Bài Tập Lớn Môn Giao Tiếp Trong Kinh Doanh Đề Tài Kỹ Năng Giao Tiếp Bằng Văn Bản Trong Kinh Doanh.pdf

LỜI MỞ ĐẦUTrong thế giới kinh doanh ngày nay, giao tiếp bằng văn bản đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác, và cộng đồng k

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

KHOA NGÂN HÀNG

- 

-BÀI TẬP LỚN MÔN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

ĐỀ TÀI

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG

KINH DOANH Nhóm 7

Hà Nội, tháng 3 năm 2024

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA NGÂN HÀNG

- 

-BÀI TẬP LỚN MÔN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

ĐỀ TÀI

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG

KINH DOANH

Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thảo Duyên

Danh sách nhóm:

Hà Nội, tháng 3 năm 2024

LỜI CẢM ƠN

Chúng em xin chân thành cảm ơn đến ThS Nguyễn Thảo Duyên đã hướng dẫn, giúp đỡ chúng em tận tỉnh trong quá trình làm bài tập lớn

Do hạn chế về kiến thức chuyên môn và thời gian nghiên cứu nên bài tập lớn của nhóm em không thể tránh khỏi có những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý kiến, chỉ bảo của cô để bài tập lớn của nhóm em được hoàn thiện

và có tính thực tiễn cao hơn Nhóm em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội - tháng 4 năm 2024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

I Định nghĩa và tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh 5

1 Giao tiếp bằng văn bản là gì? 5

2 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp bằng văn bản 5

II Phân loại và ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản 6

1 Phân loại 6

2 Ưu nhược điểm 8

III Các yếu tố quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản 9

1 Hình thức văn bản trong các cơ quan tổ chức doanh nghiệp 9

2 Nội dung 10

IV Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản 11

1 Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt nội dung 11

2 Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt trình bày 12

3 Quy trình viết thư 14

4 Kỹ năng viết thư 15

KẾT LUẬN 17

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, giao tiếp bằng văn bản đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác, và cộng đồng kinh doanh Từ email hàng ngày đến báo cáo chiến lược, từ các thông báo nội bộ đến những bài viết trên trang web công ty, mọi văn bản đều có tiềm năng để tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và tác động tích cực Trong bài tập lớn này, chúng em sẽ đi sâu vào thế giới của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh Chúng em sẽ khám phá cách xây dựng và truyền đạt thông điệp hiệu quả, tạo ra văn bản có sức ảnh hưởng, và sử dụng ngôn từ và phong cách phù hợp để đạt được mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu của chúng em không chỉ là hiểu biết về cách viết một văn bản truyền thông hoặc một email chuyên nghiệp, mà còn là làm thế nào để giao tiếp bằng văn bản có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy hành động, tạo

ra sự kết nối và xây dựng lòng tin với các bên liên quan

Chúng em tin rằng thông qua bài tập này, chúng em sẽ có cơ hội phát triển những kỹ năng giao tiếp bằng văn bản mà không chỉ mang lại giá trị cho cá nhân mà còn cho tổ chức kinh doanh trong một thế giới ngày càng kỹ thuật số hóa và cạnh tranh

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh

I Định nghĩa và tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh

1 Giao tiếp bằng văn bản là gì?

 Giao tiếp bằng văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức, trong đó việc trao đổi thông tin, ý kiến và ý nghĩa bằng cách sử dụng ngôn ngữ viết hoặc các biểu tượng, ký hiệu được soạn thảo cẩn thận dưới hình thức văn bản Thông qua văn bản, chúng ta có thể truyền đạt ý tưởng, thảo luận, hỏi đáp và thể hiện suy nghĩ của mình mà không cần gặp mặt trực tiếp Giao tiếp bằng văn bản đặc biệt hữu ích trong các công việc làm từ xa, học tập trực tuyến hoặc khi phải giữ liên lạc liên tục nhưng không thể đến gặp mặt trực tiếp

 Giao tiếp bằng văn bản thường được sử dụng trong tin nhắn, email, báo cáo, bài viết trên mạng, các ứng dụng chat…

 Trong kinh doanh, việc sử dụng văn bản để trao đổi thông tin, liên lạc và lưu trữ là một phần quan trọng, không thể thiếu

2 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp bằng văn bản đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống và công việc

 Giao tiếp bằng văn bản cho phép người gửi và người nhận trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi mà không cần phải gặp trực tiếp Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí phải trả cho việc

đi lại của các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp

 Trong kinh doanh thông tin giao tiếp cần minh bạch và rõ ràng Giao tiếp bằng văn bản giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, chính xác và minh bạch hơn, giảm thiểu sai sót, hiểu lầm trong quá trình giao tiếp

Trong trường hợp văn bản có sai sót, ta có nhiều cơ hội để sửa chữa trước khi thực hiện giao tiếp bằng văn bản Ngoài ra, trong trường hợp có bất kỳ

sự hiểu lầm nào, người đọc có thể dễ dàng xem lại nhiều lần cho đến khi

họ hiểu hoàn toàn

 Với giao tiếp bằng văn bản, người gửi có thể lựa chọn từ ngữ phù hợp để truyền tải thông điệp một cách chuyên nghiệp, gây ấn tượng với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh Việc truyền tải thông điệp một cách chuyên nghiệp và đúng cách cũng giúp xây dựng thương hiệu cho tổ chức hay cá nhân Với kỹ năng viết tốt, doanh nghiệp sẽ giữ chân được khách hàng cũ

và giành được nhiều khách hàng mới

 Giao tiếp bằng văn bản giúp đưa thông tin và sản phẩm đến được nhiều đối tượng khách hàng hơn, mở rộng vòng giao tiếp, kinh doanh Bên cạnh

đó, việc sử dụng email marketing hoặc truyền thông trực tuyến cũng giúp nâng cao tầm nhìn và phát triển thị trường

II Phân loại và ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản

1 Phân loại

1.1 Báo cáo

- Các báo cáo là một loại giao tiếp bằng văn bản Chúng có thể được sử dụng cho mục đích thương mại, giáo dục, pháp lý hoặc khoa học

- 1 số loại báo cáo phổ biến:

+ Trình bày ý tưởng

+ Trình bày rủi ro gắn liền với 1 cơ hội cụ thể

+ Trình bày tính khả thi của ý tưởng hay dự án được đề xuất

+ Báo cáo về 1 tình huống cụ thể

+ Trình bày giải pháp cho vấn đề hoặc tình huống

1.2 Tài liệu quảng cáo

- Tài liệu quảng cáo là tất cả những tài liệu được in, viết hoặc có chứa hình ảnh quảng bá doanh nghiệp hoặc sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đó

- Tài liệu quảng cáo là những tài liệu giúp nâng cao nhận thức về thương hiệu hoặc thu hút người mua tiềm năng

1.3 Email

- Là 1 hình thức giao tiếp phổ biến hiện nay Nó là 1 hình thức thư điện tử được

sử dụng để trao đổi thông tin trực tuyến trên không gian mạng giữa các thiết bị điện tử thông minh: gửi tài liệu, tổ chức cuộc họp, xác nhận lịch trình, liên hệ với mọi người trong công việc…

- Người dùng có thể gửi hoặc nhận mail vào thời điểm bất kì trong ngày

1.4 Đề xuất

- Đề xuất là tài liệu mô tả các dự án trong tương lai hoặc đưa ra ý kiến, phương

án hoặc giải pháp trong công việc để cải thiện, giải quyết vấn đề

- Đề xuất trong kinh doanh là một loại đề nghị bằng văn bản từ người bán cho đến người mua tiềm năm Đề xuất đưa ra yêu cầu của người mua trong ngữ cảnh ủng hộ các sản phẩm và dịch vụ của người bán và giáo dục người mua về khả năng của người bán trong việc đáp ứng nhu cầu của họ

1.5 Thư tín

- Thư tín là thông tin nào được ghi nhận dưới một hình thức vật chất nhất định

và được chuyển từ một người (người gửi) sang một người khác (người nhận), theo ý chí của người gửi Chúng truyền đạt những nội dung, thỏa thuận chính thức trong những tình huống kinh doanh cụ thể

- Trong thương mại, thư tín là phương tiện trao đổi thông tin phổ biến và được dùng trong nhiều tình huống đa dạng, từ chúc mừng, thăm hỏi, hẹn gặp cho đến trao đổi ý kiến nhằm thống nhất các điều khoản để đi đến ký kết hợp đồng Thư tín thương mại là sợi dây liên lạc giữa công ty này với công ty khác, giữa các cấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng

2 Ưu nhược điểm

- Ưu điểm:

+ Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp: Giao tiếp bằng văn bản cho phép người gửi và người nhận trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi mà không cần phải gặp trực tiếp Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc đi lại

+ Truyền tải thông điệp 1 cách rõ ràng, chính xác và minh bạch, giảm thiểu sai sót trong giao tiếp

+ Tiếp cận đối tượng khách hàng rộng hơn: Giao tiếp bằng văn bản giúp đưa thông tin và sản phẩm đến được nhiều đối tượng khách hàng hơn, đặc biệt là những người ở xa Bên cạnh đó, việc sử dụng email marketing hoặc truyền thông trực tuyến cũng giúp nâng cao tầm nhìn và phát triển thị trường

+ Mức độ bảo mật cao, an toàn: Các thông điệp được gửi đi và nhận về đều được lưu lại và có thể được sử dụng làm bằng chứng hoặc cơ sở để đưa ra quyết định, làm giảm thiểu sự thất thoát thông tin và đảm bảo tính bảo mật của các thông tin quan trọng trong kinh doanh

+ Người viết có thời gian suy ngẫm và trình bày sao cho có hiệu quả nhất

+ Giao tiếp bằng văn bản cung cấp một phương tiện để lưu trữ thông tin, giúp cho việc theo dõi và giải quyết các vấn đề trong kinh doanh trở nên dễ dàng hơn

+ Giao tiếp bằng văn bản giúp tránh các vấn đề phát âm hoặc ngữ điệu trong giao tiếp trực tiếp, đặc biệt là trong các cuộc gặp gỡ quan trọng, giúp nâng cao

uy tín và chuyên nghiệp của công ty

- Nhược điểm:

+ Chi phí liên quan đến tài liệu (giấy, mực) và lao động được sử dụng để viết và cung cấp các bài viết khá tốn kém

+ Phản hồi thông tin chậm: Giao tiếp bằng văn bản có thể mất thời gian để trả lời, đặc biệt khi các bên cần thảo luận và trao đổi thông tin nhiều lần Việc chờ đợi phản hồi có thể làm giảm hiệu quả và tốc độ trong kinh doanh

+ Giao tiếp bằng văn bản có thể gây ra sự mất liên lạc, do các tin nhắn có thể bị trôi nhanh chóng trong số lượng lớn các email, tin nhắn hoặc các ứng dụng trò chuyện Điều này có thể khiến cho các thông tin quan trọng bị bỏ lỡ và gây ra sự hiểu nhầm trong kinh doanh

+ Khó thể hiện cảm xúc, thiếu sự linh hoạt (không biểu hiện cảm xúc thái độ của người gửi 1 cách trực tiếp và không nắm bắt được thái độ của người đọc)

III Các yếu tố quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản

1 Hình thức văn bản trong các cơ quan tổ chức doanh nghiệp

Phân loại hình thức trình bày

 Văn bản viết tay: là văn bản được viết bằng tay, sử dụng bút và giấy Một

số trường hợp sử dụng văn bản viết tay như biên bản cuộc họp, phiếu xuất nhập kho, Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng văn bản viết tay trong cơ quan doanh nghiệp ngày càng ít, các văn bản sẽ được chuyển sang hình thức khác tiện lợi hơn Tuy nhiên, văn bản viết tay mang lại cảm giác trang trọng nên một số cơ quan, doanh nghiệp đã sử dụng nó để tạo ấn tượng với khách hàng và nhân viên Họ gửi thư cảm ơn hay thư chúc mừng cho đối tác để thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế

Đối với nhân viên, lãnh đạo có thể viết tay một lời khen ngợi, ghi nhận thành tích của nhân viên để thể hiện sự quan tâm và công nhận

 Văn bản điện tử: là thông tin được tạo lập, lưu trữ và trao đổi dưới dạng

dữ liệu điện tử, thể hiện nội dung hoàn chỉnh của văn bản Văn bản điện

tử truyền tải thông tin nhanh chóng, không phụ thuộc vào vị trí địa lý và giúp giảm thiểu chi phí in ấn Cần có hệ thống bảo mật tiên tiến, an toàn

để tránh rủi ro bị lộ thông tin, giả mạo thông tin

 Văn bản in: là loại văn bản được thể hiện dưới dạng chữ, số, ký hiệu, hình ảnh trên giấy Tuy văn bản điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến nhưng văn bản in vẫn đóng vai trò quan trọng trong những trường hợp nhất định như hợp đồng, giấy chứng nhận, báo cáo tài chính,

2 Nội dung

 Nội dung văn bản phải phản ánh đúng sự thật khách quan, không được sai lệch hay xuyên tạc thông tin Các quy định, hướng dẫn trong văn bản này phải thống nhất với văn bản khác

 Các số liệu, thông tin cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào văn bản

 Nội dung văn bản cần được trình bày theo một trật tự logic, có sự liên kết giữa các phần, tránh sự lan man

 Nội dung văn bản cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, phù hợp với đối tượng tiếp nhận

 Báo cáo: Báo cáo cần trình bày đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến vấn đề được báo cáo

 Công văn: Công văn cần nêu rõ lý do, mục đích, yêu cầu và kết luận của vấn đề cần giải quyết

 Hợp đồng: Hợp đồng cần nêu rõ các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Nội dung văn bản trong cơ quan doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin, hướng dẫn thực hiện công việc và quản lý hoạt động

của doanh nghiệp Do đó, việc xây dựng nội dung văn bản cần đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, rõ ràng, đầy đủ, súc tích và thống nhất

IV Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản

1 Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt nội dung

 Tập trung vào mục tiêu chính

Điều đầu tiên bạn cần biết trong kỹ năng soạn thảo văn bản là biết được mục tiêu của văn bản đó là gì Đó là một báo cáo, là một thư ngỏ gửi đến khách hàng, một email trả lời cấp trên hoặc đồng nghiệp, một bức thư trả lời ứng viên tìm việc….Mỗi loại văn bản khác nhau đi kèm với các quy ước và kỳ vọng khác nhau

 Nếu thông điệp phức tạp, hãy phác thảo trước

Sẽ không mất nhiều thời gian để soạn thảo các văn bản đơn giản nhưng nếu bạn viết một điều gì đó phức tạp hơn với nhiều góc độ, câu hỏi hoặc yêu cầu, hãy liệt kê trước khi viết Tạo một phác thảo hoặc ghi chú nhanh về các chủ đề muốn nói là kỹ năng soạn thảo văn bản sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kì tình tiết nào

 Thông tin vừa đủ

Hãy cung cấp cho người đọc các thông tin liên quan, tránh áp đảo họ bằng các chi tiết lạc đề cũng là điều đáng lưu ý trong kỹ năng soạn thảo văn bản Nếu bạn đang cảm thấy mình đang đắm chìm vào các chi tiết phức tạp, hãy xem lại từng thông tin và hỏi xem nó có cần thiết để giúp người đọc hiểu thông điệp của bạn không Nếu không, đừng ngại xoá bỏ các thông tin đó

 Dùng từ và câu đơn giản

Các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ làm cho văn bản của bạn sẽ giống như một bản hùng ca hơn là một văn bản hành chính thông thường Đôi khi bạn phải giải thích một chút về các từ ngữ này Do đó, một trong những kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại hiệu

quả là dùng từ đơn giản và dễ hiểu Văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn Bên cạnh đó là giữ cho các câu ngắn gọn có thể Các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễ đọc hơn Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản

 Đọc thành tiếng

Nói về sự mạch lạc, hãy đọc to văn bản của bạn để giúp xem nó có trôi chảy không Nếu nghe có vẻ chối tai và cụt, hãy thêm một vài câu dài hơn để phá vỡ nhịp điệu ổn định và đơn điệu đó

2 Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt trình bày

 Chọn kiểu chữ phù hợp với bối cảnh

Theo các giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản chia sẻ thì phông chữ Serif dễ đọc hơn trong các tài liệu in giấy trong khi phông chữ Sans-serif sẽ dễ đọc hơn trên màn hình kỹ thuật số

Một số ví dụ về phông chữ Serif bao gồm Garhua, Georgia Hoefler Text và Palatino, trong khi các ví dụ về phông chữ Sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans Dù là phông chữ nào, hãy sử dụng chúng xuyên suốt văn bản của bạn Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác để làm nổi bật các tiêu đề

 Sử dụng cỡ chữ và màu sắc chuẩn

Bạn không thể định dạng một văn bản chuyên nghiệp mà không chú ý đến giao diện Hầu hết các văn bản công việc đều ở cỡ chữ 12pt, được xem là dễ đọc nhất kết hợp với các khoảng cách lề trên, lề dưới: 2-2,5cm, lề trái; 3-3,5cm, lề phải: 1,5-3cm trên giấy A4 Với một báo cáo với nhiều thông tin dày đặc thì cỡ chữ có thể giảm xuống 10pt, nhưng không bao giờ ít hơn thế

Về màu sắc, bạn nên cân nhắc in màu tài liệu bởi phải tốn nhiều chi phí hơn

và nó không giữ được màu sắc gốc nếu được sao chép Đối với các văn bản kỹ thuật số như Word hoặc email, bạn có thể sử dụng màu sắc, in đậm

 Căn trái văn bản