(Tiểu luận) nhóm hãy xây dựng kế hoạch tổ chức một chươngtrình thiện nguyện hè 2024 phát hiện những rủi ro và mâu thuẫn có thểxảy ra 1

Do vậy nhóm làm việc trước tiên là một tập hợp cá nhân cùng hoạt động để đạt được mục đích chung, cam kết cùng nhau làm việc vì một mục đích chung.Chính mục tiêu chung của nhóm sẽ quy đị

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BIÊN BẢN HỌP NHÓM

Nhóm 8

Bộ môn: Quản Trị Nhóm Làm Việc

I/ Địa điểm, thời gian, thành viên:

 Nguyễn Tuấn Long

 Lê Thanh Mai

 Phạm Khánh My

 Nguyễn Trang Linh

 Nguyễn Trang My

 Lê Bá Hải Nam

II/ Nội dung cuộc họp: Hãy xây dựng kế hoạch tổ chức một chương

trình Thiện nguyện Hè 2024 Phát hiện những rủi ro và mâu thuẫn có thể

xảy ra Sau đó, đề xuất những giải pháp khắc phục từng rủi ro, mâu thuẫntrong quátrình tổ chức chương trình trên

1.Trình bày ý tưởng, bàn luận và thống nhất ý kiến

1.1.Trình bày ý tưởng

- Ý tưởng :

( Ủng Hộ, quyên góp vật dụng cá nhân, lương thực thực phẩm cho những hoàn cảnh trên vùng cao)

Cụ thể Trung tâm Thụy An (Ba Vì - Hà Nội)

Trung tâm Nuôi dưỡng người già và trẻ tàn tật Hà Nội (xã Thụy An, Ba Vì -

Hà Nội)

III/ Kết quả cuộc họp:

- Đưa ra kết luận chung về ý tưởng : Đi làm thiện nguyện tại Ba Vì

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, làm việc theo nhóm là một xu hướng tất yếu trong mọi ngànhnghề của xã hội Làm việc theo nhóm là một hình thức lao động mang lại hiệuquả cao cho tập thể nói chung và cá nhân nói riêng Tuy nhiên để trở thành mộtnhóm làm việc hiệu quả không phải là một điều dễ dàng Làm việc nhóm giốngnhư trò chơi xếp hình mà trong đó mỗi thành viên là một mảnh ghép Mỗingười đều mang một màu sắc, một đặc điểm khác nhau và khi các thành viênlàm việc hiệu quả với nhau thì một bức tranh hoàn hảo sẽ hiện ra Trái lại, nếucác thành viên làm việc không ăn ý thì bức tranh đó sẽ trở thành một mớ hỗn

độn Vậy thì làm sao để nhóm có thể làm việc hiệu quả được như vậy và làmthế nào để phát huy được hết hiệu quả mà hoạt động nhóm mang lại? Đó là vấn

đề mà hiện nay đang được rất nhiều người nghiên cứu và tìm hiểu

I Cơ sở lý thuyết

1 Nhóm làm việc

Nhóm làm việc là sự liên kết của hai hay nhiều cá nhân có sự tác độngqua lại và phụ thuộc lẫn nhau cùng nhau làm việc để hoàn thành mục tiêu chung xác định

Nhóm được hình thành để kết nối và chia sẻ mục tiêu chung giữa các thành viên trong nhóm dựa trên các đặc tính xã hội và nhu cầu tâm lý của các thành viên Chẳng hạn như việc hình thành các đảng phái chính trị và các tổ chức xã hội Do vậy nhóm làm việc trước tiên là một tập hợp cá nhân cùng hoạt động để đạt được mục đích chung, cam kết cùng nhau làm việc vì một mục đích chung.Chính mục tiêu chung của nhóm sẽ quy định các phương thức làm việc mà cả nhân trong nhóm cùng nhau thực hiện và cùng nhau chịu trách

nhiệm Đồng thời nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng ,quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định Phương thức làm việc theo nhóm đòi hỏi những cá nhân trong nhóm phải có các kỹ năng bổ sung cho nhau

và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và Với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung C,khi đó kết quả làm việc của nhóm sẽ cao hơn rất nhiều so với kết quả riêng lẻ của từng cá nhân hợp lại

Trong nhóm làm việc các cá nhân trong nhóm có sự tác động qua lại

và phụ thuộc lẫn nhau để cùng nhau làm việc Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấpnguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những nhóm ,bộ phận, phòng ban khác trong tổ chức Kết quả công việc của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp chính xác và khách quan hơn Trong nhóm làm việc, cácthành viên luôn tương tác và hỗ trợ nhau một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua công nghệ truyền thông để chia sẻ thông tin Theo cáchhiểu này nếu nhóm có quy mô lớn gồm hàng trăm hay hàng ngàn người thì sự hợp tác giữa các cá nhân trong nhóm là rất ít Trong

nhóm làm việc T,các thành viên phải tham gia vào quá trình ra quyết định cùng bàn bạc và phương thức làm việc và bổ sung, hỗ trợ nhau các năng lực cần thiết để thực hiện mục tiêu chung.

1.2 Quản trị nhóm làm việc

 Xây dựng nhóm làm việc

Xây dựng nhóm làm việc là quá trình hình thành ý thức làm việc theo nhóm mạnh mẽ thông qua việc thiết lập mục tiêu, lựa chọn các thành viên nhóm ,thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm, làm rõ vai trò và cách thức giải quyết các vấn đề nhằm tạo lập môi trường hoạt động thuận lợi và hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu xác định Xây dựng nhóm làm việc là một nội dung thường được nhà quản trị triển khai trong giai đoạn đầu tiên khi nhóm làm việc được thành lập

 Giao tiếp trong nhóm làm việc

Giao tiếp nhóm là một nội dung quan trọng của quản trị nhóm làm việc Thông qua quá trình giao tiếp, các thành viên trong nhóm sẽ thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ cần thiết, kết hợp các kỹ năng của các thành viên để tạo điều kiện cho quá trình trao đổi thông tin và tương tác giữa các thành viên của nhóm nhằm giúp các thành viên hoàn thành các công việc được ra một cách hiệu quả nhất

 Rõ ràng và thực tế

Mục tiêu của nhóm làm việc luôn cụ thể và rõ ràng Do vậy nhà quản trị nhóm làm việc phải là người biết lên kế hoạch chi tiết và cụ thể chotừng nhiệm vụ của nhóm làm việc nhằm đạt được các mục tiêu đã đề

ra Những nhà quản trị giỏi thường tạo ra những mục tiêu đầy thách thức nhưng họ biết có khả năng thực hiện chúng Họ dựa vào khả năng phân tích tình hình thực tế, khả năng đưa ra những nhận định về thị trường để đưa ra những quyết định sáng suốt

 Biết chia sẻ thành công và thất bại

Thất bại là một điều bình thường trong cuộc sống bởi vì có thất bại thì mới sinh ra thành công Với những nhà quản trị nói chung và nhà quản trị nhóm làm việc nói riêng ,họ cần phải biết chia sẻ thành công và “ăn mừng thất bại” cùng với nhân viên cũng như các thành viên trong nhóm làm việc của mình Việc chia sẻ thành công sẽ giúp nhà quản trị nhóm làm việc lan tỏa và khích lệ tinh thần làm việc cũng của các thành viên trong nhóm Việc “ăn mừng thất bại” được coi như là một thông điệp mới tất cả thành viên trong nhóm rằng chúng ta sắp phải đón nhận những thử thách mới để biến thất bại hiện tại thành thành công trong tương lai Với bản thân nhà quản trị, biết chia sẻ thành công và thất bại sẽ giúp họ luôn rà soát nguyên nhân của các

thành công hay thất bại đó để thất bại Sẽ Không lặp lại và thành công ngày càng nhiều hơn

 Cởi mở và chân thành

Cởi mở là phẩm chất vô cùng cần thiết đối với nhà quản trị nhóm làm việc để đón nhận những thay đổi mới và chuyển mình theo những thay đổi đó Tinh thần cởi mở trong giao tiếp sẽ giúp nhà quản trị nhóm dạng dễ dàng tạo lập được quan hệ gần gũi với các thành viên trong nhóm, từ đó giúp họ am hiểu tâm tư, năng lực của từng thành viên nhóm Điều này đã hết sức quan trọng vì nó cho phép nhà quản trị phân công công việc phù hợp với năng lực, sở trường của từng thành viên trong nhóm làm việc Ngoài ra nhà quản trị nhóm cần có thái độ chân thành trong quan hệ đối xử với các thành viên trong nhóm làm việc Cởi mở và chân thành sẽ giúp nhà quản trị nhóm làm việc tạo dựng niềm tin cho các thành viên trong nhóm, từ đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chia sẻ thông tin và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm

 Khả năng tập trung cao

Nhìn chung những nhà quản trị giỏi là những người biết tận dụng thời gian

và nguồn lực một cách hiệu quả Họ biết tập trung vào những mục tiêu Khả Thi và hiệu quả để đem lại tăng trưởng cho tổ chức mà họ quản lý và điều hành Đối với nhóm làm việc, khả năng tập trung cao của nhà quản trị nhóm

sẽ cho phép họ biết các huy động và phát huy năng lực của từng thành viên trong nhóm làm việc một cách hiệu quả nhất, giúp họ luôn tìm ra được giải pháp phù hợp nhất trong mọi hoàn cảnh

 Luôn bình tĩnh và lắng nghe nhiều nguồn ý kiến

Trong quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc xung đột luôn

có thể xảy ra bởi các thành viên trong nhóm luôn có những mục nhu cầu và mục tiêu cá nhân khác nhau Do vậy nhà quản trị nhóm làm việc cần phải có thái độ bình tĩnh trước mọi tình huống,

có khả năng lường trước mọi nguy cơ có thể xảy ra bên trong nội bộ nhóm cũng như môi trường bên ngoài nhóm làm việc

 Lãnh đạo nhóm làm việc

Lãnh đạo nhóm là một quá trình trong đó nhà quản trị nhóm tác động và gây ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm nhằm hướng tới đạt được mục tiêu chung của cả nhóm Các tác động của nhà quản trị trong hoạt động lãnh đạo nhóm làm việc bao gồm Việc huấn luyện, tạo động lực và giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm làm việc để thúc đẩy từng thành viên trong nhóm tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các nhiệm vụ được phân công

Recommended for you

Document continues below

6 Lin Ho 2010 Determinants of…Quản trị

chuỗi cun… 100% (1)

17

Conjuntion trang hocvj tập

-Quản trị

chuỗi cun… 100% (1)

51

 Đánh giá nhóm làm việc

một nội dung quan trọng của quản trị nhóm làm việc là đánh giá kết quả thực hiện công việc và chế độ thưởng phạt Đánh giá cung cấp thông tin cho biết nhóm đang được triển khai như thế nào, là cơ sở cho những hướng dẫn và điều chỉnh kịp thời để các thành viên hoàn thành tốt công việc của mình và đạt được mục tiêu đã đề ra một cách tốt nhất Các thành viên trong nhóm nên tham gia vào quá trình đánh giá để cảm nhận những đóng góp của mình trong nhóm Đánh giá kết quả nhóm cũng cho phép đo lường các kết quả đạt được, thành công của nhóm để xác định thưởng phạt của nhóm, từ đó tác động thúc đẩy các thành viên nhóm thực hiện một công việc tốt hơn

1.3 Các bước xây dựng kế hoạch

Xác định mục tiêu và tầm nhìn

Mục tiêu là một mục tiêu cụ thể, định hướng cho hoạt động của một tổ chức, cánhân hoặc dự án trong tương lai Mục tiêu được thiết lập để giúp định hướng cáchành động và định ra một phạm vi hoạt động rõ ràng

Tầm nhìn là một tuyên bố về tương lai, mô tả một hình ảnh hoặc ý tưởng về mộtthế giới hoàn toàn khác biệt, một mục tiêu lớn hơn cần phải đạt được Tầm nhìnthường được sử dụng để định hướng hoạt động và xác định mục tiêu dài hạn của tổchức hoặc cá nhân

Các mục tiêu và tầm nhìn của một tổ chức hoặc cá nhân phụ thuộc vào lĩnh vựchoạt động, quan điểm và giá trị cá nhân Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, mụctiêu và tầm nhìn của một tổ chức sẽ phải đạt được những mục tiêu nhất định nhưtăng trưởng doanh số, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, giảm chi phí

hoạt động, phát triển mô hình kinh doanh bền vững, và đóng góp tích cực cho cộngđồng.

Định nghĩa mục tiêu

Mục tiêu là một mục đích cụ thể mà người hoặc tổ chức mong muốn đạt đượctrong tương lai Mục tiêu được thiết lập để hướng dẫn hoạt động và định hướngcho các quyết định và hành động Mục tiêu phải được định rõ, có tính cụ thể và đolường được để có thể đánh giá được việc đạt được mục tiêu hay chưa Mục tiêu cóthể là ngắn hạn hoặc dài hạn, cá nhân hoặc tổ chức, tài chính hoặc phi tài chính.Một số ví dụ về mục tiêu bao gồm: tăng doanh số, giảm chi phí, cải thiện chấtlượng sản phẩm hoặc dịch vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển nhân lực,bảo vệ môi trường, hoặc đóng góp tích cực cho cộng đồng Mục tiêu là một yếu tốquan trọng để đạt được thành công và phát triển trong mọi lĩnh vực hoạt động.Định nghĩa tầm nhìn

Tầm nhìn là một tuyên bố về mục tiêu dài hạn của một tổ chức hoặc cá nhân, mô tảmột hình ảnh hoặc ý tưởng về một tương lai mong muốn đạt được Tầm nhìn làmột kế hoạch dài hạn về cách tổ chức hoặc cá nhân mong muốn hoạt động trongtương lai và thường là cơ sở cho các mục tiêu ngắn hạn

Tầm nhìn phải có tính cụ thể và rõ ràng để giúp định hướng cho các hành động vàquyết định trong tương lai Nó thường được dựa trên các giá trị và mục tiêu cốt lõi

của tổ chức hoặc cá nhân, và có thể bao gồm các yếu tố như sự tăng trưởng, sựphát triển bền vững, tác động tích cực đến cộng đồng, cải thiện chất lượng cuộcsống, hoặc đóng góp vào sự tiến bộ của ngành công nghiệp hoặc xã hội.

Tầm nhìn là một yếu tố quan trọng để giúp định hướng và động lực cho sự pháttriển và thành công của tổ chức hoặc cá nhân, cũng như tạo sự kết nối và đồngthuận giữa các thành viên trong tổ chức hoặc cộng đồng

Thiết lập chỉ số đo lường

Thiết lập chỉ số đo lường là quá trình xác định các chỉ số cụ thể để đo lường tiến độhoặc kết quả của một hoạt động hoặc mục tiêu Chỉ số đo lường giúp đánh giá hiệuquả của các hoạt động và giúp cho người thực hiện có thể điều chỉnh và cải thiệnchất lượng công việc, đảm bảo hoạt động đạt được mục tiêu đề ra

Các chỉ số đo lường phải được thiết lập cụ thể và rõ ràng, đáp ứng được các yêucầu cụ thể của mục tiêu hoặc hoạt động được định ra Chúng phải có tính đo lườngđược, đảm bảo khả năng đo lường đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy Ngoài ra, cácchỉ số đo lường cần phải đảm bảo tính khả thi, tức là có thể thu thập được dữ liệu

để đo lường, và phải được hiểu rõ bởi các bên liên quan

Ví dụ về các chỉ số đo lường bao gồm: doanh số bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi kháchhàng, độ hài lòng của khách hàng, số lượng đơn hàng mới, thời gian xử lý đơnhàng, chi phí sản xuất, số lượng nhân viên được đào tạo, số lượng sản phẩm được

sản xuất hoặc dịch vụ được cung cấp, tốc độ phản hồi của dịch vụ khách hàng,hoặc số lượng lỗi kỹ thuật được báo cáo.

Việc thiết lập các chỉ số đo lường là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của mộthoạt động hoặc mục tiêu, đảm bảo rằng hoạt động được thực hiện hiệu quả và đạtđược kết quả như mong đợi

Xác định thành viên đội nhóm

Để xác định các thành viên trong đội nhóm, cần thực hiện các bước sau:

- Xác định mục tiêu và phạm vi công việc: Đầu tiên, cần xác định rõ mục tiêu củađội nhóm và phạm vi công việc mà đội nhóm sẽ thực hiện

- Xác định kỹ năng và năng lực cần thiết: Tiếp theo, cần xác định các kỹ năng vànăng lực cần thiết để thực hiện công việc Điều này sẽ giúp xác định các chuyêngia cần thiết cho đội nhóm

- Tìm kiếm và lựa chọn thành viên: Có thể tìm kiếm và lựa chọn các thành viêntrong đội nhóm bằng cách tìm kiếm thông qua các kênh tuyển dụng, thông quamạng xã hội hoặc liên hệ với các cá nhân hoặc tổ chức liên quan Việc lựa chọnthành viên phải dựa trên các kỹ năng, năng lực và kinh nghiệm của họ

- Thông báo cho các thành viên được chọn: Sau khi xác định các thành viên, cầnthông báo cho họ về công việc và mục tiêu của đội nhóm, và đảm bảo rằng họđồng ý tham gia và có đầy đủ thông tin để bắt đầu thực hiện công việc

Định nghĩa yêu cầu công việc

Yêu cầu công việc là các kỹ năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, kinh nghiệm và khảnăng cần thiết để thực hiện thành công một công việc cụ thể Đây là một phần quantrọng trong quá trình tuyển dụng và phát triển nhân viên, vì nó cho phép nhà tuyểndụng hoặc quản lý xác định các tiêu chí cần thiết cho một vị trí công việc nhấtđịnh Các yêu cầu công việc bao gồm các mục tiêu chính và các nhiệm vụ cụ thể

mà người làm việc phải thực hiện để hoàn thành công việc đó, cũng như các kỹnăng và chuyên môn cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó một cách hiệu quả

- Thảo luận và đánh giá: Tổ chức cuộc họp để thảo luận và đánh giá các lựa chọn.Thành viên đội nhóm nên chia sẻ ý kiến của mình và đưa ra các lựa chọn phù hợpvới mục tiêu và yêu cầu công việc đã xác định trước đó.

- Đưa ra lựa chọn: Tổng hợp và đánh giá các lựa chọn, và đưa ra lựa chọn cụ thểdựa trên các tiêu chí như khả năng thực hiện, tính khả thi, tầm quan trọng, tối ưuchi phí, v.v

- Thực hiện quản lý: Thực hiện quản lý và theo dõi quá trình thực hiện sau khi đãđưa ra lựa chọn cụ thể để đảm bảo rằng nó được thực hiện đúng cách và đạt đượckết quả mong muốn

1.4.Rủi ro

Truyền tải thông tin không rõ ràng

Truyền tải thông tin không rõ ràng là một trong những nhân tố khiến hoạt động nhómtrong doanh nghiệp không hiệu quả Khi nhiều cá nhân tham gia vào cùng một dự án,điều quan trọng là mỗi thành viên đều phải biết được chính xác những việc mình cầnlàm để hoàn thành các mục tiêu đề ra Khi một thành viên không biết rằng mục đíchcủa việc họ làm là gì, tại sao lại phải hoàn thành nhiệm vụ sẽ khiến mục tiêu của dự ánkhó mà hoàn thành được

Vì vậy, ban quản lý của nhóm cần phải truyền đạt thật chi tiết tất cả các thông tin về mục đích, nhiệm vụ của dự án ngay từ ban đầu để tránh tình trạng phối hợp không đồng bộ trong một tổ chức Đồng thời, việc quản lý quá trình làm việc, kiểm tra kết quả hoàn thành của mỗi thành viên trong nhóm cũng là việc cần thiết để đảm bảo hoạt động của dự án đang đi đúng hướng

Cái tôi cá nhân quá cao

Trong một nhóm sẽ luôn luôn tồn tại sự khác biệt về trình độ giữa các thành viên Mộtngười giỏi, có kiến thức, kỹ năng vượt trội nhưng lại sở hữu cái tôi quá lớn thì đâykhông được xem là một điều tốt cho việc thực hiện mục tiêu chung cho doanh nghiệp.Nếu trong nhóm có những thành viên luôn đặt “cái tôi” của mình lên quá cao và coithường tất cả những người khác thì mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi Điều này

sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp bởi một kiến thức chỉ manglại lợi ích khi được chia sẻ rộng rãi đến các thành viên

Trong trường hợp này, điều mà các nhà quản lý cần làm là khuyến khích thành viêntrong nhóm cởi mở với nhau nhiều hơn trong công việc Ngoài ra, mỗi thành viên nênlắng nghe, tôn trọng quan điểm của nhau để khắc phục được các khó khăn khi làm việcnhóm

Không tin tưởng lẫn nhau

Niềm tin của các thành viên trong một nhóm là yếu tố quan trọng để nâng cao năngsuất làm việc Khi có sự tin tưởng lẫn nhau, các thành viên sẽ sẵn sàng hỗ trợ nhau khicần thiết Sự tin tưởng sẽ giúp các vấn đề trong nhóm được giải quyết một cách hiệuquả hơn

Trong trường hợp này, cần tăng sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm bằng cáchchia sẻ và kết nối nhiều hơn với nhau Việc trao đổi những điều bất đồng ý kiến vàchưa tin tưởng sẽ phần nào giảm thiểu Thông quaviệc trao đổi, hai bên sẽ dễ dàng hiểu được suy nghĩ của nhau và tin tưởng nhau hơn

Xung đột giữa các cá nhân

Trong một nhóm, sự xung đột giữa các thành viên là điều rất dễ xảy ra bởi sự khác biệttrong tính cách, sở thích của mỗi người Đây chính là điểm bất lợi của làm việc nhóm

mà nhiều doanh nghiệp gặp phải

Vì mỗi cá nhân trong nhóm đều có sự khác biệt nên việc dung hòa “cái tôi” riêng biệtthành một “cái ta” chung là điều rất khó khăn và đòi hỏi nhiều thời gian Sự mâu thuẫngiữa các thành viên sẽ là nguyên nhân dẫn đến sự giảm sút trong năng suất làm việc,gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu chung của doanh nghiệp

Khi xung đột xảy ra, các nhà quản lý có thể tìm cách giải quyết mâu thuẫn để hòa giải,giúp hai bên thấu hiểu, cảm thông cho nhau nhiều hơn Hoặc người quản lý có thể điềuchỉnh lượng công việc của cả hai bên để tối thiểu sự tương tác giữa họ Từ đó, mâuthuẫn sẽ được giảm bớt

Thiếu giao tiếp, tương tác trong công việc

Sự kết nối chính là chìa khóa giúp gia tăng hiệu quả làm việc nhóm Vấn đề này càngtrở nên quan trọng khi đại dịch Covid xảy ra khiến xu hướng Hybrid working trở nênphổ biến Nhiều doanh nghiệp phải triển khai chính sách làm việc từ xa để đảm bảo antoàn trong thời kỳ này Từ đó, các thành viên trong nhóm sẽ thiếu sự kết nối hơn khiếnhiệu quả hoạt động trở nên kém hơn

Trong thời đại số hóa hiện nay, công nghệ đã xuất hiện trên nhiều phương diện, tạo sựthuận lợi cho cuộc sống con người Tuy nhiên, công nghệ dù hiện đại đến đâu cũngkhó có thể nâng cao được sức mạnh của tập thể Vì vậy, các công ty nên tổ chức nhiềuhoạt động để tăng cường sự tương tác của các thành viên Ngay cả khi phải làm việc tạinhà trong điều kiện bất lợi như dịch Covid-19, doanh nghiệp vẫn có thể tổ chức cácbuổi họp qua zoom, google meets, các trò chơi gắn kết tập thể để các nhân viên có thể

Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Employee engagement là gì? Cách nâng caotương tác nhân sự để tìm ra giải pháp hiệu quả cho vấn đề này

Chia sẻ thông tin, dữ liệu không đồng nhất

Việc chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan tới dự án sẽ giúp các nhóm có tỷ lệ thành côngcao hơn Chính vì vậy, chỉ cần một nhân viên không muốn chia sẻ, trao đổi thông tinvới các thành viên khác trong nhóm thì hiệu suất làm việc sẽ bị giảm sút

Thành viên trong nhóm sẽ hiểu sai và thực hiện công việc không hiệu quả nếu họ tiếpnhận thông tin không đầy đủ Điều này sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới mục tiêuchung của cả nhóm khiến hiệu quả công việc giảm xuống đáng kể

Tồn tại cá nhân ngại va chạm, lười biếng

Một trong khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp là các thành viên ngại va chạm,lười biếng và thiếu động lực Khi các thành viên ngại va chạm, nể nang nhau thì việcthảo luận các vấn đề khi làm việc sẽ trở nên khó khăn khi không ai đóng góp ý kiến.Việc này sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả hoạt động của nhóm

Trong trường hợp các thành viên nhóm lười biếng, thiếu động lực làm việc thì mốiquan hệ của cá nhân trong nhóm cũng sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều Vì vậy, trưởng nhómnên hạn chế vấn đề này bằng cách sắp xếp công việc rõ ràng cho từng người và yêucầu họ hoàn thành theo đúng kế hoạch, tiến độ đã đề ra

Cạnh tranh không lành mạnh trong nội bộ

Khi làm việc nhóm, việc cùng nhau phát triển và cạnh tranh là điều mà các doanhnghiệp nên khuyến khích các thành viên thực hiện Tuy nhiên, trong một số trườnghợp, nhiều người vẫn đấu đá, cạnh tranh không lành mạnh, điều đó sẽ tạo nên một môitrường làm việc kém hiệu quả

Sự cạnh tranh độc hại trong nhóm làm sự tương tác giữa các thành viên bị kém đi Cácthành viên sẽ giảm sự phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để hoàn thành mụctiêu đã đề ra Điều này dễ dẫn đến sự chia rẽ nội bộ, làm giảm hiệu quả hoạt độngnhóm, nghiêm trọng hơn là khiến cho toàn bộ dự án bị chậm tiến độ do phải dành thờigian để giải quyết mâu thuẫn

Các cá nhân có mục tiêu đối lập, không cùng chí hướng

Các thành viên trong một nhóm có thể có những mục tiêu, chí hướng khác nhau ngay

cả khi đang làm cùng một dự án Điều này sẽ dẫn đến trường hợp mỗi thành viên trongnhóm đều tự làm theo ý mình khiến quá trình làm việc diễn ra không hiệu quả.Trong trường hợp này, các nhà quản lý có thể giải quyết bằng cách cho phép mỗi thànhviên có thể thoải mái nêu lên quan điểm và suy nghĩ của mình Và người quản lý sẽtổng hợp lại tất cả các ý kiến để đưa ra phương án vừa có thể cân bằng giữa chí hướngcủa các nhân viên mà vừa tiếp cận dự án một cách hiệu quả nhất

Không quan tâm đến công việc chung

Một trong những khó khăn khi làm việc nhóm là các thành viên không quan tâm đếncông việc chung Khi đó, các thành viên sẽ đặt lợi ích cá nhân lên trên lợi ích chungcủa nhóm Họ chỉ tập trung để công việc của mình được hoàn thành sớm mà không

quan tâm đến tiến độ chung của tất cả mọi người trong nhóm Tuy nhiên, một dự án chỉthành công được ghi có sự góp sức của tất cả mọi thành viên Một cá nhân hoàn thànhcông việc không thể khiến toàn bộ dự án của nhóm đạt kết quả tốt.

Lợi ích của thành viên và nhóm không phải riêng biệt mà luôn gắn liền với nhau Cácthành viên trong nhóm nên đặt mục tiêu cá nhân và nhóm đi đôi với nhau Ngoài ra,nhà quản lý cũng có thể thưởng thêm cho nhân viên mình để tinh thần làm việc trở nêntích cực hơn

Để thực hiện xác định phạm vi rủi ro một cách chính xác nhất, doanh nghiệp cần

áp dụng tối đa những phương pháp khoa học, có như vật thì những bước tiếp theotrong quy trình quản lý rủi ro mới có ý nghĩa và có thể triển khai được Nhữngcông việc doanh nghiệp cần làm để xác định phạm vi rủi ro đó là:

- Xác định phạm vi quản lý rủi ro;

- Mục tiêu của quản lý rủi ro;

- Lộ trình xử lý rủi ro;

- Các phương pháp giải quyết rủi ro;

Rủi ro là tất cả những sự việc, vấn đề, đối tượng có ảnh hưởng bất lợi đến hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, khi tiến hành nhận dạng các rủi ro cóthể gặp phải, doanh nghiệp phải xem xét kỹ lưỡng những yếu tố chính làm cản trởviệc triển khai các mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra Tất cả những rủi ro phát sinh

có thể bắt nguồn từ nguyên nhân là môi trường bên ngoài như: pháp luật, khí hậu,vấn đề chính trị hay từ tác động xã hội Ngoài ra, những nguyên nhân chủ quan cóthể tạo ra rủi ro cho doanh nghiệp đó là tổ chức bộ máy quản lý, đội ngũ nguồnnhân lực

Nhằm giúp cho kế hoạch quản lý rủi ro được thực hiện hiệu qủa thì nhiệm vụ củangười làm kế hoạch đó là phải nhận dạng nhiều nhất rủi ro có khả năng xảyra

Bước thứ ba đó là đánh gái mức độ ảnh hưởng của rủi ro sau khi nhận diện từngloại rủi ro tỏng hoạt động doanh nghiệp Để đo lường chính xác mức độ ảnh hưởngcủa rủi ro, doanh nghiệp cần thực hiện bám sát 2 tiêu chí sau:

- Xác suất xảy ra rủi ro;

- Hậu quả nếu phát sinh rủi ro

Nhà quản lý có thể dựa vào những số liệu thực tế hoặc sự kiện trong quá khứ hoạtđộng của doanh nghiệp để có nguồn thông tin chính xác nhất, phụ thuộc cho việcđánh giá rủi ro

Đối với giải pháp xử lý rủi ro, doanh nghiệp có thể áp dụng 4 giải pháp phổ biến,

đó là: tránh, giảm thiểu, kiềm chế và chuyển giao rủi ro có tính chất, dặc điểm rasao thì nhà quản lý có thể cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để xử lý Tuynhiên, trong quá trình giải quyết rủi ro, doanh nghiệp cũng có thể gặp những ưuđiểm, hạn chế nhất định

Hệ thống lại tất cả những bước phía trên bạn đã có đủ cơ sở để xây dựng và triểnkhai một kế hoạch quản lý rủi ro hoàn chỉnh, với mỗi rủi ro được xác định cần phải

có một phương án xử lý thích hợp Trong kế hoạch cần quy định rõ ai là người chịutrách nhiệm quản lý rủi ro, chủ yếu đây là vai trò của các nhà quản lý Để kế hoạchđảm bảo hiệu quả thì cần có đầy đủ giải pháp kiểm soát và người chịu trách nhiệmcho những giải pháp, ho

Trong quá trình trong và sau khi thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro, người chịutrách nhiệm chính nên thường xuyên kiểm soát tình hình, báo cáo tiến độ, hiệu quảđạt được để có sự nắm bắt khi có vấn đề phát sinh và đưa ra điều chỉnh kịp thờinếu cần thiết Kiểm soát và đánh giá cũng chính là cơ sở quan trọng giúp doanhnghiệp đề ra những kế hoạch quản lý rủi ro tiếp theo một cách hoàn thiện hơn

2.2.2 Xác định nét đặc trưng nhóm, thành viên: