1. Trang chủ
  2. » Giáo án - Bài giảng

Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH s5 asia chi nhánh hải phòng

79 332 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 79
Dung lượng 1,11 MB

Nội dung

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất ký loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân

Trang 1

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý

chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng” là đề tài nghiên cứu của tôi Những số liệu sử dụng phân tích trong luận

văn hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả nghiên cứu trong luận văn do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan với thực

tiễn tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng

Hải Phòng, ngày tháng năm 2016

Học viên

Nguyễn Thảo Linh

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Qua quá trình học tập và nghiên cứu, được sự giúp đỡ, chỉ dạy tâm huyết của các thầy cô giáo trong trường Đại học Hàng hải Việt Nam, Viện Đào tạo sau Đại học, tôi đã hoàn thành chương trình học tập và nghiên cứu luận văn với đề tài

“Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập

khẩu tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng”

Tôi xin trân trọng cảm ơn PGS.TS Vũ Trụ Phi đã tạo điều kiện và tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài

Bên cạnh đó, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các bạn bè, đồng nghiệp

đã giúp đỡ tôi tìm hiểu và nghiên cứu các tài liệu liên quan trong quá trình hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Mặc dù đã nỗ lực cố gắng để hoàn thành bài luận văn nhưng vì thời gian và kiến thức còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những mặt tồn tại nhất định Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ quý thầy cô để hoàn thiện tốt hơn luận văn này

Xin trân trọng cảm ơn!

Hải Phòng, ngày tháng năm 2016

Học viên

Nguyễn Thảo Linh

Trang 3

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC HÌNH vi

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN VÀ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 3

1.1.Giới thiệu chung về giao nhận hàng hóa 3

1.1.1.Khái niệm giao nhận, người giao nhận 3

1.1.2.Phạm vi của dịch vụ giao nhận 5

1.1.3.Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế 6

1.1.4 Hoạt động của người giao nhận 7

1.1.5.Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận 9

1.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 11

1.2.1.Cơ sở pháp lý cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 11

1.2.2 Đặc điểm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 12

1.2.3 Phân loại chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 12

1.3.Chỉ tiêu đánh giá hoạt động giao nhận và quy trình xử lý chứng từ trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 14

1.3.1 Thời gian giao chứng từ, hàng hóa 14

1.3.2 Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa 14

1.3.3 Giải quyết phát sinh kịp thời 15

1.3.4 Hiệu quả công việc 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 18

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH S5 Asia 18

2.1.1 Giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của công ty S5-Asia 18

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 18

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 19

Trang 4

2.1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty tại chi nhánh Hải Phòng 20

2.1.5 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 23

2.1.6 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 24

2.2.Phân tích quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập khẩu của công ty TNHH S5 Asia - chi nhánh Hải Phòng 29

2.2.1 Quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty TNHH S5 Asia chi nhánh tại hải Phòng 29

2.2.2 Thực trạng thực hiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty 43

2.3.Đánh giá quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty 54

2.3.1.Những kết quả đạt được 54

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân tồn tại 55

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 58

3.1 Định hướng chiến lược của công ty trong giai đoạn tới 58

3.1.1 Tăng trưởng kinh doanh, mở rộng thị trường 58

3.1.2 Tăng cường biện pháp quản lý, thực hiện tiết kiệm 58

3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH S5 ASIA chi nhánh Hải Phòng 59

3.2.1 Biện pháp hoàn thiện quy trình 59

3.2.2 Biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức quy trình 63

3.2.3 Một số biện pháp khác 65

KẾT LUẬN 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

PHỤ LỤC 73

Trang 5

D/O ( Delivery Order) Lệnh giao hàng

INV ( Invoice ) Hóa đơn thương mại

MB/L ( Master Bill ) Vận đơn chính

P/L ( Packing List) Phiếu đóng gói

C/O (Certificate of origin) Giấy chứng nhận xuất xứ

Khối lượng container chứa hàng

SI ( Shipping instruction ) Chi tiết lập vận đơn

Trang 6

DANH MỤC BẢNG BIỂU

2.2 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 25

2.3 Tổng hợp kết quả chỉ tiêu của phiếu "Thăm dò ý kiến khách

2.4 Tổng hợp kết quả chỉ tiêu"Thời gian giao chứng từ, hàng hóa " 44

2.5 Tổng hợp kết quả chỉ tiêu"Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa" 46

2.6 Tổng hợp kết quả chỉ tiêu " Giải quyết phát sinh kịp thời " 48

2.7 Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu với KPI 51

2.5 Tổng hợp kết quả chỉ tiêu"Thời gian giao chứng từ, hàng hóa " 44

2.6 Tổng hợp kết quả chỉ tiêu"Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa" 46

2.7 Tổng hợp kết quả chỉ tiêu " Giải quyết phát sinh kịp thời " 48

2.8 Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu 51

2.9 Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu với KPI 52

Trang 7

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã mang lại nhiều cơ hội cho sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam trong những năm gần đây Song song với đó là sự phát triển của nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc

tế không ngừng tăng lên đã thúc đẩy sự phát triển của các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế Hiện ở Việt Nam có hơn 1000 công ty lớn nhỏ hoạt động trong lĩnh vực này Nhưng quá trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu còn mất nhiều thời gian và tốn kém nhiều chi phí Trong quá trình tìm hiểu hoạt động tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng tôi đã chọn để tài

"Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng ”

3 Đối tượng , phạm vi, phương pháp nghiên cứu:

Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu thì cụ thể đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài đồ án là:

Đối tượng : “Quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH S5

Asia chi nhánh Hải Phòng”

Phạm vi nghiên cứu : Toàn bộ quy trình xử lý có liên quan đến chứng từ tại công

ty

4 Phương pháp nghiên cứu :

Nghiên cứu bằng phương pháp quan sát, phân tích tổng hợp , phương phóa só sánh thống kê… Qua việc thống kê tình hình, tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ hàng

Trang 8

xuất nhập khẩu trong thực tế sau đó đi sâu vào phân tích, đánh giá nhằm đưa ra những để xuất, khuyến nghị thích hợp nhằm hoàn thiện quy trình

5 Kết cấu đề tài:

Bài luận văn của tôi gồm 3 chương:

Chương 1: Những cơ sở lý luận chung về giao nhận và chứng từ hàng hóa xuất

nhập khẩu

Chương 2 : Thực trạng quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu của công

ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện quy trình

Trang 9

CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN VÀ CHỨNG

TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Giới thiệu chung về giao nhận hàng hóa

1.1.1 Khái niệm giao nhận, người giao nhận

a) Giao nhận

Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội

Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành

Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải Thông qua giao nhận các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất ký loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn để hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá Theo luật thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan

để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác [2]

Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục

có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận

có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

Trang 10

b) Người giao nhận:

Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”

Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

Người giao nhận với trình độ chuyên môn như:

Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau

Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch

vụ giao hàng

Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các

tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng…

Người giao nhận còn tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình Như vậy, nhà xuất nhập khẩu có thể

sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê, từ đó giảm được chi phí sử dụng kho bãi Bên cạnh đó cũng giảm được các chi phí như quản

lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập khẩu

Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương

tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận

Trang 11

Hiện nay, các nhà giao nhận Việt Nam đã đảm đương nhiều công việc khác

có liên quan đến đóng gói, phân phối hàng hóa, vận tải đa phương thức Phù hợp

xu thế chung của quốc tế gọi họ là nhà cung ứng dịch vụ Logistics nên Việt Nam

đã ban hành Luật thương mại 2005 trong đó quy định rõ trách nhiệm của các bên trong hoạt động dịch vụ Logistics (bao hàm cả khái niệm giao nhận hàng hóa). [2]

→ Doanh nghiệp giao nhận là doanh nghiệp là doanh nghiệp kinh doanh các loại dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hóa trong nước và doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế

- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng yêu cầu

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng, thanh toán

- Lo liệu việc lưu kho hàng hóa ( nếu cần ) và bảo quản hàng hóa

- Cân đo hàng hóa

- Nhận hàng và giao hàng

- Thu xếp vận chuyển hàng hóa

- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp

- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi

- Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải

- Thông báo tổn thất với người chuyên chở

Trang 12

1.1.3 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế

Ngày nay, người giao nhận đóng vai trò rất quan trọng trong thương mại và vận tải quốc tế Người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu

mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá Người giao nhận đã làm những chức năng sau đây:

Môi giới Hải quan: người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu để

khai báo, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan

Làm đại lý : người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên

chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ làm thủ tục hải quan, lưu kho…trên cơ sở hợp đồng uỷ thác

Người gom hàng (consolidator): Trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch

vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (less than container load - LCL) thành hàng nguyên (full container load - FCL) để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý

Người chuyên chở (carrier): Ngày nay, trong nhiều trường hợp, người giao

nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (containerracting carrier) nếu anh ta ký hợp đồng mà không chuyên chở Nếu anh

ta trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (performing carrier)

Dù là người chuyên chở gì thì vẫn chịu trách nhiệm về hàng hoá Trong trường hợp này, người giao nhận phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong suốt hành trình không những về hành vi lỗi lầm của mình mà cả những người mà anh ta sử dụng

Trang 13

1.1.4 Hoạt động của người giao nhận

a.Thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu)

Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng người giao nhận sẽ:

+ Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp

+ Lưu cước với người chuyên chở đã chọn lọc

+ Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như :giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận …

+ Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệ của Chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu cũng như ở bất cứ nước quá cảnh nào và chuẩn bị những chứng từ cần thiết

+ Đóng gói hàng hoá (trừ phi việc này do người gửi hàng làm trước khi giao nhận)

có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hoá và những luật

lệ áp dụng nếu có, ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước gửi hàng đến

+ Lo liệu việc lưu kho hàng hoá nếu cần

+ Cân đo hàng hoá

+ Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm và nếu người gửi hàng yêu cầu thì mua bảo hiểm cho hàng

+ Vận chuyển hàng hoá đến cảng, lo liệu khai báo hải quan, lo các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở

+ Lo việc giao dịch ngoại hối (nếu có)

+ Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước

+ Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng

+ Thu xếp việc chuyển tải trên đường (nếu cần)

+ Giám sát việc vận chuyển hàng hoá trên đường đưa tới người nhận hàng thông qua nhưng mối liên hệ người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài

Trang 14

+ Ghi nhận những tổn thất của hàng hoá nếu có

+ Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại người chuyên chở về những tổn thất của hàng hoá (nếu có)

b.Thay mặt người nhận hàng(người nhập khẩu)

Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu người giao nhận sẽ:

+ Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hoá từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng

+ Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá

+ Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần)

+ Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí thức và những chi phí khác cho Hải Quan và những nhà đương cục khác

+ Thu xếp việc lưu kho quá cảnh (nếu cần)

+ Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng

+ Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở

về những tổn thất của hàng hoá nếu có

+ Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần

c Những dịch vụ khác

Ngoài những dịch vụ đã nêu ở trên, người giao nhận cũng có thể làm một số những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt khác như gom hàng (tập hợp những lô hàng lẻ lại) có liên quan đến hàng công trình: công trình chìa khoá trao tay (cung cấp thiết bị, xưởng … sẵn sàng vận hành)…vv

Người giao nhận cũng có thể thông báo khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, những thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều khoản thích hợp cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương và tóm lại tất

cả những vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh của anh ta. [6]

Trang 15

1.1.5 Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận

 Điều 167 Luật thương mại quy đinh, người giao nhận có những quyền và

nghĩa vụ sau đây:

- Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

- Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm

- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng

 Trách nhiệm của người giao nhận khi là đại lý của chủ hàng

Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy

đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: + Giao hàng không đúng chỉ dẫn

+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn + Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

+ Chở hàng đến sai nơi quy định

+ Giao hàng cho người không phải là người nhận

+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết

Trang 16

Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn (Standard Trading Conditions) của mình

 Trách nhiệm của người giao nhận khi là người chuyên chở (principal)

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier) Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bố xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận

đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở

Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

Trang 17

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá

- Do chiến tranh, đình công

- Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải

do lỗi của mình. [3]

1.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

1.2.1.Cơ sở pháp lý cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển phải dựa trên cơ sở pháp lý từ các quy phạm pháp luật quốc tế, cũng như các quy định của luật pháp Việt Nam

 Các Công ước quốc tế bao gồm:

- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế

đã mở rộng cho cả thương mại nội địa. [5]

- Các quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ UCP 600 của Phòng Thương Mại Quốc Tế Paris

Trang 18

 Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam:

- Bộ luật hàng hải 2005

- Luật thương mại 2005

1.2.2 Đặc điểm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Vận tải đường biển có thể phục vụ chuyên chở tất cả các loại hàng hoá trong buôn bán quốc tế:

- Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông

tự nhiên

- Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển rất lớn Nhìn chung năng lực chuyên chở của công cụ vận tải đường biển (tầu biển) không bị hạn chế như các công cụ của các phương thức vận tải khác

* Ưu điểm nổi bật của vận tải đường biển là giá thành thấp Tuy nhiên, vận tải đường biển có một số nhược điểm:

- Vận tải đường biển phụ thuộc rất nhiều vào điệu kiện tự nhiên

- Tốc độ của tầu biển còn thấp và việc tăng tốc độ khai thác của tàu biển còn bị hạn chế

Từ những đặc điểm kinh tế kỹ thuật nói trên của vận tải đường biển, ta có thể rút ra kết luận một cách tổng quát về phạm vi áp dụng như sau:

+ Vận tải đường biển thích hợp với chuyên chở hàng hoá trong buôn bán quốc tế

+ Vận tải đường biển thích hợp với chuyên chở hàng hoá có khối lượng lớn, chuyên chở trên cự ly dài nhưng không đòi hởi thời gian giao hàng nhanh chóng. [5]

1.2.3 Phân loại chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển đòi hỏi rất nhiều loại chứng từ Việc phân loại chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong quản lý và sử dụng chúng Ðể đơn giản và tiện theo dõi, chúng ta có thể phân thành hai loại:

a Chứng từ sử dụng đối với hàng xuất khẩu

- Chứng từ hải quan

Trang 19

+Tờ khai hải quan

+Hợp đồng mua bán ngoại thương

+Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp

+Bản kê chi tiết hàng hoá (cargo list)

Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, NGN được

sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán Trong đó có thể đề cập đến một số chứng từ chủ yếu sau:

+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)- Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)

+ Phiếu đóng gói (Packing list)- Giấy chứng nhận số lương/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)

+ Chứng từ bảo hiểm

b Chứng từ sử dụng đối với hàng nhập khẩu

- Tờ khai hải quan

Trang 20

1.3.1 Thời gian giao chứng từ, hàng hóa

Yếu tố thời gian trong giao nhận nói chung và quy trình xử lý chứng từ nói riêng có thể hiểu dưới hai dạng khái niệm, đối với người chuyên chở thì đó là thời gian quay vòng của phương tiện vận tải, đối với chủ hàng thì đó là thời gian giao hàng hoặc nhận hàng

Thời gian phương tiện giao nhận dừng lại để thực hiện các nghiệp vụ phụ thuộc vào năng suất của phương tiện xếp dỡ, chất lượng phục vụ tại các điểm vận tải và khâu tổ chức, xử lý chứng từ của người chuyên chở Vì vậy, rút ngắn thời gian quay vòng của phương tiện trong giao nhận, thực chất là giảm bớt thời gian hao phí chi phí sản xuất và tăng tốc độ của phương tiện giao nhận Tức là đồng thời rút ngắn các yếu tố thời gian vận chuyển hàng hóa và sử dụng phương tiện xếp

dỡ có năng suất cao

Việc rút ngắn thời gian giao nhận sẽ có lợi cho chủ hàng, góp phần làm giảm hao hụt, đưa hàng vào tiêu dùng kịp thời, thu tiền nhanh, quay vòng vốn nhanh, cũng như tăng quy mô, uy tín của người chuyên chở

1.3.2 Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa

Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo quyền lợi của chủ hàng và người vận chuyển Độ tin cậy là sự chính xác, là yếu tố chủ yếu quyết định chất lượng và mức

độ hoàn thành công việc bao gồm chính xác về số lượng, chất lượng, hiện trạng

Trang 21

thực tế, chính xác về tên chủ hàng, nhãn hiệu Xử lý chứng từ, giao nhận chính xác an toàn sẽ hạn chế đến mức thấp nhất sự thiếu hụt, nhầm lẫn, tổn thất về hàng hóa Điều đó được thể hiện qua một số các tiêu chí ví dụ như:

- Cuộc gọi tới, email của khách hàng phải được tư vấn, trả lời nhanh và chính xác

- Bộ chứng từ, hóa đơn được xử lý đúng ngay từ lần đầu tiên, không phải sửa đổi, bổ sung

- Giao hàng đúng theo yêu cầu và kế hoạch

1.3.3 Giải quyết phát sinh kịp thời

Trên thực tế, trong chuỗi các dịch vụ vận tải liên quan đến vận chuyển và xếp

dỡ cũng thường xuyên xuất hiện sự thay đổi các phương thức vận tải cho phù hợp với tình hình thực tế hoặc thậm chí thay đổi cảng xếp dỡ lô hàng Nguyên nhân thay đổi có thể từ các yếu tố khách quan (thời tiết, thủy văn, khách hàng thay đổi khối lượng…) hoặc từ chủ quan của nhà vận tải (tìm phương án tối ưu hơn), khi đó đòi hỏi các nhà vận tải phải hết sức linh hoạt lên phương án chuyển đổi, xử lý lại chứng từ đáp ứng nhanh những thay đổi của thực tế nhằm đạt mục đích không ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cũng như an toàn cho các lô hàng vận chuyển

Các phát sinh này nguyên nhân có thể là do:

+ Các yếu tố về khách hàng

Trong nhiều trường hợp, mặc dù đã có sự thống nhất về yêu cầu vận chuyển (loại hàng, khối lượng, yếu cầu bảo quản, thời gian thu nhận hoặc giao trả…), tuy nhiên do những lý do khác nhau, khách hàng có thể thay đổi một số điều khoản của hợp đồng, do đó làm cho nhà vận tải phải thay đổi theo (ngoài kế hoạch ban đầu)

Do đó bộ phận chứng từ phải kịp thời nắm bắt thông tin, điều chỉnh lại các chứng

từ, giấy tờ có liên quan Điều này không những làm tăng thêm thời gian giao hàng

mà còn làm tăng thêm chi phí, gây khó khăn cho nhà vận tải tổ chức hoạt động vận tải

+ Tính chất lô hàng:

Trang 22

Liên quan đến lô hàng bao gồm chủng loại, khối lượng, tính chất, yêu cầu bảo quản trong vận chuyển và xếp dỡ

Các lô hàng khác nhau sẽ có lựa chọn phương thức vận tải, địa điểm thu gom hoặc giao trả khác nhau, lựa chọn thiết bị xếp dỡ khác nhau Nếu sự lựa chọn thiếu khoa học và thực tiễn có thể làm tăng thời gian giao hàng và chất lượng lô hàng không được đảm bảo Ngoài ra, tính chất lô hàng còn liên quan đến công tác quản

lý nhà nước về hàng hóa xuất, nhập khẩu Tại các điểm thu gom hoặc giao trả (hoặc tại các đầu mối ga cảng), hàng hóa phải thực hiện các kiểm tra kiểm soát về tính hợp pháp hợp lệ của xuất, nhập khẩu, kiểm tra dịch tễ, môi trường, kiểm tra văn hóa… Các hoạt động kiểm tra càng nhiều càng làm tăng thời gian giao giao hàng và có thể làm tổn hải đến phẩm chất của hàng hóa. [8]

1.3.4 Hiệu quả công việc

Để đánh giá hiệu quả công việc của công ty, nhà quản lý thường sử dụng chỉ số KPI KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc Thông thường mỗi bộ phận sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của bộ phận đó Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá bộ phận

Sử dụng KPI để đo lường hiệu suất giúp đảm bảo rằng tổ chức luôn đánh giá hoạt động kinh doanh của mình dựa trên một tiêu chuẩn cố định Điều này có nghĩa rằng các biến động ngay lập tức có thể nhìn thấy được và nếu hiệu suất đi theo chiều hướng sai lệch, có thể đưa ra các giải pháp nhanh chóng để giải quyết tình hình Khi một KPI cho thấy hiệu suất luôn đạt hoặc vượt quá mức cần thiết, bạn có thể quyết định nâng cao giới hạn và thiết lập một tiêu chuẩn cao hơn Vì lý do này, các KPI rất cần thiết cho bất kỳ chiến lược phát triển kinh doanh nào. [9]

Trong lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa, KPI trở nên cần thiết cho các hoạt động sau:

- Perfect order (Đơn hàng chính xác: Mức độ chính xác mà các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng)

Trang 23

- Production/manufacturing (Hoạt động sản xuất)

- Warehousing (Hoạt động kho hàng)

- Transportation (Hoạt động vận tải)

Tóm lại, các KPI cung cấp cái nhìn trực quan về hiệu quả kinh doanh, cho phép đánh giá về mặt định lượng và định tính một cách khách quan Khi phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, các KPI loại bỏ các công việc phỏng đoán và cho phép tập trung vào tiến trình thực hiện các mục tiêu

Trang 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH

HẢI PHÕNG 2.1 Giới thiệu về công ty TNHH S5 Asia

2.1.1 Giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của công ty S5-Asia

S5 là một tập đoàn lớn trên thế giới bao gồm: S5 Eurasia, S5 North Europe, S5 Asia S5 Asia là nhà cung cấp dịch vụ hàng hải hàng đầu với một mạng lưới rộng khắp châu Á- Thái Bình Dương, với các cảng và tàu thuộc sở hữu tại Hồng Kông, Singapore, Malaysia, Thái Lan, Đài Loan và Việt Nam, các đối tác chiến lược ở Trung Quốc và Indonesia cùng một mạng lưới rộng lớn các chi nhánh trên khắp châu Á

Tên công ty: Công ty TNHH S5 Asia

Trụ sở chính: tầng 10 tòa nhà Việt Úc, số 2/16D Trung Hành 5, đường Lê Hồng Phong, Phường Đằng Lâm, Quận Hải An, Hải Phòng

Điện thoại: 0313.741.456 Fax: 0313.741.458

Giấy phép kinh doanh số: 0304147893-001 cấp ngày 15/06/2006

Ngày bắt đầu hoạt động: 01/07/2006

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động

Các dịch vụ mà S5 Asia cung cấp cho khách hàng :

- Port Đại lý Service (Dịch vụ đại lý cảng)

- Hub Service ( Trung tâm dịch vụ)

- Liner Đại lý Service (Đại lý tàu biển)

- Freight Management ( Quản lý vận tải)

- Cargo Broking (Môi giới hàng hóa )

- Offshore Service (Dịch vụ ngoài khơi)

- Port representation (Đại diện Cảng)

- Health and Safety ( Đảm bảo Sức khỏe và an toàn trong môi trường làm việc)

Trang 25

Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của S5 Asia chủ yếu làm đại lý vận tải biển quốc tế (Liner Đại lý Service) cho các hãng tàu biển lớn trên thế giới như:

- UASC - United Arab Shipping Co, (S.A.G)

- (hãng tàu biển của các tiểu Vương quốc Ả Rập)

- China United Lines (CULS- hãng tàu của Trung Quốc)

- Matson Navigation Co, (Hãng tàu của Mỹ)

- Nile Dutch (hãng tàu chuyên tuyến Châu Phi)

Ngoài ra, S5 Asia còn hoạt động trong lĩnh vực :

- Đại lý thủ tục tàu cho Hoegh Auto Lines, S5 Asia Port Agencies

- Forwarding cho hãng fowarder lớn là Real link logistics

- Đại lý khai thác container bồn của BULKHAUL (BULKAUL Limited

Lines)

- Do hoạt động chủ yếu của công ty là đại lý vận tải biển quốc tế Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về trong và ngoài nước bao gồm : hàng lẻ ( LCL), hàng nguyên container ( FCL), hàng rời ( Break Bulk) Ngoài ra S5 Asia còn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ hỗ trợ cho việc vận chuyển hàng hóa

- Do hoạt động của mỗi hàng mà S5 Asia làm đại lý là khác nhau, nên S5 Asia

là việc tùy theo cơ chế hoạt động của từng hãng Và mục đích hoạt động của công

ty là thu hút nhiều khách hàng và tạo mối quan hệ gắn bó với hãng tàu Tổ chức tốt xuất nhập khẩu ủy thác cho mọi cá nhận và doanh nghiệp có nhu cầu

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

a.Chức năng :

Công ty S5 Asia là doanh nghiệp chuyên về hoạt động đại lý vận tải quốc tế

về đường biển, do đó công ty có trách nhiệm:

- Lưu cước đối và thanh toán cước phí và các chi phí khác bao gồm cả tiền cước

- Dịch vụ ủy thác và khai thác hải Quan

- Thay mặt người xuất khẩu:

Nghiên cứu các điều khoản trong thư tín dụng, đóng gói hàng hóa (trừ việc do người gửi hàng làm trước khi gửi hàng cho công ty) có tính đến tuyến đường,

Trang 26

phương thức vận tải, bản chất hàng hóa và những luật lệ áp dụng nếu có ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và nước quá cảnh

Lo việc lưu kho hàng hóa nếu cần Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm cho hàng hóa, và nếu được yêu cầu thì người giao nhận có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng

Thực hiện các nghiệp vụ đến giao nhận hàng hóa như: phát hành vận đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến…

Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc đại lý tàu, đại lý hải quan, làm thủ tục xuất nhập cho tàu vào ra

b.Nhiệm vụ :

Tổ chức quản lý có hiệu quả Giữ vững uy tín và niềm tin đối với khách hàng

hiện tại, tìm kiếm khách hàng mới

Tạo điều kiện cho nhận viên nâng cáo trình độ chuyên môn Nâng cao chất lượng phục vụ đáp ứng nhu cầu thị trường, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty

2.1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty tại chi nhánh Hải Phòng

a Bộ máy quản lý:

Hình 2.1 : Cơ cấu tổ chức chi nhánh công ty tại Hải Phòng

GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH

BỘ PHẬN KẾ TOÁN- TÀI CHÍNH

PHÓ GIÁM

ĐỐC

BỘ PHẬN KINH DOANH

BỘ PHẬN KHAI THÁC

BỘ PHẬN CHỨNG

Trang 27

Đánh giá: đây là sơ đồ bộ máy tổ chức đơn giản và gọn nhẹ của công ty tại chi

nhánh Hải Phòng

b Nhiệm vụ chức năng của cá phòng ban:

Tổng số cán bộ công nhân viên: 8 người

Bảng 2.1: Số lượng nhân viên tại mỗi phòng ban

(Nguồn: Bộ phận Tài chính- kế toán Chi nhánh Công ty)

Tất cả nhân viên đều có trình độ đại học và trên đại học, chuyên môn nghiệp

vụ và mọi nhân viên đều có trình độ về ngoại ngữ ( đều biết từ 2 ngoại ngữ trở lên,

và sử dụng thành thạo tiếng anh)

Hình 2.2 : Sơ đồ thể hiện trình độ nhân viên của công ty

Giám đốc chi nhánh : Giám đốc là người đứng đầu đảm nhiệm vai trò điều

hành quản lý chi nhánh S5 Asia tại Hải Phòng Giám đốc làm việc trên nguyên tắc cùng bàn bac thống nhất với Phó giám đốc và các bộ phận đồng thời có nhiệm vụ xây dựng các chiến lược kinh doanh và định hướng về kế hoạch phát triển trong tương lai của chi nhánh Đồng thời nghe theo chỉ đạo và kế hoạch phát triển của Tổng giám đốc công ty

Trang 28

Phó giám đốc : giúp giám đốc quản lý, điều hành một số công việc mà Giám

đốc giao, là người Giám đốc ủy quyền ký một số văn bản trước pháp luật

Bô phận kế toán – tài chính : Giám sát các khoản thu chi, tiến hành hạch

toán kinh doanh thông qua sổ sách, chứng từ, cụ thế là :

Quản lý tải chính, tải sản, hàng hóa và điều phối vốn kịp thời cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Xây dựng báo cáo tài chính về việc thực hiện kế hoạch tài chính của công ty, cân đối lỗ lãi

Thực hiện đúng nghĩa vụ như : nộp thuế, thanh toán cước kiểm tra tài chính của công ty theo yêu cầu của nhà nước

Bộ phận khách hàng: giao dịch với khách hàng các vấn đề liên quan đến việc đặt chỗ xếp hàng, giải đáp thắc mắc các vấn đề phát sinh với khách hàng trong quá trình vận chuyển; đặt chỗ trống trên tàu; sắp xếp tàu vận chuyển

Bộ phận chứng từ : xử lý chứng từ xuất nhập khẩu, chứng từ liên quan

Bộ phận khai thác: Khai thác tàu, làm việc với Hải quan, chủ tàu, các vấn đề

xảy ra khi tàu cập cảng

Trang 29

2.1.5 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Bảng 2.2: Tình hình kinh doanh của công ty những năm gần đây

( Nguồn: Bộ phận Tài chính- kế toán Chi nhánh Công ty)

Trang 30

Theo bảng kết quả trên ta thấy doanh thu, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng dần qua các năm Nhìn chung tình hình hoạt động tải chính của công ty thuận lợi,

ổn định và có nhiều bước phát triển mới, gặt hái được nhiều thành công, được khách hàng tin tưởng và ủy thác

2.1.6 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

a Thuận lợi

S5 Asia vừa là đại lý của những công ty vận chuyển khác vừa có dịch vụ vận chuyển riêng nên có những thuận lợi nhất định Có mối quan hệ chặt chẽ đối với các đối tác

S5 Asia do làm đại lý nên có thể vừa có container vừa có tàu Điều này giúp

cho giá cước mà S5 Asia đem đến cho khách hàng cạnh tranh hơn từ đó có một

lượng khách hàng lớn Chính lợi thế trên đã tạo cho S5 Asia thêm lợi thế mới, đó là

có thể cho các công ty vận chuyển khác thuê container, hoặc dịch vụ hàng Có thể giảm tối đa chi phí nội địa tại cảng đến cũng là đại lý cho các công ty vận

chuyển như S5 Asia

Do là đại lý cho nhiều hãng tàu lớn nằm trong hệ thống của các công ty Hàng hải khác ở nhiều quốc gia trên thế giới nên dịch vụ vận chuyển rất đa dạng giúp cho S5 Asia các tuyến đường vận chuyển rộng khắp và hầu như không bị giới hạn nhiều ( đặc biệt là tuyến Ả Rập, Châu Âu, Mỹ, Trung Quốc, Nhật….)

S5 Asia cũng có nhiều dịch vụ Logistics để hỗ trợ cho khách hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Ví dụ: bao bì, kiện gỗ, ký hộ hải quan giám sát, cho thuê kho bãi, giao nhận chứng từ… Việc đa dạng hoá các dịch vụ giúp cho S5 Asia khẳng định được khả năng vốn có của mình

S5 Asia có đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và đặc biệt là chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu và môi giới cước tàu.( Các anh chị nhân viên trong công ty làm việc trong cả ngày lễ và luôn làm thêm giờ để hoàn thành công việc đem lại hiệu quả lớn nhất cho công việc; sẵn sàng hỗ trợ khách hàng bất kể là ngày hay đêm)

Trang 31

S5 Asia đã thực sự tạo được một môi trường làm việc chuyên nghiệp tích cực

và lành mạnh Trong đó tác giả thấy được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, các phòng ban, giữa cấp lãnh đạo với nhân viên, giữ công ty với khách hàng

S5 Asia có hệ thống mạng liên kết nội bộ giữa các bộ phận vì vậy giữa các bộ phận có thể liên kết chặt chẽ và theo dõi lẫn nhau dẫn đến việc các bộ phận có thể

dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau trong việc giải quyết vướng mắc công việc của khách hàng cũng như tạo được sự hiểu biết về công việc giữa các bộ phận với nhau Ngoài tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, S5 Asia là công ty chấp hành rất tốt các chế độ, chính sách và chủ trương của nhà nước như đóng thuế đúng thời hạn và đầy đủ, tham gia các hoạt động xã hội, làm tròn nghĩa vụ của doanh nghiệp

→ Chính từ những điểm thuận lợi này đã góp phần không nhỏ giúp công ty S5

Asia đứng vững trên thương trường và vượt qua không ít khó khăn trong việc canh

tranh với nhiều công ty đối thủ

Hiện tại có rất nhiều hãng tàu trong nước cũng như nước ngoài cạnh tranh khốc liệt trên thị trường thông qua giá cước và dịch vụ Bên cạnh sự nổi tiếng trong giới hàng hải ( Hãng tàu UASC có rất nhiều lợi thế mạnh về tuyến trung đông, Ả rập…), mấu chốt còn ở chỗ công ty vẫn duy trì được những khách hàng hết sức

Trang 32

quan trọng và đã dành được sự ủng hộ (ký kết hợp đồng ) của một số khách hàng tiềm năng mới biểu hiện qua các chính sách và chiến lược đúng đắn, nhanh chóng

và thích hợp với sự thay đổi của thị trường

Nhất là trong hoàn cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, thêm vào đó, công ty cũng đang đối mặt với một số khó khăn và thử thách do bị mất vài khách hàng quan trọng, chi phí hoạt động cao, cầu cảng bị tắc nghẽn, giá cước thay đổi liên tục

do thị trường biến động liên tục gây ảnh hưởng đến đối tác, lạm phát Rõ ràng đây

là những nhân tố ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, công ty cũng kịp duy trì , tạo niềm tin vững chắc đối và mạng lưới khách hàng lớn cho các hãng tàu trong hệ thống các hãng tàu mà mình làm đại lý như UASC, NIKE DUTCH, CHINA UNITED LINES, REAL LINK LOGISTICS, BULKHAUL và đang tìm kiếm các hãng tàu khác chưa có mặt tại Việt Nam để làm đại lý

Công ty hiện nay có đến 45 khách hàng VIP chưa kể một số khách hàng tiềm năng mới Những khách hàng VIP này ngày càng phát triển và đặt mục tiêu hợp tác lâu dài với công ty trong khi các khách hàng tiềm năng mới vẫn ở mức thăm dò nhưng với lượng Booking hàng xuất cũng như hàng nhập của họ mỗi kỳ công ty càng vững tin hơn hoạt động hiệu quả và đem lại mức giá và lợi ích lớn nhất cho khách hàng bằng cách đưa ra các mức giá ưu đãi (giá cả cạnh tranh, đồng ý trả châm, giảm tiền cược container,…) Đa số các công ty này là các công ty giao nhận quốc tế có chi nhánh khắp trên thế giới và số ít là các công ty xuất nhập khẩu trực tiếp; ở đây có thể liệt kê một số khách hàng VIP như DHL Forwarding, Expediter, Panasonic systerm Networks Vietnam, HN fashion co, Lmt, Sotrans, Atlantic, Schenker… bên cạnh đó là các khách hàng tiềm năng đáng chú ý như Victoria Trans, Macs Shipping…

Mặc dù có được những lợi thế nhất định trên thị trường nhưng công ty cũng

bị ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp bởi những tác động bên trong và ngoài công ty nên cũng tạo ra không ít khó khăn và thách thức Vậy nhưng, công ty đã vượt qua tất cả để kịp tạo cú hích cho mình thể hiện qua những con số ấn tượng về doanh

Trang 33

thu và số lượng khách hàng mỗi năm, đồng thời phát triển thêm các hãng tàu mới

Đó là do công ty hoạch định và áp dụng rất tốt chiến lược và mục tiêu để ra, điều này thể hiện sự nghiêm túc trong khâu nghiên cứu , điều tra và dự đoán tình hình thay đổi của thị trường cũng như áp dụng triệt để những lợi thế và tập trung cao độ nhằm duy trì mức tăng trưởng song song với phát triển mạng lưới kinh doanh

Là một trong những công ty có uy tín, và hoạt động tốt trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, nhưng công ty cũng gặp phải những khó khăn nhất định:

- Do các tác động của giá cả trong nước và trên thế giới nên giá cả thay đổi thất thường, việc tăng phí chứng từ, B/L, điện giao hàng…để bù đắp chi phí đã đem lại không ít khó khăn cho công ty trong việc giữ những khách hàng lâu nay gắn bó với công ty và lượng khách hàng tiềm năng Vì vậy bộ phận dịch vụ khách hàng đã phải đưa ra các chính sách mới để thu hút khách hàng và duy trì lượng hàng đi về hàng tuần, hàng tháng

- Số lượng nhân viên của các bộ phận còn hạn chế dẫn đến việc khách hàng phàn nàn vì dịch vụ của công ty chưa được tốt : nhiều khi khách hàng gọi điện cần nhưng không thấy ai nhắc máy, các chậm trễ trong việc giao lệnh và gửi thông báo cho khách hàng làm mất thời gian của khách hàng, không kịp thời gian gửi e- manifest ( vượt quá thời gian deadline)

Đôi khi lượng container rỗng không đủ hoặc không đặt được chỗ trên tàu gom hàng kịp ngày nên dẫn đến hàng của khách bị ở lại hay hủy booking dẫn đến mất

uy tín của doang nghiệp

c.Thành tựu

Vượt trên nhưng khó khăn và phát huy những thuận lợi hiện có Chi nhánh công ty TNHH S5 Asia (VN) tại Hải Phòng đã đạt được thành tựu ấn tượng như: Vận chuyển được những tàu chuyên chở động vật sống thành công và an toàn như chuyên chở những tàu bò từ Úc về Việt Nam hoặc từ Việt nam đi Đặc biệt là việc chở những mặt hàng siêu trường siêu trọng Ví dụ là việc Tàu Zhen Hua 12 vận

Trang 34

chuyển 02 cẩu giàn container có kích thước siêu trường vào cảng Nam Hải Đình

Vũ - Hải Phòng an toàn Cụ thể :

Ngày 04/3/2014, Công ty TNHH S5 Asia Việt Nam - Chi nhánh Hải Phòng

đề nghị Cảng vụ hàng hải Hải Phòng cho phép tàu Zhen Hua 12, quốc tịch Trung Quốc, vận chuyển hàng siêu trường vào cảng Nam Hải Đình Vũ dỡ hàng Tàu Zhen Hua 12 vận chuyển 02 cẩu giàn container có chiều cao tính từ mặt nước đến điểm cao nhất của cẩu giàn là 53,4m, chiều rộng toàn bộ là 92,48m Qua xem xét

hồ sơ và sơ đồ xếp hàng của tàu, Cảng vụ hàng hải Hải Phòng thấy đây là tàu chở hàng siêu trường có chiều cao và chiều rộng lớn nhất từ trước đến nay đến khu vực Hải Phòng Do đó, để có cơ sở quyết định cho phép tàu vào cảng an toàn cần phải họp bàn, tính toán, thống nhất phương án chi tiết, cụ thể, đồng thời báo cáo Cục Hàng hải Việt Nam cho kiến chỉ đạo

Ngày 07/3/2014, Cảng vụ hàng hải Hải Phòng chủ trì cuộc họp thống nhất Phương án với đại diện các cơ quan, đơn vị: Bộ chỉ huy Bộ đội Biên phòng Hải Phòng, Tổng công ty Bảo đảm an toàn Hàng hải miền Bắc, Công ty TNHH MTV Hoa tiêu Hàng hải khu vực II, Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng, Phòng Cảnh sát đường thủy - Công an Hải Phòng, Công ty Cổ phần cảng Nam Hải Đình

Vũ và Công ty TNHH dịch vụ hàng hải S5 Asia Việt Nam - Chi nhánh Hải Phòng Tại cuộc họp, các đại biểu đã phân tích, tính toán và đưa ra các biện pháp về việc bảo đảm tuyệt đối an toàn đối với hai đường dây điện cao thế qua luồng Lạch Huyện, kênh Hà Nam, cũng như yêu cầu về tàu lai hỗ trợ tàu trên luồng, ca nô dẹp luồng, thời gian tổ chức cho tàu vào cảng và các biện pháp cần thiết khác nếu có sự

Trang 35

điều kiện luồng vào cảng hạn chế, kênh Hà Nam có chiều rộng 80m; tàu hành trình qua 02 đường điện cao thế cắt ngang qua luồng Lạch Huyện, kênh Hà Nam; thời điểm tàu vào cảng trời mù, tầm nhìn xa hạn chế; mật độ tàu thuyền ra, vào khu vực lớn Nhưng với tinh thần trách nhiệm cao, cùng với sự phối hợp chặt chẽ giữa Cảng vụ hàng hải Hải Phòng, Cảnh sát đường thủy - Công an Hải Phòng và các cơ quan liên quan, đặc biệt là với Hoa tiêu dẫn tàu, đến 15 giờ 00 cùng ngày, tàu Zhen Hua 12 đã được điều động vào cập cảng Nam Hải Đình Vũ an toàn

Việc tổ chức thành công cho tàu Zhen Hua 12 vào cảng Nam Hải Đình Vũ an toàn đã góp phần tiết kiệm cho phía chủ tàu, chủ hàng và chủ cảng hàng trăm ngàn USD so với các phương thức vận chuyển khác và được các Doanh nghiệp đánh giá rất cao

2.2 Phân tích quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập khẩu của công ty TNHH S5 Asia - chi nhánh Hải Phòng

Công ty TNHH S5 Asia làm đại lý vận tải tàu biển quốc tế cho rất nhiều hãng tàu Quy trình chung gồm các bước được tiến hành như sau:

2.2.1 Quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty TNHH S5 Asia chi nhánh tại hải Phòng

a.Quy trình hàng xuất:

Check chỗ tàu mẹ, tàu gom hàng

Gửi cho khách hàng bản Booking Confirmation

Cấp lệnh cấp vỏ container rỗng kèm chì cho

khách hàng Báo giá – nhận Booking từ khách hàng

Yêu cầu khách hàng khai VGM online trên

mạng của hãng tàu

Trang 36

Hình 2.3: Quy trình xử lý chứng từ hàng xuất

Diễn giải quy trình :

Bước 1 : Báo giá – nhận Booking từ khách hàng

Do công ty TNHH S5 Asia là đại lý của các hãng tàu nên hàng đến từ hai nguồn:

- Hàng do các hãng tàu tìm kiếm và làm giá từ đầu bên nước ngoài và chỉ định S5 Asia làm đại lý và tiến hành mọi thủ tục là hàng chỉ định

- Hàng do công ty tự tìm gọi là hàng Free Hand

Lên vận đơn cho khách hàng

Trang 37

S5 Asia làm đại lý vận tải biển quốc tế trên cơ sở trách nhiệm và cam kết rằng đem đến cho khách hàng đúng với mức giá và các chính sách ưu đãi mà hãng tàu đem lại cho khách hàng và hưởng các khoản hoa hồng từ phần lợi nhuận mà hãng tàu đạt được

Trước hết là bộ phận kinh doanh chào giá, đưa ra lịch tàu và các chính sách của hãng tàu với khách hàng sau đó tiến hành đàm phán với các khách hàng cần quan tâm Thông thường khách hàng cũng quan tâm đến dịch vụ của hãng tàu như thời gian vận tải nhanh hay chậm, các điều khoản miễn phí lưu container, phí mang container về kho riêng của mình, cảng chuyển tải…Nhưng điều mà khách hàng quan tâm nhất vẫn là giá thành cạnh tranh, dịch vụ tốt

Xin gía từ hãng tàu

Sau khi chào giá (dựa vào bảng giá mà hãng tàu đưa ra sẵn) với khách hàng nếu giữa hai bên không đạt được thỏa thuận thì bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào sự quyết định của hãng tàu về mức giá để đi đến thỏa thuận hợp lý nhất với khách hàng

Bộ phận kinh doanh phải cập nhật thông tin dữ liệu liệu lên hệ thống làm giá

để bộ phận đó xem tình hình cụ thể của từng khu vực, mặt hàng, khách hàng để chấp nhận mức giá đó của lô hàng đó hay không Ví dụ với hãng tàu USAC là bộ phận làm giá khu vực Châu Á tại Singapore

Báo giá cho khách hàng, gửi lịch tàu

Sau khi bộ phận kinh doanh cập nhật thông tin thì sau đó hệ thống sẽ có một bản Special Rate Request Gate ( tỷ lệ chấp nhận Boooking) : theo đó sẽ có 3 phản hồi như sau : Countered (Đang trong quá trình xem xét), Approved (Được phê duyệt), Submit (mới trình)

Sau khi hệ thống Approved ( chấp nhận) thì bộ phận Chứng từ mới có thể làm Booking(1)

Sau khi xin giá và xác nhận báo giá của hãng tàu , tiến hành gửi báo giá và lịch tàu cho khách hàng bằng mail hoặc fax

Xác nhận báo giá ( confirmation )

Trang 38

Sau khi chào vào đàm phán giá ta phải theo dõi khách hàng và tế nhị yêu cầu khách hàng xác nhận báo giá Nếu khách hàng đồng ý báo giá (confirmation) tức là khách hàng đã đồng ý sử dụng dịch vụ của mình nên ta tiến hành gửi file giá để làm Booking

Sau khi nhân viên kinh doanh đã thỏa thuận xong với khách hàng thì khách hàng cũng phải xác nhận trên hệ thống của bộ phận kinh doanh trên hệ thống mạng nội bộ

Sau khi đã thỏa thuận xong và đồng ý với các điều kiện và mức giá hợp lý của nhân viên kinh doanh đưa ra thì khách hàng gửi Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ trên tàu ( gửi qua mail)

Bước 2: Check chỗ tàu mẹ, tàu gom hàng

Hãng tàu sau khi đã nhận được Booking request từ khách hàng, hãng tàu cân đối lại vỏ container rỗng, kiểm tra chỗ trống trên tàu của mình thì gửi lại xác nhận cho khách hàng

Do công ty S5 Asia chi nhánh Hải Phòng không có tàu mẹ tại Hải Phòng, nên công ty phải book tàu gom hàng ( feeder ) Tàu feeder sẽ đi gom hàng từ các cảng nhỏ, đem tới cảng lớn như Cát Lát hoặc Singapore, Pandang của Malaysia sau

đó sẽ vận chuyển hàng từ tàu feeder sang tàu mẹ Tàu feeder sẽ nhận hàng từ tàu

mẹ để chạy về các cảng nhỏ Đối với hàng trên tàu mẹ khi đến cảng đích cũng tương tự, sẽ cần các tàu feeder để đến các cảng nhỏ hơn (nếu cảng đích là cảng nhỏ) Ví dụ tàu tiếp vận của hãng tàu Biển Đông, Yangming, Hải An

Bước 3 : Gửi cho khách hàng Booking Confirmation

Sau khi kiểm tra chỗ trên tàu mẹ hoặc tàu feeder, hãng tàu gửi lại cho khách

hàng bản xác nhận Booking Comfirmation bao gồm các nội dung sau : Số booking

, Tàu gom hàng/ Số chuyến, Chủ hãng ( Shipper) ,Dự kiến ngày đi, Tàu mẹ / số

chuyến, Dự kiến ngày đi, Cảng chấp nhận, Cảng xếp hàng , Cảng dỡ hàng, Nơi dỡ

hàng, Dự kiến ngày đến, Văn phòng phát hàng Bill (Ví dụ : Văn phòng Hải Phòng,

Trang 39

Văn phòng Hồ Chí Minh), Hàng hóa (Commodity), Chi tiết container (Container

details)

Bước 4: Cấp lệnh cấp vỏ container rỗng kèm chì cho khách hàng

Trong “lệnh cấp vỏ container rỗng” cần nêu rõ các chi tiết :

Bãi cấp container Ví dụ: Bãi Tasa Trading; Số booking : Ví dụ: VNHPH042008 Cấp cho chủ hãng ( Shipper) : Ví dụ: D&G World Logistics

Số lượng container và loại container : Ví dụ : 04x40‟HC, Container loại : 20‟DC, 40‟RH

Số chì : Ví dụ: 004875 , 004877

Tên tàu xuất : Ví dụ : Tàu Lan Feng, tàu King Brian

Cảng chuyển tải ( nếu có) Ví dụ: Cảng Port Kelang

Thời gian cắt máng : Là thời gian muộn nhất để hàng, tờ khai, tập trung tập bãi

container để kịp giờ tàu chạy, thường là trước giờ xếp hàng lên tàu khoảng từ 4-6

giờ tùy thuộc vào từng hàng tàu tạo điều kiện cho khách hàng

Các chú ý :

- Khách hàng phải kiểm tra vỏ trước khi lấy

Điều này để đảm bảo rủi ro cho hãng tàu cũng như khách hàng

Ví dụ : Có trường hợp khách hàng đặt với hãng tàu container 40‟DC và hãng tàu cấp lệnh cấp container rỗng cho khách hàng là 01x40DC Nhưng do sai xót của chủ hàng và sự lơ là của bãi mà khách hàng đã kéo nhầm container 40HC về kho riêng của mình để đóng hàng Trong trường hợp này do sai xót của khách hàng vì vậy khách hàng phải chấp nhận lấy container 40HC và trả với một mức phí khác

- Bộ phận khai thác phải quản lý số cont, số chì

Ví dụ: Trường hợp một Booking có 2 cont, nhưng thực tế chỉ đi 1 cont, mà phía khách hàng đã lấy lệnh cấp vỏ 2 cont, thì bộ phận khai thác phải yêu cầu khách hàng trả lại 1 cont Bên cạnh đó, bộ phận khai thác phải quản lý số chì để trả về hãng tàu Nếu mất chì thì bộ phận khai thác phải đền tiền cho hãng tàu

Bước 5: Yêu cầu khách hàng khai VGM online trên mạng của hãng tàu

Ngày đăng: 14/10/2017, 16:10

Nguồn tham khảo

Tài liệu tham khảo Loại Chi tiết
[1]. Dương Hữu Hạnh, 2000, Cẩm nang nghiệp vụ Xuất Nhập Khẩu, NXB Thống Kê Khác
[2]. Dương Hữu Hạnh, 2004, Vận tải – giao nhận quốc tế và bảo hiểm Hàng hải, NXB Thống Kê Khác
[3]. PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, 2007, Giáo trình kỹ thuật ngoại thương, NXB Lao động – Xã hội Khác
[4]. PGS.TS Hoàng Văn Châu, 1999, Vận tải – giao nhận hàng hóa Xuất Nhập khẩu, NXB Khoa học và kỹ thuật Khác
[5]. Phạm Mạnh Hiền, 2004, Nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế, NXB Thống kê Khác
[6]. Phạm Mạnh Hiền, 2007, Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, NXB Thống kêCác website Khác
[8]. Tapchigiaothong.vn [9]. Logistics4vn.com Khác

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w