GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu hướng hội nhập và phát triển của nền kinh tế, cùng với các quy định pháp lý liên quan và sự cạnh tranh quyết liệt của thị trường làm ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy mỗi doanh nghiệp cần phải nâng cao cách thức quản lý của mình để các hoạt động sản xuất kinh doanh luôn phát triển, đảm bảo an toàn và hiệu quả Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và việc này luôn được thực hiện chủ yếu bởi công tác KSNB của doanh nghiệp
KSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.
Lĩnh vực đầu tư xây dựng là một lĩnh vực có tính chất phức tạp, thời gian thực hiện kéo dài, đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như sự kiểm soát chặt chẽ bởi nó bị chi phối nhiều từ hệ thống pháp luật về thủ tục đầu tư, chi phí đầu tư và chất lượng công trình Theo Luật Đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005, công tác đầu tư xây dựng trải qua 04 giai đoạn chính, đó là: giai đoạn chuẩn bị đầu tư; giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn kết thúc đầu tư Ở mỗi giai đoạn đều có đặc thù và tính chất công việc khác nhau, ví dụ như ở hai giai đoạn đầu công việc chủ yếu liên quan đến phần thực hiện thủ tục đầu tư, còn ở giai đoạn cuối chủ yếu liên quan đến chi phí đầu tư và chất lượng công trình Để đảm bảo việc đầu tư một dự án sẽ đem lại hiệu quả tối ưu cho chủ đầu tư mà vẫn luôn tuân thủ quy định pháp luật, tiết kiệm chi phí, chất lượng công trình đảm bảo thì KSNB ở từng giai đoạn công việc cũng cần có những chính sách khác nhau.
Xuất phát từ tầm quan trọng và ý nghĩa của KSNB trong doanh nghiệp đầu tư xây dựng và xuất phát từ thực trạng xây dựng KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 (sau đây viết tắt là Công ty), Tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 ” làm đề tài Luận văn Thạc sỹ của mình.
Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
KSNB có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý Do đó, trên thực tế trong hoạt động thực tiễn và lý luận, đề tài về KSNB luôn được các nhà nghiên cứu khoa học trên thế giới quan tâm và chú ý Hiện nay, đã có rất nhiều các tác phẩm nghiên cứu về KSNB của các nhà nghiên cứu đề cập đến khái niệm về kiểm soát, KSNB, các loại hình kiểm soát trong mối quan hệ với KTNB Theo Tác giả được biết, một số nghiên cứu đã được bạn đọc biết đến như: "Các nguyên tắc của kiểm toán" của Tác giả O.Ray Wittington và Kurt Pany (1995), "Kiểm toán nội bộ hiện đại - Đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát" của tác giả Victor Z.Brink và Herbert Witt (1941), "Kiểm toán - một phương pháp liên kết" của các Tác giả Alvin A Arens và James Loebecke, "Kiểm toán" của Tác giả Jack C. Robertson (1996), "Kiểm toán nội bộ hiện đại kế thừa quan điểm của Brink" của Tác giả Robert R Moller (2005) Các tổ chức và hiệp hội nghề nghiệp trong lĩnh vực kiểm toán, chẳng hạn như Liên đoàn kế toán quốc tế đã đưa ra khái niệm về hệ thống KSNB trong Chuẩn mực kiểm toán ISA 400 Hiệp hội các tổ chức tài trợ của
Uỷ ban Quốc gia về Chống Gian lận trong báo cáo tài chính của Mỹ (COSO) được thành lập từ sự kết hợp các tổ chức nghề nghiệp khác nhau đã đưa ra khái niệm về KSNB vào năm 1992 nhằm thống nhất quan niệm về KSNB phục vụ cho các mục đích sử dụng khác nhau.
Tại Việt Nam, việc nghiên cứu về KSNB cũng được nhiều tác giả quan tâm.
Có thể kể đến như: PGS.TS Ngô Trí Tuệ và các đồng tác giả (2004) với đề tài cấp
Bộ "Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại
Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam”, các đề tài luận văn thạc sỹ của các tác giả Trần Thị Minh Thư (2001) với đề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các Tổng công ty nhà nước ở Việt Nam", tác giả Lê Thị Minh Hồng (2002) với đề tài "Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ trong các khách sạn -Khảo sát nghiên cứu điển hình trên địa bàn Hà Nội", tác giả Nguyễn Thị Mỹ (2004) với đề tài
"Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm Bưu chính - Công ty viễn thông quân đội Vietel", tác giả Nguyễn Thị Lệ Chi (2006) với đề tài "Hoàn thiện chính sách tiền lương với việc tăng cường kiểm soát nội bộ và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Xuân Hoà", tác giả Bùi Duy Hùng (2007) với đề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các khách sạn liên doanh do ACCOR quản lý trên địa bàn Hà Nội và TP Hồ Chí Minh", đề tài Luận án tiến sỹ của tác giả Phạm Bính Ngọ (2011) về "Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc phòng", đề tài Luận án tiến sỹ của tác giả Bùi Thị Minh Hải
(2012 ) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam”,
Từ tổng quan trên cho thấy, tuy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về KSNB trong các ngành, các lĩnh vực khác nhau, nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 Vì lý do trên Tác giả Luận văn tập trung phân tích và nghiên cứu các yếu tố cấu thành KSNB trong doanh nghiệp theo các quan điểm khác nhau, trên cơ sở đó phân tích những đặc điểm đặc trưng trong lĩnh vực đầu tư xây dựng có tác động đến các yếu tố cấu thành của KSNB Hơn nữa, Luận văn còn tập trung vào việc cụ thể hoá lý luận chung vào lĩnh vực đầu tư xây dựng kết hợp với khảo sát và phân tích thực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số
35 Từ đó nêu ý kiến và các đề xuất nhằm hoàn thiện KSNB tại Công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài hướng đến các mục tiêu chủ yếu sau: làm rõ và hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB trong doanh nghiệp; Phân tích đặc điểm doanh nghiệp trong lĩnh vực đầu tư xây dựng có ảnh hưởng đến KSNB trong Công ty; khảo sát và phân tích thực trạng KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số35; nghiên cứu phương hướng và tìm ra các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiệnKSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35.
Câu hỏi nghiên cứu
- Các yếu tố cơ bản của KSNB trong Công ty là gì?
- Thực trạng KSNB tại Công ty như thế nào? Các ưu, nhược điểm của công tác KSNB tại Công ty?
- Nguyên nhân của những nhược điểm trong KSNB tại Công ty?
- Công ty cần hoàn thiện KSNB như thế nào cho phù hợp với điều kiện thực tế và quy định quản lý của Nhà nước?
- Công ty cần hoàn thiện KSNB như thế nào để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.5.1.Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là KSNB tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35, cụ thể: Tác giả tập trung nghiên cứu các yếu tố cấu thành của KSNB, bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và KTNB.
- Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35.
- Thời gian nghiên cứu từ năm 2007-2012.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá đối với tài liệu thu thập được; phương pháp nghiên cứu tài liệu để nghiên cứu lý thuyết và thực trạng của KSNB tại Công ty Trên cơ sở tìm hiểu thực tế tại Công ty, Tác giả còn thu thập thông tin qua việc phỏng vấn những cán bộ trực tiếp thực hiện công việc kế toán, dự án, quản lý dự án, thiết kế, tổ chức hành chính và thu thập các báo cáo liên quan đến vấn đề nghiên cứu để nắm rõ và có đầy đủ thông tin cho việc nghiên cứu của Luận văn.
1.6.1 Khung lý thuyết nghiên cứu
Sơ đồ 1.1: Khung lý thuyết nghiên cứu của đề tài ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG TƯƠNG LAI
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB
PHÙ HỢP VẤN ĐỀ CÒN HẠN CHẾ
Hệ thống soát thông tin
Môi trường kiểm soát Kiểm toán nội bộ
1.6.2 Nguồn dữ liệu được sử dụng trong Luận văn
1.6.2.1 Nguồn dữ liệu thứ cấp
Bao gồm các tài liệu:
* Tài liệu từ bên ngoài:
- Giáo trình, các tài liệu về KSNB;
- Các quy định pháp luật liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của Công ty đó là: Luật Đầu tư, Luật Xây dựng, Luật Kinh doanh bất động sản, Luật Nhà ở,…
* Tài liệu về Công ty:
- Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty;
- Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty, cơ cấu tổ chức,…;
- Chiến lược phát triển của Công ty.
- Quy chế hoạt động, các quy định và quyết định liên quan đến KSNB của Công ty trong các hoạt động.
1.6.2.2 Nguồn dữ liệu sơ cấp gồm:
- Phỏng vấn những cán bộ trực tiếp liên quan đến công tác kế toán, dự án, thiết kế, quản lý dự án, tổ chức hành chính, kinh doanh nhà;
- Trực tiếp quan sát tình hình thực tế về quy trình thanh toán trong công tác kế toán, quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, ….
- Phỏng vấn được thu âm bằng máy điện thoại và nội dung phỏng vấn sẽ chuyển sang dạng văn bản;
- Dựa vào các tài liệu thứ cấp, kết quả quan sát thực tế, phỏng vấn trực tiếp,tác giả sử dụng phương pháp phân tích-tổng hợp để nhận xét và đưa ra đề xuất hoàn thiện KSNB tại Công ty.
Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu có những ý nghĩa sau:
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về KSNB nói chung và KSNB trong doanh nghiệp đầu tư xây dựng nói riêng.
- Phân tích và đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35.
- Đề xuất các giải pháp có tính khả thi và kiến nghị nhằm hoàn thiện KSNB tại Công ty.
Kết cấu Luận văn
Ngoài phần Lời cam đoan, Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục viết tắt, Danh mục các bảng và sơ đồ, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, Luận văn được kết cấu thành 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đầu tư xây dựng.
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35.
Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35.
Trong chương này, Tác giả đã nêu nên tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, tìm hiểu tổng quan các đề tài nghiên cứu liên quan để đưa ra cơ sở cho việc lựa chọn đề tài nghiên cứu của Tác giả Từ đó, Tác giả nêu ra mục tiêu nghiên cứu của đề tài là làm rõ và hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB trong doanh nghiệp; phân tích đặc điểm doanh nghiệp trong lĩnh vực đầu tư xây dựng có ảnh hưởng đến KSNB trong Công ty; khảo sát và phân tích thực trạng KSNB tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35; đưa ra các phương pháp nghiên cứu như phương pháp phân tích, tổng hợp,…từ đó nghiên cứu phương hướng và tìm ra các giải pháp phù hợp; đặt ra các câu hỏi nghiên cứu.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý
Trên quan điểm hướng đến nội dung công việc, Stoner và Robbins [1986, tr.45] định nghĩa: “Quản lý là một tiến trình bao gồm việc hoạch định tổ chức, quản trị con người, và kiểm soát các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó”
Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt các mục tiêu đã đề ra Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quản lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong đơn vị Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau một quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hoá được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong một khoảng thời gian nhất định.
Theo chức năng của hoạt động quản lý, GS.TS Nguyễn Quang Quynh, TS.Nguyễn Thị Phương Hoa [2008, tr84] cho rằng “Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở các nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất” Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn từ khi đưa ra định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở các nguồn lực và mục tiêu cần có và có thể đạt tới, cho đến khi những định hướng này được thiết kế thành các kế hoạch cùng chương trình hành động và cuối cùng chúng được tổ chức thực hiện trong thực tế.
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 giai đoạn chính: giai đoạn định hướng và giai đoạn tổ chức thực hiện những hướng đã định Ở mỗi giai đoạn, chức năng kiểm soát luôn được đề cao bởi cho biết mức độ sát thực của quản lý Để đạt được kế hoạch đã đề ra, giai đoạn tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong toàn bộ quá trình quản lý Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm từ việc áp dụng những chủ trương, trình tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả những nguồn lực đã có Trong giai đoạn này người quản lý phải vận dụng các kỹ năng điều hành của mình để quản lý, chỉ đạo phối hợp các bộ phận Kết quả hoàn thành được báo cáo và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch Từ kết quả này, người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề ra một cách tốt nhất. Ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu đồng thời kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu đó, xây dựng các chương trình, kế hoạch, Sau khi các chương trình kế hoạch đã được kiểm soát thì có thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện. Ở giai đoạn tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả của các quá trình để điều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt kết quả tối ưu.
Từ năm 1916, một trong những khái niệm đầu tiên về kiểm soát đã được Henry Fayol [1949, tr49] đưa ra là “kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn”.
Kiểm soát luôn cần thiết và quan trọng trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội và có liên quan mật thiết đến quản lý Việc đạt được mục tiêu đã đặt ra chính là đích cuối cùng mà quá trình quản lý muốn hướng tới Những thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài đơn vị luôn là những thách thức mà các nhà quản lý phải đối mặt khi thực hiện các kế hoạch đặt ra Nếu không có kiểm soát, nhà quản lý sẽ không có thông tin để ra các quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, vì vậy khó có thể thực hiện được các mục tiêu đề ra.
Vì thế, khái niệm về kiểm soát đã được nhiều nhà nghiên cứu khoa học đưa ra với những quan điểm riêng khác nhau Trên quan điểm nhấn mạnh đến sự điều khiển theo phạm vi rộng Anthony và các cộng sự [1989, tr5] đưa ra khái niệm về kiểm soát: “Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp các thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước Nó là một khái niệm rộng có thể áp dụng đối với con người, mọi vật, các hoàn cảnh và tổ chức” Các tác giả Schoderbeck, Cosier và Aplin quan điểm về kiểm soát rất cụ thể: “Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa các lệch lạc từ tiêu chuẩn” Theo Harold Koontz [1992, tr45], “kiểm soát là việc đo lường và chỉnh sửa hoạt động nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu của doanh nghiệp và các kế hoạch được lập ra để thực hiện các mục tiêu đó là đạt được”.
Với quan điểm về kiểm soát trong kiểm soát quản lý, PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa [2011, tr14] đã đưa ra khái niệm về kiểm soát như sau: “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả” Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch Quy trình này bao gồm 3 bước khác nhau: đo lường thành quả hoạt động, so sánh thành quả thực tế với một chuẩn mực nào đó và có hành động để chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù hợp
Kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng không thể tách rời của quản lý Trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó.Tuy nhiên chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tuỳ thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hoá cũng như những điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể.
Trên góc độ về phạm vi, kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát.
Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản: kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ.
Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành Đây là biện pháp tương đối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót Một hệ thống kiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát được giảm nhẹ một cách đáng kể.
Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo Trong trường hợp thông tin được xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông qua chức năng xử lý bằng điện toán.
Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đích này bao gồm:
Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của đơn vị khi chưa được phép của người quản lý Chẳng hạn, ban hành và thực hiện quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính.
Hai là: Hệ thống an toàn Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin v.v
Ba là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba.
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau Trong môi trường tin học hoá quản lý ở mức độ cao thì kiểm soát tổng quát thuộc chức năng của phòng điện toán Muốn đánh giá kiểm soát trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu về máy tính.
Lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.2.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Với các nhà quản lý, kiểm soát là phương sách để đạt được các mục tiêu đã đặt ra Không có kiểm soát cũng đồng nghĩa với sự không tồn tại của quản lý
Bên cạnh những thuật ngữ như kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán mà sự phối hợp của chúng tạo nên kiểm soát toàn bộ nội bộ, vẫn tồn tại một số thuật ngữ khác nhau tạo ra nhiều tranh luận, làm cho người quan tâm nhầm lẫn, ảnh hưởng đến việc sử dụng thuật ngữ phù hợp để mô tả đúng về KSNB Khi không có chuẩn mực chung về KSNB, không chỉ các nhà chuyên môn mà ngay cả các tổ chức cũng không có cơ sở để xác định mức độ khoa học và hiệu lực của KSNB trong tổ chức của mình
Theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng lúc, đảm bảo hiệu quả hoạt động
Cuối năm 2003, Ủy ban Chuẩn mực Kiểm toán và các dịch vụ đảm bảo Quốc tế thuộc Liên đoàn Kế toán quốc tế đã ban hành một số chuẩn mực kiểm toán mới trong đó có ISA 315 “Hiểu biết về tình hình kinh doanh, môi trường của doanh nghiệp và đánh giá rủi ro có sai phạm trọng yếu” trên cơ sở đề cập một cách toàn diện về khái niệm rủi ro trong kiểm toán Theo ISA 315, khái niệm về KSNB được hiểu là “một quá trình được thiết kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động cùng hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ”.
Theo quan điểm của Hiệp hội của các tổ chức tài trợ (COSO – Committee of Sponsoring Organization) được thành lập năm 1987 từ các tổ chức nghề nghiệp khác nhau bao gồm Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA – The Institute of Internal Auditors), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executives Institute), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Association), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA – The Institute of Management Accountans) với mục đích nghiên cứu, thống nhất định nghĩa về KSNB phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Chống Gian lận trong Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa
Kỳ Đồng thời COSO cũng công bố một hệ thống tiêu chuẩn đầy đủ giúp các tổ chức có thể đánh giá quá trình kiểm soát của họ nhằm tìm giải pháp hoàn thiện Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề: “Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất” theo định nghĩa chính thức hiện thời về KSNB đã được Ủy ban Tổ chức Tài trợ (COSO) của Ủy ban Treadway (Hoa Kỳ) quy định Theo đó, Ủy ban định nghĩaKSNB như sau:
“KSNB là quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:
Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính;
Đảm bảo sự tuân thủ của các quy định và luật lệ;
Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả
Báo cáo của COSO được đánh giá là thiết thực, rõ ràng với các tổ chức thiết lập và thực hiện KSNB nhằm tạo thành một quá trình liên tục để mỗi tổ chức có thể đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của họ Tuy nhiên COSO dừng lại ở việc đưa khái niệm về “kiểm soát nội bộ” mà không phải là toàn bộ “hệ thống kiểm soát nội bộ”. Điều này cũng giống với khái niệm về KSNB theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA 315) do Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) ban hành sau này
2.2.2 Mục đích của kiểm soát nội bộ
KSNB thường do chính những nhà quản lý thiết lập ra nhằm phục vụ cho mục đích quản lý của mình Khi thiết lập và vận hành KSNB, các nhà quản lý luôn hướng tới các mục đích đã lập sẵn Theo định nghĩa của IFAC thì mục đích của KSNB là khá rõ ràng đó là: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng lúc, đảm bảo hiệu quả hoạt động Kết hợp quan điểm của các tổ chức khác nhau, cho thấy KSNB có các mục đích sau:
Thứ nhất: Đảm bảo chắc chắn các quy định và chế độ quản lý được thực hiện đúng.
Mọi hoạt động của đơn vị thường được các nhà quản lý điều hành thông qua các quyết định và các quy chế quản lý do họ thiết lập KSNB sẽ giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, bảo đảm tuân thủ đúng quy trình, đúng thể thức đã được quy định.
Thứ hai: Điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả.
Các quy định cũng như các thủ tục kiểm soát phải bảo đảm công việc được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả, ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, tránh sự lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh dẫn đến việc sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả.
Thứ ba: Phát hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.
Sai sót trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh là điều tất yếu không thể tránh khỏi do những nguyên nhân cả khách quan lẫn chủ quan Mọi công đoạn trong quá trình hoạt động đều do con người trong đơn vị thực hiện Họ hoàn toàn có thể mắc các sai phạm, thậm chí gian lận vì mục đích cá nhân Để phát hiện, ngăn chặn các sai sót và gian lận này cần phải có KSNB với các bước kiểm soát chặt chẽ.
Thứ tư: Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
Nền kinh tế ngày càng phát triển, các đơn vị hoạt động trong nền kinh tế thị trường luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh quyết liệt do đó không thể tránh khỏi những khó khăn vướng mắc trong quá trình hoạt động Trước thực trạng đó, KSNB thông qua các mắt xích của mình có nhiệm vụ phát hiện ra những khó khăn vướng mắc đó, từ đó có những biện pháp đối phó phù hợp.
Thứ năm: Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
Tài sản và thông tin của doanh nghiệp là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị lạm dụng Trong nền kinh tế thị trường sẽ rất nguy hiểm nếu thông tin lọt vào tay đối thủ cạnh tranh Chính vì vậy mục đích của KSNB là bảo vệ các tài sản và thông tin này thông qua các quy trình kiểm soát của mình, hạn chế đến mức tối đa những tổn thất đối với đơn vị.
Thứ sáu: Ghi chép kế toán đầy đủ, tin cậy và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh
Công tác tài chính kế toán luôn phải thực hiện bởi rất nhiều các quy định của pháp luật về các loại thuế, về chế độ kế toán, về sử dụng hóa đơn,…do vậy việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định Bằng việc thiết lập các quy trình quản lý về tài chính kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo, KSNB sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính bảo đảm tuân thủ đúng theo quy định.
2.2.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ
Đặc điểm doanh nghiệp trong lĩnh vực đầu tư xây dựng có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ
Lĩnh vực đầu tư xây dựng là một lĩnh vực kinh doanh có quy trình thực hiện phức tạp, thời gian kéo dài, chi phí đầu tư lớn Theo Luật Đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005, quy trình thực hiện một dự án đầu tư phải trải qua 04 giai đoạn sau:
Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị đầu tư: giai đoạn này nhà đầu tư phải thực hiện các thủ tục như làm văn bản đề nghị cấp Giấy chứng nhận đầu tư; văn bản xác nhận tư cách pháp lý của nhà đầu tư; báo cáo năng lực tài chính của nhà đầu tư; giải trình kinh tế - kỹ thuật với các nội dung về mục tiêu, địa điểm đầu tư, nhu cầu sử dụng đất, quy mô đầu tư, vốn đầu tư, tiến độ thực hiện dự án, giải pháp công nghệ, giải pháp về môi trường; lập dự án đầu tư gửi các cơ quan chức năng để được cấp giấy chứng nhận đầu tư.
Thứ hai, giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tư: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đầu tư, nhà đầu tư phải thực hiện công tác giải phóng mặt bằng, thực hiện các nghĩa vụ tài chính và liên hệ với cơ quan quản lý đất đai có thẩm quyền nơi thực hiện dự án để thực hiện thủ tục giao đất hoặc thuê đất Khi được giao đất, nhà đầu tư thực hiện công tác thiết kế kỹ thuật thi công và lập tổng dự toán; thẩm tra dự toán; làm các thủ tục về đấu nối điện, nước, cấp nước;
Thứ ba, là giai đoạn thực hiện đầu tư: Khi mặt bằng đã được chuẩn bị xong, nhà đầu tư tiến hành thi công xây dựng công trình sau khi có giấy phép xây dựng.Giai đoạn này công tác lập tiến độ thi công, giám sát thi công công trình, mời thầu,đảm bảo an toàn lao động, giám sát chất lượng, quản lý vật tư thiết bị, quản lý chi phí đầu tư đòi hỏi phải hết sức chặt chẽ và sát sao.
Thứ tư, là giai đoạn kết thúc đầu tư: đây là giai đoạn nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào sử dụng Giai đoạn này yêu cầu cần phải quản lý chặt chẽ về quy trình nghiệm thu công trình theo đúng quy định của pháp luật về kỹ thuật và chất lượng công trình; quản lý tốt về công nợ của khách hàng khi bàn giao sản phẩm, về quá trình vận hành và khai thác kinh doanh dự án.
Thực tế cho thấy khi thực hiện đầu tư một dự án thời gian thường kéo dài từ trên ba năm, và với quy định về quy trình thực hiện dự án như vậy, theo Tác giả với lĩnh vực đầu tư xây dựng có các đặc thù tác động trực tiếp đến công tác kiểm soát như sau:
Một là, thời gian để thực hiện công việc trong lĩnh vực đầu tư xây dựng có thời gian thực hiện dài Với đặc thù này, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được kế hoạch về tiến độ thực hiện dự án hợp lý làm cơ sở để kiểm soát tiến độ thực hiện dự án, tránh trường hợp chậm tiến độ dự án ảnh hưởng đến tâm lý của khách hàng, hình ảnh của Công ty và hiệu quả đầu tư.
Hai là, vốn đầu tư lớn, do đó doanh nghiệp cần phải có cơ chế quản lý và kế hoạch tài chính tốt để luôn đảm bảo nguồn vốn thực hiện và quản lý chi phí hiệu quả tránh tình trạng lấy nguồn vốn ngắn hạn đem đầu tư dài hạn, thất thoát, lãng phí, đảm bảo tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.
Ba là, có tính chất về mặt kỹ thuật cao do phải đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn về thiết kế, về xây dựng, do đó cần phải kiểm soát tốt về chất lượng xây dựng công trình, chất lượng sản phẩm đảm bảo đúng quy định pháp luật và tính cạnh tranh của sản phẩm.
Bốn là, công trình xây dựng có tính chất đơn chiếc do đó cần phải có dự toán(hay còn gọi là tổng mức đầu tư) cho từng dự án Yếu tố này đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát được từng khoản mục chi phí trong dự toán đảm bảo tính đúng, đủ, hợp lý, hiệu quả của dự án.
Năm là, dự án đầu tư có nhiều chi phí đặc thù như chi phí giải phóng mặt bằng, chi phí nộp tiền sử dụng đất, nên doanh nghiệp cần kiểm soát tốt về các chính sách pháp luật có liên quan tại từng thời điểm cụ thể để tránh tình trạng phải mất nhiều chi phí do việc nắm bắt các quy định pháp luật không kịp thời.
Sáu là, việc an toàn lao động là hết sức quan trọng trong giai đoạn thực hiện dự án, do vậy doanh nghiệp cần phải kiểm soát về an toàn lao động bằng cách nắm vững các quy định về an toàn lao động; triển khai công tác kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện dự án về an toàn lao động phải thường xuyên và liên tục.
Bảy là, công trình được thi công ngoài trời nên chịu tác động trực tiếp của thời tiết, do đó công tác dự báo về thời tiết cần được kiểm soát tốt Tiến độ thi công cần được lập làm cơ sở kiểm soát tiến độ thực tế.
Tám là, bị ảnh hưởng và chi phối nhiều bởi hệ thống pháp luật Vấn đề này có ảnh hưởng lớn đến thời gian cũng như chi phí thực hiện dự án Nếu doanh nghiệp không nắm vững, cập nhật kịp thời các quy định của pháp luật thì việc thực hiện dự án sẽ bị kéo dài và thậm chí còn đình trệ, hiệu quả kém Hơn nữa việc dự báo về sự thay đổi các quy định liên quan đến lĩnh vực đầu tư xây dựng như quy định về bồi thường hỗ trợ giải phóng mặt bằng, quy định về luật đất đai, quy định về cơ chế đầu tư,…cũng rất quan trọng trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, nó không những ảnh hưởng đến thời gian thực hiện Dự án mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thực hiện dự án.
Chín là, đội ngũ nhân viên đòi hỏi phải có trình độ và chuyên môn tốt Đặc điểm này ảnh hưởng trực tiếp tới công tác kiểm soát nhân sự vì nếu chất lượng nhân sự kém sẽ kéo theo sự kiểm soát về chất lượng công trình, về tiến độ dự án, về chi phí đầu tư, về hiệu quả đầu tư sẽ không được đảm bảo được mục tiêu đặt ra.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH NHÀ HÀ NỘI SỐ 35
Tổng quan về Công ty
3.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty
Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà
Tên tiếng Anh : NO 35 HA NOI HOUSING TRADING AND CONSTRUCTION INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt : NO 35 HOUSINCO J.S.C
Slogan : Xây những ước mơ
Trụ sở chính : Số 4 Tập thể viện 354, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Trụ sở giao dịch : B3/128 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội Điện thoại : 04.37282230
Website : http://www.Housinco.com.vn
Vốn điều lệ của Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số
35 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103007399 là 100.000.000.000 đồng (Một trăm tỷ đồng chẵn).
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103007399 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 19/04/2005 hoạt động theo Luật doanh nghiệp. Công ty có trụ sở tại số 4 Tập thể viện 354, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội.
Sau tám năm xây dựng và trưởng thành, với định hướng phát triển phù hợp và sự đồng lòng, chung sức của một tập thể trẻ trung, năng động, Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 đã liên tục phát triển và đạt được nhiều thành công trên các mặt hoạt động.
Trong giai đoạn mới thành lập (năm 2005), lĩnh vực hoạt động chủ yếu củaCông ty là tư vấn thiết kế và tư vấn lập dự án, đạt trên 20 hợp đồng các loại với đối tác lớn, chiến lược như: Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội – Bộ Quốc phòng; Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam; Tổng công ty Du lịch Hà Nội; Công ty TNHH
Kinh Bắc; Chi nhánh Ngân hàng Thương mại CP Bắc Á tại Hà Nội; … Những năm tiếp theo, Công ty tiếp tục tăng sản lượng và tìm kiếm được nhiều đối tác mới như: Công ty CP Xây lắp I – Petrolimex; Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Sản xuất vật liệu Nam Thắng; Công ty Xăng dầu khu vực I; Công ty CP Thanh Bình Hà Nội; Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu Sao Mai; Công ty Cổ phần xây dựng thương mại Thủ Đô Năm 2010, Công ty tiếp tục thành công trong lĩnh vực tư vấn thiết kế với các hợp đồng quy mô lớn với các đối tác như: Công ty CP Xây lắp I – Petrolimex; Công ty CP Thương mại và Dịch vụ Tiến Thành; Công ty TNHH Thương mại Xuất Nhập khẩu Duyên Hà, Công ty Cổ phần Đông Đô.…Do đó, hàng năm sản lượng thực hiện của lĩnh vực tư vấn đầu tư tăng dần từ mức đạt 1 tỷ đồng năm 2005 lên mức 8 tỷ đồng tại năm 2010.
Năm 2006, Công ty mở rộng sang lĩnh vực đầu tư dự án và được UBND Thành phố Hà Nội giao cho Công ty làm chủ đầu tư Dự án “Nhà ở để bán cho cán bộ chiến sỹ Viện Khoa học Hình sự – Bộ Công an” tại ô đất CT2 Khu đô thị mới Phùng Khoang, xã Trung Văn, huyện Từ Liêm, Hà Nội; Dự án “Tổ hợp văn phòng và nhà ở” tại phường Thanh Lương, quận Bà Trưng, Hà Nội; Dự án Nhà ở tái định cư tại ô đất CT2 thuộc dự án nhóm nhà ở Đông Nam đường Láng Hạ - Thanh Xuân kéo dài thuộc xã Trung Văn, huyện Từ Liêm, Hà Nội; Dự án Nhà ở dãn dân tại khu ao Bà Đắc, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Đến năm 2008, Công ty tiếp tục đạt những thành công vượt trội trong lĩnh vực đầu tư dự án với các công trình làm chủ đầu tư, đó là: Dự án Tổ hợp văn phòng và nhà ở Báo Thanh tra tại ô đất CT5 Khu đô thị mới Tây Nam Kim Giang I, Hà Nội; Dự án Nhà ở cho cán bộ chiến sỹ các Cục nghiệp vụ thuộc Bộ Công an; Dự án Tổ hợp công trình công cộng và nhà ở tại phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội; dự án Cải tạo môi trường hồ Chăn nuôi tại phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội Giá trị của dự án đầu tư thấp nhất tại Công ty là 50 tỷ đồng, đó là dự án Cải tạo môi trường hồChăn nuôi tại phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội; giá trị của dự án đầu tư cao nhất tại Công ty là 335 tỷ đồng, đó là dự án Tổ hợp văn phòng và nhà ở BáoThanh tra tại ô đất CT5 Khu đô thị mới Tây Nam Kim Giang I Hiện tại, Công ty đã có 1 dự án đang trong giai đoạn thi công xây dựng, dự kiến đến quý 1 năm 2014 bàn giao nhà đó là Dự án “Nhà ở để bán cho cán bộ chiến sỹ Viện Khoa học Hình sự – Bộ Công an” tại ô đất CT2 Khu đô thị mới Phùng Khoang, xã Trung Văn, huyện Từ Liêm, Hà Nội Sản lượng về công tác đầu tư dự án đạt 150 tỷ đồng tại năm 2012.
Ngày 12/11/2009, Công ty đã vinh dự là một trong bốn doanh nghiệp trên tổng số 43 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, tư vấn, tài chính, ngân hàng được nhận Bằng khen của Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội vì đã có thành tích tham gia Hội chợ Quốc tế Hà Nội 2009, với chủ đề “Doanh nghiệp hướng tới 1000 năm Thăng Long – Hà Nội”.
Tuy nhiên, tất cả những thành công trên chỉ là bước đầu tiên trên con đường xây dựng những ước mơ của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà
Hà Nội số 35 Tập thể Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 luôn mong muốn đầu tư xây dựng lên những công trình làm thỏa mãn ước mơ có được ngôi nhà mơ ước của người dân Thủ đô, góp phần xây dựng và phát triển đất nước.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 được tổ chức hoạt động và điều hành theo mô hình công ty cổ phần, tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành.
Cơ cấu tổ chức hoạt động của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
Ngoài ra, Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 còn có vốn góp ở hai công ty, đó là Công ty cổ phần Kiến trúc Era và Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xăng dầu Housinco.
3.1.4 Mô tả các hoạt động kinh doanh chính của Công ty
Công ty được thành lập và hoạt động trên nhiều lĩnh vực như: Đầu tư, kinh doanh bất động sản; Tư vấn thiết kế; Tư vấn lập dự án; Quản lý dự án…
Hiện nay, Công ty đang hoạt động chủ yếu tại thị trường Hà Nội và tập trung vào các lĩnh vực chính sau:
* Đầu tư, kinh doanh bất động sản Đây là lĩnh vực nền tảng và là trọng tâm phát triển của Công ty trong hiện tại và tương lai Lĩnh vực này bao gồm:
+ Đầu tư dự án nhà ở bao gồm chung cư và biệt thự; văn phòng; trung tâm thương mại; bãi đỗ xe…Điển hình như các dự án sau:
- Dự án “Nhà ở để bán cho cán bộ chiến sỹ Viện Khoa học hình sự - Bộ Công an” tại khu đô thị mới Phùng Khoang, xã Trung Văn, huyện Từ Liêm, Hà Nội.
- Dự án “Nhà ở để bán cho cán bộ viên chức Báo Thanh tra Chính phủ” tại ô đất CT5 Khu đô thị mới Tây Nam Kim Giang I, xã Tân Triều, huyện Thanh Trì, Hà Nội.
- Dự án “Nhà ở để bán cho cán bộ chiến sỹ các cục nghiệp vụ - Bộ Công an” tại xã Đại Mỗ, huyện Từ Liêm, Hà Nội;
- Dự án “Tổ hợp công trình công cộng và nhà ở” tại phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội;
- Dự án “Cải tạo môi trường hồ Chăn nuôi” tại phường Trần Phú, quận Hoàng Mai,
+ Kinh doanh bất động sản: Sàn giao dịch bất động của Công ty thực hiện các nghiệp vụ: kinh doanh bất động sản do Công ty làm chủ đầu tư và của các đối tác; quảng cáo bất động sản; quản lý bất động sản… Đặc trưng của lĩnh vực này là chi phí đầu tư nhiều, thời gian thực hiện kéo dài, chất lượng công trình luôn phải đảm bảo theo các quy định của pháp luật nên đòi hỏi Công ty phải kiểm soát chặt chẽ về chi phí đầu tư, về chất lượng công trình, về tiến độ thi công, về an toàn lao động,…
Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty
3.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát
3.2.1.1 Đặc thù về quản lý
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 là doanh nghiệp thuộc loại hình công ty cổ phần Công ty chịu sự quản lý Nhà nước của UBND Thành phố Hà Nội và chịu sự quản lý vốn của các cổ đông góp vốn.
Công ty hoạt động theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị phê duyệt Hội đồng quản trị hoạt động trên cơ sở các quy định tại Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11.
Hiện nay ở Công ty, người có quyền điều hành cao nhất là Giám đốc và người có quyền quản lý cao nhất là Chủ tịch Hội đồng Quản trị.
Chủ tịch Hội đồng Quản trị tại Công ty là người đã có gần 15 năm gắn bó với ngành Đầu tư Xây dựng Ông đã trải qua nhiều vị trí công tác khác nhau cho nên mọi hoạt động tại Công ty ông đều am hiểu Ông đã nhiều năm là cán bộ quản lý nên ông nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của KSNB đối với công tác quản lý Xây dựng công tác KSNB tại Công ty vận hành thông suốt và hiệu quả là điều ông luôn trăn trở.
Tuy nhiên, Giám đốc Công ty lại là cán bộ trưởng thành trong môi trường quân đội, vì vậy đã có một chút khó khăn cho vị trí điều hành Công ty của ông. Nhưng trong suốt thời gian làm việc tại đây, ông đã nhanh chóng tìm hiểu và nắm bắt những đặc điểm của Công ty và khó khăn mà Công ty gặp phải trong từng giai đoạn để có cách thức tổ chức quản lý cho phù hợp Ông rất coi trọng nhân tố con người và xác định đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý, quyết định đến sự phát triển của Công ty.
Trên cơ sở quan điểm và nhận thức của lãnh đạo Công ty về công tác quản lý nói chung và KSNB nói riêng, những hành động cụ thể đã được triển khai thực hiện. Các quy định, quy chế về quản lý vốn, về quy trình thực hiện Quản lý dự án được thiết kế phù hợp Chính sách nhân sự tại Công ty cũng đã được quan tâm, Công ty đã có các chế độ phúc lợi đầy đủ cho người lao động, coi trọng cán bộ trẻ có năng lực, một số cán bộ trẻ đã được giữ các chức vụ quan trọng trong Công ty.
Nhìn chung, là một Công ty cổ phần, mô hình quản lý ở Công ty cũng tương tự như các Công ty cổ phần khác, có Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc hoạt động theo quy chế và điều lệ Công ty Nét đặc thù về quản lý ở đây chính là Ban lãnh đạo Công ty luôn ép tiến độ công việc do không chuẩn bị được kế hoạch dài hạn trước vì năng lực về tài chính của Công ty còn bị hạn chế; yếu tố tình cảm đôi lúc còn bị chi phối trong điều hành công việc; chưa thực sự quan tâm, sâu sát đến KSNB ở một số hoạt động của Công ty
Công ty hoạt động theo mô hình của Công ty Cổ phần Đứng đầu Công ty làChủ tịch Hội đồng quản trị, ông là người đưa ra các quyết định về mặt vĩ mô và chiến lược phát triển của Công ty Sau đó là Giám đốc Công ty, ông là người điều điều hành, tổ chức triển khai các công việc theo chiến lược và kế hoạch Hội đồng quản trị giao Sau đó là các phòng ban chức năng: Ban Kiểm soát, Phòng Tài chính
Kế toán; Phòng Kế hoạch Dự án; Phòng Thiết kế Kỹ thuật; Ban quản lý các Dự án; Ban Kinh doanh Nhà, Phòng Tổ chức Hành chính Các phòng ban có vai trò triển khai các công việc cụ thể, giúp việc cho Giám đốc Công ty về các mảng mình phụ trách.
Với cơ cấu tổ chức như trên, có thể nói Công ty đã có đủ các bộ phận để thực hiện, triển khai hoạt động kinh doanh của Công ty Tuy nhiên, với đặc thù là Công ty Cổ phần, có nhiều chủ sở hữu vốn, Công ty chưa có bộ phận KTNB để tham mưu, giúp việc Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát về công tác KTNB đang là một lỗ hổng trong việc quản lý của Công ty Trong công tác đầu tư dự án, Công ty chưa có bộ phận thẩm định dự án để giúp Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc Công ty phân tích, đánh giá tính khả thi của dự án trước khi Công ty quyết định đầu tư Điều này đã cho thấy cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay tuy đã đáp ứng được yêu cầu công việc nhưng chưa được đầy đủ và chặt chẽ trong góc độ quản lý
Phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu kinh doanh trong từng giai đoạn luôn là nhiệm vụ được lãnh đạo Công ty quan tâm Tính đến thời điểm 30/9/2013, tổng số lao động của Công ty là 30 người Số lao động của Công ty gần như ổn định qua các năm do đặc thù công việc của Công ty chủ yếu làm Dự án và Tư vấn đầu tư Về chất lượng lao động, lao động có trình độ đại học và trên đại học chiếm khoảng 95%
Nhìn chung, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên Công ty đạt ở mức khá Tuy nhiên trình độ tin học, ngoại ngữ của công nhân viên lại rất hạn chế.
Vấn đề tuyển dụng lao động tại Công ty được giao cho các phòng ban đề xuất trên cơ sở yêu cầu thực tế của mình Quan điểm của lãnh đạo Công ty coi yếu tố con người là động lực chủ yếu của chiến lược phát triển Công ty Vì vậy trong vấn đề tuyển dụng, năng lực trình độ của người lao động là tiêu chí hết sức quan trọng và được ưu tiên hàng đầu Tuyển dụng phải đúng người, đúng việc và có hiệu quả Đối với công tác đề bạt bố trí cán bộ, hiện nay Công ty phân cấp như sau: Hội đồng Quản trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Giám đốc và Kế toán trưởng Giám đốc quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật trưởng các phòng ban và các chức danh còn lại.
Việc bổ nhiệm cán bộ hiện nay đôi lúc còn mang tính hình thức, một số vị trí được đề bạt dựa vào thời gian công tác, mối quan hệ gia đình chứ không dựa vào năng lực thực tế để bổ nhiệm Điều này dẫn đến việc bố trí nhân sự không đúng với tiềm lực của cán bộ Nhiều người giỏi, có tài chưa thực sự được khai thác hết khả năng vì chưa được vào vị trí hợp lý
Hiện tại Công ty chưa có Quy chế thi đua khen thưởng, vì thế việc khích lệ động viên người lao động kịp thời chưa được phát huy, làm ảnh hưởng đến tinh thần cũng như sự cống hiến trong công việc của người lao động.
Công tác quản lý nhân sự ở Công ty hiện tại vẫn theo hình thức thô sơ, cổ điển đó là bằng cách chấm công bằng thủ công và quản lý các vấn đề liên quan trên máy tính của bộ phận tổ chức Vì thế công tác quản lý nhân sự còn mất nhiều thời gian cho cán bộ tổ chức tại Công ty.
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH NHÀ HÀ NỘI SỐ 35
Nhận xét về kiểm soát nội bộ tại Công ty
4.1.1 Kết quả đạt được của kiểm soát nội bộ tại Công ty
KSNB là một vấn đề còn khá mới mẻ đối với các nhà quản lý doanh nghiệp Việt Nam nói chung và đối với lãnh đạo Công ty nói riêng Vai trò, vị trí của KSNB đối với công tác quản lý doanh nghiệp đang dần được khẳng định nhất là khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp, xu thế hội nhập mở cửa với bên ngoài đang diễn ra hết sức mạnh mẽ Qua quá trình nghiên cứu thực trạng KSNB tại Công ty có thể rút ra mấy nhận xét sau đây:
Trước hết, phải ghi nhận những nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên toàn Công ty trong việc xây dựng và duy trì KSNB trong đơn vị Điều này thể hiện những mặt tích cực của KSNB nơi đây, cụ thể:
Thứ nhất: Nhận thức của lãnh đạo Công ty về vai trò của KSNB đang dần được thay đổi theo hướng tích cực Từ những thay đổi trong nhận thức dẫn đến những thay đổi trong quyết sách và hành động Đây là nhân tố hết sức quan trọng, là điều kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy chế KSNB thuộc các lĩnh vực hoạt động của Công ty.
Thứ hai: Tuy chưa được đầy đủ, nhưng Công ty đã có sự quan tâm nhất định đến hệ thống các quy chế ban hành trong Công ty Hệ thống các quy chế này đã góp phần không nhỏ trong việc đưa các hoạt động của Công ty dần đi vào nề nếp, quy củ.
Thứ ba: Công tác quản lý về kế toán của Công ty đã được tin học hoá Công ty đã xây dựng và triển khai phần mềm kế toán, việc này đã khiến cho công việc kế toán được giảm tải rất nhiều, việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo được cải thiện và thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo Công ty đến KSNB qua công tác kế toán.
4.1.2 Những tồn tại và hạn chế của kiểm soát nội bộ tại Công ty
Bên cạnh những mặt tích cực nêu trên, KSNB ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 còn bộc lộ nhiều mặt hạn chế, yếu kém, chưa thực sự phát huy được vai trò vốn có của nó trong công tác quản lý tại Công ty Điều này thể hiện qua một số mặt sau:
Một là, yếu tố về môi trường kiểm soát:
- Nhận thức đầy đủ về kiểm soát của lãnh đạo các cấp còn hạn chế, đặc biệt là đội ngũ quản lý cấp trung. Ở bất kỳ một đơn vị nào dù lớn hay nhỏ đều tồn tại KSNB Vấn đề là lãnh đạo đơn vị đó nhận thức, xây dựng và vận hành nó để điều hành các hoạt động phù hợp với đặc điểm hoạt động của mình như thế nào Trong quá trình nghiên cứu tại Công ty, Tác giả đã có dịp tiếp xúc với một số trưởng, phó các phòng ban Khi được hỏi về hệ thống kế toán, về các quy chế quản lý trong đơn vị, về những vấn đề cụ thể như công tác kế hoạch tại đơn vị, chính sách nhân sự họ đều hiểu biết Tuy nhiên khi hỏi về khái niệm KSNB thì dường như đây là một khái niệm rất mới mẻ với họ Có người còn nhầm lẫn KSNB với Ban Kiểm soát Do đó, từ chỗ chưa hình dung được KSNB dẫn đến không ý thức được vai trò của nó đối với công tác quản lý mà chính họ đang đảm nhiệm Vì vậy việc xây dựng và triển khai các bước kiểm soát, các thủ tục kiểm soát trong Công ty bị hạn chế cũng là điều dễ hiểu.
- Công tác phân cấp phân quyền tại Công ty đôi lúc còn chưa rõ ràng làm giảm hiệu lực, hiệu quả của các quyết định quản lý, giảm tác dụng của cơ chế quản lý.
Theo quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong Công ty, các cấp quản lý đều được phân công nhiệm vụ và có quyền hạn cụ thể, tuy nhiên chưa được rõ ràng dẫn đến tình trạng báo cáo vượt cấp, có những việc nhân viên không biết báo cáo cấp nào, vì thế uy quyền của các cấp trung bị giảm trong công tác quản lý bộ phận phụ trách, ảnh hưởng đến công việc và tâm lý làm việc của nhân viên.
- Đánh giá rủi ro là quá trình tìm hiểu những rủi ro có thể và sẽ liên quan tới việc đầu tư dự án của Công ty Việc đánh giá rủi ro đối với dự án đầu tư thường được thực hiện bởi bộ phận thẩm định dự án Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức như hiện tại của Công ty thì không có bộ phận thẩm định dự án, điều này cho thấy công tác về đánh giá rủi ro tại Công ty đang còn hạn chế, việc này hiện tại chỉ được thực hiện trên góc độ xem xét đầu tư của người đứng đầu Công ty bằng kinh nghiệm và cảm tính do đó đã tiềm ẩn những ảnh hưởng lớn và đe dọa đến các mục tiêu đặt ra của Công ty
- Chính sách nhân sự của Công ty chưa hợp lý dẫn đến chất lượng lao động không đồng đều, hiệu quả công việc thấp, ảnh hưởng đến việc vận hành và tính hữu hiệu của KSNB.
Sự chưa hợp lý trong chính sách nhân sự thể hiện từ khâu tuyển dụng, đánh giá, đề bạt cho đến khâu quản lý nhân sự Tình trạng tuyển dụng không có tiêu chuẩn cụ thể; việc đề bạt bố trí người đôi lúc không phù hợp với năng lực; chưa có chính sách thu hút và đãi ngộ nhân tài, đang là những rào cản khiến cho các chính sách, các quy chế kiểm soát của Công ty không phát huy được hiệu quả như mong muốn.
- Chất lượng công tác kế hoạch và dự toán còn hạn chế, đặc biệt là việc lập dự toán và kế hoạch của công tác đầu tư dự án.
Công tác khảo sát và thu thập thông tin trong công tác lập dự toán và kế hoạch chưa được Công ty quan tâm và đầu tư, việc lập dự toán và kế hoạch luôn bị trong tình trạng ép tiến độ, dự toán lập ra không có bộ phận chuyên trách của Công ty thẩm định lại vì thế thực tế khi Công ty triển khai dự án theo kế hoạch và dự toán lập ra đã bị trễ tiến độ so với tiến độ lập ban đầu và chi phí phát sinh bị tăng vượt mức dự phòng quy định trong dự toán, dẫn đến các kế hoạch về tài chính, nhân sự, của Công ty bị ảnh hưởng và hiệu quả thực hiện dự án thấp.
Hai là, yếu tố về hệ thống thông tin chưa đầy đủ và chất lượng thông tin còn kém.
Thông tin trong doanh nghiệp bao gồm cả thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ của doanh nghiệp Hiện tại, hệ thống thông tin của Công ty còn chưa đầy đủ và chất lượng thông tin còn kém, điều này thể hiện ở chỗ: Công ty chưa có hệ thống báo cáo quản trị đầy đủ và khoa học của các bộ phận Dự án, Thiết kế, Quản lý dự án, Kinh doanh nhà, Tổ chức Hành chính, riêng bộ phận Kế toán hệ thống báo cáo quản trị được thực hiện tốt hơn nhưng cũng chưa có quy chế rõ ràng; các cơ sở dữ liệu pháp luật chưa được trang bị đầy đủ; công tác khảo sát thị trường trong hoạt động bán hàng và lập dự toán gần như không có;…
Hoạt động giám sát thường xuyên mới chỉ được thực hiện thông qua việc tiếp nhận thông tin phản hồi giữa nhân viên và ban lãnh đạo công ty về ý kiến của khách hàng và nhà thầu Hoạt động giám sát định kỳ chưa được ban lãnh đạo Công ty chú trọng nhiều như: định kỳ chưa tổ chức họp đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh; việc đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc của từng nhân viên còn mang tính hình thức; đồng thời cũng chưa có bộ phận KTNB… Vậy nếu có các biến động bất thường xảy ra thì khó có thể phát hiện, giải quyết điều chỉnh kịp thời cho từng thời điểm, từng giai đoạn.
Ba là, yếu tố về thủ tục kiểm soát thì hệ thống các quy chế kiểm soát của
Công ty còn kém hiệu lực và chưa đồng bộ:
Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty
4.2.1 Nguyên tắc hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty
Nguyên tắc 1: Hoàn thiện trước hết phải tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nước, phải xuất phát từ nhận thức đúng đắn của nhà quản lý về KSNB.
Nguyên tắc này đòi hỏi việc xây dựng KSNB tại Công ty phải tuân thủ tuyệt đối các quy định pháp luật của Nhà nước, không được làm trái với những chỉ thị, nghị định của Chính phủ cũng như các thông tư, văn bản hướng dẫn của các bộ, ngành có liên quan Hơn nữa, nếu nhà quản lý quan niệm KSNB không cần thiết với doanh nghiệp hoặc có tư tưởng coi nhẹ việc kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn rằng không thể có được những hành động thiết thực để KSNB trở nên hữu hiệu hơn.
Nguyên tắc 2: Hoàn thiện phải đáp ứng và phù hợp với quá trình hội nhập, phát triển.
Nhà quản lý phải có khả năng nhận biết tình hình kinh doanh thực tại, phân tích thấu đáo các điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội và thách thức đặt ra đối với doanh nghiệp, từ đó KSNB sẽ được hoàn thiện trên cơ sở tận dụng cơ hội kinh doanh, góp phần hạn chế tối thiểu các điểm yếu của doanh nghiệp và biến các thách thức thành cơ hội cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc 3: Hoàn thiện phải kế thừa và phát huy tối đa những nhân tố hợp lý của KSNB hiện tại.
Theo nguyên tắc này, việc hoàn thiện KSNB không có nghĩa là phủ nhận hoàn toàn cái cũ, loại bỏ cái cũ mà phải có tính kế thừa Trên cơ sở KSNB hiện tại, cần chọn lọc những nhân tố tích cực, tận dụng và phát huy những mặt ưu điểm Dựa trên nền tảng KSNB cũ để bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu quản lý hiện nay của Công ty.
Nguyên tắc 4: Hoàn thiện KSNB phải có định hướng rõ ràng, bước đi cụ thể, đồng bộ và bảo đảm sự ổn định tương đối các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nguyên tắc này đòi hỏi Công ty phải coi việc hoàn thiện KSNB như là một nhiệm vụ trọng tâm của Công ty Nhiệm vụ này phải có kế hoạch, có định hướng và bước đi cụ thể để thực hiện Các giải pháp hoàn thiện KSNB phải được thực hiện một cách nhất quán và đồng bộ Tuy nhiên việc thực hiện các giải pháp phải bảo đảm không gây xáo trộn các hoạt động kinh doanh, không gây sự thay đổi quá lớn trong cơ cấu nhân sự của Công ty.
Nguyên tắc 5: Hoàn thiện phải bảo đảm được sự cân đối giữa chi phí thiết kế, vận hành với lợi ích nó mang lại. Đây là hạn chế cố hữu của KSNB nhưng đồng thời là nguyên tắc để quyết định việc thiết kế, vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh là hướng đến mục tiêu lợi nhuận, vì vậy nhà quản lý sẽ không chấp nhận nếu chi phí thiết kế, vận hành KSNB lớn hơn lợi ích mà nó mang lại Do đó, các bộ phận cấu thành của KSNB, các bước kiểm soát, thủ tục kiểm soát được xây dựng ở đây phải được xem xét cả về qui trình nghiệp vụ lẫn tính kinh tế và khả năng thực thi Một thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ nhưng quá rườm rà và tốn kém thì cũng cần phải phải xem xét Chính vì vậy, việc hoàn thiện KSNB phải bảo đảm KSNB hữu hiệu nhất, hiểu theo nghĩa đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của Công ty trong giới hạn cho phép về tính kinh tế và khả năng thực thi.
Nguyên tắc 6: Hoàn thiện KSNB phải được xây dựng và hoàn thiện phù hợp với đặc điểm trong lĩnh vực kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ lãnh đạo Công ty.
Nguyên tắc này đòi hỏi các giải pháp hoàn thiện phải bám vào những nét đặc thù của lĩnh vực hoạt động, căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, loại hình kinh doanh cũng như tính chất phức tạp của các hoạt động trong Công ty Bên cạnh đó, trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty cũng là cơ sở quan trọng cho việc xây dựng KSNB Các quy chế, chính sách, thủ tục kiểm soát phải phù hợp với trình độ, nhận thức của đội ngũ thực thi các chính sách đó Có như vậy, KSNB mới phát huy được vai trò của mình trong công tác quản lý một cách tốt nhất.
4.2.2 Giải pháp hoàn thiện về môi trường kiểm soát
4.2.2.1 Về môi trường kiểm soát Để hoàn thiện môi trường KSNB, không chỉ riêng ban lãnh đạo Công ty có quan điểm điều hành đúng đắn, nhận thức, quán triệt tầm quan trọng của công tác KSNB mà cần phải có biện pháp để nâng cao tầm quan trọng của công tác KSNB trong ý thức và thực thi của mỗi cán bộ nhân viên Cụ thể: tuyên truyền mục đích, ý nghĩa các quy định Công ty ban hành đến từng bộ phận và người lao động để họ hiểu ý nghĩa các quy định công ty ban hành; áp dụng các chế tài thưởng, phạt rõ ràng đối với người lao động khi vi phạm các quy định Công ty đã ban hành; tăng cường nhận thức về KSNB trong nội bộ Công ty Công ty ngày càng phát triển, mức độ phân cấp, phân quyền ngày càng cao, kể cả phân quyền đến từng nhân viên giao dịch Vai trò của kiểm soát trở nên rất quan trọng để có thể ngăn chặn và phát hiện những sai sót và tiêu cực, đảm bảo an toàn trong hoạt động của Công ty.
4.2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý
Công ty cần có một quy định rõ ràng hơn về trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của các trưởng bộ phận để tránh tình trạng báo cáo vượt cấp, vượt quyền; cung cấp kịp thời thông tin và tham mưu cho Giám đốc việc điều hành hoạt động, đưa ra ý kiến, biện pháp quản lý nhằm kiểm soát rủi ro xảy ra trong hoạt động của bộ phận mình phụ trách, đảm bảo thúc đẩy sự phát triển bền vững, an toàn từng bộ phận.
Cần nghiên cứu và ban hành các văn bản hướng dẫn nhằm chuẩn hóa các hoạt động của Công ty, và cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong Công ty để tạo nên tính chuyên nghiệp cũng như tăng cường khả năng kiểm soát tại Công ty.
Công tác đánh giá rủi ro có vai trò quan trọng và hết sức cần thiết trong kinh doanh, đặc biệt với lĩnh vực đầu tư dự án Hiện tại Công ty đang thực hiện nhiều dự án lớn tuy nhiên trong cơ cấu tổ chức lại chưa có bộ phận nào có chức năng thẩm định dự án Đây là một thiếu sót và nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của Dự án.
Vì thế, trong thời gian sớm nhất có thể, Công ty cần phải thành lập ngay bộ phận có chức năng thẩm định dự án Vai trò của chức năng này là tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty về tính khả thi của Dự án để quyết định có nên đầu tư hay không Để làm được nhiệm vụ đó, lãnh đạo Công ty cần chú trọng đến chất lượng nhân sự khi bố trí làm việc, đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân sự am hiểu về pháp luật, về kinh doanh bất động sản, về tình hình tài chính, về kiến thức xây dựng, về kinh tế đầu tư, và đặc biệt là công tác dự báo tốt.
Công ty cần xây dựng lộ trình càng sớm càng tốt để hình thành một mô hình tổ chức có bộ phận KTNB và thay đổi Phòng Kế hoạch Dự án thành Phòng Kế hoạch Đầu tư và Phòng Dự án theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.1: Cơ cấu tổ chức mới
Kiến nghị thực hiện các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35
4.3.1 Kiến nghị đối với cơ quan quản lý Nhà nước
Thứ nhất, các cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực đầu tư xây dựng như Sở
Xây dựng, Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Quy hoạch Kiến trúc, Sở Tài chính… cần cải cách thủ tục hành chính và áp dụng cơ chế tài chính hợp lý trong việc tiếp nhận, giải quyết các thủ tục đầu tư như xin chấp thuận đầu tư, giải phóng mặt bằng, nộp tiền sử dụng đất, … Để thực hiện được một dự án đầu tư, giai đoạn làm thủ tục đối với cơ quan quản lý Nhà nước là giai đoạn tốn kém thời gian nhất của các doanh nghiệp do cơ chế giải quyết các thủ tục hành chính hiện tại của các cơ quan quản lý còn quá phức tạp, chưa rõ ràng, rườm rà làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của dự án, tốn kém chi phí của doanh nghiệp
Thứ hai, Ngân hàng Nhà nước xem xét trong việc điều hành các chính sách tín dụng với doanh nghiệp trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản được linh hoạt và phù hợp hơn
Hoạt động đầu tư luôn đòi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn vốn lớn và dài hạn, do đó để có chi phí đầu tư một dự án doanh nghiệp không thể không cần đến nguồn vốn được cung cấp từ các tổ chức tín dụng Thực tế cho thấy, thời gian vừa qua chính sách tín dụng của nước ta đã ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện các dự án đầu tư của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản do Ngân hàng Nhà nước ra quy định dừng cho vay đối với dự án đầu tư, kinh doanh bất động sản.
4.3.2 Kiến nghị đối với Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35
Thứ nhất, Công ty cần xem xét các phương án liên quan đến việc huy động vốn như hợp tác, liên doanh liên kết, chào bán cổ phần để đẩy mạnh năng lực tài chính của Công ty.
Thứ hai, tham gia thường xuyên vào các Hiệp hội Xây dựng, Hiệp hội Doanh nghiệp để mở rộng các kênh thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty.
Thứ ba, Công ty nên nghiên cứu, áp dụng việc thực hiện quy trình hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN- ISO nhằm chuẩn hóa các quy trình quản lý tại Công ty
Đóng góp của đề tài nghiên cứu
Với những luận điểm, phân tích về đề tài nghiên cứu, những đóng góp của Luận văn được thể hiện ở cả hai mặt lý luận và thực tiễn, cụ thể:
Về lý luận: Luận văn đã hệ thống hóa lý luận chung về KSNB, trên cơ sở đó phát triển theo hướng cụ thể hóa lý luận chung vào KSNB của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35.
Về thực tiễn: Luận văn đã khảo sát, phân tích các yếu tố: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 nhằm làm rõ thực trạng hệ thống KTNB tại Công ty Kết quả đánh giá đã chỉ ra được những mặt được, đặc biệt là các hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực hoàn thiệnKSNB tại Công ty.
Những hạn chế của đề tài nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về “Hoàn thiện KSNB tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35” đã có những đóng góp hữu ích, thiết thực về cả mặt lý luận và thực tiễn cho Công ty phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 trong quá trình tiếp tục xây dựng, củng cố và hoàn thiện công tácKSNB như định hướng của Ban lãnh đạo Công ty đề ra Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu về đề tài và trình độ có hạn nên Tác giả chưa có điều kiện nghiên cứu sâu và rộng về phần lý luận cũng như thực tiễn của vấn đề nghiên cứu như mong muốn để đưa ra tất cả các vấn đề liên quan, giải quyết triệt để các vấn đề tồn tại.
Hơn nữa, đối tượng nghiên cứu của tác giả chỉ tập trung vào Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 nên các giải pháp đưa ra để hoàn thiện KSNB tại Công ty muốn sử dụng rộng rãi trong phạm vi bao quát hơn đối với các công ty làm trong lĩnh vực đầu tư xây dựng sẽ chưa được đủ và đáp ứng được yêu cầu quản lý.
Do vậy, Tác giả mong muốn và hy vọng trên cơ sở những đóng góp của đề tài nghiên cứu này, các tác giả nghiên cứu về KSNB trong lĩnh vực đầu tư xây dựng trong tương lai sẽ phát triển và bổ sung để đưa ra những giải pháp thiết thực trong việc hoàn thiện KSNB tại các công ty hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng của nước ta, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, thu hút đầu tư nước ngoài vào Việt Nam và phát triển đất nước.
Trên cơ sở các tồn tại và hạn chế đang hiện hữu trong các yếu tố cấu thành nên KSNB, bao gồm những bất cập về cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, công tác dự toán, bộ máy kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát Đặc biệt, các thủ tục kiểm soát chưa được quan tâm, thiết kế đầy đủ, thực tế vận hành các thủ tục kiểm soát còn thụ động, việc áp dụng các nguyên tắc cơ bản thiết kế nên các thủ tục kiểm soát chưa đúng, thiếu cơ chế đánh giá và giám sát tính hiệu lực của kiểm soát,…cũng như xuất phát từ quan điểm, định hướng và chiến lược phát triển của Công ty Việc hoàn thiện KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 nhằm giúp công tác quản lý đạt được các mục tiêu phát triển là hết sức quan trọng và cần thiết.
Trong Chương này, Tác giả đã đưa ra được các quan điểm và nguyên tắc cơ bản làm cơ sở đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB tại Công ty Các giải pháp quan trọng được đề cập trong Luận văn gồm:
Một là, hoàn thiện về môi trường kiểm soát: giải pháp này bao quát tất cả các nhân tố trong môi trường kiểm soát như đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, bộ phận KTNB Trong đó, giải pháp then chốt là nâng cao nhận thức và quan điểm của các cấp quản lý tại Công ty, đặc biệt là quản lý cấp trung về vai trò và tầm quan trọng của KSNB; giải pháp này được thực hiện là tiền đề để thực hiện các giải pháp khác liên quan đến các nhân tố khác thuộc môi trường môi trường kiểm soát, kể các các giải pháp hoàn thiện các yếu tố còn lại thuộc KSNB tại Công ty
Hai là, hoàn thiện hệ thống thông tin: giải pháp được đề xuất chủ yếu liên quan đến việc xác định thông tin và các bước tổ chức thông tin tại Công ty.Trong đó tác giả chú trọng đến việc xác định các thông tin cần thu thập, tổ chức thu thập thông tin cho hoạt động của Công ty.
Ba là, hoàn thiện các thủ tục kiểm soát: xây dựng hệ thống quy chế KSNB vừa chặt chẽ, vừa đồng bộ là giải pháp ưu tiên hàng đầu của Công ty trên cơ sở áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong thiết kế các thủ tục kiểm soát Theo đó, tác giả nêu rõ việc thực hiện các giải pháp theo quy trình: đầu tiên là việc đánh giá lại toàn bộ các quy chế, quy định đã ban hành tại Công ty; sau đó trên cơ sở đánh giá đó ban hành các quy chế KSNB cho phù hợp và cuối cùng là giám sát thực hiện các quy chế đã ban hành.
Bốn là, thành lập bộ phận KTNB: trong giải pháp này, tác giả nêu bật chức năng nhiệm vụ của bộ phận KTNB đó là kiểm toán tính trung thực và độ tin cậy của thông tin; thẩm tra các thủ tục kiểm soát trong đơn vị; kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, quy định và các thủ tục hiện hành;… Từ đó đưa ra phương hướng tổ chức bộ phận KTNB về mô hình tổ chức bộ máy KTNB, về nội dung KTNB, về cách thức và trình tự tiến hành KTNB tại Công ty.
Trong chương này, Tác giả cũng đưa ra giải pháp về một số quy trình kiểm soát nghiệp vụ cụ thể đang được cho là chưa có một quy trình thực hiện rõ ràng, kho học tại Công ty đó là: quy trình quản lý tài sản cố định; quy trình mua hàng; quy trình bán hàng Ngoài ra, tác giả đã trình bày ngắn gọn những đóng góp, hạn chế của đề tài nghiên cứu và các kiến nghị đối với cơ quan quản lý Nhà nước cũng như Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 để phục vụ công tác hoàn thiện KSNB tại Công ty.
KSNB là một công cụ vô cùng quan trọng trong quản lý của mỗi doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh hết sức gay gắt như hiện nay, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn đứng vững và phát triển thì phải luôn đảm bảo có KSNB vững mạnh Do vậy việc xây dựng và hoàn thiện công cụ này là nhu cầu thiết yếu của quản lý, là tiền đề quan trọng trong công tác điều hành và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công tác KSNB tại Công ty thực sự đã chưa được quan tâm và chú trọng như vai trò của nó Do đó, cùng với sự phát triển, đổi mới nhanh chóng của nền kinh tế, sự mở rộng qui mô, sự phức tạp trong công tác quản lý điều hành đã khiến cho công tác KSNB ở đây bộc lộ nhiều hạn chế, chưa theo kịp với sự phát triển của Công ty
Trong khuôn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu đã xác định, Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà
Hà Nội số 35” đã nêu ra và giải quyết được những vấn đề cơ bản sau:
Một là: Hệ thống những lý luận cơ bản về KSNB, vai trò, các yếu tố cấu thành của KSNB cũng như vai trò của nó trong công tác quản lý doanh nghiệp. Hai là: Mô tả và phân tích thực trạng KSNB tại Công ty trong đó có nêu rõ những điểm mạnh, điểm yếu và sự cần thiết phải khắc phục hạn chế, hoàn thiện KSNB.
Ba là: Xác định các giải pháp hoàn thiện KSNB tại Công ty.
Hy vọng rằng, kết quả nghiên cứu của Đề tài sẽ góp phần hoàn thiện công tácKSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35, nâng cao chất lượng công tác quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhanh chóng đưaCông ty lên tầm cao mới trên con đường “Xây những ước mơ”.
1 Anthony, R.N ; Dearden, J.and Bedford, N.M (1989), Management Control
2 Bộ Tài chính (2006), Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006, Hà Nội.
3 Bộ Xây dựng (2009), Quyết định 957/QĐ-BXD ngày 29 tháng 9 năm 2009,
4 Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 (2005), Điều lệ hoạt động, ban hành ngày 19/4/2005.
5 Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 (2007),
Quy chế quản lý tài chính, ban hành ngày 31/10/2007
6 Nguyễn Thị Phương Hoa (2011), Giáo trình kiểm soát quản lý, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
7 Harold Koontz, Ciryl O‘Donnell, Heinr Weihrich (1992), Những vấn đề cốt yếu của quản lý – Bản dịch, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội
8 Henry Fayol (1949), General and Industrial Management, Pitman Publishing, New York.
9 Vương Đình Huệ (2000), Giáo trình kiểm toán, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội.
10 James A.F Stoner and Chardles Wankei (1986), Management, Third Edition, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NJ.
11 Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam (2005), Luật Đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005, Hà Nội.
12 Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam (2005), Luật Doanh nghiệp số
60/2005/QH11 ngày 25 tháng 12 năm 2005, Hà Nội.
13 Nguyễn Quang Quynh - Nguyễn Thị Phương Hoa (đồng chủ biên) (2008),
Lý thuyết kiểm toán, Nhà xuất bản tài chính.
15 Nguyễn Quang Quynh (2009), Giáo trình kiểm toán hoạt động, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
16 Đặng Văn Thanh, Lê Thị Hòa (1997), Kiểm toán nội bộ, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội.
17 Victor Z.Brink and Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại, nhà xuất bản tài chính, Hà Nội
18 www Housinco.com.vn (Trang thông tin điện tử của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35)
- Báo cáo kế toán quản trị
KẾ TOÁN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
KIÊM THỦ QUỸ KẾ TOÁN
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH NHÀ HÀ NỘI SỐ 35 ĐT: 043.7282231 – Fax: 043.7282232 Website: www.housinco.com.vn
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi: - Giám đốc Công ty;
- Phòng Tài chính-Kế toán;
- Ban Quản lý Dự án.
Công trình, hạng mục: Địa điểm:
- Căn cứ các điều khoản tạm ứng, thanh toán trong hợp đồng, Phụ lục hợp đồng (nếu có)
Giá trị được tạm ứng theo Hợp đồng:
Giá trị đã tạm ứng:
Giá trị đề nghị tạm ứng kỳ này:
Số tiền bằng chữ: Đơn vị nhận tiền: Số Tài khoản:
Hà Nội, ngày tháng năm 200
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG BAN QLDA ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU
