tiểu luận nghiệp vụ tổ chức sự kiện cuộc đua kỳ thú foly 2023

Nghiên cứu những yếu tố đặc biệt cần xem xét khi tổ chứcsự kiện du lịch, bao gồm văn hóa địa phương, môi trường, an ninh và an toàn du lịch.Ngoài ra còn xem xét những xu hướng mới trong

TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLY TECHNECH – TP HCM

Nghiệp vụ tổ chức sự kiện



CUỘC ĐUA KỲ THÚ FOLY 2023

GVHD: Thầy Trần Minh Luyện Lớp: TG18301_2

Thành viên nhóm 2:

1

1

3 Nguyễn Ngọc Nguyên Khang PS2781

5

4 Nguyên Hoàng Nguyên PS2791

9

Tp Hồ Chí Minh – ngày tháng năm 2023

NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG Giảng viên 01

Giảng viên 02

1

LỜI MỞ ĐẦU

Với sự phát triển nhanh chóng của ngành du lịch, sự cạnh tranh ngày càng tăng và yêu cầu của khách hàng ngày càng cao Từ các chuyến tham quan du lịch nhỏ cho đến các sự kiện lớn như hội thảo quốc tế hoặc lễ hội, vai trò của hướng dẫn viên du lịch trong tổ chức sự kiện trở nên vô cùng quan trọng Họ phải có khả năng xây dựng kế hoạch, quản lý chi tiết và tạo ra những trải nghiệm độc đáo để thu hút và làm hài lòng khách hàng

Đi sâu vào những khía cạnh gần cơ bản của nghiệp vụ tổ chức sự kiện trong ngành hướng dẫn viên du lịch Tìm hiểu về quy trình lập kế hoạch, từ việc chọn địa điểm, thiết

kế chương trình, xác định đối tượng khách hàng đến quản lý nguồn lực và giao tiếp hiệu quả với các đối tác liên quan Nghiên cứu những yếu tố đặc biệt cần xem xét khi tổ chức

sự kiện du lịch, bao gồm văn hóa địa phương, môi trường, an ninh và an toàn du lịch Ngoài ra còn xem xét những xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện du lịch, bao gồm sự kết hợp giữa công nghệ và kinh nghiệm thực tế, cũng như trò chơi ngày càng tăng của tiếp thị trực tuyến trong công việc thu hút khách hàng Đề cập đến các thức thức và cơ hội mà ngành du lịch đang đối mặt, và cách hướng dẫn viên du lịch có thể đóng góp vào sự phát triển bền vững của ngành này

Mang lại một cái nhìn tổng quan về ngành công nghiệp tổ chức sự kiện trong ngành hướng dẫn viên du lịch và giúp tăng cường nhận thức về vai trò quan trọng của công việc sáng tạo, chuyên nghiệp và quản lý hiệu quả quả trong công việc thành công của một sự kiện du lịch

Too long to read on your phone? Save to

read later on your computer

Save to a Studylist

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

B NỘI DUNG

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CYBER SHOW – CÔNG TY TỔ CHỨC

SỰ KIỆN & DU LỊCH TEAM BUILDING CHUYỆN NGHIỆP

1.1 Thông tin chung về Cyber Show – Công ty tổ chức sự kiện & du lịch team building chuyên nghiệp

1.2 Những công việc của nhân viên tổ chức sự kiện cho Cyber Show – Công ty tổ chức sự kiện & du lịch team building chuyên nghiệp

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC SỰ KIỆN CUỘC ĐUA KỲ THÚ 2023 2.1 Dự toán ngân sách cho sự kiện

2.1.1 Thực hiện lập dự toán ngân sách cho sự kiện

2.1.2 Lập bảng kế hoạch huy động ngân sách cho sự kiện

2.2 Lập bảng kế hoạch tổ chức sự kiện và thực hiện tổ chức sự kiện

3

C KẾT LUẬN

4

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CYBER SHOW – CÔNG TY TỔ CHỨC

SỰ KIỆN & DU LỊCH TEAM BUILDING CHUYỆN NGHIỆP

1.1 Thông tin chung về Cyber Show – Công ty tổ chức sự kiện & du lịch team building chuyên nghiệp

1.1.1 Thông tin chung về Cyber Show

Ngành tổ chức sự kiện hiện nay đã không còn quá xa lạ gì với chúng ta Đây là những phương thức giúp mọi các công ty, doanh nghiệp truyền thông; quảng cáo sản phẩm mà mình đang kinh doanh, sản xuất đến người tiêu dùng rộng rãi hơn Tổ chức được những sự kiện thành công; các công ty, doanh nghiệp càng đánh bóng được tên tuổi của mình; khẳng định vị

sự kiện

Cyber Show là một công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc để lựa chọn cùng hợp tác

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển.

5

Năm 2023 đánh dấu quá trình gần 10 năm hình thành và phát triển của Cyber Show Group Là một thương hiệu Tổ chức Sự Kiện và Du Lịch uy tín hàng đầu tại Việt Nam, Cyber

Show Group luôn tiên phong trong việc tạo ra những chương trình sự kiện, du lịch mới mẻ, sáng tạo Được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng, doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước

Sở hữu đội ngũ nhân sự dày kinh nghiệm chuyên môn cao, trách nhiệm và nhiệt huyết Kết hợp với các trang thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại trải dài khắp các tỉnh miền Nam, Cyber Show Group cam kết mang lại những đột phá cho doanh nghiệp Giúp quý khách đạt được những hiệu quả thiết thực về mặt kinh tế cũng như những mục tiêu, giá trị thông điệp

1.1.3 Vị trí, quy mô của Cyber Show

Số lượng khách mời sự kiện là điều tất yếu quý công ty cần xác định ngay từ đầu Xác định số lượng và đối tượng khách mời sẽ tạo điều kiện lựa chọn phòng tốt nhất Phòng cho 200-500 khách phải đảm bảo đủ diện tích di chuyển, khoảng cách lối đi hợp lý, không quá hẹp

mà cũng không quá rộng Nếu không gian quá chật chội, khách mời sẽ cảm thấy bí bách, khó chịu Nhất là khi phải ngồi “bó gối” trong thời gian quá dài Ngược lại, nếu không gian quá lớn

sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe Không đem lại hiệu quả cao cho sự kiện Chuẩn bị cho sự kiện không chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng, sân đúng thời gian

Mà còn ở chu trình lên trang thiết bị cần thiết Một số trung tâm tổ chức sự kiện đã có đầy đủ

6

các hạng mục như sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng Nhưng để bảo đảm sự kiện diễn ra suôn sẻ, những hạng mục này cần được kiểm tra chất lượng Thử nghiệm demo trước khi đưa vào vận hành

Một số sự kiện có nhu cầu sử dụng có hạng mục đặc biệt như mic di động, mic để bàn, tai nghe, phông chiếu thì cũng cần xác định số lượng, chuẩn bị và thi công lắp đặt trước

Văn phòng đại diện:

1.14 Những thành tích đạt được của Cyber Show

Công ty Tổ Chức Sự Kiện & Du Lịch Cyber Show là đối tác của nhiều thương hiệu nổi tiếng như: Mercedes, Fico, Prudential, ABC Bakery, Honda Head Hoàng Việt… các công

ty đến từ chương trình Shark Tank Việt Nam như:Soy Garden, Power Centric…Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và luôn sáng tạo đổi mới Cyber Show luôn hướng đến các giá trị dịch

vụ sự kiện hoàn hảo nhất Từ khâu lên ý tưởng kịch bản đến các quy trình lên kế hoạch tổ chức Mọi sự kiện được tổ chức đều đảm bảo đúng thủ tục, từ việc đăng ký giấy phép tổ chức, cho đến các công đoạn chính trong chương trình sự kiện lẫn các giai đoạn sau sự kiện Khi mà thị trường có càng nhiều những công ty tổ chức tour du lịch thì mọi người khi có nhu cầu lại càng lựa chọn kỹ lưỡng hơn Cyber Show là một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín trong lĩnh vực tổ chức các tour du lịch, hay team building cho các công ty doanh nghiệp Cyber Show tự hào là công ty có lượng khách hàng đông đảo Sở dĩ được như vậy là do Cyber Show có những ưu điểm nổi trội mà không phải đơn vị du lịch nào cũng có

7

Cyber Show tự hào là một đơn vị có dày dặn kinh nghiệm trong việc tổ chức du lịch

và một số hoạt động khác được nhiều năm Cho suốt khoảng thời gian hoạt động công ty đã không ngừng phát triển và mang đến một chất lượng dịch vụ du lịch tốt nhất cho quý khách Ngoài ra, Cyber show cung cấp các dịch vụ đa dạng cho mọi doanh nghiệp, đơn vị

có nhu cầu như:

+ Du lịch trong và ngoài nước

+ Tổ chức các hoạt động team building

+ Các tour du lịch khám phá

+ Du lịch mice hội nghị

+ Các dịch vụ tổ chức sự kiện như khai trương, lễ ra mắt sản phẩm, roadshow…

1.1.5 Những điểm độc đáo của Cyber Show

Về đội ngũ nhân viên

Mỗi chuyến đi của quý khách là một niềm vui, một kỷ niệm và một hành trình vì thế Cyber Show luôn trân trọng những giá trị của chuyến đi đó Vì thế mà chúng tôi luôn đào tạo đội ngũ nhân viên một cách bài bản để nâng cao các kỹ năng nghiệp vụ để phục vụ khách hàng được tốt nhất

Mọi nhân viên của Cyber Show luôn biết lắng nghe và tiếp nhận những đóng góp của quý khách hàng để cải tiến và hoàn thiện chất vụ của mình

Về chương trình tour du lịch

Về chương trình các tour du lịch Cyber Show luôn thiết kế chương trình du lịch theo yêu cầu của quý khách và luôn đảm bảo chuyên nghiệp và sáng tạo nhất Với Cyber Show thì luôn

tổ chức những chương trình du lịch trọn gói Phương tiện đi, địa điểm đến, những chương trình độc đáo… đều được lên kế hoạch một cách chi tiết nhất

Vì vậy quý khách có thể an tâm khi lựa chọn Cyber Show để tổ chức các tour du lịch dành cho công ty, doanh nghiệp hay cá nhân Đến với Cyber Show quý khách sẽ có một chuyến đi hoàn hảo và khó quên nhất!

Về giá thành

Thông thường khi đặt tour du lịch trọn gói thì giá thành khá là đắt đỏ do nhiều yếu tố Nhưng đến với Cyber Show thì khác giá thành luôn là hợp lý nhất Bởi lẽ từ khi thành lập tới nay Cyber Show luôn tạo dựng những mối quan hệ tốt đẹp với những nhà cung cấp dịch vụ như: khách sạn, vận tải… Chính vì thế mà dịch vụ của Cyber Show luôn là hợp lý nhất Cyber Show làm việc với một quy trình khoa học và chuyên nghiệp gồm các bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin của khách hàng khi khách hàng có nhu cầu.

Bước 2: Tư vấn và báo giá tour du lịch.

Bước 3: Nếu khách hàng đồng ý thì lên hợp đồng và kí kết với khách hàng Bước 4: Đội ngũ nhân viên của Cyber Show đặt các dịch vụ cung cấp cho quý

khách như vận tải, khách sạn, nhà hàng…

Bước 5: Bước cuối cùng là chuẩn bị sẵn sàng đưa đơn vị bạn đi du lịch và trải

nghiệm những điều thú vị nơi ấy

1.2 Những công việc của nhân viên tổ chức sự kiện cho Cyber Show – Công ty tổ chức

sự kiện & du lịch team building chuyên nghiệp

1.2.1 Nội dung công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

9

Lập kế hoạch sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện phải làm việc cùng với khách hàng hoặc đối tác để xác định yêu cầu của sự kiện và lập kế hoạch tổ chức tỉ mỉ Điều này bao gồm định rõ mục tiêu của sự kiện, lựa chọn địa điểm, xác định chương trình, dự toán ngân sách và xác định các yêu cầu cụ thể khác Làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác để hiểu yêu cầu và mục tiêu của sự kiện Xác định thời gian, địa điểm, chương trình, và các hoạt động cụ thể cho sự kiện Đề xuất ý tưởng sáng tạo và các phương án tổ chức sự kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và phù hợp với ngân sách

các hoạt động của đội ngũ tổ chức sự kiện Điều này bao gồm việc làm việc với những người chịu trách nhiệm về lễ tân, trình diễn, âm thanh, ánh sáng, truyền thông, và các khía cạnh khác của sự kiện Xây dựng và quản lý đội ngũ tổ chức sự kiện, gồm các nhân viên và đối tác ngoài công ty Giao tiếp chặt chẽ với các thành viên trong đội ngũ để đảm bảo cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ theo kế hoạch Phân chia và giao công việc một cách hợp lý, theo dõi tiến độ và đảm bảo tuân thủ thời gian cụ thể

giao để đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của sự kiện được thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí Xây dựng ngân sách cho sự kiện, bao gồm các chi phí cho địa điểm, trang thiết

bị, trình diễn, truyền thông, nhân sự, và các khoản chi khác Theo dõi và quản lý ngân sách trong quá trình tổ chức sự kiện, đảm bảo tiết kiệm và sử dụng nguồn lực hiệu quả Xử lý hình thức và truyền thông Họ đảm bảo việc chuẩn bị và thiết kế đồ họa, văn bản, thiệp mời và tài liệu quảng cáo khác liên quan đến sự kiện Khi xảy ra vấn đề, họ cần đưa ra giải pháp nhanh chóng và hiệu quả để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách trôi chảy và thành công Chuẩn bị và thiết kế đồ họa, thiệp mời, bộ marketing và tài liệu quảng cáo khác cho sự kiện Tạo nội dung truyền thông và quảng bá sự kiện trên các kênh truyền thông xã hội, trang web, và các phương tiện truyền thông khác

từ lễ tân, trình diễn, âm thanh, ánh sáng, đến truyền thông và phục vụ thực phẩm nếu có Xử lý mọi vấn đề phát sinh và đưa ra giải pháp nhanh chóng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công Đánh giá và phản hồi: Sau sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện phải đánh giá kết quả và thu thập

10

phản hồi từ khách hàng hoặc khách tham dự để cải thiện các sự kiện tương lai Sau khi sự kiện kết thúc, thu thập phản hồi từ khách hàng, khách tham dự và đội ngũ tổ chức Đánh giá hiệu quả của sự kiện và tìm hiểu các điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện cho các sự kiện tương lai

1.2.2 Những yếu tố cần có của nhân viên tổ chức sự kiện.

chi tiết cho từng khâu của sự kiện, bao gồm chương trình, địa điểm, trang thiết bị, truyền thông, nhân sự, và ngân sách Họ phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của khách hàng để xây dựng kế hoạch phù hợp và đáp ứng đúng mong muốn Quản lý dự án là khả năng điều phối và giám sát công việc của đội ngũ, theo dõi tiến độ và thúc đẩy việc hoàn thành đúng hạn

thu hút sự chú ý và tạo trải nghiệm độc đáo cho khách hàng Nhân viên tổ chức sự kiện cần có khả năng tạo ra các phương án mới và đột phá trong việc tổ chức sự kiện Họ phải làm việc chặt chẽ với các thành viên trong đội ngũ để đạt được mục tiêu chung và cùng nhau vượt qua mọi khó khăn

thông tin và đảm bảo hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, đối tác và các thành viên trong đội ngũ Nhân viên tổ chức sự kiện cần có khả năng ghi chép, lên lịch và điều phối công việc một cách chặt chẽ để đảm bảo mọi khâu trong sự kiện diễn ra thuận lợi

quản lý ngân sách để lập kế hoạch và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả Họ cần cập nhật với các công nghệ mới nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bao gồm hệ thống đăng ký trực tuyến, quảng cáo trực tuyến và các công cụ truyền thông xã hội

không mong muốn hoặc thay đổi đột ngột, nhân viên tổ chức sự kiện cần linh hoạt để thích nghi và đưa ra giải pháp nhanh chóng và hiệu quả Họ phải có khả năng xử lý vấn đề một cách

tỉ mỉ và đảm bảo mọi thứ diễn ra trôi chảy

tỉ mỉ để chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong quá trình tổ chức sự kiện Họ phải làm việc dưới áp

11

lực và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng hạn và thành công, dù có những thách thức không lường trước

Những yếu tố này cùng nhau giúp nhân viên tổ chức sự kiện trở thành người chuyên nghiệp, đáp ứng được các yêu cầu đa dạng của từng sự kiện và mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng và khách tham dự

1.2 3 Cơ hội và thách thức của nhân viên tổ chức sự kiện.

Cơ hội:

kiện tăng cao Các doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân ngày càng nhận thức về tầm quan trọng của sự kiện trong việc truyền thông, marketing, giao tiếp và xây dựng thương hiệu

việc trong lĩnh vực này ngày càng rộng mở Có nhiều công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức

sự kiện, từ các sự kiện nhỏ tư vấn cho đến các triển lãm quốc tế lớn

khác nhau, từ hội thảo, hội nghị, triển lãm đến tiệc cưới, và nhiều loại sự kiện giải trí khác Điều này mang đến sự đa dạng và thú vị cho những người làm việc trong lĩnh vực này

từ việc đăng ký trực tuyến, quảng bá trên mạng xã hội đến ứng dụng thú vị và tương tác trong

sự kiện Những nhân viên tổ chức sự kiện có khả năng làm việc với công nghệ sẽ có lợi thế trong ngành

Thách thức:

liệt hơn bao giờ hết Những nhân viên tổ chức sự kiện phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh trong việc giành khách hàng và dự án

đúng tiến độ Điều này đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện làm việc chặt chẽ và hiệu quả để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ

12

Quản lý ngân sách: Tổ chức sự kiện đòi hỏi quản lý ngân sách một cách tỉ mỉ và tiết kiệm Những biến động trong chi phí và nguồn lực có thể là một thách thức đối với nhân viên

tổ chức sự kiện

trước, như thời tiết xấu, lỗi kỹ thuật, hay vấn đề liên quan đến đối tác Nhân viên tổ chức sự kiện phải có khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả

thay đổi của khách hàng hoặc tình huống không lường trước

Mặc dù có những thách thức, ngành công nghiệp sự kiện vẫn mang đến nhiều cơ hội hấp dẫn và đa dạng cho những ai yêu thích tổ chức và sáng tạo trong việc tạo ra các trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và khách tham dự

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC SỰ KIỆN CUỘC ĐUA KỲ THÚ 2023

Chuẩn bị sẵn sàng và khởi động:

Tạo ra 4 đội chơi, mỗi đội bao gồm 5 sinh viên

Mỗi đội chuẩn bị một bản đồ của TP.HCM và các vật dụng cần thiết cho cuộc đua như bút, giấy, máy ảnh và di động

Giới thiệu các quy tắc và yêu cầu của cuộc đua cho các đội chơi

Các điểm kiểm tra và thử thách:

Đặt các điểm kiểm tra trên khắp TP.HCM, yêu cầu các nhóm chơi tìm đến và hoàn thành các thử thách tại mỗi điểm

Các thử thách có thể bao gồm giải câu đố, trả lời câu hỏi về du lịch, tìm hiểu về các điểm nổi tiếng hoặc thực hiện các nhiệm vụ văn hóa và thể chất

Thử vận chuyển thử thách:

Tạo ra một cuộc thử thách chuyển đổi địa hình đặc biệt, yêu cầu các đội chơi di chuyển từ một điểm đến khác bằng các phương tiện như xe máy, xe đạp công cộng, taxi

13