PowerPoint Presentation Nhóm 9 Giáo Viên Hướng Dẫn Thầy Thái Trí Dũng TỔ CHỨC CUỘC HỌP Họp là một hình thức giao tiếp Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc.
Nhóm 9: Giáo Viên Hướng Dẫn: Thầy Thái Trí Dũng TỔ CHỨC CUỘC HỌP Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi định Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề Hình thức họp Cuộc họp cung cấp thông tin Họp tìm giải pháp cho vấn đề Họp quyết định tiến tới hành động Cách tiến hành họp CHUẨN BỊ + Xác định ngày họp: cớ gắng tìm ngày phù hợp để tổ chức họp A Thời gian và địa điểm + Xác định họp: thường gói gọn buổi sáng hay chiều + Xác định địa điểm: chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp Nếu phòng lớn trang trọng nhỏ ảnh hưởng đến sự tập trung của những thành viên tham dự B Thành viên tham dự + Lập danh sách những người tham dự họp, cân nhắc xem người có cần tham dự họp từ đầu tới cuối họp hay khơng ( họ tham dự qua hình thức điện thoại kết nối hay cần họ ở thời điểm định) + Thông báo với người tham dự ngày, giờ, địa điểm, mục đích họp ( người tham dự phải nghiên cứu chương trình họp, lên kế hoạch tham gia xây dựng họp) C ch̉n bị nợi dung + Biên soạn chương trình họp cần ngắn gọn, dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin liên quan + Chuẩn bị văn kiện tài liệu họp + Phân công người tổ chức ( nêu nội dung sự kiện, mục tiêu cần đạt, mời người tam dự) + Phân công người điều hành ( cần làm những việc quản lí diển biến, phương pháp, kĩ thuật sử dụng) + Phân công người theo dõi thời gian + Phân công người trình bày kêt + Máy chiếu đa + Đèn chiếu D Chuẩn bị trang thiết bị + Phim đèn chiếu + Bảng kẹp giấy, bảng trắng, bẳng mềm + Bàn ghế, hệ thống âm thanh, máy quay phim tivi.vcd, hình + Dây dẫn, phích chuyển + Bút viết, giấy A0, a4, thẻ màu… TRONG CUỘC HỌP + Đầu tiên, có thái độ tích cực, y phục gọn gang + Sáng tạo hài hước giới thiệu thành viên tham dự + Dành thời gian trò chuyện nghe Dẫn dắt họp người nói + Làm rõ diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt + Đề nghị người đưa quan điểm của + Sử dụng những “kỹ động não” + Ghi lại ý tưởng lưu ý biểu đồ minh họa + Đưa câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của người + Thực theo lịch trình họp + Bám sát chủ để của họp đề lịch trình Khi người đưa ý kiến cần: + Không phản đối ý kiến đưa của người khác, không áp đảo tinh thần người khác Vai trò của chủ tọa + Nhận xét tích cực trước phê bình ý kiến hay kế hoạch + Dự đốn yếu tớ tâm lí họp Nếu c̣c họp có sự mâu thuẫn nảy sinh Nếu khơng khí c̣c họp hỗn loạn Kết thúc họp + Ghi biên họp + Hệ thớng tóm tắt lại ghi diễn tiến của họp + Bế mạc họp gửi lời cám ơn những người tham dự họp Những vấn đề khác Những lỗi thường mắc tổ chức họp Trước cuộc họp + Lên kế hoạch thất bại + Để người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn + Cố gắng tiết kiệm tiền + Thất bại việc thu hút người tham gia sự kiện của bạn + Lờ không kiểm tra những ý kiến tham khảo + Lờ yếu tố bất ngờ + Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng + Ký những hợp đồng không rõ rang Trong c̣c họp + Vội vàng đánh giá bình phẩm ý kiến đưa + Hay tán thưởng ý kiến cảm thấy hay, áp dụng tớt + Thường hay liên hệ với tác giả của ý tưởng với tác giả của + Thường hay gi lại những ý kiến cho hay mà không gi lại hết tất ý kiến Sau cuộc họp + Thường hay không tổ chức lại họp lại để thông báo cho thành viên những việc cần phải làm với ý tưởng được chọn + Thường hay lựa chọn ý tưởng không sở của ý tưởng khác Về hình thức cuộc họp + Các thiết bị họp không đáp ứng đươc nhu cầu của họp + Thông báp cho người tham dự họp sát họp gây khó khăn q trình dự họp + Các thông báo địa điểm nội dung họp bị thay đổi + Sắp xếp vị trí ngời của vị trí cơng ty khơng hợp lý + Cơng tác ngồi lề trước sau họp chưa chuẩn bị được tốt vấn đề nghĩ giải lao giữa họp, không chuẩn bị nơi nghĩ cho những người từ xa tới dự họp Những giải pháp khắc phục lỗi + Tạo điều kiện để người đưa sáng kiến của + Khơng bình luận, đánh giá ý kiến họp + Tránh việc gắn cá nhân với ý tưởng đưa + Các thiết bị họp phải đảm bảo hoạt động họp + Vận dụng kỹ mềm để giảm thiểu vấn đề phát sinh họp + Người tham dự cần có kỹ : lắng nghe, kỹ làm việc nhóm, thái độ hợp tác… Ngơn ngữ hình thể họp + B̀n giận: thở dài, vặn tay, ghì chặt tay, ngón tay… + Lo lắng: huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, lắc tiền chìa khóa… + Hợp tác: tựa người phía trước, tay mở, ngời ở mép ghế, thiết lập cử từ tay đến mặt… + Tự tin: có những cử than thiện, ngời thẳng, chớng tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay túi áo với ngón tay ngồi, cử niềm nở, quay lưng vào người khác… Các bí để thắng tranh luận Tôn trọng ý kiến người khác Đặt vào hồn cảnh người khác Để người khác có hội lên tiếng Cởi mở chân thành Cảm thong với những mong muốn của đối phương Thiết lập luận vững chắc Biết dừng lại lúc ...TỔ CHỨC CUỘC HỌP Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi định Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên... cuộc họp + Các thiết bị họp không đáp ứng đươc nhu cầu của họp + Thông báp cho người tham dự họp sát họp gây khó khăn q trình dự họp + Các thông báo địa điểm nội dung họp bị thay đổi + Sắp... yếu tớ tâm lí họp Nếu c̣c họp có sự mâu thuẫn nảy sinh Nếu khơng khí c̣c họp hỗn loạn Kết thúc họp + Ghi biên họp + Hệ thớng tóm tắt lại ghi diễn tiến của họp + Bế mạc họp gửi lời cám