Đồ án môn học hệ thống thông tin quản lý đề tài quy trình xử lý đơn hàng tại siêu thị vinmart

Rất mong nhậnđược sự nhận xét, ý kiến đóng góp, phê bình từ phía cơ để bài đồ án được hồn thiệnhơn.Cuối cùng, chúc cô lời chúc sức khỏe và luôn thành công trong sự nghiệp của mình.Sinh v

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI SIÊU THỊ VINMART

Tổng quan về đề tài

1.1.1 Các nhiệm vụ cơ bản:

- Tiếp nhận đơn đặt hàng.

- Xử lý đơn đặt hàng.

- Xử lý quy trình giao đơn hàng.

- Xử lý quy trình thanh toán cho các đơn hàng.

- Theo dõi hàng tồn kho.

- Báo cáo, thống kê theo tháng, quý về thông tin các đơn hàng.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và các chức năng của mỗi bộ phận:

Hệ thống xử lý đơn đặt hàng tại một siêu thị bao gồm bốn bộn phận chính, bốn bộ phận này có quan hệ liên kết với nhau trong quy trình xử lý đơn hàng:

- Bộ phận tiếp nhận đơn hàng

- Bộ phận xử lý đơn hàng

- Kho a Bộ phận tiếp nhận đơn hàng:

Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, kiểm tra đơn đợt hàng và tình trạng hàng trong kho, sau đó liên hệ với khách hàng để điều chỉnh (nếu cần) Sau đó, bộ phận tiếp nhận đơn hàng sẽ kiểm tra thông tin về tài khoản của khách hàng trong hồ sơ Customer Data, đối chiếu và yêu cầu khách hàng điều chỉnh thông tin mới nếu có thay đổi Sau đó ghi nhận đơn hàng hợp lệ của khách hàng vào hồ sơ Approved Order. b Bộ phận xử lý đơn hàng:

Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng từ hồ sơ Approved Order, đối chiếu các mục yêu cầu với hồ sơ Inventory (danh mục hàng tồn kho), gửi yêu cầu đến Warehouse (nhà kho), lấy thông tin khách hàng từ hồ sơ Customer Data, chuẩn bị hóa đơn và nhãn kiện hàng để gởi chúng vào hồ sơ Shipping Nếu tại thời điểm kiểm hồ sơ Inventory phát hiện thấy có mặt hàng trong đơn đặt hàng không đáp ứng yêu cầu (hết hàng một phần hoặc hết hoàn toàn) thì báo lại với bộ phận tiếp nhận để thông báo với khách hàng. c Bộ phận chuyển hàng:

Lấy nhãn kiện hàng và hóa đơn từ hồ sơ Shipping, lấy hàng từ Warehouse, đối chiếu hóa đơn, nhãn và hàng, và lưu hóa đơn vào hồ sơ Invoice, sau đó chuyển kiện hàng đã dán nhãn đến khách hàng. d Bộ phận kế toán:

Lấy hóa đơn từ hồ sơ Invoice, gởi hóa đơn đến khách hàng, gởi bản copy của hóa đơn vào hồ sơ Account Receivable Khi khách hàng đến trả tiền, nhân viên nhận tiền trả của khách hàng, lấy hóa đơn từ hồ sơ Account Receivable để đối chiếu Nếu tiền trả hợp lệ, hóa đơn được đánh dấu “đã thanh toán” và lưu vào hồ sơ Account Records, nếu không thì nhân viên sẽ trả hóa đơn về hồ sơ Account Receivable và giải thích cho khách hàng. e Bộ phận kho:

Khi có yêu cầu từ bộ phận xử lý đơn hàng báo là hết hàng thì bộ phận kho sẽ liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng Sau khi nhà cung cấp giao hàng thì bộ phận kho kiểm tra số lượng cũng như chất lượng của sản phẩm, điền vào chi tiết phiếu nhập rồi mới cho nhập kho Sau khi nhập kho thì lưu hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp Cuối cùng là xuất sản phẩm cho bên xử lý đơn hàng, rồi ghi vào chi tiết phiếu xuất.

Mục tiều đề tài

- Xây dựng một phần mềm HTQL việc xử lý đơn đặt hàng của một siêu thị Cụ thể là siêu thị mini VinMart.

- Siêu thị VinMart là một hệ thống bán hàng lớn với hàng ngàn sản phẩm khác nhau.

Và là nơi được nhiều người tiêu dùng tin cậy chọn là điểm đến để mua sắm Đặc biệc là trong tình hình dịch Covid, khi mà hầu hết tất cả mọi người đều chọn việc mua sắm tại nhà khiến cho việc xử lí các đơn đặt hàng trở nên quá tải Do đó, việc tạo ra một hệ thống xử lí đơn hàng là rất cần thiết và giúp cho việc quản lí dễ dàng hơn.

- Hệ thống giúp cho nhân viên dễ thực hiện tiến hành thanh toán các đơn hàng với khách hàng Đồng thời giúp cho việc quản lí siêu thị hiệu quả hơn và kiểm soát được tất cả các hoạt động như: kiểm kê tất cả các mặt hàng tồn kho, trên kệ, các hàng hoá suất ra Từ đó giúp họ đưa ra các báo cáo đầy đủ chi tiết khi cần báo cáo theo quý,theo năm hoặc đột xuất một cách rõ ràng.

Phạm vi đề tài

Đề tài nghiên cứu về siêu thị VinMart chủ yếu ở khu vực TP.HCM Siêu thị VinMart là chuỗi cửa hàng lớn có nhiều chi nhánh Nhưng đề tài tập trung chủ yêu vào siêu thị VinMart quận Thủ Đức Cụ thể là VinMart nằm tại 37 đường 385, Tăng Nhơn Phú A, Quận Thủ Đức, TP.HCM Đề tài tập trung vào nghiên cứu, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý tại siêu thị VinMart.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC

Tổng quan một số nghiên cứu trước

* Hệ thống quản lý đơn đặt hàng của siêu thị Pico:

- Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của mặt hàng vào hệ thống quản lý, các thông tin bao gồm: mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính

- Nguồn hàng được nhập dưới 2 hình thức: Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa siêu thị và nhà cung cấp.

Hợp đồng trao đổi hàng hóa giữa siêu thị với cách doanh nghiệp khác.

Hàng nhập về, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi hàng hóa đều có thẻ kho riêng Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới.

- Hàng ngày, căn cứ vào báo cáo số lượng đơn hàng của siêu thị từ bộ phận tiếp nhận đơn hàng, bộ phận xử lý đơn hàng sẽ thống kê để biết mặt hàng nào đã hết hay còn ít trong kho từ đó đưa ra yêu cầu nhập hàng mới.

- Bộ phận xử lý đơn hàng lấy các mặt hàng từ kho để đóng gói, dán logo hay các nhãn hiệu giúp nhận diện thương hiệu Sau khi tạo đơn hàng xong, việc tiếp theo là chờ bộ phận vận chuyển đến lấy hàng.[ CITATION Ngu15 \l 1066 ]

2.2 Điểm mới trong đề tài nghiên cứu:

- Đối với bộ phận tiếp nhận đơn hàng có điểm mới là chăm sóc khách hàng tối ưu. Ngoài thông tin về sản phẩm thì tất cả những thông tin khách hàng đều được lưu trữ một cách trực quan, khoa học Việc tìm kiếm, quản lý và phân loại khách hàng sẽ trở nên dễ dàng với bộ phận tiếp nhận đơn hàng.

- Nhà quản lý có thể hiểu rõ từng đối tượng khách hàng và phân nhóm khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp họ có chiến lược marketing phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Tổng quan công nghệ sử dụng

- Dùng để vẽ các mô hình trong thiết kế HTQL đơn đặt hàng tại siêu thị VinMart.

- Diagram Designer là chương trình vẽ sơ đồ có tính năng đúng như cái tên, nghĩa là cung cấp cho người dùng các công cụ xây dựng sơ đồ, biểu đồ tiến trình và slideshow cũng như nhiều thứ khác Chương trình này có thể được sử dụng bởi nhiều người dùng bất kể có kinh nghiệm đến mức nào.

- Giao diện của ứng dụng tạo sơ đồ Diagram Designer trông hết sức đơn giản và dễ nhìn Việc thiết kế một mục nào đó có thể được thực hiện bằng cách nhập các bản thiết kế từ phía bên phải màn hình thông qua tính năng “kéo và thả” Người dùng có thể sử dụng các công cụ vẽ tiêu chuẩn để vẽ ra các đường thẳng, mũi tên, đầu nối, đường cong, văn bản, hình chữ nhật và hình elip của phần mềm đồ họa Diagram Designer. Ngoài những điều nói trên, người dùng còn có thể tìm kiếm văn bản, kiểm tra chính tả, vô hiệu hóa tính năng tự động giãn cách dòng, chỉnh sửa các đặc tính của trang, sắp xếp lại vị trí của các trang, chỉnh sửa các lớp cũng như xoay và căn chỉnh các mục Đó mới chỉ là một số việc mà người dùng có thể thực hiện.

- Phần mềm vẽ sơ đồ Diagram Designer vừa dễ sử dụng, vừa ngốn rất ít CPU nên gần như không gây ảnh hưởng đến hiệu suất của máy tính Phần mềm này có tốc độ xử lý cực nhanh và có cả một tập tin trợ giúp Chúng tôi không gặp bất cứ vấn đề nào trong quá trình dùng thử phần mềm này Diagram Designer không bị treo, thoát đột ngột hay hiển thị các dòng thông báo lỗi Nhờ có giao diện dễ nhìn và tính đơn giản nói chung, ngay cả những người dùng có ít kinh nghiệm cũng có thể dễ dàng hiểu được cách thức sử dụng ứng dụng này.[ CITATION Ban21 \l 1066 ]

- Dùng để thiết kế giao diện HTQL đơn đặt hàng của siêu thị VinMart.

- C# (hay C sharp) là một ngôn ngữ lập trình đơn giản, được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư của Microsoft vào năm 2000 C# là ngôn ngữ lập trình hiện đại, hướng đối tượng và được xây dựng trên nền tảng của hai ngôn ngữ mạnh nhất là C++ và Java C# với sự hỗ trợ mạnh mẽ của NET Framework giúp cho việc tạo một ứng dụng Windows Forms hay WPF (Windows Presentation Foundation), phát triển game, ứng dụng Web, ứng dụng Mobile trở nên rất dễ dàng.

C# là ngôn ngữ đơn giản, C# loại bỏ một vài sự phức tạp và rối rắm của những ngôn ngữ như Java và C++, bao gồm việc loại bỏ những macro, những template, đa kế thừa, và lớp cơ sở ảo (virtual base class) Ngôn ngữ C# đơn giản vì nó dựa trên nền tảng C và C++ Nếu chúng ta thân thiện với C và C++ hoặc thậm chí là Java, chúng ta sẽ thấy C# khá giống về diện mạo, cú pháp, biểu thức, toán tử và những chức năng khác được lấy trực tiếp từ ngôn ngữ C và C++, nhưng nó đã được cải tiến để làm cho ngôn ngữ đơn giản hơn.

C# là ngôn ngữ hiện đại Điều gì làm cho một ngôn ngữ hiện đại? Những đặc tính như là xử lý ngoại lệ, thu gom bộ nhớ tự động, những kiểu dữ liệu mở rộng, và bảo mật mã nguồn là những đặc tính được mong đợi trong một ngôn ngữ hiện đại C# chứa tất cả những đặc tính trên -C# là một ngôn ngữ lập trình thuần hướng đối tượng Lập trình hướng đối tượng (OOP) là một phương pháp lập trình có 4 tính chất Đó là tính trừu tượng, tính đóng gói, tính đa hình và tính kế thừa C# hỗ trợ cho chúng ta tất cả những đặc tính trên C# là một ngôn ngữ ít từ khóa C# là ngôn ngữ sử dụng giới hạn những từ khóa Phần lớn các từ khóa được sử dụng để mô tả thông tin Chúng ta có thể nghĩ rằng một ngôn ngữ có nhiều từ khóa thì sẽ mạnh hơn Điều này không phải sự thật, ít nhất là trong trường hợp ngôn ngữ C#, chúng ta có thể tìm thấy rằng ngôn ngữ này có thể được sử dụng để làm bất cứ nhiệm vụ nào

Nhược điểm lớn nhất của C# là chỉ chạy trên nền Windows và có cài.NET Framework. Thao tác đối với phần cứng yếu hơn so với ngôn ngữ khác, hầu hết phải dựa vào Windows.[ CITATION COD20 \l 1066 ]

2.3.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL server management studio 2014):

- Dùng để xuất bảng database diagram trong mô hình cơ sở dữ liệu trong HTQL đơn đặt hàng của siêu thị VinMart.

- SQL viết tắt của Structured Query Language, dịch là Ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc, là một loại ngôn ngữ máy tính phổ biến để tạo, sửa và lấy dữ liệu từ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Ngôn ngữ này phát triển vượt xa so với mục đích ban đầu là để phục vụ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu đối tượng-quan hệ Nó là một tiêu chuẩn ANSI/ISO.

- Giữa những năm 1970, một nhóm các nhà phát triển tại trung tâm nghiên cứu của IBM tại San Jose phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu "Hệ thống R" dựa trên mô hình của Codd Structured English Query Language, viết tắt là "SEQUEL", được thiết kế để quản lý và truy lục dữ liệu được lưu trữ trong Hệ thống R Sau này, tên viết tắt SEQUEL được rút gọn thành SQL để tránh việc tranh chấp nhãn hiệu (từ SEQUEL đã được một công ty máy bay của UK là Hawker-Siddeley đăng ký) Mặc dù SQL bị ảnh hưởng bởi công trình của tiến sĩ Codd nhưng nó không do tiến sĩ Codd thiết kế ra. Ngôn ngữ SEQUEL được thiết kế bởi Donald D Chamberlin và Raymond F Boyce tại IBM, và khái niệm của họ được phổ biến để tăng sự chú ý về SQL.

- Năm 1978, việc thử nghiệm phương pháp được khởi đầu tại một cơ sở thử nghiệm của khách hàng Cuộc thử nghiệm đã chứng minh được sự có ích và tính thực tiễn của hệ thống và đã chứng tỏ sự thành công của IBM Dựa vào kết quả đó, IBM bắt đầu phát triển các sản phẩm thương mại bổ sung thêm SQL dựa trên nguyên mẫu Hệ thống

R bao gồm System/38 (Hệ thống/38) (được công bố năm 1978 và được thương mại hóa tháng 8 năm 1979, SQL/DS (được giới thiệu vào năm 1981) và DB2 (năm 1983) Một trong những lý do khiến cho SQL được sử dụng phổ biến, chính là nó cho phép người dùng thực hiện đa dạng các chứng năng sau:

Cho phép người dùng truy cập dữ liệu trong các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan˗ hệ.

Cho phép người dùng mô tả dữ liệu.˗

Cho phép người dùng xác định dữ liệu trong cơ sở dữ liệu và thao tác dữ liệu đó.˗

Cho phép nhúng trong các ngôn ngữ khác sử dụng mô-đun SQL, thư viện và trình˗ biên dịch trước.

Cho phép người dùng tạo và thả các cơ sở dữ liệu và bảng.˗

Cho phép người dùng tạo chế độ View, thủ tục lưu trữ, chức năng trong cơ sở dữ˗ liệu.

Cho phép người dùng thiết lập quyền trên các bảng, thủ tục và View.˗

- SQL còn được dùng để cập nhật thông tin cho các CSDL đã có Ví dụ như cần phải xoá tất cả các phiếu xuất kho hai năm trước đây chẳng hạn Bạn có thể mở bảng dữ liệu Phiếu xuất kho ra và tìm kiếm rồi xoá từng phiếu một cách thủ công, vừa mất thì giờ vừa có khả năng nhầm lẫn hoặc bỏ sót Khi đó bạn nên dùng SQL với thời gian thực hiện chỉ tính bằng giây và đảm bảo không có sự nhầm lẫn hay bỏ sót nào cả. Trong những trường hợp như vậy kết quả câu lệnh SQL không phải là bảng mới mà chính là bảng đã được bổ sung cập nhật dữ liệu theo yêu cầu.

- SQL luôn luôn thao tác trên các bảng SQL dùng để phân tích, tổng hợp số liệu từ các bảng đã có sẵn, tạo nên các dạng bảng mới, sửa đổi cấu trúc, dữ liệu của các bảng đã có Sau khi thực hiện một hay một chuỗi các lệnh SQL là có thể có đủ số liệu để tạo ra báo cáo theo yêu cầu công việc Vì mục tiêu của các chương trình quản lý CSDL là quản lý dữ liệu được lưu trữ trong các bảng nên SQL được dùng rất thường xuyên trong mọi công việc.[ CITATION Biz20 \l 1066 ]

- Dùng để bổ trợ thiết kế HTQL đơn đặt hàng của siêu thị VinMart.

- Visual Studio là một trong những công cụ hỗ trợ lập trình rất nổi tiếng nhất hiện nay của tập đoàn Microsoft và chưa có một phần mềm nào có thể thay thế được nó Visual Studio là một phần mềm lập trình hệ thống do tập đoàn Microsoft xây dựng Từ khi ra đời đến nay, Visual Studio đã trải qua rất nhiều phiên bản sử dụng khác nhau Điều đó, giúp cho người dùng có thể lựa chọn được phiên bản tương thích với dòng máy của mình cũng như cấu hình sử dụng phù hợp nhất Bên cạnh đó, Visual Studio còn cho

Trang 8 phép người dùng có thể tự chọn lựa giao diện chính cho máy của mình tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.

- Một số tính năng của phần mềm Visual Studio:

+ Biên tập mã giống như bất kỳ một IDE khác, Visual Studio gồm có một trình soạn thảo mã hỗ trợ tô sáng cú pháp và hoàn thiện mả bằng các sử dụng IntelliSense không chỉ cho các hàm, biến và các phương pháp mà còn sử dụng cho các cấu trúc ngôn ngữ như: Truy vấn hoặc vòng điều khiển Bên cạnh đó, các trình biên tập mã Visual Studio cũng hỗ trợ cài đặt dấu trang trong mã để có thể điều hướng một cách nhanh chóng và dễ dàng Hỗ trợ các điều hướng như: Thu hẹp các khối mã lệnh, tìm kiếm gia tăng, v.v… Visual Studio còn có tính năng biên dịch nền tức là khi mã đang được viết thì phần mềm này sẽ biên dịch nó trong nền để nhằm cung cấp thông tin phản hồi về cú pháp cũng như biên dịch lỗi và được đánh dấu bằng các gạch gợn sóng màu đỏ

MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG

Một số yêu cầu cơ bản của hệ thống

Hệ thống phải đảm bảo được một số yêu cầu sau:

- Quản lý được danh mục hàng hóa, khách hàng, kho, nhà cung cấp.

- Quản lý được doanh thu bán hàng.

- Quản lý được đơn hàng Đưa ra được các báo cáo cần thiết:

- In được các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn.

- Báo cáo tổng hợp doanh thu.

- Bảng kê các chứng từ phát sinh theo thời gian

- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán.

- Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống.

Mô hình hóa nghiệp vụ

- Siêu thị VinMart là một siêu thị chuyên cung cấp các loại sản phẩm, hàng hóa để phục vụ nhu cầu thiết yếu có khách hàng.

- Quản lý đơn đặt hàng: Khi siêu thị nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng dưới các hình thức như: Mua hàng trực tiếp, điện thoại, fanpage Bộ tiếp nhận đơn đặt hàng sẽ xem xét các yêu cầu cầu của khách hàng sau đó thêm đơn đặt hàng vào hồ sơ tiếp nhận đơn hàng Tiếp theo, bộ phận xử lý đơn đặt hàng sẽ lấy đơn hàng từ hồ sơ tiếp nhận đơn đặt hàng và xác định số lượng hàng tồn kho có trong kho có đạt đủ yêu cầu hay không Nếu đạt yêu cầu thì chuẩn bị hàng hóa có trong đơn hàng và in hóa đơn rồi đua vào hồ sơ hóa đơn Còn ngược lại không đạt yêu cầu thì bộ phận xử lý đơn hàng sẽ yêu cầu bộ phận kho nhập hàng Khi có yêu cầu nhập hàng từ bộ phận xử lý đơn đặt hàng thì bộ phận kho liên hệ với nhà cung cấp để nhập hàng Sau khi nhà cung

Trang 11 cấp chuyển hàng tới kho thì bộ phận kho kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm, nếu đạt yêu cầu thì cho nhập kho và thanh toán, nếu không đạt yêu cầu thì hoàn sản phẩm lại cho bên nhà cung cấp Bộ phận chuyển hàng lấy đơn hàng và hóa đơn để đem giao cho khách hàng Bộ phận kế toán sẽ lấy hóa đơn từ hồ sơ hóa đơn sau đó gửi hóa đơn đến khách hàng và yêu cầu khách hàng trả tiền Nếu khách hàng thanh toán đầy đủ thì ghi nhận hóa đơn đã thanh toán Ngước lại, yêu cầu khách hàng thanh toán đúng.

- Trường hợp khách hàng mua hàng vào dịp khuyến mãi với số lượng theo đúng chính sách của siêu thị sẽ được hưởng chiết khấu thương mại (giảm giá) Theo chính sách mà siêu thị đã quy định thì giá bán cho khách sẽ là giá sau khi chiết khấu và được phản ánh trên hóa đơn bán hàng.

3.2.2 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng:

- Sổ chi tiết hàng hóa.

- Sổ chi tiết doanh thu.

- Sổ chi tiết hàng tồn kho.

- Phiếu thanh toán cho nhà cung cấp.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI SIÊU THỊ VINMART

Khảo sát hiện trạng và yêu cầu

Siêu thị VinMart là một cửa hàng tiện lợi đã có mặt trên thị trường Việt Nam từ lâu. Với lượng khách hàng ngày càng tăng đặc biệt trong tình hình dịch để phụ vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ siêu thị muốn từng bước tin học hóa các khâu quản lý Đặc biệc là trong quy trình xử lý đơn đặt hàng Bởi vì với công tác thủ công mà cửa hàng đang thực hiện đã có nhiều hạn chế như sau:

- Tra cứu số lượng hàng hóa tồn kho, cung cấp hàng và thông tin của khách hàng mất nhiều thời gian và nhiều khi không chính xác.

- Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng hóa, về thu chi cần nhiều loại giấy tờ nên cồng kềnh và không đạt hiệu quả.

- Cập nhật các thông tin hàng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột suất.

Trước tình hình thị trường Việt Nam có nhiều đối thủ và điều đó dẫn đến sự cạnh tranh cao nên việc xây dựng một HTTT hiệu quả sẽ giúp VinMart có được lợi thế hơn, đặc biệt trong quá trình xử lý đơn hàng nhằm tiết kiệm thời gian và tiền bạc để tập trung đầu tư vào chiến lược Marketing.

Một HTTT hiệu quả sẽ cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau đây:

+ Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trữ thông tin.

+ Cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

+ Thống kê được số lượng hàng hóa nhập khẩu, thu chi và tình hình doanh thu của cửa hàng.

+ Tự động in các hóa đơn cần thiết như: Phiếu yêu cầu nhập hàng, hóa đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi.

+ Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết.

Hình 4.1 Sơ đồ Use Case

Hệ thống cần xây dựng để dùng chung cho bốn bộ phận tương ứng với các chức năng: tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, xử lý quy trình giao đơn hàng và xử lý quy trình thanh toán cho các đơn hàng.

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin của siêu thị VinMart

4.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng:

Hình 4.2 Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý đơn đặt hàng

4.2.2 Mô hình thực thể kết hợp:

Hình 4.3 Mô hình thực thể kết hợp

4.2.3 Mô hình cơ sở dòng dữ liệu

Hình 4.4 Mô hình cơ sở dòng dữ liệu mức 0

Hình 4.5 Mô hình cơ sở dòng dữ liệu mức 1

4.2.4 Mô hình cơ sở dữ liệu:

Bảng 4.1 Thực thể phiếu xuất

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

MaNV MaKH NgayBan GhiChu nvarchar (5) nvarchar (4) nvarchar (4) datetime ntext

Bảng 4.2 Thực thể chi tiết phiếu xuất

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

MaSP SoLuong GiaBan nvarchar (5) nvarchar (4) smallint real

Bảng 4.3 Thực thể phiếu nhập

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

MaNV MaNCC NgayNhap GhiChu nvarchar (5) nvarchar (4) nvarchar (5) datetime nvarchar (100)

Bảng 4.4 Thực thể chi tiết phiếu nhập

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

MaSP SoLuong GiaNhap nvarchar (5) nvarchar (4) smallint real

Bảng 4.5 Thực thể sản phẩm

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

MaLoaiSP TenSP DonViTinh GhiChu nvarchar (4) nvarchar (50) nvarchar (10) nvarchar (100)

Bảng 4.6 Thực thể loại sản phẩm

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

TenSP GhiChu nvarchar (4) nvarchar (30) nvarchar (100)

Bảng 4.7 Thực thể nhân viên

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

HoTen GioiTinh DiaChi NgaySinh DienThoai Email NoiSinh NgayVaoLam MaNQL nvarchar (4) nvarchar (30) bit nvarchar (50) datetime nvarchar (15) ntext nvarchar (20) datetime nvarchar (4)

Bảng 4.8 Thực thể khách hàng

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

TenKH DiaChi nvarchar (4) nvarchar (30) nvarchar (50)

Bảng 4.9 Thực thể nhà cung cấp

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

TenNCC DiaChi DienThoai Email Website nvarchar (5) nvarchar (50) nvarchar (50) nvarchar (15) nvarchar (30) nvarchar (30)

Bảng 4.10 Thực thể đơn hàng

Tên thực thể Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Khóa chính

MaKH MaSP DiaChi GhiChu TienPhaiTra nvarchar (5) nvarchar (4) nvarchar (4) nvarchar (40) nvarchar (100) real

Hình 4.6 Mô hình cơ sở dữ liệu

4.2.5 Lược đồ khối các nghiệp vụ chức năng:

Hình 4.7 Lược đồ khối của nghiệp vụ tiếp nhận đơn đặt hàng

Hình 4.8 Lược đồ khối của nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng

Hình 4.10 Lược đồ khối của nghiệp vụ chuyển phát

Hình 4.9 Lược đồ khối của nghiệp vụ kế toán

Hình 4.11 Lược đồ khối của nghiệp vụ kho

THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI SIÊU THỊ VINMART

Thiết kế giao diện

Hình 5.12 Giao diện đăng nhập của hệ thống

Hình 5.13 Giao diện đăng nhập có chức năng phân quyền

Hình 5.14 Giao diện chính khi muốn thoát

5.1.2 Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận kho

Hình 5.15 Giao diện chi tiết phiếu nhập của bộ phận kho

Hình 5.16 Giao diện chi tiết phiếu xuất của bộ phận kho

Hình 5.17 Giao diện danh mục nhà cung cấp của bộ phận kho

5.1.3 Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận kế toán

Hình 5.18 Giao diện quản lý hóa đơn của bộ phận kế toán

Hình 5.19 Giao diện báo cáo của bộ phận kế toán

Hình 5.20 Giao diện đăng xuất của bộ phận kế toán

5.1.4 Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận quản lý

Hình 5.21 Giao diện quản lý của bộ phận quản lý

Hình 5.23 Giao diện đăng xuất của bộ phận quản lý

Hình 5.22 Giao diện báo cáo của bộ phận quản lý

5.1.5 Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận xử lý đơn hàng

Hình 5.24 Giao diện quản lý đơn hàng của bộ phận xử lý đơn hàng

Hình 5.25 Giao diện quản lý khách hàng của bộ phận xử lý đơn hàng

Hình 5.26 Giao diện quản lý nhà kho của bộ phận xử lý đơn hàng

Hình 5.27 Giao diện đăng xuất của bộ phận xử lý đơn hàng

5.1.6 Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận chuyển phát

Hình 5.28 Giao diện quản lý khách hàng của bộ phận chuyển phát

Hình 5.29 Giao diện quản lý đơn hàng của bộ phận chuyển phát

Hình 5.30 Giao diện đăng xuất của bộ phận chuyển phát

5.1.7 Giao diện sau khi đăng nhập của bộ phận tiếp nhận đơn hàng

Hình 5.31 Giao diện quản lý khách hàng của bộ phận tiếp nhận đơn hàng

Hình 5.32 Giao diện quản lý đơn hàng của bộ phận tiếp nhận đơn hàng

Hình 5.33 Giao diện đăng xuất của bộ phận chuyển phát

Kế hoạch triển khai thực nghiệm

- Trong siêu thị sẽ có rất nhiều khâu cần xử lý Trong đó khâu xử lý đơn đặt hàng cũng khá là quan trọng vì nếu làm thủ công khâu này sẽ rất khó khăn, tốn thời gian và còn

Trang 34 thậm chí là xảy ra sai sót khá là nhiều nên việc triển khai thực hiện nghiên cứu, xây dựng và phân tích hệ thống xử lý đơn đặt hàng rất là cần thiết.

- Siêu thị sẽ cử nhân viên hoặc mở các phiếu khảo sát online về nhu cầu mua sắm sản phẩm cũng như cách thức mua sắm của khách hàng Để siêu thị đưa ra được những chiến lược phù hợp nhất Ví dụ, trong giai đoạn dịch Covid đang diễn ra khá phức tạp thì nhu cầu của khách hàng là ưu tiên lựa chọn việc mua sắm online Kinh tế trong giai đoạn này gặp nhiều khó khăn nên nhu cầu của khách hàng là sản phẩm phải vừa túi tiền và đảm bảo chất lượng.

- Sau khi khảo sát xong, siêu thị tập hợp lại tất cả các dữ liệu để đưa ra một bảng tổng hợp cuối cùng Dựa vào bảng tổng hợp đó sẽ đưa ra chiến lược Marketing phù hợp

Ví dụ: Khách hàng có hóa đơn từ 500.000 trở lên và có địa chỉ gần siêu thị từ 3-5 km sẽ được hỗ trợ tiền ship cũng như tặng kèm một voucher 50.000 cho lần mua tiếp theo.

- Dựa vào những thông tin khảo sát từ khách hàng từ đó đưa ra những loại sản phẩm mà khách hàng ưu tiên lựa chọn Siêu thị sẽ liên hệ với nhà cung cấp để nhập những sản phẩm đó về lưu trữ trong kho Phòng trường hợp khi nhu cầu của khách hàng về sản phẩm đó tăng cao thì siêu thị có thể ứng biến kịp thời để phục vụ khách hàng hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Ví dụ: Trong tình hình dịch thì khẩu trang là hàng hóa thiết yếu nên siêu thị ưu tiên nhập với số lượng sản phẩm lớn

Sau khi thực nghiệm, siêu thị sẽ đưa ra kế hoạch triển khai phù hợp với từng thời điểm khác nhau nên hệ thống thông tin quản lý bán hàng cần phải xây dựng, phân tích, thiết kế hợp lí và có thể thay đổi linh hoạt thích nghi với từng hoàn cảnh khác nhau.

Ví dụ: Khi chưa có dịch thì khách hàng thường sẽ mua hàng trực tiếp nên việc quá tải đơn hàng ít khi sảy ra Nhưng trong trường hợp tình hình dịch căng thẳng nên khách hàng chọn sẽ mua sắm online, nên việc quá tải đơn hàng thường xuyên sảy ra vì vậy cần xây dựng hệ thống xử lý đơn đặt hàng hợp lí và chặt chẽ hơn, trách trường hợp hệ thống bị lỗi.

KẾT QUẢ

Những kết quả đặt được của đồ án

Nhưng kết quả đạt được của đồ án:

- Tổng quan về quản lý đơn hàng tại siêu thị VinMart

- Cơ sở lý thuyết và các nghiên cứu trước

- Một số yêu cầu cơ bản của hệ thống

- Phân tích hệ thống quản lý đơn đặt hàng tại siêu thị VinMart

- Thiết kế hệ thống quản lý đơn đặt hàng tại siêu thị VinMart

Những khó khăn và điểm yếu của đồ án

- Khó khăn trong việc chọn lọc thông tin cũng như tài liệu liên quan đến đề tài

- Trong quá trình thực hiện đồ án online nên quá trình trao đổi có chút khó khăn

- Lần đầu thực hiện đồ án nên chưa có nhiều kinh nghiệm Điểm yếu của đồ án:

- Chưa có nhiều sự liên hệ thực tiễn nên hạn chế về góc nhìn

- Chưa tiếp xúc nhiều các hệ thống thực tế được áp dụng tại các siêu thị nên không tránh được những ý kiến chủ quan khi thực hiện đồ án

Hướng nghiên cứu tiếp

+ Nghiên cứu tiếp về các nghiệp vụ xử lý khác cần thiết trong HTQL bán hàng tại siêu thị VinMart như:

- Quản lý xuất nhập hàng hóa

- Quản lý bán hàng onlline

+ Nghiên cứu khắc phục tình trạng quá tải đơn đặt hàng vào những thời điểm đặc biệt để tránh cho hệ thống bị lỗi.