GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN
Địa điểm
o Phòng hội thảo Khách sạn Mường Thanh Luxury Đà Nẵng với sức chứa từ 300-
600 chỗ ngồi. o Lý do lựa chọn địa điểm là vì:
Không gian kín, đảm bảo an toàn cho sinh viên cũng như các thành phần tham dự khác
Cơ sở vật chất đầy đủ.
Phù hợp với tính trang trọng và tao nhã của sự kiện.
Thuận tiện trong việc quản lý và kiểm soát tiến độ của sự kiện.
Những hoạt động cho sự kiện
Tên sự kiện “PROMISE - SHOOTING STAR” ý nói ở đây, Prom như là một ngôi sao băng vụt sáng trên bầu trời, đến và để lại nhiều lưu luyến cho tâm hồn mỗi người đang là sinh viên năm cuối của trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng Bên cạnh đó, hình ảnh sao băng vụt qua và hoà lẫn vào bầu trời còn mang theo tâm tư, hoài bão của những con người ấy bay cao, bay xa
Với concept “Bầu trời đầy sao”, các sinh viên được ví nhưng những vì sao tinh tú tỏa sáng trên bầu trời khi khoác trên mình những trang phục lộng lẫy và tinh tế. o Dress code: váy dạ hội và vest với 2 tông màu chủ đạo là trắng - đen o Ẩm thực:
Buffet với thực đơn bao gồm các loại bánh ngọt, bánh mặn
Trái cây Đồ uống o Hoạt động trong bữa tiệc:
Khiêu vũ: Sinh viên sẽ bắt cặp một người bất kỳ để làm bạn đồng hành trong xuyên suốt buổi khiêu vũ.
Bầu chọn: Sau khi kết thúc phần khiêu vũ, mọi người sẽ cùng bầu chọn cho cặp đôi mình yêu thích nhất.
Mini game: Truyền giấy và Đuổi hình bắt chữ.
Thưởng thức âm nhạc với những màn trình diễn từ Duli Crew. Ứng xử: BTC sẽ đặt câu hỏi cho những sinh viên trong top cao để sinh viên thực hiện phần thi ứng xử, đây cũng là một phần không thể thiếu để giúp chọn ra được King và Queen cho đêm tiệc
Viết confession: Là hoạt động gần cuối của chương trình và mang nhiều ý nghĩa nhất Tại đây, mọi người có thể thông qua confession của bản thân để tỏ bày, thổ lộ với một người nào đó mà mình mong muốn, hay là gửi những lời tri ân, những lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cô những người đã hỗ trợ cũng như là góp phần dìu dắt mình trong khoảng thời gian ngồi trên ghế nhà trường Bên cạnh đó, với sự góp mặt của cha, mẹ thì các anh/chị sinh viên có thể mang những tâm tư tình cảm của mình đến cho họ thông qua confession
Chọn ra King và Queen: Công bố nam, nữ có lượt bình chọn nhiều nhất trên Facebook, điểm từng phần thi, điểm tổng kết tất cả các phần thi và cuối cùng công bố “King và Queen” chính thức trở thành những gương mặt nam thanh nữ tú đại diện cho Khoa Du Lịch o Hoạt động khác:
Tuyển cộng tác viên, tình nguyện viên
Liên hệ ca sĩ khách mời
Tuyên truyền, quảng bá Đăng bài về sự kiện
PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI
Thời gian và địa điểm tổ chức
o Từ 18h00 - 00h00, ngày 25/05/2024. o Sự kiện sẽ được tổ chức vào sau kỳ thi cuối kỳ và trước thời điểm diễn ra lễ tốt nghiệp của sinh viên
Too long to read on your phone? Save to read later on your computer
4 Địa điểm: o Phòng hội thảo Khách sạn Mường Thanh Luxury Đà Nẵng với sức chứa từ 300-
600 chỗ ngồi. o Lý do lựa chọn địa điểm là vì:
Không gian kín, đảm bảo an toàn cho sinh viên cũng như các thành phần tham dự khác
Cơ sở vật chất đầy đủ.
Phù hợp với tính trang trọng và tao nhã của sự kiện.
Thuận tiện trong việc quản lý và kiểm soát tiến độ của sự kiện
5 Những hoạt động cho sự kiện:
Tên sự kiện “PROMISE - SHOOTING STAR” ý nói ở đây, Prom như là một ngôi sao băng vụt sáng trên bầu trời, đến và để lại nhiều lưu luyến cho tâm hồn mỗi người đang là sinh viên năm cuối của trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng Bên cạnh đó, hình ảnh sao băng vụt qua và hoà lẫn vào bầu trời còn mang theo tâm tư, hoài bão của những con người ấy bay cao, bay xa
Với concept “Bầu trời đầy sao”, các sinh viên được ví nhưng những vì sao tinh tú tỏa sáng trên bầu trời khi khoác trên mình những trang phục lộng lẫy và tinh tế. o Dress code: váy dạ hội và vest với 2 tông màu chủ đạo là trắng - đen o Ẩm thực:
Buffet với thực đơn bao gồm các loại bánh ngọt, bánh mặn
Trái cây Đồ uống o Hoạt động trong bữa tiệc:
Khiêu vũ: Sinh viên sẽ bắt cặp một người bất kỳ để làm bạn đồng hành trong xuyên suốt buổi khiêu vũ.
Bầu chọn: Sau khi kết thúc phần khiêu vũ, mọi người sẽ cùng bầu chọn cho cặp đôi mình yêu thích nhất.
Mini game: Truyền giấy và Đuổi hình bắt chữ.
Thưởng thức âm nhạc với những màn trình diễn từ Duli Crew. Ứng xử: BTC sẽ đặt câu hỏi cho những sinh viên trong top cao để sinh viên thực hiện phần thi ứng xử, đây cũng là một phần không thể thiếu để giúp chọn ra được King và Queen cho đêm tiệc
Viết confession: Là hoạt động gần cuối của chương trình và mang nhiều ý nghĩa nhất Tại đây, mọi người có thể thông qua confession của bản thân để tỏ bày, thổ lộ với một người nào đó mà mình mong muốn, hay là gửi những lời tri ân, những lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cô những người đã hỗ trợ cũng như là góp phần dìu dắt mình trong khoảng thời gian ngồi trên ghế nhà trường Bên cạnh đó, với sự góp mặt của cha, mẹ thì các anh/chị sinh viên có thể mang những tâm tư tình cảm của mình đến cho họ thông qua confession
Chọn ra King và Queen: Công bố nam, nữ có lượt bình chọn nhiều nhất trên Facebook, điểm từng phần thi, điểm tổng kết tất cả các phần thi và cuối cùng công bố “King và Queen” chính thức trở thành những gương mặt nam thanh nữ tú đại diện cho Khoa Du Lịch o Hoạt động khác:
Tuyển cộng tác viên, tình nguyện viên
Liên hệ ca sĩ khách mời
Tuyên truyền, quảng bá Đăng bài về sự kiện
II PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI
1 Tài chính: o Bảng dự trù sơ lược chi phí sự kiện:
STT Danh mục Thành tiền
Danh sách các nhà tài trợ cho cho sự kiện:
– Tăng nhận thức về thương hiệu: Tài trợ giúp các doanh nghiệp tăng cường nhận thức về thương hiệu và xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt khách hàng tiềm năng. – Tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng: Tài trợ cho một sự kiện hoặc hoạt động đặc biệt giúp các doanh nghiệp tiếp cận được đối tượng khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.
– Gây ảnh hưởng tích cực đến cộng đồng: Tài trợ cũng giúp các doanh nghiệp có cơ hội góp phần vào các hoạt động cộng đồng và tạo ra các ảnh hưởng tích cực đến xã hội.
– Tăng tầm nhìn của doanh nghiệp: Tài trợ giúp các doanh nghiệp tăng tầm nhìn của mình, trở thành một phần của các sự kiện hoặc hoạt động quan trọng, tăng tính đáng tin cậy và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và cộng đồng. o Bảng dự trù sơ lược nguồn thu chương trình:
Nguồn thu Chi tiết Thành tiền
1 Khoa Du lịch hỗ trợ 1.500.000
2 Các nhà tài trợ - Kính mắt Anna
3 Doanh thu bán vé tham gia chương trình
Tối thiểu bán được 300 vé.
2.Nhân sự: Đội ngũ tổ chức sự kiện:
Ban tổ chức: Nhóm 3 không xa hoa (6 thành viên).
Nhân viên được Mường Thanh Hotel bố trí (nhân viên kỹ thuật, nhân viên hướng dẫn, ).
Cộng tác viên hỗ trợ (20-30 người)
+Sinh viên năm 1, năm 2 và năm 3 trong hoặc ngoài trường Đại học Kinh tế, học sinh cấp ba
+Quyền lợi cộng tác viên: Giấy chứng nhận hỗ trợ tổ chức chương trình Promise, điểm ngoại khóa ( dành cho sinh viên ĐHKT).
3 Thời gian và địa điểm tổ chức: o Thời gian: 18 giờ 30 - 24 giờ 00 ngày 25 tháng 05 năm 2024 Đây là khoảng thời gian sau khi sinh viên khoa Du Lịch vừa thi cuối kỳ xong và trước khi lễ tốt nghiệp dành cho sinh viên khoá 46K diễn ra nhằm tạo nên một chương trình tri ân và để lại kỉ niệm đặc biệt cho quãng đường đại học đối với sinh viên năm cuối, bên cạnh đó còn tạo nên một sân chơi cho sinh viên khoa
Du lịch. o Địa điểm: Phòng hội nghị sức chứa 300-600 khách của đơn vị Mường Thanh
Luxury Đà Nẵng Hotel, thuận lợi về vị trí địa lý (gần trường Đại học Kinh Tế ĐHĐN) Thiết bị âm thanh, ánh sáng đều được trang bị sẵn ở phòng hội thảo. Các cơ sở vật chất khác giúp cho chương trình được diễn ra suôn sẻ như: phòng vệ sinh, điều hoà, màn hình led,
Truyền thông
Các bên hoạt động truyền thông chính:
Ban truyền thông chương trình Promise.
Các bên hỗ trợ truyền thông:
Ban truyền thông khoa Du Lịch.
Ban truyền thông đoàn trường ĐHKT-ĐHĐN.
Các CLB, đội, nhóm trực thuộc ĐHKT-ĐHĐN.
Kỹ năng quản trị
Có được tinh thần nhiệt huyết, ham học hỏi đam mê với công việc tổ chức sự kiện
Trang bi đầy đủ kiến thức cũng như kỹ năng quản trị và tổ chức sự kiện.Thành viên ban tổ chức đã tham gia nhiều dự án tương tự và lý thuyết về sự kiện Prom.
Khả năng về setup sân khấu
o Phòng ốc rộng rãi, tiện lợi cho công tác setup sân khấu o Đầy đủ các tiện nghi cần thiết cho quá trình dàn dựng. o Đội ngũ tình nguyện viên nhiệt tình trong các khâu chuẩn bị và tổ chức.
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Để đảm bảo sự kiện thành công, mỗi nhóm phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của từng nhóm đảm nhận, đồng thời tham gia hỗ trợ các nhóm khác để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, chỉnh chu và thành công Ban tổ chức có vai trò quan trọng khi phải đảm bảo kế hoạch sự kiện phải được thiết kế cụ thể và được chuẩn bị kỹ lưỡng, điều phối giám sát các nhóm khác thực hiện nhiệm vụ và giải quyết những tình huống bất ngờ (nếu có).
MỤC TIÊU THEO MÔ HÌNH SMART
Mô hình SMART là 1 cách để xác định và đặt ra mục tiêu cụ thể, đo lường cho những giá trị của Sự kiện Prom cuối năm của Khoa Du lịch: Promise - Shooting Star dành cho các sinh viên năm 4 của Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng.
+ Đảm bảo sự tham gia của 60% - 80% sinh viên năm cuối Khoa Du lịch trên tổng số gần 400 sinh viên.
+ Đảm bảo số vé bán ra ít nhất 300 vé.
+ Tìm ra được 2 gương mặt đại diện “King and Queen” đại diện Khoa Du lịch xây dựng hình ảnh, truyền thông về Khoa tăng 1.000 likes fanpage trong 1 tháng. + Tuyển và xây dựng đội ngũ CTV từ 20 - 30 người (học sinh cấp 3 - sinh viên năm 1, năm 2 và năm 3) có hiểu biết về sự kiện và các mảng liên quan.
BAN TỔ CHỨC (Nhóm ba không xa hoa)
Hà Anh Khôi Nguyễn Minh Hà
BAN HẬU KÌ Đỗ Minh Thư
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện Điều phối và quản lý sự kiện
Quản lý ăn uống Đón tiếp thành phần tham dự
Chuẩn bị đạo cụ Truyền thông nội bộ
Lên kế hoạch truyền thông Quản lý sân khấu
Quản lý âm thanh ánh sáng sáng
+ Đảm bảo sự kiện Prom “Promise - Shooting Star” được diễn ra đúng dự kiến - ngày25/05/2023 ( thời gian sau thi cuối kì và trước khi lễ tốt nghiệp diễn ra).
MA TRẬN SWOT
Phòng hội nghị được thiết kế sang trọng, tiện nghi phù hợp với concept của sự kiện: o Hệ thống phòng hội nghị, hội thảo, sự kiện ở Mường Thanh Luxury Đà Nẵng Hotel là nơi tổ chức các hội nghị, hội thảo thành công và hiệu quả cho các doanh nghiệp Phòng hội thảo với diện tích 570m2 với sức chứa lên tới 300 – 600 chỗ ngồi ( tùy theo cách kê) Hệ thống phòng hội thảo tại tầng 4 đạt tiêu chuẩn 5 sao, là nơi tổ chức hội nghị, hội thảo hiệu quả cho các công ty, tổ chức Mỗi phòng được thiết kế tiện lợi, kết nối internet tốc độ cao, hệ thống nghe nhìn hiện đại và các dịch vụ riêng theo yêu cầu. o Phòng tiệc được được bài trí trang nhã, sang trọng và trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại nhất Vì thế đây là không gian lý tưởng để tổ chức các tiệc cưới, gala hay các sự kiện.
- Giá thuê phòng hội nghị đã bao gồm:
Phòng họp bố trí theo yêu cầu
Sân khấu & bục phát biểu
Hỗ trợ âm thanh, ánh sáng hội nghị + 02 Micro
01 bộ máy chiếu + màn chiếu + bút laser
01 bộ flipchart hoặc bảng trắng
Hoa tươi trang trí bục phát biểu, bàn đại biểu, bàn đón tiếp
Giấy, bút, nước suối để bàn
Bảng hướng dẫn vào phòng họp
Nhân viên hỗ trợ luôn túc trực Điều này đảm bảo sự kiện được diễn ra chỉnh chu nhất, đầy đủ nhất mà không cần tốn quá nhiều thời gian hay chi phí để thuê từng yếu tố tách riêng.
Vị trí thuận tiện cho việc đi lại, hạn chế được rủi ro về giao thông: o Thành phần tham dự sự kiện đa phần là giảng viên, sinh viên Trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng, vì thế việc tổ chức sự kiện tại Mường Thanh Luxury có vị trí gần trường tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, cũng như hạn chế rủi ro về giao thông. o Dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng các bạn tình nguyện viên tham gia hỗ trợ sự kiện.
Thời gian lý tưởng, phù hợp cho sự kiện diễn ra:
- Sự kiện được diễn ra vào thời điểm trước ngày tốt nghiệp và đã sau kiểm tra học kì 2, điều này tạo điều kiện cho các sinh viên năm cuối có thể tham gia đông đủ và tạo nên kỉ niệm đáng nhớ thời sinh viên. Đội ngũ tham gia tổ chức sự kiện trẻ, dồi dào năng lượng, có tư duy sáng tạo, bắt kịp xu thế hiện đại mới. Điểm yếu
Nguồn nhân lực còn hạn chế, chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện cũng như giải quyết rủi ro.
Sự hưởng ứng của cộng đồng: Prom là sự kiện cuối cấp thường được tổ chức ở các trường học phương Tây nhưng nó chưa thực sự phổ biến tại Việt Nam Nên vì thế sự kiện diễn ra có thể sẽ không nhận được sự hưởng ứng lớn từ cộng đồng vì tính mới lạ của nó.
Khi sự kiện Prom diễn ra sẽ mang đến nhiều cơ hội việc làm cho mọi người như các bên trang trí sân khấu, lao công quét dọn, bảo vệ, …
Xây dựng thương hiệu cho Mường Thanh Luxury Hotel: khi sự kiện được diễn ra thì dù ít dù nhiều cũng sẽ quảng bá hình ảnh cho nơi này Nếu sự kiện thành công, được quảng bá rộng rãi sẽ tạo nên sự uy tín, thu hút khách hàng cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu.
Sự kiện Prom có thể giúp các nhà tài trợ về trang phục quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp mình.
Ngành tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng vẫn còn đang trong quá trình phát triển, chưa thực sự có nhiều danh tiếng và uy tín.
Ngân sách hạn chế: do sự kiện này được tổ chức trong một khoa nên mọi khoản chi tiêu có thể bị hạn chế, khả năng tìm được nguồn tài chính từ các nhà tài trợ là thấp, phải tìm cách tối ưu nguồn lực để tổ chức thành công sự kiện này với nguồn tài chính có hạn.
Thời gian và lịch trình: đặt lịch trình phù hợp để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, không xung đột với lịch thi hoặc kế hoạch cá nhân của sinh viên để tất cả sinh viên năm 4 có thể tham gia vào sự kiện quan trọng này.
An toàn và quản lý sự kiện: tìm các giải pháp bảo đảm an toàn tuyệt đối cho mọi người tham gia bằng cách xem xét kỹ lưỡng về quy tắc an toàn và sắp xếp kỹ lưỡng trong quá trình sự kiện diễn ra.
Khả năng hợp tác với Mường Thanh Luxury Hotel để tiến hành mục tiêu của sự kiện: khi tổ chức một sự kiện lớn với những bàn ăn thịnh soạn, đồ uống có cồn. Thay vì đồ ngọt và đồ uống không cồn thì Mường Thanh sẽ không chọn sự kiện Prom diễn ra, mà sẽ chọn sự kiện kia để đem lại nhiều lợi nhuận cho mình hơn.
Sở thích đa dạng: sự kiện thu hút đông đảo sinh viên vì thế phải cân nhắc kỹ lưỡng các hoạt động diễn ra trong sự kiện để có thể đáp ứng được phần lớn sinh viên tham gia, tránh gây xung đột trong quá trình diễn ra sự kiện.
KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG
+ Thu hút đông đảo sinh viên năm 4 khoa Du Lịch biết đến sự kiện Promise lần này. Khẳng định khả năng tổ chức các sự kiện trẻ trung, năng động, thu hút được nhiều sự quan tâm của sinh viên trong và ngoài trường.
+ Thông qua sự kiện để xây dựng hình ảnh khoa Du lịch, từ đó quảng bá và đưa khoa
Du lịch đến gần hơn với các bạn học sinh có ý định sẽ theo học trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng.
* Để có thể đo lường về mức độ đạt hiệu quả của kế hoạch truyền thông, nhóm đưa ra những KPI cụ thể như sau:
+Số lượng vé bán ra đạt tối thiểu 300 vé.
+Số lượng truy cập đường link vé của sự kiện tối thiểu 300 lượt.
+Số lượt truy cập đường link bình chọn cho ứng viên Queen và King tối thiểu 300 lượt
+Số lượt tương tác trên page chính thức của sự kiện đạt 70% trên tổng số lượt theo dõi page
+Số lượt tương tác tại các page group hỗ trợ truyền thông đạt mức ổn định.
+Số lượt truy cập link đăng ký tình nguyện viên tối thiểu 20 lượt Đối tượng truyền thông:
Sinh viên năm 4 khoa Du lịch.
Sinh viên toàn Trường Đại học Kinh Tế - Đại Học Đà Nẵng
Học sinh cấp 3 trên địa bàn Đà Nẵng. Đối tượng truyền thông mà sự kiện hướng tới không chỉ là sinh viên năm 4 của khoa
Du lịch Trường Đại học Kinh Tế - những người tham gia chính của sự kiện, mà còn có thể là bất kì ai có khả năng biết đến sự kiện trên phạm vi địa bàn TP Đà Nẵng
Phương tiện truyền thông: Để truyền thông một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho sự kiện thì nhóm đã lựa chọn phương thức truyền thông chính cho sự kiện bằng hình thức online Mọi bài viết liên quan đến sự kiện không chỉ được đăng tải mỗi page chính thức của sự kiện là Promise - Shooting Star mà còn được hỗ trợ từ các page khác được nhiều sinh viên và học sinh quan tâm Cụ thể hơn thì các bài đăng của sự kiện sẽ được đăng ở các page như sau:
Page chính thức của sự kiện Promise - Shooting Star.
Page Khoa Du lịch, Liên Chi Đoàn Khoa Du Lịch.
Các group, fanpage của sinh viên Kinh tế
Page trường và các câu lạc bộ đội nhóm trực thuộc trường
Thời gian truyền thông: Việc chọn thời gian truyền thông và sắp xếp truyền thông ảnh hưởng đến hiệu quả và doanh thu của sự kiện Truyền thông sao cho người xem cảm thấy hứng thú, thu hút họ tham gia mà không nhàm chán và lặp lại quá nhiều, tạo cảm giác hoài niệm sau sự kiện Vì thế nhóm đã chọn thời gian hợp lý nhất để bắt đầu truyền thông là 1 tuần trước khi khởi động dự án và sau khi kết thúc dự án 2-3 ngày.
+ Đăng tải trailer về sự kiện kèm hashtag.
+ Mở bán vé online trên fanpage, group.
+ Lên các bài báo pr sự kiện.
+ Đăng tải hình ảnh các khách mời sẽ tham dự trong sự kiện ngày hôm đó.
+ Lên bài tuyển tình nguyện viên hỗ trợ sự kiện.
+ Banner, Poster: Đây là hình thức quảng cáo offline, sử dụng các công cụ bằng hình ảnh và để chúng ở những nơi đông người thu hút sự chú ý của mọi người đối với sự kiện Promise sắp diễn ra.
+ Chạy trailer chương trình trên các nền tảng mạng xã hội: page Khoa, tik tok Khoa để hé lộ một vài điểm đặc sắc của sự kiện từ đó thu hút sự quan tâm của mọi người hơn. +Tạo sự gấp gáp bằng cách đếm lùi tới ngày sự kiện diễn ra: việc đếm lùi có thể được thực hiện khoảng 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra, đính kèm thông tin khuyến khích người tham dự tiềm năng thực hiện hành vi mong muốn là tham gia vào quãng thời gian đáng nhớ ấy ( điền form đăng kí tham gia, mua vé… ).
+ Đăng bài và mở cổng bình chọn online bằng hình thức “react + cmt”.
+ Livestream trong xuyên suốt sự kiện.
+ Standee: đặt trước cổng chào, khu vực bao quanh sự kiện.
+ Đăng tải story cập nhật sự kiện
+ Chia sẻ những phần quan trọng trong sự kiện theo dạng video/ hình ảnh kèm hashtag.
+ Tương tác với người xem bằng các câu hỏi và vote: hãy tạo poll vote giúp mọi người dù có mặt tại sự kiện hay không cũng sẽ được tham gia vào một phần của sự kiện góp phần tạo sự lan tỏa cho sự kiện.
+ Sử dụng hashtag không chỉ giúp những người quan tâm, người tham dự dễ dàng hơn trong việc theo dõi những nội dung liên quan tới sự kiện, hashtag còn đóng vai trò như một slogan tạo nên chất riêng cho sự kiện Đặc biệt trong một số trường hợp còn là yếu tố duy nhất mà công chúng còn nhớ khi sự kiện đã trôi qua.
+ Lên bài công bố kết quả chung cuộc
+ Lên bài kết quả chung cuộc lần nữa.
+ Đăng tải các hình ảnh tại sự kiện.
+ Vẫn tiếp tục tương tác với người tham dự một vài ngày sau khi sự kiện đã kết thúc Đây là cơ hội cuối cùng để sự kiện được ghi nhớ lâu hơn, đồng thời tạo cảm giác tiếc nuối và mong chờ đối với những sự kiện được tổ chức theo chu kỳ.
+ Đăng clip về Queen và King.
+ Đăng các clip biểu diễn của các ứng viên tham gia cuộc thi “Queen and King”+ Đăng các clip về các phần chơi minigame trong sự kiện.
+Tổng hợp các bài báo viết về sự kiện, đăng tải những phản hồi từ phía người tham dự.
+Tương tác với khán giả: bằng cách trả lời các câu hỏi, đáp ứng ý kiến phản hồi và tạo một môi trường giao tiếp hai chiều hiệu quả.
+ Lên bài tổng kết sự kiện và lời cảm ơn.
QUẢN TRỊ RỦI RO
Sự cố thiết bị kỹ thuật: Việc dùng quá nhiều thiết bị có công suất lớn có thể dẫn tới tình trạng chập cháy, mất điện đột ngột Chờ bộ phận kỹ thuật khắc phục sẽ làm gián đoạn cảm xúc của khách mời tham gia
Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng kỹ thuật Có kế hoạch dự phòng bằng các thiết bị dự phòng Ví dụ: Chuẩn bị một tủ điện dự phòng cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng nhằm đảm bảo khi xảy ra sự cố về điện chương trình vẫn duy tri được thêm 15 phút đến khi kỹ thuật xử lý Đối với hệ thống màn hình LED bạn cần chuẩn bị 1 máy tính hoặc laptop có cấu hình mạnh để tránh tình trạng treo máy giữa chừng
Vấn đề quản lý thời gian Nếu không tính toán thời lượng mỗi phần, chương trình có thể quá ngắn hoặc quá dài, khiến sự kiện bị loãng hoặc kết thúc quá sớm, không tạo được điểm nhấn
Chạy thử chương trình vài lần trước ngày tổ chức và tìm ra những lỗ hổng để điều chỉnh kịp thời.
An toàn thực phẩm: Khách mời có thể bị ngộ độc nếu thực phẩm không đảm bảo an toàn, hoặc có nguy cơ bị dị ứng nếu ăn phải những thức ăn có chứa thành phần gây dị ứng đối với họ
Vì các loại bánh ngọt có hạn sử dụng khá ngắn nên btc cần đặt hàng trước ngày diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày để đảm bảo về chất lượng bánh Bên cạnh đó, cần đặt bản thành phần nước mỗi loại bánh để người dùng biết được bánh có chứa thành phần gây dị ứng hay không
Rủi ro về thời tiết: Điều kiện thời tiết xấu gây ảnh hưởng trực tiếp sự kiện trong nhà lẫn sự kiện ngoài trời Với sự kiện trong nhà như Prom, thời tiết gây khó khăn cho khách mời trong quá trình di chuyển từ nhà tới địa điểm tổ chức sự kiện, kéo theo đó là trang phục, tóc tai của các khách mời có thể bị ướt Do đây là sự kiện, nên người tham gia đa phần sẽ mặc váy áo có phần cồng kềnh hơn các sự kiện khác, nên người tham gia chủ yếu sẽ di chuyển bằng phương tiện ô tô nên sẽ khó khăn trong việc mang theo ô nếu mưa
Bố trí nguồn lực đứng các điểm đón bên ngoài khách sạn để che dù và hỗ trợ khách đi bên trong
Tác nhân gây rủi ro
Sự cố thiết bị kỹ thuật
Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng kỹ thuật Có kế hoạch dự phòng bằng các thiết bị dự phòng
Vấn đề quản lý thời gian
Chạy thử chương trình vài lần trước ngày tổ chức
An toàn thực phẩm Đặt bánh trước ngày diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày
Bổ sung bảng thành phần để người dùng biết được bánh có chứa thành phần gây dị ứng hay không
KỊCH BẢN SỰ KIỆN
Thời gian: 18h00 ngày 25/05/2024 Địa điểm: Mường Thanh Luxury
Phụ trách chính: Hà Anh Khôi
THỜI GIAN HOẠT ĐỘNG MÔ TẢ
18h00 - 19h00 Check - in Check - in người tham gia Đón khách mời 19h00 - 19h05 Tiết mục mở màn Tiết mục của Duli Crew
19h05 - 19h15 Giới thiệu MC giới thiệu chương trình
Giới thiệu khách mời, nhà tài trợ 19h15 - 19h45 Mini game 1 Truyền giấy
19h45 - 20h15 Khiêu vũ 1 Khiêu vũ theo cặp
20h15 - 20h30 Bầu chọn Người tham gia bầu chọn cho cặp đôi mà mình yêu thích nhất
Top 10 cặp đôi nhiều lượt bầu chọn nhất lần lượt thi ứng xử với những câu hỏi đến từ ban giám khảo
21h15 - 21h20 Văn nghệ Tiết mục của Duli Crew
21h20 - 21h30 Công bố kết quả Chọn ra King & Queen
21h30 - 21h40 Khiêu vũ 2 King & Queen khiêu vũ
21h40 - 22h30 Mini game 2 Đuổi hình bắt chữ
22h30 - 22h55 Confession Người tham gia viết confession và gửi đến người nhận 22h55 - 00h00 Âm nhạc Tiết mục của các cặp đôi top 10 o Kịch bản chi tiết:
Kết thúc Nội dung chi tiết LED Âm thanh Ánh sáng
17h00 18h00 Kiểm tra tất cả file nhạc, clip, hình ảnh trình chiếu
Check - in cho người tham gia
Chạy video của các nhà tài trợ
Nhạc video của nhà tài trợ
Nhẹ nhàng, tông màu tím, vàng, trắng
Thu Hiền/ Phương Nga Đón khách mời Anh Khôi
Hướng dẫn khách mời vào vị trí ngồi Minh Hà
* Kiểm tra Duli Crew cho tiết mục mở màn
* Chuẩn bị tiết mục mở màn
** Nhắc Duli Crew chuẩn bị xuất hiện
Hiệu ứng bầu trời sao
Giảm ánh sáng tối đa
Duli Crew xuất hiện và trình diễn
Hiệu ứng theo concept tiết mục
_ Theo điệu nhạc _ Tập trung hết vào đội hình kết cuối bài
MC xuất hiện và cảm ơn Duli Crew, Duli Crew chào khán giả và lui vào trong
Hiệu ứng bầu trời sao
MC giới thiệu về buổi Prom và nhắc lại thể lệ bình chọn
Hiệu ứng chủ đạo của Prom
Nhẹ nhàng, tông màu tím, vàng, trắng
MC giới thiệu về nhà tài trợ, khách mời
Chạy logo của các nhà tài trợ
Tập trung vào từng nhà tài trợ, khách mời khi được giới thiệu
MC thông báo thể lệ trò chơi
Hình ảnh thể lệ trò chơi
* Chia đội dựa vào số lượng người tham gia có mặt
Người tham gia bắt đầu chơi
Hiệu ứng chủ đạo của Prom
Chiếu sáng các đội chơi Minh Hà/ Thu
* MC nhận kết quả trò chơi
MC thông báo top 3 đội thắng trò chơi và mời đại diện các nhà tài trợ tặng các phần quà từ nhà tài trợ cho 3 đội chiến thắng
Chạy logo của các nhà tài trợ
Nhạc công bố kết quả
Tập trung vào các đội chiến thắng và nhà tài trợ
MC giới thiệu về màn khiêu vũ
Hiệu ứng cho màn khiêu vũ
* Người tham gia khiêu vũ theo cặp
Nhạc khiêu vũ Ánh sáng tối đi, nhẹ nhàng, tông màu tím, vàng trắng chủ đạo
MC cảm ơn người tham gia đã tham gia khiêu vũ, thông báo thời gian bình chọn cho "Cặp đôi yêu thích nhất"
Hiệu ứng cho cuộc bình chọn Ánh sáng nhẹ nhàng
Người tham gia bình chọn Nhạc nhẹ nhàng Ánh sáng nhẹ nhàng, theo màu chủ đạo
MC công bố kết quà top 10
Nhạc công bố kết quả
* Tập trung lại top 10 để chuẩn bị cho phần thi ứng xử
** Xếp số thứ tự thi cho
Anh Khôi/Minh Hà các cặp top 10
MC giới thiệu BGK, giới thiệu lần lượt các cặp top
10 lên nhận câu hỏi từ BGK và thực hiện phần thi
Hiệu ứng cho phần thi ứng xử
Tập trung vào BGK, cặp đôi dự thi
* Tập trung và hướng dẫn các cặp đôi lên thi theo thứ tự
21h00 21h15 ** Kiểm tra Duli Crew cho tiếc mục văn nghệ Thu Hiền
* Nhắc Duli Crew chuẩn bị xuất hiện
Hiệu ứng bầu trời sao
Giảm ánh sáng tối đa
MC giới thiệu tiết mục của Duli Crew
Hiệu ứng theo concept tiết mục
_ Theo điệu nhạc _ Tập trung hết vào đội hình kết cuối bài
MC cảm ơn Duli Crew, Duli Crew lui vào trong
MC thông báo chuẩn bị đến phần công bố King &
Hiệu ứng chủ đạo của Prom
Hiệu ứng chủ đạo của Prom
Nhạc công bố kết quả
MC mời nhà tài trợ lên trao giải
Hình ảnh cặp của King &
Queen và logo nhà tài trợ
* Hướng dẫn lối đi cho nhà tài trợ lên trao giải Phương Nga
King & Queen thể hiện màn khiêu vũ
Video hành trình thi của King &
11 21h40 22h30 MINI GAME 2 - ĐUỔI HÌNH BẮT CHỮ
MC thông báo thể lệ trò chơi
Hình ảnh thể lệ trò chơi
* Chia đội dựa vào số lượng người tham gia có mặt
Người tham gia bắt đầu chơi
Hiệu ứng chủ đạo của Prom
Chiếu sáng các đội chơi Minh Hà/ Thu
* MC nhận kết quả trò chơi
MC thông báo top 3 đội thắng trò chơi và mời đại diện các nhà tài trợ tặng các phần quà từ nhà tài trợ cho 3 đội chiến thắng
Chạy logo của các nhà tài trợ
Nhạc công bố kết quả
Tập trung vào các đội chiến thắng và nhà tài trợ
Người tham gia chọn giấy để viết confession, rồi đưa cho người nhận (nếu người nhận không có ở đó thì người tham gia có thể mang về)
Hiệu ứng bầu trời sao
Nhạc nhẹ nhàng Ánh sáng nhẹ nhàng
22h40 22h55 * Tập trung top 10 để chuẩn bị cho phần tiết mục của mỗi cặp
Top 10 cặp đôi lần lượt lên trình diễn
Hiệu ứng bầu trời sao
BẢNG DỰ TRÙ NGÂN SÁCH CHI TIẾT
Sự kiện: PROMISE - SHOOTING STAR
STT DANH MỤC CHI TIẾT ĐƠN
SỐ LƯỢ NG GHI CHÚ
Phòng hội nghị sức chứa 300-600 khách, bao gồm setup bàn ghế theo yêu cầu, hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình led gói 1
- Vị trí: Treo ở lối vào trước khu A trường ĐHKT
- Vị trí: Đặt ở sảnh đón khách, gần bàn checkin
- Vị trí: Đặt ở sảnh khách sạn - đặt ở trước phòng tổ chức
CHECKIN - Size: 0.2m x 0.3 m, tay cầm 20cm cái 10
5 VÉ THAM GIA - Size: 10cm x 28 cm, 25 vé/cuốn cuốn 28
BTC VÀ DÂY ĐEO - Size thẻ: 5.4cm x 8.6 cm bộ 25
1 BÁNH NGỌT Mùa hè Cakes and Drinks - gói tiệc trà gói 1
