Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH dịch vụ hàng hóa đông phương

HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA ĐÔNG PHƯƠNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ

HÀNG HÓA ĐÔNG PHƯƠNG

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG

Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Thị Trang

Sinh viên thực hiện : Từ Thị Thảo Dung MSSV: 1311140654 Lớp: 13DQN05

TP Hồ Chí Minh, 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên Từ Thị Thảo Dung, là sinh viên lớp 13DQN05 khoa Quản Trị Kinh

Doanh chuyên ngành Quản trị Ngoại Thương trường Đại học Công Nghệ Thành phố

Hồ Chí Minh Tôi xin cam đoan:

- Những nội dung trong khóa luận này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực

tiếp của giảng viên hướng dẫn – Th.S Trần Thị Trang

- Các số liệu trong khóa luận là hoàn toàn trung thực và chưa được công bố ở các

nghiên cứu khác hay trên bất kỳ phương tiện truyền thông nào

- Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hay gian trá tôi xin chịu

hoàn toàn trách nhiệm

TP Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 07 năm 2017

Sinh viên

Từ Thị Thảo Dung

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều

sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Để hoàn thành được bài khóa luận tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tất cả quý Thầy Cô Khoa Quản Trị Kinh Doanh – Trường Đại Học Công Nghệ TP HCM, những người đã cho em những kiến thức cơ bản, những bài học, những kinh nghiệm quý báu để em có thể hình dung được một cách khái quát những gì cần làm khi bước vào thực tập, cũng như áp dụng những kiến thức đó trong quá trình thực tập và viết khóa luận Đặc biệt, em xin cảm ơn ThS Trần Thị Trang, người đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận Sự chỉ bảo tận tình và chu đáo của cô giúp em hoàn thành tốt bài khóa luận, giúp em nhận ra sai sót cũng như tìm

ra hướng đi đúng khi em gặp khó khăn, bối rối

Kế tiếp, em xin cảm ơn đến Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

đã cho em có cơ hội thực tập tại công ty và xin cảm ơn tất cả các cô, chú, anh, chị phòng xuất nhập khẩu đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian em tiến hành thực tập và cho em những lời khuyên để hoàn thành tốt hơn bài khóa luận tốt nghiệp

Do thời gian thực tập có hạn và kiến thức của em còn hạn chế nên bài khóa luận tốt nghiệp này khó tránh khỏi những sai sót nhất định Em mong thầy cô thông cảm và cho em những ý kiến để em có thể rút nhiều kinh nghiệm hơn cho bản thân để sau khi

ra trường em có thể làm việc tốt hơn

Sau cùng, em xin kính chúc Quý Thầy Cô trong khoa Quản trị Kinh doanh và Giáo viên hướng dẫn – ThS Trần Thị Trang có sức khỏe dồi dào, niềm tin và tâm huyết để có thể tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình, truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành cảm ơn!

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : ………

MSSV : ………

Khoá : ………

1 Thời gian thực tập ………

………

………

2 Bộ phận thực tập ………

………

3 Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật ………

………

………

………

………

4 Kết quả thực tập theo đề tài ………

………

………

5 Nhận xét chung ………

………

………

………

………

Đơn vị thực tập

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên sinh viên : ………

MSSV : ………

Khoá : ………

1 Thời gian thực tập ………

………

………

2 Bộ phận thực tập ………

………

………

3 Nhận xét chung ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Giảng viên hướng dẫn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

NHẬN XÉT THỰC TẬP iii

NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN iv

MỤC LỤC v

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ix

DANH SÁCH CÁC BẢNG VÀ HÌNH ẢNH SỬ DỤNG x

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài/ Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của ĐA/KLTN 2

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3

1.1 Tổng quan về giao nhận 3

1.1.1 Dịch vụ giao nhận 3

1.1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận 3

1.1.1.2 Đặc điểm về dịch vụ giao nhận 3

1.1.1.3 Vai trò của dịch vụ giao nhận 3

1.1.1.4 Phân loại dịch vụ giao nhận 4

1.1.2 Người giao nhận 4

1.1.2.1 Khái niệm về người giao nhận 4

1.1.2.2 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế 5

1.1.2.3 Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận 5

1.1.3 Các tổ chức giao nhận trên thế giới và Việt Nam 8

1.2 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển 9

1.2.1 Cơ sở pháp lý 9

1.2.2 Nguyên tắc hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển 10

1.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường

biển 10

1.3.1 Phương pháp gửi hàng nguyên container (FCL/FCL) 10

1.3.1.1 Khái niệm 10

1.3.1.2 Quy trình FCL/FCL 11

1.3.1.3 Trách nhiệm của người gửi hàng 11

1.3.1.4 Trách nhiệm của người chuyên chở 11

1.3.1.5 Trách nhiệm của người nhận hàng 12

1.3.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển 12

1.3.3 Các chứng từ có liên quan trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển 14

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA ĐÔNG PHƯƠNG 16

2.1 Giới thiệu sơ lược Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương 16

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 16

2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động 17

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 17

2.1.3.1 Nguồn lao động 17

2.1.3.2 Sơ đồ tổ chức 18

2.1.3.3 Chức năng – nhiệm vụ các phòng ban 18

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2016 19

2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương 22

2.2.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ 23

2.2.2 Nhận và kiểm tra tính pháp lý BCT 23

2.2.3 Khai hải quan điện tử 27

2.2.4 Chuẩn bị hồ sơ khai quan 29

2.2.5 Đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng 32

2.2.6 Giao hàng cho khách hàng 34

2.2.7 Quyết toán và bàn giao BCT cho khách hàng 34

2.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương 34

2.3.1 Ưu điểm 34

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 35

2.3.2.1 Hạn chế về trình độ chuyên môn và nghiệp vụ 35

2.3.2.2 Hạn chế trong quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ 35

2.3.2.3 Hạn chế về hoạt động Marketing, tìm kiếm khách hàng 35

2.3.2.4 Hạn chế về vấn đề xoay vòng vốn 36

2.3.2.5 Hạn chế về vấn đề quản lý thời gian 36

2.3.2.6 Hạn chế về vấn đề phát sinh chi phí cao 36

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 38

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA ĐÔNG PHƯƠNG 39 3.1 Định hướng phát triển của Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương 39

3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương 40

3.2.1 Giải pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên 40

3.2.1.1 Cơ sở của giải pháp 40

3.2.1.2 Điều kiện thực hiện giải pháp 40

3.2.1.3 Kết quả đạt được từ giải pháp 42

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ 42

3.2.2.1 Cơ sở của giải pháp 42

3.2.2.2 Điều kiện thực hiện giải pháp 43

3.2.2.3 Kết quả đạt được từ giải pháp 44

3.2.3 Giải pháp đẩy mạnh hoạt động marketing và công tác tìm kiếm khách hàng 44

3.2.3.1 Cơ sở của giải pháp 44

3.2.3.2 Điều kiện thực hiện giải pháp 44

3.2.3.3 Kết quả đạt được từ giải pháp 45

3.2.4 Giải pháp đảm bảo vấn đề xoay vòng vốn và sử dụng vốn hiệu quả 45

3.2.4.1 Cơ sở của giải pháp 45

3.2.4.2 Điều kiện thực hiện giải pháp 46

3.2.4.3 Kết quả đạt được từ giải pháp 46

3.2.5 Giải pháp lên kế hoạch cụ thể, chi tiết, kết hợp công việc rút ngắn thời

gian 46

3.2.5.1 Cơ sở của giải pháp 46

3.2.5.2 Điều kiện thực hiện giải pháp 47

3.2.5.3 Kết quả đạt được từ giải pháp 47

3.2.6 Giải pháp giảm chi phí 48

3.2.6.1 Cơ sở của giải pháp 48

3.2.6.2 Điều kiện thực hiện giải pháp 48

3.2.6.3 Kết quả đạt được từ giải pháp 48

3.3 Kiến nghị 49

3.2.1 Đối với cơ quan Nhà nước 49

3.2.2 Đối với công ty 50

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 51

KẾT LUẬN 52

TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

PHỤ LỤC A 55

PHỤ LỤC B 61

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài/ Lý do chọn đề tài

Nền kinh tế thế giới đã và đang bước vào thế kỉ XXI, kỷ nguyên của hội nhập

và phát triển Tại Việt Nam, trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới thì nhu cầu XNK hàng hóa ngày càng lớn Nhưng nhắc đến hoạt động XNK hàng hóa chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế So với thời kỳ trước khi gia nhập WTO, ngành dịch vụ giao nhận VN đã có bước trưởng thành đáng kể về số lượng các DN tham gia cũng như tính chuyên nghiệp của những nhà cung cấp dịch vụ Theo thống kê của Hiệp hội Doanh nghiệp logistics Việt Nam, cả nước hiện có trên 1.300 doanh nghiệp logistics đang hoạt động, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Đây là dịch vụ có nhiều tiềm năng với quy mô từ 20 - 22 tỷ USD/năm, chiếm gần 21% GDP của cả nước

Tuy nhiên, thực tế hiện nay, mặc dù giao nhận, logistics đang trở thành ngành dịch vụ quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế nhưng năng lực cạnh tranh thương mại của các công ty giao nhận ở Việt Nam còn yếu, vẫn chưa thực sự được tạo điều kiện để phát triển Theo thời gian, ngành giao nhận đang ngày một phát triển, tính cạnh tranh trên thị trường ngày một tăng cao, song doanh nghiệp thì nhiều nhưng khối lượng công việc không quá nhiều dẫn đến tình trạng để có thể tồn tại, các doanh nghiệp cần có nhiều chiến lược cạnh tranh hơn để đối phó với đối thủ cạnh tranh lớn, nhỏ Do đó mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì vấn đề đặt ra là làm sao để nâng cao dịch vụ cũng như hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa của mình

Trong quá trình thực tập tại phòng XNK của Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương, nhận thức tầm quan trọng của công tác giao nhận hàng hóa, đặc biệt là dịch vụ nhập khẩu chiếm phần lớn dịch vụ của công ty cũng như là nguồn doanh thu chủ yếu, cùng với những kiến thức đã học ở trường, kết hợp với thời gian tìm hiểu tại Công ty, em quyết định đi sâu nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa

nhập khẩu và chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương”

2 Mục đích nghiên cứu

Thông qua việc tìm hiểu và phân tích tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây để xác định hiệu quả kinh doanh đồng thời nghiên cứu sâu về thực trạng quy trình GN hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương Qua đó có cái nhìn tổng quan về các ưu điểm cũng như những hạn chế còn tồn tại trong quy trình, từ đó đề ra các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giúp công ty cạnh trạnh tốt hơn trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt

3 Phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

- Phạm vi nghiên cứu:

Quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

Thời gian thực hiện từ ngày 12/05/2017 đến 12/07/2017

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích thống kê, khảo sát thực tế và suy luận

5 Kết cấu của ĐA/KLTN

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và các phụ lục, để tài gồm có 3 chương:

➢ Chương 1: Lý luận chung về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

container (FCL) bằng đường biển

➢ Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

➢ Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận

hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1.1 Dịch vụ giao nhận

Vận chuyển hàng hoá quốc tế là một bộ phận cấu thành quan trọng của buôn bán quốc tế là một khâu không thể thiếu được trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Vậy dịch vụ GN là gì?

Theo điều 163 của Luật thương mại Việt Nam 1997 thì “Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ GN hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ GN khác (gọi chung là khách hàng).”

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ GN, “Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.”

- Là một loại hàng hóa vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, không tạo ra sản phẩm vật chất, chỉ làm thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất

- Mang tính thụ động: Phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định, các ràng buộc về pháp luật và nghị định của chính phủ các nước

- Mang tính thời vụ: Phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa XNK mà thường hoạt động XNK mang tính chất thời vụ nên hoạt động GN cũng chịu ảnh hưởng

- Chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cơ sở quy mô và kinh nghiệm của người GN

Trong xu thế quốc tế hóa đời sống xã hội hiện nay, cũng như là sự mở rộng giao lưu hợp tác thương mại giữa các nước, đã khiến cho GN ngày càng có vai trò quan trọng Điều này được thể hiện ở:

- GN tạo điều kiện cho hàng hoá lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm mà không có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận

- GN giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của các phương tiện vận tải, tận dụng được một cách tối đa và hiệu quả dung tích, tải trọng của các phương tiện vận tải, công cụ vận tải, cũng như các phương tiện hỗ trợ khác

- GN làm giảm giá thành hàng hoá xuất NK

- Bên cạnh đó, GN cũng giúp các nhà XNK giảm bớt các chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng kho hàng, bến bãi của người GN hay do người GN thuê, giảm chi phí đào tạo nhân công

➢ Căn cứ vào phạm vi hoạt động: Giao nhận quốc tế và giao nhận nội địa

➢ Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:

- Giao nhận thuần túy là hoạt động chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến

- Giao nhận tổng hợp là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển, v.v…

➢ Căn cứ vào phương tiện vận tải: GN hàng bằng đường biển, hàng không,

đường thủy, đường sắt, ô tô, bưu điện, đường ống, GN vận tải liên hợp, đa phương thức

➢ Căn cứ vào tính chất giao nhận:

- Giao nhận riêng là hoạt động do người kinh doanh XNK tự tổ chức, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (Dịch vụ GN)

- Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt động GN của các tổ chức công ty chuyên kinh

doanh dịch vụ GN theo sự ủy thác của khách hàng

1.1.2 Người giao nhận

Người GN là người thực hiện các dịch vụ GN theo sự uỷ thác của khách hàng hoặc người chuyên chở Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ GN gọi là người

GN Người GN có thể là chủ hàng (khi anh ta tự đứng ra thực hiện các công việc GN cho hàng hoá của mình), là chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện các

dịch vụ GN), công ty xếp dỡ hay kho hàng hoặc người GN chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác thực hiện dịch vụ đó

Theo khái niệm của Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA: “Người giao nhận (Forwarder, Freightforwarder hay Forwarding agent) là người thu xếp chuyên chở toàn bộ hàng hóa theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người

ủy thác mà bản thân họ không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá …”

Theo Luật thương mại Việt Nam được Quốc Hội khóa IX thông qua tại kỳ họp thứ 11 ngày 10/05/1997 thì: “Người GN là người làm dịch vụ GN, là các thương nhân

có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận

có thể là chủ hàng, chủ tàu, các công ty giao nhận hoặc bất kỳ thương nhân nào khác”

Người GN được coi là “Kiến trúc sư của vận tải – Architect of Transport” vì người GN có khả năng tổ chức quá trình chuyên chở một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất Trong quá trình hội nhập và phát triển kinh tế của VN, cùng với sự phát triển và tăng trưởng kinh tế của đất nước, vai trò của người GN cũng ngày càng lớn mạnh theo Điều này thể hiện qua một số mặt sau:

- Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

- Góp phần mở rộng thị trường

- Mang lại nhiều lợi ích kinh tế, xã hội

- Một vai trò khác không thể không nhắc tới đó là việc ngành GN vận tải đã mang lại vô số việc làm cho người lao động

Tóm lại, nhờ có sự ra đời, phát triển của người GN và các dịch vụ mà họ cung cấp mà các thủ tục chứng từ có liên quan đến quá trình GN vận tải được đơn giản hóa, thời gian vận chuyển được rút ngắn lại, khối lượng hàng hóa được trao đổi trong thương mại và vận tải quốc tế ngày một tăng lên

Theo Luật thương mại Việt Nam năm 1997, quy định:

Điều 167 Quyền và nghĩa vụ của người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá

Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá có những quyền và nghĩa vụ sau đây:

1- Được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác;

2- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng;

3- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng;

4- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm;

5- Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện

nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý

Điều 169 Các trường hợp miễn trách nhiệm

1- Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá không phải chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng phát sinh trong những trường hợp sau đây:

a) Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền;

b) Đã làm đúng theo những chỉ dẫn của KH hoặc của người được KH uỷ quyền;

c) Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp;

d) Do KH hoặc người được KH uỷ quyền thực hiện việc xếp, dỡ hàng hoá;

đ) Do khuyết tật của hàng hoá;

e) Do có đình công;

g) Các trường hợp bất khả kháng

2- Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá không chịu trách nhiệm về việc mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng, về sự chậm trễ hoặc giao nhận hàng sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

Điều 170 Giới hạn trách nhiệm

1- Trách nhiệm của người làm dịch vụ GN hàng hoá trong mọi trường hợp không vượt quá giá trị hàng hoá, trừ khi các bên có thoả thuận khác trong hợp đồng

2- Người làm dịch vụ GN hàng hoá không được miễn trách nhiệm nếu không chứng minh được việc hư hỏng hoặc chậm giao hàng không phải do mình gây ra

3- Tiền bồi thường được tính trên cơ sở giá trị hàng hoá ghi trên hoá đơn và các khoản tiền khác có chứng từ hợp lệ Nếu trong hoá đơn không ghi giá trị hàng hoá thì tiền bồi thường được tính theo giá trị của loại hàng đó tại nơi và thời điểm mà hàng

được giao cho khách hàng theo giá thị trường; nếu không có giá thị trường thì tính theo giá thông thường của hàng cùng loại và cùng chất lượng

4- Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá không phải chịu trách nhiệm trong các trường hợp sau đây:

a) Người làm dịch vụ GN hàng hoá không nhận được thông báo về khiếu nại trong thời hạn mười bốn ngày, kể từ ngày giao hàng, không tính ngày chủ nhật và ngày lễ; b) Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá không nhận được thông báo bằng văn bản về việc bị kiện tại Trọng tài hoặc Toà án trong thời hạn chín tháng, kể từ ngày giao hàng

Khi người giao nhận là đại lý

Tùy theo chức năng của người GN, người GN phải thực hiện đầy đủ các nghĩa

vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:

- Giao hàng không đúng chỉ dẫn

- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn

- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

- Chở hàng đến sai nơi quy định

- Giao hàng cho người không phải là người nhận

- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà họ gây nên

Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người GN không chịu trách nhiệm về hành

vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người GN khác… nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết Khi làm đại lý người GN phải tuân thủ

“Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn (Standard Trading Conditions)” của mình

Khi người giao nhận là người chuyên chở chính (Principal Carrier)

Khi là một người chuyên chở, người GN đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người GN khác

mà họ thuê để thực hiện hợp đồng vận tải Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người GN do luật lệ của các phương thức vận tải quy định

Khi đóng vai trò là người chuyên chở, các điều kiện kinh doanh áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành Tuy nhiên,

người GN không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh

từ những trường hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp

- Do nội tý hoặc bản chất của hàng hoá

- Do chiến tranh, đình công

- Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra, người GN không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc GN sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình

Khi người giao nhận là người gom hàng

Khi người gom hàng cấp FBL (FIATA Negotiable Multimodal Transport B/L), anh ta phải chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng hàng hóa, ngay cả khi hàng còn nằm trong sự trông giữ của người chuyên chở thực sự (Effective Carrier) Theo điều khoản của FBL: Khi đã biết rõ chặng đường xảy ra tổn thất thì trách nhiệm của người GN sẽ được quyết định theo Công ước quốc tế hoặc luật quốc gia Tuy nhiên, nếu không biết rõ chặng đường đó, thì trách nhiệm của người GN được giới hạn trong

2 SDR (Special Drawing Right) cho một kg (cả bì) hàng bị mất hay hỏng Anh ta cũng chịu trách nhiệm về việc giao hàng chậm với mức bồi thường giới hạn gấp đôi tiền cước hoặc giá trị của lô hàng bị giao chậm, mức nào cao thì áp dụng

1.1.3 Các tổ chức giao nhận trên thế giới và Việt Nam

Tổ chức GN vận tải có ảnh hưởng rất quan trọng tới sự phát triển ngành giao thông vận tải thế giới là Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận vận tải FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations) thành lập năm 1926 Đây là tổ chức đại diện của 35.000 công ty GN ở 130 nước trên thế giới Tổ chức này được các tổ chức của liên hiệp quốc công nhận rộng rãi

Từ khi thành lập năm 1991, Liên đoàn Các Hiệp hội Giao nhận Đông Nam Á AFFA (ASEAN Federation of Forwarders Associations) nhanh chóng được ASEAN nhìn nhận là tổ chức phi chính phủ trực thuộc ASEAN nhằm thực hiện các mục tiêu: Thống nhất các nhà GN vận chuyển hàng hóa trong khu vực ASEAN thông qua các tổ chức giao nhận vận tải hàng hóa quốc gia; Thúc đẩy, phát huy, phát triển và duy trì

hợp tác chặt chẽ giữa các nhà GN vận tải hàng hóa khu vực ASEAN; Đại diện cho lợi ích các thành viên liên quan đến GN vận tải hàng hóa đặc thù cho khu vực ASEAN; Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế IATA (International Air Transport Association) được thành lập ngày 19 tháng 4 năm 1945 tại Havana, Cuba Mục đích chính của tổ chức này là trợ giúp các công ty hàng không đạt được sự cạnh tranh hợp pháp và thống nhất giá cả

Hiệp Hội Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Việt Nam (VLA) có tên cũ là Hiệp Hội Giao Nhận Kho Vận Việt Nam (VIFFAS) Tổ chức này được thành lập theo Công văn của Văn phòng Chính phủ vào ngày 18/11/1993 Với tầm nhìn là liên kết, hợp tác những nhà cung cấp dịch vụ GN vận tải, logistics trong và ngoài nước nhằm kiến tạo vai trò một ngành kinh tế mũi nhọn của VN

Trên đây là một vài hiệp hội tiêu biểu trên thế giới và ở VN, ngoài ra thì còn rất nhiều hiệp hội GN khác

container đường biển

1.2.1 Cơ sở pháp lý

➢ Các văn bản của Nhà nước

Nhà nước VN đã ban hành khá nhiều các văn bản, qui phạm pháp luật liên quan đến vận tải, GN như:

- Các văn bản qui định tàu bè nước ngoài ra vào các cảng quốc tế của VN

- Các văn bản qui định trách nhiệm GN hàng hóa của các đơn vị, DN

- Luật quốc gia điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán, vận tải, bảo hiểm, GN, xếp dỡ

➢ Các luật lệ quốc tế

Các công ước (Convention), hiệp ước (Treaty), hiệp định (Agreement), nghị định thư (Protocol), quy chế (Status) và các định ước (Act)

Về buôn bán, vận tải, bảo hiểm, … mà việc GN bắt buộc phải phù hợp mới bảo

vệ được quyền lợi của chủ hàng

➢ Các loại hợp đồng: Đây là những cơ sở pháp lý trong công tác GN

➢ Các tập quán thương mại và hàng hải và luật tập tục của mỗi nước

1.2.2 Nguyên tắc hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc GN hàng hoá NK tại các cảng biển VN như sau:

- Việc GN hàng hoá NK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng

- Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác GN trực tiếp với người vận tải (tàu) (quy định mới từ 1991)

Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện

Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng

- Khi được uỷ thác GN hàng hoá NK với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng

- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ

Ví dụ: B/L gốc, giấy giới thiệu của cơ quan

- Việc GN có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm

bằng đường biển

1.3.1 Phương pháp gửi hàng nguyên container (FCL/FCL)

Phương pháp gửi hàng nguyên container FCL/FCL (Full Container Load): FCL

là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng

1.3.1.2 Quy trình FCL/FCL

Hình 1.1 Quy trình nhận nguyên giao nguyên (FCL/FCL)

Người gửi hàng FCL sẽ có trách nhiệm:

- Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để đóng hàng

- Ðóng hàng vào container kể cả việc chất xếp, chèn lót hàng trong container

- Ðánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở

- Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu

- Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời nhận B/L do người chuyên chở cấp

- Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên

Việc đóng hàng vào container cũng có thể tiến hành tại trạm đóng hàng hoặc bãi container của người chuyên chở Người gửi hàng phải vận chuyển hàng hóa của mình ra bãi container và đóng hàng vào container

Người chuyên chở có những trách nhiệm sau:

- Phát hành B/L cho người gửi hàng

- Quản lý hàng chất xếp trong container từ khi nhận container tại bãi container (CY) cảng gửi đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi container cảng đích

- Bốc container từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở, kể cả việc chất xếp container lên tàu

Người chuyên chở xếp container lên tàu, vận chuyển đến cảng đích

Người chuyên chở

dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích

Giao container cho người nhận hàng có vận đơn hợp lệ

- Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích

- Giao container cho người nhận có B/L hợp lệ tại bãi container

- Chịu mọi chi phí về thao tác nói trên

Người nhận chở hàng ở cảng đích có trách nhiệm:

- Thu xếp giấy tờ NK và làm thủ tục hải quan cho lô hàng

- Xuất trình B/L hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi container

- Vận chuyển container về kho bãi của mình, nhanh chóng rút hàng và hoàn trả container rỗng cho người chuyên chở (hoặc công ty cho thuê container)

- Chịu mọi chi phí liên quan đến thao tác kể trên, kể cả chi phí chuyên chở

container đi về bãi chứa container

1.3.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển

Hình 1.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng

đường biển

(Nguồn: Nghiệp vụ GTVT và bảo hiểm trong ngoại thương – Phạm Mạnh Hiền)

Yêu cầu:

- Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu, giảm bớt tiền phạt do dỡ hàng chậm

- Nhận hàng, quyết toán với tàu đầy đủ (Sufficiency) và chính xác (Accurately)

- Phát hiện kịp thời những tổn thất của hàng hóa và lập đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, kịp thời gian để khiếu nại các bên có liên quan

Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo

vệ quyền lợi của chủ hàng

Quyết toán

- Lập các phương án giao và nhận hàng

- Chuẩn bị kho bãi, phương tiện vận chuyển, công nhân bốc xếp…

2 Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải

➢ Làm thủ tục hàng NK

- Xin giấy phép NK (Import License) (nếu có)

- Làm thủ tục hải quan cho hàng NK và nộp thuế NK (nếu có)

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang BCT văn phòng quản

lý tàu để xác nhận D/O Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

3 Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng

- Lập biên bản kiểm tra sơ bộ - Survey Record

- Thư dự kháng – Letter of Indemnity/ Reservation (LOR)

- Biên bản hư hỏng đổ vỡ - Cargo Outturn Report (COR)

- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu – Report on receipt of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)

- Biên bản giám định – Survey Report/ Certificate of Survey

Khi nhận hàng xong, chủ hàng mời Vinacontrol (nếu hàng có bảo hiểm thì mời giám định viên của bảo hiểm) tiến hành giám định toàn bộ lô hàng, mục đích xác định

rõ số lượng hàng hóa bị tổn thất cụ thể của toàn bộ lô hàng để làm cơ sở cho việc khiếu nại bồi thường Nội dung phải cụ thể chính xác và phải nêu rõ tình trạng và mức

độ tổn thất Chứng từ này sẽ được cơ quan giám định cấp ngay sau khi giám định xong trong vòng không quá 30 ngày kể từ ngày có yêu cầu giám định

4 Quyết toán

- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác GN

- Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn thất hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình

1.3.3 Các chứng từ có liên quan trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập

khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển

➢ Hợp đồng thương mại (Sale Contract)

Hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế, về bản chất là sự thỏa thuận giữa các

bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên bán có nghĩa vụ giao hàng,

chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho

bên mua; còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng và nhận hàng

➢ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát

hàng ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Hóa đơn

thương mại này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện

cơ sở giao hàng (theo quy định của Incoterm), phương thức thanh toán hay chuyên chở

hàng như thế nào

➢ Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)

Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển lập,

ký và cấp cho người gửi hàng trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số

hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có

quyền nhận hàng tại cảng đích với chất lượng tốt và số lượng đầy đủ như biên nhận

➢ Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Packing List – PL)

Là bản kê khai tất cả hàng hóa trong kiện hàng và được kí phát bởi người bán

➢ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Là một chứng từ quan trọng trong XNK Nó cho biết nguồn gốc xuất xứ của

hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào

➢ Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

Là giấy thông báo chi tiết của Hãng tàu, Đại lý hãng tàu hay một công ty

Logistics thông báo cho bạn biết về lịch trình (Lô hàng khởi hành từ cảng nào? Đến

cảng nào?), thời gian (ngày lô hàng xuất phát, ngày lô hàng đến), số lượng, chủng loại

(hàng FCL hay hàng LCL, số lượng bao nhiêu?), trọng lượng (trọng lượng hàng, số

khối), tên tàu, số chuyến, … của lô hàng mà công ty bạn NK từ nước ngoài về

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Việc mở cửa nền kinh tế kéo theo sự phát triển của các hoạt động thương mại, giao lưu buôn bán với các nước là điều kiện để thúc đẩy sự phát triển của ngành GN nước ta GN đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế đối ngoại Ngày nay người giao nhận đóng vai trò rất quan trọng trong thương mại và vận tải quốc tế

Ở chương 1, chúng ta đi sâu nghiên cứu lý luận chung về ngành giao nhận như khái niệm, đặc điểm, vai trò và phân loại dịch vụ GN hay khái niệm, vai trò và quyền – nghĩa vụ - trách nhiệm của người GN, cùng tìm hiểu về các tổ chức giao nhận trên thế giới và VN, cơ sở pháp lý cũng như nguyên tắc giao nhận hàng hóa NK bằng container đường biển Ngoài ra, còn đi sâu hơn nữa là tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa

NK nguyên container (FCL) bằng đường biển, như phương pháp gửi hàng nguyên container là gì và các chứng từ có liên quan trong quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển

Với việc phân tích rõ các khái niệm liên quan đến giao nhận NK không chỉ giúp chúng ta hiểu, nắm bắt một cách tổng quát về giao nhận và quy trình giao nhận NK nguyên container bằng đường biển mà còn tạo nền tảng và tiền đề để làm cơ sở lý luận cho chương sau

Để có thể hình dung cụ thể về môi trường thực tế và vận dụng trực tiếp cơ sở lý luận sẽ áp dụng trong chương 2 này Trong chương tiếp theo sẽ trình bày về “Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương”, với việc giới thiệu một cách tổng quát Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương cũng như tình hình kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 – 2016 và phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty

để tìm ra ưu điểm và hạn chế từ đó có thể cải thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA ĐÔNG PHƯƠNG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trong bối cảnh VN ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, dịch

vụ GN ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong thương mại quốc tế, thêm vào đó các DN có nhu cầu ngày càng nhiều về XNK nhưng chưa có kinh nghiệm trong thủ tục XNK Chính vì vậy việc ra đời các công ty dịch vụ GN đang

là nhu cầu cần thiết Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên

Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương là công ty tư nhân hoạt động hạch toán độc lập tự chủ về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân hoạt động theo quy định hiện hành của nhà nước, chính thức thành lập ngày 26/03/2013 theo Giấy phép kinh doanh số 0312204859 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp Đông Phương là một DN trẻ, đầy tiềm năng và năng động, với đội ngũ nhân viên trẻ

và chuyên nghiệp cùng ban lãnh đạo nhiều kinh nghiệm trong ngành

- Tên giao dịch Tiếng Việt: Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

- Tên giao dịch quốc tế: ORIENT CARGO SERVICE COMPANY LIMITED

- Vốn điều lệ: 500.000.000 VND

- Địa chỉ trụ sở chính: 24 Văn Chung, Phường 13, Quận Tân Bình, TP HCM

- Địa chỉ VPĐD: 62 Đường số 5, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh

- Điện thoại: (84) 6257 0181/ 6257 0182 – Fax: (84) 6257 0183

- Đại diện pháp luật (Giám đốc): Nguyễn Xuân Tưởng

Sau hơn bốn năm hình thành và phát triển, Đông Phương vẫn còn là một DN non trẻ, đứng trước nhiều thách thức và khó khăn Tuy nhiên, với mục tiêu mang đến những giải pháp tốt nhất, mang đến những giá trị gia tăng về lợi ích cho khách hàng và luôn luôn cải tiến để trở thành đối tác đáng tin cậy của khách hàng, ban lãnh đạo và tập thể nhân viên Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương đã và đang nổ lực hết

mình để từng bước hoàn thành sứ mệnh, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao vị thế của mình trên thương trường

Vận chuyển đường hàng không: Hoạt động này còn non trẻ so với vận tải biển, khối lượng vận chuyển còn ít Công ty chủ yếu làm dịch vụ GN theo yêu cầu của khách hàng

Vận chuyển nội địa

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Tổng số lao động của công ty: 14 người

➢ Phân theo giới tính:

Nữ: 5 người

Nam: 9 người

➢ Phân theo phòng ban:

Ban Giám đốc: 1 người

Phòng Kế toán: 3 người

Phòng Kinh doanh: 4 người

Phòng XNK: 6 người

2.1.3.2 Sơ đồ tổ chức

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

(Nguồn: Giám đốc – Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương)

Qua hình 2.1, ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo cấu trúc

“Trực tuyến” Đây là mô hình mà hầu hết các DN VN đã và đang áp dụng rất thành công Các phòng ban trong công ty được phân chia một cách rõ ràng, cụ thể, thể hiện

sự phân biệt rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm giữa cấp lãnh đạo và các phòng ban Với cơ cấu như thế này, công ty có thể tận dụng tối đa khả năng chuyên môn của từng nhân viên và giám đốc có thể nắm bắt mọi hoạt động của công ty

➢ Giám đốc: Người đại diện pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp

luật về hoạt động thương mại, dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước; Trực tiếp điều hành, quyết định và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty; Quản lý tình hình tài chính; Giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng và ký hợp đồng

➢ Phòng kế toán: Phụ trách công việc thu chi của công ty, báo cáo các số liệu

định kỳ, theo dõi và chi tạm ứng cho NVGN hoàn thành công việc

➢ Phòng kinh doanh: Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và hoạch định

chiến lược Marketing, tìm kiếm khách hàng; Tư vấn, giải đáp thắc mắc cho

khách hàng về nghiệp vụ; Cung cấp cho giám đốc những thông tin cần thiết về khách hàng và những phản hồi của khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như tình hình cạnh tranh trên thị trường

➢ Phòng XNK:

Bộ phận chứng từ: Nhận và kiểm tra BCT từ khách hàng; Khai quan điện tử, lập bộ hồ sơ khai quan và chuẩn bị các chứng từ có liên quan nhằm hỗ trợ bộ phận GN; Thường xuyên theo dõi, cập nhật những thay đổi trong chính sách Nhà nước và các văn bản pháp luật mới nhất trong lĩnh vực XNK

Bộ phận giao nhận: Trực tiếp đảm nhận các công việc có liên quan đến quá trình thông quan hàng hóa Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi và thông báo kịp thời tình hình thực tế tại các cảng, phối hợp chặt chẽ với bộ phận chứng từ nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình GN hàng và đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 – 2016

Tuy chỉ mới hơn 4 năm hoạt động và phát triển nhưng tập thể công ty đã cùng

nổ lực hết mình, luôn tìm ra giải pháp tối ưu cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất đồng thời tối thiểu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận cho phía khách hàng cũng như cho công ty Để đạt được mục tiêu trên, toàn thể nhân viên đã luôn cố gắng làm việc và đạt được kết quả khả quan, được thể hiện cụ thể qua báo cáo kết quả kinh doanh của công

ty giai đoạn 2014 – 2016

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa

Đông Phương giai đoạn 2014 – 2016

Hình 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 - 2016

Nhìn chung, trong những năm đầu tiên hoạt động, công ty đã đạt được một số thành công nhất định, dựa vào bảng 2.1và hình 2.2 ta dễ dàng nhận thấy rằng:

➢ Về doanh thu, tăng đều qua các năm, cụ thể như sau:

Năm 2014, đây là giai đoạn công ty mới thành lập còn gặp nhiều khó khăn về mọi mặt, dịch vụ còn chưa phát triển toàn diện nhưng cũng khá thành công trong việc tìm kiếm khách hàng, sau 1 năm hoạt động doanh thu công ty đạt 1.836 triệu đồng

Năm 2015 doanh thu tăng 38,2% so với năm 2014 tương ứng 702 triệu đồng Năm 2016, công ty đã phần nào có chỗ đứng và tạo dần được vị thế riêng cho mình tuy thời gian không dài Doanh thu tăng 657 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ 25,9% so với doanh thu năm 2015

Nguyên nhân tốc độ tăng doanh thu năm 2015 là do sau 1 năm hoạt động, công

ty đã phần nào hiểu được thị trường, áp lực cạnh tranh và rút kinh nghiệm từ những sai sót trước để nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng thị trường hoạt động vì thế công ty

có nhiều khách hàng hơn nên doanh thu tăng Tốc độ tăng doanh thu của năm 2016 chậm hơn so với năm 2015 vì thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tìm kiếm khách hàng mới trở nên khó khăn, doanh thu chủ yếu phụ thuộc vào nguồn khách hàng hiện có, tuy nhiên vì tạo được niềm tin nơi khách hàng nên ngày càng có nhiều hợp đồng dịch vụ lớn và giá trị cao

➢ Về chi phí:

Năm 2015 tổng chi phí tăng 46,3% ứng với 669 triệu đồng so với năm 2014 Năm 2016 tổng chi phí chỉ tăng 19,2% ứng với 406 triệu đồng so với năm 2015 Chi phí ngày một ít hơn do đã có những đối tác quen, hưởng các ưu đãi về dịch vụ

Nguyên nhân chi phí hoạt động kinh doanh năm 2015 tăng cao là do hiểu được

áp lực cạnh tranh trên thị trường dịch vụ GN ngày càng cao, nên buộc công ty phải tăng thêm một số chi phí như quảng cáo, khuyến mãi đồng thời cũng phải hạ mức giá dịch vụ để thu hút khách hàng về phía công ty Thêm vào đó, công ty đã đầu tư một khoản chi phí để trang bị một số thiết bị phục vụ cho văn phòng và mở rộng quy mô công ty Năm 2016, tổng chi phí đã giảm đáng kể vì hoạt động kinh doanh của công ty đang dần trở nên ổn định, chi phí hiện tại chủ yếu là các chi phí để thu hút khách hàng

và nâng cao chất lượng dịch vụ

➢ Về lợi nhuận sau thuế:

Năm 2015 so với năm 2014 tăng 26,4 triệu đồng chiếm tỷ lệ 8,4% Do chi phí năm 2015 phát sinh cao nên tốc độ tăng trưởng lợi nhuận có phần chậm chạp

Năm 2016 so với năm 2015 tăng 200,8 triệu đồng chiếm tỷ lệ 59,2% Tốc độ tăng chi phí năm 2016 có phần chậm lại, cùng với việc tăng doanh thu đã làm cho lợi nhuận tăng cao

Đánh giá chung: Sau khi phân tích số liệu và quan sát biểu đồ 2.1 về kết quả kinh

doanh của công ty 3 năm qua ta thấy rằng, mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng nhìn chung chiến lược hoạt động công ty khá hiệu quả Công ty cần phải giữ vững sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và không ngừng đưa ra các hoạch định chiến lược nhằm hạn chế chi phí và tối đa hóa lợi nhuận

2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

Hình 2.3 Quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển

tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương

(Nguồn: Phòng XNK)

Quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển tại Công

Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương bao gồm 7 bước Tuy gồm 7 bước nhưng thực chất chính là những bước nhỏ trong 4 bước lớn ở quy trình lý thuyết, điều này cho phép chúng ta có thể hiểu rõ ràng hơn được quy trình giao nhận hàng hóa NK nguyên container bằng đường biển

Để có thể hình dung được cụ thể quy trình GN, em sẽ lấy một hợp đồng gần đây nhất của công ty cụ thể hóa quy trình

Đàm phán và ký

kết hợp đồng

dịch vụ

Nhận và kiểm tra tính pháp lý BCT

Khai hải quan điện tử

Chuẩn bị hồ sơ khai quan

Đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng

Cuối tháng 4, đại diện Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật liên hệ

Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Đông Phương để sử dụng dịch vụ GN hàng hóa

NK đối với mặt hàng nồi áp suất điện NK từ Trung Quốc về VN tại cảng Cát Lái,

TP HCM với số lượng 1 container loại 20 feet

2.2.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ

Khi những công ty có nhu cầu NK hàng hóa từ nước ngoài nhưng lại thiếu kinh nghiệm trong khâu thủ tục hải quan, họ sẽ tìm đến các công ty GN chuyên nghiệp Nhân viên kinh doanh của công ty có nhiệm vụ tìm kiếm những khách hàng đã và đang nhu cầu như vậy Khi có khách hàng liên hệ, nhân viên kinh doanh tại công ty sẽ tiếp nhận nhu cầu của khách hàng và báo giá sơ bộ, sau đó cung cấp thông tin chi tiết

về lô hàng cũng như thông tin của khách hàng cho giám đốc

Đối với khách hàng mới thì tùy theo loại hàng, số lượng container, độ khó của

lô hàng,… giám đốc sẽ đàm phán và đưa ra mức giá chính thức phù hợp Ngược lại, khách hàng sẽ đưa ra những yêu cầu cho việc NK lô hàng Sau khi hai bên đã đồng ý với các điều khoản của hợp đồng như thỏa thuận thì bắt đầu tiến hành ký kết “Hợp đồng dịch vụ giao nhận”, đây cũng được xem là hợp đồng ủy thác NK Hai bên cam kết thực hiện đúng nội dung trong hợp đồng cũng như quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm theo quy định của pháp luật, đây cũng là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp Nếu trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng mà hai bên cảm thấy thuận lợi thì hai bên có thể tiến hành gia hạn hợp đồng dịch vụ trong thời hạn một năm, hợp đồng này sẽ có hiệu lực cho tất cả các giao dịch dịch vụ GN trong khoảng thời gian đươc ký kết

2.2.2 Nhận và kiểm tra tính pháp lý BCT

Đây là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình Phần lớn khách hàng của công

ty chọn phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT), nên BCT được gửi tới người NK thông qua các công ty chuyển phát nhanh Do đó chứng từ không thông qua ngân hàng kiểm tra như phương thức thanh toán L/C và hay gặp phải những sai sót mà khi làm thủ tục hải quan mới phát hiện Chính vì điều này, nhân viên bộ phận chứng từ phải đảm bảo mọi thông tin trên BCT ăn khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng NVCT phải kiểm tra thật tỉ mỉ, điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian cũng như

Do Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật là khách hàng thân thiết nên giá

dịch vụ sẽ theo thỏa thuận như hợp đồng (Số hợp đồng: DP-04012017) đã ký kết (ngày 04/01/2017) Nhân viên kinh doanh sau khi tiếp nhận thông tin, tiến hành

thông báo cho NVGN địa chỉ khách hàng để lấy BCT

chi phí Nếu trong quá trình kiểm tra thấy có sai sót, NVCT phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh

Sau khi kiểm tra, đối chiếu với các nội dung trong B/L, hóa đơn thương mại, bản kê khai chi tiết hàng hóa về tính hợp nhất

Phương thức thanh toán là điện chuyển tiền nên NVCT cần kiểm tra kỹ chứng từ NVGN sẽ có nhiệm vụ đến Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật, địa chỉ 79 Cầu Xây 2, phường Tân Phú, Quận 9 và nhận BCT BCT của khách hàng thường gồm những chứng từ và những chi tiết cần lưu ý được thể hiện sau đây

Hợp đồng thương mại (Sale Contract): Khi kiểm tra hợp đồng, cần chú ý

các điều khoản như:

- The Seller: FOSHAN SHUNDE KAITAO IMPORT AND EXPORT CO.,LTD

- The Buyer: CONG TY CO PHAN CONG NGHE VIET NHAT

- Hợp đồng số (No): HB-GB-170316

- Tên hàng (Commodity): ELECTRIC PRESSURE COOKER

- Số lượng (Quantity): 700 PCS

- Trị giá hợp đồng: 9,201.60 USD

- Điều kiện giao hàng: FOB SHENZHEN

- Cảng đi (Port of Shipment): SHENZEN PORT, CHINA

- Cảng đến (Port of Destination): HO CHI MINH CITY, VIETNAM

- Phương thức thanh toán (Payment): Before loading

- Chữ ký / đóng dấu của người đại diện 2 bên

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Trên hóa đơn cần chú ý kiểm

tra các nội dung sau:

- Số hóa đơn: HB0420 – Ngày lập hóa đơn: 20/04/2017

- Total: 700 PCS – 9,201.60 USD

- Điều kiện giao hàng:

- Cảng đi: SHENZEN, CHINA

- Cảng đến: HO CHI MINH CITY, VIETNAM

- Phương thức thanh toán: Before loading

- Chữ ký / đóng dấu của người đại diện 2 bên

Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Cần chú ý nội dung:

- Số B/L: WLSE1704171

- Shipper: FOSHAN SHUNDE KAITAO IMPORT AND EXPORT CO.,LTD

- Consignee: CONG TY CO PHAN CONG NGHE VIET NHAT – 79 CAU XAY

2, P.TAN PHU, Q.9, TP.HCM

- Notify party: SAME AS CONSIGNEE

- Cảng xếp: SHENZHEN, CHINA

- Cảng dỡ: CATLAI, HOCHIMINH, VIETNAM

- Số container/ số seal: MSKU7571136/ CN5376670

- Số bản chính: 3

- Nơi và ngày cấp, chữ ký của người cấp: SHENZHEN – Apr.22.2017 – SHANGHAI WINDOWS LOGISTICS CO., LTD AS CARRIER

- Cách trả cước: FREIGHT COLLECT

Trong trường hợp này, B/L là House B/L do Forwarder bên Trung Quốc cấp với đại diện Forwarder, đại lý GN bên VN là Công ty Cổ phần VinaFreight

Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Packing List – PL):

- Tên và địa chỉ người XK: FOSHAN SHUNDE KAITAO IMPORT AND EXPORT CO.,LTD – 4F, NO.18 NORTH RONGGUI DADAO, DONGFENG, RONGGUI, SHUNDAE, FOSHAN

- Tên và địa chỉ người NK: CONG TY CO PHAN CONG NGHE VIET NHAT – 79 CAU XAY 2, P.TAN PHU, Q.9, TP.HCM