Một hệ thống quản lý đơn hàng tốt có thể giúp các doanh nghiệp tăng khả năng phục vụ khách hàng, tối ưu hóa quá trình sản xuất và giảm thiểu thời gian chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa.. K
LƯU KHO
Lưu kho là gì?
Lưu kho (Storage) có thể hiểu là việc lưu trữ hàng hóa trong các kho hàng của doanh nghiệp với một khoảng thời gian xác định trước khi được vận chuyển đến tay khách hàng Quá trình này bao gồm việc thu nhận, kiểm tra, đóng gói, ghi nhận và xử lý hàng hóa và tài sản khi chúng được nhận và trước khi chúng được phân phối hoặc sử dụng
Lưu kho đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của một công ty, vì nó ảnh hưởng đến tính sẵn có và đáng tin cậy của hàng hóa và tài sản Quản lý lưu kho hiệu quả giúp công ty tránh được các vấn đề như thiếu hàng hóa, lỗ hỏng hàng hóa, mất mát tài sản và giao hàng chậm Ngoài ra, quản lý lưu kho còn đảm bảo rằng hàng hóa và tài sản được đúng chất lượng, đúng số lượng và đúng thời gian khi cần thiết.
Các nhà quản lý thường sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng để giúp quản lý và theo dõi các đơn hàng một cách hiệu quả.
Các phần mềm này có thể cung cấp các tính năng như xử lý đơn hàng tự động, thông báo đơn hàng đến khách hàng và quản lý hàng tồn kho Một hệ thống quản lý đơn hàng tốt có thể giúp các doanh nghiệp tăng khả năng phục vụ khách hàng, tối ưu hóa quá trình sản xuất và giảm thiểu thời gian chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa.
Các khái niệm liên quan tới lưu kho
1.2.1 Khái niệm dịch vụ lưu kho
Kho hàng được sử dụng có thể là kho hàng của chính doanh nghiệp hoặc là do kho hàng mà doanh nghiệp thuê của một đơn vị khác để bảo quản hàng hóa của mình Trong trường hợp sử dụng kho hàng thuê để lưu kho thì đây được gọi là dịch vụ lưu kho.
Một cách đơn giản thì dịch vụ lưu kho là việc doanh nghiệp thuê một kho hàng bên ngoài để thực hiện việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa của mình Sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ trong tất cả các quy trình như vận chuyển, sắp xếp hàng hóa và tiến hành lưu trữ hàng hóa,…
Hầu hết, với các kho hàng cung cấp dịch vụ lưu kho thì đều sẽ sắp xếp kho theo một thứ tự nhất định và bảo mật vô cùng an toàn.
Từ đó đảm bảo cho việc lưu trữ hàng hóa cũng như hỗ trợ tối đa cho các nhà quản lý trong việc theo dõi hàng hóa được lưu kho như thế nào thời gian tồn kho bao lâu.
So với việc tự lưu kho thì dịch vụ lưu kho đang rất được ưa chuộng và trở nên phổ biến Với dịch vụ này, các doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn cho quá trình bảo quản hàng hóa của mình mà không cần quán tốn kém cho việc mở rộng hay làm thêm kho mới. 1.2.2 Khái niệm hàng hóa lưu kho
Về bản chất thì hàng hóa ở trong kho sẽ được gọi là hàng hóa lưu kho, tuy nhiên, thực tế thì không hoàn toàn là như vậy.
Hàng hóa lưu kho là hàng hóa được lưu trữ, bảo quản trong kho hàng trong một khoảng thời gian nhất định Tuy nhiên, các loại hàng này không phải là hàng hóa thuộc diện bị trả lại hay những mặt hàng hóa đặc biệt dựa trên sự thỏa thuận giữa bên kho và bên sử dụng dịch vụ lưu kho với nhau.
Dựa trên định nghĩa trên thì ta có thể thấy rằng các mặt hàng như hàng đổi trả, hàng hóa đặc biệt,… sẽ không được gọi là hàng lưu kho cho dù nó được bảo quản và lưu trữ trong kho hàng.
1.2.3 Khái niệm về thời điểm nhập kho
Thời điểm nhập kho chính là khoảng thời gian mà hàng hóa được đưa vào trong kho để thực hiện việc lưu kho và có sự xác nhận của bên cung cấp dịch vụ lưu kho với bên sử dụng dịch vụ Điều này có nghĩa là chỉ khi bên kho gửi biên lai xác nhận thì hàng hóa của cá nhân hay doanh nghiệp được lưu trữ trong kho mới được công nhận là đã bàn giao và tiến hành lưu kho.
Việc hiểu và nắm chắc về thời điểm nhập kho sẽ là cơ sở để xác định thời hạn lưu kho sau đó Do vậy mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên sử dụng dịch vụ lưu kho sẽ cần nắm bắt từng khái niệm nhỏ nhất để tuân thủ đúng cũng như đảm bảo được quyền lợi của mình.
1.2.4 Khái niệm thời hạn lưu kho
Thời hạn lưu kho là số ngày mà hàng hóa của cá nhân, doanh nghiệp được lưu kho miễn phí Tức là mỗi một đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho sẽ có những ngày lưu kho miễn phí cho khách hàng sử dụng dịch vụ, sau khi kết thúc các ngày lưu kho miễn phí thì mới bắt đầu tính phí theo bảng giá mà doanh nghiệp xây dựng và gửi tới khách hàng.
Đặc điểm của việc lưu kho
Việc lưu kho có một số đặc điểm quan trọng mà cần được hiểu để có thể quản lý và tận dụng lợi ích của nó một cách hiệu quả Dưới đây là một số đặc điểm chính của việc lưu kho:
– Vị trí vật lý: Lưu kho thường được thiết lập tại một vị trí cụ thể trong doanh nghiệp hoặc kho bãi của công ty Vị trí này có thể là một kho độc lập hoặc một phần của cơ sở sản xuất hoặc trung tâm phân phối Vị trí vật lý của lưu kho cần được chọn sao cho thuận tiện cho việc tiếp nhận, xuất kho và vận chuyển hàng hoá
– Cơ sở hạ tầng: Lưu kho yêu cầu một cơ sở hạ tầng phù hợp để lưu trữ và quản lý hàng hoá Điều này bao gồm không gian lưu trữ, hệ thống kệ và pallet, các thiết bị nâng hạ và di chuyển hàng hoá, khu vực kiểm tra và đóng gói, hệ thống thông tin quản lý kho, và các biện pháp an ninh để bảo vệ hàng hoá khỏi mất mát và tổn hại.
– Quy trình nhập kho: Quy trình nhập kho bao gồm việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá mới từ nhà cung cấp Điều này bao gồm kiểm tra số lượng, chất lượng, và tính toàn vẹn của hàng hoá để đảm bảo rằng nó đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của doanh nghiệp Thông thường, quy trình này bao gồm việc lập phiếu nhập kho, kiểm tra và ghi nhận thông tin liên quan vào hệ thống quản lý kho.
– Quy trình xuất kho: Quy trình xuất kho bao gồm việc lựa chọn, đóng gói và vận chuyển hàng hoá cho khách hàng hoặc điểm đích cuối cùng Điều này bao gồm việc chọn lựa hàng hoá từ kho, chuẩn bị đóng gói và đánh dấu, và sắp xếp vận chuyển. Quy trình xuất kho cần được thực hiện một cách chính xác và
3 kỹ lưỡng để đảm bảo rằng hàng hoá được giao đúng hàng, đúng số lượng và đúng chất lượng
– Quy trình kiểm soát và theo dõi: Lưu kho đòi hỏi sự kiểm soát và theo dõi liên tục của hàng hóa Bằng cách sử dụng các phương pháp kiểm tra, kiểm kê và quy trình theo dõi, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác của lượng hàng hóa trong kho và đưa ra các quyết định quản lý thông minh
– Kiểm kê và quản lý tồn kho: Kiểm kê và quản lý tồn kho là một phần quan trọng của việc lưu kho Kiểm kê định kỳ được thực hiện để xác định số lượng thực tế của hàng hoá trong kho và so sánh với số liệu trong hệ thống quản lý kho Quản lý tồn kho bao gồm việc theo dõi và cập nhật thông tin về hàng tồn kho, dự báo nhu cầu, tổ chức và sắp xếp kho để tối ưu hóa việc lưu trữ và sử dụng hàng hoá.
– Hiệu suất và tiết kiệm thời gian: Lưu kho được thiết kế để tối ưu hóa việc di chuyển và xử lý hàng hóa trong quá trình nhập, xuất và lưu trữ Các vị trí kho được đánh số hoặc mã hóa để dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng hóa một cách nhanh chóng Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý và sử dụng hàng hóa
– An toàn và bảo mật: Lưu kho có thể được trang bị các biện pháp an toàn và bảo mật như hệ thống cửa an toàn, hệ thống báo động, camera giám sát và quy trình kiểm tra an ninh Điều này giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa và ngăn chặn việc mất cắp hoặc hư hỏng trong kho.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ lưu kho
Sử dụng lưu kho mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp và tổ chức Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng lưu kho:
– Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Lưu kho cho phép doanh nghiệp duy trì sẵn hàng hoá để đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt cho nhu cầu của khách hàng Việc có hàng tồn kho sẵn sàng giúp đảm bảo rằng sản phẩm có thể được giao hàng kịp thời và đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của khách hàng
– Ổn định chuỗi cung ứng: Lưu kho là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng, giúp duy trì sự liên tục và ổn định trong hoạt động kinh doanh Việc lưu trữ hàng tồn kho giúp đảm bảo rằng có sự cân đối giữa sản xuất, vận chuyển và tiêu thụ hàng hóa, từ đó giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hàng hoá và gián đoạn trong chuỗi cung ứng
– Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Lưu kho cho phép doanh nghiệp kiểm soát và quản lý hàng hoá một cách hiệu quả Bằng cách theo dõi lượng tồn kho, doanh nghiệp có thể dự báo và lập kế hoạch sản xuất, vận chuyển và tiêu thụ hàng hoá một cách chính xác Điều này giúp giảm thiểu chi phí tồn kho không cần thiết và tăng cường hiệu suất hoạt động
– Đàm phán mạnh mẽ với nhà cung cấp: Khi có lưu kho, doanh nghiệp có thể thể hiện khả năng mua hàng theo số lượng lớn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho đàm phán giá và điều kiện với nhà cung cấp Việc mua hàng theo số lượng lớn cũng giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và đảm bảo sự ổn định trong nguồn cung
– Đối phó với biến động thị trường: Lưu kho an toàn cho phép doanh nghiệp đối phó với biến động thị trường và rủi ro không mong muốn Khi xảy ra tình huống khẩn cấp hoặc biến động giá cả, lưu kho an toàn cung cấp một nguồn dự phòng để đảm bảo sự liên tục của hoạt động kinh doanh
Tổ chức và quản lý lưu kho một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc tận dụng các lợi ích trên và đảm bảo sự thành công của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.
– Tăng khả năng đàm phán với khách hàng: Có hàng tồn kho sẵn có thể giúp doanh nghiệp đàm phán mạnh mẽ hơn với khách hàng Điều này đặc biệt quan trọng khi cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi khả năng cung cấp hàng hoá nhanh chóng và đáp ứng kịp thời cho yêu cầu của khách hàng Doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế của hàng tồn kho sẵn có để thu hút và duy trì khách hàng, cung cấp dịch vụ tốt hơn và tạo lòng tin
– Giảm thiểu thời gian giao hàng: Lưu kho cho phép doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho gần khách hàng hoặc điểm phân
5 phối, từ đó giảm thiểu thời gian giao hàng Việc có hàng tồn kho gần khách hàng giúp tăng tốc độ vận chuyển và giảm thời gian phản hồi cho các đơn đặt hàng Điều này cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh
– Tăng khả năng định giá và tiếp thị: Lưu kho cho phép doanh nghiệp duy trì một quỹ hàng hoá đủ lớn để đáp ứng nhu cầu của thị trường Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng các cơ hội tiếp thị và định giá Có sẵn các mẫu hàng hoá để trưng bày, các chương trình khuyến mãi và các gói sản phẩm khác nhau cũng giúp tăng khả năng thu hút khách hàng và mở rộng thị trường tiềm năng
– Phát hiện sớm các vấn đề về chất lượng: Khi hàng tồn kho được kiểm tra và giám sát định kỳ, doanh nghiệp có khả năng phát hiện sớm các vấn đề về chất lượng của hàng hoá Điều này cho phép doanh nghiệp thực hiện các biện pháp sửa chữa hoặc thay thế hàng hóa bị lỗi trước khi giao cho khách hàng Việc giám sát chất lượng cũng giúp cải thiện hình ảnh thương hiệu và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng
– Tối ưu hóa chi phí vận chuyển: Tổ chức lưu kho có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận chuyển Bằng cách quản lý vị trí và phân phối hàng tồn kho một cách chiến lược, doanh nghiệp có thể giảm thiểu khoảng cách vận chuyển, tối ưu hóa tải trọng và sử dụng các phương tiện vận chuyển hiệu quả. Điều này giúp giảm chi phí vận chuyển và tăng cường lợi nhuận
Tóm lại, việc sử dụng lưu kho mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, ổn định chuỗi cung ứng, tối ưu hóa quản lý tồn kho, đàm phán mạnh mẽ với nhà cung cấp, đối phó với biến động thị trường và tăng khả năng đàm phán với khách hàng Ngoài ra, lưu kho còn giúp giảm thiểu thời gian giao hàng, tăng khả năng định giá và tiếp thị, phát hiện sớm các vấn đề về chất lượng và tối ưu hóa chi phí vận chuyển
Tuy nhiên, quản lý lưu kho cần được thực hiện một cách cẩn thận và hiệu quả để đảm bảo rằng hàng tồn kho không vượt quá mức cần thiết và không gây lãng phí Cần đảm bảo rằng quá trình nhập kho, xuất kho và kiểm kê được thực hiện đúng quy trình và có hệ thống hóa để tránh sai sót và mất mát hàng hóa.
PHÂN LOẠI HÀNG LƯU KHO
Hàng lưu kho chu kì
2.1.1 Hàng lưu kho chu kỳ là gì?
Hàng lưu kho theo chu kỳ là một phương pháp quản lý tồn kho trong đó hàng hóa được lưu trữ và quản lý theo các chu kỳ cố định. Mỗi chu kỳ đại diện cho một khoảng thời gian nhất định và trong mỗi chu kỳ, quá trình nhập kho, xuất kho và xử lý hàng hóa được thực hiện Mỗi chu kỳ có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.
Trong hệ thống hàng lưu kho chu kỳ, hàng hóa được nhận vào kho ở đầu mỗi chu kỳ, còn được gọi là kỳ nhập kho Trong suốt chu kỳ, hàng hóa từ kho có thể được xuất kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc các bộ phận nội bộ Cuối chu kỳ, kiểm kê tổng thể được thực hiện để đảm bảo sự khớp giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số liệu trong hệ thống quản lý kho Sau đó, chu kỳ mới bắt đầu và quá trình lại được lặp lại.
Hàng lưu kho chu kỳ giúp tạo ra sự linh hoạt trong quản lý tồn kho và đáp ứng nhu cầu cung ứng Nó giúp tối ưu hóa việc kiểm soát hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị hỏng, hết hạn sử dụng hoặc không còn giá trị Đồng thời, nó cũng giúp quản lý dòng tiền và tối ưu hóa tài nguyên kho hàng.
Việc lựa chọn thời gian chu kỳ lưu kho phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hàng hóa, tốc độ tiêu thụ, yêu cầu của khách hàng và quy trình sản xuất Thông thường, các doanh nghiệp sẽ thiết lập các tham số chu kỳ lưu kho dựa trên nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả và ổn định trong quản lý tồn kho.
2.1.2 Đặc điểm của lưu kho chu kỳ
Thời gian chu kỳ cố định: Lưu kho chu kỳ hoạt động dựa trên các chu kỳ có thời gian cố định Thời gian này có thể được xác định bằng ngày, tuần, tháng hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp Mỗi chu kỳ bắt đầu và kết thúc vào một thời điểm cố định.
Quy trình nhập kho: Khi chu kỳ mới bắt đầu, hàng hóa được nhập kho từ nguồn cung cấp hoặc quá trình sản xuất Quá trình này bao gồm kiểm tra hàng hóa, đặt chúng vào vị trí lưu trữ và cập nhật thông tin liên quan trong hệ thống quản lý kho.
Quy trình xuất kho: Trong suốt chu kỳ, các đơn hàng từ khách hàng hoặc các bộ phận nội bộ được xử lý và hàng hóa tương ứng được xuất kho Quá trình này liên quan đến xác nhận đơn hàng, tìm kiếm và lấy hàng từ kho, đóng gói và vận chuyển cho khách hàng. Quy trình kiểm kê: Khi chu kỳ kết thúc, một cuộc kiểm kê tổng thể được thực hiện để kiểm tra số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Quá trình kiểm kê nhằm đảm bảo sự khớp giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu trong hệ thống quản lý kho Nếu có sai sót hoặc chênh lệch, các biện pháp sửa chữa và điều chỉnh được thực hiện.
Tái lập chu kỳ: Sau khi kiểm kê và xử lý hoàn tất, chu kỳ mới bắt đầu từ giai đoạn nhập kho Quá trình nhập kho, xuất kho và kiểm kê được lặp lại theo quy trình đã thiết lập. Định kỳ và dự đoán: Lưu kho chu kỳ giúp tạo ra sự định kỳ trong việc quản lý tồn kho và cung ứng hàng hóa Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng dự đoán nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất và quản lý tài nguyên Quy trình định kỳ cũng tạo điều kiện cho việc thu thập dữ liệu và phân tích hiệu suất hàng tồn kho theo từng chu kỳ. Điều chỉnh theo yêu cầu nhu cầu: Lưu kho chu kỳ cho phép doanh nghiệp điều chỉnh số lượng hàng tồn kho theo nhu cầu thực tế Dựa trên phân tích và dữ liệu thu thập từ các chu kỳ trước đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lượng hàng nhập và xuất kho để đảm bảo rằng không có hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
Tối ưu hóa quy trình vận hành: Lưu kho chu kỳ khuyến khích việc tối ưu hóa quy trình vận hành lưu kho Điều này bao gồm việc cải thiện quá trình nhập kho, xuất kho và kiểm kê hàng hóa, từ việc tăng cường quy trình đặt hàng và nhận hàng đến việc tối ưu hóa không gian lưu trữ và cải thiện quá trình đóng gói và vận chuyển. Định giá và kế toán: Lưu kho chu kỳ cung cấp cơ sở để xác định giá trị hàng tồn kho và thực hiện các quy trình kế toán liên quan. Thông qua việc kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp có thể xác định giá trị hàng tồn kho và cập nhật thông tin kế toán liên quan đến tồn kho.
9 Đồng bộ hóa hoạt động: Lưu kho chu kỳ giúp đồng bộ hóa hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp Với việc thiết lập các thời gian chu kỳ cố định, các bộ phận như mua hàng, sản xuất và bán hàng có thể phối hợp và làm việc hiệu quả với nhau, đảm bảo sự liên tục và khớp giữa các quy trình kinh doanh.
Quản lý hiệu suất: Lưu kho chu kỳ cung cấp cơ hội để theo dõi và đánh giá hiệu suất của quá trình lưu kho theo từng chu kỳ Các chỉ số hiệu suất như tỷ lệ tồn kho, thời gian chu kỳ, tỷ suất lỗi và sản lượng có thể được theo dõi và phân tích để xác định các điểm mạnh và điểm yếu, từ đó cải thiện quy trình lưu kho.
Dự đoán nhu cầu: Bằng cách áp dụng lưu kho chu kỳ, doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu lịch sử và dự đoán nhu cầu hàng hóa trong tương lai Điều này giúp đưa ra các quyết định nhập kho và xuất kho dựa trên thông tin chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa số lượng hàng tồn kho.
Bên cạnh đó, quy trình lưu kho chu kỳ cũng là một chuỗi các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, lưu trữ, quản lý và xuất kho hàng hóa rất quan trọng trong một kho hàng.
– Tiếp nhận hàng hóa: Bước đầu tiên trong quy trình lưu kho chu kỳ là tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc các nguồn khác. Ở bước này, kiểm tra hàng hóa để đảm bảo tính đầy đủ, chất lượng và không có hư hỏng.
– Đăng ký và ghi nhận thông tin: Thực hiện việc đăng ký và ghi nhận thông tin về hàng hóa tiếp nhận Điều này bao gồm việc tạo mã số hàng hóa, ghi lại thông tin về nguồn gốc, số lượng, ngày sản xuất và hạn sử dụng (nếu có), và bất kỳ thông tin khác liên quan.
Hàng lưu kho an toàn
2.2.1 Hàng lưu kho an toàn là gì?
Hàng lưu kho an toàn (hay còn gọi là Safety Stock) là một khái niệm trong lĩnh vực quản lý hàng lưu kho, thể hiện số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp cần giữ trong kho để đảm bảo không bị thiếu hàng trong trường hợp xảy ra sự cố về nguồn cung cấp hoặc tăng đột ngột nhu cầu của khách hàng. Đây là một trong số những kỹ thuật quản lý hàng tồn kho an toàn cơ bản Không một nhà bán lẻ (Retailer) và nhà quản lý phân
17 phối (Wholesale) nào mong muốn sản phẩm trong kho thiếu hụt, không đáp ứng nhu cầu của khách hàng Hay có sự delay ngoài ý muốn trong việc nhận các đơn hàng bổ sung Với nguyên tắc này, nếu độ ổn định trong hàng hoá cung ứng càng thấp thì lượng tồn kho an toàn đòi hỏi càng cao.
2.2.2 Đặc điểm của lưu kho an toàn Để quản lý tồn kho an toàn, chủ doanh nghiệp, chủ kho cần nắm được các dạng của tồn kho an toàn để dễ dàng phân phối, kiểm soát và điều hành lưu lượng hàng hoá Thông thường, người ta thường chia hàng lưu kho an toàn thành 2 loại:
– Theo chu kỳ: Đây là phương pháp phân loại hàng Safety Stock dựa trên chu kỳ nhập hàng hoặc chu kỳ sản xuất Mức an toàn theo chu kỳ được tính toán dựa trên kinh nghiệm và dữ liệu về thời gian giữa hai lần nhập hàng hoặc sản xuất.
+ Hàng lưu kho theo chu kỳ được áp dụng do tính kinh tế nhờ quy mô: đặt ít đơn hàng nhưng mỗi đơn hàng có khối lượng vô cùng lớn và được giao hàng liên tục theo những đơn hàng nhỏ hơn ứng với nhu cầu từng thời điểm.
Theo mùa: Tồn kho theo mùa xảy ra khi doanh nghiệp hay chuỗi cung ứng quyết định sản xuất và tồn trữ sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu lớn trong thời gian tới Nếu nhu cầu dự đoán trong tương lai lớn hơn khả năng sản xuất thì tại các thời điểm có nhu cầu thấp, công ty sản xuất và tồn kho để đáp ứng nhu cầu.
+ Hàng lưu kho theo mùa được xác định dựa trên sự biến động của nhu cầu hàng hóa theo từng mùa trong năm Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này để chuẩn bị hàng tồn kho cho những giai đoạn nhu cầu tăng đột ngột, như mùa lễ hội hoặc mùa mua sắm cuối năm, những dịp khuyến mãi và một số dịp quan trọng khác khiến nhu cầu về sản phẩm của khách hàng tăng vọt.
+ Đối với nhà cung cấp, nếu tốn khá nhiều khoản chi để gia tăng công suất sản xuất thì công suất này được coi là một chi phí cố định Khi nhu cầu hằng năm của nhà cung cấp được dự đoán gần như rõ ràng, công suất cố định có thể được dự trù luôn để phát huy kế hoạch sản xuất, nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Triển khai hàng lưu kho kho an toàn thực tế vào trong doanh nghiệp:
Các bước để triển khai tồn kho an toàn một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không phải chịu chi phí quá cao cho việc lưu trữ hàng tồn kho.
– Tìm hiểu các yếu tố liên quan: Doanh nghiệp cần nắm rõ các yếu tố sau: nhu cầu hàng hóa, thời gian nhập hàng, độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng ngày và độ lệch chuẩn của thời gian nhập hàng Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xác định được mức độ rủi ro mà họ có thể chấp nhận được.
– Xác định hạn mức tốt nhất: Sau khi đã nắm rõ các yếu tố liên quan, doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho an toàn tốt là bao nhiêu Điều này phụ thuộc vào điều kiện kinh doanh, chiến lược quản lý tồn kho và mức độ rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận được Việc lựa chọn mức an toàn hợp lý sẽ giúp đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây ra lãng phí cho việc lưu trữ hàng tồn kho.
– Triển khai theo mô hình quản trị tồn kho: Sau khi đã xác định được mức tồn kho an toàn, doanh nghiệp cần áp dụng mô hình quản trị tồn kho phù hợp để triển khai, ví dụ: như mô hình EOQ (Economic Order Quantity) hay mô hình JIT (Just In Time). – Chọn công thức phù hợp: Dựa vào điều kiện kinh doanh và các yếu tố liên quan, doanh nghiệp cần chọn lựa công thức tính tồn kho an toàn phù hợp để đạt được hiệu quả quản lý tồn kho tốt nhất và giảm thiểu rủi ro trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
– Đánh giá chất lượng dữ liệu: Việc đánh giá chất lượng dữ liệu là rất quan trọng để đảm bảo kết quả tính toán tồn kho an toàn chính xác Doanh nghiệp cần kiểm tra, cập nhật và xác thực thông tin về nhu cầu hàng hóa, thời gian nhập hàng và các yếu tố liên quan khác một cách định kỳ.
– Chọn giải pháp tối ưu: Sau khi đã thực hiện các bước trên, doanh nghiệp cần chọn giải pháp tối ưu cho việc quản lý tồn kho an toàn Có hai giải pháp chính là cố định và theo thời gian. + Đối với giải pháp cố định: doanh nghiệp áp dụng một mức tồn kho an toàn cố định cho tất cả các mặt hàng, phù hợp với điều kiện có nhu cầu hàng hóa ổn định và thời gian nhập hàng không thay đổi nhiều.
+ Đối với giải pháp theo thời gian: doanh nghiệp áp dụng mức tồn kho an toàn thay đổi theo từng thời điểm, phù hợp với điều kiện nhu cầu hàng hóa và thời gian nhập hàng thay đổi theo thời gian, mùa vụ hoặc các yếu tố khác.