GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng nhiều thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt Trước tình hình đó, các nhà quản lý đang tìm kiếm những phương thức quản lý nhằm quản trị hiệu quả các hoạt động trong doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ là phương sách quản lý hữu hiệu, mang tính khách quan đáp ứng nhu cầu quản lý trong môi trường kinh doanh có nhiều thay đổi và giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định.
Kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình Kiểm soát nội bộ hữu hiệu đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin , đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy định hoạt động của tổ chức và pháp luật, hướng tới đạt được mục tiêu đặt ra… Trong thời kỳ hiện đại, vai trò của kiểm soát nội bộ không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo mà còn mở rộng sang cả vai trò hỗ trợ và tạo giá trị gia tăng cho doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ tốt gây dựng lòng tin cho nhà đầu tư về sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây lắp Ngành xây lắp có đặc thù là kết cấu sản phẩm đa dạng, tính chất phức tạp, quy mô lớn, địa bàn hoạt động tương đối phân tán, thời gian thi công kéo dài, chứng từ luân chuyển chậm chi phối đến công tác kiểm soát chi phí tại đơn vị Quá trình tập hợp chi phí thường kéo dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào từng giai đoạn thi công Do đó,kiểm soát chi phí xây lắp là việc cần thiết đối với công ty, giúp công ty vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng và từ đó tăng sức cạnh tranh của công ty trên thương trường Hiện nay, kiểm soát nội bộ tại
Công ty Long Việt chủ yếu hoạt động với chức năng kiểm tra các thông tin quá khứ về kinh tế tài chính, tìm nguyên nhân của những sai phạm đã xảy ra mà chưa thực sự chú trọng vào việc dự đoán rủi ro có thể xảy ra trong tương lai hay có các biện pháp phòng ngừa hữu hiệu Những lỗ hổng trong kiểm soát nội bộ của Công ty có thể kể đến như: Một số quy trình hoạt động tại Công ty chưa được xây dựng đầy đủ và không được văn bản hóa rõ ràng như quy trình đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát và giám sát còn tiềm ẩn nhiều hạn chế do việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa linh hoạt dẫn đến việc ra quyết định quản lý không được kịp thời, chính xác và hiệu quả Trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay, kiểm soát nội bộ tại Công ty Long Việt cần phải được chú trọng nâng cao về mặt trình độ chuyên môn của nhân lực cũng như cần phải hệ thống hóa khoa học để phục vụ hiệu quả cho quản lý của doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, tác giả lựa chọn Đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn thạc sĩ của mình Căn cứ vào đặc điểm chung của các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng cũng như những vấn đề cụ thể tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt, Tác giả Luận văn mong muốn đưa ra được những giải pháp phù hợp giúp Công ty đạt được những mục tiêu đề ra.
Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với quản lý luôn được coi là đề tài thu hút sự quan tâm, chú ý kể cả trong hoạt động thực tiễn cũng như trong lý luận. Cho đến nay, có rất nhiều các tài liệu nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các ngành, lĩnh vực với những nội dung cụ thể khác nhau Các kết quả nghiên cứu đều có tính ứng dụng cao, đặc biệt với những giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính hay kiểm soát chi phí là rất cần thiết với các công ty Qua quá trình tham khảo các công trình nghiên cứu có thể chia thành 02 nhóm đề tài sau:
Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các chuyên ngành và các lĩnh vực cụ thể Phạm vi của nhóm đề tài này thường lớn, đứng trên phương diện vĩ mô của ngành và lĩnh vực để phát hiện ra những tồn tại mang tính chất chung để đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề Các giải pháp này có thể phù hợp với các bộ và tổng công ty có quy mô lớn Trong các đề tài này, các tác giả đã hệ thống hoá được các lý luận chung về kiểm soát nội bộ, phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế cũng như vận hành kiểm soát nội bộ
Các công trình nghiên cứu tiêu biểu như: Luận văn Tiến sĩ “Tổ chức kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ quốc phòng” năm 2011, của
Tác giả Phạm Bính Ngọ Đề tài đã nêu được đặc điểm của các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ quốc phòng với tổ chức kiểm soát nội bộ, đã tìm hiểu và đúc rút được các kinh nghiệm quốc tế về tổ chức kiểm soát ngân sách trong các đơn vị quân đội Luận văn Thạc sỹ“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam” năm 2011, của
Tác giả Nguyễn Thu Hoài Đề tài đã nêu ra được đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty xi măng, đề cập tới kiểm soát nội bộ trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin từ đó đánh giá được thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện Luận văn Tiến sĩ
“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” năm
2012, của Tác giả Bùi Thị Minh Hải Đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong ngành may mặc, phân tích các đặc điểm của ngành may mặc có ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp để từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong ngành may mặc.
Thứ hai, nhóm các đề tài nghiên cứu hoàn thiện kiểm soát nội bộ giới hạn trong một nội dung cụ thể, một đối tượng quản lý, đặc biệt là quản lý chi phí.Mục tiêu nghiên cứu của nhóm đề tài này hướng vào một công ty cụ thể có tính chất đặc thù cao, đánh giá thực trạng và đưa ra các giải để hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí tại một công ty nhất định Các giải pháp mà các công trình thuộc nhóm đề tài này đưa ra khi áp dụng vào công ty mà công trình nghiên cứu rất phù hợp và có tính ứng dụng cao trong thực tế của công ty.
Một số công trình nghiên cứu tiêu biểu như: Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9” năm 2010 của Tác giả Nguyễn Thị Minh; Luận văn thạc sĩ
“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần Sản xuất Bê tông C.K” năm 2010 của Tác giả Trần Thị Hạnh; Luận văn thạc sĩ
“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty
Cổ phần Xây dựng và Đầu tư 492” năm 2010 của Tác giả Đặng Thuý Anh;
Luận văn thạc sỹ “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Bộ Quốc Phòng”năm 2010, của Tác giả Nguyễn Thị Tuyết
Một số các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí của các doanh nghiệp trong ngành xây dựng của các tác giả như: Luận văn Thạc sỹ“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty
Cổ phần Đầu tư Xây dựng số 4 – Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội” năm 2010, của Tác giả Đinh Việt Cường Luận văn Thạc sỹ“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty xây dựng Tasco” năm 2013, của Tác giả Phan Thị Thanh Loan Trong các đề tài này, các tác giả lựa chọn quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) làm định hướng cho việc xác định các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát Tác giả lựa chọn theo quan điểm của COSO là định hướng cho việc xác định các yếu tố cấu thành KSNB tại Công ty Long Việt Theo đó, các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ bao gồm: Môi trường kiểm soát, qui trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, thủ tục kiểm soát và giám sát.
Như vậy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các ngành khác nhau với nhiều khía cạnh và góc độ khác nhau, tuy nhiên đây vẫn là đề tài được nhiều đối tượng quan tâm Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty là rất cần thiết, nhất là trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay Mỗi công ty có một đặc thù sản xuất kinh doanh riêng biệt, nên hiệu quả của kiểm soát nội bộ đem lại cho từng đối tượng cũng khác nhau Chưa có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt Vì vậy, Tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng Long Việt” để nghiên cứu Căn cứ vào đặc điểm chung của các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng cũng như những vấn đề cụ thể tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt, Tác giả mong muốn đưa ra các giải pháp có thể áp dụng trong thực tiễn nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát là nghiên cứu thực tế kiểm soát nội bộ đối với kiểm soát chi phí xây lắp, từ đó đưa ra được các đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt Việc kiểm soát tốt chi phí xây lắp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành, gia tăng lợi nhuận từ đó đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty, qua đó góp phần nâng cao vị thế của Công ty trên thương trường.
Luận văn hướng tới các mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau:
- Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ trong mối quan hệ với kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp; phân tích đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp có ảnh hưởng tới KSNB;
- Nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt; đánh giá mức độ hữu hiệu của kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt;
- Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty.
Câu hỏi nghiên cứu
Câu hỏi 1: Nội dung của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp? Câu hỏi 2: Thực trạng các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây dựng Long Việt đối với kiểm soát chi phí xây lắp? Các ưu điểm và tồn tại của kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt?
Câu hỏi 3: Giải pháp cho những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt Cụ thể, đề tài nghiên cứu hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí xây lắp là: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thi công.
Phạm vi thu thập dữ liệu là một số công trình xây lắp do Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt thực hiện trong khoảng thời gian từ năm 2015 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu được thực hiện đó là: tổng hợp, phân tích, bên cạnh phương pháp khảo sát Tác giả thực hiện thiết kế bảng câu hỏi để điều tra kết hợp với phỏng vấn sâu tại Công ty Tác giả thực hiện phát phiếu điều tra cho
30 cán bộ, nhân viên Công ty Trong 30 phiếu gửi tới các cán bộ nhân viên công ty, tác giả thu về được 27 phiếu (tỷ lệ trả lời 90%) Kết quả điều tra được trình bày tại mục 4.1 và Phụ lục, từ đó làm cơ sở để đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại đơn vị Bên cạnh việc phát phiếu điều tra, tác giả tiến hành phỏng vấn sâu một số cán bộ lãnh đạo chủ chốt trong công ty về việc thiết kế kiểm soát nội bộ.
Nguồn dữ liệu sử dụng:
Luận văn sử dụng cả nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp Cụ thể:
- Nguồn dữ liệu thứ cấp: Luận văn sử dụng nguồn dữ liệu thu thập từ các tài liệu và thông tin nội bộ của Công ty, bao gồm các báo cáo tổng kết, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, các báo cáo kế toán quản trị về chi phí của Công ty, các báo cáo thanh tra, kiểm tra của các cấp từ năm 2015 đến nay Bên cạnh đó Tác giả cũng tìm hiểu, nghiên cứu toàn bộ hệ thống các văn bản, qui chế, quy định của Công ty để vận hành kiểm soát nội bộ, từ đó phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty.
- Nguồn dữ liệu sơ cấp: Các dữ liệu sơ cấp được thực hiện điều tra bằngBảng câu hỏi điều tra kết hợp với phỏng vấn sâu và quan sát Công ty Từ các kết quả điều tra, quan sát và phỏng vấn, Tác giả tổng hợp thành các bảng mô tả,đánh giá, phân tích, tổng hợp, so sánh nhằm đánh giá được thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty.
Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Về mặt lý luận, Luận văn làm rõ các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp nói chung Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì kiểm soát nội bộ thực sự là một công cụ kiểm soát hữu hiệu chi phí giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.
Về mặt thực tiễn, kết quả nghiên cứu của Luận văn mang ý nghĩa thiết thực trong việc góp phần hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí không chỉ với Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt mà có thể ứng dụng trong các doanh nghiệp xây lắp có điều kiện tương tự Quá trình phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ gắn với các yếu tố chi phí xây lắp giúp doanh nghiệp nhận thấy rõ những tồn tại, hạn chế trong hoạt động của mình cùng những nguyên nhân của những hạn chế đó để từ đó đưa ra được những giải pháp thiết thực góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống này.
Kết cấu của Luận văn
Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp xây lắp
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu thực trạng và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.1.1 Khái niệm và bản chất của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị Các hoạt động kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để giám sát, điều chỉnh quá trình hoạt động của đơn vị nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Khái niệm kiểm soát nội bộ được hình thành từ thực tiễn quản lý và được hệ thống hóa thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức Qua quá trình tìm hiểu, tác giả đã được tiếp nhận rất nhiều những quan điểm về kiểm soát nội bộ từ các tổ chức Cụ thể là:
Theo quan điểm của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA
– American Institute of Certificated Public Accountant):
Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là: “Hệ thống kế hoạch, tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của thông tin kế tóan, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đặt ra”
Theo quan điểm này, kiểm soát nội bộ có vai trò chủ yếu trong ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản và đảm bảo việc thực thi luật pháp của đơn vị
Theo quan điểm của Hiệp hội các tổ chức tài trợ (COSO – Committee of Sponsoring Organization):
COSO được thành lập năm 1987 là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận về lập báo cáo tài chính (TreadWay Commission). Hiệp hội này được thành lập từ các tổ chức nghề nghiệp khác nhau (bao gồm: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA)) với mục đích nghiên cứu, thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau COSO đã công bố một hệ thống tiêu chuẩn đầy đủ giúp các tổ chức có thể đánh giá quá trình kiểm soát của họ nhằm tìm giải pháp hoàn thiện Báo cáo của COSO có tiêu đề: Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Intergrated Framework) đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau:
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
Các luật lệ và quy định được tuân thủ;
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” [1,tr186]
Báo cáo của COSO được chấp nhận rộng rãi và rất thiết thực trong việc thiết lập và thực hiện kiểm soát nội bộ để các tổ chức có thể đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của họ Khái niệm về kiểm soát nội bộ của COSO tương đồng với khái niệm kiểm soát nội bộ theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế (ISA 315) do Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) ban hành sau này.
Theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC – International Federation of Accountants):
Theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế số 315 (ISA 315) về “Hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trường doanh nghiệp và đánh giá rủi ro có trọng yếu” của
Liên đoàn Kế toán quốc tế, kiểm soát nội bộ là “ một quá trình được thiết kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động cùng hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ”.
Theo đó, kiểm soát nội bộ được hiểu là một quá trình, bởi kiểm soát nội bộ không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đề ra của đơn vị
Trên cơ sở tổng hợp các quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, ta có thể rút ra bản chất của kiểm soát nội bộ dựa trên bốn khía cạnh là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
Kiểm soát nột bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát được gắn kết với nhau thành một thể thống nhất từ lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Các hoạt động kiểm soát này được diễn ra hàng ngày và được vận hành liên tục trong mọi bộ phận của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Kiểm soát nội bộ không chỉ dừng lại ở những chính sách, thủ tục và biểu mẫu mà còn có sự tham gia của các thành viên trong đơn vị, bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên trong đơn vị Tất cả mọi thành viên đều là những người góp phần định ra các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng nhằm hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối thực hiện được các mục tiêu đề ra của tổ chức Bởi luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành qui trình kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu Bên cạnh đó,quyết định của kiểm soát nội bộ còn ảnh hưởng bởi nguyên tắc cơ bản: sự đánh đổi lợi ích – chi phí, chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát Do đó, mặc dù người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát vượt quá lợi ích mong đợi thì họ vẫn không sử dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro Vì vậy, kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện rủi ro nhưng không đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.
Kiểm soát nội bộ đảm bảo mục tiêu tổ chức Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm tính trung thực và đáng tin cậy Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo chấp hành luật pháp và các quy định Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn hướng các thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, nội quy qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả, kiểm soát nội bộ hướng đến sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị…
2.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp
Vai trò cơ bản của kiểm soát nội bộ là đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp Theo Quy định số 36/2006/QĐ-NHNN ban hành ngày 01/08/2006, mục tiêu của kiểm soát nội bộ là thực hiện các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức thông qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:
− Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lí, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn và có hiệu quả.
− Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.
− Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các cơ chế, quy trình, quy định nội bộ.
Lý luận chung về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chi phí xây lắp trong các
trong các doanh nghiệp xây lắp
2.2.1 Đặc điểm chung của ngành xây dựng ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ về chi phí
2.2.1.1 Đặc điểm của hoạt động xây lắp với kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp xây lắp hiểu theo cách chung nhất là những doanh nghiệp sản xuất, lắp đặt với sản phẩm là các công trình đầu tư xây dựng cơ bản như: nhà ở, văn phòng, trung tâm thương mại, đường giao thông,… Các sản phẩm của doanh nghiệp xây lắp có ý nghĩa to lớn vì chúng góp phần tăng thêm năng lực sản xuất cho nền kinh tế, phát triển nền kinh tế quốc dân, góp phần đưa đất nước tiến nhanh trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa So với các ngành sản xuất khác, ngành xây dựng cơ bản có những đặc điểm về kinh tế kỹ thuật riêng biệt, thể hiện qua sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành Điều này chi phối đến công tác kiểm soát nội bộ về kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp bao gồm các yếu tố sau:
Thứ nhất, các doanh nghiệp xây lắp hoạt động sản xuất phân tán
Do nhu cầu phát triển kinh tế xã hội ở từng khu vực, từng tỉnh thành phố khác nhau trong địa bàn cả nước nên hoạt động xây dựng của doanh nghiệp được tiến hành trên các địa bàn rộng lớn, thậm chí có thể thi công ở nước ngoài. Trong quá trình sản xuất, công ty phải tiến hành di chuyển lực lượng thi công, các yếu tố sản xuất, máy móc, thiết bị sản xuất, con người… đến nơi trực tiếp thi công Vấn đề này đặt cho các nhà quản lý những câu hỏi liên quan đến việc kiểm soát các nguồn lực như chi phí nhân công, tài sản cố định, máy móc thiết bị thi công đảm bảo thời gian và kỹ thuật
Thứ hai, sản phẩm xây lắp là một loại sản phẩm đặc thù
Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ Mỗi đối tượng xây lắp là từng công trình, hành mục công trình, đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật, kết cấu,địa điểm xây dựng thích hợp Vì vậy, khi thi công xây lắp, nhà thầu phải luôn thay đổi phương thức tổ chức thi công, biện pháp thi công sao cho phù hợp với đặc điểm của từng loại sản phẩm xây lắp, đảm bảo cho việc thi công mang hiệu quả kinh tế cao nhất và sản xuất được liên tục Từ đặc điểm này, kế toán phải tính đến việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành và tính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt (từng công trình, từng hạng mục công trình) hoặc từng nhóm sản phẩm xây lắp nếu chúng được xây dựng theo một thiết kế mẫu và trên một địa điểm nhất định.
Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài Quy trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn chia thành nhiều công việc khác nhau Giữa các công đoạn lại quan hệ mật thiết với nhau từ khâu khảo sát, thiết kế, thẩm định, thi công giám sát… Do tính chất đặc biệt của các công trình xây dựng cơ bản, mỗi khâu đều có các quy định, tiêu chuẩn cụ thể do cơ quan trách nhiệm của Nhà nước ban hành Công ty phải nghiêm túc tuân thủ và thực hiện theo các quy định đã được ban hành và phải có quy trình kiểm soát chi phí theo từng hạng mục công trình cụ thể.
Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không thể hiện rõ Sản phẩm xây lắp khi hoàn thành không nhập kho như các ngành sản xuất kinh doanh khác Sản phẩm này tiêu thụ chỉ qua thủ tục bàn giao giữa hai bên chủ đầu tư và nhà thầu, trên cơ sở nghiệm thu thanh toán khối lượng dựa trên dự toán thiết kế và dự toán thi công Dự toán chi phí xây lắp được lập căn cứ vào hồ sơ thiết kế, hệ thống định mức, kinh nghiệm thi công của các công trình trước và khảo sát thực tế mặt bằng thi công để đưa ra dự tính cụ thể Dự toán luôn được các nhà quản lý kỳ vọng về mức độ chính xác, và là công cụ để các nhà quản lý quyết định Chính vì vậy, kiểm soát dự toán là công việc quan trọng để đảm bảo độ tin cậy của dự toán Dự toán có độ tin cậy càng cao thì việc kiểm soát chi phí xây lắp sẽ càng sát thực thế hơn.
Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, các điều kiện sản xuất như xe máy, thiết bị thi công, người lao động, phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm, địa điểm xây dựng luôn thay đổi theo địa bàn thi công Do đó, sẽ có nhiều khoản chi phí phát sinh đi kèm khó kiểm soát như: chi phí điều động công nhân, điều động máy móc thi công, chi phí xây dựng các công trình tạm thời (lán trại, nhà tạm…) Công ty cần quản lý tốt các chi phí phát sinh để không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Thứ ba, hoạt động xây lắp chịu ảnh hưởng của các điều kiện tự nhiên
Hoạt động sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu nhiều ảnh hưởng trực tiếp của các yếu tố môi trường thời tiết, do đó việc thi công xây lắp mang tính thời vụ và có nhiều rủi ro bất ngờ dẫn đến thiệt hại như phá đi làm lại, ngừng sản xuất Việc kiểm soát chi phí xây lắp, chi phí thiệt hại là một nội dung không thể thiếu trong kiểm soát Nếu chi phí thiệt hại lớn sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành xây lắp và lợi nhuận của công ty Khi xảy ra thiệt hại dẫn đến ngừng sản xuất, cần phải khảo sát mức thiệt hại thực tế tại công trình, số tiền thiệt hại để kiểm soát chi phí thiệt hại được tốt hơn Chi phí thiệt hại cũng có thể kiểm soát được bằng cách chủ động trong công tác thi công, giám sát chặt chẽ những biến động để hạn chế đến mức thấp nhất những ảnh hưởng của nó, đôn đốc việc bảo vệ tài sản tại công trình.
Thứ tư, hoạt động xây lắp cần có sự đầu tư lớn về vốn
Sản phẩm xây dựng thường có kích thước lớn, thời gian xây dựng lâu dài, kết cấu của sản phẩm phức tạp Từ đặc điểm này đòi hỏi doanh nghiệp xây lắp phải có sự đầu tư rất lớn về vốn Ngoài ra, chu kỳ sản xuất dài, vốn bỏ vào dễ bị ứ đọng, gây lãng phí, hoặc ngược lại nếu thiếu vốn sẽ làm công tác thi công bị gián đoạn, kéo dài thời gian xây dựng Vì vậy, việc đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn trong hoạt động xây lắp luôn được ưu tiên xem xét hàng đầu
2.2.2 Mục tiêu kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp
Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như chi phí dài hạn của doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các chi phí, đặc biệt nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.
Chi phí cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí cho tiết kiệm, hiệu quả nhất Quản lý chi phí bao gồm: tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho doanh nghiệp trong từng thời kỳ; thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với doanh nghiệp; kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích. Để kiểm soát, quản lý chi phí hiệu quả thì mục tiêu, yêu cầu của kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp phải xác định được.
Về mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất: Đánh giá tính hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty; khuyến khích đo lường sự tuân thủ các chính sách của công ty; giúp Ban quản trị công ty chống gian lận và giảm thiểu việc sử dụng các khoản chi không hiệu quả; tăng sự chính xác và đáng tin cậy của việc ghi chép số sách kế toán; thực hiện chức năng tự giám sát; tạo giá trị gia tăng cho tổ chức.
Về yêu cầu của kiểm soát chi phí sản xuất: Thiết kế và duy trì được thủ tục kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất.
2.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với một số khoản mục chi phí xây lắp
2.2.3.1 Đặc điểm của chi phí xây lắp với kiểm soát chi phí
Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động vật hoá và hao phí lao động sống mà doanh nghiệp xây lắp phải tiêu dùng trong một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp
Trong doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, các chi phí sản xuất bao gồm nhiều loại có tính chất kinh tế khác nhau, do đó yêu cầu quản lý nói chung và kiểm soát nói riêng đối với từng loại chi phí cũng khác nhau Việc kiểm soát chi phí không thể chỉ dựa vào số liệu phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất mà còn phải căn cứ vào từng loại chi phí riêng biệt để phục vụ và phân tích toàn bộ chi phí sản xuất hoặc từng yếu tố kinh tế ban đầu của chúng theo từng công trình, hạng mục công trình, theo từng nơi phát sinh chi phí và nơi chịu chi phí
Tùy theo yêu cầu quản lý, đối tượng cung cấp thông tin, giác độ xem xét chi phí mà chi phí sản xuất được phân loại theo những cách khác nhau Do các đặc thù của ngành xây dựng cơ bản nói trên, kế toán trong doanh nghiệp xây lắp thường tập hợp chi phí theo cách phân loại dựa trên khoản mục chi phí, theo đó chi phí sản xuất được chia thành bốn khoản mục sau: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT
Giới thiệu về Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt thuộc Tập đoàn Hòa Phát Công ty có tư cách pháp nhân, quyền và nghĩa vụ dân sự, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của Nhà nước Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG LONG VIỆT, được thành lập ngày 24 tháng 11 năm 2009 theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế số: 0104265427 do Sở kế hoạch và đầu tư (KH&ĐT) Thành phố Hà Nội cấp ngày 24/11/2009, thay đổi lần thứ 05 ngày 08/03/2013.
Vốn điều lệ: 60.000.000.000 (Sáu mươi tỷ đồng)
Địa chỉ: Tầng 5A tòa nhà 257 đường Giải Phóng, phường Phương Mai, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Website: www.longviet.com.vn
Công ty Cổ phần Xây dựng Long Việt là một doanh nghiệp xây dựng chuyên thi công các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi trên khắp lãnh thổ Việt Nam
Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty từng bước khẳng định được thương hiệu của mình thông qua chất lượng sản phẩm Với năng lực tài chính kết hợp đội ngũ cán bộ gồm nhiều kỹ sư dày dạn kinh nghiệm thi công các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông vận tải và hạ tầng kỹ thuật đã được trưởng thành trong các doanh nghiệp xây dựng có uy tín của Việt Nam, Công ty đã từng bước khẳng định được thương hiệu của mình qua các dự án công trình trọng điểm trong nước như: Khu liên hợp sản xuất gang thép Hòa Phát, nhà máy xi măng Hòa Phát, Khu công nghiệp Phố Nối A, Khu công nghiệp Hòa Mạc…
Trong quá trình hình thành và phát triển Công ty đã luôn hoàn đảm bảo ô An toàn – Chất lượng – Tiến độ ằ của cỏc cụng trỡnh, và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước
Bảng 3.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty Đơn vị tính: đồng
Số tiền Chiếm tỉ lệ % Số tiền Chiếm tỉ lệ % +/- %
(Nguồn: Phòng tài chính, kế toán – Công ty Long Việt)
Bảng 3.2: Một số chỉ tiêu tài chính
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Chênh lệch
Hệ số thanh toán ngắn hạn
(= tài sản ngắn hạn/ nợ ngắn hạn) 1.72 1.31 -0.41 -23.84%
(= nợ phải trả/ tổng nguồn vốn x100) 41,68% 65,11% 23,43%
Tỷ suất tự tài trợ 109,75% 27,75% -82,00%
(= vốn CSH/ tổng nguồn vốn x100)
(Nguồn: Phòng tài chính, kế toán – Công ty Long Việt)
Tỷ suất nợ năm 2016 tăng so với năm 2015 là 23,43% chứng tỏ khả năng tự chủ của Công ty giảm, điều này có thể lý giải do Công ty phải vay ngắn hạn nhiều trong năm 2016 do nhiều công trình dở dang chưa quyết toán được làm ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của Công ty Để khắc phục điều này, Công ty bắt buộc phải tăng vay ngắn hạn Vay ngắn hạn tăng góp phần làm tăng tổng nguồn vốn năm 2016 tăng so với năm 2015 là 53.212.688.936 đồng, tương đương 68,45%, điều này chứng tỏ Công ty đã huy động được một nguồn vốn dồi dào đáp ứng nhu cầu mở rộng và đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Nợ phải trả cao, nợ quá hạn nhiều, không trả được nợ do không thu hồi được vốn đầu tư đang là một vấn đề nóng trong hoạt động quản lý tại Công ty.
Vì vậy, việc đánh giá hiệu quả sử dụng vốn của Công ty trong hoạt động sản xuất luôn được ưu tiên xem xét.
3.1.2 Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần xây dựng Long Việt
Công ty Long Việt chuyên thi công các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi trên khắp lãnh thổ Việt Nam.
Các lĩnh vực kinh doanh của Công ty:
- Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng;
- Lắp đặt hệ thống xây dựng khác, bao gồm: lắp đặt hệ thống thiết bị khác không thuộc về điện, hệ thống lò sưởi và điều hòa nhiệt độ hoặc máy móc công nghiệp trong ngành xây dựng và xây dựng dân dụng; lắp đặt hệ thống thiết bị điện trong ngành xây dựng và xây dựng dân dụng);
- Phá vỡ và chuẩn bị mặt bằng; lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lắp đặt hệ thống lò sưởi và điều hòa không khí;
- Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác, bao gồm:
+ Hoạt động xây dựng chuyên dụng trong một bộ phận thông thường khác về thể loại cấu trúc, yêu cầu phải có kỹ năng riêng chuyên sâu hoặc phải có thiết bị dùng riêng như:
+ Xây dựng nền móng của tòa nhà, gồm đóng cọc, thử độ ẩm và các công việc thử nước, chống ẩm các tòa nhà, chôn chân trụ, dỡ bỏ phần thép không tự sản xuất, uốn thép, xây gạch và đặt đá, lắp mái bao phủ toàn nhà, dựng giàn giáo và các công việc tạo dựng mặt bằng dỡ bỏ hoặc phá hủy các công trình xây dựng, giỡ bỏ ống khói và nồi hơi công nghiệp, các công việc đòi hỏi chuyên môn cần thiết như kỹ năng trèo và sử dụng các thiết bị liên quan, các công việc dưới bề mặt; Xây dựng bể bơi ngoài trời; Thuê cần trục có người điều khiển.
- Xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng bao gồm: Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ, xây dựng công trình công ích, xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác (bao gồm: xây dựng các công nghiệp, xây dựng đường hầm); Xây dựng nhà các loại; Hoàn thiện công trình xây dựng.
Cũng giống như tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, hoạt động sản xuất của Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt là sản xuất theo đơn đặt hàng, và quy trình để thực hiện một đơn hàng từ khâu tiếp nhận tới hoàn thành ban giao được thực hiện theo quy trình sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị
Giai đoạn 2: Giai đoạn thi công
Giai đoạn 3: Giai đoạn kết thúc
Sơ đồ 3.1: Quy trình sản xuất chung của Công ty
(Nguồn: Phòng Kinh tế, kế hoạch – Công ty Long Việt)
Thực trạng kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát tại Công ty Long Việt chịu ảnh hưởng từ các nhân tố bên trong doanh nghiệp như: tính chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, cam kết về năng lực của nhân viên, hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát, trong đó, nhân tố có ảnh hưởng đáng kể nhất đến kiểm soát nội bộ là nhận thức, quan điểm, triết lý, phong cách điều hành của nhà quản lý của doanh nghiệp.
Về tính chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý
Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả kiểm soát nội bộ, nó thể hiện thông qua sự coi trọng vai trò của kiểm tra kiểm soát đối với các hoạt động của đơn vị Với quan điểm tiếp cận các công cụ quản lý hiện đại nhằm thúc đẩy sự phát triển và tăng trưởng, nhà quản lý Công ty Long Việt đã xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO 9001:2000, ISO 9001:2008) vào hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Trong hệ thống quản lý của ISO bao gồm rất nhiều tài liệu chính thức bằng văn bản để hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động diễn ra tại đơn vị một cách tốt nhất Với hệ thống ISO thì bộ máy kiểm soát và cách thức kiểm tra kiểm soát các mặt hoạt động của doanh nghiệp được xác định rõ ràng và thống nhất xuyên suốt quá trình thực hiện.
Hiện nay Công ty Long Việt chưa có quy định bằng văn bản cụ thể về các chuẩn mực đạo đức, quy tắc ứng xử trong công việc để tạo nên một văn hóa riêng cho Công ty Song, các nhà quản lý Công ty luôn ý thức được rằng sự chính trực và giá trị đạo đức luôn là một nguồn sức mạnh và lợi thế cạnh tranh khẳng định uy tín của Công ty trên thương trường Công ty đã rất nỗ lực trong việc xây dựng môi trường sống và làm việc cho người lao động, đảm bảo an toàn lao động song song với tiến độ và chất lượng công trình, đây là tiền đề để công ty hướng tới xây dựng bộ nguyên tắc phản ánh các giá trị và chuẩn mực riêng của Công ty, là động lực để có một môi trường kiểm soát lành mạnh.
Về triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp nói chung phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố chủ quan của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý cấp cao trong Công ty coi trọng công tác kiểm soát chi phí và có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ hoạt động một cách hiệu quả giúp Công ty đạt được mục tiêu đề ra.
Ban giám đốc Công ty đã chú trọng xây dựng các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát các loại chi phí xây lắp trong doanh nghiệp Cụ thể: Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Công ty đã xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu chung cho các công trình để quản lý và cũng bởi đặc thù các sản phẩm được thiết kế khác nhau, mức độ tiêu hao nguyên vật liệu của các công trình khác nhau nên cần phải xây dựng cả định mức riêng cho từng công trình Hơn nữa, định mức tiêu hao nguyên vật liệu được xây dựng cả định mức theo thiết kế và định mức thực tế Ngoài việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, Ban giám đốc còn xây dựng những quy định cụ thể về việc kiểm tra kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như quy định về việc báo cáo chéo giữa bộ phận quản lý sản xuất về khối lượng sản phẩm kết cấu thép hàng tuần chung và từng công trình nói riêng, báo cáo về tiêu hao nguyên vật liệu từng công trình và chi phí sản phẩm dở dang của kế toán, vv Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Để kiểm soát tốt chi phí nhân công trực tiếp, Công ty xây dựng quy chế, chính sách khoán rõ ràng, và phù hợp với từng giai đoạn và mức độ phức tạp của từng công trình Đối với chi phí sản xuất chung: Doanh nghiệp lập dự toán chi phí sản xuất chung để có thể tính toán chi tiết chi phí sản xuất chung cho từng công trình, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo kế hoạch chi phí đã định sẵn Trên cơ sở dự toán này, doanh nghiệp lập báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung và phân tích sự biến động chi phí từng kỳ để có sự kiểm soát chi phí tốt hơn.
Về quan điểm và thái độ của nhà quản lý Công ty đối với tầm quan trọng của việc nhận diện, phân tích, đánh giá và kiểm soát rủi ro: Những rủi ro mà Công ty có thể gặp phải trong quá trình thi công công trình tương đối đa dạng như do điều kiện thời tiết không thuận lợi, thất thoát vật tư, chất lượng vật liệu kém, thiết kế có sai sót, quản lý và giám sát thi công yếu kém, công tác giải phóng mặt bằng không đảm bảo chất lượng, tai nạn lao động… Tất cả những rủi ro này sẽ đều ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp
Bảng 3.3: Kết quả điều tra về triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
1 Nhà quản lý có nghiên cứu các rủi ro trong kinh doanh và áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro thích hợp và thỏa đáng không?
2 Nhà quản lý có thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên không? 27/27 0/27
3 Nhà quản lý có coi trọng tính trung thực của Báo cáo tài chính không? 27/27 0/27
(Nguồn: Tổng hợp từ Bảng câu hỏi phỏng vấn do Tác giả thực hiện (Phụ lục))
Từ kết quả điều tra, có 10/27 (chiếm tỷ lệ 37%) cán bộ nhân viên Công ty cho rằng nhà quản lý Công ty quan tâm đến rủi ro, đồng thời cho rằng việc nhận diện, phân tích, đánh giá rủi ro từ đó thiết kế những thủ tục kiểm soát để hạn chế rủi ro là cần thiết đối với doanh nghiệp Tuy vậy, có đến 17/27 (chiếm tỷ lệ 63%) cán bộ nhân viên Công ty cho rằng nhà quản lý chưa quan tâm đến vấn đề này Có thể nói việc nhìn nhận, đánh giá và quản lý các rủi ro của Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt vẫn chưa được tiến hành một cách chủ động, các nhà quản lý có quan tâm đến rủi ro nhưng chưa đầy đủ, toàn diện Đặc điểm này ảnh hưởng đến quan niệm của nhà quản lý về tầm quan trọng trong nhận diện các mục tiêu kiểm soát, từ đó thiết kế nên các thủ tục kiểm soát thích hợp để hạn chế rủi ro Do các nhà quản lý chưa coi trọng đúng mức việc nhận diện, phân tích, đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nên các chính sách, thủ tục kiểm soát của Công ty còn sơ sài, chưa được thiết kế.
Về cam kết về năng lực của nhân viên
Việc tuyển dụng lao động căn cứ vào hồ sơ mà người lao động nộp tại Công ty Tất cả các đối tượng được tuyển dụng vào Công ty làm việc đều phải trải qua thời gian thử việc Riêng tuyển dụng lao động có trình độ đại học, trước khi thử việc phải qua kiểm tra sơ tuyển đánh giá trình độ chuyên môn Kết thúc thời gian thử việc, nếu đạt yêu cầu, Công ty sẽ tiếp nhận và cho ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn Thu nhập hàng tháng của người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở bậc lương, ngày công và thái độ lao động Người lao động mới được tuyển dụng sẽ được huấn luyện đầy đủ để hội nhập môi trường làm việc mới, được tạo điều kiện trau dồi kiến thức, học tập thông qua các chương trình đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, phù hợp với yêu cầu và vị trí công việc của người lao động Đối với công nhân được đào tạo thường xuyên, liên tục để củng cố và nâng cao tay nghề; đối với cán bộ quản lý được đào tạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng quản lý, lập kế hoạch tổ chức Như vậy, cam kết năng lực nhân viên là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát nhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đề ra của Công ty một cách hiệu quả và đúng hướng.
Về cơ cấu tổ chức
Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt là một doanh nghiệp hoạt động độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân Công ty tổ chức quản lý và hoạt động theo mô hình trực tuyến chức năng gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban giám đốc và các phòng ban chức năng.
Sơ đồ 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Cổ phần xây dựng Long Việt
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Công ty Long Việt ) Chú giải:
Quan hệ chỉ huy trực tiếp Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị
Ban Giám đốc Ban Giám đốc
Phòng Kế toán tài chính
Phòng Kế toán tài chính
Phòng Tổ chức hành chính vật tư
Phòng Tổ chức hành chính vật tư
Phòng Vật tư –thiết bị
Phòng Vật tư –thiết bị
Các đội XD Các đội XD
Quan hệ tham mưu giúp việc Quan hệ kiểm tra giám sát Đại hội đồng cổ đông : là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, quyết định các vấn đề liên quan tới phương hướng hoạt động, vốn điều lệ, định hướng phát triển của Công ty, nhân sự Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và những vấn đề khác được quy định trong Điều lệ Công ty.
Hội đồng quản trị : là cơ quan quản lý Công ty, hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Giám đốc và những người quản lý khác.
Ban kiểm soát: do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có trách nhiệm kiểm tra báo cáo tài chính hàng năm, xem xét các báo cáo của Công ty về các KSNB và các nhiệm vụ khác thuộc thẩm quyền được quy định trong Điều lệ Công ty.
Ban giám đốc: Gồm 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc
Giám đốc: là Người đại diện pháp luật của Công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giúp việc Giám đốc là các Phó giám đốc, và phụ trách các phòng ban.
Phó Giám đốc: các Phó Giám đốc điều hành Công ty giúp việc cho
Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty trong các lĩnh vực theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc.
Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo triển khai và kiểm tra các hoạt động của các bộ phận chuyên môn trong phạm vi được giao. Được quyền ký các văn bản và trực tiếp theo dõi, chỉ đạo triển khai và kiểm tra các bộ phận trong phạm vi được phân công Chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Công ty đối với công việc được ủy quyền.
Các phòng ban chức năng : Do Hội đồng quản trị thành lập trên cơ sở đề nghị của Giám đốc, các phòng chịu trách nhiệm thực hiện và tham mưu cho Giám đốc điều hành các công việc thuộc phạm vi chức năng của phòng đồng thời phối hợp với các đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện mục tiêu và chiến lược chung của Công ty.
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG LONG VIỆT
Đánh giá kiểm soát nội bộ đối với chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng
4.1.1 Các kết quả đạt được của kiểm soát nội bộ
Hướng tới mục tiêu đa dạng hóa lĩnh vực xây lắp Công ty đang hoạt động, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt đã và đang chú trọng đến kiểm soát nội bộ với những định hướng rõ ràng, phù hợp với từng giai đoạn, mục tiêu đặt ra của đơn vị
Kiểm soát nội bộ tại Công ty đã phần nào phát huy được vai trò tích cực trong quản lý, bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo được sự tin cậy của thông tin cũng như góp phần kiểm soát chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Nó đang dần trở thành một công cụ hữu hiệu giúp Công ty đạt được các mục tiêu trong kinh doanh cũng như quản lý, tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả.
Nhìn chung, kiểm soát nội bộ tại Công ty đã đạt được những kết quả như sau:
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát chi phí xây lắp
Về cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của Công ty khá gọn nhẹ theo mô hình trực tuyến chức năng, phù hợp với quy mô doanh nghiệp Tại Công ty, các bộ phận chức năng, phòng ban được phân công rõ ràng bằng văn bản về quyền hạn và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Điều này rất thuận lợi cho việc thực hiện phân cấp, phân quyền, đảm bảo giữ được vai trò độc lập trong thực hiện chức năng kinh doanh của mình, vừa thống nhất trong toàn Công ty; đồng thời trao quyền chủ động nhất định cho các bộ phận góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.
Về chính sách nhân sự: Công ty qui định chi tiết các chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo; khen thưởng, kỷ luật Ban lãnh đạo Công ty luôn chú trọng đầu tư vào con người, lấy con người làm trọng tâm trong định hướng phát triển lâu dài và bền vững Chính vì vậy, Công ty không chỉ quan tâm để tạo nguồn thu nhập ổn định mà còn quan tâm tới đời sống tinh thần, sức khỏe và an toàn của người lao động.
Thứ hai, về qui trình đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là nội dung thiết yếu trong kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Ban Giám đốc Công ty luôn chú trọng vào việc nhận diện, đánh giá các rủi ro có ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp để từ đó đưa ra các phương án phòng ngừa, kiểm soát rủi ro thích hợp và kịp thời.
Thứ ba, về hệ thống thông tin và truyền thông
Về hệ thống thông tin kế toán
Bộ máy kế toán khoa học, phân công công việc rõ ràng, rành mạch, có tổ chức đan xen lẫn nhau, các thành viên trong phòng hỗ trợ nhau trong quá trình hạch toán nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực Vì vậy hạn chế được nhiều gian lận sai sót.
Năng lực đội ngũ kế toán được chú trọng giúp công ty nhanh chóng cập nhật, có những thay đổi kịp thời để hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán được thực hiện theo quy định mới nhất của thông tư 200/2014/TT-BTC, do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014, thay thế cho 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006
Công ty đã tổ chức tốt hệ thống luân chuyển chứng từ, từ khâu thu nhận đầu tiên đến khâu bảo quản lưu trữ cuối cùng Tại các công trình, Công ty bố trí kế toán tại đơn vị thi công với trình độ tương đối tốt làm nhiệm vụ thu nhận chứng từ ban đầu Tại đây chứng từ được kế toán thu nhận, theo dõi và phân loại dưới sự liên kết chặt chẽ giữa phòng kế toán Công ty, kế toán tại đơn vị thi công và các phòng ban liên quan khác nhằm đảm bảo tính hợp lý hợp pháp của chứng từ khi đưa vào hạch toán Công ty cũng thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ theo quy định của nhà nước.
Bên cạnh những chứng từ bắt buộc, Công ty cũng thiết kế các chứng từ hướng dẫn tương ứng với đặc điểm hoạt động kinh doanh phục vụ cho công tác thống kê nghiệp vụ và xử lý thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời.
Hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết, được in từ phần mềm kế toán đã đáp ứng được các qui định về hệ thống sổ kế toán đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý chi tiết, kiểm tra, giám sát, bảo vệ tài sản của đơn vị và là cơ sở để kiểm soát tiêu hao trong quá trình sản xuất, là căn cứ để xác định giá thành của sản phẩm hoàn thành
Hệ thống tài khoản kế toán đã được mở chi tiết đến từng đối tượng kế toán, giúp cho việc kiểm soát chi phí, công nợ của công ty dễ dàng, rõ ràng và đáp ứng được yêu cầu quản lý
Hệ thống báo cáo được in ra bao gồm hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị tương đối đầy đủ, cụ thể đáp ứng yêu cầu thông tin, yêu cầu kiểm tra, giám sát, đảm bảo an toàn cho các loại tài sản đồng thời là căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, của từng doanh nghiệp
Kênh truyền thông thông tin giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp tham gia trong các hoạt động của công ty là sự kết hợp của các biện pháp: gửi thư qua qua hệ thống email nội bộ, điện thoại, fax của công ty Điều này đảm bảo tính bảo mật, tránh hiện tượng thất lạc hoặc bỏ quên thông tin; tránh thiếu sót trong quá trình sao chép khi chuyển tiếp thông tin từ bộ phận này sang bộ phận khác, các trưởng phòng kiểm soát được luồng thông tin lưu truyền nội bộ.
Thứ tư, về hoạt động kiểm soát
Về việc tuân thủ các nguyên tắc trong thiết kế hoạt động kiểm soát:
Theo điều tra phỏng vấn các nguyên tắc phân công, phân nhiệm đượcCông ty tuân thủ nghiêm túc Các cá nhân, bộ phận phòng ban đều qui định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và có người chịu trách nhiệm thực hiện
Công ty cũng thiết kế và thực hiện các hoạt động kiểm soát cơ bản đối với chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung.
Đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
4.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
Xuất phát từ những hạn chế của Công ty về kiểm soát nội bộ đang còn tồn tại đã phân tích ở mục 4.1.3 chương 4, có thể nhận thấy kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt hiện nay còn chưa phù hợp với mục tiêu đề ra, do vậy việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt là thực sự cần thiết.
Xuất phát từ thực tế khách quan
Sự hội nhập của nền kinh tế Việt Nam đối với nền kinh tế thế giới ngoài tạo nên những cơ hội còn đem đến những thách thức đối với các doanh nghiệp xây lắp nói riêng và với Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt nói riêng Tuy nhiên, việc hội nhập với nền kinh tế thế giới cũng khiến cho Công ty gặp những thách thức lớn Đó là sự cạnh tranh gay gắt với không chỉ các doanh nghiệp trong nước mà cả các doanh nghiệp nước nước ngoài giàu kinh nghiệm hoạt động cùng ngành Sự thay đổi trong hệ thống, các văn bản luật liên quan hoạt động của doanh nghiệp: Luật Xây dựng, Luật Doanh nghiệp, Luật Bảo hiểm, Luật Kế toán Doanh nghiệp phải tìm các giải pháp để thích nghi với những thay đổi này; đồng thời tìm biện pháp tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường Do đó, Công ty sẽ phải cân nhắc chi phí và lợi ích của việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ.
Những năm gần đây nền kinh tế vẫn bị ảnh hưởng bởi sự suy thoái, chi phí lãi vay cho các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn ở mức cao Trong khi hoạt động xây lắp đòi hỏi lượng vốn huy động lớn nên doanh nghiệp cần có kế hoạch kiểm soát, sử dụng vốn vay một cách hiệu quả.
Xuất phát từ doanh nghiệp
Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây lắp với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình dân dụng, nhà cửa… Đây là một trong những lĩnh vực thường xảy ra nhiều sai phạm, tiêu cực, gây thất thoát tài sản và ảnh hưởng tới chất lượng công trình.
Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là đa dạng hóa các sản phẩm xây lắp, xây dựng một thương hiệu uy tín trong cộng đồng Khi này các chi phí phát sinh sẽ càng nhiều và lớn, đòi hỏi hoạt động kiểm soát phải chặt chẽ.
Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt cũng đã cho thấy một số hạn chế và bất cập xảy ra trong công tác kiểm soát một số chi phí chính trong quá trình xây lắp Khoản chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, lợi nhuận của Công ty Do đó, hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chi phí xây lắp tại Công ty là điều cần thiết.
4.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
Thứ nhất : Hoàn thiện kiểm soát nội bộ phải xuất phát từ sự nhận thức rõ ràng, đúng đắn của Ban lãnh đạo về kiểm soát nội bộ Trên cơ sở kiểm soát nội bộ hiện đã được xây dựng, Ban lãnh đạo Công ty cần kiện toàn bộ máy kiểm soát để quá trình thực hiện đảm bảo tính đồng nhất, chặt chẽ Các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính thiết thực và hiệu quả, dễ hiểu, dễ làm và được phổ biến đầy đủ kịp thời đến tất cả các bộ phận, phòng ban có liên quan; đồng thời tổ chức thực hiện một cách triệt để, đáp ứng yêu cầu của quản lý.
Thứ hai: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và mục tiêu phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
Thứ ba: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cấu thành bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, quy trình đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hoạt động giám sát Đồng thời, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tuân thủ các mục tiêu đó là: tính trung thực và hợp lý của số liệu, thông tin kế toán và báo cáo tài chính; bảo vệ tài dản và thông tin của doanh nghiêp; tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành cũng như quy định của doanh nghiệp; tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp.
Thứ tư: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ về chi phí phải căn cứ trên năng lực tài chính hiện có, đảm bảo tiết kiệm chi phí và các giải pháp có tính khả thi cao. Cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và các lợi ích thu được cả trong hiện tại và tương lai khi thiết lập và vận hành kiểm soát nội bộ Để thực hiện được nguyên tắc này Công ty cần xác đinh rõ nội dung hoàn thiện, xác định rõ năng lực nhân sự con người sẽ thực hiện các giải pháp mới Hoạt động kiểm soát mang lại hiệu quả nhưng nếu thủ tục rườm rà, tốn kém thì không phải là một lựa chọn tối ưu.
Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt
4.3.1 Hoàn thiện các nhân tố trong môi trường kiểm soát
Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của kiểm soát nội bộ Vì vậy dưới đây là một số biện pháp góp phần hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt.
Thứ nhất, nâng cao nhận thức và quan điểm đúng đắn của nhà quản lý về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
Nhận thức đúng về vai trò, tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ sẽ giúp nhà quản lý xác định các loại hình kiểm soát phù hợp với đơn vị Ban lãnh đạo cần có quan điểm điều hành đúng đắn, nhận thức, quán triệt tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ và cần phải có biện pháp để nâng cao tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ trong ý thức và thực thi của mỗi cán bộ nhân viên Để đạt được điều này, Ban lãnh đạo cần nhận thức đầy đủ nội dung cũng như mục tiêu, vai trò của kiểm soát nội bộ đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp từ đó tổ chức thiết kế, vận hành các qui định, chính sách, các bước và thủ tục kiểm soát hữu hiệu trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần nhận thức được tầm quan trọng của việc đánh giá kết quả hoạt động kiểm soát nội bộ Ban giám đốc Công ty cần phải xây dựng hệ thống chỉ tiêu để đánh giá thường xuyên điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát của doanh nghiệp để từ đó tìm ra nguyên nhân của những vấn đề còn tồn tại và đề ra các biện pháp khắc phục và hoàn thiện kiểm soát nội bộ.
Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần nhận thức về tầm quan trọng của xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp Một môi trường lao động có văn hóa lành mạnh không chỉ tạo nên thương hiệu, sự tin tưởng từ khách hàng mà còn tạo nên sức mạnh đoàn kết trong doanh nghiệp, đây là tiền đề cho sự phát triển trong tương lai Để làm được điểu này, Công ty nên xây dựng một môi trường văn hóa lành mạnh thông qua việc qui định bằng văn bản về chuẩn mực đạo đức, hành vi, qui tắc ứng xử, giao tiếp của các cán bộ công nhân viên trong Công ty Công ty nên thiết lập các chuẩn mực ứng xử thành văn hóa doanh nghiệp và phổ biến thông qua hệ thống truyền thông của doanh nghiệp.
Lĩnh vực kinh doanh xây lắp rất dễ xảy ra các sai phạm gây thất về thoát về vốn, tài sản, chất lượng công trình thấp Nguyên nhân không chỉ do sự hạn chế của các thủ tục kiểm soát mà còn do vấn đề chính trực và đạo đức của mỗi nhân viên Vì vậy trong doanh nghiệp, Ban lãnh đạo không những chỉ tập trung vào năng lực quản lý mà còn phải là tấm gương về hành vi, chuẩn mực đạo đức cho nhân viên
Thứ hai, về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng trong việc thiết lập nên môi trường kiểm soát trong đơn vị Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán trong ban hành, triển khai cũng như kiểm tra việc thực hiện các quyết định trong phạm vi toàn doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp cần được thiết kế đầy đủ và hợp lý, tránh hiện tượng kiêm nhiệm quá nhiều công việc. Đồng thời, sự phân công công việc đảm bảo nhân sự đủ năng lực và trình độ để đáp ứng yêu cầu công việc
Công ty đã ban hành các qui chế, qui định nhằm phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng phòng ban nhưng lại chưa phân công chức năng, nhiệm vụ của từng người trong từng phòng ban, bộ phận bằng văn bản Hiện nay, Công ty mới chỉ xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng trở lên, việc phân công công việc và xác định trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận còn chưa rõ ràng gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc ra quyết định, triển khai công việc và kiểm tra kết quả thực hiện công việc Để khắc phục nhược điểm này,Công ty cần ban hành văn bản quy định chính thức, rõ ràng nội dung trách nhiệm, nhiệm vụ chi tiết cho từng phòng ban, cá nhân Hoạt động của doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả tối ưu khi từng thành viên tham gia chịu trách nhiệm thực hiện một công việc cụ thể Điều này giúp ngăn chặn tình trạng chồng chéo công việc giữa các thành viên hay xu hướng đổ lỗi cho nhau mỗi khi gặp vấn đề Để điều này trở nên khả thi, việc phân công công việc phải rõ ràng và thống nhất,công việc cần được chia nhỏ thành những nhiệm vụ cụ thể cho từng người Nhà quản lý có thể ban hành các văn bản như: Bảng mô tả công việc, Bản hướng dẫn công việc,… Các quy định này cần đảm bảo tính rõ ràng, chặt chẽ, đồng thời phải linh hoạt – nghĩa là cho phép người được phân công chủ động trong việc chọn lựa cách thực hiện công việc được giao, cho phép họ xem xét và đề xuất sửa đổi bản hướng dẫn khi thực tế yêu cầu.
Thứ ba, hoàn thiện chính sách nhân sự
Công ty có thiết kế và vận hành các thủ tục, chính sách kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả Ví dụ đội ngũ kỹ sư công trình giỏi, lao động có tay nghề có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí có thể phát sinh do sai sót trong quá trình thi công Do đó cần có những chính sách nhân sự để khuyến khích tinh thần làm việc, sự sáng tạo của nhân viên, sự gắn bó lâu dài của người lao động với Công ty, xây dựng một tập thể đoàn kết, vững mạnh Dưới đây là một số đề xuất:
Ban hành các hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả Doanh nghiệp có thể sử dụng "Bản mô tả công việc" quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
Xây dựng và tổ chức thực hiện phương pháp và tiêu chuẩn đánh giá thành tích đối với từng vị trí công việc trong doanh nghiệp để tránh hiện tượng chỉ áp dụng một tiêu chuẩn và phương pháp chung để đánh giá thành tích cho mọi vị trí công việc giúp nhân viên nhận ra ưu, nhược điểm của mình từ đó mà ngày càng hoàn thiện trong công việc
Chính sách tiền lương cho người lao động là vô cùng quan trọng Một chính sách tiền lương hợp lý và công bằng trong một môi trường chuyên nghiệp sẽ khuyến khích người lao động làm việc và gắn bó với Công ty Mức lương phù hợp không chỉ đảm bảo mức sinh hoạt bình thường hàng ngày mà còn hướng đến việc có thể thỏa mãn những nhu cầu tinh thần khác của người lao động Quy định cụ thể lộ trình tăng lương cho người lao động Đảm bảo việc đóng bảo hiểm đầy đủ. Để ổn định về mặt nhân sự nhất là lao động thuê ngoài cần tạo môi trường làm việc an toàn, xây dựng chính sách tiền lương công bằng hợp lý, tạo điều kiện thúc đẩy, tăng năng suất lao động Các chương trình đào tạo người lao động cần được xây dựng hợp lý là điều kiện để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực, đáp ứng yêu cầu sản xuất trong hiện tại và tương lai Thực hiện nghiêm túc các quy định về an toàn lao động trong quá trình thi công các hạng mục công trình.
Bên cạnh đó Công ty cần ban hành chế độ khen thưởng, đãi ngộ hợp lý với từng tổ chức, cá nhân có những sáng kiến cải tạo kỹ thuật thi công giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Như vậy sẽ khuyến khích sự sáng tạo, động lực làm việc cho nhân viên.
4.3.2 Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro
Rủi ro trong kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế phát sinh rất nhiều, nó có thể phát sinh từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức Nó cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc nguyên nhân khách quan Tuy nhiên, cần phải hiểu rằng trong thực tế có những rủi ro không thể loại trừ được và doanh nghiệp chỉ có thể đưa ra các biện pháp phù hợp để giảm thiểu sự tác động của nó Tác giả đưa ra quy trình đánh giá rủi ro tại Công ty thông qua quá trình nghiên cứu và khảo sát tại Công ty như sau:
Một là, thiết lập mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể trong kiểm soát chi phí sản xuất Ví dụ, mục tiêu chung trong kiểm soát chi phí sản xuất: Hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh Mục tiêu cụ thể cho từng loại chi phí như đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu cả về mặt giá phí và lượng tiêu hao, hướng tới việc đề ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt nhất chi phí, nhận diện và phân tích chi phí để đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn nhất nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hóa giá trị của doanh nghiệp.
Hai là, nhận diện rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất, ví dụ như rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như rủi ro sự biến động về giá:Rủi ro về tỷ giá, rủi ro về chính sách thuế (đây là những rủi ro do nguyên nhân khách quan - không thể loại trừ được), rủi ro do doanh nghiệp chưa tổ chức tốt khâu thu mua dẫn đến các chi phí trung gian cao (đây là rủi ro do nguyên nhân chủ quan) và rủi ro biến động về lượng: Rủi ro do tình trạng máy móc thiết bị,rủi ro do nguyên liệu nhập không đảm bảo chất lượng làm cho mức tiêu hao tăng, rủi ro do việc quản lý nguyên vật liệu tại các khâu sản xuất không tốt
Ba là, phân tích và đánh giá các rủi ro Từ việc nhận diện các rủi ro đang còn tồn tại, nhà quản lý cần phải thực hiện quy trình phân tích và đánh giá rủi ro để xác định được mức độ ảnh hưởng của các yêu tố rủi ro tới mục tiêu của doanh nghiệp Bên cạnh đó, nhà quản lý cần khuyến khích nhân viên tại mọi bộ phận tham gia vào việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro thông qua việc ban hành các qui định về việc lập báo cáo công việc, các báo cáo về rủi ro phát hiện và tiềm ẩn trong quá trình hoạt động để từ đó đề xuất các biện pháp khắc phục Hệ thống thông tin và truyền thông trong doanh nghiệp cần đáp ứng được việc truyền tải thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời tới toàn bộ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp để đáp ứng sự hiểu biết rõ ràng về tác hại của rủi ro đồng thời giới hạn các rủi ro ở mức chấp nhận được.
Những đóng góp của đề tài nghiên cứu
Về mặt lý luận : Luận văn đã hệ thống hoá lý luận chung về kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí Đồng thời Tác giả cũng tiến hành làm rõ những đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh đặc thù tại doanh nghiệp xây lắp có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ, trong đó nhấn mạnh đến vấn đề kiểm soát chi phí xây lắp của đơn vị.
Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở lý luận đã nghiên cứu và tổng hợp, Tác giả đã đi sâu phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt Qua đó đánh giá các kết quả đạt được của công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty này mà đặc biệt nhấn với việc kiểm soát chi phí xây lắp Các nghiên cứu chỉ ra đó là những bất cập trong tất cả các yếu tố cơ bản thuộc về kiểm soát nội bộ của Công ty: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, quy trình đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hoạt động giám sát Việc đánh giá này được thực hiện ở tất cả mọi mặt của các yếu tố.
Trên cơ sở đó thực tiễn hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty, kết hợp lý thuyết đã phân tích, Tác giả đã đưa ra được một số giải pháp mang tính hệ thống nhằm hoàn thiện công tác kế hoạch, hệ thống thông tin, môi trường và các thủ tục kiểm soát Những giải pháp này gắn chặt với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đóng góp vào sự phát triển của ngành xây dựng nói chung và hoàn thiện kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty nói riêng.
Những hạn chế của đề tài nghiên cứu
Do giới hạn về thời gian, chi phí và khả năng tiếp cận nên đề tài này chỉ thực hiện việc điều tra các cán bộ, nhân viên trong công ty, chưa có sự nghiên cứu so sánh với các công ty khác trong cùng lĩnh vực xây lắp trong nước và quốc tế nên tính khái quát hoá của đề tài chưa cao Đề tài nghiên cứu của Tác giả đề cập đến việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt nhưng quá trình thực hiện khảo sát, phỏng vấn đi sâu vào vấn đề định tính hơn định lượng
Mặc dù gặp phải những hạn chế trên nhưng đề tài sẽ góp phần không nhỏ để Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt có thể hoàn thiện các yếu tố kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp của mình
Trong quá trình nghiên cứu do nhiều điều kiện hạn chế luận văn không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót nhất định Tác giả rất mong được sự đóng góp của các thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện và phong phú hơn, có giá trị về lý luận và thực tế cao hơn.
Kết luận về đề tài nghiên cứu
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất giữ vai trò quan trọng trong công cuộc phát triển kinh tế của đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa Xuất phát từ những đặc điểm hoạt động của ngành, từ những thay đổi, tác động của môi trường xung quanh và bản thân nội tại của mỗi doanh nghiệp cho thấy việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí xây lắp tại doanh nghiệp nhằm giúp cho nhà quản lý đạt được các mục tiêu phát triển là hoàn toàn cần thiết.
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách, qui trình được thiết lập.
Kiểm soát nội bộ là bộ phận thực hiện chức năng giám sát các hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý Kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đặt ra và giảm thiểu tác hại của các rủi ro của môi trường kinh doanh cũng như các rủi ro bên trong đối với doanh nghiệp Với mục đích nghiên cứu, hoàn thiện kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Long Việt, Luận văn đã đạt được một số kết quả cụ thể như sau:
Một là, hệ thống hoá và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Phân tích các quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ Từ đó đưa ra được bản chất và các yếu tố cơ bản hình thành kiểm soát nội bộ làm khung lý thuyết nghiên cứu kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt.
Hai là, Luận văn đã nêu được đặc điểm hoạt động xây lắp, công tác quản lý chi phí cũng như những thuận lợi và khó khăn thuộc về môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ doanh nghiệp xây lắp.
Ba là, Luận văn trình bày cụ thể thực trạng kiểm soát nội bộ với kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Long Việt thông qua các yếu tố cấu thành đó là môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, hoạt động giám sát và hoạt động đánh giá rủi ro Từ đó tiến hành phân tích, đánh giá rút ra được những kết quả đạt được và những tồn tại cần khắc phục và hoàn thiện nhằm kiểm soát nội bộ của Công ty.
Bốn là, tìm hiểu nguyên nhân của các tồn tại về kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt làm cơ sở cho việc đưa ra các nội dung hoàn thiện
Năm là, Luận văn đã nêu lên nguyên tắc khi hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt.
Sáu là, Luận văn đã đưa ra các nội dung hoàn thiện cụ thể về kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố cấu thành Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần xây dựng Long Việt Những nội dung này được đưa ra trên cơ sở các phân tích, đánh giá cụ thể, có căn cứ khoa học là kết quả nghiên cứu lý thuyết về kiểm soát nội bộ, phù hợp với thực tế và có tính khả thi vì dựa trên thực tiễn kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Bộ Tài chính (2012), Thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc Ban hành hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam
2 Bộ tài chính (2014), Thông tư 200/2014/TT_BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính Hướng dẫn chế độ Kế toán doanh nghiệp
3 Bùi Thị Minh Hải (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án tiến sĩ Kinh tế, Viện Kế toán Kiểm toán trường Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội
4 Chu Thị Thu Thủy, Xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế, Tạp chí Nghiên cứu khoa học kiểm toán số 43/2011
5 Đinh Việt Cường (2010), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số 4 – Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội năm 2010, Luận văn thạc sỹ Kinh tế, Viện Kế toán Kiểm toán trường Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội
6 Hoàng Văn Tưởng (2010), Tổ chức kế toán quản trị với việc tăng cường quản lý hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp xây lắp Việt Nam, Luận án tiến sĩ
Kinh tế, Viện Kế toán Kiểm toán trường Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội
7 Jack C.Robertson (1996), Auditing – Eighth Edition, Irwin
8 Khoa Kế toán Kiểm toán – Đại học Kinh tế Tp HCM (2012), Kiểm toán, NXB Lao động Xã hội
9 Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính
10 Nguyễn Thị Phương Hoa (2011), Giáo trình kiểm soát quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân
11 Nguyễn Quang Quynh – Ngô Trí Tuệ đồng chủ biên (2006), Giáo trình kiểm toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân
12 Phạm Quang Huy, Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn năm
2009 của COSO, Tạp chí Kế toán số tháng 8/2009
13 Phan Thị Thanh Loan (2013), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty xây dựng Tasc, Luận văn thạc sỹ Kinh tế, Viện Kế toán Kiểm toán trường Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội
14 Phan Trung Kiên (2008), Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp xây dựng Việt Nam, Luận án tiến sĩ Kinh tế, Viện Kế toán Kiểm toán trường Đại học kinh tế Quốc dân Hà Nội
PHẦN I: THÔNG TIN CHUNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
1 Số hiệu bảng khảo sát
3 Họ và tên người được phỏng vấn Vị trí công tác
PHẦN II: NHỮNG YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
A1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
CÂU HỎI Có Không Không áp dụng
1 Nhà quản lý có nghiên cứu các rủi ro trong kinh doanh và áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro thích hợp và thỏa đáng không?
2 Nhà quản lý có thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên không?
3 Nhà quản lý có coi trọng tính trung thực của Báo cáo tài chính không?
4 Trong quá trình điều hành và quản lý, Nhà quản lý có nêu gương và nhắc nhở nhân viên cũng như xem xét thực hiện các quy định nội bộ.
A2 Về chính sách nhân sự
