Đang tải... (xem toàn văn)
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG VÀ QUẦY BAR Đề tài Tổ chức phục vụ tiệc tại một địa điểm bên ngoài ( ký hợp đồng, kế hoạch, tổ chức thực hiệ[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG VÀ QUẦY BAR Đề tài: Tổ chức phục vụ tiệc địa điểm bên ( ký hợp đồng, kế hoạch, tổ chức thực hiện) MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI 1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC BÊN NGỒI VÀ CÁC HÌNH THỨC PHỤC VỤ TIỆC BÊN NGOÀI 1.1.1 Khái niệm tổ chức phục vụ tiệc bên 1.1.2 Các hình thức phục vụ tiệc bên ngồi 1.2 CÁC CƠNG VIỆC CHÍNH THƯỜNG CÓ TRONG PHỤC VỤ TIỆC OUTSIDE 1.3 CÁC QUY TRÌNH PHỤC VỤ THƯỜNG ÁP DỤNG VỚI TIỆC OUTSIDE CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA 2.1 TRAO ĐỔI, NHẬN, THỤC HIỆN TƯ VẤN CHO KHÁCH HÀNG VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG 2.2 KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA 2.2.1 Kế hoạch sở vật chất, nguồn nguyên liệu nhân 2.2.2 Kế hoạch trình tự phục vụ 10 2.2.3 Tổ chức giám sát, kiểm tra trình chuẩn bị .11 2.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN 11 2.3.1 Tiếp nhận, nắm rõ thông tin tiệc .11 2.3.2 Phân công công viêc 11 2.3.5 Kiểm tra, rà sốt lại cơng tác chuẩn bị 15 2.3.6 Đón tiếp, hướng dẫn mời khách 15 2.3.7 Phục vụ đồ uống 15 2.3.8 Phục vụ ăn .15 2.3.9 Kết thúc phục vụ thu dọn 16 2.4 CÁC TÌNH HUỐNG CĨ THỂ XẢY RA VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT 16 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ PHỤC VỤ TIỆC, NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý 3.1 THỰC HIỆN SO SÁNH VỚI KẾ HOẠCH ĐỀ RA 20 3.2 CÁC LƯU Ý CẦN CẢI THIỆN TRONG CÁC LẦN PHỤC VỤ TIẾP THEO 20 Lời mở đầu Trong năm trở lại đây, nhiều khách hàng có nhu cầu tổ chức tiệc cưới hay liên hoan cuối năm thường mong muốn tổ chức tiệc outside Đây mảng tổ chức tiệc quý khách hàng công ty tổ chức tiệc ý phát triển Chính lí nhóm 02- Học phần: Quản trị nhà hàng quầy bar hân hạnh nhận đề tài: “ Tổ chức phục vụ tiệc địa điểm bên ngoài” Trong thảo luận này, nhóm xin gửi tới giáo bạn lớp nội dung nhóm nghiên cứu nội dung cách tổ chức cụ thể tiệc cưới giải định mà nhóm đưa Nhóm 02 xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Nguyễn Thị Tú giúp đỡ nhóm chúng em việc hình thành đề cương góp thêm ý kiến cho thảo luận nhóm tốt Trong làm thảo luận eo hẹp hiểu biết nên khơng tránh thiếu sót nhóm xin góp ý thêm từ phía lớp để tập nhóm đầy đủ hợp lí Nhóm 02 xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI 1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC BÊN NGỒI VÀ CÁC HÌNH THỨC PHỤC VỤ TIỆC BÊN NGOÀI 1.1.1 Khái niệm tổ chức phục vụ tiệc bên Tiệc phục vụ bên tiệc (ngồi, đứng) tổ chức phục vụ địa điểm bên sở kinh doanh, thường tiệc kiện gia đình (cưới, ăn hỏi, giỗ, sinh nhật, liên hoan, ) doanh nghiệp (khai trương, khai xuân, tất niên, tổng kết, đại hội, ) 1.1.2 Các hình thức phục vụ tiệc bên ngồi a) Tiệc ngồi Vị trí: phịng tiệc lớn, nhỏ Diện tích: 1-1,5m2 Bố trí phịng tiệc: phịng đệm, khu lễ nghi, khu ăn uống Kê xếp bàn ghế: dãy 3-5 bàn, bàn đơn rời Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, lót cover Gấp khăn ăn: hoa đứng, khăn vải Đặt dụng cụ ăn uống: riêng cho khách Đặt ăn: 8-15 món, Á, Âu, nóng, có nước, khai vị nguội đặt trước; đặt theo thực đơn Đặt đồ uống: bàn khách Phân công nhân viên phục vụ: phục vụ trực tiếp Đón dẫn khách: chào đón xếp chỗ Phục vụ ăn: trực tiếp phục vụ theo trình tự Phục vụ đồ uống: trực tiếp rót cho khách theo tốc độ ăn uống Thanh toán, tiễn khách, thu dọn b) Tiệc đứng (buffet) Standing buffet (dùng dĩa đứng ăn) Vị trí: phịng tiệc, hội trường, ngồi trời Diện tích: 0,4-0,6m2 Bố trí phịng tiệc: vật trang trí trung tâm khu ăn uống Kê xếp bàn ghế: dãy 50 khách; U, O, M; số ghế Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, quây Gấp khăn ăn: hoa nằm, khăn giấy Đặt dụng cụ ăn uống: chung bàn riêng đầu bàn Đặt dụng cụ uống: quầy đồ uống Đặt ăn: 8-10 Âu nguội, khơng có nước Món ăn cắt thái đặt cân đối lên dãy bàn tiệc; khách tự lựa chọn Đặt đồ uống: quầy đồ uống Phân công nhân viên phục vụ: hỗ trợ Đón dẫn khách: chào đón Phục vụ ăn: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page Phục vụ đồ uống: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ Thanh toán, tiễn khách, thu dọn Sitdown buffet (dùng dao dĩa) Vị trí: phịng tiệc, hội trường, ngồi trời Diện tích: 1-1,5m2 Bố trí phịng tiệc: vật trang trí trung tâm khu ăn uống Kê xếp bàn ghế: dãy bàn trưng bày (I, U); bàn ăn Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, quây Gấp khăn ăn: hoa đứng, khăn vải Đặt dụng cụ ăn uống: đĩa ăn, dao, dĩa, thìa cho khách Đặt dụng cụ uống: quầy đồ uống Đặt ăn: 30-100 món, Á, Âu, Á+Âu, nóng, nước Nhiều ăn đa dạng, đặt theo cụm, theo trình tự thực đơn Đặt đồ uống: quầy đồ uống, phục vụ bàn khách Phân công nhân viên phục vụ: hỗ trợ bổ sung đồ Đón dẫn khách: chào đón Phục vụ ăn: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ Phục vụ đồ uống: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ Thanh toán, tiễn khách, thu dọn Cocktail buffet (cầm tay, đứng ăn) Vị trí: phịng tiệc, hội trường, ngồi trời Diện tích: 0,4-0,6m2 Bố trí phịng tiệc: vật trang trí trung tâm khu ăn uống Kê xếp bàn ghế: dãy 50 khách; U, O, M; số ghế Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, quây Gấp khăn ăn: hoa nằm, khăn giấy Đặt dụng cụ ăn uống: chung bàn riêng đầu bàn Đặt dụng cụ uống: quầy đồ uống Đặt ăn: fingerfood (đồ ăn nhón tay); mang đến cho thực khách Đặt đồ uống: quầy đồ uống Phân công nhân viên phục vụ: hỗ trợ bổ sung đồ Đón dẫn khách: chào đón Phục vụ ăn: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ Phục vụ đồ uống: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ Thanh toán, tiễn khách, thu dọn c) Tiệc nhẹ (coffee break, tea break) Vị trí: hành lang, phịng liền kề Diện tích: 0,4-0,6m2 Bố trí phịng tiệc: vật trang trí trung tâm khu ăn uống Kê xếp bàn ghế: dãy 50 khách; hình chữ U, O, M Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, quây Gấp khăn ăn: hoa nằm, khăn giấy Đặt dụng cụ ăn uống: chung bàn riêng đầu bàn Đặt dụng cụ uống: quầy đồ uống Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page Đặt ăn: 8-10 loại bánh mặn, bánh ngọt, hoa quả, kem Món ăn cắt thái đặt cân đối lên dãy bàn tiệc Đặt đồ uống: quầy đồ uống Phân công nhân viên phục vụ: hỗ trợ bổ sung đồ Đón dẫn khách: chào đón Phục vụ ăn: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ Phục vụ đồ uống: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ Thanh tốn, tiễn khách, thu dọn 1.2 CÁC CƠNG VIỆC CHÍNH THƯỜNG CĨ TRONG PHỤC VỤ TIỆC OUTSIDE Tiếp nhận đầy đủ yêu cầu khách hàng: đầy đủ, kịp thời, xác Nhận thơng tin hợp đồng Kiểm tra thơng tin đảm bảo xác, rõ ràng Khảo sát địa điểm phục vụ: vị trí, điều kiện hạ tầng kỹ thuật môi trường Xây dựng kế hoạch, dự kiến phân công lao động, trang thiết bị, dụng cụ, nguyên liệu, thực phẩm Dự tính phương án đề phịng cố xảy (thời tiết, điện, nước ) Chuẩn bị đầy đủ chu đáo theo yêu cầu thỏa thuận với khách hàng Chuẩn bị: đủ, chất lượng, vệ sinh, an tồn Đóng gói: chất lượng, an tồn Vận chuyển: chất lượng, an tồn Phục vụ quy trình, tiêu chuẩn chất lượng Thanh tốn quy trình Chăm sóc khách hàng 1.3 CÁC QUY TRÌNH PHỤC VỤ THƯỜNG ÁP DỤNG VỚI TIỆC OUTSIDE (1) Tìm hiểu thơng tin tiệc (2) Hội ý, phân công nhiệm vụ cho nhân viên (3) Chuẩn bị trước phục vụ khách (4) Trang trí phịng tiệc (5) Kiểm tra, rà sốt lại cơng tác trang trí, chuẩn bị (6) Đón tiếp, chào hỏi, hướng dẫn mời khách (7) Phục vụ đồ uống (8) Phục vụ ăn (9) Thanh tốn kết thúc phục vụ (10) Thu dọn sau trình phục vụ (11) Đánh giá phục vụ Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA 2.1 TRAO ĐỔI, NHẬN, THỤC HIỆN TƯ VẤN CHO KHÁCH HÀNG VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG Đại phát Event công ty chuyên tổ chức loại kiện ( Hội nghị, tất niên, tiệc cưới,…) Cơng ty Đại Phát Event có gần năm việc tổ chức phục vụ tổ chức tiệc, kiện, đội ngũ đầu bếp nhiều kinh nghiệm, nhân viên phục vụ chuyên nghiệp chu đáo, đáp ứng phục vụ bữa tiệc với thực đơn phong phú đa dạng tiệc cưới, tiệc setmenu, tiệc buffet, tiệc Á – Âu, tiệc cocktail, tiệc giải khát giờ…Đảm bảo yêu cầu khắt khe vệ sinh, an toàn thực phẩm Ngày 23/09/2020, khách hàng Nguyễn Ngọc Văn chị Quách Thị Diễm đến công ty Đại Phát Event để đặt tổ chức tiệc cưới Trải qua thống ý kiến khách hàng công ty điều kiện công ty, tiệc cưới anh,chị tổ chức với nội dung sau: + Địa điểm tổ chức: Tiệc cưới tổ chức phòng 318 Trung tâm hội nghị quốc gia tọa lạc số 57 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội + Thời gian: 17h30-21h, ngày 20/11/2020 + Số lượng khách tham dự: 300 khách + Các yêu cầu khác bên thuê: (1) Trang trí: Dùng hoa hồng làm chủ đạo, tone chủ đạo màu trắng vàng (2) Trong lễ cưới có tiết mục văn nghệ làm sơi động bầu khơng khí (3) Trong phần lễ cưới có tháp rượu cắt bánh kem (4) Phần tiệc: Tiệc Việt mâm mười người với mức giá mâm từ 4-5 triệu đồng Hợp đồng tiệc cưới: Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page Công ty Đại Phát Event Web: sukiendaiphat.com HỢP ĐỒNG ĐẶT TIỆC CƯỚI Căn theo cam kết đặt tiệc cưới ngày 23 tháng 09 năm 2020 công ty Đại Phát Event gia đình anh Nguyễn Ngọc Văn Căn vào nhu cầu khả đáp ứng hai bên Hôm nay, ngày 23 tháng 09 năm 2020, gồm: Bên A Bên B Công ty Đại Phát Event Đại diện: Nguyễn Ngọc Văn Đại diện: Lê Minh Duy Điện thoại: 034xxxxxxx Chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh Địa chỉ: abcxyz Địa chỉ: số 12, ngõ 58/3 Trần Bình, Mai Cơ dâu: Qch Thị Diễm Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội Chú rể: Nguyễn Ngọc Văn Điện thoại: 024xxxxxxx Nhà trai: Nguyễn Ngọc Phát Web: sukiendaiphat.com Nhà gái: Quách Như Nghĩa Sau bàn bạc hai bên thống cam kết thực hợp đồng đặt tiệc cưới với nội dung sau: Điều Đối tượng hợp đồng Bên A đồng ý cung cấp cho bên B địa điểm dịch vụ ăn uống để tổ chức tiệc cưới chi tiết sau: Thời gian tổ chức: 17h30-21h, ngày 20/11/2020 Địa điểm tổ chức: Phòng 318 Trung tâm hội nghị quốc gia tọa lạc số 57 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội Địa điểm thuê mặt để tổ chức Số lượng mâm đặt tiệc: 30 mâm (10 người/mâm); Dự trù: mâm Thực đơn - giá cả: Súp gà ngô Xôi Ngũ sắc Thịt bò sốt tiêu đen Rau củ hấp Cá diêu hồng hấp xì dầu Cải chíp xào nấm Sườn xào chua Hoa bốn mùa Canh măng khô nấu mọc 10 Đồ uống: Cocacola, Mirinda, Fanta, bia Hà Nội Đơn giá (đã bao gồm đồ uống) (1): 5.000.000 VNĐ/mâm * 30 bàn= 150.000.000VNĐ Tiền thuê hội trường (2): 20.000.000 VNĐ Điều Các ưu đãi bên A dành cho bên B Bên A thực ưu đãi theo số lượng mâm dành cho bên B theo cam kết đặt tiệc Điều Dịch vụ hội trường Đối với tiệc cưới: Bên A cung cấp cho bên B dịch vụ để phục vụ cho tiệc cưới sau: STT Tên dịch vụ Đơn SL Thành tiền giá( VNĐ) ( VNĐ) Bàn ghế Inox có áo nơ 110.000/bộ 30 3.410.000 Dịch vụ sân khấu, lễ đài 5.000.000 5.000.000 Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 5 Hoa hồng tươi trang trí phịng tiệc sân khấu Phông lụa kết hợp phông cứng, chữ CNC, gắn hoa lụa Cổng hoa lụa, nghệ thuật Nhân MC: nam, nữ( Nhân viên viên Đại Phát Event) phục vụ Đội em bé phù dâu, rể phần lễ Nhân viên phục vụ sân khấu Nhóm múa Sự Kiện Việt Hà( bao gồm trang phục tự thuê) Nhân viên chạy phần nhạc cho chương trình(Nhân viên Đại Phát Event) Nhân viên dựng sân khấu Nhân viên phục vụ phần tiệc 15.000.000 15.000.000 2.600.000 2.600.000 1.800.000 1.000.000 NV 1.800.000 2.000.000 1.000.000 300.000 đội NV 1.000.000 300.000 5.000.000 đội 5.000.000 500.000 NV 500.000 250.000 10 NV 2.500.000 12 nhân viên phục vụ 200.000 bàn( nhân viên Đại Phát Event, nhân viên partime) Mỗi nhân viên phục vụ bàn 12 NV 2.400.000 nhân viên nam chạy 200.000 bàn( nhân viên Đại Phát Event, nhân viên partime) Mỗi nhân viên phụ trách chạy đồ cho bàn) NV 1.600.000 Nhân bếp Đầu 4.000.000 bếp viên Đầu bếp làm 500.000 việc Đại Phát Event Nhân viên 200.000 sơ chế đồ nhân viên partime Hoa để bàn đẹp ( hoa lụa ) Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar 40.000đ Page 6 NV 1.200.000 30 bàn 1.200.000 Đơn hoa trang trí 250.000đ/1 trụ 30.000đ/bộ 10 Khăn bàn Tổng (3)= 51.100.000VNĐ 1.500.000 30 bàn 900.000 Điều Thanh toán Tổng giá trị tạm tính hợp đồng: (1) + (2) + (3)= 150.000.000 + 20.000.000 + 51.100.000 = 221.100.000 VNĐ Đặt cọc: Bên B đặt cọc số tiền lần 1: 50.000.000 VNĐ Bên B đặt cọc số tiền lần 2: 50.000.000 VNĐ Tổng số tiền đặt cọc chữ: Một trăm triệu đồng Thời hạn tốn: Bên B có trách nhiệm tốn vịng 05 ngày kết thúc bữa tiệc cho bên A số tiền thực tế lại hợp đồng Điều Quyền lợi nghĩa vụ hai bên Bên A: Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dịch vụ theo hợp đồng Bên A có trách nhiệm dự phòng 5% tổng số mâm theo hợp đồng Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ đồ uống bữa tiệc cho bên B theo điều khoản Ngoài giá đồ uống quy định theo hợp đồng, đồ uống khác theo bảng giá bên A quy định Bên B: Nếu khách hàng có thay đổi số lượng mâm cỗ đặt, đề nghị quý khách báo trước cho Nhà hàng trước 03 ngày( khơng tính ngày thực hợp đồng tiệc cưới, số lượng báo tăng (giảm) không vượt 10% số lượng mâm đặt) Quý khách cử người đại diện gia đình có mặt hội trường trước 01 để nhận bàn giao tiệc giải vấn đề phát sinh bữa tiệc Cuối buổi tiệc đề nghị đại diện bên gia đình q khách xác nhận thơng tin biên giao, nhận hội trường để làm cở sở tốn sau có ý kiến đóng góp cho nhà hàng , tránh hiểu nhầm khơng đáng có Bên B tự bảo quản tài sản mang theo, Bên A không chịu trách nhiệm Tất đồ dùng, đồ ăn uống Bên B muốn tự đem đến phải thỏa thuận trước với bên A làm hợp đồng Đại diện bên A Đại diện bên B Duy Văn Lê Minh Duy Nguyễn Ngọc Văn 2.2 KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA 2.2.1 Kế hoạch sở vật chất, nguồn nguyên liệu nhân a) Về không gian sở vật chất nơi tổ chức Địa điểm tổ chức Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page Tiệc cưới tổ chức phòng 318 Trung tâm hội nghị quốc gia tọa lạc số 57 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội Ngày 30/09/2020 đại diện Đại Phát Event khảo sát trường tổ chức thu kết quả: + Phịng có diện tích 757 m², đủ sức cho kiện có quy mơ 750 khách trở xuống Hệ thống rèm cửa nâng hạ tự động cho phép quan sát xanh thảm cỏ sân vườn phía đường Phạm Hùng Phịng có vách ngăn cách âm chia thành phịng riêng biệt, có cabin dịch cố định bố trí liền kề phịng + Các hệ thống kỹ thuật lắp đặt đồng bộ, đại như: Âm thanh, ánh sáng biểu diễn, nguồn điện động lực pha cơng suất lớn, hệ thống trình chiếu đại + Với số lượng khách 300 khách, ta có layout bố trí phịng sau: 30 bàn, bàn 10 khách, sân khấu khu vực hậu đài + Có khu vực bếp cho thuê để phục vụ tiệc + Tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia bố trí hệ thống bãi đỗ xe hệ thống Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page garage ngầm với sức chứa gần 1.100 ôtô loại Trong riêng hệ thống garage ngầm có sức chứa 500 xe Một số hình ảnh nơi tổ chức tiệc cưới nhóm khảo sát Đại Phát Event ghi lại: Sau xem xét không gian sở vật chất phòng 318 Trung tâm hội nghị quốc gia Các nhân viên kiện Đại Phát Event đánh giá địa điểm có đầy đủ yếu tố để tổ chức Tiệc cưới rể Nguyễn Ngọc Văn cô dâu Quách Thị Diễm Cơ sở vật chất (1) Cơ sở vật chất cần để tổ chức Phần Lễ cưới: + Các đồ dùng trang trí tiệc lấy tông màu chủ yếu trắng, vàng; sử dụng hoa hồng chủ đạo để trang trí Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page + Sân khấu dùng phơng rèm màu vàng, trang trí hoa có tên buổi lễ kèm tên dâu, rể + Có trụ hoa để trang trí lối lên sân khấu + 30 khăn trải bàn trịn màu trắng có phủ màu vàng; bọc ghế màu trắng có nơ ghế vàng + Bánh kem tầng để cắt trang lễ cưới, tháp rượu rượu (2) Cơ sở vật chất cần dùng để phục vụ Phần tiệc cưới: + 30 bàn tròn, 320 ghế + 32 mâm bát đũa phù hợp với thực đơn + Các dụng cụ nấu ăn vận chuyển đồ ăn như: Nồi, chảo, muôi, xe đẩy, loại khay to, nhỏ,… + Các dụng cụ dùng trình phục vụ tiệc: chén, đĩa, loại khăn, ghế trẻ em, … b) Về nguyên liệu đầu vào cho phần tiệc cưới Về loại thịt, cá rau củ nhập từ đối tác cung ứng thực phẫm làm việc với Đại Phát Event lâu năm Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Exp Việt Nam c) Nguồn nhân lực phục vụ tiệc cưới Lấy từ đội ngũ nhân viên tiệc Công ty thuê thêm nhân lực partime sinh viên Ưu tiên nhân viên partime phục vụ tiệc cho công ty Mức lương nhân viên partime 20.000VNĐ/giờ Số lượng cụ thể nhân viên sau: (1) Nhân lực phần lễ + MC: nam, nữ( Nhân viên Đại Phát Event) + Đội em bé phù dâu, rể + nhân viên phục vụ sân khấu + Nhóm múa Sự Kiện Việt Hà + nhân viên chạy phần nhạc cho chương trình(Nhân viên Đại Phát Event) (2) Nhân lực phần tiệc + 12 nhân viên phục vụ bàn( nhân viên Đại Phát Event, nhân viên partime) Mỗi nhân viên phục vụ bàn + nhân viên nam chạy bàn( nhân viên Đại Phát Event, nhân viên partime) Mỗi nhân viên phụ trách chạy đồ cho bàn) + Nhân viên bếp đầu bếp làm việc Đại Phát Event đầu bếp nhân viên sơ chế đồ nhân viên partime Cần tìm nhân lực báo cáo số lượng nhân viên trước ngày 15/09/2020 2.2.2 Kế hoạch trình tự phục vụ a) Trình tự phục vụ phần lễ cưới + Tiết mục múa đại nhóm Múa Sự Kiện Việt Hà + MC giới thiệu mời cô dâu rể tiến lễ đài( Các em bé trước tung hoa nâng váy cho cô dâu)( Phần ý nhạc nhẹ nhàng) + MC giới thiệu bố mẹ cô dâu rể tiến lên lễ đài( Chú ý nhạc trang trọng) Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 10 + Lời phát biểu bên gia đình nhà gái nhà trai + Sau lời phát biểu bên gia đình phần trao nhẫn, cắt bánh kem, rót rượu vào tháp ly, mời rượu bố mẹ hai bên + Mời bên bố mẹ ghế ngồi lời phát biểu cảm xúc, cảm ơn quý khách + Mời cô dâu rể chỗ kết thúc phần lễ cưới, Nhóm múa Việt Hà có tiết mục nhảy sơi động để q khách vào phần tiệc cưới b) Trình tự phục vụ phần tiệc cưới + Setup bàn ghế, dụng cụ ăn uống, hoa, đồ uống, thực đơn mặt bàn trước khách hàng đến 45 phút + Đưa theo thực đơn từ khai vị, đến cuối tráng miệng + Phần đồ ăn dành cho phục vụ tiệc cưới cần đảm bảo sẵn sàng trước 30 phút trước phục vụ tiệc + Đồ ăn đảm bảo phục vụ yêu cầu ăn + Đồ uống trình bày bàn trịn q khách uống tùy sở thích + Trong lúc phục vụ tiệc đảm bảo sôi động cho đám cưới tiết mục văn nghệ nhóm múa từ bạn cô dâu rể 2.2.3 Tổ chức giám sát, kiểm tra trình chuẩn bị Quá trình thực chuẩn bị tổ chức theo kế hoạch sở vật chất, nguyên liệu, nhân lực quy trình Đám cưới rể Nguyễn Ngọc Văn cô dâu Quách Thị Diễm ông Trần Ngọc Duy – Trưởng phận cung ứng tiệc Đại Phát Event phụ trách + Ơng Duy cần giám sát q trình chuẩn bị lập phiếu kiểm tra trình lên ban giám đốc xem xét đánh giá vào ngày 16/09 + Đảm bảo số lượng chất lượng nguồn lực theo kế hoạch Nếu gặp khó khăn nguồn lực cần chủ động giải hợp lí, trường hợp khơng thể xử lí trình lên ban giám đốc phận kinh doanh để xử lí giải + Chuẩn bị đóng gói vận chuyển sở vật chất cần sử dụng đến trường tổ chức với khoảng thời gian hợp lý Thuê xe tải để vận tài dụng cụ nguyên vật liệu đến Trung tâm hội nghị quốc gia vào ngày 18/09/2020 Về nguồn nhân lực tự túc phương tiện đến địa điểm phục vụ tiệc 2.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN 2.3.1 Tiếp nhận, nắm rõ thông tin tiệc Mục đích tiệc: tiệc cưới Địa điểm tổ chức: Phòng 318 - Trung tâm Hội nghị quốc gia Số lượng khách: 300 khách Số lượng mâm đặt tiệc: 30 mâm (10 người/mâm); Dự trù: mâm Thời gian tổ chức: 17h30-21h00, ngày 20/11/2020 Loại hình tiệc: Tiệc phục vụ theo thực đơn Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 11 Thực đơn: Súp gà ngơ Thịt bị sốt tiêu đen Cá diêu hồng hấp xì dầu Sườn xào chua Canh măng khô nấu mọc 10 Xơi Ngũ sắc Rau củ hấp Cải chíp xào nấm Hoa bốn mùa Đồ uống: Cocacola, Mirinda, Fanta, bia Hà Nội 2.3.2 Phân công công viêc Thông báo cho tổ, nhóm cá nhân đảm bảo xác, kịp thời Hội ý, phân cơng cơng việc theo nhóm chuyên trách Chuẩn bị trang thiết bị, dụng cụ, trang trí sân khấu: 10 người + Setup bàn tiệc, tiếp thực: nhân viên + Phục vụ bàn: 12 nhân viên + Nấu ăn: đầu bếp nhân viên sơ chế đồ Trao đổi, thảo luận để phát huy tính chủ động, sáng tạo, đảm bảo chuyên nghiệp an toàn vệ sinh nhân viên tham gia phục vụ tiệc Yêu cầu nhân viên phục vụ tuân thủ quy định trang phục, tác phong, phong cách phục vụ 2.3.3 Xếp chỗ trang trí phịng tiệc Xếp chỗ ngồi Qua trao đổi, thống với chủ tiệc, khách mời ấn định trước chỗ ngồi thiệp mời + Bàn hàng dành cho cô dâu, rể bố mẹ cô dâu, rể người thân thiết gia đình (ông bà, anh chị em…) + Các bàn bên cạnh dành cho hai bên gia đình nhà trai nhà gái, bàn nhà trai đặt vị trí bên trái sân khấu, bàn nhà gái xếp ngồi vị trí bên phải sân khấu + Các bàn hàng phía dành cho khách mời lớn tuổi (bạn bố mẹ cô dâu, rể…), xếp gần với bàn gia đình hai bên để người chuyện trị, tránh xếp gần với bàn niên + Các bàn lại dành cho bạn bè, đồng nghiệp khách mời khác cô dâu, rể Lưu ý: + Tránh xếp bàn khách cao tuổi gần vị trí loa hay hướng chiếu đèn + Tránh xếp bàn xa, khuất sân khấu hay vị trí sát tường + Khơng xếp bàn q chật, khách ngồi gị bó nhân viên phục vụ khó lại Trang trí phịng tiệc + Khơng gian phịng tiệc sử dụng màu trắng vàng làm chủ đạo, trang trí hoa hồng chủ yếu + Backgroud sân khấu dùng phông rèm màu vàng, trang trí hoa tươi có tên buổi lễ kèm tên cô dâu, rể, thời gian diễn + Bên trái sân khấu tháp ly champagne, bên phải sân khấu bánh kem Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 12 (Ảnh minh họa) + Lối dẫn lên sân khấu trải thảm đỏ có trụ hoa dọc hai bên + Khu vực cửa đón khách, bố trí cổng hoa khung ảnh lớn cô dâu, rể (Ảnh minh họa) Lưu ý: + Tiếp nhận yêu cầu trang trí đầy đủ xác + Phân cơng nhân lực phù hợp với khả người thực + Đảm bảo tiến độ, yêu cầu thẩm mỹ, ý nghĩa khách hàng 2.3.4 Chuẩn bị trước phục vụ + Vệ sinh cá nhân, giữ vệ sinh hai bàn tay móng tay Nhân viên chuẩn bị đồng phục, diện mạo tác phong theo tiêu chuẩn phổ biến ăn dự kiến phục vụ + Vệ sinh phòng tiệc khu vực xung quanh, đảm bảo thơng thống, sẽ, khơ ráo; Vệ sinh công cụ, dụng cụ ăn uống + Chuẩn bị trang thiết bị, dụng cụ đầy đủ, đồng bộ, vệ sinh, đảm bảo chất lượng Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 13 + Sắp xếp bàn ghế theo sơ đồ, đảm bảo nhanh, gọn, đẹp, khách khấu + Chuẩn bị dụng cụ STT Dụng cụ Chén súp Đĩa tròn loại 30cm Đĩa vuông Đĩa bầu dục Đĩa nhỏ đựng nước tương Bộ muỗng, đũa cá nhân (1 muỗng sứ + gác muỗng + 1đôi đũa sứ + bao đũa + sứ gác đũa) Bộ bát cá nhân (1 bát nhỏ + đĩa kê bát) Bộ ly cá nhân (1 ly uống bia + ly uống nước suối + ly uống rượu) Ly champagne xếp tháp 10 Tô sứ lớn 11 Muỗng lớn 12 Xô đá 13 Kẹp gắp đá 14 Giấy ướt 15 Khăn ăn 16 Khăn trải bàn 17 Hoa đặt bàn 18 Menu đặt bàn 19 Lọ tăm 20 Xe đẩy 21 Khay vuông lớn ngồi dễ quan sát sân Số lượng 400 200 60 60 600 350 350 350 35 50 50 50 50 400 gói 400 50 40 bình 40 40 lọ 10 xe 100 khay Setup bàn tiệc + Trải khăn bàn + Đĩa kê đặt diện nơi khách ngồi, đĩa cách mép bàn 2cm + Chén ăn đặt ngửa đĩa kê + Khăn ăn gấp theo hình dáng phù hợp (cánh buồm, cánh hoa hồng…) đặt lên chén ăn + Đũa đặt lên gác đũa điểm 1/3 chiều dài đũa, cách đĩa kê khoảng 2cm, chân đũa cách mép bàn từ 1- 2cm + Muỗng sứ đặt lên gác muỗng bên trái đũa ăn, cách đũa 2-3 cm, tâm thẳng với đĩa nền, chuôi chếch cách mép bàn 3-4 cm + Chén nước chấm cá nhân đặt chén phía trước đĩa kê, cách đĩa – 2cm + Ly đặt chếch bên phải, phía trước đĩa + Lọ tăm: đặt vào bàn + Lọ hoa trang trí menu: đặt vào khu vực bàn Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 14 (Ảnh minh họa) +Sắp xếp khu vực để dụng cụ đề phịng phát sinh q trình phục vụ Lưu ý: + Trước set up bàn tiệc cần phải vệ sinh khu vực gầm bàn, ghế khu vực xung quanh + Các khăn trải không bám vết vơ nào, ủi phẳng canh khăn trải mặt + Kiểm tra vệ sinh lại bàn ghế (nhất mặt bàn, mặt ghế, nơ ghế) đảm bảo dụng cụ ăn uống (chén dĩa, đũa, chén chấm, ly uống nước…) sẽ, sáng bóng + Kiểm tra lại sở vật chất khu vực: máy lạnh, đèn, toilet… + Cơng việc setup phải hồn thành trước bắt đầu buổi lể 30 - 60 phút 2.3.5 Kiểm tra, rà sốt lại cơng tác chuẩn bị + Kiểm tra trí xếp phịng tiệc gọn gàng, sẽ, đảm bảo khoảng cách + Kiểm tra tình trạng bàn, ghế; số lượng ghế, áo ghế, khăn trải bàn + Kiểm tra tất dụng cụ số lượng chất lượng, sẵn sàng phục vụ: Mỗi bàn đủ số lượng chén đĩa ly, dụng cụ ăn uống cho 10 người; có đủ khăn ăn, tăm, lọ hoa, menu vị trí + Kiểm tra khu vực để dụng cụ dự trữ, chuẩn bị đầy đủ, dụng cụ ăn uống (chén dĩa, muỗng, đũa, ly…) thay mới, sử dụng suốt buổi tiệc phải chuẩn bị số lượng dự phòng, đảm bảo gọn gàng, + Kiểm tra sân khấu, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, hệ thống điện đảm bảo hoạt động ổn định; trang trí đạt yêu cầu, đầy đủ bánh, hoa, nến, rượu, pháo bông… + Kiểm tra số lượng đồ uống, ăn đảm bảo vệ sinh, mùi vị, trình bày thời gian hoàn thành + Kiểm tra số lượng nhân viên, đảm bảo giờ, tác phong, diện mạo đồng phục; nhân viên nắm rõ thông tin tiệc, menu, khu vực phụ trách phục vụ, làm việc có tinh thần trách nhiệm 2.3.6 Đón tiếp, hướng dẫn mời khách + Khi khách đến, nhân viên phục vụ phải chủ động chào khách, hướng dẫn khách tìm vị trí ngồi phù hợp với bố trí + Lịch kéo ghế ngồi cho khách sau dẫn khách đến bàn phù hợp: kéo ghế nhẹ nhàng, không gây tiếng động ảnh hưởng đến khách xung quanh Ưu tiên phục vụ phụ nữ, người lớn tuổi trẻ em trước Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 15 + Nhân viên đón khách với cử tự nhiên, chủ động, thân thiện; ngôn từ lịch sự, dễ nghe 2.3.7 Phục vụ đồ uống + Khi khách ngồi vào bàn, nhân viên xin phép phục vụ đồ uống + Kiểm tra lại chất lượng, tình trạng đồ uống trước phục vụ + Nguyên tắc: phục vụ phía bên tay phải khách, ưu tiên phục vụ khách nữ/người lớn tuổi/trẻ em trước + Chuẩn bị ly uống phù hợp với đồ uống phục vụ + Rót đồ uống phục vụ khách kĩ thuật, tránh rớt ngoài, để ý tốc độ dùng khách để tiếp đồ uống + Nhân viên có kỹ giao tiếp, hướng dẫn khách chu đáo, xử lý thắc mắc khách (nếu có) 2.3.8 Phục vụ ăn + Nhân viên phục vụ thứ tự, kỹ thuật, lịch an tồn + Kiểm tra ăn trước bê lên đủ số lượng, đảm bảo chất lượng + Thơng báo đến khách ăn phục vụ, mời khách thưởng thức bữa ăn chúc khách ngon miệng + Lên thức ăn theo trình tự: (1) Súp gà ngơ (2) Cải chíp xào nấm (3) Cá diêu hồng hấp xì dầu (4) Sườn xào chua (5) Thịt bị sốt tiêu đen (6) Xơi ngũ sắc (7) Canh măng khô nấu mọc (8) Rau củ hấp (9) Hoa tráng miệng + Chú ý tiếp thực, tiếp đồ uống cho khách + Giữ cho bàn ăn gọn gàng, Xin phép khách dọn chén đĩa khách dùng xong thay + Giữ im lặng, hạn chế va chạm dụng cụ ăn uống bày biện thu dọn đồ ăn + Chọn vị trí đứng thích hợp, vừa dễ dàng phục vụ, vừa thuận tiện quan sát khách nhanh chóng đáp ứng yêu cầu bổ sung từ khách + Hướng dẫn khách chu đáo, hỗ trợ khách có yêu cầu, quan sát, quán xuyến đảm bảo riêng tư cho khách 2.3.9 Kết thúc phục vụ thu dọn + Khi khách dùng xong rời bàn, nhân viên phục vụ cảm ơn khách, lắng nghe ý kiến đóng góp khách cảm ơn (nếu có) + Chào khách lịch + Tiến hành thu dọn đảm bảo nhanh, gọn, an toàn; thu dọn thức ăn thừa, chuyển dụng cụ khu vệ sinh kịp thời + Vệ sinh phòng sau thu dọn; xếp lại bàn ghế ngắn + Hồn tất q trình thu dọn Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 16 2.4 CÁC TÌNH HUỐNG CĨ THỂ XẢY RA VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT Tình 1: Trong bữa tiệc, có khách khơng may làm rơi gây nên đổ vỡ đồ trung tâm tổ chức kiện Cách giải quyết: Trong trường hợp này, nhân viên phục vụ bàn tiệc chủ động hỗ trợ khách, xử lý nhanh chóng vật rơi vỡ Đặc biệt, nhân viên phục vụ cần ý tránh làm cho khách cảm thấy khó xử gây ảnh hưởng đến khơng khí buổi tiệc Tuy nhiên, thiệt hại rơi vỡ lớn cần liên hệ xin thơng tin khách, chuyển thông tin đến giám sát, quản lý để cuối buổi tiệc làm thủ tục bồi thường Tình 2: Trong bữa tiệc, sơ suất nên nhân viên làm rơi đồ hỏng đồ khách Cách giải quyết: Nếu sơ ý làm rơi vỡ, hư hỏng đồ khách, nhân viên phải chủ động xin lỗi khách, sau báo lại với cấp sẵn sàng bồi thường cho khách, đặc biệt phải mời khách khỏi khu vực tiệc để tránh làm tiệc gián đoạn Nếu nhân viên làm hỏng đồ có giá trị cao quản lí tiệc phải có mặt để nhận lỗi với khách, đồng thời xin ý kiến khách mức đến bù thiệt hại khách có yêu cầu muốn bồi thường Trong trường hợp vậy, nhân viên phải cố gắng mời khách khỏi khu vực tiệc để tránh làm bữa tiệc gián đoạn Ngoài ra, nhân viên phải cẩn trọng trình phục vụ, di chuyển nhẹ nhàng, cẩn thận, hạn chế va chạm mạnh vào vật dụng khách Tình 3: Sau bữa tiệc, khách hàng phàn nàn chất lượng ăn Cách giải quyết: Mỗi khách có gu ăn uống vị khác nên trường hợp khách phàn nàn chất lượng ăn điều khó tránh khỏi Trong trường hợp này, bên tổ chức cần xin lỗi khách hàng ghi nhận ý kiến họ để chuyển lời phàn nàn khách đến phận bếp nhằm thay đổi cho phù hợp Đặc biệt, bên tổ chức cần cảm ơn không quên ghi nhận góp ý để nâng cao chất lượng ăn, đảm bảo khách hàng hài lịng có lần lựa chọn bên tổ chức Tình 4: Trong bữa tiệc, nhân viên mang thức ăn nhầm bàn dẫn đến bàn ăn có bàn ăn bị thiếu ăn Cách giải quyết: Trong trường hợp này, nhân viên cần kịp thời xin lỗi khách, mong khách thơng cảm Trong trường hợp nhanh chóng phát sai sót, khách chưa sử dụng ăn nhân viên xin phép lấy lại đồ ăn phục vụ bàn Trong trường hợp khách sử dụng ăn nhanh chóng báo lại với phận bếp để chuẩn bị lại ăn theo yêu cầu Tình 5: Trong bữa tiệc, khách hàng phàn nàn phục vụ chậm Quản trị nhà hàng quầy barn trị nhà hàng quầy bar nhà hàng quầy bary bar Page 17