Hân tích quy trình lập chứng từ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty tnhh dòng tên nhanh (asl)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: TRẦN THỊ NGỌC ANH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) TP.Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: TRẦN THỊ NGỌC ANH MSSV: 1954082003 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) Ngành:Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: TS Cao Minh Trí Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới trường Đại học Mở Tp Hồ Chí Minh, Thầy, Cơ khoa Quản trị kinh doanh, cung cấp cho kiến thức chuyên ngành cần thiết, giúp nắm phương pháp thu thập liệu, phân tích, đánh giá vấn đề kinh tế cách khách quan Hơn hết, biết ơn TS Cao Minh Trí trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt, giúp đỡ tơi với dẫn khoa học quý giá suốt q trình triển khai, nghiên cứu hồn thành đề tài “Phân tích qui trình hoạt động xuất hàng hóa đường biển cơng ty TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL)” Xin gởi lời cảm ơn tới Công ty ASL, cảm ơn Ban lãnh đạo tập thể anh chị em phịng Chứng từ cơng ty ASL tạo điều kiện thuận lợi giúp thu thập số liệu cung cấp cho thông tin quý giá, tài liệu nghiên cứu quan trọng, liên quan tới đề tài Đặc biệt, người quan tâm, tận tình hướng dẫn cho tơi nghiệp vụ xuất nhập khẩu, sẵn sàng chia sẻ với kinh nghiệm, câu chuyện nghề thú vị họ, cảm thấy may mắn trân trọng tình cảm Một lần nữa, tơi xin chân thành cảm ơn đơn vị cá nhân quan tâm, giúp đỡ tơi q trình học tập thực luận văn Song vốn kiến thức hạn chế, khả tiếp cận với thực tế cịn yếu kém, khơng thể tránh khỏi thiếu sót định mà thân chưa nhận Tôi mong nhận góp ý Thầy, Cơ giáo để khóa luận hồn chỉnh Tơi xin chân thành cảm ơn! i MỤC LỤC PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu riêng 1.3ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu .4 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.4.1 Phương pháp thống kê 1.4.2 Phương pháp so sánh 1.4.3 Phương pháp vấn chuyên gia .5 1.5 BỐ CỤC ĐỀ TÀI .5 PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL) .7 2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 10 2.3 LĨNH VỰC KINH DOANH CỦA CƠNG TY CƠNG TY DỊNG TÊN NHANH (ASL) 13 2.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NĂM GẦN ĐÂY (2019-2021) 15 2.5 ĐẶC ĐIỂM DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH GIAO NHẬN DỊNG TÊN NHANH (ASL) 17 iii 2.6 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH DỊNG TÊN NHANH .19 2.7 PHÂN TÍCH NHỮNG SAI SĨT TRONG Q TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY ASL 26 2.8 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI TẠI CƠNG TY ASL 27 PHẦN 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL) 33 3.1 MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY ASL TRONG TƯƠNG LAI 33 3.2 ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY 34 PHẦN 4: KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT DIỄN GIẢI TNHH LHQ Liên Hiệp Quốc NXB Nhà xuất C/O Certificate of Origin B/L Bill of Lading D/O Delivery Order FCL Full Container Load Trách Nhiệm Hữu Hạn iv TPP Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương AEC Cộng đồng kinh tế ASEAN 10 FIATA 11 VLA Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam WCA Liên minh hàng hóa giới Liên đồn Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế 12 13 SI Shipping Instruction 14 VGM Verified Gross Mass v Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong xu hướng hội nhập toàn cầu, vận tải quốc tế ngày thể vai trò định cho phát triển thương mại quốc tế Các quốc gia ngày xây dựng chiến lược phát triển kinh tế sở thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất nhập Xuất tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhập máy móc thiết bị, sở vật chất phục vụ cho q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Từ hoạt động xuất nhập đẩy mạnh trình giao nhận vận tải phát triển mạnh mẽ ngày khẳng định tầm quan trọng kinh tế quốc dân Đây loại hình kinh doanh dịch vụ thương mại không nhiều vốn đầu tư lợi nhuận tương đối ổn định dựa sở hạ tầng sẵn có Ở Việt Nam, kể từ năm 1990 trở lại dịch vụ phát triển mạnh chiều rộng chiều sâu Hiện nay, nước có 500 công ty kinh doanh dịch vụ khoảng 20 cơng ty liên doanh hàng trăm công ty TNHH, chưa kể nhiều hãng giao nhận nước ngồi hoạt động nước ta thơng qua đại lý hình thức Kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải có phát triển vượt bậc bước theo kịp nước khu vực Thế giới Tuy nhiên, đặc điểm kinh tế Việt Nam nói chung ngành giao nhận nói riêng mà người giao nhận nước ta gặp phải khó khăn thử thách lớn, địi hỏi phải có giải pháp cho phát triển lâu dài Nhận thấy tầm quan trọng, vai trò to lớn hoạt động giao nhận vận tải ảnh hưởng đến phát triển doanh nghiệp thương mại quốc tế, Công ty TNHH Giao nhận quốc tế DÒNG TÊN NHANH thành lập vào năm 2011, khơng ngừng tích lũy kinh nghiệm mở rộng đầu tư, hoàn thiện dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa ngồi nước, góp phần hỗ trợ cho phát triển doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập Sau 11 năm hoạt động ngành, ASL từ công ty giao nhận vận tải đơn với 100% vốn nhà nước cổ phần hóa bổ sung hoạt động kho Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ bãi, logistics, trung gian thương mại phục vụ cho công ty xuất nhập Công ty thực giao nhận theo kiểu đa dạng hóa loại hàng hóa nhiều phương thức vận chuyển như: đường hàng không, đường bộ, vận tải đa phương thức, đặc biệt xuất nhập hàng hóa đường biển Trong thị trường vận chuyển hàng hóa đường hàng không dần bị thu hẹp, phương thức vận chuyển đường biển có tốc độ tăng trưởng ấn tượng đạt khoảng 50% /năm, lợi nhuận tương đối cao so với phương thức lại Tuy nhiên năm gần đây, hoạt động phương thức chưa thực hiệu quả, chịu tác động chủ yếu nhiều nguyên nhân Thứ nhất, quy trình giao nhận cơng ty có nhiều đổi phù hợp với quy định pháp luật, gặp nhiều khó khăn khâu chuẩn bị chứng từ, làm việc với hải quan giám sát cảng, dẫn đến thủ tục giao nhận nhiều thời gian, tốn thêm chi phí, cần nhiều nhân viên trường, đồng thời chi phí vận chuyển tăng lên cạnh tranh, chi phí nhiên liệu tăng, làm giảm đáng kể nguồn thu nhập công ty Đặc biệt, dự báo dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, khó lường, khó dự đốn với xuất nhiều biến chủng Tại Việt Nam, nhiều địa phương ghi nhận biến thể BA.4, BA.5, BA2.74, BA2.12.1 với khả lây lan nhanh Điều gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp thực dịch vụ xuất nhập sang nước có tỷ lệ mắc bệnh cao Thứ hai, công ty ASL biết đến rộng rãi ngành, bên ngồi khơng nhận biết, công ty không trọng hoạt động quảng cáo, xúc tiến làm doanh nghiệp trước khách hàng đối thủ cạnh tranh Thêm vào đó, Việt Nam, vận tải biển chiếm khoảng từ 70 - 80% việc lưu chuyển hàng hoá thương mại Ngành có vị trí quan trọng giúp thúc đẩy kinh tế phát triển đặc biệt hoạt động xuất nhập Ngành vận tải biển, khai thác dịch vụ cảng có tốc độ tăng trưởng đặn, bình quân khoảng 16% suốt thập niên qua, nên ngày nhiều công ty giao nhận mọc lên, đua thực dịch vụ giao nhận hàng hóa, nhiên ASL với lợi nguồn lực tài Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ vững mạnh đội ngũ lao động nhiều năm kinh nghiệm nên nhận đơn hàng có giá trị lớn, độ rủi ro cao khó khăn thực thơng quan Cơng ty tiếp tục đối tác đáng tin cậy khách hàng tại, lựa chọn tốt khách hàng tiềm khác, công ty giải tồn đọng quy trình giao nhận Với mong muốn đóng góp phần sức lực cho hoạt động công ty, thời gian thực tập ASL hội quý báu cho học hỏi kinh nghiệm thực tế kinh doanh xuất nhập khẩu, nắm quy trình giao nhận vận tải đường biển, đường hàng không, giao nhận nội địa Đặc biệt, mong muốn tìm hiểu sâu thực trạng qui trình giao nhận hàng hóa đường biển, tìm nhân tố tác động làm hạn chế hiệu quy trình, tơi tiến hành: “Phân tích thực trạng quy trình chứng từ hàng hóa xuất đường biển Cơng ty giao nhận DỊNG TÊN NHANH (ASL)” 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Nghiên cứu phân tích thực trạng chứng từ hàng hóa xuất nhập đường biển Cơng ty TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL), đánh giá hiệu hoạt động kinh doanh để tìm khó khăn hạn chế quy trình, từ đưa số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận cơng ty 1.2.2 Mục tiêu riêng Phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển Cơng ty TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty giai đoạn 2019-2021 dựa vào tiêu tài doanh thu, lợi nhuận, chi phí Tìm hiểu yếu tố tác động tích cực đến tồn quy trình phát triển thành tựu đạt Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ Phân tích khó khăn gây trở ngại q trình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển cơng ty ASL Đề xuất số giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu hoạt động công ty ASL 1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển Cơng ty TNHH DÒNG TÊN NHANH (ASL) 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu đề tài hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập Cơng ty TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) khu vực Tp Hồ Chí Minh Số liệu thơng tin sử dụng báo cáo từ năm 2019 đến năm 2021 1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.4.1 Phương pháp thống kê Thống kê kinh tế theo chuỗi thời gian năm, từ năm 2019 đến năm 2021 Thu thập số liệu thơng qua báo cáo tài tài liệu mà công ty cung cấp Thu thập thông tin từ giáo trình chuyên ngành vận tải bảo hiểm, niên giám thống kê, Tổng cục Hải quan Trên sở tài liệu thu thập tiến hành xây dựng bảng biểu, biểu đồ, hình vẽ, xác định tiêu kinh tế để phân tích hiệu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển 1.4.2 Phương pháp so sánh Phương pháp chủ yếu dùng phân tích hoạt động kinh doanh công ty Số liệu dùng để so sánh năm (2029 – 2021) Thu thập số liệu dựa vào báo cáo tài cơng ty phịng Tài – Kế tốn cung cấp Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ Opportunities (Cơ hội) Threats (Thách thức) O1: Giá cước, lịch trình T1:Sự cạnh tranh từ đối hãng tàu linh động thủ ngành ngày nhiều, quy trình làm chứng từ O2: Các hệ thống kho bãi, công ty khác kiểm tra hàng xuất khỏi kho PHÂN TÍCH MƠ HÌNH SWOT CỦA QUy TRÌNH CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA rút gọn đơn giản liên tục cập nhật tình hình nhanh chóng, dễ dàng cho T2: Chuẩn bị chứng từ, nhân viên theo dõi lô hàng giấy tờ thông quan ngày nghiêm ngặt từ thị trường O3: Ngày nay, hãng tàu khó tính Mỹ, Châu Âu cho phép khai SI VGM website T3: Các bước làm thủ tục hải quan nhiều phức tạp làm ảnh hưởng đến tiến độ quy trình T4: Lượng hàng lẻ kho bãi ngày cảng nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hóa, khơng có container đóng hàng, khơng thể giao nhận hàng hóa thời gian T5: Sự tắc nghẽn tàu cảng dẫn đến hàng hóa khơng thể giao ngày, ảnh hưởng đến uy tín cơng ty 29 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ Strengths (thế mạnh) Các chiến lược S-O Các chiến lược S-T S1: Tốc độ báo giá nhân viên SO1: Cung cấp cho khách ST1: Thường xuyên cập nhật đáp ứng nhanh chóng, kịp thời hàng dịch vụ, giải pháp thông tin, quy định, yêu cầu khách hàng xuất hàng hóa có giá sách liên quan đến xuất nhập cạnh tranh thị trường để nắm bắt thay đổi logistic/forwarder kinh nâng cao kiến thức chuyên nghiệm lâu năm nhân viên, môn cho nhân viên cơng hỗ trợ bước hồn thành ty (S1,S2,S4+T1,2) S2: Nhân viên chủ động tìm báo giá cước cạnh tranh so với forwarder khác S3:Các cơng việc thực theo trình tự diễn đồng bộ, nhịp nhàng, việc giao nhận chứng từ hàng hóa diễn đồng với thủ tục xuất cho khách hàng (S1, S2, S3, S4,S5 + O1, O2,O3) ST2: Đưa tiêu chuẩn quy định làm việc phù hợp với nhân viên nhằm nâng cao tinh SO2: Tiếp tục trì mối thần, từ giúp cơng ty S4: Khách hàng khơng nhiều quan hệ tốt với nhà xe hồn thành cơng việc nhanh thời gian để nhận hàng hóa, tư nâng cao việc quản lý hoạt chóng vấn hỗ trợ cung cấp dịch vụ động xuất công (S3+T1) S5: Công ty tự tin bắt nhịp với xu ty (S8+O2) hiệu ST3: Phát triển thương hiệu hướng công nghệ việc kịp thời có uy tín đáng tin cậy với ứng dụng công nghệ quy người dân Việt Nam thơng trình nghiệp vụ q trình khai qua việc cung cấp dịch vụ hải quan điện tử, diễn nhanh hơn, cước, vận tải biển dựng đạt xác hơn, tốn thời gian chất lượng tốt với giá Công ty cạnh tranh (S1, S2, S3, S4 S6,7:Khả xử lý tình +T1) phát sinh thực cách ST4: Nhân viên cần chủ động 30 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ theo dõi hàng hóa có nhanh chóng thay đổi lịch trình tàu chạy, S8: Việc theo dõi hàng hóa cách tàu bị hủy chuyến, chuyển kho kỹ càng, chặt chẽ hệ thống bãi,…(S5,6,7,8+T4,5) kho, tàu, tới cảng người nhập từ thơng báo cho bên xuất nhanh chóng Weaknesses (Điểm yếu) Các chiến lược W-O W1: Kỹ giao tiếp phận chứng từ làm hàng cịn nhiều thiếu sót giao tiếp, chưa truyền tải đầy đủ nội dung, thông tin cho khách hàng Các chiến lược W-T WT1: Nghiên cứu chiến WO1: Đẩy mạnh buổi training nghiệp vụ khai báo làm hàng, thủ tục thông quan cho nhân viên để cao nhật W2: Nhân viên không chủ động thay đổi liên tục việc lịch tàu thay đổi, dẫn đến hãng rớt hàng khiến hàng hịa bị trả phí tàu(W1,W2,W3,W5,W6,W7+ lưu kho bãi Q2) lược tinh gọn, đơn giản hóa mang tính bảo mật cao, từ khâu báo giá đến khâu xử lý chứng từ , khai hải quan, lấy hàng, giao hàng cho nhà nhập hạn chế tối đa sai sót (W1,W2,W5,6,7+T3) W3: Nhân viên có nhiều năm kinh WT2: Kiểm soát chặt chẽ nghiệm thường xun có khâu quy trình xuất sai sót khơng đáng có, nhằm hạn chế để xảy đó, có việc lên tờ khai bị sai sót sai sót, rủi ro Đồng thời, nâng thơng tin quan trọng, hay kiểm tra cao uy tín cơng ty thiếu chi phí làm hàng, ghi với đối tác lĩnh vực nhầm số seal/cont xuất hàng gia công(W1, W2,W3 + T1, T2, T3) W4: Trong q trình giao nhận hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ: giao nhận 31 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ xuất đường biển cần đến WT3: Xây dựng mối quan hệ phối hợp nhiều khâu khác hợp tác, hữu nghị với có nhiều khâu có tác cơng ty vận tải bên để động trực tiếp lên hàng hóa bao kịp thời điều động xe làm gói, kiểm hàng, bốc dỡ hàng, vận hàng cho kịp thời hạn xuất chuyển hàng, giao hàng…chúng hàng, tránh tình trạng làm hư nhiều có liên quan, ảnh hưởng hỏng hàng hóa (W8+T4) nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ, đổ vỡ… làm giảm chất lượng giao nhận hàng công ty W5: Do chủ quan nên nhân viên quên bấm gửi nộp SI VGM cho hàng hóa, dẫn đến hàng khơng thể lên tàu hàng tàu gửi MBL, ngồi ra, cịn trả phí cao cho việc khai thông tin chậm trễ W6,7: Giao thiếu chứng từ , dẫn đến việc chậm trễ lúc nhận hàng, ghi sau thông tin phần mềm khiến khách hàng tốn sai cho lơ hàng, gây uy tín cho cơng ty W8: Trong suốt q trình hàng đi, hàng hóa khơng kiểm sốt kỹ dẫn đến tình trạng thất lạc, cắp giao nhầm đến cảng khác 32 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ PHẦN 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) 3.1 MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY ASL TRONG TƯƠNG LAI 3.1.1 Mục tiêu công ty tương lai Hòa nhịp xu hướng hội nhập quốc tế Việt Nam gia nhập TPP AEC, Cơng ty TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) mong muốn trở thành tổ chức tiên phong đầu lĩnh vực logistics, giao nhận vận tải quốc tế mảng dịch vụ lĩnh vực kinh doanh yếu cơng ty giai đoạn tới Với tiềm lực tài vững chắc, cơng ty hướng đến phát triển bền vững, với tính tốn chu đáo, đầu tư chiều rộng lẫn chiều sâu, mở rộng quy mô lĩnh vực kinh doanh ngành vận tải, chuẩn bị sẵn sàng cho bước tiến vượt bậc tương lai 3.1.2 Định hướng phát triển công ty Giữ vững mảng dịch vụ có: dịch vụ vận tải đường biển tiếp tục trì lượng hàng chuyển tải qua Singapore, Hongkong, tìm kiếm thêm đại lý cho lượng hàng nhập, dịch vụ môi giới, đại lý tàu ưu tiên tập trung vào mảng dầu thơ, trì tốt chất lượng dịch vụ thuyền viên, đại lý tàu với thân chủ định Dịch vụ khai quan, giao nhận, chủ trương mở rộng hoạt động chào bán hàng, khai thác tốt kho bãi theo hướng cung cấp dịch vụ trọn gói, tập trung phát triển hệ thống khách hàng lớn, tập trung khai thác kho bãi Tp Hồ Chí Minh Hà Nội 33 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ Đẩy mạnh hoạt động marketing: ASL xây dựng đồng thị trường mục tiêu, giá cả,… cách củng cố mở rộng quan hệ hợp tác với đối tác ngồi nước, bước đầu tư có chiều sâu công nghệ thông tin cho công tác quản lý tác nghiệp chuyên môn, nâng cao chất lượng dịch vụ, trở thành người bạn đồng hành tin cậy khách hàng Thực công tác tiếp thị, quảng bá dịch vụ cơng ty cách có chọn lọc thị trường kênh thông tin đối tác nước ngoài, tham dự nhiều hội nghị, hội thảo,… tổ chức ngành nghề nước để kết nối với khách hàng, phát triển quan hệ đối tác 3.2 ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY 3.2.1 Mục tiêu giải pháp Giải vấn đề tồn cơng ty khách hàng cịn hạn chế, thiếu nhân viên cho việc quản lý, theo dõi hàng hóa khách hàng chưa có sách marketing dịch vụ cho công ty Những giải pháp cịn làm tăng uy tín thị trường forwarder Việt Nam, phát triển, khai thác tuyến tàu đến thị trường mới, tăng thị phần, số lượng đơn hàng xuất đường biển, củng cố mối quan hệ với đối tác, hãng tàu, nhà xe,… 3.2.2 Cơ sở đưa giải pháp: Dựa vào bảng SWOT phân tích trên, trình bày vài sở thực tiễn để công ty có hướng giải quyết, chủ động đưa giải pháp mang tính hiệu quả, đồng Ta thấy rõ tầm quan trọng xác, chuyên nghiệp đội ngũ nhân xuyên suốt trình làm hàng, từ việc tiếp nhận yêu cầu khách hàng theo dõi hàng cập cảng nhập Hiện nay, mà Việt Nam gia nhập WTO sách, hiệp định thương mại, điều dẫn đến việc xuất cca1 forwarder cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất- nhập nhân viên thời đại 4.0 cần nhiều kỹ công việc, giao tiếp,… Đứng trước hội thách thức lớn vậy, ASL cần có bước vững để 34 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ khẳng định vị trí quy trình làm hàng xuất đường biển cơng ty Ngồi ra, với chiến lược từ bảng ma trận SWOT bao gồm: Cung cấp cho khách hàng dịch vụ, giải pháp xuất hàng hóa có giá cạnh tranh thị trường logistic/forwarder với kinh nghiệm lâu năm nhân viên, hỗ trợ bước hoàn thành thủ tục xuất cho khách hàng; Thường xuyên cập nhật thơng tin, quy định, sách liên quan đến xuất nhập để nắm bắt thay đổi nâng cao kiến thức chuyên môn cho nhân viên cơng ty, từ đó, làm sở để tơi xin đưa số giải pháp nhằm đẩy mạnh quy trình xuất hàng hóa đường biển cơng ty TNHH Dịng Tên Nhanh (ASL) 3.2.3 Một số giải pháp cụ thể:  Khắc phục chậm trễ việc tiếp nhận chứng từ Khi nhận chứng từ từ khách hàng phải nhân viên phận chứng từ cơng ty kiểm tra tính xác đầy đủ thông tin Nhân viên phận chứng từ cần phải kiểm tra, đối chiếu kỹ chứng từ với nhau, có sai lệch thơng tin hàng hóa chứng từ cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch đồng thời liên lạc với người xuất để tìm hiểu nguyên nhân yêu cầu sửa đổi  Giải pháp nâng cao tin cậy q trình giao nhận hàng hóa, chứng từ Với đội ngũ cơng ty ASL có 11 năm kinh nghiệm việc giao nhận hàng hóa, làm chứng từ xuất hàng hóa, cơng ty cần thể vị trí thương trường Việt Nam quốc tế Bằng cách, ASL phải thể tin cậy, thực cam kết từ ban đầu, từ khâu báo giá khâu xử lý chứng từ, khai hải quan, lấy hàng, giao hàng cho người nhà hạn chế tối đa sai sót, tổn thất, chi phí cho khách hàng Ngồi ra, việc giao nhận hàng hóa phải nhân viên trường thực quy trình khơng để sai sót xảy ra, tránh tình trạng hàng hóa mát, hư hỏng 35 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ Kiểm sốt chặt chẽ khâu quy trình xuất nhằm hạn chế để xảy sai sót, rủi ro Đồng thời, nâng cao uy tín công ty với đối tác lĩnh vực xuất hàng gia cơng Ngồi ra, cơng ty cần nghiên cứu chiến lược tinh gọn, đơn giản hóa mang tính bảo mật cao, từ khâu báo giá đến khâu xử lý chứng từ , khai hải quan, lấy hàng, giao hàng cho nhà nhập hạn chế tối đa sai sót Duy trì quan hệ: Luôn tạo cho khách hàng ấn tượng tốt chất lượng dịch vụ cao uy tín cơng ty họ chưa có nhu cầu sử dụng dịch vụ Quan hệ với khách hàng dựa nguyên tắc hai bên có lợi  Giải pháp tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân viên chứng từ, giao nhận hàng hóa Con người nhân tố quan trọng định thành công thất bại tất doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp hoạt động ngành dịch vụ nói chung dịch vụ giao nhận nói riêng Nhân viên cơng ty ASL bị già hóa, phần lớn nhân viên có tuổi đời 30, xếp cơng việc chứng từ, kết tốn chi phí, điều xe,…cơng ty cần lực lượng trẻ kế thừa, họ phải có đủ tài nhiệt tình, đặc biệt lĩnh vực giao nhận, tính đặc thù việc làm ngồi trường cần sức khỏe dẻo dai nhanh nhẹn, cơng ty nên thực sách tuyển dụng mới, đồng thời đào tạo nguồn nhân lực có, nâng cao tay nghề ý thức trách nhiệm công việc, tránh rủi ro, sai sót khơng cần thiết Do địi hỏi cơng việc, ASL phải thường xun nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Trong công ty cách: - Tổ chức thường xuyên khóa học, ngoại ngữ, vi tính, pháp luật cho cán kinh doanh 36 Báo cáo thực tập - GVHD: TS.CAO MINH TRÍ Hằng năm tổ chức thi sát hạch để loại bỏ bớt nhân viên thiếu trách nhiệm, làm ăn thiếu hiệu - Còn nhiều biện pháp cụ thể khác gởi nhân viên học nước ngoài, tham gia hội nghị FIATA, IATA,…  Giải pháp cho việc giao nhận hàng hóa kho bãi cảng Vận tải giao nhận hoạt động cánh tay trái công ty, yếu tố quan trọng để hồn thiện quy trình giao nhận, từ việc làm thủ tục nhận hàng đưa hàng đến tận tay khách hàng Lượng hàng lẻ công ty ngày nhiều chủ yếu hàng di lý nên cần nhiều xe, đó, cơng ty nên xây dựng mối quan hệ hợp tác, hữu nghị với công ty vận tải bên để kịp thời điều động xe xe nhà không đáp ứng  Giải pháp hồn thiện cơng tác chọn hãng tàu book lịch tàu chạy Việc lựa chọn hãng tàu giúp công ty chọn mức giá cước hợp lý, nhận dịch vụ tốt từ phí hãng tàu, giảm chi phí thời gian cho việc giao dịch , đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển hoàn hảo Khi lựa chọn hãng tàu cần lưu ý đến nhân tố sau: - Lịch trình tàu chạy, thời gian tàu cập cảng rời cảng:đảm bảo cho hàng xuất vận chuyển nhanh hạn - Thời gian vận chuyển đến cảng: đảm bảo tính xác q trình vận chuyển, gửi đầy đủ hồ sơ để thông quan , tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, giảm thiểu chi phí, rủi ro xảy - Giá cước hãng tàu: nhìn chung giá cước cố định , có trường hợp giá thay đổi thường xun Vì vậy, nắm bắt thông tin website hãng tàu để nhận mức cước có lợi 37 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ PHẦN 4: KẾT LUẬN Vận tải biển phương thức vận tải quốc tế lâu đời quan trọng thương mại quốc tế Tại Việt Nam, ngành vận tải biển bước phát triển góp phần đưa Việt Nam hội nhập vào kinh tế giới với phát triển ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển Cơng ty giao nhận DỊNG TÊN NHANH hoạt động gần phần tư kỷ, trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm kinh tế thị trường, từ kinh nghiệm tích lũy được, cơng ty khơng ngừng đổi mới, hồn thiện chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng tốt yêu cầu ngày cao khách hàng Tận dụng lợi tài kinh nghiệm, ASL xây dựng chiến lược đắn sách linh hoạt, thích ứng kịp thời với thay đổi khơng ngừng kinh tế tồn cầu, cơng ty ngày khẳng định uy tín lịng khách hàng xác định vị trí vững thị trường giao nhận Tuy nhiên, bối cảnh Việt Nam hội nhập TPP AEC hiệp định thương mại khác, nhiều hội đến mang theo khó khăn thách thức, để đứng vững khơng ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động mình, cơng ty cần có chiến lược lâu dài phù hợp, mạnh dạn thay đổi với lộ trình rõ ràng chắn, cơng ty ASL hứa hẹn mang đến nhiều thành công hoàn thành mục tiêu trở thành doanh nghiệp giao nhận hàng đầu Việt Nam Để làm điều đó, cơng ty phải thật sáng suốt đưa định chiến lược, tạo lòng tin khách hàng tin cậy nhân viên cơng ty Tổ chức có hợp tác, phát triển tạo sản phẩm dịch vụ tốt nhất, thế, phát triển thị trường bên quan trọng, phát triển môi trường làm việc nội công ty lại yếu tố then chốt Đây thực thử thách quan trọng không công ty ASL mà tất doanh nghiệp khác vậy, đòi hỏi ban lãnh đạo công ty phải làm tốt yếu tố bên lẫn bên Là sinh viên, với mong muốn đóng góp phần nhỏ bé vào phát triển Cơng ty DỊNG TÊN NHANH, tơi sâu vào nghiên cứu quy trình giao nhận 38 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ hàng hóa xuất đường biển công ty đề xuất vài giải pháp Nhưng kiến thức kinh nghiệm hạn chế, viết chắn nhiều thiếu sót, tơi mong nhận hướng dẫn, bảo q Thầy, Cơ giáo để tơi có hiểu biết thấu đáo q trình học tập công tác sau 39 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ PHỤ LỤC HBL 40 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ MBL 41 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ BOOKING NOTE 42 Báo cáo thực tập GVHD: TS.CAO MINH TRÍ 43 ... HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN DÒNG TÊN NHANH (ASL) 17 iii 2.6 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH. .. trình giao nhận hàng hóa đường biển, tìm nhân tố tác động làm hạn chế hiệu quy trình, tơi tiến hành: “Phân tích thực trạng quy trình chứng từ hàng hóa xuất đường biển Cơng ty giao nhận DÒNG TÊN... NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) 2.1 GIỚI THIỆU CƠNG TY TNHH DỊNG TÊN NHANH (ASL) 2.1.1 Sơ lược q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH TNHH DÒNG