CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông là một tập hợp các thành phần nhằm thu thập, xử lý, lưu giữ và phân phối thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định và điều khiển tổ chức.
Là công cụ tích hợp, trực tuyến, tương tác và tham gia sâu vào thường nhật của doanh nghiệp
Hình 2-1: Khung tóm tắt các lĩnh vực tri thức về Hệ thống thông tin
(Nguồn: Bài giảng cơ sở hệ thống thông tin, Trường Đại học Công nghệ, Đại học quốc gia Hà Nội)
Hình 2-2: Mô hình tổng quát
Lê Quỳnh Như (Nguồn: Bài giảng cơ sở hệ thống thông tin, Trường Đại học Công nghệ, Đại học quốc gia Hà Nội)
Hệ thống là một tập hợp các phần tử tương quan lẫn nhau, có sự phân chia ranh giới rõ ràng những làm việc chung với nhau để đạt được các mục tiêu chung bằng cách chấp nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra sản phẩm đầu ra trong một quy trình chuyển đổi có tổ chức.
Khái niệm hệ thống gồm 2 yếu tố:
Phản hồi: đưa ra dữ liệu về kết quả của hệ thống
Kiểm soát: giám sát và đánh giá phản hồi để xác định hệ thống tiếp tục giành được mục tiêu hay không Sau đó thực hiện việc điều chỉnh cần thiết đối với đầu vào và thành phần xử lý để đảm bảo tạo ra đầu ra đúng 2.1.2 Thông tin
Thông tin là sự hiểu biết có được từ số liệu, là dữ liệu đã được xử lý qua quá trình phân tích, tổ chức và tóm tắt lại Nhưng thông tin chỉ có ích khi gặp nhu cầu thật sự và được thu nhận, tổ chức và phân phối theo một phương pháp có hệ thống Mục đích của thông tin là giúp nhà quản lý các ra quyết định.
Theo 3 mức quản lý của thông tin chia làm 3 loại:
Quyết định chiến lược là quyết định xác định mục tiêu và xây dựng chiến lược cho tổ chức.
Quyến định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, biến mục tiêu thành nhiệm vụ và bao gồm cả những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.
Quyết định tác nghiệp là quyết định thực thi nhiệm vụ.
Lê Quỳnh Như 2.1.3 Quản lý
Quản lý là sử dụng con người để hoàn thành công việc Tức là sử dụng các kỹ năng nhân sự, nguồn lực nguyên vật liệu sản xuất và các phương pháp khoa học để thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu Quá trình quản lý bao gồm một giải pháp liên tục cho xung đột các loại có ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu.
Vai trò của Hệ thống thông tin quản lý
- Hỗ trợ các quy trình kinh doanh và các hoạt động kinh doanh
- Hỗ trợ nhân viên và nhà quản lý ra quyết định
- Hỗ trợ các nhà chiến lược tạo lợi thế cạnh tranh
Hệ thông thông tin quản lý thông dụng
Hệ thống thông tin quản lý – MIS:
- Cung cấp thông tin theo hình thức báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (Khách hàng và doanh nghiệp).
- Hệ thống thông tin quản lý – MIS phục vụ cho công tác quản lý như hoạch đinh, thực hiện và kiểm soát MIS quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các đối tượng trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp đối phó và phân phối nguồn lực thích hợp Dữ liệu của MIS là dữ liệu có cấu trúc gồm TPS và các nhà quản lý.
Hỗ trợ cho TPS trong xử lý và lưu trữ giao dịch
Sử dụng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng trong tổ chức Đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những nhu cầu về thông tin của tổ chức
Lê Quỳnh Như Tạo lớp vỏ an toàn cho hệ thống và phân quyền cho việc truy cập hệ thống
Cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà quản lý, chủ yếu là các thông tin có cấu trúc
- Cấu trúc của Hệ thống thông tin quản lý
Hình 2-3: Cấu trúc chung của MIS
(Nguồn: MIS_Introduction.pdf, Bùi Mạnh Trường)
Mô hình Microservice
Microservices là các module trong hệ thống được chia thành nhiều services nhỏ Mỗi service sẽ thực hiện các chức năng chuyên biệt, như quản lý đơn hàng hoặc quản lý khách hàng,… và được đặt tại một server riêng, cho phép nâng cấp chỉnh sửa một cách
Lê Quỳnh Như độc lập Các server này có thể giao tiếp thông qua các phương thức và không bị ảnh hưởng bởi nhau.
(Nguồn:Mô hình kiến trúc triển khai, Corp360.vn)
Message queue
Là Queue (hàng đợi), chứa Message (Tin nhắn) như hộp thư và nó cho phép các thành phần/service trong một hệ thống (hoặc nhiều hệ thống), trao đổi thông tin cho nhau Ý nghĩa của queue (hàng đợi) là nó thực hiện việc lấy message theo cơ chế vào trước thì ra trước ( First In First Out )
Hình 2-5: Ví dụ về Message queue
(Nguồn: Messege queue – bộ phận không thể thiếu trong các hệ thống lớn và microservice architecture, Tôi đi code dạo)
Cache
Bộ nhớ cache là một hình thức lưu trữ data thường xuyên truy cập Về cơ bản Cache sẽ lưu trữ các dạng thông tin mà chúng ta thường xuyên truy cập.Mục đích của việc này là tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ truy cập dữ liệu.
Hình 2-6: Ví dụ về Cache
(Nguồn: The Benefits of Distributed Caching using Redis, Life Runs on Code)
Search engine
Lê Quỳnh Như Search engine (công cụ tìm kiếm) là phần mềm được truy cập trên Internet để tìm kiếm cơ sở dữ liệu thông tin theo truy vấn của người dùng Công cụ này cung cấp một danh sách các kết quả phù hợp nhất với những gì người dùng đang cố gắng tìm kiếm.
Hình 2-7: Các công cụ tìm kiếm phổ biến
(Nguồn: Search Engine là gì? Top 6 công cụ tìm kiếm phổ biến nhất, Mona Media)
Postgre DB
Là một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ-đối tượng có mục đích chung, hệ thống cơ sở dữ liệu mã nguồn mở tiên tiến nhất hiện nay.
PostgreSQLVsở hữu một hệ tính năng đa dạng giúp hỗ trợ các nhà phát triển xây dựng app, các nhà quản trị bảo vệ toàn vẹn dữ liệu, và tạo ra một môi trường chịu lỗiVfault-tolerantVgiúp bạn quản lý dữ liệu bất kể tập dữ liệu lớn hay nhỏ Bên cạnh hệ thống nguồn mở và miễn phí, PostgreSQL cũng có khả năng mở rộng tuyệt vời.
Hình 2-8: Ví dụ về PostgreSQL_
(Nguồn: Kiến Trúc Của PostgreSQL, VIBLO)
Oracle Database
Oracle là một hệ thống quản trị Database, người dùng có thể sử dụng Oracle để quản lý ứng dụng và database Đây là giải pháp hàng đầu được rất nhiều đơn vị lựa chọn để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý Oracle cho phép bạn tương tác với Database thông qua một ngôn ngữ SQL.V
Hình 2-9: Ví dụ về Oracle Database
(Nguồn: Giới thiệu Oracle Database bản quyền | Sản phẩm hàng đầu về quản trị cơ sở dữ liệu,PACISOFT)
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) là một ngôn ngữ lập trình phục vụ việc lưu trữ và xử lý thông tin trong cơ sở dữ liệu quan hệ
Cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ thông tin dưới dạng bảng có các hàng và cột đại diện cho những thuộc tính dữ liệu và nhiều mối quan hệ khác nhau giữa các giá trị dữ liệu Bạn có thể sử dụng các câu lệnh SQL để lưu trữ, cập nhật, loại bỏ, tìm kiếm và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu Bạn cũng có thể sử dụng SQL để duy trì và tối ưu hóa hiệu suất cơ sở dữ liệu.
QUÀ TẶNG VIP” LÀ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Ứng dụng “Quà tặng VIP” có đầy đủ đặc điểm của một hệ thống thông tin.15 2 HTTT được tổ chức xây dựng trên nền tảng công nghệ xử lý thông tin hiện đại
3.1.1 HTTT gồm nhiều hệ thống con có phân cấp
Trong ứng dụng “Quà tặng VIP” bao gồm các chức năng khác nhau với các nhiệm vụ khác nhau như:
Theo dõi đơn hàng: chức năng này hỗ trợ khách hàng theo dõi đơn hàng của mình để tránh thất thoát đồng thời giúp cho doanh nghiệp quản lý quá trình nhân viên giao hàng của công ty.
Bảo hành, bảo dưỡng: chức năng này hỗ trợ khách hàng chăm sóc thiết bị của mình đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý được các thiết bị tới thời gian bảo dưỡng.
Hỗ trợ kỹ thuật: chức năng này hỗ trợ khách hàng trong lĩnh vực kỹ thuật đồng thời giúp doanh nghiệp giám sát quá trình hoạt động của trang thiết bị của mình. Đặt lịch vệ sinh thiết bị: chức năng này hỗ trợ khách hàng vệ sinh thiết bị của mình.
Góp ý, khiếu nại: chức năng này hỗ trợ khách hàng có các khiếu nại hoặc bất kì vấn đề ảnh hưởng đến lợi ích của mình,
Lê Quỳnh Như đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách chặt chẽ.
Hình 3-1: Các chức năng của Quà tặng VIP
(Nguồn: App Quà tặng VIP)
3.1.2 HTTT được tổ chức xây dựng trên nền tảng công nghệ xử lý thông tin hiện đại
Hiện nay, ứng dụng “Quà tặng VIP” đã và đang áp dụng nhiều mô hình hiện đại như Microservice giúp kết nối các thiết bị với nhau, chia sẻ dữ liệu, quản lý các hoá đơn bán hàng và phần mềm Message queue hỗ trợ trong việc xử lí dữ liệu.
3.1.3 HTTT phải hướng đến việc hỗ trợ ra quyết định
Nhờ vào các chức năng trên hệ thống, việc theo dõi và hỗ trợ khách giúp cho doanh nghiệp nắm bắt tình trạng kịp thời về thái độ cũng như xu hướng của khách hàng, đồng thời doanh nghiệp cũng giám sát nhân viên của mình để có thể xử lí kịp thời các tình trạng xấu ảnh hưởng đến doanh nghiệp Từ đó có thể đưa ra các định hướng, kế hoạch trong tương lai
3.1.4 HTTT là hệ thống có kết cấu mềm dẻo và có khả năng tiến hoá
Các mô hình và phần mềm có thể được phát triển thêm hoặc loại bỏ bớt theo xu hướng và kế hoạch của doanh nghiệp Và ứng dụng
“Quà tặng VIP” luôn được cập nhật, phát triển cả về chức năng lẫn giao diện để hỗ trợ người dùng tối đa.
Ứng dụng “Quà tặng VIP” phù hợp với khái niệm Hệ thống thông tin quản lý
3.2.1 Khái niệm hệ thống, thông tin, quản lý
Về hệ thống: ứng dụng “Quà tặng VIP” có các chức năng với nhiệm vụ khác nhau nhưng mục đích chung là hỗ trợ khách
Lê Quỳnh Như hàng và hỗ trợ cho doanh nghiệp giám sát nhân viên Các chức năng này hỗ trợ lẫn nhau, ví dụ như hỗ trợ kỹ thuật có thể thông qua thông tin khách hàng cung cấp có thể nhận ra vấn đề nằm ở thiết bị đã bị hỏng ở đâu và nhờ nhân viên kỹ thuật đến bảo hành.
Về thông tin: doanh nghiệp có nhu cần cần thông tin của khách hàng ví dụ như tần suất mua hàng, các thiết bị cần bảo hành và đã tới kì bảo dưỡng, vệ sinh thì các chức năng của “Quà tặng VIP” có thể đáp ứng nhu cầu này Mục đích của doanh nghiệp khi cần các thông tin này là để định hướng và lên kế hoạch cho tương lai.
Về quản lý: “Quà tặng VIP” quản lý thông tin khách hàng thông qua việc người dùng phải đăng ký tài khoản tại ứng dụng, quản lý được chất lượng nhân viên phục vụ thông qua đánh giá trên các hoá đơn điện tử được trả về áp Tại đây, khách hàng có thể phản ánh thái độ nhân viên thu ngân tại mục “Đánh giá dịch vụ”.
Hình 3-2: Chức năng “Đánh giá dịch vụ”
(Nguồn: App Quà tặng VIP)
3.2.2 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý (MIS)
Nhìn một cách tổng thể, “Quà tặng VIP” thu thập thông tin về khách hàng và cung cấp lại cho MWG Là một ứng dụng trên điện thoại, nó khá tiện lợi bởi cách sử dụng tiện lợi, mở app lên chỉ cần đưa mã cho nhân viên quét mã là có thể tích điểm cho hoá đơn,
Lê Quỳnh Như không cần phải nhập số điện thoại thủ công Thậm chí còn có thể theo dõi đơn hàng từ các chuỗi cửa hàng khác của MWG mà không cần phải liên hệ trực tiếp nhân viên Cũng như tiện lợi cho MWG trong việc điều hành, quản lý và hỗ trợ cho MWG nhờ các thông tin đã thu thập để đưa ra các phương án lâu dài cho công ty.
Ứng dụng “Quà tặng VIP” có đầy đủ thành phần của một Hệ thống thông tin quản lý
Về phía MWG: Nhập số liệu cũng như lên đơn cho khách hàng có thể kể máy quét mã vạch mà các nhân viên tại “Bách hoá xanh” sử dụng, máy tính xách tay tại “Điện máy xanh”, hoặc máy tính bàn tại “thegioididong.com”
Hình 3-3: Các thiết bị nhập tại cửa hàng
(Nguồn: App Quà tặng VIP)
Về phía khách hàng: Khách hàng sử dụng chính chiếc điện thoại của mình để vào app “Quà tặng VIP” phục vụ cho việc kiểm tra đơn hàng cũng như sử dụng các chức năng khác theo nhu cầu của mình.
“Quà tặng VIP” sử dụng Message queue đưa những yêu cầu của khách hàng hiện tại vô hàng chờ khi những yêu cầu trước đó chưa được xử lý xong và nó cũng hoạt động tương tự như nhu cầu tích điểm và sử dụng điểm của khách hàng Ngoài ra, việc sử dụng Cache giúp cho việc tái sử dụng các dữ liệu của khách hàng một cách nhanh chóng hơn và tiện lợi hơn cho phần mềm hệ thống.
3.3.3 Hệ thống mạng Áp dụng kiến trúc phổ biến 3-Layers network với các ưu điểm: nếu như một kết nối nào đó trong hệ thống bị sự cố thì cả hệ thống vẫn không bị ảnh hưởng; tính bảo mật luôn là một vấn đề đáng lo ngại nhưng với kiến trúc này, nó giới hạn truy cập nên hạn chế khả năng xuất hiện của những thiết bị truy cập trái phép; có tăng kết nối nếu như có như cầu, việc này tiện lợi cho nhu cầu muốn mở rộng của doanh nghiệp.
Sử dụng 2 hệ thống quản trị dữ liệu PostgreSQL và Oracle DB giúp cho “Quà tặng VIP” nói riêng và MWG nói chung có thể lưu trữ dữ liệu và quản lý thông tin của khách hàng một cách tốt hơn Sự kết hợp này bao gồm tính bảo mật của cả 2 hệ thống, quản lý nguồn dữ liệu khổng lồ của Oracle DB và tốc độ xử lý ổn định của PostgreSQL, nhờ vào đó dữ liệu của doanh nghiệp luôn trong tình trạng ổn định.
Đưa ra kết luận
“Quà tặng VIP” có đầy đủ đặc điểm của một hệ thống thông tin, phù hợp khái niệm cũng như có đầy đủ thành phần của Hệ thống thông tin quản lý Thông qua các nội dung phân tích ở trên có thể dễ dàng kết luận “Quà tặng VIP” là một Hệ thống thông tin quản lý cũng là một loại Hệ thống thông tin.
Hệ thống của “Quà tặng VIP” cung cấp các chức năng hướng về phía người dùng nhằm mang đến cho người dùng sự trãi nghiệm tốt nhất, nó cũng thu thập và lữu trữ dữ liệu được phân loại và chọn lọc về cơ sở dữ liệu, từ đó phía MWG khi truy cập vào cơ sở dữ liệu đó sẽ có được thông tin cần thiết để có thể phân tích và hoạch định các chiến lược tiếp theo cho công ty.
Quy trình nghiệp vụ
Khách hàng mỗi khi có nhu cầu mua sản phẩm sẽ có 2 sự lựa chọn:
Mua hàng trực tiếp: o Nếu như mặt hàng là thực phẩm và nhu yếu phẩm, khách hàng sẽ được nhân viên thu ngân hỏi có nhu cầu tích điểm hay không, trường hợp tích điểm sẽ được tích vào app “Quà tặng VIP”, nếu như mặt hàng là điện tử tiêu dùng, thuốc và thực phẩm chức năng thì sẽ được nhân viên thu mặc định tích điểm cho khách, điểm vẫn được tích trong app “Quà tặng VIP” Nhân viên thu ngân sẽ in hoá đơn bán hàng cho khách, đồng thời hoá đơn điện tử cũng sẽ được gửi về app “Quà tặng VIP”. o Về hình thức trả tiền, khách hàng có thể trả tiền mặt hoặc chuyển khoản, nếu khách hàng chọn hình thức
Lê Quỳnh Như chuyển khoản thì sẽ nhận thêm một hoá đơn chuyển khoản của ngân hàng.
Mua sắm online: o Khách hàng vẫn sẽ được lựa chọn hình thức trả tiền và theo dõi đơn hàng thông qua app “Quà tặng VIP”. o Khách hàng dù mua loại mặt hàng nào cũng sẽ được tích điểm và nhận hoá đơn điện tử sẽ được gửi về app
Hình 3-4: Quy trình nghiệp vụ
Lê Quỳnh Như 3.5.2 Phân tích chức năng của “Quà tặng VIP”: dùng sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
Hình 3-5: Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
3.5.3 Đặc tả và mô hình hóa các chức năng xử lý: sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ DFD mức 0 và mức 1
Sơ đồ DFD mức 0 – sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3-6: Sơ đồ DFD mức 0 Quà tặng VIP
Hình 3-7: Sơ đồ DFD mức 1 Quà tặng VIP
3.5.4 Đặc tả sơ đồ DFD mức 0 – sơ đồ ngữ cảnh Đối với MWG: quản lý thông tin về khách hàng và chất lượng phục vụ của nhân viên do “Quà tặng VIP” cung cấp. Đối với khách hàng: sử dụng chức năng và đánh giá dịch vụ tuỳ thuộc vào nhu cầu
3.5.5 Đặc tả sơ đồ DFD mức 1
- Khách hàng sau khi mua hàng xong thì các khách hàng có thể tích điểm và đánh giá dịch vụ.
- Sau đó, các thông tin lượng hàng hoá khách hàng mua sẽ được đẩy vào hệ thống và đi tới vùng lưu trữ dữ liệu khác.
- Tại đây, các hệ thống phần mềm khác sẽ tiến hành phân tích dữ liệu để cung cấp cho MWG các thông tin cần để có thể định hướng cho công ty.
Hình 3-8: Mô hình ERD Quà tặng VIP