chuyên đề nâng cao nghiệp vụ tổ chức cuộc họp của nhân viên văn phòng tại công ty TNHH TMDV xây dựng và đầu tư khánh ngọc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH ĐÔNG THỊ MỸ DUYÊN CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên chuyên đề: Nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc HÀ NỘI – 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH ĐÔNG THỊ MỸ DUYÊN CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên chuyên đề: Nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Họ tên sinh viên : Đơng Thị Mỹ Dun Lớp, khóa ngành : Quản trị văn phòng 01 – K14 Giáo viên hướng dẫn : TS Dương Đình Bắc HÀ NỘI - 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUN MƠN Q TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ tên: Đông Thị Mỹ Duyên Mã số sinh viên: 2019607017 Lớp: Quản trị văn phòng 01 – K14 Ngành: Quản trị văn phòng Địa điểm thực tập: Công Ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Giáo viên hướng dẫn: TS Dương Đình Bắc Đánh giá chung giáo viên hướng dẫn: Điểm số Điểm chữ Đánh giá điểm Hà Nội, ngày … tháng … năm 2023 Giáo viên hướng dẫn (Ký tên ghi rõ họ tên) Mục Lục PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 2.1 Mục đích nghiên cứu 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu .2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài Chương 3: Giải pháp nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh NgọcCHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung nghiệp vụ tổ chức họp 1.1.1 Khái niệm .4 1.1.2 Vị trí, vai trị họp 1.1.3 Phương thức tổ chức họp 1.1.4 Phân loại họp 1.1.5 Đặc điểm họp .8 1.1.6 Tiêu chuẩn họp .8 1.2 Quy trình tổ chức họp .11 1.2.1 Chuẩn bị cho họp 11 1.2.2 Trong họp 12 1.2.3 Sau họp 13 TIỂU KẾT CHƯƠNG 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TMDV XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH NGỌC 14 2.1 Tổng quan Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc 14 2.1.1 Thông tin chung Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc 14 2.1.2 Các mốc quan trọng trình phát triển .15 2.1.3 Một số tiêu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc 16 2.1.4 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc 17 2.1.5 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc .18 2.2 Thực trạng nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phòng Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc 19 2.1.Thực trạng công tác tổ chức hội họp 19 2.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị 21 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp .23 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 34 2.2.4 Tổ chức hội nghị khách hàng cho Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc .35 2.3 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác tổ chức họp Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc 38 TIỂU KẾT CHƯƠNG 41 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TMDV XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH NGỌC .43 3.1 Phân bổ thời gian tổ chức họp hợp lý .43 3.2 Đối với người chủ trì họp 43 3.3 Đối với người tham dự .44 3.3.1 Thực quy trình họp 44 3.3.2 Giải vấn đề phát sinh họp 45 TIỂU KẾT CHƯƠNG 48 KẾT LUẬN CHUNG 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hầu hết người dành phần lớn thời gian cho cơng việc, mà mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sống chúng ta, tác động lớn đến nhiều khía cạnh khác đời người Bên cạnh lực u thích cơng việc yếu tố khơng thể thiếu việc bày trí khơng gian làm việc cách hài hòa cân đối góp phần giúp bạn đạt kết thuận lợi cho cơng việc Nơi làm việc làm việc dù có khơng gian nhỏ hay hẹp bố trí khơng gian màu sắc tất củng mang cho tinh thần thoải mái khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần sức khỏa hiệu công việc, tương tự, bạn tổ chức tốt khu vực hành quan Và ngày để tìm giải pháp cho vướng mắc giới tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, máy vi tính làm việc Tổ chức tốt họp quan trọng việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành Nó đem lại hiểu lớn cho công việc thành công bạn Một quan hay tổ chức dù có nguồn tài dồi dào, máy móc thiết bị đại đến đâu trở nên vô nghĩa quản trị nguồn nhân lực Chính quản trị nhân lực tạo mặt, bầu khơng khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám quan Trong quản lý giáo dục vậy, để hoàn thành tốt chức quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ chủ yếu như: kỹ kỹ thuật, kỹ nhân sự, kỹ tư duy… Tất nhà quản lý, dù làm việc lĩnh vực phải có đầy đủ loại kỹ Tuy nhiên tầm quan trọng kỹ lại tùy thuộc vào cấp bậc nhà quản lý Kỹ nhân nhà quản lý cấp Một nhà quản lý quan cần trang bị cho kỹ nhân cần thiết, kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp khơng chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành công Tổ chức điều hành thành công họp công việc mà nhà quản lý có lực phải có khả thực Đây việc không dễ dàng Trong thực tế, nhân viên Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc chưa ý thức hết tầm quan trọng họp, chưa có ý tối đa dẫn đến hiệu họp chưa đạt hiệu cao Vậy họp nên tổ chức nào? Làm để biết chắn người tham dự đến giờ? Truyền đạt hướng dẫn người thảo luận nào? Tổ chức thực công việc sau họp sao? Trăn trở trước suy nghĩ nên tơi chọn chun đề “ Nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc” làm đề tài báo cáo Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Đánh giá cách tồn diện, khách quan, khoa học chất lượng họp nhà trường, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu họp Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Trên sở trình bày đặc điểm, tình hình kinh tế - xã hội Thành phố Bắc Giang, tình hình công ty , hoạt động công ty họp Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc; báo cáo có nhiệm vụ: - Phân tích làm sáng tỏ thực trạng chất lượng hiệu họp Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc - Bước đầu đánh giá kết quả, hạn chế rút số nguyên nhân bản, từ đưa giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu họp Công ty thời gian tới Là nhà quản lý người tổ chức họp cần phải xây dựng mục tiêu cho họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với người khác họp lập kế hoạch để biến định thành hành động Đồng thời, việc xác định thời gian, địa điểm tổ chức họp kỹ điều hành họp nhà quản lý góp phần khơng nhỏ cho thành cơng họp Đây công việc quan trọng đóng góp cho thành cơng Cơng ty Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu chủ yếu thực trạng chất lượng hiệu họp Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Thời gian nghiên cứu đề tài năm trở lại đây, từ năm 2019 Phương pháp nghiên cứu - Đề tài sử dụng phương pháp Duy vật biện chứng chủ nghĩa MácLênin - Đề tài trọng phương pháp lôgic, phương pháp phân tích, tổng hợp, điều tra, thống kê, phân tích kết hợp với so sánh thống kê, quan sát, vấn - Sử dụng phương pháp văn bản, dựa vào văn đạo cấp Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo chia làm chương chính: Chương 1: Cơ sở lý luận nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phòng Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Chương 3: Giải pháp nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung nghiệp vụ tổ chức họp 1.1.1 Khái niệm Họp trình tập hợp, thảo luận số người để giải vấn đề định điều đó, từ xác định hành động cần phải thực Một họp điển hình họp có mục đích rõ ràng, có tóm tắt chương trình họp, danh sách vấn đề thảo luận gửi trước cho thành viên tham dự Một họp hiệu họp tỏng hợp kiến thức đóng góp tất người cho mục đích họp Nếu khơng gây lãng phí lớn Ngồi lãng phí thời gian người tham dự, họp khơng hiệu cịn gây lãng phí phịng ốc khoản chi phí phục vụ cho họp Vì khơng nên triệu tập họp khơng có mục đích rõ ràng, khơng cần ý kiến tập thể, có cách giải khác tốt khơng thiết đến định kỳ phải họp 1.1.2 Vị trí, vai trị họp Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Hội họp thức hội họp diễn theo quy trình, thủ tục định; có xem xét biên hội họp trước nhiều trường hợp có thành phần theo quy định Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn định trách nhiệm Các văn phòng phẩm quà tặng lại thư ký cần báo cáo Chánh văn phòng người chủ tọa + Trước không quên kiểm tra lại điện, nước cám ơn người tham gia phục vụ Hội nghị họp, hội nghị + Thư ký biên tập số loại văn theo yêu cầu lãnh đạo: địng quản lý văn hướng dẫn, nhắc nhở việc thực vấn đề cần thiết, thư cám ơn + Triển khai nội dung thông qua + Thông báo cho quan hữu quan kết họp + Lập hồ sơ họp Hội nghị lớn, quan trọng Thu thập hồ sơ tài liệu liên quan để lập hồ sơ họp + Hồ sơ họp bao gồm: Giấy mời, giấy triệu tập, danh sách đại biểu,lời khai mạc, báo cáo, tham luận, phát biểu, nghị họp, biên bản, lời bế mạc + Thanh toán chi phí: Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí họp 2.2.4 Tổ chức hội nghị khách hàng cho Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc - Lập danh sách khách mời: + Khách mời gồm 150 người khách hàng, đại lý nhà đầu tư - Lập trình tổ chức: + Chuẩn bị trước hoạt động : phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng trách nhiệm cụ thể đến người Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực + Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách rong nhóm chia thành nhóm nhỏ: 35 Tổ đối ngoại : phụ trách giấy mời, khách mời Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng + Tổ lễ tân: đón khách cửa hội trường, đưa khách vào hội trường + Tổ nội dung : phụ trách phát biểu, thiết kế tài liệu cho khách mời Thời gian Nội dung 7h45 - 8h Ổn định tổ chức, chuẩn bị cho tiết tục mục mở 8h - 8h05 Tiết mục văn nghệ ca sĩ thể 8h05 - 8h30 Giiasm đốc kinh doanh tuyên bố khai mạc chương trình MC giới thiệu đại biểu than gia, mục đích, ý nghĩa chương trình Mời thành phần ban lãnh đạo, khách mời quan trọng phát biểu ý kiến MC ổn định sân khấu tập trung người sân khấu 8h30 - 8h45 Phụ trách phận hỗ trợ khách hàng trình bày sách phân 8h45 - 8h55 Phụ trách dự án lên trình bày 8h55 - 9h30 Giải lao, Ban tổ chức trả lời câu hỏi vị đại biểu phối hệ thống chăm sóc khách hàng công ty khách mời 9h30 - 9h40 Phụ trách phát triển dự án giới thiệu số dự án Công ty 9h40 - 9h45 Văn nghệ 9h45 - 9h55 Giám đốc kinh doanh trao giải thưởng cho cá nhân xuất sắc 36 9h55 - Phần rút thăm may mắn cho tất đại biểu tham gia Hội nghị 10h30 trao quà cho đại biểu may mắn 10h30 Bế mạc Hội nghị - Lựa chọn địa điểm định thời gian tổ chức: + Thời gian tổ chức: từ 7h30 đến 11h ngày 20/12/2022 + Địa điểm tổ chức: Buổi Hội nghị diễn Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc + Gửi giấy mời: gửi thư mời cho khách tham dự trước ngày theo dõi phản hồi từ thư mời để xác định xác số lượng khách đến tham dự + Chuẩn bị nội dung cho buổi Hội nghị: Viết phát biểu, chuẩn bị tài liệu để trình bày Hội nghị, chuẩn bị tài liệu cho khách mời : thông tin công ty, sản phẩm công ty, thông tin cần thiết để khách mời hiểu thêm công ty Chuẩn bị hoa tặng phẩm cho khách mời + Rút lại danh sách khách tham dự cuối cùng: xác định số lượng khách mời tham dực cuối + Bố trí hội trường: Bố trí cửa vào, treo hiệu chào mừng, bảng dẫn: Khách hàng họp mặt lại, bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan, - Tiến hành kiểm tra trước Hội nghị tổng diễn tập: + Thực trước ngày hội nghị diễn + Duyệt lại kịch hội nghị để đảm bảo chất lượng cho chương trình 37 + Ban tổ chức phân cơng kiểm tra toàn thiết bị dụng cụ dùng cho buổi lễ như: bàn ghế, cốc, ly nước uống, hoa cài áo, tài liệu, quà tặng chuẩn bị đủ cho đại biêu chưa + Kiểm tra lần cuối đồng phục lễ tân đón khách + Kiểm tra phận phục vụ tiệc + Kiểm tra hệ thống âm thanh, micro, nhạc chào + Kiểm duyệt đầy đủ yếu tố nhân sự: nhân viên phân nhiệm vụ điều phối công việc, chuẩn bị thứ yếu nhân thiết bị dụng cụ cẩn thận, nhân viên tư sẵn sàng + Phân cơng nhân viên vào vị trí cơng việc thống theo kế hoạch từ trước + Duyệt, khớp thử chương trình trước lần + Sắp xếp vị trí đặt quà, hoa cài áo đại biểu, nước uống, khen tập hợp khu vực để tránh thất lạc giao cho người quản lý - Đón khách: + Lễ tân chào mời quan khách, cài hoa, đeo băng cho khách, hướng dẫn lối dẫn khách vào khu vực làm chương trình + Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi xuất tặng phẩm, sổ tay, đặc san, báo truyền hình + Rót nước mời khách - Sau hội nghị: + Dọn dẹp khu vực Hội nghị + Tổ chức liên hoan cho toàn thể nhân viên + Tổng kết doanh thu chi phí, gửi tồn giấy tờ mail báo cáo chi tiết cho phận kế toán 38 2.3 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác tổ chức họp Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Trong thời gian thực tập khảo sát thực tế với nhận thức thân, em xin đưa số nhận xét chung công tác tổ chức hội họp sau: Ưu điểm: - Được quan tâm, đạo hướng dẫn cấp tính chất, u cầu cơng việc, nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn phịng Cơng ty có trình độ chun mơn nắm vững nghiệp vụ, làm tốt công việc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Các cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, ln đồn kết, thân thiện, giúp đỡ giải công việc khiến hiệu công việc đạt kết cao giải nhanh chóng, kịp thời, khơng gây ùn tắc, ứ đọng Lãnh đạo văn phịng ln người trực tiếp giải cơng việc quan trọng, lãnh đạo văn phịng vắng thường ủy quyền cho cấp giải công việc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn giao, cán bộ, công chức, nhân viên giải công việc xin ý kiến đạo cấp để tránh xảy sai sót - Nhân viên công ty thực tốt quy định, nội quy Công ty đề ra, nhiệt tình tham gia hoạt động văn hóa, thể thao Công ty tổ chức Công tác tổ chức hội họp thực theo quy định pháp luật Công ty đề Những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phịng giải nhanh chóng, xác, kịp thời Các nghiệp vụ văn phòng áp dụng cách linh hoạt ngày tiến bộ, hoàn thiện - Công tác tổ chức họp phân cơng cách rõ ràng khơng có chồng chéo việc thực họp - Ban lãnh đạo nhân viên công ty thực tốt trách nhiệm vấn đề hội họp Công ty 39 Nhược điểm: - Các thiết bị họp không đáp ứng nhu cầu họp Ví dụ như: ánh sáng sáng tối, bàn ghế bố trí khơng hợp lý cho người tham dự họp dễ dàng theo dõi nắm bắt nội dung họp - Thông báo cho người tham dự họp sát họp diễn gây khó khăn q trình dự họp - Sắp xếp vị trí ngồi vị trí cơng ty khơng hợp lý - Cơng tác lề trước sau họp chưa chuẩn bị tốt vấn đề nghỉ giải lao họp, không chuẩn bị nơi nghỉ cho người xa tới dự - Mỗi họp có mục tiêu cần đạt rõ ràng trình thực họp thường bị chi phối số vấn đề không thuộc trọng tâm họp - Những người tham gia họp thường bị chi phối luồng tư tưởng tác động ảnh hưởng ngồi họp - Những người có vị trí cao thường áp đặt tư tưởng cho người họp dẫn tới không dân chủ họp - Vẫn thụ động người tham dự họp - Trong họp khơng có khách quan đánh thường áp dụng lối suy nghĩ cá nhân - Nội dung họp không không ưu tiên từ theo thứ tự ưu tiên, từ quan trọng tới vấn đề không cần thiết - Người điều hành họp thường mắc lỗi thiên vị thành viên tham gia giải vấn đề họp - Trong họp hay xảy vấn đề tranh cãi bất đồng quan điểm cá nhân 40 - Tổng hợp nội dung họp thường chung chung, không rõ ràng vấn đề - Về kinh phí cho việc họp hành thường vào thời gian để cấp kinh phí, khơng theo tính chất, nội dung hiệu họp, họp dài ngày kinh phí nhiều Chưa nói đến kinh phí phục vụ cho họp như: chế độ ăn, nghỉ đại biểu, tiền thuê hội trường, tiền nước uống, thuê loa đài, thuê người trang trí, phục vụ khơng cịn phù hợp, bắt buộc văn phịng phải tính tốn thêm ngày, khơng lấy đâu mà trả - Về mặt thời gian tham gia họp: dám khẳng định tất họp từ xuống vi phạm quy chế thời gian Những họp mùa hè thường giấy mời khai mạc, họp mùa đông mời 30 phút khai mạc, phải bắt đầu công tác tổ chức điểm danh, phổ biến nội dung phải khai mạc Nếu họp ngày, buổi chiều tuyên bố 13 30 phút bắt đầu, phần đa 14 bắt đầu - Về ý thức tham gia họp chuyện phải bàn Những tưởng họp Công ty lãnh đạo, người chủ trì nên văn phịng ngại nhắc nhở, nên kỷ luật phịng họp khơng nghiêm túc, khơng người làm việc riêng đọc báo, nói chuyện, chí khơng người có mặt lúc điểm danh, sau làm việc riêng như: Tranh thủ gặp Sở này, Bộ nọ, xin này, trình - Ngày xưa họp hành tranh cãi nảy lửa, bàn nhiều vấn đề sáng rõ, để đến thống cao, thực có hiệu Ngày họp hành thống cao, đồng ý nhanh, xem khó vào sống, hiệu không cao, không rõ, họp hành gần độc thoại, gần giao tiêu kế hoạch, có thời gian, ý kiến bàn bạc, lại khơng thấy ý kiến phản biện, thiếu biện pháp bảo đảm 41 TIỂU KẾT CHƯƠNG Trong chương này, giới thiệu khái quát Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Đồng thời, nêu lên thực trạng nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Nhân viên Hành nhân xây dựng quy trình tổ chức họp chi tiết, tỉ mỉ, cụ thể rõ ràng Có thể thấy hoạt động tổ chức họp có vai trị vơ quan trọng cần thiết, thiếu doanh nghiệp, quan, tổ chức Vì cần khơng ngừng tìm giải pháp nâng cao hiệu nghiệp vụ tổ chức họp Đây việc làm cần thiết trở nên quan trọng hoạt động văn phòng CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TMDV XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH NGỌC Để góp phần nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc, đồng thời giúp trưởng phòng, cấp quản lý đặc biệt nhân viên hành văn phịng có thêm biệt pháp nâng cao hiệu chuyến công tác, xin đề xuất số giải pháp sau: 3.1 Phân bổ thời gian tổ chức họp hợp lý Thời gian trung bình cho họp nên kéo dài tối đa 75 phút cho hầu hết họp (Heller, 2006) Nếu thời gian này, thành viên dễ tập trung hiệu họp giảm Khi điều hành họp, thân 42 người chủ trì phải chủ động theo chương trình thảo luận chuẩn bị trước; gộp chủ đề để tránh lặp lại, phân bổ thời lượng cho nội dung để thảo luận cố gắng tuân thủ chặt chẽ lịch trình thời gian Yêu cầu ý kiến phát biểu cần chuẩn bị trước để tiết kiệm thời gian họp Khuyến khích người phát biểu ngắn gọn hợp lý tập trung vào vấn đề liên quan Chú ý đến việc kiểm soát thời gian: Phân bổ thời gian theo kế hoạch định, ý thời gian bắt đầu kết thúc Nếu người muốn dành nhiều thời gian định cho vấn đề, người chủ trì cần đồng thuận từ tất thành viên; cần nói rõ: "Chúng ta dùng hết thời gian quy định cho vấn đề Mọi người muốn tiếp tục dành thêm 10 phút cho chủ đề này, hay chuyển sang phần kế hoạch? " Đây cách hay để đưa họp lộ trình thời gian định 3.2 Đối với người chủ trì họp Cần xác định nội dung, xây dựng chương trình họp, chuẩn bị khai mạc, bế mạc (nếu có u cầu), thơng báo thời gian thành phần họp Chủ trì họp cần có định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội dung họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, vấn đề cần giải Chủ trì họp phải thực linh hoạt, uyển chuyển q trình điều hành nhằm tạo khơng khí dân chủ, thoải mái, nghiêm túc Điều quan trọng chủ trì họp phải nắm bắt, tổng hợp đầy đủ, kịp thời ý kiến thảo luận đại biểu Sau kết thúc họp, chủ tọa cần kết luận họp, phân công nhiệm vụ thông báo thời gian, tiến độ thực nội dung công việc Trong số trường hợp, người chủ trì họp lại nguyên vấn đề Nhiều người chủ trì, vốn nhà quản lý thường mắc hai sai lầm Sai lầm thứ tiếp tục hành động vị sếp truyền thống qua việc mệnh lệnh cách thức thực nhiệm vụ nhóm Sai lầm thứ hai nghĩ họ “được trao quyền” tổ chức họp theo ý chủ quan họ 43 3.3 Đối với người tham dự 3.3.1 Thực quy trình họp Một họp thường diễn tiến theo bước từ chuẩn bị, bắt đầu họp, thảo luận, phân công thực kết thúc họp Người tham gia họp cần nắm rõ bước để đảm bảo giải triệt để vấn đề bước họp Chuẩn bị họp: Là bước quan trọng họp nhóm Nnếu khâu chuẩn bị khơng thực nghiêm túc kỹ lưỡng họp dễ khơng đạt mục đích đề ra, gây lãng phí thời gian khơng mang lại kết Vì vậy, mục đích họp xác định, người điều hành họp cần lên kế hoạch cụ thể cho họp Nội dung họp cần gửi trước để thành viên dự họp có thời gian chuẩn bị Bắt đầu họp: Khi họp bắt đầu, người điều hành cần tiến hành chào hỏi, tạo khơng khí thân thiện hợp tác Điều giúp thành viên thoải mái đưa ý kiến đóng góp làm việc gắn kết Người chủ trì vạch chương trình cụ thể, liệt kê điểm cần thảo luận nêu vấn đề trước vào nội dung họp để người biết họ dự họp tập trung suy nghĩ trước Mục tiêu họp thống chỉnh sửa cần Thảo luận họp: Giữ cho họp hướng: Người chủ trì họp cần phân chia điều chỉnh hội tham gia thảo luận cho thành viên; ý điều chỉnh thời gian phát biểu thành viên (nếu có thành viên phát biểu dài, lạc chủ đề) Kết thúc họp: Để xử lý tốt vấn đề sau họp, cần thực tốt công việc như: Thu thập tổng hợp thơng tin phản hồi từ phía thành viên tham gia họp, điều cần cải thiện…, tóm tắt họp: người chủ trì dành vài phút thức vào cuối buổi họp để nói thơng báo, vấn đề mang tính thơng tin, quan trọng 44 3.3.2 Giải vấn đề phát sinh họp Cần có nhiều kinh nghiệm giải vấn đề nảy sinh họp Mỗi họp có vấn đề cần phải giải quyết, địi hỏi người chủ trì phải xử lý nhanh chóng để họp diễn suôn sẻ Dưới số vấn đề thường gặp họp gợi ý nhằm giải vấn đề nảy sinh: - Thành viên đến muộn: Vì lý nữa, thành viên đến họp muộn ảnh hưởng đến liền mạch họp, chí tạo nên thói quen xấu cho thành viên khác, làm giảm tính nghiêm túc họp thức, làm thời gian cá nhân khác Đây tình trạng phổ biến họp nhóm nói riêng tổ chức nói chung Vì vậy, chấm dứt tình trạng điều khẩn thiết Sau số cách xử lý gợi ý: + Luôn bắt đầu họp giờ; + Giao cho người có thói quen hay đến muộn công việc phải làm họp để họ khơng có hội trốn việc; + Sau họp, tìm hiểu nguyên nhân khiến thành viên đến muộn để tìm cách giúp đỡ giải triệt để vấn đề này; + Có thể thống nội quy thời gian họp, hình phạt cho người hay đến muộn họp mang tính thường xuyên… Thái độ tiêu cực thành viên: Những biểu thái độ tiêu cực thành viên họp là: Làm việc riêng, nói chuyện riêng, phản ứng tiêu cực trước quan điểm ý kiến thành viên khác Đối với thành viên làm việc riêng họp, người chủ trì đặt câu hỏi u cầu người trả lời, điểm danh nhắc lại nội quy bắt đầu họp Hỏi người nói chuyện riêng vấn đề họ thảo luận, mời họ chia sẻ nói chuyện cho người nghe yêu cầu họ tiếp tục câu chuyện sau họp kết thúc Trong nghỉ giải lao, hỏi thành viên xem chuyện xảy với họ để giúp họ cách giải 45 Thiếu đồng thuận: Cuộc họp thiếu đồng thuận thành viên cứng nhắc bước thảo luận giải vấn đề, họ tranh luận giống mà không đưa thông tin Để xử lý tình trạng này, giải pháp tình tìm vấn đề lĩnh vực nhỏ để trí, hay chí chia nhỏ vấn đề để tìm đến điểm chung Phát triển mở rộng điểm chung để tạo đồng thuận lớn Bên cạnh đó, người chủ trì hỏi thành viên xem cần có yếu tố để đạt trí thảo luận hậu việc khơng trí để thành viên dự họp hiểu rõ chất vấn đề Về lâu dài, tổ chức, quan cần đưa quy tắc, có quy định cụ thể cách thức định họp để đảm bảo thành viên nắm thống làm theo Những cá nhân chống đối Các hành vi đặc trưng vấn đề là: thành viên dự họp ngắt lời lấn át người khác, số người giữ im lặng, vấn đề nói bóng gió khơng nêu thức họp, Việc chống đối biểu mâu thuẫn khơng lành mạnh như: chế nhạo cơng kích cá nhân, có cử q khích, Do vậy, cần nhanh chóng dẹp bỏ chế nhạo cơng kích cá nhân, dẹp bỏ cá nhân đương đầu trực tiếp với vấn đề Một số giải pháp để xử lý tượng là: tổ chức đề quy tắc thảo luận chung, tích cực thu hút ý kiến Người chủ trì yêu cầu thành viên khác họp khuyên nhủ cá nhân chống đối Thành viên người cá nhân tin tưởng hay chia sẻ Người chủ trì yêu cầu thành viên tập trung vào hành vi thay cơng kích tính cách cá nhân Sự buồn tẻ họp Biểu vấn đề thường là: người tham gia họp thụ động, khơng tham gia đóng góp ý kiến, khơng quan tâm đến phần trình bày ý kiến thành viên khác, họp có người trình bày, Vấn đề tin tưởng lẫn bị giảm sút, khiến thành viên dự họp không muốn cởi mở chia sẻ có ý kiến đóng góp mang tính xây dựng 46 TIỂU KẾT CHƯƠNG Trong chương này, qua thực tế, nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Tại chương này, em đề xuất số giải pháp khắc phục hạn chế tồn nhằm nâng cao hiệu nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên công ty thời gian tới cụ thể sau: Đối với chủ trì họp, người tham gia cách phân bổ thời gian hợp lí Những giải pháp nâng cao hiệu nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc đề xuất mang tính thực tiễn lý luận Vì việc triển khai áp dụng cần thực linh hoạt sáng tạo có điều chỉnh thích hợp nhằm đạt hiểu cao tổ chức họp nhân viên Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc KẾT LUẬN CHUNG Qua trình nghiên cứu, tìm hiểu vận dụng kiến thức học, em thực đề tài: “Nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc” Qua đề tài này, em làm bật sở lý luận hoạt động văn phòng việc tổ chức họp cơng ty Bên cạnh đó, em đánh giá thực trạng, đồng thời đề số giải pháp cụ thể nhằm giải vấn đề tồn đọng nâng cao nghiệp vụ tổ chức họp nhân viên văn phịng Cơng ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Trong thời gian thực đề tài em nhận thấy quan trọng nghiệp vụ tổ chức họp quan nhà nước doanh nghiệp 47 đặc biệt quan mà em thực tập Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc Bên cạnh đó, sau q trình đồng ý nhà trường em nghiên cứu đề tài Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc, thực nhiệm vụ hoạt động tổ chức họp công ty tương đối tốt Đồng thời hướng dẫn, giúp đỡ Thầy Dương Đình Bắc giúp em khoảng thời gian thực đề tài nhiều tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo Tuy cố gắng để hoàn thành đề tài, khả thân nhiều hạn chế nên nhiều sơ xuất Vậy em mong quý thầy cô xem xét đánh giá giúp em để em có cách nhìn nhận sâu sắc vấn đề này, để làm điểm tựa cho phấn đấu công việc sau cách tốt Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân [2] Vũ Thị Phụng (2006), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội [3] Nguyễn Hữu Tri (2012), Quản trị Hành văn phịng, NXB Lao động, Hà Nội [4] Phịng Hành nhân (2023), Tài liệu nhân sự, Công ty TNHH TMDV Xây dựng Đầu tư Khánh Ngọc 48 49