Báo cáo thực hành nghề nghiệp - Tìm hiểu công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Đầu Tư Sản Xuất Thương Mại Thanh Quang

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC XXX KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --- --- BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ S

BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC XXX KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP

QUẢN TRỊ KINH DOANH

GVHT: TRẦN THỊ B

TP Hồ Chí Minh

BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC XXX KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP

QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT

THƯƠNG MẠI THANH QUANG

DANH SÁCH NHÓM: NGUYỄN VĂN A NGUYỄN VĂN B NGUYỄN VĂN C

TP Hồ Chí Minh

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

2 MỤC sTIÊU NGHIÊN CỨU 1

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1

1.1.1 Bản chất của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 3

1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 3 1.1.3 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 4 1.1.4 Sự cần thiết khách quan phải nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp 4

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy 5

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 6 1.2.3 Nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy của doanh nghiệp 8

1.3 PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG

DOANH NGHIỆP 9

1.3.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị 9

1.3.2 Phân chia theo thời gian 10

1.3.3 Phân chia theo chức năng 10

1.3.4 Phân chia theo lãnh thổ 10

1.3.5 Phân chia theo sản phẩm 10

1.3.6 Phân chia theo khách hàng 11

1.3.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị 11

1.4 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 11 1.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến 11

1.4.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng 11

1.4.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp 11

1.5.4 Xây dựng quy chế hoạt động 13

1.5.5 Công tác định biên nhân viên 13

1.5.6 Chính sách sử dụng nhân viên 13

1.5.7 Công tác phân công, phân nhiệm 13

1.5.8 Phối hợp thực hiện nhiệm vụ 13

1.5.9 Công tác đánh giá điều chỉnh 14

1.6 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 14

2.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang 16

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 16

2.1.3 Các nguồn lực của công ty 18

2.1.4 Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 20

2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty những năm gần đây 22 2.1.6 Nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây 27

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG 27

2.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang 27

2.2.2 Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty28 2.2.3 Nguyên tắc xây dựng bộ máy tổ chức của công ty 31

2.2.4 Phương pháp phân chia tổ chức bộ máy của công ty 33

2.3 QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG 33

2.3.1 Công tác xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp đã được hoạch định 33

2.3.3 Công tác thiết lập phòng ban 35

2.3.4 Xây dựng quy chế hoạt động 35

2.4.5 Công tác định biên nhân viên 36

2.4.6 Chính sách sử dụng nhân viên 36

2.4.7 Công tác phân công, phân nhiệm 37

2.4.8 Phối hợp thực hiện nhiệm vụ 37

2.4.9 Công tác đánh giá điều chỉnh 37

2.5 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG 38

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG TRONG NĂM 2017 41 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG 42

3.2.1 Kiến nghị về công tác bổ sung phòng ban cho công ty 42

3.2.2 Kiến nghị về các biện pháp khích lệ, động viên cho nhân viên 42 3.2.3 Đẩy mạnh chức năng kiểm tra, kiểm soát 42

3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG 43

3.3.1 Giải pháp về hoàn thiện công tác bổ sung phòng ban 43

3.3.2 Giải pháp về các biện pháp khích lệ động viên nhân viên 44

3.3.3 Giải pháp về đẩy mạnh công tác kiểm tra, kiểm soát 44

Tóm tắt chương 3 45

KẾT LUẬN 46

DANH MỤC BẢNG, HÌNH

Bảng 2.1 DANH SÁCH THÀNH VIÊN GÓP VỐN 17

Bảng 2.2 LƯỢNG MÁY MÓC THIẾT BỊ SỬ DỤNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG TY (tính đến tháng 12 năm 2016) 18 Bảng 2.3 CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY (từ năm 2014 – 2015) 19

Bảng 2.4 CƠ CẤU LAO ĐỘNG CÁC PHÕNG BAN (tính đến tháng 12/2016) 20

Bảng 2.5 CƠ CẤU THỊ TRƯỜNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG (TỪ NĂM 2014 – 2015) 23

Bảng 2.6 DOANH THU TỪ LĨNH VỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG (TỪ NĂM 2014 – 2015) 23 Bảng 2.7 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG(năm 2014 - 2016) 24

Bảng 2.8 TỐC ĐỘ TĂNG TRƯỞNG CỦA CÔNG TY ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG TỪ NĂM 2014 – 2015 25 Bảng 2.9 MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÁC BỘ PHẬN 34 Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất Thương mại Thanh Quang 20 Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức công ty 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Ts Phạm Thế Tri (2007), giáo trình môn quản trị học nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh

2 Ts Hà Văn Hội (2007), giáo trình môn quản trị học, nhà xuất bản Học Viện Bưu Chính Viễn Thông

3 Thông tin trên trang kinh tế mạng internet

4 Tài liệu liên quan đến sơ đồ tổ chức, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh do phòng Hành chính nhân sự, phòng kế toán của Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất Thương mại Thanh Quang cung cấp

LỜI NÓI ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế Ngày nay, quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn đề thu hút sự quan tâm của nhiều người Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả do rất nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có ý nghĩa quan trọng là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với các quy định, quy mô của mỗi doanh nghiệp Cơ cầu tổ chức bộ máy không những thể hiện việc bố trí sắp xếp lao động trong doanh nghiệp mà còn thể hiện được vai trò cụ thể của nhân viên trong từng phòng ban Nói cách khác, tổ chức bộ máy là tổng thể những trách nhiệm, vai trò được phân chia cho các thành viên trong doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức Do đó, cơ cấu bộ máy tổ chức có vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nhiệp, nên trong thời gian thực tập tại công ty đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức bộ máy tại công ty đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang” cho bài Thực hành lần 1 của mình

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Tìm hiểu công tác tổ chức cơ cấu bộ máy tại công ty Đề xuất một số giải pháp, định hướng công tác tổ chức cơ cấu bộ máy tại công ty trong thời gian tới

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu về những lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Hệ thống hóa lý thuyết liên quan làm cơ sở lý luận để nghiên cứu thực tế Bằng những tài liệu thu thập từ đơn vị thực tập, công tác tổ chức bộ máy được phân tích, đánh giá, đưa ra một số giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác này trong đơn vị thực tập.

5 CẤU TRÖC ĐỀ TÀI

Nội dung đề tài được bố cục làm 3 chương như sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp - Chương 2: Tìm hiểu về công tác tổ chức bộ máy của công ty TNHH đầu tư

sản xuất thương mại Thanh Quang

- Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP1.1.1 Bản chất của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Bản chất công tác tổ chức bộ máy là xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tạo khuôn khổ để thực hiện quá trình đưa kế hoạch vào thực tiễn và các quá trình tổ chức khác Công tác tổ chức được tiếp cận theo ba khía cạnh: tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc Ba nhiệm vụ này luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau và liên kết nhau thành hệ thống nhiệm vụ chính trong thực hiện chức năng tổ chức của nhà quản trị Trong đó công tác tổ chức bộ máy là hoạt động quan trọng và chi phối các hoạt động còn lại Tổ chức bộ máy là hoạt động nhằm thiết lập một hệ thống các phòng ban sao cho các cá nhân và bộ phận để có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức Qua đó thành viên trong bộ máy tổ chức sẽ xác định được mình sẽ làm gì, chịu trách nhiệm như thế nào để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Muốn tổ chức đạt được mục tiêu như đã đề ra thì nhà quản trị cần phải có cái nhìn tổng quan, khái quá về năng lực vật chất cũng như năng lực con người của doanh nghiệp mình để có chiến lược tổ chức bộ máy sao cho phù hợp nhất, chi phí thấp nhất nhưng hoạt động hiệu quả nhất

1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Mục đích

Hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp đều dựa trên các yếu tố nguồn lực cơ bản như: cơ sở vật chất, con người và nguồn lực tài chính Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hay không đều là do việc sử dụng hợp lý các nguồn lực, sự hài hòa thống nhất và đồng bộ của các bộ phận Khi đã tổ chức được một bộ máy hiệu quả, khoa học thì mọi hoạt động của tổ chức đề được thông suốt, tạo môi

trường thuận lợi cho các thành viên trong tổ chức phát huy hết năng lực của mình góp phần giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung

1.1.2.2 Ý nghĩa

Cơ cấu tổ chức bộ máy một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất kinh doanh, một mặt tác động tích cực trở lại việc phát triển của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực, giúp chúng ta xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, mối tương quan giữa bộ phận và cá nhân Một cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm kinh tế, môi trường kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tồn tại và phát triển dài lâu Vì vây, công tác tổ chức bộ máy luôn mang ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản trị và hiệu quả thực hiện mọi nhiệm vụ đáp ứng mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.1.3 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Công tác tổ chức bộ máy có vai trò quan trọng , nó quyết định mọi hoạt động của tổ chức Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ giúp cho mọi người thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi và có hiệu quả hơn Đó là nhân tố quyết định sự thành công trong hoạt động của doanh nghiệp Đối với nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động với bất kỳ loại hình nào đều phải gánh chịu khó khăn là sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh Những yếu tố này luôn luôn tác động đến mọi mặt của doanh nghiệp, nó tạo ra những cơ hội mới nhưng lại luôn kèm theo những thách thức và nguy cơ Vì vậy, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được tạo lập để thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh và mục tiêu chung của tổ chức Việc đẩy mạnh xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp là hoạt động quan trọng và then chốt trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp

1.1.4 Sự cần thiết khách quan phải nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

Những năm gần đây, nền kinh tế nước ta có nhiều khủng hoảng, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng Vì thế, để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần phải có

bước nhảy quan trọng đi trước đón đầu để tránh nguy cơ đồng thời đón đầu cơ hội Doanh nghiệp cần đặt ra các biện pháp sử dụng hợp lý nguồ lực sao cho tối đa hóa lợi nhuận với chi phí tối ưu nhất để đảm bảo vị thế cạnh tranh trên thị trường Do đó, bên cạnh nhiều hoạt động khác thì việc nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy là điều tất yếu

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy

1.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

Công tác tổ chức bộ máy với mục đích tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi để phối hợp với các hoạt động khác giúp đạt được năng suất, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp Do vậy, mục tiêu chiến lược là cơ sở khoa học được sử dụng làm căn cứ cho công tác tổ chức bộ máy, vì:

- Thứ nhất: Chiến lược xác định nhiệm vụ của doanh nghiệp và căn cứ vào nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy

- Thứ hai: Chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ, nên cơ cấu tổ chức phải được thiết kế theo như các đặc điểm này

- Thứ ba: Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường mà doanh nghiệp sẽ hoạt động trong đó Hoàn cảnh này sẽ ảnh hưởng đến thiết kế bộ máy tổ chức

1.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp

Hoàn cảnh bên trong doanh nghiệp có ảnh hưởng thường xuyên, trực tiếp và rất quan trọng đối với hoạt động quản trị của mỗi tổ chức Liên quan đến hoàn cảnh cụ thể và thực tiễn của doanh nghiệp, chủ yếu bao gồm: tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất và văn hóa tổ chức Xét về mặt tính chất thì các yếu tố thuộc môi trường nội bộ có ảnh hưởng trực tiếp và nhiều mặt đến các hoạt động quản trị Người ta không thể xây dựng bộ máy tổ chức mà không có căn cứ vào những điều kiện và hoàn cảnh thực tế

1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Môi trường kinh doanh

a Một số yếu tố môi trường vĩ mô i Yếu tố kinh tế

Đây là yếu tố quan trọng nhất trong môi trường vĩ mô, nó tác động mạnh mẽ đến môi trường bên trong của các loại hình tổ chức khác nhau Những biến động của nền kinh tế vừa tạo ra những cơ hội, vừa tạo ra những thách thức cho các nhà quản trị Đối với doanh nghiệp đang nằm trong khu vực có nền kinh tế tăng trưởng nhanh thì doanh nghiệp cần tận dụng các nguồn lực có sẵn để mở rộng quy mô tổ chức, phát triển doanh nghiệp Ngược lại, trong giai đoạn kinh tế suy thoái thì phải thường xuyên theo dõi biến động của các chỉ số kinh tế để chủ động thay đổi quy mô, lựa chọn cơ cấu tốt nhất để tránh nguy cơ cạnh tranh Một nhà quản trị thành công là nhà quản trị biết dự đoán và nắm bắt kịp thời cơ hội cũng như lường trước được mọi khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải trước những dự báo của yếu tố kinh tế

ii Yếu tố văn hóa, xã hội

Văn hóa, xã hội là một thể thống nhất trong một quốc gia, chúng tác động đến các hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp Mỗi dân tộc đều có hệ thống xã hội và văn hóa riêng, bao gồm: phong cách ứng xử, thể hiệng bằng thái độ, niềm tin và các giá trị về mặt xã hội những mong muốn, hy vọng, tri thức, giáo dục và tập tục của dân cư trong xã hội luôn có tác động mạnh mẽ đến môi trường bên trong tổ chức Vì nó quy định bằng nhận thức của chính nhà quản trị

iii Yếu tố chính trị, pháp luật

Yếu tố này bao gồm hệ thống pháp luật và các văn bản pháp luật do nhà nước ban hành Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều chỉnh các hoạt động của tổ chức Quan điểm, thái độ của các nhà quản trị trong quan hệ đối nội và đối ngoại, trong xu thế hội nhập quốc tế, tạo ra môi trường vĩ mô có ảnh hưởng sâu sắc

đến môi trường bên trong của tổ chức Các yếu tố chính trị, pháp luật vừa có thể tác động làm hạn chế, vừa tạo ra cơ hội cho tổ chức

b Môi trường vi mô i Đối thủ cạnh tranh

Hiểu được đối thủ cạnh tranh có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc hình thành chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Mức độ cạnh tranh phụ thuộc vào số lượng công ty tham gia cạnh tranh, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu chi phí cố định và mức độ đa dạng hóa của sản phẩm Sự có mặt của yếu tố này làm tăng nhu cầu của công ty muốn đạt được và bảo vệ thị phần của mình

ii Khách hàng

Khách hàng là một bộ phận không thể tách rời trong môi trường cạnh tranh Niềm tin vào sản phẩm của khách hàng là tài sản vô hình có giá trị nhất của công ty Niềm tin đó đạt đươc là do thỏa mãn tốt nhu cầu và thị hiếu của khách so với đối thủ cạnh tranh Xây dựng và giữ được niềm tin lâu dài là một công việc vô cùng khó khăn và luôn là thách thức lớn đối với mọi doanh nghiệp

iv Nhà cung cấp

Các công ty kinh doanh cần phải quan hệ với các tổ chức cung cấp các nguồn hàng khác nhau như: vật tư, thiết bị, lao động, tài chính,… Doanh nghiệp có mối quan hệ ổn định lâu dài với nhà cung cấp sẽ là lợi thế tốt, tạo được sự ổn định trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Nhà cung cấp có nhiều biến động cũng tạo ra những khó khăn nhất định đối với doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp luôn phải có kế hoạch dự phòng nhà cung cấp để tránh sự cố xảy ra

iv Sản phẩm thay thế

Sức ép của sản phẩm thay thế làm hẹn chế tiềm năng lợi nhuận của ngành Nếu không chú ý đến sản phẩm thay thế, doanh nghiệp có thể bị lùi lại với thị trường mà không thể chống cự lại với thị trường biến động Vì vậy, doanh nghiệp cần không ngừng nghiên cứu, tạo ra các mặt hàng thay thế tiềm năng và có sự dự phòng về cơ cấu tổ chức cho khâu này

v Các giới chức có quan hệ trực tiếp

Là những nhóm công chúng bất kì tỏ ra quan tâm thực hay có thể sẽ quan tâm đến những tổ chức hay có ảnh hưởng đến khả năng đạt tới những mục tiêu đề ra của nó

Bất kì công ty nào cũng hoạt động trong môi trường gồm bảy loại giới có quan hệ trực tiếp sau đây:

(1)Giới tài chính; (2) giới có quan hệ trực tiếp thuộc các phương tiện thông tin; (3) giới có quan hệ trực tiếp thuộc các cơ quan nhà nước; (4) nhóm công dân hành động; (5) giới có quan hệ trực tiếp ở địa phương; (6) quần chúng đông đảo; (7) công chúng trực tiếp nội bộ

1.2.2.2 Yếu tố con người và yếu tố công nghệ

a Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp

Một nhà quản trị có năng lực sẽ có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phân bổ công việc phù hợp với mọi nhân viên, như vậy nhân viên sẽ hoạt động hiệu quả, bộ máy tổ chức ổn định lâu dài, ít tốn kém chi phí

b Yếu tố công nghệ

Kỹ thuật công nghệ ảnh hưởng rất lớn đến việc sản xuất ra sản phẩm mới, máy móc thiết bị mới, vật liệu và dịch vụ mới để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường Những lực lượng công nghệ này cần con người nắm bắt kịp thời đặc biệt là bộ phận quản trị để bắt kịp sự phát triển mới nhất, ứng dụng những thành tưu đó để duy trì khả năng cạnh tranh của tổ chức

1.2.2.3 Ngành nghề sở trường kinh doanh và qui mô lao động

Trong bất kì tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đa lĩnh vực, đa ngành nghề thì bộ máy tổ chức cũng đa dạng, phức tạp hơn doanh nghiệp đơn ngành

1.2.3 Nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

1.2.3.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Tổ chức bộ máy phải phù hợp với mục tiêu hoạt động của tổ chức là điều tất yếu Thực hiện nguyên tắc này, mục tiêu của doanh nghiệp là cơ sở và phải được phân tích kỹ lưỡng để hình thành hệ thống nhu cầu nhiệm vụ cần thực hiện làm căn cứ cho việc xây dựng bộ khung gồm các phòng bân, bộ phân cần thiết theo yêu cầu nhiệm vụ đặt ra

1.2.3.2 Nguyên tắc hiệu quả

Để thực hiện nguyên tắc này quá trình tổ chức bộ máy đòi hỏi việc phân công, phân nhiệm phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý Từ sự phân công hợp lý, công tác tổ chức bộ máy này sẽ giúp cho sự phố hợp thực hiện nhiệm vụ được thuận lợi đồng thời cũng giúp cho các thành viên có thể phát huy tối đa khả năng của mình

1.2.3.3 Nguyên tắc cân đối

Trong phân công cần có sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm hoặc sự phân bổ nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý và phù hợp với năng lực của từng người, từng bộ phận

1.2.3.4 Nguyên tắc linh hoạt

Nhà quản trị cần phải linh hoạt trong mọi hoạt động quản trị tổ chức Đảm bảo nguyên tắc này thì bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp nhà quản trị đối phó kịp thời trước mọi thay đổi của tình hình có liên quan đến hoạt động của tổ chức

1.3.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng phạm vi, số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể quản lí một cách trực tiếp Tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, con số này

có thể tăng lên đến 12 hay 16 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 - 3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp

Tầng nấc quản trị là số cấp bậc quản trị trong một tổ chức Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số tầng nấc trung gian và số lượng nhà quản trị trong một tổ chức

Xác định tầm hạn là một trong những vấn đề khoa học trong các tổ chức Dựa vào định nghĩa như trên cho thấy rằng tầm hạn quả trị rộng thì số tầng nấc sẽ ít đi, nghĩa là một người quản lí nhiều người và ngược lại Một bộ máy tổ chức áp dụng tầm hạn quản trị hẹp thì số tầng nấc quản trị sẽ xuất hiện nhiều hơn và thông thường tốn kém hơn, ít hiệu quả hơn

1.3.2 Phân chia theo thời gian

Đây là một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức, là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp) Hình thức phần chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

1.3.3 Phân chia theo chức năng

Đây là một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức, là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp) Hình thức phần chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

1.3.4 Phân chia theo lãnh thổ

Là cách thức được áp dụng khi doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng và thường kinh doanh những sản phẩm giống nhau Cách thức này cũng được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm

1.3.5 Phân chia theo sản phẩm

Đây là cách thức tổ chức mà trong đó doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyên kinh doanh theo từng loại sản phẩm Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau

1.3.6 Phân chia theo khách hàng

Phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ sở hành chính sự nghiệp

1.3.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị

Ngoài các cách phân chia trên, nhà quản trị còn có thể phân chia bộ phận

trong tổ chức theo quy trình hay thiết bị Cách thức phân chia này có thể được

minh hoạ bằng ví dụ doanh nghiệp tổ chức nên bộ phận phụ trách việc xi mạ, sơn phủ hoặc bộ phận kỹ thuật

1.4 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP

1.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Mô hình tổ chức quản trị trực tuyến được xây dựng trên nguyên lý mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc và công việc quản trị được tiến hành theo tuyến Mô hình này đặc biệt phù hợp những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục

1.4.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng

Mô hình tổ chức quản trị theo chức năng được xây dưng dựa trên các nguyên lý có sự tồn tại các đơn vị chức năng, không theo tuyến, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp

1.4.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

1.4.4 Cơ cấu tổ chức ma trận

Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay Cơ cấu này cho phép thực hiện nhiều đề án cùng lúc, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trợ về vị trí, đơn vị cũ Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

1.5 TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

1.5.1 Công tác xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp đã được hoạch định

Mục tiêu chiến lược kinh doanh là định hướng tổng quát cho mọi hoạt động của doanh nghiệp Việc hình thành bộ máy tổ chức là hoạt động mang ý nghĩa tạo ra phương hướng để phối hợp thực hiện thắng lợi mục tiêu này Giai đoạn này tập trung vào việc phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa mục tiêu và mô hình Nếu bộ máy tổ chức xây dựng tên nền tảng của cơ cấu hoạt động có sẵn thì bước này sẽ phân tích những hạn chế và thiếu sót của cơ cấu cũ đề ra cách thức cải tiến cho phù hợp

1.5.2 Phân tích nhu cầu công việc và mô tả nhiệm vụ cầu thực hiện

Trên cơ sở mục tiêu cần thực hiện, nhà quản trị cần phải biết bằng những hoạt động gì? Hoặc những công việc gì? Để hình thành các nhu cầu về chức năng làm cơ sở thiết kế một bộ khung được phân chia theo từng nhớm chức năng và tạo ra tiền đề cho việc thiết lập các phòng ban và các bộ phận theo một hệ thống nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động phối hợp thực hiện nhiệm vụ

1.5.3 Công tác thiết lập phòng ban

Từ việc phân tích công việc, doanh nghiệp sử dụng bản kết quả phân tích mô tả công việc làm cơ sở phục vụ cho các bước thiết lập các phòng ban và bộ phận cần nhóm chức năng riêng biệt Thực hiện bước này, doanh nghiệp phải xem xét tới các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy để tránh sự chồng chéo, trùng lặp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ khi bộ máy tổ chức được vận hành

1.5.4 Xây dựng quy chế hoạt động

Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp là tập hợp rất nhiều con người cùng nhau hợp tác làm việc để đạt mục tiêu chung của tổ chức Nhờ vào nội dung quy chế được ban hành, các phòng chức năng sẽ nhận thức rõ trách nhiệm, quyền hạn của nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động phối hợp thực hiện nhiệm vụ rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo gây ảnh hưởng tới sự đoàn kết nội bộ và hiệu quả thực hiện mục tiêu chung

1.5.5 Công tác định biên nhân viên

Đây là công tác xác định số lượng nhân viên cần thiết theo yêu cầu của từng phòng ban và bộ phận sao cho hợp lý và đủ sức hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả mong muốn

1.5.6 Chính sách sử dụng nhân viên

Khi thực hiện công tác tổ chức bộ máy cần phải xác định rõ nhu cầu nhân sự với chất lượng cụ thể làm cơ sở cho việc phân công, phân nhiệm để đáp ứng nhu cầu công việc

1.5.7 Công tác phân công, phân nhiệm

Phân công, phân nhiệm là bước bố trí nhân sự vào các vị trí công tác theo khả năng và yêu cầu công việc cần đáp ứng một cách hợp lý và chuyên nghiệp

1.5.8 Phối hợp thực hiện nhiệm vụ

Khi các cá nhân cùng tham gia và phối hợp thực hiện nhiệm vụ được giao thì dù công việc phức tạp cũng có thể hoàn thành tốt Từng phòng ban thực hiện chức

năng để triển khai công việc cho mỗi cá nhân, phối hợp quan hệ giữa các cá nhân, phòng ban và bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ

1.5.9 Công tác đánh giá điều chỉnh

Kiểm tra kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận phòng ban để đánh giá kết quả hoạt động của bộ máy Nhận biết rõ các sai lệch và tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời Tổ chức lại bộ máy theo hướng hoàn thiện trên cơ sở khắc phục những hạn chế, định biên lại, điều chỉnh tầm hạn quản trị, thu hẹp hoặc mở rộng chức năng, quy mô hoạt động của các phòng ban,…

1.6 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

1.6.1 Ưu điểm

Trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp, tổ chức phải có một bộ máy gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện tốt quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Khi tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy, nắm rõ các yếu tố cơ sở cho việc tổ chức bộ máy, cũng như việc xác định tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức hợp lý thì nhà quản trị sẽ xây dựng được một bộ máy hiệu quả

1.6.2 Hạn chế

Tuy nhiên trong thực tế, áp dụng, tuân thủ được đầy đủ các nguyên tắc là việc rất khó đối với các doanh nghiệp Bởi vì các nguyên tắc và phương pháp này có phần hơi cứng nhắc, chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, còn đối với những doanh nghiệp mới thành lập, có quy mô nhỏ thì khó có thể áp dụng hoàn toàn

Tóm tắt chương 1

Tóm tắt chương lý luận này cho ta thấy tổng quan lý thuyết khoa học để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy hiệu quả Tổ chức là một thể thống nhất, hoàn chỉnh và hoạt động một cách khoa học, nó phản ánh bộ mặt của cấp quản trị Nhà quản trị cần thấy rõ được bản chất, tầm quan trọng, ý nghĩa, mục đích và sự cần thiết của công tác tổ chức bộ máy Mô hình cơ cấu tổ chức sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố môi trường vĩ mô, vi mô và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp đang hoạt động Trong quá trình hoạt động, việc phân chia quyền lực của cấp độ quản trị là yếu tố quan trọng nhất vì khi có quyền lực sẽ dễ dàng chi phối và điều hành cấp dưới hoạt động đúng ý định của nhà quản trị Khi nhà quản trị nắm rõ các lý thuyết khoa học về việc thành lập cơ cấu tổ chức và phương pháp tổ chức bộ máy thì sẽ đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng, đúng yêu cầu và mục tiêu chung của doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc đảm bảo các nguyên tắc trên giúp cho nhà quản trị kịp thời nhận biết những sai lệch trong quá trình hoạt động và có thể sửa chữa kịp thời Ngoài ra nó còn đòi hỏi có mạng lưới trung tâm thông tin chính xác, quyết định đúng đắn và phối hợp nỗ lực đóng góp ý kiến của tất cả các cấp quản trị Một bộ máy cần sự ổn định lâu dài để hoạt động hiệu quả nhưng cũng cần phải có sự thay đổi kịp thời để tiếp thu sự phát triển của khoa học công nghệ

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THANH QUANG

2.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang

- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Đầu tư sản xuất thương mại Thanh Quang

- Tên giao dịch: Thanh Quang Trading Production Investment Co., LTD - Địa chỉ trụ sở chính: Số 35 Đường 43, Phường 10, Quận 6, TP.HCM - Kho bãi: Ấp Tiền Lân, xã Bà Điểm, huyện Hóc Môn, TP.HCM - Điện thoại: (08) 62900361

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Ngành Dệt May vốn đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam Nhưng bên cạnh đó bất cập lớn nhất của dệt may Việt Nam trong chuỗi cung ứng là khâu cung cấp nguyên, phụ liệu đầu vào Định hướng phát triển sản phẩm ngành sợi dệt là tập trung vào chương trình sản xuất vải phục vụ xuất khẩu, phát triển các sản phẩm dệt kỹ thuật, sản phẩm dệt phục vụ y tế, phát triển các nguồn nguyên liệu xơ bông, các loại cây có sơ, sợi , sơ sợi nhân tạo và phụ liệu Nhận thấy được nhu

cầu về vải sợi – sản xuất và buôn bán của thị trường nên tháng 4 năm 2011, Công ty TNHH Đầu tư Sản xuất Thương mại Thanh Quang ra đời Từ đó đến nay, cùng với nhiều biến động của thị trường, Công ty cũng đã không ít lần phải đối mặt với khó khăn và sự cạnh tranh khốc liệt, dù vốn và tài sản của Công ty còn nhỏ, nhưng với đội ngũ nhân viên tâm huyết, gắn bó với Công ty nên uy tín của Công ty ngày càng được nâng lên tạo được vị trí nhất định trên thị trường miền Nam Trong tương lại, Công ty đang có những chính sách, dự án mới nhằm mở rộng thị trường trong nước

Các sản phẩm dịch vụ của Công ty:

- Sợi dệt

 Chỉ may

 Sợi ring đôi

 Sợi rinh đơn

 Sợi OE

 Sợi Filament - Bông gòn, bông ép

Công ty đã đi vào hoạt động ổn định, có con dấu riêng có đầy đủ tư cách pháp nhân và tài khoản ngân hàng, chính thức thành lập vào tháng 4/2011 Đến nay, đội ngũ nhân viên đã tăng từ 11 đến 50 người Công ty đang cố gắng xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín chất lượng trong lòng khách hàng, với phương châm “Với kinh nghiệm của mình, Chúng tôi luôn mong muốn cung cấp cho quý khách hàng tất cả các sản phẩm sợi trong nước và thế giới với chất lượng tốt nhất và giá cả hợp lý nhất”.

2.1.3 Các nguồn lực của công ty

2.1.3.1 Cơ sở vật chất và máy móc thiết bị

Hoạt động của công ty dựa trên cơ sở vật chất đầu tư trang thiết bị tại trụ sở chính: Số 35 Đường 43, Phường 10, Quận 6, TP.HCM là gần 1 tỷ đồng

Thiết bị văn phòng chủ yếu được sử dụng vào các hoạt động hình thành chính, phục vụ cho kinh doanh gồm máy tính, máy photocopy, máy in, điện thoại, máy fax, bàn ghế làm việc được phòng kế toán thống kê theo bảng dưới:

Bảng 2.2 LƯỢNG MÁY MÓC THIẾT BỊ SỬ DỤNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG TY (tính đến tháng 12 năm 2016)

2 Máy tính xách tay Cái Dell 5 13.690 68.450 3 Máy in & scan Cái Canon 6 4.020 24.120 4 Máy photo Cái Toshiba 3 37.800 113.400

6 Bàn làm việc Bộ Gỗ Hòa

Phát 50 1.820 91.000 7 Tủ đựng hồ sơ Cái Gỗ Hòa

8 Điện thoại cầm

9 Điện thoại bàn Cái Panasonic 50 425 21.250 10 Máy nước nóng