Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH s5 asia chi nhánh hải phòng

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Một số biện pháp hồn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng” đề tài nghiên cứu tơi Những số liệu sử dụng phân tích luận văn hồn tồn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu luận văn tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan với thực tiễn Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng Hải Phòng, ngày tháng năm 2016 Học viên Nguyễn Thảo Linh i LỜI CẢM ƠN Qua trình học tập nghiên cứu, giúp đỡ, dạy tâm huyết thầy cô giáo trường Đại học Hàng hải Việt Nam, Viện Đào tạo sau Đại học, tơi hồn thành chương trình học tập nghiên cứu luận văn với đề tài “Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng” Tôi xin trân trọng cảm ơn PGS.TS Vũ Trụ Phi tạo điều kiện tận tình giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu đề tài Bên cạnh đó, xin chân thành gửi lời cảm ơn đến bạn bè, đồng nghiệp giúp đỡ tơi tìm hiểu nghiên cứu tài liệu liên quan trình hồn thành luận văn tốt nghiệp Mặc dù nỗ lực cố gắng để hoàn thành luận văn thời gian kiến thức hạn chế nên luận văn không tránh khỏi mặt tồn định Tơi mong nhận đóng góp ý kiến từ q thầy để hồn thiện tốt luận văn Xin trân trọng cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng năm 2016 Học viên Nguyễn Thảo Linh ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG BIỂU vi DANH MỤC HÌNH .vi MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN VÀ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1.Giới thiệu chung giao nhận hàng hóa 1.1.1.Khái niệm giao nhận, người giao nhận 1.1.2.Phạm vi dịch vụ giao nhận .5 1.1.3.Vai trò người giao nhận thương mại quốc tế 1.1.4 Hoạt động người giao nhận 1.1.5.Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm người giao nhận 1.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển 11 1.2.1.Cơ sở pháp lý cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển .11 1.2.2 Đặc điểm giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển 12 1.2.3 Phân loại chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển 12 1.3.Chỉ tiêu đánh giá hoạt động giao nhận quy trình xử lý chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập 14 1.3.1 Thời gian giao chứng từ, hàng hóa 14 1.3.2 Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa 14 1.3.3 Giải phát sinh kịp thời 15 1.3.4 Hiệu công việc .16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 18 2.1 Giới thiệu công ty TNHH S5 Asia 18 2.1.1 Giới thiệu lịch sử hình thành phát triển công ty S5-Asia .18 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động .18 2.1.3 Chức nhiệm vụ công ty 19 iii 2.1.4.Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty chi nhánh Hải Phòng 20 2.1.5 Tình hình kinh doanh công ty năm gần 23 2.1.6 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh công ty 24 2.2.Phân tích quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập công ty TNHH S5 Asia - chi nhánh Hải Phòng 29 2.2.1 Quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập cơng ty TNHH S5 Asia chi nhánh hải Phòng .29 2.2.2 Thực trạng thực quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty 43 2.3.Đánh giá quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty .54 2.3.1.Những kết đạt 54 2.3.2 Những hạn chế nguyên nhân tồn 55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 58 3.1 Định hướng chiến lược công ty giai đoạn tới 58 3.1.1 Tăng trưởng kinh doanh, mở rộng thị trường 58 3.1.2 Tăng cường biện pháp quản lý, thực tiết kiệm 58 3.2 Một số biện pháp hồn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty TNHH S5 ASIA chi nhánh Hải Phòng .59 3.2.1 Biện pháp hồn thiện quy trình 59 3.2.2 Biện pháp hồn thiện cơng tác tổ chức quy trình 63 3.2.3 Một số biện pháp khác .65 KẾT LUẬN 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO .72 PHỤ LỤC 73 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv Từ viết tắt Giải thích B/L BK Confirmation ETA ETD D/O ( Delivery Order) INV ( Invoice ) MB/L ( Master Bill ) P/L ( Packing List) C/O (Certificate of origin) TNHH XK XNK VTĐPT VGM (Verified Gross Vận đơn đường biển Xác nhận chỗ cho khách hàng Ngày đến Ngày Lệnh giao hàng Hóa đơn thương mại Vận đơn Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận xuất xứ Trách nhiệm hữu hạn Xuất Xuất nhập Vận tải đa phương thức Khối lượng container chứa hàng Mass) SI ( Shipping instruction ) Chi tiết lập vận đơn v DANH MỤC BẢNG BIỂU Số bảng Tên bảng Trang 2.1 Số lượng nhân viên phòng ban 22 2.2 Tình hình kinh doanh công ty năm gần 25 2.3 Tổng hợp kết tiêu phiếu "Thăm dò ý kiến khách hàng" 43 2.4 Tổng hợp kết tiêu"Thời gian giao chứng từ, hàng hóa " 44 2.5 Tổng hợp kết tiêu"Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa" 46 2.6 Tổng hợp kết tiêu " Giải phát sinh kịp thời " 48 2.7 Số ngày trung bình để hồn thành mục tiêu với KPI 51 Số hình DANH MỤC HÌNH Tên hình Trang 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty chi nhánh Hải Phòng 22 2.2 Sơ đồ thể trình độ nhân viên cơng ty 23 2.3 Quy trình xử lý chứng từ hàng xuất 32 2.4 Quy trình xử lý chứng từ hàng nhập 38 2.5 Tổng hợp kết tiêu"Thời gian giao chứng từ, hàng hóa " 44 2.6 Tổng hợp kết tiêu"Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa" 46 2.7 Tổng hợp kết tiêu " Giải phát sinh kịp thời " 48 2.8 Số ngày trung bình để hồn thành mục tiêu 51 2.9 Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu với KPI 52 vi MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Quá trình hội nhập vào kinh tế khu vực giới mang lại nhiều hội cho phát triển hoạt động xuất nhập Việt Nam năm gần Song song với phát triển nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế không ngừng tăng lên thúc đẩy phát triển công ty hoạt động lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế Hiện Việt Nam có 1000 công ty lớn nhỏ hoạt động lĩnh vực Nhưng trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập nhiều thời gian tốn nhiều chi phí Trong q trình tìm hiểu hoạt động Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng tơi chọn để tài "Một số biện pháp hồn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng ” Mục đích nghiên cứu: Thơng qua trình tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ công ty S5 Asia để rút khác biệt trình xử lý chứng từ hàng hóa XNK thực tế lý thuyết Đồng thời qua có ý kiến đóng góp để cơng ty hoạt động có hiệu Đối tượng , phạm vi, phương pháp nghiên cứu: Qua trình tìm hiểu, nghiên cứu cụ thể đối tượng phạm vi nghiên cứu đồ án là: Đối tượng : “Quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng” Phạm vi nghiên cứu : Tồn quy trình xử lý có liên quan đến chứng từ công ty Phương pháp nghiên cứu : Nghiên cứu phương pháp quan sát, phân tích tổng hợp , phương phóa só sánh thống kê… Qua việc thống kê tình hình, tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập thực tế sau sâu vào phân tích, đánh giá nhằm đưa để xuất, khuyến nghị thích hợp nhằm hồn thiện quy trình Kết cấu đề tài: Bài luận văn gồm chương: Chương 1: Những sở lý luận chung giao nhận chứng từ hàng hóa xuất nhập Chương : Thực trạng quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng Chương 3: Một số biện pháp hồn thiện quy trình CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN VÀ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Giới thiệu chung giao nhận hàng hóa 1.1.1 Khái niệm giao nhận, người giao nhận a) Giao nhận Giao nhận vận tải hoạt động nằm khâu lưu thông phân phối, khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu chu trình tái sản xuất xã hội Giao nhận vận tải thực chức đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hồn thành mặt thứ hai lưu thơng phân phối phân phối vật chất, mặt thứ thủ tục thương mại hình thành Giao nhận gắn liền song hành với q trình vận tải Thơng qua giao nhận tác nghiệp vận tải tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng vậy, nên có nhiều định nghĩa giao nhận Theo quy tắc mẫu FIATA dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận định nghĩa bất ký loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn để hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá Theo luật thương mại Việt Nam Giao nhận hàng hố hành vi thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác chủ hàng, người vận tải người giao nhận khác [2] Như bản, giao nhận hàng hóa tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến q trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận làm dịch vụ cách trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ người thứ ba khác b) Người giao nhận: Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức hay doanh nghiệp giao nhận người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Theo FIATA, “người giao nhận người lo toan để hàng hóa chuyên chở theo hợp đồng ủy thác hành động lợi ích người ủy thác Người giao nhận đảm nhận thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá” Người giao nhận chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng đảm nhận cơng việc giao nhận hàng hóa mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay người khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận với trình độ chuyên môn như: Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải cơng cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng Biết kết hợp vận tải – giao nhận – xuất nhập liên hệ tốt với tổ chức có liên quan đến q trình vận chuyển hàng hóa hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng… Người giao nhận tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập hoạt động có hiệu nhờ vào dịch vụ giao nhận Như vậy, nhà xuất nhập sử dụng kho bãi người giao nhận hay người giao nhận thuê, từ giảm chi phí sử dụng kho bãi Bên cạnh giảm chi phí quản lý hành chính, máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập Dù nước khác nhau, tên gọi người giao nhận có khác nhau, tất mang tên chung giao dịch quốc tế “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), làm dịch vụ tương tự nhau, dịch vụ giao nhận CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH HẢI PHỊNG 3.1 Định hướng chiến lược cơng ty giai đoạn tới 3.1.1 Tăng trưởng kinh doanh, mở rộng thị trường Mục tiêu chiến lược chủ yếu công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng tăng trưởng kinh doanh để doanh thu lợi nhuận công ty không ngừng tăng lên, đời sống cán công nhân viên cải thiện nâng cao Để đảm bảo tăng trưởng phát triển công ty năm tới, công ty cần củng cố giữ vững thị trường tại, tìm kiếm phát triển thị trường tiềm năng, thu hút khách hàng, nâng cao lực cạnh tranh Vì vậy, cơng ty ln đề phương hướng kinh doanh kim nam sau: - Vượt ngồi mong đợi khách hàng : Cơng ty cố gắng thấu hiểu, xây dựng cung cấp dịch vụ vượt mong đợi khách hàng cách phù hợp, xác kịp thời - Luôn dẫn đầu: Công ty người dẫn đầu đổi lĩnh vực dịch vụ vận tải biển, khơng ngừng nâng cao sản phẩm có, đồng thời bổ sung thêm dịch vụ để trợ giúp khách hàng - Thúc đẩy môi trường đầy nhiệt huyết : Công ty cam kết môi trường đầy động thỏa đáng cho tất người, đem lại kết làm việc tốt để giúp họ đạt mục tiêu công ty - Đem lại giá trị cho cổ đông : Thận trọng việc quản lý chi phí nguồn lực đồng thời đem lại giá trị cho khách hàng đảm bảo lợi nhuận bền vững lâu dài cho cổ đông 3.1.2 Tăng cường biện pháp quản lý, thực tiết kiệm Trong mục tiêu chiến lược công ty giai đoạn tiếp theo, sách xây dựng mơ hình quản lý kinh doanh chuyên nghiệp, tăng trưởng bền vững, cán cơng nhân viên có kỷ luật – đạo đức – chuyên môn cao mục tiêu quan trọng công ty tâm thực Công ty cần phải nghiêm túc thực quy định nhà nước quản lý kinh tế, thực đầy đủ khoản nộp ngân sách, thuế theo luật định, quản lý chặt chẽ vốn lưu động tài sản cố định, công nợ thu hồi công nợ, quản lý tốt nguồn vốn để tăng hiệu sử dụng, toán kịp thời chế độ quy định Bên cạnh đó, cơng ty lập kế hoạch tài kinh doanh nhằm sử dụng mục đích, tiết kiệm nguồn lực để tăng lợi nhuân, giảm chi phí 3.2 Một số biện pháp hồn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty TNHH S5 ASIA chi nhánh Hải Phòng 3.2.1 Biện pháp hồn thiện quy trình Qua phân tích thực trạng thực quy trình xử lý chứng từ Chương 2, thấy quy tình xây dựng cách khoa học, đảm bảo hiệu chất lượng dịch vụ cung cấp tới khách hàng Các bước quy trình nhìn chung logic, có liên kết chặt chẽ, mang tính chun nghiệp Tuy q trình thực số bước khơng cần thiết, lược giản số bước cần ý để khắc phục tránh sai sót ( cụ thể tơi trình bày đây) Những thiếu sót lỗi chủ quan khách quan Vì cá nhân tơi xin đưa số ý kiến nhằm hồn thiện quy trình, khắc phục lỗi a Đối với hàng xuất  Ở bước 1: “ Báo giá, nhận Booking từ khách hàng ” Đây bước vơ quan trọng tồn quy trình Nếu sai sót từ dẫn đến tổn thất hậu đáng tiếc Vì vậy, nhân viên chứng từ cần xử lý nhanh chóng thông tin khách hàng đưa ra, hạn chế việc nhầm lẫn, sai sót Nếu thiếu lượng container rỗng phải xin chuyển container rỗng cảng vỏ container Việc phức tạp, tốn nhiều thời gian chi phí vận chuyển Và cấp cho khách hàng vỏ container rỗng chuyển cảng (không phải container rỗng lấy hàng nhập về) cấp thêm cho khách hàng cơng văn chuyển vỏ container rỗng → thủ tục phức tạp Vì vậy, nhân viên phải ước lượng số container cho phù hợp với số Booking cân đối container rỗng cảng chun chở Nếu khơng cân đối với lượng container bên phận Booking dẫn đến tình trạng cấp nhầm container cấp thiếu container cho khách hàng Dẫn đến khách hàng phải đổi container, lên lấy lại lệnh lấy container rỗng… nhiều thời gian cơng sức, dẫn đến uy tín doanh nghiệp Nhiều lượng container thường rỗng cảng không đủ để cấp cho khách phải cấp phần số container booking phải chuyển từ container thường sang cấp cho khách container cao mà thu giá tiền với container thường Điều làm giảm lợi nhuận doanh nghiệp Phải tìm Booking chỗ trống tàu gom hàng cách nhanh chóng xác Việc xin chỗ đơi gặp nhiều khó khăn lượng hàng nhiều Nếu khơng book chỗ tàu hàng phải rớt lại dẫn đến việc hủy Booking hay chuyển Booking sang chuyển sau( đơi nối kịp tàu mẹ , đội phải nối tàu mẹ khác) gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến uy tín doanh nghiệp với khách hàng bị lỡ thời gian chuyển hàng khách hàng Một số tuyến đường từ khu vực Châu Á có thời gian vận chuyển nhanh ( khoảng 2-7 ngày ) Ví dụ: Hải Phòng – Yantain: ngày; Hải Phòng – Portkelang: ngày Do cần ưu tiên việc gửi chứng từ tuyến đường trước, hạn chế việc trễ chứng từ, ảnh hưởng đến công tác giao nhận khách hàng  Ở bước 7: “Gửi mail Loading Advise cho bên đại lý cảng chuyển tải” Bước khơng cần thiết Vì tất thơng tin có liên quan đến lơ hàng có sẵn, chi tiết hệ thống mạng nội Việc dựa vào chứng từ có liên quan để làm thủ cơng Loading advice khơng xác dễ nhầm lẫn với việc lấy thơng tin từ hệ thống mạng nội Do đó, bỏ qua bước để làm gọn nhẹ quy trình để tránh xảy sai sót, nhầm lẫn Bên cạnh đó, giúp nhân viên có thêm thời gian để chuẩn bị, hoàn thiện khâu khác quan trọng thay  Ở bước 8: Nhận chi tiết lập vận đơn từ khách hàng: Theo nguyên tắc, sau đóng hàng xong hãng tàu yêu cầu khách hàng phải gửi chi tiết lập vận đơn (SI - Shipping instruction) cho hãng tàu để hãng tàu làm vận đơn (bill of lading) cho lô hàng Nhưng trường hợp khách hàng có sẵn Packing list (Chi tiết đóng hàng) để tạo thuận lợi cho khách hàng, hãng tàu nên lấy Packing list không yêu cầu khách hàng gửi SI Trường hợp Packing list không đầy đủ liệu Chi tiết làm vận đơn (ví dụ thiếu : trọng lượng, thể tích, mã HS(nếu hàng châu Âu)) phận Chứng từ cần phải liên hệ qua email điện thoại để hỏi lại khách hàng, yêu cầu khách hàng xác nhận lại nhằm điền thơng tin thiếu Tóm lại, tùy trường hợp đối tượng khách hàng, công ty nên linh hoạt để xử lý bước này, khơng cần gò bó theo ngun tắc Nhưng quan trọng phải đảm bảo tính xác thuận tiện cho khách hàng b Đối với hàng nhập  Ở bước 1: “ Gửi lược khai hàng hóa ” Trường hợp người trực tiếp khai thác tàu ( tức hãng có tàu trực tiếp cập cảng Việt Nam, cụ thể cảng Hải Phòng phân quyền) trực tiếp gửi lượt khai hàng hóa lên hệ thống khai e-manifest điện tử Hải Quan trước tàu vào (Khoảng trước 24 tiếng) Vì thời gian có 24h nên nhân viên chứng từ cần phải nhanh chóng hồn thiện xác để gửi lên Hải Quan, tránh tình trạng sai sót phải sửa đổi, bổ sung thủ tục phức tạp Trường hợp đại lý phận chứng từ phải thường xuyên theo dõi lịch trình tàu đến để kịp thời trình Manifest cho hãng tàu, thơng báo kịp thời với khách hàng Nếu chưa có đủ chứng từ, liên lạc với khách hàng kịp thời để xử lý nhanh chóng Cơng ty cần hỗ trợ khách hàng khâu chứng từ, phát sinh chứng từ từ phía Khi hãng tàu cần liên hệ với cảng xếp hàng để có thơng tin xác với đại lý để trả lời khách hàng tìm phương án giải quết tối ưu Cần giao lệnh nhanh chóng để khách hàng kịp thời nhận hàng, tránh chi phí lưu kho, lưu bãi phát sinh Khâu chứng từ thực xác, nhanh chóng, hạn chế sai sót đến mức thấp làm cho khách hàng tin tưởng vào khả dịch vụ công ty  Ở bước : Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng Cần yêu cầu khách hàng gửi xác nhận nhận thông báo hàng đến để tránh tranh chấp sau khách hàng phản ánh không nhận thông báo hàng đến phát sinh lưu kho lưu bãi Nếu không nhận email xác nhận khách hàng cần gọi điện trực tiếp để xác nhận lại với khách hàng Nếu khơng liên lạc với khách hàng phải phản hồi với đầu cảng xếp để cảng xếp liên hệ lại với shipper lô hàng Theo dõi xem khách hàng xem lấy hàng hay không Nếu khách hàng khơng lấy hàng khách hàng phải gửi cơng văn yêu cầu từ chối lấy hàng hãng tàu có quyền xử lý số hàng (trả cảng load, lý số hàng đó…) Nhưng khách hàng không gửi công văn từ chối lấy hàng hãng tàu khơng có quyền xử lý số hàng khơng khách hàng đòi hàng sau hãng tàu xử lý xong số hàng Lý phải làm việc hãng tàu bị thiệt hại nặng nề container bị nằm chết cảng khiến khơng xoay vòng vỏ container Đặc biệt nhiều thời điểm cuối năm, nhu cầu xuất nhập khẩu, vận chuyển tăng cao, việc thiếu hụt container trầm trọng container bị "giam lỏng" hàng vơ chủ Đó chưa kể, với container nằm lâu cảng sau thu hồi bị hư hại, mục ruỗng đưa vào kinh doanh khiến hãng tàu thiệt hại nặng nề Ví dụ : Hãng tàu UASC có trường hợp khách hàng không lấy hàng gần năm dẫn đến phát sinh tiền lưu container, lưu bãi lớn khách hàng lại từ chối lấy hàng dẫn đến hãng tàu phải chịu khoản tổn thất lớn  Khi khoản tiền cược lớn khách hàng yêu cầu giảm tiền cược gây khó khăn cho phận kế toán chứng từ tiền cược container ghi bảng giá hãng tàu nên nhân viên phận phải xin ý kiến đạo từ cấp dẫn đến hao phí thời gian làm việc Vì vậy, cơng ty cần có bảng giá ưu đãi, linh hoạt với đối tượng khách hàng ngồi bảng giá niêm yết để khơng làm khách hàng Ví dụ: hàng cám có giá cược container 4.000.000 VND/ cont 20’ , 8.000.000VND/ cont 40’ với khách hàng Agrimax khách hàng có sản lượng lớn Sài Gòn Hải Phòng nên áp dụng mức cược 200.000VND/ cont 20 400.000VND/ cont 40’ 3.2.2 Biện pháp hồn thiện cơng tác tổ chức quy trình a Về nhân lực  Bộ phận đại lý tàu (Boarding đại lý): Đại lý tàu bên chịu trách nhiệm pháp lý nhà nước có tranh chấp pháp lý phát sinh pháp luật xảy Vì có khả nhiều rủi ro nhận làm đại lý tàu Ví dụ: Khi tàu phải kiểm dịch (do có động vật chết…) đại lý tàu phải kết hợp với quyền sở để kiểm dịch xếp chỗ ăn cho toàn thủy thủ đoàn → gây tốn tiền bạc thời gian Các nhân viên bị hạn chế ngôn ngữ giao tiếp Đa số thuyền trưởng người bắc Triều Tiên đến 80% thuyền viên người Trung Quốc không sử dụng tiếng anh giao tiếp Vì nhân viên đại lý tàu thường phải dùng ngơn ngữ hình thể để giao tiếp nên khó để bên hiểu lẫn lẫn hợp tác nhuần nhuyễn bên Để khắc phục nhược điểm cần tạo điều kiện cho nhân viên học tập nâng cao nghiệp vụ thực tế trình độ ngoại ngữ  Bộ phận Chứng từ: Hiện tại, phận chứng từ công ty có người vừa làm hàng xuất vừa làm hàng nhập có Phó Giám Đốc công ty Khối lượng công việc lớn ( khoảng 3000 TEU/ tháng ) dẫn đến áp lực thời gian làm việc nhân viên cao Thời gian gửi (submit) e-manifest, EMS… đòi hỏi phải kịp trước deathline Chậm hạn đề ra, sau tàu thông quan mà chưa gửi e-manifest cho Hải Quan làm việc trở lên rắc rối phải xử lý với Hải Quan, bị cơng ty mẹ nhắc nhở khiển khiển trách Bên cạnh đó, việc vừa làm hàng xuất vừa làm hàng nhập dẫn đến việc nhân viên bị nhầm lẫn quy trình sang quy trình Để giải khó khăn , công ty cần tuyển thêm nhân viên vào phận để phân chia khối lượng công việc, tách mảng công việc dẫn đến lượng công việc giải kịp thời tiến trình hiệu Cụ thể, công ty cần tuyển thêm nhân viên chứng từ để chia nhóm cơng việc Hai người chuyên làm hàng xuất, hai người chuyên làm hàng nhập người nhóm trưởng: - Mỗi mảng xuất nhập có người tránh sai sót, chậm trễ thay có người phụ trách tồn quy trình chứng từ Hai nhân viên phụ trách mảng hỗ trợ khâu chuẩn bị chứng từ, kiểm tra chứng từ, kê khai hải quan Dẫn đến thời gian xử lý chứng từ rút ngắn hơn, chứng từ làm kỹ Vì dễ dàng kiểm tra sai sót phận có trách nhiệm khâu - Một người nhóm trưởng chun lập báo cáo, đưa kế hoạch, chiến lược, tổ chức lịch trình, phân cơng cơng việc cách hợp lý Người nhóm trưởng có chức giám sát, đánh giá hiệu việc thành viên phận Người có nhiệm vụ kiểm tra lại tất chứng từ sau chứng từ đã hồn thành để hạn chế sai sót đến mức thấp b.Về trang thiết bị kỹ thuật Ở Hải Phòng cơng ty khơng có server riêng ( hệ thống trang chủ riêng), công ty dùng chung với serve mail trụ sở Hong Kong, Hồ Chí Minh có serve riêng văn phòng trụ sở S5 Asia Việt Nam Do cơng ty cần có server riêng Hải Phòng để đẩy nhanh hệ thống quản lý liệu server tránh trường hợp liệu có trục trặc hay tác nhân bên ngồi xảy với máy tính Cơng ty nên đầu tư đường truyền internet tốc độ cao , nâng cấp hệ thống máy chủ để đảm bảo đường truyền ln thuận lợi Mặt khác q trình sử dụng, giá trị máy móc, trang thiết bị công ty giảm dần theo thời gian Để tăng cường giá trị sử dụng, phục vụ cho công việc, tương lai công ty cần đầu tư đồng nâng cao hệ thống máy tính, máy fax, trang thiết bị hệ thống tồn cơng ty Việc cung cấp thiết bị văn phòng đại, tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên dẫn tới hiệu làm việc cao 3.2.3 Một số biện pháp khác 3.2.3.1 Biện pháp trì khách hàng cũ, mở rộng tìm kiếm khách hàng Đây việc vô quan trọng công ty Khách hàng tài cơng ty, ví đôi chân vững doanh nghiệp Công ty nên có dự báo tương lai giúp bình ổn giá cước, tìm khách hàng tiềm giữ vững mối quan hệ thân thiết bền vững với khách hàng ruột  Đối với khách hàng cũ: - Công ty cần quan tâm đến yêu cầu mong muốn khách hàng, vậy, cần giữ vững mối quan hệ song phương Bên cạnh cơng ty cần giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng để nắm bắt thông tin phản hồi khách hàng để đưa sách hợp lý - Đối với khách hàng lâu năm cơng ty nên có quỹ riêng để mua q tặng khách hàng vào dịp thành lập công ty, lễ, tết, mời tham gia hoạt động vui chơi du lịch với công ty để tạo gần gũi gắn bó, thân thiện Từ dễ cảm thơng q trình làm việc, hợp tác lâu dài  Đối với khách hàng Công tác nghiên cứu thị trường công ty chưa thực thường xuyên chưa mang tính chuyên sâu, hợp tác lâu dài Việc tìm kiếm khách hàng chủ yếu hàng hãng tàu tìm kiếm làm giá từ đầu bên nước định S5 Asia làm đại lý tiến hành thủ tục hàng định Một số khách hàng cơng ty tự tìm kiếm chưa cao Vì vậy, thời gian tới, cơng ty cần phải đẩy mạnh nghiệp vụ marketing nhằm tìm kiếm khách hàng Thông qua marketing bước hạ giá thành giữ nguyên chất lượng dịch vụ, mở rộng thị trường, tăng cường hợp tác với hãng tàu để họ định công ty làm đại lý cho họ Việt Nam Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nay, việc tìm kiếm khách hàng nước ngồi nước vốn khó khăn, cơng ty cần chủ động tìm kiếm thơng tin chủ hàng người nhận hàng nhằm cung cấp thông tin cho đại lý nước để nhận giúp đỡ họ việc giành lô hàng định Khi nhận thơng tin có khách hàng mới, công ty cần lập kế hoạch tiếp cận với khách hàng, tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp, thể mong muốn hợp tác làm ăn lâu dài Thiết lập mối quan hệ với hãng tàu, cơng ty giao nhận, vận tải ngồi nước để tìm kiếm khách hàng S5 cơng ty ngành phải liên kết với tạo nên khối vững mạnh, đưa nhiều biện pháp hữu hiệu nhằm đẩy mạnh cạnh tranh Để chứng tỏ cho khách hàng nước thấy Việt Nam chuyên nghiệp lĩnh vực xuất nhập nói chung ngành vận chuyển hàng hóa quốc tế nói riêng Việt Nam nơi cung cấp, sản xuất sản phẩm chất lượng mà Việt Nam đem lại dịch vụ uy tín chất lượng Trong công tác môi giới, chủ tàu, chủ hàng hay tổ chức đại diện cá nhân khác giới thiệu cho công ty khách hàng mới, ký hợp đồng phải tính hoa hồng cần thông báo rõ tỷ lệ theo khối lượng giá trị hàng hóa 3.2.3.2 Biện pháp nâng cao chất lượng cán cơng nhân viên Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, chủ thể trình kinh doanh, định thành cơng hay thất bại cơng ty Vì cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực công ty trọng Sử dụng nguồn nhân lực hợp lý nâng cao hiệu kinh doanh công ty Muốn công ty cần phải thực hoạt động sau: - Tiến hành bố trí, xếp lao động hợp lý, trình độ, chun mơn lực sở trường Khơng sử dụng sai người sai vị trí dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực - Khi có cơng tác tuyển chọn người mới, cần tuyển chọn người có chun mơn tốt, sáng tạo nhiệt tình với cơng việc Sau đó, kết hợp bố trí cơng tác người với người có kinh nghiệm lâu năm cơng ty để họ giúp đỡ - Tạo gắn bó quyền lợi nghĩa vụ người lao động với công ty, phát động phong trào thi đua công việc, đưa tiêu, mục tiêu cho tất người cố gắng Với tình hình cạnh tranh gay gắt đòi hỏi cơng ty nói chung nhân viên nói riêng phải ln tìm tòi học hỏi, nắm rõ thị trường kỹ kinh doanh để xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý Do cơng ty cần quan tâm số biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên sau: - Mở lớp đào tạo theo nghiệp vụ ngắn hạn dài hạn cho cán trực tiếp làm tham gia để củng cố kiến thức, nâng cao hiệu Thưởng xuyên có kiểm tra trình độ để bổ sung kiến thức kịp thời cho nhân viên, giúp họ hồn thành tốt nhiệm vụ cơng tác - Công ty phải thường xuyên tổ chức buổi thảo luận, nghiên cứu lĩnh vực xuất nhập nhằm giúp cho nhân viên nhanh chóng có kinh nghiệm, kiến thức, kỹ mềm tiếp xúc với khách hàng để gây ấn tượng tốt cho công ty - Cơng ty cần tăng chi phí bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên trình độ ngoại ngữ, tin học văn phòng nghiệp vụ ngoại thương, để nâng cao kiến thức kinh nghiệm công tác dịch vụ khách hàng, rút ngắn thời gian ngày hồn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập cơng ty Bên cạnh đó, cơng ty cần ý tới môi trường kinh doanh công ty, tạo môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp Nâng cao đời sống nhân viên, tăng phúc lợi xã hội việc làm cần thiết để nhân viên gắn bó lâu dài với cơng ty, coi cơng ty gia đình Một số biện pháp như: - Thực sách khen thưởng, tăng lương, thưởng theo doanh thu, thưởng ngày lễ, tết, tăng trợ cấp cho người lao động - Quan tâm, chăm sóc đến đời sống cán nhân viên, động viên thăm hỏi kịp thời, quà tặng xảy ốm đau 3.2.2.3 Tổ chức tốt cơng tác tốn thu hồi nợ Trong điều kiện nay, mà việc kinh doanh Công ty có bước chuyển biến tích cực, doanh thu tăng đồng nghĩa với khoản phải thu tăng việc quản lý tốt khoản phải thu có ý nghĩa định tới việc nâng cao hiệu sử dụng tài sản lưu động cơng ty Do đó, Công ty cần lưu ý số vấn đề sau, Cơng ty nên thực thi sách tín dụng nới lỏng song phải giới hạn an toàn, phải có hợp lý với khả tài Cơng ty, gia hạn nợ vào giá trị thực tế lô hàng tình hình thực tế khách hàng cho vừa mềm mỏng vừa có khả thu hồi nợ nhanh Để thúc đẩy công tác thu hồi nợ Cơng ty lập cho hệ thống theo dõi quản lý thời gian khoản nợ, xem xét khoản đến hạn khoản chưa đến hạn tốn để từ lập kế hoạch thu hồi Hết thời hạn toán mà khách hàng chưa trả tiền Cơng ty tiến hành quy trình thu hồi nợ sau, gọi điện, gửi thư nhắc nợ khách hàng, cử người trực tiếp đến gặp khách hàng để đòi nợ, cuối biện pháp khơng thành cơng phải uỷ quyền cho người đại diện tiến hành thủ tục pháp lý Trước ký kết hợp đồng chấp nhận tín dụng Công ty cần phải làm tốt công tác thẩm định uy tín khả toán khách hàng Cụ thể phải xem xét: Khả tốn, hệ số tín nhiệm, uy tín khách hàng thương trường, tình hình hoạt động kinh doanh yếu tố tiềm Nếu chưa có điều kiện sâu thẩm định bắt buộc bên đối tác phải sử dụng đến biện pháp đặt cọc, trả trước phần giá trị hợp đồng Trong hợp đồng Công ty cần phải quy định rõ thời hạn toán, phương thức toán yêu cầu bên phải chịu trách nhiệm thực đầy đủ, nghiêm túc điều khoản quy định hợp đồng phù hợp với chế độ sách tài hành Nếu tốn chậm so với thời hạn quy định đối tác phải chịu phạt vi phạm hợp đồng, phạt nợ hạn phải chịu lãi theo lãi suất nợ hạn ngân hàng Bản thân Công ty phải áp dụng biện pháp để theo dõi, quản lý chặt chẽ khoản phải thu như: Phải mở sổ theo dõi chi tiết khoản nợ phải thu ngồi cơng ty, thường xun đơn đốc thu hồi nợ hạn, phân loại khoản nợ hạn, tìm nguyên nhân khoản nợ (nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan) để có biện pháp xử lý kịp thời thích hợp Tóm lại, mặt dài hạn , doanh nghiệp cần phát triển đội ngũ nhân viên viên có trình độ đào tạo bản, chun nghiệp, đòi hỏi phải cẩn thận xác việc xử lý chứng từ - Xác định cụ thể đơn hàng vận chuyển, mặt hàng giao nhận theo thời vụ theo cấu mặt hàng - Điều độ tàu vận tải, có quan hệ rộng rãi với hệ thống hãng tàu nước, tạo điều kiện lưu khoan dễ dàng cho hàng hóa xuất nhập - Xây dựng phát triển hệ thống đại lý khắp giới, đề quyền hạn trách nhiệm bên nhằm tránh rủi ro, cố trình vận chuyển - Ngày hồn thiện đơn giản hóa quy trình xử lý chứng từ nhằm hoàn tất chứng từ hàng hóa xuất nhập cho khách hàng thời gian nhanh Nhân viên có làm việc hăng say, đội ngũ nhân viên lịch , chuyên nghiệp bước đà tốt để phát triển doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng KẾT LUẬN Có thể nói hoạt động giao nhận, vận tải đòn bẩy kinh tế Tại nước có kinh tế phát triển giới giao nhận vận chuyển hàng hoá phát triển trở thành ngành kinh doanh dịch vụ hiệu đất nước, đóng phần đáng kể vào hoạt động bn bán lưu thơng hàng hố quốc gia Hoạt động giao nhận làm giảm bớt chi phí xuất nhập khẩu, phân công lao động quốc tế, tăng mối quan hệ hợp tác nước, cánh tay nối dài mối quan hệ người xuất người nhập Trong năm gần đây, sách mở cửa Đảng Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận vận tải nước ta ngày mở rộng phát triển Nhiều hãng tàu tiếng giới đặt đại lý Việt Nam, điều có lợi cho hoạt động giao nhận xuất nhập Những vấn đề liên quan đến xuất nhập nói chung lĩnh vực giao nhận hàng nói riêng ln có thay đổi đường lối sách, thủ tục Do đó, để làm tốt cơng việc đòi hỏi cơng ty vận tải, hãng tàu phải có kiến thức, kinh nghiệm lĩnh vực ngoại thương Qua thời gian tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng cho thấy quy trình xử lý chứng từ cơng ty mang tính chun nghiệp, có nhiều ưu điểm tồn số điểm bất cập có mang tính khách quan chủ quan Trong khuôn khổ luận văn, bước đầu đưa số vấn đề lý luận giao nhận xuất nhập khẩu, phân tích quy trình xử lý chứng từ công ty thời gian qua, rút hạn chế nguyên nhân, đề xuất số biện pháp nhằm hồn thiện quy trình Mặc dù có nhiều cố gắng, song trình độ hạn chế nên đề tài nghiên cứu chắn không tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp ý kiến từ q thầy để hồn thiện tốt luận văn TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Dương Hữu Hạnh, 2000, Cẩm nang nghiệp vụ Xuất Nhập Khẩu, NXB Thống Kê [2] Dương Hữu Hạnh, 2004, Vận tải – giao nhận quốc tế bảo hiểm Hàng hải, NXB Thống Kê [3] PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, 2007, Giáo trình kỹ thuật ngoại thương, NXB Lao động – Xã hội [4] PGS.TS Hoàng Văn Châu, 1999, Vận tải – giao nhận hàng hóa Xuất Nhập khẩu, NXB Khoa học kỹ thuật [5] Phạm Mạnh Hiền, 2004, Nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế, NXB Thống kê [6] Phạm Mạnh Hiền, 2007, Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, NXB Thống kê Các website: [7] Voer.edu.vn [8] Tapchigiaothong.vn [9] Logistics4vn.com PHỤ LỤC Phụ lục 1: Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng ... "Một số biện pháp hồn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng ” Mục đích nghiên cứu: Thơng qua q trình tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ công ty. .. cường biện pháp quản lý, thực tiết kiệm 58 3.2 Một số biện pháp hồn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty TNHH S5 ASIA chi nhánh Hải Phòng .59 3.2.1 Biện pháp hồn thiện. .. 29 2.2.1 Quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập cơng ty TNHH S5 Asia chi nhánh hải Phòng .29 2.2.2 Thực trạng thực quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Cơng ty