tiểu luận chủ đề phân tích thực trạng quá trình làmviệc nhóm

: Khi cô yêu cầu đưa ra slogan cho nhóm thì một số bạn vẫn chưa đưa rađược ý kiến của mình mà chỉ nghe theo 1 bạn có ý kiến riêng và đồng tìnhkhi không suy nghĩ gì nhiều.Những việc nhóm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

… o0o……

MÔN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP

Lớp Học Phần DHTN17D - 420300348020

CHỦ ĐỀ: Phân Tích Thực Trạng Quá Trình Làm

Việc Nhóm Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung

Nhóm thực hiện: Nhóm 6

TP.HCM, 18 tháng 11 năm 2022

DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN

STT Họ và Tên MSSV Phân công

nhiệm vụ

Đánh giá mức

độ hoàn thành

1 Trần Thị Kim Ngân 21046001

Câu 8 Tổng hợp word Chỉnh sửa

Đúng hạn

2 Trần Khánh Luân 2104669

Đúng hạn

3 Đàm Thị Anh Thư 21058671 Câu 7 Đúng

hạn

4 Nguyễn Chí Luân 2103430

Đúng hạn

5 Trần Thị Thu Hà 2105826

Đúng hạn

6 Trần Thị Mỹ Hậu 19520611 Câu 1 Đúng

hạn

7 Phạm Thị Thúy Vy 21056511 Câu 5 Đúng

hạn

8 Nguyễn Thị Ngọc Ánh 21078661 Câu 6 Đúng

hạn

1

Câu 1: Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn hình thành

Ban đầu khi hình thành nhóm, đó là khi cô bắt đầu buổi học đầu tiên và yêu cầu chia lớp làm 10 nhóm, mỗi nhóm sẽ có ít nhất 8 thành viên Và mình được phân vào nhóm 6 Khi mới thành lập nhóm, thì các thành viên trong nhóm chưa quen biết nhau, vẫn chưa thể thoải mái trò chuyện mà thường họ sẽ cẩn trọng trong lời nói, các bạn thường ngại đưa ra ý kiến riêng của mình Đa số sẽ nghe theo ý kiến số đông

: Khi cô yêu cầu đưa ra slogan cho nhóm thì một số bạn vẫn chưa đưa ra được ý kiến của mình mà chỉ nghe theo 1 bạn có ý kiến riêng và đồng tình khi không suy nghĩ gì nhiều

Những việc nhóm cần làm ở giai đoạn hình thành :

+ Trong giai đoạn này, người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình, bởi vì các thành viên khác vẫn chưa định vị và xác định rõ nhiệm vụ của mình trong nhóm

+ Tạo sự hoà đồng vui vẻ giữa các thành viên trong nhóm, nhằm thúc đẩy mọi người gạt bỏ thái độ rụt rè, e ngại

+ Động viên các thành viên trong nhóm đưa ra được ý kiến riêng của bản thân

Câu 2: Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn xung đột

Giai đoạn xung đột : Đây là giai đoạn các thành viên trong nhóm tham gia bàn bạc trao

đổi ý kiến và cũng như hình thành ý tưởng cho bài làm việc nhóm

Xung đột xảy ra trong nhóm bắt nguồn từ những ý kiến khác nhau trong quá trình làm việc nhóm

Ví dụ khi nhóm trưởng Kim Ngân hỏi các bạn nhóm 6 chọn thời gian và địa điểm họp làm việc nhóm thì có Chí Luân và Mỹ Hậu xảy ra vấn là chọn 2 khoảng thời gian khác nhau ai cũng có nguyên nhân cho riêng mình Để đạt được thống nhất nhóm trưởng đã hỏi ý kiến 5 bạn còn lại và chọn phương án theo số đông những bạn không họp được thì xem lại buổi họp trên video ghi lại cuộc họp

Đôi khi xung đột bắt nguồn từ nhóm trưởng điển hình là giao nhiệm vụ và công việc không công bằng hoặc công việc quá sức với thành viên nhóm.Để

2

thực hiện tốt công việc , trước khi giao nhiệm vụ cho các thành viên nhóm trưởng sẽ dự thính trước các công việc cần thực hiện và xác định rõ mục tiêu đạt được

Ví dụ nhóm 6 : Trước khi giao nhiệm vụ thì nhóm trưởng Kim Ngân có hỏi từng thành viên rằng mình biết làm về những gì : Như Khánh Luân thuyết trình, Kim Ngân làm word, Chí Luân làm PowerPoint,… để giao đúng từng người Và phân chia các nhiệm vụ công bằng nhất có thể

Nhóm trưởng sẽ đề ra mức độ xử phạt phân minh về các nhiệm vụ các thành viên được giao : làm đúng thời hạn , tránh sai xót ,… và xử phạt những thành viên sai phạm hay thái độ xấu Tất cả để tránh gây xung đột cho các thành viên trong nhóm

Khi xảy ra xung đột nhóm trưởng là người có cái nhìn toàn diện và quyết định công bằng nhất Nhóm trưởng cần đối xử công bằng, rõ ràng, minh bạch tránh gây mất đoàn kết trong nhóm

Câu 3 : Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn bình thường hóa

Giai đoạn bình thường hóa:

Đây là giai đoạn mà các thành viên trong nhóm đã bắt đầu nhận thức được lợi ích từ việc hợp tác cùng nhau trong công việc để giải quyết các vấn đề Các mối xung đột trong nhóm bắt đầu giảm đi Các thành viên trong nhóm đã có thời gian tìm hiểu và hiểu rõ về nhau qua việc trao đổi công việc và tiếp xúc thường xuyên Một tinh thần hợp tác mới bắt đầu xuất hiện Tất cả thành viên thoải mái trao đổi quan điểm, và không còn giữ thái độ thủ thế như trước Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là các thành viên đã bắt đầu lắng nghe ý kiến của nhau, mạnh dạn trao đổi quan điểm và sẵn sàng chia sẻ thông tin và kinh nghiệm với các thành viên

Khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau Các thành viên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây dựng Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi

để các thành viên làm việc và cộng tác

Ví dụ:

Too long to read on your phone? Save to

read later on your computer

Save to a Studylist

Trong nhóm có những bạn không có laptop, pc nên không thể làm PowerPoint Khi phân công nhiệm vụ thì các bạn này có thể trao đổi ý kiến với nhóm để được phân chia nhiệm vụ khác ngoài làm PowerPoint Và nếu bạn cần hỗ trợ để học làm PowerPoint thì những thành viên khác có thể hưỡng dẫn bạn để nâng cao trình độ

Trong nhóm có bạn rất tự ti về khả năng thuyết trình và sợ đứng trước đám đông

để tham gia thuyết trình Sau khi bày tỏ nổi lòng với nhóm và được cả nhóm lắng nghe Thì các thành viên còn lại sẳn sàng chia sẻ kinh nghiệm, thoải mái trao đổi

ý kiến với nhau, không đặt nặng kết quả để không tạo áp lực, cùng nhau tiến bộ hơn trong mọi mặt

Khi nhóm trưởng mong cầu ý kiến của các thành viên thì mọi người đều mạnh dạn trao đổi ý kiến và ý tưởng của mình Cả nhóm đều lắng nghe và công nhận đó

là 1 ý kiến, không bác bỏ Và cuối cùng cả nhóm cùng nhau chọn lọc ý kiến hiệu quả nhất

Những việc nhóm cần làm ở giai đoạn bình thường hóa do nhóm 6 đúc kết được:

- Quy trình và biểu mẫu cần được coi trọng, hướng mọi người làm việc theo chuẩn và thể hiện tính chuyên nghiệp

- Cần phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập thể là quan trọng nhất, điều này giúp nhóm tránh được những xung đột không cần thiết thông qua việc khuyến khích phát biểu ý kiến, khuyến khích óc sáng tạo

- Không nên phân tán lực lượng, cần tập trung tham gia vào các dự án, thực hiện các nhiệm vụ mang tính quan trọng hơn tiến gần đến mục tiêu chung của nhóm, tập trung nâng cao hiệu quả công việc

- Cần tìm cách gia tăng sự hòa hợp của nhóm và vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và vị trí của từng cá nhân

- Cần không ngừng phát triển các kỹ năng cho các thành viên, xây dựng niềm tin và các mối quan hệ tích cực trong nhóm đồng thời đánh giá, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau từ các thành viên trong nhóm

- Công nhận các thành quả của nhóm nhằm tạo động lực cho thành viên và cả nhóm

4

Câu 4 : Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn hoạt động trôi chảy

Giai đoạn hoạt động trôi chảy nhóm đã đi vào hoạt động ổn định và mỗi người đều có một nhiệm vụ của mình

Ví dụ Chí Luân làm PowerPoint, Kim Ngân làm word, Khánh Luân thuyết trình… Mọi người thường xuyên trao đổi, chia sẻ và giúp đỡ nhau khi có vấn đề phát sinh

Ý kiến của các thành viên hay quyết định của nhóm trưởng đều được mọi người đồng tình và thông qua

Ví dụ như là bình chọn khung giờ họp nhóm, phân công nhiệm vụ cho mọi người… Nhiệm vụ được bạn Kim Ngân phân công đồng đều cho các thành viên nên không có trở ngại phát sinh

Câu 5 : Phân tích quá trình làm việc nhóm (thực trạng nhóm ) theo giai đoạn kết thúc

Sau khi tất cả các công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của nhóm đã được thực hiện xong Đến giai đoạn này nhóm có thể giải tán hoặc tiếp tục làm việc cùng nhau ở những môn học khác

Ở giai đoạn này các thành viên trong nhóm sẽ đánh giá chéo lẫn nhau, nhóm trưởng đưa

ra nhận xét cho từng bạn trong suốt quá trình hoạt động nhóm Các thành viên trong nhóm đồng thời đưa ra những góp ý, bài học kinh nghiệm, tổng kết những kết quả đã thực hiện được để giúp nhau cùng tiến bộ hơn khi tham gia vào các nhóm sau này

VD: Sau khi hoàn thành bài thuyết trình và các bài tập, nhiệm vụ mà cô đã giao, nhóm trưởng Kim Ngân sẽ gửi cho các bạn phần tự đánh giá lẫn nhau Sau đó nhóm trưởng sẽ dựa vào phần các bạn đã đánh giá và nhận xét trong suốt quá trình hoạt động trong nhóm Sau khi bản đánh giá và nhận xét hoàn thành thì mọi người cùng đưa ra những góp ý, những bài học kinh nghiệm để giúp nhau cùng tiến bộ hơn trên con đường học tập Và khi kết thúc môn học này nhóm có thể giải tán hoặc tiếp tục đồng hành cùng nhau ở các môn học khác

5

Câu 6 : Đâu là giai đoạn khó khăn nhất Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm như thế nào ( Nêu nguyên nhân và các bước giải quyết, phân tích các kĩ năng đã sử dụng-8 kĩ năng đã học

Theo em, giai đoạn khó khăn nhất là giai đoạn xung đột Vì sau khi thành lập nhóm

và bàn bạc về mục tiêu, kế hoạch của nhóm thì mỗi cá nhân sẽ vô tình bộc lộ được cách cư xử, hành động và lời nói, đưa ra những ý kiến riêng của bản thân thì có thể xảy ra xung đột giữa các thành viên

Nguyên nhân: bất đồng quan điểm, không hài lòng phong cách làm việc của nhau,

cảm thấy sự trao đổi, hỗ trợ trong nhóm không tốt,

Các bước giải quyết:

Tôn trọng ý kiến của mỗi người

Quan sát sự việc

Lắng nghe

Tách vấn đề nan giải ra khỏi mỗi người

Cùng nhau tìm ra hướng giải quyết tốt nhất

VD: Khi nhóm 6 đang thảo luận về vấn đề nào đó nhưng bạn Thu Hà và bạn Anh Thư có

2 quan điểm riêng và 2 bạn quyết tâm bảo vệ quan điểm của mình nên xảy ra xung đột ở trong nhóm Lúc đó nhóm trưởng Kim Ngân sẽ giúp các bạn bình tĩnh trở lại, lắng nghe quan điểm của 2 bạn và cùng 2 bạn tìm ra hướng giải quyết vấn đề

Những kỹ năng đã sử dụng trong nhóm

Kỹ năng lắng nghe: là hành vi nghe chăm chú, hay là quá trình tập trung chú ý

để giải mã song âm thanh thành ngữ nghĩa

Hiểu được nội dung lời nói, nhận biết được tâm trạng, cảm xúc và nhu cầu của người nói một cách hiệu quả trong giao tiếp

VD: Khi nhóm khác thuyết trình thì tất cả các nhóm còn lại sẽ tập trung lắng nghe

và phải đưa ra lời nhận xét cho nhóm đó

Kỹ năng thuyết trình: là cách trình bày một nhận định, quan điểm, chiến lược

phát triển… nhằm thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình

VD: Khi được cô đưa chủ đề thuyết trình KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM thì nhóm 6 đã phân công các bạn làm việc và cử ra một bạn để thuyết trình về quan điểm của nhóm cho mọi người cùng hiểu và đưa ra nhận xét

Kỹ năng đặt câu hỏi: Là khả năng đưa ra câu hỏi chính xác, thích hợp với mục

đích, nội dung, đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp

Kỹ năng trả lời câu hỏi: Đưa ra câu trả lời rõ rang, chính xác, thích hợp với mục

đích, nội dung, đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp

6

VD: Khi nhóm trưởng Kim Ngân chia nhiệm vụ cho từng người và hẹn thứ 6 sẽ

nộp bài và có 1 bạn không hoàn thành kịp Nhóm trưởng sẽ liên hệ với bạn đó và hỏi

“ Lý do tại sao bạn không nộp bài đúng hạn” Trả lời: “ Xin lỗi nhóm trưởng, do mình phải về quê nên không nộp bài đúng hạn được”

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại: Là khả năng sử dụng điện thoại một cách hiệu

quả và có văn hóa thông qua việc gọi, trả lời điện thoại

VD: Khi nhóm cần họp nhóm gặp mặt để thảo luận nhưng có vài bạn không đến

được, thì nhóm sẽ chọn ra cách sử dụng phần mềm gọi điện thoại nhóm để giao tiếp

và trao đổi nhiều vấn đề

Câu 7 : Những nguyên tắc làm việc trong nhóm ?

+ Tạo sự đồng thuận: Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiêu chung và mục tiêu riêng

V

D : Từ những buổi thành lập nhóm thì cô đã giao nhiệm vụ cho nhóm, nhóm trưởng đã tạo các buổi họp nhóm để mọi người có môi trường làm quen nói chuyện cũng như là đưa ra phương pháp để giải quyết vấn đề cùng với nhau để hoàn thành mục tiêu chung

+ Thiết lập các mối quan hệ với ban chủ quản: Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đội ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản Ba mối quan hệ mà nhóm cần tới là:

Người bảo trợ chính của nhóm

Người đầu ngành và phòng ban có liên quan

Người quản lý tài chính của nhóm

+ Khuyến khích óc sáng tạo: Nhiều người thường làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ, để xóa bỏ rào cản thụ động ấy và phát huy tính sáng tạo chúng ta nên hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng của các thành viên trong nhóm nêu ra VD: Trong nhóm có thành viên lớn tuổi và nhỏ tuổi hơn nên kinh nghiệm và ý kiến đưa ra hoàn toàn khác nhau Trong một số nhóm, thì họ sẽ chọn theo các kinh nghiệm của người đi trước, nhưng ở nhóm 6 thì nhóm trưởng khuyến khích mọi người sáng tạo và đưa ra thật nhiều hướng giải quyết khác nhau từ đó thống nhất cách giải quyết tốt nhất để nhóm trở nên nổi bật hơn, tăng thành tích cho nhóm

7

+ Phát sinh những ý kiến mới: việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo

và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi V

D : Khi nhóm trưởng lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người thì bạn ấy sẽ tổng hợp lên một file hoặc một bảng , sau đó tạo một cuộc họp để bình chọn ý tưởng tốt nhất Những bạn không được chọn ý tưởng thì không hề bị chê bai hay bị miệt thị mà nhóm trưởng càng khuyến khích họ phát triển hơn

+ Học cách ủy thác: sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành

Ủy thác công việc là nhóm trưởng Kim Ngân sẽ nhận nhiệm vụ từ cô và phân thành các công việc nhỏ, rồi chia chúng cho các thành viên của nhóm bằng phương pháp vote để mọi người chọn phần công việc mà mình cho là bản thân có thể làm tốt nhất và để cho mọi người tự hoàn thành, nhóm trưởng chỉ tham gia vào khi thấy công việc đi sai hướng

Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được

ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó Khi ủy thác cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

Có khả năng muốn thực hiện

Có khả năng không muốn thực hiện

Thiếu khả năng muốn thực hiện.(

Thiếu khả năng, không muốn thực hiện

+ Khuyến khích mọi người phát biểu: Nhóm trưởng luôn khuyến khích mọi người đưa ra

ý kiến của mình dù là những ý kiến trái chiều để cố gắng sửa chữa những bài tập cho phù hợp

+ Chia sẻ trách nhiệm: Nhóm 6 chúng em mọi người đều biết chia sẻ công việc cho nhau,

và bạn nhóm trưởng luôn giám sát kịp thời để hoàn thành bài tập đúng hạn + Cần linh hoạt: Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng

8

như người khác Mỗi người phải được phân nhiệm vụ để hành động chủ động trong nhóm

Câu 8 : Nhóm trưởng áp dụng phong cách lãnh đạo nào? Vì sao?

Trong nhóm 6 , nhóm trưởng áp dụng linh hoạt cả 3 phong cách lãnh đạo trong từng trường hợp cụ thể Không chỉ riêng một phong cách nào, vì nếu chỉ áp dụng riêng 1 phong cách cụ thể thì sẽ không thể giải quyết công việc trong mọi tình huống một cách tốt nhất Trong đó nhóm trưởng nhóm 6 áp dụng nhiều nhất là phong cách lãnh đạo dân chủ

Phong cách lãnh đạo mệnh lệnh/độc đoán

Với phong cách lãnh đạo này, nhóm trưởng là người nắm mọi quyền lực và ra quyết định Nhóm trưởng thường giao việc và chỉ ra luôn cho các thành viên trong nhóm của mình cách thực hiện những công việc đó mà không cần lắng nghe những góp ý từ thành viên viên

Sử dụng khi :

- Giai đoạn đầu thành lập nhóm: Ở giai đoạn này, các thành viên trong nhóm còn chưa hề quên biết nhau, chưa rõ nhiệm vụ và phương hướng làm việc cùng nhau nên nhóm trưởng cần sử dụng phong cách độc đoán để tạo sự thống nhất về mục tiêu, cách thức làm việc và các quyết định của nhóm

- Đối với các bạn lần đầu tiếp xúc với công việc đó: Các thành viên này thường cảm thấy

bỡ ngỡ với công việc mới, chưa hiểu rõ về cách thức làm việc Do vậy, nhóm trưởng phải

là người giao việc và hướng dẫn cho bạn đó một cách cụ thể, chi tiết, giúp bạn hòa nhập tốt hơn với môi trường làm việc và tiến độ của nhóm

- Những tình huống phải ra quyết định trong thời gian ngắn: Trong những tình huống này, với áp lực phải ra quyết định và thời gian hạn hẹp, phong cách lãnh đạo độc đoán là cần thiết để giải quyết vấn đề

VD: Những bài làm nhóm trình bày ngay trên lớp thì cần đưa ra quyết định nhanh

chóng trong một thời gian ngắn thì phong cách này phù hợp nhất

9