Đề Tài Phân Tích Thực Trạng Các Quy Trình Hoạt Động Về Nhân Sự Và Đề Xuất Biện Pháp Nâng Cao Quản Lý Nhân Lực Của Công Ty Cổ Phần Thương Mại Vận Tải Biển Trường Phát Lộc.pdf

- Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm Ban lãnh đạo có kiến thức chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm như Giám Đốc, các Trưởng/Phó phòng ban và Sĩ quan của tàu cũng như các chuyên gia trong

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TPHCM

VIỆN SAU ĐẠI HỌC -  -

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG VỀ NHÂN SỰ VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO QUẢN LÝ NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI

VẬN TẢI BIỂN TRƯỜNG PHÁT LỘC

HỌ VÀ TÊN: LIÊU BÍCH HOÀNG

LỚP: QL2002

GIẢNG VIÊN: TS NGUYỄN PHƯỚC QUÝ PHONG

MÔN: QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC HÀNG HẢI

TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2022

LỜI MỞ ĐẦU

Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải biển TRƯỜNG PHÁT LỘC (gọi tắt là TPL Shipping) là một công ty vận tải biển quốc tế được thành lập vào ngày 01/01/2009 với đội tàu khai thác tuyến chủ yếu khu vực Đông Nam Á, Ấn Độ và Trung Đông TPL Shipping có trụ

sở đặt tại địa chỉ 422 Đào Trí, phường Phú Thuận, quận 7, TPHCM Và văn phòng làm việc tại Lầu 9 Tháp B - Tòa nhà Viettel 285 Cách Mạng Tháng Tám, phường 12, quận 10, TPHCM Với Slogan: TRUST - PROFESSIONAL – LEADING (Tin cậy – chuyên nghiệp – dẫn đầu) TPL Shipping với loại hình doanh nghiệp công ty cổ phần và có 28 ngành nghề kinh doanh Ngành nghề kinh doanh chính là Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải, chủ yếu chuyên về vận tải LPG- DẦU- HÓA CHẤT

Với sứ mệnh là đóng góp một phần vào ngành vận tải biển trong nước cũng như quốc

tế trên cơ sở xây dựng tuyến vận tải biển an toàn, thân thiện với môi trường bằng đội ngũ nhân

sự nhiệt huyết được đào tạo chuyên nghiệp Ngoài ra, Công ty đặt mục tiêu đạt được “Không tai nạn” “Không tràn hoặc không phát thải” và “Giảm lượng khí thải cho phép” trong lĩnh vực

ô nhiễm môi trường thông qua cải tiến liên tục

Tầm nhìn của Công ty là trở thành lựa chọn hàng đầu trong ngành vận chuyển dầu, hóa chất và khí hóa lỏng bên cạnh đó là dịch vụ quản lý tàu, bằng cách thúc đẩy văn hóa an toàn

và sử dụng các công nghệ mới, phù hợp với các mục tiêu chiến lược của mình và bằng cách đạt được hiệu quả tối đa thông qua quản lý cấp trên

TPL Shipping có định hướng phát triển lâu dài bền vững và ổn định nên luôn chú trọng đầu tư chiều sâu, từng bước phát triển vững vàng để hội nhập với ngành vận tải dầu khí/hóa chất trong khu vực và trên thế giới Tập trung vào việc đào tạo và bồi dưỡng liên tục cho lực lượng lao động của mình để đáp ứng nhu cầu năng động của ngành cũng như thích nghi với các tác động môi trường

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬN TẢI BIỂN TRƯỜNG PHÁT LỘC 1

1.Khái quát chung về công ty Cổ phần Thương mại VTB Trường Phát Lộc 1

1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty 1

1.2Chức năng nhiệm vụ của công ty 2

1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty TPL Shipping 3

1.3.1.Văn phòng 3

1.3.2.Tàu 5 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH VỀ NHÂN SỰ CỦA TPL SHIPPING 9

1.Quy trình tuyển dụng nhân sự 9

2.Quy trình quản lý nhân sự 10

2.1 Văn hóa công ty 10

2.2 Các chính sách quản lý nhân sự 12

CHƯƠNG III: BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG TY TPL SHIPPING 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Sơ đồ phát triển của công ty 1

Hình 1.2 Sơ đồ dịch vụ chính của công ty 2

Hình 1.3 Các sản phẩm vận chuyển chính của công ty 2

Hình 1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty TPL Shipping 3

Hình 1.5 Cơ cấu tổ chức của đội tàu TPL Shipping 5

Hình 2.1 Phần mềm BSC – đánh giá, theo dõi KPI của công ty TPL Shipping………….……12

Hình 2.2 Thông báo thưởng nhân ngày sinh nhật tập đoàn 13/9……… … 13

Hình 2.3 Thông báo thưởng lễ Quốc khánh 02/09……… 13

Hình 2.4 Thông báo khóa học kỹ năng “Trình bày và Giao tiếp hiệu quả” năm 2022………15

- Từ năm 2011 đến năm 2015 công ty đã nâng số lượng đội tàu lên 08 con tàu chở dầu/ hóa chất/ khí hóa lỏng

- Tuy nhiên, theo định hướng phát của công ty đã bán tàu Everrich 6 và 8 vào năm 2018

- Dựa mở rộng phát triển kinh doanh, công ty đã nhận quản lí kĩ thuật và cho thuê thuyền viên đầu tiên là NSH Singapore thuộc công ty dầu khí Nam Sông Hậu vào năm 2019

2 và EVERRICH 3

Đầu năm

2014, mua tàu EVERICH 6 Tháng 06/2014, mua thêm EVERRICH

7 và EVERICH 8

Công ty mua thêm EVERRICH

5 và EVERRICH 10

Tháng 09/2019, công ty nhận quản lý tàu NSH SINGAPOR E

Hình 1.1 Sơ đồ phát triển của công ty

Nguồn: Nội bộ

2

- Đến năm 2020 – 2021, do ảnh hưởng của đại dịch covid-19 nên nhu cầu thuê thuyền viên tăng cao, công ty đã mở rộng xuất khẩu thuyền viên cho các công ty như PTSC, Phương Nam, Phương Đông Việt,… phục vụ trên các tàu tuyến quốc tế

- Vì vậy, đến thời điểm hiện tại tổng số lượng đội tàu công ty sở hữu và quản lí bên ngoài

là 8 con tàu dầu/ hóa chất/ khí hóa lỏng và cho xuất khẩu trên 300 thuyền viên phục vụ các tàu chạy tuyến quốc tế để thấy được sự đa dạng trong các lĩnh vực kinh doanh của công ty

1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

VẬN CHUYỂN DẦU - HÓA CHẤT VÀ LPG

CHO THUÊ THUYỀN VIÊN QUẢN LÝ ĐỘI

TÀU

Sản phẩm vận chuyển chínhDầu

Khí hóa lỏng

Hóa chất

Hình 1.2 Sơ đồ dịch vụ chính của công ty

Nguồn: Nội bộ

Hình 1.3 Các sản phẩm vận chuyển chính của công ty

Nguồn: Nội bộ

3

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TPL Shipping

- Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thương mại Vận tải biển TRƯỜNG PHÁT LỘC (TPL Shipping Trading JSC) được xây dựng trên nguyên tắc chức năng công việc gồm

sơ đồ tổ chức của văn phòng và tàu

- Công ty đã tạo ra một môi trường làm việc để mọi người được thử thách, nỗ lực hết mình, đồng thời xác định và duy trì hoạt động cần thiết để cung cấp các dịch vụ quản

lý tàu đáp ứng các yêu cầu cụ thể của Khách hàng và các bên quan tâm khác

- Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm Ban lãnh đạo có kiến thức chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm như Giám Đốc, các Trưởng/Phó phòng ban và Sĩ quan của tàu cũng như các chuyên gia trong các lĩnh vực quản lý an toàn, quản lý thương mại, tài chính, quản lý nhân sự và bảo hiểm Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa những người quản lý, thực hiện và xác minh công việc ảnh hưởng đến HSQE được định nghĩa trong Chương 3 của bộ hệ thống quản lý an toàn của công ty (SMS)

- Đảm bảo các điều kiện làm việc trên tàu và văn phòng an toàn cũng như đúng quy định

là trách nhiệm chính của Trưởng phòng và không thể giao cho người khác Trưởng phòng và Chuyên viên theo dõi một cách có hệ thống hiệu quả của các hoạt động kiểm tra và đánh giá diễn ra trong các công việc được thực thi Quản lý có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên được giao ở các vị trí khác nhau có kinh nghiệm và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng được chỉ định trong SMS Các nhà quản lý cũng phải chịu trách nhiệm về việc đạt được các mục tiêu của các nhân viên mình quản lý

1.3.1 Văn phòng

Hình 1.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty TPL Shipping

Nguồn: Nội bộ

4

- Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm chung về việc ra quyết định cuối cùng của văn phòng

và hoạt động của đội tàu của Công ty

- Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm theo dõi tất cả hoạt động quản lý của văn phòng và đội tàu của Công ty và báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám Đốc

- Người được chỉ định ở bờ (DPA), theo yêu cầu của Bộ luật ISM và các chính sách của Công ty là người sẽ chịu trách nhiệm giám sát các khía cạnh ngăn ngừa ô nhiễm và an toàn trong hoạt động của đội tàu được quản lý và đảm bảo sự phát triển cũng như giám sát việc thực thi và sửa đổi bổ sung cho hệ thống quản lý an toàn của công ty DPA có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp Tổng Giám Đốc và tách biệt trách nhiệm với các phòng ban trong công ty

- Nhóm hỗ trợ khẩn cấp là nhóm được tạo lập bởi các thành viên của các phòng ban chuyên môn tuy nhiên sẽ tách biệt nhiệm vụ và có trách nhiệm hỗ trợ các sự cố hoặc các trường hợp khẩn cấp của đội tàu và đứng đầu là DPA – người sẽ chỉ đạo trực tiếp các công việc cụ thể khi xảy ra

- Trưởng phòng Hàng hải – An toàn hệ thống – Huấn luyện có trách nhiệm theo dõi tất

cả các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý an toàn, an ninh và hành hải cũng theo dõi, khắc phục các khiếm khuyến thích hợp do bên thứ ba đưa ra của đội tàu ngoài ra còn phụ trách đào tạo và huấn luyện cho thuyền viên trước khi nhập tàu cũng như huấn luyện kiến thức chuyên môn theo lịch của công ty đề ra Và có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám Đốc hoặc Phó Tổng Giám Đốc theo từng công việc phù hợp

- Trưởng phòng khai thác đảm bảo hoạt động khai thác của đội tàu hiệu quả mang lại doanh thu cao nhưng vẫn phải đảm bảo an toàn theo hệ thống quản lý an toàn (SMS)

và báo cáo trực tiếp cho Phó Tổng Giám Đốc

- Trưởng phòng Kỹ thuật – Mua sắm có trách nhiệm cung cấp các dịch vụ kỹ thuật, tư vấn và hỗ trợ về tất cả các vấn đề kỹ thuật liên quan đến hoạt động của các đội tàu cũng như kiểm duyệt và cấp các tráng thiết bị, vật tư,…cho đội tàu và văn phòng Và báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám Đốc hoặc Phó Tổng Giám Đốc

- Trưởng phòng Thuyền viên – Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm lên kế hoạch tuyền dụng, huấn luyện và quản lý con người ở văn phòng cũng như thuyền viên của đội tàu

để báo cáo trực tiếp Tổng Giám Đốc hoặc Phó Tổng Giám Đốc

5

- Còn lại các chức danh chuyên viên và nhân viên của từng phòng ban sẽ làm đúng theo chức năng nhiệm vụ và sự chỉ định công việc của Trưởng phòng quản lý trực tiếp để hoàn thành các mục tiêu đề ra

1.3.2 Tàu

a Thuyền trưởng

- Thuyền trưởng là người chịu trách nhiệm quản lý tất cả các vấn đề trên tàu liên quan đến sự an toàn của thuyền viên Trong những trường hợp bình thường, đã được quy định trong bộ hệ thống quản lý an toàn sẽ được báo cáo về văn phòng định kỳ hằng tháng / quý / năm Ngoài ra, Thuyền trưởng có thể liên hệ trực tiếp với DPA, các trưởng phòng ban liên quan thậm chí là Tổng Giám Đốc nếu Thuyền trưởng điều đó là cần thiết đối với bất kỳ vấn đề an toàn ở tàu

- Thuyền trưởng phải đảm bảo tất cả các hoạt động trên tàu đều an toàn và việc quản lý công việc trên tàu phải được theo dõi sát sao để hạn chế tối thiểu các sự cố xảy ra Hình 1.5 Cơ cấu tổ chức của đội tàu công ty TPL Shipping

Nguồn: Nội bộ

Tất cả các hoạt động đều phải được giám sát chặt chẽ;

Tất cả các tai nạn, sự cố đều phải được báo cáo và điều tra theo quy định; Bất kỳ khiếm khuyết nào được xác định cũng phải báo cáo về văn phòng; Đảm bảo tuân thủ 100% các chính sách và quy định của Công ty;

- Thuyền trưởng có nhiệm vụ xác minh công việc của Sỹ quan an toàn trên tàu Nếu trong trường hợp Sỹ quan an toàn đề xuất ngừng công việc do có khả năng, rủi ro cao thì Thuyền trưởng phải ra quyết định và đảm bảo rằng các mối nguy hiểm tiềm ẩn đã được loại bỏ trước khi công việc được tiếp tục

b Sỹ quan

- Sỹ quan quản lý và vận hành có nhiệm vụ:

Đảm bảo mỗi người tham gia vào bất kỳ hoạt động công việc nào đều có các kỹ năng cần thiết để mọi quy trình, công việc có thể được thực hiện một cách an toàn;

Đảm bảo đủ nhân sự được phân công thực hiện các hoạt động, công việc phù hợp;

Đảm bảo kế hoạch và hệ thống công việc chính xác được sử dụng và nơi làm việc an toàn nhất có thể;

7

Phối hợp với Sỹ quan an toàn để đảm bảo trong bất kỳ điều kiện nguy hiểm nào được xác định hoặc báo cáo đều được ghi nhận lại và các hành động khắc phục, phòng ngừa thích hợp được thực hiện;

c Tất cả thuyền viên

- Các thành viên thường trực:

Thuyền trưởng

Đại Phó (C/O)

Máy trưởng (C/E)

Máy Hai (2/E)

Sỹ quan An toàn

Đại diện An toàn

Sỹ quan Boong và Sỹ quan Máy

để ngăn ngừa tai nạn cho mọi người và tàu

- Nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm Quản lý an toàn cố gắng để:

Đảm bảo tuân thủ các quy định trong hệ thống quản lý an toàn;

Đề xuất các khuyến cáo để cải thiện vấn đề ảnh hưởng đến an toàn và bảo vệ môi trường;

Đảm bảo tất cả thiết bị cứu sinh, cứu hỏa đều hoạt động tốt, được đặt đúng vị trí

và sẵn sàng để sử dụng ngoài ra tất cả các thuyền viên đều có thể sử dụng thiết

bị một cách hiệu quả

Đảm bảo tất cả các biển báo an toàn được dán đúng cách, được bảo vệ và trong trạng thái tốt;

Xem xét và thực hiện hành động thích hợp đối với các quy định, thông báo và luật hiện hành;

Đề xuất các bài thực hành thực tế;

9

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH VỀ NHÂN SỰ CỦA TPL

SHIPPING

1 Quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước 1 Sàn lọc ứng viên thông qua đơn ứng tuyển: sử dụng các biện pháp đánh giá khác nhau như xem qua các CV của ứng viên, phỏng vấn qua điện thoại hoặc bài kiểm tra viết, v.v Đánh giá tiêu chí bao gồm kiến thức và kỹ năng, khả năng lãnh đạo / quản lý, khả năng thích ứng văn hóa, v.v Dựa trên ghi nhận bằng cấp và kinh nghiệm nghề nghiệp, học vấn và các hoạt động bên ngoài khác, v.v

Bước 2 Lên kế hoạch phỏng vấn: Hẹn thời gian, địa điểm phỏng vấn và thông báo cho ứng viên

Bước 3 Phỏng vấn trực tiếp: gồm có Nhân sự, Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng (đối với vị trí từ Chuyên viên trở xuống) và Đại diện Ban Tổng Giám Đốc (Đối với các

vị trí Quản lý trở lên hoặc trợ lý Ban Tổng Giám Đốc)

Nhân sự phỏng vấn: Các vấn đề liên quan đến kỹ năng, khả năng lãnh đạo/quản

lý, thích ứng với môi trường, v.v dựa trên ghi nhận về kết quả học tập, chứng nhận cũng như kinh nghiệm làm việc trong ngành liên quan và một số hoạt động khác, v.v

Trưởng bộ phận chuyên môn phỏng vấn: tập trung vào các vấn đề về kinh nghiệm làm việc liên quan đến ngành, kiến thức chuyên môn cũng như có thể hỏi sơ bộ lại các chứng nhận, chứng chỉ hoặc kết quả học tập của ứng viên tùy từng tình huống thực tế cũng như chức danh đang ứng tuyển mà đặt câu hỏi phù hợp để khai thác được hết thông tin cần thiết, v.v

Đại diện Ban Tổng Giám Đốc: đối với một số vị trí ứng tuyển từ cấp quản lý trung trở lên hoặc trợ lý Ban Tổng Giám Đốc sẽ được đại diện Ban Tổng Giám Đốc phỏng vấn trực tiếp sẽ tập trung vào khai thác về khả năng lãnh đạo, quản lý, ra quyết định cũng như xem xét tính cách của ứng viên có phù hợp với môi trường, văn hóa công ty hay thậm chí là vị trí đang được ứng tuyển Ngoài ra, họ còn có thể sẽ đưa ra một số tình huống thực tế để ứng viên có thể đưa ra hướng xử lý

10

hoặc một biện pháp cải thiện hiệu quả công việc, hoạt động của phòng ban/ doanh nghiệp

Bước 4 Đánh giá ứng viên: Sẽ có 02 trường hợp như sau

Nếu ứng viên được chọn sẽ được Nhân sự thông báo và thỏa thuận mức lương mà công ty có đáp ứng được Nếu ứng viên đồng ý với lương, phúc lợi và chính sách công ty thì ứng viên sẽ được gửi thư mời nhận viên (Offer letter) trong đó nếu rõ mức lương thử việc, thời gian thử việc và vị trí chức danh khi nhận việc

Nếu ứng viên không được chọn thì cũng sẽ được Nhân sự thông báo là chưa đạt được yêu cầu của Công ty và có thể đề xuất cho một ví trí phù hợp hơn (trong trường hợp công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí đó) Nếu ứng viên đồng ý thì cũng sẽ được trao đổi về mức lương phù hợp, mô tả công việc của vị trí mới và nhiều chính sách công ty

Bước 5 Hoàn tất các hồ sơ thủ tục khi ứng viên nhận việc và trở thành nhân viên công ty

2 Quy trình quản lý nhân sự

2.1 Văn hóa công ty

a Văn hóa quan tâm

- Cấp trên quan tâm, động viên cấp dưới kịp thời, khen, chê đúng lúc, đúng chố

- Coi khó khăn của đồng nghiệp là khó khăn của mình và cùng chia sẻ, hỗ trợ vượt qua

- Chúc mừng đồng nghiệp trong ngày công bố quyết định bổ nhiệm

- Người kế tiếp không quên người đi trước

- Lãnh đạo và cán bộ nhân viên cùn bộ phận quan tâm thăm hỏi kịp thời khi thanh viên trong đơn vị có việc hiếu, hỷ, đau ốm

b Văn hóa ứng xử

- Luôn nói lời cảm ơn, biết nói lời xin lỗi

- Nói thật, không gian dối, thực hiện đúng cam kết

- Biết nói những gì cần nói, hỏi những điều cần hỏi, tranh luận những điều đáng tranh luận

- Ứng xử chân thành, lịch sự, tôn trọng đồng nghiệp, không chỉ trích, bình luận

- Nghiêm túc lắng nghe, giải quyết triệt để những vấn đề bức xúc