Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội

mặc dù đã được đánh giá tốt, nhưng trên thực tẾ, công tác văn thư, lưu trữ ởTổng công ty vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: - Nhận thức của một số cán bộ, nhân viên về công tác văn thư

Nguyễn Thị Ngọc Ánh

CHUAN HOA TO CHỨC QUAN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THU, LƯU TRU TẠI CƠ QUAN TONG CÔNG TY

ĐIỆN LỰC THÀNH PHÓ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

Hà Nội - 2023

Nguyễn Thị Ngọc Ánh

CHUAN HÓA TO CHỨC QUAN LÝ CÔNG TAC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TỎNG CÔNG TY

ĐIỆN LỰC THÀNH PHÓ HÀ NỘI

Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng

Mã số: 834040601

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Chuẩn hóa tô chức quan lý công tác

văn thu, lwu trữ tai cơ quan T ống công ty Điện lực Thành phố Hà Nội”

là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi Trong luận văn này tôi có thamkhảo, tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú

thích theo quy định Luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn của

PGS.TS Vũ Thị Phụng Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình

bày trong luận văn này là hoàn toàn trung thực.

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng Khoa học về nộidung nghiên cứu của đề tài này

Tác giả

Nguyễn Thị Ngọc Ánh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập, nghiên cứu đề tài “Chuẩn hóa tổ chức quản

lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng công ty Điện lực Thành phố

Hà Nội” bên cạnh sự nỗ lực của bản thân, tôi cũng nhận được rất nhiều sự

quan tâm, giúp đỡ tận tình của các thầy, cô giáo trong Trường Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn, DHQGHN dé hoàn thành luận văn này.

Với tình cảm chân thành, tôi bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám hiệu,

Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn, DHQGHN Các thay giáo, cô giáo đã tham gia quản lý, giảngdạy và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu Tôi xin bày tỏ sự

biết ơn đặc biệt đến PGS.TS Vũ Thị Phụng, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ về kiến thức, tài liệu và phương pháp đề tôi hoàn thành đề tài nghiên

cứu khoa học này.

Tôi xin chân thành cảm ơn:

- Ban Tổng Giám đốc, Chánh Văn phòng Tổng công Điện lực TP Hà Nội.

- Gia đình, bạn bè đồng nghiệp đã động viên, cỗ vũ, khích lệ và giúp đỡ tdi trong suốt thời gian qua.

Mặc dù đã hết sức cố gắng hoàn thành nội dung nghiên cứu bằng tat cả

kiến thức và sự nhiệt tình của mình, tuy nhiên luận văn không tránh khỏinhững thiếu sót, tôi rất mong nhận được các ý kiến đóng góp quý báu của các

thầy, cô và các đồng nghiệp dé hoàn thiện hơn nữa luận văn của mình.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Nguyễn Thị Ngọc Ánh

2 Mục tiêu của để tài -ccccctrtththHH HH de 6

3 Nhiệm vụ của đề ties eeccceeseessseecesneeessneeessnscessnsecesnnecessneessneessnnecesnneeensnesee 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 2 2 +++£+£++E++Ex+rxezEzrxsrxerxerex 7

5 Lich str nghién CU SAŨŨ 8

6 Phương pháp nghiÊn CỨU - 5 2222313311313 51111111111 rrerry 10

7 DONG SOP CUA LUAN VAN - da 11

Chuong 1 CO SO LY LUAN VA PHAP LY VE CHUAN HOA

TO CHỨC QUAN LÝ CÔNG TAC VAN THU - LƯU TRỮ 13

1.1 Những khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn - -««<<+ 13

LL.D, CONG dC VGN cs nốốốốố 13 1.1.2 Công táC [UU ÍYÍ: tk HH Hiệp 13 1.1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư, WU trữữ - c-csccs+cccccccecceei 14 1.1.4 Chuẩn hóa và chuẩn hóa tổ chức quản ly công tác văn thie, lưu trữ 14 1.2 Mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư,

1.3 Nội dung chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ - 19

1.3.1 Tổ chức bộ máy, nhân sự văn thư, Le lr - «sex 19 1.3.2 Xây dựng và ban hành các quy phạm nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ 20 1.3.3 Tổ chức thực hiện/áp dụng các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lý

1.3.4 Kiểm tra, đánh gid việc thực hiện các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lý công tác văn thư, WU ẨF cv H tnHkHkH ng key 22

1.3.5 Cải tiến, chỉnh sửa các quy phạm nội bộ về t6 chức quản lý công tác

1.4 Trách nhiệm trong việc chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 23

1.4.1 Trách nhiệm của người đứng dau cơ quan, doanh nghiệp - 23

1.4.2 Trách nhiệm cua người hoặc bộ phận được giao quyên " 24

1.4.3 Trách nhiệm cua người/bộ phận thực hiỆN S-cĂSSsskissese 24

1.5 Quy định pháp lý về tổ chức quan lý công tác văn thư, lưu trữ - 25

1.5.1 Một số văn bản pháp luật về công tác văn thuf -. -c5c©cz+ce+cs+ẻ 25

1.5.2 Một số văn bản pháp luật về công tác lưu trữt -s©ce+ccscsscsee 26 Tiểu kết Chwong 1 -e- 2s ©c<©c<©e* tt +e£EEEEEEEEEEEEteEtEEEEEEEkrkrkrerrerrerrerrere 27

Chương 2 THUC TRANG CHUAN HÓA TO CHỨC QUAN LÝ CÔNG TAC

VAN THU, LUU TRU TAI TONG CONG TY DIEN LUC

THÀNH PHO HÀ NOL ccssssssssssesssesssessssssesssessssssssssesssesssssscssssssessssssssssesesessssssesese 28

2.1 Khái quát về Tông công ty Điện lực Thành phố Hà Nội - 28

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triỂn - - 5e 5e+EceEeEkeEeterrrrkered 28

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty (theo Quyết định số 738/QĐ-BCTT) -¿- ¿5e +keEk‡EkEEE 2121111111111 crk 28

2.1.3 Cơ cấu tổ chức trong Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội - 29

2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội 30

2.1.5 Chức năng nhiệm vụ của Tổ văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng

Tổng l2 21/1518 EYYEmaiiiidaad.iảẳŸỶẳẩồẦỒỔỎ 31 2.2 Nhận thức quan điểm của lãnh đạo Tổng công ty Điện lực TP Ha Nội

về chuẩn hóa tổ chức quan lý công tác văn thư, lưu trữ -¿ sz-sz5s+¿ 31 2.3 Các biện pháp chuẩn hóa tô chức quan lý công tác văn thu, lưu trữ của

Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội ¿2-2-2 SE2SE+EE2E£EECEEEEEEEEEEEEEErErrrerrees 32

2.3.1 Xây dựng và ban hành các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lý

2.3.2 Tổ chức thực hiện/áp dụng các quy phạm nội bộ về công tác văn thư,

2.3.3 Kiểm tra đánh giá việc thực hiện các quy định, hướng dan về tổ chức quan lý công tác văn thu, lưu trữ và khen thưởng, xứ lý vì phạm . 48

2.3.4 Điều chỉnh bổ sung các quy định, hướng dan về công tác văn thu,

/.7877EEEEEEEERhh 50

2.3.5 Kết quả thực hiện các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lý cơng tác

2.3.6 Đánh giá chung về chuẩn hĩa tổ chức quan lý cơng tác van thư, lưu trữ tại Văn phịng Tổng cơng ty Điện lực TP Hà Nội 2-©5+©7x2cccccescscce 65

I7 841.771.02880NNnnnnnh nhe .eaaảậà 68

Chương 3 GIẢI PHÁP BAY MANH CHUAN HĨA TO CHỨC QUAN LÝ CONG TÁC VAN THU, LƯU TRU TAI TONG CƠNG TY ĐIỆN LUC THÀNH PHO HA NOL , cssssssessssssssssesssecsnsssesssesssssonessecsnecessssscssccanesssessccaseeaseeseeese 69 3.1 Nâng cao nhận thức về chuan hĩa tơ chức quan lý cơng tác van thư, lưu trữ tại Tổng cơng ty Điện lực TP Hà Nội 2- 2 2 £+E££E££EtEEeEEEEEEEErrerrerrees 69 3.2 Rà sốt lại tồn bộ các quy phạm nội bộ về cơng tác văn thư, lưu trữ tại Tong cơng ty Điện lực TP Hà Nội -2- 252 £+E£E£EeEEeEEEEEEEErrrrerrees 70 3.3 Hồn thiện một số quy phạm nội bộ về tổ chức quản lý cơng tác văn thư, 00p y/ơờNNnnggggớDỪDỪùừùỳừDừẦỶẦỶẦỤẦỤDỤẻdầdddddaầắẳắa4Ả 71

3.4 Nghiên cứu ban hành thêm những quy định, hướng dẫn mới - 73

3.4.1 Quy định về trách nhiệm liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ 73

3.4.2 Quy định về chức năng, nhiệm vụ của Tổ Văn thư - Lưu trữ 74

3.4.3 Quy định về tiêu chuẩn đối với nhân sự làm cơng tác văn thu, lưu trữ 75

3.4.4 Quy định về dam bảo cơ sở vật chất đối với cơng tác văn thư, lưu trữ 80

3.4.5 Xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn đối với cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử tại TỔng CONG TV - -5- 5S SE+ESESEEEEEEEEEEEEEEErrrrrrrrree S3 3.5 Tiếp tục tăng cường việc truyền thơng, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá S4 3.6 Một số kiến nghị đối với Tổng cơng ty Điện lực TP Hà Nội 86

Tidus két CNUONG 80000086 nnn nan nen 88

„000000757 89

TÀI LIEU THAM KHAO cccsssssssssssssessscssssssssssesssesssssssssscsssessnsssssssccaneessssseesseees 92

PHU LUC

DANH MỤC TU VIET TAT

CSDL Co so đữ liệu

CBCNV Cán bộ công nhân viên

ĐHQG Đại học Quốc gia

EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam

EVNHANOI Tông công ty Điện lực thành phố Hà Nội

ISO International Organization for Standardization

Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

VTLT Van thư, lưu trữ

MỞ DAU

1 Lý do chọn đề tài

Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối

quan trọng giữa các doanh nghiệp với các tô chức kinh tế, giữa nhà nước vớinhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy công tác văn thư, lưutrữ có vai trò rất lớn, không thé thiếu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh

doanh Bộ phận văn thư, lưu trữ là đầu mối tập trung mọi văn bản giấy togửi đến co quan, tô chức Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sé đảm bảo cungcấp thông tin chính xác, day đủ và kịp thời giúp cho công tác quản ly và điều

tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu số liệu đáng tin cậy

phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội (viết tắt là EVNHANOI), làđơn vi thành viên cua Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), là doanh nghiệpNhà nước hạch toán độc lập được tô chức dưới hình thức công ty trách nhiệm

hữu hạn một thành viên do EVN sở hữu 100% vốn điều lệ Đồng thời, Tổng

công ty cũng là một cơ quan quản lý nhà nước có chức năng quản lý điện lực các quận, huyện nội và ngoại thành Hà Nội.

Trong những năm qua, Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội đã quan tâm

và có một số biện pháp tổ chức quản lý để công tác văn thư, lưu trữ được thực

hiện theo những quy định của nhà nước va Tập đoàn Điện lực Việt Nam Đến

nay, theo đánh giá chung, công tác văn thư, lưu trữ ở Tổng công ty đã được

thực hiện tương đối tốt, nhiều van dé đã được chuẩn hóa như: ban hành quyđịnh; hướng dẫn; phô biến, tổ chức thực hiện theo hướng dẫn Tuy nhiên,

mặc dù đã được đánh giá tốt, nhưng trên thực tẾ, công tác văn thư, lưu trữ ở

Tổng công ty vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như:

- Nhận thức của một số cán bộ, nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ

và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việcchỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở một sỐ phòng, ban,đơn vi trực thuộc chưa được quan tâm chú trọng đúng mức;

- Một số đơn vị trực thuộc chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng

dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan, dẫn đến các đơn vị trực thuộc lúng túng trong

việc tô chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ;

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn một số sai sót về thể

thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV

(nay đã được thay thế bằng Nghị định 30/2020) Công tác lập hồ sơ công việc

còn hạn chế, việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của một số đơn vị chưa được đầy đủ Có đơn vị bố trí kho tạm, hoặc kho lưu trữ còn chật hẹp, chưa

đảm bảo công tác bảo quản an toàn tài liệu.

Với trách nhiệm của người được giao phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ;sau khi tham dự khóa đào tao cao học ngành QTVP, tôi nhận thấy công tác vănthư, lưu trữ ở Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội cần tiếp tục được chuẩn hóa dékhắc phục những hạn chế trên Vì vậy, tôi chọn vấn đề “Chuẩn hóa tổ chức

quản ly công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng công ty Điện lực Thành phố

Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng

2 Mục tiêu của đề tài

Luận văn của tôi hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau đây:

- Một là, trên cơ sở lý luận về chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ, tác

giả khảo sát, đánh giá các biện pháp và kết quả chuẩn hóa việc tổ chức quản

lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội, từ đó chỉ ranhững hạn chế và những van đề chưa được chuẩn hóa hoặc đã chuẩn hóa

nhưng chưa hiệu quả;

- Hai là, trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp dé tiếp tục chuẩn hóa

việc tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP

Hà Nội.

3 Nhiệm vụ của đề tài

Đề thực hiện mục tiêu trên, đề tài cần giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Hệ thống các vấn đề lý luận, lý thuyết về chuẩn hóa nói chung và

chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ nói riêng;

- Khảo sát, đánh giá mức độ và kết quả chuẩn hóa trong việc tổ chứcquản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty điện lực TP Hà Nội;

- Chỉ ra những vấn đề về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng

công ty Điện lực TP Hà Nội đã được chuẩn hóa nhưng không còn phù hợp;

- Chỉ ra những van đề trong tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữchưa được chuẩn hóa tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội;

- Nghiên cứu đề xuất các biện pháp để tiếp tục chuẩn hóa việc tô chức

quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu: “Các biện pháp chuẩn hóa tô chức quản lýcông tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội”

4.2 Pham vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu các biện pháp chuẩn hóa

tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ bao gồm:

+ Xây dựng và ban hành các quy định, hướng dẫn của Tổng công ty vềcông tác văn thư, lưu trữ;

+ Phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Kiểm tra đánh giá, xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ trên cơ

sở các quy chế, quy định đã ban hành;

+ Cải tiền và chỉnh sửa các quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ

- Về không gian: Tổng công Điện lực TP Hà Nội có 1 Văn phòng, 16Ban chức năng, 30 Cong ty điện lực quận, huyện trực thuộc va 8 đơn vi trực

7

thuộc khác Tuy nhiên, do điều kiện thời gian, nên luận văn của tôi chỉ tập

trung nghiên cứu vấn đề “Chuan hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu

trữ” trong phạm vi Văn phòng Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội Các thôngtin khảo sát từ thực tế cũng chủ yếu được thu thập từ các phòng, ban, bộ phận

thuộc cơ quan (khối văn phòng) Tổng công ty Ngoài ra, có một số vấn đề, tác

giả mở rộng khảo sát thêm thông tin ở các đơn vi trực thuộc dé phuc vu choviệc nhận xét va đánh giá.

- Về thời gian: Luận văn của tôi tập trung khảo sát việc ban hành và thực hiện các quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Tổng công ty trong thời gian 5 năm gần đây (từ năm 2017 đến năm 2021) Đây là thời gian Tổng công ty nâng cấp phần mềm quản ly văn bản E-office 2 lên phan mềm

quản lý văn bản Eoffice 3 và xây dựng phần mềm hệ thống quản lý tài liệu

thông minh.

5 Lịch sử nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã tìm hiểu các quy định của nhà nước và đọc các luận văn, khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các bài viết đăng trên Tạp chí Dấu ấn thời gian

(nay là Tạp chí Lưu trữ và thời dai), Tap chí Văn thư - Luu trữ, dé án Quakhảo sát, tác giả nhận thấy, hiện nay đã có một số công trình nghiên cứu liên

quan đến chủ đề của luận văn, cụ thể như sau:

- Giáo trình Lý luận về Quản trị Văn phòng của PGS.TS Vũ ThiPhụng (chủ biên), TS Cam Anh Tuan, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn

Thị Kim Bình, TS Phạm Thị Diệu Linh (Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội), xuất bản năm 2021 Trong giáotrình này, có hai chương liên quan đến luận văn, đó là: chương 5 trình bày

các vấn đề về lý luận cơ bản về chuẩn hóa trong quản trị văn phòng và chương 8 về tô chức quản lý công tác van thư, lưu trữ Đây là tài liệu được tác giả tham khảo va sử dụng để khái quát những van dé lý luận về tổ chức

quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

- Luận văn Thạc sĩ “Xây dựng danh mục và chuẩn hóa hồ sơ hình

thành trong hoạt động của Thủ tướng chính phủ” của Nguyễn Thị Kim Liên,

khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn, Đại học Quốc gia (ĐHQG) Hà Nội, năm 2014

- Luận văn Thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ

thuật của ngành lưu trữ Việt Nam - Thực trạng và giải pháp” của Đàm Diệu Linh (khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà N6i), năm 2014.

- Luận văn Thạc sĩ “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở ngânhàng TMCP Kỹ thương Việt Nam” của Phùng Thị Phương Liên, khoa Lưu trữ

học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,

ĐHQG Hà Nội, năm 2019.

- Bài giảng môn Tiêu chuẩn hóa trong công tác Van thư - Lưu trữ của

ThS Lê Thị Nguyệt Lưu;

- Các bài viết trên tạp chí như: Bàn về hô sơ hành chính và tiêu chuẩn hóa hô sơ hành chính (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4/2003) của tác giả Nguyễn Minh Phuong; Bàn về chất lượng lập ho sơ trong chỉnh lý (Tạp chí

Lưu trữ Việt Nam, số 3/1994) của PGS TS Văn Tất Thu;

Ngoài ra, trong báo cáo kết quả công tác hàng năm, Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước đều có những tổng kết, đánh giá về công tác tiêu chuẩn hóa

nói chung và hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng Năm 1999,Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (lúc đó là Cục Lưu trữ Nhà nước) đã ban

hành báo cáo tông kết 10 năm thực hiện tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư

- lưu trữ tại Cục Năm 2013, tại Hội thảo khoa học “Tổng kết hoạt động khoahoc, công nghệ về văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm 2012 và định hướng

hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020” do Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước tổ chức, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ đã có tham luận với chủ đề “Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tácvan thu, lưu trữ giai đoạn 1962 - 2012”.

-9

Các công trình nghiên cứu nói trên đã trực tiếp hoặc gián tiếp bàn vềvan đề tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và việc cần chuẩn hóa đối vớihoạt động này cũng như những biện pháp đã được áp dụng ở một SỐ CƠ quan,doanh nghiệp Tuy nhiên, cho đến nay, theo khảo sát của tác giả, vẫn chưa cócông trình nào nghiên cứu về việc chuẩn hóa tổ chức quan lý công tác văn

thư, lưu trữ ở Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội.

Như vậy, đề tài “Chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội” của tác giả tuy có tham khảo và kế thừa nhưng không

trùng lặp với các công trình nghiên cứu nói trên.

6 Phương pháp nghiên cứu

* Phương pháp luận: Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã vận dụngphương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch

sử, dé làm kim chỉ nam cho quá trình thực hiện đề tài

* Phương pháp cụ thể:

+ Phương pháp hệ thống: Phương pháp này được sử dụng chủ yếu trong chương 1 của luận văn nhằm hệ thống và làm rõ những van đề lý luận

cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ và chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ.

+ Phương pháp tong hợp, thống kê: phương pháp này được sử dụng détong hợp và thống kê các biện pháp đã được ban hành va áp dụng tại Vănphòng Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội liên quan đến tổ chức quản lý côngtác văn thư, lưu trữ.

+ Phương pháp phân tích: được sử dụng khi phân tích những ưu điểm,

hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong việc chuẩn hóa tổ chức quan

lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội.

+ Phương pháp khảo sát qua bảng hoi: phương pháp này được su dung

để khảo sát ý kiến đánh giá của các cán bộ văn phòng Tổng công ty Điện lực

TP Hà Nội về kết quả và chất lượng các quy chế, quy định trong công tác vănthư, lưu trữ.

10

+ Phương pháp so sánh: được sử dụng dé so sánh số lượng va tỷ lệban hành các quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong các năm

từ 2017 đến nay dé rút ra những nhận xét và đánh giá; đồng thời so sánh kếtquả của công tác văn thư, lưu trữ ở VP Tổng công ty trước và sau khi được

chuẩn hóa

7 Đóng góp của luận văn

- Ý nghĩa khoa học:

Luận văn góp phần khái quát và làm rõ hơn một số vấn đề lý luận về

chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước

- Y nghĩa thực tiễn:

Luận văn chỉ ra thực trạng, những ưu, khuyết điểm trong chuẩn hóa tôchức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nộigiai đoạn 2016- 2018 Từ đó, đề ra những giải pháp để tiếp tục chuẩn hóa

công tác văn thư, lưu trữ góp phần xây dựng và phát triển Tổng công ty Điệnlực TP Hà Nội trong tương lai.

Luận văn được nghiên cứu hoàn chỉnh sẽ đóng góp thêm tư liệu cho

lĩnh vực quản trị văn phòng và công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện

lực nói riêng, các cơ quan doanh nghiệp nói chung; Luận văn là tài liệu thamkhảo đối với các cấp quản lý của Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

8 Cấu trúc của luận văn

Đề tài được bố cục trình bay theo ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về chuan hóa tổ chức quan lý

công tác văn thư, lưu trữ

Ở chương này, tác giả khái quát cơ sở lý luận và các quy định của pháp

luật hiện hành về chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ; cũng như vai trò của tôchức quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với một cơ quan/té chức

Chương 2: Đánh giá thực trạng chuẩn hóa tô chức quản lý công tác vănthư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

11

Trên cơ sở hệ thống lý luận ở Chương 1, trong Chương 2, tác giả tiếnhành khảo sát, đánh giá thực trạng chuẩn hóa tô chức quản lý công tác vănthư, lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội;

Chi ra một số hạn chế và các nguyên nhân cơ bản của việc chuẩn hóa

tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

Chương 3: Một số giải pháp tiếp tục chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tông công ty Điện lực TP Hà Nội.

Từ những phân tích về kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của

thực trạng chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công

ty Điện lực TP Hà Nội đã được trình bày ở chương 2, trong chương 3 luậnvăn đề xuất một số giải pháp sau: Nâng cao nhận thức về chuẩn hóa công tácvăn thư, lưu trữ trong toàn Tổng công ty; Ra soát lại toàn bộ các Quy chế,

Quy định, Hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại khối cơ quan Tổng công

ty và các đơn vi trực thuộc; Nghiên cứu ban hành thêm những Quy định va

Hướng dẫn mới; Tiếp tục tăng cường việc phô biến, hướng dẫn, kiểm tra,

đánh giá.

Ngoài ra, cũng trong chương này, luận văn đã đưa ra một số kiến nghị

đối với Tổng công ty với mong muốn day mạnh việc chuẩn hóa công tác vănthư, lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và Tổng công ty Điệnlực TP Hà Nội nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổngcông ty Điện lực trong thời gian tới.

12

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LY VE CHUAN HÓA

TO CHỨC QUAN LÝ CONG TAC VAN THU - LƯU TRU’

1.1 Những khái niệm cơ bản được sử dung trong luận văn

1.1.1 Công tác van thw

Văn thư là một từ Hán Việt, dùng dé chỉ các loại văn ban, giấy tờ hình

thành các cơ quan, tổ chức nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh ) dé

phục vụ cho quản ly, điều hành công việc chung

Hiện nay, văn bản trở thành một công cụ quan trọng được các cơ quan, tochức hay doanh nghiệp dùng dé truyền đạt quyết định quản lý va các thông tin

phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành Công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức và được quy định một cách hệ thống trong nhiều các văn bản quy phạm pháp luật Quan niệm

về công tác văn thư được sử dụng trong các quy định pháp lý và trong lý luận kháthống nhất

Theo đó, công tác văn thư được hiểu là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

trong công tác văn thư (theo điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

Trong khuôn khô luận văn nay, chúng tôi cũng sử dụng khái niệm công tácvăn thư như cách hiểu nói trên

1.1.2 Công tác lưu trĩ:

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tô chức khoa học những

văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, cá nhân dé làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý của

bộ máy nhà nước.

Về khái niệm công tác lưu trữ, chúng tôi sử dụng định nghĩa của các tác

giả Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Hàm trong giáo trình Văn bản và Lưu

13

trữ học đại cương như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của

nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới viéc tổ chức khoa học, bao quản và tổ chức khai thác, sử dụng có

hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các

nhu cầu chính đáng khác của các tổ chức, cá nhân.

1.13 Tổ chức quan lý công tác văn thu, lưu trữ

Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ của các cơ quan,doanh nghiệp, nhằm thiết lập bộ máy, bồ trí nhân sự, ban hành các quy định

về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo cơ sở vật chất và kiểm tra,

đánh giá kết quả thực hiện.

Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm của các nhà quan trị văn phòng, nhằm đưa công tac này đi vào né nếp, thống nhất và hiệu

quả Hoạt động này khác với hoạt động nghiệp vụ, thuộc trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn (nhân viên văn thư, lưu trữ)

Dưới góc độ quản trị văn phòng, luận văn này tập trung vào các biệnpháp tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, nên không đi sâu về hoạt động

- Theo Nguyễn Như Ý (1999), chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực trong

đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc tiêu chuẩn được định ra: chuẩn quốc gia, chuan quốc tế [35, dẫn theo

http://hvdic.thivien.net/hy].

14

Từ những định nghĩa trên, trong luận văn này, nội hàm của thuật ngữ

“Chuan hóa” được tác giả sử dung bao gồm các van dé sau: [14; 202]

- Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bố) các chuẩn mực;

- Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có liên quan;

- Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn

mực đã được ban hành;

- Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực cần thiết

Hiện nay, chuẩn mực được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp

thường gồm ba mức độ: tiêu chuẩn, quy chuẩn (do nhà nước ban hành) và cácquy chế, quy định, quy trình (gọi tắt là quy phạm nội bộ) do chính các cơquan, tô chức ban hành

- Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng

làm chuẩn dé phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi

trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này (Luật Tiêu chuẩn và Quy chuannăm, 2006).

- Quy chuẩn là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu

cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đốitượng khác trong hoạt động kinh tế — xã hội phải tuân thủ (Luật Tiêu chuẩn vàQuy chuẩn năm, 2006)

- Quy phạm nội bộ (bao gom các Quy chế, Quy định, Quy trình) do

từng cơ quan, tô chức, doanh nghiệp ban hành dé thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn của nha nước, đồng thời, đặt ra những chuẩn mực cụ thê cho các

hoạt động của chính cơ quan, doanh nghiệp.

Trong lĩnh vực quan lý hành chính, do đặc thù riêng, nên nhiều chuẩnmực khó tách bạch thành tiêu chuẩn và quy chuẩn [14; 202-203] Vì vậy,trong luận văn này, tác giả không đi sâu vào mức độ chuẩn hóa ở dạng tiêuchuẩn, quy chuẩn mà tập trung vào các quy chế, quy định, quy trình liên

15

quan đến tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ do chính doanh nghiệp

ban hành và áp dụng Thông qua các quy chế, quy định, quy trình và kết quảthực hiện trong thực tế, chúng ta có thé đánh giá được tình hình và hiệu quảcủa việc chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan,doanh nghiệp.

1.1.4.2 Chuẩn hóa tổ chức quản lý công tac văn thư, luu trữ : Chuẩn hóa trở thành hoạt động có tính chất thường xuyên của văn

phòng nói chung và các hoạt động của văn phòng nói riêng Với vi trí, vai trò

và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, chuẩn hóa đối với hoạt độngnày là rất cần thiết

Xuất phát từ cách hiểu các khái niệm cơ bản (Công tác văn thư, côngtác lưu trữ và chuân hóa) ở trên, “chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư,

hưu trữ” được hiểu là các biện pháp của cơ quan, doanh nghiệp nhằm: (1) chuẩn hóa hoạt động tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và (2) chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.

Hiện nay, các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đã được Nhà nước

quy định và chuẩn hóa tương đối tốt, nên các cơ quan, doanh nghiệp có thê

căn cứ vào đó dé thực hiện Tuy nhiên, hoạt động tổ chức quản lý công tácvăn thư, lưu trữ hầu như mới được chuẩn hóa một phần đối với các cơ quanquản lý nhà nước trong lĩnh vực này và chủ yếu là quy định các nguyên tắcchung Vì vậy, việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của từng cơ

quan, doanh nghiệp chủ yếu phải do chính các chủ thé này quy định và chuẩn hóa (trên nguyên tắc không được trái với các quy định của nhà nước).

Từ những phân tích trên, trong luận văn này, khái niệm “chuẩn hóa tổ

chức quản lý công tác văn thu, lưu trữ” được hiểu là: “các biện pháp của cơ

quan, doanh nghiệp nhằm thiết lập bộ máy, bồ trí nhân sự, ban hành các quyđịnh về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ, đảm bảo cơ sở vật chất và kiểmtra, đánh giá kết quả thực hiện ”

16

1.2 Mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn

trữ sẽ góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ

Ví dụ: Hiện nay Nhà nước Việt Nam và các cơ quan đã ban hành quy định

về thể thức văn bản (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP năm 2020 của Chính phủ

về công tác văn thư) Trên cơ sở đó, các cơ quan, doanh nghiệp tiếp tục ban hành

những văn ban dé hướng dẫn thực hiện (qua các quy định, quy trình về soạn thảo

và ban hành văn bản) Đây là chuẩn mực bắt buộc đối với văn bản hành chính Căn cứ vào đó, bất cứ cơ quan/ don vi nào muốn ban hành văn ban dé giao dich đều phải tuân thủ theo quy định về thé thức văn ban nói trên Nếu không đủ và không đúng về thê thức, văn bản đó sẽ bị coi là không hợp pháp, không hợp lệ,

không được sử dụng trong các giao dịch hành chính.

Như vậy, việc các cán bộ, nhân viên dù làm ở bộ phận nào, khi soạn thảo,ban hành văn bản đều phải tuân thủ các quy định về thể thức văn bản, nghĩa là

họ đang thực hiện chuẩn mực trong công tác văn thư, lưu trữ

- Thứ hai, việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng dựa trên các chuẩn mực đã được thống nhất, thé hiện qua các quy

định của nhà nước và quy phạm nội bộ của cơ quan, doanh nghiệp đã ban hành;

tránh việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của người quản lý.

- Thứ ba, chuân hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ góp phầnnâng cao hiểu biết của nhân sự ở các bộ phận khác về công tác này, qua đó, nângcao tinh thần trách nhiệm đối với việc thực hiện soạn thảo văn bản hay lập và

17

nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Về mặt lý luận, công tác văn thư, lưu trữ liên quan

đến trách nhiệm của đại bộ phận nhân sự công tác tại các cơ quan, tô chức haydoanh nghiệp Chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ thông quaviệc quy định quy trình làm việc cụ thé, sẽ giúp nhân sự tại các phòng ban kháchiểu rõ các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư cũng như lưu trữ Từ đó

giúp nâng cao trách nhiệm va sự phối hợp của các bộ phận khác trong việc thực

hiện công tác văn thư, lưu trữ của của cơ quan, tô chức, doanh nghiệp Đối với người làm văn thư, lưu trữ, chuẩn hóa trong công tác này sẽ góp phần nâng cao

tính chuyên nghiệp, qua đó, góp phan tạo dựng hình ảnh, khang định vị trí củacông tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

Ví dụ: Trong việc phối hợp của các phòng, ban về vấn đề nộp lưu hồ

sơ, việc chuẩn hóa sẽ giúp các Ban, phòng nhận thức được lý do phải nộp lưu,

đặc biệt xác định được các loại hồ sơ, tài liệu phải nộp lưu, chất lượng của hồ

sơ, tài liệu nộp lưu Từ đó, họ xác định được trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu sau khi giải quyết xong vào lưu trữ một cách rõ ràng và cụ thể hơn.

Thứ tw, việc chuan hóa nhằm hạn chế tối đa những xung đột không cần thiết Trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày, chúng sẽ không tránh

khỏi những ý kiến trái ngược, dé tạo ra xung đột Nếu một co quan không cócác chuẩn mực trong thực thi nhiệm vụ, mỗi người sẽ làm theo một cách khácnhau và không theo hệ thống, sự xung đột sẽ càng lớn Vì vậy, điều cần thiết

là phải làm thế nào dé hạn chế xung đột hoặc nếu xảy ra, xung đột sẽ được

giải quyết một cách nhanh chóng.

Nếu các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ được xây dựng thành quy định với các hướng dẫn cụ thé cho từng hoạt động sẽ giúp cán bộ, nhân viên văn

phòng dù ở vi trí công tác nào hoặc là nhân viên mới khi được giao nhiệm vụ

sẽ nhanh chóng, độc lập dé hoàn thành công việc được giao một cách hiệuquả nhất, hạn chế xung đột giữa nhân viên và nhân viên, giữa lãnh đạo, người

phụ trách với nhân viên

18

Ví dụ: Việc tuân thủ thé thức văn ban theo chuẩn được quy định tạiNghị định 30/2020 và quy phạm nội bộ của doanh nghiệp sẽ tránh xảy ra mâu

thuẫn giữa chuyên viên phát hành văn bản với văn thư cơ quan

1.3 Nội dung chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các nội dung cụ thê như sau:

1.3.1 Tổ chức bộ máy, nhân sự văn thư, lưu trữ

Con người là nhân tố quyết định đến sự thành công của công việc, do vậy để công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị làm tốt chức năng,

nhiệm vụ phục vụ công tác quản lý, điều hành, cơ quan cần phải có đội ngũ

cán bộ, nhân viên chuyên môn làm công tác văn thư, lưu trữ có phẩm chất

và năng lực đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ Điều này được thé hiện ở công

tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự Lãnh đạo Văn phòng là người tham mưu cho thủ trưởng co quan, đơn vi trong việc tô chức bộ máy, bồ trí, sắp

xếp nhân sự cho bộ phận công tác văn thư, lưu trữ

Dé chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ, trước hết, các cơ quan,

doanh nghiệp cần ban hành văn bản quy định rõ: đơn vị, bộ phận nào có

chức năng, nhiệm vụ giúp lãnh đạo quản lý và tô chức thực hiện công tác

văn thư, lưu trữ Thông thường, nhiệm vụ này được giao cho bộ phận hoặcphòng Hành chính hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp Về nhân sự, các cơ

quan cần ban hành văn bản quy định rõ: số lượng và yêu cầu cụ thê đối với

cán bộ, nhân viên được tuyên dụng và bồ trí trực tiếp làm công tác văn thư,lưu trữ Ví dụ: căn cứ vào số lượng văn bản đi, đến hàng năm, các cơ quan

có thé quy định số lượng nhân viên văn thu là 1 hoặc 2 người Những nhân

viên này cần có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư 14/ BNV của Bộ Nội vụ.

2014/TT-Trên cơ sở quy định như trên, trong vai trò và trách nhiệm của mình

cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ chủ động tham mưu cho Chánh

19

Văn phòng xây dựng và tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị về bố

trí, sắp xếp nhân sự phù hợp với nghiệp vụ và nhu cầu công việc.

1.3.2 Xây dựng và ban hành các quy phạm nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ

Đây là nội dung đầu tiên của việc chuẩn hóa, bởi lẽ muốn mọi hoạt

động tuân thủ theo chuẩn mực thì trước hết cần phải xây dựng và công bố các

chuẩn mực dưới hình thức các quy chế, quy định, quy trình Việc xây dựng các chuẩn mực trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần căn cứ vào các chuẩn mực đã được nhà nước và các cơ quan chức năng quy định (còn gọi là chuẩn quốc gia và chuẩn của ngành); đồng thời căn cứ vào yêu cầu và đặc điểm, điều kiện cụ thé của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Nếu xét thay các chuẩn quốc gia và chuẩn của ngành đã phù hợp thì các cơ quan, doanh nghiệp có thé lay

đó làm chuan và không cần ban hành thêm Ngược lại, nếu chuẩn quốc gia,chuẩn của ngành chưa phủ hợp hoặc cần cụ thê hơn, chỉ tiết hơn cho phù hợpthì các cơ quan, doanh nghiệp cần ban hành thêm các quy chế và quy định dé

áp dụng trong phạm vi nội bộ.

Ví dụ: khi xây dựng các chuẩn về thé thức văn bản, các co quan cần

căn cứ và áp dụng chuẩn quốc gia là những quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư Tuy nhiên, để cụ thé hóa, một số cơ quan, doanh nghiệp có thé ban hành những quy định chỉ tiết,

cụ thể hơn.

Trong trường hợp ban hành các quy chế, quy định áp dụng trong nội

bộ, các cơ quan, doanh nghiệp cần tiến hành theo một trình tự nhất định.

Do các quy chế, quy định là những chuẩn mực được áp dụng chung cho

nhiều bộ phận, nên trong quá trình xây dựng, các chuẩn mực này cần được

tham khảo, lấy ý kiến đóng góp của những đối tượng có liên quan Việc

ban hành các quy chế, quy định cũng phải thực hiện đúng theo nguyên tắc

và trình tự.

20

Theo Vũ Thị Phụng và các tác giả (2021), quy chế, quy định, quy trình được định nghĩa cụ thể như sau:

+ Quy chế được các cơ quan sử dụng để quy định các nguyên tắc, yêu cầu, chế độ cần được tuân thủ và thực hiện liên quan đến các hoạt động cơ

bản, chính yếu Ví dụ như Quy chế làm việc, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy

chế công tác văn thư, lưu trữ

+ Quy định thường được dùng dé xác định những van đề phải làm, phải

thực hiện cho từng công việc, nhiệm vụ cụ thé Ví dụ: Quy định về thé thức

văn bản của một cơ quan; Quy định về các hồ sơ cần nộp lưu vảo lưu trữ của

doanh nghiệp; Quy định về thi đua, khen thưởng

+ Quy frình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, mộtcông việc, một nhiệm vụ cụ thể Quy trình có thể được cơ quan ban hành và

áp dụng trong nội bộ hoặc xây dựng, áp dụng theo Bộ tiêu chuẩn ISO và đượcmột tô chức có uy tín đánh giá, công nhận Ví dụ như: Quy trình soạn thảovăn bản, Quy trình quản lý văn bản, Quy trình bổ nhiệm cán bộ

Thông qua các quy chế, quy định, quy trình trong công tác văn thư, lưu

trữ và kết quả thực hiện trong thực tế có thé đánh giá được hiệu quả của việc

chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ tại don vi

1.3.3 Tổ chức thực hiện/áp dụng các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lýcông tác văn thư, lưu trữ

Sau khi xây dựng và ban hành các chuẩn mực về tổ chức quan lý công

tác văn thư, lưu trữ cần phải tiến hành tô chức thực hiện/áp dụng các chuẩnmực này đến những đối tượng có liên quan Việc tổ chức thực hiện/áp dụng

các chuẩn mực về công tác văn thư, lưu trữ phải được thực hiện dưới nhiều hình thức như: sao chụp và gửi các quy chế, quy định, quy trình này tới các cá

nhân, bộ phận; tô chức họp dé thông báo va phổ biến; tổ chức các khóa đào

tạo, tuần huấn nội bộ: hướng dẫn trực tiếp cho từng đối tượng

21

Hiện nay, một số cơ quan, tô chức, doanh nghiệp tuy đã ban hành một

số quy phạm nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ hoặc áp dụng các chuẩn quốc gia, chuẩn của ngành nhưng lại chưa quan tâm đúng mức đến việc phố biến

và hướng dẫn các chuẩn mực về công tác văn thư, lưu trữ nói trên Vì vậy, một số cán bộ viên chức, người lao động không rõ quy trình, vẫn làm theo cảm tính, thói quen, kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến chất lượng công tác văn thư, lưu trữ chưa cao, thậm chí còn nhiều sai sót xảy ra.

Do đó, xây dựng và ban hành các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ là quan trọng nhưng công tác tổ chức thực hiện/áp dụng các chuẩn mực về công tác văn thư, lưu trữ cũng không thể xem nhẹ mà thực tế phải đầu tư thời gian, công sức vào khâu này nhiều hơn.

1.3.4 Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy phạm nội bộ về tổ chức

quan lý công tác văn thu, lưu trữ.

Kiểm tra là xem xét, đánh giá tình hình thực tế Mục đích của kiểm tra,đánh giá là việc quan sát, kiểm tra minh chứng nhằm phát hiện những điểmbat cập, chưa phù hợp, từ đó có giải pháp điều chỉnh sao cho phù hợp với tình

hình thực tế trong tổ chức

Dé có thé tổ chức thực hiện/áp dụng các quy phạm nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ cần phải có sự kiểm tra, đánh giá Kiểm tra, đánh giá thực

hiện các chuẩn mực thông qua hệ thống hồ sơ minh chứng, việc tuân thủ

chuẩn mực của nhân viên sẽ giúp các đơn vị, tổ chức có cơ sở kiểm chứng thêm sự phù hợp hay chưa phù hợp của các chuân mực đã ban hành trong

thực tế triển khai

Trong quá trình kiểm tra, đánh giá các đơn vị, tổ chức có thé sẽ phát

hiện ra những quy định chưa phù hợp, cần phải thay đổi, bố sung bằng những

chuẩn mực mới, nhờ đó mà hoạt động văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn thiện,hiệu quả hơn.

22

1.3.5 Cải tiến, chỉnh sửa các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lý công tác

van thư, lưu trữ

Cai tiến, chỉnh sửa các chuẩn mực là nội dung cuối cùng của công tác chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Từ kết quả kiểm tra,

đánh giá, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra những quy định

chưa phù hợp hoặc không còn phù hop, cần thay đổi; thấy được những van dé chưa được chuẩn hóa, cần được bổ sung bằng các quy định mới Nhờ đó, công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng ngày càng hoàn thiện và tính phùhợp, hiệu quả ngày càng được nâng cao.

1.4 Trách nhiệm trong việc chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư,

lưu trữ

Chuẩn hóa các hoạt động trong các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và

chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ nói riêng là trách nhiệmcủa toàn cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên Tuy nhiên, tùy theo từng chức

danh và vị trí, trách nhiệm của mỗi người được xác định khác nhau.

1.4.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp

Việc chuan hóa tô chức quan lý công tác văn thư, lưu trữ cũng như việc chuẩn hóa các hoạt động nói chung là trách nhiệm của người đứng đầu các cơ

quan, doanh nghiệp Việc tạo ra, xây dựng, ban hành các quy phạm nội bộcũng như việc phố biến, hướng dan và kiểm tra, đánh giá phải được và do

người đứng đầu quyết định Vì vậy, người đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc chuân hóa, từ đó có các biện pháp chỉ đạo cấp

dưới và các bộ phận, cá nhân trong việc triển khai, thực hiện

Ngược lại, nếu ở đâu người lãnh đạo không nhận thức đúng hoặc không

quan tâm, chỉ đạo sát sao, thì hoạt động văn phòng của cơ quan đó thườngkhông có nền nếp, thiếu thống nhất và sẽ xảy ra nhiều xung đột trong quátrình triển khai, thực hiện

23

1.4.2 Trách nhiệm của người hoặc bộ phận được giao quyền

Trong một cơ quan, doanh nghiệp, người đứng đầu luôn là người cótrách nhiệm cao nhất về tất cả các vấn đề, trong đó có việc chuẩn hóa tô chứcquản lý công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, do phải quan tâm, định hướng và

chi đạo tất cả các van dé, nên người đứng đầu không thé trực tiếp tổ chức

triển khai thực hiện từng công việc Vì thế, đối với các cơ quan, doanh nghiệp

có quy mô vừa hoặc lớn, người đứng đầu chỉ giữ vai trò quyết định, còn việc

tham mưu, tô chức triển khai thực hiện cần được giao quyên, ủy quyền cho

cấp dưới

Đối với van đề chuẩn hóa tô chức quan lý công tác văn thư,lưu trữ nhữngngười đứng đầu thường giao quyền, ủy quyền cho người phụ trách bộ phận vănphòng với chức danh Chánh văn phòng (đối với các cơ quan lớn) hoặc Trưởngphòng Hành chính (đối với các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ)

Những người được giao quyền, ủy quyền trong việc chuẩn hóa tổ chức

quản lý công tác văn thư, lưu trữ sẽ có trách nhiệm:

- Tham mưu cho người đứng đầu về những vấn đề về tổ chức quản lý

công tác văn thư, lưu trữ cần được chuẩn hóa bằng các quy chế, quy định.

- Sau khi được người đứng đầu đồng ý, những người được giao quyền,

ủy quyền có trách nhiệm tổ chức việc nghiên cứu, khảo sát và xây dựng cácquy chế, quy định, lấy ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, hoàn thiện dé trình ngườiđứng đầu xem xét, quyết định ban hành

- Tiếp đó, người được giao quyền, ủy quyền có trách nhiệm tổ chức

việc phô biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy

định trong thực tế; báo cáo, đề xuất với người đứng đầu việc xử lý những vi

phạm (nếu có) và những vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa

1.4.3 Trách nhiệm của người/bộ phận thực hiện

Dé cho hoạt động tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ được

chuân hóa, vai trò của các bộ phận, cá nhân trực tiép thực hiện rat quan trọng.

24

Cho dù người đứng đầu có chỉ đạo, yêu cầu, người được giao quyền có phố

biến, hướng dẫn, nhưng bản thân những người có trách nhiệm thực hiện vẫn

không chịu tuân thủ thì việc chuẩn hóa tổ chức quan lý công tác văn thư, lưu trữ vẫn không đạt được kết quả.

Trong cơ quan, doanh nghiệp, những người trực tiếp thực hiện các

quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ chính là các cán bộ, nhân

viên trong văn phòng và các cán bộ, nhân viên của những đơn vị, bộ phận

có liên quan.

Ví dụ: Để chuẩn hóa việc quản lý văn bản trong cơ quan, cán bộ văn thư là người cần tuân thủ các quy định như: chỉ đóng dấu và phát hành các văn bản đã day đủ và đúng về thé thức, lưu 01 bản gốc tại văn thư Cùng với

đó, các cán bộ tham gia soạn thảo văn bản cũng phải nắm vững và tuân thủ

những quy định trên Nếu người soạn thảo văn bản và nhân viên văn thưkhông thực hiện tốt các chuẩn mực trên thì văn bản ban hành ra ngoài sẽkhông chuẩn về thé thức, không có giá trị pháp lý hoặc không được coi là hợp

lệ Tương tự như vậy, nhân viên văn thư và các cán bộ chuyên môn cần tuân

thủ các quy định về quản lý và sử dụng con dau trong văn ban Cán bộ chuyên môn không yêu cầu nhân viên văn thư đóng dấu vào văn bản khi chưa có chữ

ký hoặc các mẫu văn bản chưa có đầy đủ thông tin Các cán bộ văn thư cũng không chèn số, dé chờ số văn bản cho bat cứ trường hợp nao, cho dù đó là yêu cầu của lãnh đạo.

1.5 Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1.5.1 Một số văn bản pháp luật về công tác văn thư

Cho đến nay Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy định về công

tác văn thư:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà

25

nước về công tác văn thư Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bịlưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu.

- Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nha nước.

1.5.2 Một số văn bản pháp luật về công tác lưu trữ

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/ 2011 và các văn bản hướng dẫn thực hiện

Luật Theo điều 2, Luật Lưu trữ, hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập,

chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quyđịnh tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữđiện tử;

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/1 1/2007 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn về kho lưu trữ chuyên dung;

- Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.

Những văn bản của nhà nước nói trên đã đặt ra những chuẩn mực cơ bản cho công tác văn thư, lưu trữ dé áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước Những vấn đề cơ bản đã được quy định tương đối cụ thể như: bộ

máy và nhân sự; nghiệp vụ công tác văn thư; nghiệp vụ công tác lưu trữ; cơ

sở vật chất và kinh phí; kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm Trên cơ sở đó, các cơ quan, doanh nghiệp cần nghiên cứu và ban hành hệ thống quy phạm nội bộ dé thực hiện các quy định của nhà nước và tiếp tục chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với điều kiện thực tế.

26

Tiểu kết chương 1Trong Chương 1, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý vềchuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Trong đó, chương 1 đãlàm rõ khái niệm văn thư, lưu trữ, chuẩn hóa và chuẩn hóa tô chức quản lýcông tác văn thư, lưu trữ; khái quát những biện pháp của các cơ quan, doanhnghiệp, đơn vị nhằm ban hành, phổ biến, hướng dẫn các chuan mực về công

tác văn thư, lưu trữ, đồng thời kiểm tra, giám sát, đánh giá thực hiện trên cơ

sở các chuẩn mực đang còn hiệu lực

Với cách tiếp cận như trên, chương 1 đã xác định nội dung chuẩn hóacông tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây dựng và ban hành các chuẩn mực vềcông tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức thực hiện, áp dụng các chuẩn mực về tôchức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các

chuẩn mực về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Kết quả nghiên cứu của chương | là cơ sở dé tác giả thực hiện việc khảo sát, đánh giá các biện pháp chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở Tổng công ty Điện lực Hà Nội tại chương 2.

27

Chương 2 THUC TRANG CHUAN HÓA TO CHỨC QUAN LÝ CONG TÁC VĂN THU, LƯU TRU TẠI TONG CÔNG TY ĐIỆN LUC

THÀNH PHÓ HÀ NỘI

2.1 Khái quát về Tổng công ty Điện lực Thành phố Hà Nội.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên doanh nghiệp: Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội

(EVNHANOI); Địa chỉ: Số 69 Đinh Tiên Hoàng, phường Lý Thái Tổ, quận

Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội Website: http://www.evnhanoi.vn

Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội là doanh nghiệp được tổ chứcdưới hình thức công ty TNHH một thành viên do EVN sở hữu 100% vốn điều

lệ, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, có tư cách pháp nhân,

được thành lập trên cơ sở nâng cấp và tô chức lại Công ty Điện lực thành phố

Hà Nội theo Quyết định số 738/QD-BCT ngày 05/02/2010 của Bộ trưởng Bộ

Công thương.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vu của T ống công ty (theo Quyết định số BCT)

738/OD Tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động phân phối điện, kinh

doanh điện năng để bảo đảm cung cấp điện an toàn, ôn định, liên tục và đạtchất lượng cao, đáp ứng nhu cầu sử dụng điện, phục vụ phát triển kinh tế -

xã hội;

- Tiến hành các hoạt động đầu tư phát triển lưới điện phân phối, ký kết các hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài nhăm bảo

đảm cung cấp điện cho phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

- Trực tiếp kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận theo quy định của phápluật, bảo toàn và phát triển phần vốn của EVN đầu tư tại EVNHANOI Các

quan hệ kinh tế giữa EVNHANOI với các công ty con, công ty liên kết được

thực hiện thông qua hợp đồng;

28

- Đầu tư vào các công ty con, các công ty liên kết; chi phối các công ty con trên cơ sở tỷ lệ nắm giữ vốn điều lệ của các công ty đó theo quy định của pháp luật và Điều lệ này;

- Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với phần vốn củaEVNHANOI đầu tư tại các công ty con, công ty liên kết;

- Thực hiện những công việc khác được Nhà nước, EVN trực tiếp giao

cho EVNHANOI tổ chức thực hiện;

2.1.3 Cơ cấu té chức trong Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

2.1.3.1 Đối với cơ cầu tổ chức quản lý của Tổng công ty

Thực hiện văn bản số 266/EVN-HĐTV ngày 19/7/2018 của Tập đoànĐiện lực Việt Nam về mô hình cơ cấu tô chức quản lý của các Tổng công tyĐiện lực gồm Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc, Kiểm soát viên, Tổngcông ty đã tổ chức kiện toàn xong cơ cấu tô chức quản lý của Tổng công tytheo quy định tại văn bản 266/EVN- HDTV nêu trên Tính đến thời điểm01/01/2020, mô hình cơ cấu tô chức quản lý của Tổng công ty như sau:

- Hội đồng thành viên: 05 người;

- Tổng Giám đốc (kiêm nhiệm thành viên Hội đồng thành viên);

- Các Phó Tổng Giám đốc (05 người), Kế toán trưởng:

- Ban Kiểm soát và Kiểm soát viên;

- Bộ máy giúp việc cho Hội đồng thành viên và Tổng Giám déc

2.1.3.2 Các Ban chức năng khối cơ quan

Tính đến thời điểm 31/12/2021, khối cơ quan Tổng công ty có 02 Bantham mưu thuộc Hội đồng thành viên, 15 Ban chuyên môn, nghiệp vụ và 38đơn vi trực thuộc.

Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội có 01 Công ty con do Tổng công ty

năm cổ phan chi phối là: Công ty Cổ phần Dau tư xây dựng và phát triển điện

lực Hà Nội (EVNHANOI EDC), Tỷ lệ chỉ phối: 51,36%

29

BAN TỔNG HỢP

KIEM SOAT VIEN — a

BAN KIEM TOAN NỘI BỘ VA G.SAT T.CHINH

BAN TONG GIÁM ĐỐC

Công ty con là CTCP do Tổng công ty Điện

1 Vănphòng 1 (ông ty Điện lực Hoàn Kiếm 31 (ông ty Cong nghệ thông tin

8 Ban Quản lý đầu tư

9 Ban Kinh doanh

3, (ông ty Điện lực Ba Binh

4 (ông ty Điện lực Đống Da

5 (ông ty Điện lực Nam Từ Liêm

6 (ông ty Điện lực Thanh Trì

7 (ông ty Điện lực Gia Lâm

§ Cong ty Điện lực Đông Anh

9 (ông ty Điện lực Sóc Sơn

10 (ông ty Điện lực Tây Hồ

11 (ông ty Điện lực Thanh Xuân

12 (ông ty Điện lực Cau Giấy

13 (ông ty Điện lực Hoàng Mai

14 Cong ty Điện lực Long Biên

15 Công ty Điện lực Mê Linh

16, Cong ty Điện lực Hà Đông

17 (ông ty Điện lực Sơn Tây

18, (ông ty Điện lực Chương Mỹ

7, (ông ty Điện lực Quốc Oai

g ty Điện lực Thanh 0ai

29, Cong ty Điện lực Ứng Hoà

30 Cong ty Điện lực Bắc Từ Liêm

32 Trung tàm Điều độ Hệ thống điện thành phố Hà Nội

33 Irung tâm Chăm sóc khách hàng

34, (ông ty Thí nghiệm điện Điện lực

Ha Nội

35, (ông ty Lưới điện cao thế thành

phố Hà Nội

36 (ông ty Dịch vụ Điện lục Hà Nội

37 Ban Quản lý dự án Lưới điên Hà Nội

38 Ban Quản lý dự án Phát triển

điện luc Hà Nội

39 Ban Quản lý dự án xây dựng nhà

hành

tứ xay dựng và Phát triển lực Hà Nội

Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Tổng công ty điện lực

Thành phố Hà Nội năm 2022:

(Nguồn: Ban Tổ chức Nhân sự - Tổng công ty điện lực thành phá Hà Nội)

2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

- Tham mưu, giúp việc Đảng ủy EVNHANOI, trực tiếp và thườngxuyên là Ban Thường vụ Dang ủy, Thường trực Dang ủy trong tô chức, điều

hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các Ban tham mưu,

giúp việc Đảng ủy EVNHANOI;

30

- Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Tổng công ty trong quản lý, chỉ

đạo, điều hành và tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, đánh giá

các đơn vi:

+ Tổ Tổng hợp + Tổ Văn thư

+ Tổ Quản trị + Trạm Y tế

+ Tổ Xe + Bộ phận đối ngoại.

+ Tổ Quản lý hạ tầng + Tổ Bảo vệ (bảo vệ 5 mục tiêu)

2.1.5 Chức năng nhiệm vu cia T.6 văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng

Tổng công ty

- Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty hướng dẫn, kiểm tra việc thực

hiện các chế độ, quy định của Nhà nước, của Tập đoàn, của Tổng công ty về

công tác hành chính, văn thư, lưu trữ trong toàn Tổng công ty

- Điều phối việc xử lý văn bản, tài liệu, các thông báo gửi đến Văn

phòng Tổng công ty; quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi và công văn đến của Tổng công ty;

- Thực hiện việc rà soát thé thức văn bản, trình ký, ghi số, đóng dấu và

phát hành các tài liệu, công văn từ Tổng công ty tới các đơn vị trực thuộc và

các cơ quan ngoài Tổng công ty;

- Quản lý các kho lưu trữ tài liệu của Tổng công ty; hướng dẫn, kiểm tra

công tác lập hồ sơ công việc; thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị,

thống kê, sắp xếp, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác hồ sơ tài liệulưu trữ; lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu dé giao nộp vào lưu trữ lich

sử và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

2.2 Nhận thức quan điểm của lãnh đạo Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

về chuẩn hóa tổ chức quan lý công tác văn thư, lưu trữ

Đa số lãnh đạo Tổng công ty đều nhận thức đúng về tầm quan trọng

trong chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Khi được phỏngvấn, Ông Nguyễn Danh Duyên - Tổng giám đốc Tổng công ty đã cho biếtquan điểm lãnh đạo của Tổng công ty: “Chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác

3l

văn thư, lưu trữ là một van dé rat quan trọng Dé giúp cho hoạt động quản lýcông tac văn thu, lưu trữ nói riêng va quan lý công tác văn phòng nói chung

được thống nhất, đạt hiệu quả cao nhất thì cần phải ban hành hệ thống các

quy phạm nội bộ day đủ và dam bảo van dé pho biến các quy chế, quy định

cũng nhự kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy chế, quy định này thật tot”

Với quan điểm trên, công tac chuan hóa tổ chức quản ly công tác van

thư, lưu trữ tại Tổng công ty đã được quan tâm từ khâu xây dựng và ban hành

các quy phạm nội bộ; tô chức thực hiện/áp dụng đến kiểm tra, đánh giá sự phù hợp và cải tiến, sửa đổi các chuân mực về tổ chức quản lý công tác văn thư,

lưu trữ.

Tuy nhiên, mặc dù dé cao và chỉ đạo công tác chuẩn hóa tổ chức quản

lý công tác văn thư, lưu trữ như trên, nhưng sự quan tâm của ban lãnh đạoTổng công ty chưa được cụ thé hóa bằng những văn bản hay đưa vào chiến

lược phát triển của Tổng công ty Ban lãnh đạo Tổng công ty cũng đã chỉ đạo Văn phòng tham mưu, tổ chức thực hiện vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn thư, lưu trữ nhưng chưa yêu cầu Văn phòng báo cáo việc thực hiện cũng như đánh giá công tác chuẩn hóa tô chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

Do đó có thê nhận thấy, dù Ban lãnh đạo Tổng công ty có quan tâm đến côngtác chuẩn hóa tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhưng chưa thực sự

đầy đủ và đồng bộ.

2.3 Các biện pháp chuẩn hóa tổ chức quản lý công tac văn thư, lưu trữ

của Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

2.3.1 Xây dựng và ban hành các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lýcông tác văn thư, lưu trữ

2.3.1.1 Tổng quan các quy phạm nội bộ đã được Tổng công ty ban

hành về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành và văn

ban của Tập đoàn Điện lực, Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội đã cụ thé hóa các văn bản để hướng dẫn các đơn vị theo quy định cụ thể như sau:

32

STT Tên quy phạm nội bộ Số ký hiệu Thời gian

ban hành

Quyết định ban hành Hướng dẫn

công tác văn thư, lưu trữ trong

Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

Quyết định ban hành hướng dan thé thức và kỹ thuật trình bay văn bản hành chính trong Tổng công

ty Điện lực TP Hà Nội.

2486/QD-EVNHANOI 31/5/2017

Quyết định của Tổng công ty

Điện lực TP Hà Nội, về việc ban

hành danh mục hồ sơ hiện hành

năm 2017 của Tổng công ty.

2088/QĐ-EVN HANOI 30/3/2018

Quyết định ban hành Danh mục

hồ sơ dự kiến năm 2018 của Tổng công ty.

2089/QD-EVN HANOI 30/3/2018

Quyét dinh ban hanh danh muc

hồ sơ lưu trữ hiện hành năm

2018 của Tổng công ty

Quyết định ban hành Quy định thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Tổng công ty Điện lực TP

Hà Nội.

Quyét dinh vé viéc ban hanh

danh mục hồ so lưu trữ hiện hành

năm 2019 của Tổng công ty

1587/QD- EVNHANOI 28/02/2020

Công ty đã được cap chứng nhận

về ISO như: Chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Số 200323018401cho tiêu

chuẩn ISO 9001:2015 23/3/2020

33

Quyết định về việc ban hành

danh mục hồ sơ lưu trữ hiện hành

năm 2020 của Tổng công ty

10

Quyết định Hướng dẫn thực hiệnQuy định về công tác văn phòng (nội dung chính là quy định về

công tác văn thư, lưu trữ) trong

Tập đoàn Điện lực Quốc gia Viét Nam tại Tổng công ty Điện lực

TP Hà Nội

7899/QD-EVNHANOI 06/11/2021

11

Quyết định về việc ban hành danh

mục hồ sơ lưu trữ hiện hành năm

2021 của các Ban, Văn phòng

khối cơ quan Tổng công ty

Như vậy, trong thời gian qua, Tổng công ty đã ban hành một số quy

phạm nội bộ dé chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ Do Tổng công ty là đơn

vị thuộc EVN, nên những văn bản này chủ yếu là cụ thể hóa và hướng dẫn

thực hiện quy định của EVN.

Việc xây dựng và ban hành các văn bản hướng về công tác văn thư, lưutrữ tại Tổng công ty đã được tiễn hành theo các trình tự cụ thé như sau:

hành các quy định và hướng dẫn

biên soạn dự thảo các quy định và hướng dẫn

khi lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị trực thuộc trong đơn vị

hoàn chỉnh, bổ sung dự thảo

34

- Bước 1: Văn phòng đề xuất Lãnh đạo Tổng Công ty xây dựng và ban

- Bước 2: Lãnh đạo Tổng công ty quán triệt mục đích, yêu cầu; tổ chức

- Bước 3: Lấy ý kiến đóng góp của đơn vị dé hoàn chỉnh Dự thảo trước

- Bước 4: Tổ chức cho các đơn vị trong Tổng công ty đóng góp ý kiến,

- Bước 5: Gửi dự thảo quy định và hướng dẫn cho Ban Pháp chế thâm định, cho ý kiến Đơn vị hoàn chỉnh dự thảo quy định và hướng dẫn theo ý

kiến góp ý của Ban pháp chế

- Bước 6: Trình Tổng Giám đốc phê duyệt quy định và hướng dẫn

- Bước 7: Quán triệt và tô chức thực hiện các quy định và hướng dẫn

trong toàn Tổng công ty

Ví dụ: Sau khi đề xuất, Ban Tổng Giám đốc giao Văn phòng tô chức biên soạn bản Hướng dẫn về công tác Văn phòng (trong đó có các quy định

về công tác văn thư, lưu trữ) tại Tổng công ty Tổ biên soạn có trách nhiệm biên soạn dự thảo, sau đó gửi bản dự thảo đến các Ban chức năng, các đơn vi trực thuộc trong Tổng công ty Các Ban, đơn vị trực thuộc đọc và góp ý bằng

văn ban Các góp ý này được chuyển về cho tổ biên soạn dé điều chỉnh, bổsung và giải trình về các thay đổi hay không thay đổi đối với các góp ý màcác Ban, các đơn vị trực thuộc trong Tổng công ty gửi về

Một số góp y được các Ban, đơn vi trực thuộc gui về tô biên soạn như:Trong Hướng dẫn công tác Văn phòng, phan liên quan đến công tác văn thư,

lưu trữ nên có danh mục hồ sơ cụ thể; cần có quy định lưu trữ cho từng nội dung nhu ảnh, video ; một số thuật ngữ được sử dụng còn thiếu tính cụ thể Bản dự thảo Hướng dẫn công tác Văn phòng sau khi điều chỉnh lần 1 theo các góp y được gui lần hai về các Ban, đơn vị trực thuộc Sau khi đã đồng ý với các góp ý, bản chính thức được trình lên Tổng Giám đốc Tổng công ty ký phê duyệt và triển khai thực hiện tại Tổng công ty.

Với việc thực hiện đầy đủ quy trình bảy bước như trên, hoạt động ban

hành các quy phạm nội bộ về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ văn

phòng tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội đã đảm bảo được những yêu cầu

cụ thé như: phù hợp với quy định (chuẩn mực) của nhà nước và Tập đoàn

Điện lực Việt Nam; đảm bảo tính minh bạch, chính xác, rõ ràng, đầy đủ

35

2.3.1.2 Khái quát nội dung các quy định về t6 chức quản lý công tác

văn thu, lưu trữ

- Quy định về bộ máy, nhân sự: hiện nay TCT đang thực hiện theo quy định của Nhà nước và EVN, chưa ban hành quy định cụ thể về vấn đề này,

- Quy định, hướng dẫn cụ thé về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

+ Bản Hướng dẫn về công tác Văn phòng (nội dung chủ yếu đề cập đến quy định về công tác văn thư, lưu trữ) ban hành kèm Quyết định số 7899/QD-

EVNHANOI ngày 16/11/2021 nhằm chuẩn hóa hoạt động Văn phòng và công

tác văn thư, lưu trữ đã nêu rõ: công tác văn thư bao gồm các công việc về

soạn thảo văn bản, ban hành các văn bản hành chính; quản lý văn bản và tàiliệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng công ty va đơn vi;lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấutrong công tác văn thư.

+ Ban Huong dan thực hiện quy định thể thức và kỹ thuật trình bày vanbản ban hành kèm Quyết định số 7368/QD-EVNHANOI ngày 07/9/2020 đãquy định rõ vấn đề soạn thảo và ký văn bản hành chính cũng như mức độ bảo

mật, mức độ khẩn cấp của văn bản đối với cả văn bản giấy và văn bản điện

tử Bên cạnh đó, hướng dẫn đã xây dựng trình tự quản lý văn bản (bao gồm cả văn bản đi và văn bản đến) Tất cả các văn bản đi và đến Tổng công ty đều được quan lý tập trung, thống nhất tại văn thư của Tổng công ty dé làm thủ tục

đăng ký, tiếp nhận, ngoại trừ các văn bản mật được đăng ký riêng theo quy

định của pháp luật Đồng thời, Hướng dẫn đã quy định rõ nội dung lưu trữ hồ

sơ của Tổng công ty Theo đó, thời hạn nộp và lưu trữ hồ sơ được quy định

thống nhất với quy định chung của Nhà nước: sau một năm ké từ năm công việc được kết thúc đối với hồ sơ hành chính; sau ba tháng ké từ khi công trình được quyết toán đối với hồ sơ xây dựng cơ bản; sau ba tháng ké từ khi kết thúc

công việc đôi với các tài liệu là tư liệu phim ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình.

36