13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DỊCH VỤ VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY KEPLER LOGISTICS JSC .... Đánh giá hoạt động quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường
Tính cấp thiết của đề tài
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận chuyển có lịch sử lâu đời và phổ biến nhất, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và phát triển nền thương mại quốc tế Khoảng thế kỷ 5 trước công nguyên, những quốc gia cổ đại như Ai Cập, Trung Quốc, Nhật Bản, đã lợi dụng biển làm các tuyến đường giao thông để giao thương giữa các vùng, miền, các quốc gia khác nhau trên thế giới Ở Việt Nam, vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hình thành và phát triển trong các thế kỷ XVII – XIX đạt được những thành tựu đáng kể nhờ vào chính sách ưu tiên của các chúa Nguyễn, của nhà Tây Sơn và các các vua triều Nguyễn, đặc biệt là vua Gia Long và Minh Mạng
Nước ta có vị trí giao thông đường biển thuận lợi do đó quá trình hội nhập thế giới có nhiều hãng tàu lớn gia nhập khiến thị trường vận tải biển trở nên sôi động hơn Ngành vận tải biển đang được sự quan tâm đặc biệt của nhà nước giúp các doanh nghiệp cạnh tranh một cách bình đẳng với các hãng tàu lớn của thế giới Khách hàng giờ đây đóng vai trò quan trọng, sự lựa chọn của khách hàng sẽ là yếu tố then chốt đóng vai trò quyết định trong việc lựa chọn dịch vụ vận chuyển trong nước hay quốc tế Bên cạnh đó, các doanh nghiệp vận tải luôn muốn tìm hiểu các yếu tố nào ảnh hưởng đến ý định lựa chọn của khách hàng, để từ đó thấu hiểu khách hàng và có các biện pháp nâng cao, hoàn thiện dịch vụ khách hàng và gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường
Hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển giúp tận dụng tối đa tiềm năng của các cảng biển và kết nối hàng hóa của một quốc gia với thế giới Các tuyến đường biển thường là các tuyến đường tự nhiên, không đòi hỏi nhiều công sức trong việc xây dựng và duy trì Vậy nên, lựa chọn phương thức vận tải bằng đường biển giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển, điều này được các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng Bên cạnh đó, vận tải đường biển cho phép vận chuyển hàng hóa có kích thước lớn và khối lượng lớn, nhờ vào những con tàu rộng lớn có khả năng chứa hàng trăm container Điều này giúp cho việc vận chuyển các hàng hóa cồng kềnh trở nên dễ dàng hơn
Hiện nay, với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, vận tải đường biển trở thành ngành quan trọng trong hệ thống vận tải quốc tế, là phương thức vận tải được sử dụng nhiều nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu Thời gian vừa qua, hoạt động vận tải hàng hóa bằng đường biển nói riêng và dịch vụ logistics của Việt Nam nói chung bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi tình hình căng thẳng ở khu vực Biển Đỏ Hàng trăm tàu lớn phải vòng qua Mũi Hảo Vọng ở phía nam Châu Phi, khiến thời gian đi biển kéo dài, làm tăng chi phí vận chuyển và tác động lên thương mại quốc tế và chuỗi cung ứng toàn cầu Một tác động tiêu cực đang diễn ra rõ ràng nhất là việc giá cước vận tải biển và các loại phụ thu, phụ phí của hãng tàu tăng cao, các hãng tàu nước ngoài đã đồng loạt công bố tăng 10 – 20% phí xếp dỡ hàng hóa đối với mỗi loại dịch vụ container tại Việt Nam Trước tình
2 trạng đó, nhiều doanh nghiệp vận tải đang đứng trước bài toán điều chỉnh giá cước sao cho phù hợp nhất
Kepler Logistics JSC là một trong những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, cung cấp các dịch vụ vận tải đường bộ, đường biển và đường hàng không cũng không tránh khỏi những tác động tiêu cực từ thị trường Đối mặt với khó khăn, thách thức từ thị trường vận tải đặt ra yêu cầu khắt khe trong quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển của công ty Do đó, nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển tại công ty giúp có cái nhìn chung về thực trạng hiện nay của công ty từ đó đặt trong bối cảnh thị trường cũng như nhu cầu thực tế của người tiêu dùng để đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị và có sự điều chỉnh phù hợp Vì vậy, em xin chọn đề tài “Quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn nội dung của bài nghiên cứu có thể đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của công ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
PGS.TS An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2018), “Giáo trình quản trị Logistics kinh doanh”, Trường Đại học Thương Mại, đã nêu ra lên khái niệm liên quan đến vận chuyển hàng hóa, bên cạnh đó cũng đề cập đến các thành viên tham gia trong quá trình vận chuyển hàng hóa bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, người vận tải, chính phủ và công chúng
PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan, PGS.TS Phạm Công Đoàn (2019), “Giáo trình quản trị học”, Trường đại học Thương Mại, giáo trình đã nêu lên các nội dung chính của một hoạt động quản trị, đưa ra các vai trò, cách thức của từng nội dung trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp cần thực hiện những vấn đề gì đồng thời đem lại hiệu quả và lợi ích cho tổ chức như thế nào
Lê Thị Huế (2017), “Quản trị vận chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH MiWon Việt Nam”, đưa ra các nội dung của quản trị vận chuyển hàng hóa bao gồm ba quá trình: lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra và đánh giá hoạt động vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của quá trình sản xuất, kinh doanh
Nguyễn Phương Ngọc, Đoàn Thụy Kim Phương (2023), “Đánh giá các tác động của biến đổi khí hậu đến hoạt động giao thông vận tải” Bài viết cung cấp những tác động của biến đổi khí hậu tới ngành giao thông vận tải không chỉ trước các hiện tượng cực đoan có mức độ thảm khốc mà việc thay đổi nhiệt độ, lượng mưa, hạn hán và xói mòn đất cũng là quá trình bất lợi “chậm chạp” do biến đổi khí hậu gây ra cho ngành vận tải
Trương Thị Như Hà (2016), “Các yếu tố ảnh hưởng đến cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường biển” Bài nghiên cứu đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới vận chuyển hàng hóa bằng đường biển như các yếu tố kinh tế xã hội, các sự kiện chính trị, chi phí, sự thay đổi của cấu trúc thị trưởng, Thông qua việc phân tích các yếu tổ ảnh hưởng tới vận
3 chuyển hàng hóa bằng đường biển sẽ giúp nhà quản trị vận tải đề ra kế hoạch đúng đắn và khai thác hiệu quả phương tiện vận chuyển của mình
Ruth Banomyong (2015), “Assessing the National Logistics System of Vietnam”, đánh giá hệ thống logistics của Việt Nam đang phát triển nhanh chóng tuy nhiên vẫn còn hạn chế và cơ sở hạ tầng là một trong những yếu tố tác động đến hoạt động vận tải hàng hóa ở nước ta.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là hoàn thiện quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC Để hoàn thành mục tiêu trên, bài nghiên cứu thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu:
Thứ nhất, hệ thống hóa các cơ lý luận cơ quan liên quan tới hoạt động quản trị dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Thứ hai, phân tích thực trạng quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển tại công ty Kepler Logistics JSC Đánh giá những thành tựu mà doanh nghiệp đạt được, song song với đó là những hạn chế còn tồn tại
Thứ ba, đưa ra các giải pháp, khuyến nghị sau khi đánh giá thành công, hạn chế cũng như đưa ra nguyên nhân của vấn đề nhằm nâng cao hiệu quả quản trị dịch vụ vận tải bằng đường biển của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Bài nghiên cứu sử dụng các dữ liệu được thu thập, tổng hợp từ các công trình nghiên cứu trước đó, các báo cáo, tài liệu tham khảo, giáo trình, bài báo, Đây là nguồn dữ liệu phục vụ cho mục đích nghiên cứu về cơ sở lý luận là nền móng cho các vấn đề nghiên cứu sau đó Các dữ liệu thu thập được bao gồm cơ sở lý thuyết, các kết quả nghiên cứu trước đó về quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển Hoạt động tìm kiếm và thu tập dữ liệu thông qua các công cụ tìm kiếm khác nhau, Internet, thư viện, nhằm rút ra những vấn đề khái quát phục vụ đề tài nghiên cứu Cùng với đó, bài nghiên cứu sử
4 dụng nguồn dữ liệu nội bộ của công ty Kepler Logistics JSC như: báo cáo kinh doanh, báo cáo của các phòng ban của công ty, dữ liệu thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty
Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp thống kê: Là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và dữ liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về khía cạnh nào đó của đối tượng đang nghiên cứu Bài nghiên cứu sử dụng phương pháp thống kế nhằm đánh giá thực trạng hoạt động quản trị dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC một cách khách quan Thông tin được thu thập từ nội bộ công ty Kepler Logistics JSC giai đoạn 2020 – 2022 được tập hợp và xử lý để có cái nhìn khái quát về tình hình quản trị vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty
Phương pháp phân tích, so sánh: Là phương pháp được sử dụng phổ biến, đối chiếu các chỉ tiêu đã được lượng hóa, có nội dung và tính chất tương tự xác định xu hướng, mức độ biến động của đối tượng nghiên cứu Thông qua những số liệu đã thống kê được từ hiệu quả hoạt động kinh doanh vận chuyển đường biển của Kepler Logistics JSC, tiến hành so sánh các chỉ tiêu, thông số đánh giá tính hợp lý và không hợp lý của dữ liệu này
Phương pháp tổng hợp: Là phương pháp phân loại, sắp xếp các đối tượng nghiên cứu, thông tin, dữ liệu vào một nhóm có cùng đặc điểm, thuộc tính hoặc sự tương đồng nào đó Phương pháp này giúp thông tin trong bài nghiên cứu được tổ chức có trật tự, dễ dàng nghiên cứu Từ những nhận xét, đánh giá về thực trạng hoạt động quản trị vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, tổng hợp thông tin để đưa ra đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị của Kepler Logistics JSC.
Kết cấu khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu và tài liệu tham khảo… nội dung chính của đề tài “Quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển của Công ty Kepler Logistics JSC” bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển
Khái quát chung về quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển bao gồm các khái niệm, đặc điểm, các thành phần tham gia quá trình vận chuyển hàng hóa; phân tích nội dung quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển và các yếu tố ảnh hưởng tới vận tải hàng hóa bằng đường biển
Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC Nội dung của chương 2 trước hết đưa ra một cách khái quát về công ty Kepler Logistics JSC và hoạt động vận tải hàng hóa của công ty Tiếp đó tiến hành phân tích thực trạng hoạt động quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển đưa ra đánh giá thành công và hạn chế của công ty
Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC Chương cuối của bài khóa luận nêu lên định hướng phát triển của công ty Kepler Logistics JSC, đề xuất các giải pháp hay khuyến nghị dựa trên định hướng phát triển của công ty và những hạn chế còn tồn tại góp phần hoàn thiện quy trình quản trị vận tải hàng hóa tại Kepler Logistics JSC
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ DỊCH VỤ VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 6 1.1 Một số khái niệm và đặc điểm
Khái niệm vận tải hàng hóa
Vận chuyển hay vận tải hàng hóa là hoạt động có mục đích của con người nhằm thay đổi vị trí của hàng hóa từ nơi này tới nơi khác bằng các phương thức vận chuyển
PGS.TS An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2018), Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh: “Vận chuyển hàng hóa, xét theo quan điểm quản trị logistics, là sự di chuyển hàng hóa trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận tải nhằm thực hiện các yêu cầu của mua bán, dự trữ trong quá trình sản xuất kinh doanh”
Vận tải thường gắn liền với các hoạt động khuân, vác, gánh, nâng… của con người trong xã hội nguyên thủy Theo thời gian, vận tải đơn thuần nay dần hình thành các dịch vụ vận tải Từ thập niên 60 – 70 của thế kỷ trước, vận tải hàng hóa đã trở thành ngành kinh tế – kỹ thuật quan trọng, luôn gắn kết với giao thông vận tải trong sản xuất và lưu thông phân phối
Vận tải là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của logistics Vận tải hỗ trợ kết hợp những yếu tố tưởng chừng như không hề có sự liên kết nào với nhau lại trở thành những thứ bổ trợ cho nhau trong quy trình của chuỗi cung ứng Do đó, để đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả thì phải đảm bảo hệ thống vận tải được quản lý một cách chặt chẽ và tối ưu Điều này đồng nghĩa với việc tất cả các thành viên trong chuỗi cung ứng đều phải có một tầm nhìn tuyệt đối với hình thức vận tải.
Khái niệm quản trị vận tải hàng hóa
Định nghĩa đơn giản nhất về quản trị vận tải được hiểu đó là quá trình giám sát việc vận chuyển hàng hóa Quá trình giám sát vận tải bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp; đàm phán các điều khoản; chuẩn bị giấy tờ; lên lịch điều phối và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa; quản lý và giám sát việc nhận, thanh toán các hóa đơn liên quan tới quá trình vận chuyển
Theo Victoria Transport Policy Institute, “Quản trị vận tải hàng hóa bao gồm nhiều chiến lược khác nhau để tăng hiệu quả vận chuyển hàng hóa và thương mại.”
Quản trị vận tải là quá trình giám sát và quản lý hoạt động vận chuyển và giao hàng hiệu quả về mặt chi phí Quản lý mạng lưới vận tải hàng hóa là sự kết hợp hoạt động logistics, nguồn nhân lực và kiến thức để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa người vận chuyển và chủ hàng
Quản trị vận tải hàng hóa kết hợp việc hình thành các chiến lược khác nhau để nâng cao hiệu quả vận chuyển hàng hóa và hiệu quả vận tải thương mại Quản trị vận tải tập trung vào việc giảm chi phí vận chuyển đồng thời xem xét các chi phí xã hội như tắc nghẽn hoặc tác động ô nhiễm, giúp người gửi hàng sử dụng đúng phương thức vận chuyển
Ví dụ, vận tải đường sắt và đường biển có hiệu quả cao trên những chặng đường dài so với việc sử dụng xe tải Điều giúp cải thiện việc định tuyến và lập lịch trình nhằm tăng hệ số tải và giảm quãng đường vận chuyển hàng hóa Việc quản lý đội xe giúp sử dụng phương tiện một cách tối ưu cho mỗi chuyến đi, giảm quãng đường đi và đảm bảo rằng phương tiện được vận hành và bảo trì theo cách giảm chi phí bên ngoài
Quản trị vận tải hàng hóa là một quá trình đòi hỏi nhiều hoạt động, các bên tham gia và kỹ thuật – công nghệ khác nhau kết hợp để hợp lý hóa hiệu quả các dịch vụ vận tải Nhiều khía cạnh liên quan được thực hiện cùng lúc để đảm bảo quá trình diễn ra trơn tru Các doanh nghiệp sản xuất rất khó để có thể tự mình quản lý hoạt động vận chuyển hàng hóa và đạt được hiệu quả Do đó, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp sản xuất đã liên kết chặt chẽ với các công ty vận tải có kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả cũng như giảm chi phí vận chuyển của doanh nghiệp và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.
Đặc điểm của dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Khả năng chuyên chở lớn Đường biển có khả năng vận chuyển hàng hóa với quy mô lớn Trong vận tải hàng hóa đường biển, tàu biển là phương tiện quan trọng nhất với sức chứa vài chục TEU (Twenty – foot Equivalent Unit) cho đến những tàu lớn như tàu sân bay với sức chứa hàng ngàn TEU Với những tàu to dài có khả năng chứa vài trăm container lớn thì khả năng vận chuyển những hàng hóa có khối lượng và kích thước lớn, cồng kềnh của vận tải đường biển là hoàn toàn có thể Cùng với đó sự ra đời của container đã góp phần tối ưu hóa quá trình xếp dỡ và tăng cường sức chứa của tàu biển Các container có thể được xếp chồng lên nhau, gắn kết chặt chẽ, tạo thành một khối hàng hóa lớn khai thác tối đa không gian trên tàu
Vận chuyển hành trình dài, liên lục địa
Vấn đề giao thương giữa các lục địa luôn là vấn đề được ưu tiên hàng đầu của các quốc gia Từ thời cổ đại, con người đã cố gắng các thiện các tuyến hiện có và các tuyến đường mới để tăng tốc độ giao thương và mang đến hiệu quả, an toàn cho con người và hàng hóa Đường biển là một trong những phương thức vận tải được lựa chọn cho kết nối giao thương giữa các lục địa với nhau bởi những tuyến đường hình thành từ tự nhiên Điều này tạo ra một hệ thống vận chuyển hàng hóa quốc tế rộng lớn, giúp thúc đẩy thương mại toàn cầu
Vận chuyển đa dạng loại hàng hóa
Ưu điểm vượt trội của vận tải đường biển nằm ở khả năng chuyên chở hầu hết mọi loại hàng hóa Phương thức này đáp ứng nhu cầu vận chuyển đa dạng, từ hàng lương thực, công nghiệp, điện tử, tiêu dùng đến sản phẩm công nghiệp và máy móc.
8 thiết bị, vật liệu xây dựng và hàng hóa khác Theo đó những hàng hóa không vận chuyển được ở các phương thức khác thì đều có thể xem xét chuyển qua hình thức đường biển
Mức độ tiếp cận thấp
Tàu biển thường có kích thước lớn do đó hàng hóa được bốc lên từ cảng đến và hạ ở cảng đích Vì thế, vận tải đường biển cần kết hợp với các phương thức vận tải khác để đưa hàng hóa đến nơi nhận hàng, đặc biệt là phương thức đường bộ có thể tiếp cận tới tất cả các điểm đến Tuy nhiên, so với các phương thức vận chuyển khác như hàng không, đường biển thường có chi phí thấp hơn Điều này đặc biệt quan trọng đối với các loại hàng hóa không cần vận chuyển gấp trong thời gian ngắn
Thời gian vận chuyển dễ bị ảnh hưởng
Thời tiết xấu, cản trở địa lý và các vấn đề liên quan đến cảng có thể ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Bên cạnh vấn đề về thời tiết là điều thường xuyên gặp phải thì các vấn đề liên quan tới chính trị, giá nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới thời gian vận chuyển của phương thức này Chính vì vậy có thể gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh Độ an toàn và bảo hiểm
Ngành công nghiệp vận tải biển thường tuân thủ các quy định chặt chẽ về an toàn và bảo hiểm Tuy nhiên, giống với bất kỳ phương thức vận chuyển nào, vẫn có những rủi ro nhất định liên quan đến mất mát hàng hóa hoặc tai nạn tàu biển Hàng hóa có thể bị hư hại hay thất thoát khi gặp tình trạng thời tiết xấu, bị thu giữ bài hải quan.
Các thành phần tham gia quá trình vận chuyển hàng hóa
Hình 1.1: Các thành phần tham gia quá trình vận chuyển hàng hóa
(Nguồn: Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh, Đại học Thương Mại,2018)
Người gửi hàng (shipper): Là chủ hàng, là người yêu cầu vận chuyển hàng hóa đến địa điểm nhất định trong thời gian cho phép Mục tiêu của chủ hàng là sử dụng dịch vụ vận chuyển sao cho tối thiểu hóa chi phí mà vẫn đáp ứng tốt mức dịch vụ khách hàng yêu cầu Người gửi hàng chịu trách nhiệm về việc chuẩn bị và đóng gói hàng hóa, sắp xếp quy trình vận chuyển, và chịu trách nhiệm pháp lý và tài chính liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa Người gửi hàng có thể là người mua hàng hoá, nhà sản xuất, nhà cung cấp, hoặc bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào có nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ một địa điểm đến địa điểm khác
Người vận tải (carrier): Là các tổ chức kinh doanh cung cấp dịch vụ vận tải chuyên nghiệp với mục tiêu lợi nhuận, họ là chủ sở hữu và vận hành các phương tiện vận tải Mức độ cạnh tranh trên thị trường vận tải sẽ quyết định giá cả, tính đa dạng và chất lượng của từng loại hình dịch vụ vận chuyển hàng hóa Người vận tải phải đạt được tính chuyên nghiệp cao trong việc nhận biết nhu cầu của người gửi và người nhận, hỗ trợ ra quyết định về phương án và lộ trình vận chuyển tối ưu, quản lý tốt nguồn lực và nâng cao hiệu quả chuyên chở hàng hóa Ngoài ra còn có các trung gian như đại lý vận tải, môi giới vận tải là các bên đứng vai trò chuyển tiếp các kiện hàng tạo điều kiện kết nối giữa người gửi, người nhận với các doanh nghiệp vận tải
Người nhận hàng (consignee): Là người nhận hàng, đồng thời cũng là người mua hàng Consignee là cá nhân hoặc tổ chức được chỉ định nhận hàng hoá hoặc hàng hóa được vận chuyển từ một địa điểm đến đích cuối cùng, là người mà hàng hóa được gửi đến hoặc người nhận cuối cùng của một giao dịch vận chuyển Mối quan hệ giữa người gửi hàng và người nhận hàng thường được xác định bởi các nghĩa vụ pháp lý và hợp đồng, đồng thời trách nhiệm của người nhận hàng có thể khác nhau tùy theo tính chất của hàng hóa và các điều khoản của hợp đồng vận chuyển
Chính phủ: Là bên đầu tư và quản lý hạ tầng cơ sở giao thông vận tải như đường bộ, đường sắt và các điểm dừng đỗ phương tiện (sân bay, bến cảng, nhà ga, ) Với mục tiêu phục vụ phát triển kinh tế xã hội của một đất nước và hội nhập kinh tế thế giới, chính phủ xây dựng và đề ra các chiến lược lâu dài cùng những chính sách, luật lệ nhằm cân đối tổng thể và hài hòa giữa các mục tiêu kinh tế, xã hội và môi trường Sự can thiệp của chính phủ trong hoạt động vận tải thể hiện trong các luật, văn bản quy phạm pháp luật, các chính sách khuyến khích hoặc giới hạn,
Công chúng: Là thành phần hưởng lợi từ các lợi ích của vận chuyển hàng hóa và cũng bị những tác động tiêu cực rất mạnh tới môi trường số và mức độ an toàn xã hội và kinh tế do hoạt động vận chuyển hàng hóa nói riêng và giao thông nói chung gây ra Họ rất quan tâm đến hoạt động vận chuyển và có khả năng tạo nên dư luận xã hội, gây sức ép để nhà nước và chính quyền các cấp ra quyết định vì mục tiêu an sinh xã hội và phát triển bền vững của quốc gia
Nội dung quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển
Quá trình lập kế hoạch nhằm xác xây dựng các hoạt động tác nghiệp cần thực hiện, là những biện pháp tổ chức thực hiện trong từng giai đoạn cụ thể, gắn với hoàn cảnh và điều kiện cụ thể Mục tiêu của lập kế hoạch là nhằm tổ chức thực hiện được mục tiêu đặt ra và phải chọn lựa phương án tối nhất, có hiệu quả nhất để thực hiện Việc lập kế hoạch được xây dựng trên cơ sở mục tiêu chiến lược đồng thời phải cụ thể, dưới dạng chỉ tiêu được định lượng, định tính cụ thể (Giáo trình Quản trị học, Đại học Thương Mại, 2019)
Xuất phát từ mục tiêu và chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch về phương thức vận chuyển cũng như phương tiện vận chuyển Hai yếu tố này liên quan trực tiếp tới chi phí và thời gian vận chuyển của doanh nghiệp Các phương tiện vận chuyển nhanh hơn thì cước phí sẽ cao hơn, tốc độ vận chuyển càng nhanh thời gian dự trữ trên đường càng giảm Do đó, việc lập kế hoạch về phương án vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp cân đối giữa thời gian vận chuyển và mức chi phí vận chuyển
Lập kế hoạch cần xác định nhu cầu vận chuyển hàng hóa về loại sản phẩm vận chuyển, quy mô vận chuyển, khoảng cách vận chuyển, hoạch định mạng lưới và tuyến đường vận chuyển (Lê Thị Huế, 2017) Mạng lưới và tuyến đường vận chuyển cần được doanh nghiệp hoạch định nhằm đảm bảo vận động của hàng hóa một cách hợp lý theo những điều kiện nhất định Việc tính toán xác định các mạng lưới và tuyến đường vận chuyển là một yêu cầu thiết yếu cho phép tăng cường hiệu suất vận chuyển và tiết kiệm chi phí vận chuyển
1.3.2 Tổ chức vận tải hàng hóa
Trong hoạt động tổ chức vận tải hàng hóa cần đảm bảo các yếu tố như an toàn, thời gian vận chuyển, độ tin cậy và yếu tố về năng lực vận chuyển (Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Đại học Thương Mại)
Vận tải hàng hóa phải an toàn, không xảy ra sự cố ngoài ý muốn nào có thể gây ảnh hưởng xấu đến hàng hóa Cần có kiểm tra chặt chẽ các tiêu chí để đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như phương tiện trong quá trình vận chuyển tránh những rủi ro Độ tin cậy thể hiện qua tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ vận chuyển hàng hóa Những yếu tố tác động đến độ tin cậy là thời tiết, tình trạng giao thông, số lần dừng trên tuyến
Cùng với đó, doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề bố trí nhân lực, phương tiện đồng thời lựa chọn đối tác vận chuyển Dựa trên kế hoạch đã lập ra, căn cứ theo đặc điểm và khối lượng hàng hóa, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn đối tác vận chuyển là các hãng tàu tiến hành tổ chức, phân bổ nhân lực hợp lý để chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ liên quan tới hàng hóa, chuẩn bị phương tiện đưa hàng hóa tới cảng để bốc xếp lên tàu
11 Để đạt được hiệu quả trong hoạt động quản trị vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp có quy trình vận chuyển và thiết kế mạng lưới vận chuyển phân phối hàng hóa trên từng thị trường khu vực đến địa điểm nhận hàng Bộ phận vận tải chịu trách nhiệm xác định tuyến đường hợp lý nhất, kết nối các điểm trong toàn bộ quy trình vận chuyển đáp ứng tốt yêu cầu cung ứng hàng hóa Việc theo dõi tình trạng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch giao nhận hàng và các công việc tiếp theo
1.3.3 Kiểm tra đánh giá kết quả
Kiểm tra, đánh giá kết quản giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện, từ đó có sự điều chỉnh kịp thời nếu có sự sai sót hay gặp khó khăn cản trở (Giáo trình Quản trị học, Đại học Thương Mại, 2019) Bên cạnh đó, kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của việc lập kế hoạch cũng như quá trình tổ chức vận chuyển hàng hóa, giúp các hoạt động này thực hiện tốt hơn, đảm bảo hiệu quả cung ứng dịch vụ vận tải Đo lường, đánh giá kết quả được coi là thành phần quan trọng trong hoạt động quản trị vận tải, nếu không những nỗ lực quản trị sẽ trở nên vô hướng Các phương pháp đo lường quản trị vận tải bao gồm: đo lường kết quả bên trong và đo lường kết quả bên ngoài Đánh giá kết quả bên trong là việc sử dụng hiệu suất hoạt động vận tải của doanh nghiệp Các chỉ tiêu này bao gồm như năng lực cung ứng dịch vụ, khả năng hiểu nhu cầu khách hàng Tuy nhiên các tiêu chí này mang tính chủ quan, cho phép xác định chính xác các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho các hoạt động logistics trong một thời gian nhất định Đo lường kết quả bên ngoài là phương pháp đánh giá thái độ của khách hàng khi tương tác với hoạt động vận tải của doanh nghiệp Các chỉ tiêu này cho biết thái độ hài lòng của khách hàng hay các lợi ích của doanh nghiệp mang lại cho họ Bên cạnh đó, phương pháp này giúp doanh nghiệp bổ sung, điều chỉnh những nỗ lực trong hoạt động vận tải một cách hữu hiệu trong tương quan cạnh tranh với các đối thủ khác cành ngành
Kiểm tra, đánh giá kết quả giúp đối phó kịp thời với những thay đổi từ môi trường ngành Qua quá trình kiểm tra, đánh giá phát hiện các cơ hội, nguy cơ tiềm ẩn để kịp thời có biện pháp điều chỉnh nhằm tận dụng cơ hội và phòng ngừa rủi ro, giảm thiểu tổn thất khi rủi ro xảy ra Kiểm tra, đánh giá cũng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng với các mục tiêu đặt ra với hiệu quả cao, đảm bảo các phương tiện vận tải luôn trong trạng thái tốt nhất.
Các yếu tố ảnh hưởng tới vận tải hàng hóa bằng đường biển
1.4.1 Yếu tố khách quan Điều kiện tự nhiên
Biển được biết đến là khu vực có những diễn biến thời tiết vô cùng phức tạp và khó có thể dự đoán một cách chính xác Các doanh nghiệp vận tải sẽ dựa vào tình hình
12 thời tiết để xây dựng các kế hoạch hàng hai, lên tuyết đường tối ưu, tiết kiệm những chi phí tiềm ẩn Có thể nói thời tiết là một trong những yếu tố đầu tiên có tác động lớn đối với quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Khi gặp bão to, sóng thần, lũ lụt thì các đơn vị vận tải sẽ trì hoãn chuyến đi để đảm bảo an toàn cho tính mạng con người và hàng hóa Trong tình huống đó, một số hàng hóa có thể bị hư hỏng như các mặt hàng rau củ, hàng đông lạnh Thậm chí, nếu không may gặp bão to, sóng lớn trên đường vận chuyển còn có thể khiến toàn bộ hàng hóa có nguy cơ nằm dưới đáy đại dương
Khí hậu cũng là một trong những nhân tố tác động đến vận tải hàng hóa bằng đường biển Những năm gần đây, các nước được cảnh báo chỉ có 12 năm để thực hiện các bước quyết định nhằm chống lại biến đổi khí hậu trước khi xảy ra những tình huống quá muộn (Nguyễn Phương Ngọc, Đoàn Thụy Kim Phương, 2023) Những hậu quả của nó để lại như hình thái thời tiết cực đoan đã trở nên thường xuyên hơn trên trái đất dấy lên nhiều quan ngại Biến đổi khí hậu gây ra những hư hại về cơ sở hạ tầng đường biển như cầu cảng, thiết bị vật lý, hệ thống thông tin, làm gián đoạn chuỗi cung ứng và thiệt hại lớn cho doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp vận tải
Khi tàu hàng di chuyển trong phạm vi của mỗi quốc gia, nền chính trị hiện thời, các quy định pháp luật liên quan tới hoạt động vận tải biển của quốc gia đó ảnh hưởng tới quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Vận tải đường biển chịu nhiều ảnh hưởng từ các yếu tố bên ngoài nhất, không chỉ thiên nhiên hay những tai nạn xảy ra trong quá trình vận chuyển, mà vận tải biển còn chịu rất nhiều áp lực điển hình như tình hình chính trị hay sự khác biệt về luật pháp giữa các nước với nhau
Theo báo cáo Logistics Việt Nam (2023), tốc độ mở rộng thương mại năm 2023 chịu ảnh hưởng nặng nề bởi xung đột chính trị giữa Nga và Ukraine, lạm phát tăng cao, các chính sách tiền tệ thắt chặt hơn và bất ổn tài chính Tình trạng này dẫn đến thương mại hàng hóa bị suy giảm khi các đơn đặt hàng xuất khẩu mới trong lĩnh vực sản xuất bị thu hẹp ảnh hưởng đến hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Sự ổn định của chính trị phản ánh sự bền vững và tính toàn vẹn của hệ thống chính quyền quốc gia đó, có thể chịu đựng và đứng vững trước những biến động Sự ổn định của chính trị là một trong những yếu tố quan trọng để duy trì các chính sách pháp luật, kinh tế và xã hội Tuy nhiên sự bất ổn chính trị luôn là một hiện tượng phổ biến ví dụ như căng thẳng ở Biển Đỏ đã khiến giá cước vận chuyển biển tăng đột biến, là một cú sốc cho ngành vận tải biển, tác động tiêu cực tới Việt Nam và các quốc gia trên thế giới Một số tác động tiêu cực có thể nhìn thấy ngay đó là việc giá cước vận tải tăng, nghiêm trọng hơn là tình trạng thiếu container rỗng, thời gian vận chuyển kéo dài và ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng đơn hàng xuất nhập khẩu Xa hơn nữa, việc tăng chi phí vận tải và giá dầu sẽ có thể gây ra hiệu ứng domino đối với giá cả hàng hóa khác và làm tăng thêm bất ổn kinh tế và địa chính trị, từ đó cản trở đà phục hồi kinh tế toàn cầu
Cơ sở hạ tầng giao thông
Ruth Banomyong (2015) chỉ ra rằng cơ sở hạ tầng giao thông là một trong những điều kiện then chốt cho quá trình công nghiệp hóa, gia tăng thương mại và kết nối toàn cầu trở nên mạnh mẽ hơn Do đó, cơ sở hạ tầng của một quốc gia sẽ cung cấp cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế một môi trường mà tại đó giảm các chi phí liên quan tới hoạt động sản xuất
Chất lượng dịch vụ vận tải hàng hóa ảnh hưởng lớn bởi điều kiện về cơ sở hạ tầng giao thông Tại những quốc gia có cơ sở hạ tầng giao thông phát triển, thời gian giao hàng nhanh hơn rất nhiều so với các quốc gia chưa phát triển Bên cạnh đó, hàng hóa được lưu thông trên các tuyến vận tải này được đảm bảo về độ an toàn và chính xác Ngược lại, cơ sở hạ tầng giao thông không thuận tiện làm tăng thời gian vận chuyển, tăng chi phí phát sinh và giảm hiệu quả vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp
Nguồn nhân lực ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng cung ứng dịch vụ vận tải của doanh nghiệp vận tải Những yếu tố như trình độ nhân viên, tác phong, tinh thần làm việc, kinh nghiệm ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dịch vụ như: tốc độ cung ứng dịch vụ, giá thành dịch vụ, khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, Nguồn nhân lực đang là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp khi cạnh tranh trong ngành vận tải đang gia tăng
Trong doanh nghiệp vận tải, nguồn nhân lực được sử dụng chủ yếu ở các vị trí điều khiển phương tiện, các trang thiết bị xếp dỡ, nhân viên giao nhận hàng hóa, Đặt trong bối cảnh hiện nay, việc ứng dụng khoa học – công nghệ trong lĩnh vực vận tải và dòng thông tin liên tục về hàng hóa giữa các quốc gia khác nhau trên thế giới, đòi hỏi nhân lực cần có nghiệp vụ chuyên môn, trình độ bắt nhịp với sự hiện đại của công nghệ Các kiến thức và kỹ năng sẽ giúp quá trình hoàn thành công việc nhanh chóng, thành thạo hơn, giảm các thao tác thừa từ đó giảm thời gian vận chuyển và tăng khả năng xử lý tình huống bất ngờ xảy ra
Cơ sở vật chất của doanh nghiệp là một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn đến chất lượng dịch vụ Hệ thống kho bãi, số lượng và loại xe, phương tiện thông tin, kỹ thuật, của doanh nghiệp sẽ hỗ trợ cho quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm chi phí Đầu tư vào hệ thống kho bãi giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn, giảm thiểu hư hại, xếp dỡ hàng hóa nhanh chóng đồng thời nâng cao uy tín, tạo niềm tin cho khách hàng về doanh nghiệp
Tình trạng máy móc, thiết bị công nghệ hay hệ thống thông tin của doanh nghiệp sẽ hỗ trợ quá trình giao nhận, liên kết, truyền tải thông tin cũng như cập nhật theo dõi tình trạng hàng hóa được giao nhận Trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đây là một
14 trong những yếu tố quyết định tốc độ xếp dỡ hàng hóa, năng suất xếp dỡ, thời gian xếp dỡ của các lô hàng tại các cảng
Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi một doanh nghiệp Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ đã được ứng dụng mạnh mẽ vào nhiều lĩnh vực như y tế, giáo dục, nông nghiệp, trong đó bao gồm các hoạt động vận tải Công nghệ thông tin đã được các doanh nghiệp logistics ứng dụng phổ biến như hệ thống quản lý vận tải, hệ thống quản lý kho hàng, Điều đó không chỉ tăng tính thuận tiện, dễ dàng mà kết nối thông tin giữa các bên liên quan tới quá trình vận tải hàng hóa được chính xác, giảm thiểu sai sót, rủi ro hay các tổn thất liên quan tới hàng hóa Vì vậy, công nghệ góp phần tăng nhanh thời gian giao hàng, đảm bảo hàng hóa được an toàn và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DỊCH VỤ VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY KEPLER LOGISTICS JSC
Giới thiệu chung về công ty Kepler Logistics JSC
2.1.1 Khái quát về công ty Kepler Logistics JSC
Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler là công ty cổ phần ngoài nhà nước, có tên viết tắt: Kepler Logistics JSC và tên quốc tế: KEPLER TRANSPORT LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY, có trụ sở chính tại Tầng 6, Tòa nhà số 169 Nguyễn Ngọc
Vũ, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Kepler Logistics JSC do bà Cao Thị Thu Hiền là người đại diện với mã số thuế: 0106931418 quản lý bởi Chi cục Thuế Quận Cầu Giấy Công ty thành lập và hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0106931418 do Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 10/08/2015
Kepler Logistics JSC được thành lập ngày 10/08/2015, hoạt động trong lĩnh vực logistics, cung cấp các dịch vụ vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kho bãi, đại lý tàu, dịch vụ khai hải quan, ủy thác xuất nhập khẩu, Từ một công ty nhỏ, vừa thành lập qua sự nỗ lực không ngừng công ty đã xây dựng được vị thế của mình trên thị trường Tính đến nay, công ty đã thành lập 4 chi nhánh tại 4 tỉnh thành trên toàn quốc bao gồm Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và Hồ Chí Minh Bên cạnh việc mở rộng phạm vi hoạt động, Kepler Logistics JSC tập trung vào việc đào tạo nguồn nhân lực với đội ngũ nhân viên logistics chuyên nghiệp Ngoài ra, cơ sở vật chất, kỹ thuật cũng được công ty chú trọng đầu tư, từ xe đầu kéo container đến việc mở rộng bãi đỗ xe, nhà xưởng,
Các dịch vụ vận chuyển cốt lõi của Kepler Logistics JSC bao gồm dịch vụ vận chuyển hàng không, vận chuyển đường biển và hàng quá cảnh đường bộ – đường sông Hiện nay, Kepler Logistics JSC đang tập trung khai thác thị trường trong nước, chiếm tỷ trọng cao lên đến 40% qua các năm Thị trường nước ngoài đặc biệt là thị trường Châu Á cũng chiếm tỷ trọng lớn và là một thị trường tiềm năng mà công ty đang hướng tới để khai thác Dưới đây là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty theo loại hình dịch vụ vận chuyển
Bảng 2.1: Kết quả doanh thu theo loại hình dịch vụ giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: triệu đồng
Dịch vụ Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Hàng quá cảnh đường bộ – đường sông
Nhìn chung có thể thấy, hoạt động vận chuyển bằng đường hàng không của công ty đang chiếm tỷ trọng lớn so với dịch vụ vận chuyển khác mà công ty cung cấp Số liệu từ năm 2020 – 2022 cho thấy dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không chiếm phần lớn doanh thu của Kepler Logistics JSC tiếp đến là vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và hàng quá cảnh đường bộ – đường sông
Năm 2020, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường hàng không của công ty đạt tới 18.561 triệu đồng trên tổng doanh thu của cả năm 2020 Để có được kết quả này, công ty đã nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu, khó khăn của khách hàng sẽ gặp phải khi sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không Do đó, Kepler Logistics JSC đã chú trọng vào dịch vụ chăm sóc khách hàng như tư vấn khách hàng chọn lựa lịch bay, thời điểm bay với phí vận chuyển hợp lý và tiết kiệm Bên cạnh đó, luôn có những đội ngũ để túc trực, giải quyết những vấn đề liên tục phát sinh trong quá trình vận chuyển, từ lúc đặt chỗ, đến khai báo Hải quan, cân đo hàng hóa, theo dõi lịch bay, chuyến nối … cho đến khi hàng cập cảng đích hay về đến kho của khách hàng
Vận chuyển đường biển của công ty năm 2022 tăng nhẹ khoảng 412 triệu đồng so với năm 2021 đánh dấu sự phục hồi của ngành vận tải đường biển bằng những nỗ lực không ngừng của công ty Mặc dù cước phí vận tải biển năm 2022 giảm nhẹ so với năm
2021, tuy nhiên nhu cầu phục hồi kinh tế sản xuất sau đại dịch COVID19, các nhà sản xuất trong nước có nhu cầu nhập khẩu lớn để sản xuất hàng hóa thương mại phục vụ tiêu dùng trong nước Đây chính là cơ hội cho vận chuyển đường biển phát triển ổn định, hoạt động giao thương hàng hóa được đẩy mạnh
Số liệu năm 2020 – 2022 cho thấy dịch vụ hàng quá cảnh đường bộ – đường sông của Kepler Logistics JSC vẫn còn khiêm tốn so với 2 loại hình dịch vụ trước đó là vận tải đường hàng không và vận tải đường biển Từ năm 2020 đến năm 2021, doanh thu hàng quá cảnh đường bộ – đường sông giảm 747 triệu đồng, tuy nhiên đến năm 2022 lại tăng 1.473 triệu đồng (~28,32%) so với năm 2021 Một trong những nhân tố thúc đẩy sự tăng trưởng này chính là phương tiện thủy nội địa hoạt động vận tải trên các tuyến đường thủy theo Hiệp định vận tải thủy Việt Nam – Campuchia khi vào, rời khu vực hàng hải thực hiện nộp lệ phí đường thủy thay vì mức phí lệ phí hàng hải quốc tế, thấp hơn 10 – 11 lần so với mức phí cũ Cùng với đó Nghị quyết số 07/2022/NQ – HĐND ngày 7/7/2022, doanh nghiệp được miễn phí sử dụng hạ tầng cảng biển Hồ Chí Minh đối với hàng hóa vận tải bằng phương tiện thủy trên tuyến đường thủy Hiệp định
2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Trong một công ty tuy có nhiều bộ phận khác nhau, thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều thống nhất và tập trung nhằm tạo ra kết quả cho mục tiêu đặt ra Các thành viên đều có một vai trò nhất định và đóng góp nỗ lực của mình nhằm đưa đạt được mục tiêu chung Ngoài ra, sự phân công lao động cho mỗi thành viên giúp đảm bảo tính chuyên môn, hoạt động sâu của một thành viên vào một công việc nhất định Là một
17 công ty nhỏ, Kepler Logistics JSC có cơ cấu bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với mô hình và định hướng kinh doanh của Công ty Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Kepler Logistics JSC
(Nguồn: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler)
Giám đốc: Là người đại diện của công ty, phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cấp trên về các hoạt động của công ty Là người có tầm quan trọng định hướng, hoạch định cũng như đề ra mục tiêu dài hạn cho công ty Giám đốc kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo, theo dõi các phòng ban, bộ phận thực hiện kế hoạch, kiểm tra, đánh giá tiến độ và kết quả thực hiện công việc của nhân viên
Phó giám đốc: Trợ giúp cho giám đốc trong việc chịu trách nhiệm và quản lý các công việc như: điều hành trực tiếp về chiến lược phát triển thị trường, quản lý nhân sự, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác mở rộng thị trường kinh doanh và các công việc quản lý khác
Phòng hành chính: Quản lý nguồn nhân lực của công ty bao gồm thực hiện các chính sách về tuyển dụng và đào tạo nhân viên, quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi và đánh giá tiến độ làm việc, sự tuân thủ quy định của nhân viên Bộ phận này còn thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động, đánh giá tiền lương, phụ cấp và tuyên truyền văn hóa công ty Tiếp nhận bưu kiện, chuyển fax, tư vấn khách hàng và các công việc hành chính khác
Phòng kế toán: Quản lý các hoạt động liên quan đến nguồn tiền ra vào của công ty bao gồm những công việc liên quan đến kế toán, thuế, lập báo cáo tài chính cuối năm, các báo cáo quản trị, các báo cáo khác liên quan đến tài chính theo yêu cầu của giám đốc, phối kết hợp với các bộ phận khác thực hiện thanh toán, xuất hóa đơn để quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ
Thực trạng quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC
2.2.1 Lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler
Xác định mục tiêu lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC xuất phát từ hai nhóm mục tiêu căn bản là chi phí và dịch vụ khách hàng, chiến lược vận chuyển hàng hóa của công ty được xác lập bằng các mục tiêu cụ thể và các chỉ tiêu để lượng hóa cũng như đánh giá toàn bộ quá trình vận chuyển của công ty
Mục tiêu chi phí: Để có thể cạnh tranh và phát triển trong ngành công ty Kepler Logistics JSC nhận định mục tiêu chi phí là một trong những mục tiêu hàng đầu Trong những năm gần đây, công ty đã thực hiện chiến lược nhằm tối ưu hóa quãng đường, quản lý các phương tiện vận chuyển, thiết kế các tuyến đường sao cho khai thác hết công suất của phương tiện vận tải từ đó cân đối và tăng hiệu quả của quá trình vận chuyển hàng hóa
Mục tiêu dịch vụ khách hàng: Thể hiện năng lực đáp ứng nhu cầu khách hàng của công ty Kepler Logistics JSC thông qua thời gian vận chuyển và độ tin cậy để đo lường mức đáp ứng mục tiêu này Kepler Logistics JSC liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để cung cấp dịch vụ chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng quá cảnh, với độ chính xác cao nhất và thời gian nhanh nhất
Lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển đóng góp một phần không nhỏ trong tổng doanh thu của Kepler Logistics JSC Kepler Logistics JSC cung cấp các dịch vụ như NVOCC, vận chuyển hàng LCL, FCL, vận tải đa phương thức, tra cứu hành trình, liên kết với hệ thống đại lý tàu đảm bảo đúng lịch trình, lộ trình vận chuyển hàng hóa
Vận chuyển hàng hóa là điều không thể thiếu trong cuộc sống và vận chuyển đường biển là phương thức không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế Là một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, Kepler Logistics JSC hiểu rõ tầm quan trọng của hoạt động quản trị vận chuyển Vì vậy, trong việc lập kế hoạch để quá trình vận chuyển đạt hiệu quả cao, Kepler Logistics JSC luôn xem xét tới các thông tin như:
● Kích thước của hàng hóa
● Đặc điểm của hàng hóa: chất liệu, giá trị, thuộc loại hàng dễ vỡ hay nguy hiểm,
● Số lượng, khối lượng hàng hóa
● Địa điểm giao nhận hàng hóa
Tại công ty Kepler Logistics JSC, công việc lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa phần lớn sẽ do bộ phận giao nhận thực hiện Bên cạnh đó, các công việc nhỏ hơn trong công tác lập kế hoạch sẽ được phân công cho thành viên khác như phối kết hợp cùng phòng kinh doanh để lấy thông tin về đơn hàng, nắm bắt nhu cầu thị trường Căn cứ vào thông tin thu thập được, Kepler Logistics JSC tiến hành lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa bằng đường biển được thể hiện dưới bảng 2.3 trang 23
Cần nắm bắt được các thông tin về hàng hóa và phương tiện vận chuyển Đối tượng chính của vận chuyển là hàng hóa, do đó tính trạng hàng hóa như thế nào là một yếu tố quan trọng mà người lập kế hoạch phải nắm bắt được để có phương pháp bảo quản và vận chuyển hàng hóa phù hợp Thông tin về hàng hóa như mặt loại hàng, số lượng, trọng lượng, được lấy từ phòng kinh doanh Sau đó tiến hành đưa ra phương án vận chuyển, những lưu ý trong quá trình vận chuyển để đảm bảo hàng hóa không bị hỏng, vỡ trong quá trình vận chuyển
Thiết kế mạng lưới và tuyến đường vận chuyển đảm bảo hàng hóa đến nơi một cách nhanh nhất với chi phí thấp nhất Kepler Logistics JSC dựa trên những đơn hàng tiếng hành thiết kế các tuyến đường để đưa hàng hóa từ kho tới các cảng Các tuyến đường
23 đều được thiết kế, tính toán để phương tiện vận tải được lấp đầy đồng thời quãng đường vận chuyển là ngắn nhất
Trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cần các chứng từ như Commercial Invoice, Packing List, dựa theo thông tin về hàng hóa đã nhận được, công ty tiến hành chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho lô hàng Cùng với đó, việc theo dõi lịch trình vận chuyển của hãng tàu, lựa chọn hãng tàu và thời điểm giao hàng cũng được Kepler Logistics chú trọng trong quá trình lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty
Bảng 2.3: Lập kế hoạch công việc và phân công công việc trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC
STT Công việc Phòng ban/bộ phận thực hiện
1 Chuẩn bị phương tiện vận tải Bộ phận giao nhận
2 Thiết kế tuyến đường Bộ phận giao nhận
3 Đưa hàng hóa nhập kho Bộ phận giao nhận, Kho
4 Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Phòng kinh doanh
5 Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ Phòng kinh doanh
6 Tổ chức vận chuyển tới cảng Bộ phận giao nhận
7 Khai báo hải quan Bộ phận chứng từ
8 Phát hành vận đơn Bộ phận chứng từ
9 Lập chứng từ kế toán, lưu hồ sơ Phòng kế toán, phòng kinh doanh
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển bao gồm chuỗi hoạt động phức tạp cần sự phối kết hợp của nhiều bộ phận, phòng ban Do đó, quá trình lập kế hoạch vận tải hàng hóa, Kepler Logistics luôn chú trọng vào các nội dung liên quan đến:
Thứ nhất, điều khoản hợp đồng vận chuyển Dựa trên hợp đồng công ty đã ký với khách hàng, các điều khoản đã định trước đó, Kepler Logistics JSC lập kế hoạch về cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, điều động phương tiện vận chuyển phù hợp với khối lượng hàng hóa Lập kế hoạch vận chuyển hàng tới cảng dựa trên thời gian tàu dự kiến đến, thời gian nhận hàng, xem xét mua bảo hiểm hàng hóa phòng tránh rủi ro trong quá trình vận chuyển cho khách hàng
Thứ hai, phương án về nhân lực Theo quy trình, khách hàng sẽ cung cấp cho công ty những chứng từ liên quan đến xuất khẩu như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương
24 mại, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng ký, Kepler Logistics JSC sắp xếp nhân viên sẽ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ cho hàng hóa đó Thông tin được truyền lại để nhân viên chứng từ sẽ khai báo hải quan để hàng hóa được xuất khẩu Phân bố nhân lực nhận hàng hóa, đảm bảo an toàn hàng hóa, vận chuyển hàng hóa tới cảng xuất theo đúng lịch trình
Thứ ba, phương án về cơ sở vật chất Để có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng tốt nhất, Kepler Logistics JSC luôn theo dõi, báo cáo tình trạng phương tiện của công ty về tỷ lệ phương tiện hiện đang sử dụng và chưa sử dụng Khi nhận được thông tin về hàng hóa, công ty lên kế hoạch tính toán lượng hàng hóa cần điều động bao nhiêu phương tiện, nguồn lực hỗ trợ khác
2.2.2 Tổ chức vận tải hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC
Dựa trên kế hoạch vận chuyển hàng hóa đã được lập ra, công ty tiến hành hoạt động tổ chức vận tải hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Tùy theo tình trạng của mỗi đơn hàng, Kepler Logistics JSC tiến hành điều chuyển phương tiện vận tải, bố trí các nhân sự phụ trách từng công việc và phối hợp với các phòng ban, đơn vị khác để thực hiện kế hoạch đã được xây dựng
Bảng 2.4: Cơ cấu hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
STT Hoạt động Tỷ trọng (%)
1 Tổ chức nhận hàng hóa 23,54%
3 Làm thủ tục hải quan 26,17%
(Nguồn: Bộ phận giao nhận - Công ty Kepler Logistics JSC)
Tổ chức nhận hàng hóa
Đánh giá hoạt động quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics
Sau những nỗ lực không ngừng của mỗi thành viên, nhân viên trong công ty, Kepler Logistics JSC đã dần xây dựng được thương hiệu và vị trí của mình trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, đại lý hải quan và đạt được một số kết quả khả quan
Thứ nhất, hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler hiện đang có mức tăng trưởng doanh thu cao và ổn định qua các năm, để có được kết quả kinh doanh tốt như vậy công ty đã tận dụng những ưu thế của mình, đặc biệt chú trọng đến công tác quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển Công ty đã xây dựng được mạng lưới chi nhánh tại Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng và Hồ Chí Minh bên cạnh đó hiện nay công ty đang có kế hoạch mở rộng thêm chi nhánh Ngoài ra, mối quan hệ hợp tác lâu dài của Kepler Logistics JSC trong lĩnh vực giao nhận với các hãng tàu lớn trong và ngoài nước, các đại lý của mình tại nhiều quốc gia trên thế giới, tạo nên sự thông suốt, nhanh chóng và uy tín trong dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Thứ hai, xây dựng kế hoạch vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cụ thể, hợp lý với tình hình thực tế Hiện nay, Kepler Logistics JSC xây dựng kế hoạch khá chi tiết và cụ thể đối với từng đơn hàng của khách hàng Công ty xác định cụ thể địa điểm nhận hàng, các điều khoản hợp đồng để xây dựng kế hoạch phù hợp đáp ứng nhu cầu vận chuyển Trong việc đánh giá nhu cầu vận chuyển để lập kế hoạch, Kepler Logistics JSC đã có chiến lược nhằm xác định loại hàng hóa, tần suất, quy mô và phạm vi vận chuyển đảm bảo tiến độ nhận hàng, thực hiện kế hoạch
Thứ ba, Kepler Logistics JSC phân định rõ ràng nội dung, trách nhiệm, mục tiêu cần đạt cho từng phòng ban liên quan, đảm bảo công tác điều hành được diễn ra một cách
31 chặt chẽ, nhanh chóng Trong tác nghiệp phân bố nhân lực, công ty xác định nhiệm vụ và phân công công việc cụ thể cho từng phòng ban, tránh trường hợp chồng chéo
Thứ tư, tổ chức vận chuyển hàng hóa bằng đường biển đáp ứng thời gian vận chuyển hàng hóa, thủ tục hải quan nhanh chóng nhân viên giao nhận phối hợp tốt với hải quan khi kiểm hóa, thiết kế mạng lưới và tuyến đường phù hợp, khai thác hết tải trọng của xe Thời gian vận chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng, hạn chế được những hư hỏng không đáng có cho hàng hóa
Thứ năm, đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và chuyên môn phù hợp với cường độ làm việc cao, năng động, có kinh nghiệm tạo sự tin cậy và gắn bó với khách hàng
Trong quy trình quản trị dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty, dù các nhà quản trị, các nhân viên của Kepler Logistics JSC đã luôn nỗ lực để làm tốt những công việc có liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng, song vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại, vướng mắc phát sinh trong quá trình tác nghiệp Bên cạnh những thành công đã đạt được, công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển dưới đây:
Thứ nhất, Kepler Logistics JSC chưa khai thác tối đa phương tiện vận tải Việc tính toán, đánh giá khối lượng và tải trọng của hàng hóa được vận chuyển trên mỗi chuyến đi chưa chính xác dẫn đến công ty chưa thể tận dụng tối đa khả năng chứa hàng của phương tiện vận tải Một số tuyến đường cần thiết kế có thể tận dụng tối ưu phương vận tải tránh lãng phí và tốn nhiên liệu
Thứ hai, tổ chức vận chuyển hàng hóa còn tình trạng sai sót về hồ sơ, chứng từ hàng hóa Tình trạng hồ sơ chứng từ không đầy đủ hoặc không được chuẩn bị xảy ra ở công ty gây khó khăn trong việc kiểm tra, giám sát quá trình vận chuyển Các thông tin trong hồ sơ chứng từ bị ghi sai hoặc bị thiếu sót Việc ghi nhầm hoặc bỏ sót thông tin quan trọng dẫn đến sự rối loạn và không chính xác trong quá trình xử lý và giám sát hàng hóa Đồng thời công ty phải làm việc với cơ quan hải quan để giải trình và xử lý vụ việc do đó gây mất thời gian và tốn kém nguồn lực
Thứ ba, tỷ lệ hàng hóa bị hư hại, dẫn đến tổn thất về hàng hóa có xu hướng tăng
Hàng hóa không đảm bảo an toàn giao đến nơi cho người nhận tại Kepler Logistics JSC chiếm tỷ lệ không quá cao nhưng qua các năm có xu hướng tăng Hàng hóa trên phương tiện vận tải không sử dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp như giữ chặt, đai dây an toàn, bọc hàng hóa bằng vật liệu bảo vệ, không sử dụng bao bì chống sốc dẫn đến tăng nguy cơ hàng hóa bị hỏng
Thứ tư, hoạt động giám sát vận chuyển hàng hóa chưa được đẩy mạnh Tại Kepler
Logistics JSC mỗi xe tải được gắn định vị GPS tuy nhiên thùng xe chưa có seal để niêm
32 phong, đảm bảo hàng hóa không bị tác động bên ngoài trong quá trình vận chuyển Bên cạnh đó chưa có quy trình cụ thể, rõ ràng về giám sát hàng hóa trên xe dẫn đến sự không chính xác trong việc kiểm tra hàng hóa, không xác định rõ trách nhiệm và không có biện pháp xử lý khi phát sinh sự cố Nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ về quy trình giám sát hàng hóa và an toàn Do đó nhân viên có thể không nhận biết được tầm quan trọng của việc giám sát hàng hóa và không áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn
Thiếu sự rõ ràng trong việc xác định trách nhiệm khi hàng hóa bị hư hỏng Trong việc đánh giá và xác định trách nhiệm thuộc về cá nhân hay bộ phận phòng ban đối với hàng hóa bị tổn hại tại Kepler Logistics JSC vẫn còn nhiều vướng mắc Do đó, thời gian bị kéo dài, nhiều trường hợp không xác định cụ thể được lỗi từ khâu nào dẫn đến trách nhiệm sẽ được chia đều cho các bộ phận liên quan Ngoài ra, trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa, không có quy trình giao nhận rõ ràng và không có chứng từ đầy đủ về tình trạng hàng hóa thì việc xác định trách nhiệm khi hàng hóa bị hư hỏng sẽ trở nên khó khăn
Công tác quản lý nhân viên và kiểm tra công việc thiếu nghiêm ngặt Sự bất cẩn của nhân viên công ty, chưa kiểm, tra kỹ lưỡng dẫn đến sai sót trong khâu nhận chứng từ, kiểm tra, khai báo hàng hóa bị nhầm lẫn Hay nhân viên chưa nắm bắt được về phương pháp bảo quản các loại hàng hóa, những lưu ý khi vận chuyển cũng như xếp sắp hàng hóa trên phương tiện vận chuyển dẫn tới hàng hóa bị va đập làm hỏng, vỡ, gây thiệt hại về hàng hóa Khi công tác quản lý nhân viên và kiểm tra công việc không được thực hiện một cách nghiêm ngặt làm giảm chất lượng dịch vụ khách hàng và độ tin cậy của công ty Điều này ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu và lòng tin của khách hàng đối với công ty
Với hàng nhập khẩu, Kepler Logistics JSC chưa chú ý việc kiểm tra, giám sát quá trình nhận hàng dẫn đến các phát sinh, sai sót như nhận hàng không đúng, không đủ, hàng đóng gói không đúng cách, nhận nhầm hàng Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết
Định hướng phát triển của công ty Kepler Logistics JSC
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là một trong những mắt xích quan trọng trong thương mại quốc tế đóng vai trò đẩy nhanh hoạt động lưu thông, chuyên chở hàng hóa, đưa hàng hóa tới mọi vùng miền Hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cuối năm 2023 giảm xuống mức thấp, thị trường vận tải container đang trong thời kỳ sụt giảm nhu cầu lượng hàng tồn kho lớn, doanh thu bán lẻ ảm đạm là một phần lý do dẫn tới suy giảm hoạt động vận tải biển Tình trạng dư cung tàu, biến động mạnh về giá dầu sẽ gây áp lực lên giá cước vận tải biển, tác động mạnh mẽ tới doanh thu và lợi nhuận của các doanh nghiệp vận tải nói chung và Kepler Logistics JSC nói riêng Đối mặt với những thách thức từ thị trường cùng với sự cạnh tranh khốc liệt từ các doanh nghiệp vận tải trong, ngoài nước, công ty Kepler Logistics JSC có những định hướng phát triển trong tương lai Kepler Logistics JSC đang từng bước hoàn thiện hệ thống quản trị hoạt động vận chuyển hàng hóa, nâng cao năng lực chuyên môn, hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị của công ty, để có thể tồn tại và phát triển trong ngành Trong xu thế mở cửa và hội nhập kinh tế, doanh nghiệp vận tải khó có thể tránh khỏi những ảnh hưởng của tình hình kinh tế, chính trị thế giới Bên cạnh đó, doanh nghiệp Việt nhìn chung có quy mô vừa và nhỏ, nguồn nhân lực đang trong tình trạng thiếu hụt hoặc chưa được đào tạo chuyên sâu, đây là những vấn đề còn đang tồn tại Các doanh nghiệp trong ngành vận tải cũng đang phải xoay xở để thích ứng với xu hướng hiện tại nếu không muốn bị đào thải Chính vì vậy, Kepler Logistics JSC đặt ra những mục tiêu, chiến lược trong thời gian tới
Một là, tăng cường hiệu quả kinh doanh Công ty Kepler Logistics đặt ra mục tiêu giữ vững và có thể tăng tỷ lệ lãi trên doanh thu trong 2025 từ 10% – 20% Hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển sẽ đóng góp khoảng 60 – 70% vào doanh thu của công ty Dựa vào mục tiêu trên, Kepler Logistics JSC nỗ lực mở rộng thị phần, nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển Cùng với đó, xây dựng cơ cấu giá cả hợp lý, bố trí, tổ chức và phân phối phương tiện vận tải phù hợp để giảm chi phí tạo sức cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành khác
Hai là, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư diễn ra mạnh mẽ, việc tập trung phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao là một trong những yếu tố góp phần vào năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Kepler Logistics JSC hướng tới 90% nhân viên công ty đều có trình độ đại học, có chuyên môn, nghiệp vụ cũng như tiếp cận với công nghệ hiện đại Công ty cũng có những chính sách tạo điều kiện để lãnh đạo của các phòng bàn có trình độ thạc sĩ trở lên
Ba là, khai thác hết tiềm năng của thị trường nội địa Kepler Logistics JSC tập trung đẩy mạnh các hoạt động nghiên cứu thị trường nội địa thực hiện việc điều tra, tìm kiếm và thu thập thông tin để nắm được nhu cầu của khách hàng Thị trường nội địa còn nhiều dư địa để phát triển, thu nhập bình quân đầu người đang tăng lên cùng với giao thương giữa các quốc gia trở nên dễ dàng hơn thúc đẩy trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia Nhận thấy điều đó, Kepler Logistics JSC đặt trọng tâm vào thị trường nội địa xây dựng mạng lưới khách hàng, thiết kế tuyến đường gom hàng tối ưu, giảm thời gian, chi phí đồng thời bảo đảm an toàn cho hàng hóa
Bốn là, mở rộng mối quan hệ với các đối tác Nhằm nâng cao năng lực hoạt động, gia tăng hiệu quả vận chuyển hàng hóa, Kepler Logistics JSC tập trung phát triển các mối quan hệ với các hãng tàu, đối tác để có thể đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng Kết nối hiệu quả giữa Kepler Logistics JSC và các hãng tàu tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa hiệu quả, tối ưu với dòng thông tin minh bạch nhanh chóng thúc đẩy vận tải hàng hóa.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler
Hoạt động vận chuyển hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia Chiến lược quản trị vận chuyển có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp Bên cạnh đó một chiến lược hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp gặt hái được những lợi ích như: đảm bảo hàng hóa an toàn, giao nhận đúng thời gian, tối ưu nguồn lực, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, Thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng làm được điều này bởi quản trị bắt đầu từ hoạch định, thực thi đến kiểm soát toàn bộ hoạt động vận chuyển Dưới đây là một số giải pháp đề xuất góp phần hoàn thiện hoạt động quản trị dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty Kepler Logistics JSC
Thúc đẩy và gắn kết công nghệ thông tin trong hoạt động quản trị vận chuyển
Những lợi ích và tính hiệu quả của công nghệ thông tin đối với doanh nghiệp đã được khẳng định trong nhiều bài nghiên cứu trên thế giới và ở Việt Nam Công nghệ thông tin giúp tăng 77% năng suất lao động, 43% chất lượng dịch vụ khách hàng và 56% khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều rất nhạy cảm với những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng Để cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn cùng ngành, Kepler Logistics JSC cần kết hợp hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và thông tin từ các phòng ban làm cơ sở ra quyết định đối với thay đổi liên tục của thị trường
Trong hoạt động quản trị vận chuyển cần chú trọng tới trao đổi thông tin nội bộ, thông tin giữa doanh nghiệp và đối tác Vì vậy, để quản trị dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, Kepler Logistics JSC cần có thông tin rõ ràng, minh bạch kết nối từ nhiều bộ phận, phòng ban, đối tác phục vụ cho việc ra quyết định trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp Ứng dụng hệ thống thông tin ERP trong nội bộ doanh nghiệp, tận
37 dụng những tiến bộ của công nghệ thông tin giúp Kepler Logistics JSC tiết kiệm chi phí vận hành, nhân lực đồng thời hạn chế những sai sót do con người gây ra Để hỗ trợ cho hoạt động quản trị vận chuyển hàng hóa, Kepler Logistics JSC nên xây dựng một hệ thống thông tin và ứng dụng các công nghệ thông tin vào việc quản lý, lập kế hoạch, thực thi của công ty Thông tin là yếu tố cốt lõi để hoạt động quản trị vận chuyển diễn ra hiệu quả, do đó bất kỳ nỗ lực nào có thể đáp ứng tính liên tục, kịp thời của thông tin sẽ thúc đẩy và hỗ trợ cho hoạt động quản trị vận chuyển của Kepler Logistics JSC được hiệu quả hơn
Quản lý phương tiện vận tải
Hoạt động quản trị vận chuyển hàng hóa đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp khai thác và sử dụng tối đa phương tiện vận tải hiện có Đây là một phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản trị vận tải hàng hóa bằng đường biển hiệu quả và đáng tin cậy Để sử dụng hiệu quả các phương tiện vận chuyển đòi hỏi Kepler Logistics JSC có kế hoạch vận chuyển thông minh để tối ưu hóa quãng đường vận chuyển, tối ưu hóa tải trọng đồng thời sử dụng công nghệ thông tin để giám sát và quản lý phương tiện Kiểm tra, đánh giá phương tiện vận tải, máy móc thiết bị về tần suất hoạt động, độ hỏng hóc tiến hành sửa chữa kịp thời
Trong khai thác phương tiện vận tải, Kepler Logistics JSC cần chú trọng nâng cao chất lượng, giảm thiểu tần suất không tải, thời gian chờ, Đây là những khía cạnh gây tốn kém chi phí của doanh nghiệp nhưng không đem lại hiệu quả như mong muốn Thường xuyên làm các công tác bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị để duy trì chất lượng, đảm bảo hoạt động thường xuyên không gián đoạn Bên cạnh đó, Kepler Logistics JSC cần có kế hoạch đầu tư đổi mới các phương tiện vận tải và công nghệ đã lỗi, không còn phù hợp Việc đầu tư mới sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh, chất lượng dịch vụ của công ty từ đó thu hút khách hàng tiềm năng và mở rộng thị trường
Thiết lập quy trình bảo quản hàng hóa
Bằng cách điều chỉnh quá trình vận chuyển, công ty Kepler Logistics JSC có thể đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được giao đúng giờ, giảm thiểu rủi ro về thiết hụt hàng hóa hoặc chậm trễ giao nhận từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Hàng hóa cần được sắp xếp có hệ thống, sử dụng các pallet một cách có tổ chức, Kepler Logistics JSC có thể tăng dung tích lưu trữ và dễ dàng kiểm soát hàng hóa Đảm bảo hàng hóa được an toàn trong quá trình vận chuyển thì yếu tố con người tác động không nhỏ tới việc này Do đó, công ty cần đào tạo nhân viên vận chuyển đảm bảo rằng họ có kiến thức và phải tuân thủ quy trình bảo quản hàng hóa Đưa ra các hướng dẫn, quy định cụ thể và xếp sắp hàng hóa trên xe, xử lý hàng hóa trong quá trình vận chuyển
Giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, thực trạng mất hàng trên đường chuyển hàng hóa ra cảng biển để bốc xếp lên tàu diễn ra thường xuyên không chỉ ở Kepler Logistics JSC Nhằm giảm thiểu tình trạng này, Kepler Logistics JSC có thể ứng dụng BAGPS – hệ thống thiết bị định vị trong quản lý vận chuyển hàng hóa và giảm sát hành trình hàng hóa trên đường tới cảng Hệ thống này lập tức gửi cảnh báo tại thời điểm khi seal bị dỡ bỏ hay xe bị mở và Kepler Logistics JSC có thể biết được xe hiện tại đang ở vị trí nào trên hành trình
Mỗi xe chở hàng của Kepler Logistics JSC sẽ được trang bị một seal định vị Khi đó, hệ thống giám sát hành trình thông qua chip GPS và cảm biến tích hợp gắn trên xe sẽ lập tức gửi cảnh báo về công ty khi seal bị phá hủy Việc áp dụng thiết bị định vị trên các xe chở hàng là giải pháp giúp Kepler Logistics JSC có thể kiểm soát được các lô hàng thông qua smartphone hoặc máy tính bảng Hệ thống định vị và giám sát này sẽ theo dõi, ghi nhận toàn bộ lộ trình của xe từ đó lập tức thông báo cho người giám sát khi xe đi sai lộ trình, sai thời gian hay dừng đỗ bất thường trên toàn tuyến hành trình
Ngoài ra, BAGPS trả về những vị trí mà phương tiện vận tải đã đi qua, hiển thị thời gian thực và tính toán được lộ trình từ đó giảm thiểu thời gian vận hành cũng như chi phí vận hành của công ty Thiết bị định vị cùng với cảm biến tích hợp đem lại cho Kepler Logistics JSC sự tiện ích trong quản lý phương tiện, thiết bị vận tải, tính toán xuất nhập hàng hóa trong kho và điều phối phương tiện hợp lý Đánh giá hiệu suất và cải thiện Đánh giá hiệu suất là một trong những quy trình quan trọng trong hoạt động quản trị nhằm phát hiện ra sai sót của cả quá trình Theo dõi và đánh giá kịp thời hiệu suất của hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là điều cần thiết để tìm ra cơ hội cải thiện, giảm lãng phí trong quản trị vận tải Mục đích của đánh giá hiệu suất chính là tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục từ đó cái thiện hoạt động quản trị vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của Kepler Logistics JSC
Thu thập thông tin dữ liệu về thời gian giao hàng, hiệu suất vận hành, chi phí vận chuyển và phản hồi từ khách hàng sẽ giúp công ty Kepler Logistics JSC đánh giá được hiệu suất của quá trình vận chuyển Dựa trên những dữ liệu được thu thập, công ty đưa ra những cải thiện về lộ trình, quy trình làm việc và tăng cường quản lý các rủi ro Nội dung của việc ra quyết định trong quản trị vận chuyển trong lần tiếp theo sẽ chịu ảnh hưởng từ kết quả đánh giá này
Một số kiến nghị đối với cơ quan, ban ngành
3.3.1 Kiến nghị đối với cơ quan nhà nước
Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn, hiệu quả và sự phát triển bền vững của hoạt động vận chuyển nói chung và vận tải biển nói riêng Bên cạnh đó, vận tải biển đóng vai trò quan trọng trong thương mại và giao thương quốc tế, cho phép vận chuyển hàng hóa lớn số lượng từ một quốc gia sang quốc gia khác Chỉ số giá vận tải biển thế giới hiện đã giảm về mức trung bình, các công ty có doanh thu chính từ cung cấp dịch vụ vận tải biển sẽ phải đối mặt với sự cạnh tranh lớn hơn và mức biên lợi nhuận thấp hơn đáng kể so với trước đó Như vậy, phát triển vận tải biển là một ưu tiên quan trọng đối với nước ta và nhà nước cần có những chính sách, phương án để hỗ trợ các doanh nghiệp vận tải có thể đối mặt với thách thức như: Đổi mới cơ chế và cải cách thủ tục hành chính
Các cơ quan quản lý cần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính trong lĩnh vực vận tải biển, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, thuận tiện và minh bạch.Tiến hành tinh giản các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp vận tải có thể tập trung vào các hoạt động cốt lõi Xem xét và loại bỏ các loại giấy tờ, chứng từ không cần thiết hoặc trùng lặp trong quá trình vận chuyển, sử dụng công nghệ số và hệ thống điện tử nhằm tăng tính chính xác và hiệu quả
Cần sửa đổi, bổ sung hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nước ta về vận tải biển, tạo ra một hành lang pháp lý ổn định, thuận lợi để hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả Hiện nay, nhà nước nên tập trung sửa đổi các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý giá dịch vụ hàng hải và quản lý hoạt động vận tải container của các hãng tàu nước ngoài tại Việt Nam Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp vận hành tàu biển trong nước phát triển tránh sự phụ thuộc của các công ty vận tải Việt Nam với các hãng tàu nước ngoài
Phát triển cơ sở hạ tầng giao thông
Nâng cấp hạ tầng giao thông đường biển là một trong những biện pháp quan trọng để cải thiện khả năng vận chuyển hàng hóa, tối ưu chi phí, phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đầu tư cơ sở hạ tầng giao thông đường biển ưu tiên các nguồn vốn đầu tư lớn, đảm bảo phát triển cảng biển theo hướng đồng bộ, đi thẳng vào hiện đại, không đầu tư phân tán nhỏ lẻ tại các cảng biển Ở nước ta, việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ cho hệ thống cảng biển phù hợp với giai đoạn phát triển mới là con đường ngắn nhất để hệ thống cảng biển Việt Nam có thể phát triển song hành với các quốc gia mạnh về cảng biển trên thế giới
Giảm phí và phụ phí đường biển
Việc cắt giảm phí và phụ phí vận tải đường biển có ý nghĩa rất lớn bởi trên 90% hàng hóa xuất nhập khẩu của nước ta là đi bằng đường biển Hiện tại, các hãng tàu vận
40 chuyển container nước ngoài đang áp đặt việc thu phí và phụ phí rất cao tại các cảng biển Việt Nam đối với hàng hóa xuất nhập khẩu ngoài tiền cước vận chuyển Điều này làm gia tăng cao chi phí vận chuyển hàng hóa vận chuyển bằng đường biển không chỉ vì chi phí chịu ảnh hưởng của các cuộc xung đột chính trị
Các hãng tàu container nước ngoài đang thu phụ phí cao nhưng chỉ trả lại cho cảng ở mức chỉ bằng 30% – 45% mức thu từ các khách hàng xuất nhập khẩu Vì vậy, các cơ quan quản lý Nhà nước về vận tải biển và giá cần đẩy mạnh việc quản lý các hãng tàu container nước ngoài không được tăng thu các loại phụ, góp phần cắt giảm chi phí vận chuyển hàng hóa của các doanh nghiệp vận tải
3.3.2 Kiến nghị đối với các Hiệp hội
Hiệp hội vận tải là các tổ chức hoặc liên minh của các công ty vận tải, hợp tác nhằm cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa và kết nối các doanh nghiệp với nhau Hiệp hội giúp tăng cường khả năng vận chuyển, cung cấp các dịch vụ đa dạng và đáng tin cậy cho khách hàng, và tối ưu hóa sự sử dụng tài nguyên vận tải Các Hiệp hội vận tải là mắt xích quan trọng, đại diện cho lợi ích chung của các thành viên trong ngành, vì vậy cần: Đẩy mạnh hợp tác
Các hiệp định thương mại tự do giúp doanh nghiệp giảm hoặc loại bỏ các rào cản thương mại về thuế quan, hạn chế nhập khẩu Do đó, nước ta đẩy mạnh hợp tác quốc tế về biển, tham gia các công ước quốc tế, hiệp định vận tải song phương, đa phương Nhân tố này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường mới, mở rộng xuất khẩu và tăng cường hoạt động thương mại quốc tế Ngoài ra, các quy tắc và tiêu chuẩn chung trong các hiệp định cũng có thể tạo ra một môi trường kinh doanh ổn định và dễ dàng hơn, từ đó tăng cường hiệu quả và độ cạnh tranh của các doanh nghiệp
Song song với đó, việc củng cố và nâng cao vai trò của Hiệp hội Chủ tàu Việt Nam, Hiệp hội Chủ hàng Việt Nam, Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam để các Hiệp hội này có thể nâng cao vị thế, vai trò của mình và kết nối chặt chẽ giữa các doanh nghiệp vận tải Việt với nhau, phát huy sức mạnh tập thể và hỗ trợ lẫn nhau
Phát huy vai trò trung tâm, kết nối các doanh nghiệp
Hiện nay, với tầm quan trọng của hoạt động logistics có rất nhiều tổ chức hiệp hội logistics đã ra đời phản ánh sự quan tâm và nhu cầu hợp tác để phát triển của các doanh nghiệp Do đó, các hiệp hội cần thể hiện vai trò của mình, có tiếng nói đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp logistics nói chung Muốn vậy, các hiệp hội cần có sự đổi mới mạnh mẽ về phương thức hoạt động để khắc phục những tồn tại và nâng cao vị thế của mình
Các hiệp hội cần phát huy vai trò trung tâm của mình để kết nối các doanh nghiệp trong ngành với nhau, phát huy tính năng động, sáng tạo của doanh nghiệp Hiệp hội và cộng đồng doanh nghiệp dịch vụ logistics là cánh tay nối liền các thành viên, nắm bắt thông tin, cập nhật kịp thời cơ chế, chính sách và các quy định Đồng thời, có các biện
41 pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong tình hình khó khăn như giảm chi phí lưu kho, giảm chi phí vận chuyển, tăng cường đẩy mạnh hoạt động phân phối hàng hóa.
