CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
C sở lý luận
1.1.1 Khái niệm chung về giao nhận hàng hóa quốc tế
Giao nhận, theo Phạm Mạnh Hiền (2012), là hoạt động kinh tế liên quan đến vận tải, nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn đến đích Đây không chỉ là dịch vụ hải quan mà còn bao gồm các dịch vụ vận tải mà người sử dụng có thể thuê hoặc tự tham gia Giao nhận có thể được hiểu là một tập hợp các nghiệp vụ trong quá trình vận tải, với mục tiêu chính là chuyển hàng từ nơi gửi đến nơi nhận.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một hoạt động thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu trữ, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận Họ hoạt động theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi là khách hàng.
Người kinh doanh dịch vụ giao nhận, hay còn gọi là người giao nhận (Forwarder – Freight Forwarder – Forwarding Agent), có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hoặc ho hàng, cũng như những người giao nhận chuyên nghiệp khác Bất kỳ ai có đăng ký dịch vụ kinh doanh giao nhận hàng hóa đều có thể tham gia vào lĩnh vực này.
Người giao nhận có tr nh độ chuyên môn như:
Biết kết hợp giữa nhiều phương thức vận tải khác nhau
Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ gom hàng
Kết hợp hiệu quả giữa vận tải, giao nhận và xuất nhập khẩu là rất quan trọng, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với các tổ chức liên quan như hải quan, đại lý tàu, bảo hiểm, ga và cảng để tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa.
Phạm vi của dịch vụ giao nhận
Tổ chức chuyên chở trong phạm vi ga, cảng Tổ chức xếp dở hàng hóa
Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước với người chuyên chở đã chọn lọc
Làm thủ tục hải quan
Mua bảo hiểm hàng hóa nếu người gởi hàng yêu cầu
Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gởi hàng, nhận hàng, thanh toán
Lo liệu việc lưu ho hàng hóa (nếu cần) và bảo quản hàng hóa
Nhận hàng và giao hàng
Thu xếp chuyển tải hàng hóa
Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, lưu ho, lưu bãi
Thông báo t nh h nh đi và đến của các phương tiện vận tải
Thông báo tổn thất với người chuyên chở
Hoạt động thay mặt người gửi hàng
Chọn tuyến đường, phương thức vận tải, hãng tàu thích hợp và có uy tín để chuyên chở hàng hóa cho người gởi hàng
Cung cấp đơn giá liên quan đến việc chuyên chở, từ đó giúp nhà xuất khẩu lập phương án giá xuất khẩu
Nhận hàng, cấp chứng từ đã nhận hàng để gởi đi hoặc cấp House Bill
Thu xếp việc lưu ho nếu được ủy thác
Khai báo hải quan về hàng xuất khẩu, thu xếp và chuẩn bị giấy tờ cần thiét cho lô hàng: giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy tờ hải quan
Thanh toán cước vận chuyển và chi phí liên quan
Theo dõi quá trình vận chuyển cho tới hi hàng đến tay người nhận, thông báo t nh h nh đi và đến của phương tiện vận tải
Hoạt động thay mặt người nhận hàng
Giám sát lô hàng trong quá trình chuyên chở
Khi tàu về cảng, nhận lệnh giao hàng từ người chuyên chở
Thanh toán cước phí và chi phí khác
Thu xếp việc chuyên chở hàng hóa đến tận nơi người nhận hàng
1.1.2 Khái niệm về giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Ngành giao nhận hàng hóa đã xuất hiện hơn 450 năm, bắt đầu từ năm 1552 khi hãng tàu Vansai ra đời tại Badilay, Thụy Sĩ Trước đó, việc giao nhận chủ yếu do người gửi hàng, người nhận hàng hoặc chính người chuyên chở thực hiện Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại quốc tế, ngành giao nhận đã trở nên chuyên môn hóa hơn, được thực hiện bởi các tổ chức và công ty giao nhận chuyên nghiệp, từ đó chính thức trở thành một nghề.
Theo quy tắc của Liên đoàn Hiệp hội giao nhận quốc tế FIAFA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là tất cả các loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Điều này cũng bao gồm các dịch vụ tư vấn liên quan, cùng với các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Giao nhận hàng hóa là quá trình tổng hợp các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Người giao nhận có thể tự thực hiện các dịch vụ hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê dịch vụ từ các công ty forwarder.
1.1.3 Đặc điểm và vai trò giao nhận Đặc điểm
Giao nhận là quá trình trung gian quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa, đảm bảo việc vận chuyển hàng từ quốc gia xuất khẩu đến quốc gia nhập khẩu Quá trình này có những đặc điểm cơ bản giúp tối ưu hóa việc thực hiện giao dịch thương mại.
Hoạt động giao nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng lớn từ tình hình nhập khẩu và xuất khẩu, cả hai đều mang tính thời vụ Do đó, tính chất thời vụ của hoạt động giao nhận là điều không thể tránh khỏi.
Ngành logistics mang tính thụ động do phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, quy định của người vận chuyển và các ràng buộc pháp lý giữa các quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu Hơn nữa, các hàng rào thuế quan khắt khe cũng ảnh hưởng đến hoạt động của ngành này.
Phụ thuộc vào cơ sở vật chất và tr nh độ chuyên môn của người giao nhận
Giao nhận hàng hóa chỉ thay đổi vị trí địa lý của sản phẩm mà không làm biến đổi bản chất của chúng Đây là quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác mà không tạo ra sản phẩm vật chất mới.
Vận tải đa phương thức và vận tải bằng container đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Sự hiện diện của chúng không thể thiếu trong quá trình lưu thông hàng hóa, góp phần nâng cao hiệu quả và độ tin cậy trong ngành logistics.
Thúc đẩy các hoạt động ngoại thương giữa các nước ngày càng phát triển
Rút ngắn thời gian giao dịch hàng hóa giúp tạo điều kiện cho việc lưu thông nhanh chóng và dễ dàng hơn Điều này đảm bảo an toàn và tiết kiệm chi phí mà không cần sự hiện diện của người gửi hay người nhận trong quá trình giao dịch.
Góp phần làm giảm giá thành và tăng tính cạnh trang cho sản phẩm xuất nhập khẩu
Tiết kiệm đươc chi phí đào tạo đội ngũ nhân sự
Giúp nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí bằng cách giảm bớt các khoản chi không cần thiết, như chi phí xây dựng kho bãi và bến bãi mà người giao nhận phải chi trả hoặc thuê.
Sớm đƣa hàng hóa vào sản xuất kinh doanh.
C sở pháp lý của quy trình giao nhận bằn đường biển
1.2.1 Các cơ sở pháp lý
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định pháp lý, bao gồm Luật, bộ luật, nghị định, thông tư và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến giao nhận vận tải, đặc biệt là Bộ luật hàng hải.
Luật thương mại 2005 và Quyết định số 2106 (23/08/1997) của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải quy định về việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển hoạt động logistics tại đây.
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu được thực hiện dựa trên các quy định pháp lý quốc tế, bao gồm các Công ước về vận đơn, vận tải và hợp đồng mua bán hàng hóa, như Công ước Viên 1980 về buôn bán hàng hóa quốc tế.
Các hợp đồng kinh tế cũng là một trong những cơ sở pháp lý (các loại hợp đồng và L/C)
1.2.2 Các nguyên tắc cơ bản
Các văn bản hiện hành đã qui định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam nhƣ sau:
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện bởi cảng dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác Đối với hàng hóa không lưu tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải, theo quy định mới từ năm 1991.
Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần trực tiếp thanh toán với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ cùng các chi phí liên quan.
Cảng tổ chức việc xếp dỡ hàng hóa trong khu vực cảng Nếu chủ hàng muốn sử dụng phương tiện để thực hiện xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí, chi phí liên quan.
Khi đƣợc ủy thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng hóa bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa hi hàng hóa đã ra hỏi bãi, cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Đồng thời, họ phải ghi nhận liên tục các thông tin về hàng hóa trên chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như vận đơn gốc và giấy giới thiệu từ cơ quan.
Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm
Trình tự nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu Đối với hàng không phải lưu kho, bão tại cảng
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần trực tiếp giao nhận hàng hóa với tàu Để tiến hành dỡ hàng, chủ hàng phải cung cấp một số chứng từ cho cảng ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
Bản lƣợc khai hàng hóa (2 bản)
Sơ đồ xếp hàng (2 bản)
Chi tiết hầm hàng (2 bản)
Hàng quá khổ, quá nặng (Nếu có)
Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu
Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng nhƣ:
Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy ra sau này
Biển bản dỡ hàng (COR) đới với tổn thất rõ rệt
Thƣ dự háng (LOR) đối với tổn thất rõ rệt
Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập)
Khi dỡ hàng từ tàu, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng để mời hải quan kiểm tra Nếu hàng hóa không có niêm phong kẹp chì, cần phải mời hải quan áp tải hàng về kho.
Làm thủ tục hải quan
Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hóa Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
Cảng nhận hàng từ tàu
Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm)
Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên giao nhận cũng phải lập) Đƣa hàng về kho bãi của cảng
Cảng giao hàng cho các chủ tàu
Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của công ty đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O)
Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng
Chủ hàng đóng phí lưu ho, phí xếp dỡ và lấy biên lai
Chủ hàng cần mang theo biên lai nộp phí, ba bản D/O, hóa đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng Tại đây, họ sẽ xác nhận D/O và tìm vị trí hàng hóa, đồng thời lưu lại một bản D/O.
Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 bản D/O và in 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng
Làm thủ tục hải quan
Sau khi hải quan xác nhận” hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng
Nếu là hàng nguyên (FCL)
Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến (NOR) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O
Chủ hàng cần mang D/O đến hải quan để thực hiện thủ tục và đăng kiểm hóa Hàng hóa có thể được đề nghị đưa về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan, tuy nhiên, chủ hàng phải trả vỏ container đúng hạn; nếu không, sẽ bị phạt.
Lấy phiếu EIR và nhận hàng
Nếu là hàng lẻ (LCL)
Chủ hàng cần mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để nhận D/O Sau khi có D/O, họ sẽ nhận hàng tại CFS đã được chỉ định và thực hiện các thủ tục cần thiết.
Quy trình chuẩn nhập khẩu hàng hóa bằn đường biển
Hình 1.1 Quy trình giao nhận hàng nhập
1.3.1.1 Nhận chứng từ từ đại lý
Sau khi giao hàng cho người chuyên chở, đại lý của công ty Forwarder ở nước ngoài sẽ gửi thông báo lô hàng nhập (Shipping advice - S/A) kèm theo bộ chứng từ qua email, fax hoặc DHL Nội dung của S/A bao gồm các chi tiết quan trọng liên quan đến lô hàng nhập.
Tên và địa chỉ người gửi
Tên và địa chỉ người nhận
Tên hàng, tên tàu, số container
Ngày đi (ETD) và ngày dự kiến đến (ETA)
Nhận bộ chứng từ và sắp xếp theo thứ tự Kiểm tra nếu thấy consignee trên
H L là người giao nhận thì phải yêu cầu consignee gửi attched file và kẹp theo thứ tự
1.3.1.2 Trình HBL cho hãng tàu
Hãng tàu sẽ gửi nhanh M L đến Forwarder và yêu cầu trình HBL để khai báo hải quan trước 24 tiếng khi tàu cập cảng Sau khi nhận được chứng từ, nhân viên hàng nhập sẽ nhanh chóng gửi HBL kèm số MBL cho hãng tàu.
Để đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, chúng ta cần thường xuyên liên lạc với hãng tàu để cập nhật thông tin về ngày tàu đến, thay vì chỉ chờ đợi giấy báo Trong trường hợp hãng tàu không gửi giấy báo kịp thời hoặc bộ chứng từ chưa đầy đủ, nếu được khách hàng ủy quyền, chúng ta có thể áp dụng một trong hai phương pháp để thực hiện thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.
Chờ chứng từ là một giải pháp thận trọng và chắc chắn, nhưng có thể dẫn đến chi phí cao cho việc lưu kho bãi tại cảng Hơn nữa, phương pháp này còn gặp khó khăn trong việc bảo quản chất lượng hàng hóa và ảnh hưởng đến tính cấp thiết trong kinh doanh.
Trong quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu, có thể linh động xin nợ chứng từ bản chính trong bộ hồ sơ Nếu cần thiết, việc này giúp đảm bảo tính chính xác và chắc chắn của bộ chứng từ Giải pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
Từ chối nhận hàng hay nhận hàng có điều kiện (thực hiện những cam kết trong hợp đồng ngoại thương)
1.3.1.3 Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu
Khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival Notice) chứa thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm số kiện, trọng lượng (KGS), thể tích (CBM), loại hàng, tên tàu và thông tin về cảng đến Nếu có chuyển tải, giấy báo cũng sẽ ghi rõ tên tàu khác và các loại phí cần phải thanh toán.
Công ty forwarder sẽ cung cấp B/L và giấy giới thiệu để lấy D/O từ đại lý hãng tàu Nếu là MBL (Surrender, Seaway Bill), chỉ cần mang theo giấy giới thiệu Trong trường hợp cước trên MBL là "Collect", chúng ta cần thanh toán cả cước phí và phí D/O Ngược lại, nếu cước trên MBL là "Prepaid", chỉ cần thanh toán phí D/O.
1.3.1.5 Làm thủ tục hãng quan
Khi khách hàng yêu cầu công ty thực hiện dịch vụ hải quan, công ty Forwarder sẽ tiến hành hai bước cơ bản Bước đầu tiên là chuẩn bị các chứng từ cần thiết, bao gồm các giấy tờ cơ bản từ khách hàng và đại lý cung cấp hàng hóa, cùng với các giấy chứng nhận và giấy phép cần thiết theo từng loại hàng hóa nhập khẩu Bước thứ hai là đăng ký tờ khai hải quan để hoàn tất quy trình.
Bộ hồ sơ đăng í gồm có:
Giấy giới thiệu: 1 bản chính
Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: 2 bản chính
Phiếu tiếng nhận hồ sơ làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 dành cho hải quan, 1 dành cho người khai hải quan)
Hóa đơn thương mai: 1 bản sao
Hợp đồng ngoại thương : 1 bản chính
HBL : 1 bản chính, 2 bản sao
Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao
Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có): 1 bản chính
Khi doanh nghiệp lần đầu thực hiện nhập khẩu, cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm một bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và một bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh nhập khẩu.
Đối với hàng hóa nhập khẩu từ Mỹ và ASEAN, ngoài việc khai báo trên tờ khai hải quan thông thường, cần phải kê khai trên tờ khai giá trị tính thuế hàng nhập khẩu Tuy nhiên, có một số trường hợp không yêu cầu kê khai theo công văn số 191/TCQT/KTTT.
Hàng hóa nhập khẩu của khu chế xuất, doanh nghiệp khu chế xuất
Hàng hóa nhập khẩu có thuế suất 0% được nhập khẩu theo điều kiện CIF và CFR, với giá ghi trên hóa đơn đã bao gồm toàn bộ số tiền mà người mua phải thanh toán.
Hàng hóa nhập khẩu thuộc đối tƣợng miễn thuế
Hàng hóa nhập khẩu tạo tài sản cố định cho các donh nghiệp hoạt động theo luật đầu tư nước ngoài
Nếu doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ hợp lệ và không nằm trong danh sách bị cưỡng chế thuế, nhân viên hải quan sẽ ký tên và ghi số tờ khai vào tờ hai, sau đó đưa toàn bộ hồ sơ cho người giao nhận để đánh số thứ tự và đóng dấu lên các chứng từ Nhân viên hải quan sẽ trả lại một phiếu tiếp nhận hồ sơ cho người khai hải quan Để xác định cán bộ hải quan nào thực hiện kiểm hóa, chúng ta có thể tra cứu bảng phân công kiểm hóa theo số tờ hai, theo quy định, mỗi lần kiểm hóa sẽ có sự tham gia của hai cán bộ hải quan.
Theo quy định của hải quan, lãnh đạo sẽ quyết định việc kiểm hóa hàng hóa toàn bộ hoặc theo tỷ lệ phần trăm và tờ khai Một số mặt hàng nhất định sẽ được miễn kiểm tra.
Cán bộ hải quan được phân công kiểm tra hàng tại bãi container Sau khi hoàn tất kiểm hóa, hải quan sẽ ghi lại kết quả và ký xác nhận vào tờ khai Bước tiếp theo là thực hiện việc đóng thuế và lệ phí hải quan.
Sau khi hoàn tất kiểm hóa, người giao nhận sẽ nhận "Giấy báo nộp lệ phí hải quan" từ nhân viên hải quan Giấy này cần được nộp tại "Nơi đóng lệ phí hải quan hàng mậu dịch", nơi nhân viên hải quan sẽ dựa vào đó để lập biên lai thu lệ phí hải quan Biên lai thu lệ phí hải quan sẽ được cấp thành 2 bản.
Bản màu trắng dành cho hải quan
Bản màu đỏ dành cho doanh nghiệp
Tùy theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp phải nộp thuế ngay hay nọp thuế trông thời hạn nhất định ƣớc 5: Nhận lại tờ khai
Tại “Nơi trả tờ hai” người giao nhận nộp
Giấy bảo nộp lệ phí hải quan
Biên lai thu lệ phí hải quan (Bản màu trắng dành cho hải quan)
Phiếu tiếp nhận hồ sơ
Kinh nghiệm hoàn thiện quy trình nhập khẩu ở các công ty quốc tế tại Việt
Mặc dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho quá trình thực hiện một lô hàng, nhưng vẫn có thể gặp phải những vướng mắc trong quy trình nhập khẩu Các công ty quốc tế tại Việt Nam đã rút ra kinh nghiệm quan trọng để hoàn thiện quy trình nhập khẩu, tập trung vào ba yếu tố chính.
Công tác hải quan tại Việt Nam gặp nhiều khó khăn do thủ tục phức tạp và yêu cầu nhiều loại chứng từ khác nhau, dẫn đến nguy cơ nhầm lẫn và thiếu sót Để khắc phục tình trạng này, các công ty quốc tế cần cử cán bộ có kiến thức sâu về ngoại thương, pháp luật và ngoại ngữ, đồng thời nắm vững các văn bản của tổng cục hải quan Sự chính xác trong tờ khai hải quan là rất quan trọng, và sau khi hoàn tất kiểm tra hàng hóa, cán bộ cần sao một bản tờ khai cho phòng kế toán để theo dõi việc nộp thuế kịp thời Công ty cần nắm rõ các bước và thời gian thực hiện thủ tục hải quan để chủ động, tránh lãng phí thời gian và chi phí Việc lập kế hoạch trước khi hàng về sẽ giúp quy trình thực hiện thủ tục diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Công tác vận chuyển là một yếu tố quan trọng đối với các công ty, thường xuyên phải thuê dịch vụ bên ngoài, dẫn đến chi phí cao Để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả, các công ty nên xem xét khả năng tự giao nhận hàng hóa Đầu tư vào một đội xe riêng sẽ giúp công ty chủ động hơn trong việc điều phối và đảm bảo an toàn cho quá trình vận chuyển hàng hóa.
Công tác thanh toán trong quá trình nhập khẩu thường yêu cầu sử dụng ngoại tệ, điều này có thể ảnh hưởng đến nền kinh tế do nguồn ngoại tệ khan hiếm Do đó, công ty cần lập kế hoạch dự trữ ngoại tệ cần thiết để thực hiện các giao dịch với đối tác nước ngoài Để đạt được điều này, công ty cần thu nội tệ từ khách hàng và khuyến khích họ thanh toán kịp thời, nhằm chuyển đổi thành ngoại tệ khi cần thiết Ngoài ra, việc áp dụng phương thức thanh toán tín dụng sẽ giúp đảm bảo an toàn nhờ sự bảo lãnh từ ngân hàng.
Dựa trên kinh nghiệm từ các công ty quốc tế và tình hình thực tế quy trình nhập khẩu tại công ty Sun Global, cần khắc phục những thiếu sót và điểm chưa hoàn thiện trong quy trình hiện tại Việc này sẽ giúp công ty đưa ra những giải pháp tối ưu hơn, phù hợp với điều kiện thực tế, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác.
THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUN GLOBAL
Giới thiệu về công ty Sun Globlal
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ Thái Dương Toàn Cầu, được thành lập vào năm 2010, là doanh nghiệp 100% vốn trong nước với Giấy chứng nhận kinh doanh số 0310180095, do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/07/2010.
Từ khi thành lập, Công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn do quy mô hoạt động nhỏ và chính sách nhà nước chưa hỗ trợ mạnh mẽ cho xuất nhập khẩu Ngoài ra, Công ty còn gặp hạn chế về nhân lực, trang thiết bị và số lượng khách hàng còn ít.
Sau gần sáu năm hoạt động, Công ty đã khẳng định vị thế và khả năng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhờ vào sự quyết tâm của lãnh đạo và đội ngũ nhân viên năng động, có trình độ Chính sách đẩy mạnh xuất nhập khẩu của Nhà Nước đã tạo ra cơ hội thuận lợi cho Công ty trong việc tìm kiếm khách hàng Công ty không ngừng mở rộng quy mô, duy trì và phát triển doanh thu, lợi nhuận qua các năm, đồng thời củng cố uy tín và lòng tin của khách hàng Với slogan “Đối tác của bạn, thành công của bạn”, Sun Global đã xây dựng thương hiệu vững mạnh trong suốt hơn 5 năm qua, nhờ vào sự nỗ lực và trách nhiệm của toàn thể nhân viên.
Hình 2.1 Logo của công ty SunGlobal
Tên: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THÁI DƯƠNG TOÀN CẦU Tên tiếng anh: SUN GLO AL TRADING – SERVICE COMPANY LIMITED Địa chỉ: T a nhà SUNRISE CITY
Số 25, Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (84) 8 6251 5240 (7 lines)
Loại h nh inh doanh: Công ty TNHH TMDV
2.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Công ty Sun Global hoạt động trong các lĩnh vực sau:
Giao nhận vận tải quốc tế (đường biển và hàng hông)
Sun Global tự hào là một trong những nhà giao nhận hàng đầu, cung cấp đa dạng dịch vụ giao nhận đáp ứng nhu cầu thị trường quốc tế Điều này giúp khách hàng yên tâm trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
+ Giao nhận hàng hóa xuất nhập hẩu
Dịch vụ giao hàng tận nơi
Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm, Sun Global cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng 24/7 cùng với dịch vụ giao hàng đúng hẹn.
Đường hàng không: Để đáp ứng nhu cầu về dịch vụ giao nhận nhanh chóng và an toàn, Sun Global hợp tác chặt chẽ với các hãng hàng không, cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ chất lượng cao.
Giao nhận hàng xuất nhập hẩu bằng đường hàng hông
Dịch vụ giao hàng tận nơi
Dịch vụ chuyển phát nhanh chứng từ
Công ty Sun Global hiện đang cung cấp nhiều tuyến đường vận chuyển đa dạng, nhằm mang lại sự thuận lợi tối đa cho khách hàng Các tuyến đường chính của Sun Global được trình bày chi tiết trong bảng 2.1, thể hiện các tuyến đường vận chuyển hàng hóa phục vụ dịch vụ xuất nhập khẩu trên toàn cầu.
STT u vực Tu ến c n C c nước p ổ b ến
1 Châu Âu Hamburg… Pháp, Đức…
Singapore, Bangkok, Port lang, Ja arta, Phnom penh…
Singapore, Thailand, Malaysia, Indonesia, Campuchia…
Hongkong, Pusan, Kaoshiung, Shanghai Keelung, Tokyo, Kobe, Osa a, Qingdao…
Hong Kong, Korea, Taiwan, Japan, China…
4 Châu Mỹ Longbeach, Los Angeles,
Melboune, Sydney, Prtoiantle… Australia, Newzealand…
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 2.2 Bộ máy tổ chức công ty
2.1.3.2 Chức năng các phòng ban
Giám đốc là người đại diện cho Công ty, chịu trách nhiệm pháp lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày Họ tổ chức thực hiện kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ cấu tổ chức, tuyển dụng lao động, và có quyền bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý Đồng thời, giám đốc cũng đề ra các quy chế và quy định quản lý của Công ty.
Phòng Sales và Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ hợp tác và chăm sóc khách hàng cũ của công ty Đồng thời, bộ phận này cũng tìm kiếm khách hàng tiềm năng và phối hợp với các bộ phận khác để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Phòng chứng từ - giao nhận chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục khai quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm hai bộ phận chính: bộ phận chứng từ khai quan và bộ phận giao nhận.
Phòng Giao Nhận – Chứng Từ
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm làm việc với khách hàng để thu thập thông tin và các chứng từ cần thiết cho việc khai báo hải quan Họ thực hiện khai báo hải quan, khai báo hóa chất (nếu có), xin Chứng nhận xuất xứ và các tài liệu liên quan khác, đồng thời tập hợp đầy đủ thành bộ chứng từ hoàn chỉnh Bộ phận này cũng phối hợp với giao nhận để theo dõi tiến độ làm hàng, kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh và thông báo cho khách hàng khi cần thiết, cũng như làm việc với phòng Tracing để đảm bảo kế hoạch vận tải được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.
Bộ phận giao nhận chịu trách nhiệm nhận bộ chứng từ hoàn chỉnh từ Bộ phận chứng từ khai quan và thực hiện các thủ tục Hải quan tại các Chi cục Hải quan Họ tiến hành giao nhận hàng hóa theo hợp đồng đã ký, đồng thời phối hợp với Bộ phận chứng từ và Phòng Tracing để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Phòng tracing chịu trách nhiệm đặt chỗ với các hãng tàu và hàng không, thông báo cho khách hàng về ngày xuất hàng và thời gian tàu cập cảng Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, phòng cũng liên lạc với đại lý nước ngoài để cập nhật thông tin khi tàu đến, đồng thời phối hợp với phòng kế toán để thanh toán cước phí cho hãng tàu Hỗ trợ phòng kế toán trong việc thu tiền từ khách hàng, thu tiền tạm ứng và đóng thuế cho Nhà nước cũng là một phần quan trọng của công việc Ngoài ra, phòng tracing còn liên hệ với đại lý nước ngoài để gửi bộ chứng từ cho lô hàng nhập, giúp khách hàng nhận được chứng từ kịp thời cho việc nhận hàng Cuối cùng, phòng cũng giao chứng từ cho khách hàng và thu các phí phát sinh liên quan đến lô hàng nhập.
Nhận thông tin từ phòng Kinh doanh và phòng Giao nhận – chứng từ là rất quan trọng để sắp xếp và điều phối xe một cách kịp thời, nhanh chóng và hợp lý cho các lô hàng xuất nhập khẩu.
Liên lạc với nhà xe để cập nhật thông tin lô hàng về vận tải, thông báo kịp thời cho khách hàng
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp vốn đầy đủ cho nhu cầu kinh doanh của công ty, đồng thời tăng cường vòng quay vốn Để hạn chế tình trạng vốn bị chiếm dụng và thất thoát, phòng kế toán cần tăng cường công tác thu hồi công nợ Dựa trên các chỉ tiêu tài chính, phòng tài chính kế toán sẽ tư vấn cho Ban giám đốc về các hoạt động kinh doanh Ngoài ra, phòng cũng có trách nhiệm kiểm tra và giám sát mọi khoản thu chi trước khi trình giám đốc phê duyệt, và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc.
2.1.4 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2013 – 2015
Phân tích quy trình nhập khẩu bằn đường biển tại công ty Sun Global
Trong chương 2, chúng ta sẽ đi sâu vào quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty Sun Global, nhằm hiểu rõ hơn về thực tế giao nhận hàng nhập khẩu Bài viết sẽ phân tích từng bước trong quy trình, đồng thời chỉ ra những sai sót có thể xảy ra trong từng giai đoạn.
Hình 2.3 Quy trình hàng nhập khẩu bằn đường biển tại công ty Sun Global
Nguồn: phòng kinh doanh 2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
Khi khách hàng cần nhập khẩu hàng hóa quốc tế, họ thường tìm đến các công ty giao nhận chuyên nghiệp Nhân viên kinh doanh tại những công ty này sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và tiến hành xem xét Sau khi gửi báo giá cụ thể và thống nhất các điều khoản, quá trình nhập khẩu sẽ được triển khai.
Nhận yêu cầu từ KH Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ KH
Kiểm tra lại bộ chứng từ và khai hải quan điện tử
Chuẩn bị hồ sơ và mở tờ khai hải quan Thanh lý tờ khai
Lấy hàng ra khỏi cảng và giao cho khách hàng
Sau khi thanh lý hợp đồng và quyết toán giá cả dịch vụ giao nhận, bao gồm phương tiện, thời gian và địa điểm giao hàng, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận vận tải.
Nhân viên kinh doanh của Sun Global lập kế hoạch và chào giá cho lô hàng "nhôm tấm cán mỏng" dựa trên tính chất, số lượng và đặc điểm của hàng hóa cũng như quãng đường vận chuyển đến kho của khách hàng Sau khi thống nhất các điều khoản trong hợp đồng, Sun Global và công ty ORISTAR tiến hành ký kết Hợp đồng nêu rõ nhiệm vụ của hai bên và thỏa thuận về chi phí dịch vụ, trong đó ORISTAR có trách nhiệm cung cấp giấy giới thiệu và các chứng từ liên quan cho Sun Global để thực hiện các bước nhập khẩu và lấy hàng.
Nhân viên kinh doang tiếp nhận các yêu cầu thuê dịch vụ của khách hàng một cách nhanh chóng
Luôn đƣa ra các bảng báo giá phù hợp với nhu cầu xuất – khẩu của từng khách hàng
Nhân viên kinh doanh và giám đốc Sun Global sẽ đến trực tiếp công ty hách hàng để ký hợp đồng, mang lại sự tin tưởng cho khách hàng
Nhân viên kinh doanh cam kết hoàn thành yêu cầu của khách hàng trong vòng 6 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu cho đến khi ký kết hợp đồng.
Nhân viên kinh doanh gặp khó khăn trong việc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng nước ngoài do trình độ ngoại ngữ còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.
Phòng kinh doanh cần cải thiện quy trình lập bảng báo giá, vì vẫn còn một số thiếu sót Cụ thể, giá của một số dịch vụ chưa phù hợp với các điều kiện thương mại quốc tế, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
Nhân viên kinh doanh thường gặp khó khăn trong việc xác định nhu cầu thực sự của khách hàng, bao gồm xuất khẩu, nhập khẩu, nội địa hay hàng hóa quốc tế, do một số thông tin không được khách hàng cung cấp đầy đủ hoặc không rõ ràng.
2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Bộ chứng từ do người bán lập và gửi cho người mua qua các phương tiện thanh toán khác nhau là yếu tố quan trọng nhất trong thủ tục nhập khẩu hàng hóa của một công ty.
Nhân viên giao nhận cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ để giao cho nhân viên chứng từ, nhằm thực hiện các thủ tục như khai báo Hải quan điện tử, kiểm dịch, kiểm hóa và nhận hàng tại cảng.
Nhân viên giao nhận sẽ tiếp nhận chứng từ từ khách hàng Nếu công ty khách hàng ở TP.HCM, nhân viên sẽ đến trực tiếp để lấy và kiểm tra sơ bộ chứng từ Đối với khách hàng ở các tỉnh khác, họ sẽ gửi chứng từ qua dịch vụ chuyển phát nhanh đến Sun Global, nơi các nhân viên giao nhận và chứng từ sẽ thực hiện kiểm tra và làm thủ tục nhập khẩu.
Các chứng từ thông thường của một lô hàng gồm:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản pháp lý xác nhận thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, quy định trách nhiệm giao hàng và cung cấp chứng từ Hợp đồng này bao gồm các điều khoản cơ bản như tên hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, bao bì và ký mã hiệu, bảo hành, phạt và bồi thường, bảo hiểm, khiếu nại và điều khoản bất khả kháng.
(bất khả kháng), arbitration (trọng tài) và other terms and conditions (các điều khoản khác)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ hàng hóa, yêu cầu người mua thanh toán theo điều kiện ghi trên hóa đơn Nó đóng vai trò then chốt trong việc xác định trị giá hải quan để tính thuế nhập khẩu Nội dung chính của hóa đơn bao gồm: ngày lập hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người mua và người bán, mô tả hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, bao bì, ký hiệu, trọng lượng), ngày gửi hàng, tên tàu, ngày rời cảng, ngày dự định đến, cảng đi, cảng đến, điều kiện giao hàng và điều kiện thanh toán.
Vận tải đ n (Bill of Lading - B/L) là chứng từ quan trọng do người chuyên chở cấp cho người bán, nhằm xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và việc hàng hóa đã được tiếp nhận Vận đơn có thể được sử dụng để cầm cố hoặc vay mượn nhờ tính sở hữu của nó đối với lô hàng Mặc dù mỗi hãng tàu có mẫu B/L riêng, nhưng nội dung chính vẫn có những điểm chung, bao gồm tiêu đề, số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận hàng, tên tàu và số chuyến, cảng xếp và dỡ hàng, mô tả hàng hóa, số bản chính, nơi và ngày cấp, chữ ký của người cấp, và các điều khoản về cước phí Mặt sau của vận đơn ghi rõ các điều kiện chuyển chở Trong trường hợp có hợp đồng và vận đơn, mối quan hệ giữa người vận tải và người nhận hàng được điều chỉnh bởi vận đơn, trong khi quan hệ giữa người gửi hàng và người vận tải được điều chỉnh bởi hợp đồng thuê tàu.
Khi xử lý các lô hàng, bộ chứng từ có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể Ngoài những chứng từ bắt buộc, cần bổ sung thêm các tài liệu khác nếu lô hàng yêu cầu.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
Đ n t ực trạng của quy trình nhập khẩu bằn đường biển tại công ty
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty Sun Global được thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả Nhân viên nhanh chóng liên hệ với khách hàng để nhận chứng từ, đồng thời kiểm tra nội dung chứng từ với tỷ lệ sai sót rất thấp Nhờ nắm rõ thời gian và cách làm việc của hãng tàu, đội ngũ nhân viên chủ động trong việc lấy lệnh giao hàng, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho mỗi lô hàng.
Phần mềm khai Hải quan đơn giản và dễ sử dụng, luôn nhận được sự hỗ trợ từ công ty cung cấp dịch vụ và chi cục Hải quan, giúp xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh Đối với hàng nhập nguyên container, việc lấy hàng trở nên dễ dàng hơn khi chuẩn bị phương tiện vận chuyển kịp thời, đảm bảo kéo container về kho riêng đúng tiến độ và thời gian quy định lưu bãi tại cảng, từ đó tránh được tình trạng không lấy được hàng ra khỏi cảng và phát sinh phí lưu container.
Công ty Sun Global đã áp dụng thành công quy trình nhập khẩu bằng đường biển, mang lại hiệu quả nhất định Mặc dù quy trình này phổ biến trong ngành logistics tại Việt Nam, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế Trong đó, có 4 hạn chế tiêu biểu và cơ bản mà quy trình này đang gặp phải.
Hạn chế 1: Nhân viên giao nhận nhận chứng từ từ hách hàng thường gặp sai sót khi kiểm tra qua lại giữa các chứng từ
Nhân viên giao nhận thường phải xử lý nhiều hợp đồng từ các công ty khách hàng khác nhau, dẫn đến nguy cơ nhầm lẫn trong việc kiểm tra và chuẩn bị chứng từ Ví dụ, khi cùng một ngày phải đến ba khách hàng để lấy chứng từ mà không có các bộ hồ sơ riêng biệt, việc sắp xếp chứng từ cho từng lô hàng trở nên khó khăn Thêm vào đó, việc di chuyển giữa các công ty để thu thập chứng từ bổ sung như giấy giới thiệu hay chữ ký số gây trở ngại trong quá trình làm việc, đặc biệt khi phải xử lý nhiều chứng từ bằng tiếng Anh, dễ dẫn đến việc nộp sai bộ chứng từ cho hải quan.
Việc kiểm tra thiếu cẩn thận có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng, làm giảm uy tín và sự chuyên nghiệp của nhân viên giao nhận trong mắt khách hàng Những sai lầm trong việc nộp chứng từ không đúng cho Hải quan khi mở tờ khai có thể gây khó khăn, tốn thời gian và ảnh hưởng đến quy trình làm việc Hơn nữa, việc phát hiện thiếu sót chứng từ quan trọng sau khi đã mang về công ty sẽ buộc nhân viên phải quay lại khách hàng để lấy thêm, từ đó làm chậm trễ tiến trình thực hiện và tạo ra những phiền phức không cần thiết.
Hạn Chế 2: Nhân viên chứng từ sử dụng phầm mềm hai điện tử còn gặp hó hăn
Nhân viên chứng từ thường gặp lỗi trong việc nhập thông tin lô hàng trên phần mềm của công ty Thái Sơn để khai Hải quan điện tử, như nhập sai số B/L, số hiệu cont, seal, hoặc mô tả hàng hóa không rõ ràng, dẫn đến việc hải quan yêu cầu khai lại chi tiết hơn Đặc biệt, khi lô hàng có nhiều mẫu mã khác nhau, việc nhập đúng mã số và chi tiết từng mẫu trở nên khó khăn và dễ xảy ra sai sót Ngoài ra, trong quá trình truyền dữ liệu tới hệ thống Hải quan điện tử, nhân viên cũng thường gặp lỗi do hệ thống mạng bảo trì hoặc mất kết nối, gây hậu quả không lấy được số tờ khai, số tiếp nhận tờ khai và kết quả phân luồng.
Việc nhập sai số liệu về số cont và số seal có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, bao gồm việc tốn thời gian để kiểm tra và sửa chữa các số liệu sai Điều này không chỉ kéo dài quy trình làm việc mà còn có thể phát sinh thêm chi phí, thường do nhân viên chứng từ phải chịu trách nhiệm cho các sai sót này Hơn nữa, sự cố hệ thống hoặc mạng không ổn định có thể dẫn đến việc nhận kết quả không chính xác hoặc chậm trễ, gây trì trệ cho các bước tiếp theo trong quy trình.
Hạn chế 3: Mất thời gian để chuẩn bị tiền để làm hàng và việc thanh toán chƣa thực sự chuyên nghiệp
Trong quá trình làm hàng, đặc biệt với lô hàng lớn, việc đóng thuế, lấy D/O, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan và mượn container tốn kém rất nhiều chi phí Nếu một lô hàng có đến mười mấy container, phụ phí sẽ rất lớn, đặc biệt là khi mượn container lạnh với giá cao Nhân viên giao nhận thường không nắm rõ tổng số tiền cần chuẩn bị để thanh toán, do một số hãng tàu không thông báo rõ ràng về giá mượn container, dẫn đến khó khăn trong việc chuẩn bị Việc mang theo nhiều tiền mặt cũng gây bất lợi cho nhân viên giao nhận, trong khi thanh toán từ khách hàng chủ yếu được thực hiện bằng tiền mặt, chỉ một số ít lựa chọn chuyển khoản.
Hậu quả của việc chuẩn bị tiền không đủ cho nhân viên kế toán có thể dẫn đến khó khăn cho nhân viên giao nhận trong việc thực hiện các giao dịch tại hãng tàu, cảng, ngân hàng hay kho bạc Nhà nước Điều này gây ra chậm trễ trong việc lấy và giao hàng cho khách hàng, đồng thời tạo ra rủi ro khi nhân viên giao nhận phải giữ nhiều tiền mặt, dẫn đến sự không an toàn và những tình huống nguy hiểm mà không ai mong muốn.
Hạn chế 4: Vận chuyển hàng hóa từ cảng đến kho của khách hàng còn gặp nhiều trở ngại
Khi công ty gặp phải lô hàng lớn với nhiều container nhưng không đủ xe vận chuyển, họ buộc phải thuê dịch vụ bên ngoài, dẫn đến việc phụ thuộc vào nhà vận chuyển và phát sinh chi phí thuê xe Nếu thời gian giao hàng vượt quá thỏa thuận, công ty sẽ phải trả thêm phí Ngoài ra, nhiều hãng vận tải không chấp nhận vận chuyển hàng lẻ hoặc các lô hàng cần giao cho nhiều địa điểm khác nhau do lợi nhuận thấp và chi phí tăng cao Đôi khi, hàng hóa cũng có thể bị vận chuyển sai quy định nếu chủ hàng thay đổi địa điểm giao hàng mà không thông báo kịp thời cho nhà vận tải.
Hậu quả của việc đội xe không đủ khả năng chuyên chở hàng hóa dẫn đến chậm trễ trong quá trình giao hàng, không thể lấy hết container ra khỏi cảng trong một lần Điều này làm ảnh hưởng đến thời gian giao hàng đã thương lượng với khách hàng Ngoài ra, sự tăng giá của các công ty vận tải cũng tác động tiêu cực đến giá dịch vụ của các công ty giao nhận, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay Hơn nữa, việc giao hàng sai địa điểm còn phát sinh chi phí không cần thiết, gây trở ngại cho quá trình vận chuyển hàng hóa.
Phân bố công việc chƣa thật sợ hợp lí của cấp trên, một nhân viên phải làm cùng lúc nhiều lô hàng hay nhiều khách hàng
Tính chủ quan của các nhân viên trong quá trình thực hiên các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa
Việc sắp xếp hồ sơ và chứng từ của từng lô hàng thiếu cẩn trọng đã gây ra sự chậm trễ trong giao hàng Ngoài ra, việc không chủ động liên hệ với khách hàng và hãng vận tải dẫn đến việc chuẩn bị xe chở hàng không kịp thời, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Việc không nắm rõ tình trạng thực tế của lô hàng và thiếu sự giám sát trong quá trình vận chuyển có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng Sự chủ quan trong việc theo dõi và kiểm tra quá trình xếp dỡ hàng hóa có thể gây ra các sự cố không mong muốn, và nếu không được xử lý kịp thời, những vấn đề này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả vận chuyển.
Trình độ của nhân viên còn hạn chế, thiếu kinh nghiệm trong việc xử lý tình huống thực tế Họ chưa chuẩn bị các phương án dự phòng để khắc phục sự cố và giảm thiểu thiệt hại một cách nhanh chóng.
Thủ tục hành chính ở các cơ quan c n há phức tạp, các quy định, thông tƣ về thủ tục hải quan đƣợc ban hành và thay đổi liên tục
Hệ thống mạng khai báo Hải quan điện tử thường xuyên gặp tình trạng nghẽn và lỗi đường truyền, gây khó khăn trong quá trình lập tờ khai Hải quan điện tử.
