Bằng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau kết hợp với những tài liệu thu thập được từ Đơn vị thực tập, bố cục 5 chương sẽ đưa ra cái nhìn đi từ tổng quan đến chi tiết rõ ràng về đề tài
ĐẶT VẤN ĐỀ
Những năm qua, do tình hình thế giới có nhiều sự biến đổi như những cuộc khủng bố, khủng hoảng nhập cư, tranh chấp lãnh thổ trên biển cùng với đó là sự biến đổi khí hậu đã ảnh hưởng không ít đến sự phát triển kinh tế nước ta Là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO), nước ta đã chịu sự tác động nhất định từ hệ quả của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu mà hậu quả đó là tình trạng lạm phát tăng cao, mức tiêu dùng xã hội giảm mạnh khiến cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức to lớn Trong bối cảnh ấy, muốn tồn tại và phát triển ngoài các yếu tố cần thiết như: vốn, công nghệ, nhân sự…, chiến lược kinh doanh, còn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải quan tâm đến việc phân bổ, sử dụng nguồn lực hợp lý, trong đó yếu tố con người luôn ảnh hưởng mạnh mẽ tới các nguồn lực nói trên để đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp đạt mức tối thiểu hóa chi phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng khả năng cạnh tranh và đứng vững trong môi trường kinh doanh bất định Liên quan vấn đề này, thì mỗi doanh nghiệp cần có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp với quy mô, tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó
Tổ chức bộ máy không những thể hiện việc bố trí sắp xếp lao động trong doanh nghiệp vào những bộ phận, công việc, vai trò cụ thể mà nó còn là tổng thể những trách nhiệm vai trò được phân chia cho nhiều người khác nhau, nhằm đạt được những mục tiêu và nhiệm vụ chung Tìm hiểu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp giúp chúng ta xác định rõ mối quan hệ giữa các hoạt động, những nhiệm vụ chung, quyền hạn và trách nhiệm gắn với cá nhân, từng bộ phận, các mối quan hệ quyền hạn bên trong tổ chức Do đó, tổ chức bộ máy có vai trò và ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam tác giả đã chọn đề tài “ Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam” làm chuyên đề tốt nghiệp
2 LỊCH SỬ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Tổ chức bộ máy là quá trình thiết lập các bộ phận và phân chia công việc theo từng nhóm chức năng để tạo ra một môi trường thuận lợi nhằm phát huy khả năng của mọi thành viên trong tổ chức đó và đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ được giao, góp phần hoàn thành mục tiêu chung đạt hiệu quả Và để hiểu rõ hơn về tổ chức bộ máy đã có một số cá nhân thực hiện về đề tài này như:
- Thứ nhất: chị Nguyễn Thị Ngọc Thoại, sinh viên trường Đại học Tài chính – Marketing nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy vào năm 2015 tại Công ty TNHH sản xuất thương mại Á Kim và kết quả đạt được là:
Công ty TNHH SXTM Á Kim thực hiện chế độ một thủ trưởng và mọi đầu mối đều quy về một người lãnh đạo duy nhất nên mệnh lệnh từ cấp trên đưa xuống chính xác, nhanh chóng và không chồng chéo, các phòng ban được quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng để tham mưu cho Ban giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ, triển khai nhiệm vụ đặt ra Tuy nhiên vẫn còn tình trạng kiêm nhiệm vị trí quản lý của các phòng ban và do thực hiện chế độ một thủ trưởng nên khối lượng công việc của giám đốc khá nhiều, lâu dài sẽ làm cho hiệu quả công việc giảm sút ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Công ty, và Công ty chưa có chính sách khuyến khích thật cụ thể và hấp dẫn người lao động
- Thứ hai: anh Nguyễn Thanh Hùng, sinh viên trường Đại học Tài chính – Marketing nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy vào năm 2015 tại Chi nhánh Công ty TNHH dịch vụ bảo vệ An Ninh và kết quả đạt được là:
Chi nhánh Công ty TNHH dịch vụ bảo vệ An Ninh được xây dựng theo kiểu trực tuyến – chức năng Theo kiểu cơ cấu này thì Giám đốc chi nhánh được các phòng ban tham mưu trước khi ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của chi nhánh Hệ thống điều hành nhân lực trong chi nhánh gọi là hệ thống quản lý theo tuyến, mối quan hệ các cấp trong hệ thống là quan hệ theo chiều dọc từ ban Giám đốc xuống các phòng ban, điều này giúp Giám đốc chi nhánh giám sát được các hoạt động của chi nhánh Tuy nhiên do Giám đốc chi nhánh phải xử lý nhiều việc, thiếu sự phân cấp ủy quyền nên nhiệm vụ của Giám đốc chi nhánh khá nặng nề, nhiệm vụ các phòng ban thì lại đơn giản Các phòng ban trong chi nhánh
3 không phối hợp chặt chẽ dẫn đến chồng chéo, thời gian xử lý các thông tin thường chậm chưa phát huy tính năng động, sáng tạo Như vậy cần có một mô hình quản lý mới để mọi người có quyền và trách nhiệm sử dụng tốt năng lực của mình
- Đối tượng nghiên cứu: bộ máy tổ chức tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
- Phạm vi nghiên cứu: tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
- Giới hạn dữ liệu thời gian: Dữ liệu nghiên cứu được sử dụng từ năm 2014 đến năm 2016
1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Đề tài chủ yếu sử dụng phương pháp định tính thông qua hệ thống hóa các lý thuyết liên quan làm cơ sở lý luận để nghiên cứu thực tế, cũng như kết hợp với các phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua việc quan sát thực tế và thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo, tài liệu tại cơ quan thực tập sau đó tổng hợp, so sánh và phân tích các dữ liệu thu được để có thể làm rõ vấn đề
1.5 CẤU TRÚC CỦA ĐỀ TÀI
Nội dung của đề tài được bố cục thành 5 chương như sau:
• Chương 1: Tổng quan về đề tài
• Chương 2: Cơ sơ lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
• Chương 3: Giới thiệu tổng quan về Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
• Chương 4: Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy của Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
• Chương 5: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
Trong chương 1, tác giả đã đưa ra cái nhìn tổng quát về đặt vấn đề, lịch sử giải quyết vấn đề, phạm vi, phương pháp nghiên cứu cũng như cấu trúc của đề tài Trong phần đặt vấn đề, chúng ta nhận thức được rằng: trong bối cảnh hiện nay, các doanh nghiệp ngoài việc đầu tư vốn, công nghệ, nhân sự…, chiến lược kinh doanh thì yếu tố phân bổ và sử dụng nguồn lực hợp lý để đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có thể đứng vững trong môi trường kinh doanh cũng rất quan trọng Tuy từng nhân viên, từng bộ phận có trách nhiệm khác khau nhưng họ vẫn cùng mục tiêu, nhiệm vụ chung và họ sẽ là người quyết định nên khả năng thành bại của doanh nghiệp trên thị trường Trong phần lịch sử giải quyết vấn đề tác giả đã chỉ dẫn ra được 2 bài nghiên cứu của đề tài để nắm rõ hơn vấn đề cần nghiên cứu
Công tác tổ chức bộ máy đóng một vai trò và có ý nghĩa lớn lao trong mỗi doanh nghiệp Với mong muốn tìm hiểu sâu hơn thực trạng công tác tổ chức tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam đồng thời thông qua những kiến thức tích lũy mục tiêu nghiên cứu đề tài này nhằm rút ra những hạn chế còn tồn tại của công tác trên để đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức bộ máy tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam trong phạm vi nghiên cứu là giai đoạn 2014-2016 Bằng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau kết hợp với những tài liệu thu thập được từ Đơn vị thực tập, bố cục 5 chương sẽ đưa ra cái nhìn đi từ tổng quan đến chi tiết rõ ràng về đề tài, cụ thể trong chương 1 giới thiệu tổng quan về đề tài lựa chọn, chương 2 đề cập đến cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp, chương 3 giới thiệu khái quát về Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam từ đó tạo nền tảng để tìm hiểu sâu hơn về chương 4 nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam với mục tiêu đưa ra các giải pháp, kiến nghị ở chương 5 nhằm nâng cao công tác tổ chức bộ máy tại Ban quản lý trong thời gian tới.
PHẠM VI ĐỀ TÀI
- Đối tượng nghiên cứu: bộ máy tổ chức tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
- Phạm vi nghiên cứu: tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
- Giới hạn dữ liệu thời gian: Dữ liệu nghiên cứu được sử dụng từ năm 2014 đến năm 2016.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài chủ yếu sử dụng phương pháp định tính thông qua hệ thống hóa các lý thuyết liên quan làm cơ sở lý luận để nghiên cứu thực tế, cũng như kết hợp với các phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua việc quan sát thực tế và thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo, tài liệu tại cơ quan thực tập sau đó tổng hợp, so sánh và phân tích các dữ liệu thu được để có thể làm rõ vấn đề.
CẤU TRÚC CỦA ĐỀ TÀI
Nội dung của đề tài được bố cục thành 5 chương như sau:
• Chương 1: Tổng quan về đề tài
• Chương 2: Cơ sơ lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
• Chương 3: Giới thiệu tổng quan về Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
• Chương 4: Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy của Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
• Chương 5: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam
Trong chương 1, tác giả đã đưa ra cái nhìn tổng quát về đặt vấn đề, lịch sử giải quyết vấn đề, phạm vi, phương pháp nghiên cứu cũng như cấu trúc của đề tài Trong phần đặt vấn đề, chúng ta nhận thức được rằng: trong bối cảnh hiện nay, các doanh nghiệp ngoài việc đầu tư vốn, công nghệ, nhân sự…, chiến lược kinh doanh thì yếu tố phân bổ và sử dụng nguồn lực hợp lý để đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có thể đứng vững trong môi trường kinh doanh cũng rất quan trọng Tuy từng nhân viên, từng bộ phận có trách nhiệm khác khau nhưng họ vẫn cùng mục tiêu, nhiệm vụ chung và họ sẽ là người quyết định nên khả năng thành bại của doanh nghiệp trên thị trường Trong phần lịch sử giải quyết vấn đề tác giả đã chỉ dẫn ra được 2 bài nghiên cứu của đề tài để nắm rõ hơn vấn đề cần nghiên cứu
Công tác tổ chức bộ máy đóng một vai trò và có ý nghĩa lớn lao trong mỗi doanh nghiệp Với mong muốn tìm hiểu sâu hơn thực trạng công tác tổ chức tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam đồng thời thông qua những kiến thức tích lũy mục tiêu nghiên cứu đề tài này nhằm rút ra những hạn chế còn tồn tại của công tác trên để đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức bộ máy tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam trong phạm vi nghiên cứu là giai đoạn 2014-2016 Bằng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau kết hợp với những tài liệu thu thập được từ Đơn vị thực tập, bố cục 5 chương sẽ đưa ra cái nhìn đi từ tổng quan đến chi tiết rõ ràng về đề tài, cụ thể trong chương 1 giới thiệu tổng quan về đề tài lựa chọn, chương 2 đề cập đến cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp, chương 3 giới thiệu khái quát về Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam từ đó tạo nền tảng để tìm hiểu sâu hơn về chương 4 nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy tại Ban quản lý dự án Điện lực miền Nam với mục tiêu đưa ra các giải pháp, kiến nghị ở chương 5 nhằm nâng cao công tác tổ chức bộ máy tại Ban quản lý trong thời gian tới
SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP
2.1.1 Bản chất của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Công tác tổ chức bộ máy là “ hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức” Thực chất công tác tổ chức bộ máy là việc xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tạo khuôn khổ để thực hiện quá trình đưa kế hoạch vào thực tiễn và các quá trình tổ chức khác Là việc phân công lao động một cách khoa học, rõ ràng, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp, từng bộ phận, là việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với họ là những nguồn lực khác Qua đó mọi thành viên của tổ chức sẽ xác định được mình phải làm gì, chịu trách nhiệm như thế nào để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức
2.1.2 Mục đích và ý nghĩa công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Mỗi công việc, một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù đơn giản hay phúc tạp đều phải đặt ra yêu cầu Hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp đều dựa trên các yếu tố nguồn lực cơ bản như: cơ sở vật chất, con người và tài chính, đặc biệt trong đó con người là yếu tố quyết định Vì vậy, trong một bộ máy tổ chức hữu hiệu, sự phối hợp nhịp nhàng ăn khớp giữa các cá nhân và trong bộ phận, phòng ban sẽ tạo ra môi trường thuận lợi để mọi thành viên trong tổ chức phát huy hết năng lực trong thực hiên nhiệm vụ được giao và góp phần hoàn thành mục tiêu chung đạt hiệu quả
Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh phát triển giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực nhất là nguồn lực con người và các nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật,… Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp Chính vì vậy mà công tác tổ chức bộ máy luôn mang ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp
2.1.3 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Ngày nay, với nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, bất kỳ doanh nghiệp nào, dù doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay kinh doanh thương mại đều phải hoạt động trong môi trường kinh doanh đầy biến động Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp được tạo lập để thực hiện các kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn được xây dựng để phù hợp với nhiệm vụ, yêu cầu mới Trình độ khoa học ngày càng phát triển, máy móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời và cơ cấu của doanh nghiệp phải được xây dựng phù hợp với công nghệ mới trên một môi trường đầy biến động của thời kỳ hội nhập
2.1.4 Sự cần thiết khách quan để nâng cao công tác tổ chức bộ máy
Những năm qua nền kinh tế nước ta có nhiều biến động do cuộc khủng hoảng tài chính thế giới xảy ra làm cho tình trạng sản xuất kinh doanh bị giảm sút, công nhân thiếu việc làm, dẫn tới nhu cầu tiêu dùng xã hội thu hẹp, khiến cho hoạt động của hầu hết doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức to lớn, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng Để giải quyết bài toán này, vấn đề đặt ra là các biện pháp sử dụng hợp lý mọi nguồn lực sao cho quá trình sản xuất kinh doanh phải đạt mức “ tối ưu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận” để đảm bảo về lợi thế cạnh tranh Vì vậy, việc nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy của mọi doanh nghiệp là điều tất yếu
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
2.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy
2.2.1.1 Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp
Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược là bước đầu tiên trong quy trình quản trị chiến lược Nhiệm vụ thể hiện mục đích lâu dài, phân biệt một doanh nghiệp với những doanh nghiệp khác Còn về mục tiêu thì nó có một ý nghĩa rất quan trọng đối với việc lựa chọn chiến lược của doanh nghiệp, nó là cơ sở đầu tiên của quy trình chiến lược trong doanh nghiệp Tất cả các quyết định chiến lược bắt nguồn từ mục tiêu được công bố Việc đề ra các mục tiêu hợp lý giúp doanh nghiệp định hướng đúng đắn việc phân tích các điều kiện môi trường
2.2.1.2 Đặc điểm ngành nghề của doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp như công nghệ kỹ thuật, ngành nghề, trình độ phát triển… sẽ đòi hỏi những cách thức quản lý khác nhau, trình độ nhân viên khác nhau, nhu cầu nhân lực khác nhau, dẫn tới cách thức hình thành bộ máy quản lý phải khác nhau và mang tính đặc thù
2.2.1.3 Năng lực và trình độ của nhân viên trong doanh nghiệp
Con người trong doanh nghiệp là một yếu tố có ảnh hưởng lớn đến việc thiết kế bộ máy tổ chức Trước hết, người có ảnh hưởng lớn nhất tới việc xây dựng bộ máy tổ chức là nhà quản trị cấp cao Ngoài nhà quản trị cấp cao, bộ máy tổ chức cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, tác phong làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp Khi cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của nhân viên cao thì có thể đảm nhiệm nhiều công việc góp phần làm giảm lượng nhân viên trong bộ máy, giúp bộ máy gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý.
2.2.2 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy
2.2.2.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Công tác tổ chức bộ máy với mục đích tạo ra một môi trường thuận lợi để phối hợp hoạt động đạt được năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp Chiến lược của một doanh nghiệp có ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức của doanh nghiệp theo các lý do như: xác định nhiệm vụ, loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp, xác định hoàn cảnh môi trường, mục tiêu chiến lược nhằm xây dựng lộ trình và triển khai để tổ chức thiết lập một bộ máy hoàn chỉnh đúng đắn nói chung và thực hiện các mục tiêu chủ trương phương châm chiến lược mà doanh nghiệp đã lựa chọn
2.2.2.2 Hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp
Hoàn cảnh nội tại của doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp, thường xuyên và rất quan trọng với hoạt động quản trị của mỗi tổ chức, chủ yếu bao gồm: tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất và văn hóa tổ chức Người ta có thể xây dựng bộ máy tổ chức nếu không có căn cứ vào những điều kiện và hoàn cảnh thực tế Chất lượng và hiệu quả công việc thực hiện các quyết định trong quản trị phụ thuộc không nhỏ vào yếu tố này
2.2.3 Nguyên tắc và phương pháp của cơ cấu tổ chức bộ máy
2.2.3.1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy của doanh nghiệp a.Nguyên tắc gắn với mục tiêu:
Tổ chức với mục đích của nó là nhằm thực hiện mục tiêu hiện có hay tổ chức bộ máy trên cơ sợ mục tiêu đã định Vì vậy việc tổ chức bộ máy phải được gắn chặt với mục tiêu đã được xác định b.Nguyên tắc hiệu quả:
Cơ sở của hiệu quả là tối thiểu hóa chi phí sản xuất , do đó doanh nghiệp cần phải phân công công việc đúng người, phù hợp với khả năng, trình độ c.Nguyện tắc cân đối: Để hoàn thành công việc nhà quản trị phải thực hiện công việc là giao việc cho cá nhân hay bộ phận trong tổ chức đảm nhiệm phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đó tại doanh nghiệp
Môi trường xung quanh mỗi doanh nghiệp luôn luôn biến đổi theo nhiều chiều hướng khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần phải luôn luôn sẵn sàng với việc biến đổi của môi trường để doanh nghiệp không bị ảnh hưởng nghiêm trọng mỗi khi doanh nghiệp có sự biến đổi e.Nguyên tắc chỉ huy:
Các cá nhân trong các bộ phận nên chỉ có một cấp chỉ huy duy nhất, các cấp cần phải coi trọng nguyên tắc này để tránh mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên trực tiếp chỉ huy
2.2.3.2.Phương pháp công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp a.Phương pháp diễn giải từ tổng hợp đến chi tiết (được áp dụng đối với những cơ cẩu tổ chức quản trị đang hoạt động):
Phương pháp này bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển Sau đó, tiến hành tập hợp cụ thể các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó để đảm bảo cho bộ máy tổ chức hoạt động đồng bộ và nhịp nhàng nhằm đảm bảo tính hiệu quả trong thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp b.Phương pháp quy nạp từ chi tiết đến tổng hợp (được ứng dụng trong trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị mới)
Phương pháp này được bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản trị và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin, rồi sao đó mới hình thành cơ cấu tổ chức quản trị Việc phân tích nhiệm vụ thực hiện sẽ tạo ra cơ sở qui định mô hình tổ chức và qui định các chức năng cho từng phòng ban và bộ phận để hình thành mối quan hệ thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp c Phương pháp hỗn hợp:
Phương pháp này còn gọi là phương pháp có sự kết hợp một cách hợp lý giữa hai phương pháp quy nạp từ chi tiết đến tổng hợp và phương pháp diễn giải từ tổng
10 hợp đến chi tiết Thực hiện hai phương pháp này cần đưa ra những kết luận có tính nguyên tắc nhằm hoàn thiện hoặc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị, sau đó mới tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo các điều lệ, quy chế, nội quy cho các bộ phận của cơ cấu ấy, đồng thời xác lập kênh thông tin cần thiết d Phương pháp tương tự (bắt chước, mô phỏng): Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn
Cơ sở phương pháp luận để xác định sự tương tự là phân loại các đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định
2.2.4 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp
2.2.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau :
Hình 1.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TRỰC TUYẾN
[ Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011]
Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau: mỗi cấp chỉ có thủ trưởng cấp trên trực tiếp, mối quan hệ được thiết lập theo chiều dọc, công việc quản trị được tiến hành theo tuyến
- Ưu điểm: tuân thủ nguyên tắc 1 thủ trưởng, tạo ra sự thống nhất tập trung cao, chế độ trách nhiệm rõ ràng
Phó Giám Đốc Sản Xuất Phó Giám Đốc Tiêu Thụ
NHẬN XÉT
Trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp, tổ chức phải có một bộ máy gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Để làm được điều này các nhà quản trị cần nhận thức rõ mục tiêu, tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp cơ bản của công tác tổ chức bộ máy quản trị, nắm rõ các yếu tố cơ sở cho việc tổ chức bộ máy, cũng như việc xác định tầm hạn quản trị, phân chia tổ chức hợp lý và tiến hành đầy đủ các bước công việc cần thiết cho một quá trình nhất định, nhà quản trị sẽ xây dựng được bộ máy tổ chức hữu hiệu
Trong phần cơ sở lý luận được giới thiệu ở chương 2 tác giả đã nêu ra được bản chất của công tác tổ chức, mục đích và ý nghĩa cũng như tầm quan trọng của công việc nâng cao công tác tổ chức bộ máy Với những nội dung cơ bản của công tác tổ chức bộ máy bao gồm nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp cũng như đặc điểm ngành nghề, năng lực và trình độ nhân viên trong doanh nghiệp, về cơ sở khoa học có nội dung mục tiêu hoạt động và hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp Trên cơ cở các nội dung cơ bản được nêu trong nội dung trên, tác giả giới thiệu tiếp các nguyên tắc trong tổ chức bộ máy doanh nghiệp gồm: nguyên tắc gắn với mục tiêu, nguyên tắc hiệu quả, nguyên tắc cân đối, nguyên tắc linh hoạt, nguyên tắc chỉ huy đồng thời chỉ ra các phương pháp công tác tổ chức để doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu như phương pháp diễn giải từ tổng hợp đến chi tiết, phương
17 pháp quy nạp từ chi tiết đến tổng hợp, phương pháp hỗn hợp, phương pháp tương tự Mô hình cơ cấu tổ chức được sử dụng sẽ phụ thuộc vào điều kiện cụ thể những yếu tố mà nhà quản trị tin tưởng sẽ mang lại những kết quả tốt nhất cho họ trong từng hoàn cảnh mà họ gặp phải và có nhiều kiểu cơ cấu tổ chức với những đặc điểm của từng loại, ưu khuyết điểm mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để phù hợp bộ máy quản trị của mình như: cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến, cơ cấu tổ chức quản trị chức năng,cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp, cơ cấu tổ chức quản trị ma trận Bên cạnh đó, tiến trình tổ chức bộ máy doanh nghiệp được tác giả giới thiệu khá chi tiết từ công tác xác định mục tiêu chiến lược đến phân tích nhu cầu công việc và mô tả nhiệm vụ cần thực hiện cho đến công tác thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế hoạt động cũng như đưa ra định biên nhân viên, chính sách sử dụng nhân viên như thế nào là hợp lý và công tác phân công, phân nhiệm, phối hợp thực hiện nhiệm vụ, kiểm tra kết quả hoạt động để đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, nhận biết rõ các sai lệch, nguyên nhân để có thể điều chỉnh
18 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN LỰC
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN LỰC MIỀN NAM
Ban Quản lý dự án Điện lực miền Nam (Ban QLDA ĐL miền Nam) là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Nam, tiền thân trước đây là Ban Quản lý dự án Lưới điện, được thành lập ngày 01 tháng 08 năm 1995 theo quyết định số 443/ĐVN/TCCB-LĐ của Tổng công ty Điện lực Việt Nam, đến ngày 19 tháng 01 năm 2016, Tổng công ty Điện lực miền Nam có quyết định số 248/QĐ-EVN SPC ban hành lại Quy chế tổ chức hoạt động của Ban QLDA Điện lực miền Nam theo cơ cấu tổ chức mới với 06 phòng chức năng Một số thông tin cơ bản của Ban QLDA Điện lực miền Nam:
- Tên gọi đầy đủ: Ban Quản lý dự án Điện lực miền Nam
- Tên giao dịch quốc tế: Southern Power Project Management Board
- Trụ sở giao dịch: Toà nhà EVN SPC, số 16 Âu Cơ, phường Tân Sơn Nhì, quận Tân Phú, thành phố Hồ Chí Minh
- Địa bàn hoạt động: 21 tỉnh/ thành phố phía Nam: An Giang, Bà Rịa - Vũng Tàu, Bạc Liêu, Bến Tre, Bình Dương, Bình Phước, Bình Thuận, Cà Mau, Cần Thơ, Đồng Nai, Đồng Tháp, Hậu Giang, Kiên Giang, Lâm Đồng, Long An, Ninh Thuận, Sóc Trăng, Tây Ninh, Tiền Giang, Trà Vinh, Vĩnh Long;
Quá trình phát triển của Ban QLDA Điện lực miền Nam được tóm lược qua các giai đoạn sau:
- Giai đoạn 1995 - 2000 : Được Tổng công ty Điện lực Việt Nam (nay là Tập đoàn Điện lực Việt Nam) thành lập vào ngày 01/08/1995 với tên gọi là Ban QLDA lưới điện với chức năng chính là quản lý các dự án nguồn và lưới điện có cấp điện áp đến 35kV do Công ty Điện lực 2 (nay là Tổng công ty điện lực miền Nam) làm Chủ đầu tư
- Giai đoạn 2000 - 2007 : Được Tổng công ty Điện lực Việt Nam thành lập lại vào ngày 03/7/2000 với tên gọi cũ, tăng cường thêm chức năng mới là quản lý dự án nguồn và lưới điện đến cấp điện áp 110kV
- Giai đoạn 2007 - 2010 : Ngày 25/6/2007, Tập đoàn Điện lực Việt Nam quyết định thành lập Ban QLDA Điện lực miền Nam trên cơ sở sát nhập 03 Ban QLDA trực thuộc Công ty Điện lực 2 bao gồm: Ban QLDA lưới điện, Ban QLDA Năng lượng nông thôn khu vực miền Nam và Ban Quản lý các dự án lưới điện vay vốn ngân hàng phát triển Châu Á ( ADB)
- Giai đoạn 2010 - 2015 : Được Tổng công ty Điện lực miền Nam thành lập lại vào ngày 28/4/2010 để phù hợp với mô hình mới của Công ty mẹ - Tổng công ty Điện lực miền Nam Tiếp tục thực hiện chức năng quản lý dự án do Tổng công ty Điện lực miền Nam làm chủ đầu tư, bổ sung thêm quản lý những dự án lưới điện có cấp điện áp lên đến đến 220kV
- Giai đoạn 2015 đến nay : Được Tổng công ty Điện lực miền Nam ban hành lại Quy chế tổ chức hoạt động vào ngày 19/01/2016 để phù hợp với mô hình cơ cấu tổ chức mới của Ban QLDA Điện lực miền Nam.
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN LỰC MIỀN NAM
Chức năng nhiệm vụ chính của Ban QLDA Điện lực miền Nam là thay mặt Chủ đầu tư - Tổng công ty Điện lực miền Nam thực hiện công tác quản lý dự án; giám sát thi công xây dựng công trình; đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá thầu; tổ
20 chức đền bù giải phóng mặt bằng các công trình nguồn và lưới điện có cấp điện áp đến 110kV, các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp trên địa bàn 21 tỉnh, thành phố phía Nam
Ban QLDA Điện lực miền Nam có trách nhiệm thực hiện các công việc được giao theo đúng các quy định của Nhà nước về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, quản lý chất lượng công trình cũng như tuân thủ các luật như: Luật Doanh nghiệp, Luật Điện lực, Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu, Luật Dân sự, Luật Thương Mại và các luật, các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
- Lập và trình Tổng công ty Điện lực miền Nam phê duyệt nhiệm vụ kế hoạch hoạt động hàng năm của Ban Tiếp nhận vốn và có trách nhiệm quản lý và sử dụng chặt chẽ nguồn vốn và chi phí đầu tư xây dựng công trình theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước;
- Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất, xin cấp giấy phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phục vụ cho xây dựng công trình;
- Chuẩn bị hồ sơ Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế bản vẽ thi công - dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, tổ chức đánh giá xét chọn thầu … của các dự án để trình duyệt theo quy định;
- Đàm phán, ký kết hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán các hợp đồng ký kết với các đơn vị đối tác theo nhiệm vụ hoặc ủy quyền của chủ đầu tư để triển khai thực hiện dự án như: mua sắm vật tư thiết bị; thi công xây lắp; giám sát thi công xây dựng; giám sát khảo sát, thực hiện bồi thường giải phóng mặt bằng và các loại hợp đồng liên quan khác;
- Thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán kế toán, báo cáo thống kê và quyết toán tài chính theo quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty Điện lực miền Nam;
- Căn cứ biên chế bộ máy quản lý và tổng số lao động được Tổng công ty Điện lực miền Nam phê duyệt, được quyền xét chọn, tuyển dụng lao động theo quy định, bố trí sử dụng nguồn nhân lực cho hợp lý và được quyền thành lập các tổ chuyên môn nghiệp vụ của Ban khi cần thiết
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN LỰC MIỀN NAM
3.3.1 Các nguồn lực của Ban QLDA ĐL Miền Nam
Ban QLDA ĐL miền Nam hoạt động chính từ lầu 3 đến lầu 6 của Toà nhà văn phòng SPC số 16 Âu Cơ Phường Tân Sơn Nhì Quận Tân Phú, TP.HCM Thiết bị văn phòng: chủ yếu được sử dụng vào các hoạt động phục vụ công việc gồm máy vi tính, máy photocopy, máy in, máy scan, điện thoại, máy fax, bàn ghế làm việc
Bảng 1: LƯỢNG MÁY MÓC THIẾT BỊ SỬ DỤNG TẠI VĂN PHÒNG( tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2016) ĐVT: nghìn đồng
STT Danh mục ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
2 Máy tính xách tay Cái 25 11.690 292.250
Quan sát bảng trên ta thấy, lượng máy móc thiết bị tại Ban QLDA chủ yếu là máy tính phục vụ cho công tác văn phòng, ngoài ra Lãnh đạo Ban QLDA cũng đã trang bị thêm một số thiết bị khác nhằm phục vụ công tác tại đơn vị
Tổng số nhân viên trong Ban quản lý năm 2016 là 118 cán bộ công nhân viên với cơ cấu về giới tính, tuổi trung bình và trình độ được thống kê theo bảng dưới dây:
Bảng 2: CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2014-2016
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 So sánh
SL % SL % SL % SL % SL %
I Trình độ học vấn 124 100 121 100 118 100 -3 -2,42 -3 -2,48 Đại học, cao đẳng 103 83,1 100 82,6 97 82,2 -3 -0,5 -3 -0,4
III Phân loại lao động 124 100 121 100 118 100 -3 -2,42 -3 -2,48
Lao động gián tiếp 108 87,1 105 86,8 102 86,4 -3 -0,3 -3 -0,4 Lao động trực tếp 16 12,9 16 13,2 16 13,6 0 0,3 0 0,4
Dựa vào bảng cơ cấu nguồn lao động trong Ban quản lý những năm qua ta thấy lực lượng trong Ban giảm dần qua các năm cụ thể năm 2014 toàn Ban có 124 người đến năm 2016 chỉ còn lại là 118 người do một số cán bộ công nhân viên đến tuổi về hưu và định mức lao động hàng năm Tổng công ty Điên lực Miền nam phân bổ lại Trình độ học vấn tại Ban đa phần là trình độ đại học và độ tuổi lao
23 động trong khoảng khoảng từ 31 – 49 chiếm đa số cho thấy lực lượng lao động ngày càng trẻ hóa, đầy nhiệt quyết Nhìn chung, nguồn nhân lực trong Ban đáp ứng đủ nhu cầu về sử dụng lao động
Bảng 3.3 CƠ CẤU LAO ĐỘNG TẠI CÁC PHÒNG BAN TÍNH ĐẾN THÁNG 12/2016
Phòng ban Tổng số lao động năm 2016
Phòng Kế hoạch – vật tư 14
Phòng Tài chính – kế toán 17
Phòng Quản lý đầu tư 20
Phòng Quản lý công trình điện 1 20
Phòng Quản lý công trình điện 2 19
Ban QLDA Điện lực miền Nam là đơn vị hoạt động hoạch toán phụ thuộc và là đơn vị quản lý do đó không có hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời không có doanh thu và lơi nhuận Tất cả chi phí của Đơn vị được lấy từ chi phí quản lý của các công trình đầu tư xây dựng hằng năm
3.3.2 Sản phẩm của Ban QLDA ĐL Miền Nam
Do tính chất đặc thù của Đơn vị nên từ khi mới thành lập cho đến nay Ban QLDA ĐL Miền Nam có 1 sản phẩm duy nhất đó là quản lý và giám sát đầu tư xây dựng các công trình điện công nghiệp thuộc các tỉnh thành phía Nam
3.3.3 Thị trường của Ban QLDA ĐL Miền Nam
Ban QLDA ĐL Miền Nam trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Nam do đó thị trường quản lý và giám sát các công trình xây dựng điện của Ban quản lý là các tỉnh phía Nam gồm Bình Thuận, Lâm Đồng, Bình Phước, Bình Dương, Đồng Nai, Tây Ninh, Bà Rịa – Vũng Tàu, Long An, Tiền Giang, Đồng Tháp, An Giang, Bến Tre, Vĩnh Long, Trà Vinh, Hậu Giang, Kiên Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu, Cà
Mau, Cần Thơ ngoại trừ Thành phố Hồ Chí Minh
BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN LỰC MIỀN NAM
3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy
3.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban a Phòng Tổng Hợp:
Phòng Tổng Hợp là phòng nghiệp vụ phụ trách các công tác sau:
- Thanh tra bảo vệ pháp chế
- Thi đua - khen thưởng, tuyên truyền b Phòng Tài chính-Kế toán:
Phòng Quản lý công trình Điện 2
Phòng Quản lý công trình Điện 1
Phòng Quản lý Đầu tư
- Chức năng chính của Phòng tài chính – kế toán là thực hiện các nghiệp vụ kế toán và tài chính của Ban đồng thời hướng dẫn, giám sát các đơn vị của Ban trong việc thực hiện các quy định về Tài chính và Kế toán
- Chủ trì thực hiện công tác quyết toán các công trình, chủ trì đôn đốc các đơn vị trong Ban thực hiện các công việc có liên quan và phân tích các hoạt động kinh tế, đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi phí đầu tư, chi phí hoạt động của Ban, tăng hiệu quả của công trình c Phòng Kế Hoạch - Vật tư:
- Lập và trình duyệt kế hoạch chung của Ban Theo dõi đôn đốc các đơn vị trong Ban hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch được giao
- Tổ chức đấu thầu xây lắp và đấu thầu tư vấn
- Lập và theo dõi việc thực hiện thanh quyết toán các hợp đồng tư vấn lập hồ sơ Báo cáo nghiên cứu khả thi, Thiết kế bản vẽ thi công - Dự toán, Hồ sơ mời thầu,
Tư vấn giám sát độc lập Lập hợp đồng xây lắp và theo dõi tiến độ thực hiện
- Lập và trình duyệt hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, đơn hàng mua sắm vật tư thiết bị
- Tổ chức tiếp nhận, bảo quản, cấp phát vật tư thiết bị
- Theo dõi và quản lý vật tư thiết bị tồn kho, thường xuyên áp dụng các biện pháp giảm vật tư thiết bị tồn kho
- Tổ chức kiểm tra hiện trường để đảm bảo số lượng, chất lượng vật tư thiết bị lắp đặt cho công trình
- Tham gia nghiệm thu và quyết toán vật tư thiết bị các công trình d Phòng Quản lý công trình điện 2
- Kiểm tra và trình duyệt hồ sơ bồi thường giải phóng mặt bằng mà chính quyền địa phương đã phê duyệt trong dự án đầu tư xây dựng các công trình
- Thực hiện công tác bồi thường giải phóng mặt bằng của các công trình được giao quản lý như đăng ký kế hoạch sử dụng đất, đo vẽ địa chính, thành lập hội đồng bồi thường, thông báo thu hồi đất, phối hợp Hội đồng bồi thường giải phóng
26 mặt bằng của các địa phương bị thu hồi đất, thực hiện công tác phát quang cây cối, cải tạo mái nhà trong hành lang bảo vệ an toàn lưới điện,.v v
- Quản lý tiến độ thi công của các công trình, quản lý khối lượng, chất lượng công tác xây dựng và lắp đặt vật tư thiết bị
- Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thi công, tư vấn thiết kế, giám sát thi công xây dựng trong việc thực hiện các hồ sơ phát sinh, hồ sơ quyết toán vật tư thiết bị, quyết toán phần xây lắp theo đúng các trình tự, thủ tục quy định Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra nội dung và xác nhận tính chính xác, tính pháp lý của các hồ sơ trước khi trình duyệt e Phòng Quản lý công trình điện 1
- Kiểm tra và trình duyệt hồ sơ bồi thường giải phóng mặt bằng mà chính quyền địa phương đã phê duyệt trong dự án đầu tư xây dựng các công trình
- Thực hiện công tác bồi thường giải phóng mặt bằng của các công trình được giao quản lý như đăng ký kế hoạch sử dụng đất, đo vẽ địa chính, thành lập hội đồng bồi thường, thông báo thu hồi đất, phối hợp Hội đồng bồi thường giải phóng mặt bằng của các địa phương bị thu hồi đất, thực hiện công tác phát quang cây cối, cải tạo mái nhà trong hành lang bảo vệ an toàn lưới điện,.v v
- Quản lý tiến độ thi công của các công trình, quản lý khối lượng, chất lượng công tác xây dựng và lắp đặt vật tư thiết bị
- Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thi công, tư vấn thiết kế, giám sát thi công xây dựng trong việc thực hiện các hồ sơ phát sinh, hồ sơ quyết toán vật tư thiết bị, quyết toán phần xây lắp theo đúng các trình tự, thủ tục quy định Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra nội dung và xác nhận tính chính xác, tính pháp lý của các hồ sơ trước khi trình duyệt f Phòng Quản lý đầu tư:
Phòng Quản lý đầu tư là phòng nghiệp vụ phụ trách các công tác sau:
- Thẩm tra, trình duyệt các hồ sơ Báo cáo nghiên cứu khả thi, Thiết kế bản vẽ thi công - Dự toán, Hồ sơ mời thầu của các công trình
- Thẩm tra khối lượng, chất lượng, trình duyệt hồ sơ phát sinh của các công trình do Ban phê duyệt dự toán
- Tổ chức thực hiện công tác giám sát khảo sát với các đơn vị Tư vấn thiết kế
- Chủ trì triển khai các công tác liên quan đến sáng kiến cải tiến và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác của Ban.
TÌNH HÌNH GIẢI NGÂN VÀ QUYẾT TOÁN NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN LỰC MIỀN NAM
3.5.1 Tình hình giải ngân và quyết toán những năm gần đây
Bảng 4: TÌNH HÌNH GIẢI NGÂN ( từ năm 2014 đến năm 2015) Đơn vị tính: triệu đồng
Năm Kế hoạch được giao Giá trị giải ngân Ghi chú
Qua bảng số liệu trên ta thấy được giá trị giải ngân của năm sau bao giờ cũng cao hơn năm trước và Ban QLDA luôn hoàn thành mức kế hoạch trên 90% so với kế hoạch hằng năm mà Tổng công ty Điện lực miền Nam giao và đặc biệt năm
2015 số liệu giải ngân đã vượt kế hoạch đạt 104% Nhu cầu sử dụng điện tăng cho thấy nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển và đến nay 100% xã, phường, thị trấn tại 21 tỉnh, thành phía Nam đều đã có điện lưới quốc gia
Về tình hình quyết toán tại Ban QLDA Điện lực Miền Nam, chỉ tiêu hàng năm Tổng công ty Điện lực miền Nam giao cho Ban QLDA quyết toán công trình là 15 công trình, đây cũng là số lượng công trình mà Ban QLDA phải đạt được để đánh giá chấm đểm thi đua cuối năm
3.5.2 Nhận xét, đánh giá Ưu điểm: Đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Ban QLDA đều có trình độ cao chiếm 97% và đều được đào tạo đúng chuyên ngành Đây chính là một trong những nguồn lực mạnh có ý nghĩa đối với Ban QLDA Chế độ 1 thủ trưởng đơn vị được thực hiện nghiêm túc trong mọi công việc tại đơn vị Mọi đầu mối công việc
28 đều do Giám đốc chỉ đạo từ trên phân cấp phân quyền xuống cho từng bộ phận chuyên trách nhằm tránh chồng chéo công việc lẫn nhau Ban QLDA luôn trang bị đầy đủ các máy móc, thiết bị làm việc cho cán bộ nhằm đảm bảo năng suất lao động và sự thoải mái
Nhược điểm: Do địa bàn quản lý rộng lớn nên khối lượng công việc tại Ban QLDA rất nhiều, giám đốc là người đầu mối công việc nên nhiều lúc dẫn đến quá tải và đôi lúc ảnh hưởng đến hoạt động của Ban QLDA Phòng chức năng quản lý công trình điện 1 và 2 có cùng một chức năng và nhiệm vụ như nhau đây cũng là 1 nhược điểm cần bố trí lại
Trong chương 3 , qua phần giới thiệu Ban QLDA Điện lực miền Nam chúng ta tìm hiểu thông tin cơ bản nhất của Ban QLDA, khái quát được lịch sử hình thành và quá trình phát triển từ một đơn vị là Ban QLDA lưới điện với chức năng chính là quản lý các dự án nguồn và lưới điện có cấp điện áp đến 35kV đã phát triển thành một Ban QLDA Điện lực miền Nam chuyên quản lý các dự án lưới điện lên đến 220kV Chức năng nhiệm vụ chính của Ban QLDA Điện lực miền Nam là thay mặt Chủ đầu tư - Tổng công ty Điện lực miền Nam thực hiện công tác quản lý dự án; giám sát thi công xây dựng công trình; đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá thầu; tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng các công trình nguồn và lưới điện có cấp điện áp đến 110kV, các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp trên địa bàn
21 tỉnh, thành phố phía Nam Bên cạnh đó, tác giả cũng giới thiệu đặc điểm hoạt động của Ban QLDA Điện lực miền Nam như cơ sở vật chất ra sao, nhân lực của đơn vị gồm bao nhiêu người, tài chính, sản phẩm và thị trường để chúng ta có thể hiểu rõ hơn về Ban QLDA Điện lực miền Nam Sau cùng là phần tổng hợp tình hình giải ngân và thanh quyết toán của đơn vị đơn vị đã đạt được trong những năm gần đây
NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA BAN
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN LỰC MIỀN NAM
4.1 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN LỰC MIỀN NAM ( Ban QLDA ĐL Miền Nam)
4.1.1 Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược của Ban QLDA ĐL Miền Nam
Ban QLDA Điện lực miền Nam với phương châm là trở thành một đơn vị xuất sắc trong quản lý dự án toàn ngành, luôn chú trọng đến việc quản lý chất lượng công trình được tốt nhất nhằm đem lại nguồn điện kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh tế nước nhà Để làm tốt công việc này, luôn đòi hỏi đội ngũ kỹ sư có kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao và đoàn kết để mỗi năm đều đạt được các kế hoạch mà Tổng công ty Điện lực miền Nam giao cho Bên cạnh đó Ban QLDA cũng không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên, luôn đảm bảo thu nhập của nhân viên năm sau cao hơn năm trước, quan tâm đến chế độ đào tạo và đãi ngộ , tạo môi trường làm việc năng động thoải mái cho nhân viên
4.1.2 Đặc điểm ngành nghề của Ban QLDA ĐL Miền Nam
Ban QLDA Điện lực miền Nam là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Nam và thay mặt Chủ đầu tư - Tổng công ty Điện lực miền Nam thực hiện công tác quản lý dự án; giám sát thi công xây dựng công trình; đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá thầu; tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng các công trình nguồn và lưới điện có cấp điện áp đến 110kV, các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp trên địa bàn 21 tỉnh, thành phố phía Nam
4.1.3 Năng lực và trình độ của nhân viên trong Ban QLDA ĐL Miền Nam
Nhìn chung năng lực và trình độ của nhân viên tại Ban QLDA Điện lực miền Nam đều tốt nghiệp đại học, riêng ban lãnh đạo đạt trình độ thạc sĩ và là những người có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác và quản lý ngành điện Nguồn nhân lực hiện tại của đơn vị là nguồn nhân lực trẻ, năng động và nhiệt tình và chuyên nghiệp trong công việc Họ luôn hăng hái tham gia các hoạt động đoàn thể trong đơn vị và sẵn sàng làm thêm ngoài giờ để hoàn thành tốt công việc của mình nhằm giúp đơn vị đạt được kết quả tốt trong nhiệm vụ được giao
4.2 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
TRONG BAN QLDA ĐL MIỀN NAM
4.2.1 Mục tiêu hoạt động của Ban QLDA ĐL Miền Nam
Mục tiêu của Ban QLDA Điện lực miền Nam đó là trở thành một đơn vị xuất sắc trong quản lý và giám sát các công trình do Tổng công ty Điện lực miền Nam giao cho, để thực hiện được mục tiêu này thì tổ chức bộ máy quản lý của Ban QLDA phải điều hành một cách khoa học và hiệu quả
4.2.2 Hoàn cảnh thực tiễn của Ban QLDA ĐL Miền Nam
Trong quá trình cải cách nền kinh tế thị trường của Việt Nam thời kỳ đổi mới, bằng việc ban hành, bổ sung và điều chỉnh các thông tư, nghị định, luật thuế ,
…Từ khi được thành lập năm 1995 là một Ban QLDA lưới điện với nhiệm vụ quản lý dự án lưới điện 35kV trở xuống đến khi thành một Ban QLDA Điện lực miền Nam với nhiệm vụ quản lý và giám sát các công trình lưới điện 220kV, đơn vị đã trải qua nhiều giai đoạn khó khăn nhưng cũng từng bước phát triển và vững mạnh như ngày hôm nay Ví dụ như vào năm 2007-2009 kinh tế toàn cầu diễn biến lâm vào tình trạng khủng hoảng dẫn đến hàng loạt các ngân hàng thế giới bị ảnh hưởng, chỉ số chứng khoáng liên tục giảm, tiền tệ bị mất giá, tình trạng lạm phát cũng tăng cao tại nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam chúng ta, vào thời gian đó đơn vị cũng ít nhiều bị ảnh hưởng do lạm phát tăng dẫn đến các nguyên vật liệu tăng theo và một số nhà thầu xây dựng đã gửi công văn yêu cầu điều chỉnh giá hợp đồng gây nhiều khó khăn cho Ban QLDA Điện lực miền Nam trong việc thực hiện đúng tiến độ xây dựng và đóng điện các công trình trọng điểm do Tổng
31 công ty Điện lực miền Nam đề ra Và cũng trong thời gian đó ta cũng có thể thấy được bối cảnh kinh doanh của các doanh nghiệp trong giai đoạn này như sau:
- Ngày 11 tháng 01 năm 2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức thương mại thế giới ( WTO) sau 11 năm đàm phán đã giúp kinh tế Việt Nam tăng trưởng đáng kể bao gồm chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế, thu hút vốn đầu tư(FDI), tiêu thụ dịch vụ trong nước và xuất khẩu tăng lên Bên cạnh những thành tích trên, tình hình kinh tế xã hội năm 2007 cũng bộc lộ một số hạn chế, bất cập Ngoài những hạn chế, bất cập còn tồn động từ những năm trước, thì trong năm nay vẫn còn nổi lên ba vấn đề lớn cần giải quyết Giá tiêu dung tăng cao so với các năm trước và cao hơn so với tăng trưởng GDP Nhập siêu liên tục tăng, tình hình ô nhiễm môi trường và tình trạng kẹt xe vẫn chưa được giải quyết triệt để
- Năm 2008 tình hình lạm phát tăng cao, tác động đến tình hình giá cả dịch vụ trong năm liên tục tăng, tình trạng thất nghiệp gia tăng, đời sống nhân dân ngày càng khó khăn, doanh nghiệp trong nước sản xuất ra không bán được hàng, nhiều doanh nghiệp đã phá sản, kinh tế xã hội vốn đã khó khăn nay càng khó khăn hơn
- Trước những khó khăn nêu trên, năm 2009 kinh tế Việt Nam vẫn bị ảnh hưởng bởi kinh tế toàn cầu Bằng sự linh hoạt của Đảng và chính phủ với nhiều hình thức khác nhau để mở rộng chính sách thông thoáng cho kinh tế trong nước, điển hình là việc mở rộng cho đối tượng sản xuất bằng việc hổ trợ lãi suất 4% các khoản vay trung hạn và dài hạn thay vì 12%/ năm để phát triển sản xuất kinh doanh Đây là một trong những chính sách thành công của Việt Nam trước tình hình kinh tế đầy biến động giúp chính sách tiền tệ được ổn định và phát triển
Nhìn chung giai đoạn 2007-2009, tình hình kinh tế Việt Nam ít nhiều có biến đổi lớn, những hạn chế và bất cập trong kinh doanh của Việt Nam trong thời gian qua có thể bắt nguồn từ những nguyên nhân sau:
- Thứ nhất: do chúng ta chuyển sang xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng
Xã hội Chủ nghĩa từ điều kiện sản xuất hàng hóa nhỏ còn phổ biến, cơ sở hạ tầng còn thấp, kinh tế dịch vụ còn mới chưa phát triển
- Thứ hai: do hệ quả của cơ chế kế hoạch tập trung, quan liêu, bao cấp làm hạn chế nhận thức và tư duy phát triển kinh tế thị trường
- Thứ ba: do năng lực còn hạn chế của nguồn lực còn thiếu, trình độ chuyên môn chưa cao, thiếu hụt đội ngũ tri thức trong lĩnh vực nghiên cứu kể cả về lý thuyết lẫn thực tiễn trong tình hình mới
- Thứ tư: do chịu ảnh hưởng nghiêm trọng của cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu năm 2008-2009
- Thứ năm: kinh tế lạm phát làm ảnh hưởng đến tỷ giá hối đoái, giá dịch vụ liên tục tăng, lãi suất ngân hàng tăng có lúc lên đến 21%/năm
4.3 NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG BAN QLDA ĐL MIỀN NAM
4.3.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy trong Ban QLDA ĐL Miền Nam a Nguyên tắc gắn với mục tiêu
