BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP LẦN 1 TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KHAI THÁC THỦY LỢI TÂY NINH NĂM 2017-2018 NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ng
Mục tiêu nghiên cứu
Áp dụng lý thuyết về công tác tổ chức, cơ cấu tổ chức bộ máy đã học vào thực tiễn là tại công ty TNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh trong 3 năm
2014 đến 2016 Từ đó làm rõ công tác tổ chức bộ máy, nhận biết ưu điểm và hạn chế, tìm hiểu phương hướng phát triển trong năm sắp tới của công ty Qua đó đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục các yếu tố còn hạn chế và nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy tại công ty để đạt hiệu quả nhất.
Phương pháp nghiên cứu
- Chủ yếu thực hiện bằng phương pháp định tính
- Hệ thống hóa lý thuyết liên quan làm cơ sở lý luận để nghiên cứu thực tế
- Phương pháp thu thập số liệu ( sổ sách, bảng biểu, chứng từ,…) của công ty trong năm cũ và năm hiện hành
- Phương pháp quan sát trực tiếp: quan sát quy trình, cách thức tiến hành công việc của các nhân viên tại các phòng ban
- Phân tích, đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy hiện nay của công ty để biết được những mặt tích cực và hạn chế, từ đó đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác tổ chức bộ máy tại đơn vị thực tập.
Cấu trúc đề tài
Nội dung đề tài được bố cục làm 3 chương như sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
- Chương 2: Tìm hiểu về công tác tổ chức bộ máy của công ty TNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh năm 2017-2018
- Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh năm 2017-
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CƠ CẤU BỘ MÁY CỦA
SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Bản chất của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Ai cũng biết, mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều phải cần có sự quản lí Hơn nữa để quản lí thì phải có bộ máy tổ chức Quá trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộ phận nhỏ hơn là một thình thức thể hiện của quy luật khách quan về chuyên môn hóa lao động trong quản trị Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt động tương đối độc lập và liên quan giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơ cấu của nó Như vậy cơ cấu tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức
Từ các lý luận trên ta thấy được bản chất của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp là xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tạo khuôn khổ để thực hiện quá trình đưa kế hoạch vào thực tiễn và các quá trình tổ chức khác Một tổ chức bộ máy hoàn thiện khi nó được hoạt động theo một quy tắc, phân công công việc rõ ràng, cụ thể Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau Nhờ có công tác tổ chức bộ máy mà từng cấp từng bộ phận biết rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình từ đó mối liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức
1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Mục đích của công tác tổ chức là phải thiết kế được một cấu trúc tổ chức, vận hành có hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định Cơ cấu tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách liên tục, không bị gián đoạn
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Hiện nay, thị trường ngày càng mở rộng, yêu cầu các doanh nghiệp phải có phân công hợp tác của những con người trong tổ chức thật hợp lý
Công tác tổ chức có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Ngược lại, nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ phận chồng chéo lên nhau thì sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả
1.1.3 Tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ giúp mọi người thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi và hiệu quả hơn Hơn nữa, còn phải gắn mục tiêu riêng của từng bộ phận với nhau và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức Đó là nhân tố quyết định sự thành công trong hoạt động của mình Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được tạo lập để thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đó nên nó luôn được xây dựng để phù hợp với kế hoạch và nhiệm vụ mới Nhìn chug việc đẩy mạnh xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp là hoạt động quan trọng và then chốt trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp
1.1.4 Sự cần thiết khách quan nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy càng hoàn thiện theo hướng chuyên sâu và có chọn lọc, gọn nhẹ thì quản trị càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hạn, xếp đặt nhân viên không đúng thì sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận Vì vậy, việc luôn luôn phát triển và hoàn thiện những cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất, lao động v.v…
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP
1.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy
1.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Mục tiêu của công tác tổ chức có một vai trò quan trọng trong việc định hướng, hoạch định, kiểm soát và ra quyết định trong lĩnh vực này Trong kinh doanh chúng ta thường phải trả lời các câu hỏi như: mục tiêu của việc tổ chức một hệ thống kênh phân phối trên thị trường mới hoặc mục tiêu của việc tổ chức xây dựng hệ thống quản trị chất lượng là gì? Điều rõ ràng ta thấy được là không xác định được mục tiêu cơ bản của công tác tổ chức thì không thể đánh giá được chất lượng, kết quả, hiệu quả hoạt động của công ty
1.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp
Hoàn cảnh bên trong doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của tổ chức Liên quan đến hoàn cảnh cụ thể và thực tiễn của mỗi doanh nghiệp, chủ yếu bao gồm: tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất và văn hóa tổ chức Do vậy, xây dựng được bộ máy hợp lý, phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh thực tế là điều kiện cần để doanh nghiệp có thể hoạt động một cách hiệu quả và có chất lượng Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể khắc phục đến mức tối đa những khó khăn cản trở có thể gặp phải
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy hợp lý là điều kiện để doanh nghiệp thành công trên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau.
1.2.2.2 Yếu tố con người và yếu tố công nghệ a Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp Đây là nhân tố có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy Khi cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của nhân viên quản lý cao thì có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng nhân viên quản lý trong bộ máy, giúp bộ máy gọn nhẹ hơn những vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý
Việc sử dụng công nghệ - kỹ thuật của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ, nâng cao kỹ thuật kinh doanh thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo có sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến kỹ thuật kinh doanh của doanh nghiệp
1.2.3 Ngành nghề sở trường kinh doanh và qui mô lao động a Địa bàn và quy mô hoạt động của doanh nghiệp
Tùy vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh có ảnh hưởng đến quá trình hình thành bộ máy tổ chức Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó, các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu hợp lý sao cho đảm bảo không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì cơ cấu bộ máy phải chuyên nghiệp, tinh tế, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp b Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Trong bất kì tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau, khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu chức năng cũng thay đổi cho phù hợp, nếu không có sự thay đổi thì bộ máy tổ chức cũ sẽ cản trở việc đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp
1.2.4 Nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
1.2.4.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Xây dựng bộ máy tổ chức phải xuất phát từ mục tiêu của tổ chức để xây dựng một bộ máy tổ chức sao cho phù hợp nhất Bộ máy tổ chức và mục tiêu phải phù hợp, mục tiêu nào tổ chức ấy, vì bộ máy tổ chức được thiết kế trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định
Hiệu quả là thước đo mọi giá trị hoạt động của tổ chức Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy tổ chức phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc
1.2.4.3 Nguyên tắc cân đối Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy Nhà quản trị cần phải đảm bảo cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm Bên cạnh đó, sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng, hợp lý và hợp với khả năng
1.2.4.4 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ chịu sự điều hành của một cấp chỉ huy trực tiếp để tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy
Nhà quản trị phải linh hoạt trong công tác tổ chức Bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức
Ngoài các nguyên tắc trên, trong thực tiễn nhà quản trị còn quan tâm đến một số nguyên tắc khác như nguyên tắc lấy chất lượng hơn số lượng, tam quyền phân lập, chuyên môn hoá, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, không chồng chéo, nguyên tắc thừa kế,…
CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hiệu quả Nói cách khác, tầm hạn quản trị là phạm vi, số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể quản lí trực tiếp Tầng nấc quản trị là số cấp bậc quản trị trong một tổ chức Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số tầng nấc trung gian và số lượng nhà quản trị trong tổ chức Xác định tầm hạn là một trong những vấn đề khoa học trong các tổ chức Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi là bộ máy tổ chức thấp Bộ máy có nhiều tầng nấc là bộ máy tổ chức cao
1.3.2 Phân chia theo thời gian Đây là một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức, là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp) Hình thức phần chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn
1.3.3 Phân chia theo chức năng
Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành các chức năng được sử dụng khá rộng rãi trong thực tế, ví dụ: trong một doanh nghiệp có thể thành lập bốn bộ phận để làm nhiệm vụ bốn chức năng: marketing, sản xuất, kỹ thuật và tài chính
1.3.4 Phân chia theo lãnh thổ
Mục đích của phân chia theo lãnh thổ là nhằm khuyến khích sự tham gia của địa phương, những ưu thế trong các hoạt động ở địa phương Đây là phương pháp khá phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trên một phạm vi địa lý rộng Các bộ phận của tổ chức được hình thành nhờ hợp nhóm theo từng khu vực và giao cho một người quản lý lãnh đạo khu vực đó
1.3.5 Phân chia theo sản phẩm Đây là cách thức tổ chức mà trong đó doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyên kinh doanh theo từng loại sản phẩm Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau
1.3.6 Phân chia theo khách hàng
Phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ sở hành chính sự nghiệp
1.3.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị
Ngoài các cách phân chia trên, nhà quản trị còn có thể phân chia bộ phận trong tổ chức theo quy trình hay thiết bị Cách thức phân chia này có thể được minh hoạ bằng ví dụ doanh nghiệp tổ chức nên bộ phận phụ trách việc xi mạ, sơn phủ hoặc bộ phận kỹ thuật
Có nhiều cách phân chia tổ chức, tuy nhiên không có cách phân chia nào là tốt nhất cho mọi tổ chức và mọi hoàn cảnh Nhà quản trị phải dựa vào hoàn cảnh và đặc điểm tình huống cụ thể của tổ chức mình để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất cho tổ chức.
CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
1.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
Hình 1-1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
(Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011, trang 302)
Mô hình tổ chức quản trị trực tuyến được xây dựng trên nguyên lý mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc và công việc quản trị được tiến hành theo tuyến
1.4.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng
Mô hình tổ chức quản trị theo chức năng được xây dưng dựa trên các nguyên lý có sự tồn tại các đơn vị chức năng, không theo tuyến, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp
Phó Giám đốc sản xuất
Phó Giám đốc tiêu thụ
Phó Giám đốc tiêu thụ
Phó Giám đốc sản xuất
Hình 1-2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng
(Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011, trang 304)
1.4.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách
Hình 1-3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp
(Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011, trang 305)
1.4.4 Cơ cấu tổ chức ma trận Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay Cơ cấu này cho phép thực hiện nhiều đề án cùng lúc, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách
Phó Giám đốc tiêu thụ
Phó Giám đốc sản xuất
Hình 1-4 Cơ cấu tổ chức ma trận
(Nguồn: TS Phan Thăng, Quản trị học, NXB Thống Kê, 2011, trang 306)
TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG BỘ MÁY TỔ CHỨC TẠI DOANH NGHIỆP
1.5.1 Công tác xác định mục tiêu của doanh nghiệp
Nhà quản trị cần nhận thức rõ mục tiêu về doanh số, lợi nhuận của doanh nghiệp, dựa vào 4 yếu tố: mục tiêu chiến lược kinh doanh; môi trường hoạt động; công nghệ sản xuất; năng lực, trình độ của nhân sự Phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa các mục tiêu Sau đó định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu Từ đó làm cơ sở để tiến hành tổ chức bộ máy
1.5.2 Phân tích nhu cầu công việc và mô tả công việc cần thực hiện Đó là xác định những công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu, mô tả những nhiệm vụ liên quan Xác định doanh nghiệp cần bao nhiêu phòng ban, bộ phận, từ đó
13 phân loại các hoạt động theo nhóm chức năng, đặt ra yêu cầu thực hiện từng nhóm công việc theo nhóm chức năng…
1.5.3 Công tác thiết lập các phòng ban
Cần xem xét hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và lựa chọn mô hình Sơ đồ bộ máy tổ chức gồm những phòng ban tương quan phù hợp với mục tiêu Nhà quản trị kết hợp những chức năng quan trọng thành một hệ thống, hình thành bộ khung tổ chức, gồm các phòng ban và bộ phận
1.5.4 Xây dựng quy chế hoạt động Để xây dựng được quy chế hoạt động nhà quản trị cần phân định nhiệm vụ theo từng chức năng Từ đó quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận một cách rõ ràng Điều quan trọng là nhà quản trị cần chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ và thiết lập văn bản quy chế hoạt động cho bộ máy tổ chức
1.5.5 Công tác định biên nhân viên Để làm được điều này cần phải sử dụng bản mô tả nhiệm vụ Từ đó xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận, xem xét tính chất từng loại nhiệm vụ, đánh giá khả năng nhân sự Sau đó nhà quản trị mới xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng phòng ban
1.5.6 Chính sách sử dụng nhân viên
Nhà quản trị cần dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật lao động, từ đó xây dựng lên các tiêu chuẩn sử dụng dân sự với mối quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ Chính sách sử dụng nhân viên cần quy định cụ thể chính sách tiền lương, thưởng phạt, các chế độ đãi ngộ đối với nhân viên…
1.5.7 Công tác phân công, phân nhiệm
Phân công, phân nhiệm là bước bố trí nhân sự vào đúng vị trí thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở xem xét nhu cầu từng loại công việc cần thực hiện và năng lực tương ứng của cán bộ, nhân viên để đảm bảo sự phù hợp và đảm bảo các điều kiện thuận lợi cho họ phát huy khả năng và đáp ứng tốt nhiệm vụ được giao
1.5.8 Phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Khi các cá nhân cùng tham gia và phối hợp thực hiện nhiệm vụ được giao thì nhiệm vụ dù khó khăn đến mấy thì cũng có thể hoàn thành tốt Các phòng ban, bộ
14 phận luôn xác định rõ được quyền hạn và trách nhiệm của mình thì tổ chức sẽ luôn vận hành ổn định, chính xác, đảm bảo mục tiêu luôn hoàn thành đúng tiến độ
1.5.9 Công tác đánh giá điều chỉnh
Các nhà quản trị cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá Dựa vào kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức, từ đó xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ Nhận biết rõ các sai lệch và nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh
Khi nhà quản trị nhận thức rõ mục tiêu, tuân thủ đầy đủ nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị, nắm rõ các yếu tố cơ sở cho việc tổ chức bộ máy, cũng như việc xác định tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức hợp lí thì sẽ xây dựng được một bộ máy tổ chức hữu hiệu.
NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP
Để đảm bảo việc thiết kế một bộ máy tổ chức quản trị phù hợp, chúng ta cần phải nắm bắt được các nguyên tắc thực hiện tổ chức bộ máy.Khi một bộ máy tổ chức đã hoàn chỉnh, sẽ làm cho nhân viên hiểu rõ những kì vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc Ngoài ra, bộ máy tổ chức còn xác định các quy chế thu thập, xử lí thông tin để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức Mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm soát sẽ không trở thành hiện thực hoặc không có hiệu quả nếu không biết cách tổ chức khoa học
Chương: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CƠ CẤU BỘ MÁY CỦA DOANH NGHIỆP gồm những nội dung chính như sau:
Thứ nhất, Tổ chức là một thể thống nhất, hoàn chỉnh, hoạt động một cách khoa học, nó phản ánh bộ mặt của cấp quản trị Bản chất của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp là xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tạo khuôn khổ để thực hiện quá trình đưa kế hoạch vào thực tiễn và các quá trình tổ chức khác.Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ giúp cho mọi người thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi và có hiệu quả hơn Nhà quản trị cần thấy rõ được bản chất, tầm quan trọng, ý nghĩa và mục đích của công tác tổ chức bộ máy, nó cần phải gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp
Thứ hai, Để tạo ra một tổ chức ổn định cần sự hợp tác của con người, muốn cho công việc hiệu quả thì cần xác định rõ giới hạn, tầm hạn của nhà quản trị Bên cạnh đó, bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn luôn cần phải biến đổi và hoàn thiện vì nó chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường vĩ mô cũng như vi mô, hoàn cảnh thực tiễn của doanh nghiệp Ngoài ra trong công tác tổ chức bộ máy nhà quản trị cần xây dựng và tuân thủ một hệ thống các nguyên tắc tổ chức khoa học sẽ góp phần hạn chế những sai lầm
Thứ ba, Nhà quản trị phải dựa vào hoàn cảnh và đặc điểm tình huống cụ thể của tổ chức mình để lựa chọn phương pháp phân chia tổ chức bộ máy sao cho phù hợp Khi nhà quản trị nắm rõ các lí thuyết khoa học về việc thành lâp cơ cấu tổ chức và phương pháp tổ chức bộ máy thì sẽ xây dựng được một bộ máy tổ chức hữu hiệu và đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng, đúng yêu cầu của doanh nghiệp Bên cạnh đó đảm bảo các nguyên tắc trên giúp cho nhà quản trị kịp thời nhận biết những sai lệch trong quá trình hoạt động, kịp thời sửa chữa những sai lệch đó Một bộ máy tổ chức cần sự ổn định và lâu dài để hoạt động hiệu quả nhưng cũng cần phải có sự thay đổi kịp thời để tiếp thu cùng sự phát triển của khoa học công nghệ
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KHAI THÁC THỦY LỢI TÂY NINH NĂM 2017-2018
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KHAI THÁC THỦY LỢI TÂY NINH
2.1.1 Giới thiệu về Công ty
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KHAI THÁC THỦY LỢI TÂY NINH
- Tên giao dịch: TAYNINH IMCO., LTD
- Địa chỉ trụ sở: số 211, đường 30/4, phường 1, Tp Tây Ninh, tỉnh Tây Ninh
- Website: www.thuyloitayninh.com.vn
- Giấy phép kinh doanh: 3900244004 - ngày cấp: 03/10/1998
- Cơ quan ra quyết định thành lập: UBND Tỉnh Tây Ninh
- Số TK: 66110000000211- Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam- Chi nhánh Tây Ninh
- Giám đốc: Trần Quang Tĩnh
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH một thành viên khai thác thủy lợi Tây Ninh trước đây là Công ty khai thác thủy lợi Tây Ninh thành lập theo Quyết định số 14/QĐ-UBND Ngày 11 tháng 4 năm 1990 của UBND tỉnh Tây Ninh Ngày 02 tháng 10 năm 2008 UBND tỉnh ban hành Quyết định số 2256/QĐ-UBND chuyển đổi Công ty khai thác thủy lợi Tây Ninh thành Công ty TNHH một thành viên khai thác thủy lợi Tây Ninh là doanh nghiệp nhà nước sở hữu 100% vốn trực thuộc UBND tỉnh Tây Ninh
Công ty TNHH MTV Khai thác thủy lợi Tây Ninh trải qua gần 20 năm hình thành và phát triển, nay là công ty với vốn 100% của nhà nước đã và đang phát triển thành một doanh nghiệp hoạt động vững mạnh, mang tầm quy mô lớn Minh chứng cho quá trình phát triển đó là những thành tựu mà công ty đạt được trong quá trình kinh doanh Đầu tiên, đó là công ty đã đạt được kết quả hoạt động kinh doanh vượt bậc Tổng thu trong năm 2015 đạt 74.734,645 triệu đồng, tương ứng đạt 105,83% kế hoạch và bằng 106,04% so với cung kỳ năm 2014 Trong năm 2016, tổng thu đạt được là 78.632,362 triệu đồng, tương ứng đạt 104,23% kế hoạch và bằng 105,22% so với cùng kì năm 2015
Thứ hai, cùng với kết quả kinh doanh với mức tăng trưởng tốt, công ty đã tích lũy được một nguồn vốn và quỹ mạnh mẽ, giúp công ty xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng và nguồn nhân lực chất lượng Cơ sở hạ tầng các xí nghiệp thủy lợi được nâng cấp, sửa chữa với trang thiết bị tân tiến, quy mô diện tích mở rộng phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty với tổng giá trị hợp đồng xây dựng đã thực hiện là 7.644,556 triệu đồng trong năm 2015 và trong năm 2016 cũng tương tự chênh lệch không nhiều
Thứ ba, công nhân viên ngoài việc được hưởng chế độ tiền lương và các chính sách phúc lợi tốt đã cải thiện được đời sống xã hội, còn được công ty đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng những yêu cầu được đề ra
2.1.3 Các nguồn lực của Công ty
2.1.3.1 Cơ sở vật chất máy móc thiết bị
- 09 xí nghiệp thủy lợi; 01 trạm thủy lợi liên huyện trực thuộc; 01 Hồ chứa nước Tha La (huyện Tân Châu) với dung tích w= 26 triệu m3; 03 Kênh chính Tân Hưng, Tân Biên,Tân Châu; 09 trạm bơm điện; Hệ thống kênh mương các cấp; Hế thống kênh tiêu
- Các công trình phụ tại các đơn vị trực thuộc công ty cụ thể: Văn phòng Công ty, nhà kho, nhà để xe ô tô, hội trường, nhà ăn, nhà để xe, kè tường chắn đất, hàng rào, sân nền, cây xanh, thảm cỏ…
- Các trang thiết bị tại công ty: bàn ghế làm việc, bàn ghế hội trường, dàn máy đầu đĩa, âm ly, thùng loa, máy tính, máy in, máy photo,…
Tổng nhân viên của công ty là 234 người trong năm 2016 với cơ cấu giới tính và trình độ được thống kê theo bảng sau :
Bảng 2-1 CƠ CẤU LAO ĐỘNG CÔNG TY NĂM 2014-2016 ĐVT: Người
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 So sánh
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
Trên đại học 4 1,7 4 1,7 3 1,3 0 0 -1 -25,0 Đại học 80 34,6 82 35,4 82 35,0 2 2,5 2 2,5
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Dựa vào bảng cơ cấu lao động của Công Ty trong 3 năm ta thấy được lượng lao dộng luôn duy trì ổn định năm 2014 là 231 và tăng dần đến 2016 là 234 Với đặc thù công việc cần sự ổn định trong lao động và duy trì lâu dài, đây là điều đáng mừng cho thấy được sự ổn định trong lao động không có nhân viên nghỉ Số lao động có trình độ học vấn cao (đại học và trên đại học) chiếm tỉ trọng cao năm 2016 là 36,3% Số lượng lao động có trình độ Đại học tăng, năm 2014 là 34,6 đến năm 2015 là 35,4% Cho thấy tầm quan trọng của nguồn lao động có trình độ cao, trong đó một số đang tự học tập hoàn thiện trình độ của mình ngay khi đang làm việc tại Công Ty, cho thấy Công Ty đang tạo điều kiện tốt cho nhân lực của mình Về giới tính do tính chất công việc nên nam chiếm tỉ trọng khá cao, đặc biệt năm 2015 chiếm 91% Nhìn chung nguồn lao động dồi dào chất lượng cao là thế mạnh của Công Ty và phù hợp với quy mô hoạt động
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dựa trên tình hình tài chính với cơ cấu sử dụng vốn đến năm 2016 như sau:
- Vốn cố định: 803.025.336.737 đồng dùng để mua sắm các máy móc, trang thiết bị dài hạn có giá trị từ 20 triệu trở lên, tu sửa và xây dựng các công trình
- Vốn lưu động: 104.505.646.332 đồng dùng để mua sắm máy móc, các trang thiết bị có giá trị thấp hơn 20 triệu đồng và được sử dụng ngắn hạn, chi phí khác
- Nguồn vốn kinh doanh của công ty 907.530.983.069 được huy động từ nguồn vốn nhà nước Do công ty là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước
2.1.4 Thực trạng về bộ máy tổ chức công ty TNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh
2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty
Hình 2-1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty
2.1.4.2 Hoạt động các phòng ban a Chủ tịch Công ty
Chủ tịch công ty (Người đại diện pháp luật của Công ty) chịu trách nhiệm quản lí và điều hành Công ty tuân thủ đúng quy định của pháp luật và các quyết định của UBND tỉnh; quản lý sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn có hiệu quả; Phát triển công ty theo mục tiêu của chủ sở hữu; Báo cáo kịp thời cho UBND tỉnh về việc doanh nghiệp hoạt động thu lỗ, không đảm bảo khả năng thanh toán, không hoàn thành mục
XÍ NGHIỆP THUỶ LỢI TÂN BIÊN
XÍ NGHIỆP THUỶ LỢI TÂN CHÂU
XÍ NGHIỆP QUẢN LÍ CÁC TRẠM BƠM
TRẠM THUỶ LỢI LIÊN HUYỆN ĐỘI QUẢN LÝ KÊNH TÂN BIÊN
XÍ NGHIỆP THUỶ LỢI CHÂU THÀNH
XÍ NGHIỆP THUỶ LỢI THÀNH PHỐ TÂY NINH
XÍ NGHIỆP THUỶ LỢI DƯƠNG MINH CHÂU
PHÒNG KẾ HOẠCH-KỸ THUẬT
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
Phụ trách Quản lí nước-Công trình
21 tiêu, nhiệm vụ cho chủ sở hữu giao, hoặc những trường hợp sai phạm khác Chịu trách nhiệm b Giám đốc Công ty
Giám đốc công ty tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Chủ tịch công ty, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của công ty theo pháp luật hiện hành, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, các chủ trương, chính sách, chiến lược của công ty đạt hiệu quả cao, giám sát, kiểm tra các hoạt động kinh doanh và toàn bộ hệ thống trong công ty
Giám đốc có quyền phân công bổ nhiệm nhân viên cấp dưới, quyết định lương, khen thưởng hoặc kỷ luật đối với tất cả các nhận viên trong công ty, phê duyệt các quy định áp dụng trong nội bộ công ty c Phó Giám đốc
Là người giúp Giám đốc trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty; Trực tiếp theo dõi, dự báo tình hình thuận lợi, khó khăn trong hoạt động kinh doanh để đưa ra các biện pháp cần thiết để chỉ đạo, điều hành công ty một cách có hiệu quả; Thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động của công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác; Định hướng phát triển kinh doanh của công ty trong tương lai d Kế toán trưởng
Kế toán trưởng tham mưu giúp Giám đốc về công tác, tài chính kế toán, thống kê; giúp Giám đốc xây dựng các công tác chiến lược tài chính và các vấn đề tài chính khác; Lập hệ thống sổ sách kế toán của Công ty theo đúng quy định của pháp luật và kế toán thống kê; Chỉ đạo thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ phòng Kế toán- Tài vụ đã được quy định e Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật
- Tham mưu giúp việc cho Giám đốc và Phó giám đốc phụ trách Công ty trong lĩnh vực kế hoạch, kỹ thuật, đầu tư, thi công xây dựng, Công tác vật tư, Bảo vệ và khai thác hồ chứa nước Tha La
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công tyTNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh
2.2.1 Cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy tại công ty
2.2.1.1 Mục tiêu hoạt động của công ty
Công ty TNHH một thành viên Khai thác thủy lợi Tây Ninh phấn đấu đến năm
2020, diện tích tưới tự chảy chủ động toàn tỉnh đạt 75% đến 80% so với diện tích thiết kế đã điều chỉnh do giảm diện tích ở các khu công nghiệp Doanh thu tăng mỗi năm từ 2% đến 5% so với năm trước
Diện tích tưới được mở rộng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty tăng doanh thu, qua đó tăng kinh phí duy tu sửa chữa thường xuyên công trình thủy lợi, phát triển nhiều khu tưới điểm làm tăng hiệu quả tưới, tiêu, đồng thời tăng thu nhập, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động
Khai thác hệ thống công trình thủy lợi phục vụ đa mục tiêu, hàng năm bảo đảm phục vụ sản xuất nông nghiệp và nuôi trồng thủy sản đủ 3 vụ, tăng diện tích tưới, tiêu với chất lượng phục vụ ngày càng được nâng cao; mở rộng cấp nước công nghiệp, nước sinh hoạt cho các nhà máy và các khu công nghiệp, khu kinh tế trong tỉnh, thực hiện đạt và vượt các chỉ tiêu kế hoạch, tổ chức sản xuất kinh doanh đúng pháp luật, thực hiện tốt việc chăm lo đời sống người lao động, thúc đẩy phát triển Công ty phát triển bền vững
2.2.1.2 Hoàn cảnh thực tiễn của công ty
Năm 2016 cũng là năm dự án VWRAP hoàn thành, các Trạm bơm được đưa vào khai thác, nhiều địa phương quan tâm đầu tư kiên cố hóa kênh nội đồng; hồ Dầu Tiếng tích đủ nước và tiếp nhận nước từ hồ Phước Hòa đảm bảo cung cấp đầy đủ nước phục vụ tưới cả năm Công ty có điều kiện khai thác công trình để tăng diện tích và nâng
30 cao chất lượng tưới Bên cạnh đó vì là một doanh nghiệp nhà nước quản lí khai thác hệ thống công trình thủy lợi có quy mô lớn có tổng chiều dài kênh mương gần 1.500 km phạm vi hoạt động phân tán, rải rác trên toàn tỉnh; hạn chế cho sự quản lý điều hành, kiểm tra, giám sát thường xuyên; dự án thủy lợi Phước Hòa mới hoàn thành kên chính Tân Biên chưa phát huy tác dụng; trong toàn bộ hệ thống mạng lưới kênh nội đồng dưới 50 ha chưa đầy đủ khó phát huy hết năng lực thiết kế.
2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty
2.2.2.1 Môi trường kinh doanh trong công ty
Công ty là doanh nghiệp với 100% vốn nhà nước trực thuộc UBND tỉnh Tây Ninh nên hoạt động kinh doanh của công ty sẽ chịu sự giám sát, kiểm tra của UBND tỉnh Vì vậy, các quy chế, chính sách của nhà nước sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của Công ty
2.2.2.2 Yếu tố con người và yếu tố công nghệ a Đội ngũ nhân viên trong công ty
Theo cơ cấu lao động của Công ty, đội ngũ nhân viên trong Công ty đa số có trình độ cao, có thâm niên lâu năm trong Công ty nên khả năng làm việc ổn định và sự gắn bó lâu dài với Công ty Nhân viên luôn có thái độ làm việc nhiệt tình và môi trường làm việc vui vẻ hòa đồng
Người làm việc tại Công ty TNHH một thành viên khai thác thủy lợi Tây Ninh phải là người được đào tạo về chuyên môn nghề nghiệp, có đủ kiến thức, năng lực, tay nghề và sức khỏe phù hợp với yêu cầu của công việc b Yếu tố công nghệ
Do sự phát triển của khoa học kĩ thuật nên tất cả các bộ phận trong Công ty đều dùng các hệ thống chuyên dụng để bắt kịp công nghệ hiện nay Công ty đã từng bước thực hiện công tác cải thiện điều kiện làm.Trang bị công cụ làm việc : thiết bị vi tính – máy in, máy photo, máy đo diện tích, cho các đơn vị trực thuộc nhằm đáp ứng nhu cầu công việc Tổng giá trị xây dựng và trang bị đã thực hiện năm 2016 là 7.758,604 triệu đồng, qua đó đó đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi, nâng cao năng suất làm việc cho người lao động trong công tác và làm việc
2.2.2.3 Ngành nghề sở trường kinh doanh và qui mô lao động tại công ty a Địa bàn và qui mô hoạt động
Hệ thống công trình thủy lợi (CTTL) trên địa bàn tỉnh hiện nay do Công ty quản lý, khai thác bao gồm:
- Hồ chứa nước Tha La có dung tích 26 triệu m3;
- 09 Trạm bơm điện, trong đó có 08 trạm nằm phía Tây sông Vàm Cỏ và 01 trạm ở huyện Dương Minh Châu bơm từ kênh chính Tây thuộc hệ thống thủy lợi Dầu Tiếng
- Tổng năng lực tưới, tiêu theo thiết kế là 62.000 ha/vụ, trong đó đã khai thác trên 45.000 ha/vụ;
- Tổng giá trị tài sản công trình khoảng 2.000 tỷ đồng, trong đó có giá trị công trình thuộc 02 dự án (VWRAP và Phước Hoà) tổng giá trị trên 1.000 tỷ đồng đang trong quá trình phê duyệt quyết toán b Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh
- Đảm bảo tuyệt đối an toàn công trình (Các kênh cấp 1, cấp 2, cấp 3, và các công trình trên kênh, hồ chứa nước Tha La; các Trạm bơm điện)
- Điều tiết phân phối nước công bằng, bảo đảm yêu cầu phục vụ sản xuất nông nghiệp, nhà máy công nghiệp, bảo vệ môi trường sinh thái
- Thực hiện có hiệu quả nguồn vốn sự nghiệp thủy lợi và thủy lợi phí, đầu tư sửa chữa, duy tu bảo dưỡng công trình Bảo vệ, duy trì năng lực công trình, bảo đảm công trình thủy lợi an toàn và sử dụng lâu dài
- Theo dõi phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố, kiểm tra, sửa chữa công trình trước và sau mùa mưa lũ; ký kết thực hiện các hợp đồng sử dụng nước đủ 3 vụ/năm
2.2.3 Nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy của công ty
2.2.3.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Bộ máy tổ chức của công ty cũng tuân thủ nguyên tắc gắn với mục tiêu, lấy mục tiêu làm cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức, đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện thống nhất và tập trung vào các mục tiêu mà công ty cần thực hiện, phù hợp với hoạt động kinh doanh và yêu cầu của công ty
2.2.3.2 Nguyên tắc hiệu quả Đối với nguyên tắc này, công ty đã đạt được tính hiệu quả, bộ máy tổ chức được xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí, gọn nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hóa, đúng năng lực của từng thành viên
Quá trình tổ chức bộ máy của công ty TNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh
2.3.1 Công tác xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp đã được hoạch định
Công tác xác định mục tiêu chiến lược phân tích công việc, hình thành sơ đồ tổ chức bộ máy, thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế hoạt động, chính sách sử dụng nhân viên và công tác nhân sự Công tác xác đinh mục tiêu chiến lược đã hoạch định xuất phát từ nhận thức của ban Giám Đốc Công ty về yêu cầu tính hữu hiệu của bộ máy tổ chức được thiết lập, trong công tác tổ chức bộ máy Công ty, ban Giám Đốc xem sát nội dung dự báo về diễn biến các khả năng thay đổi về môi trường kinh doanh,các chính sách của nhà nước về thuế, kế toán kiểm toán…
Căn cứ vào yêu cầu thực tế của sản xuất kinh doanh, Công ty thực hiện việc tuyển lao động, việc sắp xếp lao động theo đúng yêu cầu của ngành nghề đang làm Việc tuyển dụng chỉ được thực hiện khi có nhu cầu cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ quản lý khai thác và bảo vệ công trình thủy lợi và chỉ tuyển dụng lao động trong phạm vi kế hoạch định mức lao đông và đã được Sở Lao động Thương Binh và Xã Hội phê duyệt hạn chế tối đa việc gia tăng số lượng lao động, nhất là lao động gián tiếp
2.3.2 Phân tích nhu cầu công việc và mô tả nhiệm vụ cần thực hiện
Trên thực tế, công tác phân tích công việc của công ty đã tiến hành khá tốt Ban lãnh đạo công ty đã dựa trên cơ sở phân tích mục tiêu chiến lược được hoạch định
34 đồng thời kết hợp với các yếu tố về hoàn cảnh thực tiễn khá nhuần nhiễn trong công việc giúp cho công việc diễn ra thuận lợi, từ đó tạo nên tiền đề, cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức Để đưa công ty đạt được những mục tiêu đã đề ra, giám đốc công ty đã xác định có những hoạt động quan trọng sau cần thực hiện:
- Quản lý trang thiết bị văn phòng, đầu tư nâng cao công nghệ kỹ thuật để nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty; tính toán chặt chẽ số nhân viên để có thể tinh giảm và nâng cao chất lượng bộ máy, công việc; tiếp tục tăng cường đào tạo, sắp xếp bố trí, bổ sung những cán bộ, những nhân viên giỏi, đủ năng lực công tác vào những công việc thích hợp, phát huy tối đa năng lực của từng nhân viên,…
- Thực hiện hoạch toán kế toán tổng hợp, lập các báo cáo thuế, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính theo quy định; kiểm tra, giám sát các khoản tài chính, tham mưu cho giám đốc các quyết định về kinh tế, tài chính; lưu trữ, báo cáo, cung cấp thông tin số liệu kế toán, …
- Công tác phân tích công việc tại công ty do lãnh đạo quyết định, đồng thời kết hợp với ý kiến tham mưu từ phòng kế toán cùng các thành viên khác, đã tạo sự thống nhất chặt chẽ, đi đúng hướng khiến cho mối quan hệ giữa các phòng ban ngày càng tốt hơn và làm việc có hiệu quả hơn
2.3.3 Công tác thiết lập phòng ban
Dựa theo bảng mô tả công việc, Công ty tiến hành cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm các phòng ban: phòng Tổ chức Hành chính, phòng Tài vụ, phòng Kế hoạch-Kĩ thuật, phòng Quản lý nước-Công trình Các phòng ban hoạt động theo nguyên tắc hiệu quả được đặt lên hàng đầu
2.3.4 Xây dựng quy chế hoạt động
Tránh tình trạng chồng chéo trong trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, phòng ban việc thiết lập bộ máy tổ chức hoàn chỉnh được Công ty quan tâm hàng đầu Giám đốc Công ty là người trực tiếp thực hiện chỉ đạo công tác xây dựng quy chế hoạt động Công ty Để thực hiện tốt công tác này ban Giám đốc Công ty đã nghiên cứu kĩ tính chất Công việc của các phòng ban, từ vị trí công việc cụ thể trong phòng ban và quy định mối quan hệ, trách nhiệm quyền hạn của các phòng ban Bảng quy chế hoạt động của bộ máy được xây dựng với nội dung cụ thể sau:
- Qui định quyền hạn của Giám đốc: đưa ra các quyết định quan trọng về chiến lược phát triển của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của công ty Trên
35 cơ sở này Giám đốc là người có quyền quyết định các hoạt động phân bổ và sử dụng nguồn lực trang thiết bị và các quyết định về tuyển dụng, sa thải người lao động
- Phó giám đốc, theo quy chế hoạt động của công ty, là người có quyền hạn phân chia, giao việc trong các hoạt động về kinh doanh, nhân sự, kế toán cho nhân viên Phó giám đốc được giao chức năng tham mưu giúp cho Giám đốc xử lý các công việc và nhận lệnh trực tiếp từ Giám đốc sau đó truyền đạt lại cho các phòng ban, chịu toàn quyền trách nhiệm về công ty khi Giám đốc vắng mặt
- Về quy định trách nhiệm, trưởng các phòng ban là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của phòng ban mình và được thuyên chuyển, điều chỉnh công việc của các nhân viên khi cảm thấy họ thực hiện công việc chưa đạt yêu cầu
2.3.5 Công tác định biên nhân viên
Hiện nay Công ty đang hoạt động với quy mô doanh nghiệp lớn và lượng nhân viên cũng được định biên hợp lí phù hợp với quy mô hoạt động và số lượng nhân viên được thống kê như bảng 2-1:
- Tổng số lao động đến tháng 12 năm 2016 là 234 nhân viên trong đó trình độ trên đại học là 3 nhân viên, đại học là 82 nhân viên, cao đẳng và trung cấp là 21 nhân viên, lao động phổ thông 128 nhân viên Giới tính 209 nam và 25 nữ
Nhận xét về công tác tổ chức bộ máy tại công tyTNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh
Nhờ công tác tuyển dụng và đào tạo của Công ty được làm tốt được làm tốt ngay từ đầu nên lực lượng lao động đều có năng lực và kinh nghiệm làm việc ổn định Chế độ một thủ trưởng được thực hiện nghiêm túc trong mọi công việc Mọi đầu mối công việc đều quy về một người lãnh đạo duy nhất nên mệnh lệnh chuyển từ cấp trên xuống đều chính xác, được thi hành nhanh chóng và không chồng chéo công việc Các phòng ban trong công ty được quy định những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng để tham mưu cho Giám đốc Mỗi cán bộ nhân viên đều làm việc với tinh thần trách nhiệm Công ty đầu tư đề cao trang thiết bị dân chủ ở cơ sở đảm bảo chế độ quyền lợi cho cán bộ, nhân viên trong công ty cũng như thực hiện nghiêm túc các chế độ chính sách theo đúng pháp luật
Trong thực tế nội bộ công ty vẫn có tình trạng ỷ lại vào cấp trên, chưa phát huy hết khả năng của từng người Chất lượng nguồn nhân lực hiện có tại Công ty tuy đã được quan tâm đào tạo nhiều năm nay nhưng chưa đẩy mạnh các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào việc tưới tiêu khoa học Sự phối hợp giữa Công ty và chính quyền huyện, xã chưa chặt chẽ Công tác đánh giá nhân viên của bộ phận Tổ chức hành chính nhân còn có sự dè chừng kiêng nể nhau
Chương 2: “TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KHAI THÁC THỦY LỢI TÂY NINH NĂM 2017- 2018” gồm những nội dung chính như sau: Thứ nhất, nêu lên lịch sử hình thành công ty Công ty được thành lập từ năm 1990 và đi vào hoạt động vào năm 1998 Mục đích hoạt động là khai thác hệ thống công trình thủy lợi phục vụ đa mục tiêu, hàng năm bảo đảm phục vụ sản xuất nông nghiệp và nuôi trồng thủy sản Thứ hai, qui mô và hoạt động của công ty Công ty hoạt động trên toàn bộ địa bàn tỉnh Tây Ninh, được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cùng với cơ cấu nhân viên ổn định Thứ ba, là cơ sở khoa học của công tác tổ chức bộ máy tại công ty Nội dung này đưa ra mục tiêu hoạt động mà công ty đang hướng đến Thứ tư, đưa ra các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy tại công ty Các yếu này bao gồm các yếu tố môi trường kinh doanh, yếu tố con
38 người, công nghệ Công ty cũng xây dựng tổ chức bộ máy dựa vào những yếu tố thực tiễn Thứ năm, nội dung đưa ra các nguyên tắc và phương pháp tổ chức bộ máy Công ty xây dựng bộ máy dựa trên đầy đủ các nguyên tắc để đảm bảo bộ máy đang hiệu quả Các nguyên tắc mà công ty áp dụng là: nguyên tắc gắn với mục tiêu, nguyên tắc hiệu quả, nguyên tắc cân đối, nguyên tắc linh hoạt và nguyên tắc chỉ huy Công ty cũng có sử dụng biện pháp phân chia tổ chức bộ máy phù hợp với quy mô hiện tại của mình đó là phân chia theo chức năng, lãnh thổ, đồng thời cũng có kết hợp phân chia theo tầm hạn quản trị Thứ sáu, nội dung này đưa ra quá trình tổ chức bộ máy công ty được thực hiện đầy đủ theo 9 bước: xác định mục tiêu chiếc lược của công ty, phân tích nhu cầu công việc và mô tả nhiệm vụ cần thực hiện, công tác thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế hoạt động, định biên nhân viên, chính sách sử dụng nhân viên, phân công phân nhiệm, phối hợp thực hiện công việc, đánh giá và điều chỉnh
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KHAI THÁC THỦY LỢI TÂY
Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh năm 2017-2018
- Tăng cường nhân lực quản lý khai thác, bảo vệ công trình thủy lợi theo hướng hiện đại, đa mục tiêu, tích cực thực hiện cấp nước sinh hoạt, cung cấp nước cho khu công nghiệp, nhà máy chế biến công nghiệp, đồng thời mở rộng diện tích tưới, tiêu đi đôi với nâng cao chất lượng tưới, tiêu, tiếp tục thực hiện phương châm “ làm cho nông dân ngày càng hài lòng hơn” với dịch vụ tưới, tiêu do công ty thực hiện Trong mùa khô, vận động nhân dân sử dụng nước tiết kiệm, thực hiện đắp chặn các kênh tiêu, thực hiện tưới tiết kiệm nước bằng cách tưới luân phiên, tưới phun, tưới nhỏ giọt,… Nhằm đáp ứng yêu cầu dùng nước cho sản xuất và đời sống của nhân dân
- Thực hiện rà soát, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đầu tư cho công tác duy trì, sửa chữa hệ thống công trình thủy lợi nhằm duy trì năng lực tưới, tiêu của hệ thống
- Phấn đấu tăng năng suất lao động, tăng diện tích hoàn thành vượt mức kế hoạch diện tích hợp đồng tưới, doanh thu, lợi nhuận, đời sống người lao động được nâng lên
- Tiếp tục nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng, động viên khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy sáng kiến.
Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy tại công ty
3.2.1 Kiến nghị về công tác khích lệ, động viên, khen thưởng nhân viên
Công ty với bề dày lịch sử hình thành và phát triển gần 20 năm, công tác tổ chức bộ máy đã đi vào khuôn khổ hoạt động nhất định và gần như không có bất cập nhưng Công ty cần chú ý đến việc khích lệ, động viên, khen thưởng nhân viên Đây là một việc làm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy của Công ty:
- Phong trào thi đua thường xuyên tuy có đánh giá mức độ hoàn thiện nhiệm vụ hàng quý, tuy nhiên thang điểm thi đua cũng còn những hạn chế cần phải bổ sung, điều chỉnh tạo sự công bằng trong thi đua khen thưởng
- Việc phát huy đề tài sáng kiến, giải pháp kinh nghiệm phát huy tính mới, tiêu biểu, chưa đầu tư cho thỏa đáng giải pháp, thiếu số liệu chứng minh so sánh hiệu quả giữa tính cũ và tính mới nên thiếu cơ sở để xét tặng danh hiệu nên các thủ trưởng đơn vị trực thuộc cần quan tâm đúng mực việc hướng dẫn động viên tạo điều kiện cho từng người lao động phát huy sáng kiến, cải tiến phương pháp lao động
- Công tác thi đua khen thưởng tuy có đảm bảo về nguyên tắc, bình chọn, công khai trong tập thể, nhưng trong bình xét khen thưởng thành tích, tỷ lệ khen thưởng cho cá nhân là cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lí có lúc vẫn còn cao hơn so với công nhân viên và người lao động trực tiếp, chưa khen thưởng những thành tích đột xuất để kịp thời động viên nhân rộng điển hình.
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy tại công ty
Sự phối hợp của các tổ chức đoàn thể cấp cơ sở trực thuộc chưa được lan tỏa sâu rộng, tác động tích cực đến chính quyền, đoàn thể địa phương, chưa kịp bồi dưỡng nhân rộng gương điển hình bằng nhiều hình thức để mọi người học tập làm theo Việc xây dựng và nhân rộng điển hình tiên tiến trong việc đầu tư phổ biến mô hình mới, cách làm hay chưa nhân rộng toàn công ty
3.3 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Một Thành Viên Khai Thác Thủy Lợi Tây Ninh
3.3.1 Giải pháp về công tác khích lệ, động viên, khen thưởng nhân viên
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật nhà nước về công tác thi đua khen thưởng nhằm nâng cao nhận thức người đứng đầu đơn vị, xí nghiệp về vai trò tác dụng của công tác thi đua khen thưởng Kịp thời phát hiện, bồi dưỡng nhân rộng điển hình tiên tiến Tăng cường công tác phối hợp với các đoàn thể, chính quyền địa phương trong tổ chức các phong trào thi đua trong năm 2017-2018
- Nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng, gắn với củng cố cán bộ làm công tác thi đua khen thưởng, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu đổi mới công tác thi đua khen thưởng Sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua kịp thời để rút ra bài học kinh nghiệm và nêu gương các điển hình tiên tiến có cách làm hay để mọi người học tập làm theo
3.3.2 Giải pháp công tác phối hợp với chính quyền, địa phương của Công ty
Phối hợp hỗ trợ đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, khai thác và bảo vệ công trình thủy lợi cấp huyện, xã… theo phân công; Phối hợp rà soát, củng cố tổ chức, năng lực quản lý, khai thác cho tổ chức hợp tác dùng nước trên các địa bàn, xã, phường, thị trấn trong vùng tưới Tham mưu chính quyền địa phương thực hiện việc củng cố trước hết là cơ cấu lại các hợp tác xã theo hướng: điều chỉnh diện tích quản lý phù hợp, mở rộng các ngành nghề hoạt động để tăng thu nhập, thành lập và hoạt động đúng luật hợp tác xã thực sự đại diện cho tập thể nông dân trong vùng
Chương 3: “MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KHAI THÁC THỦY LỢI TÂY NINH NĂM 2017-2018” Gồm những nội dung chính sau: thứ nhất, đưa ra phương hướng phát triển cho năm 2017-2018 Tất cả các phương hướng đưa ra đều được Ban Giám đốc Công ty bàn bạc, xem xét kĩ lưỡng dự trên những mặt tích cực và hạn chế sau các kì báo cáo, tổng kết theo quý, năm Thứ hai, đưa ra một số kiến nghị về một số bất cập tồn tại trong Công ty cần sớm giải quyết để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy Với cái nhìn khách quan của người tham gia thực tập tại Công ty đã đưa ra 2 kiến nghị sau Kiến nghị về công tác khích lệ, động viên, khen thưởng nhân viên và kiến nghị công tác phối hợp với chính quyền, địa phương của Công ty Thứ ba, sau khi đưa ra các kiến nghị mà Công ty còn tồn đọng đã đưa ra những giải pháp để giải quyết những bất cập của Công ty Các giải pháp trên dựa vào lý thuyết khoa học và hoàn cảnh thực tế của Công ty Gồm những giải pháp là: giải pháp về công tác khích lệ, động viên, khen thưởng nhân viên và kiến giải pháp công tác phối hợp với chính quyền, địa phương của Công ty
