Ngoài ra,chương này còn trình bày cơ cấu và chức năng của từng phòng ban, doanh số kinhdoanh của doanh nghiệp trong 2 năm kể từ năm 2020 và định hướng tương lai củacông ty.Chương 3: Nghi
TỔNG QUAN VỀ BÁO CÁO THỰC TẬP
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Xuất khẩu nông sản đang ngày càng chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam Theo Tổng cục Thống kê, trong 9 tháng đầu năm 2023, giá trị gia tăng ngành Nông lâm thuỷ sản đạt 3,43%, trong đó nông nghiệp tăng 3,42% Tổng kim ngạch xuất, nhập khẩu nông sản ước đạt 68,92 tỷ USD, với kim ngạch xuất khẩu tăng 22% so với cùng kỳ năm trước, đạt 4,8 tỷ USD Thị trường châu Á tiếp tục chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng giá trị xuất nhập khẩu, đạt 62,8 tỷ USD, tương đương 65,5%, trong khi kim ngạch với châu Mỹ là 18,9 tỷ USD và châu Âu là 10,83 tỷ USD so với tháng 2 năm 2022.
Nông sản Việt Nam, với nhiều mặt hàng như gạo, tiêu và cà phê, đang có tiềm năng xuất khẩu lớn Tuy nhiên, gần đây, thị trường nội địa gặp khó khăn do giá nông sản giảm, như cao su giảm 18,7% còn 1.335 USD/tấn và hạt điều giảm 4,5% còn 5.722 USD/tấn Do đó, việc thúc đẩy xuất khẩu và tìm kiếm thị trường tiêu thụ mới cùng với nguồn nguyên liệu mới là hướng phát triển dài hạn của nhiều doanh nghiệp.
Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam chuyên kinh doanh và xuất khẩu nông sản, đặc biệt là hạt điều Việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa cơ hội từ thị trường, đồng thời phát triển bền vững và gia tăng giá trị cho nông dân Tuy nhiên, những sai sót trong ký kết và thực hiện hợp đồng có thể gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp, nông dân và nhà nước.
Để thúc đẩy sự phát triển của công ty, việc nắm vững "Nghiệp vụ tổ chức thực hiện xuất khẩu nông sản bằng đường biển" là rất cần thiết, bên cạnh việc tìm kiếm đối tác tin cậy và thị trường có nhu cầu cao.
MỤC TIÊU
Bài viết này phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản bằng đường biển tại công ty TNHH JK - Brian Việt Nam, đánh giá hiệu quả và các bước trong quy trình này Đồng thời, bài viết cũng đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu suất và đảm bảo sự thành công trong việc xuất khẩu nông sản của công ty TNHH JK - Brian Việt Nam.
PHƯƠNG PHÁP
Bài báo cáo được sử dụng các phương pháp nghiên cứu gồm:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc thu thập thông tin từ các nền tảng internet và phân tích dữ liệu dựa trên số liệu có sẵn do doanh nghiệp cung cấp, như báo cáo tài chính và tài liệu lưu trữ từ các năm trước.
Phương pháp phỏng vấn chuyên gia là cách hiệu quả để học hỏi từ những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực hợp đồng và kiểm tra chứng từ xuất khẩu Trong quá trình thực tập, việc nhận được sự chỉ dạy và hướng dẫn từ các anh chị đi trước sẽ giúp nâng cao kỹ năng và hiểu biết chuyên môn.
Phương pháp quan sát được áp dụng thông qua thực nghiệm và kiểm chứng tại vị trí thực tập của tác giả, cụ thể là nhân viên chứng từ tại doanh nghiệp trong thời gian thực tập theo quy định.
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Vị trí thực tập: nhân viên chứng từ hàng xuất, phòng xuất nhập khẩu
Công việc: kiểm tra, làm chứng từ liên quan đến hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản của Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam.
Hình 1.1: Sơ đồ vị trí thực tập
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
BỐ CỤC
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được trình bày thành 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về báo cáo thực tập: tập trung vào các thành phần quan trọng của nội dung, bao gồm lý do lựa chọn đề tài, mục tiêu và phương pháp của đề tài báo cáo, chi tiết về vị trí thực tập và bố cục của bài.
Chương 2: Giới thiệu tổng quát về công ty TNHH JK - Brian Việt Nam Nội dung chương 2 cung cấp thông tin chi tiết về doanh nghiệp JK - Brian, bao gồm tên, địa chỉ, người đại diện pháp luật, và nhiều thông tin quan trọng khác Ngoài ra, chương này còn trình bày cơ cấu và chức năng của từng phòng ban, doanh số kinh doanh của doanh nghiệp trong 2 năm kể từ năm 2020 và định hướng tương lai của công ty.
Chương 3: Nghiệp vụ tổ chức thực hiện một hợp đồng xuất khẩu mặt hàng nông sản bằng đường biển của công ty TNHH JK -Brian Việt Namlà trung tâm của đề tài, bao gồm các nghiệp vụ quan trọng liên quan đến hợp đồng xuất nhập khẩu nông sản bằng đường biển.
Chương 4: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH JK - Brian Việt Nam: trình bày đề xuất cá nhân, xây dụng trên quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản của công ty JK - Brian Việt Nam được nêu ở chương 3 của bài báo cáo.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH JK – BRIAN VIỆT NAM
TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH JK - BRIAN VIỆT NAM
Công ty JK - Brian Việt Nam, hay JK - Brian Viet Nam Company Limited, được thành lập từ ngày 3 tháng 9 năm 2019 và hoạt động tại Lầu 2 Toà nhà An Sơn, 141
Võ Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh.
Công ty có mã số thuế 0315877732, người đại diện pháp lý là Nguyễn Thị Vi Đài Để liên hệ, vui lòng gọi số điện thoại 01214455155 hoặc gửi email đến alice.jkbrian@gmail.com Công ty được quản lý thuế bởi Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh.
Hình 2.1: Logo công ty TNHH JK - Brian Việt Nam
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty JK - Brian Việt Nam)
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam, thành lập vào năm 2019, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh máy móc nông nghiệp.
Ngày 03-09-2019, công ty chính thức đi vào hoạt động và sử dụng phần mềm khai báo Hải quan ECUS5 VNACCS của công ty Thái Sơn. Đầu năm 2020, công ty mở rộng nhân sự, đầu tư vào kinh doanh xuất khẩu nông sản và chế biến nông sản.
JK - Brian Việt Nam hiện đang phát triển đa dạng sản phẩm như phở ăn liền, tiêu, hạt điều và cà phê Công ty góp phần quảng bá nông sản Việt Nam ra thị trường quốc tế, đồng thời hướng tới mục tiêu kết nối với nền nông nghiệp toàn cầu, góp phần phát triển bền vững trong nền kinh tế mới.
LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
2.3.1 Các lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistic của công ty
Các hoạt động xuất nhập khẩu nông sản tại châu Á và Hoa Kỳ bao gồm việc nhập khẩu máy móc chế biến, cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ và thuê tàu biển, cùng với các hoạt động đại lý và thủ tục hải quan trong vận tải biển, cũng như dịch vụ vé máy bay.
2.3.2 Các lĩnh vực khác của công ty
- Sửa chữa thiết bị khác.
- Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp.
- Quản lý kho bãi và lưu trữ hàng hoá (không bao gồm kinh doanh kho bãi).
- Kinh doanh nông lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA DOANH NGHIỆP
Xây dựng một mạng lưới kết nối toàn diện nhằm thúc đẩy thương mại và đổi mới kinh tế Đảm bảo nhập khẩu nguyên liệu cho sản xuất giày, dép, túi xách và cung cấp hóa chất bảo quản cho ngành nông nghiệp Thực hiện sản xuất đồng bộ theo đúng đăng ký ngành nghề để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tối ưu hoá sản phẩm để cải thiện chất lượng và tăng doanh số bán hàng.
Mở rộng thị trường tiêu thụ cả trong và ngoài nước thông qua nghiên cứu và phát triển là một chiến lược quan trọng Đồng thời, việc tuân thủ đầy đủ các quy định của nhà nước và các chính sách hiện hành là cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững Bên cạnh đó, điều chỉnh cấu trúc tổ chức kinh doanh và quản lý sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
2.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH JK - Brian Việt Nam
Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam hoạt động theo mô hình chức năng, với các phòng ban độc lập thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình Mỗi thành viên trong các phòng ban cần có kiến thức chuyên sâu và kỹ năng quản lý phù hợp Cấp quản lý đứng đầu mỗi phòng ban chịu trách nhiệm giám sát công việc và báo cáo kết quả lên cấp trên để đảm bảo hiệu quả Quyền quyết định cuối cùng thuộc về Ban Giám Đốc, trong khi các phòng ban chức năng phối hợp hỗ trợ lẫn nhau nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc.
2.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Là người đại diện pháp lý hàng đầu của công ty, CEO chịu trách nhiệm định hướng chiến lược và lãnh đạo tổ chức, đồng thời đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
Phòng nhân sự đảm nhận các chức năng cơ bản như tìm kiếm, thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc và mục tiêu của tổ chức Ngoài ra, phòng cũng quản lý thông tin cá nhân, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên, thiết lập chính sách về tiền lương, phúc lợi, thăng tiến và huấn luyện, cùng với việc phát triển các chương trình đào tạo.
Chịu trách nhiệm tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, xây dựng quan hệ khách hàng nhằm đạt mục tiêu doanh thu Tiếp nhận đơn hàng, tư vấn sản phẩm, đàm phán giá và thực hiện giao dịch bán hàng Theo dõi tình hình cạnh tranh, đề xuất bảng giá và dịch vụ phụ trợ, đồng thời tăng cường tiếp thị và quảng bá sản phẩm Xây dựng mạng lưới đối tác và nghiên cứu thị trường để đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược.
Quản lý chính sách lương và tính toán thu nhập cho nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc ghi chép và hạch toán các giao dịch tài chính như thu, chi, doanh thu và chi phí Ngoài ra, việc chuẩn bị báo cáo tài chính định kỳ về lợi nhuận, tài sản, nợ, bảng cân đối kế toán và báo cáo dòng tiền cũng rất cần thiết Bảo vệ và quản lý tài sản tổ chức, bao gồm tiền mặt và tài sản cố định, là một phần không thể thiếu Cung cấp thông tin và phân tích tài chính hỗ trợ quyết định kinh doanh, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến thuế như nộp báo cáo, giải quyết vấn đề thuế và tư vấn thuế cho các bộ phận khác trong tổ chức cũng là trách nhiệm quan trọng trong quản lý tài chính.
Trong phòng xuất nhập khẩu gồm hai bộ phận chính là bộ phận chứng từ và bộ phận hiện trường.
Bộ phận chứng từ làm những nhiệm vụ sau:
Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ tài chính và thương mại như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và hợp đồng Đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ thông tin trên chứng từ, bao gồm số lượng, giá trị, lý do giao dịch và chữ ký.
Lưu trữ và quản lý chứng từ theo quy định của tổ chức là rất quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu Đồng thời, việc chuẩn bị và cung cấp chứng từ cho phòng kế toán là cần thiết để hỗ trợ quá trình ghi chép và hạch toán hiệu quả.
Giám sát và đảm bảo tuân thủ quy trình xử lý chứng từ là rất quan trọng để duy trì tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu.
Tổ chức lịch gửi hàng hàng ngày, phân công cụ thể cho nhân viên hiện trường xử lý các lô hàng.
Soạn thảo hồ sơ hải quan và các tài liệu hỗ trợ cho bộ phận giao nhận, đồng thời lập thống kê và sao lưu hồ sơ cho các lô hàng xuất khẩu theo ngày, tuần
Bộ phận hiện trường làm các nhiệm vụ sau:
Việc theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển, xuất nhập khẩu hàng hóa là rất cần thiết để đảm bảo rằng hàng hóa được kiểm tra đúng cách, tuân thủ các quy định về chất lượng, quy mô, số lượng và giá trị.
Liên hệ trực tiếp với cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục nhập khẩu và xuất khẩu, cung cấp thông tin cần thiết và xử lý giấy tờ hải quan một cách hiệu quả.
Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất khẩu đến điểm nhập khẩu là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định quốc tế Đồng thời, cần tiếp nhận và giải quyết các tranh chấp liên quan đến xuất nhập khẩu, bao gồm xử lý yêu cầu bồi thường, khiếu nại và các vấn đề khác về vận chuyển hàng hóa.
Cơ cấu tổ chức khoa học với các bộ phận có nhiệm vụ cụ thể giúp đảm bảo hiệu quả hoạt động Các phòng ban không chỉ phân chia nhiệm vụ rõ ràng mà còn tương tác chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau, dưới sự quản lý chặt chẽ của quản lý, trưởng phòng và Giám đốc công ty.
Giảm thiểu sự chồng chéo công việc bằng cách phân chia các phòng ban theo chức năng chuyên biệt, đảm bảo nhiệm vụ được giao đúng cho từng phòng ban có chuyên trách Điều này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo điều kiện cho nhân viên cấp dưới phát huy năng lực, từ đó nâng cao hiệu quả và tốc độ thực hiện công việc.
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
2.6.1 Kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 - 2022
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2022
Từ năm 2020 đến nay, Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam đã trải qua một giai đoạn lạc quan với sự gia tăng đáng kể về doanh thu và lợi nhuận qua từng năm (Đơn vị tính: Tỷ đồng, nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam năm 2022).
Từ năm 2020 đến 2022, doanh thu của công ty liên tục tăng, đạt 29,690 tỷ VNĐ vào năm 2022, tăng 13,47% so với năm 2020, bất chấp những biến động kinh tế do dịch bệnh Covid-19 Sự gia tăng doanh thu đi kèm với chi phí đầu tư cho trang thiết bị, phương tiện vận chuyển và kho hàng, làm tăng chi phí cơ sở vật chất Tuy nhiên, những khoản đầu tư này đã giúp cải thiện hoạt động giao thương và buôn bán của công ty, mang lại hiệu quả cao hơn Nhờ đó, lợi nhuận năm 2022 tăng 41,32% so với năm 2020.
Bảng 2.2: Tỷ trọng các mặt hàng xuất khẩu của công ty giai đoạn 2020 - 2022
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 ngạchKim Tỷ trọng
(Đơn vị tính: Tỷ đồng) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam năm 2022)
Bảng 2.3 : Tỷ trọng các thị trường xuất khẩu của công ty giai đoạn 2020 - 2022 trườngThị
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 ngạchKim Tỷ trọng
(Đơn vị tính: Tỷ đồng) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam năm 2022)
Về cơ cấu mặt hàng và thị trường xuất khẩu của công ty giai đoạn 2020 - 2022
Công ty hiện đang kinh doanh đa dạng mặt hàng, trong đó nông sản chiếm tỷ trọng lớn nhất với hơn 40% Tiếp theo là sản phẩm dệt may với 28,1%, thủy sản đạt 19,6%, và các mặt hàng khác.
Mặt hàng nông sản đóng vai trò quan trọng trong danh mục sản phẩm của công ty, đặc biệt là trên thị trường quốc tế như Hoa Kỳ và Nhật Bản.
Giữa năm 2020 và 2022, xuất khẩu nông sản của Trung Quốc đã chiếm hơn 40% tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty Mặc dù năm 2021 gặp nhiều khó khăn do dịch bệnh, kim ngạch xuất khẩu nông sản vẫn ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể, với mức tăng 573 triệu đồng so với năm 2020.
Mặt hàng dệt may là sản phẩm chủ lực của công ty, chiếm 28,1% trong tổng xuất khẩu năm 2020 Mặc dù bị giảm 23,3% vào năm 2021 do tác động của dịch bệnh, nhưng vào năm 2022, với sự phục hồi kinh tế, kim ngạch xuất khẩu đã tăng lên 5,023 tỷ đồng.
Mặt hàng thủy sản đã trải qua giai đoạn giảm xuất khẩu từ 2,723 tỷ đồng xuống 2,269 tỷ đồng trong năm 2021 so với năm 2020, nhưng đã phục hồi và tăng trưởng trở lại vào năm 2022 Đây là nguồn thu nhập quan trọng, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai Thị trường Hoa Kỳ hiện là thị trường chủ lực của công ty JK.
Trong hai năm qua, thị trường xuất khẩu của Brian Việt Nam đã có những biến động đáng kể Năm 2020, công ty đạt kim ngạch xuất khẩu trên 4,237 tỷ đồng, chiếm 30,5% tổng giá trị xuất khẩu của cả nước Mặc dù năm 2021 bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, giá trị xuất khẩu vẫn tăng lên 4,956 tỷ đồng, tăng khoảng 719 triệu đồng so với năm trước Đến năm 2022, dù có sự sụt giảm trong kim ngạch xuất khẩu tại một số thị trường, nhưng sự gia tăng từ thị trường Hàn Quốc đã bù đắp cho sự giảm sút này.
Thị trường Nhật Bản là một trong những thị trường cạnh tranh nhất, yêu cầu chất lượng hàng hóa cao Trong ba năm gần đây, kim ngạch xuất khẩu của công ty sang Nhật Bản đã duy trì ổn định, chiếm hơn 20% tổng kim ngạch Cụ thể, năm 2021 đạt 3,623 tỷ đồng và năm 2022 tăng lên 4,298 tỷ đồng, góp phần quan trọng vào tổng doanh thu của công ty.
Thị trường Trung Quốc được xem là một trong những thị trường lớn nhất thế giới với dân số đông đảo và sức tiêu thụ mạnh mẽ Trong những năm gần đây, kim ngạch xuất khẩu của công ty đến Trung Quốc đã chiếm tỷ lệ đáng kể, với 2,356 tỷ đồng vào năm 2021 (16,9%) và 3,178 tỷ đồng vào năm 2022 (15,2%) trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty, tuy nhiên, con số này giảm 4,3% so với cùng kỳ năm 2020.
Thị trường Hàn Quốc: kim ngạch xuất khẩu từ thị trường Hàn Quốc của công ty
Trong những năm qua, JK – Brian Việt Nam đã trải qua nhiều biến động, nhưng sự khởi sắc rõ rệt đã diễn ra vào năm 2022 Kim ngạch xuất khẩu của công ty sang Hàn Quốc đã tăng gấp 4 lần so với tổng kim ngạch của cả năm 2020 và 2021, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc tái cấu trúc thị trường của công ty.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA JK - BRIAN VIỆT NAM
2.7.1 Về chiến lược đầu tư
Chiến lược mở rộng của công ty trước năm 2025 bao gồm việc thiết lập chi nhánh tại Hà Nội, nhằm mở rộng hệ thống xuất nhập khẩu về phía Bắc Bước đi này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh mà còn giúp công ty tăng cường cạnh tranh với các đối thủ trong lĩnh vực giao nhận tại địa phương.
Để đạt được tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận 25% vào năm 2025, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược kinh doanh tập trung vào chất lượng dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa Đồng thời, cần chú ý đến tính mùa vụ của hàng hóa nông sản để đưa ra các phương án tối ưu Ngoài ra, nghiên cứu và phát triển thêm các loại hình dịch vụ mới sẽ giúp đa dạng hóa sản phẩm, mang lại nhiều lựa chọn cho khách hàng.
Công ty sẽ tiếp tục củng cố mối quan hệ với các đối tác lâu năm, đồng thời mở rộng sự hiện diện tại thị trường châu Âu và châu Á, đặc biệt là Nhật Bản và Indonesia Bằng cách khai thác những điểm tương đồng giữa các quốc gia trong khu vực, công ty hướng tới việc mở rộng thị trường và tạo ra cơ hội kinh doanh mới Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ chủ động tìm kiếm và phát triển khách hàng mới, nhằm mở rộng tầm nhìn và nâng cao vị thế cạnh tranh trong ngành.
Tăng cường thương hiệu và phát triển trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu là ưu tiên hàng đầu để nâng cao khả năng cạnh tranh Doanh nghiệp tích cực đầu tư vào đào tạo nhân viên, giúp họ vững vàng trong nghiệp vụ và linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quy trình xuất nhập khẩu.
2.7.3 Về quan hệ đối ngoại
Quan hệ chặt chẽ với đối tác, khách hàng và hãng tàu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức từ cạnh tranh và các chính sách của nhà nước.
Phát triển mối quan hệ với các đối tác giao nhận, đại lý và hãng tàu cả trong và ngoài nước mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh quốc tế, giảm chi phí và tăng lợi nhuận Đồng thời, duy trì mối quan hệ tốt với các cơ quan chính phủ như Bộ Thương mại, Hải Quan và các cơ quan cấp phép cũng rất quan trọng, vì điều này sẽ hỗ trợ công ty trong việc thực hiện các thủ tục hành chính một cách thuận lợi hơn.
Công ty TNHH JK – Brian đã ghi nhận sự gia tăng doanh thu liên tục trong những năm gần đây, với hơn 40% tổng kim ngạch đến từ xuất khẩu Các mặt hàng chủ yếu như nông sản, hàng dệt may và thuỷ sản không chỉ đóng góp vào doanh thu mà còn xây dựng hình ảnh mạnh mẽ và uy tín cho công ty Ngay cả trong thời kỳ kinh tế khó khăn, doanh thu vẫn duy trì tăng trưởng, phản ánh nỗ lực đáng kể và chiến lược kinh doanh hiệu quả của công ty.
VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG NÔNG SẢN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
GIẢI THÍCH QUY TRÌNH
3.2.1 Tiếp nhận thông tin từ hợp đồng và xin giấy phép xuất khẩu
Sơ đồ 3.2: Thực trạng tiếp nhận thông tin từ hợp đồng và xin giấy phép xuất khẩu
Trước khi bắt đầu quy trình xuất khẩu, công ty cần tìm kiếm khách hàng và đưa ra báo giá Hai phương pháp chính thường được sử dụng là dựa vào dữ liệu doanh nghiệp nhập khẩu và tìm kiếm thông tin liên hệ qua các kênh như Facebook, website và Google Khi có đủ thông tin, nhân viên bán hàng sẽ liên lạc
Một phương pháp hiệu quả để tiếp cận khách hàng là đăng thông tin sản phẩm trên các trang web B2B như Alibaba.com và Tradeindia Nhân viên sẽ nhận và xử lý các yêu cầu báo giá (RFQ) từ khách hàng khi họ có nhu cầu mua sản phẩm.
Khi nhận được RFQ, khách hàng sẽ gửi email yêu cầu báo giá, và công ty sẽ phản hồi bằng email cung cấp giá cả Sau khi xem xét các đề nghị từ nhiều nhà cung cấp, khách hàng sẽ quyết định mua sản phẩm và gửi đơn đặt hàng (PO) đến công ty Nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng này.
Để ký hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp cần đánh giá thông tin và chọn PO tiềm năng nhất, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý như Luật thương mại và các văn bản liên quan Phòng xuất nhập khẩu sẽ tiếp nhận thông tin hợp đồng từ phòng kinh doanh và kiểm tra hàng hóa theo danh mục cấm hoặc hạn chế xuất khẩu Thời gian từ khi nhận PO đến khi ký hợp đồng phụ thuộc vào khách hàng: từ một tuần cho khách hàng cũ và từ 3 đến 6 tháng cho khách hàng mới.
3.2.2 Thông báo người mua làm thủ tục thanh toán trước
Tùy thuộc vào từng trường hợp và đối tác cụ thể, công ty sẽ áp dụng các phương thức khác nhau để yêu cầu thanh toán trước, thường là 30% giá trị hóa đơn của hợp đồng Các phương thức thanh toán trong hợp đồng thương mại quốc tế mà công ty thường sử dụng bao gồm nhiều lựa chọn linh hoạt.
Sơ đồ 3.3: Quy trình thanh toán bằng hình thức chuyển tiền
Chuyển tiền là một nghiệp vụ thanh toán quan trọng, trong đó người nhập khẩu yêu cầu ngân hàng thực hiện việc chuyển một khoản tiền nhất định cho người xuất khẩu.
Trong hợp đồng, nếu hai bên đã thống nhất về phương thức thanh toán bằng chuyển tiền (TT hoặc MT), có ba hình thức chuyển tiền: thứ nhất, chuyển tiền trả trước 100% giá trị giao dịch; thứ hai, chuyển tiền trả sau 100% giá trị giao dịch; và thứ ba, kết hợp cả hai hình thức với tỷ lệ do hai bên thỏa thuận Phương thức này thường được áp dụng cho các đối tác thân thiết, có uy tín và đã có mối quan hệ kinh doanh lâu dài với công ty.
Sau khi doanh nghiệp bán hoàn tất việc chuẩn bị hàng hóa và giao hàng, họ sẽ chuyển giao bộ chứng từ cho bên mua Các công việc còn lại sẽ do nhà nhập khẩu đảm nhận.
Các chứng từ cơ bản bao gồm chứng từ thương mại như hóa đơn, chứng từ vận tải và chứng từ về quyền sở hữu, cùng với chứng từ tài chính như hối phiếu, kỳ phiếu và séc.
- Phương thức thanh toán nhờ thu:
Sơ đồ 3.4: Quy trình thanh toán bằng phương thức nhờ thu trơn
Doanh nghiệp thường áp dụng phương thức nhờ thu collection payment với các đối tác đã có mối quan hệ lâu dài hoặc có lịch sử giao dịch nhất định.
- Phương thức tín dụng chứng từ:
Sơ đồ 3.5: Quy trình thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ LC
Phương thức tín dụng chứng từ là hình thức thanh toán trong đó ngân hàng cam kết thực hiện thanh toán cho người thụ hưởng khi họ xuất trình bộ chứng từ hợp lệ.
Phương thức này thường được sử dụng khi hai bên đối tác mới làm ăn với nhau, mức độ tin tưởng còn thấp.
Phương thức thanh toán này được coi là an toàn nhất và thường được áp dụng trong các hợp đồng thương mại quốc tế Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số rủi ro như chứng từ giả mạo, giao hàng không đầy đủ hoặc chất lượng kém so với thỏa thuận trong hợp đồng.
Việc lựa chọn phương thức thanh toán phụ thuộc vào độ tin cậy giữa các bên, khả năng thanh toán và loại hàng hóa Thời gian xử lý của các phương thức thanh toán khác nhau cũng khác nhau; chuyển tiền trong cùng khu vực thường mất tối đa 1 tuần, trong khi nhờ thu mất từ 5 đến 7 ngày Phương thức LC thường tốn nhiều thời gian hơn do quy trình kiểm tra chứng từ, có thể kéo dài từ 10 đến 15 ngày, chưa tính thời gian chỉnh sửa nếu có lỗi xảy ra.
Sơ đồ 3.6: Chuẩn bị hàng hoá
Sau khi hoàn tất thủ tục ban đầu, việc chuẩn bị hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng theo hợp đồng là yếu tố quan trọng nhất đối với nhà xuất khẩu Tìm kiếm nguồn hàng phù hợp giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh Doanh nghiệp cần áp dụng phương thức chuẩn bị hàng hóa phù hợp với điều kiện sản xuất và có bộ phận kế hoạch để đánh giá và lập kế hoạch sản xuất Đối với các doanh nghiệp chỉ mua đi bán lại, việc này càng trở nên cần thiết để đảm bảo lợi nhuận.
* Thu mua nguồn nguyên liệu đầu vào
MÔ TẢ CỤ THỂ LÔ HÀNG HẠT ĐIỀU NHÂN NIÊN VỤ 2023
Lô hàng xuất khẩu hạt điều, hợp đồng ngày 11 tháng 5 năm 2023
Hình 3.1: Hợp đồng xuất khẩu hạt điều
(Nguồn: Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam năm 2023)
Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ hợp đồng của Công ty JK - Brian Việt Nam và người mua là Công ty Solid Way Oy ở Phần Lan
Sau khi đánh giá PO và làm các thủ tục thương thảo về giá cả, số lượng, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng vào ngày 11 tháng 5 năm 2023.
Thông tin trên hợp đồng như sau:
- Người bán: Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam
- Địa chỉ: 141 Võ Oanh, phường 25, quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
- Người mua: Công ty Solid way oy
- Địa chỉ: 15 Asentajankatu, 48770 Kotka, Finland
- Hàng hoá: Hạt điều nhân (Cashew nut kernels)
- Số lượng: 1120 thùng carton tương đương 23,472.00 kgs
- Giá trị: 6.77$/kg, giá CIF Kotka, Phần Lan
Các thông tin khác được đính kèm theo ở phần phụ lục 1 của bài báo cáo.
Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, hạt điều không nằm trong danh sách các mặt hàng cấm hoặc hạn chế xuất khẩu, do đó doanh nghiệp không cần xin giấy phép xuất khẩu Theo Biểu thuế xuất nhập khẩu 2023, mã hàng hoá hạt điều nhân (08013200) không bị áp thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng.
Bước 2: Người mua cần được thông báo về thủ tục thanh toán, theo đó hình thức thanh toán được quy định trong hợp đồng là chuyển tiền trả sau vào ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) sau khi nhận được bản sao bộ chứng từ Điều này có nghĩa là không có bước thanh toán trả trước.
Trong hợp đồng ngoại thương, các loại chứng từ cần thiết bao gồm hóa đơn thương mại, bộ vận đơn đầy đủ (3/3) và phiếu đóng gói hàng hóa.
Bước 3: Chuẩn bị hàng hoá
Sau khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp triển khai sản xuất và thu mua đúng lượng đơn đặt hàng như trong hợp đồng quy định là 23,427.00 KGS.
Công ty TNHH JK - Brian Việt Nam, tọa lạc tại 149/2 Ấp Lộc Hoà, xã Tây Hoà, huyện Trảng Bom, tỉnh Đồng Nai, đảm bảo hàng hoá được chuẩn bị và lưu trữ an toàn Nhân viên hiện trường sẽ kiểm tra lại số lượng, chất lượng, trọng lượng và nhãn dán của hàng hoá trước khi xuất kho Nếu cần thiết, công ty sẽ tiến hành kiểm dịch thực vật và hun trùng để đảm bảo hàng hoá đạt tiêu chuẩn chất lượng khi đến tay người mua, phù hợp với yêu cầu của công ty Solid Way Oy.
Bước 4: Mua bảo hiểm hàng hoá
Hợp đồng bán hàng được xác định với giá CIF là 6,77 USD/KG tại KOTKA, FINLAND, do đó, công ty TNHH JK - Brian Việt Nam có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hợp đồng này Lưu ý rằng việc mua bảo hiểm sẽ không được đề cập trong nội dung hợp đồng.
Bước 5: Thuê phương tiện vận tải
Theo điều khoản nhóm C trong hợp đồng, nhà xuất khẩu không chỉ là người cung cấp hàng hóa mà còn là bên thuê phương tiện vận tải, chịu trách nhiệm thanh toán cước vận tải cho lô hàng cho đến khi hàng hóa đến cảng nước nhập.
Công ty đã tiến hàng book tàu thông qua công ty là GREEK FIRE LOGISTIC., CO với các thông tin trên Book confirmation cần lưu ý:
- Booking number (Số booking): GRF08944421
- VESSEL (Tên tàu): COSCO FAITH 058W
- Cảng đi: Cảng Hồ Chí Minh
- Closing time: 06h30 sáng ngày 19/06/2023 (Trước giờ này, nhà xuất khẩu phải hoàn thành tất cả các thủ tục liên quan, đặt hàng hoá tại cảng chờ xuất)
- ETD (Estimated Time of Departure- Ngày giờ dự kiến để khởi hành lô hàng): 20/06/2023
- ETA (Estimated Time of Arrival) - Thời gian dự kiến hàng sẽ đến đích: 27/07/2023
- Tên hàng hoá: Hạt điều nhân
Và các thông tin khác tham chiếu ở phần phụ lục 4 của bài báo cáo này.
Công ty JK-Brian gửi xác nhận đặt chỗ cho công ty Solid Way Oy qua email hoặc chuyển phát nhanh, giúp công ty nhập khẩu theo dõi tiến trình vận chuyển của lô hàng.
Bước 6: Lấy container rỗng về kho đóng hàng, vận tải ra cảng chờ xuất
Sau khi đã chuẩn bị đủ hàng hoá tại kho, công ty liên hệ với Greek Fire Logistics để yêu cầu container rỗng Container sẽ được vận chuyển về kho để tiến hành đóng hàng, đồng thời lập hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hoá.
Công ty cử nhân viên hiện trường đến bãi container của hãng tàu để kiểm tra container rỗng, bao gồm việc kiểm tra bên trong và bên ngoài nhằm đảm bảo không có hư hỏng, móp hay thủng Đồng thời, nhân viên cũng xác nhận các thông số container theo booking confirmation, điều này rất quan trọng để làm căn cứ bồi thường nếu xảy ra hư hỏng hoặc mất container sau này Sau khi xác nhận container đạt yêu cầu, công ty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận chuyển container về kho tại Đồng Nai để đóng hàng.
Các thông tin có trên hoá đơn thương mại bao gồm:
- Số hợp đồng: (được đề cập ở bước 1)
- Người nhận hàng: Công ty Solid Way Oy
- Địa chỉ người nhận: (được đề cập ở bước 1)
- Cảng đi: Cái Mép, Việt Nam
- Các thông tin khác tương tự trên hợp đồng ngoại thương
- Tổng giá trị hoá đơn là 158,905.44 USD
Thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa tương tự như trên hóa đơn thương mại, nhưng mô tả hàng hóa chi tiết hơn Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất giữa hóa đơn và phiếu đóng gói hàng hóa.
"Tiếp theo, container được trasnport đến cảng đóng hàng, gi inspections và chờ xuất khẩu Trước khi vào cổng cảng, nhân viên cảng sẽ tính trọng lượng container và điền thông tin vào phiếu xác nhận hàng hoá theo quy định Sau đó, container được vận chuyển đến Cảng Cái Mép để giải ngân."
Bước 7: Làm thủ tục hải quan, nhân viên chứng từ của công ty sẽ chuẩn bị hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và booking confirmation để khai báo hải quan cho lô hàng hạt điều Quy trình này được thực hiện qua phần mềm khai báo hải quan ECUS5VNACCS, trong đó nhân viên sẽ mở phần mềm và tiến hành khai báo cho lô hàng.
Bước 1: Thiết lập thông số khai báo VNACCS
Hình 3.2: Giao diện bước 1 khai báo hải quan điện tử
(Nguồn: Tác giả tự thực hiện trên phần mềm)
Hình 3.3: Giao diện khai báo chi cục Hải quan điện tử trên phần mềm ECUSS
(Nguồn: Tác giả tự thực hiện trên phần mềm) + Cơ quan Hải quan: 02CI-Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I
+ Bộ phận xử lý tờ khai xuất: Mã: 02 - Đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu.
Bước 2: Khai báo thông tin doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp đã từng sử dụng và khai báo thông tin trước đó, hệ thống sẽ tự động lưu lại các thông tin này trên màn hình đăng nhập, do đó bước này có thể không cần thực hiện lại.
Bước 3: Vào tờ khai hải quan - chọn đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)
Hình 3.4: Giao diện bước 3 trong khai báo ECUSS
Nhân viên chứng từ sử dụng thông tin từ 4 loại giấy tờ đã chuẩn bị để nhập dữ liệu vào hệ thống theo từng mục tương ứng.
- Mã loại hình: B11 - Xuất kinh doanh
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 - đường biển (container)
- Các thông tin về đơn vị xuất khẩu hệ thống tự động nhập theo thông tin khai báo ở bước 2
- Nhập thông tin người nhập khẩu bao gồm tên, địa chỉ, mã nước (Finland là FI) dựa trên thông tin trên hợp đồng
- Khai báo thông tin vận đơn
Các thông tin khác được triển khai tuần tự và thu được kết quả như hình minh hoạ.
Hình 3.5: Giao diện tờ khai hải quan xuất khẩu trên ECUSS
Để hoàn tất việc khai báo cho nước này, bạn cần đính kèm file danh sách Container/seal Hãy làm theo hướng dẫn và chọn in thử tờ khai để kiểm tra tính chính xác của thông tin đã khai báo.
Hình 3.6: Bản xác nhận nội dung tờ khai hải quan xuất khẩu
Bước 4: Lấy kết quả phân luồng
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Với nhiều năm kinh nghiệm, doanh nghiệp đã xây dựng được một lượng khách hàng trung thành đáng kể, giúp tạo ra nguồn cầu ổn định và giảm thiểu chi phí tìm kiếm khách hàng mới.
Hiểu và áp dụng hiệu quả các kiến thức và văn bản pháp luật liên quan đến giao thương và ký kết hợp đồng thương mại là rất quan trọng để tăng cường hợp tác và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.
Sử dụng thành thạo phương thức thanh toán bằng chuyển tiền là cần thiết, nhưng cần hạn chế nghiệp vụ này để bảo vệ quyền lợi cho công ty.
Hàng hoá của doanh nghiệp được đảm bảo chất lượng tạo uy tín trên thị trường quốc tế.
Doanh nghiệp nên ưu tiên thuê phương tiện vận chuyển và mua bảo hiểm hàng hóa để tăng cường tính chủ động trong giao hàng và tối ưu hóa chi phí.
Với đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm và việc áp dụng sớm hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUSS, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình khai báo hải quan một cách nhanh chóng và thuận tiện, từ đó giảm thiểu chi phí giấy tờ, di chuyển và nhân sự.
Quy trình rõ ràng và chi tiết từng bước giúp tối ưu hóa việc thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự mới tiếp thu và áp dụng hiệu quả.
Việc tìm kiếm khách hàng mới thường diễn ra một cách thụ động qua việc đăng tải hình ảnh và thông tin sản phẩm trên các trang web, dẫn đến quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng trở nên tốn thời gian và lãng phí tài nguyên doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc nghiên cứu các thông tư, nghị định và luật chuyên ngành thường phức tạp và khó hiểu, do có quá nhiều nội dung cần lưu ý Điều này có thể dẫn đến việc áp dụng và thực thi không đúng quy định pháp luật, đặc biệt là trong việc tìm hiểu và chọn mã phù hợp.
HS đúng với hàng hoá giao dịch.
Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán quốc tế như thư tín dụng (LC) hay nhờ thu, dẫn đến việc chủ yếu sử dụng hình thức chuyển tiền, điều này không chỉ tiềm ẩn nhiều rủi ro mà còn hạn chế sự lựa chọn đối tác trong tương lai.
Số lượng nông sản tự sản xuất hiện nay còn hạn chế do thiếu đất canh tác và cơ sở vật chất không đáp ứng đủ nhu cầu xuất khẩu Điều này buộc doanh nghiệp phải mua hàng hóa bên ngoài, dẫn đến tăng chi phí và giảm lợi nhuận.
Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp áp dụng điều kiện giao hàng nhóm C theo Incoterms 2010, nhưng việc phụ thuộc vào công ty FW để thuê tàu đã ảnh hưởng đến lợi nhuận của họ, đặc biệt khi không thể thuê tàu với mức giá cạnh tranh hơn.
Việc lấy container rỗng tốn kém chi phí cho doanh nghiệp, đặc biệt khi họ chưa có đủ phương tiện vận chuyển để đưa container về kho Điều này khiến doanh nghiệp trở nên kém chủ động trong việc quản lý và tiếp nhận container về kho đóng hàng.
Hệ thống khai báo điện tử có nhiều ưu điểm, nhưng đôi khi cũng gặp phải một số vấn đề, chẳng hạn như lỗi kết nối mạng, dẫn đến việc khai báo tờ khai tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng đến quy trình.
Hiện nay, công ty TNHH JK - Brian chủ yếu thực hiện xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển theo điều kiện nhóm C của Incoterms 2020 Tuy nhiên, nếu nhà nhập khẩu yêu cầu các điều kiện giao hàng loại D, nơi bên xuất khẩu chịu trách nhiệm chi phí và rủi ro cao hơn, công ty hiện chưa đáp ứng được do hạn chế về trình độ nhân sự và quy trình thủ tục xuất khẩu.
3.4.3 Nhận xét và đề xuất Đối với việc tìm kiếm khách hàng mới là một bài toán khó không chỉ riêng đối với công ty TNHH JK - Brian Việt Nam, việc phân bổ chi phí marketing hợp lý cho việc truyền bá và quảng cáo thương hiệu doanh nghiệp đến được với khách hàng quốc tế sẽ là bước đệm quan trọng cho việc đưa tên tuổi của công ty đến gần với khách hàng và dễ dàng tìm kiếm khách hàng mới trong tương lai Tuy vậy, việc phân bổ chi phí cho công cuộc này là bao nhiêu để phù hợp với kinh phí và quy mô doanh nghiệp là một bài toán khó cho các nhà quản trị.
Công ty cần tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu, mời các chuyên gia trong ngành đến hướng dẫn nhân viên cách sử dụng đúng các bộ luật và điều luật mới.