Tổ Chức Cuộc Họp ,Hội Nghị Ở Cơ Quan ( Tiểu Luận - Nghiệp Vụ Thư Ký Văn Phòng - Đề Tài - )

MỤC LỤC Chương I KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Ở CƠ QUAN I Khái niệm họp .2 II Các loại họp III Vai trò họp Chương II: TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ I Nguyên tắc tổ chức họp .5 II Các bước chuẩn bị cho họp, hội nghị III Công tác chuẩn bị cho họp, hội nghị a Về sở vật chất b Về thời gian tiến hành họp .8 c Xác định thành phần tham dự họp d Về giấy mời e Về công văn, tài liệu cần thiết .9 IV Tiến trình xây dựng họp, hội nghị a Bắt đầu họp: .9 b Trong trình họp 10 c Sau họp .10 TỔNG KẾT .12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 Chương I KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ Ở CƠ QUAN I Khái niệm họp Họp hình thức hoạt động quản lý, cách giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động giải cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền theo quy định pháp luật Cuộc họp hay hội nghị hình thức hoạt động quản lý, cách giải công việc hội nghị mang tính chất quan trọng hơn, có quy mơ lớn với thành phần tham gia hội nghị thường lãnh đạo, cán có chức vụ cao quan Thư kí văn phịng thường người trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức họp, hội nghị dựa yêu cầu mục đích họp, tiêu chí đề lãnh đạo điều kiện vật chất quan II Các loại họp Họp tham mưu tư vấn họp để thủ trưởng quan nghe ý kiến đề xuất kiến nghị thủ trưởng quan, đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có thêm thơng tin, có sở, có trước định theo chức năng, thẩm quyền Họp làm việc họp cấp với thủ trưởng quan, đơn vị cấp giải công việc có tính quan trọng vượt q thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp, chỗ tình hình thực nhiệm vụ cấp Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện đề án Họp giao ban họp lãnh đạo để nắm tình hình, triển khai thực nhiệm vụ cơng tác, trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên Họp tập huấn, triển khai (hội nghị, tập huấn) họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội Họp tổng kết (hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm, bàn phương hướng, nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) chuyên đề họp đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng III Vai trò họp Những họp, hội nghị có vai trị quan trọng trình hoạt động quan, tổ chức Tổ chức hội họp cách tiết kiệm thời gian, giải vấn đề, tạo động lực, tăng hiệu suất công việc Mỗi họp có mục tiêu định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, hiệu làm việc quan Họp để tìm giải pháp cho vấn đề tiếp cận hội thay đổi, phát triển Hội họp dịp gặp trao đổi, tranh luận, giải công việc cá nhân, phận quan nhằm tìm phương án tốt cách thức phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Trong tổ chức lớn điều có ý nghĩa quan trọng Đối với quan, tổ chức khác, hội họp hội lớn để họ tìm hiểu đối tác, phát triển mối quan hệ hai bên IV Mục đích, ý nghĩa họp Phát huy sức mạnh tổng hợp tập thể Giải vấn đề tư tưởng, đường lối, nhận thức, chủ trương giải pháp cho hoạt động tổ chức Giải vấn đề mà cá nhân thực  Từ vai trị, ý nghĩa nêu trên, thấy, họp, hội nghị tổ chức thất bại, không đến kết định ảnh hưởng đến cơng việc, thành tích quan, làm thời gian người tham gia hội họp Do đó, vừa hội, vừa thách thức để thư ký văn phòng phát huy hết vai trị, lực nghiệp vụ Họ khơng phải chuẩn bị thật chu đáo trước họp mà cịn phải nhanh nhạy xử lý tình bất ngờ xảy lúc họp thành thạo bước sau họp kết thúc Vì vậy, họp, hội nghị tổ chức thành cơng có phần cơng lao khơng nhỏ thư kí văn phịng Chương II: TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ I Nguyên tắc tổ chức họp Người thư ký cần nắm vững nguyên tắc chung để tổ chức họp thành cơng (phải đảm bảo tính dân chủ tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với người tham dự) mà cần phải nắm vững nguyên tắc sau: - Đảm bảo giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công; cấp không can thiệp, giải công việc cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền cho cấp giải - Chỉ tiến hành họp cần thiết để phục vụ cho công tác đạo điều hành thủ trưởng quan, đơn vị việc thực nhiệm vụ quan trọng Không dùng họp để thay định quản lý, điều hành - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo điều hành tập trung, thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan - Theo chương trình, kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết thực tiết kiệm - Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý - Phù hợp với tính chất, u cầu nội dung vấn đề, cơng việc cần giải quyết, phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hành động loại quan, đơn vị II Các bước chuẩn bị cho họp, hội nghị 1) Không phải vấn đề thiết phải tổ chức họp Do đó, người thư ký cần lưu ý trường hợp không tổ chức họp sau: - Họp phổ biến, quán triệt văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp (đối với văn quy định chủ trương, sách lớn, quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm cấp bách phát triển kinh tế - xã hội, cần thiết, tổ chức họp để quán triệt tập huấn, tạo thống nhận thức hành động) - Việc sơ kết, kiểm điểm, đánh giá tình hình kết tháng thực chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác năm - Giải công việc thường xun tình hình có thiên tai, dịch họa trường hợp khẩn cấp khác - Những việc cụ thể ủy quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho tổ chức cá nhân cấp giải - Tổ chức lấy ý kiến lãnh đạo, quan, đơn vị cấp, ngành tham gia xây dựng hoàn thiện đề án, dự án lớn quan trọng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, theo trách nhiệm quản lý nhiều quan - Cấp triệu tập cấp đến để trực tiếp phân công, đạo thực nhiệm vụ công tác để nghe báo cáo tình hình thay cho việc chế độ công tác địa phương - Trao đổi thông tin giao lưu học tập kinh nghiệm - Giải cơng việc mang tính chun mơn, kỹ thuật giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn quan trọng (họp trù bị) - Những việc pháp luật quy định giải cách thức khác, không cần thiết phải thông qua họp 2) Khi đảm nhận công tác chuẩn bị cho họp, người thư ký cần: - Xác định mục đích tính chất họp - Quy định thành phần họp - Xác định thời gian họp - Lựa chọn trang bị phòng họp - Chuẩn bị phương tiện làm việc (in ấn tài liệu, ghi âm…) - Làm giấy mời - Chuẩn bị ghi biên bản, chuẩn bị tài liệu cho họp - Kiểm tra lần cuối III Công tác chuẩn bị cho họp, hội nghị a Về sở vật chất - Chọn khơng gian họp phù hợp Khơng nên chọn phịng họp lớn so với số lượng người tham gia dễ khiến khơng gian bị lỗng, phân tán âm thanh, gây nhãng, thiếu tập trung - Nếu họp cần có hỗ trợ thiết bị nghe nhìn máy tính, máy chiếu, micro, loa, đường truyền internet , người thư ký cần phải chuẩn bị trước Nên chạy thử thiết bị (hoặc xúc tiến việc th, mướn) để có nhiều thời gian dự phịng xử lí trường hợp thiết bị gặp trục trặc kĩ thuật hư hỏng - Ngoài ra, người thư ký cần lưu ý việc chuẩn bị vật dụng cần thiết (như giấy, viết ), chuẩn bị nước uống đảm bảo nhiệt độ phòng mức thích hợp, xếp bàn ghế phù hợp với qui mơ, tính chất họp + Đối với họp đơng người dùng hội trường người tham dự ngồi thành hàng, nên có bàn trước mặt, đối diện với người chủ trì họp + Đối với họp số lượng trung bình nên xếp ngồi theo hình chữ U, ngồi đối diện với bàn người chủ trì + Đối với họp người nên dùng bàn hình chữ nhật - Đặt dịch vụ kèm theo lễ tân, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón (nếu cần) b Về thời gian tiến hành họpi gian tiến hành họpn hành họpc họpp - Họp tham mưu, tư vấn không buổi - Họp chuyên môn từ buổi đến ngày (loại đề án lớn kéo dài ngày) - Họp tổng kết công tác không ngày - Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ - ngày - Họp tập huấn triển khai công tác từ - ngày - Các họp khác, tuỳ theo nội dung cần bố trí thời gian cho phù hợp, không ngày c Xác định thành phần tham dự họp Nên chọn lọc thành phần tham dự họp họp có người khơng có phận khơng có lực giải vấn đề, họp dễ bị phân tán, lệch hướng, không hiệu Một họp cần có thành phần sau: + Những người định cho vấn đề liên quan + Những người cung cấp thông tin cần thiết cho họp + Những người quan tâm, có lực giải vấn đề nêu họp + Những người thực thi định đưa họp Số lượng tối đa cho họp thông thường quan thường 10 người Cuộc họp tinh gọn, trình họp vào trọng tâm người không tham dự họp dành thời gian cho việc quan trọng khác d Về giấy mời Nội dung giấy mời họp phải có: người triệu tập chủ trì; thành phần tham dự; người triệu tập, người mời tham dự; nội dung, thời gian, địa điểm họp; yêu cầu người triệu tập mời tham dự Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp; trừ họp đột xuất e Về công văn, tài liệu cần thiết Người thư kí cần gửi thơng tin xác định phạm vi thảo luận mục tiêu cần đạt cách rõ ràng đến người tham dự trước họp tiến hành Việc không xác định mục tiêu, phạm vi thảo luận dễ khiến họp kéo dài nhiều mà không đạt yêu cầu đề ra, đồng thời để lại ấn tượng xấu cho người tham dự Việc gửi thông tin văn qua email Thu thập, kiểm tra kĩ lưỡng tài liệu, văn có liên quan đến vấn đề nêu họp Một thơng tin thiết sót sai lệch ảnh hưởng đến tiến trình, kết cơng việc Phân loại, xếp, trình bày tài liệu, văn hợp lí, rõ ràng IV Tiến trình xây dựng họp, hội nghị a Bắt đầu họp: - Giới thiệu đại biểu vào chương trình (lưu ý việc rà soát lại danh sách thành phần tham dự với số lượng thực tế) - Nêu mục tiêu quy trình họp: Phần chiếm thời lượng nhỏ đem lại hiệu lớn cho họp Mặc dù có văn email gửi trước bắt đầu họp, người thư kí cần phải truyền đạt lại mục tiêu kết mong muốn tới tất người tham dự họp Như vậy, thành viên tham gia họp xác định lại lần trình bày, thảo luận biết điều chỉnh cho hướng chưa đọc qua thông báo Đó sở để họp diễn thành cơng tốt đẹp b Trong q trình họp - Điều hành thảo luận: dẫn dắt chương trình, lắng nghe ý kiến, hỗ trợ người chủ trì giải xoa dịu tranh luận, mâu thuẫn nảy sinh họp - Khuyến khích người thảo luận, nêu ý kiến định: chất họp thảo luận tìm vấn đề để gia tăng lực định định hướng, đó, việc để người nêu ý kiến giúp họp hiệu - Bám vào lịch trình họp ban đầu đề nghị ý kiến không liên quan bàn luận họp khác - Ghi chép biên xuyên suốt họp: việc ghi biên họp quan trọng, thường thư ký điều hành kiêm nhiệm việc ghi biên họp Nội dung biên họp, hội nghị cần có chi tiết cần thiết sau: Tên quan Thời gian địa điểm họp Thành phần tham dự Các báo cáo họp Các thảo luận họp Kết thúc họp kết luận c Sau họp Người thư kí nhanh chóng biên tập, rà sốt lại phần việc họp Nếu hoàn thành kết luận họp thơng qua: - Kết luận phần việc 10 - Kết luận toàn - Nội dung thống thuộc đa số ý kiến tán thành định cuối người chủ trì họp - Ghi phần việc chưa thống nhất, chưa bàn bạc phần kết luận - Đọc công khai biên họp Biên thông qua 100% ý kiến tán thành - Trình lãnh đạo thơng qua biên tán thành - Tập hợp văn bản, tài liệu hình thành họp để lập hồ sơ Lưu ý, người thư ký in biên thành nhiều để giao cho thành viên dự họp người vắng mặt Mặc dù thành viên có cách ghi riêng biên chung thư ký ghi cần thiết, giúp cho người nhớ xác cơng việc bàn bạc, thảo luận suốt họp Những thắc mắc, ý kiến riêng số thành viên khơng có hội đưa họp ghi lại sổ tay cần người thư ký thu thập Bên cạnh đó, ý kiến phản bác từ thành viên họp phải ghi chép lại Mọi ý kiến trân trọng lưu trữ cẩn thận Ngồi ra, người thư kí có nhiệm vụ theo dõi việc thực định, nghị thông qua sau họp Đảm bảo cá nhân tổ chức khơng tùy tiện thực hiện, tùy tiện thay đổi nội dung thống họp Rút kinh nghiệm, sửa chữa sai sót để chuẩn bị tốt cho buổi họp sau Tạo mối quan hệ tốt giữ liên lạc cần thiết với người tham gia buổi họp 11 TỔNG KẾT Như nêu trên, thấy họp, hội nghị điều quan trọng thiếu mơ hình hoạt động quan, doanh nghiệp Các họp truyền thống công ty thường biết đến công việc làm tốn thời gian phận tham dự phải diễn nơi để giao lưu cấp lãnh đạo nhân viên Đó nơi giúp nhân viên thể vai trò, bổn phận cơng ty Ngày doanh nghiệp phát triển mạnh ngày đòi hỏi chuyên nghiệp hoạt động máy cấu thành doanh nghiệp việc tổ chức họp, hội nghị vừa đảm bảo tính chun mơn mà khơng làm cho người cảm thấy lãng phí thời gian nhàm chán điều quan trọng yêu cầu mà doanh nghiệp quan tâm tuyển dụng Chính vậy, đề tài đời nhằm giúp người có thêm hiểu biết vai trị, tính chất cần thiết họp phương pháp tiến hành điều kiện cần đủ cho họp, hội nghị với quy mô khác quan, doanh nghiệp Thư ký công ty người làm công việc ghi chép, soạn thảo, quản lý văn bên cạnh đó, họ cần có hiểu biết việc tổ chức, xếp buổi gặp gỡ, buổi họp cấp lãnh đạo phận công ty giữa công ty, doanh nghiệp với Do đó, người có mong muốn trở thành trợ lý hay thư ký thông qua đề tài hiểu biết thêm công việc mà cần làm để tổ chức vận hành họp cho đem lại kết tốt đẹp Một họp thành cơng người Thư ký tự khẳng định vai trò cần thiết 12 cơng ty lấy lịng tin cấp trên, dễ dàng thăng tiến công việc 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại; Nguyễn Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy; NXB Lao Động Nghiệp vụ thư ký văn phòng; Vũ Thị Phụng; NXB Đại học Quốc gia Hà Nội http://www.saga.vn/phuong-phap-to-chuc-mot-cuoc-hop-dung-cach~31621 http://doc.edu.vn/tai-lieu/lap-ke-hoach-to-chuc-cuoc-hop-68260/ http://sapuwa.vn/tin-tuc/hanh-chanh-to-chuc/nguyen-tac-chuan-bi-cuoc-hop-that- chu-dao.html 14