NHÓM 5HỌC PHẦN
QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC
ĐỀ TÀI THẢO LUẬN
Nhóm hãy xây dựng kế hoạch tổ chức một chương trình Noel cho trường Đại học Thương Mại.
Trang 2MỤC LỤC:
I LÝ THUYẾT.
II NỘI DUNG, KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN III CHI PHÍ DỰ KIẾN.
IV PHÂN CÔNG NHÓM LÀM VIỆC V ĐÁNH GIÁ NHÓM LÀM VIỆC.
VI PHIẾU ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CÁC THÀNH VIÊN.
Trang 3I.LÝ THUYẾT.Chương 1
1.1 Khái niệm nhóm làm việc:
Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm dễ đạt được mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý cỏ toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn
Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa nêu trên Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu qua ở một điểm nào đó giữa hai thái cực này
1.2 Sự khác biệt giữa tổ và nhóm :
Có thể nói khái niệm “tổ” đã xuất hiện từ thuở sơ khai của con người, và là đơn vị cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức, hệ thống hay cơ cấu nào Tuy nhiên, để trở nên hiệu quả hơn, hoạt động của tổ cần thay đổi và điều chỉnh thường xuyên nhằm thích nghi với môi trường tương tác Và tổ sẽ đạt hiệu quả tối ưu nhất khi trở thành nhóm - một đơn vị hoạt động với hiệu suất vượt trội
Nhiều nhà quản lý dường như bằng lòng với hoạt động của tổ bởi họ không nghĩ xa hơn những thành quả mà tổ có khả năng đạt được Tuy nhiên, vẫn có một số nhà quản lý không dừng ở kết quả hiện tại mà tìm cách khai thác năng lực của tổ trong những hoàn cảnh, môi trường khác nhau Những nhà quản lý này khéo léo kết hợp những cá nhântrong tổ lại đồng thời xây dựng một bầu không khí khiến mọi người sẵn lòng nỗ lực tối đa và hợp tác tích cực nhằm cải thiện đáng kể hiệu suất hoạt động Khi đó, họ đã chuyển biến hoạt động của tổ thành hoạt động của nhóm 1.3 Đặc điểm của nhóm:
-Các thành viên nhận thức sự tương tác của mọi người và hiểu rằng cần phải hoàn tất mục tiêu cá nhân lẫn của nhóm với sự trợ giúp lẫn nhau Nhóm sẽ không lãng
Trang 4phí thời gian vào việc tranh giành quyền lực hay tìm cách đạt được mục đích cá nhân mà làm tổn hại đến người khác
- Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên làm việc với thái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc.
-Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý kiến để đưa ra phương pháp làm việc tối ưu nhất nhằm bảo đảm sự thành công cho các mục tiêu của nhóm
-Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau Việc đặt câu hỏi và bày tỏ cởi mở ý kiến, quan điểm hay sự bất đồng được khuyến khích.Các thành viên giao tiếp cởi mở, trung thực và cố gắng hiểu quan điểm của nhau
- Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng những gì họ đã học hỏi vào công việc Họ luôn được sự hỗ trợ của các thành viên khác
- Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thường trong mọi mối quan hệ tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn là cơ hội cho ý tưởng mới và tính sáng tạo Mọi người cùng nhau giải quyết mâu thuẫn nhanh chóng và trên tinh thần xây dựng Các thành viên tham gia vào những kết quả ảnh hưởng đến nhóm vẫn là người đưa ra quyết định cuối cùng nếu cả nhóm không tìm được tiếng nói chung hoặc trong những trường hợp khẩn cấp Kết quả tích cực là mục tiêu chứ không phải sự đồng thuận.
1.4 Phân loại nhóm làm việc
a Phân loại nhóm làm việc:
-Theo mức độ tương đồng giữa các thành viên trong nhóm có nhóm làm việc đồng nhất và nhóm làm việc đa dạng
-Theo mục tiêu, nhiệm vụ mà tổ chức đặt ra cho nhóm làm việc, có ba loại nhóm làm việc cơ bản bao gồm: nhóm đặc nhiệm, nhóm làm việc chức năng và nhóm dự án.
-Theo thời gian vận hành nhóm có nhóm làm việc tạm thời và nhóm làm việc thường xuyên (ổn định) -Theo cách thức giao tiếp giữa các thành viên nhóm có nhóm làm việc“thực tế” và nhóm làm việc “ảo”
b Các giai đoạn hình thành và xây dựng nhóm làm việc:
-Thành lập : Các thành viên làm quen với nhau -Sóng gió : Bất đồng về phương pháp , cách thức tổ chức
-Hình thành chuẩn mực : Thành lập các quy tắc và các mối quan hệ giao tiếp xã hội
Trang 5- Đi vào hoạt động : tập trung vào công việc , hoàn thành nhiệm vụ
Kết thúc : Đánh giá kết quả , giải thể , hoàn thành và kết thúc nhiệm vụ của nhóm
c Khái niệm quản trị nhóm làm việc:
Quản trị nhóm làm việc được hiểu là tổng hợp các hoạt động cơ bản bao gồm xây dựng nhóm ,giao tiếp nhóm ,lãnh đạo nhóm và đánh giá nhóm làm việc nhằm thực hiện mục tiêu chung đã xác định của nhóm làm việc đồng thời thỏa mãn mục tiêu của các thành viên trong nhóm làm việc.
d Vai trò của quản trị nhóm làm việc:
- Đối với tổ chức, quản trị nhóm làm việc góp phần thực hiện mục tiêu chung của
e Trách nhiệm của nhà quản trị nhóm làm việc:
- Thông báo thường xuyên về tiến độ và các vấn đề nan giải với nhà tài trợ của nhóm (nếu có).
- Định kỳ đánh giá hoạt động của nhóm, quan điểm của các thành viên, và cách mỗi thành viên tự nhìn nhận về sự đóng góp của mình.
- Đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên đều đóng góp ý kiến và ý kiến đó được mọi người lắng nghe.
- Chia sẻ công việc giữa các thành viên trong nhóm - Không hối thúc hành động với tư cách cấp trên.
1.5 Các phẩm chất cần thiết của nhà quản trị nhóm làm việc: Luôn gương mẫu, cởi mở và chân thành, khả năng tập trung cao, luôn bình tĩnh và lắng nghe nhiều nguồn ý kiến, rõ ràng và thực tế, biết chia sẻ thành công và thất bại.
Chương 2: Xây dựng nhóm làm việc
2.1 Khái niệm và tầm quan trọng của xây dựng nhóm làm việc
Xây dựng nhóm làm việc là toàn bộ các hoạt động được nhà quản trị triển khai trong giai đoạn thành lập nhóm, bao gồm việc lựa chọn các thành viên nhóm; xác định và phổ biến mục tiêu chung của nhóm; xây dựng các nét đặc trưng của nhóm;
Trang 6phân công công việc cho các thành viên nhóm và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm nhằm giúp nhóm làm việc đạt được mục tiêu chung đã đề ra
Vai trò của xây dựng nhóm làm việc
Nhóm đạt hiệu quả cao trong quá trình vận hành Giải quyết tốt các nhiệm vụ chung đặt ra cho nhóm Giúp tạo động lực cho từng thành viên
2.2 Lực chọn thành viên tham gia nhóm làm việc
Mỗi thành viên đều có vai trò và vị trí quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm Nhóm được thành lập để cộng hưởng các năng lực, kỹ năng và thái độ, hành vi của các thành viên.
Mỗi thành viên đều có vai trò và vị trí quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm
Nhóm được thành lập để cộng hưởng các năng lực, kỹ năng và thái độ, hành vi của các thành viên
2.3 Phân công công việc và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm làm việc Phân công nhiệm vụ rõ ràng và chịu trách nhiệm trước nhà quản trị nhóm, cũng như cả nhóm về tiến độ, chất lượng công việc được giao
Cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết và quyền tự quyết nhất định phần việc của nhóm viên
Nguyên tắc trong phân công công việc:
- Đúng người, đúng việc, đúng năng lực, đúng thời điểm - Rõ ràng, công khai, minh bạch
- Công bằng, hợp lý
- Có kiểm tra, giám sát và phản hồi kết quả
Chương 3: Giao tiếp trong nhóm làm việc
3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc
- Giao tiếp trong nhóm làm việc là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa các thành viên trong nhóm làm việc để đạt được mục tiêu chung của nhóm - Bản chất của giao tiếp nhóm làm việc là quá trình truyền tải thông tin và phản hồi giữa các thành viên trong môi trường làm việc nhóm
3.2.Tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc
Trang 7- Giúp mỗi thành viên nhóm thể hiện quan điểm và năng lực bản thân - Giúp các thành viên thống nhất nhận thức, quan điểm và hành động - Giúp các thành viên có thể chia sẻ, truyền đạt kinh nghiệm
3.3.Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc: Môi trường vật chất, phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp, phương tiện giao tiếp, kênh giao tiếp, hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên nhóm làm việc, quan hệ giữa các thành viên nhóm và bầu không khí tâm lý nhóm làm việc.
Chương 4: Lãnh đạo nhóm làm việc
4.1 Khái niệm về lãnh đạo nhóm làm việc
Lãnh đạo nhóm làm việc là hệ thống các tác động của nhà quản trị đến các thành viên nhóm, cụ thể bao gồm huấn luyện, tạo động lực và giải quyết xung đột trong nhóm làm việc để thúc đẩy từng thành viên trong nhóm tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các nhiệm vụ được phân công nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm làm việc
Vai trò của lãnh đạo nhóm làm việc
- Hiện thực hóa tương lai - Tạo sự phấn khích
- Truyền ý chí cho các thành viên trong nhóm
- Rèn luyện và nâng cao được các phẩm chất, năng lực của từng thành viên - Xây dựng, củng cố và hoàn thiện bầu không khí làm việc
4.2 Các phong cách lãnh đạo nhóm Phong cách lãnh đạo tự do Phong cách lãnh đạo dân chủ Phong cách lãnh đạo chuyên quyền 4.3 Huấn luyện nhóm làm việc
Huấn luyện nhóm làm việc là quá trình tác động, hướng dẫn, kèm cặp,… của nhà quản trị nhóm làm việc nhằm cung cấp và nâng cao phẩm chất thái độ, kiến thức, kỹ năng của các thành viên trong nhóm, giúp họ có thể chủ động xử lý những tình huống, vấn đề gặp phải trong quá trình làm việc nhóm.
4.4 Tạo động lực cho nhóm làm việc
Trang 8Tạo động lực cho nhóm làm việc là tất cả những hoạt động mà nhà quản trị nhóm làm việc có thể thực hiện được đối với các thành viên trong nhóm, tác động đến khả năng làm việc và tinh thần thái độ làm việc của họ nhằm đem lại kết quả cao trong công việc của từng thành viên trong nhóm làm việc, từ đó cả nhóm làm việc đạt được kết quả cao.
Các cách thức tạo động lực cho nhóm làm việc - Tạo động lực bằng các công cụ tài chính - Tạo động lực thông qua môi trường làm việc
- Khuyến khích thành viên nhóm tham gia vào các quyết định - Ủy quyền
- Công nhận thành tích và biểu dương, khen ngợi 4.6 Giải quyết xung đột nhóm làm việc
Xung đột nhóm làm việc là sự bất đồng xảy ra giữa cá nhân với cá nhân trong nhóm, giữa các nhóm trong một tổ chức do khác biệt về nhu cầu, giá trị, mục đích hay cạnh tranh về quyền lợi, tài nguyên, quyền lực hay bất đồng về vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm.
Vai trò của giải quyết xung đột nhóm làm việc: Kích thích sự sáng tạo, thúc đẩy tư duy đổi mới, cải thiện mỗi cá nhân, giúp củng cố nhóm, tăng cường trao đổi, thảo luận, thúc đẩy ý tưởng mới, động lực tích cực giúp nhóm biết phê bình và tự phê bình, có khả năng cạnh tranh, sáng tạo và đổi mới.
Chương 5: Đánh giá nhóm làm việc
5.1 Khái niệm
Đánh giá nhóm làm việc được hiểu là quá trình thu thập các thông tin về quá trình và kết quả thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm làm việc, từ đó rút ra các kết luận về năng lực thực hiện công việc và mức độ hoàn thành công việc của các thành viên nhóm làm việc trong một khoảng thời gian nhất định và sử dụng các kết quả đánh giá đáp ứng mục tiêu đã xác định của nhóm làm việc.
5.2 Yêu cầu khi xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá - Tiêu chuẩn đánh giá cần tương thích với mục tiêu - Tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát và chi tiết - Tiêu chuẩn phải sát thực
- Tiêu chuẩn phải có độ tin cậy cao
5.3 Một số căn cứ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhóm làm việc - Dựa trên kết quả
Trang 9- Dựa trên quá trình:
+ Quá trình xác lập và thực hiện kế hoạch của từng thành viên nhóm
+ Mức độ tham gia và hợp tác của các thành viên trong quá trình làm việc nhóm + Cách thức ra quyết định, giải quyết vấn đề, giải quyết mâu thuẫn giữa các thành viên nhóm
+ Mức độ cam kết của các thành viên nhóm đối với các mục tiêu và phương thức hoạt động của nhóm
+ Quá trình xây dựng và duy trì quan hệ giao tiếp giữa các thành viên nhóm + Sự học hỏi, rèn luyện và phát triển các năng lực cá nhân trong quá trình làm việc nhóm
5.4 Nội dung của phỏng vấn đánh giá
- Kết quả thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu đã đề ra
- Phân tích các thay đổi hiện tại và tương lai Thảo luận các giải pháp tăng cường hiệu quả trong công việc
- Phân tích về các điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân
- Thảo luận về lộ trình công danh của các thành viên trong nhóm 5.5 Sử dụng kết quả đánh giá nhóm làm việc
- Tổ chức doanh nghiệp có thể thực hiện cơ chế thưởng phạt cho nhóm và các thành viên trong nhóm
- Mang lại một ý nghĩa lớn lao về mặt tâm lý đối với các thành viên nhóm - Động lực để họ tiếp tục tiến lên phía trước hoặc đã được khích lệ kịp thời với những phần thưởng tương ứng.
II.NỘI DUNG, KỊCH BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
Lễ noel, giáng sinh là sự kiện diễn ra vào dịp cuối năm gần sát tết Do đó, thường lựa chọn tổ chức bữa tiệc nhỏ tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm và để mọi người có thời gian thư giãn, giao lưu.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH
1 Thời gian, địa điểm tổ chức
- Khách mời: giảng viên và sinh viên trường đại học TM ( dự kiến khoảng
1000 người )
Trang 10- Khách mời đặc biệt: ban nhạc Dalab, ca sĩ Hà Anh Tuấn
- Thời gian: 18h ngày 22/12/2022 đến hết 22h cùng ngày (Chính vì năm nay
giáng sinh vào cuối tuần vì thế sẽ tổ chức lễ giáng sinh trước 2 ngày để các bạn sinh viên cuối tuần có thể về quê với gia đình, cùng gia đình đón một lễ giáng sinh đầy ấm áp và hạnh phúc.)
- Sự kiện được tổ chức bên trong hội trường H1,H2,H3; trường Đại học
Thương Mại
Tạo không gian ấm cúng cho toàn thể khách mời Tránh được việc thời tiết xấu, lạnh
- Hình thức: Trực tiếp tại địa điểm.
2 Chủ đề
- Tên sự kiện: “ End Year Party “
- Chủ yếu là về liveshow ca nhạc đêm giáng sinh
- Trang trí sự kiện theo phong cách hoài cổ, gồm: tuyết trắng, cây thông, ông
già noel, nhiều túi quà và nhiều ánh đèn lấp lánh, lung linh, ……
- Trang phục chủ đề: Không bắt buộc.
3 Mục tiêu
- Mang mọi người đến gần nhau hơn
- Tạo cơ hội để các sinh viên có thể thưởng thức và giao lưu với các lớp/các
câu lạc bộ khác của trường
- Không gian vui chơi lành mạnh
- Một sự kiện vui vẻ cũng góp phần nâng cao đời sống tinh thần của sinh viên- Đội marketing của trường có thể quảng bá sự kiện rộng rãi
4 Đội ngũ tổ chức : Nhà cung cấp chi phí tổ chức, đội văn nghệ trường, thành viên của các câu lạc bộ tham gia sự kiện, đội ngũ tổ chức sự kiện của trường, đội ngũ hình ảnh, âm thanh, đội marketing, đội hậu cần, người dẫn chương trình (MC).
CHI TIẾT NỘI DUNG TỔ CHỨC
Trang 11Nội dung sự kiện tập trung vào việc làm nổi bật ý nghĩa của ngày lễ Giáng Sinh, vàtạo ra một sân chơi lành mạnh cho sinh viên, hướng tới những kết nối tự nhiên và khăng khít cho sinh viên toàn trường.
Nội dung chương trình gồm các phần chính sau:
Phần 1 Check in cùng poster, chụp ảnh lưu niệm.Phần 2 Văn nghệ khai mạc.
Phần 3 BLĐ phát biểu.
Phần 4 Khai tiệc và thưởng thức Liveshow ca nhạc.Phần 5.Chơi game tìm ra người thắng cuộc.Phần 6 BTC trao quà.
Phần 7 Kết thúc chương trình.
TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH.
30 phút Check in, mời
khách ổn định -Toàn thể sinh viên, giáo viên, khách mời check in cùng poster, chụp ảnh lưu niệm.
-MC mời toàn thể khách quý ổn định vị trí để bắt đầu tiệc Giáng Sinh
-Đại diện BTC mời các vị lãnh đạo trong nhà trường
-MC giới thiệu và chào mở màn, thông báo lý do của sự kiện, cảm ơn mọi ngờời đến
-MC mời đại diện BLĐ lên phát biểu và chia sẻ đôi lời -Đại diện BLĐ nhà trường gửi lời chào đầu, trình bày