Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ của chi nhánh Công ty cổ phần Thành Đô Hà Nội

NVGL WEES Äit ar

ON TOMAS TE as

CHUYỂN DE THỤtC TAP Ti ae” CHUYVEN NCANG SIEM Pass

Đề TẠI

HOÀN THIỆN KIỀM SORT vỚI ĐC 6í VY

CÔNG TY CO PHAN THANG ĐI TẠI bia AI”

cá bàn oii

TRUONG DAI HOC KINH TE QUOC DÂN

TRUNG TAM TIEN TIEN - CHAT LUONG CAO VA POHE

CHUYEN DE THUC TAP TOT NGHIEP CHUYEN NGANH KIEM TOAN

DE TAI :HOAN THIEN KIEM SOAT NOI BO CUA CHI NHANH

CONG TY CO PHAN THÀNH ĐÔ TẠI HÀ NỘI

Sinh viên : Mai Thanh Tùng

Chuyên ngành : Kiểm toán

Lớp : Kiểm toán chất lượng cao K56

Mã số sinh viên : 11144865

Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Thị Thanh Diệp

Hà Nội, 2018

LỜI CÁM ƠN

Dé hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này trước hết em xin gửi đến quý thầy,cô giáo trong Viện Kế toán — Kiểm toán trường Đại học Kinh tế

quốc dân lời cảm ơn chân thành.

Đặc biệt, em xin gởi đến cô Nguyễn Thị Thanh Diệp , người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn

sâu sắc nhất.

Em xin chân thành cảm ơn các phòng ban của công ty cô phần Thành

Đô, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá

trình thực tập tại công ty.

Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập nơi mà em yêu thích, cho em bước ra đời sống thực tế đề áp dụng những kiến thức mà

các thầy cô giáo đã giảng dạy Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong việc kinh doanh dé giúp ich cho công việc sau

này của bản thân.

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện

chuyên đề này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được

những ý kiến đóng góp từ cô cũng như quý công ty.

MỤC LỤC

DANH MỤC CHU VIET TAT

DANH MỤC SO ĐỎ, BANG BIEU

OO dandankuadriribieteenibsiguosoiientuituliiiEriGtoiSriGntalGouiirirannn 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VE KIEM SOÁT NỘI BỘ 4

1.1 Ban chất của kiểm soát nội bộ - + +2 S22E+E+E2E2E2E2E2EEEEEzEsrrees 4

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ - 2-25 52+S22E+£z+E+Ec£Eezxerxered 4

1.1.2 Mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5 1.1.3 Hạn chế của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiỆp - 10

1.2 Các thành phần của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1]

1.2.1 Môi trường kiểm sOat eo cece ecesseseseesesesecssesesecesssecseseceeesseeseees 1]

1.2.2 Hệ thống thông tit.e.c.ccececcccecccscssessesscsesveseseestsetsseseseeseesessnsenseeeess 14

1.2.3 Quy trình đánh Ølá rỦI TO - 2 1121113211112 1 351111111 xxrey 15

1.2.4 Cac hoat dong kiểm SOA eeeecsecsesscesesesesescsessesesteueacscsveuesesveueaeaveees 16 1.2.5 Giám sát các kiỂm sOát 2- 5522222 2212112111211211211212E xe 18 CHUONG 2: THUC TRANG KIEM SOAT NOI BO TAI CHI NHANH

CÔNG TY CO PHAN THÀNH DO TẠI HÀ NỘI . 5<-: 20

2.1 Khái quát chung về Chi nhánh công ty cỗ phần Thanh Đô tại Hà Nội 20

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty cổ phan

Thanh Đô tại Hà NỘi Ặ . TC 111222222111 11222111 11111992 111g key 20

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Công ty cô phan Thành Đô tại

2.2 Các thành phần kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Công ty cổ phần Thanh

2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Chi nhánh -. ¿-5¿55525s25sss2 30 2.2.2 Thực trạng hệ thông thông tin tại Chi nhánh -‹- 39

2.4.1, Thực trạng quy tình đánh gi rũi fO eeeosidanibanodaerassaaa 43

2.2.4 Thực trạng các hoạt động kiểm SOátt - 6 c St Sv xxx 45 2.2.5 Thực trạng giám sát các kiểm soát -¿-2-cs+ ++cs+c++xcxecze2 47

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

KIEM SOÁT NỘI BO TAI CHI NHÁNH CONG TY CO PHAN THÀNH

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát của Công ty 53 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin -2- 252552 45

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro - 56

3.2.4 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát -2- 58

3.2.5 Giải pháp hoàn thiện quy trình giám Sat - 5 55555 <<<5 60

Ki Tư an 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO

il

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số

liệu, kết quả nêu trong chuyên đề thực tập này là do tôi tự thu thập, trích dẫn, tuyệt đối không sao chép từ bất kỳ một tài liệu nảo.

Hà Nội, ngày 12 tháng 5 năm 2018

Mai Thanh Tùng

iil

DANH MỤC CHỮ VIET TAT

Chữ viết tat Chữ tiếng Việt

BHXH Bảo hiểm xã hội

BTC Bộ tài chính

KSNB Kiểm soát nội bộ KTV Kiểm toán viên

TK Tài khoản |

iV

DANH MỤC SO DO, BANG BIEU

Sơ đồ 2.1 Tổ chức kinh doanh của Chi nhánh Công ty cô phần Thanh Đô tại

00000 nga 24

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy tô chức của Công ty - ccz+czxczEzkereered 25

Sơ đồ 2.3 Quy trình tuyến dụng nhân sự tại Công ty -<<©+ 33

Bảng 2 1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phan Thanh Đô từ

Bang 2.2 Bảng hệ số thưởng theo thành tích hoàn thành công việc được giao36Bảng 2.3 Danh sách ban kiểm soát của Công ty năm 2017 - af

LOI MỞ DAU

1 Tinh cấp thiết của đề tài

Cùng với sự hội nhập kinh tế trong những năm gần đây, hoạt động

kinh doanh bán lẻ cũng ngày càng phát triển Minh chứng cho sự phát triển

này là sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty đa quốc gia hoạt động trong

lĩnh vực bán lẻ tại Việt Nam, theo đó là hệ thống các siêu thị với quy mô khác

nhau ra đời Sự phát triển 6 ạt, nhanh và mạnh của hoạt động bán lẻ dẫn đến

sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, đòi hỏi các công ty hoạt động trong

lĩnh vực này phải không ngừng đổi mới nâng cao năng lực cạnh tranh của

Trong điều kiện hội nhập kinh tế thé giới và khu vực, vai trò của hệ

thống kiểm soát nội bộ hiện nay không chỉ là sự đảm bảo hợp lý mà còn có

vai trò hỗ trợ va tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp Hiện nay, nhiều công ty bán lẻ chỉ tập trung vào việc phát triển thị phần, chiếm lĩnh thị trường, tăng trưởng doanh số mà quên đi việc xây dựng một bộ máy kinh doanh bền vững thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ Và kết quả là sự phát triển quá nhanh về

quy mô không đi kèm với sự phát triển trong hệ thống kiểm soát nội bộ dan

đến những rủi ro về gian lận, thất thoát tài sản, hàng hóa, giảm năng lực cạnh

tranh trên thị trường.

Chi nhánh Công ty cô phần Thành Đô tại Hà Nội được thành lập từ

năm 2008 , với mục tiêu mo rộng thị phần phân phối và bán lẻ ở khu vực

miền bắc Sự phát triển về quy mô của siêu thị đã phát sinh các rủi ro, gian

lận mới và việc đối phó với rủi ro trở thành một thách thức đối với kiểm soát

nội bộ của Công ty Yêu cầu được đặt ra là sự phát triển về quy mo kinh doanh phải đi kèm với sự phát triển vững mạnh của kiểm soát nội bộ, đủ sức ngăn ngừa, phát hiển các rủi ro, gian lận Từ những van đề trên, tác giả đã quyết định lựa chon dé tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ của Chi nhánh

Công ty cỗ phần Thành Đô tại Hà Nội” làm đề tài chuyên đề thực tập tốt

nghiệp của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu nham đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Công ty cô phần Thành Đô tại Hà Nội, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ của Chi nhánh.

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Xác định cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

- Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Công ty cô phan

Thành Đô tại Hà Nội

- Đánh giá, nhận xét về kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Công ty cô phần

Thành Đô tại Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nhăm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Chi

nhánh Công ty cỗ phan Thành Đô tại Hà Nội 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của dé tài là kiểm soát nội bộ tai Chi nhánh Công ty cô phần Thành Đô tại Hà Nội.

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Pham vi về không gian: Chi nhánh Công ty c6 phan Thành Đô tại Hà Nội - Phạm vi về thời gian: Số liệu được thu thập trong giai đoạn 2015-2017

- Phạm vi về nội dung: Đề tài tập trung vào phân tích kiểm soát nội bộ,

các yếu tố cầu thành kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh.

4 Phương pháp nghiên cứu

- Thu thập và phân tích số liệu thứ cấp từ các báo cáo, hồ sơ , dữ liệu

về kiêm soát nội bộ của chi nhánh và cơ sở lý luận qua các giáo trình, tài liệu

5 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo khóa luận bao gồm

3 chương chính như sau:

N

Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Công ty cô phần

Thành Đô tại Hà Nội

Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp cải thiện kiểm soát nội bộ tại

Chi nhánh Công ty cô phan Thanh Đô tại Hà Nội

G2

CHUONG 1

LY LUAN CHUNG VE KIEM SOAT NOI BO

1.1 Ban chất của kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

- Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế 315 (ISA 315) : kiểm soát nội

bộ được hiéu là quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vi thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong

việc đạt được các mục tiêu sau:

e Độ tin cậy của báo cáo tài chính;

e Tính hiệu quả và hiệu nang trong hoạt động cua đơn vi;

e Tuân thủ các luật lệ và quy định.

- Chuan mực kiểm toán AICPA( Hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ

) định nghĩa KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tat

cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh

doanh đề bảo vệ tài sản của tô chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của

thông tin kế toán, thúc day hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ

trương quản lý đã đề ra” Với khái niệm nay kiểm soát nội bộ thiên về kiểm

soát kế toán, tài chính, kiểm soát sự tuân thủ các chế độ kế toán Quan điểm cho rằng kiểm soát kế toán nằm trong phạm vi nghiên cứu và đánh giá của kiểm soát nội bộ, có vai trò chủ yếu trong ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài

sản, đảm bảo việc thực thi pháp luật cua don vi.

- Theo INTOSAI GOV (Tô chức tự chủ, bảo trợ cho cộng đồng các

cơ quan kiểm toán tối cao (SAI) trên thế giới) 9100 định nghĩa: “KSNB là

một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân

trong tô chức, quá trình này được thiết kế dé phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý dé đạt được nhiệm vụ của tô chức Sau đây là những mục tiêu cần đạt được: Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ

cương, có đạo đức,có tính kinh tế và hiệu quả; Thực hiện đúng trách

nhiệm; Tuân thủ theo luật pháp và quy định hiện hành; Bảo vệ các nguồn

lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và ton that”.

- Theo COSO (Uy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian

lận khi lập báo cáo tài chính) định nghĩa : “Kiểm soát nội bộ là quá trình do

người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó

được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục

tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các

quy định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”.

Như vậy, các quan điểm trên đã đưa ra những nhận định đầy đủ, toàn

diện về KSNB, trong đó mục tiêu của KSNB ngày càng được bổ sung, mở rộng Tuy nhiên , quan điểm của COSO nhìn nhận kiểm soát nội bộ toàn diện hon và cũng là khái niệm về KSNB được chấp nhận rộng rãi trên thế giới Vì

vậy , trong bài em xin phân tích và đánh giá kiểm soát nội bộ trong doanh

nghiệp dựa trên quan điểm của COSO.

1.1.2 Mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

- Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính Các thông tin kinh tế, tài chính được cung cấp thông qua hệ thống Báo cáo tài chính là căn cứ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý.

Đề đảm bảo tính đúng đắn, phù hợp của các quyết định quản lý thông tin đó phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính đầy đủ, khách quan, trung thực

và đáng tin cậy về thực trạng tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của

doanh nghiệp; phải đảm bao tính rõ ràng, dé hiểu và có thé so sánh được Với

mục tiêu trên hệ thống các qui định, chính sách, các thủ tục và bước kiểm soát của hệ thông kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp phải đảm bảo:

+ Các nghiệp vụ kinh tế được ghi số phải có căn cứ hợp lý (tính có

căn cứ hợp lý) Có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành sao cho không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các số kế toán.

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn) Để kiểm soát, bảo vệ được tài sản thì mỗi nghiệp vụ kinh tế muốn

được xảy ra phải được phê chuân đúng đăn của người có trách nhiệm Nêu

một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra có thé dẫn đến một sự

lừa đảo và ảnh hưởng làm tôn thất tài sản.

+ Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, các tài sản hiện có phải được

ghi số day đủ (tính đầy đủ) Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành nhằm không dé bat cứ một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, hay một

tài sản hiện có nào nằm ngoài số kế toán Chúng phải được ghi đầy đủ vào các

số kế toán kế toán và được tổng hợp trên các Báo cáo tài chính.

+ Các nghiệp vụ kinh tế, các tài sản hiện có phải được đánh giá và

tính toán đúng đắn (sự đánh giá và tính toán) Hệ thống kiểm soát nội bộ phải có các quá trình kiểm soát để đảm bảo là không để xảy ra sai sót trong khi

đánh giá, tính toán và ghi số số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi so.

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại).

Các quá trình kiểm soát phải bao gồm một hệ thống các tài khoản thích hợp, được qui định rõ ràng về nội dung và quan hệ đối ứng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế một cách đúng dan.

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phan anh kip thời, đúng kỳ (tính đúng kỳ và kịp thời) Nếu các nghiệp vụ kinh tế được ghi trước hoặc sau khi

chúng say ra sẽ làm tăng kha năng sai sót trong việc bỏ quên hoặc ghi trùng,

nếu khác kỳ chúng sẽ làm sai lệch thông tin trên các Báo cáo tài chính Hệ

thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế để đảm bảo rằng các nghiệp vụ kinh

tế phat sinh phải được ghi kịp thời, đúng kỳ vào các số kế toán.

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi chép đúng đắn vào các sô chi

tiết và phải được tổng hợp chính xác (quá trình chuyền số và tổng hợp) Trong

nhiều trường hợp, các nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ phải được ghi số chỉ tiết dé

theo dõi riêng, sau đó được tổng hop và dùng dé đối chiếu với ghi chép tổng

hợp trên số cái Hoặc nhiều trường hợp khác, các nghiệp vụ riêng lẻ được

tong hợp chung trước khi vào số nhật ký, sau đó từ số nhật ký chuyền qua các

số cái tong hop và được tong hợp trình bày trên các Báo cáo tài chính Doanh nghiệp có thể dùng các phương pháp thích hợp khác nhau để ghi số các

nghiệp vụ kinh tê nhưng cân phải có các thủ tục kiêm soát đề đảm bảo răng

việc tong hợp, ghi số và chuyên số các nghiệp vụ đó là đúng dan và chính xác Muốn các mục tiêu đều được đảm bảo thì toàn bộ quá trình thu nhận, xử lý và

cung cấp thông tin trên Báo cáo tài chính là phải tuân thủ các qui định của Luật, của chuẩn mực, chế độ kế toán

- Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo việc chấp hành luật pháp và các qui

định Kiểm soát nội bộ không những đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp

tuân thủ các qui định của pháp luật mà còn hướng mọi thành viên trong doanhnghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, các qui định trong nội bộ doanhnghiệp, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp Nói cách

khác, kiểm soát nội bộ phải:

+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các

hoạt động của doanh nghiệp.

+ Ngan chặn và phát hiện kip thời cũng như xử lý các sai phạm và gianlận trong các khâu hoạt động của doanh nghiệp.

+ Đảm bảo việc phi chép kế toán đây đủ, chính xác cũng như việc lập

báo cáo tài chính trung thực và khách quan.

- _ Kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu qua và tính kinh

tế của các hoạt động.

Để tiến hành các hoạt động của minh đơn vị cần phải huy động và sử

dụng một cách có hiệu quả các nguồn nhân lực ,vật lực, tài lực, công nghệthông tin Kiểm soát nội bộ có mặt ở mọi nơi, mọi cấp giúp doanh nghiệp

bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của mình, bảo mật thông tin,

nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh cả

doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp còn được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp đi lặp lại không cần thiết của các tác nghiệp, các sai phạm trong

quá trình hoạt động tránh lãng phí trong hoạt động.

Ngoài ra, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động

trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của kiểm soát nội bộ

trong doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy

quản lý doanh nghiệp.

- Kiém soát nội bộ phải đảm bảo các tài sản và thông tin của doanh

nghiệp được bảo vệ.

Đề tiến hành hoạt động các doanh nghiệp phải có một lượng tài sản và thông tin nhất định như tiền vốn, nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ, hàng hoá,

thành phẩm, tài sản có định, bang phát minh sáng chế, công nghệ sản xuất,

thông tin và tài liệu quan trọng Chúng đều tham gia vào các khâu trong mọi

hoạt động của doanh nghiệp va rủi ro có thé say ra là chúng có thé bị đánh

cắp, bị lạm dụng vào các mục đích khác, bị hư hại và dẫn đến lợi ích kinh tế

mà đơn vị thu được từ tài sản bị giảm sút thậm chí không thu được lợi ích

kinh tế Kiểm soát nội bộ sẽ giúp don vi ngăn chặn các rủi ro trên đối với tài

sản để đảm bảo tính hiệu quả trong việc sử dụng tài sản.

Ta có thể thấy rằng các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng

bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tôn tại và

phát triển của doanh nghiệp Và cũng cần phải hiểu rằng các mục tiêu trên có mi quan hệ mật thiết với nhau nhưng cũng có đôi lúc mâu thuẫn với nhau Ví

dụ như khi thực hiện mục tiêu đảm bảo tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài

chính thì mục tiêu đảm bảo tính tuân thủ pháp luật phần nào cũng được thực

hiện bởi Báo cáo tài chính được xem là trung thực, hợp lý khi quả trình thu

nhận, xử lý và cung cấp thông tin thực hiện theo các qui định của Luật, chuẩn mực và chế độ kề toán và các quyết định kinh tế tài chính được đưa ra trên cơ

sở các thông tin trung thực, hợp lý đảm bảo cho việc thực hiện có hiệu quả cácmục tiêu của doanh nghiệp Hoặc khi thực hiện mục tiêu tuân thú luật pháp vàcác qui định thì cũng có nghĩa là tính hiệu quả của các hoạt động được đảm

bảo Nhưng khi thực hiện mục tiêu bảo vệ tài sản hoặc cung cấp thông tin đầyđủ, trung thực thì mục tiêu hiệu quả hoạt động có thể không được đảm bảo

hoàn toàn Do vậy, hệ thông kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở kết hợp

hài hoà các mục tiêu 1.1.2.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh

KSNB một cách hữu hiệu là cơ sở dam bảo thành công của đơn vi, to

chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng Sự hữu hiệu cua KSNB trướchệt thé hiện ở việc nha quản lý thiệt kê các chính sách va thủ tục kiêm soát

đầy đủ và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, sau đó truyền đạt đến

nhân viên ở các cap độ dé vận hành chúng một cách liên tục trong quá trình

thực hiện các hoạt động Vai trò cơ bản của KSNB là đảm bảo đảm bảo hiện

thực hoá các mục tiêu của doanh nghiệp Cụ thê:

- Thứ nhất, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh nghiệp

bao gồm cả tài sản hữu hình va vô hình, kể cả tài sản là thông tin được thé

hiện trong tài liệu khác nhau Chúng có thé bị đánh cắp, bị hư hỏng, hoặc sử

dụng sai mục đích nếu nhà quản lý không quan tâm đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát và yêu cầu nhân viên trong đơn vị thực hiện để hạn chế thấp

nhất các rủi ro liên quan đến tai sản.

- Thứ hai, đảm bảo độ tin cậy của thông tin: trong quá trình ra quyếtđịnh và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp nhà quản lý cần đến nhiềuloại thông tin khác nhau (kế cả thông tin tài chính và thông tin hoạt động:

thông tin chính thức hoặc không chính thức; thông tin nội bộ và bên ngoài

doanh nghiệp, ) Thông tin phải kịp thời, đảm bảo độ tin cậy nhằm phản ánh

nhanh, day du, khach quan nhat vé thuc trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Nhờ thực hiện các thủ tục kiểm soát thích hợp, các đặc tính này mới có thể

đảm bảo dé có được thông tin khả dụng và hữu dụng phục vu cho quá trình

quản lý.

- Thứ ba, đảm bảo việc tuân thủ các chế độ pháp lý: hoạt động sảnxuất kinh doanh thê hiện mối quan hệ của doanh nghiệp với các bên hữu quan

kế cả bên trong và bên ngoài đơn vị Chúng bị điều tiết và chỉ phối bởi các

quy định pháp lý Khi các quy định này không được tôn trọng, hoạt động của

doanh nghiệp không thể tiếp tục diễn ra bình thường Các thủ tục kiểm soát

thích hợp là cơ sở đề tạo lập và duy trì ý thức chấp hành luật pháp, chế độ, nộiquy, quy chế của các thành viên trong đơn vị, nhờ vậy, doanh nghiệp mới có

điều kiện tồn tại và phát triển bền vững.

- Thứ tư, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Hiệu quả

hoạt động là mục tiêu mà bất cứ nhà quản lý trong doanh nghiệp nào cũng

theo đuổi Các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp hợp lý được thực hiện

có thê ngăn ngừa và giảm thiêu các nguy cơ gây lãng phí nguôn lực hoặc sử

dụng nguồn lực không có hiệu quả tại đơn vị Bên cạnh đó, thông qua đánh

giá khả năng đạt được mục tiêu hoặc kế hoạch đã đề ra, kết hợp với cơ chế giám sát thường xuyên hoặc định ky các hoạt động, KSNB gop phần thúc

đây, nâng cao năng lực của nhà quản lý trong doanh nghiệp.

Như vậy, KSNB có vai trò cơ bản giúp doanh nghiệp hiện thực hoá

được các mục tiêu khác nhau Song với sự phát triển trong nhận thức về

KSNB phù hợp với những yêu cầu mà thực tiễn đặt ra, vai trò của KSNB

không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các mục tiêu truyền thống mà còn có tác

dụng hỗ trợ to chức và tạo ra giá trị gia tăng cho đơn vị, thậm chí còn giúp

doanh nghiệp hướng đến những giá trị phi vật chất, chăng hạn tính chính trực

và giá trị đạo đức.

1.1.3 Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Trên thực tế, không thể có KSNB một cách hoàn hảo dé có thê ngăn

ngừa, phát hiện và sửa chữa kip thời mọi sai phạm hoặc lệch lạc với tiêu

chuân, kế hoạch hoặc các mục tiêu định trước Chính vì vậy, trong định

hướng vận dụng to chức KSNB vào một đơn vị cụ thể, cần phải ý thức và

nhận diện những hạn chế có thé tiềm an trong bản thân hệ thong Những han

chế này phụ thuộc vào các nhân t6 sau:

- Tính hiệu quả trong thực hiện các loại hình kiểm soát: Hiệu quả

thường được hiểu là mối tương quan giữa đầu vào là các yếu tố khan hiếm với

đầu ra là hàng hoá và dich vu Tính hiệu quả gắn với KSNB thé hiện mối quan hệ giữa một bên là chi phí thực hiện các loại hình kiểm soát với bên kia

là lợi ích mà loại hình kiểm soát đó mang lại cho đơn vị Như vậy, nhà quản lý có thể bỏ qua một loại hình kiểm soát nào đó mà chỉ phí thực hiện lớn hơn

lợi ích mà nó mang lại.

- KSNB chỉ có thể đảm bảo hợp lý mà không phải là đảm bảo tuyệt

đối rằng các sai phạm được ngăn ngừa, sửa chữa và phát hiện kịp thời: Hạn

chế này có thé xuất hiện ở bat cứ hoạt động KSNB nao trong don vị do không

thể loại trừ được hoàn toàn những sai sót do bất cần, thiêu hiéu biết và đãng

trí của con người Nguy hiém hơn nêu nhân viên của đơn vị không làm chủ

10

được mình trước những cám dỗ vật chất, gian lận có nguy cơ xuất hiện và

hoạt động KSNB không thể đảm bảo tính hữu hiệu.

- Tính lạc hậu của các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát thường

chỉ hữu dụng trong một khoảng thời gian nhất định bởi nhiều lý do khác nhau.

Trước hết, biến đổi của môi trường kê cả bên trong và bên ngoài don vị khiến

cho các thủ tục kiểm soát không còn thích hợp Bên cạnh đó, khi thiết kế, các

nhà quản lý thường chỉ quan tâm đến các nghiệp vụ hoặc hoạt động thông

thường, trong khi đó, những nghiệp vụ không thường xuyên nam ngoài dự

kiến của nhà quản lý với bản chất phức tạp và khó khăn trong kiểm soát hơn lại không được điều chỉnh bởi các thủ tục kiểm soát thích hợp.

- Hạn chế của KSNB do vượt tầm kiểm soát: khi có sự thông đồng

giữa các nhân viên, do thiếu nhân viên, hoặc do khối lượng công việc quá nhiều là những nguy cơ giảm tính hữu hiệu của KSNB.

- Hạn chế của KSNB do bị phụ thuộc vào những nhà quản lý: Nếu nhà quản lý không quan tâm thích đáng đến việc xây dung, thiết kế, vận hành các

chính sách và thủ tục kiểm soát hoặc những người chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạm dụng quyền hạn của mình, thì không thé có KSNB hữu hiệu.

1.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.1 Môi trường kiểm soát

- Định nghĩa: Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tô

chức và có ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong

công ty Hay nói cách khác, môi trường kiểm soát được xem là những nhân tố

của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của KSNB và là các yếu tố tạo môi

trường trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tâm quan

trọng của KSNH.

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tổ sau:

- Truyền dat thông tin và yêu cẩu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá tri đạo

đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về

hành vi va đạo đức của đơn vi cũng như việc truyén dat và thực thi các chuân

1]

mực này trong thực tế Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao

gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đóc để loại bỏ hoặc giảm

thiêu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung

thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gom truyén dat toi nhan viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tac

đạo đức va bang tam gương điền hình.

- Cam kết về năng lực: Năng lực là kiễn thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân.

- Sự tham gia cua Ban quan tri: Ban quản trị có trách nhiệm quan

trọng và trách nhiệm đó được dé cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp

luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành.

Ngoài ra, Ban quản tri còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả

hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệuquả của KSNB của don vi.

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thé được thé hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kề toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyền tắc, chính

sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán,

trong đó:

+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì KTV cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người năm quyền tập trung đó.

+ Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì KTV cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm

dụng quyền hạn này.

+ Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho

câp dưới một cách chính thức Cân có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẻ

12

giúp cho công việc được tiền hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.

- Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tô chức thích hợp gồm

việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các

kênh báo cáo phù hợp Sự phù hợp của cơ cấu tô chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức thực chat đây

là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra Một cơ cau phù hợp sẽ là cơ sở đề lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tô chức có thé làm cho các thủ tục

kiểm soát mat tác dung.

Cơ cau tô chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó

phải xác định được các được các vi trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thé thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp

với quy mô và hoạt động của đơn vỊ.

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và

trách nhiệm có thé bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phố biến,

hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được

cung cấp dé thực hiện nhiệm vu Ngoài ra, việc phân công có thé bao gồm các

chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu

được mục tiêu của don vị, hiéu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan

với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được

mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.

- Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao

nhất thé hiện cam kết của đơn vị đôi với những người có năng lực và đáng tin

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tô chức luôn gan liền với đội ngũ

nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như

chủ thé thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động cua don vi.

Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản

13

lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyên dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và ký luật đối với nhân viên trong đơn vị.

1.2.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là hệ thống trợ giúp, trao đổi thông tin, mệnh lệnh,

chuyền giao kết quả trong một đơn vị, nó được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và thông tin từ cấp dưới lên, giữa các bộ phận với nhau trong một thé thống nhất Hiện nay công nghệ thông tin rất phát triển, theo đó là hệ thống

mạng máy tính cũng phát triển không ngừng, sự truyền đạt thông tin cũng trở

lên dễ dàng và nhanh chóng hơn, nó cho phép từng nhân viên có thê nắm bắt thông tin liên quan đến mình một cách chính xác và nhanh nhất đề thực hiện tốt

nhiệm vụ của mình Thông tin là yếu tố quyết định để ra các quyết định quản

lý, kiểm soát chỉ có thê thực hiện được khi thông tin trung thực, đáng tin cậy, kịp thời và thông suốt.

Hệ thống thông tin của một đơn vị bao gồm: Hệ thống thông tin thị trường, hệ thống thông tin thống kê, hệ thống thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, hệ thong thông tin tài chính, hệ thống thông tin kế toán Trong đó hệ thống thông tin kế toán có vị trí quan trọng trong quản lý tài sản cũng như ra quyết

định điều hành công ty Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: hệ thống chứng

từ kế toán, hệ thống số sách kế toán, hệ thống tài khoản và các báo cáo kế

toán Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm kết nối các hệ thống

thông tin khác, có mối liên hệ mật thiết và chi phối tới mọi hệ thống thông tin

của các bộ phận khác Sự chậm ché, thiếu chính xác của hệ thống thông tin kế

toán sẽ kéo theo một loạt các hoạt động cua đơn vi bi ảnh hưởng, không chi là

các hoạt động bên trong ma còn ảnh hưởng cả đến các hoạt động bên ngoài đơn vị (kế toán lạm dụng quyên hạn, chậm chế trong khâu xử lý chứng từ, ảnh

hưởng đến nhà cung cấp không bán hàng, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.

Sự cung cấp thông tin không chính xác cho các nhà đầu tư dẫn đến mat niềm

Đề hệ thống thông tin kế toán vận hành một cách thông suốt thì điều

đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất là thiết kế được quá trình lập và luân

chuyên chứng từ Bât kỳ một sự luân chuyên nào cân phải đưa ra các yêu câu

14

và thời gian hoàn thành dé đảm bảo sự thông suốt và chính xác Mục đích của

hệ thông thông tin kế toán là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sô và báo

cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tô chức, thỏa mãn chức năng

thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chỉ tiết: Tính có thực (không được ghi chép nghiệp vụ không có thực vào số

sách kế toán); sự phê chuẩn (đảm bảo mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn hợp lý); tính đầy đủ (đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh); sự đánh giá (đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán và

đánh giá); sự phân loại (đảm bảo việc ghi chép vào đúng tài khoản và số sách

theo chế độ); tính đúng kỳ (ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc cơ sở dồn tích; Quá trình chuyền số và tổng hợp phải chính xác

(số liệu ghi trên số phải được cộng số phát sinh, rút ra số dư cuối kỳ, chuyển

số chính xác, tong hợp và trình bày trên báo cáo tài chính một cách chính

xác) Hiện nay phần mềm kế toán và hệ thống mạng rất phát triển, điều này hỗ trợ rất nhiều cho hệ thông thông tin kế toán phát triên,

1.2.3 Quy trình đánh giá rủi ro

Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác

định = rủi ro kinh doanh, ước tinh độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro

và quyết định các hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được.

Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động

đề xử lý những rủi ro cụ thé hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu

quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác Các rủi ro có thể phát sinh hoặc

thay đối trong các tình huống như:

- Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong

mỗi trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thé dẫn đến những thay đổi

về áp lực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kẻ;

- Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thé có hiểu biết và những trong

tâm khác về KSNB;

- Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan

trọng và nhanh chóng trong hệ thông thông tin có thé làm thay đổi các rủi ro

15

Viên quan đến KSNB;

- Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kế hoạt động quá nhanh

chóng có thé tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị

thât bại;

- Công nghệ mới: Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình sản

xuất kinh doanh hoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong

- Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mói: Việc tham gia

vào các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị

có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB;

- Tái cơ cấu đơn vị: Việc tái cơ câu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay

đổi cơ chế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm thay

đôi rủi ro liên quan đến KSNB;

- Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại

các hoạt động ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể

ảnh hưởng đến KSNB như gia tăng hoặc thay đôi các rủi ro từ các giao

dịch ngoại tệ;

1.2.4 Các hoạt động kiểm soát

1.2.4.1 Các chính sách và thu tục

Các hoạt động kiểm soát liên quan tới một cuộc kiểm toán có thê được

phân loại thành các chính sách và các thủ tục liên quan tới:

- Đánh giá tình hình hoạt động: Các hoạt động kiểm soát này bao gồm việc đánh giá và phân tích tình hình hoạt động thực tế so với kế hoạch, so với

dự báo hay so với tình hình hoạt động của kỳ trước; đánh giá và phân tích mồi

liên hệ giữa các dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về hoạt động và

dữ liệu về tài chính, đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh

các số liệu nội bộ với các nguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình

thực hiện chức năng hay hoạt động.

- Xử lý thông tin: Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin

được sử dụng phố biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát

chung về công nghệ thông tin: (i) Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp

16

dụng cho việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, (ii) Kiểm soát chung về công

nghệ thông tin là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và

hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng

dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thong

thông tin.

- Kiểm soát về mặt vật chất: La các kiểm soát bao gồm:

+ Bao dam an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo

vệ và sử dụng các phương tiện bao dam an toan cho việc tiếp cận tài sản và hồ

sơ tài liệu; Thâm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu.

+ Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong số kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mat, chứng khoán

và hàng ton kho thực tế với số kế toán).

Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhăm ngăn ngừa việc trộm cắp tài sản nên liên quan đến cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc

vào việc tài sản có đễ bị mất cắp hay không.

- Phan nhiệm: Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm

phê duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và bao quan tài sản Việc phân nhiệm

nhằm giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu

sai phạm hoặc gian lận khi thực hiện nhiệm vụ.

1.2.4.2 Các nguyên tắc kiểm soát

Ba nguyên tắc chỉ dao chung trong việc thiết lập hệ thong KSNB có

hiệu quả là phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệp và Phê chuẩn, ủy quyền.

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Trong một tô chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải

được phân công cho tất cả mọi người, không dé trình trang một số người làm

quá nhiều việc trong khi một s6 khác lại không có người làm Theo nguyên tắc

này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thé cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự

chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận

nào có thê kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác.

Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.

- Nguyên tắc bat kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm có

ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.

Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm

phải được tôn trọng:

+ Bat kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.

+ Bat kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc

thực hiện các nghiệp vụ đó.

+ Bat kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sô.

- Nguyên tắc uy quyên và phê chuẩn

Đề thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế

phải được phê chuẩn đúng đắn Trong một tô chức, néu ai cũng làm mọi việc

thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thé của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được

thực hiện qua 2 loại:

- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính

sách chung về những mặt hoạt động cụ thé cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.

- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Phê chuẩn cụ thé được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn

hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.

1.2.5 Giám sát các kiểm soát

Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB một cách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc

18

giám sát các kiểm soát có thé bao gồm các hoạt động như: KTV nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị, Việc giám sát

cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả

theo thời gian.

KTV nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự có thể

tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá

riêng rẽ Thông thường, những người này cung cấp thông tin kịp thời, đều đặn

về hoạt động của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả

của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra

các khuyến nghị dé cải thiện KSNB.

Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đôi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có

thể cho thay các van đề hoặc các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần

được cải thiện.

19

CHƯƠNG 2: THUC TRẠNG HỆ THONG KIEM SOÁT

NOI BỘ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CO PHAN THÀNH ĐÔ TẠI HÀ NỘI

2.1 Khái quát chung về Chi nhánh công ty cỗ phần Thành Đô tại Hà Nội 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty cô phần

Thành Đô tại Hà Nội

- Tên công ty: Chi Nhánh Công ty cô phần Thành Đô tại Hà Nội

- Tên tiếng Anh:Thanh Do Mart Joint Stock Company - Tén viét tat: Thanh Do.JSC

- Trụ sở chính: Số 352, Đường Giải phóng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

- Giấy CNDKKD Số: 0113024639 do Sở kế hoạch va dau tư thành phố

Hà Nội cấp ngày 23 tháng 9 năm 2008

Công ty cô phan Thành Đô được thành lập từ năm 1998 với lịch sử

gần 20 năm trong lĩnh vực bán buôn bán lẻ Hệ thống của Công ty ngày càng

lớn mạnh với chuỗi hệ thong bao gom 11 siêu thị có mặt tại các tỉnh thành khu vực miền Bắc.

Được thành lập từ ngày 23 tháng 09 năm 2008 Chi nhánh Công ty Cô

phần Thành Đô được thành lập theo quyết định của Sở Khoa học và Đầu tư

Thành phó Hà Nội Công ty thành lập với nhiệm vụ ban đầu của công ty là

bán buôn phân phối các sản phẩm độc quyền cho nhãn hang UNILEVER đến

toàn bộ siêu thị khu vực miền bắc

Ngày 02 tháng 12 năm 2008 do yêu cầu của thị trường, Công ty mở

rộng kinh doanh sang các mặt hàng tiêu dùng khác như thực phẩm, đồ dùng văn phong,hang thoi trang,gia dụng Từ những buổi sơ khai mới thành lập,

20

Công ty chỉ có 30 nhân sự cùng nhau đảm nhiệm mọi công việc của Công ty.

Sớm nắm bắt được xu hướng phát triển của xã hội và lựa chọn phát triển,

cung ứng sản phẩm cho các Công ty Từng bước từng bước Thành Đô xâm

nhập thị trường, đưa ra chiến lược kinh doanh, cũng như phân phối các mặt

hàng tiêu dùng cho các nhà phân phối cũng như tới tay người tiêu dùng Và sau 10 năm hoạt động và phát triển công ty đã có I đội ngũ nhân viên khá

đông lên tới hàng trăm nhân viên, từ nhân viên kinh doanh, nhân viên kho,

cho đến đội ngũ kế toán cùng các cấp lãnh đạo Với những chuyên môn, và kỹ

năng của họ luôn làm cho khách hàng những ấn tượng tôt nhất Đội ngũ nhân

viên và quản lý của Công ty Thành Đô luôn được lựa chọn kỹ càng trước khi trải qua quá trình huấn luyện và cập nhật thường xuyên những thành tựu mới

nhất về dịch vụ khách hang,dich vụ chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.

Công ty xem khả năng làm hài lòng khách hàng là thước đo thành công của

chính mình Nhờ đó hơn 10 năm không ngừng phát triển với những nỗ lực hết

mình công ty ngày càng chứng tỏ uy tín của mình trên thị trường Đề thúc đây

cho họat động kinh doanh của công ty, Công ty đã và đang có nhiều chính

sách mới dé cải thiện môi trường kinh doanh,như chiết khấu thương mai,

giảm giá 1 số mặt hang, và khuyến mại với giá ưu đãi Đây chính là chính

sách đúng dan dé công ty phát triển thêm các khách hàng ở các nơi trên thị

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Công ty cổ phần Thành Đô tại

Hà Nội

Hiện nay Chi nhánh Công Ty Thành Đô là tư nhân có tư cách pháp

nhân, có con dấu riêng, được vay vốn và mở tài khoản tại các ngân hàng

nhằm thực hiện các chức năng của một doanh nghiệp thương mại Công ty

luôn tô chức lưu thông hàng hóa một cách tốt nhất, công ty không ngừng phát

triển và trau dồi cũng như hoàn thiện công tác quản lý nhân sự, quản lý tài

chính, quản lý cơ sở vật chất, tiền vốn hàng hóa kinh doanh Công ty vừa là

nhà phân phối hàng hóa cho các kênh siêu thị lớn và nhỏ, đồng thời có cả

hàng hóa bản lẻ cho khách hàng, và tới tay người tiêu dùng.

Dé thực hiện tốt chức năng trên, công ty đã từng bước đi sâu nghiên cứu, nắm bắt nhu cầu của thị trường, và người tiêu dùng nhằm đáp ứng những

chiến lược kinh doanh một cách tốt nhất, là hàng hóa luôn được đảm bảo tới

khách hàng và tới tay người tiêu dùng.

Danh mục các mặt hàng kinh doanh tại siêu thị Thành Đô gồm:

- Kinh doanh hàng thời trang

- Kinh doanh hàng thực phẩm gồm thực phẩm công nghệ và thực

phẩm chế biến.

- Kinh doanh hàng hóa mỹ pham

- Kinh doanh hàng gia dụng

Ngoài ra Chi nhánh còn cho thuê mặt bằng bán sản phẩm với điều kiện các sản pham của cá nhân không được trùng với sản phẩm mà Chi nhánh

đang kinh doanh.

Nhiệm vụ của Chi nhánh là:

- Phát triển dựa trên định hướng hoạt động của ngành, đường lối chủ

trương chính sách của Đảng và Nhà nước Chi nhánh xác định nhiệm vụ chính

trị, kinh doanh trung thực, thực hiện văn minh thương mại, kinh doanh sản

pham dat chat lượng, đạt lợi nhuận cao trên cơ so đáp ứng dược nhu cầu của

khách hàng.

- Thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh là đảm bảo doanh thu, lợi nhuận

đạt hoặc vượt mức kế hoạch đã đề ra, tổ chức công tác hạch toán tài chính kế

toán theo quy định của pháp luật Thực hiện tốt nghĩa vụ với ngân sách Nhà

- Đảm bảo đời sống cho các cán bộ nhân viên, tô chức quản lý lao động hợp lý, quan tâm tới đời sống tỉnh thần một cách toàn diện cho người

lao động, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ

nhân viên để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của tỉnh thần phát triển kinh tế xã hội

của đât nước nói chung, của ngành nói riêng.

t

2.2.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty cô phần

Thành Đô tại Hà Nội

Công ty Cô phan Thành Đô là doanh nghiệp thương mại, với hệ thông

các siêu thị chuyên cung cấp sản phẩm tiêu dùng Đặc điểm của hoạt động

kinh doanh thương mại bao gồm các hoạt động sau:

- Quá trình thu mua hàng hoá: Đầu tiên cần xây dựng kế hoạch đặt

hàng cho siêu thị trên cơ sở tốc độ tiêu thụ của siêu thị; nhân viên mua hàng

lưu giữ kế hoạch đặt hàng dé thực hiện; lập đơn đặt hàng chi tiết theo từng

nhà cung cấp; nhận đơn đặt hàng đã được nhà cung cấp xác nhận; lập kế hoạch thanh toán gửi cho bộ phận kế toán; theo dõi, đôn đốc nhà cung cấp

giao hàng đúng tiến độ cam kết Sau khi thực hiện mua hàng, Công ty thực

hiện nhập hàng về kho, yêu cầu nhập kho này có thê lập thành mẫu hoặc bằng

lời nói theo quy định của Công ty và thực hiện trưng bày hàng hóa tại các kệ

đối với những hàng hóa bán lẻ tại siêu thị.

- Trưng bày hàng hóa trong siêu thị: việc trưng bày hàng hóa phải đảm

bảo được trưng bày trên giá kệ siêu thị một cách khoa học, quy chuẩn, đẹp

mắt, tiện ích cho khách hàng khi lựa chọn Với hoạt động này cần lựa chọn

các khu vực trưng bày hàng hóa theo quy mô và đánh giá khu vực trưng bày

theo các tiêu chí đẹp mắt, quy chuẩn, tiện ích.

- Quá trình tiêu thụ hàng hoá: hoạt động bán hàng phải theo kế hoạch, cụ thé tỉ mỉ, rõ ràng, thông qua đó thường xuyên theo dõi chỉ đạo kiểm tra

đánh giá tình hình thực hiện công tác bán hàng.

- Dự trữ hàng hoá để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được liên tục

Thành Đô đã từng bước xâm nhập thị trường, đưa ra chiến lược kinh

doanh, cũng như phân phối các mặt hàng tiêu dùng cho các nhà phân phối

cũng như tới tay người tiêu dùng trên địa bàn thành pho Hà Nội.

Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Chi nhánh thể hiện cụ thể qua sơ đồ

sau:

Sơ đồ 2.1 Tổ chức kinh doanh của Chi nhánh Công ty cỗ phan

Thành Đô tại Hà Nội

Nguôn: Phòng kinh doanh Công ty Cổ phan Thành Dé

Sau khi nhận được đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh làm

đơn đặt hàng, thông báo lại cho khách hàng để khách hàng xác nhận và

chuyền tiền cho công ty, đồng thời chuyền đơn đặt hàng cho phòng nhập máy

dé làm phiếu xuất bán và chuyền hàng cho khách hàng Sau khi nhập số liệu

vào phan mềm xong, chuyền chứng từ sang phòng kế toán hạch toán.

Đối với xuất hàng cho các siêu thị thành viên thì các siêu thị thành

viên có nhiệm vụ kéo số liệu về, làm phiếu nhập nội bộ Các mặt hàng đó sau

khi chuyền xuống các kho sẽ được kiểm tra một lần nữa về tem mã, tên vật tư

trước khi được bầy bán ở quây.

2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty cỗ phần Thanh Đô

tại Hà Nội

Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận của Chỉ nhánh Công ty cỗ phần Thanh Đô tại Hà Nội như sau:

24

Đại hội đồng cỗ đông

Ban kiêm soát Hội đông quản trị

Sơ đồ 2.2 So đồ bộ máy tổ chức của Công ty

Nguôn: Phòng tổng hợp Công ty Cổ phần Thành Đô

Đại hội đồng co đông: Gồm tat cả các cô đông có quyên biéu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty Quyết định những vấn đề liên quan

đến chiến lược phát triển dài hạn của công ty Các vấn đề thuộc đại hội đồng cô đông quyết định thường là biểu quyết và sẽ được thông qua khi có ít nhất 51% số cô phần có quyên biểu quyết Tỷ lệ cụ thé do điều lệ công ty quy định.

Hội dong quản trị: Là cơ quan quản ly công ty có quyền nhân danh

công ty dé quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vu của công ty trừ những

vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Nhiệm vụ quyền hạn của

Hội đồng quản trị được quy định tại Điều 80 luật doanh nghiệp Hội đồng quan tri bau ra Chủ tịch hội đồng quản tri trong số các thành viên hội đồng

quan tri.

NN

Ban kiểm soát: Thực hiện giám sát hội đồng quản tri, Giám sát trong

việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ

đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Giám đốc: Có nhiệm vụ điều hành công việc kinh doanh hàng ngày

của Chi nhánh, chịu trách sự giám sát của Công ty và Hội đồng quản trị và

trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Hàng năm giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm sơ kết và tổng kết tình hình hoạt

động kinh doanh của Chi nhánh va báo cáo Công ty.

Phó Giám đóc: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc ủy

quyền trực tiếp phụ trách mội số lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ hoặc công việc cụ thể khác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được giao.

Phó giám đốc có chuyên môn vẻ kinh doanh thương mại, kỹ năng quản lý đặc

biệt là quản lý nhân sự, có khả năng thu thập xử lý thông tin để thực hiện các

hoạt động có hiệu quả.

Phòng kế toán: Là một bộ phận quan trọng trong công ty, có nhiệm vụ

tham mưu giúp giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế

toán, hạch toán, thống kê, lập báo cáo tài chính theo quy định.

Phòng kinh doanh: Có chức năng nhiệm vụ thực hiện các hoạt động,

kinh doanh, tìm kiếm đối tác kinh doanh Mọi hoạt động kinh doanh của

phòng kinh doanh đều đảm bảo nguyên tắc có hiệu quả, không vi phạm pháp luật Phòng kinh doanh trực tiếp báo cáo Giám đốc về phương án kinh doanh,

định kỳ hang tháng báo cáo Giám đốc tiễn độ và kết quả kinh doanh Nắm

phương hướng hoạt động kinh doanh mà công ty đề ra đề tìm hiểu nắm bắt

nhu cầu của thị trường và xã hội, ký các hợp đồng mua bán với giá cả và hình

thức thanh toán phù hợp giữa các bên đối tác Tổ chức mua bán các mặt hàng

có đăng ký kinh doanh theo quy định của Nhà nước với các cá nhân đơn vi có

tư cách pháp nhân bằng những phương pháp thích hợp, nam vững tình hình xuất nhập hàng hóa, nhu cầu tiêu thụ, thị hiểu của khách hàng và hàng tồn kho

theo định kỳ dé xuất bổ khuyết kịp thời các biện pháp tiêu thụ.

Phòng TT: Có trách nhiệm tạo mã cho các sản phẩm bán tại siêu thị.

Nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp cho Công ty, đồng

26

thời quản lý va bảo vệ toàn bộ dữ liệu số sách , chứng từ , báo cdo, trên phần mềm cho công ty.

Phòng Hành chính nhân sự: Giúp Giám đốc về mô hình, cơ cấu, bộ

máy kinh doanh của công ty nhằm phát huy cao nhất năng lực của đơn vị Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức bộ máy, phương thức hoạt động, mối quan hệ công tác giúp giám đốc quản lý cán bộ công nhân viên về các vấn đề chủ trương, tiêu chuẩn nhận xét, quy hoạch, điều

động và tổ chức các chính sách của người lao động (nâng lương, khen thưởng,

đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, BHXH) Xây dựng mức chỉ phí tiền lương của công ty Khuyến khích các định mức, thực hiện khoán có thưởng, nghiên cứu

những hình thức lao động phù hợp Thực hiện hướng dẫn công tác an toàn lao

động và chăm lo phục vụ hành chính quản trị văn phòng công ty.

Bộ phận kinh doanh siêu thị: Gồm Giám đốc siêu thị và những ngườigiúp việc có trách nhiệm đặt hàng và tìm kiếm các nhà cung cấp đưa hàng vào

siêu thị, xây dựng đơn giá hàng hóa Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về

toàn bộ tình hình kinh doanh siêu thị.

- Trưởng ngành hàng chịu trách nhiệm trước giám đốc về tất cả các

hoạt dộng các vấn đề phát sinh của quây, tổ chức phân công và kiểm tra giám

sát các nhiệm vụ được giao của nhân viên bán hàng trực thuộc quay cua minh,

xử lý các van dé nay sinh thuộc phạm vi thâm quyền của mình.

- Nhân viên bán hàng có chức năng bán hàng, tổ chức trưng bày hàng

hóa và phục vụ khách hàng, tư vấn cho khách hàng, có trách nhiệm quản lý tốt hàng hóa trong phạm vi được phân công, phải thu thập nhận biết các nhu

cầu, phản ánh của khách hàng đến người quản lý.

- Nhân viên an ninh có chức năng hướng dẫn khách hàng vào mua hàng

thực hiện đúng nội quy của siêu thị, bảo vệ hàng hóa tài sản của siêu thị, đảm

bảo các van dé an ninh trật tự trong siêu thị, giúp khách hàng vận chuyển hàng

hóa ra ngoài siêu thị và phối hợp với các bộ phận khác để xử lý vi phạm.

- Nhân viên thu ngân có chức năng kiểm tra hàng hóa, xem hàng hóa

có mã vạch hay không, tô chức thanh toán cho khách hàng, tính hóa đơn và tiếp nhận tiền của khách hàng rồi nộp tiền cho phòng kế toán.

2d

Từ sự phân công rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

trong của Công ty và dé thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trên rất cần sự nỗ lực của các nhân viên trong các phòng ban.

2.2.5 Kết quả kinh doanh của Chi nhánh Công ty cỗ phần Thành Đô tại

Hà Nội

Từ khi được thành lập cho đến nay thì hoạt động kinh doanh của Chi

nhánh Công ty cô phần Thành Đô tại Hà Nội luôn đạt được kết quả kinh doanh tốt, kết quả về doanh thu và lợi nhuận của Công ty tăng lên đáng kể.

Doanh thu từ hoạt động kinh doanh của Chi nhánh tăng tương đối đều.

Năm 2016 tăng lên 232.980 triệu đồng, tương ứng tăng 129,77% so với năm 2015 Doanh thu trong năm 2016 tăng mạnh là do Công ty đã tiến hành mở

rộng quy mô kinh doanh, mở thêm | tang của siêu thị dé phục vụ khách hàng Đến năm 2017 doanh thu tăng 17,93% tương ứng đạt 274.752 triệu đồng.

Ngoài doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thì Công ty cũng có thêm

khoản doanh thu từ hoạt động tài chính, khoản doanh thu này tăng lên nhanh

chóng trong giai đoạn 2015-2017 thé hiện hoạt động tài chính của Công ty đã

đạt được kết quả cao Cụ thé năm 2015 doanh thu từ hoạt động tài chính mới

đạt 609 triệu đồng; đến năm 2016 doanh thu từ hoạt động này đã tăng lên

1.655 triệu đồng (171,53%) và năm 2017 tổng doanh thu là 4.061 triệu đồng,

tương ứng tăng 145,29% so với năm 2016.

Về chi phí Chi nhánh có chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hang,

chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và các chi phí khác Trong đó

giá vốn hàng bán của Công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất và tăng dần khi SỐ

lượng hàng hóa được bán ra ngày càng tăng Cụ thé năm 2015 giá vốn hàng

bán của Công ty là 94.006 triệu đồng, năm 2016 tăng 133,96% đạt mức

219.933 triệu đồng và đến năm 2017 đã tăng lên 261.952 triệu đồng (tăng

19,11% so với năm 2016).

28

Bảng 2 1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cô phan Thanh Đô từ 2015 — 2017

Đơn vị: 1000 đồng

Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 HH =—2016/2015 2017/2016

Doanh thu bán hàng và cung câp dịch vụ 101.395.509 232.980.566 274.752.121 129,77 L793

Các khoản giảm trừ doanh thu 6.142.152 + :

Doanh thu hoạt động tài chính 609.855 1.655.960 4.061.886 [7-1 95) 145,29

Giá vốn hàng bán 94.006.203 219.933.626 261.952.310) 133,96 19,11

Chi phí bánh n 4.354.739 4.812.342 6.525.465 10,51 35,60

Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.326.387 7.184.007 7.296.752 115,97 ad

Chi phi tai chinh 638.503 2.909.438) 2.760.059 355,67 -5,13

Trong đó: Chi phí lãi vay 638.503 | 2.909.438) 2.760.059 355,67 -5,13

LN từ hoạt động kinh doanh -320.467 185.283 273.278 - 157,82 47,49