Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

Đóng góp về thực tiễn Luận văn được nghiên cứu hoàn chỉnh sẽ đóng góp thêm tư liệu cho việc quản lý, quản trị Văn phòng tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội nói riêng, các cơ quan doanh n

Lê Thị Thúy Mai

TỎ CHỨC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TAI TONG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội - 2023

Lê Thị Thúy Mai

TỎ CHỨC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

TAI TONG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HA NỘI

Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng

Mã số: 8340406.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN TRI VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS Đào Đức Thuận

Hà Nội - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi,

được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Đào Đức Thuận.

Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu

khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này làtrung thực và chưa từng được công bố dưới bat cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách

nhiệm vê công trình nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Lê Thị Thúy Mai

4 Đối tượng và phạm vi nghiên COU c.cccccessesssessessesseessessessessesssessessessesseeseeseess 7

5 Lịch sử nghiÊn CỨU - - 5 5 + x11 kh TH HH HH Hưng rkt 8

6 Phương pháp nghién CỨU 5 2233133133139 Ekrrerre 11

7 Đóng góp của luận VĂT - - S11 1v HH Hy 12

8 Bố cục của để tài -ccccc tt nh ng re 13

Chương 1 CƠ SO LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VE TO CHỨC UNG DUNG

CÔNG NGHỆ THONG TIN TRONG CÔNG TÁC VAN THU, LƯU TRỮ 14

1.1 Cơ sở lý luận về tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư, Ïưu tTỮ - - - - < SE 2111111123111 11 953 11 11g vn ng key 14

1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến đ tài .: -:©-e©5++cx++c++cxscsee 14

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác VĂN thre, ÏWH ÍYĂ - «cv vn trệt 19

1.1.3 Nguyên tắc tổ chức ứng dung công nghệ thông tin trong công tác

VĂN ther, ÏUPU ÍẨ Gà Hà HH TH TT Ti HH Hàng 22

1.1.4 Điều kiện tổ chức ung dụng công nghệ thông tin trong công tác

VAN thar, LU ẨƯỮ SE T1 1 SE v4 25

1.1.5 Nội dung tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

1.2.2 Quy định cua Tập đoàn Điện lực Việt NGIH - 5555 <<<<<+++s 30

I7 801.7.00NNNnn8aa a 34Chương 2 THỰC TRẠNG TÔ CHỨC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

TAI TONG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHO HÀ NỘI 35

2.1 Khái quát về Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội - 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát 00128888 TỚI 352.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy 7777-7788 37

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty

Điện lực Thành phố Hà Nội - + 2-52 E‡SEÉEÉEEEE 2121211111111 te 39

2.1.4 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư - Lưu trữ

tại Tổng Công ty Điện lực TP Hà NNỘI - SH HH Hiệp 4I

2.2 Chủ trương và các nguồn lực tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư, Tu fTẴY - «2c 2s 319 9v ng nh nu nành 46

2.2.1 Chủ trương tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

07777/777//7778747 2A 46

2.2.2 Nguồn lực tổ chức ung dụng công nghệ thông tin trong công tác

VĂN (hư, [UU ẨƑÍỮ Q11 11 E9 09511 ki 50

2.3 Nội dung triển khai tổ chức ứng dung công nghệ thông tin trong công tác

2.5 Nhận xét, đánh giá thực trang tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin 75

2.5.1 Ưu điểm và nguyên nhÂN - 5c SE EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrkrrieeo 752.5.2 Hạn chế và nguyên nÌÂNH - +55 St‡EE‡EEEE2EEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrrerreei 77

Tiểu kết ChØïngg 2 - ©5252 SE E2 EEEE1221121121121121121121111.111.1 010g 79

Chương 3 BOI CANH VÀ GIẢI PHÁP DAY MANH TO CHỨC UNG DUNG

CONG NGHE THONG TIN TRONG CONG TAC VAN THU, LUU TRU

TAI TONG CONG TY ĐIỆN LUC THÀNH PHO HA NỘII 80

3.1 Bối cảnh day mạnh ứng dụng CNTT trong công tác van thư, lưu trữ

¡850405720901 80

3.1.1 Bồi cảnh CHUNG veseescessecsesssessessessessessessessesssessessessessuessessessessuessesseesesssesses 80

3.1.2 BO’ COMM CU NE nh 803.2 Dé xuất giải pháp đây mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thu,

lưu trữ tại EVNHANOI trong bối cảnh hiện nay - 2-22-5525 55+ecxz+zxczea 81

3.2.1 Hoàn thiện quy định, hướng dẫn ứng dung công nghệ thông tỉn 6]3.2.2 Tăng cường tuyên truyền, pho biến pháp luật về ứng dụng công nghệ

thông tin công tác văn thư, Wu ẢFĂF sS-c Tnhh, 84

3.2.3 Tiếp tục đầu tư hiện đại hoá hạ tang CNTT phục vụ cho công tác

VON thar, LU HƯẪỮ Q11 1111 SE và 85

3.2.4 Day mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, WU trữ - 563.2.5 Dam bảo nguồn nhân lực tổ chức ứng dung công nghệ thông tin vào

công tác Văn ther, We ẨFY kg TH TH TH Thiệp 9]

Tiểu kết Chivonng 3 vsesecsessvessessessscssessessesssessessscssssssssesssssssascssesussscssscsucesesaceasesseeseesees 93

„0000077 94

TÀI LIEU THAM KHẢO - 2< 5£ <2 se se ss£EseexseEssersserserssersee 95

DANH MỤC TU VIET TAT

STT | Viét tat Y nghia

1 |CBCNV Cán bộ, công nhân viên

2 | CCHC Cai cach hanh chinh

3 | CNTIT Công nghệ thông tin

4 | CMCN 4.0 Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

5 | CIO (Chief Information Officer) | Giám đốc công nghê thông tin

6 | EVNHANOI Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

7 | EVN Tập đoàn Điện luc Quốc gia Việt Nam

8 | SXKD Sản xuất kinh doanh

9 | UDCNTT | Ung dung céng nghé théng tin

10 | VILT Văn thư, lưu trữ

MO ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm qua, Đảng, Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng chuyênđổi số, ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Đồng thời cũng xác định đây là giải pháp quan trọng, là xu hướng tat yếu dé các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, cải thiện quy trình, thủ tụctrong quá trình quản lý, điều hành

Chủ trương, chính sách về chuyên đổi số đã được đưa vào Nghị quyết số52/NQ-TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính tri về một số chủ trương, chính sách chủ

động tham gia cuộc CMCN 4.0 cụ thể như sau: “Nội dung cốt lõi của chính sách

chủ động tham gia cuộc CMCN 4.0 của nước ta là thúc day phát triển khoa học,công nghệ và đổi mới sáng tạo trên tất cả các ngành, lĩnh vực và thúc đẩy chuyểnđổi số quốc gia, trọng tâm là phát triển kinh tế số, xây dựng đô thị thông minh,chính quyền điện tử, tiến tới chính quyền số” [29, tr.4] Công tác Văn thư - Lưu trữcũng không nằm ngoài chủ trương, chính sách trên

Ngày nay, sự phát triển của CNTT đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm

của xã hội về công tác văn phòng Trước kia công tác văn phòng được hiểu lànhững công việc giấy tờ, hành chính sự vụ giản đơn Theo thời gian, sự bùng nỗứng dụng CNTT vào công tác văn phòng đã dan làm thay đôi nhận thức và nghiệp

vụ văn phòng, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp đều đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào trong mọi hoạt động quản

lý, điều hành của minh, nhăm thúc day sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp.Điều này đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ văn phòng được đào tạo chính quy cótrình độ cao, có kỹ năng nghiệp vụ, năng động sáng tạo để đưa công nghệ thông

tin vào công việc.

Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội (EVNHANOD) là một doanh nghiệp thuộcTập đoàn Điện lực Việt Nam EVNHANOI là một trong năm Tổng công ty quản lý

và phân phối điện hàng đầu trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam được giao

nhiệm vụ quản lý vận hành, kinh doanh bán điện và đầu tư phát triển lưới điện từ

cấp điện áp 110kV xuống 0,4kV trên địa bàn thành phố Hà Nội Tổng công ty xác

định mục tiêu “Luôn đáp ứng đây đủ nhu cau về điện của mọi khách hàng với chấtlượng ngày càng cao và dịch vụ ngày càng hoàn hảo” Đề thực hiện mục tiêu này,Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội đã ứng dụng công nghệ thông tin trongcác mặt hoạt động nói chung và trong công tác văn thư, lưu trữ nói riêng nhằm quản

lý, điều hành tốt các nghiệp vụ được giao

EVNHANOI luôn ý thức được rằng một trong những nền tang của sự thànhcông là phải thúc đây việc nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu của khoa học,công nghệ cụ thể là công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất, kinh doanh nóichung và hoạt động quản lý, điều hành nói riêng Nhiều chương trình, thành quảmới được EVNHANOI đưa vào áp dụng đối với thực tiễn như: lắp đặt hệ thống

công tơ điện tử tự động, thông báo tra cứu hóa đơn và thanh toán hóa đơn điện tử,

đều được thực hiện công nghệ hóa Tổng công ty không chỉ ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn ứng dụng công nghệ thôngtin trong các hoạt động văn phòng như: chương trình quản lý hồ sơ lưu trữ thông

minh; chương trình quản lý hành chính; chương trình quản lý văn bản D-office (đây

là chương trình quản lý văn bản được dùng chung trong Tập đoàn Điện lực Quốc

gia Việt Nam) Tuy nhiên việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh

vực của Văn phòng vẫn còn tồn tại một số vấn đề như: việc thống kê văn bản chưađạt yêu cầu; việc lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng còn hạn chế: chuyênviên chưa nắm được việc lập hồ sơ; phần mềm chưa hỗ trợ được triệt dé trong công

tác lập hồ sơ việc

Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng vàkhông thé thiếu được trong các hoạt động của Văn phòng Dé đảm bảo cho công tácVăn thư - Lưu trữ hoạt động có nề nếp, hiệu quả, phục vụ hoạt động quản lý, điềuhành, hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty thì việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào trong công tác này là rất cần thiết Từ những yêu cầu của thực tếkhách quan và những yêu cầu của công việc tác giả đã lựa chọn đề tài “Tổ chức

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty

Điện lực TP Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nhận diện, đánh giá được thực trạng tô chức ứng dụng công nghệ thông tintại EVNHANOI Trên cơ sở đó, đề xuất được một số giải pháp cụ thé nhằm gópphan đây mạnh tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu

trữ tại EVNHANOI.

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên, đề tài xác định cần triển khai các

nhiệm vụ sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;

Thứ hai, khảo sát, mô tả chức năng, nhiệm vụ của EVNHANOI, đánh giá

thực trạng tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại

Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội;

Thứ ba, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện, đây mạnh tổ chức ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư Lưu trữ

-Trong luận văn này, thuật ngữ tổ chức được chúng tôi sử dụng với nghĩa

động từ, để chỉ các biện pháp của chủ thể quản lý nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu những van đề xây dựng chiếnlược, xác định trách nhiệm, bộ máy, bố trí nhân sự, đảm bảo nguồn nhân lực, xâydựng hệ thống quy định, t6 chức thực hiện, tổng kết đánh giá tổ chức ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ ở Tổng công Điện lực TP HàNội cụ thể như sau:

Thứ nhất, về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Chúng tôi tập trung nghiên cứu việc tô chức ứng dụng công nghệ thông tin vào một

số nghiệp vụ công tác văn thư gồm: tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong

soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong quản

lý, sử dụng văn bản, tài liệu; tổ chức lập hồ sơ điện tử; tổ chức quản lý, sử dụng condấu và thiết bị lưu khóa bí mắt

Thứ hai, về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.Chúng tôi tập trung nghiên cứu tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

lưu trữ gồm: Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong thu thập, bổ sung tài liệu;

Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu; Tổ chức ứngdụng công nghệ thông tin trong bảo quản tài liệu và Tổ chức ứng dụng công nghệ

thông tin trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

- Về không gian: Chúng tôi thực hiện khảo sát tại khối cơ quan Tổng công

Điện lực TP Hà Nội Bởi vì, theo thống kê chỉ số ứng dụng CNTT các Tập đoàn

kinh tế, Tổng Công ty năm 2020 cho thay: “Chi số ứng dụng công nghệ thông tin

tại các đơn vị thành viên trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam luôn đứng vị trí top 1

trong 2 năm liên tiếp từ 2019 - 2020” [5, tr.78]

- Về thời gian: Luận văn khảo sát việc tô chức ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2017 đến 2022 Day là thời gian Tổng công

ty nâng cấp phần mềm quan lý văn bản E-office lên phần mềm quản lý văn banDoffice và xây dựng phần mềm hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ

5 Lich sử nghiên cứu

Nhằm nâng cao kiến thức bản thân trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã

tìm hiểu các quy định của nhà nước và đọc các luận văn, khoá luận tốt nghiệp của

các sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các bài viết đăng trên tạpchí Dấu ấn thời gian, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, đề án Hiện nay có rất nhiều côngtrình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đó

là các đề tài nghiên cứu, giáo trình cụ thể như sau:

Thứ nhất, lý luận về công tác Văn thư - Lưu trữGiáo trình “Ly luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả: ĐàoXuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyên, Nguyễn Văn Thâm Cuôn giáotrình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ gồm:Thu thập, bố sung tài liệu; Tổ chức khoa học tài liệu; Phân loại tài liệu lưu trữ; Xácđịnh giá trị; Bảo quản; Thống kê: Tổ chức khai thác sử dụng

Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình

Quyên, giáo trình đã cũng cấp những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác vănthư gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ; Quản lý condấu và thiết bị lưu khóa bí mật

Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin nói chung

Luận văn thạc sĩ “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ

quan Nhà nước ở Việt Nam” của Nguyễn Trung Thành đã cho chỉ ra việc ứng dụng

CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước ở Việt Nam giai đoạn vừa qua đã đạt

được những thành tựu quan trọng Nhờ vậy mà đã góp phan to lớn vào sự nghiệp

đổi mới đất nước, đặt biệt là cải cách nền hành chính quốc gia ở Việt Nam Tuyvậy, bên cạnh những kết quả đã đạt được thì hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt

động cơ quan nhà nước bền vững, chưa đáp ứng yêu cầu của phát triển kinh tế - xã

hội nói chung và phát triển CNTT nói riêng Nguyên nhân cơ bản có thê nói đến đó

là: Do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của CNTT của các cấp lãnh đạo, công nghệ

thông tin Việt Nam hiện đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển với tốc độ chậm so với

thế giới, môi trường ứng dụng CNTT chưa tốt, thiếu cán bộ có đủ trình độ, cơ chế

chính sách và thực tiễn ứng dụng còn một số bất cập, v.v Trên cơ sở đánh giá, tácgiả đã xuất các giải pháp cơ bản để đây mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của

cơ quan Nhà nước ở Việt Nam trong thời gian tới.

Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của nhóm tác giả do ThS Ngô Anh Tuanlàm chủ nhiệm với tên đề tài: “Nghién cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong

quản lý công tác đào tạo, bôi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Bộ Giao thông

vận tái” Đề tài này tập trung nghiên cứu đánh giá thực trạng về quản lý công tác

đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Từ đó, ứng dụng công

nghệ thông tin trong quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viênchức của Bộ Bên cạnh đó, đề tài xây dựng hệ thống thông tin triển khai đồng bộ

cho các don vị trực thuộc Bộ dé quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng và tô chức thực

hiện nhiệm vụ đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng cơ sở dữ

liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Ngoài ra, xây dựng cơ chế

quản lý, sử dụng phần mềm, khai thác chia sẻ dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin và

bảo mật dir liệu.

Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư - Lưu trữ

Khóa luận với đề tài Quan ly văn ban điện tw tại Bộ Khoa học và Công nghệcủa tác giả Mẫn Thị Phượng (2019) Nội dung khóa luận đề cập đến vấn đề chungliên quan đến văn bản điện tử như: khái niệm văn bản điện tử, chữ ký số và cácnguyên tắc, yêu cau liên quan đến quản lý văn bản điện tử

Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng

ở doanh nghiệp vừa và nhỏ (Qua khảo sát một số doanh nghiệp tại Tỉnh Bình

Dương” của tac giả Phan Minh Nhật - 2022 đã chỉ ra được việc ứng dụng CNTT

hiện nay trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Bình Dương là hết sức cần thiếtnham nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Luận van đã nhận thức được vai tròcủa CNTT trong công tác quản trị văn phòng đối với việc nâng cao năng suất laođộng, hiệu quả và chất lượng sản phẩm trong quá trình hội nhập Tuy nhiên, luậnvăn cũng cho thấy việc ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp ở tỉnh Bình Dươngvan ở tình trạng thiếu định hướng chiến lược, còn nhiều ling túng trong việc tôchức và triển khai thực hiện Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên đã tiếp cận

một phần nào đó về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lí, vận

hành các công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng.

Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học năm 2019 của nhóm tác giả văn phòng Bộ

Tài chính do ThS Ngô Chí Tùng làm chủ nhiệm với tên dé tài: “Các giải pháp thúc

day ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính” Đề

tài này tập trung nghiên cứu những cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ điện tử và họctập kinh nghiệm công tác lưu trữ điện tử của một số nước và Bộ ngành qua đó rút ra

bai học kinh nghiệm cho Bộ Tài chính Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác lưu trữ của toàn ngành nhằm thấy được những kết quả đạt

được, chưa đạt được, nguyên nhân dé đề xuất các giải pháp, mục tiêu, nguyên tắc,

lộ trình thực hiện phù hợp, thống nhất và đáp ứng được yêu cầu công việc trước

cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0.

Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học năm 2020 của nhóm tác giả văn phòng Bộ

Thông tin và Truyền thông do CN Trần Thị Hồng Hạnh làm chủ nhiệm với tên đề

tài: “Nghiên cứu, dé xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Thông tin và Truyền thông” Đề tài

10

này nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp công nghệ thông tin với công tác văn thư,lưu trữ Bên cạnh đó, đề tài tập trung phân tích các van dé còn tôn tại tại Bộ Thôngtin và Truyền thông Trên cơ sở đó đề xuất biện pháp nâng cao ứng dụng công nghệ

thông tin tai Bộ.

Bài “Công tac văn thư, lưu trữ thoi kỳ cách mạng công nghiệp 4.0” cua

nhóm tác giả Đỗ Văn Học, Vũ Văn Tâm và Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Quản lý nhà

nước, số 2/2021) trên cơ sở thực tế phát triển của khoa học và công nghệ đang áp

dụng trong hoạt động văn phòng nói riêng va hoạt động hành chính của các cơ

quan, tổ chức hiện nay Trên cơ sở nghiên cứu đề tài “Lưu trữ tài liệu điện tử trongbối cảnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lầnthứ 4 (4.0)”, đã bước đầu xác định một số dấu ấn, tiêu chuẩn cần có của công tác

văn thư, lưu trữ thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0.

Mặc dù, mỗi tác giả có quan điểm riêng và phạm vi nghiên cứu khác nhaunhưng những công trình này có ý nghĩa nhất định trong việc ứng dụng công nghệthông tin trong các công tác văn thư, lưu trữ của từng cơ quan, t6 chức cụ thể Tuynhiên, cho đến nay chưa có công trình nao nghiên cứu về chủ đề “Tổ chức ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty Điệnlực TP Hà Nội” Chính vì thế, chúng tôi khăng định đây là đề tài mới và không bịtrùng lặp với các công trình nghiên cứu đã công bồ

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, đề tài sử dụng tổng hợp các

phương pháp nghiên cứu như sau:

Thứ hai, phương pháp nghiên cứu cụ thể:

- Phương pháp phân tích tài liệu: Đề tài tong hợp các tài liệu có liên quan dé

kế thừa và có căn cứ xây dựng khung lý thuyết riêng Các tài liệu được đề tài phân

11

tích gồm chủ trương, chính sách pháp luật về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của

Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội; các sách, báo chuyên khảo về các vấn đề có liênquan đến đề tài, v.v

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đề tài đã thu thập và tham khảo nhiều

tài liệu khác nhau của nhiều tác giả, trên cơ sở phân tích, tong hợp dé hiểu kỹ và cốtlõi các van dé, từ đó có được hệ thống các khái niệm, nội dung lý thuyết

- Phương pháp khảo sát: Đề tài áp dụng phương pháp này để thu thập và

phân tích tình hình tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,

lưu trữ tại Tổng Công ty, quá trình triển khai áp dụng và đánh giá kết quả hiện

đang đạt được.

- Phương pháp so sánh: Luận văn sử dụng phương pháp này để so sánh việc

tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ với việc ứngdụng công nghệ thông tin trong một số nghiệp vụ khác như: kinh doanh, chăm sóckhác hàng, kế toán, vật tư dé rút ra những nhận xét và đánh giá

- Phương pháp trải nghiệm thực tế: Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đãtiếp cận các phần mềm trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, từ đó rút ra được cảmnhận, đánh giá khách quan về việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin này

7 Đóng góp của luận văn

7.1 Đóng góp về khoa học

Luận văn góp phần tiếp tục khái quát và làm rõ hơn một số vấn đề lý luận về

tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

7.2 Đóng góp về thực tiễn

Luận văn được nghiên cứu hoàn chỉnh sẽ đóng góp thêm tư liệu cho việc

quản lý, quản trị Văn phòng tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội nói riêng, các cơ

quan doanh nghiệp nói chung;

Luận văn chỉ ra thực trạng những ưu điểm, hạn chế và những nguyên nhântrong tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tongcông ty Điện lực TP Hà Nội Từ đó, đề ra những giải pháp tổ chức ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ có tính khoa học và khả thi, góp phầnxây dựng và phát triên Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội trong tương lai Luận văn

là tài liệu tham khảo đối với các cấp quản lý của Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội

12

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, Cấu trúc luận văn của tác giả được chia

ra làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tố chức ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tac văn thư, lưu trữ

Lưu ý: Thay tất cả các từ “chúng tôi” thành “tác giả”

Trong chương 1, tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ gồm: Hệ thống hóa các khái niệm có liênquan đến đề tài như: ứng dụng công nghệ thông tin, công tác văn thư, công tác lưu

trữ, tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Bêncạnh đó còn làm rõ mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc, điều kiện và nội dung ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Ngoài ra, trong chương | tác gia

còn đề cập đến các quy định của Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư, lưu trữ nói chung và của ngành Điện nói riêng.

Chương 2: Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội

Trong chương 2, mô tả thực trạng tô chức ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thu, lưu trữ tat EVNHANOI Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra những

đánh giá về ưu điểm, hạn chế và những nguyên nhân dẫn đến hạn chế khi cơ quan

thực hiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Chương 3: Bối cảnh và giải pháp day mạnh tổ chức ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tong công ty Điện lực TP Hà Nội

Trong chương 3, trên cơ sở nhận diện và đánh giá thực trạng tổ chức ứngdụng công nghệ thông tin tại EVNHANOI, tác giả đã khái quát bối cảnh day mạnhứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; Đồng thời, đề xuấtmột số giải pháp nhằm đây mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữtại EVNHANOI trong bối cảnh hiện nay

Mặc dù đã có những có gang, nhưng với trình độ nghiên cứu còn hạn chếkhông thể tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tác giả rất mong nhận được những góp

ý, đánh giá của Thầy, Cô dé bài luận văn của tác giả được hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm on!

13

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHAP LÝ VE TO CHỨC UNG DUNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1.Cơ sở lý luận về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư, lưu trữ

1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến đề tài

11.11 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin

Dưới góc độ lý luận, theo quan điểm của PGS.TS Vuong Đình Quyền giải

thích công nghệ thông tin như sau: “Công nghệ thông tin là thuật ngữ chỉ chung cho

các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin và quá trình xử

lý thông tin Công nghệ thông tin cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương

pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi

tính và phương tiện truyền thong nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguôn tàinguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, kinh tế, văn hóa của con

người ” [34, tr.370]

Dưới góc độ pháp lý, theo khoản 1, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin năm

2006 của Quốc hội giải thích công nghệ thông tin như sau: “Công nghệ thông tin làtập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản

xuất, truyền dua, thu thập, xu ly, lưu trữ và trao đổi thông tin số ”137]

Công nghệ thông tin là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ,phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệthống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng cóhiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn

hoá của con người.

Ở Việt Nam, tại Nghị quyết số 49/ND-CP của Chính phủ kí ngày 04/08/1993,

công nghệ thông tin “là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công

cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tô chức khai

thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm

năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.

Mặc dù “công nghệ thông tin” là một thuật ngữ có tính chất thông dụng,nhưng dé hiểu thống nhất, luận văn hiểu: CNTT Ia hệ thống các tri thức, phương

14

pháp khoa học, các kỹ thuật công cụ và phương tiện các giải pháp công nghệ

duoc su dụng dé thu thập, lưu trữ, xứ ly, san xuất, xuất bản phat hành, truyền tải,truy cập, phân phối thông tin, nhằm giúp con người có thể sử dụng có hiệu quả nhấtnguồn tài nguyên thông tin cho sự phát triển của xã hội

Khác với công nghệ khác, CNTT phát triển có sức lan toả mạnh mẽ đến mọilĩnh vực, mọi nơi, tạo ra một sức sông moi

Nhờ sự phát triển của CNTT đã hình thành siêu xa lộ thông tin Day là hệthống mạng lưới thông tin tổng hợp hỗ trợ lẫn nhau có dung lượng lớn, tốc độ cao

và đông đảo hộ tham gia với quy mô khu vực, quốc gia hoặc quốc tế, được truyềntải bằng sợi quang có kỹ thuật số, được xử lý bằng hệ thống máy tính và các thiết bịđầu cuối đa chức năng Việc xây dựng “siêu xa lộ thông tin” khiến con người tận

dụng được tối đa tri thức và biến khoa học kỹ thuật trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp

Tuy vậy, về mặt nhận thức, “CNT7 không phải chỉ là máy tính, phan mém

dịch vụ CNTT là tổ hợp của tất cả các yếu tô này, lại còn được làm tốt hơn bằngtam nhìn về các công nghệ có thể giúp cho tổ chức dat tới các mục dich của nó”'

Sự hiện diện của CNTT trong các tô chức được minh hoạ băng hình dưới đây:

Ket câu nên CNTT

Hình 1.1 Các miền chịu tác động của CNTT trong tổ chức

Như vậy có thể nói, trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức, CNTT là một

phần nghiệp vụ cốt lõi và được giao cho một bộ phận đảm nhiệm Trong nhiều cơ

quan, tổ chức, CNTT được phản ánh bởi sự hiện diện của một đại diện trong ban

quản lý cấp cao: Giám đốc CNTT (CIO) CIO chịu trách nhiệm cả về quản lý công

nghệ và quản lý nghiệp vụ và là môi nôi giữa hai lĩnh vực này Trong một sô tô

! Bộ Nội vụ, (2007), Tài liệu bôi dưỡng quản lý CNTT, Nxb Thông kê, Hà Nội, tr.19

15

chức khác, CNTT có thé chi đơn thuần là một chức năng hỗ trợ, người quan lý

CNTT đóng vai trò như người quản lý chuyên ngành của một bộ phận có khuynh hướng công nghệ.

Do đó, UDCNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng CNTT trong công tác

văn thư, lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu

nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải

quyết một cách nhanh nhất trong một số khâu như tiếp nhận, chuyên giao, lưu vănbản, hồ sơ thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc

Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhànước ta hết sức quan tâm, vì đây là nhiệm vụ mang tính chính trị góp phần không

nhỏ vào quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.

1.1.1.2 Khái niệm công tac văn the

Công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơquan, tổ chức, đặc biệt là ở những cơ quan nhà nước Bởi lẽ, các cơ quan (Đảng,Nhà nước, đoàn thể) nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nướccủa mình thì đều cần sử dụng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủtrương, đường lối, chính sách, pháp luật dé phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đối,

liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động

hàng ngày Hiện nay, có một số học giả nghiên cứu và giải thích khái niệm công tácvăn thư có thê kê đến như:

Theo quan điểm của PGS Vương Đình Quyên trong cuốn giáo trình Lý luận

và phương pháp công tác văn thư có giải thích công tác văn thư như sau: “Công fác

van thự là khái niệm dùng dé chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, banhành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hô sơ hiện hành nhằm đảm bảothông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức” (34, tr.11, 12]

Công tác văn thư là nhiệm vụ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ côngtác quản lý của cơ quan, đơn vị Theo quy định tại Điều 1, Nghi định số 30/2020của Chính phủ ngày 05/3/2020 Công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn

16

bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản

lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư [9, tr.1]

1.1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ

Về mặt khái niệm, công tác lưu trữ được hiểu là quá trình hoạt động quản lý

và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài

liệu lưu trữ.

Với khái niệm công tác lưu trữ, chúng tôi sử dụng định nghĩa của các tác giả

Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm (1997) trong cuốn Văn bản và Lưu trữ họcđại cương: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gốm tắt

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,

bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquan lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cau chính đáng khác của các

Cơ quan, tổ chức, cá nhân ” [35, tr.66]

Theo Luật Luu trữ năm 2011 nội dung của công tác lưu trữ gồm: Thu thập,

bổ sung tài liệu; Tô chức khoa học tài liệu; Tổ chức bảo quan và Tổ chức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ [36]

1.1.1.4 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thu,

luu trữ

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Vì vậy ứng dụng CNTT trong công

tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vìđây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động

của một cơ quan, đơn vỊ.

Trên cơ sở khái niệm UDCNTT tại Điều 4 Luật Công nghệ thông tin, trong

luận văn này chúng tôi xin đưa ra định nghĩa UDCNTT trong công tác văn thư, lưu

trữ như sau: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là việc

áp dụng và sử dụng các phương pháp khoa học, công nghệ, công cụ kỹ thuật hiện

dai dé xây dựng các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử với các chức năng chính là hỗ

trợ việc tin học hóa vào công tac văn thu, lưu trữ trong cơ quan nhà nước, doanh nghiệp theo đúng quy định.

17

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ giải quyết được vẫn

đề quản lý, tra tìm, cung cấp thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng và độchính xác cao Việc lập các báo cáo tổng hợp theo từng lĩnh vực thực hiện thuậntiện, có thể tạo lập nhiều biểu mẫu khác nhau

1.1.1.5 Khái niệm tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư, lưu trữ

Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là

nhiệm vụ của các cơ quan, doanh nghiệp, nhằm thiết lập bộ máy, bố trí nhân sự, ban

hành các quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo cơ sở vật chất vàkiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện

Tổ chức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưutrữ là trách nhiệm của các nhà quản trị văn phòng, nhằm đưa công tác này đi vào nềnếp, thống nhất và hiệu quả Hoạt động này khác với hoạt động nghiệp vụ, thuộc

trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn (nhân viên văn thư, lưu trữ)

Dưới góc độ quản trị văn phòng, luận văn nay tập trung vào các biện pháp tô

chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, nên không đi

sâu về hoạt động nghiệp vụ

Nhận thấy được công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với tất

cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, các cơ quan và ngành văn thư, lưu trữ từ trungương tới địa phương nói chung đã đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp tìm

dữ liệu nhanh chóng, cat trữ dữ liệu gon gàng, lâu dài và an toàn

Giữa công tác văn thư, lưu trữ và CNTT có mối quan hệ hữu cơ với nhau

Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đờisông xã hội, các cơ quan và ngành Văn thư - Lưu trữ từ trung ương tới địa phương

đã day mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dit

liệu gọn gàng, lâu dai và an toàn Luật công nghệ thông tin năm 2006 nhắn mạnh:

“Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạtđộng thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạtđộng khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này”

18

Trên cơ sở phân tích, luận văn hiểu: Tổ chức ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác văn thư, lưu trữ là các biện pháp của chủ thể quản lý tác động

đến việc ứng dụng các thành tựu của CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ trong cơ

quan theo quy định.

Tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ chính là áp dụng cáccông cụ tin học dé thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ một cách khoa học, theo

một quy trình thống nhất, trong môi trường điện tử và được thực hiện bởi đội ngũ

có trình độ chuyên môn và với những trang thiết bị hiện đại đáp ứng được yêu cầu

của công việc văn phòng hiện đại.

Có thé khang định tổ chức ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp là việc sử dụng CNTTT vụ các hoạt động sản xuất, các hoạt động kinhdoanh, các hoạt động quản lý của doanh nghiệp nhằm khai thác tối đa các nguồn lực

và tôi ưu hoá các hoạt động sản xuất kinh doanh nhăm đem lại lợi ích cao nhất cho

doanh nghiệp và xã hội.

1.1.2 Mục dich, ý nghĩa của việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tac văn thư, lưu trữ

Trong bat kỳ cơ quan, tô chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực côngtác vô cùng quan trọng đó là tổ chức ứng dụng CNTT vào quản lý công việc, đặc

biệt là công tác văn thư, lưu trữ Trong thời đại bùng nỗ thông tin, các doanh nghiệpmuốn tổn tại và phát triển bền vững phải có năng lực thu thập, xử lý thông tin nóichung và thông tin tài liệu nói riêng Chính vì vậy việc tổ chức ứng dụng CNTT có

ý nghĩa vô cùng quan trọng và được ví như huyết quản trong cơ thể con người, đảm

bảo cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác và đầy đủ, kịp thời và liên tụctrong cơ thê và lên bộ não, không xảy ra ùn tắc rò ri

Cuộc cách mạng thông tin cùng với quá trình toàn cầu hóa đã và đang tácđộng mạnh mẽ đến mọi đời sống của xác hội, chính trị, văn hóa Không nằm ngoàiquy luật đó, công tác văn thư, lưu trữ (là nghiệp vụ đầu vào, đầu ra quan trọng củathông tin văn bản) nếu được ứng dụng công nghệ thông tin sẽ có ý nghĩa vô cùngquan trọng và thúc đây sự phát triển của các doanh nghiệp CNTT được ứng dụng

19

vào công tác văn thư, lưu trữ sẽ thúc đây quá trình cải cách hành chính được nhanh

chóng, đúng tiến độ, chính xác và đặc biệt giảm phiền hà, thời gian trong quá trình

thụ lý công việc.

Trong công tác văn phòng, việc ứng dụng CNTT là một yêu cầu mang tínhtất yếu đề tiến tới hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng Nhận thức được tamquan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin, ngay từ Đại hội lần thứ VIII,Đảng ta đã nhân mạnh: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lýhành chính Nhà nước là ưu tiên hàng dau và công tác văn thư là một công việc

mang tinh chat hanh chinh cũng đã được xác minh là một lĩnh vực hang đầu trong

việc ứng dụng công nghệ thông tin”.

Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

còn góp phần phát huy giá trị của tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả, đồng

thời tạo sự tương tác phản hồi nhanh giữa các cá nhân, đơn vị cung cấp thông tin và

người sử dụng tài liệu Tạo cho cán bộ văn thư, lưu trữ cách làm việc chuyên nghiệp

và hiệu quả.

Việc tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tínhkhách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ

thủ công sang hiện đại hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu

chuyên giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại tronggiải quyết công việc

Vai trò của tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưutrữ còn góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc Công tác văn thư bảođảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm

vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà

nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung

cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xácnhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác

văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản ly Nhà nước ma văn

bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phố biến những thông tin mang

tính pháp lý.

20

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao như: Xây dựng hệ thống các kho,nguồn cơ sở dit liệu văn bản điện tử, tập trung khắc phục một các cơ bản tình trangthất lạc, sai lệch thông tin Cung cấp thông tin văn bản một cách chính xác, đầy đủ,kịp thời, bảo mật; Quản lý văn bản giấy tờ thống nhất theo quy trình, quy định của

cơ quan và quản lý trên môi trường mạng; Tạo lập và quản lý các hồ sơ đữ liệu của

cơ quan được chính xác, giúp cho việc điều hành công việc của nhà quản lý được

chính xác, nhanh chóng và đạt kết quả cao; Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các danhmục dé liệu, trợ giúp phân tích và phân loại văn bản, phân quyền giải quyết côngviệc; Giảm tối đa thời gian, công sức cho người quản lý và sử dụng các ứng dụngcông nghệ thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất, hiệu quả nhất

Tại các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh điện lực, việc tổ chức ứng dụngCNTT trong công tac văn thư, lưu trữ có tầm quan trọng rất đặc biệt:

Thứ nhất: Nhờ việc áp dụng chương trình soạn thảo văn bản Microsoft(Word, Excel, Powerpoint) và việc áp dụng đúng quy định thê thức văn bản củaTổng công ty ban hành mà việc trình bảy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tạicác Ban chức năng thuộc Tổng công ty đã được thực hiện đúng giúp cho công tác

soạn thảo văn bản hành chính được thong nhất, tránh hiện tượng thiếu đồng bộ về

thể thức Chuan hóa thé thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính cho cán bộ,công chức, viên chức Tổng công ty Hơn nữa, điều này còn giúp các cán bộ chuyên

viên thực hiện việc soạn thảo văn bản nhanh chóng, kip thời, hoàn thành nhiệm vụ của

vào “Xem văn bản đến” trong mục “Văn bản đến”là có thể tiếp nhận văn bản đến và xử

lý giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời

21

Thứ ba: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra tìm tài liệu nhanh

chóng, dễ dàng Hệ thống cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm văn bản, hồ sơ tài

liệu theo nhiều tiêu chí, thuộc tính khác nhau và không hạn chế đối tượng sử dụng

phan này Tức là từ các cán bộ, nhân viên cho đến lãnh đạo Tổng công ty đều có thé

sử dụng Hơn nữa, trong một số mục của hệ thống đều có phần “Tìm kiếm” để tiện

cho việc tra tìm văn bản dễ dàng và nhanh chóng Ví dụ cán bộ phòng Quản lý văn

thư, lưu trữ muốn tìm hồ sơ về việc kế hoạch văn thư, lưu trữ, chỉ cần điền thông tin

về hồ sơ như Tiêu đề: Kế hoạch văn thư, lưu trữ; Lĩnh vực công viéc: Hồ sơ công

việc, Ngày mở: 01/01/2021, Hạn xử lý: 31/12/2021, Ngày hoàn thành: 15/01/2022,

Độ quan trọng: Cao, Trạng thái xử lý: Tat cả, Có văn bản liên quan: Tất cả

Thứ tr: Phần mềm Quan lý văn bản cho phép thực hiện đầy đủ các thao tác

của công tác lập hồ sơ Chuyên viên có thé lưu toàn bộ công việc của mình dé tiện

theo dõi ở bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu có Internet Như vậy sẽ thuận tiện cho việckhai thác sử dụng tài liệu và quản lý hồ sơ công việc chặt chẽ phục vụ cho cán bộ,nhân viên của Tổng công ty trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

1.13 Nguyên tắc tổ chức ứng dung công nghệ thông tin trong công tác văn thư,

lưu trữ

Đề tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

được hiệu quả thì cơ quan, tô chức cần phải thực hiện trên cơ sở tuân thủ một sỐnguyên tắc nhất định

Theo Nguyễn Lân trong cuốn Từ điển từ và ngữ Việt Nam giải thích:

“Nguyên tắc ở góc độ chung nhất là những điều cơ bản đã được quy định, dùng làm

cơ sở cho các mối quan hệ xã hội và hành động của con người nhằm đạt được hiệuquả cao nhất” [31, tr.1286] Việc xây dựng các nguyên tắc khi thực hiện tô chứcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ là nền tảng cho việc

tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ được hiệu quả

và thành công.

Hiện nay, có nhiều nguyên tắc về ứng dụng công nghệ thông tin nói chung

và tô chức ứng dụng công nghệ thông tin nói riêng được đưa ra, có thé ké đến như:Khoản 1, 2, 3 Điều 13 Nguyên tắc chung về hoạt động ứng dụng công nghệ thông

22

tin và khoản 1,2,3,4,5,6,7, Điều 24 về nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trong Luật Công nghệ thông tin năm 2006;

Khoản 1,2,3,4 Điều 4 về Nguyên tắc bảo đảm an toàn thông tin mạng trong Luật Antoàn thông tin mạng năm 2015; Điều 5 về Nguyên tắc chung tiễn hành giao dịchđiện tử và Điều 40 về Nguyên tắc tiến hành giao dịch điện tử của cơ quan Nhà

nước Trên cơ sở căn cứ nguyên tắc UDCNTT trong các văn bản quy phạm phápluật này, chúng tôi xây dựng và đề xuất một số nguyên tắc cơ bản trong việc tô chức

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ như sau:

Thứ nhất, Nguyên tắc thống nhấtThống nhất trong bộ máy quản lý Dé tô chức UDCNTT trong công tác vănthư, lưu trữ được hiệu quả thì việc triển khai cần phải được thong nhat tir co quan

lãnh dao cao nhất đến các cơ quan thành viên; từ lãnh đạo đến nhân viên cần phải

thực hiện triển khai UDCNTT vào trong công tác văn thư, lưu trữ.

Thống nhất trong quy trình, nghiệp vụ Để quá trình tổ chức UDCNTT cóhiệu quả thì quy trình, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phải được thống nhất

dé khi UDCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo, CBCNV dễ dàng nắm bắt

và thực hiện được quy trình, thủ tục.

Thứ hai, Nguyên tắc đồng bộỨng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cần được triển

khai đồng bộ với các giải pháp về truyền thông, tập huấn/ dao tao nhằm tạothành bộ giải pháp tổng thể hướng đến mục tiêu cũng như tạo ra bước đột phá trongviệc thực hiện Việc triển khai thực hiện đồng bộ với các giải pháp sẽ là cơ sở nângcao kiến thức, kỹ năng cho CBCNV trong khi thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữđiện tử Mặt khác, nếu quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác vănthư, lưu trữ không được triển khai đồng bộ với các giải pháp như tập huan/ đào tạo

sẽ dẫn đến tình trạng tô chức ứng dụng công nghệ thông tin không được hiệu quả.Chang hạn như: Khi cơ quan triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào lập hồ sơ

điện tử và kết hợp tập huấn/ đào tạo kỹ năng lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần

mềm quản lý văn bản sẽ giúp cho CBCNV vừa có thêm kiến thức, kỹ năng Từ đó,việc thực hiện lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản sẽ được

23

thực hiện tốt, tạo điều kiện cho cơ quan, tô chức tiến tới “văn phòng không giấy”.Còn nếu chỉ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư, lưu trữ ma khôngtập huấn, đào tạo có thé dẫn đến tinh trạng mỗi cán bộ, nhân viên hiểu theo một

cách khác nhau Từ đó dẫn đến tình trạng chất lượng hồ sơ điện tử không được đảm

bảo [40, tr.22, 232]

Ngoài ra, phần mềm quản lý công tác văn thư phải được đồng bộ với các

phần mềm lưu trữ để cán bộ chuyên môn có thể thực hiện thu nhận, giao nộp hồ sơ

điện tử vào lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật Việc đồng bộ hệ thốngphần mềm sẽ giúp cơ quan, tổ chức tiết kiệm các nguồn lực trong quá trình quản lý,điều hành Chăng hạn như: Đối với khối lượng văn bản hành chính, trước khi ứngdụng công nghệ thông tin, CBCNV khi có hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu sẽ phảimat thời gian, công sức dé đem tới nộp cho cán bộ làm lưu trữ tại cơ quan Sau khiứng dụng công nghệ thông tin, CBCNV có thể tiến hành thực hiện lập hồ sơ điện tử

và giao nộp ngay trên hệ thống nếu hệ thống phần mềm quản lý văn thư và phần

mềm quan lý lưu trữ được đồng bộ [40, tr.22, 232]

Thứ ba, Nguyên tắc về độ tin cậy

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chứclưu giữ thông tin phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức đó Vì vậy, khi

cơ quan, tổ chức triển khai UDCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ cần phải đảm

bảo độ tin cậy của thông tin trong văn bản, tài liệu trên môi trường điện tử được bảo

vệ tránh bị truy nhập, sửa đổi, đánh cap, Nguyén tac nay cting co nghia la tao ra

các ban sao lưu dự phòng trong trường hợp có sự cô không lường [40, tr.22]

Thứ tư, Nguyên tắc tính khả thiTính khả thi là khả năng thực hiện các biện pháp của chủ thé quản lý trongtriển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Mỗi cơ quan,

tổ chức có những mục tiêu và nguồn lực khác nhau Vì vậy, cơ quan, tổ chức cầnphải căn cứ trên thực tiễn hạ tầng công nghệ thông tin và hạ tầng nhân lực trong cơ

quan, tổ chức dé thực hiện các giải pháp phù hợp, hiệu quả Qua đó, giúp cho việc

tổ chức UDCNTT vảo công tác văn thư, lưu trữ được hiệu quả và có khả năng thành

công cao hon [42, tr.52]

24

Việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản này sẽ là căn cứ, cơ sở cho phép tô chứcứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo kết quả cao vàđáp ứng được xu hướng phát triển công nghệ hiện nay.

1.1.4 Điều kiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,

lưu trữ

1.1.4.1 Cơ sở hạ tầng CNTT

Trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin văn phòng: Hệ thống máy

vi tính có dung lượng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chóng dé phục vụ những công

việc chuyên môn nghiệp vụ mang tính khân trương, có độ chính xác cao

Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quantrong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác

tài liệu, văn ban sử dụng trang Web của cơ quan và các don vi liên quan.

Trang bị phòng văn thư, lưu trữ phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo

thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng

đảm bảo trong quá trình tra cứu các công thông tin điện tử và các đơn vị liên quan

truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết

nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận

Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến,

quản lý và tra cứu hồ sơ công việc Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các

hệ thống thông tin nhăm đảm bảo sự chính xác, kip thời, an toàn trong điều hành tácnghiệp từ tỉnh đến cơ sở

1.1.4.2 Ha tang nhân lựcDay mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập

thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công đoàn nói chung và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ nói riêng.

Thường xuyên, tổ chức kiêm tra năng lực ứng dụng CNTT cán bộ Theo sự

phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn

bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việctại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý

nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt

luôn phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ

25

Tổ chức nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin và đào tạo nguồn nhân

lực cho ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Quan tâm

hơn nữa cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tăng cường tập huấn thông qua các lớpbồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT

Bên cạnh đó, tài chính cũng được xem là nguồn lực chính trong việc tổ chứcứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, tổ chức Với việc phát trién như vũbão của khoa học công nghệ đòi hỏi các cơ quan, tô chức phải luôn đầu tư cơ sở hạtầng công nghệ thông tin nhằm cải tiến, khắc phục các cơ sở hạ tầng công nghệ đã

lỗi thời Mặt khác, nếu cơ quan, tổ chức đây mạnh UDCNTT mà hạn chế về tài

chính sẽ làm cho việc triển khai UDCNTT vào hoạt động nói chung và công tác vănthư, lưu trữ nói riêng sẽ không đảm bảo hiệu quả Từ đó có thể dẫn đến một số vấn

đề liên quan đến an ninh, an toàn bảo mật thông tin của cơ quan, tô chức

1.1.5 Nội dung tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,

lưu trữ

1.1.5.1 Xác định trách nhiệm

Dé triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

được hiệu quả cao thì việc xác định trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị có liên

quan là rất cần thiết Trách nhiệm của một số cá nhân, đơn vị có thé ké đến như:

Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: Nhận thức của người lãnh đạo là yếu tốquan trọng quyết định việc định hướng và phát triển công nghệ thông tin trong sựphát triển chung của doanh nghiệp

Trách nhiệm của người quan lý trực tiếp/Chánh Văn Phòng/Trưởng phòngHành chính: Tham mưu giúp việc cho Lãnh đạo cơ quan trong việc phát triển côngnghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và triển khai thực hiện

Trách nhiệm của nhân viên văn thư, lưu trữ/chuyên viên: Thực hiện đúng

theo quy trình nghiệp vụ đồng thời trong quá trình thực hiện phát hiện, góp ý để sửađổi xây dựng phần mềm được hoàn thiện theo đúng quy trình nghiệp vụ của nhànước, đơn vỊ Đồng thời mỗi CBCNV tự hoàn thiện trình độ nghiệp vụ của mình dé

dap ứng yêu câu của đơn vi trong sự phat triên chung của cơ quan.

26

Trách nhiệm của chuyên viên IT - đơn vị vận hành các phần mềm ứng dụng

CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ: Vận hành đảm bảo tin cậy phần mềm và đảmbảo tính bảo mật Đồng thời cập nhật và xử lý các lỗi dữ liệu và phần mềm khi hệthống đưa vào vận hành, nâng cấp và cập nhật dữ liệu Dam bảo lưu dir liệu theo

đúng quy định của nhà nước và đơn vi.

1.1.5.2 Tổ chức triển khai

Nghiên cứu tổng quan hệ thống, khảo sát thực tế các khâu, các bước thực

hiện công tác văn thư, lưu trữ Việc thực hiện nghiên cứu, khảo sát quy trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ sẽ giúp cho nhà quản lý đưa ra các phương án phù

hợp với thực tiễn UDCNTT tại cơ quan.

Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các phương thức truyền thống:

phần mềm, Website, ứng dụng Mobile, Đây là các công cụ hỗ trợ cho hoạt động

của công tác văn thư, lưu trữ Nếu cơ quan, tổ chức ứng dụng triệt để các phần mềm,

ứng dụng vào hoạt động công tác văn thư, lưu trữ sẽ là cơ sở cho UDCN TT vào công tác văn thư, lưu trữ.

Nghiên cứu nhu cầu thực tế, các nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ, đưa

ra các hướng giải pháp cho phan mềm

Thu thập các xu hướng công nghệ trong cuộc Cách mạng 4.0 Việc năm bắt

xu hướng công nghệ sẽ giúp nhà quản lý triển khai, ứng dụng các phần mềm, công

cụ mới vảo công tác văn thư, lưu trữ Qua đó, giúp cho công tác văn thư, lưu trữ tai

cơ quan được tự động hóa, giảm bớt quy trình thủ tục rườm tà.

1.1.5.3 Tổng kết, đánh giá

Việc thực hiện tổng kết, đánh giá là một trong những nội dung quan trọng

trong quản trị nói chung và trong quá trình tổ chức UDCNTT trong công tác vănthư, lưu trữ nói riêng Mục đích của việc tổng kết, đánh giá nhằm thu thập thông tin

từ quá trình UDCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ Qua đó, đánh giá xem việc tổ

chức UDCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được những kết quả như thếnào Trên cơ sở đó đưa ra những phương án khắc phục với những kết quả chưa cao

và đưa ra những biện pháp cải tiến với những kết quả chưa theo mong muốn của

nhà quản tri.

27

Hoạt động tong kết, đánh giá quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn thư, lưu trữ có thể được thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián triép.Hình thức trực tiếp có thé thông qua báo cáo thống kê về việc thực hiện các nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ trên phần mềm hệ thống như: tiếp nhận, chuyển giao văn ban

qua phần mềm; lập hồ sơ điện tử; tra cứu, khai thác, sử dụng trên phần mềm lưu

trữ, Bên cạnh đó, hình thức gián tiếp có thé thông qua phản hồi từ các cán bộ,

chuyên viên tham gia vào quá trình ứng dung công nghệ thông tin vào công tac văn

thư, lưu trữ.

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư, lưu trữ

1.2.1 Quy định của Nhà nước

Trước sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT và nhu cầu đây mạnhUDCNTT vào các lĩnh vực đời sống xã hội để đơn giản hóa quy trình, thủ tục, cùngvới những đòi hỏi, những yêu cầu mới, Đảng, Nhà nước ta đã ban hành một loạt các

văn bản chỉ đạo mang tính định hướng quan trọng.

Nghị quyết số 36/NQ-TW ban hành ngày 01/7/ 2014 của Bộ Chính trị về

“Đẩy mạnh ứng dung, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triểnbên vững và hội nhập quốc tẾ”, đây là văn bản hết sức quan trọng, mang tầm chiến

lược, đề ra những định hướng lớn cho sự phát triển ngành CNTT nước ta trong thời

kỳ mới, một trong những quan điểm chỉ đạo quan trọng là “Ứng dụng, phát triển

công nghệ thông tin là một yếu tố quan trọng trong bảo đảm thực hiện thành công

ba đột pha chiến lược, cần được chú trọng, ưu tiên trong các chiến lược, quy hoạch,

kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội”, những nội dung liên quan đến hoạt động của

điện lực cũng được xác định trong mục tiêu cụ thé đến năm 2020, bao gồm: “ Ung

dụng công nghệ thông tin trong hiện đại hoá hệ thong kết cấu ha tang kinh tế - xã

hội, trước hết là các lĩnh vực liên quan tới nhân dân như giáo dục, y tế, giao thông,

điện, thuỷ lợi, hạ tang đô thi lớn va cung cấp dịch vụ công cộng trực tuyến chonhân dân” va“ đổi mới phương thức day và học, thúc day xã hội học tập, đáp ứng

yêu cấu phát triển dat nước”.

28

Cụ thê hoá định hướng va nội dung cho việc đây mạnh ứng dụng và phát triểnCNTT, ngày 15/4/2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 26/NQ-CP về Chương

trình hành động thực hiện Nghị quyết 36/NQ-TW ngày 01/7/2015 của Bộ Chính trị,

theo đó cũng xác định rõ mục tiêu dé công nghệ thông tin thực sự trở thành “phươngthức phát triển mới, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả lao động "

Song song với việc thực hiện các văn bản chỉ đạo trên, các thư viện cần tiếp

tục triển khai, hiện thực hoá nội dung các văn ban chi đạo khác đã được ban hành

các năm trước đây như:

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ban hành ngày 29/11/2005 củaQuốc hội có đưa ra nguyên tắc chung tiến hành giao dịch điện tử đó là:

“1 Tự nguyện lựa chọn sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch

2 Tự thỏa thuận về việc lựa chọn loại công nghệ để thực hiện giao dịch điện tử

3 Không một loại công nghệ nào được xem là duy nhất trong giao dịch điện tử.

4 Bao đảm sự bình dang và an toàn trong giao dịch điện tử

5 Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, lợi ích

của Nhà nước, lợi ích công cộng.

6 Giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước phải tuân thủ các nguyên tắc quyđịnh tại điều 40”

Ngoài ra, trong chương 6 của Luật này cũng đưa ra quy định liên quan đến an

ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử.

Theo Điều 26, khoản 2, khoản 6 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11

ban hành ngày 29/06/2006, trong đó quy định “Xây đựng, thu thập và duy trì cơ sở

dữ liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan và phục vụ lợi ích công cộng”; “Thực

hiện việc cung cấp dich vu công trên môi trưòng mạng”; va điểm b, khoản 1, điều

63 quy định “Phát triển nguồn thông tin số”

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động của cơ quan nhà nước”, ban hành ngày 10/4/2007 của Thủ tướng Chính phủ, nội dung cơ bản của nghị định quy định các đơn vi sử dụng ngân sách nhà nước có

trách nhiệm xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà

nước nhăm nâng cao chât lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan vả

29

giữa các cơ quan, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tô chức và cá nhân; hỗtrợ đây mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch.

Ngoài ra, Chính phủ còn ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật có liênquan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ như: Nghị định

số 170/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung

một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của

Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụchứng thực chữ ký số; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số vàdịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm

2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; Nghị định

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư v.v

Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03/01/2013 về quy định chỉtiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ Trong đó văn bản đã quy định về việcquản lý tài liệu điện tử bao gồm: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử; tiêu chuẩn

dữ liệu tài liệu điện tử; thu thập tai liệu lưu trữ điện tử; bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; sử dụng tải liệu lưu trữ điện tử; bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu điện tử; hủy tài liệu điện tử.

Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày12/07/2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hànhchính Nhà nước và Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/06/2020 của Thủ tướngChính phủ phê duyệt "Chương trình Chuyên đổi số quốc gia đến năm 2025, định

hướng đến năm 2030"

Có thể nói đây là những định hướng quan trọng cho tổ chức ứng dụng CNTT

vào hoạt động quản trị nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng tại

EVNHANOI.

1.2.2 Quy định cua Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Hòa cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT và hiệu quả cao

của việc ứng dụng nó trong các lĩnh vực kinh doanh sản xuất tại các cơ quan nhà

nước và doanh nghiệp, đòi hỏi mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh ở mỗi doanh

30

nghiệp phải thật nhanh chóng, chính xác đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của đơn vị,

Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã ban hành một loạt các văn bản chỉ đạo mang tính định hướng quan trọng như:

- Quyết định số 69/QD-EVN ngày 05/3/2023 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạngcông nghiệp lần thứ 4 vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lựcQuốc gia Việt Nam;

- Quyết định số 291/QĐ-EVN ngày 14/11/2018 của Tập đoàn Điện lực Việt

Nam Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạngcông nghiệp lần thứ 4 vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực

Quốc gia Việt Nam;

- Quyết định số 210/QD-EVN ngày 20/5/2019 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp

lần thứ tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

- Quyết định số 211/QD-EVN ngày 20/5/2019 của Tập đoàn Điện lực Việt

Nam về việc thành lập Tổ công tác giúp việc Ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ củacuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập

đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

- Quyết định số 63/QD-HDTV ngày 08/4/2020 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam thay thé Quyết định số 209/QD-EVN ngày 20/5/2019 về việc sửa đổi bổ sungPhụ lục kèm theo Quyết định số 290/QĐ-EVN ngày 6/11/2018 phê duyệt Đề án

“Nghiên cứu, phát triển, ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần

thứ 4 vào hoạt động SXKD của EVN”;

- Công văn 850/ EVN-VTCNTT ngày 23/02/2021 của Tập đoàn Điện lực

Việt nam về nội dung Đề án Chuyên đôi số và danh mục nhiệm vụ thực hiện;

- Quyết định số 15/QD-HDTV ngày 01/3/2021 của Tập đoàn Điện lực Việt

Nam về việc Thành lập Ban Chỉ đạo Chuyên đổi số và Ứng dụng công nghệ củacuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tậpđoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

31

- Quyết định số 19/QD-HDTV ngày 08/3/2021 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về việc Ban hành Quy chế làm việc của Ban Chỉ đạo Chuyên đổi số và Ứngdụng công nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư của EVN;

- Công văn số 1166/EVN-VTCNTT ngày 10/03/2021 của Tập đoàn Điện lực

Việt nam về việc Thông qua và giao danh mục nhiệm vụ chuyển đổi số các Tổng

công ty;

- Thông báo số 193/TB-EVN ngày 04/5/2021 cùa Tập đoàn Điện lực Việt

Nam về Kết luận của đồng chí Dương Quang Thành - Chủ tịch HĐTV, TrưởngBan Chỉ đạo Chuyên đổi số và Ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công

nghiệp lần thứ tư, vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực Quốc

gia Việt Nam;

- Thông báo số 618/TB-EVN ngày 18/9/2021 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về Kết luận của đồng chí Dương Quang Thành - Chủ tịch HĐTV, Trưởng Ban

Chỉ đạo chuyền đổi số và ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần

thứ tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt

Nam tại cuộc họp Ban Chỉ đạo Phiên 02 năm 2021;

- Quyết định số 129/QĐÐ-HĐTV ngày 08/10/2023 của Tập đoàn Điện lực

Việt Nam về việc Điều chỉnh thành viên Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số và Ứng dụngcông nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư;

- Công văn số 1623/EVN-VTCNTT ngày 04/04/2023 của Tập đoàn Điện lựcViệt nam về việc Triển khai các nhiệm vụ chuyển đôi số giai đoạn 2023-2025;

- Quyết định số 151/QD-HDTV ngày 11/10/2022 của Tập đoàn Điện lực

Việt Nam v.é việc bố sung thành viên Ban Chỉ đạo Chuyên đổi số và Ứng dụngcông nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư vào hoạt động sản xuất kinhdoanh của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

- Chỉ thị số 5288/CT-EVN ngày 05/8/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Chỉ thị về việc đây mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính; quản lý văn banđiện tử, lập hồ sơ công việc và tài liệu lưu trữ trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia

Việt Nam;

32

- Công văn số 948/EVN-VP ngày 28/2/2021 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về việc quán triệt công tác rà soát, phân loại, chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ

tại các don vi;

- Quyết định số 1080/QĐ-EVN ngày 01/8/2021 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về việc ban hành quy định về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực

Quốc gia Việt Nam;

- Quyết định số 739/QĐ-EVN ngày 18/8/2022 của Tập đoàn Điện lực Việt

Nam về việc ban hành quy định thé thức va kỹ thuật trình bày văn bản hành chínhtrong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

- Công văn số 2783/EVN-VP ngày 25/5/2022 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về việc quán triệt công tác lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan trên Doffice;

- Công văn số 5368/EVN-VP+PC+TCNS ngày 24/9/2022 của Tập đoàn Điệnlực Việt Nam về việc thực hiện các quy định về công tac văn phòng va tô chức đào

tạo nghiệp vụ cho CBCNV trong EVN.

Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các văn bản quy định

riêng của ngành Điện lực Việt Nam và EVNHANOI đã là cơ sở pháp lý hết sức

quan trọng để EVNHANOI có xuất phát điểm và căn cứ triển khai hầu hết các nội

dung của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Tuy

nhiên, một số nội dung có tính chất hướng dẫn cụ thể tổ chức UDCNTT trong mộtgiai đoạn hoặc bối cảnh nhất định chưa được quy định cụ thé, chi tiết và cần được

hoàn thiện hơn nữa trong thời gian tới.

33

Tiểu kết Chương 1Trong Chương 1, luận văn đã khái quát những van đề cơ bản về văn thư, lưu

trữ, công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,

lưu trữ Ngoài ra, Chương 1 tổng hợp ngắn gọn những nghiên cứu dé cập đến các

yêu tô và điều kiện thực hiện các nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư, lưu trữ.

Kết quả phân tích tại Chương 1, tác giả đã làm rõ một số khái niệm như công

tác văn thư, công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,

lưu trữ cà tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.Chương tiếp theo của luận văn sẽ nghiên cứu và làm rõ, các yếu tô nội dung và điều

kiện thực hiện các nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư, lưu trữ đã được triển khai thực hiện tại cơ quan Tổng công ty Điện lực TP HàNội; vai trò của Lãnh đạo Văn Phòng Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội trong việctriển khai và đảm bảo các điều kiện thực hiện các nội dung ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

34

Chương 2 THUC TRANG TO CHỨC UNG DUNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

TẠI TONG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHO HÀ NỘI

2.1 Khái quát về Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội (EVN HANOI) được thành lập trên cơ

sở nâng cấp và tô chức lại Công ty Điện lực TP Hà Nội theo Quyết định số

738/QD-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ trưởng Bộ Công Thương.

Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội tiền thân là Nhà máy đèn Bờ Hồ được

khởi công xây dựng từ năm 1892 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công

ty Điện lực TP Hà Nội trải qua các giai đoạn chính như sau:

- Giai đoạn từ khi Hà Nội có điện đến năm 1954

Nhà máy đèn Bờ Hồ được khởi công xây dựng vào ngày 06/12/1892 cạnh hồ

Hoàn Kiếm với hai tổ máy phát điện một chiều công suất 500KW Ngày 10/10/1954dòng điện tỏa sáng đón quân ta về tiếp quản thủ đô Ngày 21/12/1954 Bác Hồ kính

yêu đã về thăm và động viên CBCNV Nhà máy đèn Bờ Hồ

- Giai đoạn từ năm 1954 đến 1964:

Lưới điện Hà Nội trong những năm này đã tỏa đi các tỉnh đồng băng châuthô Sông Hồng và cấp điện cho một số trung tâm phụ tải lớn ở phía Bắc Điện Hà

Nội đã góp phần không nhỏ vào sự nghiệp Xây dựng CNXH của Thủ đô và các địa

phương lân cận.

- Giai đoạn từ 1965 đến 1975:

Trong giai đoạn này chiến tranh đang diễn ra ác liệt và lan rộng tại các tỉnh

phía Bắc Tại Thủ đô Hà Nội nhiều trạm điện, cột điện, đường dây đã bị phá hủy và

hư hỏng Với tỉnh thần “Tổ quốc cần điện như cơ thể cần máu” những người thợ

điện Thủ đô đã không quản ngại khó khăn, hy sinh ngày đêm phục vụ quân và dân

Thủ đô chiến đấu và sản xuất Do đạt được những thành tích trong chiến đấu và

phục vụ chiến đấu nên Sở Điện lực Hà Nội được Đảng và nhà nước phong tặng Anh

hùng lực lượng vũ trang.

35

- Giai đoạn từ 1975 đến 1985:

Năm 1975 đất nước thống nhất cũng như các ngành khác, ngành điện bắttay vào phục hồi, hàn gắn và phát triển lưới điện nhằm đáp ứng yêu cầu về điệncho sự phát triển của Thủ đô Đây là thời kỳ khó khăn nhất của ngành điện, đó lànguồn điện thiếu, lưới điện cũ nát, chấp vá, nạn câu móc lấy cắp dây điện tran lan Sởđiện lực Hà Nội đã tập trung khắc phục hậu quả của chiến tranh, day nhanh tiễn độ cảitạo lưới điện, tăng cường công tác kiểm tra, từng bước tác cung ứng điện vào nè nếp

- Giai đoạn từ năm 1985 đến 1995:

Từ năm 1985 Lưới điện Hà Nội bắt đầu được cải tạo với quy mô lớn nhờ sự

giúp đỡ về vật tư, thiết bị của Liên Xô và sự đầu tư về tiền vốn của Nhà Nước, SởĐiện lực Hà Nội đã tổ chức lực lượng dé triển khai cải tạo và phát triển lưới điệnđáp ứng yêu cầu phát triển của các phụ tải và cấp điện phục vụ dân sinh

- Giai đoạn từ năm 1995 đến năm 2010:

Từ năm 1995 Sở Điện lực Hà Nội từ một đơn vị hạch toán phụ thuộc, trở

thành một đơn vi hạch toán độc lập và được đổi tên là Công ty Điện lực TP Hà Nội,

là thành viên của Tổng công ty Điện lực Việt Nam (Nay là Tập đoàn Điện lực ViệtNam) Công ty day mạnh cuộc vận động xây dựng phong cách người thợ điện Thủ

đô “Trách nhiệm, trí tuệ, thanh lịch”, gắn liền với cải cách thủ tục hành chính

Từ ngày 01/8/2008 thực hiện Nghị quyết của Quốc hội Nước Cộng hòa Xãhội Chủ nghĩa Việt Nam về việc mở rộng địa giới hành chính Thủ đô Hà Nội, Công

ty Điện lực TP Hà Nội đã tiếp nhận và quản lý lưới điện của tỉnh Hà Tây cũ, huyện

Mê Linh, bốn xã thuộc huyện Lương Sơn - Hòa Bình Đến cuối năm 2009 Công tyquản lý 33 trạm biến áp 110KV, trên 4.500 trạm biến áp phân phối va bán điện chotrên 1.700.000 khách hàng với sản lượng điện thương phẩm đạt 7.878,9 triệu Kwh,

doanh thu bán điện đạt 8.438.891 triệu đồng Công ty Điện lực TP Hà Nội đã được

xếp thứ 77 trong tốp 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam

- Giai đoạn từ năm 2010 đến nay:

Trước yêu cầu và nhiệm vụ của thời kỳ mới, thực hiện chủ trương của Đảng

và Nhà nước tại công văn số 60/TTg-DMDN ngày 12/01/2010 của Thủ tướng

36

Chính phủ về việc thành lập các Tổng Công ty quản lý và phân phối điện trực thuộc

Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội được thành lậptheo Quyết định số 738/QD-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ Công thương hoạt động

theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con và là đơn vị thành viên của Tập đoàn Điện

lực Việt Nam Tổng công ty gồm 17 ban chức năng và 38 đơn vị thành viên, với

trên 8.000 cán bộ công nhân viên Tính đến Tháng 10/2013 Tổng công ty đang quản

lý 32 trạm biến áp 110KV, trên 13.900 trạm biến áp phân phối và bán điện trên 2

triệu khách hàng với sản lượng điện thương phẩm đạt khoảng 11.800 triệu KWh,

doanh thu bán điện đạt trên 19.000 tỷ đồng

Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và những đóng góp to lớncủa Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội trong công cuộc xây dựng và phát triển kinh

tế xã hội của Thủ Đô va Dat nước trong nhiều năm qua, đặc biệt là trong thời kỳ đôi

mới, thời kỳ chuyên đổi số hiện nay Ngày 07/01/2013 Tổng công ty đã vinh dự

được Chủ tịch nước ký quyết định trao tặng danh hiệu “Anh hùng lao động”

Nhận thức được vị trí, trách nhiệm của đơn vị chủ chốt trong việc cung cấpđiện cho Thủ đô Hà Nội, thực hiện lời dạy của Bác Hồ kính yêu, phát huy truyền

thống vẻ vang của đơn vị “Anh hùng lực lượng vũ trang” và “Anh hùng lao động”tập thê CBCNV Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội quyết tâm phấn đấu trưở thành

một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam và đạt tầm khu vực, góp phần

xứng đáng vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, của Thủ đô - trái tim của

cả nước.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức

- Về chức năng, nhiệm vụ

Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội được thành lập theo Quyết định số

738/QD-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ Công thương hoạt động theo mô hình Công

ty mẹ - Công ty con và là đơn vi thành viên của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là: Phat điện, truyền tải điện, phân phối điện,bán buôn điện, bán lẻ điện; Thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị điện lực; Sửa chữa thiết

bị điện; Giám sát lắp đặt thiết bị công trình, xây dựng hoàn thiện công trình điện

37