Bài Tập Lớn Môn Giao Tiếp Trong Kinh Doanh Chủ Đề Kỹ Năng Làm Việc Nhóm.pdf

HỌC VIỆN NGÂN HÀNGHỆ CHÍNH QUY

BÀI TẬP LỚN MÔN:GIAO TIẾP TRONG KINH DOANHCHỦ ĐỀ: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

+ Hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức.

+ Do người lãnh đạo của tổ chức quyết định, được xác định bởi cơ cấutổ chức.

Nhóm chính thức có thể phân loại nhỏ hơn thành nhóm chỉ huy và nhómnhiệm vụ.

Nhóm chỉ huy được xác định theo sơ đồ tổ chức Nó bao gồm một nhàquản lý và một số nhân viên dưới quyền Ví dụ, nhóm gồm hiệu trưởng trườngTiểu học và 20 nhân viên dưới quyền.

Nhóm nhiệm vụ bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành mộtcông việc nào đó theo sự phân công của tổ chức Nhóm này không quá chútrọng đến thứ bậc trong các mối quan hệ Với loại hình nhóm này, lưu ý thêmnó có hai dạng là nhóm thường trực và nhóm đột xuất Thường trực là thực hiệncác nhiệm vụ thường xuyên, chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề định kỳ trongmột lĩnh vực đã được xác định Đột xuất là nhóm tạm thời được thành lập để xửlý những vấn đề cụ thể trong một khung thời gian nhất định và thường tan rãngay sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ như nhóm nghiên cứu, nhóm dự án,…

Cần ghi nhớ, tất cả các nhóm chỉ huy đều là nhóm nhiệm vụ Tuy nhiêncác nhóm nhiệm vụ chưa chắc đã phải là nhóm chỉ huy.

Nhóm không chính thức:

+ Hình thành tự nhiên từ nhu cầu xã hội hóa của mỗi thành viên + Là những liên minh không được xác định bởi các cấu trúc chính thức.Nhóm không chính thức có thể phân thành nhóm lợi ích và nhómbạn bè.

Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt đượcmột mục tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm Chẳng hạn, các nhân

viên có thể họp lại với nhau, nêu ra yêu cầu đối với các cấp lãnh đạo trong việctăng lương, giải quyết chế độ, thực hiện các cam kết.

Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung,bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không Những đặc điểm chung có thể làtuổi tác, sở thích, quan điểm,…

Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng là thỏamãn nhu cầu xã hội của các thành viên: họ có thể cùng nhau chơi thể thao, cùngnhau ăn trưa, cùng nhau đi làm,…và mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm,mặc dù mang tính không chính thức nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi vàkết quả.

1.3 Các giai đoạn phát triển của nhóm

Giai đoạn hình thành: tập hợp các thành viên, cá nhân khép kín, rụt rè.Giai đoạn biến động: xuất hiện xung đột, bắt đầu triển khai công việc.Giai đoạn chuẩn hóa: các quy tắc được hình thành, xung đột giảm, mốiquan hệ gắn kết hơn.

Giai đoạn ổn định: công việc được thực hiện trôi chảy, mối quan hệ gắnkết.

Giai đoạn kết thúc: Hoàn thành hoặc không hoàn thành mục tiêu, kết thúcvai trò của nhóm, tan rã hoặc hình thành nhóm mới.

→ Qua 5 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc, chúng ta nhậnthức rằng: trong giai đoạn đầu, nhóm hoạt động không hiệu quả dẫn đến thựctrạng có một vài cá nhân có năng lực và sự nhiệt tình đã gánh vác hay ôm đồmcông việc của cả nhóm và kết quả là những thành tựu mà nhóm làm việc cóđược chỉ do công sức của một vài người, từ đó dẫn đến sự độc tài và chia rẽ.Khi các bạn đã trải qua giai đoạn “sóng gió”, nhóm đi vào ổn định, sức mạnhcủa tập thể sẽ vượt qua những giới hạn của cá nhân để đạt tới mục đích chungmà mọi thành viên trong nhóm đều được hưởng những lợi ích chung mà nhómmang lại.

1.4 Các nguyên tắc cơ bản làm việc nhóm.1.4.1.Nguyên tắc định hướng

Xác định tầm nhìn của nhóm theo các hướng:

- Lên trên: đúng đắn, phù hợp với giá trị, khuôn mẫu xã hội.

- Bên trong: khơi dậy đam mê, hứng thú của các thành viên trong nhóm.

- Phía sau: gắn kết giá trị, kinh nghiệm trong quá khứ của nhóm.- Phía trước: thể hiện tương lai phát triển của nhóm.

- Xung quanh: thể hiện vị thế của nhóm trong môi trường, tận dụng hợp lýnguồn lực bên ngoài.

Không thể khắc phục những điểm yếu cá nhân.Không thể làm gì khác ngoài phần việc của họ.

Không tư xây dựng và thực hiện được những triển vọng trong lĩnh vựccủa họ.

- Khởi xướng, khích động- Tinh thần trách nhiệm- Khoan dung- Có sức thuyết phục

1.5 Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Ví dụ tình huống dẫn nhập: Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ Sinh viên tổchức Ngày Hội việc làm hàng năm nhằm kết nối doanh nghiệp với sinh viên,giúp tìm kiếm việc làm cho sinh viên, giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự.

Để tổ chức Ngày Hội việc làm cho 60 doanh nghiệp tham gia với hơn5000 sinh viên năm cuối đi phỏng vấn ứng tuyển việc làm thì kế hoạch phảiđược thực hiện trong một nhóm có nhiều người cùng tham gia.

Người lập kế hoạch, người kết nối doanh nghiệp, người kêu gọi sinh viênvà hướng dẫn sinh viên chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển, người thiết kế, dựng gianhàng, in ấn, truyền thông quảng cáo, thông tin tài chính, bảo vệ, vệ sinh,… Vớikhối lượng công việc khổng lồ này thì có thể thực hiện bởi một cá nhân đơn lẻkhông? Vậy ta cần làm gì

->Tất cả khối công việc đó không thể được thực hiện bởi một cá nhân đơnlẻ Đơn giản vì con người có thể giỏi trong một số lĩnh vực chứ không thể giỏitrong mọi lĩnh vực Vậy ta cần phải làm việc nhóm.

1.5.1.Lợi ích của làm việc nhóm

- Làm việc nhóm sẽ tập trung được khả năng của từng người, giúp họ bổsung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn.

Tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả công việc, linh hoạt hơn để đốiphó với sự thay đổi của môi trường, tạo môi trường làm việc tốt hơn, nơi mà cáccác nhân có thể hỗ trợ cho nhau về kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, nghiệpvụ.

- Hoạt động nhóm mang lại hiệu quả công việc tốt hơn mà nếu từng cánhân riêng lẻ làm sẽ không thể hoặc không đạt được kết quả mong muốn, làcách tập hợp những ưu điểm của mỗi cá nhân để hoàn thiện công việc hơn

- Khi hoạt động nhóm, cá nhân sẽ có cơ hội vượt qua những cản trở đểhoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu kết quả cao, đồng thời bản thân có cơhội được phát triển và hoàn thiện hơn trong môi trường nhóm.

- Việc hoạt động tốt trong các nhóm nhỏ của cơ quan hay công ty sẽ làtiền đề cho mỗi cá nhân phát triển tốt trong cộng đồng, xã hội nhờ vào kinhnghiệm đã học hỏi được ở các nhóm trước.

- Tạo môi trường làm việc thân thiện

- Là cơ hội để cá nhân có thể đưa ra ý kiến của mình để cả nhóm cùngthảo luận và quyết định phương án tối ưu nhất cho vấn đề cần giải quyết

- Thu hút nguồn nhân lực.

1.5.2.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp

Phát triển các nhóm làm việc, doanh nghiệp sẽ giải quyết được các vấn đềphức tạp về chuyên môn trong từng công việc cụ thể, bên cạnh đó mô hìnhnhóm sẽ giúp doanh nghiệp:

- Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất;- Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia;

- Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty,giảm thiểu các thủ tục, vướng mắc trong phối hợp giữa các bộ phận với nhau;

- Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao quyềncho một nhóm làm việc;

- Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng1.5.3.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập

Câu hỏi tương tác: Các bạn ngồi đây chắc chắc cũng đã từng làm việcnhóm ít nhất một lần, vậy thì bạn cảm thấy làm việc nhóm có thực sự quantrọng và thiết yếu không? Hãy đưa ra lý do cho quan điểm đó?

- Giảm áp lực học một mình: thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoảimái, không bị căng thẳng như lúc làm việc một mình Sự hỗ trợ, hợp tác củanhững người trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế việc học tập của họsẽ đạt hiệu quả hơn.

- Hiệu quả học tập tốt hơn: các thành viên trong nhóm có thể chia sẻphương pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùngtiến bộ Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công việc lớn hơnvà chất lượng cao hơn Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình thực hiện.

- Phát triển kỹ năng: tạo môi trường tốt để người học phát triển những kỹnăng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng chịu tráchnhiệm, kỹ năng chia sẻ thông tin Đó là những kỹ năng có ích cho công việchiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này.

- Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng họcviên

1.6 Nhóm làm việc hiệu quả

Một nhóm làm việc hiệu quả cần có các yếu tố:

- Có mục tiêu chung và mục tiêu được truyền đạt đầy đủ tớitất cả thành viên

- Các thành viên phải có sự tương tác hiệu quả- Nhóm phải có hoạt động dựa trên quy tắc

- Vai trò, trách nhiệm của các thanh thành viên phải rõ ràng.

II NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI LÀM VIỆC NHÓM

2.1.Kỹ năng giao tiếp:

Giao tiếp là một kỹ năng cơ bản nhất khi bạn làm việc nhóm Bạn cầnphải học cách trò chuyện sao cho lịch sự, tinh tế cũng như trình bày ý tưởng saocho đồng đội dễ hiểu và tiếp thu nhất Điều này sẽ tạo thiện cảm và sự thốngnhất giữa các thành viên trong nhóm.

2.2 Kỹ năng giải quyết xung đột

Khi làm việc nhóm thì những xung đột xảy ra là điều không thể tránhkhỏi Đôi khi nhờ những cuộc tranh luận đó mà cả nhóm đưa ra được quyết địnhtốt nhất Vì vậy, bạn không nên né tránh mà phải học cách giải quyết các xungđột thật triệt để, hiệu quả và lành mạnh nhất.

2.3 Kỹ năng quản lý thời gian:

Khi làm việc nhóm thì những cuộc họp chung là điều tất yếu, đôi khi diễnra rất thường xuyên Do đó, bạn cần sắp xếp thời gian của mình sao cho đảmbảo có thể tham gia nhiều nhất Bên cạnh đó, cũng phải quản lý thời gian hoànthành công việc được giao để không làm ảnh hưởng đến công việc chung của cảnhóm.

2.4 Kỹ năng tư duy phản biện:

Trong các cuộc họp chung, bạn sẽ nhận ra câu “9 người 10 ý” là hoàntoàn chính xác Mỗi người đều sẽ có những quan điểm, ý tưởng hay sáng kiếnriêng và mong muốn được công nhận Do vậy, bạn cần phải có khả năng tư duyphản biện để bảo vệ các ý kiến của mình nếu cảm thấy điều đó là cần thiết, hoặcsẽ mang lại hiệu quả cho dự án.

2.5 Kỹ năng đàm phán, thuyết phục:

Mỗi ý tưởng đưa ra thì bạn sẽ phải thuyết phục các thành viên còn lại rằngđó là ý tưởng hay, độc đáo và không có lỗ hổng Nếu mọi người bị thuyết phục

bởi bạn thì họ sẽ chấp nhận và tiếp tục phát triển ý tưởng đó Ngoài ra, khi phânchia công việc, nếu bạn cảm thấy chưa hợp lý và công bằng thì cần phải đàmphán lại với leader để được không bị thiệt thòi khi làm việc.

2.6 Kỹ năng ra quyết định:

Đây là kỹ năng quan trọng khi làm việc nhóm, nhất là đối với người nhómtrưởng hay còn gọi là leader Sau khi tổng hợp ý kiến của các thành viên thìngười nhóm trưởng phải nghĩ đến mục tiêu chung, nhìn nhận vấn đề một cáchkhách quan nhằm đưa ra quyết định mang tính đúng đắn nhất Điều đó là khôngdễ dàng vì nó ảnh hưởng đến kết quả chung của cả nhóm Vì vậy, bạn cầnphải suy nghĩ thấu đáo, xem xét mọi khía cạnh, góc nhìn khi đưa ra quyết định.

2.7 Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch

Khi mọi ý kiến đã được thống nhất thì cả nhóm phải lên một kế hoạchtriển khai và phân chia nhiệm vụ Kế hoạch đưa ra phải hoàn hảo và việc phânchia, sắp xếp công việc cho mỗi người cũng phải hợp lý, logic Đây là một kỹnăng quan trọng mà bạn cần học hỏi và trau dồi.

2.8.Khả năng lãnh đạo và hợp tác:

Kỹ năng này chủ yếu dành cho người nhóm trưởng Lãnh đạo ởđây không chỉ là định hướng, giao việc, đưa ra nhận xét, góp ý sửa đổi cho cácthành viên Mà còn lại kỹ năng động viên, tạo động lực cho cả nhóm cùng hợptác, làm việc một cách hiệu quả và thoải mái nhất Ngoài nhóm trưởng thì cácnhóm viên cũng nên trau dồi kỹ năng này nếu tương lai muốn trở thành ngườilãnh đạo tốt.

III KỸ NĂNG XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM

Ngay cả khi sở hữu kỹ năng làm việc nhóm tốt, sẽ chẳng ích gì nếu nhưđội nhóm của bạn không được xây dựng hiệu quả Nghiên cứu cho thấy rằngcác nhóm thành công nhất luôn bao gồm những cá nhân thể hiện đa dạng hànhvi khác nhau Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện đại lựa chọn xây dựngđội nhóm dựa trên mô hình Vai trò Nhóm Belbin.

Theo phân loại của Belbin, có 9 loại vai trò trong đội nhóm:

- Người hoàn thiện cuối cùng (Completer Finisher): Đảm bảorằng kết quả công việc hoàn toàn hoàn hảo theo tiêu chuẩn mong đợi.

- Điều phối viên (Coordinator): Tập trung vào mục tiêu, biếtcách phân công công việc và giao nhiệm vụ cho các thành viên trongnhóm phù hợp.

- Người thực hiện (Implementer): Người có tư duy thực tế,biết cách lập kế hoạch và thực hiện chiến lược hiệu quả.

- Người giỏi phân tích (Monitor Evaluator): Đưa ra các đánhgiá nỗ lực của nhóm từ quan điểm khách quan.

- Người có nhiều ý tưởng (Plant): Suy nghĩ đột phá và nảysinh ý tưởng.

- Người sáng tạo (Resource Investigator): Đánh giá các nguồnlực bên ngoài và sàng lọc thông qua các giải pháp hiện có – nhằm manglại những giải pháp tốt nhất cho nhóm.

- Người lập kế hoạch (Shaper): Thúc đẩy và đảm bảo sự pháttriển của đội nhóm.

- Chuyên gia (Specialist): Cung cấp chuyên môn kỹ thuật cầnthiết.

- Người làm việc theo nhóm (Teamworker): Xác định nhữngviệc cần phải làm và hoàn thành nhiệm vụ thay mặt/ hợp tác với cácthành viên khác trong nhóm.

IV NHỮNG SAI LẦM TRONG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG NHÓM

4.1 Quá nể nang các mối quan hệ

Dù mối quan hệ giữa bạn bè, đồng nghiệp là điều rất quý giá Tuy nhiênkhi làm việc nhóm thì phải đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu 1số người chỉchăm chăm xây dựng mối

quan hệ tốt giữa các thành viên trong nhóm , tỏ ra rất coi trọng bạn bè nênnhững cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng Còn đối vớinhóm trưởng, tranh

luận được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trêndưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc.Vớihọ, việc xâydựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc mộtcông việc không hoàn thành đúng thời hạn.

4.2 Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Một lỗi thường gặp trong khi làm việc nhóm đó là không có chính kiếnmà chỉ luôn đồng ý một cách dễ dàng với ý kiến của người khác Đôi khi là bênngoài đồng ý nhưng bên trong chưa hiểu rõ được hoặc không tán thành với ýkiến đó Điều này sẽ khiến cả nhóm không tìm được nhiều khía cạnh và gócnhìn riêng cho vấn đề cần giải quyết Bên cạnh đó, có thể xảy ra tình trạngnhóm không hiểu ý nhau, mỗi người làm theo một hướng và tạo sự thụ độngcho bản thân người đó.

4.3 Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Vấn đề này xảy ra khi có sự phân chia không rõ ràng trong công việc củamỗi người Người này nghĩ người khác làm, và người khác thì lại không nghĩđây là nhiệm vụ của mình Cho đến khi gần hết thời gian rồi mới đùn đẩy tráchnhiệm cho nhau Hoặc một trường hợp nữa là mọi người không muốn nhậncông việc nên đưa ra những lý lẽ nhằm né tránh nó Đây là điều không nên cótrong nhóm làm việc của bạn.

4.4 Không chú ý đến công việc của nhóm

Khi làm việc chung sẽ có một số thành viên khá lơ đễnh, không tập trungđến công việc của nhóm mà chỉ chờ cho đến khi phân chia việc cho mình Điềunày dẫn đến việc họ sẽ thực hiện không đúng theo định hướng của cả nhóm,khiến hiệu quả công việc đi xuống Bên cạnh đó, cũng có trường hợp vì ý kiếncủa bản thân không được nhóm lựa chọn nên không thèm nghe và đóng góp chonhóm nữa Đó là thái độ mà bất cứ người nào cũng nên tránh khi làm việcnhóm.

V MỘT SỐ BIỆN PHÁP CẢI THIỆN KĨ NĂNG LÀM VIỆCNHÓM

5.1 Đặt ra mục tiêu chung:

Để tất cả các thành viên làm việc một cách hiệu quả, đóng góp vào sựthành công của nhóm thì cần phải đặt ra một mục tiêu chung Mọi người sẽ phảiluôn ghi nhớ và bám sát mục tiêu đó khi thực hiện công việc Đôi khi phải ưutiên cho mục tiêu nhóm trên cả mục tiêu của cá nhân để đảm bảo tiến độ và kếtquả công việc chung.

5.2 Lắng nghe ý kiến người cùng nhóm:

Kỹ năng lắng nghe là một kỹ năng vô cùng quan trọng giúp hoàn thiện ýtưởng, công việc của nhóm cũng như bản thân được cải thiện hơn Mỗi cá nhânnên học cách lắng nghe, tiếp nhận những lời góp ý tích cực từ đồng đội và sửađổi, cải thiện nếu thấy hợp lý Bởi vì người khác sẽ dễ nhận ra những thiếu sót,điểm chưa tốt và đưa ra nhận xét khách quan hơn là bản thân tự đánh giá.

5.3 Phân chia rõ ràng vai trò và nhiệm vụ:

Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có những điểm mạnh riêng trong cácmảng, vì vậy cần phân chia nhiệm vụ một cách phù hợp Khi đã được nhậnnhiệm vụ cụ thể, đúng chuyên môn thì từng cá nhân sẽ thực hiện công việc tốt,