CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP vụ GIAO NHẬN HÀNG hóa XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN tại CÔNG TY TNHH MARINE SKY LOGICTICS

y o c u -tr a c k c BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH-MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI NGUYỄN XUÂN THỌ LỚP: 10CTM1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MARINE SKY LOGICTICS GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: HÀ ĐỨC SƠN CHUYÊN NGHÀNH: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ TP.HỒ CHÍ MINH 5/2013 d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đờ dù hay nhiều, dù gián tiếp hay trực tiếp, người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu viết chuyên đề tốt nghiệp đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ bạn bè, người thân, anh chị công ty Marine Sky Logictics, đặc biệt giáo viên hướng dẫn, người ln tận tình giúp đỡ em suốt báo cáo Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi đến Thầy Cô khoa Thương Mại Quốc TếTrường Đại Học Tài Chính- Marketing với kiến thức quý báu tâm huyết truyền tải tri thức cho chúng em suốt thời gian em học tập trường Và đặc biệt, kỳ học cuối này, Khoa tổ chức cho chúng em có hội tiếp cận sát với thực tế nghành học mà theo em bổ ích thiết thực cho sinh viên cho thực tập viết chuyên đề tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Th.s Hà Đức Sơn tận tình hướng dẫn em qua buổi gặp gỡ, trao đổi, thảo luận chun đề Nếu khơng có lời hướng dẫn quý giá Thầy em nghĩ báo cáo khó hồn thành Một lần em xin chân thành cảm ơn Thầy Bài chuyên đề tốt nghiệp thực thời gian khoảng tháng, từ bắt đầu thực tập học thực tế tìm hiểu lĩnh vực kiến thức em chắn nhiều hạn chế em gặp phải nhiều bỡ ngờ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót, hoàn hảo bài, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy giúp cho em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VN THỰC TẬP d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c DANH MỤC VIẾT TẮC - TNHH : Trách nhiệm hữu hạn - ECUSKD : Phần mềm khai báo hải quan điện tử Softwares & Utilities - INCOTERM : International Commerce Terms- Các điều khoản thương mại quốc tế - FCL : Full Container Loaded- Hàng nguyên container - LCL : Less than Container Loaded- Hàng rời - FIATA : International Federation of Freight Forwarders Associations- Hiệp hội giao nhận quốc tế - FOB : Free On Board - CIF : Cost Insurance Freight - B/L : Bill of Loading- Vận đơn - MB/L : Master Bill of Loading- Vận đơn chủ - HB/L : House Bill of Loading - L/C : Letter of Credit- Thư tín dụng - MTO : Multimodal Transport Operator- Vận tải đa phương thức - WTO : World Trade Organization- Tổ chức thương mại giới - ECOSOC : Economic and Social Council- Hiệp hội kinh tế xã hội - ESCAP : Economic and Social Council for Asia and the Pacific- Uỷ ban kinh tế xã hội châu Á- Thái Bình Dương - D/O : Delivery Order- Lệnh giao hàng - C/O : Certificate of Origin- Giấy chứng nhận xuất xứ - No : Number- Số - ETD : Estimate Time Departure- Dự kiến ngày tàu - ETA : Estimate Time Arrival- Dự kiến ngày tàu đến d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c - THC : Terminal Handling Container- Phí xếp dỡ container - TCVN3 : Tiêu chuNn Việt Nam - TP HCM : Thành phố Hồ Chí Minh - NXB : Nhà xuất - AFTA : ASEAN Free Trade Area – Khu vực mậu dịch tự ASEAN - APEC : Asia Pcific Economic Cooperation – Diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á Thái Bình Dương - ASEAN : Association of Southest Asian Nations – Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á - C/Y : Container yard- Bãi chứa container - EU : European Union – Liên minh châu Âu d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ - Danh mục bảng: Bảng 2.1: Kim ngạch xuất nhập khNu Việt Nam từ năm 2008-2012 Bảng 2.2: Cơ cấu nhân công ty Bảng 2.3: Kết hoạt động kinh doanh năm 2008- 2012 Bảng 2.4: Bảng cân đối tỷ trọng năm 2008-2012 Bảng 3.1: Tên hàng hóa Bảng 3.2: Bảng tổng hợp chi phí lơ hàng Bảng 3.3: Doanh thu từ hoạt động công ty năm 2008-2012 Bảng 3.4: Tỷ trọng doanh thu từ hoạt động công ty năm 2008-2012 Bảng 3.5: Kết kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng xuất khNu FCL đường biển Bảng 3.8 Doanh thu dịch vụ giao nhận từ thị trường xuất khNu FCL đường biển Bảng 3.9 Tỷ trọng doanh thu dịch vụ giao nhận từ thị trường xuất khNu FCL đường biển - Danh mục sơ đồ, biểu đồ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức máy hoạt động công ty TNHH Marine Sky Logistics Sơ đồ 3.1: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khNu (FCL) đường Biểu đồ 3.1 Tỷ trọng doanh thu mặt hàng xuất khNu nguyên container (FCL) Biểu đồ 3.2 Doanh thu dịch vụ giao nhận từ thị trường nhập khNu FCL đường biển - Danh mục hình Hình 3.1: Giao diện phầm mềm khai báo hải quan điện tử “ECUS” Hình 3.2: Giao diện hình thơng tin từ khai xuất khNu Hình 3.3: Giao diện hình: Tờ khai- chứng từ kèm theo d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c LỜI MỞ ĐẦU ĐNy mạnh xuất khNu chủ trương kinh tế lớn Đảng Nhà nước ta, chủ trương khẳng định tầm quan trọng văn kiện Đại hội đại biểu lần thứ VIII nghị 01 NQ/TW Bộ trị với mục tiêu chuyển dịch cấu kinh tế theo hướng Cơng Nghiệp Hóa- Hiện Đại Hóa đất nước giúp nước ta sớm thành nước công nghiệp phát triển, bắt kịp với tiến trình hội nhập tồn cầu hóa với kinh tế giới, cần phải tăng cường mở rộng thị trường đNy mạnh hoạt động xuất khNu Lí chọn đề tài Để xây dựng đất nước giàu mạnh phát triển bối cảnh toàn cầu hoá, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế xem nhẹ hoạt động ngoại thương đảm bảo giao lưu hàng hố, thông thương với nước bè bạn năm châu, giúp khai thác có hiệu tiềm mạnh nguồn lực bên bên ngồi sở phân cơng lao động chun mơn hố quốc tế Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khNu hàng hố khơng thể khơng nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế hai hoạt động khơng tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống với Qui mô hoạt động xuất nhập khNu tăng lên nhanh chóng năm gần nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh ̣ mẽ chiều rộng lẫn bề sâu Bên cạnh đó, với 3000 km bờ biển nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực có bước tiến đáng kể, chứng minh tính ưu việt so với phương thức giao nhận vận tải khác Khối lượng giá trị giao nhận qua cảng biển chiếm tỷ trọng lớn tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế Việt Nam Điều có ý nghĩa lớn, khơng nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c đến với bạn bè quốc tế mà góp phần nâng cao khả cạnh tranh hàng hoá nước ta thị trường giới Giao nhận khâu cuối quan trọng việc thực hợp đồng ngoại thương Khâu giao nhận khơng diễn kịp thời, khơng hợp lý việc vận chuyển hàng ách tắc gậy thiệt hại cho hai phía người mua người bán Nhận thấy tầm quan trọng công tác giao nhận, em xin thực tập Công ty TNHH Marine Sky Logictics viết chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: Các giải pháp hồn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất kh*u nguyên container (FCL) đường biển công ty TNHH Marine Sky Logictics Mục đích nghiên cứu đề tài Nghiên cứu sâu hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khNu ngun container cơng ty từ thấy thuận lợi ,khó khăn cịn tồn công ty để đưa giải pháp nâng cao quy trình nghiệp vụ giao nhận cơng ty từ thuận lợi có sẵn từ thu hút đối tác, hãng tài phát triển quy trình giao nhận cơng ty Đối tượng nghiên cứu Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khNu nguyên container (FCL) đường biển cơng ty TNHH Marine Sky Logictics từ thấy hạn chế tồn quy trình đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế tồn Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu đề tài giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khNu nguyên container (FCL) đường biển công ty TNHH Marine Sky Logictics nằm việc thu thập, phân tích số liệu công ty từ năm 2008 đến năm 2012 d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c y o c u -tr a c k c Phương pháp thực - Phương phán vật biện chứng - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp Kết cấu đề tài Ngoài phần nhận xét, mở đầu, tham khảo, phụ lục… đề tài gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận hoạt động giao nhận hàng hóa Chương 2: Tổng quan Cơng ty TNHH Marine Sky Logictics Chương 3: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nguyên container (FCL) đường biển thực trạng hoạt động giao nhận xuất khNu Công ty TNHH Marine Sky Logictics Chương 4: Một số giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khNu nguyên container (FCL) đường biển Công ty TNHH Marine Sky Logictics d o m o w w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHN NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU NGUN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MARINE SKY LOGICTICS 4.1 Mục tiêu, sở đề xuất giải pháp Hoạt động xuất nhập khNu nói chung xuất khNu nguyên container không mang lại lợi nhuận cho công ty cịn giúp cơng ty mở rộng phát triển với khách hàng, đối tác hãng tàu nước quốc tế Mặc khác, hoạt động cịn giúp cho cơng ty khẳng định vị nghành giao nhận, đóng góp phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước hoạt động quan trọng, tiêu chí để đánh giá quốc gia có phát triển hay khơng Những năm gần tình hình xuất khNu cơng ty vào thị trường có phát triển, nhiên thời kì kinh tế khó khăn, doanh nghiệp dịch vụ giao nhận mọc ngày nhiều, tính cạnh tranh ngày cao Điều làm cho kim nghạch giá trị xuất khNu công ty bị giảm, doanh thu công ty thấp Vì vậy, địi hỏi cơng ty phải có giải pháp cụ thể hiệu để đứng vững thời kì khó khăn Như đề cập chương 1, hoạt động giao nhận bị chi phối, ảnh hưởng nhiều từ yếu tố bên bên ngoài, làm cho ngày phức tạp cầ phải có nhiều thay đổi điều chỉnh để giúp công ngày phát triển phục vụ tốt làm hài lịng khách hàng địi hỏi phải cơng ty phải thường xuyên nắm bắt xu thị trường, khách hàng, cập nhật nhất, thúc đNy nâng cao giá trị doanh nghiệp Chính giải pháp đưa mang tính cấp thiết lâu dài giúp công ty điều chỉnh vướn mắt, tồn ty mắc phải đề cập trên, làm hoàn thiên quy trình giao nhận Để tăng cường hiệu hoạt động kinh doanh công ty, Marine Sky Logictics đề số mục tiêu sau: SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 78 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu - Mở rộng thị trường giao nhận, đNy mạnh công tác Marketing, đặc biệt trọng đến thị trường Châu Á, phải kể đến Trung quốc thị trường Châu Phi nơi mà cơng ty mạnh phát triển, tìm kiếm khả mở rộng nghành nghề - Xây dựng, thực chế điều hành kinh doanh, chế giá cả, hoa hồng, tạo địn bNy thúc đNy kinh doanh, tăng cường cơng tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khả nang cạnh tranh thị trường nhầm thu hút khách hàng giữ vững khách hàng truyền thống công ty - Đầu tư tận dụng, khai thác tối đa sở vật chất, kho bãi, đổi trang thiết bị phương tiện vận tải, tổ chức tốt dịch vụ giao nhận 4.2 Một số giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận ngun container (FCL) đường biển cơng ty 4.2.1 Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa ngun container (FCL) đường biển cơng ty Những giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhằm vào mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng, tiết kiệm chi phí cho cơng ty, từ đó, nâng cao lực cạnh tranh công ty lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khNu - Giải pháp khâu tiếp xúc với khách hàng Nhân viên công ty cần chuNn bị kiến thức thật vững vàng đặc tính hàng hóa, quy định mới, thủ tục cần thiết, thông tin thị trường thuê tàu, bảo hiểm, đặc biệt điều kiện thương mại quốc tế Incoterms để từ tư vấn cho khách hàng cách nhanh chóng thiết thực Đặc biệt, nhân viên làm việc với khách hàng cần có kĩ giao tiếp khéo léo khả thuyết phục khách hàng, giá cước tăng có thêm loại phụ phí khác, để họ thấy việc giá dịch vụ cao điều đáng cần thiết, đồng thời qua khách hàng thấy chuyên nghiệp tin tưởng vào công ty SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 79 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu Khi khách hàng bàn giao chứng từ, hồ sơ hàng hóa, nhân viên công ty cần kiểm tra kĩ để kịp thời phát sai sót, điểm bất lợi cho việc toán khách hàng làm chứng từ cho khách (với lô hàng xuất), nhân viên ý để khỏi gây nhầm lẫn sai sót Tùy vào lơ hàng, đặc trưng hàng hóa, mà nhân viên giao nhận cơng ty xếp việc thu gom chứng từ cách hiệu quả, đặc biệt, cần tận dụng tiến công nghệ tin học vào cơng việc, việc tìm kiếm thông tin qua internet, hay khai báo số loại giấy tờ qua mạng điện tử - Giải pháp khâu kiểm tra hàng hóa Cần kiểm tra hàng hóa nhận từ khách hàng, xem có thiếu hay bị hư hỏng khơng, để kịp thời báo lại với khách Việc đóng gói hàng hóa cần thực cách cNn thận, phù hợp với đặc tính loại hàng hóa đó, lịch trình hàng - Giải pháp khâu khai báo hải quan Việc khai hải quan địi hỏi nhân viên phải có nhiều kinh nghiệm kiến thức vững vàng, đó, quan trọng việc áp mã số thuế cho hàng hóa tính thuế xác Các nhân viên cần có nhanh nhạy, khéo xếp cơng việc để lơ hàng thơng quan nhanh chóng Đặc biệt, nhân viên khai báo hải quan cần trau dồi kiến thức kỹ để thích nghi với quy định Nhà nước, áp dụng thông quan điện tử cho hàng xuất nhập khNu mậu dịch - Giải pháp khâu tiếp xúc với hãng tàu Khi làm việc với hãng tàu, hải quan, cảng, nhân viên công ty cần ý đến chi tiết loại giấy tờ, người gửi, người nhận, loại hàng, mốc thời gian, địa điểm, số container, số seal để tránh rắc rối sau Khi mượn container từ hãng tàu, nhân viên cần kiểm tra kĩ tình trạng container, có bị móp mép, nứt, vỡ, hay có hư hỏng khơng, khơng trả container phát vấn đề này, công ty phải bồi thường SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 80 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu Nhân viên công ty cần thường xuyên tham khảo bảng giá hãng tàu khác để từ có lựa chọn hợp lý, tránh bị phụ thuộc vào số hãng tàu định - Giải pháp khâu đóng gói hàng hóa Khi đóng gói hàng hóa, hay đưa hàng hóa lên tàu, dỡ hàng, cân hàng nhân viên công ty ln phải có mặt để giám sát, đảm bảo việc diễn quy trình, hàng hóa an toàn Với việc tồn việc chậm trễ khâu tiếp nhận chứng từ vận chuyển hàng hóa công ty nêu chương vấn đề quan trọng này, em xin đưa số giải pháp sau: Giải pháp khắc phục chậm trễ việc tiếp nhận chứng từ: Với đNy mạnh tốc độ vận tải, đặc biệt việc sử dụng phương tiện chuyên chở Container ngày nhiều Đơi q trình chuNn bị Cơng ty cần lưu ý người xuất khNu giục người nhập khNu gửi toàn chứng từ yêu cầu hợp đồng thương mại giao hàng lên phương tiện vận tải cách nhanh chóng Nguyên nhân chậm trễ: Những chậm trễ việc hoàn thành chứng từ trở thành vấn đề nghiêm trọng Sai sót người nguyên nhân lớn lực công tác nhân viên quan hữu quan gây nên Những nguyên nhân phổ biến chậm trễ: - Người nhập khNu gửi thiếu thông tin chứng từ cần thiết yêu cầu để người xuất khNu làm giấy tờ thủ tục cần thiết - Các sai sót thơng tin chứng từ - Chậm trễ việc liên lạc nhân viên Cảng, Hải quan quan - Khi nhận chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 81 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu - Chậm trễ Ngân hàng chứng từ không ăn khớp Khắc phục chậm trễ sai sót: Để khắc phục vấn đề cần phải có nhân viên chức giải công việc chứng từ Trong trình nhận chứng từ người xuất khNu, cán lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng chứng từ với nhau, có sai lệch thơng tin hàng hố chứng từ cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch đó, sai lệch chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khNu để tìm hiểu nguyên nhân sai lệch yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với Bên cạnh thực tế cho thấy Phòng Kinh doanh dịch vụ xuất khNu có hay nhân viên đảm nhận thương vụ từ khâu chuNn bị giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan vận chuyển hàng đến cho người nhập khNu Vì vấn đề xảy có nhiều thương vụ làm thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên để làm, xảy trục trặc cơng đoạn chưa giải làm ùn tắc, chậm trễ công đoạn sau ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ chung Như vấn đề giải cách tốt là: Xây dựng trình tự làm việc chia nhỏ cơng việc trình tự đó, cán bộ, nhân viên đảm nhận công đoạn trình tự đó, người có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều thành thạo lĩnh vực đó, đNy nhanh tiến độ cơng việc Ví dụ: Trong cơng tác chuNn bị có cơng đoạn chủ yếu lập tờ khai Hải quan, Packing list lấy chứng từ hàng hoá từ người nhập khNu nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan - cán nhân viên chuyên sâu công tác lập chứng từ tờ khai, Packing list SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 82 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu - cán nhân viên khác chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan cán nhân viên có mối quan hệ trực tiếp với trình làm việc Tương tự cơng đoạn nhận hàng từ tàu lập chứng từ cần thiết công việc luôn dây chuyền khép kín, cán bộ, nhân viên Phịng ln có quan hệ với cơng đoạn làm việc bổ trợ cho (như mắt xích dây chuyền) với phương pháp cán nhân viên đảm nhận đợc nhiều thương vụ thời gian Trong trình lập số chứng từ cần thiết, cần phải có cập nhật thơng tin, văn hớng dẫn cấp quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo quy định mẫu có sẵn Trong q trình kiểm tra đối chiếu chứng từ thực tế phát có sai lệch chứng từ thực tế phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên chứng nhận tình trạng hàng hố” giải sai lệch thực tế chứng từ theo luật định Hải quan Và biện pháp khắc phục chậm trễ trình giao nhận vấn đề lưu chuyển lưu trữ chứng từ Trong q trình giao nhận Cơng ty trung tâm tập trung loại chứng từ, từ Công ty chứng từ lưu chuyển đến Hải quan, Cảng Trong trình chuNn bị chứng từ chuyển từ người nhập khNu qua Bưu điện ngân hàng, qua tay người nhập khNu đến Công ty Các chứng từ khác Công ty nhận từ hãng tàu số quan hữu quan khác Do trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp bị thất lạc chứng từ Đồng thời với q trình tập trung hồn thành chứng từ Cơng ty cần bảo quản lưu trữ chứng từ cách an toàn, cNn thận Để việc bảo đảm chứng từ Công ty tốt Cơng ty phải có kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm: SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 83 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu - Trước hết phải phân loại chứng từ theo nhóm loại hàng hố theo chủ hàng - Có thể thời gian Công ty thực lúc nhiều hợp đồng, chứng từ Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh theo thời gian ký kết theo quy luật thứ tự để tiện việc tìm kiếm tra cứu có trục trặc xảy tiện cho việc xếp sau Cũng dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý chứng từ theo tiêu mục để kiểm tra nhanh chóng - Cơng ty nên lập sổ theo dõi thực hợp đồng, sổ theo dõi chứng từ nên kiểm tra thường xuyên chứng từ Giao cho nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ chứng từ với chứng từ khác Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng xuất khNu diễn tốt đẹp nhanh chóng Cơng ty nên hồn thiện công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển chứng từ, Công ty cần thực tốt vấn đề giúp cho trình nhận hàng xuất khNu nguyên container nhanh hơn, kinh danh có hiệu Giải pháp hồn thiện cơng tác vận chuyển hàng hóa Để thực khâu vận tải Cơng ty cần phải có chuNn bị kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt trình chuyên chở đảm bảo an tồn cho hàng hố tiến độ thời gian giao hàng Nghiên cứu tìm hiểu đặc tính riêng biệt hàng hố cần vận chuyển: Việc tìm hiểu đặc tính riêng biệt hàng hoá cần vận chuyển đến cho chủ hàng có ý nghĩa quan trọng, khơng nắm bắt hiểu rõ q trình vận chuyển làm cho hàng hố dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ Đối với mặt hàng khô sắt thép, xi măng, vải sợi, ngun phụ liệu đặc tính riêng biệt loại hàng hoá dễ nhận biết Việc dùng phương tiện nào? Cách thứ loại hàng hố dễ bị hư hỏng, biến chất, không sử dụng nữa, mà lúc hàng hố thơng quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc Công ty, Công ty phải bồi SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 84 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu thường thiệt hại cho chủ hàng , cịn xảy tranh chấp Cơng ty cịn gặp nhiều rắc rối khác tất nhiên uy tín Cơng ty bị giảm sút thua lỗ kinh doanh Ví dụ: Đối với loại hàng hố đơng lạnh dở hàng khỏi tàu phải có phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay số lọai hàng hố tươi sống khác khác nhiệt độ cần phải giữ mức để đảm bảo cho hàng hố khơng bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu xem hàng hố chở tàu ngồi biển biển có nhiều nước nhiệt độ lại khơng cao hàng hố giữ mức a0C chẳng hạn nhng vào bờ nước đi, nhiệt độ lại tăng lên thời tiết nắng nóng, liệu hàng hố giữ mức a0C đảm bảo cho hàng hố khơng? loại hàng hố tơi sống nghĩa chúng cịn dưỡng khí hút CO2 nhả khí O2 ,vì điều kiện nhiệt độ giữ cho vi khuNn không xâm nhập quan trọng để đảm bảo hàng hố khơng bị giảm chất lợng đợc phép lưu thông thị trường Hay loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng cách xếp chèn lót xếp hàng lên phương tiện nh nào, trọng tải tối đa loại hàng hố xe phép chở để vận chuyển có xảy va đập hàng hố khơng bị vỡ cách xếp lên phương tiện để vận chuyển khơng phải việc khó khăn Ngồi có nhiều mặt hàng q trình xếp hàng lên phương tiện, vận chuyển không thực theo tiêu chuNn kỹ thuật quy định Vì việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu đặc tính riêng hàng hố để bố trí xếp phương tiện tổ chức q trình chun chở đảm bảo cho Cơng ty thực tốt khâu cuối nghiệp vụ nhận hàng xuất khNu, không để xảy rủi ro đáng tiếc Chu n bị nhân công, thiết bị phương tiện để phục vụ tốt trình vận chuyển SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 85 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu Đồng thời với trình làm thủ tục xuất hàng Cơng ty cần phải có chuNn bị nhân cơng, kho bãi phương tiện vận chuyển để tiến hành xếp dở, lưu kho, vận chuyển thẳng đến cảng cho chủ hàng theo tiến độ thời gian thoả thuận hai bên Tổ chức trình vận chuyển: Sau ký hợp đồng vận chuyển giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở hàng đến nơi quy định mà người uỷ thác yêu cầu Cơng ty khơng phải hết trách nhiệm Để thực trình vận chuyển đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khNu Công ty phải cử cán Cơng ty áp tải hàng hố vận tải đường để giám sát yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá đặt cho ngời vận tải hỗ trợ cho người vận tải đường gặp khó khăn trở ngại Cán áp tải hàng phải giữ liên lạc với Công ty để thông báo tình hình vận chuyển Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến đạo lãnh đạo Công ty việc xử lý giải tình khó khăn trở ngại Trong trình vận chuyển cán áp tải hàng phải yêu cầu ngời vận tải thực nghiêm ngặt yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu rủi ro xảy 4.2.2 Giải pháp khách hàng Công ty cần tiếp tục thực tốt dịch vụ cung cấp cho khách hàng, để tạo lập thêm uy tín, trì khách hàng Với khách hàng thường xun, có quy mơ hàng lớn, cơng ty nên có sách ưu đãi giá, khuyến thêm dịch khác, dịch vụ tư vấn Thường xuyên trao đổi với khách hàng để thăm dị ý kiến họ, giúp cơng ty hiểu rõ nhu cầu khách hàng Qua đó, công ty đánh giá lại chất lượng dịch vụ mình, từ đưa giải pháp nhằm củng cố nâng cao chất lượng dịch vụ Công tác dịch vụ khách hàng cần quan tâm Những điều khơng nằm ngồi mục đích trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 86 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu Đối với khách hàng mới, cơng ty cần có tìm hiểu kỹ, thiết lập mối quan hệ cách thận trọng vững Với khách hàng này, việc giới thiệu công ty tư vấn chuyên nghiệp tạo cho khách hàng cảm giác yên tâm tin tưởng Đơi khi, cơng ty cần có sách khuyến để thu hút ý khách hàng Tuy vậy, việc nâng cao chất lượng dịch vụ yếu tố quan trọng Đối tượng khách hàng công ty công ty cá nhân có nhu cầu xuất, nhập khNu hàng hóa Cơng ty chủ động tìm đến với khách hàng mình, cách tìm danh sách công ty xuất, nhập khNu, cơng ty thành lập, có nhu cầu mở rộng việc kinh doanh xuất nhập khNu, không công ty Việt Nam mà công ty nước ngồi có nhu cầu làm ăn với đối tác Việt Nam Sau đó, cơng ty gọi điện trực tiếp tới khách hàng, gửi email giới thiệu dịch vụ công ty vận tải, cho thuê kho bãi, tư vấn xuất nhập khNu, làm thủ tục hải quan Một cách khác để công ty tiếp cận với khách hàng tham gia diễn đàn giao nhận xuất nhập khNu, tham gia hội thảo chuyên ngành Công ty nên ý việc mở rộng dịch vụ cho hàng hóa xuất nhập khNu đường hàng khơng, để từ đó, gia tăng lượng khách hàng 4.2.3 Giải pháp xúc tiến thương mại Cơng ty cần tích cực tham gia vào tổ chức, hiệp hội ngành để qua chia sẻ học hỏi kinh nghiệm từ công ty khác Đây hội khách hàng đối tác biết tìm đến cơng ty Tiếp tục phát triển trì Webiste cơng ty Đó nơi cơng ty giới thiệu với khách hàng dịch vụ cách cụ thể, đặc biệt dịch vụ cho hàng hóa xuất nhập khNu Đồng thời, cơng ty nên đăng quảng cáo Website chuyên giao nhận hàng hóa xuất nhập khNu Đây hình thức quảng cáo có chi phí tương đối thấp mang lại hiệu cao SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 87 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu Để mở rộng quy mô dịch vụ cho hàng hóa xuất nhập khNu, cơng ty cần chủ động liên kết với công ty ngành khác, cơng cơng ty có đại lý nước ngồi Vì với quy mơ trước mắt, cơng ty chưa thể phát triển đại lý sang nước khác Đồng thời, công ty chủ động liên kết làm đại lý Việt Nam cho công ty giao nhận, hãng tàu nước ngồi Có vậy, dịch vụ mà cơng ty cung cấp cho khách hàng nhiều 4.2.4 Giải pháp tổ chức nhân Đối với doanh nghiệp dịch vụ nào, nguồn nhân lực yếu tố định thành công Trong năm gần đây, ngành dịch vụ logistic Việt Nam phát triển nhanh chóng, từ vài doanh nghiệp giao nhận quốc doanh đầu thập niên 90, đến hàng trăm công ty thành lập hoạt động nước Để phát triển nâng cao tính cạnh tranh mình, cơng ty cần tập trung cho việc đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, đáp ứng phát triển dịch vụ logistics yêu cầu ngày khắt khe khách hàng Việc cơng ty làm cử nhân viên tham gia chương trình đào tạo Hiệp hội giao nhận vận tải Việt Nam- VIFFAS kết hợp với Hiệp hội giao nhận nước Asean, chương trình Bộ Giao thơng Vận tải, tổ chức khóa đào tạo nghiệp vụ giao nhận, gom hàng đường biển, với Trường cao đẳng Hải quan mở lớp đào tạo đại lý khai quan, cấp chứng cho hội viên thời gian qua Về giao nhận hàng không, Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế- IATA thông qua Việt Nam Airlines tổ chức số lớp học nghiệp vụ tổ chức thi cấp IATA có giá trị quốc tế Nếu tham gia chương trình học có chứng IATA việc cung cấp dịch vụ cơng ty chun nghiệp với nhân viên có trình độ cao Bên cạnh đó, cơng ty tìm kiếm nguồn tài trợ nước quốc tế cho chương trình đào tạo ngắn hạn nước Phối hợp tranh thủ hợp tác với tổ chức FIATA, IATA tổ chức phi phủ khác để có SVTT: NGUYỄN XN THỌ TRANG 88 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu nguồn kinh phí đào tạo thường xuyên Mặt khác, doanh nghiệp cần phải kết hợp chặt chẽ với Hiệp hội, thông báo với Hiệp hội nhu cầu đào tạo nhân lực để hiệp hội có hướng giải Ngồi ra, cơng ty cần thường xuyên tổ chức đợt huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên để kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc, nhân viên phụ trách mảng giao nhận hàng xuất nhập khNu, khai hải quan công ty người trẻ, chưa có kinh nghiệm lâu năm Cơng ty nên khuyến khích nhân viên tự học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên ngành, chẳng hạn tìm hiểu luật pháp quốc gia thường xun có lơ hàng đến, quy định thủ tục hải quan, khả ngoại ngữ Lương bổng sách đãi ngộ yếu tố khơng thể thiếu để khuyến khích nhân nhân viên làm việc giữ chân nhân viên giỏi, cách công ty cần tổng kết cuối tháng cuối quý nhân viên xuất sắc dựa báo cáo công việc ngày giám sát trợ lý nhận xét giám đốc, nhân viên xuất sắc nhận 20% lương tháng làm việc Tóm lại, thiết cơng ty cần đầu tư để đào tạo đào tạo lại, nhằm nâng cao lực nhân viên thu hút nhân tài từ xã hội Phát triển nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao nhân tố quan trọng định sống cịn thành cơng hoạt động Logistics – hoạt động mang tính chất tồn cầu 4.3 Một số kiến nghị 4.3.1 Đối với công ty - Cần đưa chiến lược phát triển mạnh mẽ hơn, tiếp tục phát triển mở rộng mối quan hệ sẵn có, tìm kiếm kí hợp đồng trực tiếp với hãng tàu, trì quan hệ khách hàng… - ĐNy mạnh công tác hỗ trợ, tư vấn cho công ty xuất nhập khNu vừa, nhỏ thành lập SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 89 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu - Mở rộng thị trường kinh doanh, đặc biệt khu vực Miền Tây Nam Bộ, khu vực có nhiều nơng sản, trái có nhu cầu xuất khNu cao, nên cơng ty cần trọng để có nhiều hợp đồng - Đa dạng hóa ngành hàng, tìm kiếm nguồn hàng từ công ty xuất nhập khNu lớn nước, cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi Việt Nam… - Hoàn thiện nâng cao chất lượng dịch vụ - Phát triển mạnh nâng cao chất lượng khai thuê hải quan (đặc biệt thủ tục chứng từ phức tạp liên quan đến hoạt động xuất, nhập hàng hóa) để thu hút thêm khách hàng đến với dịch vụ - Hoàn thiện dịch vụ kinh doanh thương mại, tiến tới hoạt động xuất, nhập khNu ủy thác xuất, nhập khNu -Phát triển, hoàn thiện dịch vụ đại lý nước ngoài, phấn đấu cuối năm 2013 hoàn chỉnh mạng lưới đại lý, đạt hợp đồng định 4.3.2 Đối với nhà nước - Nhà nước tiếp tục nâng cấp sở hạ tầng phục vụ giao thơng đặc biệt cơng trình liên quan đến việc giao nhận đường biển Cần đầu tư thích đáng để xây dựng sở vật chất kĩ thuật cho vận chuyển hàng hóa đường biển, xây dựng mở rộng, nâng cấp cảng biển, đại hóa thiết bị xếp dỡ hàng hóa, xây dựng nhà kho đạt tiêu chuNn bảo quản - Xây dựng hệ thống pháp luật đồng quán, phù hợp với pháp luật thông luật quốc tế Đây tiền đề tạo hành lan pháp lý ổn định, thu hút hàng hóa Việt Nam, tạo tâm lý an toàn cho doanh nghiệp vận tải giao nhận doanh nghiệp mua bán nước Vì vậy, Nhà nước cố gắng tiếp tục hồn thiện hệ thống pháp luật, sách thuế, thủ tục hải quan, thủ tục hành chính… nhằm thúc đNy phát triển hệ thống giao nhận SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 90 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c h a n g e Vi e c u -tr a c k w N y bu - Tăng cường sách hợp tác quốc tế kinh tế, trị, văn hóa- xã hội, việc Việt Nam gia nhập ASEAN, AFTA, APEC, WTO,… giúp cho nước ta nâng cao tầm vị trí trường quốc tế, tạo điều kiện cho kinh tế phát triển Nhưng số quốc gia, vùng lãnh thổ có quan hệ khơng thân thiết, cần thiết lập mối quan hệ tin tưởng đặc biệt quan hệ thương mại, hai bên có lợi lợi ích quốc gia Từ đó, gián tiếp thúc đNy việc xuất nhập khNu hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho nghành giao nhận vận tải phát triển Hơn nữa, việc cạnh tranh với doanh nghiệp nước tạo động lực cho doanh nghiệp nước phấn đấu trưởng thành 4.3.3 Đối với hải quan cảng - Có biện pháp xử lý nghiêm khắc trường hợp vi phạm nhầm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở cho việc xuất nhập hàng doanh nghiệp, kiên chống hành vi tham ô, tham nhũng đội ngũ hải quan - Công chức Hải quan phải hướng dẫn cụ thể, sai cho doanh nghiệp, trường hợp mà xử lý từ cảnh báo đến phạt hành để tạo điều kiện thuận lời cho doanh nghiệp kinh doanh thực mua bán pháp luật Khi phân bổ nhiệm vụ, công chức Hải quan cần làm việc nhanh chóng để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp xuất hàng, nhận hàng thời gian ngắn tránh để lưu kho lưu bãi làm tốn thời gian, chi phí cho doanh nghiệp - Các khâu làm thủ tục Hải quan nhiều thời gian làm ảnh hưởng đến tiến trình kinh doanh doanh nghiệp, giải pháp thiết đơn giản hóa thủ tục Hải quan theo hướng chun mơn hóa, đại hóa giúp việc thơng quan hàng nhanh chóng, tránh trường hợp đáng tiếc khơng đáng có SVTT: NGUYỄN XUÂN THỌ TRANG 91 d o m w o GVHD: HÀ ĐỨC SƠN lic CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP k to c C m o d o w w w w w C lic k to bu y N O W ! XC er O W F- w PD h a n g e Vi e ! XC er PD F- c u -tr a c k c y c d o m w o o c u -tr a c k w w d o C lic k to bu y bu to k lic C w w w N O W ! h a n g e Vi e N PD ! XC er O W F- w m h a n g e Vi e w PD XC er F- c u -tr a c k c