Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp và tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo

Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU Chương 1: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1.1 Khái niệm hội nghị, hội họp 1.2 Ý nghĩa hội họp .3 1.3 Phân loại hội họp 1.3.1 Các họp nội không nghi thức 1.3.2 Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị) 1.4 Quy trình tổ chức hội nghị 1.4.1 Lập kế hoạch hội nghị 1.4.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 1.4.3 Tổ chức điều hành hội nghị 1.4.4 Công việc sau hội nghị 1.5 Nguyên tắc để tổ chức họp, hội nghị thành công .9 Chương 2: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 14 2.1 Mục đích chuyến công tác lãnh đạo .14 2.2 Lập kế hoạch chuyến công tác .14 2.2.1 Phân loại chuyến công tác 14 2.2.2 Các cách lập kế hoạch chuyến công tác 14 2.3 Các bước chuẩn bị cụ thể cho chuyến công tác lãnh đạo 15 2.3.1 Giải công việc hành cần thiết cho chuyến cơng tác 15 2.3.2 Liên hệ với nơi công tác .15 2.3.3 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu .16 2.3.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông .16 2.4 Nhiệm vụ người thư ký văn phòng thời gian lãnh đạo công tác .17 2.4.1 Trước lãnh đạo công tác 17 2.4.2 Trong thời gian lãnh đạo công tác 17 2.4.3 Trách nhiệm người thư ký lãnh đạo thủ trưởng trở 18 2.5 Nhưng điều cần lưu ý cho chuyến công tác xa, cơng tác nước ngồi 19 2.5.1 Những thứ bắt buộc phải có .19 2.5.2 Những lưu ý nước 19 KẾT LUẬN 23 SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun LỜI NÓI ĐẦU Hội họp hoạt động cần thiết q trình tiến hành cơng việc tổ chức hay nhóm dự án Vì họp thường xun diễn có tính chất quan trọng, nên chúng phải tổ chức cho phát huy hiệu cao Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp khơng chuẩn bị chu đáo chuẩn bị sơ sài không chuẩn bị, họp chắn trở nên hiệu thời gian Đơi khi, mục đích họp không xác định rõ ràng, hay cá nhân có vai trị quan trọng lại khơng mời tham gia Bên cạnh đó, quản trị hành văn phịng, việc chuẩn bị cho chuyến cơng tác cho lãnh đạo đòi hỏi phải chuẩn bị công phu, chi tiết tốt Các chuyến cơng tác phải có mục đích rõ ràng, khơng bị chồng chéo mục đích với chuyến khác Công tác chuẩn bị quan trọng từ việc liên hệ nơi đến công tác, phương tiện lại lãnh đạo, chuẩn bị giấy tờ cần thiết, tiến hành thủ tục đăng ký việc chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu tư liệu tham khảo, v.v… Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên nhóm chúng em chọn đề tài nghiên cứu: “Nghiệp vụ tổ chức họp tổ chức chuyến công tác lãnh đạo” Do khả giới hạn điều kiện thời gian hạn chế, viết khơng tránh khỏi thiếu sót Nhóm thực hành mong quý thầy cô bạn đọc xem xét góp ý để chúng em có viết tốt có nhiều kiến thức Mọi ý kiến đóng góp xin gửi email hovanthuan88@gmail.com Nhóm – Lớp B16QTH2 Đại học Duy Tân - Đà Nẵng SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hoàng Hoa Duyên Chương 1: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1.1 Khái niệm hội nghị, hội họp Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức mục tiêu tập thể nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị 1.2 Ý nghĩa hội họp Cuộc họp hình thức thu thập, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho thông tin lưu truyền thông suốt Các họp hay hội nghị nơi thành viên trao đổi, thảo luận vấn đề chung tham dự vào trình định Cuộc họp nơi cá nhân phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp lãnh đạo có định đắn Cuộc họp nơi để triển khai thực định, tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm thúc đẩy phát triển 1.3 Phân loại hội họp 1.3.1 Các họp nội không nghi thức Các họp nhân viên: Thông thường họp nhân viên nhằm mục đích để nhân viên tồn tổ chức biết chủ trương sách, mục tiêu kế hoạch hoạt động đơn vị Thông qua họp Ban lãnh đạo lắng nghe ý kiến, nguyện vọng nhân viên, đồng thời thu thập ý kiến mang tính sáng tạo, đổi việc tiến hành tổ chức thực kế hoạch chung tổ chức Cuộc họp cán phòng ban: Cuộc họp diễn nội phòng ban phòng ban với Nội dung họp vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạch hoạt động cuả phận phận có mối quan hệ với Các họp thông báo, báo cáo: Nội dung họp nhằm thông báo vấn đề tổ chức thơng báo sách cho nhân viên, báo cáo tình hình hoạt động thời gian qua tổ chức,… 1.3.2 Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị) SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Duyên Hội nghị bàn bạc định: Hội nghị bàn chủ trương, sách đưa kế hoạch cho hoạt động tổ chức Ví dụ: Cuộc họp đầu năm ban lãnh đạo nhằm đưa mục tiêu kế hoạch để thực mục tiêu năm tổ chức Hội nghị phổ biến, triển khai: Khi chủ trương, sách ban hành cần phổ biến tổ chức thực Thông qua hội nghị nhằm quán triệt tư tưởng, quan điểm chủ trương sách kế hoạch giải pháp trình bày định Hội nghị kiểm tra, đôn đốc: Hội nghị thực sở có kiểm tra việc thực Trong trình thực gặp phải vấn đề vướng mắc chưa hiểu tinh thần, nội dung chưa tích cực thực phát huy sáng tạo trình thực kế hoạch Thông thường tổ chức hội nghị nhằm giải vấn đề sau: + Nghe báo cáo kết thực đơn vị + Trao đổi kinh nghiệm đơn vị điển hình + Chấn chỉnh, uốn nắn lệch lạc để thực tốt 1.4 Quy trình tổ chức hội nghị 1.4.1 Lập kế hoạch hội nghị Căn vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm Hoặc vào tình hình hoạt động đơn vị thời kỳ, mà đơn vị tiến hành tổ chức họp nhằm giải vấn đề liên quan Thông thường công tác lập kế hoạch cho việc tổ chức họp thường có nội dung sau: + Tên họp + Mục đích họp + Thời gian họp + Thành phần tham dự họp + Địa điểm họp + Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung họp + Kinh phí + Người chịu trách nhiệm + Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…) SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun Thơng thường họp nhỏ mang tính nội bộ, khơng trang trọng việc lập kế hoạch không thiết phải đầy đủ vấn đề trên, điều tùy thuộc vào nội dung họp 1.4.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị Đây khâu có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho thành công hội nghị Trong khâu chuẩn bị hội nghị cần chuẩn bị vấn đề sau: (1) Xác định mục đích, nội dung, tên hội nghị để quy định thành phần tham dự Ví dụ: - Hội nghị triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên thành phần tham dự sinh viên lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp, giảng viên, giáo sư người có kinh nghiệm, cựu sinh viên… - Hội nghị triển khai sản phẩm mới: thành phần bao gồm trưởng phận phận marketing, tài chính, sản xuất, kế toán… Lập danh sách cụ thể để vào gửi giấy triệu tập thư mời Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp yêu cầu người mời tham dự trả lời thời hạn định có đến tham dự họp hay không (2) Chọn thời gian tổ chức hội nghị Thông thường hội nghị ấn định trước vài tháng năm, kế hoạch tổ chức hội nghị nằm kế hoạch hoạt động hàng năm tổ chức Việc lập kế hoạch trước nhằm đảm bảo cho việc tổ chức hội nghị diễn theo thời hạn, địa điểm đăng kí Chọn thời gian tổ chức hội nghị cần xem có trùng với ngày nghỉ, ngày lễ không Xác định thời gian họp: ngày khai mạc họp, thời gian tiến hành (3) Chọn địa điểm tổ chức Tùy thuộc vào tính chất hội nghị số lượng thành viên tham dự mà nhà quản trị hành nên chọn địa điểm thích hợp, thơng thường việc tổ chức hội nghị diễn trung tâm thương mại, khách sạn, tổ chức phịng hội trường quan Phòng tổ chức hội nghị phải rộng rãi, thoáng mát, trung tâm, tiện lợi cho việc lại Phòng hội nghị phải xác định cụ thể trước gửi giấy mời đại biểu để tránh lộn xộn xung đột Khi hội nghị tổ chức thực nhà quản trị hành phải chịu trách nhiệm phân công nhân viên nên điện thoại cho khách SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hoàng Hoa Duyên mời để xác nhận lại việc gửi giấy mời, đồng thời thông báo thông tin có bổ sung, thay đổi, thường cơng viêc nên thực trước hội ngị diễn tuần Lựa chọn trang trí phịng họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), hiệu, cờ hoa… (4) Xây dựng lịch trình cụ thể cho nội dung hội nghị Mục đích việc lập lịch trình cơng cụ giúp hoạch định phối hợp hội nghị, lịch trình danh sách điều phải thực khâu tổ chức hội nghị Lịch trình giúp cho người tổ chức có nhìn tổng quát việc cần làm, làm chưa làm nhằm rà sốt, kiểm tra việc thực Thơng thường lịch trình tổ chức hội nghị gồm nội dung sau: + Chổ lưu trú cho khách + Gửi giấy mời số lượng thành viên tham gia + Giai trí hội nghị + Trang thiết bị để phục vụ hội nghị máy ghi âm, loa đài, tăng âm phương tiện khác + Thức uống giải khát + Địa điểm tổ chức + Chương trình tổ chức (5) Chuẩn bị hồ sơ hội nghị Để họi nghị diễn chu đáo, phận chịu trách nhiệm hồ sơ tài liệu phải chuẩn bị bìa đựng tài liệu, thư từ giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường trình chương trình hội nghị, giấy, bút… danh sách tài liệu liên quan khác danh sách thành viên tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa tối…Các loại tài liệu đóng hay kẹp ghim xếp theo thứ tự chương trình (6) Thơng báo cho khách mời thành viên tham gia Việc thông báo trước khoảng thời gian hợp lý nhằm giúp cho họ có thời gian xếp cơng việc viết tham luận hội nghị Nếu ban tổ chức muốn biết khách mời có tham dự hay khơng giấy mời tài liệu gửi kèm phải có mẫu trả lời in sẵn việc chấp nhận tham dự hội nghị có kèm theo bì thư có dán tem trả lời qua điện thoại, địa email SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun Đơi đơn vị tổ chức cần gửi lịch trình hội nghị, tài liệu hướng dẫn trước co khách mời, trường hợp khác cần gửi đồ thành phố nơi tổ chức hội nghị (7) Soạn thảo chương trình hội nghị Chương trình hội nghị bảng danh sách đề mục cần thực hội nghị hội nghị diễn ra, nhà quản trị cần phải thống chương trình trước để gửi cho khách tham dự Một số hội nghị gửi chương trình kèm theo thư mời, số hội nghị khác gửi khách đến tham dự bàn lễ tân để bìa đựng tài liệu gửi cho thành viên hội nghị Đối với hội nghị có quy mơ nhỏ, thời gian tổ chức ngắn người điều hành khai mạc hội nghị đọc chương trình hội nghị hội nghị bắt đầu diễn Thơng thường bảng chương trình hội nghị cần có nội dung sau: + Giới thiệu khách mời chủ tịch đoàn + Đọc phê chuẩn nội dung họp trước tổ chức hội nghị + Báo cáo tình hình hoạt động, kế hoạch tới liên quan đến nội dung hội nghị + Thảo luận vấn đề thực + Thảo luận kế hoạch nội dung hội nghị + Kết thúc hoãn lại (8) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật Gồm có micro, máy chiếu, video, bảng viết…Nếu đơn vị có sẵn tự chuẩn bị đăng ký trước để hỗ trợ, tổ chức phải có kế hoạch th trước Nếu hội nghị tổ chức khách sạn việc chuẩn bị khách sạn tự trang bị đầy đủ theo yêu cầu đơn vị tổ chức (9) Dự trù kinh phí Lãnh đạo hội nghị, chủ tịch hội đồng quản trị phối hợp với phòng kế hoạch tài lên kế hoạch dự trù kinh phí Đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức tiến hành thủ tục nhận chi cho hội nghị (10) Kiểm tra cơng tác hội nghị Tính từ ngày diễn hội nghị trước khoảng tuần, nhà quản trị văn phòng, đơn vị tổ chức phải tiến hành kiểm tra xem chương trình thực đến đâu, rà sốt lịch trình, kiểm tra sở vật chất, thiết bị, đặc biệt rà soát xem văn tài liệu giấy tờ liên quan phát cho đại biểu tài liệu chuẩn bị cho chủ tịch SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Duyên đoàn số lượng nội dung để kịp thời phát sai sót, thiếu hụt điều chỉnh, bổ sung kịp thời 1.4.3 Tổ chức điều hành hội nghị (1) Đón tiếp đại biểu phát tài liệu Đón từ nhà ga, sân bay… Bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp bàn lễ tân trước hội trường hội nghị Một số hội nghị chủ tịch đoàn hay ban tổ chức phải đứng cửa vào để bắt tay thân mật mời khách đến vị trí ngồi (2) Điều hành hội nghị Sau thủ tục đón tiếp, người chịu trách nhiệm dẫn chương trình khai mạc hội nghị, thơng thường văn phịng hay trưởng ban tổ chức đứng phát biểu khai mạc Việc khai mạc cần tiến hành theo lịch trình, nhanh gọn phải đảm bảo tính trang trọng đầy đủ Trước lúc khai mạc, họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành nghi thức nhà nước định làm lễ chào cờ … Sau khai mạc tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu chủ tịch đoàn, chủ tọa buổi họp, thư ký, đại biểu tham dự…người điều hành hội nghị tiến hành theo trình tự chương trình hội nghị đề Trình bày báo cáo tham luận Tiến hành thảo luận vấn đề đặt Việc tiến hành phát biểu thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút Giữa báo cáo, tham luận giải lao ăn nhẹ (3) Ghi biên Biên phải trình sau kết thúc họp thời gian định sau Nhà quản trị văn phịng phải phân cơng phận thư ký chun ghi biên hội nghị, tùy theo quy mô tổ chức mà thành viên ban thư ký có nhiều hay Người ghi biên cần ghi nội dung vắn tắt vấn đề hội nghị, cần ghi nguyên văn kiến nghị hay đề nghị, điều khoản bổ sung, định giải pháp Sau kết thúc hội nghị, ban thư ký có nhiệm vụ hồn chỉnh văn bản, trình lên lãnh đạo xem xét gửi cho hội đồng quản trị Người thư ký cần ghi vào lịch công tác vấn đề phát sinh sau hội nghị hẹn gặp, họp… SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun Ban thư ký gửi thư cảm ơn khách mời tham dự ghi nhận ý kiến đóng góp họ (4) Tổng kết hội nghị Chủ tịch đoàn đọc báo cáo tổng kết diễn văn bế mạc Nhấn mạnh kết đạt hội nghị đọc lời cảm ơn 1.4.4 Cơng việc sau hội nghị - Hồn thiện văn kiện - Tặng quà ( chưa thực phần đón tiếp) - Thơng báo cho quan hữu quan nội dung kết họp - Lập hồ sơ họp Đối với họp thông thường cần lưu giữ biên bản, hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị Hồ sơ thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, người mời tham dự; Lời khai mạc; báo cáo tham luận, phát biểu; Nghị họp; Biên bản; Lời bế mạc - Chiêu đãi, tiễn khách (nếu có) - Thanh, tốn chi phí chi phí cho họp - Tổ chức thực nghị - Triển khai nội dung thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp 1.5 Nguyên tắc để tổ chức họp, hội nghị thành công 1.5.1 Nguyên tắc 1: Chuẩn bị họp thật chu đáo Tổ chức họp thành công phần nghiệp vụ người thư ký Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước họp; nhanh nhạy xử lý họp phải biết bước tiếp sau họp kết thúc Chuẩn bị giấy viết, họp, thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại điều cần thiết Ở số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho thành viên tham dự họp Trong số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị bạn giúp họ không lúng túng họ cảm ơn chu đáo bạn Nếu họp cần có hỗ trợ thiết bị đặc biệt máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) sớm tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trường hợp máy hỏng SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hoàng Hoa Duyên Ngoài việc chuẩn bị trang thiết bị cho họp, bạn người điều hành họp nên đến buổi họp với chuẩn bị trước vấn đề liên quan, dự kiến sẵn câu hỏi mà người khác đặt ra, câu hỏi gợi ý cho người khác Để làm vậy, người điều hành phải thu thập thơng tin xác cụ thể liên quan đến họp 1.5.2 Nguyên tắc 2: Không để họp kéo dài mức cần thiết Bạn không nên để họp kéo dài mức cần thiết Vì nói nhiều vấn đề mức cần thiết, không thời gian để thực vấn đề khác, nói làm việc khác Khi thấy buổi họp kéo dài hai đồng hồ, bạn đề nghị nghỉ giải lao Qua hai làm việc căng thẳng làm người uể oải, khơng cịn tập trung theo dõi họp Khi giải lao để thành viên tự trao đổi, lại hành lang cho thoải mái Khi thấy có vấn đề mà thành viên họp chưa thơng, cịn phải bàn tiếp, bạn nên đề nghị với chủ toạ để có định cuối cho vấn đề Có thể để vấn đề chưa thống lại, đến kỳ họp sau có đủ thơng tin giải Có thể ban lãnh đạo họp với phận có khúc mắc để giải riêng lần họp khác 1.5.3 Nguyên tắc 3: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp nội dung họp Bạn nên thảo luận sơ với phận nội dung buổi họp Có thể dành khoảng 15 phút trước buổi họp để trao đổi qua với Điều giúp điều hành buổi họp có hiệu hơn, tránh trường hợp có nhiều ý kiến trái ngược buổi họp Khi có nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bị lúng túng họp đến thất bại Nên thảo luận sơ trước buổi họp không nên vận động trước buổi họp Chúng ta không nên để phận phát biểu theo hướng dẫn mình, đừng gợi ý, sếp muốn này, sếp định kia, khơng có ý kiến hay đóng góp cho họp 1.5.4 Nguyên tắc 4: Nên hội họp Người điều hành họp phải đến trước khoảng nửa Nếu có phận đến trễ, bắt đầu họp Trễ họp có nghĩa làm thời người khác Đừng nên tạo cho phận họp trễ cảm giác họ nhân vật quan trọng, nên người phải chờ đợi Mặt khác, khởi họp trễ chờ đợi người đến dự họp trễ xúc phạm đến người họp sớm giờ: bắt họ chờ trừng phạt họ, kẻ đáng bị trừng phạt người đến trễ SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 10 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun Đừng hẹn gặp người khác sau họp kết thúc (theo kế hoạch) Hãy đặt trường hợp họp kéo dài dự định Nếu bỏ dở, chắn cấp khơng hài lịng với tác phong nghề nghiệp bạn Trong lúc diễn họp, người thư ký điều hành phải bám sát giấc định chương trình nghị Nhanh chóng tìm cách kéo dãn hay thu gọn phát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định trước Hãy kết thúc buổi họp quy định, đừng kéo dài Tâm lý người dự họp thấy bất an phải họp kéo dài quy định 1.5.5 Nguyên tắc 5: Biên họp Việc ghi biên họp quan trọng, chưa tìm người đảm nhiệm, thư ký điều hành kiêm nhiệm ln việc ghi biên họp Công việc viết biên thường chẳng thích thú, việc làm cần thiết Nếu phịng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên tốt Sau buổi họp, người thư ký in biên thành nhiều để giao cho thành viên họp Mặc dù thành viên có cách ghi riêng họ, biên chung thư ký ghi cần thiết, giúp cho người nhớ xác cơng việc đựơc bàn bạc, thảo luận suốt họp 1.5.6 Nguyên tắc 6: Hãy ghi lại điểm quan trọng lúc họp Trong họp thường xun có nội dung thường đưa thảo luận Những vấn đề thường chuyển đổi liên tục nhanh chóng Có lúc ta chen ngang để phát biểu thắc mắc riêng hay ý kiến riêng Hãy nhắc nhở thành viên họp ghi lại câu ghi ngắn gọn vào sổ tay Khi phát biểu, họ yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng Như tránh việc chen ngang người khác phát biểu Nếu việc không cần phải đưa họp, trao đổi với phận liên quan thích sổ tay vào dịp khác 1.5.7 Nguyên tắc 7: Hướng dẫn người tích cực tham gia thảo luận yêu cầu họ trình bày ngắn gọn Khi thấy khơng khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành nên nêu câu hỏi, hỏi việc mà tất người thật quan tâm, không hỏi riêng người hay số người Khi phát biểu thật ngắn gọn súc tích Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, bạn đề nghị họ không nên làm thời gian họp Khi có nhiều người tham gia ý kiến vấn đề, người điều hành họp nên nhắc nhở thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước 1.5.8 Nguyên tắc 8: Hãy giúp người tập trung ý vào họp SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 11 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun Trong họp buồn tẻ chán ngán, người điều hành họp phải tìm cách làm buổi họp sinh động phải rút ngắn họp Cần ý đến dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống cằm vẻ suy tư, mắt nhìn cửa cửa sổ, vươn vai uể oải dửng dưng thể người ngồi Đó thái độ phản ứng nội dung họp buồn tẻ chán phèo 1.5.9 Nguyên tắc 9: Hãy giúp người không ngần ngại trình bày ý kiến Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung tất có chung ý kiến, riêng vài người không đồng tình Vậy cố gắng mời người khơng đồng tình mạnh dạn nêu ý kiến cá nhân lý họ khơng biểu Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm Nhiều vài đề nghị “bất bình thường” lại mang đến giải pháp hay mà trước chưa kịp nghĩ đến Phải thật tơn trọng ý kiến đối kháng Nếu ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, ý kiến khơng khả thi nên để chủ tọa xem xét 1.5.10 Nguyên tắc 10: Phát biểu họp nói với tất người, khơng phải riêng với người Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với người, nhìn vào gương mặt tất thành viên tham dự, người có cảm thấy họ nói tới Vì thế, họ nhiệt tình đưa ý kiến tranh luận Người điều hành khơng độc với vấn đề riêng 1.5.11 Ngun tắc 11: Khơng nói xấu buổi họp, đặc biệt với người vắng mặt Trong họp, khơng nên bình luận, chê bai hay nói xấu người khác, với người không tham dự họp Người điều hành phải khéo léo nhắc nhở thành viên tham dự phân biệt việc nói xấu đóng góp ý kiến Đóng góp ý kiến ln mang tính xây dựng chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen thành kiến Khơng cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng mặt, họ khơng diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, hay minh cho thân họ Chắc chắn chẳng thích người khác nói xấu sau lưng 1.5.12 Nguyên tắc 12: Sau buổi họp, nên gặp người trị chuyện thân mật Người điều hành nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với người sau buổi họp Hãy tỏ cần người họ tham dự họp Người điếu hành nói: “Anh (Chị) có ý kiến bổ ích”, “Anh (Chị) phát biểu điều tốt quá, ý kiến hay” SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 12 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hoàng Hoa Duyên Hãy làm cho thành viên tham dự họp nhận thấy quý mến họ họ hứng thú mời tham dự buổi họp SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 13 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Duyên Chương 2: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2.1 Mục đích chuyến cơng tác lãnh đạo Chuyến công tác lãnh đạo quan nhằm thực nhiệm vụ đặt thực chức quản lý nói chung Chuyến công tác lãnh đạo nhằm giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế sở, học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức Chuyến công tác lãnh đạo nhằm giải công việc cụ thể nằm kế hoạch công tác năm tổ chức Chuyến công tác lãnh đạo thật cần thiết bối cảnh giao lưu hợp tác quốc tế quan hệ hữu nghị nước ngày phát triển, chuyến cơng tác lãnh đạo khơng bó hẹp phạm vi quốc gia mà cịn mở rộng phạm vi quốc tế 2.2 Lập kế hoạch chuyến công tác 2.2.1 Phân loại chuyến công tác Chuyến cơng tác có tính chất thường kỳ: Những chuyến tuần, tháng có thời gian ngắn địa bàn quan Chuyến công tác không định trước: Những chuyến khảo sát tình hình, tham khảo kinh nghiệm quan, tổ chức, đối tác nước, chuyến cơng tác với mục đích nghiên cứu, thăm dị, trao đổi, ký kết hợp đồng,…Chuyến công tác để tham dự hội họp, hội thảo, hội nghị, lễ hội.,… 2.2.2 Các cách lập kế hoạch chuyến công tác Đối với chuyến công tác thường kỳ: Người lãnh đạo tổ chức, người lãnh đạo tham gia chuyến tự quy định ngày tuần, tháng vào công văn mời tham dự họp mà tự bố trí thời gian thích hợp Cán phụ trách hay người thư ký không cần lập kế hoạch Đối với chuyến cơng tác khơng định trước: Văn phịng thư ký phải lên kế hoạch cụ thể Ở số quan, tổ chức lớn có nhiều sở trực thuộc văn phòng thư ký lãnh đạo sở phải lập kế hoạch cơng tác đơn vị gửi quan, tổ chức quản lý Có thể thực việc lên kế hoạch theo bảng gợi ý sau: Đơn Vị:……………,TG:………Tuần, Từ ………Đến……………… SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 14 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng Ngày Tên Chức Nơi CB vụ đến công tác (1) (2) (3) (4) ThS Trương Hoàng Hoa Duyên Địa Đơn vị điểm tổ chức đến (5) (6) Mục đích chuyến (7) Phương Ngày tham tiện dự (8) Ghi (9) (10) Tất chuyến công tác lãnh đạo cần phải đưa vào kế hoạch ngoại trừ trường hợp đột xuất Chuyến công tác thường kỳ cần đưa vào kế hoạch năm, mục tiêu chuyến xác định trước phù hợp với mục tiêu quan Cần nắm rõ vấn đề sau: - Thời gian bắt đầu kết thúc, thời gian khởi hành chuyến - Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn - Các gặp gỡ, trao đổi,…(mục đích, lịch trình, thành phần tham dự,…) 2.3 Các bước chuẩn bị cụ thể cho chuyến công tác lãnh đạo 2.3.1 Giải cơng việc hành cần thiết cho chuyến công tác Lập danh sách thành viên theo định cử công tác, đạo thủ trưởng quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đường, cơng lệnh Nếu đồn cơng tác nước phải hướng dẫn đoàn chuẩn bị thủ tục hành kịp thời cho chuyến cơng tác hộ chiếu, visa,… Chuẩn bị địa số điện thoại đại sứ quán nước ngoài, địa liên lạc nơi quen biết Thông báo cho thành viên tham gia chuyến chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng quà tặng cho đối tác 2.3.2 Liên hệ với nơi công tác Cần liên hệ trước thời gian nội dung với nơi đến công tác Nếu nội dung công tác vấn đề lớn thời gian chuyến dài phải đưa vào kế hoạch năm nơi đến cơng tác SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 15 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hoàng Hoa Duyên Trước thời gian chuyến đi, cần thông báo cho nơi đến biết kế hoạch, thời gian chuyến đi, danh sách người đến, phương tiện đến để họ có kế hoạch đón tiếp 2.3.3 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu Tùy theo mục đích chuyến mà nội dung cơng tác chuẩn bị cần khác Ví dụ: - Nếu chuyến cơng tác để ký hợp đồng cần có hợp đồng cho đơn vị chức năng, chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị - Nếu dự hội thảo, hội nghị phải nghiên cứu yêu cầu hội nghị để soạn thảo phát biểu, tham luận Các nội dung công tác lãnh đạo phải giúp đỡ thư ký, phận chức năng, chuyên gia giúp lãnh đạo soạn thảo nội dung Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có tư liệu, tài liệu tham khảo như: + Các văn quy phạm pháp luật + Các tài liệu chuyên môn + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Các tài liệu cần tổng hợp theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm Những tài liệu khác phải đọc để đánh dấu vấn đề liên quan có tính chất quan trọng Những hồ sơ cần có bìa đựng hồ sơ để cấp quản trị mang theo Ngồi cần có bìa đựng hồ sơ khác đựng dụng cụ biểu mẫu văn phòng phẩm, sổ, danh thiếp, lịch chuyến máy bay,… 2.3.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất chuyến mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp như: máy bay, tàu hỏa, tàu thủy, ô tô,… Văn phịng thư ký cần nắm xác, đầy đủ thông tin phương tiện giao thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, cho phù hợp tiến hành đặt vé chuẩn bị tư liệu cho chuyến 2.4 Nhiệm vụ người thư ký văn phòng thời gian lãnh đạo công tác 2.4.1 Trước lãnh đạo công tác Dự họp bàn giao thủ trưởng cho cấp phó, nắm vững nội dung cơng việc thủ trưởng giao cho cấp phó giải SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 16 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun Ghi chép cơng việc cấp phó uỷ quyền cho văn phịng thư ký giải quyết, cơng việc thủ trưởng yêu cầu, phận chức năng, chuyên viên giải 2.4.2 Trong thời gian lãnh đạo công tác ** Đối với văn phịng: - Giúp phó thủ trưởng giải công việc thủ trưởng phân công - Giải công việc thủ trưởng uỷ quyền - Theo dõi tiến độ công việc phận, đơn vị, tổng hợp tình hình báo cáo cho phó thủ trưởng để đạo công việc ** Đối với người thư ký: - Duy trì cơng việc bình thường thư ký lãnh đạo vắng - Trong xử lý thư tín, thư ký cần xếp loại phân theo tầm quan trọng, (thư ký cần đọc qua nội dung văn bản, trừ văn mật) Những vấn đề cần ý kiến lãnh đạo phải liên lạc để xin ý kiến giải Xử lý hồ sơ theo mức độ quan trọng Nên phân loại hồ sơ làm loại: + Hồ sơ khẩn ( high- priority folder) + Hồ sơ ghi công việc cần giải + Các thông báo + Những công việc thực - Nếu có thư từ liên quan, bạn cần xem tất thư đó, người trả lời thư thủ trưởng Trong trường hợp này, người thư ký phải viết thư trả lời cho trường hợp thủ trưởng công tác thư chuyển tiếp đến thủ trưởng, thủ trưởng trả lời vài tuần thủ trưởng trở Trong thư nên ký tên người viết người ghi “thư của…” “trợ lý hành chính” tùy theo chức danh thư ký - Thường xuyên liên lạc với đồn cơng tác với thủ trưởng quan, tổ chức phương tiện, hình thức đại như: điện thoại di động, internet, vấn đề cần trao đổi xin ý kiến giải - Nếu thư ký lãnh đạo chuyến cơng tác, văn phịng phải bố trí người thay cơng việc, người phải có khả giúp lãnh đạo giải vài công việc - Nên trì sổ ghi thư từ, điện thoại, công văn đến Trong sổ cần ghi cụ thể: ngày tháng thư tín, loại thư tín, nguồn gốc thư tín, xử lý thủ trưởng cần giải cơng tác trở SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 17 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun - Khi thư ký chuyển tiếp thư tín, cần ghi lại sổ nhật ký thư tín thư tín Đối với chun cơng tác dài ngày, thư ký cần lập sổ nhật ký hoạt động tổng quát để thủ trưởng cập nhật thông tin trở Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN…VẮNG MẶT Ngày/tháng Nguồn mô tả (mô tả cụ thể thư Hoạt động Hoạt động cần tín, điện thoại, tường trình thực hiện/người thực / viếng thăm giải ngày hết hạn                 MẪU NHẬT KÝ HOẠT ĐỘNG CẦN LƯU Ý: CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN LƯU Ý Ngày /tháng   Mô tả   2.4.3 Trách nhiệm người thư ký lãnh đạo thủ trưởng trở - Báo cáo lãnh đạo biết diễn biến quan thời gian cơng tác - Trình nhật ký thư tín nhật ký cơng tác - Nhận tài liệu chuyến công tác để giúp thủ trưởng chỉnh, lập hồ sơ - Chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng, báo cáo kết chuyến với toàn quan - Giúp thủ trưởng hoàn thiện hồ sơ, báo cáo như: phân loại thư tín, đánh máy, chép liệu - Ngoài người thư ký cần giúp thủ trưởng làm thủ tục chi tiết khoản chi phí để tốn, đồng thời soạn thảo thư cảm ơn người trực tiếp gặp, tiếp xúc chuyến SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 18 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun 2.5 Nhưng điều cần lưu ý cho chuyến công tác xa, cơng tác nước ngồi 2.5.1 Những thứ bắt buộc phải có + Hộ chiếu (+visa nước nhập cảnh yêu cầu): Kiểm tra kỹ tên tuổi, ngày sinh, số CMT, giới tính… hộ chiếu cấp hộ chiếu + Vé máy bay khứ hồi: Khi nhận vé máy bay cần kiểm tra kỹ tên tuổi, giới tính ghi Trước nước, nhờ lễ tân khách sạn khẳng định lại lịch bay cho chắn + Tiền USD để chi tiêu dự phòng: Khi đến sân bay nước bạn, nên đổi USD sang ngoại tệ nước để dễ chi tiêu Khơng nên đổi nhiều, cần tính tốn kỹ tiêu khoảng đổi Khi nước khơng tiêu hết số ngoại tệ nên đổi ngược lại USD sân bay + Bảo hiểm du lịch Mua bảo hiểm cho chuyến (thông thường không 30$) + Quyết định quan cử công tác cho nghỉ du lịch + Thư mời công tác du lịch nước bạn + Những đồ dùng thiết yếu cá nhân 2.5.2 Những lưu ý nước Hành lý gửi: Nên loại valy mềm Tổng trọng lượng không q 20kg Ghi tên, địa (xin nhân viên làm thủ tục sân bay thẻ nhỏ để ghi buộc vào quai hành lý), nên buộc nơ màu để dễ nhận Nên mua khoá nhỏ để khoá vào Hành lý xách tay: Đựng đồ thiết yếu lấy sử dụng đường Ví dụ: giấy ăn, đồ ăn vặt, hoa quả, khăn mặt, bàn chải, kem đánh (để đánh răng, rửa mặt sân bay cần) Nên để vào hành lý xách tay quần áo (cả quần áo lót) để sử dụng trường hợp thất lạc hành lý gửi Lưu ý, tất đồ dùng có chất lỏng (bao gồm mỹ phẩm), đồ kim loại sắc/nhọn (như dao, kéo) không để hành lý xách tay mà phải để hành lý gửi Túi nhỏ đeo người: Đựng thứ tối quan trọng hộ chiếu, vé máy bay, thẻ lên máy bay (boarding pass), tiền, định, thư mời, bảo hiểm du lịch, chìa khố hành lý gửi Đây vật bất ly thân lúc, nơi Ngoài thứ trên, nên bỏ vào túi địa liên lạc Đại sứ quán Lãnh quán Việt Nam nước sở tại, địa khách sạn địa người cần phải liên lạc bên nước Làm thủ tục xuất cảnh/nhập cảnh sân bay: SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 19 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun - Bước 1: Kiểm tra bảng thơng báo (có nhiều sân bay) xem chuyến làm thủ tục đâu, quầy nào, lúc theo dẫn đến làm thủ tục - Bước 2: Đến quầy làm thủ tục, đưa cho nhân viên làm thủ tục hộ chiếu + vé máy bay hành lý gửi Nhân viên làm thủ tục xé tờ vé (chặng chặng vé thật) nhập liệu vé (nếu vé điện tử) trả lại vé gốc hộ chiếu với thẻ lên máy bay (boarding pass) Lúc thẻ lên máy bay quan trọng, làm thẻ khơng thể lên máy bay Đồng thời, nhân viên cân hành lý gửi, trọng lượng quy định phải trả thêm tiền cước Sau đó, nhân viên dán thẻ hành lý lên đưa lại giữ thẻ tương tự để sau lấy hành lý Sau tất khâu này, nên kẹp vé (cho chặng lại), thẻ lên máy bay, thẻ hành lý vào hộ chiếu Lưu ý không làm thất lạc làm rơi thứ thứ quan trọng -Bước 3: Vào khu vực làm thủ tục xuất/nhập cảnh: đưa nhân viên hải quan/an ninh xem hộ chiếu, thẻ lên máy bay để kiểm tra đóng dấu xuất/nhập cảnh vào hộ chiếu - Bước 4: Vào khu vực cách ly ngồi đợi đến lên máy bay Nhìn xem thẻ máy bay dẫn làm thủ tục lên máy bay cửa chuẩn bị ngồi đợi gần cửa - Bước 5: Đến lên máy bay, đưa nhân viên khu vực xé thẻ lên máy bay, cầm lại nửa thẻ lên máy bay, nhìn xem số ghế lên máy bay ngồi vào chỗ Khi lên máy bay, cất hành lý xách tay lên ngăn hành lý phía ghế ngồi mình, thắt dây an toàn, tắt điện thoại di động làm theo hướng dẫn tiếp viên Thông thường chuyến bay dài tiếng có ăn nhẹ Phía trước ghế ngồi có sách, báo cho người đọc Trong ngăn có túi giấy Có thể sử dụng túi để nôn bị say máy bay Nôn xong phải vứt túi vào toilet máy bay Khi máy bay cất cánh rồi, bỏ dây an tồn lại bình thường máy bay Nếu cảm thấy lạnh, hỏi tiếp viên mượn chăn mỏng để đắp 10 Gần hạ cánh, phải khai vào tờ khai hải quan tiếp viên đưa Khai xong, kẹp vào hộ chiếu để làm thủ tục nhập cảnh 11 Nếu cần trợ giúp chưa rõ điều hỏi tiếp viên SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 20 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hoàng Hoa Duyên 12 Trước nên kiểm tra thông tin thời tiết nước đến để mang quần áo đồ dùng cho phù hợp 13 Khi NN tốt không nên đeo nữ trang 14 Vì khơng mang chất lỏng trước vào khu vực cách ly sân bay, trước làm thủ tục xuất cảnh, phải chuẩn bị nước uống trước cho đỡ khát Vào đến khu vực cách ly, số nước có lắp đạt thiết bị cung cấp nước uống công cộng nên không lo bị khát 15 Trước lên máy bay, nên vào toilet giải nhu cầu để đỡ phải sử dụng toilet máy bay 16 Khi máy bay hạ cánh phải thắt dây an toàn Ra khỏi máy bay, lại đưa hộ chiếu tờ khai hải quan cho nhân viên hải quan để làm thủ tục nhập cảnh Làm xong thủ tục nhập cảnh khu vực lấy hành lý gửi 17 Khi vào đến nước bạn, phải tuân thủ nghiêm ngặt luật pháp nước bạn, không khai báo dối trá điều Khi đường, lưu ý tuân chấp hành luật lệ giao thông, bừa Việt Nam người dân nước tuân thủ nghiêm ngặt luật lệ giao thông, tốc độ phương tiện nhanh, không dễ xảy tai nạn Khơng vứt rác bừa bãi ngồi đường Cảm ơn câu nói lịch đương nhiên cần dùng giao tiếp 18 Khi làm thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh sân bay hay làm việc nơi cơng cộng nước bạn mà gặp lúc đơng người, phải chờ đợi cần phải xếp hàng nghiêm túc, chờ đến lượt (khơng chen lấn, xô đẩy VN) Lưu ý không vượt qua vạch vôi đỏ (kẻ chân) ngăn cách khu vực làm thủ tục dòng người xếp hàng làm thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh sân bay 19 Khi đến khách sạn ở, nên xin lễ tân khách sạn đồ thành phố card khách sạn Giữ đồ card thường trực túi xách để có bị lạc cịn hỏi đường khách sạn 20 Trong trường hợp khẩn cấp, phải liên hệ với Đại sứ quán Lãnh quán Việt Nam nước để giúp đỡ SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 21 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Dun KẾT LUẬN Tóm lại, tổ chức họp chuyến công tác cho lãnh đạo hiệu cần nhiều công sức đưa thông báo nhóm bạn cần gặp thời gian  và địa điểm cụ thể Một họp hay chuyến cơng tác muốn hiệu phải có cấu trú, kế hoạch thứ tự không chẳng đâu không thực điều Với mục tiêu vững chắc, chương trình chặt chẽ với tham gia thành viên khâu kế hoạch, chuẩn bị, thực họp, chắn bạn tổ chức họp thành công Nếu xây dựng danh tiếng người tổ chức họp hiệu thành công, bạn dễ dàng thăng tiến nghiệp SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 22 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tiểu luận Quản trị Hành Văn phịng ThS Trương Hồng Hoa Duyên TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] ThS Trương Hoàng Hoa Dun (2011), Bài giảng Quản trị hành văn phịng, Đại học Duy Tân [2] Các trang Web: o http://kynanglamviec.com/nukeviet/index.php? language=vi&nv=news&op=Ky-Nang-To-Chuc/12-Nguyen-Tac-de-tochuc-cuoc-hop-thanh-cong-228 o http://qlxh165.pro-forums.in/t11-topic DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM Họ tên Mã sinh viên Hồ Văn Thuận (Tr Nhóm) 162330870 Trần Thị Kim Anh 162320245 Phạm Quang Thái 162520606 Đậu Thị Tú Vân 162330920 SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 23 - LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2.1 Mục đích chuyến cơng tác lãnh đạo Chuyến công tác lãnh đạo quan nhằm thực nhiệm vụ đặt thực chức quản lý nói chung Chuyến cơng tác lãnh đạo. .. lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế sở, học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức Chuyến công tác lãnh đạo nhằm giải công việc cụ thể nằm kế hoạch công tác năm tổ chức Chuyến công tác lãnh đạo. .. cách lập kế hoạch chuyến công tác Đối với chuyến công tác thường kỳ: Người lãnh đạo tổ chức, người lãnh đạo tham gia chuyến tự quy định ngày tuần, tháng vào công văn mời tham dự họp mà tự bố trí