệp điện tử, tin học và viễn thông

Theo thời gian, CNTT được quy định lại trong Luật công nghệ thông tin

năm 2006: “công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công

nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu

trữ và trao đồi thông tin số”.

Đối với đề tài mà tác giả nghiên cứu thì CNTT thì chỉ dừng lại ở các nội

dung bao gồm: hệ thống máy tính, các thiết bị điện tử thông minh, phần mềm,

mạng internet dé ứng dụng vào trong hoạt động văn phòng

1.2 Lý luận về ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

1.2.1 Khai niệm “Ứng dụng CN TT trong hoạt động văn phòng”

Khái niệm “ứng dung CNTT” được định nghĩa trong Luật Công nghệ thông tin như sau: “ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ

thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốcphòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng,

hiệu quả của các hoạt động này”.

Nhu vậy, dựa vào khái nệm về “ứng dụng CNTT” và đặc điểm của hoạt

động văn phòng, tác giả xin đưa ra khái niệm về “ứng dụng công nghệ thông

tin trong hoạt động văn phòng” như sau: ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng là biện pháp thực hiện các phương pháp khoa học công nghệ và phương

14

tiện điện tử kỹ thuật hiện đại dé thực hiện các nhiệm vụ được giao của bộ phậnvăn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động một cách tối ưu, thuận tiện nhất.

1.2.2 Mục đích ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

Trong nhiều năm qua, Đảng và Nhà nước luôn quan tâm, chú trọng vào

việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan nhà nước Điều đó được thê hiện rõ tại Nghị quyết số 36- NQ/TW của Trung ương về đây mạnh ứng dung, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế,

Dang ta đã xác định “CNTT la một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phat

triển mới và bảo vệ tổ quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực

quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế, góp phan đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh, bên vững đất nước” CNTT ra đời đã và đang ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, góp phan thay đổi nhiều trong cách học tập, vận hành, điều hành của con người Thông qua hoạt động ứng dụng CNTT, lãnh đạo và các bộ phận cấp

dưới có thé dé dàng tác nghiệp với nhau trong việc điều hành, quan lý và thực

thực hiện nhiệm vụ giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả Nhờ có CNTT, tốc độ tiếp nhận và xử lý thông tin ngày càng nhanh,

khả năng truy cập tới các nguồn thông tin ngày càng mở rộng và nhu cầu hợptác trong môi trường thông tin ngày càng phát triển Các ứng dụng truyền thông

xã hội ngày càng phát triển mở ra khả năng tiếp thu nguồn tri thức, nâng cao

chất lượng trong việc thu thập thông tin và làm thay đổi mạnh mẽ phương thức

giao tiếp và lề lỗi làm việc của đội ngũ văn phòng Vậy nên, ứng dụng CNTTvào trong hoạt động văn phòng nhằm vào một số mục đích sau:

Thứ nhất, CNTT giúp đội ngũ lãnh đạo văn phòng tăng cường hiệu quả

trong việc điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan, nắm bắt được tình hình

và kiểm soát kịp thời các hoạt động thực thi nhiệm vụ của đội ngũ văn phòng

trong việc giải quyết vân đê, công việc.

15

Thứ hai, ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng nói riêng và các hoạt động quản lý khác nói chung tạo nên một phương thức vận hành thông

suốt, đồng bộ thông qua các phần mềm và hệ thống cơ sở đữ liệu điện tử

Thứ ba, với chức năng đảm bảo thông tin thì việc ứng dụng CNTT nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý và điều hành một

cách nhanh chóng, thuận tiện, xây dựng cơ sở dt liệu thông tin phục vu cho cơ

quan, tô chức, đơn vị giải quyết công việc một cách hiệu qua hon;

Thứ tw, trong văn phòng còn có chức năng giúp việc Dé chức năng này

đạt hiệu quả tối đa thì việc ứng dụng CNTT cụ thê là các phần mềm, ứng dụng

vào việc triển khai, theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện các hoạt động điều

hành, quản lý của lãnh đạo một cách thuận tiện;

Thứ năm, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng cũng nhằm đào tạo và trang bị nhận thức, kiến thức, kỹ năng về công nghệ thông tin cho đội ngũ văn phòng Từ cơ sở đó, phát triển một nguồn nhân lực văn phòng chuyên nghiệp và hiện đại phù hợp với xu thế cách mạng công nghệ 4.0

1.2.3 Nguyên tắc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

Việc ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động của cơ quan, tô chức đang

đã diễn ra trong một thời gian dài Có thê nói rằng, CNTT đã làm thay đổi nhiềutrong cách làm việc của con người, làm thay đôi được chất lượng của hoạt động,

nâng cao năng suất làm việc và tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ có chất lượng.

Và việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động văn phòng của các cơ, tổ chứccũng vậy, CNTT đã làm thay đổi nhiều trong các hoạt động văn phòng, từphong cách làm việc truyền thống sang cách làm việc hiện đại, chuyển từ môi

trường làm việc cũ sang môi trường làm việc “thông minh” Đặc biệt, các cơ quan nhà nước việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính

còn được xác định là động lực quan trọng dé thúc đây kinh tế - xã hội phát

triên, nâng cao sự tương tác qua lại giữa cơ quan nhà nước với nhân dân nhât

16

là trong bối cảnh công nghiệp 4.0 Tuy nhiên, không phải cơ quan, tô chức nàocũng có thể ứng dụng CNTT một cách thành công, việc ứng dụng phải đảm bảo

các nguyên tắc sau đây:

Thứ nhất, tính khả thi: việc ứng dụng ứng dụng CNTT trong hoạt độngvăn phòng phải đảm bảo tính thực tế, khả thi, cần xác định mức độ quan trọng,cấp thiết của nhiệm vụ và khả năng áp dụng vảo thực tiễn trong điều kiện cụ

thé Vì vậy, để thực hiện được nguyên tắc này cần phải có sự khảo sát tổng

quan và chi tiết dé nắm bắt được thực trạng chung của cơ quan, tô chức, bao

gồm: cơ sở vật chất, trang thiết bị (phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng); nguồn nhân lực Qua khảo sát thực trạng chung, cơ quan có thé đưa ra những đánh giá khả thi ở một mức độ nhất định từ đó được ra những kế hoạch, chiến

lược trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan.

Thứ hai, tính hiệu quả: bat ky một công việc hay một hoạt động nào khi

triển khai thực hiện cần phải xem xét tính hiệu lực, hiệu quả nên vậy ứng dụng

CNTT vào hoạt động văn phòng cũng không phải là trường hợp ngoại lệ Việc

ứng dụng phải đảm về mặt chất lượng, có hiệu quả đề từ đó không lãng phí thờigian, nhận lực va tai chính của cơ quan, tổ chức Tính hiệu quả cần được xem

xét kỹ lưỡng khi đã đáp ứng được tính khả thị, tính hiệu quả được lo lường khi

các bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ và định ra một kết quả mà mọi người

mong đợi.

Thứ ba, tính đồng bộ: khi ứng dụng cần phải tuân thủ tính đồng bộ Đồng

bộ từ trên xuống dưới, từ cái lớn nhất đến cái nhỏ nhất Đối với nguyên tắc này, công tác ứng dụng CNTT cần phải được đặt trong các mối liên hệ với với các

hoạt động khác của cơ quan, tô chức, cần phải đảm bảo tính tương tác, hỗ trợlẫn nhau đồng thời cũng phải thực hiện đồng các biện phiện khác, hoạt động

khác.

17

- Thứ tư, tính liên kết: Ứng dụng CNTT phải đảm bảo tính hệ thống chặt chẽ, liên kết liền mạch Xây dung cơ sở hạ tang, kỹ thuật công nghệ thống nhất, đồng bộ có sự liên kết, liên thông giữa các đơn vi trong cơ quan, tô chức tạo thuận lợi cho việc trao đôi, giải quyết công việc, đặc biệt những công việc mang

tính chất liên ngành, liên lĩnh vực Nguyên tắc này giúp cho việc quản lý dễdàng các thông tin về ngành và lĩnh vực khi liên kết trên cùng một hệ thống.Qua đó giúp người dùng có thé tra cứu và thu thập thông tin một cách thuận lợi

và nhanh chóng.

- Thứ năm, tương thích về công nghệ: CNTT luôn thay đôi theo thời gian,

vì vậy khi ứng dụng ở một thời điểm nào đó cần phải đảm bảo về các tiêu chuẩn,

đặc biệt là tiêu chuẩn quốc tế phổ biến và cần có sự tương thích về công nghệ

và hạ tầng; tương thích đữ liệu và thông tin Trong ứng dụng, cần phải có các quy chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT, bao gồm: cơ sở dữ liệu; khuôn dạng

biểu mẫu, văn bản, hình ảnh; âm thanh số; thuật ngữ Ví dụ: đối với truy cậpthông tin về văn bản, tiêu chuẩn khuyến nghị áp dụng định dang văn bản Word

mở rộng của Microsoft (.docx) và bắt buộc áp dụng định dạng văn bản Plain

Text (.txt) dành cho các tài liệu cơ bản không có cấu trúc, định dạng Rich Text(.rtf) phiên bản 1.8,1.9 dành cho các tai liệu có thé trao đổi giữa các nền khác

nhau.

Thứ sáu, tính chính xác, đây đủ và phù hợp: việc cung cấp, trao đổi thông

tin phải bảo đảm chính xác, đây đủ và phù hợp với mục đích sử dụng Đối với những thông tin được đề nghị cung cấp đang lưu trữ trên hệ thống mạng của

bên cung cấp thông tin thì hai bên thỏa thuận việc trao đổi thông tin qua hệ

thống mạng tin học hoặc phương tiện lưu trữ điện tử Việc truyền, nhận đữ liệu

qua hệ thống mạng tin học phải phù hợp với điều kiện kỹ thuật của hai bên vàtuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử Khi có đủ điều kiện

thì các bên tiễn hành thống nhất phương án kỹ thuật kết nói trao đổi thông tin,

18

đảm bảo mô hình trao đồi thông tin, ha tầng truyền thông va an toàn bảo mật

theo đúng quy định của pháp luật.

1.2.4 Điều kiện ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

Các co quan, tổ chức sau khi khảo sát thực trạng chung dé ứng dụng

CNTT vào hoạt động cua cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng

cần phải xem xét các điều kiện sau:

Một, người đứng đầu cơ quan, tô chức có trách nhiệm đã định ra được

chiến lược, kế hoạch và xem xét tính khả thi và hiệu quả khi ứng dụng CNTT

vào hoạt động của cơ quan Đồng thời, người lãnh đạo phải chỉ đạo các bộ phận cấp dưới nghiên cứu, bổ sung các yếu tố cần thiết dé triển khai việc thực

hiện.

Hai, xây dựng và ban hành các văn bản kế hoạch, chương trình, quy định

ứng dụng CNTT: nội dung này mang tính định hướng, là cơ sở, nền tảng đểđảm bảo cho việc triển khai ứng dụng CNTT đúng theo chủ trương, đường lốicủa Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, phù hợp với chiến lược pháttriển kinh tế-xã hội

Ba, chuẩn bị nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu ứng dụng CNTT: đội ngũcon người có trình độ và năng lực sử dụng CNTT là yếu tố cốt lõi Ở đây, nhânlực bao gồm: các chuyên gia, kỹ sư về CNTT và nhân lực là lãnh đạo, chuyênviên văn phòng biết sử dụng cơ bản và nâng cao về CNTT

Bồn, chuẩn bị tài chính: Nguồn tài chính cần phải chuẩn bi đầy đủ và kịp

thời khi triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động Phân bồ và sử dụng hợp lý

dé tránh tình trạng gián đoạn, trục trặc khi thực hiện

Năm, hạ tầng kỹ thuật: đây là yếu tố cơ bản để triển khai việc ứng dụngCNTT Cơ sở hạ tang, thiết bi đầy đủ, hiện đại là cơ sở dé việc ứng dụng CNTT

được hiệu quả và chất lượng nhất.

19

Sáu, cơ sở dit liệu: dé xây văn phòng điện tử, chính điện tử cần xây dựng

hạ tầng số với cơ sở dữ liệu ngành, quốc gia Trong đó, quan trọng nhất là kết nối cơ sở đữ liệu của các bộ, ngành, địa phương với một hạ tầng kết nối băng rộng, sử dụng công nghệ tiên tiễn và những ứng dụng dùng chung nhằm dam bảo được sự kết nối liên thông Một số cơ sở đữ liệu mang tính chất nền tảng

thông tin như: cơ sở dit liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu quốc gia về văn

bản pháp luật, cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính đã và đang xây dựng hoàn

thiện, đã có những thành phần đi vào vận hành

1.2.5 Trách nhiệm của văn phòng trong ứng dụng CNTT

Dé việc ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả thì

bộ phận/ bộ máy văn phòng cần có trách nhiệm:

Một, văn phòng phải đảm bảo được hạ tầng kỹ thuật cho cơ quan, tổ

chức Nội dung này được thể hiện qua việc đảm bảo hệ thong thong tin, lién lac cua toan co quan, mua sắm, hướng dẫn sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị thông tin, phối hợp với các cơ quan chuyên môn dé đào tạo kỹ năng công nghệ thông

tin, cho cán bộ, công chức Văn phòng là đầu mối đại điện cho cơ quan, tô chứctrong việc ký kết, hợp tác với các các cơ quan, tô chức khác về ứng dụng CNTT

lây ý kiến của đơn vị và công dân; đăng tải và truyền đạt thông tin từ ý kiến chỉ

đạo của lãnh đạo lên các phương tiện đại chúng.

Ba, văn phòng phải hỗ trợ tích cực trong việc điều hành, kết nối, phốihợp giữa các đơn vị trong việc triển khai ứng dụng CNTT tại cơ quan, tổ chức

Dé các Ban chỉ đạo xây dựng chính quyền điện tử ở các bộ, ban, ngành địa

20

phương thực hiện tốt nhiệm vụ, đội ngũ chuyên viên tiễn hành thu thập, tổnghợp báo cáo, dự thảo kế hoạch, chương trình làm việc, chuẩn bị các điều kiệnvật chất cho quá trình làm việc của Ban chỉ đạo, tô chức và đảm bảo điều kiện

cho các cuộc họp, hội nghị về ứng dụng CNTT.

1.3 Quy định pháp lý về ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

Hiện nay chưa có nhiều văn bản pháp lý quy định về ứng dụng CNTTtrong văn phòng Tuy nhiên Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quyđịnh về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Đảng và Nhà nước như:

Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đây mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cau phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Quyết định số 260-QD/TW ngày 01/10/2014 của Ban Bi thư về việc ban

hành chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2015- 2020; Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007

của Chính phủ quy định về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhànước; Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg 24/3/ 2008 của Thủ tướng Chính phủ vềphê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quannhà nước năm 2008; Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủtướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Quốc gia về ứng dụng CNTT trong

hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011- 2015; Quyết định số

1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về phê

duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 — 2020; Quyết định số 749/QĐ-TTg của

Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình chuyên đổi số quốc gia đến năm

2025; Quyết định số 942/QĐ-TTg phê duyệt chiến lược Chính phủ điện tử

hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030

Hoạt động cơ quan nhà nước là hoạt động quản lý nhà nước mà trong đó

hoạt động quản lý được được thể hiện đưới hai hình thức: quản lý hành chính

21

và quản lý chuyên môn theo từng lĩnh vực Ở góc độ văn phòng thì quản lýhành chính là hướng nghiên cứu chính, vì thế quy định pháp lý ứng dụng công

nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước bao quát luôn quy định pháp

lý ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng tạo ra sự thống nhất, đồng bộ

trong quản lý.

Theo đó, dé đạt được các mục tiêu ma trong hệ thống văn bản pháp lý đã

quy định, bên cạnh các nhiệm vụ thường xuyên, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ

quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung Ương cần cụ thé hóa và tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ như: đôi mới

nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với ứng dụng, phát

triển CNTT; xây dựng, hoàn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng,

phát triển CNTT; xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia đồng bộ, hiện

đại; ứng dụng CNTT rộng rãi, thiết thực có hiệu quả; phát triển công nghiệp,

công nghệ thông tin, kinh tế tri thức; phát triển nguồn nhân lực CNTT dat

chuẩn quốc tế, đây mạnh nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong quốc phòng, an

ninh; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, nâng cao năng lực quản ly các mang

viễn thông, truyền hình Internet

Tiểu kết chương 1

Văn phòng là bộ phận/bộ máy tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh

đạo trong việc điều hành, quản lý mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Tronghoạt động quản lý, lãnh đạo khi ra các quyết định thường có sự đóng góp tham

mưu của văn phòng Văn phòng còn có vai trò đảm bảo cho hoạt động của lãnh

đạo và cơ quan được trôi chảy, thông suốt, hiệu quả Do đó, để vai trò của văn

phòng ngày càng được phát huy, nâng cao thì việc ứng dụng CNTT vào van

phòng là điều tất yếu Với công cuộc cách mang 4.0 đang phát triển, xu thé hội nhập toàn cầu, việc ứng dụng CNTT vào văn phòng tạo ra nhiều cơ hội và lợi

ích mới.

22

Tại chương 1, tác giả đã khái quát được một số khái niệm: văn phòng;hoạt động văn phòng; công nghệ thông tin và cùng với đó là cơ sở pháp lý về

ứng dụng CNTT trong văn phòng dé từ đó là cơ sở phân tích, đánh giá hoạt

động này tại Văn phòng UBND huyện Đơn Dương tại chương 2.

23

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN ĐƠN DƯƠNG,

TINH LAM DONG

2.1 Khái quát về UBND huyện Don Dương va Văn phòng huyện Don Dương

2.1.1 UBND huyện Đơn Dương

Đơn Dương là huyện năm ở phía Đông Nam Đà Lạt, phía Nam cao

nguyên Lâm viên, có độ cao trên 1000 m Với diện tích đất tự nhiên trên 61.000 ha; trong đó đất sản xuất nông nghiệp gần 17.000 ha, đất lâm nghiệp 38.000

ha Huyện có 10 đơn vi xã, thi tran với dân số 106.000 dan, trong đó đồng bảodân tộc thiểu số chiếm gần 30% Đứng trên góc độ phát triển kinh tế thì ĐơnDương hội tụ khá nhiều yếu tố thuận lợi, có Quốc lộ 27 đi qua, cần kề cửa ngõcác tỉnh Miền trung vào Lâm Đồng, tiếp giao với trung tâm kinh tế Đức Trọng

đất đai thé nhưỡng phù hợp với nhiều loại cây trồng: đặc biệt các loại rau Mặt khác xét về khả năng du lịch có thé là điểm dừng chân du khách trước và sau khi đến và đi Da Lạt dé thưởng thức không khi, thang cảnh núi rừng như đèo Ngoạn Mục, hồ Đa Nhim (Nguồn: Cổng thông tin điện tử huyện Đơn

Dương).

Cơ cấu tô chức của UBND huyện Don Dương gồm 1 Chủ tịch, 03 Phó

Chủ tịch va 15 ủy viên Hoạt động quản lý nhà nước của UBND huyện Don

Dương được phân giao cho 13 phòng chuyên môn và 10 UBND xã, thị trấn

Các phòng chuyên môn gồm: Văn phòng huyện; Phòng Tài nguyên và Môi

trường; Phòng Lao động thương binh và xã hội; Phòng Nội vụ; Thanh tra

huyện; Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Phòng Văn hóa và Thông tin; Phòng Y tế; Phòng Tư pháp; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Tài chính

- Kế hoạch; Phòng Dân tộc; Phòng Kinh tế và Hạ tầng

Theo đó, các đơn vị chuyên môn thuộc UBND huyện Đơn Dương có

chức năng tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh

24

vực của địa phương và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự chỉ đạo của

UBND huyện và theo quy định của pháp luật; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan quản lý nhà nước về

ngành, lĩnh vực cấp tỉnh

2.1.2 Văn phòng UBND huyện Đơn Dương

2.1.2.1 VỊ trí, chức năng

Căn cứ vào Quyết định số 06/2021/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân

huyện Don Duong ban hành ngày 20/12/2021 về quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, cơ cấu tô chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban

nhân dân huyện Đơn Dương thì vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND

-UBND được quy định như sau:

- Văn phòng huyện Đơn Dương là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện;

là cơ quan giúp việc trong hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện, trong chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;

- Văn phòng huyện chiu sự chi đạo, quản lý trực tiếp của UBND huyện.Đồng thời, Văn phòng huyện còn chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về mặt

nghiệp vụ, chuyên môn của Văn phòng HĐND-UBND tỉnh;

- Văn phòng huyện có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân về: hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhândân huyện; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về chỉ đạo, điều

hành hoạt động của UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt

động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ

sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện; trực tiếp quản

lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế mộtcửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của các nhân, tô chức trêntất cả các lĩnh vực thuộc thâm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyên

25

hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận

kết quả dé trả cho cá nhân, tổ chức.

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyên hạn

Văn phòng huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn tại Quyết định số

06/2021/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân huyện Đơn Dương ban hành ngày

20/12/2021, cụ thé như sau:

- Trình Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

ban hành: quy chế hoạt động của HĐND huyện; Quy chế làm việc của Ủy ban

nhân dân huyện; Soạn thảo, trình ký các văn bản theo phân công của Chủ tịch

Ủy ban nhân dân huyện và các văn bản thuộc thâm quyền của Chủ tịch Ủy ban

nhân dân huyện do các cơ quan chuyên môn tham mưu soạn thảo;

- Tham mưu xây dựng, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế

hoạch, kết luận, văn bản chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, Ủy bannhân dân, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: xây dựng, trình Thường trựcHội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện banhành, phê duyệt kế hoạch, chương trình hành động, chương trình công tác; kiếnnghị đưa vào kế hoạch, chương trình công tác những vấn đề cần tập trung chỉđạo, điều hành Đề xuất giao cơ quan chuyên môn nghiên cứu, tham mưu dựthảo văn bản thuộc thâm quyền của Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uy bannhân dân huyện; Nghiên cứu, tham mưu triển khai tổ chức thực hiện các văn

bản của cơ quan nhà nước cấp trên; tham mưu chỉ đạo, đôn đốc tô chức thực

hiện Nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác, văn bản chỉ đạo, điều hành

của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân vàChủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

Tổng hợp các kiến nghị, phản ánh của các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện, của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, báo cáo Thường trực Hội đồng nhândân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, xử lý

26

Tiếp nhận, xử lý, trình Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân

dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giải quyết theo thâm quyền những văn bản, hồ sơ của các cơ quan, tô chức, cá nhân.

Quản lý, chỉ đạo, tô chức hoạt động của Ban tiếp công dân huyện theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương, Luật Tiếp công dân; quản lý, điều hành

hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân huyện theo

cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành kế hoạch kiểm soát

thủ tục hành chính hằng năm; triển khai thực hiện công tác kiểm soát thủ tục

hành chính theo chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, kế hoạch

của Ủy ban nhân dân huyện.

Thực hiện chế độ thông tin: tô chức quản lý, cập nhật, cung cấp thông tinphục vụ hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân; công tác chỉ đạo, điềuhành của Ủy ban nhân dân huyện, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; Tổng

hợp báo cáo hoạt động của Hội đồng của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội

đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện Phối hợp Phòng Văn hóa và Thông tinquản lý, bảo đảm hoạt động của hệ thống Văn phòng Điện tử (iOffice); Thammưu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành của Ủy ban nhân

dân huyện.

Quản lý văn bản đi, đến của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng

nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện Phối hợp phòng Nội vụ trong thực hiện lưu trữ tài liệu, hồ sơ, văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện Thực hiện tô chức và quản lý con dấu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

huyện theo quy định của pháp luật.

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khi được Hội đồng nhân dân, Thườngtrực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân

huyện giao hoặc ủy quyên.

27

Phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện: Chủ

trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, tài liệu nội dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân, phiên họp Thường trực Hội đồng nhân dân; các hội nghị, cuộc họp, làm việc của Ủy ban nhân dân huyện; Phối hợp Phòng Nội vụ theo đõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế chế hoạt động

của Hội đồng nhân dân, Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện; Bảo

đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường

trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Đơn Dương

Văn phòng huyện có Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh văn phòng.

Tổ chức của Văn phòng huyện gồm:

- Các bộ phận chuyên môn trực thuộc: bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân huyện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải

quyết thủ tục hành chính; ban tiếp công dân huyện;

- Tham mưu tổng hợp: chuyên viên tổng hợp, chuyên viên giúp việcthuộc các khối kinh tế, văn hóa- xã hội, quốc phòng, an ninh, giải quyết khiếunại, tố cáo, tham mưu cho HĐND huyện;

- Hành chính quản tri gồm: kế toán, quản trị, lái xe, nhân viên kỹ thuật,

bảo vệ, văn thư.

2.2 Biện pháp triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng tại Văn phòng huyện Đơn Dương, tỉnh Lâm Đồng

2.2.1 Ban hành văn bản triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng

Năm trong lộ trình xây dựng chính quyền điện tử giai đoạn 2020-2025,

huyện Đơn Dương đã đặc biệt chú trọng đến công tác xây dựng và phát triển

cơ sở hạ tầng thông tin Đây là địa phương đứng thứ 3 toàn tỉnh về ứng dụngCNTT, đang được chọn thực hiện thí điểm về hệ thống một cửa điện tử hiện

đại Ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước đã mang lại hiệu quả không

28

những trong công tác của cán bộ công chức mà còn phục vụ tốt nhu cầu của

người dân.

Xác định việc ứng dụng CNTT trên địa bàn huyện là một trong những

nhiệm vụ trọng tâm, Huyện Ủy, UBND huyện Đơn Dương đã đề ra Chương

trình hành động về phát triển và ứng dụng CNTT giai đoạn 2020-2025 và địnhhướng đến năm 2030, Kế hoạch về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan

Nhà nước giai đoạn 2020-2025 Trong đó đặc biệt chú trọng tới Trang Thông

tin điện tử, Hệ thống Thư điện tử công vụ, hệ thống mạng Lan, Văn phòng điện

tử eOffice và Hệ thống Một cửa điện tử.

Tại Văn phòng huyện, trong nhiều năm qua đơn vị chưa ban hành kế

hoạch, chương trình, quy chế, quy định cụ thể về ứng dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động văn phòng cũng như hoạt động thực hiện các chức năng, nhiệm

vụ của đơn vị Việc xây dựng hệ thống văn bản về ứng dụng công nghệ thông

tin trong hoạt động cơ quan nhà nước trên địa bàn huyện được Phong Van hóa

và Thông tin tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện Trong đó có một số văn

bản như: Kế hoạch số 1683/KH-UBND ngày 23/10/2020 của UBND huyện Đơn Dương về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, phát triển chính quyên số và bảo dam an toàn thông tin mạng giai đoạn 2021-2025

— Kế hoạch này được ban hành ra nhằm mục tiêu cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị trong địa bàn huyện chuyên dần được thói quen làm

việc trên môi trường mạng, chuyền văn bản giấy sang văn bản điện tử; đảm bảo

hệ thống chỉ đạo, điều hành trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời trên môi

trường mạng từ UBND huyện tới các phòng chuyên môn, UBND xã, thị tran;

tô chức các cuộc họp trực tuyến; triển khai các dịch vụ công trực tuyến; tạo lập

cơ sở dit liệu từ văn bản số hóa; đào tạo nguồn nhân lực đội ngũ văn phòng có kiến thức và kỹ năng sử dụng CNTT Tiếp đó là Kế hoạch số 1835/KH-UBND ngày 13/10/2021 của UBND huyện Đơn Dương về phát triển chính quyền số

và bảo đảm an toan thông tin mạng trên dia ban huyện Don Dương năm 2022

29

— Mục tiêu hướng đến đó là triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơquan nhà nước gắn với quá trình cải cách hành chính nhằm nâng cao năng lực,

hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước, giúp người dân và doanh nghiệp làmviệc với cơ quan nhà nước nhanh chóng, thuận tiện hơn; phát triển hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu dùng chung tạo nên nền tảng phát triển chính quyền điện

tử, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

Qua đó, Văn phòng huyện là đơn vị phối hợp với Phòng Văn hóa và

Thông tin đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của

Ủy ban nhân dân huyện lên Trang thông tin điện tử Cùng với đó văn phòng làđơn vị chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tranh thủ nguồn vốn ứng dụngcông nghệ thông tin của tỉnh dé triển khai dự án xây dựng, nâng cấp hệ thống

một cửa hiện đại của huyện.

2.2.2 Đảm bảo nguôn nhân lực cho ứng dụng CNTT trong hoạt động văn

phòng

Đề cụ thé hóa trong việc triển khai xây dựng chính quyền điện tử, ngày

12/10/2018, UBND tỉnh Lâm Đồng đã ban hành Quyết định số UBND thành lập Ban Chỉ đạo xây dựng chính quyền điện tử tỉnh do Chủ tịch

2065/QD-UBND tỉnh làm Trưởng ban, Phó Chủ tịch 2065/QD-UBND tỉnh làm Phó Trưởng ban,

Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông làm Ủy viên thường trực và lãnh đạocác sở, ban, ngành Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan quản lý nhà nướcchuyên ngành về CNTT của tỉnh Ở huyện Đơn Dương, phòng Văn hóa - Thông

tin có nhiệm vụ tham mưu cho UBND huyện về công tác quản lý CNTT tại địa phương Và Văn phòng huyện và Phòng kinh tế hạ tầng sẽ phối hợp tham gia

khi xây dựng, triển khai ứng dụng CNTT

Huyện Don Dương dang tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, thu hút nguồn nhân lực về CNTT, có khả năng tiếp cận, chuyên giao công nghệ, quản trị hệ

thống mạng, quản trị co sở dit liệu và các ứng dụng chuyên ngành của từng đơn

30

vị Trong thời gian tới huyện sẽ đào tạo chuyên sâu về CNTT cho một số chuyên

viên của các cơ quan, đơn vị dé có năng lực quan lý điều hành toàn bộ hệ thống

thông tin.

Hàng năm, Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Phòng Thông tin

và Văn hóa của các huyện tô chức các lớp đào tạo, nâng cao về CNTT cho cán

bộ chuyên trách cũng như cán bộ công chức, viên chức trên dia ban tỉnh Với

yêu cầu về nguồn nhân lực đáp ứng việc ứng dụng CNTT có trình độ ngày càng

cao, số lượng trang thiết bị ngày càng nhiều, việc đảm bảo dé 100% cán bộ

công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước đều có kỹ năng sử dụng máy tính,

sử dụng các ứng dụng, phần mềm phục vụ cho công tác chuyên môn là rất cần

thiết

Đội ngũ làm việc tại văn phòng gồm 11 người, trong đó có 3 lãnh đạo và

8 chuyên viên Về độ tuổi của đội ngũ đa số là 35 tuổi trở lên, trong đó có 12

người là trình độ đại học và 01 người là trình độ cao dang Theo quy định, trước

khi được tuyên dụng vào làm việc người dự tuyển phải có chứng chỉ chuẩn kỹ

năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo tiêu chuan của Thông tư số03/2914/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền

thông vi vậy đội ngũ văn phòng đã có kỹ năng sử dụng CNTT ở mức cơ bản

Và hàng năm, UBND huyện tổ chức các buổi tập huấn hướng dẫn sử dụng cácứng dụng, phần mềm phục vụ cai cách hành chính trên địa ban huyện vi thế độingũ lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng huyện cũng được tham gia dé trang bị

kỹ năng, phương pháp sử dụng các thiết bị, phần mềm Tuy nhiên, Văn phòng

huyện hiện tại chưa có bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin vì thế đơn

vị đang thiếu nhân lực về chuyên môn này, không đáp ứng được yêu cầu trongquá trình triển khai, ứng dụng và thực hiện hiện CNTT trong hoạt động của đơn

VỊ.

3l

2.2.3 Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và xây dựng cơ sở dữ liệu cho ứng dụng

CNTT trong hoạt động văn phòng

Hạ tang CNTT của huyện Don Dương đang có bước phát triển vượt bậc,

đáp ứng được về cơ bản yêu cầu ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước

trên dia ban.

Tai huyện, toàn bộ các phòng ban, đơn vi chuyên môn được trang bi đầy

đủ với 126 máy tính dé bàn, máy tính xách tay phục vụ cho công việc hằng ngày Hầu hết các đơn vị đều kết nối Internet cho toàn bộ bộ phận chuyên môn,

thuận tiện cho công việc.

Đến nay, hệ thống mạng nội bộ (LAN), hệ thống văn phòng điện tử

eOffice cũng đã được triển khai cho toàn thé cán bộ, công chức của các phòng

chuyên môn thuộc UBND huyện, khối Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể,

UBND các xã, thị tran Huyện yêu cầu các phòng ban, đơn vi, các địa phương tăng cường trao đồi thông tin qua hệ thống văn phòng điện tử eOffice.

Hệ thống một cửa điện tử hiện đại của huyện đến nay cũng hoạt động ồn

định, góp phần thúc đây công tác cải cách hành chính (CCHC) của huyện Việc

tiếp nhận và luân chuyền hồ sơ được thực hiện trên phần mềm một cửa thuận

tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, giảm sát Qua hệ thống này, người dân có thé

tra cứu được tinh trạng xử ly hồ sơ của mình; lãnh đạo huyện cũng trực tiếp giám sát được công việc và thái độ giao tiếp của cán bộ, công chức, viên chức

làm việc tại bộ phận một cửa dé chỉ đạo, chấn chỉnh kịp thời trong giải quyết

công việc.

Trong năm 2021, huyện đã đầu tư trên 4 tỷ đồng dé day mạnh ứng dụngCNTT tại địa phương, trong đó đã có trên 3,8 tỷ đồng xây dựng các phòng họptrực tuyến cho 10/10 xã, thị tran trên địa bàn Hệ thống mạng truyền dẫn cáp

quang đến nay đã được phủ kín đến tất cả các xã, thị trấn trên địa bàn, chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao, đáp ứng được nhu cầu trao đổi thông

tin của người dân.

32

Hiện tại, Hệ thống Thư điện tử công vụ được triển khai rộng rãi tới các

cơ quan, don vi, toan thé, cán bộ, công chức các đơn vị thuộc UBND huyện và

các xã, thị tran tới 243 địa chỉ Hệ thống mạng LAN, Văn phòng Điện tử eOffice cũng đã được chính thức đưa vào sử dụng từ năm 2012, đến nay đã được triển

khai cho các phòng chuyên môn, khối Mặt trận tô quốc và các đoàn thé, 7 xã,thị tran trên địa ban huyện

Tại Văn phòng huyện, cơ sở dit liệu đang được xây dựng và chuyền đổimạnh mẽ bằng hình thức tạo lập và ban hành dưới dạng điện tử Khi tham mưu

hoặc xử lý văn bản xong chuyên viên gửi bản thảo văn bản băng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản qua lãnh đạo duyệt Văn bản sau khi được duyệt chuyên giao cho văn thư ký số để đăng ký và phát hành văn bản Văn bản đã hoàn thành thé thức và nội dung hoàn chỉnh được chuyền tiếp cho chuyên viên phụ trách soạn thảo văn bản để lưu trữ hồ sơ công việc Mới đây, các văn bản, tải liệu, hồ

sơ giấy được ban hành từ năm 2020 trở về trước đã được Văn phòng huyệntriển khai công tác chỉnh ly tài liệu giấy nhưng chưa thực hiện công tác số hóatài liệu Vì thế việc xây dựng cơ sở đữ liệu để khai thác, sử dụng trong quá trìnhgiải quyết công việc của chuyên viên và điều hành, quản lý của lãnh đạo đangcòn nhiều bat cập

2.2.4 Tổng kết, đánh giá việc triển khai thực hiện ứng dụng CNTT trong

hoạt động văn phòng

Hệ thống văn bản pháp lý về ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của

cơ quan nhà nước vẫn được Phòng Văn hóa và Thông tin tổng hợp, tham mưu cho UBND huyện, còn đối với Văn phòng huyện chỉ phối hợp cung cấp thông

tin chỉ đạo của UBND huyện, lãnh đạo Huyện tới các phòng ban chuyên môn

và các đơn vị khác về ứng dụng CNTT Nên vậy, Văn phòng huyện cần xâydựng chương trình, quy chế cụ thể về ứng dụng CNTT trong các hoạt động

văn phòng đê đội ngũ văn phòng có thé năm rõ vé cách triên khai và thực hiện.

33

Về số lượng đội ngũ chuyên trách CNTT hiện nay không nhiều, chỉ có

02 người, 01 người có trình độ cao đăng và 01 có trình độ đại hoc Vì vậy công

tác tuyển dụng, thu hút và đào tạo nhân lực có trình độ CNTT đang diễn ra

thường xuyên Hằng năm UBND huyện cử một số bộ phận của các cơ quan,

đơn vị tham gia các lớp tập huấn nghiệp do Trung ương, tỉnh tổ chức nhằm

nâng cao trình độ về CNTT đáp ứng yêu cầu trong công tác

Về cơ sở hạ tầng kỹ thuật và cơ sở dữ liệu: hiện nay hệ thống mạng

truyền dẫn cáp quang đã được phủ kín đến tat cả các xã, thị tran trên dia bàn

huyện, chất lượng các dịch vụ ngày càng được nâng cao nhằm đáp ứng nhu cầu trao đồi thông tin của người dân Trang bị tương đối đầy đủ máy tính và các thiết bị điện tử khác dé phục vụ quá trình giải giải quyết công việc của đội ngũ văn phòng Qua đó cũng nâng cấp trang thông tin điện tử của huyện; cung cấp thông tin hoạt động của cơ quan nhà nước; hệ thống văn bản quy phạm

pháp luật trên các lĩnh vực của huyện; giới thiệu các tiềm năng, cơ chế, chính

sách thu hút đầu tư của huyện; quảng bá thế mạnh, thương hiệu vùng sản xuất

của huyện trên trang thông tin điện tử nhăm tạo bước đột phá dé day manh

ung dung CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước Hiện tại co sở liệu chỉ

thu thập từ nguồn văn bản điện tử di, văn bản điện tử đến còn cơ sở dữ liệuvăn bản số hóa chưa có nên Văn phòng huyện cần tham mưu cho UBND huyện

về công tác số hóa tài liệu dé từ đó xây dựng nguồn thông tin dit liệu phục vụ

hiệu quả trong việc quản lý, điều hành của UBND.

2.3 Kết quả ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng tại UBND huyện Đơn Dương, tỉnh Lâm Đồng

2.3.1 Trong hoạt động tổng hợp

Hoạt động tông hợp trong văn phòng là toàn bộ công việc liên quan đếnviệc thực hiện nghiệp vụ tong hop chuong trinh, ké hoach công tác cua co quan,lãnh đạo cơ quan; tông hợp tình hình, kết quả từng mặt hoạt động thuộc chức

34

năng, nhiệm vụ của văn phòng hoặc toàn bộ hoạt động của cơ quan, đơn vị

phục vụ cho sự quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan.

Nghiệp vụ tổng hợp là quá trình sử dụng các phương pháp khoa học déxâu chuỗi, liên kết các mặt phản ánh của một vấn đề, hiện tượng, sự kiện, hoạt

động và đưa ra kết luận (nhận xét, đánh giá) nhằm có cái nhìn tổng thể, toàn diện và có được đầy đủ thông tin cần thiết về vấn đề, hiện tượng, sự kiện, hoạt

động đó.

Hoạt động tổng hợp giúp người đứng đầu năm bắt tình hình hoạt động của cơ quan Mục đích chính của hoạt động này là nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho sự quản lý, điều hành của lãnh đạo Từ những thông tin trong các báo cáo của từng lĩnh vực, các mặt hoạt động của cơ quan, lãnh đạo có thé đưa

ra những chi đạo, quyết định đúng đắn và phù hop nhăm nâng cao hiệu quả

trong việc giải quyết van dé, sự việc, Ngoài ra, hoạt động tổng hợp giúp cung cấp các thông tin làm cơ sở cho việc hoạch định chiến lược, mục tiêu của cơ

quan Qua các thông tin được thu thập và xử lý, bộ phận hay bộ máy văn phòng

có thê tham mưu hay đề xuất sáng kiến, ý kiến cho lãnh đạo Như vậy, lãnh đạo

có thê dựa vào cơ sở đó đề đề ra định hướng, mục tiêu cho đúng đắn phù hợp

với điều kiện thực tế và tình hình cơ quan ở thời điểm hiện tại

Liên quan tới hoạt động tông hợp thì luôn đi kèm với hoạt động thammưu, muốn tham mưu hiệu quả thì việc tổng hợp phải thực hiện tốt Hai hoạtđộng này có mối liên hệ chặt chẽ và luôn hỗ trợ nhau Và dé làm tốt công táctham mưu thì bộ phận văn phòng cần phải làm tốt chức năng tổng hợp (tổng

hợp xử lý thông tin) Trên cơ sở các thông tin đã tổng hợp, bộ phận văn phòng căn cứ day đủ vào các thông tin dé thực hiện công việc xử lý thông tin từ đó

thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất sáng kiến, ý tưởng giúp lãnh đạo đưa

ra các quyết định quản lý, điều hành cho kịp thời và hiệu quả Chức năng tônghợp có vai trò cung cấp thông tin, phục vụ cho văn phòng thực hiện chức năng

tham mưu; cung cấp thông tin phục vụ cho sự quản lý, điều hành của lãnh đạo

35

trong hoạt động của cơ quan Khi tham mưu cần có những thông tin chính xác,đầy đủ, kịp thời, các báo cáo là nguồn thông tin cơ sở để đảm bảo cho việc đề

xuất các ý tưởng, ý kiến, sáng kiến cho lãnh đạo Do vậy, hoạt động của cơ

quan có hiệu quả hay không là việc tổng hợp thông tin tốt và tham mưu chính

xác, đầy đủ, nhanh chóng.

Tại văn phòng huyện Đơn Dương với chức năng tham mưu giúp việc cho

HĐND và UBND huyện, nên phải thường xuyên thực hiện hoạt động tông hợp.Tổng hợp thông tin và xử lý thông tin để giúp cho UBND huyện, lãnh đạo cơquan và người đứng đầu đơn vị thực hiện quản lý, điều hành công việc một

cách kip thời, có hiệu quả.

Văn phòng huyện là đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận mọi thông

tin cũng như xuất bản nhiều thông tin khác nhau Thông tin được tiếp cận từnhiều nguồn khác nhau: thông tin từ các văn bản do Trung Ương và cơ quanquản lý cấp trên ban hành; thông tin từ các văn bản báo cáo của các phòng/ban;thông tin từ các văn bản đến của các cơ quan, tô chức, cá nhân; thông tin từ hồ

sơ, tài liệu lưu trữ; thông tin từ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo Ngoài ra còn

có nguồn thông tin từ sách, báo, trang mạng xã hội và các thông tin khác trên

mạng internet Do đó việc thu thập và xử lý thông tin diễn ra hàng ngày và được

các công chức thực hiện liên tục trong quá trình giải quyết công việc Điều đóđược cụ thé hóa trong nhiệm vụ của Văn phòng huyện đó là thực hiện chế độthông tin Tổ chức, quản lý, cập nhật, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác

chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện.

Từ khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tiếp nhận và chuyêngiao thông tin thì UBND huyện đã áp dụng phần mềm hệ thống thư điện tử

công vụ tinh Lâm Đồng.

36