hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh can lines

Trên cơ sở nghiên cứu thực tế về tình hình hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng hóa nguyên container cũng như những biện pháp và hoạt động mà công ty TNHH Can Lines VN đã và đang thực hiện

Một số khái niệm, phân loại và tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển

Nghiệp vụ giao nhận vận tải và người giao nhận

Nghiệp vụ giao nhận vận tải

Giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong quá trình lưu thông và phân phối hàng hóa, kết nối hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội là sản xuất và tiêu thụ

Hoạt động giao nhận vận tải có nhiệm vụ chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành phần quan trọng thứ hai của quá trình lưu thông phân phối - phân phối vật chất Điều này diễn ra sau khi giai đoạn thương mại ban đầu đã hoàn thành

Giao nhận và quá trình vận tải luôn đi đôi với nhau Qua hoạt động giao nhận, các công việc vận tải được thực hiện, bao gồm tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu trữ, chuyển tải, đóng gói, xử lý thủ tục và chứng từ Với một phạm vi công việc đa dạng như vậy, khá nhiều định nghĩa về giao nhận đã được hình thành

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, "Dịch vụ giao nhận" được định nghĩa là mọi loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu trữ, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ tư vấn liên quan đến những dịch vụ trên, bao gồm cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, giao nhận hàng hoá được xem là một hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu trữ, quản lý kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và cung cấp các dịch vụ khác liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận chuyển hoặc các bên giao nhận khác

Về cơ bản, giao nhận hàng hóa bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến quá trình vận chuyển, nhằm đảm bảo di chuyển hàng hóa từ người gửi hàng (nơi gửi hàng) đến người nhận hàng (nơi nhận hàng)

Khái niệm người giao nhận

Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, quá trình vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường đòi hỏi sự sử dụng nhiều phương thức vận tải khác nhau và liên quan đến các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu cùng các thủ tục khác Vì vậy, người giao nhận xuất hiện để đảm nhận nhiệm vụ xử lý tất cả các vấn đề thủ tục và phương thức vận chuyển,

2 nhằm đưa hàng hóa từ một quốc gia sang quốc gia khác một cách hiệu quả và giảm thiểu chi phí

Theo quy tắc mẫu của FIATA, "Người giao nhận là người có trách nhiệm tổ chức vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác, trong khi chính họ không phải là người thực hiện việc vận chuyển hàng hóa"

Theo điều 233 - Mục 4 của Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam về Dịch vụ Logistics, người giao nhận (thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics) được định nghĩa là: "Thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng và nhận thù lao tương ứng"

Người giao nhận có thẻ đảm nhận các vai trò sau đây:

+ Môi giới hải quan: Người giao nhận có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục hải quan liên quan đến hàng hóa nhập khẩu Sau đó, họ mở rộng dịch vụ của mình để bao gồm cả hàng hóa xuất khẩu và đặt chỗ vận chuyển trong thương mại quốc tế hoặc tại các công ty vận tải biển dưới sự uỷ thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu, tùy thuộc vào hợp đồng mua bán Được phép bởi nhà nước, người giao nhận đại diện cho người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu để khai báo và thực hiện các thủ tục hải quan như một môi giới hải quan

+ Đại lý: Người chuyên chở thực hiện vai trò như một liên kết giữa người gửi hàng và người chuyên chở, đóng vai trò là đại lý cho người gửi hàng Người giao nhận được ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan, lưu kho dựa trên hợp đồng ủy thác và phải chịu trách nhiệm về các vấn đề sau đây:

- Giao hàng không đúng hướng dẫn

- Sai sót trong mua bảo hiểm cho hàng hóa

- Sai sót khi làm thủ tục hải quan

- Đưa hàng đến sai địa điểm quy định

- Giao hàng cho nhầm người nhận

- Giao hàng không thu tiền từ người nhận

- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết

- Những thiệt hại về người và tài sản cho bên thứ ba do người chuyên chở gây ra

Thư viện ĐH Thăng Long

3 Trong vai trò đại lý giao nhận, phải tuân thủ "Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn"

(Standard Trading Conditions) của riêng mình

+ Người gom hàng: Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng là một phần không thể thiếu để chuyển đổi lô hàng nhỏ (LCL) thành lô hàng nguyên container (FCL), nhằm tận dụng tối đa sức chứa của container và giảm thiểu chi phí vận chuyển

+ Người chuyên chở: Trong vai trò người chuyên chở, người giao nhận hoạt động như một nhà thầu độc lập, đại diện cho chính mình để cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu và chịu trách nhiệm về chúng

Người giao nhận trong trường hợp này phải chịu trách nhiệm đối với các hành vi và sai sót của người chuyên chở hoặc những người giao nhận khác mà họ đã thuê để thực hiện hợp đồng vận tải, giống như là những hành vi và thiếu sót của riêng mình

Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của họ được quy định bởi luật lệ của các phương thức vận tải Người chuyên chở thu tiền từ khách hàng dựa trên giá cả của dịch vụ mà họ cung cấp, không phải là tiền hoa hồng

Vai trò của người giao nhận trong quá trình giao nhận xuất khẩu hàng hóa 4 1.1.3 Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Vai trò của người giao nhận ngày càng trở nên quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu, vì họ giúp kết nối người mua (người nhận hàng) và người bán (người gửi hàng) với nhau, đảm bảo quá trình mua-bán diễn ra một cách suôn sẻ và liên tục

Hình 1 1 Vị trí của người giao nhận trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa

Thư viện ĐH Thăng Long

5 Trong bối cảnh vận tải ngày càng phát triển nhanh chóng, đặc biệt là vận tải đường biển, người giao nhận đường biển không chỉ đóng vai trò làm đại lý và người nhận ủy thác, mà còn cung cấp các dịch vụ vận tải Họ đóng vai trò như một người chuyên chở, người gom hàng và người kinh doanh vận tải đường biển, thực hiện các hoạt động tổng hợp trong lĩnh vực Logistics

1.1.3 Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Dịch vụ giao nhận hàng hóa từ các doanh nghiệp vận chuyển ngày càng mang lại lợi ích ngày càng lớn cho các doanh nghiệp xuất khẩu và nền kinh tế chung Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, dịch vụ giao nhận tạo điều kiện cho quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm mà không yêu cầu sự hiện diện của người gửi hoặc người nhận hàng Ngoài ra, hoạt động giao nhận giúp các doanh nghiệp xuất khẩu tập trung vào hoạt động kinh doanh của mình, từ đó giảm giá hàng hóa xuất khẩu Bên cạnh đó, giao nhận còn giúp giảm bớt các chi phí không cần thiết như xây dựng kho cảng, bến bãi, nhờ vào việc sử dụng kho cảng, bến bãi của nhà cung cấp dịch vụ giao nhận, cũng như giảm chi phí đào tạo nhân công

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đóng góp tích cực vào tăng trưởng và phát triển kinh tế xã hội của nền kinh tế quốc dân Tỉ trọng của hoạt động giao nhận trong GDP tăng dần theo từng năm, cung cấp nguồn vốn quan trọng cho nền kinh tế Giao nhận hàng hóa xuất khẩu được coi là một ngành dịch vụ thương mại liên quan mật thiết đến hoạt động ngoại thương và vận tải đối ngoại Đây là một loại hình dịch vụ thương mại không đòi hỏi đầu tư vốn lớn, nhưng mang lại lợi nhuận ổn định và đáng tin cậy nếu được tổ chức và quản lý khéo léo, tận dụng hệ thống cơ sở hạ tầng hiện có Trong bối cảnh quốc tế hóa ngày càng phát triển, hoạt động giao nhận trở nên vô cùng quan trọng Điều này dựa trên đặc điểm đáng chú ý của thương mại quốc tế, khi mua và bán hàng xảy ra giữa các quốc gia khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán cần vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua Để đảm bảo quá trình vận chuyển được tiến hành và hoàn thành thành công, có rất nhiều công việc liên quan đến chuyên chở như đưa hàng ra cảng, xếp hàng lên tàu và vận chuyển hàng hóa dọc đường Tất cả các công việc này là nhiệm vụ của người giao nhận Như vậy, hoạt động giao nhận là điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của thương mại quốc tế

1.1.4 Phân loại hoạt động giao nhận

Hoạt động giao nhận và vận tải hàng hóa thuộc lĩnh vực Logistics, trong đó bao gồm các hình thức sau:

Giao nhận bằng đường biển: Sử dụng tàu biển để vận chuyển hàng hóa, là phương pháp vận tải phổ biến nhất trong thương mại quốc tế.

Phân loại dịch vụ giao nhận

Giao nhận bằng đường bộ - đường sắt: Sử dụng phương tiện vận tải trên mặt đất để vận chuyển hàng hóa qua biên giới giữa hai quốc gia

Giao nhận vận tải đa phương thức (MTO): Kết hợp sử dụng nhiều phương tiện vận tải khác nhau nhằm tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển

Giao nhận đường ống: Sử dụng đường ống làm phương tiện vận chuyển, thường được áp dụng cho các hàng hóa chất lỏng như khí gas, dầu khí và các chất lỏng khác

Những hình thức trên đại diện cho các phương thức giao nhận và vận tải hàng hóa khác nhau trong lĩnh vực Logistics

Theo phạm vi kinh doanh, các hình thức giao nhận bao gồm:

Giao nhận thuần túy: Đây là quá trình chỉ tập trung vào việc gửi hàng hoặc nhận hàng mà không bao gồm các hoạt động khác như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển

Giao nhận tổng hợp: Đây là hoạt động giao nhận hàng hóa mà bao gồm các công việc như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển Ngoài việc gửi và nhận hàng, quá trình này còn đảm nhận các hoạt động khác liên quan đến quản lý và vận hành hàng hóa.

Mô hình và hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng hoá nguyên container tại các công ty Logistics

Đặc điểm giao nhận vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng dường biển

Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài

Giao nhận hàng hóa quốc tế qua đường biển đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hoá xuất khẩu từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu Là một phần của hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế, việc giao nhận vận tải hàng hoá qua đường biển phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên ngoài như sự chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của người gửi hàng, phương tiện vận tải quốc tế của người chuyên chở, các quy định pháp lý thương mại như luật hàng hải, hải quan của các nước, cũng như các điều kiện tự nhiên Do đó, trong quá trình giao nhận hàng hoá qua đường biển, không thể hoàn toàn kiểm soát được tất cả các yếu tố này

Thư viện ĐH Thăng Long

7 Hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế qua đường biển phụ thuộc vào tình hình thị trường xuất khẩu và có tính thời vụ

Tính thời vụ là một đặc điểm của dịch vụ giao nhận, vì nó phục vụ cho quá trình xuất khẩu Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế chỉ phát triển khi hoạt động xuất khẩu đang diễn ra mạnh mẽ Tuy nhiên, hoạt động xuất khẩu có tính thời vụ, với thời điểm hoạt động đạt đỉnh và thời điểm hoạt động giảm đi Để tiến hành kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển, cần phụ thuộc vào cơ sở vật chất kĩ thuật và kinh nghiệm, nghiệp vụ của các doanh nghiệp giao nhận Để thực hiện kinh doanh dịch vụ giao nhận, cần có các phương tiện vận chuyển chuyên dụng, đội tàu, phương tiện quản lý liên lạc và kho lưu trữ hàng hóa Điều này đảm bảo khả năng cung cấp các dịch vụ như gom hàng, vận chuyển, bốc xếp và nhận hàng Để đáp ứng yêu cầu của các dịch vụ này, người kinh doanh dịch vụ giao nhận cần có trình độ chuyên môn, kỹ năng kinh doanh và kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển

Hình 1 2 Hoạt động giao nhận hóa hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển

Trong quá trình giao nhận hàng xuất khẩu qua đường biển, có ba yếu tố cơ bản bao gồm khách hàng, phòng giao nhận và người giao nhận Ngoài ra, còn có các yếu tố phụ trợ

8 bên ngoài như hải quan, hãng tàu và đại lý nước ngoài Tất cả các yếu tố này tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau trong hoạt động từ khâu tiếp xúc ban đầu, tìm hiểu về nguồn hàng cần vận chuyển cho đến khâu thanh toán và lưu trữ hồ sơ

Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong những khâu đầu tiên của hoạt động Đó là lựa chọn dịch vụ xuất khẩu hàng hóa, hình thức và phương tiện giao nhận Họ cũng tham gia vào những khâu cuối cùng như nhận hàng và thanh toán hợp đồng

Người giao nhận là người đảm nhiệm phần lớn công việc trong hoạt động giao nhận Họ làm việc với các bên liên quan, bao gồm việc nhận các chứng từ cần thiết từ khách hàng, hoàn thiện thủ tục hải quan, nhận hàng tại kho bãi của khách hàng, giao hàng lên tàu và thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng

Phòng giao nhận đóng vai trò là cầu nối thông tin giữa khách hàng và người giao nhận Họ tiếp xúc ban đầu với khách hàng để tư vấn và lựa chọn dịch vụ giao nhận, cũng như soạn thảo hợp đồng giữa khách hàng và doanh nghiệp giao nhận

1.2.2.1 Công ty Logistics nhận hàng từ chủ hàng

- Thông tin khách hàng được nhận từ bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận chứng từ:

Sau khi ký hợp đồng với chủ hàng, bộ phận kinh doanh chuyển thông tin chủ hàng cho bộ phận chứng từ để thực hiện giao dịch và công việc

Sau đó, người phụ trách chứng từ chuyển hồ sơ và thông tin chủ hàng cho bộ phận giao nhận dưới sự giám sát để phân công thực hiện lô hàng

Khi đã có thông tin về chủ hàng, bộ phận giao nhận, được phân công bởi giám sát, sẽ liên lạc trực tiếp với chủ hàng để lấy thông tin về lô hàng và yêu cầu chủ hàng gửi bản chứng từ để kiểm tra trước ngày xuất hàng 1 ngày Sau đó, bộ phận giao nhận chuyển cho người lập chứng từ kiểm tra lần 2 và chuẩn bị hồ sơ

Sau khi kiểm tra bản sao chứng từ của lô hàng đầy đủ và hợp lệ, nhân viên giao nhận yêu cầu người phụ trách chứng từ kiểm tra và lập hồ sơ

- Tiến hành nhận hàng hóa từ chủ hàng:

Ngay khi nhận được chứng từ hàng xuất, nhân viên giao nhận phải gặp chủ hàng để lấy chữ ký của người có thẩm quyền từ phía chủ hàng để hoàn tất hồ sơ khai báo hải quan

Khi giao nhận chứng từ gốc cho chủ hàng, "Phiếu giao hàng" được tạo và ký nhận bởi cả hai bên, mỗi bên giữ một bản

Chủ hàng tiến hành giao hàng cho công ty Logistics tại địa điểm đã thỏa thuận, thường là tại kho của chủ hàng Trong quá trình này, công ty cần kiểm tra các đặc điểm liên quan

Thư viện ĐH Thăng Long

9 đến hàng hóa như số lượng, chất lượng, quy cách, trọng lượng và cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hóa cho khách hàng

1.2.2.2 Công ty Logistics giao hàng cho tàu

- Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng: Đây là hàng hóa xuất khẩu được công ty Logistics vận chuyển từ các địa điểm trong nước để xuất khẩu Hàng có thể được lưu trữ tại các kho riêng của công ty thay vì thông qua kho của cảng Từ kho riêng, chủ hàng hoặc người được ủy thác bởi chủ hàng có thể giao hàng trực tiếp cho tàu Hoạt động giao nhận cũng tương tự như khi hàng đi qua cảng được thực hiện bởi các công ty Logistics

- Đối với hàng phải lưu kho bãi tại cảng: Đối với loại hàng này, hoạt động giao hàng bao gồm hai bước chính: công ty Logistics giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó tiến hành giao hàng cho tàu

Giao hàng xuất khẩu cho cảng: bao gồm các công việc sau:

- Công ty Logistics ký kết hợp đồng lưu trữ hàng hóa với cảng

- Trước khi giao hàng cho cảng, phải gửi cho cảng các tài liệu: danh mục hàng hóa xuất khẩu (cargo list); thông báo xếp hàng từ hãng tàu cấp (shipping order) nếu cần; hướng dẫn xếp hàng (shipping note)

- Giao hàng vào kho bãi của cảng

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên

Yếu tố khách hàng

Việc quyết định vận chuyển loại hàng hóa nào, khối lượng bao nhiêu, địa điểm đến và thời hạn giao nhận hàng trong hợp đồng đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao nhận của doanh nghiệp Trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận, khi thương mại quốc tế ngày càng phát triển, khách hàng nhận thấy giới hạn của vai trò đại lý môi giới của người giao nhận, đặc biệt là việc các đại lý giao nhận không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong quá trình vận chuyển Khách hàng mong muốn có một đối tác giao nhận đảm nhận toàn bộ quá trình vận chuyển cũng như các dịch vụ liên quan khác như đóng gói hàng hóa và mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải, và chịu trách nhiệm hoàn toàn trong quá trình vận chuyển, nhằm tránh phải khiếu nại khi có tổn thất xảy ra Vì vậy, người giao nhận phải cung cấp các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của khách hàng và phát triển dịch vụ giao nhận theo nhiều mặt và hướng khác nhau.

Các yếu tố nội tại doanh nghiệp

- Trình độ đội ngũ nhân viên

Trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận Đây là lĩnh vực đòi hỏi các cán bộ phải có kiến thức sâu về nghiệp vụ, thành thạo ngoại ngữ, hiểu rõ về luật pháp và có khả năng làm việc tinh ranh Sự tin tưởng của khách hàng đối với công ty chỉ được hình thành khi họ thấy sự đáng tin cậy trong hoạt động của công ty

Cơ chế quản lý phức tạp hiện nay đã gây ra nhiều khó khăn cho hoạt động giao nhận

Thời gian từ khi gửi yêu cầu phê duyệt lên cấp trên hoặc từ cấp trên gửi xuống có thể kéo dài do phải qua nhiều tầng lớp Điều này đã khiến chúng ta bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh và thông tin liên lạc thiếu tính chính xác, dẫn đến những đánh giá sai lệch và quyết định không chính xác

Thư viện ĐH Thăng Long

Ngoài việc sử dụng vốn để nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế còn phải sử dụng vốn để thực hiện các dịch vụ khác như đặt trước tiền thuê tàu, thanh toán các thủ tục hải quan Do đó, việc không có đủ vốn hoặc vốn yếu sẽ gây nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh

- Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty là yếu tố quan trọng trong hoạt động giao nhận

Việc nâng cấp trang thiết bị và cơ sở vật chất kỹ thuật giúp cải thiện hiệu quả và đảm bảo tính chính xác trong quá trình thực hiện các dịch vụ giao nhận

Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp phải sở hữu một hạ tầng vật chất đáng kể để đáp ứng các yêu cầu ngày càng tăng và khắt khe của khách hàng Điều này bao gồm hệ thống kho bãi để lưu trữ hàng hoá, số lượng đầu xe vận chuyển và các loại xe chuyên dụng, trang thiết bị hiện đại, và các phương tiện liên lạc như mạng máy tính kết nối internet, phương tiện viễn thông quốc tế và các công cụ quản lý hiện trường Chỉ khi có đủ phương tiện giao nhận vận tải và các thiết bị thông tin hiện đại, chúng ta mới có thể cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng được sự phát triển mạnh mẽ của ngành giao nhận ngày nay.

Các yếu tố về cơ sở hạ tầng dịch vụ

Cơ sở hạ tầng cũng đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ giao nhận Ví dụ, khi cơ sở hạ tầng cũ kỹ, địa hình khó khăn của đất nước gây ra nhiều khó khăn trong quá trình vận chuyển Hệ thống giao thông đường bộ hẹp, chưa được nâng cấp đầy đủ, tồn tại nhiều đoạn đường xấu khó đi, cầu có tải trọng hạn chế không thể chịu được lô hàng quá nặng, và một số tuyến đường sắt không đạt tiêu chuẩn quốc tế, dẫn đến nguy cơ hư hỏng hàng hoá trong quá trình vận chuyển và kéo dài thời gian giao hàng Để vượt qua cầu nhỏ, lô hàng phải được chia nhỏ hoặc phải chuyển tải qua khu vực khác Quá trình chuyển tải và phân lô hàng dễ gây hư hỏng, xước, đồng thời làm kéo dài thời gian Nếu thời gian giao hàng và hàng hoá bị hư hỏng do thời gian kéo dài, người vận chuyển sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường và chi phí vận chuyển tăng lên, gây thiệt hại hoặc thậm chí là lỗ về kinh doanh Vì vậy, nếu cơ sở hạ tầng được bảo đảm và được nâng cấp đều đặn, điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của dịch vụ giao nhận.

Phối hợp các nguồn lực trong quá trình cung ứng

Hoạt động cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải là một chuỗi công việc liên kết, đòi hỏi thực hiện nhiều công việc phức tạp và mất thời gian Do đó, để duy trì và phát triển dịch vụ Logistics tốt nhất, cần có sự phối hợp giữa các nguồn lực trong quá trình cung ứng

12 Các nguồn lực cần được phối hợp bao gồm cả nguồn lực nội bộ và nguồn lực bên ngoài doanh nghiệp Nguồn lực nội bộ bao gồm hệ thống dịch vụ, con người và cơ sở vật chất kỹ thuật Doanh nghiệp cần có một ban lãnh đạo hoạt động hiệu quả để tận dụng nguồn lực này một cách hiệu quả Ngoài ra, nguồn lực bên ngoài bao gồm khách hàng và các tổ chức cung ứng liên quan như hệ thống cảng, kho vận, hải quan, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra quá trình cung ứng với chất lượng tốt nhất

Sự phối hợp tốt giữa các nguồn lực sẽ mang lại hiệu quả cao nhất cho người cung ứng và khách hàng Các thành phần tham gia vào quá trình cung ứng cần kết hợp tối ưu giữa nguồn lực nội bộ của tổ chức và nguồn lực bên ngoài Bởi vì trong thực tế, không có tổ chức hoặc quá trình nào có thể đạt được mục tiêu của mình nếu không phối hợp tốt với bên ngoài.

Phương hướng cải tiến hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên

Cách để cải tiến một hoạt động

Có nhiều phương pháp để cải tiến hoạt động trong tổ chức hoặc doanh nghiệp Dưới đây là một số cách phổ biến để thực hiện cải tiến hoạt động : Đánh giá tình hình hiện tại: Đầu tiên, cần phân tích và đánh giá hoạt động hiện tại để xác định các vấn đề và điểm yếu Có thể tiến hành bằng cách quan sát, ghi lại hoạt động, thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng

Xác định mục tiêu cải tiến: Đặt mục tiêu cụ thể mà muốn đạt được qua hoạt động cải tiến Mục tiêu có thể là tăng năng suất, giảm thời gian xử lý, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng

Sử dụng phương pháp quản lý hoạt động : Áp dụng các phương pháp quản lý hoạt động như Six Sigma, Lean hoặc Business Process Reengineering để phân tích và cải tiến hoạt động Những phương pháp này giúp xác định và loại bỏ các bước không cần thiết, tối ưu hóa luồng công việc và tăng hiệu suất

Thu thập ý kiến đóng góp: Hỏi ý kiến và đề xuất từ nhân viên và những người tham gia trực tiếp vào hoạt động Họ có thể có thông tin quý giá về các khía cạnh cần cải thiện và đề xuất giải pháp hiệu quả

Sử dụng công nghệ: Áp dụng công nghệ và phần mềm quản lý hoạt động để tối ưu hóa và tự động hóa các bước trong hoạt động Công nghệ thông tin và phần mềm quản lý hoạt động (BPM software) có thể giúp theo dõi và điều phối hoạt động, cung cấp thông tin phân tích và nâng cao khả năng quản lý

Thư viện ĐH Thăng Long

13 Đào tạo và phát triển nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ và có kiến thức để thực hiện hoạt động một cách hiệu quả Đồng thời, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và ý tưởng cải tiến

Công cụ để cải tiến hoạt động

Nguyên tắc Pareto, hay còn được gọi là nguyên tắc 80/20 Phương pháp này chỉ rõ rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân, mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là không cân bằng Ý tưởng này được hình thành bởi nhà kinh tế học và xã hội học người Ý Vilfredo Federico Pareto Nguyên tắc Pareto được ông phát hiện khi đang nghiên cứu mối quan hệ giữa sự giàu có và dân số của nước Ý

Về bản chất, quy tắc 80/20 là việc xác định những điều tốt nhất của vấn đề và sử dụng chúng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị

Biểu đồ Pareto là một biểu đồ hình cột đặc biệt được sử dụng để hiển thị dữ liệu chất lượng theo thứ tự từ cao đến thấp Nó được sử dụng để xác định và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau đối với một vấn đề hoặc tình huống cụ thể Biểu đồ Pareto thường được sử dụng để phân tích và xác định những vấn đề quan trọng nhất cần được ưu tiên giải quyết trước

Trên biểu đồ Pareto, các cột đại diện cho các yếu tố hoặc nguyên nhân khác nhau, được sắp xếp theo thứ tự giảm dần của tần suất xuất hiện hoặc tác động Cột cao nhất thường đại diện cho yếu tố có tác động lớn nhất hoặc tần suất xuất hiện nhiều nhất Bên phải biểu đồ là trục thứ tự giảm dần của các yếu tố và trục trái là tổng tần suất hoặc tỷ lệ phần trăm tích lũy

Việc sử dụng biểu đồ Pareto giúp nhìn nhận rõ ràng về sự ưu tiên và tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất Nó giúp tập trung nỗ lực và nguồn lực để giải quyết những yếu tố có tác động lớn nhất đến chất lượng hoặc hiệu suất Điều này giúp đạt được hiệu quả cao hơn trong việc cải thiện và quản lý chất lượng Ý nghĩa của biểu đồ Pareto:

• Sản phẩm không đạt yêu cầu về chất lượng do xuất hiện nhiều dạng khuyết tật khác nhau Tuy nhiên, mức độ quan trọng của mỗi khuyết tật không nhất quán

• Cần ưu tiên và giải quyết từng vấn đề quan trọng một cách tuần tự để khắc phục các khuyết tật Biểu đồ Pareto là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp thực hiện điều này

• Bằng cách xem biểu đồ, ta có thể dễ dàng nhận ra các dạng khuyết tật phổ biến nhất và xác định thứ tự ưu tiên trong việc khắc phục vấn đề, đồng thời cải thiện kết quả của

14 quá trình cải tiến chất lượng Điều này giúp hạn chế sự phân tán và lãng phí nguồn lực và thời gian, đồng thời nâng cao hiệu quả của quá trình cải tiến

Các bước lập biểu đồ Pareto

(1): Cần xác định phương pháp phân loại và thu thập dữ liệu một cách rõ ràng, bao gồm việc đưa ra đơn vị đo và thời gian thu thập tương ứng

(2): Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ lớn đến bé

Cần tính toán tỉ lệ phần trăm của từng loại khuyết tật và tỉ lệ phần trăm khuyết tật tích lũy

• Để biểu diễn số lượng các dạng khuyết tật và tỉ lệ phần trăm khuyết tật tích lũy, chúng ta sẽ sử dụng một biểu đồ hai trục Trục tung ở đầu và cuối trục hoành sẽ đại diện cho số lượng các dạng khuyết tật, trong khi trục bên trái sẽ biểu diễn tỉ lệ phần trăm khuyết tật tích lũy

• Chúng ta sẽ vẽ biểu đồ cột để hiển thị các dạng khuyết tật theo thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất

• Vẽ đường tích lũy theo số % tích lũy

• Cần ghi lại các đặc trưng của các thông số trên biểu đồ

(4): Xác định những vấn đề cần ưu tiên để cải tiến chất lượng

Ví dụ về biểu đồ Pareto

Hình 1 3 Biểu đồ Pareto về các loại khuyết tật

(Nguồn: giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB tài chính.)

Thư viện ĐH Thăng Long

1.4.2.2 Lưu đồ - sơ đồ hoạt động

Một hoạt động nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ được lặp đi lặp lại theo một thứ tự cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh

Lưu đồ - sơ đồ hoạt động (Flowchart) là một công cụ hình ảnh trực quan để biểu diễn chuỗi các nhiệm vụ thành một hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước và điều kiện ảnh hưởng đến kết quả.Một số lợi ích của lưu đồ đối với doanh nghiệp:

Là một tài liệu đầy đủ, nó hỗ trợ nhân viên hiểu rõ cách hoạt động của hoạt động , đặc biệt là đối với nhân viên mới Tài liệu này cung cấp thông tin về số lượng bước cần thực hiện, các công cụ cần sử dụng, và các quy định hay hướng dẫn khác liên quan.hỗ trợ từ ai, )

Bằng cách xem xét hoạt động vận hành tiêu chuẩn, ta có thể đánh giá một phần chất lượng sản phẩm đầu ra

Bản tham chiếu được tạo ra nhằm hỗ trợ quá trình tái thiết kế hoạt động Nó giúp xác định các ánh xạ thực tế ngược lại lưu đồ, từ đó nhận ra các công đoạn cần được loại bỏ hoặc cải tiến thêm

Các bước để vẽ một lưu đồ - sơ đồ dòng chảy

• (1): Cần đưa ra quyết định về việc xác định những lưu đồ hoạt động nào cần được sử dụng

• (2): Cần thu thập thông tin chính xác về hoạt động của hoạt động bằng cách trả lời các câu hỏi liên quan.: ỉ Mục tiờu của hoạt động này là gỡ? Cần xỏc định tờn chớnh xỏc của nú là gỡ? ỉ Hoạt động này bao gồm bao nhiờu bước? Cần xỏc định tờn gọi của từng bước là gỡ? ỉ Ai là người phụ trỏch bước này? Cú phải là một người duy nhất hay cú sự luõn phiờn giữa các thành viên trong đội nhóm? ỉ Bước này cú hướng dẫn mụ tả cụ thể khụng? Cú giới hạn thời gian xỏc định khụng, vớ dụ như bao nhiêu giờ? ỉ Sau bước này, cú hai khả năng cú thể xảy ra Nếu xảy ra khả năng A, liệu hoạt động sẽ được giữ nguyên như trước đó hay không? Trong trường hợp khả năng B xảy ra, có cần quay trở lại bước trước và lặp lại một phần của hoạt động , hay sẽ dẫn đến một hoạt động hoàn toàn khác sau đó? ỉ Cú những sự kiện nào cú thể khiến bạn bị lệch khỏi hoạt động chuẩn khụng? ỉ Cú trường hợp nào từ bước số 2 đó đạt được kết quả đầu ra thành cụng và kết thỳc

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CAN LINES

Giới thiệu khái quát về công ty Can Lines

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty Can Lines

Canlines Vn là một công ty con thuộc tập đoàn Can Lines group, bắt đầu với dịch vụ NVOCC đến nay Canlines Vn đã cung cấp hầu hết các dịch vụ logistics tích hợp, hiện đại từ khai thuê hải quan, vận tải đa phương thức ,vận chuyển hàng không, vận chuyển đường biển, đường sắt, đường bộ các mặt hàng FCL, LCL, dịch vụ door to door và các dịch vụ giá trị gia tăng như đóng gói, lưu trữ, Dịch vụ của Canlines VN cung cấp được cá biệt hóa để phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng, đem lại lợi ích, hiệu quả và sự tin cậy cho chuỗi cung ứng, gia tăng tính cạnh tranh và tạo ra giá trị cho khách hàng

- Tên công ty: Chi nhánh công ty TNHH Can Lines Hà Nội - Tên quốc tế: HANOI BRANCH CAN LINES COMPANY LIMITED - Thành lập: năm 2019

- Địa chỉ:Fafim A, 19 Nguyễn Trãi, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội

- Trụ sở chính: tòa nhà Can Lines, 01A Nguyễn Văn Đậu, Phường 5, Q.Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh

- Tel: + 84 28 7303 7579 - Email: info@canlines.vn - Mã số thuế: 0315757410 – 001 - Số lượng nhân viên: 57 nhân viên

- Giám đốc: Trần Quang Bửu - Lĩnh vực kinh doanh: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải chi tiết : giao nhận hàng hóa, dịch vụ đại lý tàu biển, hàng không, thu và phát các chứng từ vận tải về vận đơn, hoạt động của các đại lý làm thủ tục hải quan và các dịch vụ giá trị gia tăng như đóng gói, lưu trữ,

- Website: https://www.canlines.vn/

2.1.2 Các cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp

Năm 2018, tổng công ty Can Lines logisitcs thành lập công ty Can Lines Việt Nam với trọng tâm chính là tập trung thế mạnh chuyên NVOCC bằng các mối quan hệ mà Can Lines logistics hiện có

Năm 2019, trên đà phát triển Can Lines VN thành lập thêm các chi nhánh Hà Nội và Hải Phòng, mở rộng năng lực cung cấp dịch vụ logistics tích hợp toàn diện, hiện đại từ thủ tục hải quan đến vận tải đa phương thức các mặt hàng FCL, LCL, dịch vụ door to door và các dịch vụ giá trị gia tăng khác như đóng gói, lưu trữ,

Năm 2020 – 2021: Giai đoạn đầu năm 2020 gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của đại dịch covid 19 làm đứt gãy chuỗi cung ứng tạo ra nhiều thách thức nhưng cũng là cơ hội cho Can lines Việt Nam, công ty đã vượt qua được khó khăn và gặt hái được những kết quả vô cùng ấn tượng, đóng góp lớn vào tổng doanh thu của toàn hệ thống năm 2022 đạt hơn 1300 tỷ

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp

Bảng 2 1 Lĩnh vực kinh doanh của Can Lines

STT Lĩnh vực kinh doanh

1 Quản lý và kinh doanh kho, kinh doanh vận tải hàng hóa bằng phương tiện đường bộ và đường thủy

2 Đại lý tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa, tổ chức các dịch vụ vận tải và lưu thông, thay mặt chủ hàng tiếp nhận hàng hóa ở mọi nguồn (sản xuất gia công, nhập khẩu), ở mọi nơi đưa về kho của chủ hàng

3 Đại lý vận tải đưa hàng từ kho, ga, cảng, nhà máy đi các nơi bằng các loại phương tiện theo yêu cầu của chủ hàng 4 Dịch vụ hàng FCL, LCL, hàng không

5 Uỷ thác mua bán hàng hoá Dịch vụ làm thủ tục Hải quan và khai thuê Hải quan

6 Tư vấn, vận tải nội địa, vận tải container, kinh doanh xuất nhập khẩu, lắp đặt công trình

7 Dịch vụ giao hàng tận nhà

(Nguồn: Phòng kinh doanh Can Lines, 2023)

Thư viện ĐH Thăng Long

2.1.3.2 Mạng lưới kinh doanh chính

Sau nhiều năm đi vào hoạt động hiện nay công ty Can Lines Việt Nam đã mở rộng được 3 chi nhánh trên cả nước Mạng lưới kinh doanh của công ty được biểu hiện dưới hình sau:

Hình 2 1 Mạng lưới kinh doanh của Can Lines

(Nguồn: bộ phận kinh doanh của Can Lines.,Co.Ltd, 2023)

Can Lines Viêt Nam luôn cố gắng đưa ra giải pháp tích hợp logistics toàn diện cho khách hàng và liên kết với các Agent nước ngoài để trở thành một doanh nghiệp hùng hậu trong lĩnh vực vận tải và giao nhận ngoại thương – logistics,

Tại khu vực Đông Á, agent gồm có:

1 Ace - Jcl Logistics Ltd 2 Huanji Supply Chain Management Co., Ltd 3 Neo Gls - Shanghai Branch

4 Cts International Transportation Co., Ltd

5 Pax Clobal Cargo, Inc 6 Tianjin Risheng Int'l Freight Forwarding Co.,Ltd

7 Tianjin Hk International Forwarding 8 Mj Logistics (Shenzhen) Branch 9 Korchina Logistics (Shenzhen) Limited

24 10 Pacific United Logistics Inc Ltd (Pul)

Tại khu vực Đông Nam Á và Trung Đông, agent gồm có:

1 Centran International Corp (Thailand) Co.,Ltd 2 Transpole Logistics Pvt Ltd

3 MAX Shipping & Air Cargo, Inc

5 AAI Worldwide Logistics 6 Global Airfreight (M) Sdn Bhd., 7 Kuala Lumpur

8 SBS Transpole Logistics PTE LTD

9.Wingo freight and Logistics Co., Ltd 10 Safc Maritime L.L.C

11.Accelerate Freight Services Co,.Ltd 12.Frontilines Logistics LLC

13.Lion Logistics., Inc 14 Xpress Marrine Co., Ltd Tại khu vực châu Mỹ và châu Âu, agent gồm có : 1 Total Express Vancouver

2 National Cargo 3 Atlantic Inter Grated Freight Sarl 4 Mission Freight

5 Ecls Ecologis Gmbh 6 A.I.F S.R.L/Milan 7 Cotalia Inc

9.Ceva logistics Co., Ltd 10.PLS logistics service

Thư viện ĐH Thăng Long

12 RGA logistics 13.TMX shipping Co., Ltd

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

2.1.4.1 Các cấp quản lý của doanh nghiệp

Hình 2 2 Sơ đồ các cấp quản lý của Can Lines

(Nguồn: Phòng nhân sự Can lines, 2023) 2.1.4.2 Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý

Hình 2 3 Sơ đồ cơ cẩu tổ chức bộ máy của Can Lines

(Nguồn phòng nhân sự Can Lines, 2023)

Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các cấp độ quản

26 - Tổng giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất công ty

- Là người có quyền quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty liên quan đến vốn, phương án kinh doanh, các mục tiêu chiến lược của công ty,

- Ban hành các quy chế quản lý nội bộ - Bổ nhiệm, miễn nhiệm các các chức danh quản lý,

- Điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng pháp luật của nhà nước hiện hành, đại diện công ty ký hợp đồng với khách hàng

- Thực hiện các định hướng chính sách và nghị quyết mà tổng giám đốc đề ra

- Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của công ty, đồng thời theo dõi quản lý toàn bộ 6 chi nhánh và các công ty con của công ty

- Theo dõi tình hình và báo cáo trực tiếp tình hình công ty cho tổng giám đốc khi được yêu cầu

- Thực hiện các thủ tục khai quan, mở container, cược container, thủ tục lưu kho, lưu bãi tại cảng

- Theo dõi và báo cáo tình trạng container hàng

- Sắp xếp, điề phối hỗ trợ phòng quan kinh doanh và phòng xuất – nhập khẩu nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng chính xác

- Phối hợp với phòng xuất – nhập khẩu để giải quyết các thông tin bán hàng

- Lên kế hoạch bán hàng và thăm hỏi khách hàng hằng tuần, lập chỉ tiêu sản lượng phấn đấu mục tiêu đạt được cho hàng tháng, hàng quý, hàng năm

- Viết báo cáo sau mỗi lần gặp khách hàng, phối hợp với trưởng phòng để giải quyết các vấn đề ngoài thẩm quyền

- Phối hợp với mạng lưới giao nhận ở nước ngoài trong việc khai thác thông tin, tìm nguồn hàng, khai thác danh sách khách hàng ( Sale list) do đại lý, chi nhánh gửi dến và viết danh sách khách hàng, hướng dẫn đại lý, chi nhánh tiếp cận với khách hàng ở nước ngoài để có quyết định hàng chỉ định

- Trả lời, giải quyết các thư từ, telex, fax, thông tin liên quan đến khách hàng

Thư viện ĐH Thăng Long

27 - Lập phần mềm để thống kê, lập danh sách phân loại khách hàng để có đối sách và chế độ thích hợp

- Dựa trên bảng đánh giá của hãng tàu xem xét tình hình cạnh tranh từng thời điểm để lập một bảng giá cước của công ty và một bảng giá dịch vụ hỗ trợ khác

- Dự báo và đề xuất với trưởng phòng về đối pháp Marketing thích hợp cho từng thời điểm

- Thông báo trước (Pre-aleart) hoặc thông báo vận tải( Shipping advice) cho mạng lưới đại lý nước ngoài dựa trên mẫu lập sẵn và theo danh mục của các đại lý, đảm bảo đúng người có trách nhiệm và đúng bộ phận đảm nhiệm ở nước ngoài Nội dung của Pre-alert thông báo những chi tiết bắt buộc về xếp hàng lên tàu, so MB/L, so HB/L, term of payment, số tiền nhờ thu hộ, người nhận và các loại hình dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng

Phân tích hoạt động xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển của công ty Can Lines

2.2.1 Hoạt động xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển của công ty Can Lines Hình 2 4 Hoạt động xuất khẩu hàng hóa FCL bằng đường biển của Can Lines

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)

Bước 1: Kí kết hợp đồng

Việc đàm phán và kí kết hợp đồng đều do bộ phận kinh doanh của Can Lines phụ trách Tuy nhiên, việc này chỉ được tiến hành trong một vài lần giao dịch đầu tiên đối với khách hàng mới bằng phương thức đàm phán trực tiếp hoặc đàm phán qua email,

Thư viện ĐH Thăng Long

35 điện thoại Khi đã thống nhất các nội dung, một trong hai bên sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng theo những điều khoản quy định Sau đó, cả hai bên cùng kí vào hợp đồng

Việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu được thực hiện dựa trên cơ sở

“Hợp đồng dịch vụ giao nhận - vận chuyển hàng hóa” được kí kết giữa công ty với khách hàng Trong đó nêu rõ việc khách hàng đồng ý ủy quyền cho công ty tiếp nhận, vận chuyển lô hàng ra cảng xuất khẩu quy định, thực hiện khai báo, hoàn tất thủ tục Hải quan và lập bộ chứng từ thanh toán

Bước 2: Đặt chỗ với hãng tàu (Booking)

Kí hợp đồng dịch vụ xong, chủ hàng sẽ gửi Booking request (yêu cầu đặt chỗ) để xác nhận lại thông tin về hàng hóa: người gửi hàng, người nhận hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng ở kho người gửi hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container chứa hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (ở nước nhập khẩu), ngày tàu chạy,…

Sau khi nhận đươc booking request (yêu cầu đặt chỗ) nhân viên chăm sóc khách hàng của công ty sẽ gửi đến hãng tàu để đặt chỗ Dựa trên Booking Note (yêu cầu đặt chỗ) mà công ty Can Lines gửi hãng tàu sẽ gửi lại Booking Confirmation (lệnh cấp container rỗng) để xác nhận đã chừa chỗ trên tàu và các thông tin về hàng hóa, kế hoạch đóng hàng, Lệnh cấp công rỗng thể hiện những thông tin cần thiết sau: số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (Port of loaing), cảng chuyển tải (Transitment), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (Cut off ),

Nhân viên chăm sóc khách hàng của Can lines sau khi nhận được lệnh cấp container rỗng phải kiểm tra, đối chiếu lại các thông tin về shipper (người gửi hàng), consignee (người nhận hàng), commodity (tên hàng hóa), port of loading (cảng lấy hàng), port of discharge (cảng đến) đã chính xác chưa, nếu chính xác rồi thì gửi lại cho khách hàng đồng thời gửi qua cho bộ phận logistcs để tiến hành sắp xếp điều phối làm hàng cho khách hàng Đặt chỗ là một trong những bước không thể thiếu cho hàng xuất kể cả hàng LCL và FCL, đối với hàng FCL thì đặt chỗ trên tàu, sao cho phù hợp với lịch đóng hàng của khách hàng và những yêu cầu khác như: thời gian vận chuyển, tuyến đường,…

Dưới đây là hình ảnh về booking confirmation (lệnh cấp container rỗng của carrier SITC (hãng tàu SITC, hãng tàu lớn của Trung Quốc) phát hành cho công ty Can lines (Phụ lục 2: Hình 2 5 Booking confirmation)

Những thông tin cần biết trên Booking Confirmation (lệnh cấp container rỗng) như sau:

- Tên người gửi hàng, địa chỉ,người phụ trách, số điện thoại/ fax

36 - Tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ

- Thông tin về hàng hóa: Loại hàng, G.W, CBM đối với hàng lẻ và loại cont (20DC, 40DC, 40HC, ), volume đối với hàng FCL

- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (Freight prepaid) hay cước trả sau (Freight collect)

- Thời gian cut off: Chính là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa, thanh lý tờ khai để cảng bốc xếp hàng hóa lên tàu, nếu bị trễ thời gian cut off thì tàu sẽ không nhận hàng hóa nữa và bị coi là rớt tàu

- Tên tàu, số hiệu tàu

Bước 3: Đóng hàng & Chuẩn bị chứng từ Đóng hàng

- Sau khi có Booking Note (lệnh cấp container rỗng) từ hãng tàu SITC, nhân viên kinh doanh sẽ giao cho nhân viên giao nhận cùng với thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng để nhân viên giao nhận theo dõi, phối hợp với khách hàng đưa container rỗng về kho khách hàng để đóng hàng sau đó kéo ra cảng để thưc hiện thủ tục thông quan hàng hóa đúng theo lịch cut off trên booking note Chi tiết tiến hành như sau đối với hàng FCL như sau:

- Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra lại Booking Note đó Nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại sau đó nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp cont rỗng (Booking Confirmation) đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container Phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận một bộ hồ sơ gồm: packing list container, số seal, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng (chạy bãi) Khi đã có lệnh cấp container rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lại giao nhận

- Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ cảng để nhờ họ hạ container xuống cho mình Biên lai còn lại nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho container sau khi đóng hàng xong (đối với container lạnh)

- Sau khi hạ container, nhân viên giao nhận xem số container rồi báo cho văn phòng đại diện hãng tàu và liên hệ điều xe, giao bộ hồ sơ cho tài xế đến chở container về kho để đóng hàng (Phụ lục 3: Hình 2 6 Vỏ container của SITC)

(Phụ lục 4:Hình 2 7 Seal (Chì niêm phong))

Thư viện ĐH Thăng Long

Bộ phận customer service của Can Lines sẽ liên hệ với khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh để lấy invoice, packing list, VGM, SI

Có 2 loại hóa đơn chủ yếu là: Proforma Invoice và Commercial Invoice Porforma Invoice được gọi là hóa đơn chiếu lệ, chúng không có giá trị thanh toán, vì là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa Commercial Invoice được gọi là hóa đơn thương mại, có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán Đây cũng là cơ sở cho cơ quan thuế, hải quan xác định giá trị hóa đơn để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử (Phụ lục 5: Hình 2 8 Commercial invoice)

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động dịch vụ xuất nhập khẩu hay giao nhận vận chuyển quốc tế Những nội dung chính của hóa đơn thương mại gồm:

- Số và ngày lập hóa đơn

- Tên, địa chỉ của người bán và người mua

- Thông tin về hàng hóa: số lượng, mô tả, đơn giá, số tiền,

- Điều kiện giao hàng - Điều kiện thanh toán

- Tên cảng xếp hàng - Tên cảng dỡ hàng

(Phụ lục 6: Hình 2 9 Verrified gross mã (Phiếu cân hàng))

Verified gross mass (Bảng xác nhận khối lượng hàng hóa vận chuyển quốc tế) kiểm soát tình trạng quá tải của container trong vận tải biển Khi việc khai báo tải trọng không chính xác, việc xếp dỡ và tính toán tải trọng, vị trí xếp hàng trên tàu container bị sai, dẫn tới nhiều hậu quả nghiêm trọng về an toàn cho con người, tàu, và hàng hóa trong hành trình trên biển, bao gồm những nội dung chính sau:

Nhận xét những ưu nhược điểm và những nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container của công ty Can Lines VN

Can Lines VN đã có những chính sách ngắn hạn, phù hợp với tình hình khó khăn chung của ngành, đạt lợi nhuận 7,3 tỉ năm 2022

Lượng khách trung thành và khá và bền vững

Bắt đầu từ dịch vụ NVOCC đến nay Can Lines đã đa dạng hoá dịch vụ cung cấp, doanh thu từ hoạt động động đại lý giao nhận đạt 9,3 tỉ năm 2022 tăng 165,2% so với năm 2021

Chưa có sự chuyên môn hoá chư từng bộ phận, từng nhân viên

Thư viện ĐH Thăng Long

61 Hoạt động giao nhận của công ty TNHH Can Lines VN vẫn có tính thời vụ, tập trung chủ yếu vào 6 tháng cuối năm Do đó, hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa của công ty phụ thuộc vào thị trường xuất nhập khẩu Trong những thời điểm khác trong năm, công ty gặp khó khăn trong hoạt động giao nhận Tính thời vụ này gây ra sự không ổn định trong hoạt động kinh doanh của công ty, ảnh hưởng đến trả lương và thu nhập của nhân viên, và dẫn đến nhiều nhận thức không chính xác về nghề nghiệp

Chưa có hoạt động hướng dẫn bằng văn bản mà chỉ hướng dẫn bằng nói mồm, làm đến đâu dạy đến đó, không logic

Khai hải quan còn nhiều sai sót Thị trường giao nhận của công ty hạn chế trong đầu năm nay

Cơ sở vật chất của công ty phục vụ cho công tác giao nhận hàng hóa còn hạn chế

Mặt khác, công ty chưa có đầy đủ các phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng đến cảng nên thường phải thuê từ một doanh nghiệp khác, làm tăng chi phí

Vấn đề phát sinh trong hoạt động giao nhận có xu hướng tăng mà chưa có biện pháp cụ thể để hạn chế

Trong quá trình giao nhận hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ: giao nhận xuất nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khâu khác nhau trong đó có nhiều khâu có tác động trực tiếp lên hàng hóa như bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ hàng, vận chuyển hàng, giao hàng…chúng ít nhiều có liên quan, ảnh hưởng và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ, đổ vỡ… làm giảm chất lượng giao nhận hàng của công ty

2.4.2 Các nguyên nhân gây ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty TNHH Can Lines VN

Tình hình toàn cầu: Trong những năm gần đây, thế giới đã chứng kiến những biến động lớn như đại dịch Covid-19, khủng bố, chiến tranh, xung đột, Những sự biến đổi và xu hướng trong thương mại quốc tế đã tạo ra những tác động mạnh mẽ đến nền kinh tế thế giới và cuộc sống của người dân trên toàn cầu Việc nắm bắt và hiểu rõ những diễn biến này là vô cùng quan trọng trong việc định hướng chính sách để đưa nền kinh tế sâu hơn vào quá trình hội nhập toàn cầu một cách hiệu quả Với tư cách là một quốc gia đang phát triển và hội nhập, Việt Nam có mối liên kết chặt chẽ giữa những biến động kinh tế trong thế giới và những biến động kinh tế nội địa Điều này đã gây tác động trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động của công ty TNHH Can Lines VN

Biến động thời tiết có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động giao nhận hàng hóa và quá trình vận chuyển bằng đường biển Các yếu tố như mưa, bão có thể gây thiệt hại hoàn

62 toàn cho hàng hóa trên tàu hoặc làm chậm trễ việc giao hàng, gây tổn hại kinh tế cho các bên liên quan Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng, ví dụ như hàng nông sản dễ bị hư hỏng và biến đổi chất lượng, còn hàng máy móc thường có kích thước và trọng lượng lớn Vì vậy, việc đóng gói và xếp dỡ hàng hóa theo đúng quy cách và phù hợp với từng loại là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình giao nhận Thời tiết ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa và có thể gây tranh chấp giữa các bên, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng đối với công ty

Sự khan hiếm container và tăng giá cước vận chuyển là một trong những vấn đề ảnh hưởng đến khách hàng và hoạt động giao nhận hiện nay Thiếu container và tình trạng tắc nghẽn tại các cảng dẫn đến việc hàng hóa chưa được giải phóng và thiếu container mới, điều này gây ra chi phí sửa chữa và tăng giá cước Mức giá cước luôn biến động theo thời gian và tùy thuộc vào từng công ty Trong những giai đoạn khó khăn, các công ty cạnh tranh bằng cách giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng, tạo ra nhiều khó khăn cho Can Lines khi phải chấp nhận lợi nhuận thấp hoặc chịu thua lỗ để duy trì khách hàng

Sự tăng giá xăng, dầu trong thời gian gần đây đã tạo áp lực lớn cho các công ty và doanh nghiệp trong ngành vận tải và logistics Điều này đã dẫn đến tăng cước vận chuyển, làm cho nhiều doanh nghiệp e ngại xuất khẩu hàng hóa vì lo ngại về giá cước cao, tạo ra khó khăn cho công ty Can Lines trong việc tìm kiếm khách hàng

Thư viện ĐH Thăng Long

Chương 2 tập trung vào việc phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Can Lines VN và xác định những hạn chế hiện tại trong quá trình thực hiện hoạt động đó Trong phần này, đã được giới thiệu về Công ty TNHH Can Lines VN và hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng hóa nguyên contianer bằng đờng biển Đồng thời, thông qua việc sử dụng các công cụ quản lý và kiểm soát như lưu đồ, biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, phân tích 5W-1H, đã được tìm ra những nguyên nhân gốc rễ gây ra các lỗi chính trong quá trình thực hiện

Dựa trên kết quả phân tích trong Chương 2, ta nhận thấy các lỗi, các tồn tại trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tập trung chủ yếu vào 3 nhóm nguyên nhân chính, đó là con người, hoạt động và phương pháp Các nguyên nhân gốc rễ này sẽ cung cấp cơ sở để đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Can Lines

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CAN LINES VN

Mục tiêu, định hướng phát triển của công ty trong tương lai

Cần tăng cường công tác quản lý và đổi mới công tác chỉ đạo và điều hành trong ban giám đốc và các phòng ban, đồng thời vẫn đảm bảo sự tự do để nhân viên phát huy năng lực của mình.Công ty sẽ tăng cường đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong ngành Sẽ tổ chức chương trình đào tạo nhằm nâng cao nghiệp vụ và cập nhật những thay đổi liên tục của thị trường giao nhận và vận tải toàn cầu

Công ty sẽ tiếp tục quan tâm tìm kiếm và mở rộng thị trường, đồng thời củng cố và duy trì các mối làm ăn hiện có Mở rộng mạng lưới dịch vụ và kết hợp linh hoạt các hình thức kinh doanh

Hoạt động dịch vụ của công ty cần đặt yêu cầu hàng đầu về hiệu quả, an toàn và tiện lợi cho khách hàng Sự chú trọng đầu tiên sẽ là chất lượng dịch vụ cao

Công ty sẽ thực hiện quản lý chi phí một cách chặt chẽ, đảm bảo sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả Đồng thời, chúng ta sẽ nâng cao năng lực tài chính để đảm bảo phát triển liên tục và ổn định

Công ty sẽ đầu tư vào trang thiết bị, máy móc và phần mềm để đáp ứng nhu cầu của toàn bộ công ty.

Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên

3.2.1 Giải pháp 1: Giải pháp về hoạt động

Cơ sở của giải pháp

Mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng riêng, dẫn đến cách làm việc khác nhau Để giúp người thực hiện công việc hiểu rõ hoạt động nghiệp vụ cụ thể, cần có một hướng dẫn chi tiết và đầy đủ Ví dụ, phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Can Lines trong chương 2, cho thấy hoạt động này vẫn còn nhiều sai sót và chưa có tiêu chuẩn hóa công việc

Tình trạng này gây ra những hậu quả tiêu cực, bao gồm việc dẫn đến sai sót trong quá trình hoạt động Mỗi khi xảy ra sai sót, nhân viên phải dành nhiều thời gian để xác định nguyên nhân và giải quyết vấn đề Điều này không chỉ làm tăng thời gian và chi phí, mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty

Thư viện ĐH Thăng Long

65 Để khắc phục tình trạng này, công ty cần thiết lập bộ tiêu chuẩn hóa công việc và cung cấp hướng dẫn chi tiết cho từng giai đoạn của hoạt động Điều này sẽ giúp tăng cường sự chính xác và hiệu quả của hoạt động, đồng thời giảm thiểu sai sót và mất thời gian không cần thiết Ngoài ra, việc đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện hoạt động cũng đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo sự thành công của các nghiệp vụ

Mục tiêu của giải pháp

Xây dựng một hoạt động chuẩn, rõ ràng và cụ thể sẽ giúp giảm thiểu sai sót và thiếu sót trong công việc của các phòng, ban và cá nhân công nhân viên Đồng thời, hoạt động này cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và rà soát chất lượng công việc trên toàn bộ công ty

Nội dung của giải pháp:

Xây dựng và thiết lập bộ hoạt động tiêu chuẩn giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty TNHH Can Lines:

Hình 3 1 Sơ đồ hoàn thiện hoạt động giao nhận xuất khẩu nguyên container

Bảng phân tích 5W-1H chi tiết hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Can Lines

Bảng 3 1 Bảng phân tích 5W-1H hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển

When ? (Khi nào) How ? (Thực hiện như thế nào)

Nhận thông tin và chuẩn bị bộ chứng từ Để tiến hành bước tiếp, cần có đủ thông tin và tài liệu cần thiết

Khi nhân viên kinh doanh chốt thỏa thuận với khách hàng

Nhân viên kinh doanh nhận thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, thông tin lô hàng và các điều kiện thỏa thuận trong hợp đồng để tiến hành ký kết hợp đồng Trong trường hợp lô hàng là lô hàng mới chưa có giấy phép xuất khẩu, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp hoặc ủy quyền cho mình để xin giấy phép xuất khẩu Và Sau khi hoàn tất hợp đồng, nhân viên kinh doanh chuyển giao cho nhân viên phòng xuất chứng từ Tiếp theo, nhân viên phòng xuất sẽ soạn thảo và kiểm tra P/L (packing list) và I/V (invoice)

Bước 2: Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Để lấy xác nhận đặt chỗ của lô hàng để tiến hành các bước tiếp theo

Nhân viên chăm sóc khách hàng

Khi chuẩn bị đủ bộ chứng từ Chuyên viên sẽ liên hệ với hãng tàu để nhận Booking

Confirmation, từ đó có thể lấy lịch tàu đi và kiểm tra kỹ thông tin trong Booking để tiến hành thực hiện bước 3

Thư viện ĐH Thăng Long

Thực hiện tờ khai hải quan, kiểm tra chuyên ngành và kéo vỏ rỗng về đóng hàng, chuyển hàng ra cảng

Tiến hành các hoạt động bắt buộc để lô hàng đủ điều kiện xuất khẩu

Nhân viên khai báo hải quan

Sau khi đã có booking và chứng từ

Nhân viên tiến hành khai báo thông tin trên phần mềm ECUSS/VNACC để lên tờ khai hải quan Sau khi hoàn thành khai báo, hệ thống hải quan trả lại kết quả phân luồng cho lô hàng Nếu lô hàng được phân vào luồng xanh, sẽ được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa và chi tiết hồ sơ Trong trường hợp lô hàng được phân vào luồng vàng, sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa nhưng vẫn kiểm tra chi tiết hồ sơ Còn nếu lô hàng được phân vào luồng đỏ, sẽ phải kiểm tra cả chi tiết hàng hóa và chi tiết hồ sơ Và Để mượn container rỗng của hãng tàu, trước tiên cần làm công văn liên quan và sau đó đóng phí để nhận container Tiếp theo, phải kiểm tra xem phương tiện có phù hợp để bốc xếp hàng hóa vào container hay không Tiến hành việc đóng hàng và giám sát trực tiếp quá trình này Khi hoàn tất, đóng Seal trên container Cuối cùng, thực hiện vận chuyển hàng về cảng

Thanh lý tờ khai,vào sổ tàu Để hàng được lên tàu

Nhân viên hiện trường tại cảng

Tại cảng biển Hải Phòng

Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan tờ khai

Cung cấp hồ sơ, giấy tờ liên quan và bộ chứng từ

Nhân viên hải quan sẽ tiến hành kiểm tra và sau đó thông báo kết quả Dựa vào kết quả kiểm tra (nếu có), sẽ đưa ra đề xuất hoặc yêu cầu bổ sung thông tin

Hàng lên tàu Nhân viên cảng vụ

Tại cảng biển Hải Phòng

Sau khi vào sổ tàu Nhân viên cảng vụ kết hợp vói hãng tàu chuyển hàng lên tàu

Bước 6: Lấy bill, gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu Để nhà nhập khẩu có thể lấy hàng

Tại văn phòng đại diện của hãng tàu tại Hà Nội

Sau khi tàu chạy và thanh toán cước tàu cho hãng tàu

Mang các chứng từ liên quan như I/V, P/L, TKHQ, lên hãng tàu để nhận MB/L, sau đó thực hiện việc phát hành HB/L

Nếu cần, tiến hành xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O, giấy kiểm dịch và các giấy tờ khác liên quan Sau đó, kiểm tra và sắp xếp chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh để gửi cho nhà nhập khẩu

Bước 7: Lập chứng từ thanh toán, lưu hồ sơ

Hoàn thành hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyển container bằng đường biển

Nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán

Hoàn thành thủ tục của lô hàng

Tiến hành quyết toán với khách hàng và lưu trữ hồ sơ

Thư viện ĐH Thăng Long

Bảng 3 2 Bảng thời gian thực hiện hoạt động

Trình tự thực hiện Thời gian thực hiện

Hình 3 2 Sơ đồ gantt hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty Can Lines

Dựa vào sơ đồ Gantt trên cho thấy, khi áp dụng giải pháp về hoạt động này, thời gian hoàn thành hoạt động sớm hơn 11 ngày làm tăng khả năng đáp ứng khách hàng và các bên liên quan

Hỗ trợ việc rà soát và xử lý sai sót kịp thời bằng cách:

- Thiết lập hoạt động rõ ràng và chi tiết để nhân viên có thể chấp hành hiệu quả hơn và tự kiểm tra kết quả công việc của mình

- Cung cấp cho người quản lý khả năng dễ dàng quản lý hoạt động ở từng bước

3.2.2 Giải pháp 2: Giải pháp về con người

Cơ sở của giải pháp: Con người đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động hoạt động của công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và chất lượng dịch vụ Tuy nhiên,

70 con người cũng là một yếu tố khó kiểm soát nhất Để đạt được kết quả hoạt động tốt nhất, cần có sự phối hợp giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên trong công ty Tuy nhiên, có những yếu tố ngăn cản khả năng và năng lực của con người trong tổ chức Vì vậy, cần có các giải pháp nhằm phát huy và đẩy mạnh khả năng và năng lực của con người

Mục tiêu của giải pháp: Chúng ta sẽ tăng cường hiệu quả trong công việc để giảm thiểu các lỗi và sai sót trong quá trình thực hiện

Nội dung của giải pháp:

Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao đào tạo kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng cho cán bộ, công nhân và đội ngũ trực tiếp phục vụ khách hàng Công ty sẽ hỗ trợ tài trợ cho nhân viên có năng lực tham gia các khóa học ở nước ngoài để nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn Công ty cũng sẽ bố trí nhân viên tham gia triển lãm tại nước ngoài và thực hiện các nghiệp vụ mua bảo hiểm hàng hóa, xử lý hàng hóa thâm nhập nước ngoài và giải quyết tranh chấp

Nâng cao ý thức cạnh tranh cho cán bộ, công nhân viên để tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc Đồng thời, chúng ta sẽ cung cấp mức lương và thưởng hấp dẫn nhằm thu hút nhân lực có chuyên môn giỏi và giàu kinh nghiệm

Khi bố trí nhân viên, cần lưu ý đến phẩm chất và trình độ chuyên môn của từng nhân viên Bởi vì việc bố trí đúng người vào đúng công việc sẽ tạo ra sự yêu thích và đam mê trong công việc, từ đó mang lại hiệu quả làm việc cao

Chúng ta sẽ đặc biệt chú trọng vào việc phát triển nguồn nhân lực trẻ, vì nguồn nhân lực trẻ mang lại nhiều lợi thế như tiếp cận với tri thức mới, sở hữu khả năng nhạy bén với ngoại ngữ và công nghệ thông tin Công ty có thể tuyển chọn và đầu tư ngay cho các sinh viên đang học các chuyên ngành như ngoại thương, thương mại, vận tải biển, quản trị kinh doanh tại các trường đại học Để làm điều này, chúng ta có thể tổ chức ngày hội việc làm tại các trường, tổ chức buổi tham quan thực tế tại công ty hoặc tuyển thực tập sinh để đào tạo những nhân viên tiềm năng và khơi gợi niềm đam mê với ngành Logistics trong các sinh viên này

Thời gian áp dụng Người thực hiện: Nhân viên

Thư viện ĐH Thăng Long

Bảng 3 3 Bảng mô tả nội dung giải pháp đào tạo

Thời gian Nội dung buổi học Người hướng dẫn

Tổng quan về hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển và một số lưu ý về xử lý chứng từ liên quan

Anh Nguyễn Quang Anh – Phó giám đốc

Tổng quan về hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không và một số lưu ý về xử lý chứng từ liên quan

Chị Phương An – Trưởng phòng phát triển kinh doanh

Hoạt động , thủ tục đặc thù của một số nhóm hàng khác nhau, cập nhật những quy định và chính sách mới trong xuất nhập khẩu

Anh Nguyễn Quang Anh – Phó giám đốc

Hướng dẫn thao tác, sử dụng, khắc phục lỗi khi sử dụng phần mềm Freight Assistant System Technology và Locy

Anh Đạt – nhân viên IT

Chính sách: Cần thực hiện những chính sách thưởng phạt công minh với từng nhân viên

Bảng 3 4 Bảng quy chế phạt