đề tài quy trình quản trị mua hàng trên phầnmềm odoo

Module mua hàngcũng giúp theo dõi hồ sơ của nhà cung cấp và các sản phẩm để bạn cóthể dễ dàng chọn nhà cung cấp để gửi Yêu cầu báo giá cho họ.. Chi tiết của các YCBG đã tạo được hiển thị

ĐẠI HỌC UEH

TIỂU LUẬN

MÔN HỌC: Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp (ERP)

ĐỀ TÀI: Quy trình quản trị mua hàng trên phần

mềm Odoo

Giảng viên hướng dẫn : Bùi Thanh Hiếu

Mã lớp học phần : 23D1INF50901702 (Sáng thứ 7)

Sinh viên thực hiện : Nhóm 6

Mục lục

Lời nói đầu

Những năm gần đây, nhu cầu tìm hiểu và mở rộng tri thức đangtrở nên lớn mạnh trong quá trình hội nhập với các nước Con ngườichúng ta đang dần lấn sang xu hướng tiếp cận công nghệ để mở rộngkhả năng kết nối và quản lý dữ liệu

Hiện nay, chúng ta đã có các công nghệ siêu kết nối như 5G, IoTcũng như các công nghệ hạ tầng, nền tảng xử lý tính toán thông minhnhư điện toán đám mây, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo và các công nghệứng dụng như AR và VR Đặc biệt, lĩnh vực trí tuệ nhân tạo trong nhữngnăm gần đây đang được mọi người quan tâm hết mực và được xem là

xu hướng phát triển mạnh mẽ trong thời gian sắp tới

Trước đây, khi ghi chép dữ liệu, chúng ta sử dụng bút viết và ghichép thủ công vào sổ sách thì bây giờ chúng ta chỉ cần nhập số liệuvào máy tính và máy tính sẽ đảm nhận công việc xử lí số liệu Chẳngnhững có thể tăng độ chính xác của dữ liệu mà quá trình tính toáncũng diễn ra rất nhanh chóng Các ứng dụng tiêu biểu được dùng đểphục vụ cho quá trình quản lý dữ liệu của doanh nghiệp có thể kể đếnnhư: MariaDB, MySQL, Oracle, Bamboo HR, SAP,… Mỗi phần mềm đều

có ưu và nhược điểm riêng của nó, vì vậy các doanh nghiệp cần dựavào mục đích, tiêu chí sử dụng mà lựa chọn phần mềm phù hợp chomình

Trước đây, đối với các doanh nghiệp đang ngày càng mở rộng quy

mô kinh doanh, việc giám sát quản lý rất khó khăn và gặp nhiều trởngại do không có công cụ tiện ích hỗ trợ Nhưng hiện nay, các phầnmềm quản lý ra đời rất nhiều, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu phầnnào chi phí, thời gian và quan trọng nhất là tối ưu hóa quy trình giámsát Sự giám sát chặt chẽ và thành công của một doanh nghiệp cần rất

Too long to read on your phone? Save to

read later on your computer

Save to a Studylist

CHƯƠNG 1: TẠO YÊU CẦU BÁO GIÁ1.1 Tạo một yêu cầu báo giá:

Trước khi mua hàng, công ty gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cungcấp Những yêu cầu báo giá này phải chính xác và phải bao gồm tất cảcác thông tin có liên quan Odoo cho phép bạn tạo và gửi RFQ (Requestfor Quotation) – yêu cầu báo giá – một cách dễ dàng Module mua hàngcũng giúp theo dõi hồ sơ của nhà cung cấp và các sản phẩm để bạn cóthể dễ dàng chọn nhà cung cấp để gửi Yêu cầu báo giá cho họ Bạn cóthể xem chi

tiết các sản phẩm mà doanh nghiệp đang sở hữu trước khi gửi yêu cầubáo giá cho nhà cung cấp, điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cũng nhưthời gian cho doanh nghiệp Vì Odoo ERP cho phép tích hợp các modulenên quy trình làm việc của doanh nghiệp không bị gián đoạn Modulemua hàng được tích hợp với Module kế toán, hàng tồn kho và bán hàng

để đảm bảo doanh nghiệp có hiệu suất tốt hơn

Và sau đây là cách mà Yêu cầu báo giá RFQ được tạo và gửi đến cácnhà cung cấp trong Module mua hàng

Bằng cách mở Module mua hàng, từ bảng điều khiển, bạn có thểxem các Yêu cầu báo giá được liệt kê Tất cả các YCBG được phân loạithành Gửi, Chờ và Trễ với tổng số của chúng Bạn có thể xem riêng biệt

số lượng YCBG do chính bạn tạo ra

Giá trị đặt hàng trung bình, Thời gian mua hàng để đảm

bảo an toàn, Số tiền chi tiêu cho việc mua hàng trong 7

ngày vừa qua, và YCBG được gửi trong 7 ngày qua cũng

được đề cập trong bảng điều khiển

2

Chi tiết của các YCBG đã tạo được hiển thị với các thông tin như:

Mã phiếu Tên nhà cung cấp, , Công ty, Tên đại diện mua

hàng, Hạn chốt đặt hàng Các hoạt động Tài liệu gốc , , ,

Tổng số tiền và Trạng thái của yêu cầu.

Bằng cách sử dụng các bộ lọc như Mua hàng của tôi, Đượcgắn dấu sao, Yêu cầu báo giá, Đơn đặt hàng, Yêu cầu, Chờ

duyệt, Ngày đặt hàng, Yêu cầu báo giá nháp, Yêu cầu báo

Các YCBG cũng có thể được nhóm theo Nhà cung cấp, Đại diệnmua hàng của công ty và Ngày đặt hàng

Bảng điều khiển có thể được xem trong Danh sách, Kanban,Pivot, Đồ thị hoặc trong Chế độ xem lịch tuỳ theo nhu cầu

4

Về bản chất, YCBG chính là 1 đơn hàng mua ở trạng thái chưa xácnhận Để tạo được 1 YCBG hoàn toàn mới, bạn chỉ cần bấm nútTẠO ngay phía trên bên trái ngoài cùng.

Bằng cách chọn YCBG từ Danh sách, bạn có thể biết thêm chi tiết

về chúng:

- Tên nhà cung cấp

- Mã của nhà cung cấp: có thể là mã của đơn đặt hàng đượcgửi bởi nhà cung cấp (người bán), nó được sử dụng để so khớpkhi bạn nhận sản phẩm vì mã này thường được ghi trên đơn

- Ngày dự kiến đến: cho biết ngày giao hàng được cung cấpbởi nhà cung cấp

Các chi tiết liên quan đến Sản phẩm bao gồm:

- Tên sản phẩm,

- Mô tả sản phẩm,

- Số lượng yêu cầu: bạn có thể chỉnh sửa số lượng nếu muốn

và Thành tiền sẽ được thay đổi tự động

- Đơn vị đo lường

- Các điều khoản và điều kiện có thể được chuyển đến nhà cungcấp bằng cách chèn chúng vào trường Điều khoản và Điềukiện.

Ngoài tất cả các chi tiết này, bạn có thể thêm thông tin bổ sungtại tab Thông tin khác Bạn có thể nhập:

- Tên của người mua

sử dụng trong các giao dịch quốc tế

- Incoterm Location: địa chỉ của điều khoản thương mại Quốc

tế được sử dụng ở trên

- Vị thế tài chính

Để gửi YCBG, bạn có thể nhấn nút Gửi qua email để gửi YCBGnày tới nhà cung cấp tương ứng qua thư và In YCBG để sử dụngtrong tương lai.

Khi bạn nhấp vào tùy chọn Gửi qua email, Odoo sẽ tạo một mẫuemail tự động như hình bên dưới nơi bạn có thể thêm tên củangười nhận vào trường Người nhận Bạn có thể thêm các tệp đínhkèm bổ sung vào thư bằng nút Tệp đính kèm

8

Khi bạn muốn in YCBG, hãy sử dụng tuỳ chọn In YCBG Sau khi gửibáo giá và nhà cung cấp xác nhận yêu cầu, trạng thái của yêucầu có thể được thay đổi thành xác nhận đơn đặt hàng bằng cáchnhấp vào tùy chọn Xác nhận đặt hàng Yêu cầu có thể bị huỷbất cứ lúc nào bằng cách chọn tùy chọn Huỷ Bạn có thể xemtrạng thái của YCBG bằng cách nhìn vào thanh trạng thái nằm ởbên phải của cấu hình

Và đó là cách tạo một YCBG cơ bản nhất

1.2 Kích hoạt đơn mua hàng dựa trên đơn bán hàng:

Trong phần này, công ty đóng vai trò là một bên trung gian có vai tròtìm kiếm và cung cấp sản phẩm đúng với nhu cầu của khách hàng Nói

dễ hiểu, khi một khách hàng phát sinh nhu cầu nhưng công ty lạikhông có sẵn sản phẩm đó để cung cấp thì bắt buộc công ty phải mua

từ một nhà cung cấp khác để bán cho khách hàng của họ Odoo chophép công ty kiểm soát quá trình này một cách chặt chẽ và đơn giản.Bước 1: Lên đơn cho khách hàng

Đầu tiên khi khách hàng phát sinh nhu cầu, ta sẽ gửi một báo giácho họ Công ty đã chuẩn bị một báo giá như sau:

Trong bảng báo giá này đã bao gồm đủ thông tin của khách hàng cùngvới sản phẩm mà họ muốn mua

Ta có thể theo dõi tình trạng giao hàng của đơn hàng bằng cách

chọn “Delivery”.

10

Như có thể thấy trong “Delivery”, tình trạng sản phẩm ở đây làkhông có sẵn trong kho.

Đầu tiên là tạo một yêu cầu báo giá mới trong module

“Purchase”.

Tạo yêu cầu báo giá cho sản phẩm “Giường” cần mua

12

Ở đây công ty mua sản phẩm “Giường” từ nhà cung cấp “Supplier” với số lượng cái đúng với nhu cầu của khách hàng và với giá 1 $75/sản

phẩm

Sau khi đã nhận được hàng từ nhà cung cấp, ghi nhận số lượng

hàng nhận trên hệ thống bằng cách chọn “Receive Products”.

Ghi nhận số lượng nhận được và xác nhận bằng cách chọn

“Validate”.

Và thế là chúng ta đã hoàn thành bước mua hàng

Bước 3: Vận chuyển hàng cho khách hàng

Sau khi hoàn tất quá trình mua hàng, ta sẽ vào lại module

“Sales” và tiếp tục thao tác trên đơn hàng đã tạo trước đó.

Tất cả các báo giá của công ty sẽ được thể hiện ở bảng này Dựa vào

mã đơn mà hệ thống cung cấp lúc tạo báo giá mà chúng ta có thể chọn

14

đúng báo giá để thao tác Ở đây chúng ta sẽ chọn báo giá với mã số

“S00069”.

Kiểm tra tình trạng lưu kho của sản phẩm trong “Delivery”.

Có thể thấy sau khi hoàn tất quá trình mua hàng thì trạng thái của sản

phẩm đã chuyển thành “Available” thay vì “Not Available” và số

lượng hàng “Reserved” (Giữ trước) đã được cập nhật thành “ ” thay vì1

“0” như trước Từ đó công ty có thể tiến hành vận chuyển hàng cho

khách hàng

Ghi nhận số lượng vận chuyển và xác nhận việc vận chuyển bằng

cách chọn “Validate”.

Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu cách kích hoạt tính năng shipping trong Module Mua hàng của Odoo Đầu tiên chúng tavào Module Mua hàng, sau đó trên Menu chọn Cấu hình và chọnnút Thiết lập.

Drop-16

Menu Cài đặt sẽ hiển thị tuỳ chọn kích hoạt tính năng, tại mụcKho vận, chọn tính năng Dropshipping.

Bây giờ, bạn có thể sử dụng các tính năng của Dropshipping chocác đơn đặt hàng của mình Trong khi định cấu hình sản phẩm đểbán, bạn có thể đặt Tuyến cung ứng của sản phẩm đó dưới dạngDropshipping Để hiểu rõ điều này, chúng ta hãy vào cửa sổ cấuhình sản phẩm của một sản phẩm Như hình bên dưới, tab Khovận của cửa sổ cấu hình sản phẩm bao gồm tùy chọn để xác địnhTuyến cung ứng Tùy chọn này được sử dụng xác định các tuyếnđường của sản phẩm Ở đây, chúng ta đã chọn Dropship làmTuyến cung ứng cho sản phẩm có tên là Tủ có cửa

Nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc tạo lại Tuyến cung ứng, bạn có thểvào Module Kho vận – nơi bạn có thể sử dụng các tuyến đã có để chỉnhsửa hoặc tạo tuyến mới bằng cách sử dụng nút Tạo

Bây giờ chúng ta hãy xem phương thức Dropshipping hoạt động nhưthế nào Đối với điều này, bạn có thể tạo Đơn đặt hàng cho sản phẩm

Tủ có cửa Chúng ta đã chọn Tuyến cung ứng của sản phẩm này làDropshipping Từ Module Bán hàng, bạn có thể tạo đơn đặt hàng mớicho sản phẩm này bằng cách tạo một Báo giá mới về Tủ có cửa.Trong tab Chi tiết đơn hàng, bạn chỉ định sản phẩm Tủ có cửa.Sau khi tạo đơn đặt hàng cho sản phẩm Tủ có cửa, bạn có thể gửibáo giá cho khách hàng tương ứng bằng cách nhấp vào nút Gửiqua email Sau đó, bạn có thể sử dụng nút Xác nhận để xácnhận đơn đặt hàng Sau khi bạn xác nhận đơn đặt hàng, Odoo sẽ

tự động tạo đơn đặt hàng để mua sản phẩm từ nhà cung cấptương ứng Như bạn có thể thấy ở hình bên dưới, một đơn đặthàng mới được tạo có thể được nhìn thấy trên nút thông minh

18

Nút thông minh được đánh dấu trong ảnh sẽ hiển thị chi tiết Dropship để xác thực.

Nhấp vào nút này sẽ dẫn bạn đến một cửa sổ mới, nơi bạn có thểxem mẫu hoá đơn nháp của khách hàng và có thể được xác nhận bằngcách sử dụng nút Xác nhận Nút thông minh trong đơn đặt hàng sẽhiển thị các bản ghi Dropship, Hoá đơn, Xem trước của khách

hàng và Đơn đặt hàng Sau khi hoàn thành tất cả các bước này, sảnphẩm sẽ được mua từ nhà cung cấp và được giao trực tiếp cho kháchhàng

1.4 Thiết lập phê duyệt 2 cấp cho đơn hàng:

Xác thực kép khi mua hàng buộc phải xác thực khi số lượng đã muavượt quá một giới hạn nhất định

Đầu tiên, bạn vào Module Mua hàng, trong menu Cấu hình, chọn

Thiết lập Ở mục Đơn hàng, chọn Đơn đã xác nhận Bạn có thểđặt giới hạn số lượng mua tối thiểu bởi Người quản lý hoặc Quảntrị viên Ở đây chúng ta sẽ đặt mức giá tối thiểu là $5.000 Sau

đó nhấn Lưu

20

Bây giờ tạo đơn đặt hàng bằng tài khoản người dùng với số lượngvượt quá giới hạn do Người quản lý hoặc Người quản trị đặt TrênMenu Đơn hàng, chọn YCBG.

Tại đây chúng ta sẽ chọn bất kỳ một YCBG nào có Thành tiền lớnhơn $5.000

Chọn ra một YCBG có đầy đủ các thông tin cần thiết Sau đó nhấnnút Xác nhận đơn hàng

Sau đó đơn hàng sẽ ở trạng thái chờ duyệt Nếu bạn là người quản

lý mua hàng, bạn sẽ đi đến đơn mua và phê duyệt đơn hàng nếu mọi thứ đã đúng Khi được phê duyệt, đơn mua hàng sẽ tiếp tục theo quy trình bình thường

CHƯƠNG 2: BẢNG GIÁ NHÀ CUNG CẤP

2.1 Làm thế nào để tìm kiếm sản phẩm dựa trên mã hoặc tên

nhà cung cấp khi mua hàng hoặc đặt hàng?

Bảng giá đóng vai trò là một trong những yếu tố quan trọng giúp mộtcông ty vận hành hoạt động bán hàng thành công và có lãi Bảng giácủa nhà cung cấp sẽ xác định một bộ giá cho các nhà cung cấp cụ thể,đối với các sản phẩm cụ thể trong một khoảng thời gian cụ thể Khimua sản phẩm từ nhà cung cấp, bảng giá cụ thể của nhà cung cấpđược áp dụng cho sản phẩm Odoo cho phép bạn có thể dễ dàng tạobảng giá của nhà cung cấp như vậy

Tùy chọn “Bảng giá nhà cung cấp” (Vender pricelists) sẽ có sẵn

trong menu “Cấu hình” (Configuration)

22

Ngay khi nhấp vào tùy chọn này, Odoo sẽ hiển thị ra cửa sổ bảng giá nhà cung cấp, nơi bạn có thể xem thông tin chi tiết về nhà cung cấp, sản phẩm của họ, …

Odoo cho phép bạn thêm các trường tùy chỉnh vào chế độ xem

Để tạo bảng giá mới, hãy chọn “Create”.

Nút “Create” sẽ dẫn bạn đến một của sổ mới để tạo bảng giá Tại đây bạn có thể ghi tất cả các thông tin đến nhà cung cấp và sản phẩm của họ

24

Sau khi điền đầy đủ thông tin các bạn có thể lưu bảng giá bằng cách nhấp vào biểu tượng lưu như hình dưới.

CHƯƠNG 3: MUA NGOẠI LỆ

3.1 Làm thế nào để mua hàng từ nhà cung cấp với chính sách

vận chuyển giao hàng, khi bạn mặc định rằng nhà cung cấp sẽ

từ chối đơn hàng

Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu về cách để mua một sảnphẩm từ nhà cung cấp mới với hình thức vận chuyển giao hàng và làmthế nào để bạn có thể tiếp tục sản phẩm đó từ một nhà cung cấp khácnếu như nhà cung cấp mặc định của bạn từ chối đơn đặt hàng

● Chọn mục “Cấu hình” trong module “Mua hàng” và chọn

“Thiết lập"

● Kích hoạt chính sách vận chuyển giao hàng trong “Thiết lập”.

26

Chọn vào ô vuông “Vận chuyển giao hàng” trong mục “Kho vận” và lưu lại thay đổi sau khi hoàn tất.

Bước 2: Tạo sản phẩm mà bạn muốn mua theo hình thức vận

chuyển giao hàng

● Vào mục “Sản phẩm” và chọn “Mới” để tạo mới sản phẩm

● Điền các thông tin cơ bản về sản phẩm như tên sản phẩm, hình ảnh và các thông tin chung về loại sản phẩm

● Mục “Mua hàng” dùng để điền thông tin về nhà cung cấp mà các bạn muốn mua sản phẩm từ họ.

Trong danh sách nhà cung cấp ở trên có các thông tin như là tên nhàcung cấp, giá bán của sản phẩm, …

28

Có thể điền thông tin của nhiều hơn một nhà cung cấp cho một sản phẩm và khi tiến hành mua hàng, hệ thống sẽ mặc định mua hàng từ

nhà cung cấp đầu tiên có trong danh sách nhà cung cấp, ở đây là “Nhà cung cấp 1” với giá bán $5 cho một sản phẩm

● Chọn “Dropship” trong phần “Kho vận”

● Sau khi hoàn tất điền thông tin Lưu sản phẩm bằng cách chọnnút lưu như bên dưới

● Điền thông tin của nhà cung cấp và sản phẩm vào yêu cầu báo giá.

Ở đây chúng ta sẽ mua sản phẩm “Cheese burger” từ “Nhà cung cấp 1” với số lượng 1 cái và giá là $5

● Xác nhận đơn hàng này

30

● Chúng ta có thể theo dõi quá trình nhận hàng qua mục “Nhận hàng” ở góc phải trên của yêu cầu báo giá

Ở phần này chúng ta đang giả sử rằng nhà cung cấp sẽ từ chối đơn đặthàng và hiển nhiên là chúng ta sẽ không nhận được bất cứ sản phẩmnào từ nhà cung cấp này nên bước tiếp theo sẽ là hủy yêu cầu báo giácho nhà cung cấp ban đầu và tiến hành mua hàng từ một nhà cung cấpkhác

Bước 4: Hủy yêu cầu báo giá ban đầu và mua hàng từ nhà cung

cấp mới

● Hủy yêu cầu báo giá bị từ chối bằng cách nhấn “Hủy”.

● Tạo một yêu cầu báo giá mới cho “Nhà cung cấp 2” đã tạo trước

đó

● Xác nhận đơn hàng và nhận sản phẩm

32

● Xác nhận số lượng đã nhận.

Trong thực tế, các đơn đặt hàng của công ty không phải lúc nàocũng được hoàn thành mà sẽ có những trường hợp đơn hàng bị hủy, kể

cả khi đã nhận một phần đơn hàng Một ví dụ điển hình cho việc này làcông ty bạn hủy đơn đặt hàng vì chất lượng sản phẩm không đạt mứcyêu cầu Vậy thì khi trường hợp đó xảy ra chúng ta sẽ thao tác trênphần mềm Odoo như thế nào? Sau đây là các bước hướng dẫn chi tiết

để hủy một đơn hàng đã xác nhận hoặc đơn hàng đã nhận một phần.Đối với đơn hàng đã xác nhận nhưng chưa nhận được hàng:

● Sau đây là một yêu cầu báo giá đã xác nhận và chờ nhận sản phẩm

Trong báo giá này đã có đủ thông tin của nhà cung cấp và sản phẩm

Số lượng yêu cầu là 100 sản phẩm nhưng vẫn chưa nhận được sảnphẩm nào

● Tiến hành hủy đơn hàng đã xác nhận bằng cách nhấn nút “Hủy”.

34