TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty
Hình 1 1: Logo Công ty TNHH toàn cầu ECI Tên doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn toàn cầu ECI Địa chỉ 81 Trần Thái Tông, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại 0338633028
Người đại diện Đinh Quang Ngọc
Sứ mệnh Tạo ra giá trị đích thực cho khách hàng thông qua việc cung cấp các giải pháp phù hợp với các nhu cầu đặc thù của khách hàng
Giá trị cốt lõi Sự nhiệt tình - Tính chuyên nghiệp: Công ty TNHH toàn cầu
ECI luôn sẵn sàng hỗ trợ đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi đảm bảo, cam kết đúng uy tín của mình với khách hàng
Tầm nhìn Bằng chiến lƣợc phát triển bền vững, Công ty TNHH toàn cầu ECI định hướng trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam
Công ty TNHH Toàn Cầu ECI đƣợc thành lập vào đầu năm 2020 và trong cùng năm 2020 Công ty đã đƣợc cấp giấy phép kinh doanh bởi Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hà Nội
Trong thời buổi kinh tế thị trường và hội nhập toàn cầu, nhiều cơ hội cùng như nhiều thách thức mở ra cho các công ty ngoài Nhà nước ECI luôn đề cao sự đổi mới từng ngày về cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng Trải quan gần 4 năm hoạt động, công ty đã và đang hòa nhập cùng với sự phát triển của ngành xuất nhập
4 khẩu tại Việt Nam và thế giới Công ty ngày càng cạnh tranh gay gắt cả về dịch vụ và nhân sự bởi do số lƣợng tăng các đơn vị cùng ngành tăng cao trên địa bàn ECI là công ty còn non trẻ trong thời gian thành lập nhƣng tập thể nhân viên trong công ty luôn trau dồi kiến thức để từng ngày đổi mới và đa dạng các dịch vụ
Công ty có 4 văn phòng tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng và có mạng lưới đối tác rộng khắp trên thế giới ECI WORLDWIDE CO., LTD từ năm 2020 là Công ty Giao nhận Vận tải Quốc tế, Hợp nhất và cung cấp dịch vụ Logistics với phương châm:
“DỊCH VỤ TUYỆT VỜI - GIÁ CẢ CẠNH TRANH - TIN CẬY”
Công ty cung cấp một loạt các dịch vụ thông qua đội ngũ của công ty với kinh nghiệm phong phú và mạng lưới đại lý đa dạng trên toàn thế giới và đội ngũ chuyên gia tận tâm của công ty tự hào cung cấp các giải pháp và hậu cần toàn cầu tốt nhất cho khách hàng của công ty trên toàn cầu và các ngành dọc một cách cẩn thận nhất Văn phòng mạng lưới Việt Nam và cung cấp đầy đủ các loại hàng hóa dịch vụ: vận tải đường biển, đường hàng không, đường bộ Kết nối các đối tác và cộng tác viên trên toàn thế giới.
Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm thị trường
1.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
ECI kinh doanh chính trong mã ngành 5229 là các hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
ECI là một công ty có nền tảng vững chắc với ngành hàng logistics Cụ thể, các danh mục kinh doanh của công ty bao gồm: Vận tải đường bộ, vận tải đường biển, vận tải đường hàng không, logistics tổng hợp
Danh mục Lĩnh vực kinh doanh
Vận tải hàng hóa trong nước, vận tải hàng hóa quốc tế, vận tải hàng hóa lạnh, vận tải hàng hóa đặc biệt
Vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải hàng hóa container, vận tải hàng hóa rời, vận tải hàng hóa siêu trường siêu trọng Vận tải đường hàng không
Vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải hàng hóa thương mại, vận tải hàng hóa quá cảnh, vận tải hàng hóa quốc phòng
Dịch vụ kho bãi, dịch vụ thủ tục hải quan, dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh
Công ty ECI bán sản phẩm cho các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa Cụ thể, các đối tƣợng khách hàng của ECI bao gồm:
Các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, sản xuất, thương mại, ECI cung cấp các dịch vụ vận tải, kho bãi, thủ tục hải quan, giúp các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả
Các cá nhân, bao gồm các khách hàng cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế ECI cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa cá nhân nhƣ vận chuyển đồ đạc, hàng hóa,
Một số khách hàng lớn có mức độ hợp tác cao với ECI có thể kể đến nhƣ: Viettel, FPT, Media Mart,
Thị trường mục tiêu: Khách hàng của ECI là tất cả các doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu bằng đường biển và hàng không Cụ thể, khách hàng của ECI là khách hàng có nhu cầu xuất khẩu và khách hàng có nhu cầu nhập khẩu trên khu vực miền Bắc Đối với khách hàng có nhu cầu xuất khẩu: Các doanh nghiệp này đa dạng các ngành nghề từ nông sản, hàng dệt may, nguyên vật liệu, phụ tùng, gỗ và các sản phẩm từ gỗ, dƣợc phẩm, thiết bị y tế, Đối với khách hàng có nhu cầu nhập khẩu: ECI rất chú trọng vào mục tiêu các doanh nghiệp nhập khẩu vì đây đƣợc coi là thế mạnh của công ty và là nơi công ty có thể khai thác, kiểm soát và phục vụ tối đa đƣợc nhu cầu của khách hàng Các doanh nghiệp nhập khẩu chủ yếu là các ngành hàng nhƣ máy móc, đồ gia dụng, dƣợc phẩm, nguyên vật liệt, đồ nội thất,
Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH toàn cầu ECI phân bố cơ cấu nhân sự liên kết chặt chẽ với nhau theo mô hình trực tuyến, theo mô hình tinh gọn vô cùng hiệu quả và phù hợp với hoạt động của công ty
Hình 1 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH toàn cầu ECI guồn: ơ sở d liệu nội ộ công ty
Giám đốc: Chịu trách nhiệm pháp lý
Phó giám đốc, phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm quản lý công ty
Bộ phận kinh doanh: Chịu trách nhiệm thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận nhanh chóng bằng cách phát triển các kế hoạch kinh doanh, đáp ứng các mục tiêu đã định và phối hợp với bộ phận tiếp thị để tạo khách hàng tiềm năng
Bộ phận giá: Liên hệ check giá cước vận chuyển với hãng tàu/hãng air/đại lý Đồng thời cập nhật giá theo tuần/tháng cho phòng kinh doanh, cụ thể là nhân viên sales Ngoài ra, xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ với các hãng tàu/đại lý/hãng air và các công việc khác theo phân công của Trưởng bộ phận
Bộ phận hiện trường: phối hợp với các đối tác như quản lý kho, chuyển hàng, hải quan để giám sát các hoạt động bốc dỡ, đóng gói và vận chuyển hàng từ kho đến khu vực quy định Chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục từ mở tờ khai hải quan đến giao hàng đúng hẹn, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín với khách hàng của công ty
Bộ phận chứng từ và hải quan: quản lý việc nhận, kiểm tra chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu, liên lạc với khách hàng để xác nhận thông tin và điều chỉnh nếu cần Chịu trách nhiệm lập tờ khai, invoice, và theo dõi quá trình làm hàng Đồng thời, giải quyết các vấn đề xuất nhập khẩu trong quá trình vận chuyển
Bộ phận kế toán: Ngoài nghiệp vụ kế toán thông thường, thì kế toán tại công ty còn phải thu đúng, thu đủ và chính xác công nợ, phí dịch vụ, phí chi hộ cùng từng
7 khách hàng Phối hợp với hiện trường/sales/nhân viên chứng từ tập hợp hóa đơn đầu vào, làm debit tới khách hàng.
Các nguồn lực của công ty
Vốn điều lệ của công ty là 5 tỷ đồng
1.4.2 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật
Trải qua 4 năm hoạt động, công ty TNHH toàn cầu ECI đã đầu tƣ xây dựng và đồng bộ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh, phát triển các mảng dịch vụ Trụ sở chính của công ty nằm ở chính giữa trung tâm quận Cầu Giấy của thủ đô
Hà Nội và 3 văn phòng khác ở Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng và Đà Nẵng Tại các cơ sở, công ty có trang bị các hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ cho hoạt động kinh doanh bao gồm: máy tính để bàn, điều hòa, máy in, máy chiếu, bàn ghế làm việc, máy chiếu,
Hiện tại đang có tổng số 29 nhân viên đang làm việc và cống hiến hết mình cho công ty, trong đó có 26 nhân viên làm việc tại văn phòng và 3 nhân viên hiện trường Nguồn nhân lực của công ty có cơ cấu giới tính và trình độ học vấn được trình bày theo bảng dưới đây:
Giới tính Trình độ học vấn
Nam Nữ Đại học Cao đẳng
Cơ cấu lao động của công ty theo giới tính dù có chút chênh lệch giữa nam và nữ nhưng sự chênh lệch này hoàn toàn không ảnh hưởng tới quá trình làm việc của công ty do đặc thù của các công việc kinh doanh khối văn phòng của ngành logistics không quá phụ thuộc cơ cấu giới tính nhƣ một số ngành khác Xét về trình độ học vấn, nhân sự có trình độ đại học chiếm tỉ lệ rất lớn, nhân viên có trình độ cao đẳng ở công ty chiếm tỉ lệ nhỏ Tuy là có trình độ học vấn cao đẳng, nhƣng 4 nhân viên của công ty đều là những người có kinh nghiệm dày dặn và có tuổi nghề trên 3 năm, vì vậy mọi quy trình công việc do công ty đảm nhận xử lý đều đƣợc thực hiện một cách rất trơn tru và nếu có phát sinh đều đƣợc xử lí thỏa mãn đƣợc khách hàng Tuổi đời của nhân viên công ty trong khoảng từ 22 đến 50, đa số là những nhân
8 viên có kinh nghiệm dày dặn, số còn lại là lứa nhân viên mới ra trường trẻ trung, tiềm năng và tràn đầy nhiệt huyết Đó là một sự phân bố rất tốt để có thể kết hợp giữa kinh nghiệm và sự nhiệt huyết của lứa trẻ, hứa hẹn cho sự phát triển của công ty trong tương lai.
Một số kết quả kinh doanh chủ yếu
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Bảng 1 1: Bảng so sánh doanh thu và lợi nhuận trong 3 năm 2021,2022,2023
Dựa vào bảng số liệu và đồ thị thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của Công
Ty TNHH Toàn Cầu ECI trong giai đoạn 2021 - 2023, có thể nhận thấy rằng tình hình kinh doanh của công ty đang ở mức khá tích cực Chi tiết, doanh thu từ năm
2021 đạt 10 tỉ đồng và gia tăng lên 15 tỉ đồng vào năm 2023 Sự tăng trưởng này đƣợc thúc đẩy bởi sự kiểm soát vững chắc đối với khách hàng hiện tại và việc mở rộng hoạt động dịch vụ đến khách hàng tiềm năng mới
Trong năm 2023, công ty đã đạt đƣợc sự ổn định trong việc phân phối các hoạt động, bao gồm cả dịch vụ đại lý, thủ tục hải quan, và giao nhận vận chuyển hàng hóa Điều này đã dẫn đến mức doanh thu đáng kể trong năm nay Lợi nhuận của công ty cũng có sự tăng trưởng liên tục, từ 930 triệu đồng (năm 2021) lên 1,195 tỉ đồng (năm 2022), và đến năm 2023 là 1,735 tỉ đồng Điều này cho thấy sự thu hút của công ty đối với nhiều khách hàng, và sự phát triển theo hướng mục tiêu đã đề ra
Công ty không chỉ duy trì đƣợc cơ chế quản lý chặt chẽ mà còn tạo ra nhiều cơ hội thu hút các hợp đồng có giá trị lớn Với tốc độ tăng trưởng doanh thu ổn định, công ty hiện đang có nhiều tiềm năng để mở rộng kinh doanh trong tương lai.
Vị trí và nhiệm vụ của sinh viên tại đơn vị thực tập
Qua sự hướng dẫn và giao nhiệm vụ của anh Duy đồng thời cũng là Phó giám đốc kinh doanh của công ty, em đƣợc làm việc tại phòng kinh doanh ở trụ sở chính của công ty Thực tập tại phòng kinh doanh em đƣợc giao các trọng trách:
Trong tuần đầu tiên làm việc, em đƣợc trực tiếp anh Duy đào tạo về các định nghĩa, khái niệm cơ bản bắt buộc phải biết một cách cô đọng và thực tế nhất Tiếp đó, em đƣợc giao nhiệm vụ tìm hiểu và nằm đƣợc vị trí các cảng lớn ở các tuyến châu Á, châu Âu, bờ Đông và bờ Tây của nước Mỹ Cũng trong tuần này, em được chỉ dạy về các chi phí Local Charge hay dùng và các điều kiện trong Incoterm Trong tuần thực tập thứ hai, em được hướng dẫn đọc các chứng từ cơ bản, sau đó, em đƣợc các anh chị bộ phận cho theo dõi về việc nhận chứng từ xuất và nhập khẩu, quá trình thực hiện một đơn hàng thực tế từ khi khách đặt hàng cho đến khi hàng hóa đến tay khách hàng
Trong tuần thực tập thứ ba, em đƣợc giao nhiệm vụ telesale với dữ liệu là những khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu ở nhiều ngành hàng khác nhau Sau khi đƣợc sự đồng ý của khách hàng để kết nối qua Email hoặc Zalo thì em sẽ khai thác thêm các thông tin về lô hàng của khách nhw tuyến hàng, tên hàng, loại hàng và khối lƣợng đóng hàng để có thể làm báo giá cho khách tham khảo
Trong tuần cuối cùng của kỳ thực tập, anh Duy - phó giám đốc kinh doanh của công ty đã dẫn tôi đi cùng để gặp những đối tác kinh doanh và những khách hàng tiềm năng mà em đã hẹn gặp đƣợc xung quanh địa bàn Hà Nội Em đã đƣợc gặp gỡ, trò chuyện, tìm hiểu và làm quen khách hàng, để họ có thể tin tưởng và tin dùng các dịch vụ mà ECI cung cấp
BỐI CẢNH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY
Các yếu tố môi trường vĩ mô/ngành ảnh hưởng đến hoạt động logistics/quản lý chuỗi
Biểu đồ 2 1: ơ cấu vận chuyển và luân chuyển hàng hóa Q1/2023
Trên biểu đồ ta thấy vận tải đường bộ và đường sắt đang chiếm tí lệ rất lớn, tuy nhiên lượng hàng hóa luân chuyển bằng đường biển lại hoàn toàn vượt trội (gần bằng tổng lượng hàng hóa của cả đường bộ và đường sắt) Bên cạnh đó mức đóng góp của vận tải thủy nội địa và hàng không của nước ta ở mức tương đối thấp Lí do là Việt Nam có hệ thống đường bộ phát triển, với mạng lưới đường bộ rộng khắp, kết nối các trung tâm kinh tế, thương mại, sản xuất của cả nước nên vận chuyển bằng đường bộ chiếm tỉ lệ lớn và Việt Nam đang đẩy mạnh phát triển kết cấu hạ tầng vận tải đường sắt, nhằm giảm tải cho vận tải đường bộ Tuy nhiên, hàng hóa xuất nhập khẩu nước ta đa phần là được khai thác theo các tuyến đường biển, do đó lượng hàng hóa được luân chuyển bằng đường biển chiến tỉ lệ rất lớn Với sự nhanh nhạy của mình, ECI hiểu rằng cần phải tiếp tục duy trì mục tiêu của mình tập trung vào xuất và nhập khẩu bằng đường biển, liên tục cải thiện dịch vụ và tìm thêm các đối tác tin cậy trên khắp thế giới Bên cạnh đó cần phải mở rộng và phát triển những
11 mối quan hệ với các đại lý trong và ngoài nước cung cấp dịch vụ vận chuyển đường bộ, đường sắt và đường hàng không
ECI là một công ty logistics trẻ, có tiềm năng phát triển Tuy nhiên, công ty còn gặp hạn chế về kinh nghiệm và năng lực cạnh tranh Để khắc phục, công ty đang nỗ lực hoàn thiện chuỗi cung ứng và phát triển các giải pháp logistics sáng tạo Môi trường kinh tế cũng có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của ECI Trong thời đại dịch Covid, công ty đã tận dụng cơ hội để phát triển, cung cấp các giải pháp vận chuyển tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức cho khách hàng Nhờ những nỗ lực này, ECI đã dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường logistics
Môi trường nhân khẩu học
Ngành Logistics hiện nay đang là một trong những ngành thiếu nguồn nhân lực, đặc biệt là những nhân lực có chuyên môn Tuy nhiên, Việt Nam có một thuận lợi rất lớn đó là đang trong thời kì dân số trẻ ECI đã tận dụng đƣợc lợi thế đó nhờ vào những chính sách thu hút nhân tài nhằm gia tăng lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác
ECI có những chính sách nhằm tiếp cận và ứng dụng linh hoạt những công nghệ trong vận chuyển, kho bãi, bốc xếp dỡ hàng, theo dõi đơn hàng, Trong một xã hội và công nghệ ngày càng phát triển, nếu ECI ứng dụng đƣợc những công nghệ, máy móc phục vụ hoạt động logistics thì sẽ giúp cho chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả, trơn tru hơn Vì vậy, ECI cần có những chính sách phát triển song hành với sự phát triển của công nghệ, để có đƣợc sự phát triển lâu dài và tăng thêm năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp
Thay đổi trong luật pháp của quốc gia có thể tác động đến hoạt động của ECI theo cả hai hướng tích cực và tiêu cực Cụ thể, đối với ngành logistics, những thay đổi trong luật pháp có thể ảnh hưởng đến hoạt động của ECI theo các khía cạnh sau: Quy định về hàng hóa: Các quy định về hàng hóa, bao gồm danh mục hàng hóa cấm xuất nhập khẩu, quy định về đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hóa, có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp dịch vụ của ECI Ví dụ, nếu có thêm nhiều mặt
12 hàng cấm xuất nhập khẩu, ECI sẽ phải hạn chế cung cấp các dịch vụ liên quan đến các mặt hàng này
Quy định về thủ tục hải quan và thông quan: Các quy định về thủ tục hải quan và thông quan, bao gồm quy trình khai báo hải quan, nộp thuế, các loại giấy tờ cần thiết, có thể ảnh hưởng đến thời gian và chi phí thực hiện dịch vụ của ECI Ví dụ, nếu quy trình khai báo hải quan trở nên phức tạp hơn, ECI sẽ phải tốn nhiều thời gian và công sức để hoàn thiện thủ tục, dẫn đến tăng chi phí cho khách hàng
Môi trường văn hóa xã hội
Môi trường đang hình thành các tiêu chí đạo đức xã hội, ảnh hưởng đến các giá trị cơ bản, ý thức, tính cách, và sở thích của con người Đây không chỉ là cách để xây dựng 13 văn hóa doanh nghiệp độc đáo cho cả công ty và đặc biệt là ECI Văn hóa - xã hội này cũng chính là lực lƣợng định hình quan điểm và cách nhìn nhận của khách hàng đối với ECI và các dịch vụ mà ECI đang cung cấp Các điều này không thể tránh khỏi để tiếp cận và đáp ứng chính xác nhu cầu của khách hàng, đồng thời giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong thời gian dài
Đối thủ cạnh tranh Để đạt được sự thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay, sự am hiểu sâu rộng về các đối thủ cạnh tranh là chìa khóa quan trọng giúp ECI duy trì và phát triển tốt Trong số các đối thủ nhƣ BachViet, Pi Logistics, KLM Logistics và Bee logistics, mỗi đơn vị đều mang theo những đặc điểm riêng biệt đáng chú ý
Thứ nhất, thâm niên kinh doanh là một ƣu thế đáng kể Các đối thủ có lịch sử kinh doanh lâu dài tích luỹ đƣợc không chỉ kinh nghiệm mà còn là lòng tin và uy tín từ phía khách hàng Điều này tạo ra một thách thức cho ECI, đặc biệt là khi họ đang hoạt động trong bối cảnh thị trường đang chuyển động nhanh chóng
Thứ hai, chiến lƣợc kinh doanh đặc sắc là một điểm mạnh quan trọng Các đối thủ đã xây dựng những kế hoạch chiến lƣợc tinh tế, linh hoạt và đáp ứng linh hoạt với sự biến động của thị trường Sự khéo léo trong việc điều chỉnh chiến lược giúp họ thích ứng với sự đa dạng và không chắc chắn của môi trường kinh doanh
Thứ ba, chất lƣợng dịch vụ logistics và hệ thống chuỗi cung ứng mạnh mẽ là yếu tố khác quan trọng Các đối thủ đã đầu tƣ mạnh mẽ vào việc xây dựng và duy
13 trì hệ thống logistics hiện đại, có khả năng đáp ứng nhanh chóng và chính xác đòi hỏi của khách hàng Tại mức độ toàn cầu, sự tự do hóa thương mại đặt ra những áp lực lớn về chi phí và đa dạng hóa sản phẩm ECI phải đối mặt với sự đổi mới và sáng tạo liên tục để đáp ứng nhanh chóng những yêu cầu ngày càng đa dạng từ các ngành khác nhau và ở nhiều quốc gia
Vì vậy, để tồn tại và phát triển, ECI không chỉ cần tạo ra sự khác biệt, mà còn cần phải nắm vững những chi tiết và xu hướng cụ thể của từng đối thủ cạnh tranh Việc phân tích đặc điểm cụ thể về chiến lƣợc, cơ sở hạ tầng, và mô hình kinh doanh của mỗi đối thủ sẽ giúp ECI xây dựng chiến lƣợc của mình một cách tỉ mỉ và đáp ứng linh hoạt với những biến động không ngừng trong thị trường
Khách hàng chính là yếu tố quan trọng nhất để tạo nên thành công của các doanh nghiệp hiện nay Và đối với ECI khách hàng đã góp một phần rất quan trọng vào sự thành công tại thời điểm hiện tại của công ty Khách hàng bao gồm khách hàng cá nhân, tổ chức với đa dạng các sản phẩm, dịch vụ Khách hàng của ECI chủ yếu là các khách hàng chuyên về xuất nhập khẩu, các công ty thương mại,… Công ty luôn đem đến cho khách hàng những trải nhiệm tốt nhất để có thể giữ chân khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới
ECI có quan hệ với các tổ chức khác nhau nhƣ các hãng tàu vận tải (OOCL, ONE, YANG MING,…), các bên làm hải quan, các bên làm trucking, các đại lý,… Các hãng tàu đảm bảo cho ECI một đầu vào cực kỳ đa dạng và đáng tin cậy, ECI có mối quan hệ tốt với các bên làm hải quan để đảm bảo rằng quá trình thông quan và hải quan diễn ra mƣợt mà, giúp ECI giảm thiểu thời gian và rủi ro liên quan đến thủ tục hải quan Các đối tác làm trucking giúp ECI có một mạng lưới vận chuyển đường bộ linh hoạt và hiệu quả Công ty luôn chú trọng vào việc phát triển mối quan hệ thân thiết bền chặt với các nhà cung ứng để có thể đem đến một dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý nhất
Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty
2.2.1 Loại hình sản phẩm/dịch vụ
Với kinh nghiệm có mặt trên thị trường logistics được 3 năm, công ty TNHH Toàn cầu ECI đã có đƣợc mối quan hệ tốt với các hãng tàu, các chủ container, các hệ thống đại lý rộng rãi tại nước ngoài, công ty đã có thể tự tin đưa ra một mức giá cạnh tranh Công ty cung cấp đa dạng các dịch vụ về giao nhận hàng hóa nhƣ: Vận tải đường biển: Công ty luôn luôn đưa ra nhiều dịch vụ để có thể phục vụ khách hàng nhƣ: hàng lẻ (LCL) hàng nguyên container (FCL), dịch vụ vận chuyển container hàng nhập theo các phương thức như: nhận hàng tại cảng (CY - CY), nhận hàng tại xưởng (Door – CY) hay phương thức giao hàng đến tay người nhận (Door – Door), dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng hóa
Vận tải đường hàng không: có các dịch vụ cung cấp như: đưa hàng từ kho đến sân bay (Door to Airport), giao hàng từ sân bay về kho (Airport to Door), nhận hàng từ kho này chuyển đến kho khác (Door to Door)
Vận tải đường bộ và biên giới: Công ty cung cấp các dịch vụ vận tải mà vận tải biên giới tại khắp các tuyến đường trên cả nước
Thủ tục hải quan: là một trong những hoạt động nằm trong chuỗi dịch vụ đƣợc cung ứng cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa Sự phức tạp về các thủ tục gây ra những khó khăn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa Hiểu đƣợc sự khó khăn này, công ty đã đƣa ra nhiều dịch vụ nhƣ: lên tờ khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi, nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan, thực hiện thông quan cho
15 tất cả các loại hình nhƣ kinh doanh, đầu tƣ, tạm nhập tái xuất, xuất – tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan,…
2.2.2.Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm theo từng loại hình sản phẩm/dịch vụ
Doanh thu theo năm của từng lĩnh vực kinh doanh Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Vận tải đường biển 6,671,580,186 8,567,203,971 10,090,981,F681 Vận tải đường hàng không 1,456,717,186 1,892,567,625 2,661,867,409 Vận tải đường bộ 1,296,796,087 1,503,430,027 2,344,978,432 Thủ tục hải quan 826,259,009 508,967,273 316,888,978
Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh theo từng nhóm dịch vụ của Công ty TNHH toàn cầu
ECI (Nguồn: ơ sở d liệu nội bộ của công ty)
Dựa vào bảng thống kê, có thể nhận thấy rằng trong giai đoạn từ 2020 đến
2022, doanh thu của các loại dịch vụ của Công ty TNHH Toàn cầu ECI đã có sự gia tăng, tuy nhiên cũng có một số dịch vụ giảm nhẹ do một số nguyên nhân cụ thể Đặc biệt, dịch vụ vận tải đường biển của công ty luôn giữ mức doanh thu trên 50%, vƣợt xa so với các dịch vụ khác Hiện tƣợng này có thể hiểu đƣợc bởi vì đây là lĩnh vực chủ lực của công ty, đƣợc công ty chú trọng phát triển và quảng bá với khách hàng Điều này cũng dễ hiểu vì dịch vụ này có tính đa dạng cao, vận chuyển nhiều loại hàng hóa khác nhau với số lƣợng lớn và chi phí thấp, thu hút sự lựa chọn của khách hàng so với các phương thức khác Dịch vụ vận tải đường hàng không đứng ở vị trí thứ hai về doanh thu và đƣợc mạnh mẽ hơn trong lĩnh vực này Tuy nhiên, nhóm dịch vụ thủ tục hải quan đã có sự giảm đáng kể qua các năm, chủ yếu do các khó khăn không thuận lợi mà công ty đang phải đối mặt
Thực trạng quản trị logistics và chuỗi cung ứng của công ty
2.3.1 Thực trạng chuỗi cung ứng của công ty a Mối quan hệ gi a Công ty TNHH toàn cầu ECI và hãng tàu, hãng hàng không đơn vị vận chuyển/kho ãi và đại lý nước ngoài
Công ty TNHH Toàn cầu ECI duy trì mối quan hệ vô cùng tích cực với các đối tác chính, trong đó có các hãng tàu nổi tiếng nhƣ OOCL, Yang Min, ONE MAERSK, WANHAI LINES, cùng với các hãng hàng không nhƣ Vietnam Airlines, Vietjet Air.com, Eva Air, Turkish Airlines, Singapore Airlines, cũng nhƣ các đại lý trucking và một số đại lý nước ngoài khác Các nhà cung cấp này không chỉ là đối tác, mà còn là đầu vào quan trọng cho hoạt động chuỗi cung ứng của công ty
ECI Logistics đặt ra yêu cầu cao đối với nhà cung cấp, đảm bảo sự cạnh tranh toàn diện về chi phí, chất lƣợng và khả năng đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng Nhà cung cấp không chỉ đƣợc xem xét nhƣ những đối tác kinh doanh, mà còn đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của ECI Logistics Bất kỳ sự cố nào xảy ra với bất kỳ nhà cung cấp nào cũng có thể tạo ra tác động lớn đến toàn bộ chuỗi cung ứng, và có thể dẫn đến việc không đảm bảo nguồn cung ứng kịp thời
Hãng trucking nội địa và kho bãi
Toàn cầu ECI Khách hàng
Hình 2 1: Sơ đồ chuỗi cung ứng dịch vụ của Công ty TNHH toàn cầu ECI
Vì vậy, ECI Logistics không ngừng nỗ lực duy trì và củng cố mối quan hệ đối tác với những đối tác này Quan hệ gắn kết và ổn định này không chỉ giúp đảm bảo mức giá cạnh tranh cho khách hàng, mà còn mang lại sự tối ƣu và chất lƣợng tốt nhất trong mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh b Mối quan hệ gi a Công ty TNHH toàn cầu ECI và khách hàng
Khách hàng đóng vai trò quan trọng và là tiền đề cho mọi khâu trong chuỗi cung ứng của công ty TNHH Toàn cầu ECI Do đó, công ty này đặt sự tập trung lớn vào việc chăm sóc khách hàng từ giai đoạn trước, trong và sau quá trình nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa Các đối tác của công ty thường là doanh nghiệp sản xuất, thương mại và cả khách hàng cá nhân từ khắp nơi trên đất nước Khách hàng không chỉ là người mua dịch vụ của công ty mà còn là thành viên cốt lõi và quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng
Sự tồn tại và phát triển của công ty hoàn toàn phụ thuộc vào sự hài lòng và sử dụng dịch vụ của khách hàng Nếu không có khách hàng, không có doanh thu và lợi nhuận Do đó, để duy trì và mở rộng sự cạnh tranh trên thị trường, ECI Logistics phải liên tục nâng cao chất lƣợng dịch vụ và hoàn thiện chuỗi cung ứng của mình Mục tiêu là tạo ấn tƣợng tích cực nhất đối với khách hàng, giữ cho họ hài lòng và duy trì mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp
2.3.2 Thực trạng hoạt động logistics của công ty TNHH Toàn cầu ECI a Dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển đối với hàng nhập
ECI thường nhập khẩu tuyến đường biển từ các quốc gia mạnh về sản xuất ví dụ nhƣ Trung Quốc (nguyên vật liệu, vải, đồ gia dụng, trang thiết bị, máy móc,….), Ấn Độ (nguyên vật liệu, nông sản, hương liệu,…), Đức (thiết bị y tế, linh kiện điện tử, đồ công nghệ,…) và một số quốc gia khác nhƣ Hàn, Nhật, Hà Lan, Bồ Đào Nha,…
Hình 2 2: Quy trình cung cấp dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển đối với hàng nhập
Xác định nhu cầu của khách hàng: sau khi kết nối trực tiếp với khách hàng thông qua các hình thức nhƣ telesale, gmail hay gặp trực tiếp khách hàng, nhân viên sale của ECI sẽ xác định đƣợc các thông tin về nhu cầu của khách hàng
Tƣ vấn và báo giá: Sau khi nắm đầy đủ thông tin về lô hàng của khách thì sale sẽ lấy giá đầu vào từ bộ phận Pricing sau đó tiến hành tƣ vấn và báo giá dự kiến cho khách hàng Đặt tàu: sau khi cả hai bên thống nhất với nhau về mức giá và các điều kiện liên quan thì công ty ECI sẽ tiến hành đặt chỗ trên tàu cho khách hàng thông qua đại lý ở đầu xuất
Xác nhận booking: nhân viên sale sẽ gửi email xác nhận booking cho khách hàng trong đó có tất cả các thông tin cơ bản về lô hàng của khách Trước khi tàu chạy, bộ phận pricing sẽ gửi một Bill nháp cho khách kiểm tra và sửa thông tin nếu chƣa chính xác Khi tàu khởi hành thì sẽ có Bill final và bộ phận Customer sẽ gửi cho khách hàng
Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng và khai báo hải quan: Sau khi nhận đƣợc thông báo hàng đến từ hãng tàu thì bộ phận Customer sẽ gửi cho khách và tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng
Khách hàng chấp nhận Đặt chỗ trên tàu
Gửi thông báo hàng đến và khai quan
Phát hành lệnh giao hàng nối
Giao hàng cho khách hàng
Thanh toán các chi phí địa phương (Local Charge): Bộ phận Customer làm đề nghị thanh toán Local Charge và kế toán sẽ thanh toán
Lấy lệnh giao hàng từ hãng tài: sau khi thanh toán xong cho hãng tàu, họ sẽ ra một lệnh giao hàng và bộ phận Customer sẽ giữ
Phát hành lệnh giao hàng nối (D/O nối): lệnh giao hàng nối đƣợc ECI phát hành cho khách hàng khi khách hàng đã hoàn thành hết trách nghiệm thanh toán cho ECI, chỉ khi có lệnh giao hàng nối thì khách mới có thể lấy đƣợc hàng
Giao hàng cho khách: Bộ phận Operation sẽ xác định địa điểm giao hàng của khách sau đó điều vận để vận chuyển lô hàng tới địa điểm đã thỏa thuận b Dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển đối với hàng xuất Đối với hàng xuất, ECI chủ yếu xuất khẩu những mặt hàng như nông sản, lương thực, thực phẩm được sản xuất trong nước tới các thị trường tiêu thụ như Nhật Bản, Trung Quốc, Đức, Ý, Hà Lan,…
Hình 2 3: Quy trình cung cấp dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển đối với hàng xuất
Thống nhất các điều khoản: Nhân viên sale sẽ cùng khách hàng xác định các nhu cầu và thống nhất với nhau các điều khoản về giá và giao hàng
Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ: Sau khi đạt đƣợc những cam kết, bộ phận
Customer sẽ làm việc với hãng tàu để đặt chỗ trên con tàu phù hợp
Thống nhất các điều khoản Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Chuẩn bị chứng từ
Phát hành House Bill of Operation
Gửi SI và VGM cho hãng tàu
Khai báo hải quan cảng đến
Chuẩn bị chứng từ: ECI sẽ chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để khai báo hải quan, những chứng từ tối thiểu cần chuẩn bị nhƣ Invoice, Packing list, Giấy thông báo hàng đến, Hóa đơn 0% VAT, Bill of Lading
Khai báo hải quan: Bộ phận Operation sẽ tiến hành khai báo hải quan và thông quan cho hàng hóa
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẤP THIẾT VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đánh giá về thực trạng hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của công ty 23
* Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, hoạt động logistics a Nh ng mặt E I đạt được
ECI không ngừng tập trung vào việc mở rộng sự hợp tác với cả đối tác và khách hàng cả trong nước và quốc tế, nhằm thúc đẩy mạnh mẽ sản phẩm và dịch vụ của mình, đồng thời xác định rõ vị thế và thương hiệu trên thị trường
Ngoài việc hợp tác, ECI cũng đặt sự tập trung đặc biệt vào việc đầu tƣ và phát triển nguồn nhân lực Công ty đang tiến hành việc nâng cao kỹ năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên hiện tại và tập trung vào chuyển đổi và đào tạo nguồn nhân lực trẻ một cách có hệ thống Mục tiêu là để xử lý và giải quyết hiệu quả các vấn đề của khách hàng, đặc biệt là khi đối mặt với khách hàng quốc tế sử dụng dịch vụ trọn gói trong chuỗi dịch vụ logistics ECI khích lệ đội ngũ nhân viên tham gia các khóa học, buổi đào tạo về logistics, cũng nhƣ hợp tác chặt chẽ với các đối tác quốc tế trong và ngoài nước, hưởng lợi từ sự chia sẻ kinh nghiệm và tham gia vào các sự kiện nhƣ hội chợ doanh nghiệp trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu
Hơn nữa, thông qua quy trình làm việc minh bạch, linh hoạt và sự chú ý đặc biệt đến khách hàng, công ty đã xây dựng một hình ảnh tích cực và uy tín trong lòng nhiều khách hàng, đại lý vận chuyển nội địa, đối tác vận chuyển quốc tế, và cả các cơ quan quản lý Nhà nước Điều này là nguồn động viên để công ty không ngừng nâng cao chất lƣợng dịch vụ, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và mở rộng danh sách khách hàng mới thông qua sự giới thiệu từ phía khách hàng đã có b Nh ng điểm còn tồn tại
Công ty ECI đang đối mặt với thách thức trong việc duy trì sự ổn định và mở rộng cơ sở khách hàng Tình trạng cạnh tranh khốc liệt đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng lớn đến quyết định của khách hàng về việc tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty hay không Hiện tại, ECI chƣa đạt đƣợc hiệu suất tối ƣu trong việc giải quyết vấn đề này do có nhiều đối thủ cạnh tranh mà họ cần phải cạnh tranh, và những đối thủ này có khả năng thu hút khách hàng của ECI về phía họ
Từng thành viên trong chuỗi chính là những mảnh ghép giúp ECI có thể triển khai các hoạt động logistics một cách hiệu quả và nhanh chóng Tuy nhiên, việc liên kết những thành viên tỏng chuỗi của ECI còn chƣa cao
Chiến lƣợc tiếp thị dịch vụ logistics tại ECI vẫn còn đang phát triển và chƣa thể xác định rõ vị thế thương hiệu của công ty ECI chưa tập trung mạnh mẽ vào việc thực hiện các chiến dịch tiếp thị trực tuyến một cách chuyên nghiệp, thường tập trung chủ yếu vào việc chào hàng trực tiếp, qua email và telesales
* Đề xuất một số định hướng giải quyết các vấn đề đặt ra đối với ECI
ECI cần đề ra chính sách đãi ngộ có hiệu quả cho từng đối tƣợng khách hàng, bao gồm khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng, và khách hàng cũ quay trở lại
ECI nên tổ chức các hoạt động hỗ trợ khách hàng, nhƣ cung cấp thông tin đầy đủ về dịch vụ, giá cước, và hướng dẫn sử dụng dịch vụ Đồng thời, công ty cũng cần thường xuyên tư vấn miễn phí cho khách hàng về quy định pháp luật ngành hàng, giá cả thị trường nước ngoài để họ có thể đưa ra giải pháp tối ưu về xuất nhập khẩu
Để thuận tiện cho quá trình vận chuyển, ECI cần đầu tƣ vào nâng cấp cơ sở vật chất, thiết bị, và phương tiện vận chuyển Công ty cũng cần áp dụng công nghệ
25 khoa học và công nghệ thông tin để tối ƣu hóa quá trình vận chuyển giao nhận hàng hóa
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty cần tăng cường đào tạo cho nhân viên giao nhận Yêu cầu nhân viên kiểm tra kỹ chứng từ trước khi mang hoặc nhận chứng từ từ khách hàng, hãng tàu, hoặc khi làm việc tại cảng
Quan tâm đến yêu cầu và nhu cầu của khách hàng là quan trọng ECI cần duy trì mối quan hệ liên tục và hiệu quả bằng cách cập nhật thông tin, thường xuyên liên lạc qua cuộc gặp mặt, điện thoại, email, và các công cụ chat trực tuyến
Công ty nên phát triển chính sách hợp tác giữa nhà cung ứng, khách hàng, hải quan, và trucking để tăng cường mối quan hệ và hợp tác có lợi cho cả hai bên.
Định hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp
Công ty TNHH Toàn Cầu ECI đã không ngừng tìm tòi, phát huy nỗ lực của mình để nâng cao hiệu quả kinh doanh Thực tế cho thấy công ty đã đứng vững và phát triển trong điều kiện cạnh tranh hết sức khắc nghiệt này ECI đang từng bước phát triển, đẩy mạnh, tích hợp các giải pháp cung ứng giao nhận vận chuyển Trong điều kiện phát triển chung, bên cạnh những thuận lợi để phát triển, công ty cũng gặp không ít khó khăn, thách thức Vì vậy, tôi chọn 3 định hướng để tài khóa luận tốt nghiệp nhƣ sau:
1 Hoàn thiện quy trình giao nhận/vận chuyển hàng hóa hàng nhập khẩu bằng đường biển về cảng Hải Phòng của Công ty TNHH Toàn Cầu ECI
2 Hoàn thiện quy trình giao nhận/vận chuyển hàng hóa hàng xuất bằng đường biển đi Mỹ của Công ty TNHH Toàn Cầu ECI
3 Giải pháp nâng cao quản trị dịch vụ vận tải hàng hóa đường hàng không của công ty Công ty TNHH Toàn Cầu ECI