Bài Tập Lớn Môn Giao Tiếp Trong Kinh Doanh Đề Tài Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Văn Bản Trong Kinh Doanh.pdf

HỌC VIỆN NGÂN HÀNGKHOA NGÂN HÀNG

HỌC VIỆN NGÂN HÀNGKHOA NGÂN HÀNG

Hà Nội, tháng 3 năm 2024

Hà Nội - tháng 4 năm 2024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

I Định nghĩa và tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh 5

1 Giao tiếp bằng văn bản là gì? 5

2 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp bằng văn bản 5

II Phân loại và ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản 6

1 Phân loại 6

2 Ưu nhược điểm 8

III Các yếu tố quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản 9

1 Hình thức văn bản trong các cơ quan tổ chức doanh nghiệp 9

2 Nội dung 10

IV Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản 11

1 Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt nội dung 11

2 Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt trình bày 12

3 Quy trình viết thư 14

4 Kỹ năng viết thư 15

KẾT LUẬN 17

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, giao tiếp bằng văn bản đóng một vaitrò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với kháchhàng, đối tác, và cộng đồng kinh doanh Từ email hàng ngày đến báo cáo chiếnlược, từ các thông báo nội bộ đến những bài viết trên trang web công ty, mọivăn bản đều có tiềm năng để tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và tác động tích cực.

Trong bài tập lớn này, chúng em sẽ đi sâu vào thế giới của giao tiếp bằngvăn bản trong kinh doanh Chúng em sẽ khám phá cách xây dựng và truyền đạtthông điệp hiệu quả, tạo ra văn bản có sức ảnh hưởng, và sử dụng ngôn từ vàphong cách phù hợp để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Mục tiêu của chúng em không chỉ là hiểu biết về cách viết một văn bảntruyền thông hoặc một email chuyên nghiệp, mà còn là làm thế nào để giao tiếpbằng văn bản có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy hành động, tạora sự kết nối và xây dựng lòng tin với các bên liên quan.

Chúng em tin rằng thông qua bài tập này, chúng em sẽ có cơ hội pháttriển những kỹ năng giao tiếp bằng văn bản mà không chỉ mang lại giá trị cho cánhân mà còn cho tổ chức kinh doanh trong một thế giới ngày càng kỹ thuật sốhóa và cạnh tranh.

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh

I Định nghĩa và tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trongkinh doanh

1 Giao tiếp bằng văn bản là gì?

 Giao tiếp bằng văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức, trong đó việctrao đổi thông tin, ý kiến và ý nghĩa bằng cách sử dụng ngôn ngữ viếthoặc các biểu tượng, ký hiệu được soạn thảo cẩn thận dưới hình thức vănbản Thông qua văn bản, chúng ta có thể truyền đạt ý tưởng, thảo luận, hỏiđáp và thể hiện suy nghĩ của mình mà không cần gặp mặt trực tiếp Giaotiếp bằng văn bản đặc biệt hữu ích trong các công việc làm từ xa, học tậptrực tuyến hoặc khi phải giữ liên lạc liên tục nhưng không thể đến gặp mặttrực tiếp.

 Giao tiếp bằng văn bản thường được sử dụng trong tin nhắn, email, báocáo, bài viết trên mạng, các ứng dụng chat…

 Trong kinh doanh, việc sử dụng văn bản để trao đổi thông tin, liên lạc vàlưu trữ là một phần quan trọng, không thể thiếu.

2 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp bằng văn bản.

Giao tiếp bằng văn bản đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống và côngviệc.

 Giao tiếp bằng văn bản cho phép người gửi và người nhận trao đổi thôngtin một cách nhanh chóng và tiện lợi mà không cần phải gặp trực tiếp.Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí phải trả cho việcđi lại của các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp.

 Trong kinh doanh thông tin giao tiếp cần minh bạch và rõ ràng Giao tiếpbằng văn bản giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, chính xác vàminh bạch hơn, giảm thiểu sai sót, hiểu lầm trong quá trình giao tiếp.

Trong trường hợp văn bản có sai sót, ta có nhiều cơ hội để sửa chữa trướckhi thực hiện giao tiếp bằng văn bản Ngoài ra, trong trường hợp có bất kỳsự hiểu lầm nào, người đọc có thể dễ dàng xem lại nhiều lần cho đến khihọ hiểu hoàn toàn.

 Với giao tiếp bằng văn bản, người gửi có thể lựa chọn từ ngữ phù hợp đểtruyền tải thông điệp một cách chuyên nghiệp, gây ấn tượng với kháchhàng hoặc đối tác kinh doanh Việc truyền tải thông điệp một cách chuyênnghiệp và đúng cách cũng giúp xây dựng thương hiệu cho tổ chức hay cánhân Với kỹ năng viết tốt, doanh nghiệp sẽ giữ chân được khách hàng cũvà giành được nhiều khách hàng mới.

 Giao tiếp bằng văn bản giúp đưa thông tin và sản phẩm đến được nhiềuđối tượng khách hàng hơn, mở rộng vòng giao tiếp, kinh doanh Bên cạnhđó, việc sử dụng email marketing hoặc truyền thông trực tuyến cũng giúpnâng cao tầm nhìn và phát triển thị trường.

II Phân loại và ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản

1 Phân loại1.1 Báo cáo

- Các báo cáo là một loại giao tiếp bằng văn bản Chúng có thể được sử dụngcho mục đích thương mại, giáo dục, pháp lý hoặc khoa học

- 1 số loại báo cáo phổ biến:

+ Trình bày ý tưởng

+ Trình bày rủi ro gắn liền với 1 cơ hội cụ thể

+ Trình bày tính khả thi của ý tưởng hay dự án được đề xuất

+ Báo cáo về 1 tình huống cụ thể

+ Trình bày giải pháp cho vấn đề hoặc tình huống

1.2 Tài liệu quảng cáo

- Tài liệu quảng cáo là tất cả những tài liệu được in, viết hoặc có chứa hình ảnhquảng bá doanh nghiệp hoặc sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đó.

- Tài liệu quảng cáo là những tài liệu giúp nâng cao nhận thức về thương hiệuhoặc thu hút người mua tiềm năng.

1.3 Email

- Là 1 hình thức giao tiếp phổ biến hiện nay Nó là 1 hình thức thư điện tử đượcsử dụng để trao đổi thông tin trực tuyến trên không gian mạng giữa các thiết bịđiện tử thông minh: gửi tài liệu, tổ chức cuộc họp, xác nhận lịch trình, liên hệvới mọi người trong công việc…

- Người dùng có thể gửi hoặc nhận mail vào thời điểm bất kì trong ngày.

1.5 Thư tín

- Thư tín là thông tin nào được ghi nhận dưới một hình thức vật chất nhất địnhvà được chuyển từ một người (người gửi) sang một người khác (người nhận),theo ý chí của người gửi Chúng truyền đạt những nội dung, thỏa thuận chínhthức trong những tình huống kinh doanh cụ thể.

- Trong thương mại, thư tín là phương tiện trao đổi thông tin phổ biến và đượcdùng trong nhiều tình huống đa dạng, từ chúc mừng, thăm hỏi, hẹn gặp cho đếntrao đổi ý kiến nhằm thống nhất các điều khoản để đi đến ký kết hợp đồng Thưtín thương mại là sợi dây liên lạc giữa công ty này với công ty khác, giữa cáccấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng.

2 Ưu nhược điểm

- Ưu điểm:

+ Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp: Giao tiếp bằng văn bản chophép người gửi và người nhận trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và tiệnlợi mà không cần phải gặp trực tiếp Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phícho việc đi lại

+ Truyền tải thông điệp 1 cách rõ ràng, chính xác và minh bạch, giảm thiểu saisót trong giao tiếp

+ Tiếp cận đối tượng khách hàng rộng hơn: Giao tiếp bằng văn bản giúp đưathông tin và sản phẩm đến được nhiều đối tượng khách hàng hơn, đặc biệt lànhững người ở xa Bên cạnh đó, việc sử dụng email marketing hoặc truyềnthông trực tuyến cũng giúp nâng cao tầm nhìn và phát triển thị trường

+ Mức độ bảo mật cao, an toàn: Các thông điệp được gửi đi và nhận về đềuđược lưu lại và có thể được sử dụng làm bằng chứng hoặc cơ sở để đưa ra quyếtđịnh, làm giảm thiểu sự thất thoát thông tin và đảm bảo tính bảo mật của cácthông tin quan trọng trong kinh doanh

+ Người viết có thời gian suy ngẫm và trình bày sao cho có hiệu quả nhất

+ Giao tiếp bằng văn bản cung cấp một phương tiện để lưu trữ thông tin, giúpcho việc theo dõi và giải quyết các vấn đề trong kinh doanh trở nên dễ dàng hơn.

+ Giao tiếp bằng văn bản giúp tránh các vấn đề phát âm hoặc ngữ điệu tronggiao tiếp trực tiếp, đặc biệt là trong các cuộc gặp gỡ quan trọng, giúp nâng caouy tín và chuyên nghiệp của công ty

+ Giao tiếp bằng văn bản có thể gây ra sự mất liên lạc, do các tin nhắn có thể bịtrôi nhanh chóng trong số lượng lớn các email, tin nhắn hoặc các ứng dụng tròchuyện Điều này có thể khiến cho các thông tin quan trọng bị bỏ lỡ và gây ra sựhiểu nhầm trong kinh doanh

+ Khó thể hiện cảm xúc, thiếu sự linh hoạt (không biểu hiện cảm xúc thái độ củangười gửi 1 cách trực tiếp và không nắm bắt được thái độ của người đọc).

III Các yếu tố quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản

1 Hình thức văn bản trong các cơ quan tổ chức doanh nghiệp.Phân loại hình thức trình bày

 Văn bản viết tay: là văn bản được viết bằng tay, sử dụng bút và giấy Mộtsố trường hợp sử dụng văn bản viết tay như biên bản cuộc họp, phiếu xuấtnhập kho, Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng vănbản viết tay trong cơ quan doanh nghiệp ngày càng ít, các văn bản sẽ đượcchuyển sang hình thức khác tiện lợi hơn Tuy nhiên, văn bản viết taymang lại cảm giác trang trọng nên một số cơ quan, doanh nghiệp đã sửdụng nó để tạo ấn tượng với khách hàng và nhân viên Họ gửi thư cảm ơnhay thư chúc mừng cho đối tác để thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế.

Đối với nhân viên, lãnh đạo có thể viết tay một lời khen ngợi, ghi nhậnthành tích của nhân viên để thể hiện sự quan tâm và công nhận.

 Văn bản điện tử: là thông tin được tạo lập, lưu trữ và trao đổi dưới dạngdữ liệu điện tử, thể hiện nội dung hoàn chỉnh của văn bản Văn bản điệntử truyền tải thông tin nhanh chóng, không phụ thuộc vào vị trí địa lý vàgiúp giảm thiểu chi phí in ấn Cần có hệ thống bảo mật tiên tiến, an toànđể tránh rủi ro bị lộ thông tin, giả mạo thông tin.

 Văn bản in: là loại văn bản được thể hiện dưới dạng chữ, số, ký hiệu, hìnhảnh trên giấy Tuy văn bản điện tử ngày càng được sử dụng phổ biếnnhưng văn bản in vẫn đóng vai trò quan trọng trong những trường hợpnhất định như hợp đồng, giấy chứng nhận, báo cáo tài chính,

2 Nội dung.

 Nội dung văn bản phải phản ánh đúng sự thật khách quan, không được sailệch hay xuyên tạc thông tin Các quy định, hướng dẫn trong văn bản nàyphải thống nhất với văn bản khác.

 Các số liệu, thông tin cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào vănbản.

 Nội dung văn bản cần được trình bày theo một trật tự logic, có sự liên kếtgiữa các phần, tránh sự lan man.

 Nội dung văn bản cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, phù hợp với đối tượngtiếp nhận.

 Báo cáo: Báo cáo cần trình bày đầy đủ, chính xác các thông tin liên quanđến vấn đề được báo cáo.

 Công văn: Công văn cần nêu rõ lý do, mục đích, yêu cầu và kết luận củavấn đề cần giải quyết.

 Hợp đồng: Hợp đồng cần nêu rõ các quyền và nghĩa vụ của các bên thamgia hợp đồng.

Nội dung văn bản trong cơ quan doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trongviệc truyền tải thông tin, hướng dẫn thực hiện công việc và quản lý hoạt động

của doanh nghiệp Do đó, việc xây dựng nội dung văn bản cần đảm bảo các yêucầu về tính chính xác, rõ ràng, đầy đủ, súc tích và thống nhất.

IV Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản

1 Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt nội dung.

 Tập trung vào mục tiêu chính

Điều đầu tiên bạn cần biết trong kỹ năng soạn thảo văn bản là biết được mụctiêu của văn bản đó là gì Đó là một báo cáo, là một thư ngỏ gửi đến khách hàng,một email trả lời cấp trên hoặc đồng nghiệp, một bức thư trả lời ứng viên tìmviệc….Mỗi loại văn bản khác nhau đi kèm với các quy ước và kỳ vọng khácnhau.

 Nếu thông điệp phức tạp, hãy phác thảo trước

Sẽ không mất nhiều thời gian để soạn thảo các văn bản đơn giản nhưng nếubạn viết một điều gì đó phức tạp hơn với nhiều góc độ, câu hỏi hoặc yêu cầu,hãy liệt kê trước khi viết Tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ đềmuốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kì tình tiếtnào.

 Thông tin vừa đủ

Hãy cung cấp cho người đọc các thông tin liên quan, tránh áp đảo họ bằngcác chi tiết lạc đề cũng là điều đáng lưu ý trong kỹ năng soạn thảo văn bản Nếubạn đang cảm thấy mình đang đắm chìm vào các chi tiết phức tạp, hãy xem lạitừng thông tin và hỏi xem nó có cần thiết để giúp người đọc hiểu thông điệp củabạn không Nếu không, đừng ngại xoá bỏ các thông tin đó.

 Dùng từ và câu đơn giản

Các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ làm cho văn bản của bạn sẽ giốngnhư một bản hùng ca hơn là một văn bản hành chính thông thường Đôi khi bạnphải giải thích một chút về các từ ngữ này Do đó, một trong những kỹ năngsoạn thảo văn bản hành chính và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại hiệu

quả là dùng từ đơn giản và dễ hiểu Văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn.Bên cạnh đó là giữ cho các câu ngắn gọn có thể Các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễđọc hơn Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sựmạch lạc của văn bản.

 Đọc thành tiếng

Nói về sự mạch lạc, hãy đọc to văn bản của bạn để giúp xem nó có trôi chảykhông Nếu nghe có vẻ chối tai và cụt, hãy thêm một vài câu dài hơn để phá vỡnhịp điệu ổn định và đơn điệu đó.

2 Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt trình bày.

 Chọn kiểu chữ phù hợp với bối cảnh

Theo các giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản chia sẻ thì phông chữ Serif dễđọc hơn trong các tài liệu in giấy trong khi phông chữ Sans-serif sẽ dễ đọc hơntrên màn hình kỹ thuật số.

Một số ví dụ về phông chữ Serif bao gồm Garhua, Georgia Hoefler Text vàPalatino, trong khi các ví dụ về phông chữ Sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans,Helvetica và Lucida Sans Dù là phông chữ nào, hãy sử dụng chúng xuyên suốtvăn bản của bạn Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác để làm nổibật các tiêu đề.

 Sử dụng cỡ chữ và màu sắc chuẩn

Bạn không thể định dạng một văn bản chuyên nghiệp mà không chú ý đếngiao diện Hầu hết các văn bản công việc đều ở cỡ chữ 12pt, được xem là dễ đọcnhất kết hợp với các khoảng cách lề trên, lề dưới: 2-2,5cm, lề trái; 3-3,5cm, lềphải: 1,5-3cm trên giấy A4 Với một báo cáo với nhiều thông tin dày đặc thì cỡchữ có thể giảm xuống 10pt, nhưng không bao giờ ít hơn thế.

Về màu sắc, bạn nên cân nhắc in màu tài liệu bởi phải tốn nhiều chi phí hơnvà nó không giữ được màu sắc gốc nếu được sao chép Đối với các văn bản kỹthuật số như Word hoặc email, bạn có thể sử dụng màu sắc, in đậm.

 Căn trái văn bản

Theo thói quen bạn sẽ canh bằng hai lề văn bản (justify) bởi đó là những gìbạn thường thấy trên sách báo nhưng đây lại là một lựa chọn sai khi nói đến cáckỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.

Những gì bạn nên làm là căn lề trái cho văn bản Điều này có thể sẽ tạo ra sự“lởm chởm” ở bên phải của văn bản nhưng nó sẽ tạo ra khoảng trống và làmtăng mức độ dễ đọc cho văn bản.

 Thụt lề dòng đầu tiên của các đoạn trong văn bản

Các dòng đầu tiên của đoạn văn bản nên được thụt vào để làm cho mỗi đoạntrở nên nổi bật, trong đó chữ các đầu tiên có cùng kích thước với các chữ kháctrong văn bản.

 Đặt hình ảnh ở giữa các đoạn văn bản

Chèn ảnh hợp lý là điều cũng rất đáng quan tâm nếu bạn muốn cải thiện kỹnăng soạn thảo văn bản Bạn có thể chèn hình ảnh vào giữa và để văn bản xungquanh hình ảnh đó nếu mọi người trong doanh nghiệp của bạn thích như vậy.Nhưng nói chung, điều này có thể gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt đó làcác báo cáo dựa trên dữ liệu.

Lựa chọn an toàn nhất, đối với các biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh ở phầncách nhau giữa các đoạn Bằng cách đó, hình ảnh của bạn sẽ không làm mất sựchú ý của người đọc với văn bản xung quanh Nó cũng giúp phần chú thích củahình ảnh trở nên nổi bật.

 Chọn khoảng cách giữa các dòng phù hợp theo ngữ cảnh

Khoảng cách giữa các dòng (khoảng trắng ngăn cách một dòng văn bản vớidòng văn bản tiếp theo) phụ thuộc vào loại tài liệu mà bạn viết.

Các loại văn bản học thuật nên tuân theo các hướng dẫn về phong cách họcthuật của từng lĩnh vực đó Bạn có thể cách đôi (double spacing) nếu không cóquy định bắt buộc Các văn bản hành chính và kinh doanh có xu hướng cáchnhau 1 line (single) để giảm thiểu số lượng trang in trong khi các tài liệu kỹthuật số (Word hoặc email) sẽ dễ đọc hơn nếu khoảng cách giữa các dòng là 1,5lines.