hoàn thiện quy trình mua hàng của công ty tnhh công nghệ nahaco

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận, em càng nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc hoàn thiện hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Công ng

TÓM LƯỢC

Công ty TNHH Công nghệ NAHACO có thời gian hoạt động trên 4 năm trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện, máy móc,linh kiện, phụ tùng - đây là một lĩnh vực được đánh giá cao về khả năng phát triển và năng động trong tương lai Công ty TNHH Công nghệ NAHACO đã và đang khẳng định được vị thế cũng như uy tín của mình trên thị trường kinh doanh thương mại Qua sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn - TS Trần Thị Thu Hương, em đã hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện quy trình mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO” Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận, em càng nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình mua hàng của các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Công nghệ NAHACO nói riêng Quy trình mua hàng tốt góp phần làm giảm chi phí mua hàng và tăng lợi nhuận của công ty Dựa trên thực trạng thực tế của công ty, những lý thuyết chuyên ngành đã được học và sự hướng dẫn của giảng viên, bài khóa luận bao gồm các nội dung chính sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng của công ty, bao gồm: các khái niệm, các yếu tố cấu thành và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng của công ty

Thứ hai, sử dụng các phương pháp nghiên cứu để phân tích và đánh giá thực trạng quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO, từ đó chỉ ra những hạn chế, thành công và nguyên nhân của những hạn chế đó

Thứ ba, dựa trên thực trạng của công ty và cơ sở lý luận kể trên đưa ra các đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình mua hàng cho công ty

Các nội dung nghiên cứu trong bài khóa luận là chính xác và hoàn toàn có nguồn gốc rõ ràng Do sự hạn hẹp về thời gian và kinh nghiệm thực tế chưa chuyên sâu nên bài khóa luận còn có nhiều sai sót Em rất mong thầy, cô góp ý để bài của em được hoàn thiện hơn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NAHACO

Giảng viên hướng dẫn: TS Trần Thị Thu Hương Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Anh

Lớp: K56LQ2 Mã sinh viên: 20D300085

HÀ NỘI – 2024

2

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO” là công trình nghiên cứu độc lập Ngoài ra, trong bài khóa luận có sử dụng một số nguồn tài liệu đã được trích dẫn nguồn và chú thích rõ ràng Đề tài, nội dung khóa luận là sản phẩm mà em đã nỗ lực nghiên cứu trong suốt quá trình học tập tại trường cũng như thực tập tại công ty Công ty TNHH Công nghệ NAHACO Được sự cho phép của công ty, các số liệu phân tích được nêu trong khóa luận chưa từng được công bố hay sao chép từ bất cứ công trình nghiên cứu nào khác

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2024

Người cam đoan

Phạm Thị Anh

3

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO” em xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của mọi người Đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường Đại học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập và bổ sung kiến thức về chuyên ngành để có nền tảng nghiên cứu đề tài khóa luận trên trong đợt thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo TS Trần Thị Thu Hương – giảng viên hướng dẫn đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo, chỉnh sửa giúp em hoàn thiện tốt nhất bài khóa luận của mình Xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo trong bộ môn logistics và quản lý chuỗi cung ứng đã nhiệt tình truyền đạt kiến thức đến cho chúng em Đồng cảm ơn các anh/chị cán bộ nhân viên tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO, đã giúp đỡ em tìm hiểu và nghiên cứu quy trình mua hàng thực tế tại công ty qua đó em có thể áp dụng kiến thức được học trên trường vào thực tế

Trong quá trình hoàn thiện bài nghiên cứu, mặc dù đã cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm thực tế nên khó tránh khỏi các sai sót trong bài Vì vậy kính mong các thầy, cô có những ý kiến đóng góp để bài khóa luận được hoàn thiện và đạt kết quả tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2024 Sinh viên

Phạm Thị Anh

4

TÓM LƯỢC

Công ty TNHH Công nghệ NAHACO có thời gian hoạt động trên 4 năm trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện và linh kiện, phụ tùng - đây là một lĩnh vực được đánh giá cao về khả năng phát triển và năng động trong tương lai Công ty đã và đang khẳng định được vị thế cũng như uy tín của mình trên thị trường kinh doanh thương mại Qua sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn - TS Trần Thị Thu Hương, em đã hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO ” Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận, em càng nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc hoàn thiện hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Công nghệ NAHACO nói riêng Kiểm soát tốt quy trình mua hàng tốt góp phần làm giảm chi phí mua hàng và tăng lợi nhuận của công ty Dựa trên thực trạng thực tế của công ty, những lý thuyết chuyên ngành đã được học và sự hướng dẫn của giảng viên, bài khóa luận bao gồm các nội dung chính sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng của công ty, bao

gồm: các khái niệm, các yếu tố cấu thành và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng của công ty

Thứ hai, sử dụng các phương pháp nghiên cứu để phân tích và đánh giá thực

trạng quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO, từ đó chỉ ra những hạn chế, thành công và nguyên nhân của những hạn chế đó

Thứ ba, dựa trên thực trạng của công ty và cơ sở lý luận kể trên đưa ra các đề

xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình mua hàng cho công ty

Các nội dung nghiên cứu trong bài khóa luận là chính xác và hoàn toàn có nguồn gốc rõ ràng Do sự hạn hẹp về thời gian và kinh nghiệm thực tế chưa chuyên sâu nên bài khóa luận còn có nhiều sai sót Em rất mong thầy, cô góp ý để bài của em được hoàn thiện hơn

Hình 3.2 Tỷ trọng khách hàng chính trong cơ cấu doanh thu của

Hình 3.3 Tỷ trọng giá trị sản phẩm áp dụng phương thức mua

hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

50

Hình 3.4 Quy trình tiếp nhận hàng hóa của Công ty TNHH Công

7

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHH Trách nghiệm hữu hạn TP Thành phố

Model Mã định danh thiết bị xây dựng, hàm chứa về thông số kỹ thuật FTA Hiệp định thương mại tự do

NAHACO Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 11

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 11

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 12

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 13

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài 13

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài 14

1.4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 14

1.4.1 Mục tiêu nghiên cứu 14

1.4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 14

1.5 Phương pháp nghiên cứu 15

1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu 15

1.5.2 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu 16

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp 16

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 18

2.1 Một số khái niệm cơ bản 18

2.2 Mục tiêu và vai trò mua hàng 19

2.2.1 Mục tiêu 19

2.2.2 Vai trò 19

2.3 Những nội dung cơ bản của quy trình mua hàng 20

2.3.1 Phân tích nhu cầu mua 21

2.3.2 Quyết định mua hay tự làm 21

2.3.3 Quyết định phương thức mua 22

9

2.3.4 Chọn nhà cung cấp 23

2.3.5 Tiếp nhận hàng hóa mua 24

2.3.6 Đánh giá sau mua 24

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng tại doanh nghiệp 25

3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021-2023 33

3.2 Phân tích tác động của yếu tố môi trường ảnh hưởng đến quy trình mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO 35

4.1.1 Dự báo thị trường kinh doanh thiết bị điện, máy móc đến năm 2030 66

4.1.2 Mục tiêu và phương hướng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO đến năm 2030 67

4.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình mua tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO .69

4.2.1 Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu mua hàng 69

4.2.2 Hoàn thiện phương thức mua hàng tại công ty 70

4.2.3 Hoàn thiện lựa chọn và phát triển quan hệ nhà cung cấp của công ty 71

4.2.4 Hoàn thiện công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hóa 73

4.2.5 Hoàn thiện công tác đánh giá sau mua 73

4.2.6 Một số giải pháp hỗ trợ khác 74

4.3 Các đề xuất/ đóng góp của sinh viên qua thực tập tại công ty mà sinh viên đã thực hiện được liên quan tới các vấn đề chuyên môn của ngành và chuyên ngành 75

4.4 Kiến nghị khác 76

KẾT LUẬN 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 79

PHỤ LỤC 80

Xét trên mọi góc độ, mọi hình thức của doanh nghiệp bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có hoạt động mua hàng Hoạt động mua hàng là công việc thường xuyên và liên tục, có vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Hoạt động mua hàng được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung ứng đầy đủ sản phẩm phục vụ cho hoạt động kinh doanh cũng như cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp Nếu thực hiện công tác tổ chức mua hàng không tốt có thể dẫn đến sản phẩm mua vào chậm trễ; không đúng quy cách, mẫu mã, chất ượng, giá thành cao Trong khi đó, sản phẩm mà doanh nghiệp cần mua khi đạt được đúng yêu cầu sẽ góp phần tăng sức cạnh tranh của sản phẩm doanh nghiệp đang kinh doanh, đảm bảo tiêu chuẩn hoạt động trong chuỗi cung ứng và doanh nghiệp đang tham gia

Đối với các doanh nghiệp thương mại thì công tác quản trị mua hàng giữ một vị trí quan trọng với nhiệm vụ tạo được nguồn cung ứng ban đầu, đưa ra các sản phẩm phù hợp nhu cầu thị trường với giá hợp lý, đóng góp vào lợi nhuận và tăng trưởng của doanh nghiệp

Có thể nói rằng hoạt mua hàng có tầm quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với Công ty TNHH Công nghệ NAHACO hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm thiết bị điện và linh kiện, phụ tùng Có giai đoạn, hoạt động thương mại của công ty bị gián đoạn vì không có đủ nguồn cung ứng, chuỗi cung ứng bị đứt gãy làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty.Nguyên nhân được cho là phòng Mua gặp nhiều khó khăn, vướng mắc chưa được quản lý như: lượng hàng tồn kho tăng theo các năm, quy

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thương mại có thể xem là hoạt động them chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp Vì vậy có nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề này Sau đây là một số đề tài khóa luận và các công trình nghiên cứu khác nêu lên quan điểm về vấn đề này:

An Thị Thanh Nhàn (2018) trong Giáo trình quản trị logistics kinh doanh đã đưa ra lý luận về khái niệm và vai trò của mua, quá trình mua và hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp dưới góc độ doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh Tuy nhiên, các quy trình này thực hiện ở mức độ nội bộ doanh nghiệp, chưa có ứng tích hợp trên toàn chuỗi

Cùng tác giả An Thị Thanh Nhàn (2021), Giáo trình quản trị chuỗi cung ứng đã trình bày tổng quan về chuỗi cung ứng bao gồm cả chiến lược và các yếu tố quyết định năng lực cạnh tranh chuỗi cung ứng, việc hoạch định và lập kế hoạch, phân phối và thu hồi trong chuỗi, lý thuyết và các công nghệ mới trong quản lý thông tin chuỗi cung ứng, cộng tác trong chuỗi cung ứng, cách đánh giá, đo lường và quản trị rủi ro trong chuỗi Đặc biệt, nghiên cứu dành một chương riêng biệt để trình bày về mua và quản lý nguồn cung trong chuỗi để người đọc hiểu rõ hơn về mua và chiến lược mua, hoạt động thuê ngoài, hoạt động quản lý nguồn cung Dưới góc độ của công ty nắm giữ hoàn toàn chuỗi của mình (focal firm), các lý luận này giúp doanh nghiệp tối ưu

Nguyễn Thị Thu Trang (2020) đã hệ thống hóa được những vấn đề lý luận về quản lý hoạt động mua sắm tài sản trong cơ quan hành chính nhà nước Trên cơ sở đó phân tích thực trạng mua hàng và nêu giải pháp cho các đơn vị này

Ngoài ra còn rất nhiều bài khóa luận tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học như: "Hoạch định chiến lược mua hàng tại Công ty Cổ phần may Sơn Động" của Nguyễn Thị Nhâm; "Quản trị mua hàng tại công ty TNHH UIL Hà Nội" của Nguyễn Thị Tâm (2017); "Quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Thương mại và Dược phẩm Hưng Việt" của Phạm Chí Linh (2021); đã vận dụng lý thuyết chặt chẽ, mô tả quy trình, nêu ưu điểm và nhược điểm của công tác quản trị mua hàng tại các doanh nghiệp Tuy nhiên, điểm chung của các đề tài này là đều ở bước độ mô tả, chưa tìm hiểu rõ được nguyên nhân và cách khắc phục những hạn chế hiện tại

Như vậy, cho tới thời điểm hiện nay, chưa có công trình nghiên cứu nào đã đi sâu nghiên cứu và giải quyết toàn diện vấn đề quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO” có tính mới và không trùng lặp với những nghiên cứu đã công bố cho tới nay

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là quy trình mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

14

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài

• Về không gian nghiên cứu: Khóa luận thực hiện nghiên cứu thực trạng quy

trình mua hàng từ các nhà cung cấp của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

• Về thời gian nghiên cứu: Khóa luận tập trung thu thập dữ liệu và thực tế quy

trình mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO trong giai đoạn từ 2021 đến nay Những đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO cho giai đoạn từ năm 2024 đến năm 2027

• Về nội dung nghiên cứu: Khóa luận tập trung tìm hiểu công tác mua hàng của

công ty TNHH Công nghệ NAHACO dưới góc độ một bộ phận chức năng trong doanh nghiệp

1.4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

1.4.1 Mục tiêu nghiên cứu

Bài nghiên cứu nhằm thực hiện 3 mục tiêu cơ bản như sau:

• Sơ lược các nội dung lý thuyết cơ bản về quy trình mua hàng tại các công ty thương mại

• Phân tích và đánh giá thực trang quy trình mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

• Đề xuất các giải pháp đối với quy trình mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO và chỉ ra xu hướng phát triển trong tương lai của ngành thiết bị điện, phụ tùng, máy móc và hoạt động mua hàng

1.4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Tại khóa luận này tập trung nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Theo đó khóa luân sẽ tập trung vào giải quyết các câu hỏi sau:

• Mua hàng và quy trình mua hàng là gì? Quy trình mua hàng tại doanh nghiệp tại doanh nghiệp bao gồm những nội dung gì? Có những yếu tố nào ảnh hưởng đến quy trình mua hàng của doanh nghiệp?

• Quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO đang được triển khai như thế nào, có những ưu điểm và hạn chế gì trong quá trình triển khai đó?

15

• Đâu là giải pháp phù hợp và khả thi để hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO?

1.5 Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu

a, Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Nguồn thu thập dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong bài khóa luận là hai nguồn: Nguồn nội bộ công ty, bao gồm các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO trong hơn năm 3 năm 2021-2023, báo cáo tài chính thường niên, cơ cấu bộ máy tổ chức và quản lý công ty, lịch sử hình thành và phát triển của công ty, thông tin nhà cung cấp, thực trạng quy trình mua hàng của công ty trong ba năm gần nhất Nguồn bên ngoài công ty, gồm có các lý luận về mua hàng và quy trình mua hàng, công tác quản trị mua hàng của công ty lấy từ các sách giáo trình quản trị logistics kinh doanh, quản trị chuỗi cung ,báo, tạp trí, báo cáo về ngành Công nghệ-chế tạo,các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài, các Báo cáo về hành vi mua sắp của người tiêu dùng , số liệu của Tổng cục thống kê ,

b, Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Phương pháp quan sát thực tế: Quá trình quan sát và thực hành thực tế về hoạt động mua hàng được thực hiện tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO cho mục đích phục vụ nghiên cứu các nội dung trong khóa luận Thời gian quan sát từ 23/2/2024 đến 26/4/2024 Đối tượng quan sát: Quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

- Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Đối tượng phỏng vấn là ban giám đốc và ban quản lý tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO như Tổng giám đốc, trưởng phòng thu mua, trưởng phòng nhân sự, trưởng phòng giao nhận, kế toán, tổng cộng là 5 người Cách thức để thực hiện là trực tiếp hẹn lịch phòng vấn với những đối tượng tham gia Tiến hành phòng vấn mỗi người từ 15– 30 phút tại công ty với mục tiêu tìm hiểu về quy trình mua hàng của ông ty, những lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng, các phân loại nhà cung cấp, những rủi ro khi lựa chọn nhà cung cấp , nhưng thuận lợi và khó khăn mà phòng thu mua gặp phải, mối quan hệ giữa các

16

phòng ban, hiệu quả hoạt động của phòng thu mua, được đính kèm tại phụ lục 01, 02, 03

1.5.2 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu

Dữ liệu thông tin sau khi được thu thập và tổng hợp được từ quá trình khảo sát, được phân tích và xử lý trên phần mềm excel Các phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu được sử dụng trong bài luận:

Phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu: Phương pháp này được sử dụng trong quá trình nghiên cứu cơ sở lý thuyết và thực trạng Đặc biệt đi sâu và tìm hiểu, trình bày về các quan điểm mua, quản trị mua hàng, quy trình mua tại công ty, các yếu tố môi trường tác động đến quy trình mua hàng Dựa trên kết quả phân tích, tổng hợp từ đó nêu lên quan điểm, giải pháp và kiến nghị nhằm mục đích hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO đến năm 2027

Phương pháp so sánh dữ liệu: Tiến hành so sánh tương đối và tuyệt đối các số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO trong hơn 3 năm 2021- 2023 để đưa ra những nhận xét ban đầu về hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Ngoài Phần mở đầu, Lời cảm ơn, Mục lục bảng hình, Phụ lục, Tài liệu tham khảo Đề tài gồm có kết cấu 3 chương chính sau:

- Chương 1: Một số lý luận cơ bản về quy trình mua hàng Chương đầu tiên trình bày lý thuyết cơ bản về quy trình mua hàng bao gồm các khái niệm về mua hàng, quy trình mua hàng; vai trò mua hàng; mục tiêu của mua hàng; quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

- Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO Ở chương này, khóa luận sơ lược về quá trình hình thành và hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO Sau đó khóa luận tập trung phân tích thực trạng và chỉ ra ưu nhược điểm của quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO hiện tại

17

- Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO Chương cuối cùng nêu ra những những dự báo xu hướng trong tương lai từ năm 2024 đến năm 2030 của ngành kinh doanh thiết bị điện,phụ tùng,máy móc và quy trình mua hàng Đặc biệt chương 3 tập trung đưa ra các đề xuất giải quyết các hạn chế còn tồn tại, hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

18

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP

2.1 Một số khái niệm cơ bản

Cùng có cách tiếp cận theo hướng là hoạt động quản lý đầu vào của doanh nghiệp, Lysons và cộng sự, (2006) hiểu mua sắm là việc quản lý đầu vào về nguyên vật liệu, dịch vụ, phụ kiện Tương tự, Arrowsmith, Linarelli và Wallace (2000) cũng cho rằng mua sắm là hoạt động khi một công ty có được những hàng hóa và dịch vụ cần thiết bằng cách ký hợp đồng với một công ty khác

An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2018) đã đưa ra khái niệm mua theo quan điểm truyền thống rằng "Mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu hàng hóa cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu" Quan điểm này lấy trọng tâm là các chức năng giao dịch, hoạt động tác nghiệp với quy mô nhỏ của các chủ thể, nhưng chưa liên kết lại nhiều chủ thể liên quan

Còn M Porter đưa ra chuỗi giá trị mở rộng và có cách tiếp cận về mua sẽ là kết nối chính các chủ thể và hoạt động "Mua sắm là một phần chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp." Quan điểm này là một bước phát triển lớn cho các cách tiếp cận về mua sau này

Có thể thấy, quan điểm tiếp cận về hoạt động mua hiện nay rất đa dạng Trong giới hạn nghiên cứu của đề tài, hoạt động mua được nhìn nhận theo quan điểm chuỗi cung ứng Theo đó, mua được hiểu là một phần của chuỗi cung ứng, bao gồm quá trình quản lý đầu vào về nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ phục vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất của công ty được tối ưu hóa" Hoạt động thu mua từ các nhà cung cấp bên trong và bên ngoài cần phải lên kế hoạch, hoàn thiện theo chuỗi, cần liên kết với những bước sau của chuỗi để tối ưu hóa cho doanh nghiệp và mang đến sự hài lòng, tin tưởng cho khách hàng

19

Quy trình mua hàng là tập hợp những quyết định có tinhd kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua Quy trình mua của doanh nghiệp thường có những đặc điểm riêng phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, quy mô, loại hình doanh nghiệp

2.2 Mục tiêu và vai trò mua hàng

2.2.1 Mục tiêu

Hoạt động mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng với mục tiêu của mỗi doanh nghiệp mỗi doanh nghiệp Mua hàng đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực, khai thác tốt mạng lưới cung ứng để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và liên tục Ngoài ra, do các nguồn lực là có hạn, hoạt động mua hàng có mục tiêu tối đa hóa mức độ đóng góp của nguồn cung vào việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp Mua hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu, kết quả hoạt động và kế hoạch của khách hàng nội bộ Vì vậy, việc mua hàng cần được tích hợp trong quá trình hoạch định chiến lược trong nhiều ngành Bộ phận mua hàng tham gia tích cực vào quá trình lập kế hoạch của công ty có thể cung cấp thông tin tình báo về thị trường cung ứng góp phần vào việc lập kế hoạch chiến lược

Ở cấp chiến lược, mua hàng cần đảm bảo được chất lượng dịch vụ phù hợp, tổng chi phí sở hữu thấp, gia tăng tổng giá trị, phát triển quan hệ nhà cung cấp Ở cấp độ chiến thuật, hoạt động này giữ mục tiêu mua hàng đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời gian, đúng giá, đúng nhà cung cấp

2.2.2 Vai trò

Mua có vị trí kết nối them chốt và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng.Mua tốt cho phép tối ưu hóa giá trị cho các bên mua và bán, do đó tối ưu hóa giá trị cho cả chuỗi.Vai trò của mua tập trung vào các khía cạnh

dưới đây:

• Tăng cường sự thảo mãn của khách hàng: theo cách nhìn truyền thống, mua

thách rời với khách hàng và người tiêu dùng Tuy nhiên ở tầm nhìn chiến lược, sự thảo mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý Mua có vai trò quan

20

trọng trong mối quan hệ này Mặt khác cũng dễ dàng nhận thấy người mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp Nó cho phép ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp

• Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: bằng việc kết nối với thị trường

cung ứng, mua nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường.Những kiến thức về thị trường đầu vào này cho phép doanh nghiệp tái định hình chiến lược tổ chức để nắm bắt các cơ hội thị trường mới

• Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: mua chỉ đạt được

mục tiêu chiến lược trong dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt, Do đó chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung cấp tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp.Nhờ vào việc duy trì tốt nhất các nhà cung cấp hiện tại,nhận ra và phát triển các nhà cung cấp mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công.Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường

• Hỗ trợ các chức năng chiến lược khác trong doanh nghiệp: các chiến lược cề

mạng lưới,sản xuất,marketing, tài chính, vận hành, bán ra, dự trữ v.v…đều có liên quan chặt chẽ với chiến lược mua Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức

Các yêu cầu về kỹ thuật và nhiệm vụ mua là tương tự nhau ở các doanh nghiệp sản xuất, bán buôn, bán lẻ, tổ chức phi kinh doanh hay lĩnh vực dịch vụ Các chiến lược và quy trình mua cũng được áp dụng cho cả mua hàng hóa và dịch vụ, cũng như việc mua dịch vụ logistics và quản lý quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ logistics

2.3 Những nội dung cơ bản của quy trình mua hàng

Quá trình mua là tập hợp các quyết định về chính sách và phương pháp có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua

21

Tùy thuộc và các quyết định của sự trữ, đặc điểm của nguồn cung ứng, sản phẩm mua, yêu cầu của quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng mùa quá trình mua khách nhau , về cơ bản diễn ra theo các nội dung sau

Hình 1.1: Quá trình mua

(Nguồn: John Joseph Coyle và ctg, 2006, tr 120)

2.3.1 Phân tích nhu cầu mua

Nhằm xác định hoặc đánh giá lại nhau cầu nhu cầu mua do các giao dịch mua phải đáp ứng các nhu cầu mua mới hoặc đang có sẵn.tuy nhiên các nhu cầu có sẵn cũng cơ thể thay đổi và đánh giá lại Nhu cầu mua thường xuất phát từ các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp hoặc từ yêu cầu của khách hàng Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu đo lường cụ thể.Các chỉ tiêu này có thể đơn giản như kích thước, tốc độ của máy in, dung lượng bộ nhớ của máy tính Nhưng cung có thể rất phức tạp khi mua các sản phẩm có tính kỹ thuật cao như dây chuyển sản xuất,thiết bị thông tin hiện đại Các chỉ tiêu này được dùng để truyền thông khi thương lượng hoặc đặt hàng khi mua

2.3.2 Quyết định mua hay tự làm

Bộ phận mua rà soát lại nên tự làm hay không hay đi mua tiếp Nếu tự làm thì nên mua nguyên liệu, phụ tùng ra sao Doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn tự làm, bởi việc này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố (năng lực lõi của doanh nghiệp, mối quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, nguồn lực của doanh nghiệp, ) Nếu doanh nghiệp không thể tự làm, doanh nghiệp nên đi tới quyết định mua, xác định phương thức và thời điểm mua

Phân tích nhu cầu mua

Quyết định mua hay tự

làm

Phương thức mua

Chọn nhà cung

cấp

Tiếp nhận hàng hóa/dịc

h vụ

Đánh giá sau

mua

22

2.3.3 Quyết định phương thức mua

Chọn phương thức mua là việc xác định các mối quan hệ với nhà cung cấp, cho phép ước lượng tổng thời gian cần thiết của quá trình mua và tính phúc tạp của hoạt động này Ba phương thức mưa sắp xếp theo mức độ tăng dần và thời gian mua cũng như tính phức tạp

Bảng 1.1: So sánh các phương thức mua

Mua lại thẳng Tình thế ít biến động Đặt lại hàng Thấp Nhanh chóng Mua lại có

- Chi phí thương lượng lớn nếu tìm nhà cung cấp mới - Kéo dài thời gian

Mua mới - Sản phẩm, kinh doanh, thị trường

mới

- Tình thế thay đổi Nguồn hàng tốt hơn

- Xác định lại nguồn cung - Lựa chòn nguồn

hàng

- Lớn

- Thời gian kéo hàng

(Nguồn: Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh)

Mua lại thẳng là tình thế mua không có gì thay đổi, không cần đàm phán hay mời thầu Nhà cung cấp vẫn đúng hạn, đáp ứng đủ và đảm bảo chất lượng, số lượng và giá cả hàng hóa Bộ phận mua chỉ cần đặt lại đơn hàng như thường lệ Hoạt động này diễn ra nhanh chóng, thuận tiện

Mua lại có điều chỉnh là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và bán các điều khoản cơ bản như chất lượng,hàng hóa,giá cả, cách thức cung ứng,…thường gặp các trường hợp do nhu

2.3.4 Chọn nhà cung cấp

Để chọn nhà cung cấp cần thực hiện một số công việc sau:

- Phân tích thị trường cung ứng: Cần xác định mức độ cạnh tranh trên thị trường cung ứng để đánh giá được số lượng các nhà cung cấp và sức mạnh trong tương quan thị trường Điều này sẽ quyết định đến chiến lược thương lượng và mức giá cạnh tranh khi mua Các thông tin thị trường cần được thu thập từ các nguồn tin cậy để đảm bảo cho kết quả phân tích chính xác

- Xác định danh sách nhà cung cấp tiềm năng: Tập hợp các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp Bao gồm cả những nhà cung cấp chưa có quan hệ Đây là một thách thức cho doanh nghiệp và có thể phải thực hiện vài nghiên cứu Với các doanh nghiệp nhỏ thì cách thuận lợi là tim kiếm nhà cung cấp qua số điện thoại của các trang vàng

- Phân định các nhu cầu và ước muốn: Khi đánh giá các yêu cầu sử dụng của mình, doanh nghiệp cần phân biệt giữa phạm vi nhu cầu (demand) và ước muốn (Desires) Nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ sẽ quyết định các đặc trưng quan trọng khi sử dụng Ước muốn thì không quan trọng bằng và có thể thương lượng Việc phân định này giúp loại bớt sớm các nhà cung cấp thiếu khả năng

- Đánh giá các nhà cung cấp còn lại: Với các mặt hàng đơn giản hay có tính tiêu chuẩn cao có thể đánh giá các nhà cung ứng qua đấu thầu cạnh tranh Ngược lại phải sử dụng các kiểm tra kỹ thuật hoặc các tình huống trong sử dụng để loại trừ, thí dụ như kiểm tra dây an toàn của xe ô tô

24

- Lựa chọn một nhà cung cấp: Việc chọn lựa nhà cung cấp cũng xác định mối quan hệ giữa hai bên mua bán và động cơ của các mối quan hệ này sẽ được hình thành và thực hiện ra sao Nó cũng chỉ ra phải duy trì quan hệ thế nào với các nhà cung cấp không được chọn Việc chọn nhà cung cấp thường dựa vào các chỉ tiêu: chất lượng, độ tin cậy, nguồn lực, tài chính, chất lượng mong muốn, địa điểm nhà cung cấp

2.3.5 Tiếp nhận hàng hóa mua

Tiếp nhận hàng hoá là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nguồn hàng và doanh nghiệp Quá trình giao nhận có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở logistics của bên mua Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bên mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng

Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá cho khách hàng trong các đơn hàng, bởi nó có thể tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và bán Có những trường hợp cụ thể, bên mua phải tự mình vận chuyển hàng hoá do đặc điểm hàng hoá yêu cầu phương tiện vận tài chuyên dụng, hoặc nhà cung ứng thiếu khả năng tổ chức vận chuyển hàng hoá, lúc này bên mua phải có phương án vận chuyển hợp lý cho mình

Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thúc một lần mua hàng Nhưng nhà quản trị logistics vẫn cần tiếp tục theo đối nhà cung cấp và lô hàng mua để tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn

2.3.6 Đánh giá sau mua

Nhằm đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân các thương vụ không đáp ứng yêu cầu.Các tiêu chí chuẩn đánh giá sau mua bao gồm:

- Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng,cơ cấu, chất

lượng

25

- Tiêu chuẩn hoạt động: Bao gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng,

tính chính xác của thời gian và dịa điểm giao nhận

- Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua

So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn Nếu thực hiện chưa tốt các tiêu chuẩn đặt ra,cần xác định nguyên nhân để có hành động tính hợp

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

2.3.1 Yếu tố vĩ mô

* Môi trường kinh tế:

Các yếu tố kinh tế như tỷ giá hối đoái, tài chính, các chính sách tài khóa, cũng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp Các doanh nghiệp thực hiện mua hàng từ các nhà cung cấp ở nước ngoài cần tập trung tới tỷ giá hối đoái vì đôi khi nếu doanh nghiệp không để ý thì sự thay đổi nhỏ trong tỷ giá sẽ tạo ra sự chênh lệch về doanh thu và khiến doanh nghiệp có thể bị thua lỗ Sự thay đổi trong môi trường kinh tế có thể tạo động lực hoặc kìm hãm hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật tin tức trên thị trường để có được những hướng đi đúng đắn cho quy trình mua hàng của mình

* Môi trường chính trị, pháp luật:

Các chính sách, quy định của nhà nước ảnh hưởng sẽ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần thực sự tìm hiểu để tránh gặp phải các rủi ro cho hoạt động quản trị mua hàng, hạn chế những sự cố ảnh hưởng xấu tới tổng chi phí mua hàng của mình Các thông tin về định hướng sự phát triển kinh tế cùng với các chính sách tạo điều kiện phát triển nếu được doanh nghiệp cập nhật kịp thời sẽ mang tới cơ hội giúp nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh và mở rộng hình ảnh của mình trên thị trường Các văn bản pháp luật về sản phẩm, thuế, giải quyết tranh chấp, đều ảnh hưởng tới quy trình mua hàng và đòi hỏi đội ngũ nhân viên thu mua trong doanh nghiệp cần phải có sự hiểu biết nhất định

* Môi trường công nghệ:

26

Tốc độ phát triển của công nghệ ảnh hưởng lớn tới nhu cầu và quyết định mua hàng của khách hàng từ đó tác động tới quy trình mua hàng của doanh nghiệp Công nghệ phát triển, nhu cầu về các loại mặt hàng cũ sẽ dần bị loại bỏ, thay vào đó là các mặt hàng hiện đại và thuận tiện hơn Từ đó, quy trình mua hàng tại mỗi doanh nghiệp cần bắt kịp xu hướng công nghệ để có những quyết định mua hàng phù hợp nhất Mặt khác, khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có điều kiện thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, IoT – Internet of Things (vạn vật kết nối), đây là một thành quả của công nghệ thế giới về kết nối internet, kết nối mọi người lại với nhau dễ dàng hơn Bên cạnh đó còn có công nghệ trí tuệ AI đã đem lại nhiều sự thuận tiện và nhanh chóng trong việc xử lý và truyền tải thông tin giữa khách hàng với công ty và với công ty với nhà cung cấp xuyên suốt cả quy trình quản trị mua hàng

* Môi trường tự nhiên:

Môi trường tự nhiên tạo nên thị trường cung ứng yếu tố đầu vào DN cũng như ảnh hưởng đến thu nhập, việc làm và dân cư Từ đó, nó tác động đến sức mua, khả năng tiêu thụ, bán hàng và chiến lược phát triển bền vững của DN, tổ chức Do đó, DN phải cân nhắc yếu tố này để xây dựng chiến lược quản trị mua, các phương án dự phòng khi môi trường thay đổi Các yếu tố của môi trường tự nhiên cần xem xét gồm:

• Tài nguyên thiên nhiên • Đất đai Khí hậu

• Thời tiết

• Ô nhiễm môi trường

2.3.2 Yếu tố vi mô

* Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty:

Chiến lược kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty, giúp công ty có hình dung rõ ràng về mục đích và hướng đi của mình Chiến lược kinh doanh còn góp phần giúp công ty nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế bằng các nguồn lực có hạn cho công ty với kết quả cao nhằm đạt

27

được mục tiêu đề ra Vì vậy chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn tới công tác mua hàng, tùy theo chiến lược của từng giai đoạn mà các nhà mua hàng đưa ra kế hoạch mua phù hợp, từ đó hoạt động quản trị mua hàng cũng cần thay đổi để đáp ứng nhu cầu Nếu công ty đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn sẽ tạo ra tiền đề cho công tác tổ chức mua hàng của công ty đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra

* Nguồn tài chính của doanh nghiệp:

Đây là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong hoạt động mua hàng Nguồn tài chính của doanh nghệp có ảnh hưởng trực tiếp khối lượng và số lượng hàng hóa được mua vào hoặc dự trữ Khi nguồn vốn luôn sẵn sàng thì hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng, dứt khoát và thuận lợi, tránh các tình trạng hàng hóa cần nhưng nguồn vốn để mua thì không sẵn sàng, gây kéo dài quy trình tồn nhiều thời gian Mặt khác, việc luôn sẵn sàng nguồn vốn giúp cho doanh nghiệp có cơ hội thành công cao trong việc cạnh tranh đơn hàng lớn, hàng hóa được vận chuyển về sớm sẽ tăng thiện cảm cho khách hàng.Không những vậy khi tài chính công ty ổn định, việc liên kế hoạch mua hàng sẽ dễ dàng và không bị hạn chế bởi vấn đề chi phí

* Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật:

Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng của công ty Nó là cơ sở để phản ánh đúng tình trạng và thực lực của doanh nghiệp Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, hiện đại sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng và dự trữ của doanh nghiệp và ngược lại Đặc biệt là cơ sở công nghệ thông tin hiện đại sẽ giúp cho doanh nghiệp truyền tải cũng như nắm bắt thông tin thị trường ngành một cách nhanh chóng và chính xác nhất, tăng cơ hội cạnh tranh của doanh nghiệp trong các thương vụ mua hàng Nhưng ngược lại, nếu cơ sở vật chất là rào cản, lạc hậu và chất lượng kém sẽ làm giảm sức cạnh tranh của

công ty, khiến cho hoạt động mua hàng trở nên suy giảm * Nguồn nhân lực của doanh nghiệp:

Trình độ của người mua hàng ảnh hưởng đến số chất lượng và chi phí mua hàng Người quản lý mua hàng giỏi là người có nền tảng vững chắc và hiểu biết sâu

28

sắc về lĩnh vực mà công ty đang địnhh hướng tới Trên hết, người quản trị mua hàng giỏi cần nắm bắt được động thái thị trường của các mặt hàng trong lĩnh vực này và mục tiêu chiến lược kinh doanh của các công ty để có thể phân tích tác động của các chính sách kinh tế, chính trị và luật pháp của quốc gia đối với vấn đề này Vì vậy, cần phải lựa chọn đúng người quản lý mua hàng có năng lực chuyên môn phù hợp để đảm bảo hoạt động mua hàng trong công ty có hiệu quả

* Nhà cung cấp:

Là nhân tố khách quan quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của công ty có liên tục và có hiệu quả hay không Đây là yếu tố trực tiếp tác động đến kết quả của hoạt động quản trị mua hàng của công ty Nếu không chọn đúng nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của doanh nghiệp không thực hiện đúng như chính sách mà công ty đưa ra sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng và sự kém hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty Các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra như giá cả, chính sách ưu đãi, vận chuyện sẽ là lựa chọn ưu tiên hàng đầu của mỗi công ty Trong công ty thương mại thì thường kinh doanh nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng lại có nhiều nhà cung cấp để cho doanh nghiệp lựa chọn, vì vậy tồn tại sự cạnh tranh trong các nhà cung cấp

* Đối thủ cạnh tranh:

Đối với bất kỳ công ty nào cũng gặp phải đối thủ cạnh tranh gây ảnh hưởng nhiều đến việc mua hàng và gây kìm hãm hoạt động kinh doanh của công ty Đối thư cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ công ty luôn phải đối phó với sự cạnh tranh về giá, nên để thắng được đối thủ công ty phải liên tục theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh và đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lợi nhuận Muốn làm được điều này tốt thì công ty phải đặc biệt quan tâm đến công quy trình mua hàng để đảm bảo mua hàng với giá thấp nhất Mặt khác, đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển giúp cho công ty luôn trong trạng thái sẵn sàng thay đổi và nâng cao chất lượng hoạt động mua hàng Sự cạnh tranh còn xuất hiện giữa các nhà cung cấp với nhau Điều này đem lại nhiều mặt có lợi cho công ty bởi lẽ các nhà cung cấp sẽ tìm cách nâng cao chất lượng và đưa ra chính sách ưu đãi nhằm thu

• Năm 2020 công ty TNHH Công nghệ NAHACO được thành lập tại Số 62, Đường Trang Quan, Xã An Đồng, Huyện An Dương, Thành phố Hải Phòng Với định hướng phát triển chuyên cung cấp máy móc, thiết bị cho các khách hàng tổ chức

• Năm 2021-2022: Công ty mở rộng thêm hoạt động sửa chữa máy móc, thiết bị điện cùng với phát triền lĩnh vực chính là cung cấp thiết bị điện, phụ tùng, máy móc,…

• Năm 2023-nay: Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, xây dựng thêm cơ sở hạ tầng, thị trường kinh doanh được mở rộng trên khắp tỉnh thành

Để có sự thành công như hôm nay là nhờ định hướng phát triển công ty đúng đắn và sự chỉ đạo tận tình của ban lãnh đạo, lấy con người làm trọng tâm với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, nhiệt huyết và có trình độ chuyên môn cao luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, tạo được niềm tin ở khách hàng lẫn trong và ngoài nước về sản phẩm chất lượng Chính vì thế, công ty ngày càng phát triển, dần có chỗ đứng và thu hút được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau Sau 4 năm hoạt động Công ty TNHH Công nghệ NAHACO đã khẳng định được vị thế của mình trong lòng khách hàng và đạt được nhiều thành tựu to lớn

31

3.1.2 Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh

Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty TNHH số 0202021073 do Cục thuế thành phố Hải Phòng quản lý cấp này thì ngành kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO bao gồm: sửa chữa thiết bị điện, bán phụ tùng và các bộ phận của ô tô và các động cơ khác, đại lý môi giới, đấu giá, buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng, chuyển phát,… Tuy nhiên, ngành nghề kinh doanh chính mà mang lại doanh thu chủ yếu của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO là:

- Buôn bán máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác Chi tiết: buôn bán máy móc,

thiết bị phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng, buôn bán máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện)

- Chuyển phát (trừ hoạt động chuyển tiền, ngoại tệ)

- Đại lý, mô giới, đấu giá (không bao gồm đại lý chứng khoán, bảo hiểm) - Sửa chữa thiết bị điện

Hiện nay công ty đang thực hiện các hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng bao gồm:

Hoạt động thu mua và các chứng từ, giấy tờ, hồ sơ có liên quan được thực hiện tại Phòng Mua có văn phòng đặt tại số 62 đường Trang Quan, xã An Đồng, huyện An Dương, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam

Hoạt động quản lý nhập, xuất hàng hóa, tồn kho, bảo quản, luân chuyển hàng hóa được thực hiện tại kho của công ty có vị trí bên cạnh văn phòng đại diện tại An Dương, Hải Phòng

Hoạt động vận chuyển, giao hàng cho khách hàng trong nước chủ yếu bằng xe tải được thực hiện bởi các nhân viên giao hàng có nhiều kinh nghiệm

3.1.3 Cơ cấu tổ chức

a, Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Công ty xây dựng cơ cấu tổ chức theo hình thức trực tuyến - chức năng Trong cơ cấu này, giám đốc là người có quyền hành cao nhất, trực tiếp chỉ đạo tất cả các

32

công việc của doanh nghiệp Các nhiệm vụ được phân chia thành các phòng ban hoặc bộ phận dựa trên chức năng chính như phòng kế toán, thu mua, bộ phận giao nhận, nhân sự Mỗi phòng ban sẽ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể và có một người đứng đầu quản lý mọi hoạt động của phòng ban đó như kế toán trưởng, trưởng phòng thu mua Nhân viên sẽ thực hiện mệnh lệnh của người phụ trách trực tiếp ở bộ phận mình làm việc

Hình 3.1: Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO năm 2023

(Nguồn: Phòng nhân sự) b, Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

• Tổng giám đốc: là người đứng đầu công ty, nhân danh công ty thực hiện các

quyền và nghĩa vụ, chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc là người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nghiên cứu, xây dựng và ban hành các chiến lược, chính sách cho tất cả các hoạt động của công ty Đồng thời là người hướng dẫn, theo dõi các phòng ban, bộ phận thực hiện kế hoạch, kiểm tra, đánh giá tiến độ và kết quả thực hiện công việc của nhân viên

• Phòng nhân sự: Chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương,

thiết lập và xây dựng các chính sách khen thưởng, kỷ luật, phúc lợi, đánh giá năng Tổng giám đốc

Phòng thu mua

Phòng nhân sự

Phòng giao nhận

Phòng kế toán

Bộ phận

kinh doanh Bộ phận kho

33

lực nhân viên phù hợp và hiệu quả để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên Ban hành các văn bản, quy định cũng như bổ sung các vấn đề khác nhằm đảm bảo công ty tuân thủ đúng các quy định của nhà nước về luật lao động

• Phòng kế toán: Phòng kế toán quản lý mọi hoạt động liên quan đến nguồn tiền vào ra của công ty Kế toán viên có nhiệm vụ phải kiểm soát doanh thu từng ngày của các siêu thị, thanh toán công nợ đúng hạn cho nhà cung cấp, chi trả tiền lương cho nhân viên Ngoài ra, Phòng kế toán còn phải báo cáo quyết toán định kỳ, làm báo cáo tài chính, làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, ngân hàng và các vấn đề liên quan đến công việc kế toán khác, theo dõi và hỗ trợ cho các bộ phận trong việc thực hiện ngân sách hoạt động

• Phòng giao nhận: Là phòng chịu trách nhiệm cốt lõi về lĩnh vực kinh doanh của công ty như tiến hành các thủ tục giao nhận hàng hóa, booking, quản lý kho, đưa ra các biện pháp chuỗi cung ứng, tìm kiếm khách hàng, báo giá, tham gia đề xuất góp ý tưởng cho công ty để hoàn thiện chất lượng dịch vụ

• Phòng thu mua: Phòng mua hàng có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định của doanh nghiệp, tổ chức

3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021-2023

Nhờ sự nổ lực không ngừng của toàn thể công ty, sự lãnh đạo tài tình của ban giám đốc và bộ phận quản lý, đã nổ lực không ngừng, dồn hết tâm quyết để dìu dắt công ty vượt qua những khó khăn về những mặt hạn chế, cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và làm việc tận tình, chăm chỉ đã giúp công ty gặt hái được nhiều thành tựu sau nhiều năm hoạt động Sau đây, khóa luận sẽ đi sâu vào phân tích các số liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty từ năm 2021 đến năm 2023 để thấy được những thành quả mà công ty có được, cũng như những tiềm lực của công ty đối với ngành trong những giai đoạn sắp tới

34

Dựa vào bảng ta có thể dễ dàng nhận ra Công ty TNHH Công nghệ NAHACO đã không ngừng nỗ lực để hoàn thiện hơn qua các năm nhờ chính sách đúng đắn cùng với tinh thần, lòng quyết tâm của toàn bộ nhân viên Doanh thu của công ty tăng khá

đều qua các năm

NAHACO từ 2021-2023

(Đơn vị: tỷ đồng)

2021 2022 2023 So sánh 2022 với 2021 (%)

So sánh 2023 với 2022 (%)

b, Về chi phí:

Chi phí của công ty trong năm 2021, 2022, 2023 luôn có xu hướng tăng Nếu trong giai đoạn 2021-2022 chỉ tăng khoảng 18,9% thì sang năm 2023 chi phí đã lên đến 24,35% Có 2 nguyên nhân dẫn đến chi phí tăng đột biến là do:

- Năm 2023 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu chi phí xăng dầu,

lạm phát tăng phi mã, nhiều cuộc xung đột xảy ra, đã kéo mọi chi phí kinh doanh đều tăng lên rất nhiều, có nhiều sản phẩm như máy cắt, máy phát điện đã tăng lên đến 20% so với cùng kỳ năm ngoái

- Nguyên nhân thứ 2 được xác định là do công ty đã xây dựng thêm nhà kho

chứa hàng, mua thêm xe chở hàng, thiết bị trong văn phòng được thay mới, các loại máy móc hiện đại, để phục vu nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng

c, Về lợi nhuận:

Lợi nhuận của NAHACO có sự tăng trưởng qua 3 năm khá ổn định Mỗi năm lợi nhuận công ty sẽ rơi vào khoảng 30% cho thấy mức tăng không có nhiều biến động qua các năm bất chấp những khó khăn mà công ty trải qua

3.2 Phân tích tác động của yếu tố môi trường ảnh hưởng đến quy trình mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

3.2.1 Yếu tố vĩ mô

a Yếu tố kinh tế

36

Kinh tế thế giới cũng như Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2021 đến 2023 có rất nhiều sự biến đổi khó lường Nếu giai đoạn 2021-2022 đánh dấu sự khởi sắc trở lại của nền kinh tế sau đại dịch COVID, năm 2022 tăng trưởng GDP đạt 8,02% (cao nhất trong giai đoạn 2011-2022) đây là mức tăng trưởng cao trên thế giới Nguyên nhân được cho là sự lãnh đạo đúng đắn của Đảng cùng với tinh thần đoàn kết của toàn dân tộc, nhờ đó mà tình hình lạm phát dược khống chế, người dân lao động có việc làm, lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ đều tăng trưởng khá cao, tình hình xuất nhập khẩu nhộn nhịp trở lại,

Nhưng đến năm 2023, khủng hoảng kinh tế diễn ra trên toàn thế giới, Việt Nam cũng không tránh khỏi làn sóng này Tốc độ tăng trưởng kinh tế chỉ còn 5,05% thấp hơn mức tăng trưởng năm 2022 Nguyên nhân được xác định là do:

• Căng thẳng tài chính dẫn đến các điều kiện tài chính toàn cầu có xu hướng thắt chặt, sự sụp đổ của một số ngân hàng tại Hoa Kỳ cuối tháng 4/2023 dẫn đến tình trạng tăng cao

• Lạm phát cao liên tục mà nguyên nhân chủ yếu do chuỗi cung ứng gián đoạn hoặc không theo kịp sự gia tăng đột biến của cầu, sự kéo dài của chiến tranh Ukraine làm tăng giá lương thực và nhiên liệu

• Nền kinh tế toàn cậu dễ bị tồn thương trước những cú sốc phát sinh từ biến đổi khí hậu: các điều kiện cực đoan như bão lũ, động đất, cháy rừng, thường xuyên xảy ra làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế

Tại Việt Nam nhu cầu của thị trường là rất lớn nên nhiều doanh nghiệp đã mạnh dạn đầu tư để nâng cao năng lực sản xuất, chú trọng phát triển các dòng sản phẩm chất lượng, phục vụ doanh nghiệp đầu tư trực tiếp nước ngoài,hướng vào sản phẩm cơ khí.Hiện, linh kiện kim loại sản xuất trong nước đã đáp ứng được 85 - 90% nhu cầu cho sản xuất xe máy; khoảng 15 - 40% nhu cầu linh kiện cho sản xuất ôtô (tùy chủng loại xe), khoảng 20% cho sản xuất thiết bị đồng bộ và 40 - 60% cho sản xuất các loại máy nông nghiệp, máy động lực và 40% cho máy xây dựng Cung ứng linh kiện kim loại cho các ngành công nghiệp công nghệ cao hiện đáp ứng khoảng 10% nhu cầu Trong nước, đã có những doanh nghiệp tiên phong phát triển công nghiệp hỗ trợ như Công ty Tập đoàn Công nghiệp Trường Hải - Thaco Industries tại

37

Khu công nghiệp Thaco Chu Lai, Quảng Nam Thaco Industries sản xuất rất nhiều sản phẩm cơ khí phục vụ cuộc sống như máy móc nông nghiệp, đường ống cấp thoát nước, bồn chứa nước, linh kiện và phụ tùng ôtô

NAHACO là công ty dịch vụ nên bị ảnh hưởng rất sâu sắc bởi tình hình kinh tế toàn cầu cũng như kinh tế Việt Nam Trong giai đoạn 3 năm tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng đáng kể Các đơn đặt hàng bị giảm, chuỗi cung ứng bị đứt gãy nghiêm trọng dẫn đến doanh nghiệp phải tìm kiếm lại các nhà cung cấp khác Bên cạnh đó là tình trạng lạm phát tăng cao dẫn đến chi phí ở mọi khía cạnh đều tăng cao, điển hình như chi phí mặt bằng, chi phí nhiên liệu, chi phí nhân công, máy móc,

b, Yếu tố chính trị, pháp luật

Môi trường chính trị ở Việt Nam rất ổn định Việt Nam là một nước xã hội chủ nghĩa có một đảng lãnh đạo và đang trong tiến trình hội nhập quốc tế rất tích cực Việt Nam tham gia Tổ chức thương mại thế giới (WTO), Khu vực mậu dịch tự do ASEAN, Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á – Thái Bình Dương, đã tạo cơ hội cho Công ty TNHH Công nghệ NAHACO hưởng ưu đãi về thuế quan khi nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị đầu vào Góp phần làm giảm chi phí mua hàng mà vẫn có thể kinh doanh những sản phẩm chất lượng với giá thành hợp lý Đồng thời, việc ký kết hiệp định Thương mại tự do (FTA) đã mở ra cơ hội hợp tác đầu tư giữa doanh nghiệp trong nước với các thương hiệu hàng đầu Qua đó, doanh nghiệp Việt có thể nhập khẩu nhiều loại thiết bị máy móc hiện đại với mức thuế thấp

Ngoài ra, để thu hút đầu tư vào công nghiệp chế biến, chế tạo, công nghiệp hỗ trợ cung ứng các loại nguyên liệu, linh kiện, phụ tùng, Bộ Công Thương đã xây dựng cơ chế thúc đẩy phát triển công nghiệp hỗ trợ với nhiều văn bản chính sách được ban hành

Từ năm 2015 đến nay, nhiều chính sách phát triển công nghiệp hỗ trợ được Chính phủ, Bộ Công Thương ban hành nhằm thúc đẩy ngành công nghiệp hỗ trợ Đơn cử, như Thông tư số 55/2015 năm 2015 của Bộ Công Thương quy định trình tự, thủ tục xác nhận ưu đãi và hậu kiểm ưu đãi đối với các dự án sản xuất sản phẩm công

Mặc dù có nhiều thay đổi tích cực và hoàn thiện dần nhưng một số quy định đã không còn phù hợp, còn chồng chéo, thiếu cập nhật các định chế cần thiết, Bên cạnh đó cơ chế quản lý hành chính, năng lực làm việc và thái độ phục vụ của các công chức quản lý cần phải thay đổi, vì đây cũng là một trong những trở ngại không nhỏ gây khó khăn, chậm trễ cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, hoạt động của mình

c Yếu tố công nghệ

Khoa học công nghệ là chìa khóa nắm bắt thành công của bất kì một doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh nào Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, việc nắm bắt và ứng dụng những kỹ thuật - công nghệ tiên tiến một cách hiệu quả vào hoạt động kinh doanh là yếu tố hàng đầu giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh cho mình Sự ra đời của các công nghệ mới giúp tự động hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khâu đàm phán với nhà cung cấp đến khâu phân phối sản phẩm đầu ra Tại NAHACO, công nghệ được ứng dụng trong hoạt động quản lý hàng hóa, thu mua và quản lý tồn kho, hoạt động chuyển phát Phần mềm Sapo GO và Nhanh.vn giúp con người dễ dàng và thuận tiện trong việc kiểm soát sản phẩm, theo dõi tồn kho và báo cáo kinh doanh

39

f Yếu tố tự nhiên

Công ty TNHH Công nghệ NAHACO có trụ sở tại Hải Phòng – vùng đất Cảng, chính điều đó đã tạo điều kiện vô cùng thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty Hàng hóa mua vào hay bán ra đều không gặp khó khăn vì Hải phòng có đầy đủ cơ sở hạ tầng tiên tiến, cả đường biển, đường bộ, đường hàng không, đường tàu, đều hoạt động sôi nổi Chính điều đó đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho hoạt động cung ứng hàng hóa đến khắp nơi trên cả nước và thậm trí là các nước trên thế giới

3.2.2 Yếu tố vi mô

a, Mục tiêu, chiến lược của công ty

Định hướng chiến lược phát triển dài hạn của công ty TNHH Công nghệ NAHACO là trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phân phối máy móc, thiết bị điện, linh phụ kiện, chất lượng tốt giá thành hợp lý NAHACO xác định tập khách hàng mục tiêu là các khách hàng doanh nghiệp (B2B) bao gồm các nhà thầu, doanh nghiệp thi công các dự án xây dựng, Thị trường mục tiêu là thị trường nội địa, chủ yếu tập trung ở hai thành phố lớn (Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh), các khu công nghiệp tại khu vực Đông Nam Bộ (Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu) và khu vực các tỉnh phía Bắc (Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng) Bởi lẽ, đây là các khu vực đang có những bước chuyển mình rõ rệt trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Do đó, hoạt động quản trị mua hàng được định hướng cần cung ứng nguồn cung chất lượng cao và thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng Đồng thời, doanh nghiệp cũng chú trọng vào việc khai thác nguồn hàng nhập khẩu với bán kính mua lớn để gia tăng chất lượng đầu vào, vậy nên công tác dự báo nhu cầu thị trường cũng được NAHACO quan tâm và không ngừng nỗ lực phát triển Bên cạnh đó, NAHACO cũng duy trì được mối quan hệ tốt với các đối tác nội địa để có nhiều thuận lợi trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán

b, Yếu tố nhân sự

40

Hiện tại công ty TNHH Công nghệ NAHACO có 24 nhân sự Đa số nhân sự của công ty có trình độ đại học, một số người có trình độ thạc sĩ hiện tại đang ở cấp quản lý, còn lại một số nhân sự trình độ cao đẳng, trung cấp chủ yếu làm ở vị trí tác nghiệp kho và vận chuyển

Bảng 3.3: Cơ cấu nhân sự Công ty TNHH Công Nghệ NAHACO năm 2023

Trung cấp, lao động phổ thông 3 12,5