tiểu luận chủ đề phân tích thực trạng quá trình làmviệc nhóm

: Khi cô yêu cầu đưa ra slogan cho nhóm thì một số bạn vẫn chưa đưa rađược ý kiến của mình mà chỉ nghe theo 1 bạn có ý kiến riêng và đồng tìnhkhi không suy nghĩ gì nhiều.Những việc nhóm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

Khoa Quản Trị Kinh Doanh… o0o……

MÔN: KỸ NĂNG GIAO TIẾPLớp Học Phần DHTN17D - 420300348020

CHỦ ĐỀ: Phân Tích Thực Trạng Quá Trình LàmViệc Nhóm

Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung

Nhóm thực hiện: Nhóm 6

TP.HCM, 18 tháng 11 năm 2022

DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN

STT Họ và Tên MSSV Phân côngnhiệm vụ

Đánhgiá mứcđộ hoànthành

1 Trần Thị Kim Ngân 21046001Câu 8Tổng hợp wordChỉnh sửa

2 Trần Khánh Luân 2104669

3 Đàm Thị Anh Thư 21058671 Câu 7 Đúnghạn

4 Nguyễn Chí Luân 2103430

5 Trần Thị Thu Hà 2105826

6 Trần Thị Mỹ Hậu 19520611 Câu 1 Đúnghạn

7 Phạm Thị Thúy Vy 21056511 Câu 5 Đúnghạn

8 Nguyễn Thị Ngọc Ánh 21078661 Câu 6 Đúnghạn

1

Câu 1: Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn hìnhthành

Ban đầu khi hình thành nhóm, đó là khi cô bắt đầu buổi học đầu tiên và yêucầu chia lớp làm 10 nhóm, mỗi nhóm sẽ có ít nhất 8 thành viên Và mình đượcphân vào nhóm 6 Khi mới thành lập nhóm, thì các thành viên trong nhómchưa quen biết nhau, vẫn chưa thể thoải mái trò chuyện mà thường họ sẽ cẩntrọng trong lời nói, các bạn thường ngại đưa ra ý kiến riêng của mình Đa số sẽnghe theo ý kiến số đông

: Khi cô yêu cầu đưa ra slogan cho nhóm thì một số bạn vẫn chưa đưa rađược ý kiến của mình mà chỉ nghe theo 1 bạn có ý kiến riêng và đồng tìnhkhi không suy nghĩ gì nhiều.

Những việc nhóm cần làm ở giai đoạn hình thành :

+ Trong giai đoạn này, người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt củamình, bởi vì các thành viên khác vẫn chưa định vị và xác định rõ nhiệm vụ củamình trong nhóm.

+ Tạo sự hoà đồng vui vẻ giữa các thành viên trong nhóm, nhằm thúc đẩy mọingười gạt bỏ thái độ rụt rè, e ngại

+ Động viên các thành viên trong nhóm đưa ra được ý kiến riêng của bản thân

Câu 2: Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn xungđột

Giai đoạn xung đột : Đây là giai đoạn các thành viên trong nhóm tham gia bàn bạc trao

đổi ý kiến và cũng như hình thành ý tưởng cho bài làm việc nhóm.

Xung đột xảy ra trong nhóm bắt nguồn từ những ý kiến khác nhau trong quátrình làm việc nhóm

Ví dụ khi nhóm trưởng Kim Ngân hỏi các bạn nhóm 6 chọn thời gian và địa điểmhọp làm việc nhóm thì có Chí Luân và Mỹ Hậu xảy ra vấn là chọn 2 khoảng thờigian khác nhau ai cũng có nguyên nhân cho riêng mình Để đạt được thống nhấtnhóm trưởng đã hỏi ý kiến 5 bạn còn lại và chọn phương án theo số đông nhữngbạn không họp được thì xem lại buổi họp trên video ghi lại cuộc họp

Đôi khi xung đột bắt nguồn từ nhóm trưởng điển hình là giao nhiệm vụ vàcông việc không công bằng hoặc công việc quá sức với thành viên nhóm.Để

2

thực hiện tốt công việc , trước khi giao nhiệm vụ cho các thành viên nhómtrưởng sẽ dự thính trước các công việc cần thực hiện và xác định rõ mục tiêuđạt được.

Ví dụ nhóm 6 : Trước khi giao nhiệm vụ thì nhóm trưởng Kim Ngân có hỏi từngthành viên rằng mình biết làm về những gì : Như Khánh Luân thuyết trình, KimNgân làm word, Chí Luân làm PowerPoint,… để giao đúng từng người Và phânchia các nhiệm vụ công bằng nhất có thể.

Nhóm trưởng sẽ đề ra mức độ xử phạt phân minh về các nhiệm vụ các thànhviên được giao : làm đúng thời hạn , tránh sai xót ,… và xử phạt những thànhviên sai phạm hay thái độ xấu Tất cả để tránh gây xung đột cho các thành viêntrong nhóm.

Khi xảy ra xung đột nhóm trưởng là người có cái nhìn toàn diện và quyết địnhcông bằng nhất Nhóm trưởng cần đối xử công bằng, rõ ràng, minh bạch tránhgây mất đoàn kết trong nhóm.

Câu 3 : Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn bìnhthường hóa

Giai đoạn bình thường hóa:

Đây là giai đoạn mà các thành viên trong nhóm đã bắt đầu nhận thức được lợi ích từ việchợp tác cùng nhau trong công việc để giải quyết các vấn đề Các mối xung đột trongnhóm bắt đầu giảm đi Các thành viên trong nhóm đã có thời gian tìm hiểu và hiểu rõ vềnhau qua việc trao đổi công việc và tiếp xúc thường xuyên Một tinh thần hợp tác mới bắtđầu xuất hiện Tất cả thành viên thoải mái trao đổi quan điểm, và không còn giữ thái độthủ thế như trước Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là các thành viên đã bắt đầulắng nghe ý kiến của nhau, mạnh dạn trao đổi quan điểm và sẵn sàng chia sẻ thông tin vàkinh nghiệm với các thành viên.

Khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết cácmâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau Các thànhviên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợgiúp khi cần thiết Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây dựng Mọi người bắt đầunhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc Có thể có các quytắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợiđể các thành viên làm việc và cộng tác.

Trong nhóm có những bạn không có laptop, pc nên không thể làm PowerPoint.Khi phân công nhiệm vụ thì các bạn này có thể trao đổi ý kiến với nhóm để đượcphân chia nhiệm vụ khác ngoài làm PowerPoint Và nếu bạn cần hỗ trợ để họclàm PowerPoint thì những thành viên khác có thể hưỡng dẫn bạn để nâng caotrình độ.

Trong nhóm có bạn rất tự ti về khả năng thuyết trình và sợ đứng trước đám đôngđể tham gia thuyết trình Sau khi bày tỏ nổi lòng với nhóm và được cả nhóm lắngnghe Thì các thành viên còn lại sẳn sàng chia sẻ kinh nghiệm, thoải mái trao đổiý kiến với nhau, không đặt nặng kết quả để không tạo áp lực, cùng nhau tiến bộhơn trong mọi mặt.

Khi nhóm trưởng mong cầu ý kiến của các thành viên thì mọi người đều mạnhdạn trao đổi ý kiến và ý tưởng của mình Cả nhóm đều lắng nghe và công nhận đólà 1 ý kiến, không bác bỏ Và cuối cùng cả nhóm cùng nhau chọn lọc ý kiến hiệuquả nhất.

Những việc nhóm cần làm ở giai đoạn bình thường hóa do nhóm 6 đúc kết được:

- Quy trình và biểu mẫu cần được coi trọng, hướng mọi người làm việc theo chuẩn và thểhiện tính chuyên nghiệp.

- Cần phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập thể là quan trọng nhất, điều này giúp nhómtránh được những xung đột không cần thiết thông qua việc khuyến khích phát biểu ýkiến, khuyến khích óc sáng tạo.

- Không nên phân tán lực lượng, cần tập trung tham gia vào các dự án, thực hiện cácnhiệm vụ mang tính quan trọng hơn tiến gần đến mục tiêu chung của nhóm, tập trungnâng cao hiệu quả công việc.

- Cần tìm cách gia tăng sự hòa hợp của nhóm và vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí củatừng cá nhân.

- Cần không ngừng phát triển các kỹ năng cho các thành viên, xây dựng niềm tin và cácmối quan hệ tích cực trong nhóm đồng thời đánh giá, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau từcác thành viên trong nhóm.

- Công nhận các thành quả của nhóm nhằm tạo động lực cho thành viên và cả nhóm.

4

Câu 4 : Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn hoạtđộng trôi chảy

Giai đoạn hoạt động trôi chảy nhóm đã đi vào hoạt động ổn định và mỗi ngườiđều có một nhiệm vụ của mình.

Ví dụ Chí Luân làm PowerPoint, Kim Ngân làm word, Khánh Luân thuyết trình…Mọi người thường xuyên trao đổi, chia sẻ và giúp đỡ nhau khi có vấn đề phát sinh.

Ý kiến của các thành viên hay quyết định của nhóm trưởng đều được mọi ngườiđồng tình và thông qua.

Ví dụ như là bình chọn khung giờ họp nhóm, phân công nhiệm vụ cho mọingười… Nhiệm vụ được bạn Kim Ngân phân công đồng đều cho các thành viênnên không có trở ngại phát sinh.

Câu 5 : Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn kếtthúc

Sau khi tất cả các công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của nhóm đã được thực hiện xong Đếngiai đoạn này nhóm có thể giải tán hoặc tiếp tục làm việc cùng nhau ở những môn họckhác.

Ở giai đoạn này các thành viên trong nhóm sẽ đánh giá chéo lẫn nhau, nhóm trưởng đưara nhận xét cho từng bạn trong suốt quá trình hoạt động nhóm Các thành viên trongnhóm đồng thời đưa ra những góp ý, bài học kinh nghiệm, tổng kết những kết quả đãthực hiện được để giúp nhau cùng tiến bộ hơn khi tham gia vào các nhóm sau này.

VD: Sau khi hoàn thành bài thuyết trình và các bài tập, nhiệm vụ mà cô đã giao, nhómtrưởng Kim Ngân sẽ gửi cho các bạn phần tự đánh giá lẫn nhau Sau đó nhóm trưởng sẽdựa vào phần các bạn đã đánh giá và nhận xét trong suốt quá trình hoạt động trong nhóm.Sau khi bản đánh giá và nhận xét hoàn thành thì mọi người cùng đưa ra những góp ý,những bài học kinh nghiệm để giúp nhau cùng tiến bộ hơn trên con đường học tập Vàkhi kết thúc môn học này nhóm có thể giải tán hoặc tiếp tục đồng hành cùng nhau ở cácmôn học khác.

5

Câu 6 : Đâu là giai đoạn khó khăn nhất Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm như thếnào ( Nêu nguyên nhân và các bước giải quyết, phân tích các kĩ năng đã sử dụng-8 kĩnăng đã học

Theo em, giai đoạn khó khăn nhất là giai đoạn xung đột Vì sau khi thành lập nhómvà bàn bạc về mục tiêu, kế hoạch của nhóm thì mỗi cá nhân sẽ vô tình bộc lộ đượccách cư xử, hành động và lời nói, đưa ra những ý kiến riêng của bản thân thì có thểxảy ra xung đột giữa các thành viên

Nguyên nhân: bất đồng quan điểm, không hài lòng phong cách làm việc của nhau,

cảm thấy sự trao đổi, hỗ trợ trong nhóm không tốt,

Các bước giải quyết:

Tôn trọng ý kiến của mỗi ngườiQuan sát sự việc

Lắng nghe

Tách vấn đề nan giải ra khỏi mỗi ngườiCùng nhau tìm ra hướng giải quyết tốt nhất

VD: Khi nhóm 6 đang thảo luận về vấn đề nào đó nhưng bạn Thu Hà và bạn Anh Thư có

2 quan điểm riêng và 2 bạn quyết tâm bảo vệ quan điểm của mình nên xảy ra xung đột ởtrong nhóm Lúc đó nhóm trưởng Kim Ngân sẽ giúp các bạn bình tĩnh trở lại, lắng nghequan điểm của 2 bạn và cùng 2 bạn tìm ra hướng giải quyết vấn đề.

Những kỹ năng đã sử dụng trong nhóm

Kỹ năng lắng nghe: là hành vi nghe chăm chú, hay là quá trình tập trung chú ý

để giải mã song âm thanh thành ngữ nghĩa

Hiểu được nội dung lời nói, nhận biết được tâm trạng, cảm xúc và nhu cầu củangười nói một cách hiệu quả trong giao tiếp

VD: Khi nhóm khác thuyết trình thì tất cả các nhóm còn lại sẽ tập trung lắng nghe

và phải đưa ra lời nhận xét cho nhóm đó.

Kỹ năng thuyết trình: là cách trình bày một nhận định, quan điểm, chiến lược

phát triển… nhằm thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùngsuy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình

VD: Khi được cô đưa chủ đề thuyết trình KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM thìnhóm 6 đã phân công các bạn làm việc và cử ra một bạn để thuyết trình về quanđiểm của nhóm cho mọi người cùng hiểu và đưa ra nhận xét.

Kỹ năng đặt câu hỏi: Là khả năng đưa ra câu hỏi chính xác, thích hợp với mục

đích, nội dung, đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp.

Kỹ năng trả lời câu hỏi: Đưa ra câu trả lời rõ rang, chính xác, thích hợp với mục

đích, nội dung, đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp

6

VD: Khi nhóm trưởng Kim Ngân chia nhiệm vụ cho từng người và hẹn thứ 6 sẽ

nộp bài và có 1 bạn không hoàn thành kịp Nhóm trưởng sẽ liên hệ với bạn đó và hỏi

“ Lý do tại sao bạn không nộp bài đúng hạn” Trả lời: “ Xin lỗi nhóm trưởng, domình phải về quê nên không nộp bài đúng hạn được”

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại: Là khả năng sử dụng điện thoại một cách hiệu

quả và có văn hóa thông qua việc gọi, trả lời điện thoại.

VD: Khi nhóm cần họp nhóm gặp mặt để thảo luận nhưng có vài bạn không đến

được, thì nhóm sẽ chọn ra cách sử dụng phần mềm gọi điện thoại nhóm để giao tiếpvà trao đổi nhiều vấn đề.

Câu 7 : Những nguyên tắc làm việc trong nhóm ?

+ Tạo sự đồng thuận: Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồngđội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm Để đạt đượcnhững kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữanhững mục tiêu chung và mục tiêu riêng.

D : Từ những buổi thành lập nhóm thì cô đã giao nhiệm vụ cho nhóm, nhómtrưởng đã tạo các buổi họp nhóm để mọi người có môi trường làm quen nói chuyện cũngnhư là đưa ra phương pháp để giải quyết vấn đề cùng với nhau để hoàn thành mục tiêuchung.

+ Thiết lập các mối quan hệ với ban chủ quản: Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đội ngũthâm niên ở cơ quan chủ quản Ba mối quan hệ mà nhóm cần tới là:

Người bảo trợ chính của nhóm

Người đầu ngành và phòng ban có liên quanNgười quản lý tài chính của nhóm.

+ Khuyến khích óc sáng tạo: Nhiều người thường làm theo kinh nghiệm và tính cáchriêng của họ, để xóa bỏ rào cản thụ động ấy và phát huy tính sáng tạo chúng ta nên hoannghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng của các thành viên trong nhóm nêu ra.VD: Trong nhóm có thành viên lớn tuổi và nhỏ tuổi hơn nên kinh nghiệm và ýkiến đưa ra hoàn toàn khác nhau Trong một số nhóm, thì họ sẽ chọn theo các kinhnghiệm của người đi trước, nhưng ở nhóm 6 thì nhóm trưởng khuyến khích mọi ngườisáng tạo và đưa ra thật nhiều hướng giải quyết khác nhau từ đó thống nhất cách giải quyếttốt nhất để nhóm trở nên nổi bật hơn, tăng thành tích cho nhóm

7

+ Phát sinh những ý kiến mới: việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạovà cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.

D : Khi nhóm trưởng lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người thì bạn ấy sẽ tổnghợp lên một file hoặc một bảng , sau đó tạo một cuộc họp để bình chọn ý tưởng tốt nhất Những bạn không được chọn ý tưởng thì không hề bị chê bai hay bị miệt thị mà nhómtrưởng càng khuyến khích họ phát triển hơn.

+ Học cách ủy thác: sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyềnhành.

Ủy thác công việc là nhóm trưởng Kim Ngân sẽ nhận nhiệm vụ từ cô vàphân thành các công việc nhỏ, rồi chia chúng cho các thành viên của nhóm bằngphương pháp vote để mọi người chọn phần công việc mà mình cho là bản thân cóthể làm tốt nhất và để cho mọi người tự hoàn thành, nhóm trưởng chỉ tham gia vàokhi thấy công việc đi sai hướng

Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người đượcủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó Khi ủy thác cần nhận diện cácloại đặc tính khi ủy thác:

Có khả năng muốn thực hiện

Có khả năng không muốn thực hiện

Thiếu khả năng muốn thực hiện.(

Thiếu khả năng, không muốn thực hiện

+ Khuyến khích mọi người phát biểu: Nhóm trưởng luôn khuyến khích mọi người đưa raý kiến của mình dù là những ý kiến trái chiều để cố gắng sửa chữa những bài tập cho phùhợp.

+ Chia sẻ trách nhiệm: Nhóm 6 chúng em mọi người đều biết chia sẻ công việc cho nhau,và bạn nhóm trưởng luôn giám sát kịp thời để hoàn thành bài tập đúng hạn.+ Cần linh hoạt: Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng

8

như người khác Mỗi người phải được phân nhiệm vụ để hành động chủ động trongnhóm

Câu 8 : Nhóm trưởng áp dụng phong cách lãnh đạo nào? Vì sao?

Trong nhóm 6 , nhóm trưởng áp dụng linh hoạt cả 3 phong cách lãnh đạo trong từngtrường hợp cụ thể Không chỉ riêng một phong cách nào, vì nếu chỉ áp dụng riêng 1phong cách cụ thể thì sẽ không thể giải quyết công việc trong mọi tình huống một cáchtốt nhất Trong đó nhóm trưởng nhóm 6 áp dụng nhiều nhất là phong cách lãnh đạo dânchủ

Phong cách lãnh đạo mệnh lệnh/độc đoán

Với phong cách lãnh đạo này, nhóm trưởng là người nắm mọi quyền lực và ra quyết định.Nhóm trưởng thường giao việc và chỉ ra luôn cho các thành viên trong nhóm của mìnhcách thực hiện những công việc đó mà không cần lắng nghe những góp ý từ thành viênviên.

Sử dụng khi :

- Giai đoạn đầu thành lập nhóm: Ở giai đoạn này, các thành viên trong nhóm còn chưa hềquên biết nhau, chưa rõ nhiệm vụ và phương hướng làm việc cùng nhau nên nhóm trưởngcần sử dụng phong cách độc đoán để tạo sự thống nhất về mục tiêu, cách thức làm việc vàcác quyết định của nhóm.

- Đối với các bạn lần đầu tiếp xúc với công việc đó: Các thành viên này thường cảm thấybỡ ngỡ với công việc mới, chưa hiểu rõ về cách thức làm việc Do vậy, nhóm trưởng phảilà người giao việc và hướng dẫn cho bạn đó một cách cụ thể, chi tiết, giúp bạn hòa nhậptốt hơn với môi trường làm việc và tiến độ của nhóm

- Những tình huống phải ra quyết định trong thời gian ngắn: Trong những tình huốngnày, với áp lực phải ra quyết định và thời gian hạn hẹp, phong cách lãnh đạo độc đoán làcần thiết để giải quyết vấn đề

VD: Những bài làm nhóm trình bày ngay trên lớp thì cần đưa ra quyết định nhanh

chóng trong một thời gian ngắn thì phong cách này phù hợp nhất

9