Vậy tại sao, một ngôi trường đại học như trường Kinh tế chúng ta – một ngôi trườnghội tụ các sinh viên “Năng động – Sáng tạo – Đoàn kết”, và đặc biệt là khoa Du lịch, nơi cóchuyên ngành
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
KHOA DU LỊCH _*** _
Học phần: Nhập môn quản trị sự kiện
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN PROM CHO SINH VIÊN KHOA DU LỊCH
PROMISE – SHOOTING STAR
MỤC LỤC
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU 3
I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN 4
1 Mục đích tổ chức sự kiện 4
2 Những người liên quan đến sự kiện 4
3 Thời gian 4
4 Địa điểm 5
5 Những hoạt động cho sự kiện 5
II PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI 6
1 Tài chính 6
2 Thời gian và địa điểm tổ chức 7
3 Nhà tài trợ 8
4 Nhân sự 8
5 Kỹ năng quản trị 9
6 Khả năng về setup sân khấu 9
7 Cơ sở hạ tầng 9
8 Truyền thông 9
9 Đội ngũ cộng tác viên 9
III CẤU TRÚC TỔ CHỨC 11
1 Nhóm tổ chức 11
2 Nhóm hậu cầu 11
3 Nhóm truyền thông 11
4 Nhóm hậu kì 12
IV MỤC TIÊU THEO MÔ HÌNH SMART 12
S - Specific 12
M - Measurable 13
A - Achievable 13
R - Realistic 13
T - Time-bound 13
V MA TRẬN SWOT 14
Điểm mạnh 14
Điểm yếu 16
Trang 3Cơ hội 16
Thách thức 17
VI KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG ……… 16
VII SƠ ĐỒ BỐ TRÍ ……… 18
KẾT LUẬN ……… 19
Trang 4Vậy tại sao, một ngôi trường đại học như trường Kinh tế chúng ta – một ngôi trườnghội tụ các sinh viên “Năng động – Sáng tạo – Đoàn kết”, và đặc biệt là khoa Du lịch, nơi cóchuyên ngành Quản trị sự kiện, không tổ chức một buổi Prom đầy ý nghĩ ấy cho sinh viêncủa mình?
Đây là một dịp để các sinh viên chưa từng được trải nghiệm Prom, được một lầntrong đời tham gia vào buổi tiệc mà học sinh – sinh viên nào cũng từng mơ ước được thamgia một lần trong đời Đồng thời, tạo điều kiện cho các bạn sinh viên trải nghiệm, tổ chứcmột sự kiện lớn cho khoa
Too long to read on your phone? Save to
read later on your computer
Save to a Studylist
Trang 5I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN
Prom là từ được viết tắt của Promenade Sự kiện được tổ chức vào khoảng cuối nămhọc cũng là thời điểm sinh viên và giáo viên có dịp chia tay nhau, vì vậy có thể nói đây như
là một bữa tiệc nhằm để tri ân những học sinh, sinh viên sắp ra trường và còn là một buổi dạhội khiêu vũ trong một không gian sang trọng, hiện đại
Trở thành khoa đầu tiên trong trường tổ chức Prom party cho sinh viên
Khẳng định khả năng tổ chức các sự kiện trẻ trung, năng động, thu hút được nhiều sựquan tâm của sinh viên trong và ngoài trường
Thông qua sự kiện để xây dựng hình ảnh khoa Du lịch, từ đó quảng bá và đưa khoa
Du lịch đến gần hơn với các bạn học sinh có ý định theo học trường Đại học Kinh tế
Đà Nẵng
2 Những người liên quan đến sự kiện
Đơn vị tổ chức: Nhóm 3 không xa hoa
Đơn vị tham gia hỗ trợ tổ chức:
o Tình nguyện viên là sinh viên năm 1, năm 2, năm 3 trong hoặc ngoài trường Đạihọc Kinh tế Đà Nẵng và học sinh cấp ba
o Ban chấp hành Liên chi Đoàn khoa Du lịch
Người tham gia sự kiện: Sinh viên năm 4 khoa Du lịch
Khách mời:
o Giảng viên khoa Du lịch
o Phụ huynh của sinh viên tham gia
Trang 64 Địa điểm
Phòng hội thảo Khách sạn Mường Thanh Luxury Đà Nẵng với sức chứa từ 300-600chỗ ngồi
Lý do lựa chọn địa điểm là vì:
o Không gian kín, đảm bảo an toàn cho sinh viên cũng như các thành phần tham dựkhác
o Cơ sở vật chất đầy đủ
o Phù hợp với tính trang trọng và tao nhã của sự kiện
o Thuận tiện trong việc quản lý và kiểm soát tiến độ của sự kiện
5 Những hoạt động cho sự kiện
Tên sự kiện “PROMISE - SHOOTING STAR” ý nói ở đây, Prom như là một ngôi saobăng vụt sáng trên bầu trời, đến và để lại nhiều lưu luyến cho tâm hồn mỗi người đang làsinh viên năm cuối của trường ĐHKTĐN Bên cạnh đó, hình ảnh sao băng vụt qua và hoàlẫn vào bầu trời còn mang theo tâm tư, hoài bão của những con người ấy bay cao, bay xa Với concept “Bầu trời đầy sao”, các sinh viên được ví nhưng những vì sao tinh tú tỏa sángtrên bầu trời khi khoác trên mình những trang phục lộng lẫy và tinh tế
Dress code: Váy dạ hội và vest với 2 tông màu chủ đạo là trắng - đen
Hoạt động trong bữa tiệc:
o Khiêu vũ: Sinh viên sẽ bắt cặp một người bất kỳ để làm bạn đồng hành trongxuyên suốt buổi khiêu vũ
o Bầu chọn: Sau khi kết thúc phần khiêu vũ, mọi người sẽ cùng bầu chọn cho cặpđôi mình yêu thích nhất
o Mini game: Truyền giấy và Đuổi hình bắt chữ
o Thưởng thức âm nhạc với những màn trình diễn từ Duli Crew
o Ứng xử: BTC sẽ đặt câu hỏi cho những sinh viên trong top cao để sinh viên thựchiện phần thi ứng xử, đây cũng là một phần không thể thiếu để giúp chọn ra đượcKing và Queen cho đêm tiệc
o Viết confession: Là hoạt động gần cuối của chương trình và mang nhiều ý nghĩanhất Tại đây, mọi người có thể thông qua confession của bản thân để tỏ bày, thổ
lộ với một người nào đó mà mình mong muốn, hay là gửi những lời tri ân, nhữnglời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cô những người đã hỗ trợ cũng như làgóp phần dìu dắt mình trong khoảng thời gian ngồi trên ghế nhà trường Bên cạnh
Trang 7đó, với sự góp mặt của cha, mẹ thì các anh/chị sinh viên có thể mang những tâm
tư tình cảm của mình đến cho họ thông qua confession
o Chọn ra King và Queen: Công bố nam, nữ có lượt bình chọn nhiều nhất trênFacebook, điểm từng phần thi, điểm tổng kết tất cả các phần thi và cuối cùng công
bố “King và Queen” chính thức trở thành những gương mặt nam thanh nữ tú đạidiện cho Khoa Du Lịch
Hoạt động khác:
o Tuyển cộng tác viên, tình nguyện viên
o Xin tài trợ
o Liên hệ Duli Crew
o Tuyên truyền, quảng bá
o Đăng bài về phần thi “vote”
II PHÂN TÍCH TÍNH KHẢ THI
28 cuốn (25 vé/cuốn)
15.000Thẻ thành viên
BTC và dây đeo
Nước trái cây
Vương miện King 2 cái 300.000
Trang 8& Queen
Dụng cụ vẽDây kim tuyến
6 Dụng cụ chơi
minigame
GiấyDây thừng mỏngLưu bút
7 Chi phí phát sinh Dự trù khi sự kiện
Trang 9Địa điểm: Phòng hội nghị sức chứa 300-600 khách của đơn vị Mường Thanh Luxury
Đà Nẵng Hotel, thuận lợi về vị trí địa lý (gần trường Đại học Kinh Tế ĐHĐN)
3 Nhà tài trợ
Kêu gọi tài trợ từ các nhà tài trợ tiềm năng đã từng tài trợ cho các hoạt động của khoa
Du Lịch và trường Đại học Kinh tế - ĐHĐN:
Trang 10Nhân viên được Mường Thanh Hotel bố trí (Nhân viên kỹ thuật, nhân viên hướngdẫn, )
Nâng cao khả năng làm việc tập thể
6 Khả năng về setup sân khấu
Phòng ốc rộng rãi, tiện lợi cho công tác setup sân khấu
Đầy đủ các tiện nghi cần thiết cho quá trình dàn dựng
Đội ngũ tình nguyện viên nhiệt tình trong các khâu chuẩn bị và tổ chức
7 Cơ sở hạ tầng
Thiết bị âm thanh, ánh sáng đều được trang bị sẵn ở phòng hội thảo
Bàn ghế đầy đủ phục vụ cho việc soạn tiệc và chỗ ngồi của khách mời
Các cơ sở vật chất khác giúp cho chương trình được diễn ra suôn sẻ như: phòng vệsinh, điều hoà, màn hình led,
8 Truyền thông
Các bên hoạt động truyền thông chính: Ban truyền thông chương trình PromiseCác bên hỗ trợ truyền thông:
o Ban truyền thông khoa Du Lịch
o Ban truyền thông đoàn trường ĐHKT-ĐHĐN
o Các CLB, đội, nhóm trực thuộc ĐHKT-ĐHĐN
Các hoạt động truyền thông trước và sau chương trình:
o Đăng bài truyền thông về chương trình ở fanpage chương trình Promise Shooting Star
-o Mời các bên hỗ trợ truyền thông đăng bài hỗ trợ truyền thông
o Tác nghiệp quay, chụp suốt quá trình diễn ra chương trình
o Đăng bài tổng kết chương trình và lời cảm ơn
Trang 11Quyền lợi cộng tác viên: Giấy chứng nhận hỗ trợ tổ chức chương trình Promise, điểmngoại khóa (dành cho sinh viên ĐHKT).
III CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, việc lựa chọn loại hình cơ cấu tổ chứcsao cho phù hợp là một trong những nhiệm vụ quan trọng khi phác thảo sự kiện Cơ cấu tổchức chức năng là dạng cấu trúc cá nhân (nhóm) được giao nhiệm vụ rõ ràng, tránh sự chồngchéo trách nhiệm, các nhóm ( phòng ban ) sẽ có những nhiệm vụ khác nhau, hỗ trợ nhautrong quá trình sự kiện diễn ra
1 Nhóm tổ chức
Chịu trách nhiệm: Nhóm 3 không xa hoa
Vai trò điều phối và quản lý sự kiện: điều phối các công việc chi tiết được yêu cầu đểđảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và bám sát với kế hoạch đã đề ra.Quản lý vàgiải quyết mọi vấn đề liên quan đến sự kiện
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện lựa chọn địa điểm, concept, lên ý tưởng và thiết kế các:
hoạt động diễn ra trong sự kiện
Tìm kiếm nhà tài trợ cho sự kiện: lựa chọn nhà tài trợ phù hợp với sự kiện, lên kếhoạch kêu gọi tài trợ để có được một sự kiện thành công với khoản ngân sách mongmuốn
o Đón tiếp, chăm sóc thành phần tham dự xây dựng đội ngũ đón tiếp, chăm sóc cụ:
thể từng nhóm thành phần tham gia để mang đến sự hài lòng cho toàn thể sinhviên tham dự
o Chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện, đảm bảo cho
sự kiện diễn ra một cách chỉnh chu và suôn sẻ nhất
Trang 12kênh mạng xã hội; đánh giá và theo dõi chất lượng truyền thông trên các nền tảngonline đến với sinh viên như thế nào.
Phối hợp với các ban chuyên môn khác để lên kế hoạch, đề xuất ý tưởng để tìm raKing and Queen trong sự kiện hôm đó
Thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ đến các thành viên để mỗi cá nhân cóthể hiểu rõ mục đích mà sự kiện lần này hướng đến
Truyền thông các thông tin và giá trị đặc biệt của Prom: sự kiện diễn ra để đánh dấucột mốc kết thúc thời của sinh viên, tạo quãng thời gian đáng nhớ Đồng thời, còn tìmkiếm King and Queen để có thể hỗ trợ cho các cuộc thi về sắc đẹp do DUE tổ chức
và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình vận chuyển, sử dụng,bảo quản các đạo cụ, phục trang, v.v… trong chương trình an toàn, đúng thời gianquy định
Để đảm bảo sự kiện thành công, mỗi nhóm phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của từngnhóm đảm nhận, đồng thời tham gia hỗ trợ các nhóm khác để đảm bảo sự kiện đượcdiễn ra suôn sẻ, chỉnh chu và thành công Ban tổ chức có vai trò quan trọng khi phảiđảm bảo kế hoạch sự kiện phải được thiết kế cụ thể và được chuyển bị kỹ lưỡng, điềuphối giám sát các nhóm khác thực hiện nhiệm vụ và giải quyết những tình huống bấtngờ (nếu có)
Mô hình SMART là 1 cách để xác định và đặt ra mục tiêu cụ thể, đo lường cho nhữnggiá trị của Sự kiện Prom cuối năm của Khoa Du lịch: Promise - Shooting Star dành cho cácsinh viên năm 4 của Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
S - Specific (Tính cụ thể):
o Sự kiện Prom “Promise - Shooting Star” sẽ vừa là 1 buổi tiệc tốt nghiệp, vừa là 1buổi tiệc chia tay nhằm gắn kết các sinh viên Khoa Du lịch và tạo cho các sinhviên năm 4 những kỷ niệm cuối cấp khó quên
o Sự kiện được tổ chức tại khách sạn Mường Thanh Luxury Hotel - Phòng Hội nghịsang trọng với chủ đề “Shooting Star - Bầu trời đầy sao”
Trang 13o Sự kiện Promise định hướng concept như những ngôi sao sáng trên bầu trời, sinhviên nữ có thể mặc váy dạ hội, sinh viên nam có thể mặc vest, dress code mang 2màu sắc trắng, đen.
o Sự kiện Promise là 1 sự kiện trong nhà (Indoor) gồm có đồ ngọt và đồ uống khôngcồn với các hoạt động như khiêu vũ, minigame, confession
o Sự kiện Prom cuối năm này còn mang mục tiêu sẽ tìm ra 2 gương mặt là “Kingand Queen” - người hội tụ đủ những yếu tố về nhan sắc, tài năng và tính cách sẽ lànhững gương mặt “trai xinh, gái đẹp” xây dựng hình ảnh đẹp cho Khoa Du lịch và
có thể hỗ trợ các thế hệ sau trong cuộc thi Miss and Mister DUE
M - Measurable (Tính đo lường được):
o Đo lường được độ thành công của sự kiện Prom “Promise - Shooting Star” thôngqua số lượng người tham gia, số lượng vé được bán ra, số tiền thu lại sau sự kiện
và phản hồi của sinh viên sau sự kiện
o Đảm bảo sự tham gia của 60% - 80% sinh viên năm cuối Khoa Du lịch trên tổng
số gần 400 sinh viên
o Đảm bảo số vé bán ra ít nhất 300 vé, thu về ít nhất 30 triệu đồng từ việc bán vé
o Tìm ra được 2 gương mặt đại diện “King and Queen” đại diện Khoa Du lịch xâydựng hình ảnh, truyền thông về Khoa tăng 1.000 likes fanpage trong 1 tháng
A - Achievable (Khả năng thực hiện được):
o Chúng tôi có điều kiện thuận lợi về nhân lực, thời gian, trang thiết bị và khả năng
tổ chức sự kiện trong ngân sách cho phép của mình
o Với 5 thành viên chính của nhóm thuộc “CORE TEAM” sẽ là Trưởng nhóm cácmảng: Điều phối tổng, Truyền thông, Logistics, HR và Project
o Tuyển và xây dựng đội ngũ CTV từ 20 - 30 người (học sinh cấp 3 - sinh viên năm
1, năm 2 và năm 3) có hiểu biết về sự kiện và các mảng liên quan Quyền lợi làtình nguyện viên có thêm nhiều kinh nghiệm, nhận được giấy chứng nhận và điểmngoại khóa
o Khoa Du lịch có mối quan hệ tốt với khách sạn Mường Thanh Luxury Hotel nên
có được các chương trình giảm giá, hỗ trợ cho đối tác trong việc thuê phòng
o Nguồn cung cấp thức ăn và thức uống uy tín, đảm bảo thực phẩm
o Các máy ảnh, máy quay, phương tiện truyền thông hiện đại, dễ dàng tiếp cận sinhviên và truyền thông
Trang 14o Thành viên của team và CTV đảm bảo sức khỏe và thời gian để có thể theo sáttiến độ kế hoạch và công việc, tham gia trọn vẹn được sự kiện prom.
o Sự kiện Prom cuối năm sẽ thể hiện tình cảm và kỷ niệm đáng nhớ cho sinh viênnăm 4, kết thúc chặng đường học tập của họ một cách đáng nhớ
o Đảm bảo kế hoạch không quá phức tạp, không quá tốn kém, gắn với đời sống và
kỷ niệm sinh viên năm cuối, không trái với thuần phong mỹ tục
o Phòng tiệc được được bài trí trang nhã, sang trọng, và trang bị đầy đủ thiết bị hiệnđại nhất Vì thế đây là không gian lý tưởng để tổ chức các tiệc cưới, gala, hay các
sự kiện
Trang 15o Giá thuê phòng hội nghị đã bao gồm:
Phòng họp bố trí theo yêu cầu
Sân khấu & bục phát biểu
Hỗ trợ âm thanh, ánh sáng hội nghị + 02 Micro
01 bộ máy chiếu + màn chiếu + bút laser
01 bộ flipchart hoặc bảng trắng
Hoa tươi trang trí bục phát biểu, bàn đại biểu, bàn đón tiếp
Giấy, bút, nước suối để bàn
Bảng hướng dẫn vào phòng họp
Nhân viên hỗ trợ luôn túc trực
Điều này đảm bảo sự kiện được diễn ra chỉnh chu nhất , đầy đủ nhất mà không cầntốn quá nhiều thời gian hay tiền bạc để thuê từng yếu tố tách riêng
Vị trí của điểm đến:
o Thành phần tham dự sự kiện đa phần là giảng viên, sinh viên trường đại học kinh
tế đà nẵng nên vì thế việc tổ chức sự kiện tại Mường Thanh Luxury có vị trí gầntrường tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, cũng như hạn chế rủi ro về giaothông
o Dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng các bạn tình nguyện viên tham gia hỗ trợ sựkiện
Thời gian:
o Sự kiện được diễn ra vào thời điểm trước ngày tốt nghiệp và đã sau kì kiểm trahọc kì 2, điều này tạo điều kiện cho các sinh viên năm cuối có thể tham gia đông
đủ và tạo nên kỉ niệm đáng nhớ thời sinh viên
o Đội ngũ tham gia tổ chức sự kiện trẻ, dồi dào năng lượng, có tư duy sáng tạo, bắtkịp xu thế hiện đại mới
Trang 16Điểm yếu
Tính cạnh tranh về địa điểm tổ chức: Để có thể đảm bảo chắc chắn sự kiện được diễn
ra tại hội trường khách sạn Mường Thanh Luxury cần phải đảm bảo khách sạn sẽkhông ưu tiên cho các sự kiện lớn và sử dụng dịch vụ nhiều hơn khác
Nguồn nhân lực còn yếu, chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện cũngnhư giải quyết rủi ro
Ngành công nghiệp sự kiện Đà Nẵng vẫn còn đang trong quá trình phát triển, chưathực sự có nhiều danh tiếng và uy tín
Sự hưởng ứng của cộng đồng: Prom là sự kiện cuối cấp thường được tổ chức ở cáctrường học phương Tây nhưng nó chưa thực sự phổ biến tại Việt Nam Nên vì thế sựkiện diễn ra có thể sẽ không quá nhận được sự hưởng ứng lớn từ cộng đồng vì tínhmới lạ của nó
Cơ hội
Tạo kỷ niệm đặc biệt của thời sinh viên: sự kiện promise lần này cung cấp một cơ hội
vô cùng tuyệt vời để các anh chị có thể nhìn lại quãng thời gian 4 năm đã đồng hànhcùng nhau, tạo nên khoảng thời gian và những kỉ niệm đáng nhớ tại buổi prom.Xây dựng cộng đồng sinh viên: khi sinh viên nhận thấy được rằng tổ chức prom làmột sự kiện vô cùng thú vị, hấp dẫn và có sức lôi cuốn thì ban tổ chức có thể thúc đẩyđược tinh thần đoàn kết và tạo được cộng đồng giữa các sinh viên với nhau
Xây dựng thương hiệu cho Mường Thanh Luxury Hotel: khi sự kiện được diễn ra thì
dù ít dù nhiều cũng sẽ quảng bá hình ảnh cho nơi này Nếu sự kiện thành công, đượcquảng bá rộng rãi sẽ tạo nên sự uy tín, thu hút khách hàng cho doanh nghiệp.Thúc đẩy sự sáng tạo: có thể nói sự kiện prom là một cơ hội để sinh viên thể hiện sựsáng tạo của bản thân trong việc chọn trang phục, phụ kiện, tư duy sáng tạo trong cảphần thi ứng xử ( các anh chị tham gia) Bên cạnh đó bên phía tổ chức cũng phát huyđược tính sáng tạo qua cách trang trí, setup và chuẩn bị được các hoạt động thú vịtrong buổi prom
Kết nối mạng: cung cấp môi trường cho sinh viên xây dựng mối quan hệ và mở cửacho cơ hội mở rộng mạng lưới xã hội của họ ( chẳng hạn như post bài viết, up storyhoặc tạo nên những thước phim trên Facebook)
Xây dựng hình ảnh cho khoa Du Lịch: sự kiếm Prom lần này còn hướng đến mục tiêu
là tìm ra được “ King and Queen “, từ đó sẽ thấy được sự tài năng, vẻ đẹp và cả tinhthần sáng tạo của khoa, hỗ trợ cho các khoá sau trong cuộc thi Miss and Mister DUE
do trường tổ chức