Lê Thị Thúy Mai
TỎ CHỨC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TAI TONG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Hà Nội - 2023
Trang 2Lê Thị Thúy Mai
TỎ CHỨC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TINTRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TAI TONG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HA NỘI
Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng
Mã số: 8340406.01
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN TRI VĂN PHÒNG
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS Đào Đức Thuận
Hà Nội - 2023
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Đào Đức Thuận.
Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu
khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này làtrung thực và chưa từng được công bố dưới bat cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách
nhiệm vê công trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày tháng năm 2023
HỌC VIÊN
Lê Thị Thúy Mai
Trang 44 Đối tượng và phạm vi nghiên COU c.cccccessesssessessesseessessessessesssessessessesseeseeseess 7
5 Lịch sử nghiÊn CỨU - - 5 5 + x11 kh TH HH HH Hưng rkt 8
6 Phương pháp nghién CỨU 5 2233133133139 Ekrrerre 11
7 Đóng góp của luận VĂT - - S11 1v HH Hy 12
8 Bố cục của để tài -ccccc tt nh ng re 13
Chương 1 CƠ SO LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VE TO CHỨC UNG DUNG
CÔNG NGHỆ THONG TIN TRONG CÔNG TÁC VAN THU, LƯU TRỮ 14
1.1 Cơ sở lý luận về tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư, Ïưu tTỮ - - - - < SE 2111111123111 11 953 11 11g vn ng key 14
1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến đ tài .: -:©-e©5++cx++c++cxscsee 14
1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác VĂN thre, ÏWH ÍYĂ - «cv vn trệt 19
1.1.3 Nguyên tắc tổ chức ứng dung công nghệ thông tin trong công tác
VĂN ther, ÏUPU ÍẨ Gà Hà HH TH TT Ti HH Hàng 22
1.1.4 Điều kiện tổ chức ung dụng công nghệ thông tin trong công tác
VAN thar, LU ẨƯỮ SE T1 1 SE v4 25
1.1.5 Nội dung tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
Trang 51.2.2 Quy định cua Tập đoàn Điện lực Việt NGIH - 5555 <<<<<+++s 30
I7 801.7.00NNNnn8aa a 34Chương 2 THỰC TRẠNG TÔ CHỨC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TAI TONG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHO HÀ NỘI 35
2.1 Khái quát về Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội - 352.1.1 Quá trình hình thành và phát 00128888 TỚI 352.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy 7777-7788 37
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty
Điện lực Thành phố Hà Nội - + 2-52 E‡SEÉEÉEEEE 2121211111111 te 392.1.4 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư - Lưu trữ
tại Tổng Công ty Điện lực TP Hà NNỘI - SH HH Hiệp 4I
2.2 Chủ trương và các nguồn lực tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư, Tu fTẴY - «2c 2s 319 9v ng nh nu nành 46
2.2.1 Chủ trương tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
07777/777//7778747 2A 46
2.2.2 Nguồn lực tổ chức ung dụng công nghệ thông tin trong công tác
VĂN (hư, [UU ẨƑÍỮ Q11 11 E9 09511 ki 50
2.3 Nội dung triển khai tổ chức ứng dung công nghệ thông tin trong công tác
M8) 0)00i0i 11157 =— - 62VN (1i.08,/:L:aadđAII 62
2.3.2 Tổ chức triển khai -c++2ESSv+tttEEEEEtrrrttEErrriiiirrrriiie 64
2.3.3 Tổng kết đánh giá 52 5£SESt+E‡EEÉEEEEEE11211212111211011111211 11 1y 66
2.4 Kết quả tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 67
2.4.1 Trong công tắc VGN [ỈTWf - 5 5s tk HT ngàng rkt 672.4.2 Trong công ta [UU ÍYỮP ch nHnhkp 71
2.5 Nhận xét, đánh giá thực trang tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin 752.5.1 Ưu điểm và nguyên nhÂN - 5c SE EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrkrrieeo 752.5.2 Hạn chế và nguyên nÌÂNH - +55 St‡EE‡EEEE2EEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrrrerreei 77
Tiểu kết ChØïngg 2 - ©5252 SE E2 EEEE1221121121121121121121111.111.1 010g 79
Trang 6Chương 3 BOI CANH VÀ GIẢI PHÁP DAY MANH TO CHỨC UNG DUNG
CONG NGHE THONG TIN TRONG CONG TAC VAN THU, LUU TRU
TAI TONG CONG TY ĐIỆN LUC THÀNH PHO HA NỘII 80
3.1 Bối cảnh day mạnh ứng dụng CNTT trong công tác van thư, lưu trữ
¡850405720901 80
3.1.1 Bồi cảnh CHUNG veseescessecsesssessessessessessessessesssessessessessuessessessessuessesseesesssesses 80
3.1.2 BO’ COMM CU NE nh 803.2 Dé xuất giải pháp đây mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thu,
lưu trữ tại EVNHANOI trong bối cảnh hiện nay - 2-22-5525 55+ecxz+zxczea 813.2.1 Hoàn thiện quy định, hướng dẫn ứng dung công nghệ thông tỉn 6]
3.2.2 Tăng cường tuyên truyền, pho biến pháp luật về ứng dụng công nghệ
thông tin công tác văn thư, Wu ẢFĂF sS-c Tnhh, 84
3.2.3 Tiếp tục đầu tư hiện đại hoá hạ tang CNTT phục vụ cho công tác
VON thar, LU HƯẪỮ Q11 1111 SE và 85
3.2.4 Day mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, WU trữ - 563.2.5 Dam bảo nguồn nhân lực tổ chức ứng dung công nghệ thông tin vào
công tác Văn ther, We ẨFY kg TH TH TH Thiệp 9]
Tiểu kết Chivonng 3 vsesecsessvessessessscssessessesssessessscssssssssesssssssascssesussscssscsucesesaceasesseeseesees 93
„0000077 94
TÀI LIEU THAM KHẢO - 2< 5£ <2 se se ss£EseexseEssersserserssersee 95
Trang 7DANH MỤC TU VIET TATSTT | Viét tat Y nghia
1 |CBCNV Cán bộ, công nhân viên2 | CCHC Cai cach hanh chinh
3 | CNTIT Công nghệ thông tin
4 | CMCN 4.0 Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0
5 | CIO (Chief Information Officer) | Giám đốc công nghê thông tin
6 | EVNHANOI Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội
7 | EVN Tập đoàn Điện luc Quốc gia Việt Nam8 | SXKD Sản xuất kinh doanh
9 | UDCNTT | Ung dung céng nghé théng tin
10 | VILT Văn thư, lưu trữ
Trang 8MO ĐẦU1 Lý do chọn đề tài
Trong những năm qua, Đảng, Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng chuyênđổi số, ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Đồng thời cũng xác định đây là giải pháp quan trọng, là xu hướng tat yếu dé cáccơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, cải thiện quy trình, thủ tụctrong quá trình quản lý, điều hành.
Chủ trương, chính sách về chuyên đổi số đã được đưa vào Nghị quyết số52/NQ-TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính tri về một số chủ trương, chính sách chủ
động tham gia cuộc CMCN 4.0 cụ thể như sau: “Nội dung cốt lõi của chính sách
chủ động tham gia cuộc CMCN 4.0 của nước ta là thúc day phát triển khoa học,công nghệ và đổi mới sáng tạo trên tất cả các ngành, lĩnh vực và thúc đẩy chuyểnđổi số quốc gia, trọng tâm là phát triển kinh tế số, xây dựng đô thị thông minh,chính quyền điện tử, tiến tới chính quyền số” [29, tr.4] Công tác Văn thư - Lưu trữcũng không nằm ngoài chủ trương, chính sách trên.
Ngày nay, sự phát triển của CNTT đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm
của xã hội về công tác văn phòng Trước kia công tác văn phòng được hiểu lànhững công việc giấy tờ, hành chính sự vụ giản đơn Theo thời gian, sự bùng nỗứng dụng CNTT vào công tác văn phòng đã dan làm thay đôi nhận thức và nghiệp
vụ văn phòng, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp đều đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào trong mọi hoạt động quản
lý, điều hành của minh, nhăm thúc day sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp.Điều này đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ văn phòng được đào tạo chính quy cótrình độ cao, có kỹ năng nghiệp vụ, năng động sáng tạo để đưa công nghệ thông
tin vào công việc.
Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội (EVNHANOD) là một doanh nghiệp thuộcTập đoàn Điện lực Việt Nam EVNHANOI là một trong năm Tổng công ty quản lý
và phân phối điện hàng đầu trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam được giao
nhiệm vụ quản lý vận hành, kinh doanh bán điện và đầu tư phát triển lưới điện từ
Trang 9cấp điện áp 110kV xuống 0,4kV trên địa bàn thành phố Hà Nội Tổng công ty xác
định mục tiêu “Luôn đáp ứng đây đủ nhu cau về điện của mọi khách hàng với chấtlượng ngày càng cao và dịch vụ ngày càng hoàn hảo” Đề thực hiện mục tiêu này,Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội đã ứng dụng công nghệ thông tin trongcác mặt hoạt động nói chung và trong công tác văn thư, lưu trữ nói riêng nhằm quảnlý, điều hành tốt các nghiệp vụ được giao.
EVNHANOI luôn ý thức được rằng một trong những nền tang của sự thànhcông là phải thúc đây việc nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu của khoa học,công nghệ cụ thể là công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất, kinh doanh nóichung và hoạt động quản lý, điều hành nói riêng Nhiều chương trình, thành quảmới được EVNHANOI đưa vào áp dụng đối với thực tiễn như: lắp đặt hệ thống
công tơ điện tử tự động, thông báo tra cứu hóa đơn và thanh toán hóa đơn điện tử,
đều được thực hiện công nghệ hóa Tổng công ty không chỉ ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn ứng dụng công nghệ thôngtin trong các hoạt động văn phòng như: chương trình quản lý hồ sơ lưu trữ thông
minh; chương trình quản lý hành chính; chương trình quản lý văn bản D-office (đây
là chương trình quản lý văn bản được dùng chung trong Tập đoàn Điện lực Quốc
gia Việt Nam) Tuy nhiên việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh
vực của Văn phòng vẫn còn tồn tại một số vấn đề như: việc thống kê văn bản chưađạt yêu cầu; việc lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng còn hạn chế: chuyênviên chưa nắm được việc lập hồ sơ; phần mềm chưa hỗ trợ được triệt dé trong công
tác lập hồ sơ việc
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng vàkhông thé thiếu được trong các hoạt động của Văn phòng Dé đảm bảo cho công tácVăn thư - Lưu trữ hoạt động có nề nếp, hiệu quả, phục vụ hoạt động quản lý, điềuhành, hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty thì việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào trong công tác này là rất cần thiết Từ những yêu cầu của thực tếkhách quan và những yêu cầu của công việc tác giả đã lựa chọn đề tài “Tổ chức
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty
Điện lực TP Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng.
Trang 102 Mục tiêu nghiên cứu
Nhận diện, đánh giá được thực trạng tô chức ứng dụng công nghệ thông tintại EVNHANOI Trên cơ sở đó, đề xuất được một số giải pháp cụ thé nhằm gópphan đây mạnh tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu
trữ tại EVNHANOI.
3 Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên, đề tài xác định cần triển khai các
nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;
Thứ hai, khảo sát, mô tả chức năng, nhiệm vụ của EVNHANOI, đánh giá
thực trạng tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại
Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội;
Thứ ba, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện, đây mạnh tổ chức ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Hoạt động tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư Lưu trữ
-Trong luận văn này, thuật ngữ tổ chức được chúng tôi sử dụng với nghĩa
động từ, để chỉ các biện pháp của chủ thể quản lý nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu những van đề xây dựng chiếnlược, xác định trách nhiệm, bộ máy, bố trí nhân sự, đảm bảo nguồn nhân lực, xâydựng hệ thống quy định, t6 chức thực hiện, tổng kết đánh giá tổ chức ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ ở Tổng công Điện lực TP HàNội cụ thể như sau:
Thứ nhất, về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.
Chúng tôi tập trung nghiên cứu việc tô chức ứng dụng công nghệ thông tin vào mộtsố nghiệp vụ công tác văn thư gồm: tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong
Trang 11soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong quảnlý, sử dụng văn bản, tài liệu; tổ chức lập hồ sơ điện tử; tổ chức quản lý, sử dụng condấu và thiết bị lưu khóa bí mắt.
Thứ hai, về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.Chúng tôi tập trung nghiên cứu tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
lưu trữ gồm: Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong thu thập, bổ sung tài liệu;
Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu; Tổ chức ứngdụng công nghệ thông tin trong bảo quản tài liệu và Tổ chức ứng dụng công nghệ
thông tin trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
- Về không gian: Chúng tôi thực hiện khảo sát tại khối cơ quan Tổng công
Điện lực TP Hà Nội Bởi vì, theo thống kê chỉ số ứng dụng CNTT các Tập đoàn
kinh tế, Tổng Công ty năm 2020 cho thay: “Chi số ứng dụng công nghệ thông tin
tại các đơn vị thành viên trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam luôn đứng vị trí top 1
trong 2 năm liên tiếp từ 2019 - 2020” [5, tr.78]
- Về thời gian: Luận văn khảo sát việc tô chức ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2017 đến 2022 Day là thời gian Tổng công
ty nâng cấp phần mềm quan lý văn bản E-office lên phần mềm quản lý văn banDoffice và xây dựng phần mềm hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ.
5 Lich sử nghiên cứu
Nhằm nâng cao kiến thức bản thân trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã
tìm hiểu các quy định của nhà nước và đọc các luận văn, khoá luận tốt nghiệp của
các sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các bài viết đăng trên tạpchí Dấu ấn thời gian, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, đề án Hiện nay có rất nhiều côngtrình nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đólà các đề tài nghiên cứu, giáo trình cụ thể như sau:
Thứ nhất, lý luận về công tác Văn thư - Lưu trữ
Giáo trình “Ly luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả: ĐàoXuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyên, Nguyễn Văn Thâm Cuôn giáotrình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ gồm:Thu thập, bố sung tài liệu; Tổ chức khoa học tài liệu; Phân loại tài liệu lưu trữ; Xácđịnh giá trị; Bảo quản; Thống kê: Tổ chức khai thác sử dụng
Trang 12Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình
Quyên, giáo trình đã cũng cấp những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác vănthư gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ; Quản lý condấu và thiết bị lưu khóa bí mật.
Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin nói chung
Luận văn thạc sĩ “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan Nhà nước ở Việt Nam” của Nguyễn Trung Thành đã cho chỉ ra việc ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước ở Việt Nam giai đoạn vừa qua đã đạt
được những thành tựu quan trọng Nhờ vậy mà đã góp phan to lớn vào sự nghiệp
đổi mới đất nước, đặt biệt là cải cách nền hành chính quốc gia ở Việt Nam Tuyvậy, bên cạnh những kết quả đã đạt được thì hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt
động cơ quan nhà nước bền vững, chưa đáp ứng yêu cầu của phát triển kinh tế - xã
hội nói chung và phát triển CNTT nói riêng Nguyên nhân cơ bản có thê nói đến đó
là: Do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của CNTT của các cấp lãnh đạo, công nghệ
thông tin Việt Nam hiện đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển với tốc độ chậm so với
thế giới, môi trường ứng dụng CNTT chưa tốt, thiếu cán bộ có đủ trình độ, cơ chế
chính sách và thực tiễn ứng dụng còn một số bất cập, v.v Trên cơ sở đánh giá, tácgiả đã xuất các giải pháp cơ bản để đây mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của
cơ quan Nhà nước ở Việt Nam trong thời gian tới.
Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của nhóm tác giả do ThS Ngô Anh Tuanlàm chủ nhiệm với tên đề tài: “Nghién cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý công tác đào tạo, bôi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Bộ Giao thông
vận tái” Đề tài này tập trung nghiên cứu đánh giá thực trạng về quản lý công tác
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Từ đó, ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viênchức của Bộ Bên cạnh đó, đề tài xây dựng hệ thống thông tin triển khai đồng bộ
cho các don vị trực thuộc Bộ dé quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng và tô chức thực
hiện nhiệm vụ đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng cơ sở dữ
liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Ngoài ra, xây dựng cơ chế
quản lý, sử dụng phần mềm, khai thác chia sẻ dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin và
bảo mật dir liệu.
Trang 13Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư - Lưu trữ
Khóa luận với đề tài Quan ly văn ban điện tw tại Bộ Khoa học và Công nghệcủa tác giả Mẫn Thị Phượng (2019) Nội dung khóa luận đề cập đến vấn đề chungliên quan đến văn bản điện tử như: khái niệm văn bản điện tử, chữ ký số và cácnguyên tắc, yêu cau liên quan đến quản lý văn bản điện tử.
Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị văn phòng
ở doanh nghiệp vừa và nhỏ (Qua khảo sát một số doanh nghiệp tại Tỉnh Bình
Dương” của tac giả Phan Minh Nhật - 2022 đã chỉ ra được việc ứng dụng CNTT
hiện nay trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Bình Dương là hết sức cần thiếtnham nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Luận van đã nhận thức được vai tròcủa CNTT trong công tác quản trị văn phòng đối với việc nâng cao năng suất laođộng, hiệu quả và chất lượng sản phẩm trong quá trình hội nhập Tuy nhiên, luậnvăn cũng cho thấy việc ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp ở tỉnh Bình Dươngvan ở tình trạng thiếu định hướng chiến lược, còn nhiều ling túng trong việc tôchức và triển khai thực hiện Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên đã tiếp cận
một phần nào đó về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lí, vận
hành các công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng.
Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học năm 2019 của nhóm tác giả văn phòng Bộ
Tài chính do ThS Ngô Chí Tùng làm chủ nhiệm với tên dé tài: “Các giải pháp thúc
day ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính” Đề
tài này tập trung nghiên cứu những cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ điện tử và họctập kinh nghiệm công tác lưu trữ điện tử của một số nước và Bộ ngành qua đó rút ra
bai học kinh nghiệm cho Bộ Tài chính Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ của toàn ngành nhằm thấy được những kết quả đạt
được, chưa đạt được, nguyên nhân dé đề xuất các giải pháp, mục tiêu, nguyên tắc,
lộ trình thực hiện phù hợp, thống nhất và đáp ứng được yêu cầu công việc trước
cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0.
Nhiệm vụ nghiên cứu khoa học năm 2020 của nhóm tác giả văn phòng Bộ
Thông tin và Truyền thông do CN Trần Thị Hồng Hạnh làm chủ nhiệm với tên đề
tài: “Nghiên cứu, dé xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Thông tin và Truyền thông” Đề tài
10
Trang 14này nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp công nghệ thông tin với công tác văn thư,lưu trữ Bên cạnh đó, đề tài tập trung phân tích các van dé còn tôn tại tại Bộ Thôngtin và Truyền thông Trên cơ sở đó đề xuất biện pháp nâng cao ứng dụng công nghệ
thông tin tai Bộ.
Bài “Công tac văn thư, lưu trữ thoi kỳ cách mạng công nghiệp 4.0” cua
nhóm tác giả Đỗ Văn Học, Vũ Văn Tâm và Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Quản lý nhà
nước, số 2/2021) trên cơ sở thực tế phát triển của khoa học và công nghệ đang áp
dụng trong hoạt động văn phòng nói riêng va hoạt động hành chính của các cơ
quan, tổ chức hiện nay Trên cơ sở nghiên cứu đề tài “Lưu trữ tài liệu điện tử trongbối cảnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lầnthứ 4 (4.0)”, đã bước đầu xác định một số dấu ấn, tiêu chuẩn cần có của công tác
văn thư, lưu trữ thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0.
Mặc dù, mỗi tác giả có quan điểm riêng và phạm vi nghiên cứu khác nhaunhưng những công trình này có ý nghĩa nhất định trong việc ứng dụng công nghệthông tin trong các công tác văn thư, lưu trữ của từng cơ quan, t6 chức cụ thể Tuynhiên, cho đến nay chưa có công trình nao nghiên cứu về chủ đề “Tổ chức ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty Điệnlực TP Hà Nội” Chính vì thế, chúng tôi khăng định đây là đề tài mới và không bị
trùng lặp với các công trình nghiên cứu đã công bồ.
6 Phương pháp nghiên cứu
Đề thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, đề tài sử dụng tổng hợp các
phương pháp nghiên cứu như sau:
Thứ hai, phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp phân tích tài liệu: Đề tài tong hợp các tài liệu có liên quan dé
kế thừa và có căn cứ xây dựng khung lý thuyết riêng Các tài liệu được đề tài phân
11
Trang 15tích gồm chủ trương, chính sách pháp luật về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của
Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội; các sách, báo chuyên khảo về các vấn đề có liênquan đến đề tài, v.v.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đề tài đã thu thập và tham khảo nhiều
tài liệu khác nhau của nhiều tác giả, trên cơ sở phân tích, tong hợp dé hiểu kỹ và cốtlõi các van dé, từ đó có được hệ thống các khái niệm, nội dung lý thuyết.
- Phương pháp khảo sát: Đề tài áp dụng phương pháp này để thu thập và
phân tích tình hình tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ tại Tổng Công ty, quá trình triển khai áp dụng và đánh giá kết quả hiện
đang đạt được.
- Phương pháp so sánh: Luận văn sử dụng phương pháp này để so sánh việc
tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ với việc ứngdụng công nghệ thông tin trong một số nghiệp vụ khác như: kinh doanh, chăm sóckhác hàng, kế toán, vật tư dé rút ra những nhận xét và đánh giá.
- Phương pháp trải nghiệm thực tế: Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đãtiếp cận các phần mềm trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, từ đó rút ra được cảmnhận, đánh giá khách quan về việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin này.
7 Đóng góp của luận văn
7.1 Đóng góp về khoa học
Luận văn góp phần tiếp tục khái quát và làm rõ hơn một số vấn đề lý luận về
tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
7.2 Đóng góp về thực tiễn
Luận văn được nghiên cứu hoàn chỉnh sẽ đóng góp thêm tư liệu cho việc
quản lý, quản trị Văn phòng tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội nói riêng, các cơ
quan doanh nghiệp nói chung;
Luận văn chỉ ra thực trạng những ưu điểm, hạn chế và những nguyên nhântrong tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tongcông ty Điện lực TP Hà Nội Từ đó, đề ra những giải pháp tổ chức ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ có tính khoa học và khả thi, góp phầnxây dựng và phát triên Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội trong tương lai Luận văn
là tài liệu tham khảo đối với các cấp quản lý của Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội.
12
Trang 168 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, Cấu trúc luận văn của tác giả được chia
ra làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tố chức ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tac văn thư, lưu trữ
Lưu ý: Thay tất cả các từ “chúng tôi” thành “tác giả”
Trong chương 1, tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ gồm: Hệ thống hóa các khái niệm có liênquan đến đề tài như: ứng dụng công nghệ thông tin, công tác văn thư, công tác lưu
trữ, tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Bêncạnh đó còn làm rõ mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc, điều kiện và nội dung ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Ngoài ra, trong chương | tác gia
còn đề cập đến các quy định của Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ nói chung và của ngành Điện nói riêng.
Chương 2: Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư, lưu trữ tại Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội
Trong chương 2, mô tả thực trạng tô chức ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thu, lưu trữ tat EVNHANOI Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra những
đánh giá về ưu điểm, hạn chế và những nguyên nhân dẫn đến hạn chế khi cơ quan
thực hiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Chương 3: Bối cảnh và giải pháp day mạnh tổ chức ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Tong công ty Điện lực TP Hà Nội
Trong chương 3, trên cơ sở nhận diện và đánh giá thực trạng tổ chức ứngdụng công nghệ thông tin tại EVNHANOI, tác giả đã khái quát bối cảnh day mạnhứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; Đồng thời, đề xuấtmột số giải pháp nhằm đây mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữtại EVNHANOI trong bối cảnh hiện nay.
Mặc dù đã có những có gang, nhưng với trình độ nghiên cứu còn hạn chếkhông thể tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tác giả rất mong nhận được những góp
ý, đánh giá của Thầy, Cô dé bài luận văn của tác giả được hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm on!
13
Trang 17Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHAP LÝ VE TO CHỨC UNG DUNGCÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1.Cơ sở lý luận về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư, lưu trữ
1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến đề tài
11.11 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin
Dưới góc độ lý luận, theo quan điểm của PGS.TS Vuong Đình Quyền giải
thích công nghệ thông tin như sau: “Công nghệ thông tin là thuật ngữ chỉ chung cho
các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin và quá trình xử
lý thông tin Công nghệ thông tin cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương
pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi
tính và phương tiện truyền thong nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguôn tàinguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, kinh tế, văn hóa của con
người ” [34, tr.370]
Dưới góc độ pháp lý, theo khoản 1, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin năm2006 của Quốc hội giải thích công nghệ thông tin như sau: “Công nghệ thông tin làtập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản
xuất, truyền dua, thu thập, xu ly, lưu trữ và trao đổi thông tin số ”137]
Công nghệ thông tin là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ,phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệthống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng cóhiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn
hoá của con người.
Ở Việt Nam, tại Nghị quyết số 49/ND-CP của Chính phủ kí ngày 04/08/1993,
công nghệ thông tin “là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công
cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tô chức khai
thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm
năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.
Mặc dù “công nghệ thông tin” là một thuật ngữ có tính chất thông dụng,nhưng dé hiểu thống nhất, luận văn hiểu: CNTT Ia hệ thống các tri thức, phương
14
Trang 18pháp khoa học, các kỹ thuật công cụ và phương tiện các giải pháp công nghệ
duoc su dụng dé thu thập, lưu trữ, xứ ly, san xuất, xuất bản phat hành, truyền tải,truy cập, phân phối thông tin, nhằm giúp con người có thể sử dụng có hiệu quả nhấtnguồn tài nguyên thông tin cho sự phát triển của xã hội.
Khác với công nghệ khác, CNTT phát triển có sức lan toả mạnh mẽ đến mọilĩnh vực, mọi nơi, tạo ra một sức sông moi.
Nhờ sự phát triển của CNTT đã hình thành siêu xa lộ thông tin Day là hệthống mạng lưới thông tin tổng hợp hỗ trợ lẫn nhau có dung lượng lớn, tốc độ caovà đông đảo hộ tham gia với quy mô khu vực, quốc gia hoặc quốc tế, được truyềntải bằng sợi quang có kỹ thuật số, được xử lý bằng hệ thống máy tính và các thiết bịđầu cuối đa chức năng Việc xây dựng “siêu xa lộ thông tin” khiến con người tận
dụng được tối đa tri thức và biến khoa học kỹ thuật trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp.
Tuy vậy, về mặt nhận thức, “CNT7 không phải chỉ là máy tính, phan mém
dịch vụ CNTT là tổ hợp của tất cả các yếu tô này, lại còn được làm tốt hơn bằngtam nhìn về các công nghệ có thể giúp cho tổ chức dat tới các mục dich của nó”'.
Sự hiện diện của CNTT trong các tô chức được minh hoạ băng hình dưới đây:
Hình 1.1 Các miền chịu tác động của CNTT trong tổ chức
Như vậy có thể nói, trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức, CNTT là một
phần nghiệp vụ cốt lõi và được giao cho một bộ phận đảm nhiệm Trong nhiều cơ
quan, tổ chức, CNTT được phản ánh bởi sự hiện diện của một đại diện trong ban
quản lý cấp cao: Giám đốc CNTT (CIO) CIO chịu trách nhiệm cả về quản lý công
nghệ và quản lý nghiệp vụ và là môi nôi giữa hai lĩnh vực này Trong một sô tô! Bộ Nội vụ, (2007), Tài liệu bôi dưỡng quản lý CNTT, Nxb Thông kê, Hà Nội, tr.19
15
Trang 19chức khác, CNTT có thé chi đơn thuần là một chức năng hỗ trợ, người quan lý
CNTT đóng vai trò như người quản lý chuyên ngành của một bộ phận có khuynhhướng công nghệ.
Do đó, UDCNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư, lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu
nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải
quyết một cách nhanh nhất trong một số khâu như tiếp nhận, chuyên giao, lưu vănbản, hồ sơ thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.
Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhànước ta hết sức quan tâm, vì đây là nhiệm vụ mang tính chính trị góp phần không
nhỏ vào quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.1.2 Khái niệm công tac văn the
Công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơquan, tổ chức, đặc biệt là ở những cơ quan nhà nước Bởi lẽ, các cơ quan (Đảng,Nhà nước, đoàn thể) nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nướccủa mình thì đều cần sử dụng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủtrương, đường lối, chính sách, pháp luật dé phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đối,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động
hàng ngày Hiện nay, có một số học giả nghiên cứu và giải thích khái niệm công tácvăn thư có thê kê đến như:
Theo quan điểm của PGS Vương Đình Quyên trong cuốn giáo trình Lý luận
và phương pháp công tác văn thư có giải thích công tác văn thư như sau: “Công fác
van thự là khái niệm dùng dé chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, banhành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hô sơ hiện hành nhằm đảm bảothông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức” (34, tr.11, 12]
Công tác văn thư là nhiệm vụ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ côngtác quản lý của cơ quan, đơn vị Theo quy định tại Điều 1, Nghi định số 30/2020của Chính phủ ngày 05/3/2020 Công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn
16
Trang 20bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản
lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư [9, tr.1]
1.1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ
Về mặt khái niệm, công tác lưu trữ được hiểu là quá trình hoạt động quản lý
và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
Với khái niệm công tác lưu trữ, chúng tôi sử dụng định nghĩa của các tác giả
Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm (1997) trong cuốn Văn bản và Lưu trữ họcđại cương: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gốm tắt
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquan lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cau chính đáng khác của cácCơ quan, tổ chức, cá nhân ” [35, tr.66]
Theo Luật Luu trữ năm 2011 nội dung của công tác lưu trữ gồm: Thu thập,bổ sung tài liệu; Tô chức khoa học tài liệu; Tổ chức bảo quan và Tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ [36]
1.1.1.4 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thu,
luu trữ
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Vì vậy ứng dụng CNTT trong công
tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vìđây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động
của một cơ quan, đơn vỊ.
Trên cơ sở khái niệm UDCNTT tại Điều 4 Luật Công nghệ thông tin, trong
luận văn này chúng tôi xin đưa ra định nghĩa UDCNTT trong công tác văn thư, lưu
trữ như sau: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là việc
áp dụng và sử dụng các phương pháp khoa học, công nghệ, công cụ kỹ thuật hiện
dai dé xây dựng các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử với các chức năng chính là hỗ
trợ việc tin học hóa vào công tac văn thu, lưu trữ trong cơ quan nhà nước, doanhnghiệp theo đúng quy định.
17
Trang 21Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ giải quyết được vẫnđề quản lý, tra tìm, cung cấp thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng và độchính xác cao Việc lập các báo cáo tổng hợp theo từng lĩnh vực thực hiện thuậntiện, có thể tạo lập nhiều biểu mẫu khác nhau.
1.1.1.5 Khái niệm tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư, lưu trữ
Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ là
nhiệm vụ của các cơ quan, doanh nghiệp, nhằm thiết lập bộ máy, bố trí nhân sự, ban
hành các quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo cơ sở vật chất vàkiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện.
Tổ chức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưutrữ là trách nhiệm của các nhà quản trị văn phòng, nhằm đưa công tác này đi vào nềnếp, thống nhất và hiệu quả Hoạt động này khác với hoạt động nghiệp vụ, thuộc
trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn (nhân viên văn thư, lưu trữ)
Dưới góc độ quản trị văn phòng, luận văn nay tập trung vào các biện pháp tô
chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, nên không đi
sâu về hoạt động nghiệp vụ.
Nhận thấy được công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với tấtcả các lĩnh vực của đời sống xã hội, các cơ quan và ngành văn thư, lưu trữ từ trungương tới địa phương nói chung đã đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp tìmdữ liệu nhanh chóng, cat trữ dữ liệu gon gàng, lâu dài và an toàn.
Giữa công tác văn thư, lưu trữ và CNTT có mối quan hệ hữu cơ với nhau.
Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đờisông xã hội, các cơ quan và ngành Văn thư - Lưu trữ từ trung ương tới địa phươngđã day mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dit
liệu gọn gàng, lâu dai và an toàn Luật công nghệ thông tin năm 2006 nhắn mạnh:
“Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạtđộng thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạtđộng khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này”.
18
Trang 22Trên cơ sở phân tích, luận văn hiểu: Tổ chức ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác văn thư, lưu trữ là các biện pháp của chủ thể quản lý tác động
đến việc ứng dụng các thành tựu của CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ trong cơ
quan theo quy định.
Tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ chính là áp dụng cáccông cụ tin học dé thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ một cách khoa học, theo
một quy trình thống nhất, trong môi trường điện tử và được thực hiện bởi đội ngũ
có trình độ chuyên môn và với những trang thiết bị hiện đại đáp ứng được yêu cầu
của công việc văn phòng hiện đại.
Có thé khang định tổ chức ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp là việc sử dụng CNTTT vụ các hoạt động sản xuất, các hoạt động kinhdoanh, các hoạt động quản lý của doanh nghiệp nhằm khai thác tối đa các nguồn lựcvà tôi ưu hoá các hoạt động sản xuất kinh doanh nhăm đem lại lợi ích cao nhất cho
doanh nghiệp và xã hội.
1.1.2 Mục dich, ý nghĩa của việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tac văn thư, lưu trữ
Trong bat kỳ cơ quan, tô chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực côngtác vô cùng quan trọng đó là tổ chức ứng dụng CNTT vào quản lý công việc, đặc
biệt là công tác văn thư, lưu trữ Trong thời đại bùng nỗ thông tin, các doanh nghiệpmuốn tổn tại và phát triển bền vững phải có năng lực thu thập, xử lý thông tin nóichung và thông tin tài liệu nói riêng Chính vì vậy việc tổ chức ứng dụng CNTT có
ý nghĩa vô cùng quan trọng và được ví như huyết quản trong cơ thể con người, đảm
bảo cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác và đầy đủ, kịp thời và liên tụctrong cơ thê và lên bộ não, không xảy ra ùn tắc rò ri.
Cuộc cách mạng thông tin cùng với quá trình toàn cầu hóa đã và đang tácđộng mạnh mẽ đến mọi đời sống của xác hội, chính trị, văn hóa Không nằm ngoàiquy luật đó, công tác văn thư, lưu trữ (là nghiệp vụ đầu vào, đầu ra quan trọng củathông tin văn bản) nếu được ứng dụng công nghệ thông tin sẽ có ý nghĩa vô cùngquan trọng và thúc đây sự phát triển của các doanh nghiệp CNTT được ứng dụng
19
Trang 23vào công tác văn thư, lưu trữ sẽ thúc đây quá trình cải cách hành chính được nhanh
chóng, đúng tiến độ, chính xác và đặc biệt giảm phiền hà, thời gian trong quá trình
thụ lý công việc.
Trong công tác văn phòng, việc ứng dụng CNTT là một yêu cầu mang tínhtất yếu đề tiến tới hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng Nhận thức được tamquan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin, ngay từ Đại hội lần thứ VIII,Đảng ta đã nhân mạnh: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lýhành chính Nhà nước là ưu tiên hàng dau và công tác văn thư là một công việc
mang tinh chat hanh chinh cũng đã được xác minh là một lĩnh vực hang đầu trong
việc ứng dụng công nghệ thông tin”.
Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
còn góp phần phát huy giá trị của tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả, đồng
thời tạo sự tương tác phản hồi nhanh giữa các cá nhân, đơn vị cung cấp thông tin và
người sử dụng tài liệu Tạo cho cán bộ văn thư, lưu trữ cách làm việc chuyên nghiệp
và hiệu quả.
Việc tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tínhkhách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ
thủ công sang hiện đại hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu
chuyên giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại tronggiải quyết công việc
Vai trò của tô chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưutrữ còn góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc Công tác văn thư bảođảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm
vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà
nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung
cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xácnhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác
văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản ly Nhà nước ma văn
bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phố biến những thông tin mang
tính pháp lý.
20
Trang 24Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao như: Xây dựng hệ thống các kho,nguồn cơ sở dit liệu văn bản điện tử, tập trung khắc phục một các cơ bản tình trangthất lạc, sai lệch thông tin Cung cấp thông tin văn bản một cách chính xác, đầy đủ,kịp thời, bảo mật; Quản lý văn bản giấy tờ thống nhất theo quy trình, quy định củacơ quan và quản lý trên môi trường mạng; Tạo lập và quản lý các hồ sơ đữ liệu của
cơ quan được chính xác, giúp cho việc điều hành công việc của nhà quản lý được
chính xác, nhanh chóng và đạt kết quả cao; Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các danhmục dé liệu, trợ giúp phân tích và phân loại văn bản, phân quyền giải quyết côngviệc; Giảm tối đa thời gian, công sức cho người quản lý và sử dụng các ứng dụngcông nghệ thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất, hiệu quả nhất.
Tại các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh điện lực, việc tổ chức ứng dụngCNTT trong công tac văn thư, lưu trữ có tầm quan trọng rất đặc biệt:
Thứ nhất: Nhờ việc áp dụng chương trình soạn thảo văn bản Microsoft(Word, Excel, Powerpoint) và việc áp dụng đúng quy định thê thức văn bản củaTổng công ty ban hành mà việc trình bảy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tạicác Ban chức năng thuộc Tổng công ty đã được thực hiện đúng giúp cho công tác
soạn thảo văn bản hành chính được thong nhất, tránh hiện tượng thiếu đồng bộ về
thể thức Chuan hóa thé thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính cho cán bộ,công chức, viên chức Tổng công ty Hơn nữa, điều này còn giúp các cán bộ chuyên
viên thực hiện việc soạn thảo văn bản nhanh chóng, kip thời, hoàn thành nhiệm vụ của
cấp trên giao.
Thứ hai: Giải quyết văn bản đi - đến nhanh chóng, kịp thời Phần mềm Quản lývăn bản văn bản cho phép thực hiện đầy đủ các thao tác của công tác quản lý văn bảnđi, văn bản đến Điều này đã giúp việc giải quyết công việc nhanh chóng Với các thaotác đơn giản là điền đầy đủ các thông tin cơ bản về văn bản cần ban hành như Trích
yêu, Loại văn bản của phần “Dang ký văn bản đi” trong mục “Văn bản di” là có thégửi văn ban đi nhanh chóng Hay chỉ cần đăng nhập bang tài khoản của mình và nhắn
vào “Xem văn bản đến” trong mục “Văn bản đến”là có thể tiếp nhận văn bản đến và xửlý giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời.
21
Trang 25Thứ ba: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra tìm tài liệu nhanh
chóng, dễ dàng Hệ thống cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm văn bản, hồ sơ tài
liệu theo nhiều tiêu chí, thuộc tính khác nhau và không hạn chế đối tượng sử dụng
phan này Tức là từ các cán bộ, nhân viên cho đến lãnh đạo Tổng công ty đều có thésử dụng Hơn nữa, trong một số mục của hệ thống đều có phần “Tìm kiếm” để tiện
cho việc tra tìm văn bản dễ dàng và nhanh chóng Ví dụ cán bộ phòng Quản lý văn
thư, lưu trữ muốn tìm hồ sơ về việc kế hoạch văn thư, lưu trữ, chỉ cần điền thông tin
về hồ sơ như Tiêu đề: Kế hoạch văn thư, lưu trữ; Lĩnh vực công viéc: Hồ sơ công
việc, Ngày mở: 01/01/2021, Hạn xử lý: 31/12/2021, Ngày hoàn thành: 15/01/2022,
Độ quan trọng: Cao, Trạng thái xử lý: Tat cả, Có văn bản liên quan: Tất cả.
Thứ tr: Phần mềm Quan lý văn bản cho phép thực hiện đầy đủ các thao tác
của công tác lập hồ sơ Chuyên viên có thé lưu toàn bộ công việc của mình dé tiện
theo dõi ở bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu có Internet Như vậy sẽ thuận tiện cho việckhai thác sử dụng tài liệu và quản lý hồ sơ công việc chặt chẽ phục vụ cho cán bộ,nhân viên của Tổng công ty trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
1.13 Nguyên tắc tổ chức ứng dung công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ
Đề tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
được hiệu quả thì cơ quan, tô chức cần phải thực hiện trên cơ sở tuân thủ một sỐnguyên tắc nhất định.
Theo Nguyễn Lân trong cuốn Từ điển từ và ngữ Việt Nam giải thích:
“Nguyên tắc ở góc độ chung nhất là những điều cơ bản đã được quy định, dùng làm
cơ sở cho các mối quan hệ xã hội và hành động của con người nhằm đạt được hiệuquả cao nhất” [31, tr.1286] Việc xây dựng các nguyên tắc khi thực hiện tô chứcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ là nền tảng cho việctổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ được hiệu quả
và thành công.
Hiện nay, có nhiều nguyên tắc về ứng dụng công nghệ thông tin nói chung
và tô chức ứng dụng công nghệ thông tin nói riêng được đưa ra, có thé ké đến như:Khoản 1, 2, 3 Điều 13 Nguyên tắc chung về hoạt động ứng dụng công nghệ thông
22
Trang 26tin và khoản 1,2,3,4,5,6,7, Điều 24 về nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trong Luật Công nghệ thông tin năm 2006;
Khoản 1,2,3,4 Điều 4 về Nguyên tắc bảo đảm an toàn thông tin mạng trong Luật Antoàn thông tin mạng năm 2015; Điều 5 về Nguyên tắc chung tiễn hành giao dịchđiện tử và Điều 40 về Nguyên tắc tiến hành giao dịch điện tử của cơ quan Nhà
nước Trên cơ sở căn cứ nguyên tắc UDCNTT trong các văn bản quy phạm phápluật này, chúng tôi xây dựng và đề xuất một số nguyên tắc cơ bản trong việc tô chức
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ như sau:
Thứ nhất, Nguyên tắc thống nhất
Thống nhất trong bộ máy quản lý Dé tô chức UDCNTT trong công tác vănthư, lưu trữ được hiệu quả thì việc triển khai cần phải được thong nhat tir co quan
lãnh dao cao nhất đến các cơ quan thành viên; từ lãnh đạo đến nhân viên cần phải
thực hiện triển khai UDCNTT vào trong công tác văn thư, lưu trữ.
Thống nhất trong quy trình, nghiệp vụ Để quá trình tổ chức UDCNTT cóhiệu quả thì quy trình, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phải được thống nhất
dé khi UDCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo, CBCNV dễ dàng nắm bắt
và thực hiện được quy trình, thủ tục.
Thứ hai, Nguyên tắc đồng bộ
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cần được triển
khai đồng bộ với các giải pháp về truyền thông, tập huấn/ dao tao nhằm tạothành bộ giải pháp tổng thể hướng đến mục tiêu cũng như tạo ra bước đột phá trongviệc thực hiện Việc triển khai thực hiện đồng bộ với các giải pháp sẽ là cơ sở nângcao kiến thức, kỹ năng cho CBCNV trong khi thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữđiện tử Mặt khác, nếu quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác vănthư, lưu trữ không được triển khai đồng bộ với các giải pháp như tập huan/ đào tạosẽ dẫn đến tình trạng tô chức ứng dụng công nghệ thông tin không được hiệu quả.Chang hạn như: Khi cơ quan triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào lập hồ sơ
điện tử và kết hợp tập huấn/ đào tạo kỹ năng lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần
mềm quản lý văn bản sẽ giúp cho CBCNV vừa có thêm kiến thức, kỹ năng Từ đó,việc thực hiện lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản sẽ được
23
Trang 27thực hiện tốt, tạo điều kiện cho cơ quan, tô chức tiến tới “văn phòng không giấy”.Còn nếu chỉ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư, lưu trữ ma khôngtập huấn, đào tạo có thé dẫn đến tinh trạng mỗi cán bộ, nhân viên hiểu theo một
cách khác nhau Từ đó dẫn đến tình trạng chất lượng hồ sơ điện tử không được đảm
bảo [40, tr.22, 232]
Ngoài ra, phần mềm quản lý công tác văn thư phải được đồng bộ với các
phần mềm lưu trữ để cán bộ chuyên môn có thể thực hiện thu nhận, giao nộp hồ sơ
điện tử vào lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật Việc đồng bộ hệ thốngphần mềm sẽ giúp cơ quan, tổ chức tiết kiệm các nguồn lực trong quá trình quản lý,
điều hành Chăng hạn như: Đối với khối lượng văn bản hành chính, trước khi ứngdụng công nghệ thông tin, CBCNV khi có hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu sẽ phảimat thời gian, công sức dé đem tới nộp cho cán bộ làm lưu trữ tại cơ quan Sau khiứng dụng công nghệ thông tin, CBCNV có thể tiến hành thực hiện lập hồ sơ điện tửvà giao nộp ngay trên hệ thống nếu hệ thống phần mềm quản lý văn thư và phần
mềm quan lý lưu trữ được đồng bộ [40, tr.22, 232]Thứ ba, Nguyên tắc về độ tin cậy
Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chứclưu giữ thông tin phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức đó Vì vậy, khicơ quan, tổ chức triển khai UDCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ cần phải đảm
bảo độ tin cậy của thông tin trong văn bản, tài liệu trên môi trường điện tử được bảo
vệ tránh bị truy nhập, sửa đổi, đánh cap, Nguyén tac nay cting co nghia la tao ra
các ban sao lưu dự phòng trong trường hợp có sự cô không lường [40, tr.22]
Thứ tư, Nguyên tắc tính khả thi
Tính khả thi là khả năng thực hiện các biện pháp của chủ thé quản lý trongtriển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Mỗi cơ quan,tổ chức có những mục tiêu và nguồn lực khác nhau Vì vậy, cơ quan, tổ chức cầnphải căn cứ trên thực tiễn hạ tầng công nghệ thông tin và hạ tầng nhân lực trong cơ
quan, tổ chức dé thực hiện các giải pháp phù hợp, hiệu quả Qua đó, giúp cho việc
tổ chức UDCNTT vảo công tác văn thư, lưu trữ được hiệu quả và có khả năng thành
công cao hon [42, tr.52]
24
Trang 28Việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản này sẽ là căn cứ, cơ sở cho phép tô chứcứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo kết quả cao vàđáp ứng được xu hướng phát triển công nghệ hiện nay.
1.1.4 Điều kiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ
1.1.4.1 Cơ sở hạ tầng CNTT
Trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin văn phòng: Hệ thống máy
vi tính có dung lượng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chóng dé phục vụ những công
việc chuyên môn nghiệp vụ mang tính khân trương, có độ chính xác cao.
Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quantrong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác
tài liệu, văn ban sử dụng trang Web của cơ quan và các don vi liên quan.
Trang bị phòng văn thư, lưu trữ phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo
thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng
đảm bảo trong quá trình tra cứu các công thông tin điện tử và các đơn vị liên quan
truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết
nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.
Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến,
quản lý và tra cứu hồ sơ công việc Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các
hệ thống thông tin nhăm đảm bảo sự chính xác, kip thời, an toàn trong điều hành tácnghiệp từ tỉnh đến cơ sở.
1.1.4.2 Ha tang nhân lực
Day mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập
thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công đoàn nóichung và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ nói riêng.
Thường xuyên, tổ chức kiêm tra năng lực ứng dụng CNTT cán bộ Theo sự
phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn
bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việctại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý
nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt
luôn phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.
25
Trang 29Tổ chức nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin và đào tạo nguồn nhân
lực cho ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Quan tâm
hơn nữa cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tăng cường tập huấn thông qua các lớpbồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT.
Bên cạnh đó, tài chính cũng được xem là nguồn lực chính trong việc tổ chứcứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, tổ chức Với việc phát trién như vũbão của khoa học công nghệ đòi hỏi các cơ quan, tô chức phải luôn đầu tư cơ sở hạtầng công nghệ thông tin nhằm cải tiến, khắc phục các cơ sở hạ tầng công nghệ đã
lỗi thời Mặt khác, nếu cơ quan, tổ chức đây mạnh UDCNTT mà hạn chế về tài
chính sẽ làm cho việc triển khai UDCNTT vào hoạt động nói chung và công tác vănthư, lưu trữ nói riêng sẽ không đảm bảo hiệu quả Từ đó có thể dẫn đến một số vấnđề liên quan đến an ninh, an toàn bảo mật thông tin của cơ quan, tô chức.
1.1.5 Nội dung tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ
1.1.5.1 Xác định trách nhiệm
Dé triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
được hiệu quả cao thì việc xác định trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị có liên
quan là rất cần thiết Trách nhiệm của một số cá nhân, đơn vị có thé ké đến như:
Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan: Nhận thức của người lãnh đạo là yếu tốquan trọng quyết định việc định hướng và phát triển công nghệ thông tin trong sựphát triển chung của doanh nghiệp.
Trách nhiệm của người quan lý trực tiếp/Chánh Văn Phòng/Trưởng phòngHành chính: Tham mưu giúp việc cho Lãnh đạo cơ quan trong việc phát triển côngnghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và triển khai thực hiện.
Trách nhiệm của nhân viên văn thư, lưu trữ/chuyên viên: Thực hiện đúng
theo quy trình nghiệp vụ đồng thời trong quá trình thực hiện phát hiện, góp ý để sửađổi xây dựng phần mềm được hoàn thiện theo đúng quy trình nghiệp vụ của nhànước, đơn vỊ Đồng thời mỗi CBCNV tự hoàn thiện trình độ nghiệp vụ của mình dé
dap ứng yêu câu của đơn vi trong sự phat triên chung của cơ quan.
26
Trang 30Trách nhiệm của chuyên viên IT - đơn vị vận hành các phần mềm ứng dụng
CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ: Vận hành đảm bảo tin cậy phần mềm và đảmbảo tính bảo mật Đồng thời cập nhật và xử lý các lỗi dữ liệu và phần mềm khi hệthống đưa vào vận hành, nâng cấp và cập nhật dữ liệu Dam bảo lưu dir liệu theo
đúng quy định của nhà nước và đơn vi.
1.1.5.2 Tổ chức triển khai
Nghiên cứu tổng quan hệ thống, khảo sát thực tế các khâu, các bước thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ Việc thực hiện nghiên cứu, khảo sát quy trình thựchiện công tác văn thư, lưu trữ sẽ giúp cho nhà quản lý đưa ra các phương án phù
hợp với thực tiễn UDCNTT tại cơ quan.
Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các phương thức truyền thống:
phần mềm, Website, ứng dụng Mobile, Đây là các công cụ hỗ trợ cho hoạt động
của công tác văn thư, lưu trữ Nếu cơ quan, tổ chức ứng dụng triệt để các phần mềm,
ứng dụng vào hoạt động công tác văn thư, lưu trữ sẽ là cơ sở cho UDCN TT vào công tácvăn thư, lưu trữ.
Nghiên cứu nhu cầu thực tế, các nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ, đưa
ra các hướng giải pháp cho phan mềm
Thu thập các xu hướng công nghệ trong cuộc Cách mạng 4.0 Việc năm bắt
xu hướng công nghệ sẽ giúp nhà quản lý triển khai, ứng dụng các phần mềm, công
cụ mới vảo công tác văn thư, lưu trữ Qua đó, giúp cho công tác văn thư, lưu trữ taicơ quan được tự động hóa, giảm bớt quy trình thủ tục rườm tà.
1.1.5.3 Tổng kết, đánh giá
Việc thực hiện tổng kết, đánh giá là một trong những nội dung quan trọng
trong quản trị nói chung và trong quá trình tổ chức UDCNTT trong công tác vănthư, lưu trữ nói riêng Mục đích của việc tổng kết, đánh giá nhằm thu thập thông tintừ quá trình UDCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ Qua đó, đánh giá xem việc tổ
chức UDCNTT vào công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được những kết quả như thếnào Trên cơ sở đó đưa ra những phương án khắc phục với những kết quả chưa cao
và đưa ra những biện pháp cải tiến với những kết quả chưa theo mong muốn của
nhà quản tri.
27
Trang 31Hoạt động tong kết, đánh giá quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn thư, lưu trữ có thể được thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián triép.Hình thức trực tiếp có thé thông qua báo cáo thống kê về việc thực hiện các nghiệpvụ văn thư, lưu trữ trên phần mềm hệ thống như: tiếp nhận, chuyển giao văn ban
qua phần mềm; lập hồ sơ điện tử; tra cứu, khai thác, sử dụng trên phần mềm lưu
trữ, Bên cạnh đó, hình thức gián tiếp có thé thông qua phản hồi từ các cán bộ,
chuyên viên tham gia vào quá trình ứng dung công nghệ thông tin vào công tac văn
thư, lưu trữ.
1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư, lưu trữ
1.2.1 Quy định của Nhà nước
Trước sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT và nhu cầu đây mạnhUDCNTT vào các lĩnh vực đời sống xã hội để đơn giản hóa quy trình, thủ tục, cùngvới những đòi hỏi, những yêu cầu mới, Đảng, Nhà nước ta đã ban hành một loạt các
văn bản chỉ đạo mang tính định hướng quan trọng.
Nghị quyết số 36/NQ-TW ban hành ngày 01/7/ 2014 của Bộ Chính trị về
“Đẩy mạnh ứng dung, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triểnbên vững và hội nhập quốc tẾ”, đây là văn bản hết sức quan trọng, mang tầm chiến
lược, đề ra những định hướng lớn cho sự phát triển ngành CNTT nước ta trong thời
kỳ mới, một trong những quan điểm chỉ đạo quan trọng là “Ứng dụng, phát triển
công nghệ thông tin là một yếu tố quan trọng trong bảo đảm thực hiện thành công
ba đột pha chiến lược, cần được chú trọng, ưu tiên trong các chiến lược, quy hoạch,
kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội”, những nội dung liên quan đến hoạt động của
điện lực cũng được xác định trong mục tiêu cụ thé đến năm 2020, bao gồm: “ Ung
dụng công nghệ thông tin trong hiện đại hoá hệ thong kết cấu ha tang kinh tế - xã
hội, trước hết là các lĩnh vực liên quan tới nhân dân như giáo dục, y tế, giao thông,
điện, thuỷ lợi, hạ tang đô thi lớn va cung cấp dịch vụ công cộng trực tuyến chonhân dân” va“ đổi mới phương thức day và học, thúc day xã hội học tập, đáp ứng
yêu cấu phát triển dat nước”.
28
Trang 32Cụ thê hoá định hướng va nội dung cho việc đây mạnh ứng dụng và phát triểnCNTT, ngày 15/4/2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 26/NQ-CP về Chương
trình hành động thực hiện Nghị quyết 36/NQ-TW ngày 01/7/2015 của Bộ Chính trị,
theo đó cũng xác định rõ mục tiêu dé công nghệ thông tin thực sự trở thành “phươngthức phát triển mới, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả lao động "
Song song với việc thực hiện các văn bản chỉ đạo trên, các thư viện cần tiếp
tục triển khai, hiện thực hoá nội dung các văn ban chi đạo khác đã được ban hành
các năm trước đây như:
Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ban hành ngày 29/11/2005 củaQuốc hội có đưa ra nguyên tắc chung tiến hành giao dịch điện tử đó là:
“1 Tự nguyện lựa chọn sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch2 Tự thỏa thuận về việc lựa chọn loại công nghệ để thực hiện giao dịch điện tử.
3 Không một loại công nghệ nào được xem là duy nhất trong giao dịch điện tử.
4 Bao đảm sự bình dang và an toàn trong giao dịch điện tử.
5 Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, lợi ích
của Nhà nước, lợi ích công cộng.
6 Giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước phải tuân thủ các nguyên tắc quyđịnh tại điều 40”
Ngoài ra, trong chương 6 của Luật này cũng đưa ra quy định liên quan đến an
ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử.
Theo Điều 26, khoản 2, khoản 6 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11
ban hành ngày 29/06/2006, trong đó quy định “Xây đựng, thu thập và duy trì cơ sở
dữ liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan và phục vụ lợi ích công cộng”; “Thực
hiện việc cung cấp dich vu công trên môi trưòng mạng”; va điểm b, khoản 1, điều63 quy định “Phát triển nguồn thông tin số”.
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan nhà nước”, ban hành ngày 10/4/2007 của Thủ tướng Chính phủ,nội dung cơ bản của nghị định quy định các đơn vi sử dụng ngân sách nhà nước có
trách nhiệm xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà
nước nhăm nâng cao chât lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan vả
29
Trang 33giữa các cơ quan, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tô chức và cá nhân; hỗtrợ đây mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch.
Ngoài ra, Chính phủ còn ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật có liênquan đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ như: Nghị địnhsố 170/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của
Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụchứng thực chữ ký số; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số vàdịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; Nghị định
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư v.v.
Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03/01/2013 về quy định chỉtiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ Trong đó văn bản đã quy định về việcquản lý tài liệu điện tử bao gồm: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử; tiêu chuẩn
dữ liệu tài liệu điện tử; thu thập tai liệu lưu trữ điện tử; bảo quản tài liệu lưu trữ điệntử; sử dụng tải liệu lưu trữ điện tử; bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu điện tử; hủytài liệu điện tử.
Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày12/07/2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hànhchính Nhà nước và Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/06/2020 của Thủ tướngChính phủ phê duyệt "Chương trình Chuyên đổi số quốc gia đến năm 2025, định
hướng đến năm 2030"
Có thể nói đây là những định hướng quan trọng cho tổ chức ứng dụng CNTT
vào hoạt động quản trị nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng tại
1.2.2 Quy định cua Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Hòa cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT và hiệu quả cao
của việc ứng dụng nó trong các lĩnh vực kinh doanh sản xuất tại các cơ quan nhà
nước và doanh nghiệp, đòi hỏi mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh ở mỗi doanh
30
Trang 34nghiệp phải thật nhanh chóng, chính xác đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của đơn vị,
Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã ban hành một loạt các văn bản chỉ đạo mang tínhđịnh hướng quan trọng như:
- Quyết định số 69/QD-EVN ngày 05/3/2023 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạngcông nghiệp lần thứ 4 vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lựcQuốc gia Việt Nam;
- Quyết định số 291/QĐ-EVN ngày 14/11/2018 của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạngcông nghiệp lần thứ 4 vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực
Quốc gia Việt Nam;
- Quyết định số 210/QD-EVN ngày 20/5/2019 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam
về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp
lần thứ tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
- Quyết định số 211/QD-EVN ngày 20/5/2019 của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam về việc thành lập Tổ công tác giúp việc Ban Chỉ đạo Ứng dụng công nghệ củacuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập
đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
- Quyết định số 63/QD-HDTV ngày 08/4/2020 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam thay thé Quyết định số 209/QD-EVN ngày 20/5/2019 về việc sửa đổi bổ sungPhụ lục kèm theo Quyết định số 290/QĐ-EVN ngày 6/11/2018 phê duyệt Đề án
“Nghiên cứu, phát triển, ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần
thứ 4 vào hoạt động SXKD của EVN”;
- Công văn 850/ EVN-VTCNTT ngày 23/02/2021 của Tập đoàn Điện lực
Việt nam về nội dung Đề án Chuyên đôi số và danh mục nhiệm vụ thực hiện;
- Quyết định số 15/QD-HDTV ngày 01/3/2021 của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam về việc Thành lập Ban Chỉ đạo Chuyên đổi số và Ứng dụng công nghệ củacuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tậpđoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
31
Trang 35- Quyết định số 19/QD-HDTV ngày 08/3/2021 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về việc Ban hành Quy chế làm việc của Ban Chỉ đạo Chuyên đổi số và Ứng
dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư của EVN;
- Công văn số 1166/EVN-VTCNTT ngày 10/03/2021 của Tập đoàn Điện lực
Việt nam về việc Thông qua và giao danh mục nhiệm vụ chuyển đổi số các Tổng
công ty;
- Thông báo số 193/TB-EVN ngày 04/5/2021 cùa Tập đoàn Điện lực Việt
Nam về Kết luận của đồng chí Dương Quang Thành - Chủ tịch HĐTV, TrưởngBan Chỉ đạo Chuyên đổi số và Ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công
nghiệp lần thứ tư, vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực Quốc
gia Việt Nam;
- Thông báo số 618/TB-EVN ngày 18/9/2021 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về Kết luận của đồng chí Dương Quang Thành - Chủ tịch HĐTV, Trưởng Ban
Chỉ đạo chuyền đổi số và ứng dụng công nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần
thứ tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt
Nam tại cuộc họp Ban Chỉ đạo Phiên 02 năm 2021;
- Quyết định số 129/QĐÐ-HĐTV ngày 08/10/2023 của Tập đoàn Điện lực
Việt Nam về việc Điều chỉnh thành viên Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số và Ứng dụngcông nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư;
- Công văn số 1623/EVN-VTCNTT ngày 04/04/2023 của Tập đoàn Điện lựcViệt nam về việc Triển khai các nhiệm vụ chuyển đôi số giai đoạn 2023-2025;
- Quyết định số 151/QD-HDTV ngày 11/10/2022 của Tập đoàn Điện lực
Việt Nam v.é việc bố sung thành viên Ban Chỉ đạo Chuyên đổi số và Ứng dụngcông nghệ của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư vào hoạt động sản xuất kinhdoanh của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
- Chỉ thị số 5288/CT-EVN ngày 05/8/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Chỉ thị về việc đây mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính; quản lý văn banđiện tử, lập hồ sơ công việc và tài liệu lưu trữ trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia
Việt Nam;
32
Trang 36- Công văn số 948/EVN-VP ngày 28/2/2021 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về việc quán triệt công tác rà soát, phân loại, chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ
tại các don vi;
- Quyết định số 1080/QĐ-EVN ngày 01/8/2021 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về việc ban hành quy định về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực
Quốc gia Việt Nam;
- Quyết định số 739/QĐ-EVN ngày 18/8/2022 của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam về việc ban hành quy định thé thức va kỹ thuật trình bày văn bản hành chínhtrong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
- Công văn số 2783/EVN-VP ngày 25/5/2022 của Tập đoàn Điện lực ViệtNam về việc quán triệt công tác lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan trên Doffice;
- Công văn số 5368/EVN-VP+PC+TCNS ngày 24/9/2022 của Tập đoàn Điệnlực Việt Nam về việc thực hiện các quy định về công tac văn phòng va tô chức đào
tạo nghiệp vụ cho CBCNV trong EVN.
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các văn bản quy định
riêng của ngành Điện lực Việt Nam và EVNHANOI đã là cơ sở pháp lý hết sức
quan trọng để EVNHANOI có xuất phát điểm và căn cứ triển khai hầu hết các nội
dung của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ Tuy
nhiên, một số nội dung có tính chất hướng dẫn cụ thể tổ chức UDCNTT trong mộtgiai đoạn hoặc bối cảnh nhất định chưa được quy định cụ thé, chi tiết và cần được
hoàn thiện hơn nữa trong thời gian tới.
33
Trang 37Tiểu kết Chương 1
Trong Chương 1, luận văn đã khái quát những van đề cơ bản về văn thư, lưu
trữ, công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ Ngoài ra, Chương 1 tổng hợp ngắn gọn những nghiên cứu dé cập đến các
yêu tô và điều kiện thực hiện các nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ.
Kết quả phân tích tại Chương 1, tác giả đã làm rõ một số khái niệm như công
tác văn thư, công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ cà tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.Chương tiếp theo của luận văn sẽ nghiên cứu và làm rõ, các yếu tô nội dung và điều
kiện thực hiện các nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư, lưu trữ đã được triển khai thực hiện tại cơ quan Tổng công ty Điện lực TP HàNội; vai trò của Lãnh đạo Văn Phòng Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội trong việctriển khai và đảm bảo các điều kiện thực hiện các nội dung ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
34
Trang 38Chương 2 THUC TRANG TO CHỨC UNG DUNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI TONG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHO HÀ NỘI
2.1 Khái quát về Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội (EVN HANOI) được thành lập trên cơsở nâng cấp và tô chức lại Công ty Điện lực TP Hà Nội theo Quyết định số
738/QD-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ trưởng Bộ Công Thương.
Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội tiền thân là Nhà máy đèn Bờ Hồ được
khởi công xây dựng từ năm 1892 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công
ty Điện lực TP Hà Nội trải qua các giai đoạn chính như sau:
- Giai đoạn từ khi Hà Nội có điện đến năm 1954
Nhà máy đèn Bờ Hồ được khởi công xây dựng vào ngày 06/12/1892 cạnh hồ
Hoàn Kiếm với hai tổ máy phát điện một chiều công suất 500KW Ngày 10/10/1954dòng điện tỏa sáng đón quân ta về tiếp quản thủ đô Ngày 21/12/1954 Bác Hồ kính
yêu đã về thăm và động viên CBCNV Nhà máy đèn Bờ Hồ.
- Giai đoạn từ năm 1954 đến 1964:
Lưới điện Hà Nội trong những năm này đã tỏa đi các tỉnh đồng băng châuthô Sông Hồng và cấp điện cho một số trung tâm phụ tải lớn ở phía Bắc Điện Hà
Nội đã góp phần không nhỏ vào sự nghiệp Xây dựng CNXH của Thủ đô và các địa
phương lân cận.
- Giai đoạn từ 1965 đến 1975:
Trong giai đoạn này chiến tranh đang diễn ra ác liệt và lan rộng tại các tỉnh
phía Bắc Tại Thủ đô Hà Nội nhiều trạm điện, cột điện, đường dây đã bị phá hủy vàhư hỏng Với tỉnh thần “Tổ quốc cần điện như cơ thể cần máu” những người thợ
điện Thủ đô đã không quản ngại khó khăn, hy sinh ngày đêm phục vụ quân và dân
Thủ đô chiến đấu và sản xuất Do đạt được những thành tích trong chiến đấu và
phục vụ chiến đấu nên Sở Điện lực Hà Nội được Đảng và nhà nước phong tặng Anh
hùng lực lượng vũ trang.
35
Trang 39- Giai đoạn từ 1975 đến 1985:
Năm 1975 đất nước thống nhất cũng như các ngành khác, ngành điện bắttay vào phục hồi, hàn gắn và phát triển lưới điện nhằm đáp ứng yêu cầu về điệncho sự phát triển của Thủ đô Đây là thời kỳ khó khăn nhất của ngành điện, đó lànguồn điện thiếu, lưới điện cũ nát, chấp vá, nạn câu móc lấy cắp dây điện tran lan Sởđiện lực Hà Nội đã tập trung khắc phục hậu quả của chiến tranh, day nhanh tiễn độ cảitạo lưới điện, tăng cường công tác kiểm tra, từng bước tác cung ứng điện vào nè nếp.
- Giai đoạn từ năm 1985 đến 1995:
Từ năm 1985 Lưới điện Hà Nội bắt đầu được cải tạo với quy mô lớn nhờ sự
giúp đỡ về vật tư, thiết bị của Liên Xô và sự đầu tư về tiền vốn của Nhà Nước, SởĐiện lực Hà Nội đã tổ chức lực lượng dé triển khai cải tạo và phát triển lưới điệnđáp ứng yêu cầu phát triển của các phụ tải và cấp điện phục vụ dân sinh.
- Giai đoạn từ năm 1995 đến năm 2010:
Từ năm 1995 Sở Điện lực Hà Nội từ một đơn vị hạch toán phụ thuộc, trở
thành một đơn vi hạch toán độc lập và được đổi tên là Công ty Điện lực TP Hà Nội,là thành viên của Tổng công ty Điện lực Việt Nam (Nay là Tập đoàn Điện lực ViệtNam) Công ty day mạnh cuộc vận động xây dựng phong cách người thợ điện Thủ
đô “Trách nhiệm, trí tuệ, thanh lịch”, gắn liền với cải cách thủ tục hành chính.
Từ ngày 01/8/2008 thực hiện Nghị quyết của Quốc hội Nước Cộng hòa Xãhội Chủ nghĩa Việt Nam về việc mở rộng địa giới hành chính Thủ đô Hà Nội, Côngty Điện lực TP Hà Nội đã tiếp nhận và quản lý lưới điện của tỉnh Hà Tây cũ, huyệnMê Linh, bốn xã thuộc huyện Lương Sơn - Hòa Bình Đến cuối năm 2009 Công tyquản lý 33 trạm biến áp 110KV, trên 4.500 trạm biến áp phân phối va bán điện chotrên 1.700.000 khách hàng với sản lượng điện thương phẩm đạt 7.878,9 triệu Kwh,
doanh thu bán điện đạt 8.438.891 triệu đồng Công ty Điện lực TP Hà Nội đã được
xếp thứ 77 trong tốp 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam.
- Giai đoạn từ năm 2010 đến nay:
Trước yêu cầu và nhiệm vụ của thời kỳ mới, thực hiện chủ trương của Đảngvà Nhà nước tại công văn số 60/TTg-DMDN ngày 12/01/2010 của Thủ tướng
36
Trang 40Chính phủ về việc thành lập các Tổng Công ty quản lý và phân phối điện trực thuộc
Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội được thành lậptheo Quyết định số 738/QD-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ Công thương hoạt động
theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con và là đơn vị thành viên của Tập đoàn Điện
lực Việt Nam Tổng công ty gồm 17 ban chức năng và 38 đơn vị thành viên, với
trên 8.000 cán bộ công nhân viên Tính đến Tháng 10/2013 Tổng công ty đang quảnlý 32 trạm biến áp 110KV, trên 13.900 trạm biến áp phân phối và bán điện trên 2
triệu khách hàng với sản lượng điện thương phẩm đạt khoảng 11.800 triệu KWh,
doanh thu bán điện đạt trên 19.000 tỷ đồng.
Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và những đóng góp to lớncủa Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội trong công cuộc xây dựng và phát triển kinhtế xã hội của Thủ Đô va Dat nước trong nhiều năm qua, đặc biệt là trong thời kỳ đôi
mới, thời kỳ chuyên đổi số hiện nay Ngày 07/01/2013 Tổng công ty đã vinh dự
được Chủ tịch nước ký quyết định trao tặng danh hiệu “Anh hùng lao động”.
Nhận thức được vị trí, trách nhiệm của đơn vị chủ chốt trong việc cung cấpđiện cho Thủ đô Hà Nội, thực hiện lời dạy của Bác Hồ kính yêu, phát huy truyền
thống vẻ vang của đơn vị “Anh hùng lực lượng vũ trang” và “Anh hùng lao động”tập thê CBCNV Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội quyết tâm phấn đấu trưở thành
một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam và đạt tầm khu vực, góp phần
xứng đáng vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, của Thủ đô - trái tim của
cả nước.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức
- Về chức năng, nhiệm vụ
Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội được thành lập theo Quyết định số
738/QD-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ Công thương hoạt động theo mô hình Côngty mẹ - Công ty con và là đơn vi thành viên của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là: Phat điện, truyền tải điện, phân phối điện,bán buôn điện, bán lẻ điện; Thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị điện lực; Sửa chữa thiếtbị điện; Giám sát lắp đặt thiết bị công trình, xây dựng hoàn thiện công trình điện
37