BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC XXX KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --- --- BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ S
ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu về những lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Hệ thống hóa lý thuyết liên quan làm cơ sở lý luận để nghiên cứu thực tế Bằng những tài liệu thu thập từ đơn vị thực tập, công tác tổ chức bộ máy đƣợc phân tích, đánh giá, đƣa ra một số giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác này trong đơn vị thực tập.
CẤU TRệC ĐỀ TÀI
Nội dung đề tài được bố cục làm 3 chương như sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
- Chương 2: Tìm hiểu về công tác tổ chức bộ máy của công ty TNHH đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang
- Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP
CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Bản chất của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Bản chất công tác tổ chức bộ máy là xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tạo khuôn khổ để thực hiện quá trình đƣa kế hoạch vào thực tiễn và các quá trình tổ chức khác Công tác tổ chức đƣợc tiếp cận theo ba khía cạnh: tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc Ba nhiệm vụ này luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau và liên kết nhau thành hệ thống nhiệm vụ chính trong thực hiện chức năng tổ chức của nhà quản trị Trong đó công tác tổ chức bộ máy là hoạt động quan trọng và chi phối các hoạt động còn lại Tổ chức bộ máy là hoạt động nhằm thiết lập một hệ thống các phòng ban sao cho các cá nhân và bộ phận để có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức Qua đó thành viên trong bộ máy tổ chức sẽ xác định đƣợc mình sẽ làm gì, chịu trách nhiệm nhƣ thế nào để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Muốn tổ chức đạt đƣợc mục tiêu nhƣ đã đề ra thì nhà quản trị cần phải có cái nhìn tổng quan, khái quá về năng lực vật chất cũng như năng lực con người của doanh nghiệp mình để có chiến lược tổ chức bộ máy sao cho phù hợp nhất, chi phí thấp nhất nhƣng hoạt động hiệu quả nhất
1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp đều dựa trên các yếu tố nguồn lực cơ bản như: cơ sở vật chất, con người và nguồn lực tài chính Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hay không đều là do việc sử dụng hợp lý các nguồn lực, sự hài hòa thống nhất và đồng bộ của các bộ phận Khi đã tổ chức đƣợc một bộ máy hiệu quả, khoa học thì mọi hoạt động của tổ chức đề đƣợc thông suốt, tạo môi
4 trường thuận lợi cho các thành viên trong tổ chức phát huy hết năng lực của mình góp phần giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu chung
Cơ cấu tổ chức bộ máy một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất kinh doanh, một mặt tác động tích cực trở lại việc phát triển của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực, giúp chúng ta xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, mối tương quan giữa bộ phận và cá nhân Một cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm kinh tế, môi trường kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tồn tại và phát triển dài lâu Vì vây, công tác tổ chức bộ máy luôn mang ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản trị và hiệu quả thực hiện mọi nhiệm vụ đáp ứng mục tiêu chung của doanh nghiệp
1.1.3 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Công tác tổ chức bộ máy có vai trò quan trọng , nó quyết định mọi hoạt động của tổ chức Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ giúp cho mọi người thực hiện đƣợc chức năng, nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi và có hiệu quả hơn Đó là nhân tố quyết định sự thành công trong hoạt động của doanh nghiệp Đối với nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động với bất kỳ loại hình nào đều phải gánh chịu khó khăn là sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh Những yếu tố này luôn luôn tác động đến mọi mặt của doanh nghiệp, nó tạo ra những cơ hội mới nhƣng lại luôn kèm theo những thách thức và nguy cơ Vì vậy, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đƣợc tạo lập để thực hiện các kế hoạch, chiến lƣợc kinh doanh và mục tiêu chung của tổ chức Việc đẩy mạnh xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp là hoạt động quan trọng và then chốt trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp
1.1.4 Sự cần thiết khách quan phải nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
Những năm gần đây, nền kinh tế nước ta có nhiều khủng hoảng, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng Vì thế, để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần phải có
5 bước nhảy quan trọng đi trước đón đầu để tránh nguy cơ đồng thời đón đầu cơ hội Doanh nghiệp cần đặt ra các biện pháp sử dụng hợp lý nguồ lực sao cho tối đa hóa lợi nhuận với chi phí tối ưu nhất để đảm bảo vị thế cạnh tranh trên thị trường Do đó, bên cạnh nhiều hoạt động khác thì việc nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy là điều tất yếu.
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy
1.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Công tác tổ chức bộ máy với mục đích tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi để phối hợp với các hoạt động khác giúp đạt đƣợc năng suất, nâng cao chất lƣợng và hiệu quả công việc nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp Do vậy, mục tiêu chiến lƣợc là cơ sở khoa học đƣợc sử dụng làm căn cứ cho công tác tổ chức bộ máy, vì:
- Thứ nhất: Chiến lƣợc xác định nhiệm vụ của doanh nghiệp và căn cứ vào nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy
- Thứ hai: Chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ, nên cơ cấu tổ chức phải đƣợc thiết kế theo nhƣ các đặc điểm này
- Thứ ba: Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường mà doanh nghiệp sẽ hoạt động trong đó Hoàn cảnh này sẽ ảnh hưởng đến thiết kế bộ máy tổ chức
1.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp
Hoàn cảnh bên trong doanh nghiệp có ảnh hưởng thường xuyên, trực tiếp và rất quan trọng đối với hoạt động quản trị của mỗi tổ chức Liên quan đến hoàn cảnh cụ thể và thực tiễn của doanh nghiệp, chủ yếu bao gồm: tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất và văn hóa tổ chức Xét về mặt tính chất thì các yếu tố thuộc môi trường nội bộ có ảnh hưởng trực tiếp và nhiều mặt đến các hoạt động quản trị Người ta không thể xây dựng bộ máy tổ chức mà không có căn cứ vào những điều kiện và hoàn cảnh thực tế
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
1.2.2.1 Môi trường kinh doanh a Một số yếu tố môi trường vĩ mô i Yếu tố kinh tế Đây là yếu tố quan trọng nhất trong môi trường vĩ mô, nó tác động mạnh mẽ đến môi trường bên trong của các loại hình tổ chức khác nhau Những biến động của nền kinh tế vừa tạo ra những cơ hội, vừa tạo ra những thách thức cho các nhà quản trị Đối với doanh nghiệp đang nằm trong khu vực có nền kinh tế tăng trưởng nhanh thì doanh nghiệp cần tận dụng các nguồn lực có sẵn để mở rộng quy mô tổ chức, phát triển doanh nghiệp Ngƣợc lại, trong giai đoạn kinh tế suy thoái thì phải thường xuyên theo dõi biến động của các chỉ số kinh tế để chủ động thay đổi quy mô, lựa chọn cơ cấu tốt nhất để tránh nguy cơ cạnh tranh Một nhà quản trị thành công là nhà quản trị biết dự đoán và nắm bắt kịp thời cơ hội cũng như lường trước được mọi khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải trước những dự báo của yếu tố kinh tế ii Yếu tố văn hóa, xã hội
Văn hóa, xã hội là một thể thống nhất trong một quốc gia, chúng tác động đến các hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp Mỗi dân tộc đều có hệ thống xã hội và văn hóa riêng, bao gồm: phong cách ứng xử, thể hiệng bằng thái độ, niềm tin và các giá trị về mặt xã hội những mong muốn, hy vọng, tri thức, giáo dục và tập tục của dân cư trong xã hội luôn có tác động mạnh mẽ đến môi trường bên trong tổ chức Vì nó quy định bằng nhận thức của chính nhà quản trị iii Yếu tố chính trị, pháp luật
Yếu tố này bao gồm hệ thống pháp luật và các văn bản pháp luật do nhà nước ban hành Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều chỉnh các hoạt động của tổ chức Quan điểm, thái độ của các nhà quản trị trong quan hệ đối nội và đối ngoại, trong xu thế hội nhập quốc tế, tạo ra môi trường vĩ mô có ảnh hưởng sâu sắc
7 đến môi trường bên trong của tổ chức Các yếu tố chính trị, pháp luật vừa có thể tác động làm hạn chế, vừa tạo ra cơ hội cho tổ chức b Môi trường vi mô i Đối thủ cạnh tranh
Hiểu đƣợc đối thủ cạnh tranh có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc hình thành chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp Mức độ cạnh tranh phụ thuộc vào số lượng công ty tham gia cạnh tranh, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu chi phí cố định và mức độ đa dạng hóa của sản phẩm Sự có mặt của yếu tố này làm tăng nhu cầu của công ty muốn đạt đƣợc và bảo vệ thị phần của mình ii Khách hàng
Khách hàng là một bộ phận không thể tách rời trong môi trường cạnh tranh Niềm tin vào sản phẩm của khách hàng là tài sản vô hình có giá trị nhất của công ty Niềm tin đó đạt đươc là do thỏa mãn tốt nhu cầu và thị hiếu của khách so với đối thủ cạnh tranh Xây dựng và giữ đƣợc niềm tin lâu dài là một công việc vô cùng khó khăn và luôn là thách thức lớn đối với mọi doanh nghiệp iv Nhà cung cấp
Các công ty kinh doanh cần phải quan hệ với các tổ chức cung cấp các nguồn hàng khác nhau nhƣ: vật tƣ, thiết bị, lao động, tài chính,… Doanh nghiệp có mối quan hệ ổn định lâu dài với nhà cung cấp sẽ là lợi thế tốt, tạo đƣợc sự ổn định trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Nhà cung cấp có nhiều biến động cũng tạo ra những khó khăn nhất định đối với doanh nghiệp, nhƣng doanh nghiệp luôn phải có kế hoạch dự phòng nhà cung cấp để tránh sự cố xảy ra iv Sản phẩm thay thế
Sức ép của sản phẩm thay thế làm hẹn chế tiềm năng lợi nhuận của ngành Nếu không chú ý đến sản phẩm thay thế, doanh nghiệp có thể bị lùi lại với thị trường mà không thể chống cự lại với thị trường biến động Vì vậy, doanh nghiệp cần không ngừng nghiên cứu, tạo ra các mặt hàng thay thế tiềm năng và có sự dự phòng về cơ cấu tổ chức cho khâu này v Các giới chức có quan hệ trực tiếp
Là những nhóm công chúng bất kì tỏ ra quan tâm thực hay có thể sẽ quan tâm đến những tổ chức hay có ảnh hưởng đến khả năng đạt tới những mục tiêu đề ra của nó
Bất kì công ty nào cũng hoạt động trong môi trường gồm bảy loại giới có quan hệ trực tiếp sau đây:
(1)Giới tài chính; (2) giới có quan hệ trực tiếp thuộc các phương tiện thông tin; (3) giới có quan hệ trực tiếp thuộc các cơ quan nhà nước; (4) nhóm công dân hành động; (5) giới có quan hệ trực tiếp ở địa phương; (6) quần chúng đông đảo; (7) công chúng trực tiếp nội bộ
1.2.2.2 Yếu tố con người và yếu tố công nghệ a Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp
Một nhà quản trị có năng lực sẽ có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phân bổ công việc phù hợp với mọi nhân viên, nhƣ vậy nhân viên sẽ hoạt động hiệu quả, bộ máy tổ chức ổn định lâu dài, ít tốn kém chi phí b Yếu tố công nghệ
CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 11 1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
1.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
Mô hình tổ chức quản trị trực tuyến đƣợc xây dựng trên nguyên lý mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này đƣợc thiết lập chủ yếu theo chiều dọc và công việc quản trị đƣợc tiến hành theo tuyến Mô hình này đặc biệt phù hợp những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục
1.4.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng
Mô hình tổ chức quản trị theo chức năng đƣợc xây dƣng dựa trên các nguyên lý có sự tồn tại các đơn vị chức năng, không theo tuyến, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp
1.4.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp
12 Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhƣng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách
1.4.4 Cơ cấu tổ chức ma trận Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay Cơ cấu này cho phép thực hiện nhiều đề án cùng lúc, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trợ về vị trí, đơn vị cũ Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhƣng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và đƣợc toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG
1.5.1 Công tác xác định mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp đã đƣợc hoạch định
Mục tiêu chiến lược kinh doanh là định hướng tổng quát cho mọi hoạt động của doanh nghiệp Việc hình thành bộ máy tổ chức là hoạt động mang ý nghĩa tạo ra phương hướng để phối hợp thực hiện thắng lợi mục tiêu này Giai đoạn này tập trung vào việc phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa mục tiêu và mô hình Nếu bộ máy tổ chức xây dựng tên nền tảng của cơ cấu hoạt động có sẵn thì bước này sẽ phân tích những hạn chế và thiếu sót của cơ cấu cũ đề ra cách thức cải tiến cho phù hợp
1.5.2 Phân tích nhu cầu công việc và mô tả nhiệm vụ cầu thực hiện
Trên cơ sở mục tiêu cần thực hiện, nhà quản trị cần phải biết bằng những hoạt động gì? Hoặc những công việc gì? Để hình thành các nhu cầu về chức năng làm cơ sở thiết kế một bộ khung đƣợc phân chia theo từng nhớm chức năng và tạo ra tiền đề cho việc thiết lập các phòng ban và các bộ phận theo một hệ thống nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động phối hợp thực hiện nhiệm vụ
1.5.3 Công tác thiết lập phòng ban
Từ việc phân tích công việc, doanh nghiệp sử dụng bản kết quả phân tích mô tả công việc làm cơ sở phục vụ cho các bước thiết lập các phòng ban và bộ phận cần nhóm chức năng riêng biệt Thực hiện bước này, doanh nghiệp phải xem xét tới các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy để tránh sự chồng chéo, trùng lặp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ khi bộ máy tổ chức đƣợc vận hành
1.5.4 Xây dựng quy chế hoạt động
Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp là tập hợp rất nhiều con người cùng nhau hợp tác làm việc để đạt mục tiêu chung của tổ chức Nhờ vào nội dung quy chế đƣợc ban hành, các phòng chức năng sẽ nhận thức rõ trách nhiệm, quyền hạn của nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động phối hợp thực hiện nhiệm vụ rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo gây ảnh hưởng tới sự đoàn kết nội bộ và hiệu quả thực hiện mục tiêu chung
1.5.5 Công tác định biên nhân viên Đây là công tác xác định số lƣợng nhân viên cần thiết theo yêu cầu của từng phòng ban và bộ phận sao cho hợp lý và đủ sức hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả mong muốn
1.5.6 Chính sách sử dụng nhân viên
Khi thực hiện công tác tổ chức bộ máy cần phải xác định rõ nhu cầu nhân sự với chất lƣợng cụ thể làm cơ sở cho việc phân công, phân nhiệm để đáp ứng nhu cầu công việc
1.5.7 Công tác phân công, phân nhiệm
Phân công, phân nhiệm là bước bố trí nhân sự vào các vị trí công tác theo khả năng và yêu cầu công việc cần đáp ứng một cách hợp lý và chuyên nghiệp
1.5.8 Phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Khi các cá nhân cùng tham gia và phối hợp thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao thì dù công việc phức tạp cũng có thể hoàn thành tốt Từng phòng ban thực hiện chức
14 năng để triển khai công việc cho mỗi cá nhân, phối hợp quan hệ giữa các cá nhân, phòng ban và bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ
1.5.9 Công tác đánh giá điều chỉnh
Kiểm tra kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận phòng ban để đánh giá kết quả hoạt động của bộ máy Nhận biết rõ các sai lệch và tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời Tổ chức lại bộ máy theo hướng hoàn thiện trên cơ sở khắc phục những hạn chế, định biên lại, điều chỉnh tầm hạn quản trị, thu hẹp hoặc mở rộng chức năng, quy mô hoạt động của các phòng ban,…
NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG
Trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp, tổ chức phải có một bộ máy gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện tốt quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Khi tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy, nắm rõ các yếu tố cơ sở cho việc tổ chức bộ máy, cũng nhƣ việc xác định tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức hợp lý thì nhà quản trị sẽ xây dựng đƣợc một bộ máy hiệu quả
Tuy nhiên trong thực tế, áp dụng, tuân thủ đƣợc đầy đủ các nguyên tắc là việc rất khó đối với các doanh nghiệp Bởi vì các nguyên tắc và phương pháp này có phần hơi cứng nhắc, chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, còn đối với những doanh nghiệp mới thành lập, có quy mô nhỏ thì khó có thể áp dụng hoàn toàn
Tóm tắt chương lý luận này cho ta thấy tổng quan lý thuyết khoa học để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy hiệu quả Tổ chức là một thể thống nhất, hoàn chỉnh và hoạt động một cách khoa học, nó phản ánh bộ mặt của cấp quản trị Nhà quản trị cần thấy rõ đƣợc bản chất, tầm quan trọng, ý nghĩa, mục đích và sự cần thiết của công tác tổ chức bộ máy Mô hình cơ cấu tổ chức sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố môi trường vĩ mô, vi mô và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp đang hoạt động Trong quá trình hoạt động, việc phân chia quyền lực của cấp độ quản trị là yếu tố quan trọng nhất vì khi có quyền lực sẽ dễ dàng chi phối và điều hành cấp dưới hoạt động đúng ý định của nhà quản trị Khi nhà quản trị nắm rõ các lý thuyết khoa học về việc thành lập cơ cấu tổ chức và phương pháp tổ chức bộ máy thì sẽ đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng, đúng yêu cầu và mục tiêu chung của doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc đảm bảo các nguyên tắc trên giúp cho nhà quản trị kịp thời nhận biết những sai lệch trong quá trình hoạt động và có thể sửa chữa kịp thời Ngoài ra nó còn đòi hỏi có mạng lưới trung tâm thông tin chính xác, quyết định đúng đắn và phối hợp nỗ lực đóng góp ý kiến của tất cả các cấp quản trị Một bộ máy cần sự ổn định lâu dài để hoạt động hiệu quả nhƣng cũng cần phải có sự thay đổi kịp thời để tiếp thu sự phát triển của khoa học công nghệ
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG 16 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
Giới thiệu về công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang
- Tên giao dịch: Thanh Quang Trading Production Investment Co., LTD
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 35 Đường 43, Phường 10, Quận 6, TP.HCM
- Kho bãi: Ấp Tiền Lân, xã Bà Điểm, huyện Hóc Môn, TP.HCM
- Website: www.thanhquangco.com.vn
- Chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch Và Đầu Tƣ cấp ngày 4/3/2011
- Tài khoản: 180 10 3700 00705 – Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu Tư và Phát triển Việt Nam – CN Kỳ Hòa
- Giám đốc: Nguyễn Thị Vinh
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Ngành Dệt May vốn đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam Nhƣng bên cạnh đó bất cập lớn nhất của dệt may Việt Nam trong chuỗi cung ứng là khâu cung cấp nguyên, phụ liệu đầu vào Định hướng phát triển sản phẩm ngành sợi dệt là tập trung vào chương trình sản xuất vải phục vụ xuất khẩu, phát triển các sản phẩm dệt kỹ thuật, sản phẩm dệt phục vụ y tế, phát triển các nguồn nguyên liệu xơ bông, các loại cây có sơ, sợi , sơ sợi nhân tạo và phụ liệu Nhận thấy đƣợc nhu
17 cầu về vải sợi – sản xuất và buôn bán của thị trường nên tháng 4 năm 2011, Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất Thương mại Thanh Quang ra đời Từ đó đến nay, cùng với nhiều biến động của thị trường, Công ty cũng đã không ít lần phải đối mặt với khó khăn và sự cạnh tranh khốc liệt, dù vốn và tài sản của Công ty còn nhỏ, nhƣng với đội ngũ nhân viên tâm huyết, gắn bó với Công ty nên uy tín của Công ty ngày càng được nâng lên tạo được vị trí nhất định trên thị trường miền Nam Trong tương lại, Công ty đang có những chính sách, dự án mới nhằm mở rộng thị trường trong nước
Các sản phẩm dịch vụ của Công ty:
Bảng 2.1 DANH SÁCH THÀNH VIÊN GÓP VỐN
STT Tên thành viên Giá trị phần vốn góp Tỷ lệ (%) Ghi chú
1 Nguyễn Thị Vinh 15 tỷ đồng 50
2 Nguyễn Thị Kim Huệ 7,5 tỷ đồng 25
3 Nguyễn Thị Nhi 7,5 tỷ đồng 25
Công ty đã đi vào hoạt động ổn định, có con dấu riêng có đầy đủ tƣ cách pháp nhân và tài khoản ngân hàng, chính thức thành lập vào tháng 4/2011 Đến nay, đội ngũ nhân viên đã tăng từ 11 đến 50 người Công ty đang cố gắng xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín chất lƣợng trong lòng khách hàng, với phương châm “Với kinh nghiệm của mình, Chúng tôi luôn mong muốn cung cấp cho quý khách hàng tất cả các sản phẩm sợi trong nước và thế giới với chất lượng tốt nhất và giá cả hợp lý nhất”
Các nguồn lực của công ty
2.1.3.1 Cơ sở vật chất và máy móc thiết bị
Hoạt động của công ty dựa trên cơ sở vật chất đầu tƣ trang thiết bị tại trụ sở chính: Số 35 Đường 43, Phường 10, Quận 6, TP.HCM là gần 1 tỷ đồng
Thiết bị văn phòng chủ yếu đƣợc sử dụng vào các hoạt động hình thành chính, phục vụ cho kinh doanh gồm máy tính, máy photocopy, máy in, điện thoại, máy fax, bàn ghế làm việc được phòng kế toán thống kê theo bảng dưới:
Bảng 2.2 LƢỢNG MÁY MÓC THIẾT BỊ SỬ DỤNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG TY (tính đến tháng 12 năm 2016) ĐVT: nghìn đồng
GIÁ Thành tiền Ghi chú
1 Máy tính bàn Bộ Dell 50 9.850 492.500
2 Máy tính xách tay Cái Dell 5 13.690 68.450
3 Máy in & scan Cái Canon 6 4.020 24.120
8 Điện thoại cầm tay Cái Samsung 5 4.690 23.450
9 Điện thoại bàn Cái Panasonic 50 425 21.250
10 Máy nước nóng lạnh Cái Panasonic 5 3.550 17.750
11 Đồng hồ treo tường Cái Casio 5 200 1.000
Nguồn: P Kế toán Quan sát bảng trên ta thấy máy móc thiết bị của Công ty TNHH Đầu tƣ Sản Xuất Thương Mại Thanh Quang đề là thương hieuj có tiếng, có chất lượng ổn định, thuộc dòng máy cao cấp đảm bảo độ bên trong thời gian làm việc cho nhân viên Việc lựa chọn nguồn máy móc chính hãng này cũng là một lựa chọn đúng đắn của Ban quản trị Công ty Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí cho bảo trì và thay thế do hƣ hỏng và tránh mất thông tin dữ liệu trong quá trình sử dụng lâu
19 năm, giúp cho hoạt động của các bộ phận được đảm bảo tính lưu thông, tạo ấn tƣợng tốt, giúp nhân viên hăng hái làm việc hơn Trang thiết bị đầy đủ, hiện đạ cũng góp phần tạo đƣợc thiện cảm của nhân viên cũng nhƣ khách hàng khi lần đầu vào Công ty
Tổng nhân viên trong Công ty là 32 người năm 2016 Cán bộ công nhân viên với cơ cấu giới tính tuổi trung bình và trình độ đƣợc thống kê theo bảng sau:
Bảng 2.3 CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY (từ năm 2014 – 2015) ĐVT: Người
SL % SL % SL % SL % SL %
I Trình độ học vấn 25 100 30 100 32 100 5 20 2 6,67 Đại học, cao đẳng 25 100 30 100 32 100 5 20 2 6,67
Nguồn: P Hành chính, Nhân sự
Dựa vào bảng thống kê cơ cấu lao động của Công ty ta thấy đƣợc lƣợng lao động tăng dần đều ở mức vừa phải, điều này cho thấy sự ổn định trong cơ cấu lao động của Công ty Tất cả nhân viên trong Công ty đều có trình độ từ Đại học, Cao đẳng trở lên, điều này thể hiện Công ty đang sở hữu một đội ngũ nhân viên có chất lƣợng, góp phần không nhỏ cho việc phát triển sâu hơn trong ngành sau này Về giới tính, sự cân bằng giới tính đang đƣợc cải thiện khi số liệu năm 2016 mới đây cho thấy tỷ lệ Nam/Nữ là xấp xỉ bằng nhau Độ tuổi lao động trong Công ty đều
20 dưới 45 tuổi, chứng tỏ công ty đang sở hữu nguồn nhân lực trẻ, với sự năng động, mạnh mẽ, góp phầm tăng khả năng lao động, sáng tạo, chịu đƣợc áp lực trong công việc Nhìn chung, Công ty có nguồn lao động ổn định cả về chất và về lƣợng, đây là một lợi thế rất lớn cho Công ty khi đang trên đường phát triển như hiện nay
Bảng 2.4 CƠ CẤU LAO ĐỘNG CÁC PHÕNG BAN (tính đến tháng 12/2016) ĐVT: Người
Phòng ban Tổng số lao động năm 2016
Phòng hành chính nhân sự 5
Nguồn: P Hành chính, Nhân sự 2.1.3.3 Tài chính
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dựa trên tình hình tài chính với cơ cấu sử dụng vốn đến năm 2016 nhƣ sau:
- Vốn cố định: 1.820.000.000 đồng, dùng để mua sắm các tài sản nhƣ máy móc, trang thiết bị dài hạn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên
- Vốn lưu động: 28.180.000.000 đồng, dùng để chi trả và mua sắm các hoạt động trong công ty nhƣ máy móc, trang thiết bị có giá trị thấp hơn 20 triệu đồng và được sử dụng ngắn hạn, trả lương và thuê các thiết bị văn phòng, chi phí khác
- Nguồn vốn kinh doanh của Công ty là 30 tỷ đồng đƣợc huy động 100% từ vốn chủ sở hữu.
Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Đầu tƣ Sản xuất Thương mại Thanh Quang
2.1.4.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban a Giám đốc
Là đại diện hợp pháp của Công Ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt của Công ty, là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty Giám đốc có quyền hạn cao nhất trong công ty, với các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển, kế hoạch dài hạn của Công ty, dự án đầu tƣ, liên doanh, đề án tổ chức quản lý của Công ty
- Tổ chức điều hành Công ty nhằm thực hiện đúng các quy định, nghị quyết của Nhà nước
- Đề nghị bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các cán bộ nhân viên thuộc quyền quản lý
- Có quyền ký kết các hợp đồng về kinh tế b Phó giám đốc
Phó Giám Đốc giúp Giám Đốc trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của công ty Trực tiếp theo dõi, dự báo tình hình thuận lợi, khó khăn trong hoạt động kinh doanh để đƣa ra các biện pháp cần thiết nhằm chỉ đạo, điều hành công việc một cách có hiệu quả nhất Thay mặt Giám Đốc điều hành hoạt động của Công Ty theo sự ủy quyền của Giám Đốc khi Giám Đốc vắng mặt hay đi công tác
22 c Phòng tài chính kế toán
- Trên cở sở kế hoạch hằng năm, phòng kế toán có nhiệm vụ lập kế toán tài chính của công ty Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của công ty theo quy định của nhà nước Chịu trách nhiệm quản lý, cân đối tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ cho giám đốc
- Nghiên cứu, cập nhật các chế độ, chính sách mới về tài chính, thuế… Tham mưu với giám đốc trong việc thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác tài chính, kế toán, tín dụng, kiểm tra nội bộ và phân tích hoạt động kinh tế của công ty
- Lập báo cáo tài chính, phân tích hiệu quả kinh doanh từ đó tham mưu, đề xuất những biện pháp thích hợp và cần thiết cho giám đốc nhằm tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh d Phòng kinh doanh
Chủ động mở rộng quan hệ, tìm kiếm thị trường và duy trì quan hệ với khách hàng cũ để thực hiện các hợp đồng kinh tế Thực hiện thanh lý hợp đồng theo quy định Tổng hợp doanh thu hàng tháng để đối chiếu với phòng kế toán và báo cáo cho Giám Đốc e Phòng hành chính, nhân sự
Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, tuyển dụng, đào tạo, lưu trữ hồ sơ,quản lý lao động, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động f Kho
Thực hiện việc dự trử,bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lƣợng, chất lƣợng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho.
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty những năm gần đây 22 2.1.6 Nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây
2.1.5.1 Cơ cấu thị trường và doanh thu
Bảng 2.5 CƠ CẤU THỊ TRƯỜNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG (TỪ NĂM 2014 – 2015) ĐVT: tỷ đồng
Doanh thu năm Chênh lệch Tỷ lệ
DT DT DT DT DT % %
Từ bảng số liệu trên cho thấy thị trường của công ty hoàn toàn năm ở Thành phố Hồ Chí Minh Mặc dù đây là một thị trường rất tiềm năng và có thể khai thác nhiều thêm, nhƣng để mở rộng và phát triển hơn, công ty nên xem xét việc khai thác thêm các thị trường ở khu vực các tỉnh lân cận, sau đó có thể mở rộng ra cả nước
2.1.5.2 Cơ cấu hàng hóa và doanh thu
Bảng2.6 DOANH THU TỪ LĨNH VỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG (TỪ NĂM
Doanh thu năm Chênh lệch Tỷ lệ
DT DT DT DT DT % %
Từ bảng số liệu cho thấy Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất Thương mại Thanh Quang chỉ tập trung sản xuất và buôn bán sợi dệt, vì thế tổng doanh thu của công ty cũng chính là doanh thu của sợi dệt Nếu muốn mở rộng, phát triển, nâng cao doanh thu thì công ty nên đầu tư nghiên cứu nhu cầu thị trường để có thể phát triển thêm các sản phẩm mới
Bảng 2.7 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG(năm 2014 - 2016) ĐVT: đồng Việt Nam
CHỈ TIÊU NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 725,292,897,195 749,991,778,684 765,805,721,618
6 Doanh thu hoạt động tài chính 363,809,845 34,423,928 16,746,063
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 881,003,157 690,685,861 1,506,711,780
10 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 583,908,711 1,414,807,790 482,611,168
Bảng 2.8 TỐC ĐỘ TĂNG TRƯỞNG CỦA CÔNG TY ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG TỪ NĂM 2014 – 2015 ĐVT: đồng Việt Nam
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 24,698,881,489 15,813,942,934 3.41 2.11
6 Doanh thu hoạt động tài chính -329,385,917 -17,677,865 -
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp -190,317,296 816,025,919 -
10 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 830,899,079 -932,196,622 142.3 -
Thông qua bảng báo cáo kết quả hoạt động ba năm liên tục và bảng tốc độ tăng trưởng của Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất Thương mại Thanh Quang (từ
2014 – 2016) cho thấy Công ty đang có được sự tăng trưởng ổn định
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng đều qua các năm Cụ thể là doanh thu năm 2015 tăng so với năm 2014 là 24.698.881.489 đồng Việt Nam, tương đương 3,41%; doanh thu năm 2016 tăng so với năm 2015 là 15.813.942.934 đồng Việt Nam, tương đương 2,11% Việc tăng trưởng ổn định trong 3 năm cho thấy Công ty đang trên đà phát triển vững chắc, tuy môi trường kinh tế ngày nay có sự cạnh tranh rất gay gắt nhưng Công ty luôn giữ đƣợc nguồn khách hàng cũ và không ngừng mở rộng kinh doanh bằng sự uy tín của mình
- Giá vốn hàng bán: Tuy doanh thu có tăng nhƣng việc giá vốn tăng song song cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu Năm 2015 giá vốn tăng 25.692.524.818 đồng Việt Nam so với năm 2014, tương đương 3,6% Năm
2016 giá vốn tăng 1,89% so với năm 2015, tương đương 13.963.109.991 đồng Việt Nam
- Lợi nhuận trước thuế: Năm 2015 lợi nhuận trước thuế tăng 693.251.713 đồng Việt Nam so với năm 2014, tương đương 150,03% Điều này cho thấy sức tăng trưởng mạnh mẽ của Công ty Tuy nhiên, lợi nhuận trước thuế năm
2016 lại giảm so với năm 2015, cụ thể là giảm 26,03% tương đương 300.706.047 đồng Việt Nam Việc lợi nhuận giảm một phần vì sự biến động của giá vốn, một phần chịu nhiều biến động từ môi trường kinh tế Bởi vì năm 2016, Việt Nam có nhiều công tác chuẩn bị tham gia vào các diễn đàn kinh tế thế giới nhƣng không thành công
- Lợi nhuận sau thuế: Tăng 503.150.932 đồng Việt Nam vào năm 2015 so với năm 2014 (tăng khoảng 147,99%), nhƣng vào năm 2016, lợi nhuận sau thuế giảm 197.844.300 đồng Việt Nam so với năm 2015 tương đương 23,47% Mức giảm tuy không phải là quá lớn nhƣng nó đã phản ánh đƣợc sự cạnh tranh đầy khó khăn và thách thức trong nền kinh tế hiện nay mà doanh nghiệp đang phải đương đầu
2.1.6 Nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây
Nhờ vào công tác tuyển dụng và đào tào của Công ty đƣợc làm tốt từ ban đầu nên lực lƣợng lao động hoàn toàn có đầy đủ trình độ và kiến thức chuyên môn, có khả năng đảm nhiệm tốt công việc, bên cạnh đó đội ngũ nhân viên đều nằm trong độ tuổi lao động trẻ, năng động, nhiệt huyết, có thể chịu đƣợc áp lực cao trong công việc Đây chính là điểm mạnh có tính chiến lƣợc của Công ty Mô hình công ty được tổ chức theo mô hình chỉ có một cấp trên trực tiếp, do đó, đường truyền lệnh và nhận lệnh đƣợc phối hợp nhịp nhàng, quyền lực không bị quá phân tán hay tập trung vào một người nào đó Các bộ phận phòng ban có nhiệm vụ, chức năng rõ ràng để tham mưu cho Ban Giám đốc
Tuy mô hình tổ chức bộ máy và đội ngũ lao động của Công ty có rất nhiều ƣu điểm, điểm mạnh nhƣng vì công ty còn non trẻ, đang trên đà phát triển nên phải chịu không ít áp lực từ môi trường bên ngoài Bên cạnh đó, công tác đánh giá nhân viên của bộ phận hành chính nhân sự còn gặp nhiều bất cập, nhƣ sự dè chừng, kiên nể nhau, dẫn tới những người có năng lực thật sự nhưng chưa được lòng quản lý thì chƣa đƣợc chú ý đến hoặc đƣợc chú ý đến nhƣng không đƣợc tận tình, phần nào đó dẫn đến sự bất mãn nhen nhóm.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG
TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
2.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang
2.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của công ty
Từ khi thành lập, Giám đốc đã xác định rõ nhiệm vụ kinh doanh của công ty phải luôn gắn liền với cơ cấu tổ chức Tùy theo sự biến đối của môi trường dẫn đến sự thay đổi nhiệm vụ, mục tiêu kinh doanh của công ty, do đó cơ cấu tổ chức cũng
28 thay đổi theo Nhưng trong một số trường hợp, bộ máy tổ chức cũ cũng không cần thiết phải thay đổi, miễn sao bộ máy đó không làm cản trở mục tiêu và chiến lƣợc kinh doanh của công ty
2.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của Công ty
Theo phân tích của Công ty chứng khoán Maritime (MSI), sự cạnh tranh trong ngành sợi, dệt may đang ngày càng trở nên gay gắt Các doanh nghiệp dệt may Việt Nam đang phải đối mặt với sức ép cạnh tranh lớn từ các nước xuất khẩu lớn trên thế giới như Campuchia, Bangladesh, Ấn Độ, Trung Quốc… khi các nước này đang nhận đƣợc nhiều chính sách ƣu đãi từ Chính phủ của họ, đặc biệt là về chính sách tỷ giá yếu so với đồng USD để phát triển ngành dệt may và thu hút đơn hàng, ngoài ra chi phí gia công ngành may trong 3 năm gần đây của các nước này lại không tăng Vì vậy trong năm 2017 Ban lãnh đạo Công ty dự báo rằng tình hình kinh doanh sẽ khó khăn hơn năm 2015 nhƣng tất cả nhân viên phải nỗ lực hết mình, hy vọng sẽ vƣợt qua đƣợc khó khăn Qua 6 năm từ khi thành lập đến nay yếu tố thực tiễn luôn ảnh hưởng mạnh tới Công ty, nhưng chính nhờ sự nhạy bén, thông minh kịp thời đoán trước những khó khăn cũng như tận dụng thời cơ mà đã đƣa Công ty vƣợt qua hết những khó khăn và ngày càng vững mạnh tới ngày nay
2.2.2 Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty
2.2.2.1 Môi trường kinh doanh trong công ty a Một số yếu tổ môi trường vĩ mô i Yếu tố kinh tế
Trong những năm gần đây, nền kinh tế có nhiều biến đổi rõ rệt thông qua tình trạng lạm phát tăng nhanh, thị trường tài chính tiền tệ trong nước nói riêng và thế giới nói chung Đối với doanh nghiệp đang nằm trong khu vực có nền kinh tế đang tăng trưởng như Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất Thương Mại Thanh Quang thì cần phải tận dụng nguồn lực sẵn có để không ngừng mở rộng quy mô, phát triển tổ chức Một nhà quản trị thành công là nhà quản trị biết dự đoán đƣợc những thách thức và nắm bắt kịp thời cơ, cơ hội trước những dự báo của yếu tố kinh tế ii Yếu tố văn hóa, xã hội
Cũng nhƣ những lĩnh vực kinh doanh khác, kinh doanh sợi, dệt may tập trung vào khách hàng chính là thị trường nội địa nê yếu tố văn hóa, xã hội ít nhiều cũng có ảnh hưởng tới lĩnh vực kinh doanh của công ty Thời điểm mua sắm quần áo nhiều là vào các dịp lễ tết hay cuối năm, do đó nguồn cung sợi dệt thường tăng caovào quý 2 và 3 hàng năm iii Yếu tố chính trị, pháp luật
Việt Nam là một quốc gia có nền chính trị ổn định, đây là yếu tố quan trọng thu hút nhiều nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam và cũng là cơ hội lớn cho nền kinh tế nước nhà nói chung và công ty nói riêng Ngành may mặc Việt Nam đang có vị thế xuất khẩu khá cao trên thế giới, điều này cũng kéo theo ngành sợi phát triển Đây là một trong những tiềm năng phát triển to lớn cho công ty b Môi trường vi mô i Đối thủ cạnh tranh
Ngành sợi cũng là một trong những ngành có sự cạnh tranh khá cao trên trị trường Đối với một công ty mới thành lập được 6 năm, đang trên đường phát triển mở rộng thị trường thì đối thủ cạnh tranh là một thách thức rất lớn Công ty đang có những đối thủ lớn như: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Đông Tiến Hưng, Công ty TNHH Sợi dệt Ý VITA,… Nhận thức đƣợc sức ép của đối thủ cạnh tranh Công ty có nhiều chính sách để giữ chân khách hàng nhƣ cho thêm công nợ, thay vì 30 ngày thành 45 ngày và nhiều chính sách cụ thể khác cho từng đối tƣợng khách hàng ii Khách hàng
Khách hàng của công ty là các doanh nghiệp dệt may Lƣợng khách hàng chủ yếu ở Thành phố Hồ Chí Minh, Nam Định, Đồng Nai Công ty sở đầu tƣ số lƣợng lớn nhân viên kinh doanh, luôn tạo điều kiện cho nhân viên kinh doanh đi tỉnh và thăm khách hàng trực tiếp với mục đích mở rộng thị trường iii Nhà cung cấp
Công ty chủ yếu nhập nguyên liệu trong nước như Đồng Nai, Vũng Tàu, Tây Ninh, Bình Dương,…Do mức giá của nhà cung cấp cho công ty vẫn còn tương
30 đối cao nên dẫn đến giá vốn cao do đó doanh thu về bán hàng của công ty cũng chịu ảnh hưởng rất nhiều iv Sản phẩm thay thế
Các dòng sản phẩm của Công ty Đầu tư Sản xuất Thương mại Thanh Quang rất đa dạng, nhƣ: sợi bông cotton, sợi cotton, sợi filament, sợi OE, sợi poly viscose, sợi polyester, sợi viscose,… Với các dòng sản phẩm đa dạng nhƣ vậy giúp công ty có thể đáp ứng tối đa yêu cầu từ phía khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty khi đối diện với những thay đổi của nền kinh tế v Các giới chức có quan hệ trực tiếp
Ngày nay, khi đời sống xã hội ngày càng cao, nhu cầu về ăn mặc của con người cũng tăng theo Không chỉ quan tâm đến mẫu mã mà chất lƣợng vải cũng là yếu tố hàng đầu khi đi mua sắm quần áo Muốn có đƣợc chất lƣợng vải tốt thì chất lƣợng sợi phải tốt là điều không thể không nhắc tới Với phương châm luôn cung cấp sản phẩm với chất lượng tốt nhất đến tay người tiêu dùng, Công ty Thanh Quang luôn quan tâm cải tiến, nâng caao chất lƣợng sợi dệt của mình, vừa có thể mang chất lƣợng tốt đến tay khách hàng, vừa có thể mang lại giá trị tốt đẹp cho xã hội, thông qua đó có thể nâng cao đƣợc hình ảnh của công ty
2.2.2.2 Yếu tố con người và nghệ a Đội ngũ nhân viên trong công ty
Theo cơ cấu lao động đã thống kê trong mục 2.1.3.2, đội ngũ nhân viên trong công ty đều có trình độ cao đẳng, đại học trở lên và có độ tuổi trung bình từ
23 tuổi đến 45 tuổi nên có khả năng chịu đƣợc áp lực cao trong công việc cũng nhƣ tính năng động sáng tạo, đặc biệt phù hợp với đội ngũ kinh doanh đông đảo của Công ty Đa phần nhân viên đã đồng hành cùng công ty từ khi mới thành lập, đã tạo được vị trí ổn định và sự gắn bó lâu dài với công ty nên môi trường làm việc ở công ty luôn có đƣợc sự thoải mái, nhẹ nhàng b Yếu tố công nghệ
Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên tất cả các bộ phận trong công ty đều dùng các hệ thống chuyên dụng để bắt kịp công nghệ hiện nay, nhƣ bộ phận kế
31 toán dùng phần mền Misa,… Công ty luôn đầu tƣ chi phí hàng năm để nâng cấp các chương trình Việc áp dụng các công nghệ kỹ thuật mới giúp Công ty hoạt động tốt hơn, tạo sự hài lòng cho nhân viên cũng nhƣ khách hàng
2.2.2.3 Ngành nghề sở trường kinh doanh và qui mô lao động tại công ty a Địa bàn và qui mô hoạt động
QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
2.3.1 Công tác xác định mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp đã đƣợc hoạch định
Công tác xác định mục tiêu chiến lƣợc phân tích công việc, hình thành sơ đồ tổ chức bộ máy, thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế hoạt động, chính sách sử dụng nhân viên và công tác nhân sự đƣợc hoạch định xuất phát từ nhận thức của ban Giám đốc Trong công tác tổ chức bộ máy ban Giám đốc xem xét các nội dung dự báo về diễn biến các khả năng thay đổi về môi trường kinh doanh, các yếu tố môi trường tổng quát, môi trường vi mô, môi trường nội tại có ảnh hưởng qua lại,
34 tác động đến nhau nhƣ thế nào để hoạch định chiến lƣợc phù hợp cho sự phát triển và mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp
2.3.2 Phân tích nhu cầu công việc và mô tả nhiệm vụ cần thực hiện
Bộ phận hành chính nhân sự cùng ban Giám đốc cùng đƣa ra kế hoạch xây dựng tổ chức bộ máy công ty bao gồm các bước như sau: xác định nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh đã hoạch định, phân chia các nhiệm vụ theo nhóm chức năng Hình thành các chức năng làm cơ sở thiết lập sơ đồ bộ máy tổ chức để tiến hành tạo mọi điều kiện tốt nhất để triển khai thực hiện Phân tích công việc, mô tả công việc đƣợc tiến hành để đƣợc kết quả là bảng mô tả công việc nhƣ sau:
Bảng 2.9 MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÁC BỘ PHẬN
STT Các bộ phận Nhiệm vụ
1 Kinh doanh - Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh
- Tiềm kiếm và lưu trữ thông tin khách hàng
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng
- Xây dựng kế hoạch mở rộng quy mô lĩnh vực kinh doanh cho công ty
- Lên kế hoạch và bảng giá cho dịch vụ của công ty
2 Kế toán - Quản lý tài chính công ty
- Theo dõi thu chi, công nợ, tổng hóa đơn
- Tính lương cho nhân viên
- Dự toán chi tiêu cho năm tới
3 Nhân sự - Tổ chức nhân sự
- Chính sách lương thưởng cho người lao động
- Tuyển dụng và đào tạo theo yêu cầu từ các phòng ban
- Xây dựng chế độ khen thưởng và thi đua cho nhân viên
- Thực hiện chính sách theo đúng luật cho người lao động
4 Thủ kho - Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng
- Theo dõi hàng tồn kho
- Sắp xếp hàng hóa trong kho
- Đảm bảo tieu chuẩn hàng hóa trong kho
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn kho
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức công ty
Trong năm đầu tiên mới thành lập, quy mô công ty còn nhỏ khoảng 12 nhân viên, việc phân chia bộ máy tổ chức nhƣ trên hoàn toàn phù hợp và đảm bảo quy trình làm việc của Công ty Nhƣng sau 6 năm hoạt động, quy mô công ty đƣợc mở rộng hơn Bộ phận kinh doanh đang cần đƣợc đầu tƣ hơn cả về chất và về lƣợng để có thể hoạt động hiệu quả hơn
2.3.3 Công tác thiết lập phòng ban
Dựa theo bảng mô tả công việc, Công ty tiến hành cơ cầu tổ chức bao gồm các phòng ban: phòng Giám đốc, phòng Phó Giám đốc, phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và kho Các phòng ban này hoạt động theo nguyên tắc hiệu quả đƣợc đặt lên hàng đầu
2.3.4 Xây dựng quy chế hoạt động Để tránh tình trạng chồng chéo trong trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận phòng ban, việc thiết lập bộ máy tổ chức hoàn chỉnh đƣợc Công ty quan tâm hàng đầu Giám đốc công ty là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác xây dựng
36 quy chế hoạt động của Công Ty Bảng quy ghế hoạt động của bộ máy đƣợc xây dựng với nội dung cụ thể nhƣ sau:
- Qui định quyền hạn của Giám đốc: đƣa ra các quyết định quan trọng về chiến lƣợc phát triển của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của công ty với các thành viên góp vốn
- Giám đốc có quyền quyết định các hoạt động phân bổ và sử dụng nguồn lực trang thiết bị và quyền quyết định tuyển dụng, khen thưởng, phê bình hay sa thải nhân viên
- Phó giám đốc có quyền hạn phân chia, giao việc trong các hoạt động về kinh doanh, nhân sự, kế toán cho nhân viên; có chức năng tham mưu cho Giám đốc xử lý các công việc và nhận lệnh trực tiếp từ Giám đốc để truyền đạt lại cho các phòng ban; chịu toàn quyền trách nhiệm về Công ty khi Giám đốc vắng mặt
- Trưởng phòng ban là người chịu trách nhiệm trước mặt Giám đốc về hoạt động của phòng ban mình; đƣợc thuyên chuyển, điều chỉnh của các nhân viên
Trước khi ban hành bảng nội dung trên, Giám đốc đã bàn bạc thồng nhất nội dung với các thành viên góp vốn của Công ty
2.4.5 Công tác định biên nhân viên
Hiện tại công ty đang hoạt động với quy mô doanh nghiệp nhỏ và lƣợng nhân viên cũng đƣợc định biên phù hợp với quy mô hoạt động và số lƣợng nhân viên đƣợc thống kê cụ thể ở bảng 2.3:
- Tổng số lao động đến tháng 12 năm 2016 là 32 nhân viên, trong đó 100% có trình độ cao đẳng, đại học trở lên, tỷ lệ nam nữ cũng tương đối đồng đều với 14 nam và 18 nữ
- Từ kết quả định biên nhân sự cho thấy số lƣợng nhân viên trong năm 2016 tăng lên so với năm 2015 là 2 nhân viên tăng 6,67% (từ 30 nhân viên tăng lên 32 nhân viên)
2.4.6 Chính sách sử dụng nhân viên
Tại công ty Thanh Quang chính sách nhân viên bao gồm các vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn về số lƣợng nhân viên cho các phòng ban, về mức chi tiêu cho nhân viên từng bộ phận, chế độ đãi ngọ đào tạo và khen thưởng, đề bạt,… quá trình xây dựng những chính sách này đƣợc xây dựng dựa trên các yếu tố bên ngoài lẫn bên trong nhu: pháp luật, tình hình tài chính, quy mô, doanh thu…Thực trạng về công tác xây dựng chính sách sử dụng nhân viên của công ty cho thấy chính nhờ sự lấy ý kiến số đông nên chính nhận đƣợc đa số sự hài lòng từ nhân viên, tạo không khí vui vẻ, gắn bó trong tổ chức, tất cả vì mục đích chung của tổ chức
2.4.7 Công tác phân công, phân nhiệm
Bộ phận hành chính nhân sự phụ trách công tác phân công phân nhiệm cho các nhân viên theo quyết định của Giám đốc đƣa xuống Tùy vào từng loại công việc mà yêu cầu về tuổi tác, năng lực mà trưởng bộ phận đưa ra yêu cầu và có sự đề bạt với ban Giám đốc Giám đốc sẽ phê duyệt thông qua các quyết định bổ nhiệm, đối với các vị trí quan trọng chủ chối thì Giám đốc sẽ tự mình áp đặt Việc phân công, phân nhiệm đƣợc sự chú ý triệt để của Giám đốc công ty hoạc sự gợi ý của các cổ đông nhằm mang lại sự an tâm, tin tưởng để mạnh dạn giao việc và mang lại tích cực cho hoạt động của bộ máy tổ chức
2.4.8 Phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Thực trạng cho thấy việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ của công ty rất thông suốt và thuận lợi vì bộ máy công ty rất gọn nhẹ và khoa học Giám đốc đƣa ra các mục tiêu, chiến lược kinh doanh chung cho Công ty, trưởng các bộ phận chia nhỏ nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành viên trong phòng mình
2.4.9 Công tác đánh giá điều chỉnh
Công ty thường 2 cuộc họp và ngày thứ 7 thứ 2 và cuối cùng của tháng để tổng kết tình hình làm việc của các thành viên, xử lý khó khăn, vướng mắc nếu có Bên cạnh đó công ty cũng có các cuộc họp tổng kết quý vào cuối mỗi quý Cuộc họp này được tham gia bởi các cán bộ quản lý, trưởng các bộ phận cùng với ban Giám đốc Mục đích của cuộc họp là đánh giá tình hình hoạt động chung trong quý
38 từ đó làm cơ sở để khen thưởng những cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hay phê bình những cá nhân mắc sai phạm.
NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG
TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
Nhờ đầu tƣ tốt vào công tác tuyển dụng ngay từ đầu nên lực lƣợng lao động của công ty đều có năng lực và kinh nghiệm làm việc ổn định, bên cạnh đó đội ngũ lao động đều đang ở độ tuổi từ 23 tuổi đến 45 tuổi, là độ tuổi trẻ, đầy nhiệt huyết và năng động Đây chính là điểm mạnh có tính chiến lƣợc của công ty Chế độ một thủ trưởng đượ thực hiện nghiêm túc trong mọi công việc, nhờ đó không có sự chồng chéo trách nhiệm hay quyền hạn Các phòng ban trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng; nhân viên luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Công ty cũng đề cao đầu tƣ trang thiết bị văn phòng hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi tối ƣu cho nhân viên và khách hàng
Trong thực tế nội bộ công ty vẫn còn tình trạng ỷ lại vào cấp trên, chƣa phát huy hết khả năng của từng người Đặc biệt, phòng kinh doanh vẫn chưa có được sự chuyên biệt hóa, do đó chƣa khai thác hết đƣợc năng lực của nhân viên Bên cạnh đó, công tác đánh giá nhân viên của bộ phận hành chính nhân sự còn có sự dè chừng kiên nể nhau dẫn tới những người có năng lực thật sự chưa thật sự được chú ý đến
Chương 2 gồm ba nội dung chính như sau:
- Thứ nhất: Khái quát về lịch sử và tình hình hoạt động của công ty từ năm
2014 đến năm 2016 Mới đƣợc thành lập khoảng 6 và hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sợi dệt, ban Giám đốc và nhân viên đã cùng nhau đồng hành vƣợt qua những khó khăn của buổi ban đầu để đƣa công ty phát triển nhƣ ngày nay Tuy quy mô và thị trường của công ty còn nhỏ nhưng tiềm năng phát triển trong tương lai là vô cùng lớn Cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ để phục vụ tốt cho công việc, cơ cấu lao động tăng đều và ổn định qua 3 năm liên tiếp và hiện đang ở mức 32 nhân viên Thị trường của công ty vẫn chưa được lớn, chủ yếu là khu vực thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty hoạt động theo kiểu trực tuyến Giám đốc trực tiếp quản lý tất cả các phòng ban, dưới là phó Giám đốc chịu trách nhiệm tham mưu và quản lý toàn bộ công ty khi Giám đốc vắng mặt, dưới ban Giám đốc là các trưởng phòng ban chịu trách nhiệm quản lý và làm việc trực tiếp với các nhân viên trong phòng ban của mình Tình hình hoạt động Công ty đƣợc xem xét so sánh qua 3 năm có doanh thu ổn định, phù hợp với quy mô và quá trình phát triển của Công ty
- Thứ hai: Công tác tìm hiểu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Đầu tƣ Sản xuất Thương mại Thanh Quang Tim hiểu các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy tại công ty, bao gồm các yếu tố môi trường tổng quát, môi trường vi mô, yếu tố con người và công nghệ bên trong tổ chức Nhìn chung, yếu tố kinh tế có nhiều biến động trong năm 2015 và 2016 nên đã ảnh hưởng không tốt tới công ty Ngoài ra các yếu tố vi mô như đối thủ cạnh tranh, khách hàng, sản phẩm thay thế,… Nhờ sự nhạy bén, nắm bắt thời cơ, lường trước được những rủi ro của ban quản trị đã giúp cho công ty phát triển ổn định, mang lại doanh thu cao Bên cạnh đó, bội máy tổ chức của công ty được xây dựng dựa trên yếu tố thực tiễn cả về thị trường kinh tế hiện nay cũng nhƣ thực trạng trong tổ chức Nhờ vào sự thông minh, nhạy bén cùng với việc có đƣợc sƣ gắn bó trung thành với tổ chức của nhân viên
40 đã giúp công ty vƣợt qua thử thách từ những ngày đầu thành lập và phát triển đến ngày nay
- Thứ 3: Nội dung chương đề cập đến các nguyên tắc và phương pháp tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất Thương mại Thanh Quang Công ty xây dựng bộ máy dựa trên các nguyên tắc gắn với mục tiêu, nguyên tắc hiệu quả, cân đối, linh hoạt và chỉ huy Công ty cũng sử dụng những phương pháp phân chia phù hợp với quy mô hiện tại như phân chia theo tầm hạn quản trị, theo chức năng Quá trình xây dựng tổ chức bộ máy Công ty được thực hiện theo 9 bước:
Bước 1: xác định mục tiêu chiến lược của công ty
Bước 2: phân tích nhu cầu công việc và mô tả nhiệm vụ cần thực hiện
Bước 3: công tác thiết lập phòng ban
Bước 4: xây dựng quy chế hoạt động
Bước 5: định biên nhân viên
Bước 6: chính sách sử dụng nhân viên
Bước 7: phân công phân nhiệm
Bước 8: phối hợp thực hiện công việc
Bước 9: đánh giá và điều chỉnh
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG TRONG NĂM 2017
Trong cuộc họp tổng kết cuối năm 2016, theo nhận xét đánh giá của ban Giám đốc đã kết luận rằng năm 2016 doanh thu của Công ty có phần sụt giảm so với năm 2015, tuy phần sụt giảm là một con số nhỏ không ảnh hưởng quá lớn đến hoạt động chung của công ty và công ty cũng đã tạo được một vị trí tương đối trên thị trường; nếu xét tình hình ba năm liên tiếp (từ 2014 đến 2016) thì nhìn chung doanh thu của công ty đạt được mức tăng trưởng ổn định Dự báo năm 2017 tới đây, do những biến động trên thị trường thế giới, đặc biệt là ảnh hưởng từ việc Mĩ có tân tổng thống và ông không thông qua TPP như người tiền nhiệm, nên nền kinh tế nước ta nói chung và hoạt động kinh doanh của công ty ít nhiều cũng bị tác động Nếu không chọn được phương hướng kinh doanh tốt, công ty có thể sẽ bị đẩy lùi khỏi thị trường khắc nghiệt này Vì vậy trong năm 2017 này, công ty càng phải cố gắng hớn nữa, xác điịnh đúng đắn phương hướng phát triển cho công ty Công ty đã đặt phương hướng kinh doanh trong thời gian tới là:
- Tăng doanh thu hoạt động kinh doanh lên 5%
- Giảm chi phí các khoản giá vốn hàng bán xuống 1,5% so với năm cũ và nâng cao chất lƣợng dịch vụ
- Mở rộng lƣợng khách hàng xuống các tỉnh miền Tây, tăng số lƣợng khách hàng lên tối thiểu là 3% so với năm cũ
- Có chiến lƣợc kinh doanh hiệu quả hơn cho năm tới và dự trù chính xác về nguồn nhu cầu của thị trường
3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
Trong thời gian ngắn thực tế tại công ty, nhận thấy ban Giám đốc đã và đang có sự đầu tƣ chú trọng vào công tác hoàn thiện bộ máy tổ chức, tôi có đóng góp một số kiến nghị nhƣ sau:
3.2.1 Kiến nghị về công tác bổ sung phòng ban cho công ty
Hiện nay trong công ty còn tồn tại một số vướng mắc trong công tác thiết lập phòng ban, đặc biệt là bộ phân kinh doanh Vì vậy giải pháp trước mắt là cần xem xét bổ sung, thiết lập khâu này sao cho phù hợp với nhu cầu phát triển và mở rộng của công ty Thực tế cho thấy phòng kinh doanh đang kiêm nhiệm quá nhiều chức năng và chƣa có sự chuyên biệt rõ ràng, do đso làm giảm năng suất công tác tìm kiếm khách hàng mới, gây khó khăn cho nhân viên đặc biệt là nhân viên mới Cần phải có chính sách bổ sung thêm phòng ban cho bộ phận này, chia nhỏ trách nhiệm và công việc, giảm áp lực cho nhân viên kinh doanh
3.2.2 Kiến nghị về các biện pháp khích lệ, động viên cho nhân viên
Công ty cần phải có những chính sách tốt hơn để giữ chân những nhân viên trung thành đã gắn bó với công ty từng những khó khăn của buổi đầu thành lập, bởi vì có đƣợc sự trung thành của nhân viên là rất khó và công ty đang sở hữu đƣợc thế mạnh này nên càng phải tìm cách nắm giữ Giám đốc công ty cần xem xét lại hoặc là tăng mức lương cơ bản bình quân trong công ty lên 10% hoặc là xét tăng mức khen thưởng hay trợ cấp, khích lệ cho việc đạt doanh số hay tìm kiếm đƣợc khách hàng mới
3.2.3 Đẩy mạnh chức năng kiểm tra, kiểm soát
Công tác kiểm tra, kiểm soát công ty còn chƣa thực sự đƣợc quan tâm, chủ yếu để cho các bộ phận tự quản lý việc này, dẫn đến những bất cập khi có sự cố xảy ra Công ty sẽ không có biện pháp xử lý ngay Nếu gặp sự cố nghiêm trọng có thể làm mất khách hàng, ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc Vì vậy công tác cuối cùng trong khâu hoàn thiện bộ máy tổ chức công ty cần quan tâm hơn nữa
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƢ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG
Trong năm 2017 công ty đã xác định rõ ràng phương hướng và mục tiêu kinh doanh nhƣ đã nêu trên Để đạt đƣợc mục tiêu này, toàn thể ban lãnh đạo cũng nhƣ nhân viên công ty cần có những nỗ lực phấn đấu không ngừng, tự đặt ra cho mình những nỗ lực phấn đấu không ngừng, tự đặt ra cho mình những con số cụ thể, khả thi có thể đạt đƣợc để cùng nhau hoàn thành mục tiêu của Công ty Để khắc phục những vướng mắc còn tồn tại tôi có đưa ra một số giải pháp sau:
3.3.1 Giải pháp về hoàn thiện công tác bổ sung phòng ban Để thực hiện tốt công tác này thì giải pháp nhƣ sau: phân định rõ chức năng, nhiệm vụ để thực hiện chuyên môn hóa trong công việc nhƣng phải đảm bảo rõ ràng công việc diễn ra thông suốt và không bị vướng mắc ở bất kỳ khâu nào Về bộ phận kinh doanh, cần rà soát lại doanh số cửa từng vùng, phân chia nhân viên kinh doanh theo từng nhóm khu vực để đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường của công ty Để thực hiện đƣợc điều này, ban lãnh đạo công ty cần xem xét lại, rộng rãi hơn với cấp dưới, sẵn sang tạo cơ hội cho họ có thể tự khẳng định mình Giám đốc nên giao bớt quyền hành cho các trưởng phòng, các trưởng phòng giao bớt quyền hạn và công việc cho những cấp dưới có năng lực và chia rõ quyền hạn cho họ để tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của người được giao quyền Bên cạnh đó cũng không ngừng dõi theo việc thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới, tránh xu hướng lạm dụng hoặc tránh né khó khăn Bộ phận kinh doanh cần bổ sung thêm phòng dịch vụ khách hàng Bộ phận này sẽ hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc chăm sóc khách hàng sau giao dịch, từ đó giảm áp lực cho nhân viên kinh doanh, giúp nhân viên kinh doanh có nhiều thời gian hơn để gặp gỡ, giao lưu, tìm kiếm khách hàng mới Việc bổ sung thêm phòng ban này sẽ giải quyết đƣợc tình trạng khách hàng làm việc với công ty chỉ biết có nhân viên kinh doanh, mọi vấn đề phát sinh về sau họ không biết liên hệ với ai, khi nhân viên kinh doanh nghỉ công ty cũng coi nhƣ mất hẳn khách hàng này Việc bổ sung một bộ phận sẽ làm tốn thêm chi phí cho công ty nhƣng chắc chắn sẽ tạo ra hiệu quả hơn trong công việc
3.3.2 Giải pháp về các biện pháp khích lệ động viên nhân viên Để thực hiện đúng mục tiêu đề ra là duy trì nguồn nhân sự cơ cấu bộ máy ổn định lâu dài thì bên cạnh chế độ lương tốt công ty còn chú ý đến các chế độ đãi ngộ cho nhân viên nhƣ:
- Dự trù nguồn ngân sách để trợ cấp cho nhân viên khi gặp tai nạn trong lao động hay các khoản chi cho sức khỏe người lao động, đặc biệt là việc nghỉ thai sản của các nữ nhân viên Đối với những nhân viên đã có gia đình và có con, trợ cấp cho những con em của nhân viên có thành tích học tập tốt trên nhà trường…
- Để khích lệ tinh thần làm việc và tìm kiếm khách hàng cho nhân viên kinh doanh thì cần có phần thưởng xứng đáng và hấp dẫn Có thể áp dụng theo quy định cụ thể nhƣ sau:
Thưởng vượt doanh số Đối với nhân viên kinh doanh:
Mức từ 100% đến 300%: thưởng 10% cho phần vượt
Mức từ 300% đến 500%: thưởng 15% cho phần vượt
Mức trên 500%: thưởng 20% cho phần vượt Đối với nhân viên không phải là nhân viên kinh doanh
Mức thưởng = lợi nhuận mang về * 20%
- Bên cạnh đó còn chú trọng đến khâu đào tạo chuyên sâu kinh nghiệm làm việc cho nhân viên các cấp, cử nhân viên đi học các lớp bồi dƣỡng chuyên sâu về thay đổi trong luật hay công nghệ
3.3.3 Giải pháp về đẩy mạnh công tác kiểm tra, kiểm soát
Cần tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát trong nội bộ để ngăn chặn cũng như kịp thời xử lý các trường hợp gian lận, ăn chặn ngân sách công ty Đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế hoạt động của công ty cũng nhƣ pháp luật Giám đốc trực tiếp theo dõi việc thực hiện kiểm tra, không giao quyền tuyệt đối cho Phó Giám đốc
Tổng quan chương 3 đề cập đến 3 vấn đề:
Một là: đưa ra các vấn đề về phương hướng phát triển cho năm 2017 Tất cả đều đƣợc ban Giám đốc công ty bàn bạc, tính toán kỹ lƣỡng dựa trên những số liệu thực trong năm cũ và những dự báo về thị trường trong năm mới Phương hướng đƣa ra đều xác thực và cụ thể
Hai là: một số kiến nghị về những vấn đề còn tồn tại trong công ty, cần sớm đƣợc giải quyết để hoàn thiện hơn bộ máy tổ chức Với cái nhìn khách quan của người tham gia kiến tập tại công ty, tôi đã đƣa ra các kiến nghị sau: bổ sung phòng ban cho Công ty, kiến nghị về chính sách khích lệ động viên nhân viên và đẩy mạnh chức năng kiểm tra, kiểm soát
Và cuối cùng là: các giải pháp để giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong Công ty Các giải pháp trên đều dựa vào lý thuyết khoa học và hoàn cảnh thực thế của Công ty Có các giải pháp nhƣ sau: giải pháp về bổ sung phòng ban cho công ty, về các chính sách khích lệ động viên nhân viên và giải pháp đẩy mạnh chức năng kiểm tra kiểm soát
