Tiểu luận: Thể thức văn bản trong xây dựng văn bản pháp luật

Ví dụ: UBND ra quyết định thu hồi đất thì phải căn cử về mặt nội dung là Luật Đất đai, còn cắn cứ về thẩm quyền là văn bản thành lập, quy định nhiệm vụ quyển hạn của chủ thể ban hành tro

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA LUẬT

TIỂU LUẬN MÔN XÂY DỰNG VĂN BẢN PHÁP LUẬT

ĐỀ TÀI Thể thức văn bản trong xây dựng văn bản pháp luật

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Lý Trần Vũ – 19064054 Ngày sinh: 19/02/2001 Lớp: K64LTMQT Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Đăng Dung

Hà Nội, Tháng 6/2021

MỤC LỤC

1 Những lý luận cơ bản về văn bản pháp luật và thể thức văn bản pháp luật

1.1 Khái niệm thể thức văn bản

1.2 Các yếu tố của thể thức văn bản

3 Các quy định của pháp luật Việt Nam về thể thức của văn bản pháp luật

1 Những lý luận cơ bản về văn bản pháp luật và thể thức văn bản pháp luật 1.1 Khái niệm thể thức văn bản

Tại điều 8 nghị định 30/2020/NĐ-CP nghị định chính phủ về công tác văn thư quy định:

“1 Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.”

Văn bản quan lý nhà nước do nhiều chủ thể ban hành, thuộc nhiều loại hình thức, nội dung khác nhau, nhưng bao giờ cũng chứa đựng những yếu tố bắt buộc về cả nội dung và thông tin, cũng như vị trí thể hiện trong văn bản Văn bản luôn chứa đựng những thành phần và kết cấu nhất định bảo đảm giá trị pháp lý cho văn bản và thuạn tiện cho việc quản lý sử dụng Ta có thể rút ra khái niệm về thể thức văn bản từ phan tích trên như sau:

“Thể thức văn bản là thành phần và kết cấu được thể hiện trong văn bản nhằm đảm bảo cho văn bản có sự thống nhất, thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng.”

1.2 Các yếu tố của thể thức văn bản

1.2.1 Quốc hiệu

Quốc hiệu hay còn gọi là tiêu ngữ được trình bày đầu tiên Quốc hiệu gồm tên nước và chế độ chính trị của nhà nước

Ngày 12/8/1976 tại công văn số 1053/VP, Thường vụ Hội đồng chính phủ quy định việc dùng tiêu ngữ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Văn bản của tất cả các quốc gia cũng đều có quốc hiệu, vì quốc hiệu vừa thể hiện tính công quyển của văn bản, vừa thể hiện chủ quyền quốc gia, chế độ chính trị của

nhà nước đỏ So với quốc hiệu các nước, ví dụ quốc hiệu Ấn Độ chỉ có một dòng: Republic oƒ India, quốc hiệu Việt Nam có thêm dòng:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Dòng này thể hiện mục đích của nhà nước chúng ta Đầu tiên được thêm vào như

là khẩu hiệu đấu tranh chống thực dân Pháp đòi độc lập, tự do cho dân tộc, là mục đích lớn nhất của chế độ nhà nước mới Từ đó, dòng này luôn được duy trì trong tiêu ngữ của Việt Nam, là tôn chỉ mục đích của nhà nước Việt Nam

1.2.2 Tên tác giả (Cơ quan ban hành)

Cùng hàng với tiêu ngữ ở góc bên trái là tên tác giả ban hành văn bản Tên tác giả

có thể là cơ quan, tổ chức như Ủy ban Nhân dân hay cá nhân như Chủ tịch nước Nếu văn bản liên tịch thì tên tác giả sẽ bao gồm tên các cơ quan tham gia ban hành văn bản liên tịch đó Tên tác giả cho biết văn bản của cơ quan nào, vị trí của cơ quan đó trong

hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và mối quan hệ giữa cơ quan nhận và cơ quan gửi văn bản

Tên tác giả viết (in hoặc đánh máy) to, đậm nét, rõ ràng, chính xác tên đã được ghi trong quyết định thành lập cơ quan (tố chức), không viết tắt Tên tác giả có hai cách trình bày, Nếu là cơ quan có vị trí độc lập như cơ quan đứng đầu một cấp hành chính nhà nước, cơ quan chủ quản một ngành, thì tên tác giả được ghi một dòng độc lập

1.2.3 Số, năm ban hành, ký hiệu văn bản

Số, năm ban hành, ký hiệu văn bản được trình bày ngay dưới tên tác giả, giúp cho việc đăng ký, trích dẫn, sắp xếp, nhắc nhở công việc và kiểm tra, tìm kiếm văn bản khi cần thiết

số văn bản là số thứ tự ban hành của văn bản được ghỉ bằng số Ả rập liên tục từ số

01 bắt đầu ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm Nếu số lượng vẫn bản cơ quan ít và tổ chức văn thư cơ quan tập trung, thì đảnh số tổng hợp chung theo một hệ thống Nếu ở quan lớn, số lượng văn bản nhiều hoặc tổ chức văn thư phân tán thì đánh

số riêng cho từng loại văn bản và trong trường hợp này văn bản sẽ được đăng ký riêng theo từng loại Ví dụ: văn bản quy phạm pháp luật riêng, văn bản hành chính thông thường riêng

- Tiếp sau số là năm ban hành văn bản đối với văn bản quy phạm pháp luật Văn bản cá biệt không có yếu tố này

- Ký hiệu văn bản : ký hiệu theo quy định là chữ viết tắt của tên loại văn bản kết hợp với chữ viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản Tên loại viết trước, tên tác giả viết sau và được nối với nhau bằng gạch ngang Ba yếu tố trên thường được phân cách với nhau bằng dấu /

1.2.4 Địa danh, ngày tháng ban hành

Địa đanh, ngày tháng được trình bày dưới quốc hiệu

- Địa danh là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản Nhưng địa danh cũng khác với địa chỉ của cơ quan Địa danh không ghi chỉ tiết như địa chỉ cơ quan mà cần ghi phù hợp với phạm vi quản lý của cơ quan ban hành Ví dụ: Các cơ quan của

Thành phố Hà Nội, các cơ quan TW đóng tại Hà Nội thì ghi địa danh:

Hà Nội, ngày…… tháng……năm…

Nhưng nếu là văn bản của UBND quận Cầu Giấy thì phải ghi là:

Cầu Giấy, ngày…… tháng……năm…

1.2.5 Tên loại và trích yếu văn bản

Tên văn bản là tên gọi chính thức văn bản như Nghị Định, Nghị quyết,… Tên gọi nói lên tầm quan trọng của văn bản, tính chất công việc mà văn bản đề cập nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng kí, xắp xếp hồ sơ và tổ chức thực hiện

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản

1.2.6 Nội dung của văn bản

Là thành phần quan trọng nhất của văn bản Toàn bộ những sự việc, những vấn để cần giải quyết và quyết định được thể biện đẩy đủ trong nội dung vẫn bản Khi trình bày nội dung cần chú ý làm rõ các căn cử làm cơ sở để quyết định (căn cứ văn bản nào, số, ngày, tháng, năm về vấn để gì, thuộc cơ quan nào) Văn bản phải viết gọn, đẩy đủ ý không thừa, không thiếu, không trùng lặp, cân nhắc kỹ từng ý, từng câu, dấu chấm câu, chọn từ ngữ hiểu theo một nghĩa, tránh trường hợp mơ hồ, khó hiểu Dựa vào nội dung công việc và thẩm quyển được ban hành văn bản để xác định chính xác tên loại văn bản, tránh lắn lộn giữa văn bản mang tính pháp lý và văn bản hành chính thông thường, đồng thời cần cứ vào nội dung để xác định nơi nhận, mức độ mật, khẩn, phạm vì phổ:biến văn bản, v.v Đây là phần thế hiện tư duy và cách hành văn

của người soạn thảo văn bản, và cũng là phần phải suy nghĩ nhiều nhất Sau khoảng hai tháng làm công việc soạn thảo thì người soạn thảo sẽ trở nên thành thục 7 yếu tố, nhưng phần nội dung vẫn luôn đòi sự tư duy và khả năng sử dụng ngôn ngữ Nội dung văn bản thường được chia làm 3 phần:

- Phần mở đầu: Nêu căn cứ, cơ sở của việc ban hành văn bản gồm có 2 nhóm căn cử: Căn cứ pháp lý về nội dung và căn cử pháp lý về thẩm quyền ban hành Ví dụ: UBND ra quyết định thu hồi đất thì phải căn cử về mặt nội dung là Luật Đất đai, còn cắn cứ về thẩm quyền là văn bản thành lập, quy định nhiệm vụ quyển hạn của chủ thể ban hành trong trường hợp trên là Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp Căn cứ thực tế gồm lý do ban hành, thủ tục ban hành thể hiện văn bản đã được chuẩn bị xem xét, ban hành theo Nghị định nào (nếu có)

Căn cứ pháp lý sẽ trình bày trước căn cứ thực tế Và trong tiểu nhóm căn cứ pháp

lý thì căn cứ về thẩm quyền trình bày trước căn cử về nội dung

- Phần thứ hai: Tùy theo từng loại văn bản mà nội dung được trình bày theo hai đạng: “Văn điều khoản” như Quyết định, nghị định hay dưới dạng “văn xuôi pháp luật” như Nghị quyết, Chỉ thị, v.v

- Phần thì hành: Bao gồm chủ thể thi hành, hiệu lực không gian, - hiệu lực thời gian, xử lý văn bản hết hiệu lực, điều khoản chuyển tiếp

1.2.7 Nơi nhận văn bản

Nơi nhận văn bản được ghi ở cuối góc trái văn bản Nơi nhận văn bản là tên cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thi hành hoặc liên quan đến công việc nói trong văn bản Tránh nhầm lẫn giữa nơi nhận và địa chỉ gửi Nơi nhận là thành phần phải có trong vẫn bản vì mỗi văn bản sinh ra đểu có mục đích, có đối tượng thi hành Nơi nhận có tác dụng giúp cho văn thư gửi đúng nơi giải quyết văn bản, giúp cho cơ quan nhận thấy được trách nhiệm của mình phải làm gì, giúp xác định số lượng bản cẩn in, đánh máy, tiện cho vào sổ tra tìm Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác Thông thường những đối tượng tiếp nhận được ghi theo từng nhóm bao gốm:

- Các cơ quan có quyển giám sát hoạt động của cơ quan ra văn bản Cơ quan ra văn bản phải gửi tới để báo cáo công tác

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần nhận văn bản đế thị hành là những đối tượng quản lý trực tiếp

- Các đối tượng cần nhận văn bản để có sự phối hợp hoạt động nhằm nắng cao hiệu quả thi hành văn bản đó

- Bộ phận có trách nhiệm theo đõi và lưu trữ văn bản của cơ quan ban hành

thường ghi: Lưu Văn thư

Trong bốn nhóm đối tượng nói trên, nhóm thứ hai và nhóm thứ tư luôn phải có trong vấn bản, Vì có những công việc không phải gửi văn bản báo cáo cấp trên, không cần phải phối hợp thực hiện với các đơn vị khác, nhưng bất cứ văn bản nào thì cũng

có đối tượng thì hành và đếu phải lưu ít nhất một bản tại bộ phận văn thư theo quy định của pháp luật về công tác văn thư Nếu các đối tượng đã được xác định trong phần nội dung văn bản thì có thể ghí rõ: “Như điều " hoặc “Như trên ”

Đối với văn bản không có tên loại, như công văn, thì nơi nhận được ghi giữa văn bản, ngay dưới địa danh ngày tháng bắt đầu bằng chữ “Kính gửi” sau đó là tên đẩy đủ

cơ quan có trách nhiêm giải quyết văn bản Những cơ quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản mà không phải chịu trách nhiệm giải quyết văn bản mà chỉ để biết, để phối hợp,

để lưu văn bản thì ghi ờ phía cuối, góc trái văn bản

1.2.8 Chữ kỷ,dấu

Ngang hàng với nơi nhận về góc bên phải là dấu và chữ kỹ Chữ ký là yếu tố thông tin nhằm đảm bảo cho văn bản có tính hợp pháp, có giá trị pháp lý, thể hiện trách nhiệm của người ký văn bản đối với vấn để mà văn bản để cập, đồng thời chữ

ký có tác dụng chống giả mạo gấy tờ Người ký phải đúng thấm quyền và phi rõ họ tên, chức vụ Chức vụ và thẩm quyến của người ký được ghi bằng chữ in hoa, họ tên ghi bằng chữ in thường Chữ ký giữa các lấn, các văn bản phải giống nhau và không nên quá đơn giản dễ bất chước, giả mạo Để tăng độ an toàn có người còn sử dụng mã khóa trong chữ ký Không ký bằng mực đỏ, bút chì, mực dễ phai Ký bao gồm nhiều loại:

- Kỷ trực tiếp do thủ trưởng cơ quan hoặc những người giữ chức vụ nhà nước không phải là thủ trưởng cơ quan nhưng được pháp luật quy định thẩm quyền ra văn bản giải quyết công việc cụ thể Ví dụ: Chiến-sỹ cảnh sát giao thông khi quyết định

xử phạt vi phạm an toàn giao thông có quyền ký trưc tiếp Khi đó người giữ chức vụ

ký văn bản với chức vụ m nh, nhân danh nhà nước, được nhà nước ủy quyền trực tiếp chứ không nhân danh thủ trưởng cơ quan Thường thủ trưởng cơ quan chỉ ký trực tiếp một số văn bản quan trọng như ban hành chủ trương, chính sách, văn bản về tài chính, nhân sự còn một số công việc khác thì ủy quyển cho cấp phó hay người dưới một cấp)

- Ký thay: Khi cấp trưởng đi vắng, hay khi được cấp trưởng phân công phụ trách một số mảng công việc, thì cấp phó được ủy quyền ký thay một số văn bản Khi đó phải thêm chữ KT (ký thay) vào trước chức vụ của thủ trưởng rồi ghi rõ họ tên, chức

vụ của phó thủ trưởng

2 Các quy định của pháp luật Việt Nam về thể thức của văn bản pháp luật 2.1 Các thành phần thể thức chính

2.1.1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản

b) Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới

có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn

2.1.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyên ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gôm tên của cơ quan, tô chức ban hành văn bản

và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ

12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2

độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này

2.1.3 Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm

được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ

số Ả Rập

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ

ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan,

tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản Đối với công văn,

ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đom vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Từ “Sô” được trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng; sau từ

“Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi

thêm số 0 phía trước Ký hiệu của văn bản được trình bày băng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa sô và ký hiệu văn bản có dâu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không

cách chữ

d) Sổ, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này

2.1.4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan

ban hành văn bản đóng trụ sở Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

b) Thời gian ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ

số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số,

ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phan I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh

có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ

2.1.5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình

bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên dưới

trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2

độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần

I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

2.1.6 Nội dung văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy

định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành)

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và

số, ký hiệu của văn bản đó

c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục

từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”,

“Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm Sô thứ tự của phân, chương dùng chữ sô La Mã Tiêu đê của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề của

mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.),

cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng Neu khoản có tiêu đề, số thứ

tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ

đứng, đậm

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng

e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hòặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines

g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này

2.1.7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường họp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức

vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tăt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đâu Trường hợp câp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng (Quy định này nghĩa là cấp phó giao phụ trách khi ký vẫn ghi KT TRƯỞNG PHÒNG, PHÓ TRƯỞNG

PHÒNG)

Cấp phó phụ trách ký ghi thế nào cho đúng

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TƯQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong

cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định