Báo cáo thực tập nghiệp vụ tổ chức sự kiện đơn vị thực tập quỹ xã hội phan anh

HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAMKHOA CÔNG TÁC THANH THIẾU NIÊNBÁO CÁO THỰC TẬPNGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆNĐƠN VỊ THỰC TẬP: QUỸ XÃ HỘI PHAN ANH Sinh viên thực hiện:Họ và tên: Nguyễn Xuân M

HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM

KHOA CÔNG TÁC THANH THIẾU NIÊN

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆNĐƠN VỊ THỰC TẬP: QUỸ XÃ HỘI PHAN ANH

Sinh viên thực hiện:

Họ và tên: Nguyễn Xuân Mai Lớp: K10_CC5

Mã số sinh viên: 202106233 Chuyên ngành: Quan hệ công chúng Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Quý An

Hà Nội, tháng 08 năm 2023

0

5 Hoạt động chính của Quỹ 6

6 Sơ lược về hoạt động của Quỹ xã hội Phan Anh 6

6.1 Kênh truyền thông của Quỹ 6

6.2 Hoạt động của Quỹ xã hội Phan Anh 8

6.3 Nhận xét về tình tình tổ chức sự kiện và sản xuất các sản phẩm truyền thôngở đơn vị, cơ sở thực tập 10

PHẦN 2: MÔ TẢ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 10

1 Lý do lựa chọn nơi thực tập 10

1.1 Về chuyên môn kỳ thực tập 10

1.2 Về môi trường làm việc 10

1.3 Mô tả công việc tại nơi thực tập 10

2 Nội dung thực tập và kết quả đạt được 11

2.1 Tổ chức sự kiện “Trao tặng ngàn cuốn sách hay - Chia sẻ ngàn kiến thứcquý” (Offline) 11

3 Đề xuất kiến nghị 16

3.1 Thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tập 16

3.2 Bài học kinh nghiệm và ý kiến của bản thân 17

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 37

KẾT LUẬN 55

PHỤ LỤC 56

KẾ HOẠCH THỰC TẬP 37

NHẬT KÝ THỰC TẬP 43

LỜI CẢM ƠN

Kỳ thực tập này đóng vai trò quan trọng trong quá trình định hướng nghề nghiệp của tôi Tôi mong muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô trong khoa Công tác Thanh thiếu niên Tôi xin được gửi lời cảm ơn đến Giảng viên hướng dẫn, cố vấn học tập lớp - Th.s Nguyễn Quý An đã chỉ bảo tận tình và giải đáp mọi thắc mắc của chúng tôi về kỳ thực tập này Những kiến thức và kỹ năng được truyền đạt bởi thầy cô là hành trang vững vàng cho tôi bước những bước đầu tiên trên con đường sự nghiệp

Cùng với đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Giám Đốc Quỹ xã hội Phan Anh và người hướng dẫn thực tập - chị Nguyễn Thúy Ngân cùng các anh chị thuộc bộ phận Sự kiện, vì đã tận tình hỗ trợ, chia sẻ kinh nghiệm và tạo điều kiện thuận lợi nhất để tôi hoàn thành 01 tháng thực tập tại đây Cảm ơn các anh chị vì đã đặt niềm tin vào khả năng của tôi, động viên tôi trước những nhiệm vụ quan trọng để tôi có thể phát huy được hết năng lực của mình cũng như học hỏi thêm nhiều kiến thức, kỹ năng cần thiết

Trước sự hạn chế về thời gian làm việc và kinh nghiệm bản thân, báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi hy vọng có thể nhận được sự cảm thông cùng những ý kiến đóng góp của thầy cô, để từng chút hoàn thiện mình trong thời gian tới

Cuối cùng, kính chúc các thầy cô sức khỏe, hạnh phúc và luôn căng tràn lửa nhiệt huyết với nghề Chúc Quỹ xã hội Phan Anh ngày càng lan tỏa và phát triển mạnh mẽ!

MỞ ĐẦU

Cuộc sống hiện đại hóa, xã hội ngày càng phát triển, chất lượng đời sống con người ngày càng được chú trọng nâng cao, cùng lúc đó Truyền thông & Tổ chức sự kiện trở thành một trong những ngành nghề được quan tâm nhiều nhất hiện nay.

Truyền thông & tổ chức sự kiện là ngành nghề song hành, bổ trợ với rất nhiều các ngành nghề khác, đồng thời cũng là một trong những ngành dịch vụ hàng đầu, thu hút nhiều đối tượng tìm hiểu, học hỏi và theo đuổi.

Trong quá trình học tập ngành Quan hệ công chúng tại Học viện và thực tập tại Quỹ xã hội Phan Anh, em đã nắm bắt được những yếu tố cơ bản, thêm hiểu rõ và dần hình thành nên những ý tưởng Tổ chức sự kiện một cách bài bản, chuyên nghiệp hơn Sau đây là báo cáo thực tập cá nhân và đề án “Chuỗi Workshop Đòn Bẩy” mà em đã xây dựng.

Trong quá trình thực tập cũng như xây dựng báo cáo chuyên đề, bản thân em còn những hạn chế nhất định nên bản báo cáo còn có những thiếu sót Em rất mong sẽ nhận được sự góp ý của quý thầy, cô về bản báo cáo này!

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1 Thông tin cơ bản

- Tên doanh nghiệp: Quỹ xã hội Phan Anh - Địa chỉ: Tầng 9, tòa ICON4, Cầu Giấy, Hà Nội- Email: quyxahoiphananh@gmail.com- Website: https://pafoundation.org.vn

2 Tôn chỉ và mục đích hoạt động

QUỸ XÃ HỘI PHAN ANH (sau đây viết tắt là Quỹ) là một tổ chức xã hội phi lợi nhuận, hoạt động nhằm mục đích khen thưởng, động viên các học sinh xuất sắc, các nhà nghiên cứu khoa học tiêu biểu trong lĩnh vực pháp luật cá nhân có công lao đặc biệt, đóng góp to lớn trong lĩnh vực thi hành pháp luật; hướng tới mục tiêu xây dựng một nền tư pháp tiến bộ, bình đẳng, dân chủ, góp phần vào quá trình xây dựng nền pháp luật văn minh của đất nước Quỹ hướng tới việc tôn vinh sự Công bằng, Chính trực và tôn trọng con người

3 Tư cách pháp nhân và bộ máy tổ chức

Quỹ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng theo quy định của pháp luật

Hoạt động trên phạm vi toàn quốc, có trụ sở chính tại thành phố Hà Nội và các trụ sở tại các thành phố lớn và các địa phương khác

3.1.Sáng lập Quỹ

Bà Đỗ Hồng Chỉnh - Phu nhân Cố Luật sư Phan Anh Nhà Sử học Dương Trung Quốc.

Ông Đỗ Như Cự - Nguyên Thanh niên XPTN tháng 8 Thủ đô.

3.2 Ban cố vấn Quỹ

Giáo sư - Tiến sĩ Lê Minh Tâm.

Nhà nghiên cứu, Tiến sĩ Nguyễn Sỹ Dũng Nhà thơ Bằng Việt.

Nhà thơ - Nhà báo Hồng Thanh Quang.

Mr Kenneth Atkinson - FCPA (Australia) CPA (Vietnam) Cơ quan quản lý, điều hành Quỹ:

3.3 Hội đồng quản lý Quỹ

Giám đốc Quỹ; Ban kiểm soát Quỹ;

4 Tầm nhìn

Phát huy truyền thống lịch sử, văn hóa của dân tộc Việt Nam với sự hỗ trợ của tiến bộ khoa học công nghệ, góp phần xây dựng xã hội Việt Nam ngày một công bằng, dân chủ, văn minh.

5 Hoạt động chính của Quỹ

-Tổ chức các hoạt động hỗ trợ, trao học bổng cho học sinh nghèo vượt khó học giỏi;

- Tổ chức hoặc tài trợ các chương trình đào tạo ngắn hạn và trung hạn cho các đối tượng của Quỹ;

- Tài trợ cho các chương trình, dự án nghiên cứu khoa học pháp lý;

- Trao học bổng cho sinh viên, học viên các trường, khoa pháp luật; nhân cách học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ pháp lý và các chức danh tư pháp; luật sư và các hoạt động nghề nghiệp khác trong lĩnh vực pháp luật

- Tôn vinh những cá nhân có thành tích, đóng góp đặc biệt trong thực tiễn thi hành pháp luật;

- Ứng dụng các công nghệ tiên tiến, chú trọng công nghệ 4.0 vào các hoạt động của Quỹ nhằm tạo ra một hệ sinh thái văn minh, hiện đại phục vụ cho hoạt động của Quỹ

- Lựa chọn các phương án tối ưu để duy trì và phát triển nguồn vốn của Quỹ nhằm tích cực tham gia xây dựng toàn xã hội theo hướng văn minh, hiện đại.

6 Sơ lược về hoạt động của Quỹ xã hội Phan Anh

6.1 Kênh truyền thông của Quỹ

Hiện tại Quỹ xã hội Phan Anh cập nhật hoạt động qua những Website và Fanpage của Quỹ, bao gồm:

a Website Quỹ: https://pafoundation.org.vnb Fanpage Quỹ xã hội Phan Anh

cnteerClub)

6.2 Hoạt động của Quỹ xã hội Phan Anh

- Với tính chất là một Quỹ xã hội, những hoạt động của Quỹ hướng mạnh mẽ đến cộng đồng, đặc biệt là thế hệ trẻ trong độ tuổi từ 15 - 25 tuổi Tiêu biểu là chuỗi các hoạt động từ thiện, thiện nguyện, các hoạt động đầu tư phát triển công

Tôi lựa chọn Quỹ xã hội Phan Anh là nơ

1.1 Về chuyên môn kỳ thực tập

Sau quá trình được đào tạo tại Khoa Công tác Thanh thiếu niên - Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam, nhận thấy bản thân có hứng thú với việc tổ chức sự kiện và mong muốn được làm việc trong lĩnh vực cộng đồng, xã hội, tôi quyết định lựa chọn Quỹ xã hội Phan Anh là nơi để học hỏi, trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng cho bản thân

1.2 Về môi trường làm việc

Với quá trình thành lập và phát triển lâu năm, Quỹ xã hội Phan Anh là một trong những Quỹ xã hội hoạt động minh bạch, bài bản, với những hoạt động ý nghĩa, thiết thực, mang mục đích cao cả là phát triển và hướng tới cộng đồng, đặc biệt là thế hệ trẻ Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động cũng là một trong những yếu tố thúc đẩy tôi làm việc tại đây

1.3 Mô tả công việc tại nơi thực tập

Các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình thực tập gồm:

- Tham gia lập kế hoạch cho các sự kiện trong năm bao gồm xác định đối tượng, mục tiêu, phạm vi, ngân sách, thời gian tổ chức từng sự kiện;

- Lên ý tưởng và tham gia lập kế hoạch chi tiết từng sự kiện: Dự án “Học bổng cho em 2023” và các sự kiện bên lề;

- Hỗ trợ quản lý và triển khai sự kiện: tham gia vào tất cả các phân mảng trong quá trình thực thi như nội dung, truyền thông, đối ngoại

- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong team để đảm bảo các hạng mục liên quan được thực hiện đúng tiến độ, đầy đủ theo yêu cầu: phối hợp với team Page và Community để truyền thông về sự kiện, đưa ra yêu cầu thiết kế cho Designer,

- Làm việc với các nhà cung cấp như âm thanh, ánh sáng, địa điểm, từ đó lên kế hoạch đặt hàng phù hợp

- Thực hiện nhiệm vụ khác liên quan đến sự kiện theo phân công của cấp trên: cập nhật báo cáo tiến độ, phân tích kết quả và đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện.

2 Nội dung thực tập và kết quả đạt được

2.1 Tổ chức sự kiện “Trao tặng ngàn cuốn sách hay - Chia sẻ ngàn kiến thức quý” (Offline)

a Mô tả: Câu lạc bộ thiện nguyện - Quỹ xã hội Phan Anh kết hợp với nhóm Lan

tỏa tình yêu đọc sách tổ chức một buổi trao tặng sách đến các bạn học sinh tại trường THPT Trần Phú nhằm lan tỏa tình yêu đọc sách cũng như chia sẻ những kiến thức về nhiều kỹ năng bổ ích dành cho các bạn học sinh tại điểm trường Dự án tặng sách là một phần trong chuỗi các hoạt động lan tỏa tình yêu đọc sách của Nhóm Lan tỏa tình yêu đọc sách, đồng thời nằm trong chuỗi các hoạt động của dự án “Học bổng cho em 2023” của Quỹ Xã hội Phan Anh. Trở lại với hoạt động dự án, chương trình sẽ có sự tham gia đặc biệt của các Du học sinh Việt Nam tại Singapore, nhằm mang đến nguồn sách tiếng Việt và tiếng Anh cho các bạn học sinh tại trường THPT Trần Phú, chia sẻ những tài liệu đến từ cộng đồng du học sinh tại Singapore.

- Lập bảng dự trù kinh phí

- Hỗ trợ set up và hậu cần cho chương trình tại trường THPT Trần Phú, huyện Đức Thọ, Hà Tĩnh

- Quay video, chụp ảnh cho ngày diễn ra sự kiện

c Kết quả công việc và minh chứng:

- Sự kiện đã diễn ra thành công với sự tham gia của gần 100 em học sinh trường THPT Trần Phú

- Quỹ xã hội Phan Anh và nhóm đã trao tặng trường THPT Trần Phú 500 cuốn sách song ngữ thuộc nhiều thể loại, 1 tivi 50 inch trị giá 30 triệu đồng

- Chỉ số đo lường độ nhận diện: 2470 lượt tiếp cận; 1012 lượt tương tác

- Làm thế nào để tìm ra giá trị của bản thân?

- Tìm kiếm con đường phù hợp với bản thân ở bậc đại học

2 Xây dựng thương hiệu cá nhân trên MXH

- Giới thiệu tầm quan trọng của LinkedIn - Làm sao để có 1 profile LinkedIn “Đỉnh”? - Sử dụng LinkedIn để tìm kiếm các cơ hội công việc

Workshop 2 “LỰC HẤP DẪN”: Làm sao để học tốt ở Đại học?1 Những nhận định thực tế về môi trường Đại học ở Việt Nam

hiện nay

- Những quan điểm cá nhân về việc học đại học (có những quan điểm “Đại học không phải là con đường duy nhất dẫn tới thành công”)

- Tỷ lệ chọi cao ở các trường đại học ảnh hưởng ntn đến cơ hội công việc sau này

2 Mục tiêu của việc học Đại học

3 Các phương pháp học tập tốt ở Đại học

- Phương pháp dạy học ở Đại học khác bậc phổ thông ntn? - Chia sẻ của cá nhân về các phương pháp học hiệu quả - Ngoài việc học kiến thức trên lớp thì sinh viên cần trang bị gì

cho bản thân?

Workshop 3 “LỰC ĐẨY”: Các hoạt động ngoại khóa và chương trình trao đổi ngắn hạn

1 Các hoạt động ngoại khóa

- Ý nghĩa và lợi ích cá nhân của các hoạt động ngoại khóa - Làm sao để tìm kiếm những hoạt động ngoại khóa chất lượng

2 Chương trình trao đổi ngắn hạn

- Những cái “Lợi” của việc đi trao đổi ngắn hạn

- Những trải nghiệm cá nhân của diễn giả khi đi trao đổi ngắn hạn.

- Cách tìm kiếm những chương trình trao đổi ngắn hạn

- Cách apply các chương trình trao đổi

4 Dự trù kinh phí

lượngThành tiền Ghi chú

Quà cho người

5 Kế hoạch truyền thông

- Hình thức: Truyền thông trên Fanpage Quỹ xã hội Phan Anh

- Kết hợp truyền thông trên các hội nhóm về kỹ năng trên Facebook

Giới thiệu tổng quan Mở đơn đki tham gia

Thông tin cơ bản

Meme phím trước về diễn giả Che mặt diễn giả

Nội dung workshop 1 Online Giới thiệu diễn giả

Người tham gia, diễn giả, nhà tài

Workshop 2

Điểm cao trên giảng đường đại học có quan trọng hay không? Học Thầy không tày học bạn

Nội dung workshop 2 Giới thiệu diễn giả

Người tham gia, diễn giả, nhà tài

Work Nội dung workshop + Giới thiệu diễn

Người tham gia, diễn giả, nhà tài

6 Kế hoạch tổ chức

CHECKLIST CHUỖI WORKSHOP "ĐÒN BẨY"

Giai đoạnNội dungPhân côngnhân sựDeadline

Tiền sự kiện

Chuẩn bị hồ sơ đề án của chương trình 7/7 Lên nội dung cho 3 buổi workshop 12/7 Kế hoạch truyền thông cho chương trình 21/07

Đơn đki tham gia workshop 24/07

Email xác nhận đã đăng ký thành công 28/07 Email remind về sự kiện 29/07 In ấn các ấn phẩm truyền thông, tài liệu có

Đơn đăng ký tham gia workshop 07/08 In ấn các ấn phẩm truyền thông, tài liệu có

Đơn đăng ký tham gia workshop 21/08

In ấn các ấn phẩm truyền thông, tài liệu có

Chuỗi workshop “Đòn bẩy” với các chủ đề gần gũi, thiết thực với các bạn sinh viên đặc biệt là các bạn sinh viên năm nhất còn nhiều bỡ ngỡ khi bước chân vào một môi trường mới ở đại học Workshop sẽ giúp các bạn sinh viên hiểu hơn về môi trường, văn hóa tại đại học, cũng như yêu cầu, phương pháp học tập và những thành tựu có thể đạt được Chuỗi workshop “Đòn bẩy” hứa hẹn sẽ đem đến cho các bạn trẻ những kinh nghiệm quý báu trong 4 năm đọc học, những góc nhìn sâu sắc của một các “bậc tiền bối”, chuyên gia để các bạn có thêm những nguyên liệu quan trọng cho 4 năm đại học sắp tới của mình.

IX HỒ SƠ TÀI TRỢ CHUỖI WORKSHOP “ĐÒN BẨY”

KẾT LUẬN

Xét dưới góc độ lý thuyết, hơn 01 tháng thực tập tại Quỹ xã hội Phan Anh đã cho tôi cơ hội ứng dụng các kiến thức đã học trên ghế nhà trường về tổ chức sự kiện thông qua trải nghiệm được tham gia vào tất cả các công đoạn ở một sự kiện thực tế: lên ý tưởng, thực thi và nghiệm thu chương trình Bên cạnh đó, sự đa dạng của các nhiệm vụ được giao giúp tôi xác định được thế mạnh và sở thích của bản thân, từ đó tìm ra hướng đi phù hợp cho mình trong tương lai Về kỹ năng, nhờ môi trường làm việc đòi hỏi sự tương tác, phối hợp nhiều giữa các bộ phận, tôi nhận thấy kỹ năng giao tiếp được cải thiện Tôi cũng biết cách quan sát, lắng nghe hơn trong quá trình tiếp nhận và triển khai công việc để tối ưu hiệu quả Ngoài ra, sinh viên đã sử dụng thành thạo hơn các công cụ tin học văn phòng: Word, Excel, Powerpoint qua quá trình thực tập

Từ những kinh nghiệm rút ra trong kỳ thực tập này, tôi đã có những định hướng rõ ràng hơn về con đường sự nghiệp cho riêng mình.

3 Fanpage Quỹ xã hội Phan Anh: https://www.facebook.com/quyxahoiphananh 4 Fanpage Câu lạc bộ Thiện nguyện - Quỹ xã hội Phan Anh:

https://www.facebook.com/CLBThiennguyenquyxahoiphananh 5 Website Quỹ xã hội Phan Anh: https://pafoundation.org.vn/

6 Video tổng kết sự kiện trao tặng sách đưa tin bởi Đài truyền hình Việt Nam và

HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM

KHOA CÔNG TÁC THANH THIẾU NIÊN

KẾ HOẠCH THỰC TẬPĐƠN VỊ THỰC TẬP: QUỸ XÃ HỘI PHAN ANH

Sinh viên thực hiện:

Họ và tên: Nguyễn Xuân Mai Lớp: K10_CC5

Mã số sinh viên: 202106233 Chuyên ngành: Quan hệ công chúng Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Quý An

Hà Nội, tháng 08 năm 2023

37

HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM

KHOA CÔNG TÁC THANH THIẾU NIÊNCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 01 tháng 07 năm 2023

KẾ HOẠCH THỰC TẬP

Họ tên sinh viên: Nguyễn Xuân Mai Lớp: K10CC5

Chuyên ngành: Quan hệ công chúng

Cơ sở thực tập: Quỹ xã hội Phan Anh - Tầng 9 tòa ICON4, Cầu Giấy, Hà Nội

Tuần I: Từ 26/06 đến 30/06

1 26/06 - Ra mắt cơ sở thực tập

- Làm quen với môi trường làm việc 2 27/06 - Set up phương tiện, công cụ làm việc

- Chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến thực tập Tổ chức sự kiện 3 28/06 - Nghiên cứu & Training về Kỹ năng tổ chức sự kiện tại

4 29/06 - Tìm hiểu về những dự án đang thực thi và lên kế hoạch cho những hoạt động sắp tới trong thời gian 3 tháng tiếp theo

5 30/06 - Họp cùng Ban truyền thông, hoạch định chiến lược truyền thông cho sự kiện

Ý kiến của cán bộ hướng dẫn

(ký tên, đóng dấu)