Phương pháp nghiên cứu6.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu- Các tài liệu, giáo trình, lý thuyết về kế toán mua bán hàng hóa tại doanhnghiệp- Sổ sách, chứng từ, báo cáo có liên quan đế kế
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA
Kế toán mua hàng
1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng là hoạt động đầu tiên của doanh nghiệp thương mại nhằm tạo ra nguồn hàng một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp Là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
1.1.2 Các phương thức mua hàng Hàng hóa mua về được ghi nhận khi đã được chuyển giao quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua Doanh nghiệp thương mại nội địa có thể lựa chọn một trong hai phương thức để xác định thời điểm mua hàng:
Mua hàng theo phương thức giao trực tiếp:
Theo phương thức này, đầu tiên đại diện hai bên sẽ ký kết hợp đồng mua bán hàng Sau đó, bên mua sẽ cử nhân viên mang giấy uỷ nhiệm đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định của hợp đồng, hoặc có thể mua trực tiếp tại các cơ sở sản xuất kinh doanh Sau khi hoàn tất các thủ tục chứng từ giao nhận hàng hoá, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hoá về kho và mọi chi phí vận chuyển thì do bên mua chịu.
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng:
Tương tự phương pháp trực tiếp, đầu tiên đại diện hai bên sẽ ký kết hợp đồng mua hàng hoặc bên mua gửi đơn đặt hàng cho bên bán Nhưng theo phương thức này, bên bán sẽ giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước Trường hợp này thì chi phí vận chuyển hàng hoá có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thoả thuận của hai bên.
1.1.3 Tính giá hàng mua - Giá nhập kho của hàng hóa trên tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” Giá gốc hàng hóa mua vào, bao gồm: Giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm, ), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT (nếu không được khấu trừ)
- Sau đây là công thức để xác định giá nhập kho cho các trường hợp cụ thể: Đối với hàng hoá nhập khẩu từ nước ngoài:
Giá nhập kho = Giá mua hàng hóa + Thuế nhập khẩu + Thuế tiêu thụ đặc biệt + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá hàng mua. Đối với hàng hoá mua trong nước:
Giá nhập kho = Giá mua hàng hóa ghi trên hóa đơn + Thuế không hoàn lại (nếu có) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ.
Giá mua ghi trên hóa đơn:
- Phương pháp khấu trừ: Giá mua trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT.
- Phương pháp trực tiếp: Giá mua trên hóa đơn đã bao gồm thuế GTGT.
- Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo quản, đóng gói, hao hụt hợp lý trên đường đi…
- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), … Giảm giá hàng mua:
- Số tiền mà người bán giảm giá cho doanh nghiệp do hàng mua không đảm bảo chất lượng, sai quy cách, hư hỏng, …
- Số tiền mà người bán chiết khấu cho doanh nghiệp do mua hàng với số lượng lớn, giá trị lớn, cam kết hợp tác dài lâu.
- Hàng hóa doanh nghiệp đã mua nhưng từ chối nhận và trả lại người bán do không đảm bảo chất lượng, sai quy cách, sai mặt hàng, hư hỏng, …mà lỗi là do người bán.
1.1.4 Phương pháp kế toán Chứng từ sử dụng Kế toán mua hàng thu thập và sử dụng các chứng từ sau để phục vụ cho việc hạch toán và ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công tác kế toán mua hàng hóa.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: là hóa đơn mà nhà nước quy định được sử dụng với mục đích cho các doanh nghiệp kê khai và tính thuế GTGT của hàng hóa mua vào Đồng thời sẽ là căn cứ khi phát sinh bất cứ khi phát sinh vấn đề về việc kê khai, khấu trừ thuế Hóa đơn sẽ do bên bán lập và phát hành sau khi hoàn tất các thủ tục bán hàng, trên hóa đơn sẽ ghi nhận rõ ràng, chính xác các khoản mục thông tin hàng hóa.
- Đơn đặt hàng: công ty sử dụng đơn đặt hàng khi có nhu cầu mua hàng từ nhà cung cấp Trên đơn đặt hàng sẽ ghi nhận rõ các thông tin về đơn vị đặt hàng, đơn vị bán hàng, số lượng, mặt hàng cần mua, Đơn đặt hàng sẽ là căn cứ cho việc đặt hàng và cả việc xuất kho bán hàng của nhà cung cấp.
- Phiếu nhập kho: là một dạng chứng từ kế toán dùng để theo dõi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập vào kho.
- Phiếu chi: là một trong những chứng từ ghi sổ và là căn cứ để quản lý các hoạt động liên quan đến công tác kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp khi phát sinh các hoạt động thanh toán bằng tiền mặt
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác để làm căn cứ cho quy trình mua hàng, nhập kho và ghi nhận vào phần mềm kế toán như: phiếu xuất kho bên bán, hợp đồng mua bán hàng hóa, ủy nhiệm chi, giấy báo có,
Tài khoản sử dụng Đối với công tác kế toán mua hàng, kế toán sử dụng những tài khoản sau đây để theo dõi hàng hóa, chi phí mua hàng:
- Tài khoản 156 - Hàng hóa: để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản.
Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hóa: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của hàng hóa mua vào và đã nhập kho (tính theo trị giá mua vào).
Kế toán bán hàng
1.2.1 Khái niệm bán hàng Bán hàng là nền tảng trong kinh doanh đó là sự gặp gỡ của người bán và người mua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu về lợi nhuận.
Là quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng tìm hiểu về nhu cầu khách hàng,trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng và thanh toán.
Là sự phục vụ, giúp đỡ khách hàng nhằm cung cấp cho khách hàng những thứ mà họ muốn.
Bút toán bán hàng được ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Sổ nhật ký bán hàng cần ghi nhận ba sự kiện, đó là ghi nhận bán hàng, ghi giảm hàng tồn kho đã bán cho khách hàng và ghi nhận thuế GTGT hàng bán.
1.2.2 Các phương thức bán hàng Doanh nghiệp thương mại nội địa là doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ cung ứng dịch vụ và mua bán hàng hóa dịch vụ trong nước Có 2 hình thức kinh doanh phổ biến, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức sau:
- Bán buôn hàng hóa qua kho: Là hoạt động doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ được xuất ra trực tiếp từ kho mình Với hình thức này, doanh nghiệp có thể giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho hoặc vận chuyển hàng của mình đến địa điểm yêu cầu theo hợp đồng.
- Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Là hoạt động doanh nghiệp thương mại mua lại hàng hóa, nhận được hàng, kiểm tra hàng hóa, không nhập trực tiếp về kho của mình mà chuyển thẳng cho bên người mua Hai hình thức chủ yếu của hoạt động bán buôn hàng hóa hóa chuyển thẳng là giao hàng trực tiếp và chuyển hàng.
Là hình thức mua sản phẩm từ các nhà sản xuất, nhà bán buôn, nhà phân phối, để bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng Bán lẻ được chia thành các hình thức bán hàng như sau:
- Bán lẻ trực tiếp: Nhân viên bán hàng sẽ bán sản phẩm và thu tiền trực tiếp của khách hàng ngay lúc đó.
- Bán hàng online: Doanh nghiệp sẽ đăng tải sản phẩm của mình lên các kênh thương mại điện tử hoặc bán hàng online như website, mạng xã hội, diễn đàn,…
Khách hàng sẽ truy cập internet để mua hàng, thanh toán online và chờ hàng chuyển đến địa điểm yêu cầu.
- Bán lẻ trả góp: Với hình thức bán hàng này, khách hàng có thể trả tiền cho doanh nghiệp thành nhiều lần theo các chính sách trả góp Doanh nghiệp sẽ nhận thêm được khoản lãi do khách hàng trả chậm.
- Bán lẻ tự phục vụ: Khách hàng tự lựa chọn sản phẩm mình mong muốn và đem ra quầy thu ngân để thanh toán.
1.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng 1.2.3.1 Khái niệm doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là bao gồm toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp thu được từ việc bán các loại sản phẩm, hàng hóa và thực hiện cung cấp dịch vụ trong một khoản thời gian nhất định.
Ghi nhận doanh thu trong kế toán là việc ghi nhận tất cả các giá trị lợi nhuận hoặc lợi ích kinh tế khác mà doanh nghiệp thu về được thông qua các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đó. Điều kiện ghi nhận doanh thu:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn các rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
1.2.3.2 Phương pháp kế toán Chứng từ sử dụng Đối với kế toán doanh thu bán hàng, kế toán cần sử dụng các chứng từ sau đây để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
- Hóa đơn GTGT: là loại chứng từ do người bán lập ra và phát hành sau khi hoàn tất các thủ tục bán hàng, trên hóa đơn sẽ ghi nhận đầy đủ, chính xác các khoản mục thông tin hàng hóa.
- Phiếu thu: là loại chứng từ hợp pháp được sử dụng để ghi nhận những giao dịch thu với khách hàng đã hoàn thành việc thanh toán khi mua bán hàng hóa.
- Giấy báo có: là loại chứng từ chỉ được phát hành khi doanh nghiệp nhận được khoản tiền từ khách hàng đã thanh toán.
- Phiếu kế toán: là loại chứng từ do kế toán lập ra để làm căn cứ ghi thông tin vào sổ khi chưa có bất kỳ chứng từ nào được ghi chính xác hoặc chi tiết nhất Được dùng trong bút toán kết chuyển, khấu trừ thuế GTGT vào cuối tháng, phân bổ, điều chỉnh và một số nghiệp vụ không có chứng từ khác.
Tổ chức trình bày thông tin kế toán mua bán hàng hóa trên báo cáo tài chính 23 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Bảng cân đối kế toán:
Thông tin về mua hàng hóa được trình bày trên khoản mục Hàng tồn kho (Mã số 141) trên Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Chỉ tiêu này phản ảnh giá trị của hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được luân chuyển trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ TK 156 – “Hàng hoá".
Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Thông tin về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được trình bày trên chỉ tiêuDoanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 01) trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu này phản ánh tổng doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm, bất động sản đầu tư, doanh thu cung cấp dịch vụ và doanh thu khác trong năm báo cáo của doanh nghiệp Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh bên có của TK 511 trong kỳ báo cáo Chỉ tiêu này không bao gồm thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác.
Thông tin về giá vốn hàng hóa được trình bày trên chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (Mã số 11) Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá vốn hàng bán, chi phí trực tiếp của khối lượng dịch vụ hoàn thành đã cung cấp, chi phí khác được tính vào giá vốn hoặc ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh bên có của tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” trong kỳ báo cáo đối ứng bên nợ của tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Thông tin về doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 10) Chỉ tiêu này phản ánh số doanh thu bán hàng hóa, doanh thu cung cấp dịch vụ và doanh thu khác đã trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) trong kỳ báo cáo, làm căn cứ tính kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mã số 10 = Mã số 01 - Mã số 02.
Thông tin về lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 20) Chỉ tiêu này phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ báo cáo Nếu số liệu chỉ tiêu này là số âm thì ghi trong ngoặc đơn ( ) Mã số 20 = Mã số 10 - Mã số 11.
Bảng thuyết minh báo cáo tài chính:
Thông tin về hàng hóa trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính được nêu trong chỉ tiêu mục V Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong báo cáo tình hình tài chính
Thông tin về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán được thể hiện trên mục VI thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Chương 1 là cơ sở lý luận về kế toán mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp trình bày cụ thể các nội dung như: các khái niệm, phương thức, nguyên tắc về mua hàng, bán hàng, nêu rõ các đặc điểm về nghiệp vụ kế toán mua bán hàng hóa, các loại sổ sách sử dụng, tài khoản sử dụng, phương pháp hạch toán của kế toán mua hàng, kế toán bán hàng Từ đó làm cơ sở để nhóm phân tích và nghiên cứu thực
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG
Tổng quan về Công ty cổ phần thương mại và công nghệ Newideas
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Công Nghệ Newideas là một trong những doanh nghiệp chuyên bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0314953719 được cấp vào ngày 28/03/2018 Sau đây là một số thông tin về công ty:
Tên công ty: Công ty Cổ Phần Thương Mại và Công Nghệ Newideas.
Tên quốc tế: NEWIDEAS TECHNOLOGY AND TRADING JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: NEWIDEAS., JSC Người đại diện: Bùi Sơn Tâm. Địa chỉ: 26 Đường C12, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày hoạt động: 28/03/2018 Điện thoại: 0902 905 808.
Loại hình hoạt động công ty: công ty Cổ phần ngoài Nhà nước Hình thức sở hữu vốn: công ty cổ phần.
Lĩnh vực kinh doanh: thương mại.
Ngành nghề kinh doanh: bán buôn đồ dùng, sản phẩm đồ chơi, trò chơi công nghệ.
Lĩnh vực kinh tế: kinh tế tư nhân.
Loại hình tổ chức: tổ chức kinh tế SXKD dịch vụ, hàng hoá
Năm 2018: Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Công Nghệ Newideas đã được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0314953719 ngày 28/03/2018 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP HCM do Giám đốc Bùi Sơn Tâm sáng lập và điều hành với vốn điều lệ là 1.000.000.000 VNĐ Khi mới thành lập, công ty chỉ có 7 nhân viên hoạt động cùng công ty.
Năm 2019: tăng cường tuyển dụng thêm nhân lực, bắt đầu sử dụng nền tảng Haravan để quản lý bán hàng đa kênh một cách dễ dàng, giúp giảm bớt khối lượng lớn công việc khi sử dụng excel.
Năm 2020: công ty mở rộng đa dạng hóa thêm các sản phẩm Tuy nhiên, trong thời gian dịch Covid_19 diễn ra thì công ty bị ảnh hưởng nhiều trong việc mua hàng và vận chuyển sản phẩm đến với khách hàng.
Năm 2021: ngày 16/4/2021 chị Như góp vốn 2.000.000.000 VND vào vốn cổ phần của công ty Ảnh hưởng của dịch Covid khiến công ty phải cắt giảm nhân sự để giảm bớt chi phí Vào tháng 7 công ty mua phần mềm kế toán Smart Pro, đây là 1 bước ngoặt để tối ưu hóa thời gian, giúp kế toán tiết kiệm thời gian, lên sổ sách dễ dàng và nhanh chóng.
2.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh Một số ngành nghề kinh doanh đang được doanh nghiệp kinh doanh bao gồm:
- Bán buôn đồ dùng cho gia đình (ngành nghề chính).
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm khác.
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông khác.
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.
- Bán lẻ trò chơi, đồ chơi trong các cửa hàng chuyên doanh khác.
- Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính khác.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý 2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công tyCông Ty Cổ Phần Thương Mại Và Công Nghệ Newideas tổ chức bộ máy doanh nghiệp theo cơ cấu trực tiếp chức năng đứng đầu là Giám đốc và hiện tại đang hoạt động cùng với 30 nhân sự Theo cơ cấu trực tiếp chức năng, giám đốc chịu trách nhiệm đưa ra chiến lược phát triển doanh nghiệp, ra quyết định cho bộ phận, phòng ban thực hiện một công việc cụ thể, quản lý các phòng ban Các phòng ban có vai trò tham mưu, tư vấn, đề xuất, kiểm tra nhưng quyết định cuối cùng vẫn thuộc về giám đốc Với quy mô vừa và nhỏ, công ty hiện tại chỉ có 1 giám đốc vận hành toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Các phòng ban chức năng dưới sự quản lý của giám đốc bao gồm: Phòng Kinh doanh: 12 người, Phòng Marketing: 13 người, Phòng Kế toán: 3 người.
Bộ phận dưới sự quản lý của phòng Kế toán: Bộ phận mua hàng: 1 người
Sơ đồ 2 1: Bộ máy tổ chức doanh nghiệp
Nguồn: Nhóm tác giả tự tổng hợp 2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Bộ máy tổ chức Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Công Nghệ Newideas gồm: 1 giám đốc với 3 phòng ban Mỗi phòng ban sẽ có những chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và quyết định mọi vấn đề trong quá trình hoạt động, đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả Giám đốc có quyền phân công, bãi nhiệm cấp dưới, kiểm tra giám sát mọi hoạt động của công ty và quyết định khen thưởng, kỹ luật nhân viên, lãnh đạo chung và chỉ đạo trực tiếp các đơn vị trực thuộc.
- Phòng kinh doanh: Thu thập thông tin khách hàng, lên kế hoạch doanh số năm, quý, tháng, tuần (mẫu sale plan) Lập kế hoạch công tác cho trưởng nhóm kinh doanh tháng, tuần thực hiện tiếp xúc khách hàng Liên hệ khách hàng qua điện thoại, gặp khách hàng trực tiếp hoặc qua báo giá Theo dõi báo giá, phản hồi thông tin, lấy đơn hàng Đề nghị nhập hàng (làm các thủ tục để có thể nhập hàng theo quy định) Giao hàng và thu hồi công nợ của các khách hàng.
- Phòng Marketing: Có nhiệm vụ nghiên cứu sản phẩm và tổ chức triển khai chương trình phát triển sản phẩm mới, chạy quảng cáo trên các nền tảng xã hội, nghiên cứu tổ chức phân phối sản phẩm, giá cả, chiến lược marketing Xác định mục tiêu, xây dựng và thực hiện kế hoạch các chiến lược như 4P, 4C.
- Phòng Kế toán: Có quyền và trách nhiệm liên quan đến các hoạt động tài chính kế toán của công ty Tham mưu cho giám đốc hạch toán kinh tế nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của công ty hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm Tổ chức quản lý tài sản, thực hiện chế độ kiểm tra, đánh giá định kỳ nhằm phát hiện kịp thời những tài sản hư hỏng và tổ chức lưu trữ tiền mặt cho công ty.
Lập và gửi các báo cáo quyết toán kịp thời.
- Bộ phận mua hàng: Tìm kiếm nhà cung cấp và liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá Phân tích báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu,…) Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về kho Tiến hành khai báo Hải quan và đưa hàng về nhập kho.
- Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm kiểm tra, trực tiếp giám sát việc nhập – xuất hàng của công ty Theo dõi xuất nhập tồn, quản lý số lượng và chất lượng hàng hóa Sắp xếp hàng hóa trong kho, đảm bảo kho đủ điều kiện lưu trữ hàng.
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công tyVới quy mô vừa và nhỏ cho nên doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung một phòng kế toán tại văn phòng công ty Mô hình tổ chức này có đặc điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể phát huy hết năng lực cá nhân cũng như việc kết hợp với mọi người trong văn phòng để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hiện nay bộ máy kế toán của công ty gồm 5 phần hành chính: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ, kế toán thanh toán, kế toán kho và quản lý 2 bộ phận: bộ phận mua hàng, bộ phận kho.
Sơ đồ 2 2: Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty
Nguồn: nhóm tác giả tự tổng hợp 2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ công tác kế toán
Thực trạng kế toán mua bán hàng hóa tại Công ty cổ phần thương mại và công nghệ Newideas
2.2.1 Kế toán mua hàng Đối với công việc kế toán mua hàng hóa, anh Đức Phương là người đảm nhận chính đồng thời sẽ phối hợp cùng với bộ phận kho, bộ phận kinh doanh để lên kế hoạch cụ thể về mặt hàng, số lượng và tiến hành đặt hàng.
2.2.1.1 Công việc kế toán mua hàng Hàng ngày, bộ phận kinh doanh quản lý phần mềm Haravan sẽ theo dõi các mặt hàng tồn trong kho, nếu mặt hàng còn tồn ít hoặc nhu cầu mua của khách hàng đối với mặt hàng đó tăng cao thì bộ phận kinh doanh sẽ lập đề xuất mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng tiếp nhận đề xuất và lập đơn đặt hàng và liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá Sau khi nhận được báo giá, bộ phận mua hàng hoàn thiện đơn đặt hàng và gửi cho giám đốc ký duyệt Nếu giám đốc đồng ý, bộ phận mua hàng tiếp tục liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng Khi hàng về, thủ kho kiểm đếm số lượng, chất lượng của hàng hóa và tiến hành lập phiếu nhập kho gồm 2 liên Kế toán kho tiếp nhận phiếu nhập kho, hóa đơn của nhà cung cấp và ghi nhận vào phần mềm kế toán.
2.2.1.2 Tính giá hàng mua Phương pháp tính giá nhập kho
Công ty cổ phần thương mại và công nghệ Newideas tính giá nhập kho theo nguyên tắc giá gốc và kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Công thức để xác định giá trị nhập kho tại công ty:
Giá nhập kho = Giá mua hàng hóa ghi trên hóa đơn + Thuế không hoàn lại (thuế nhập khẩu) + Chi phí thu mua Các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, ). Đối với các khoản tính giá nhập kho, công ty dựa trên những cơ sở như sau:
- Giá mua ghi trên hóa đơn: công ty mua hàng theo phương pháp khấu trừ nên giá mua trên hóa đơn chính là giá thực tế của hàng hóa chưa bao gồm thuếGTGT.
- Thuế không hoàn lại: đối với công ty, thuế không hoàn lại khi tính giá nhập kho là thuế nhập khẩu khi mua hàng nước ngoài Thuế nhập khẩu được tính bằng cách lấy giá mua ghi trên tờ khai hải quan nhân với phần trăm thuế nhập khẩu quy định.
- Chi phí thu mua: trong quý 1 năm 2022, các chi phí thu mua hàng hóa vì tất cả đều được mua theo phương thức chuyển hàng nên các chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa về kho, chi phí giao hàng đều đã được nhà cung cấp cộng trực tiếp vào giá mua hàng hóa trong lúc trao đổi Đối với hàng hóa nhập khẩu, chi phí thu mua bao gồm cả chi phí lưu kho hải quan.
- Giảm giá hàng mua: phát sinh khi đối tác gửi hàng không đảm bảo chất lượng, hư hỏng nhẹ mà vẫn có thể sửa chữa được nên không cần phải trả lại người bán, trường hợp này hai bên sẽ thống nhất giảm giá số hàng đó và chi phí này sẽ được trừ ra khỏi giá trị nhập kho.
- Chiết khấu thương mại: phát sinh trong trường hợp nhà cung cấp đang có chương trình mua với số lượng lớn thì sẽ được chiết khấu số phần trăm nhất định, nếu công ty đặt hàng theo đúng số lượng đó sẽ được hưởng chiết khấu và giá trị chiết khấu sẽ được trừ ra khỏi giá trị nhập kho.
- Trả lại hàng mua: nếu hàng hóa mua về không đảm bảo chất lượng, sai quy cách, sai mặt hàng đã đặt phù hợp để có thể nhập kho và lỗi do đối tác, công ty sẽ liên hệ với đối tác và tiến hàng trả hàng, số hàng trả lại sẽ trừ ra khỏi giá trị nhập kho.
Ví dụ: Ngày 08/02/2022, kế toán tiến hành tính giá nhập kho Miếng đệm silicone dùng kê cổ tay di chuyển bàn phím, con chuột máy tính theo tờ khai hải quan số 104516020451 – ngày 08/02/2022.
Tiến hành xác định các giá trị trên tờ khai:
Số lượng hàng nhập khẩu: 100 PCE. Đơn giá hóa đơn: 16,46 USD/PCE.
Tổng trị giá hóa đơn = 100 x 16,45 = 1.645 USD.
Giá trị tính thuế = 40.050.000 đồng.
Thuế GTGT hàng nhập khẩu 10% = (40.050.000 + 4.806.000) x 10%
Giá nhập kho của lô hàng = Giá mua chưa thuế + thuế nhập khẩu
2.2.1.3 Sơ đồ quy trình kế toán mua hàng Bước 1: Bộ phận kinh doanh theo dõi hàng hóa trên ứng dụng Haravan đảm bảo số lượng hàng hóa đủ để cung cấp cho khách hàng Nếu phát hiện hàng hóa không còn tồn hoặc còn ít trong kho thì bộ phận kinh doanh hoặc các bộ phận khách có nhu cầu sẽ lập đề xuất mua hàng online và gửi cho bộ phận mua hàng.
Bước 2: Bộ phận mua hàng tiếp nhận đề xuất xem xét nếu hợp lý sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để thông báo mặt hàng, số lượng và nhận báo giá.
Bước 3: Sau khi nhận được báo giá từ nhà cung cấp, bộ phận mua hàng hoàn thiện đơn đặt hàng và gửi cho giám đốc để kiểm tra và ký duyệt.
Bước 4: Nếu giám đốc đồng ý, bộ phận mua hàng gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và tiến hàng đặc cọc Ngược lại, giám đốc không đồng ý, bộ phận mua hàng sẽ chỉnh sửa lại đơn đặt hàng và tìm một nhà cung cấp khác với giá cả, chất lượng tốt hơn Sau đó, bộ phận mua hàng liên hệ với kế toán thanh toán để lập ủy nhiệm chi hay liên hệ với thủ quỷ để lập phiếu chi đặt cọc cho nhà cung cấp theo số tiền đã thống nhất.
Bước 5: Hàng về, thủ kho tiến hành kiểm, điếm số lượng, chất lượng của hàng hóa Nếu tất cả hợp lý, thủ kho lập phiếu nhập kho bao gồm 2 liên, thủ kho giữ 1 liên và gửi 1 liên cho kế toán kho, sau đó thủ kho nhập kho số hàng hóa trên và báo với kế toán kho.
Tổ chức trình bày thông tin kế toán mua bán hàng hóa trên báo cáo tài chính tại doanh nghiệp
Bảng cân đối kế toán:
Thông tin về mua hàng hóa tại doanh nghiệp được trình bày trên khoản mụcHàng tồn kho (Mã số 141) là 233.957.970 trên Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Chỉ tiêu này phản ảnh giá trị của hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được luân chuyển trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ TK 156 – “Hàng hoá".
Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Thông tin về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại doanh nghiệp được trình bày trên chỉ tiêu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 01) là 1.336.428.355 trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu này phản ánh tổng doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm, bất động sản đầu tư, doanh thu cung cấp dịch vụ và doanh thu khác trong năm báo cáo của doanh nghiệp Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh bên có của TK 511 trong kỳ báo cáo.
Chỉ tiêu này không bao gồm thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác.
Thông tin về giá vốn hàng hóa được trình bày trên chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (Mã số 11) là 1.061.865.732 Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá vốn hàng bán, chi phí trực tiếp của khối lượng dịch vụ hoàn thành đã cung cấp, chi phí khác được tính vào giá vốn hoặc ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh bên có của tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” trong kỳ báo cáo đối ứng bên nợ của tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Thông tin về doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 10) là 1.336.428.355 Chỉ tiêu này phản ánh số doanh thu bán hàng hóa, doanh thu cung cấp dịch vụ và doanh thu khác đã trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) trong kỳ báo cáo, làm căn cứ tính kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mã số 10 = Mã số 01 - Mã số 02.
Thông tin về lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 20) là 274.562.623 Chỉ tiêu này phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ báo cáo Nếu số liệu chỉ tiêu này là số âm thì ghi trong ngoặc đơn ( ) Mã số 20 = Mã số 10 - Mã số 11.
Bảng thuyết minh báo cáo tài chính:
Thông tin về hàng hóa trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính được nêu trong chỉ tiêu mục V Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong báo cáo tình hình tài chính là 233.987.970.
Thông tin về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán được thể hiện trên mục VI thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 1.336.428.355.
Chương 2 của khóa luận trình bày được khái quát chung về Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Công Nghệ Newideas Tổ chức bộ máy quản lý linh hoạt, phù hợp với đặc điểm, quy mô của Công ty Các bộ phận được quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của mình đảm bảo tính tập trung, thống nhất cao về các chức năng chuyên môn Công ty sử dụng phần mềm kế toán Smart Pro giúp kế toán giảm thiểu khối lượng công việc nhập liệu, phần mềm cũng hợp lý hoá các quy trình kinh doanh
Tìm hiểu sâu về quy trình thực tế công tác kế toán mua bán hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Công Nghệ Newideas Nội dung trình bày được các vấn đề xảy ra thực tế tại công ty liên quan đến các bộ phận kế toán mua bán hàng hóa thông qua các hình thức khác nhau Trình bày quy trình ghi nhận chứng từ, sổ sách đầy đủ, rõ ràng để các kế toán viên có thể dễ dàng thu thập, tổng hợp Hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế liên quan.
Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện hạch toán đúng, đủ, kịp thời.
Phần hành kế toán được bố trí khá phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, có sự chuyên môn hóa trong công việc, phân công nhiệm vụ rõ ràng thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán Tuy nhiên, vẫn còn một số đặc điểm cần khắc phục sẽ được nhóm trình bày, nêu ra kiến nghị, giải pháp cho công ty ở chương 3
“Giải pháp hoàn thiện kế toán mua bán hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần ThươngMại Và Công Nghệ Newideas.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ NEWIDEAS
Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán mua bán hàng tại công ty tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Công Nghệ Newideas
Thông tin về giá vốn hàng hóa được trình bày trên chỉ tiêu Giá vốn hàng bán (Mã số 11) Chỉ tiêu này phản ánh tổng giá vốn hàng bán, chi phí trực tiếp của khối lượng dịch vụ hoàn thành đã cung cấp, chi phí khác được tính vào giá vốn hoặc ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là lũy kế số phát sinh bên có của tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” trong kỳ báo cáo đối ứng bên nợ của tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Thông tin về doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 10) Chỉ tiêu này phản ánh số doanh thu bán hàng hóa, doanh thu cung cấp dịch vụ và doanh thu khác đã trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) trong kỳ báo cáo, làm căn cứ tính kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mã số 10 = Mã số 01 - Mã số 02.
Thông tin về lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (Mã số 20) Chỉ tiêu này phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ báo cáo Nếu số liệu chỉ tiêu này là số âm thì ghi trong ngoặc đơn ( ) Mã số 20 = Mã số 10 - Mã số 11.
Bảng thuyết minh báo cáo tài chính:
Thông tin về hàng hóa trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính được nêu trong chỉ tiêu mục V Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong báo cáo tình hình tài chính
Thông tin về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán được thể hiện trên mục VI thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
