Bài Tập Lớn Môn Giao Tiếp Trong Kinh Doanh Chủ Đề Kỹ Năng Làm Việc Nhóm.pdf

Đột xuất là nhóm tạm thời được thành lập để xử lý những vấn đề cụ thể trong một khung thời gian nhất định và thường tan rã ngay sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ như nhóm nghiên cứu, nhóm d

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

HỆ CHÍNH QUY

BÀI TẬP LỚN MÔN:

GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH CHỦ ĐỀ: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

I TỔNG QUAN VỀ NHÓM

1.1 Khái niệm nhóm

Nhóm là một tập hợp từ 2 người trở lên, ảnh hưởng và tác động lên nhau, cùng chia sẻ những đặc điểm tương đồng, cùng những mục tiêu và quy chuẩn 1.2 Phân loại nhóm

- Nhóm chính thức:

+ Hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức

+ Do người lãnh đạo của tổ chức quyết định, được xác định bởi cơ cấu

tổ chức

Nhóm chính thức có thể phân loại nhỏ hơn thành nhóm chỉ huy và nhóm nhiệm vụ

Nhóm chỉ huy được xác định theo sơ đồ tổ chức Nó bao gồm một nhà quản lý và một số nhân viên dưới quyền Ví dụ, nhóm gồm hiệu trưởng trường Tiểu học và 20 nhân viên dưới quyền

Nhóm nhiệm vụ bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc nào đó theo sự phân công của tổ chức Nhóm này không quá chú trọng đến thứ bậc trong các mối quan hệ Với loại hình nhóm này, lưu ý thêm

nó có hai dạng là nhóm thường trực và nhóm đột xuất Thường trực là thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề định kỳ trong một lĩnh vực đã được xác định Đột xuất là nhóm tạm thời được thành lập để xử

lý những vấn đề cụ thể trong một khung thời gian nhất định và thường tan rã ngay sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ như nhóm nghiên cứu, nhóm dự án,… Cần ghi nhớ, tất cả các nhóm chỉ huy đều là nhóm nhiệm vụ Tuy nhiên các nhóm nhiệm vụ chưa chắc đã phải là nhóm chỉ huy

Nhóm không chính thức:

+ Hình thành tự nhiên từ nhu cầu xã hội hóa của mỗi thành viên + Là những liên minh không được xác định bởi các cấu trúc chính thức Nhóm không chính thức có thể phân thành nhóm lợi ích và nhóm bạn bè

Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm Chẳng hạn, các nhân

viên có thể họp lại với nhau, nêu ra yêu cầu đối với các cấp lãnh đạo trong việc tăng lương, giải quyết chế độ, thực hiện các cam kết

Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không Những đặc điểm chung có thể là tuổi tác, sở thích, quan điểm,…

Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng là thỏa mãn nhu cầu xã hội của các thành viên: họ có thể cùng nhau chơi thể thao, cùng nhau ăn trưa, cùng nhau đi làm,…và mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm, mặc dù mang tính không chính thức nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi và kết quả

1.3 Các giai đoạn phát triển của nhóm

Giai đoạn hình thành: tập hợp các thành viên, cá nhân khép kín, rụt rè Giai đoạn biến động: xuất hiện xung đột, bắt đầu triển khai công việc Giai đoạn chuẩn hóa: các quy tắc được hình thành, xung đột giảm, mối quan hệ gắn kết hơn

Giai đoạn ổn định: công việc được thực hiện trôi chảy, mối quan hệ gắn kết

Giai đoạn kết thúc: Hoàn thành hoặc không hoàn thành mục tiêu, kết thúc vai trò của nhóm, tan rã hoặc hình thành nhóm mới

→ Qua 5 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc, chúng ta nhận thức rằng: trong giai đoạn đầu, nhóm hoạt động không hiệu quả dẫn đến thực trạng có một vài cá nhân có năng lực và sự nhiệt tình đã gánh vác hay ôm đồm công việc của cả nhóm và kết quả là những thành tựu mà nhóm làm việc có được chỉ do công sức của một vài người, từ đó dẫn đến sự độc tài và chia rẽ Khi các bạn đã trải qua giai đoạn “sóng gió”, nhóm đi vào ổn định, sức mạnh của tập thể sẽ vượt qua những giới hạn của cá nhân để đạt tới mục đích chung

mà mọi thành viên trong nhóm đều được hưởng những lợi ích chung mà nhóm mang lại

1.4 Các nguyên tắc cơ bản làm việc nhóm

1.4.1.Nguyên tắc định hướng

Xác định tầm nhìn của nhóm theo các hướng:

- Lên trên: đúng đắn, phù hợp với giá trị, khuôn mẫu xã hội

- Bên trong: khơi dậy đam mê, hứng thú của các thành viên trong nhóm

- Phía sau: gắn kết giá trị, kinh nghiệm trong quá khứ của nhóm.

- Phía trước: thể hiện tương lai phát triển của nhóm

- Xung quanh: thể hiện vị thế của nhóm trong môi trường, tận dụng hợp lý nguồn lực bên ngoài

1.4.2.Nguyên tắc liên kết

Xây dựng mối liên kết bền vững bằng cách xử lý những mắt xích yếu nhất, với những đặc điểm

Không bắt kịp tốc độ của những thành viên khác

Không phát triển trong lĩnh vực họ đảm nhận

Không có tâm nhìn xa

Không thể khắc phục những điểm yếu cá nhân

Không thể làm gì khác ngoài phần việc của họ

Không tư xây dựng và thực hiện được những triển vọng trong lĩnh vực của họ

1.4.3.Nguyên tắc phù hợp

Phát huy hết khả năng của các thành viên thông qua việc sắp xếp, bố trí đúng người-đúng việc, bằng cách:

Đối với người lãnh đạo: hiểu rõ về nhóm, hiểu rõ tình hình nhóm, hiểu rõ các thành viên trong nhóm

Đối với các cá nhân: tự tin, hiểu rõ chính mình, có niềm tin vào lãnh đạo,

có tầm nhìn, khả năng tự học hỏi

1.4.4 Nguyên tắc ảnh hưởng

Xác định thành viên có sức ảnh hưởng giúp tạo bầu không khí tích cực trong nhóm, với những đặc trưng sau:

Trực giác nhạy bén

- Cởi mở

- Say mê

- Tài năng

- Sáng tạo

- Khởi xướng, khích động

- Tinh thần trách nhiệm

- Khoan dung

- Có sức thuyết phục

1.5 Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Ví dụ tình huống dẫn nhập: Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ Sinh viên tổ chức Ngày Hội việc làm hàng năm nhằm kết nối doanh nghiệp với sinh viên, giúp tìm kiếm việc làm cho sinh viên, giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự

Để tổ chức Ngày Hội việc làm cho 60 doanh nghiệp tham gia với hơn

5000 sinh viên năm cuối đi phỏng vấn ứng tuyển việc làm thì kế hoạch phải được thực hiện trong một nhóm có nhiều người cùng tham gia

Người lập kế hoạch, người kết nối doanh nghiệp, người kêu gọi sinh viên

và hướng dẫn sinh viên chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển, người thiết kế, dựng gian hàng, in ấn, truyền thông quảng cáo, thông tin tài chính, bảo vệ, vệ sinh,… Với khối lượng công việc khổng lồ này thì có thể thực hiện bởi một cá nhân đơn lẻ không? Vậy ta cần làm gì

->Tất cả khối công việc đó không thể được thực hiện bởi một cá nhân đơn

lẻ Đơn giản vì con người có thể giỏi trong một số lĩnh vực chứ không thể giỏi trong mọi lĩnh vực Vậy ta cần phải làm việc nhóm

1.5.1.Lợi ích của làm việc nhóm

- Làm việc nhóm sẽ tập trung được khả năng của từng người, giúp họ bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn

Tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả công việc, linh hoạt hơn để đối phó với sự thay đổi của môi trường, tạo môi trường làm việc tốt hơn, nơi mà các các nhân có thể hỗ trợ cho nhau về kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ

- Hoạt động nhóm mang lại hiệu quả công việc tốt hơn mà nếu từng cá nhân riêng lẻ làm sẽ không thể hoặc không đạt được kết quả mong muốn, là cách tập hợp những ưu điểm của mỗi cá nhân để hoàn thiện công việc hơn

- Khi hoạt động nhóm, cá nhân sẽ có cơ hội vượt qua những cản trở để hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu kết quả cao, đồng thời bản thân có cơ hội được phát triển và hoàn thiện hơn trong môi trường nhóm

- Việc hoạt động tốt trong các nhóm nhỏ của cơ quan hay công ty sẽ là tiền đề cho mỗi cá nhân phát triển tốt trong cộng đồng, xã hội nhờ vào kinh nghiệm đã học hỏi được ở các nhóm trước

- Tạo môi trường làm việc thân thiện

- Là cơ hội để cá nhân có thể đưa ra ý kiến của mình để cả nhóm cùng thảo luận và quyết định phương án tối ưu nhất cho vấn đề cần giải quyết

- Thu hút nguồn nhân lực

1.5.2.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp

Phát triển các nhóm làm việc, doanh nghiệp sẽ giải quyết được các vấn đề phức tạp về chuyên môn trong từng công việc cụ thể, bên cạnh đó mô hình nhóm sẽ giúp doanh nghiệp:

- Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất;

- Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia;

- Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảm thiểu các thủ tục, vướng mắc trong phối hợp giữa các bộ phận với nhau;

- Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao quyền cho một nhóm làm việc;

- Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng 1.5.3.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập

Câu hỏi tương tác: Các bạn ngồi đây chắc chắc cũng đã từng làm việc nhóm ít nhất một lần, vậy thì bạn cảm thấy làm việc nhóm có thực sự quan trọng và thiết yếu không? Hãy đưa ra lý do cho quan điểm đó?

- Giảm áp lực học một mình: thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như lúc làm việc một mình Sự hỗ trợ, hợp tác của những người trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế việc học tập của họ

sẽ đạt hiệu quả hơn

- Hiệu quả học tập tốt hơn: các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ phương pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công việc lớn hơn

và chất lượng cao hơn Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình thực hiện

- Phát triển kỹ năng: tạo môi trường tốt để người học phát triển những kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng chịu trách nhiệm, kỹ năng chia sẻ thông tin Đó là những kỹ năng có ích cho công việc hiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này

- Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng học viên

1.6 Nhóm làm việc hiệu quả

Một nhóm làm việc hiệu quả cần có các yếu tố:

- Có mục tiêu chung và mục tiêu được truyền đạt đầy đủ tới tất cả thành viên

- Các thành viên phải có sự tương tác hiệu quả

- Nhóm phải có hoạt động dựa trên quy tắc

- Vai trò, trách nhiệm của các thanh thành viên phải rõ ràng

II NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI LÀM VIỆC NHÓM

2.1.Kỹ năng giao tiếp:

Giao tiếp là một kỹ năng cơ bản nhất khi bạn làm việc nhóm Bạn cần phải học cách trò chuyện sao cho lịch sự, tinh tế cũng như trình bày ý tưởng sao cho đồng đội dễ hiểu và tiếp thu nhất Điều này sẽ tạo thiện cảm và sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm

2.2 Kỹ năng giải quyết xung đột

Khi làm việc nhóm thì những xung đột xảy ra là điều không thể tránh khỏi Đôi khi nhờ những cuộc tranh luận đó mà cả nhóm đưa ra được quyết định tốt nhất Vì vậy, bạn không nên né tránh mà phải học cách giải quyết các xung đột thật triệt để, hiệu quả và lành mạnh nhất

2.3 Kỹ năng quản lý thời gian:

Khi làm việc nhóm thì những cuộc họp chung là điều tất yếu, đôi khi diễn

ra rất thường xuyên Do đó, bạn cần sắp xếp thời gian của mình sao cho đảm bảo có thể tham gia nhiều nhất Bên cạnh đó, cũng phải quản lý thời gian hoàn thành công việc được giao để không làm ảnh hưởng đến công việc chung của cả nhóm

2.4 Kỹ năng tư duy phản biện:

Trong các cuộc họp chung, bạn sẽ nhận ra câu “9 người 10 ý” là hoàn toàn chính xác Mỗi người đều sẽ có những quan điểm, ý tưởng hay sáng kiến riêng và mong muốn được công nhận Do vậy, bạn cần phải có khả năng tư duy phản biện để bảo vệ các ý kiến của mình nếu cảm thấy điều đó là cần thiết, hoặc

sẽ mang lại hiệu quả cho dự án

2.5 Kỹ năng đàm phán, thuyết phục:

Mỗi ý tưởng đưa ra thì bạn sẽ phải thuyết phục các thành viên còn lại rằng

đó là ý tưởng hay, độc đáo và không có lỗ hổng Nếu mọi người bị thuyết phục

bởi bạn thì họ sẽ chấp nhận và tiếp tục phát triển ý tưởng đó Ngoài ra, khi phân chia công việc, nếu bạn cảm thấy chưa hợp lý và công bằng thì cần phải đàm phán lại với leader để được không bị thiệt thòi khi làm việc

2.6 Kỹ năng ra quyết định:

Đây là kỹ năng quan trọng khi làm việc nhóm, nhất là đối với người nhóm trưởng hay còn gọi là leader Sau khi tổng hợp ý kiến của các thành viên thì người nhóm trưởng phải nghĩ đến mục tiêu chung, nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhằm đưa ra quyết định mang tính đúng đắn nhất Điều đó là không

dễ dàng vì nó ảnh hưởng đến kết quả chung của cả nhóm Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo, xem xét mọi khía cạnh, góc nhìn khi đưa ra quyết định 2.7 Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch

Khi mọi ý kiến đã được thống nhất thì cả nhóm phải lên một kế hoạch triển khai và phân chia nhiệm vụ Kế hoạch đưa ra phải hoàn hảo và việc phân chia, sắp xếp công việc cho mỗi người cũng phải hợp lý, logic Đây là một kỹ năng quan trọng mà bạn cần học hỏi và trau dồi

2.8.Khả năng lãnh đạo và hợp tác:

Kỹ năng này chủ yếu dành cho người nhóm trưởng Lãnh đạo ở đây không chỉ là định hướng, giao việc, đưa ra nhận xét, góp ý sửa đổi cho các thành viên Mà còn lại kỹ năng động viên, tạo động lực cho cả nhóm cùng hợp tác, làm việc một cách hiệu quả và thoải mái nhất Ngoài nhóm trưởng thì các nhóm viên cũng nên trau dồi kỹ năng này nếu tương lai muốn trở thành người lãnh đạo tốt

III KỸ NĂNG XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM

Ngay cả khi sở hữu kỹ năng làm việc nhóm tốt, sẽ chẳng ích gì nếu như đội nhóm của bạn không được xây dựng hiệu quả Nghiên cứu cho thấy rằng các nhóm thành công nhất luôn bao gồm những cá nhân thể hiện đa dạng hành

vi khác nhau Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện đại lựa chọn xây dựng đội nhóm dựa trên mô hình Vai trò Nhóm Belbin

Theo phân loại của Belbin, có 9 loại vai trò trong đội nhóm:

- Người hoàn thiện cuối cùng (Completer Finisher): Đảm bảo rằng kết quả công việc hoàn toàn hoàn hảo theo tiêu chuẩn mong đợi

- Điều phối viên (Coordinator): Tập trung vào mục tiêu, biết cách phân công công việc và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm phù hợp

- Người thực hiện (Implementer): Người có tư duy thực tế, biết cách lập kế hoạch và thực hiện chiến lược hiệu quả

- Người giỏi phân tích (Monitor Evaluator): Đưa ra các đánh giá nỗ lực của nhóm từ quan điểm khách quan

- Người có nhiều ý tưởng (Plant): Suy nghĩ đột phá và nảy sinh ý tưởng

- Người sáng tạo (Resource Investigator): Đánh giá các nguồn lực bên ngoài và sàng lọc thông qua các giải pháp hiện có – nhằm mang lại những giải pháp tốt nhất cho nhóm

- Người lập kế hoạch (Shaper): Thúc đẩy và đảm bảo sự phát triển của đội nhóm

- Chuyên gia (Specialist): Cung cấp chuyên môn kỹ thuật cần thiết

- Người làm việc theo nhóm (Teamworker): Xác định những việc cần phải làm và hoàn thành nhiệm vụ thay mặt/ hợp tác với các thành viên khác trong nhóm

IV NHỮNG SAI LẦM TRONG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG NHÓM

4.1 Quá nể nang các mối quan hệ

Dù mối quan hệ giữa bạn bè, đồng nghiệp là điều rất quý giá Tuy nhiên khi làm việc nhóm thì phải đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu 1số người chỉ chăm chăm xây dựng mối

quan hệ tốt giữa các thành viên trong nhóm , tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng Còn đối với nhóm trưởng, tranh

luận được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc.Vớihọ, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công việc không hoàn thành đúng thời hạn

4.2 Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Một lỗi thường gặp trong khi làm việc nhóm đó là không có chính kiến

mà chỉ luôn đồng ý một cách dễ dàng với ý kiến của người khác Đôi khi là bên ngoài đồng ý nhưng bên trong chưa hiểu rõ được hoặc không tán thành với ý kiến đó Điều này sẽ khiến cả nhóm không tìm được nhiều khía cạnh và góc nhìn riêng cho vấn đề cần giải quyết Bên cạnh đó, có thể xảy ra tình trạng nhóm không hiểu ý nhau, mỗi người làm theo một hướng và tạo sự thụ động cho bản thân người đó

4.3 Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác