GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của Đề tài nghiên cứu
Quá trình hội nhập kinh tế thế giới dẫn đến sự ra đời của nhiều ngành nghề mới, cùng với đó là những áp lực cạnh tranh ngày càng tăng Logistics là một trong những ngành mới mẻ đó Những rủi ro đặc thù của ngành Logistics như rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa, lựa chọn đối tác hay những rủi ro về pháp lý khi thực hiện giao dịch với các nước trên thế giới và những áp lực cạnh tranh lớn đòi hỏi nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện kiểm soát nội bộ để đạt được mục tiêu lợi nhuận Một kiểm soát nội bộ hữu hiệu cho phép nhà quản lý có thể phân công công việc và giao trách nhiệm cho nhân viên với một sự tin tưởng rằng công việc sẽ được thực hiện theo dự kiến Chính tác dụng này của kiểm soát nội bộ mang lại hiệu quả vô cùng quan trọng giúp người quản lý luôn nắm bắt và kiểm soát một cách tốt nhất hoạt động của doanh nghiệp, từ đó hạn chế, ngăn ngừa được những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Ở nước ta, các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi và ngày càng nhận thức được vai trò của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động kinh doanh trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt hiện nay Tuy nhiên, nhận thức được đầy đủ vai trò, bản chất và nội dung của kiểm soát nội bộ và vận dụng vào thực tiễn quản lý là một vấn đề không đơn giản và không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được. Chính vì vậy vấn đề nhận thức và vận dụng để xây dựng kiểm soát nội bộ hữu hiệu đang là vấn đề bức thiết đối với các nhà quản trị doanh nghiệp Việt Nam trong nền kinh tế thị trường.
Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt (gọi tắt là Daco Logistics) là một công ty đang trong bước đầu bắt tay vào xây dựng kiểm soát nội bộ nên gặp nhiều khó khăn và vướng mắc như: việc luân chuyển thông tin từ các phòng ban của công ty còn chậm, công tác theo dõi doanh thu và chi phí của công ty còn nhiều bất cập, hệ thống báo cáo chưa có biểu mẫu chuẩn…
Xuất phát từ nghiên cứu lý luận và thực tiễn trên, Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt” đã được Tác giả chọn làm Luận văn Thạc sĩ Luận văn tiến hành nghiên cứu, hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp logistics, tìm hiểu thực tế kiểm soát nội bộ của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt, rút ra những phân tích, đánh giá thực trạng để đưa ra những ý kiến, giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt.
1.2.Tổng quan các nghiên cứu có liên quan
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một vấn đề quan trọng và cần thiết trong doanh nghiệp, bất kể doanh nghiệp đó kinh doanh hay hoạt động trong lĩnh vực nào Vì vậy KSNB là một đề tài khá phổ biến và được nhiều tác giả lựa chọn cho những công trình nghiên cứu của họ Dưới dây là một số nghiên cứu đã được thực hiện có liên quan đến đề tài KSNB mà Tác giả có cơ hội tiếp cận đến:
Luận văn của tác giả Đinh Thụy Ngân Trang (2007), luận văn đã đề cập đến KSNB trong doanh nghiệp sản xuất hóa chất Nuplex Resins Việt Nam với mục tiêu nghiên cứu là đánh giá KSNB tại công ty để từ đó tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của KSNB và các nguyên nhân của các nhân tố đó Trong phần cơ sở lý luận của KSNB, tác giả Đinh Thụy Ngân Trang đã đề cập đến 5 yếu tố của KSNB mặc dù được tác giả Đinh Thụy Ngân Trang nhắc đến trong phần lý luận nhưng chưa thể hiện đầy đủ trong phần thực trạng và giải pháp hoàn thiện KSNB tại doanh nghiệp dẫn đến kết cấu bài nghiên cứu chưa thực sự chặt chẽ và phù hợp.
Luận văn của tác giả Phạm Hồng Thái (2011), luận văn đề cập đến KSNB của ngành y tế tỉnh Long An với mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng KSNB của tất cả các đơn vị thuộc ngành y tế tỉnh Long An dựa trên các thành phần cấu thành nên KSNB, thông qua kết quả nghiên cứu, tác giả PhạmHồng Thái đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện KSNB của các đơn vị thuộc ngành y tế tỉnh Long An Luận văn đã tiếp cận KSNB theo 5 thành phần cấu thành chứ không tiếp cận theo từng chu trình nghiệp vụ cụ thể, nên chỉ thể hiện KSNB dười góc nhìn chung nhất Bên cạnh đó đề tài tiếp cận theo hướng “có” hoặc
“không” xây dựng một số yếu tố trong các thành phần cấu thành nên KSNB nên chỉ thể hiện KSNB dưới góc nhìn chung nhất.
Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Trâm Huyền (2010), với mục tiêu nghiên cứu là qua việc nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp và quá trình tìm hiểu thực tế KSNB của công ty, rút ra những phân tích, đánh giá KSNB tại công ty NYK Logistics Việt Nam và chỉ ra những tồn tại thiếu sót trong KSNB của công ty Từ đó đưa ra những ý kiến, giải pháp để hoàn thiện KSNB tại công ty NYK Logistics Việt Nam Ngoài những đặc điểm cơ bản của KSNB trong các dianh nghiệp nói chung, luận văn đã thể hiện được những đặc điểm của KSNB trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics, nhưng tác giả mới chỉ nghiên cứu dựa trên 3 yếu tố là môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát mà thiếu các yếu tố đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin phi kế toán và giám sát, nên người đọc chưa nhìn thấy rõ được vai trò quan trọng của KSNB trong việc hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm tra, giám sát và ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp logistics.
Dù tiếp cận dưới góc độ lý luận hay thực tiễn thì các công trình nghiên cứu đã đề cập và phản ánh được các góc độ và thành phần của KSNB, đây đều là những công trình nghiên cứu có ý nghĩa với các cơ quan nghiên cứu và giúp hoàn thiện phần nào KSNB trong các cơ quan nghiên cứu đó Nội dung KSNB trong doanh nghiệp logistics đang là một nghiên cứu khá mới trong thời điểm hiện tại, bên cạnh đó qua quá trình đánh giá tổng quan các nghiên cứu có thể thấy chưa có luận văn nào nghiên cứu về nội dung KSNB tại Công ty Daco Logistics như tác giả thực hiện Tác giả đã tiếp cận với KSNB của công ty theo hướng đánh giá KSNB với 5 thành phần chính là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin, hoạt động kiểm soát và giám sát giúp nhà quản lý có thể có những cơ sở để đánh giá, kiểm tra và kiểm soát hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Ngoài phần lý luận chung về KSNB, tác giả đã đi sâu vào phân tích những ảnh hưởng do các yếu tố đặc thù của công ty kinh doanh dịch vụ logistisc lên KSNB Khác với các luận văn đã đề cập ở trên, luận văn của tác giả đề cập rất cụ thể nội dung đánh giá rủi ro trong KSNB, vì theo tác giả đánh giá đây là một trong những yếu tố quan trọng trong việc giúp nhà quản lý có thể kiểm soát những rủi ro trong kinh doanh, hạn chế được những tổn thất có thể xảy ra cho doanh nghiệp
Mục tiêu nghiên cứu chung của luận văn là cụ thể hóa lý luận chung về KSNB vào doanh nghiệp logistics, tìm hiểu thực tế KSNB của Công ty Daco Logistics và phân tích, đánh giá KSNB tại Công ty Từ đó đưa ra những ý kiến, giải pháp để hoàn thiện KSNB tại Công ty Daco Logistics trong những năm tới.
Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm:
Một là, phát triển theo hướng cụ thể hóa lý luận chung về KSNB vào các doanh nghiệp logistics nói riêng;
Hai là, vận dụng lý luận đã phát triển vào phân tích thực trạng KSNB tại Công ty Daco Logistics trong những năm qua trên các phương diện thành tựu và tồn tại;
Ba là, đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB tại Công ty Daco Logistics trong những năm tới.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là KSNB tại Công ty Daco Logistics.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong nghiên cứu thực tế tại Công ty Daco Logistics Về thời gian luận văn được thực hiện từ tháng 11/2014 đến tháng 10/2015 Do đó dữ liệu trong nội dung của Đề tài được phản ánh thực trạng KSNB của Công ty từ năm 2014 đến năm 2015.
Trên cơ sở phương pháp duy vật biên chứng, duy vật lịch sử, luận văn sử dụng các phương pháp kỹ thuật bao gồm: Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh,đối chiếu, thống kê; tổng hợp các báo cáo theo dõi tình hình hoạt động của đội xe;tổng hợp báo cáo hoạt động hàng tháng của các bộ phận, đối chiếu với báo cáo kinh doanh của bộ phận kế toán từ đó rút ra kết luận về tính hiệu lực trong việc quản lý doanh thu và chi phí hoạt động Các phương pháp cụ thể khác được sử dụng gồm:Tìm hiểu quy trình lập kế hoạch của công ty, so sánh số trên kế hoạch với số thực tế thực hiện; quan sát ghi chép lại quy trình thực hiện doanh thu, lưu trữ chứng từ của các phòng ban, quy trình thanh toán, ghi chép theo dõi hóa đơn đầu vào và đầu ra, công nợ, quy trình thanh toán… của phòng kế toán; tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty, sự phân quyền kiểm soát từ đó đánh giá và rút ra kết luận về tính hợp lý của cơ cấu tổ chức; điều tra, phỏng vấn, quan sát để thu thập thông tin, quan sát xem các bộ phận có thực hiện theo đúng các quy trình đề ra của công ty hay không, bên cạnh đó là khảo sát vấn đề KSNB trong công ty để từ đó đánh giá tính tuân thủ của tổ chức, khả năng kiểm tra kiểm soát của nhà quản lý, quan điểm của Ban giám đốc về thực hiện KSNB.
1.6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu
Luận văn cụ thể hóa và làm rõ những lý luận cơ bản về KSNB trong các công ty kinh doanh dịch vụ logistics và sử dụng trong phân tích rõ thực trạng KSNB tại Công ty Daco Logistics Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện KSNB nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý và phát triển của Công ty Như vậy, ý nghĩa khoa học và thực tiễn của Luận văn không chỉ giới hạn ở Công ty Daco Logistics mà cho cả các công ty có điều kiện tương tự.
1.7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục chữ viết tắt, danh mục bảng và sơ đồ, Luận văn gồm 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Logistics.
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt.
Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS
Khái niệm kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu qua KSNB trong doanh nghiệp.
Theo Mục 4(c), Chuẩn mực Kiểm toán số 315 (Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam) - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị : “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.”
Khái niệm trên nhấn mạnh đến ba vấn đề sau:
Thứ nhất, mọi người thuộc mọi cấp bậc trong một tổ chức đều tác động đến
KSNB Theo một mức độ nào đó KSNB là trách nhiệm của tất cả mọi người Các nhà quản lý được coi là chủ sở hữu của KSNB trong phạm vi trách nhiệm của họ. Mỗi một nhân viên đóng một vai trò nhất định trong quy trình KSNB của đơn vị khi họ thực hiện chức năng kiểm soát trong nhiệm vụ được giao, ví dụ: thủ quỹ (thủ kho) phải kiểm soát tiền (vật tư) trước khi nhập hay xuất, kế toán phải kiểm soát chứng từ trước khi ghi sổ.
Thứ hai, KSNB hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ KSNB là một bộ phận cấu thành của cả một quy trình quản lý (bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn, kiểm soát…) Nó giữ cho một tổ chức luôn hoạt động hướng về các mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ và tối thiểu hóa các yếu tố không mong đợi trong quá trình hoạt động.
Thứ ba, KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu chứ không phải là sự đảm bảo chắc chắn KSNB hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu nhưng không có nghĩa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp Có nhiều lý do tại sao KSNB không thể cho một sự đảm bảo chắc chắn Các lý do sẽ được đề cập đến trong mục hạn chế của KSNB trongLuận văn này.
Thành phần của kiểm soát nội bộ
KSNB sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp do có sự khác biệt về quy mô, đặc điểm kinh doanh, văn hóa Nhưng theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế số 315 (ISA 315) KSNB của doanh nghiệp được coi là hữu hiệu bao gồm 5 thành phần cơ bản là : Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin, hoạt động kiểm soát và giám sát.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái kiểm soát của một đơn vị, nó ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các thành phần khác của KSNB Môi trường kiểm soát bao gồm thái độ, nhận thức và hoạt động của ban quản lý về KSNB và tầm quan trọng của KSNB trong đơn vị.
Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc tạo không khí cho tổ chức Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ nhận thức đúng về KSNB, cư xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát:
Truyền đạt, hiệu lực hóa tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tính chính trực và đạo đức là các thành phần quan trọng của môi trường kiểm soát và sẽ ảnh hưởng đến tính hiệu quả của thiết kế, quản lý và giám sát các thành phần khác của KSNB.
Chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của các chuẩn mực đạo đức của đơn vị Các nhà quản lý cần loại bỏ hoặc giảm động cơ (hay sự cám dỗ) có thể khiến nhân viên trong đơn vị có những hành động không trung thực, trái pháp luật hoặc trái đạo lý Khi tính chính trực và những giá trị đạo đức phát huy tích cực, nhân viên trong doanh nghiệp (kể cả kiểm soát viên) có tính tự giác cao hơn trong thực hiện các nhiệm vụ, do đó hiệu lực hóa của hoạt động kiểm soát trong thực tế sẽ cao hơn, và những hoạt động khác cũng có tính tự giác nên kiểm soát có thể được giảm thiểu.
Các giá trị đạo đức của đơn vị và chuẩn mực hành vi cần được truyền đạt đến nhân viên thông qua văn bản và quy định về đạo đức để mọi người hiểu và thực hiện đúng
Cam kết về năng lực
Ban quản lý cần bảo đảm rằng tất cả các nhân viên có các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Theo đó, ban quản lý chỉ nên tuyển dụng nhân viên có trình độ và phù hợp với nhiệm vụ được giao và tiến hành giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên Nếu nhà quản lý cấp cao có cam kết về năng lực nhân viên, kiểm soát viên sẽ có năng lực tốt để thực hiện những hoạt động kiểm soát, với những hoạt động khác thì người lao động có thể mắc ít lỗi hơn từ đó giảm bớt áp lực về những kiểm soát cần thực hiện.
Sự tham gia của ban quản trị
Sự tham gia của ban quản trị có ảnh hưởng đến KSNB Các nhân tố được xem xét thường bao gồm tính độc lập của các thành viên quản trị với các nhà quản lý, kinh nghiệm của họ, giám sát các hoạt động, tính phù hợp của các hành động, thông tin mà họ nhận được, mối liên hệ của họ với kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên bên ngoài.
Việc đơn vị có Ủy ban kiểm toán và Ủy ban này có am hiểu về các nghiệp vụ kinh doanh và đánh giá xem báo cáo tài chính có phản ánh trung thực và hợp lý hay không cũng là nhân tố tích cực trong môi trường kiểm soát.
Triết lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý
Triết lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý bao gồm quan điểm,nhận thức của nhà quản lý về KSNB Nếu ban quản lý nhấn mạnh vào tầm quan trọng của KSNB trong việc duy trì báo cáo kế toán tin cậy và tuân thủ các chính sách đã đề ra thì khả năng KSNB sẽ được thiết kế đầy đủ hơn và hiệu lực hơn vì các nhân viên của đơn vị có nhiều khả năng có quan tâm hơn đến các vấn đề này khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý được thể hiện qua các yếu tố điển hình như:
- Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận Cụ thể là các nhà quản lý sẵn sàng tham gia vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ cẩn trọng hay bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro.
- Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạt động, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những địa điểm có sự cách biệt địa lý.
- Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo luận về ứng dụng các cách xử lý kế toán.
Cơ cấu tổ chức của đơn vị là cơ cấu tổng thể liên quan đến lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát các hoạt động để đạt được mục tiêu của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức bao gồm hình thức và bản chất của các bộ phận trong đơn vị và các chức năng quản lý liên quan và mối quan hệ lập báo cáo Nói cách khác, cơ cấu tổ chức phản ánh sự phân quyền về kiểm soát của đơn vị Cơ cấu tổ chức hợp lý phản ánh sự phân quyền về kiểm soát hợp lý, do đó gia tăng tính hiệu lực của hoạt động kiểm soát trên thực tế.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm ảnh hưởng đến việc trách nhiệm được phân công ra sao, quyền hạn và trách nhiệm được hiểu thế nào và nhân viên cảm nhận trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ Nếu đơn vị có sự phân công quyền hạn hợp lý và tất cả các nhân viên hiểu về trách nhiệm của họ đối với các công việc được giao thì hiệu lực hoạt động sẽ cao hơn.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
KSNB do nhà quản lý xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của mình. Khi thiếp lập và vận hành một KSNB các nhà quản lý thường hướng tới các mục đích đã đề ra KSNB được thực hiện và thiết kế nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị:
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy các thông tin cung cấp phải bải đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức Cụ thể KSNB cần duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của KSNB trong doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành các bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Chất lượng của KSNB của đơn vị không chỉ ảnh hưởng đến độ tin cậy của dữ liệu tài chính mà còn ảnh hưởng đến khả năng của đơn vị khi đưa ra quyết định kinh tế đúng đắn.
Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ
Theo ISA 315, KSNB không thể đảm bảo một báo cáo tài chính tin cậy tuyệt đối do nó có những hạn chế tiềm tàng KSNB dù được thiết kế và vận hành tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý, chứ không tuyện đối hoàn toàn cho nhà quản lý về việc đạt được mục tiêu đặt ra, luôn luôn tồn tại rủi ro kiểm soát Những hạn chế tiềm tàng của KSNB như sau:
Thứ nhất: Thực tế KSNB thường phụ thuộc vào tính chính trực của người làm việc trong đơn vị và những người giám sát các chính sách, thủ tục đã ban hành.
Thứ hai: Các sai phạm xảy ra có thể do nhân viên cẩu thả, mệt mỏi, do khối lượng công việc cần kiểm soát quá nhiều vượt quá khả năng người thực hiện hoặc do có sự thông đồng giữa kiểm soát viên và người thực hiện sai phạm.
Thứ ba: Các nhà quản lý có thể không quan tâm đến kiểm soát vì đã có người giám sát KSNB KSNB được thiết kế nhằm ngăn ngừa gian lận hoặc sai sót do con người làm việc trong hệ thống KSNB gây ra Tin tưởng quá mức vào các nhà quản lý có thể tạo ra cơ hội cho các nhà quản lý thiếu chính trực trong hoạt động quản lý và điều hành kinh doanh của họ.
Thứ tư: Hầu hết các hoạt động kiểm soát chỉ hướng vào các nghiệp vụ thường xuyên chứ không hướng vào nghiệp vụ không thường xuyên và các hoạt động kiểm soát có thể không thích hợp do sự thay đổi trong các điều kiện.
Thứ năm: KSNB liên quan đến khái niệm bảo đảm hợp lý, bởi chi phí về hoạt động kiểm soát liên quan đến mối quan hệ hợp lý và lợi ích đạt được Các nhà quản lý cần đánh giá mối quan hệ giữa chi phí và kết quả.
Thứ sáu: Các nhà quản lý cũng thực hiện các ước tính kế toán như dự phòng phải thu khó đòi và lựa chọn các nguyên tắc kế toán như phương pháp tính giá hàng tồn kho Bởi vậy độ tin cậy của báo cáo tài chính không được đảm bảo, do các ước tính kế toán thường mang tính chủ quan từ phía các nhà quản lý và những người lập báo cáo tài chính của đơn vị.
Thứ bảy: Các chính sách và hoạt động kiểm soát có thể bị lạc hậu trước những thay đổi trong môi trường hoạt động của đơn vị.
Đặc điểm doanh nghiệp Logistics ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ trong
Cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất và sự hỗ trợ đắc lực của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trên thế giới, khối lượng hàng hóa và sản phẩm vật chất được sản xuất ra ngày càng nhiều Do khoảng cách trong các lĩnh vực cạnh tranh truyền thống như chất lượng hàng hóa hay giá cả ngày càng thu hẹp, các nhà sản xuất đã chuyển sang cạnh tranh về quản lý hàng tồn kho, tốc độ giao hàng, hợp lý hóa quá trình lưu chuyển nguyên nhiên vật liệu và bán thành phẩm, … trong cả hệ thống quản lý phân phối vật chất của doanh nghiệp Trong quá trình đó, logistics có cơ hội phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn trong lĩnh vực kinh doanh Trong thời gian đầu, logistics chỉ đơn thuần được coi là một phương thức kinh doanh mới, mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp Cùng với quá trình phát triển, logistics đã được chuyên môn hóa và phát triển trở thành một ngành dịch vụ đóng vai trò rất quan trọng trong giao thương quốc tế.
Dưới góc độ doanh nghiệp, thuật ngữ “logistics” thường được hiểu là hoạt động quản lý chuỗi cung ứng (supply chain management) hay quản lý hệ thống phân phối vật chất (physical distribution management) của doanh nghiệp đó
Căn cứ quy định tại Điều 233 Luật Thương mại, dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại Theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao Dịch vụ logistics được phân loại thành ba nhóm dịch vụ chính là:
Thứ nhất: Các dịch vụ logistics chủ yếu, bao gồm: a) Dịch vụ bốc xếp hàng hoá, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container. b) Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, bao gồm cả hoạt động kinh doanh kho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị. c) Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hóa. d) Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hóa trong suốt cả chuỗi logistics; hoạt động xử lý lại hàng hóa bị khách hàng trả lại, hàng hóa tồn kho, hàng hóa quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hóa đó; hoạt động cho thuê và thuê mua container.
Thứ hai: Các dịch vụ logistics liên quan đến vận tải, bao gồm: a) Dịch vụ vận tải hàng hải. b) Dịch vụ vận tải thuỷ nội địa. c) Dịch vụ vận tải hàng không. d) Dịch vụ vận tải đường sắt. đ) Dịch vụ vận tải đường bộ. e) Dịch vụ vận tải đường ống.
Thứ ba: Các dịch vụ logistics liên quan khác, bao gồm: a) Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật. b) Dịch vụ bưu chính. c) Dịch vụ thương mại bán buôn. d) Dịch vụ thương mại bán lẻ, bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa, phân phối lại và giao hàng. đ) Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác.
Kinh doanh dịch vụ logistics là một lĩnh vực kinh doanh đặc thù với những đặc điểm sau:
Thứ nhất, các dịch vụ chủ yếu về lĩnh vực logistics đều là những hoạt động phức tạp trong quản lý ví dụ như dịch vụ kho bãi, dịch vụ vận chuyển hàng hoá nội địa, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp logistics có kho và đội xe vận chuyển riêng để kinh doanh Để kiểm soát được tốt các hoạt động nghiệp vụ đòi hỏi nhu cầu về năng lực đội ngũ cán bộ nhân viên rất cao, có tay nghề chuyên môn vững KSNB của doanh nghiệp phải xây dựng được các qui trình hoạt động cho từng phòng ban một cách cụ thể, các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo được tuân thủ một cách nghiêm ngặt nhằm giảm bớt các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện;
Thứ hai, dịch vụ logistics gắn liền cả quá trình nhập nguyên, nhiên vật liệu làm đầu vào cho quá trình sản xuất, sản xuất ra hàng hóa và đưa vào các kênh lưu thông, phân phối để đến tay người tiêu dùng cuối cùng Dịch vụ logisitcs chuyên nghiệp sẽ đảm nhận toàn bộ các khâu trong quá trình hình thành và đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng như dịch vụ vận tải, giao nhận, khai thuê hải quan, phân phối, dịch vụ hỗ trợ sản xuất, tư vấn quản lý Như vậy, nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp đòi hỏi phải có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng để cung cấp dịch vụ mang tính “trọn gói” cho các nhà sản xuất Đây là một công việc mang tính chuyên môn hóa cao Ví dụ, khi một nhà cung cấp dịch vụ logistics cho một nhà sản xuất thép, anh ta sẽ chịu trách nhiệm cân đối sản lượng của nhà máy và lượng hàng tồn kho để nhập phôi thép, tư vấn cho doanh nghiệp về chu trình sản xuất, kỹ năng quản lý và lập các kênh phân phối, các chương trình makerting, xúc tiến bán hàng để đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng Loại hình dịch vụ cung cấp đa dạng từ gom hàng, lưu kho, đóng gói, tổ chức vận chuyển, làm thủ tục thông quan…mỗi một dịch vụ cung cấp lại có những đặc thù riêng nhưng lại là một chuỗi liên tục trong quá trình cung cấp dịch vụ logistics cho khách hàng, điều này đòi hỏi cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp kinh doanh logistics phải được xây dựng theo hướng chuyên môn hóa, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban được tổ chức theo từng loại hình dịch vụ, tránh sự trùng lặp trong nhiệm vụ quyền hạn của các phòng ban Do quá trình kinh doanh dịch vụ logistics là một chuỗi liên tục các dịch vụ được cung cấp bởi các phòng ban khác nhau của công ty, điều này đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt đảm bảo sự luân chuyển thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời;
Thứ ba, logistics đồng thời là sự phát triển hoàn thiện dịch vụ vận tải đa phương thức, chủ hàng muốn xuất hoặc nhập hàng hóa không phải ký nhiều hợp đồng vận chuyển mà chỉ phải ký một hợp đồng duy nhất với người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO-Multimodal Transport Operator) MTO sẽ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ việc vận chuyển hàng hóa từ khi nhận hàng cho tới khi giao hàng bằng một chứng từ vận tải duy nhất cho dù anh ta không phải là người chuyên chở thực tế Như vậy, MTO ở đây chính là người cung cấp dịch vụ logistics;
Thứ tư, mối quan hệ của người giao nhận trong các doanh nghiệp kinh doanh logistics cũng là một đặc điểm có nhiều ảnh hưởng tới việc xây dựng KSNB đặc biệt là việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán Do đặc thù hoặc động của ngành logistics là giao nhận hàng hóa đi khắp nơi trên thế giới theo yêu cầu của khách hàng nên các doanh nghiệp logistics có phạm vi hoạt động trên quy mô thế giới Ở trong nước là mối quan hệ với các chủ hàng, các tổ chức thuộc bên thứ ba (người vận chuyển: đường biển, đường sông, đường sắt, đường hàng không, người bốc xếp, gom hàng, lưu kho, bảo quản hàng hóa, các cơ quan hữu quan như Hải quan, cảng vụ, kiểm dịch, bảo hiểm, phòng thương mại…) Ở ngoài nước là mối quan hệ với các đại lý, người đứng ra làm các thủ tục nhận, giao hàng, thông quan tại các cảng hàng không, cảng biển…Hoạt động Logistics luôn phát sinh các giao dịch tài chính với các đại lý ở nước ngoài, với mỗi bên đại lý lại có những hợp đồng đại lý phân chia lợi nhuận, phạm vi quyền hạn và trách nhiệm khác nhau Số lượng các đại lý thường là rất lớn điều này đòi hỏi công tác tổ chức tài chính kế toán của doanh nghiệp phải chú trọng đến việc theo dõi thanh toán các khoản thu chi, đối chiếu công nợ với các đại lý ở nước ngoài Do vậy KSNB bộ ở các doanh nghiệp kinh doanh logistics phải đáp ứng được nhu cầu kiểm soát công nợ nước ngoài, tránh để nhầm lẫn thiếu sót của hệ thống kế toán doanh nghiệp;
Thứ năm, dịch vụ logistics tổ chức vận chuyển hàng hóa đi khắp nơi trên khắp thế giới theo yêu cầu của khách hàng bằng tất cả các loại hình vận chuyển Khi hàng hóa đang được vận chuyển trên không phận, hải phận sẽ phải chịu sự chi phối của các thông lệ quốc tế Khi hàng hóa cập cảng ở các nước khác nhau sẽ phải chịu sự chi phối khác nhau tùy thuộc vào luật pháp của mỗi nước Người giao nhận phải có sự am hiểu, kiến thức rộng về các thông lệ quốc tế, am hiểu địa lý, hiểu biết về các kỹ thuật ngoại thương, luật lệ trong nước và quốc tế liên quan đến vận chuyển đường biển, hàng không, đường bộ, đường sắt, phải có mạng lưới đại lý rộng khắp ở trong và ngoài nước Do vậy sự thiếu hiểu biết hay bất cẩn trong nghiệp vụ sẽ dẫn đến vi phạm luật pháp của nước bản địa và luật pháp quốc tế, dẫn đến những rủi ro cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics Chính vì vậy KSNB trong các doanh nghiệp kinh doanh logistics phải được xây dựng một cách chặt chẽ, kiểm soát tốt các qui trình, tính tuân thủ trong hoạt động nghiệp vụ, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật ở các nước có liên quan nhằm nâng cao hiệu quả, giảm thiểu rủi ro Đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp phải là những người được đào tạo bài bản, giỏi về chuyên môn, am hiểu thông lệ, tập quán của các nước Điều này ảnh hưởng đến phong cách lãnh đạo của Ban giám đốc phải chuyên nghiệp, xây dựng được chính sách nhân sự phù hợp thu hút được người lao động giỏi, gắn bó với doanh nghiệp, có chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên;
Thứ sáu, đối với doanh nghiệp kinh doanh logistics, việc có một hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả là hết sức quan trọng, nó giúp doanh nghiệp theo dõi được chính xác lộ trình của những lô hàng, những vấn đề mà lô hàng đang gặp phải ở trên đường để có thể đưa ra những biện pháp can thiệp kịp thời;
Thứ bảy, môi trường kinh tế và pháp lý trong nước cũng tác động không nhỏ đến doanh nghiệp Trước đây, các doanh nghiệp logistics trong nước được nhà nước bảo hộ nhưng trong giai đoạn hiện nay khi Việt Nam gia nhập vào WTO các chính sách ưu đãi cho các doanh nghiệp trong nước dần xóa bỏ, sự bình đẳng giữa các doanh nghiệp nước ngoài và doanh nghiệp nội địa đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh logistics tại Việt Nam phải chú trọng nâng cao sức cạnh tranh, tăng hiệu quả kinh doanh để phát triển nên việc xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù loại hình kinh doanh, kiểm soát được các hoạt động nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót là yêu cầu cần thiết
Từ những đặc điểm như vậy, có thể thấy những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics có môi trường hoạt động phức tạp, dịch vụ đa dạng chịu nhiều sự chi phối từ thông lệ, luật pháp quốc tế, có mối quan hệ rộng với khách hàng và đại lý trong và ngoài nước Để đạt được các mục tiêu trong hoạt động kinh doanh đòi hỏi KSNB trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics phải được thiết kế và vận hành một cách có khoa học, có hiệu quả KSNB trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics thường được thiết kế vận hành với những đặc điểm sau:
Truyền đạt, hiệu lực hóa tính chính trực và các giá trị đạo đức
Do những rủi ro, thách thức gặp phải trong ngành logistics nói trên, tính chính trực và đạo đức trong doanh nghiệp kinh doanh logistics là một yếu tố luôn cần được đặt lên hàng đầu Điều này đòi hỏi ban quản trị cần phải hình thành được những chuẩn mực cũng như quy tắc ứng xử cụ thể trong doanh nghiệp để hạn chế tối đa những hành động, việc làm trái quy định, trái pháp luật giúp tăng hiệu quả quản lý và hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.
Cam kết về năng lực
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS ĐẠI CỒ VIỆT
Tổng quan về Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ
Tên giao dịch: Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt
Tên viết tắt: Daco Logistics.
Trụ sở: 6-8 Tòa nhà Viconship, Đường Đoàn Văn Bơ, Phường 9, Quận 4, Thành Phố Hồ Chí Minh ĐT: 84.8.62619650 Fax: 84.8.62619653
Website: http://www.dacologistics.com
Công ty Daco Logistics có vốn điều lệ 3.000.000.000 VNĐ (được chia thành 300.000 cổ phần) được thành lập tháng 3 năm 2008 theo giấy phép thành lập công ty của UBND thành phố Hồ Chí Minh số 4103007063 ra ngày 21/06/2006 Đến tháng 4 năm 2010 sự phát triển ngày càng lớn mạnh của công ty được thể hiện ở sự gia tăng đáng kể về doanh thu và qui mô kinh doanh ngày càng mở rộng Để đáp ứng cho nhu cầu phát triển công ty đã mở thêm chi nhánh tại Hà Nội, chi nhánh này hiện tại là cơ quan đại diện hợp pháp cho công ty tại miền Bắc, thực hiện các chức năng kinh doanh như Tổng công ty.
Sau đó tháng 8 năm 2013, công ty đã đầu tư mở thêm văn phòng đại diện ở Bình Dương, tháng 3 năm 2015 là văn phòng ở Hải Phòng, bổ sung thêm hệ thống xe tải, xe đầu kéo, mở rộng kho bãi phục vụ cho lĩnh vực kinh doanh vận chuyển và kê khai thủ tục hải quan Hiện nay, công ty đang lên kế hoạch để mở thêm văn phòng tại Đà Nẵng nhằm phục vụ tốt các đơn hàng của các tỉnh miền Trung tại cảng Đà Nẵng.
Mặc dù mới được thành lập, Daco là một công ty rất trẻ trong ngành Logistics Việt Nam, nhưng Daco Logistics đã tạo được uy tín khá lớn trên thị trường giao nhận vận tải, số lượng khách hàng công ty có được rất đáng ghi nhận.
Tuy nhiên, tốc độ phát triển cao thường đi đôi với sự bền vững, đây chính là mục tiêu của bất cứ nhà quản lý nào Để làm được điều đó bên cạnh chiến lược kinh doanh hiệu quả thì Công ty Daco Logistics cần phải có một KSNB tốt Chính vì vậy việc xây dựng và duy trì KSNB hữu hiệu đã được Ban giám đốc công ty quan tâm xây dựng và đang trong quá trình hoàn thiện.
3.1.2.Mục tiêu hoạt động của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại
Mục tiêu chính của công ty là “cung cấp cho khách hàng những loại hình dịch vụ chuyên nghiệp tốt nhất theo tiêu chuẩn quốc tế, phát triển thị trường để đem lại lợi nhuận cao cho công ty” Với mục tiêu này, Công ty Daco Logistics sẽ tìm cách mở rộng thị trường với những dịch vụ sẵn có của mình, bên cạnh đó sẽ phát triển các loại hình dịch vụ mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng.
Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng giao nhận vận chuyển hàng hóa, hợp đồng liên doanh liên kết, hợp đồng mua bán với các hãng tàu, đại lý hãng tàu, đại lý giao nhận, ngân hàng và khách hàng của công ty.
3.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ
Công ty Daco Logistics là công ty kinh doanh trong lĩnh vực logistics với hoạt động chính là cung cấp dịch vụ giao nhận quốc tế, kho bãi, vận chuyển, đại lý hàng tàu Công ty cung cấp các loại hình dịch vụ đa dạng với các đại lý rộng khắp trên toàn thế giới Các dịch vụ mà công ty cung cấp chủ yếu là: dịch vụ vận tải, dịch vụ kho bãi, dịch vụ làm thủ tục hải quan, dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ giao nhận hàng xuất chỉ định.
Sơ đồ 3.1: Các loại hình dịch vụ của Công ty Daco Logistics
(Nguồn: Tổ chức hoạt động Công ty Daco Logistics)
Dịch vụ vận chuyển là một khâu quan trọng trong chuỗi cung các dịch vụ về logistics Hiện tại Công ty Daco Logistics đã xây dựng được một đội xe khá mạnh bao gồm đội xe tải và đội xe đầu kéo đặt tại các điểm đầu mối giao nhận hàng hóa như cảng Cát Lái, cảng Hải Phòng, khu công nghiệp Bình Dương, khu công nghiệp Bắc Ninh.
Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bao gồm hàng lẻ, hàng container cho khách hàng từ cảng tới nhà máy hoặc từ nhà máy tới kho và ngược lại
Các dịch vụ của Công ty Daco Logistics
Dịch vụ thu gom, giao hàng xuất chỉ định
Dịch vụ đại lý hãng tàu
Dịch vụ kê khai hải quan
Dịch vụ vận chuyển tùy theo yêu cầu của khách hàng Công ty cũng cung cấp dịch vụ vận chuyển dưới phương thức thu gom hàng tại các đầu cung cấp rồi giao tận nhà máy cho người mua Do có đội xe riêng nên việc quản lý, kiểm soát đội xe sao cho hoạt động của xe đạt hiệu quả cao, tránh lãng phí do điều xe không hợp lý, tránh tình trạng để xe có thời gian chết, tránh tình trạng lái xe gian lận trong việc tiêu hao xăng dầu hay làm thất thoát hàng hóa chuyên chở đòi hòi công ty phải có một quy trình quản lý và hệ thống kiểm soát tốt.
Dịch vụ hỗ trợ kê khai thủ tục hải quan Đây là dịch vụ giúp các chủ hàng cung cấp các thủ tục thông quan Công ty đứng ra thay mặt các chủ hàng làm các thủ tục khai báo hải quan cần thiết như mở tờ khai, thủ tục kiểm hoá, kiểm dịch, tờ khai xuất xứ, tùy theo yêu cầu của khách hàng công ty còn phải thay mặt khách hàng để nộp thuế xuất nhập khẩu, nộp các lệ phí hải quan, phí kiểm định chất lượng và các phí khác phát sinh trong quá trình xuất nhập hàng để hàng hoá có thể thông quan Hiện tại công ty có 4 văn phòng chính thực hiện chức năng kê khai làm thủ tục thông quan: Văn phòng Hồ Chí Minh, văn phòng Bình Dương, văn phòng Hà Nội, văn phòng Hải Phòng.
Dịch vụ đại lý hãng tàu
Vận tải đường biển là phương thức vận tải quốc tế chủ yếu, chiếm 80% khối lượng hàng hóa lưu thông trên thế giới Hoạt động vận tải đường biển hết sức phong phú và đa dạng về phương thức vận chuyển, hành trình cũng như các phương thức giao nhận hàng hóa Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ logistics Công ty Daco Logistics hướng tới việc cung cấp các dịch vụ giao nhận đường biển đa dạng và chất lượng cao Hiện nay công ty có một hệ thống các đại lý trên phạm vi rộng, mối quan hệ kinh doanh với nhiều hãng tàu Dịch vụ đại lý hãng tàu mà công ty cung cấp bao cả hàng xuất và hàng nhập, hàng container và hàng lẻ.Đây là một loại hình dịch vụ mang nhiều tính đặc thù và gặp phải khá nhiều rủi ro trong quá trình kinh doanh Công ty cung cấp dịch vụ cho tất cả các khách hàng, với những địa điểm giao và nhận khác nhau, chủng loại hàng hóa khác nhau, nên không có lô nào giống lô nào Điều này dẫn đến công ty không có một bảng giá dịch vụ cố định mà tùy thuộc vào từng đơn hàng nhận được nhân viên của công ty sẽ lựa chọn tuyến đường, phương tiện, hãng vận chuyển để tính toán ra một mức giá cụ thể. Khâu tính toán giá chào hàng này chứa đựng những rủi ro như không tính toán hết các chi phí phát sinh trong quá trình làm hàng do vậy giá bán thấp không đủ bù cho chi phí khiến lô hàng bị lỗ.
Quan trọng nhất trong quá trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng là tính toán chính xác thời gian của hành trình Khi nhận hàng của khách, công ty phải cam kết thời gian đến của lô hàng chính xác với khách hàng Đây là một khó khăn trong quá trình thực hiện vì thường 1 lô hàng sẽ phải sử dụng nhiều phương tiện vận chuyển, qua nhiều chặng đường Việc phối hợp, sắp xếp giữa các chặng phải có sự chính xác cao Tránh những chậm trễ như chậm trong quá trình đóng gói, chậm trong khâu kê khai hải quan, dẫn đến những chi phí về lưu kho lưu bãi tăng, ảnh hưởng tới thời gian giao hàng cho khách hàng.
Khâu lập chứng từ của lô hàng cũng rất quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao. Thông tin về hàng hóa được thể hiện trên chứng từ vận chuyển phải đúng, không được có những sai sót Một sai sót nhỏ như đánh tên nước đến sẽ khiến hàng hóa bị chuyển nhầm cảng, sai thông tin về điều khoản thanh toán cước vận chuyển sẽ dẫn đến sai sót trong việc thanh toán giữa khách hàng với hàng tàu và công ty.
Nghiệp vụ kinh doanh dịch vụ đại lý hãng tàu là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi phải có quy trình nghiệp vụ rõ ràng, hệ thống kiểm soát hữu hiệu Hiện nay ở nhiều công ty kinh doanh dịch vụ logistics đã đầu tư mua các hệ thống phần mềm hỗ trợ riêng cho mảng dịch vụ này Công ty Daco Logistics cũng nên xem xét để đầu tư một hệ thống phần mềm riêng cho phòng dịch vụ đại lý hãng tàu.
Dịch vụ thu gom, giao hàng xuất chỉ định
Tình hình kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt
Truyền đạt, hiệu lực hóa tính chính trực và các giá trị đạo đức
Cũng như các doanh nghiệp kinh doanh logistics khác, Ban giám đốc Công ty Daco Logistics rất coi trọng vấn đề tính chính trực và đạo đức trong môi trường hoạt động của công ty Để đạt được mục tiêu đó, điều đầu tiên có thể thấy rõ nhất ở trong công ty là Ban giám đốc đã rất nghiêm túc trong việc thực hiện các quy định, khi ứng xử nhằm tạo uy tín và làm gương cho các tập thể nhân viên trong toàn thể công ty Bên cạnh đó công ty cũng đưa ra những chuẩn mực rất cụ thể về quy tắc hành xử, tác phong và yêu cầu khi làm việc để tạo một môi trường làm việc thật sự chuyên nghiệp, đồng thời giúp cho hoạt động kiểm soát được thực hiện một cách có hiệu quả hơn Qua tìm hiểu về tính trung thực và giá trị đạo đức của Công ty Daco Logistics cho thấy:
Thứ nhất, hầu hết các phòng ban, bộ phận trong công ty có xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của nhân viên Lãnh đạo công ty đã ban hành chính thức quy tắc ứng xử đối với cán bộ công nhân viên trong công ty;
Thứ hai, công ty cũng quan tâm đến việc làm thế nào để các quy tắc, hướng dẫn được truyền đạt đến từng nhân viên Ngoài việc ban hành các quy định về quy tắc ứng xử gửi cho từng phòng ban, công ty cũng thông báo công khai tại các cuộc họp, thông báo trên mạng nội bộ…;
Thứ ba, lãnh đạo công ty chưa thực sự quan tâm đến việc rà soát để xác định xem có tồn tại những áp lực và cơ hội để nhân viên trong đơn vị phải hành xử trái quy định và chỉ rà soát kết quả thực hiện các quy tắc dựa trên các báo cáo của các bộ phận gửi về.
Triết lý và phong cách điều hành của các nhà quản lý
Công ty Daco Logistics được điều hành bởi Ban giám đốc do Hội ĐồngQuản Trị bổ nhiệm Ban giám đốc của công ty là người đại diện cho các bên góp vốn đứng ra điều hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Tổng Giám đốc của công ty là ông Trần Huy Hiền, Phó Tổng giám đốc của công ty là ông NguyễnHiền Vũ
Tổng Giám đốc của công ty là ông Trần Huy Hiền hiện đang giữ chức vụ Tổng Thư Ký Hiệp Hội Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Việt Nam, vì vậy ông có rất nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, chuyên môn cao nên nắm rất rõ các loại hình hoạt động của công ty, thêm vào đó ông được đào tạo chuyên sâu về quản lý tại Anh Nhờ vậy ông nhận thức được nhu cầu xây dựng và quản lý doanh nghiệp hiện đại, tầm quan trọng của việc xây dựng KSNB cũng như việc tuân thủ và duy trì cho hệ thống này hoạt động có hiệu quả trong doanh nghiệp Ban lãnh đạo của công ty đã có ý thức xây dựng và ban hành các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp mình như quy trình mua sắm tài sản cố định, quy trình tuyển dụng, quy định về khen thưởng, kỷ luật Tuy nhiên Ban giám đốc lại chưa chú trọng đến tính đồng bộ và đầy đủ trong việc xây dựng các quy trình này
Công ty Daco Logistics xây dựng cơ cấu tổ chức theo hướng chuyên môn hóa hoạt động của các phòng ban dựa trên đặc điểm kinh doanh của từng loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp theo phương châm gọn nhẹ và hiệu quả.
Hội đồng thành viên của công ty bầu ra chủ tịch Hội đồng thành viên và cử ra ban lãnh đạo của công ty gồm Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng Dưới Ban lãnh đạo của công ty là các phòng ban nghiệp vụ được tổ chức theo hướng chuyên môn hóa phù hợp với từng loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp bao gồm: phòng đại lý vận tải, phòng hỗ trợ kê khai thủ tục hải quan, phòng kinh doanh dịch vụ đại lý hãng tàu, phòng kinh doanh dịch vụ thu gom, giao hàng xuất chỉ định Bên cạnh các phòng ban nghiệp vụ là các phòng ban quản lý chung như phòng tài chính kế toán, phòng hành chính.
Cơ cấu tổ chức của công ty đã hình thành nên hệ thống quản lý xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, thực thi mệnh lệnh, phân quyền hạn trách nhiệm, phạm vi công việc, tạo khả năng kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh thuận lợi Nhìn vào sơ đồ tổ chức của công ty ta nhận thấy công ty không có phòng nhân sự riêng, chức năng của phòng nhân sự đang được thực hiện chung bởi phòng hành chính.
Sơ đồ 3.2: Cơ cấu tổ chức Công ty Daco Logistics
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Daco Logistics) Ở mỗi phòng ban chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình đã được phân công rõ ràng, tránh sự chồng chéo Ưu điểm của việc xây dựng cơ cấu tổ chức theo hướng chuyên môn hóa là tạo điều kiện nâng cao chất lượng dịch vụ, mỗi phòng ban có sự độc lập riêng trong hoạt động nghiệp vụ, giúp cho việc quản lý chuyên môn sâu sát hơn Bên cạnh đó việc xây dựng cơ cấu tổ chức theo hướng chuyên môn hóa cũng làm cho cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có những mặt hạn chế như thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban Sự chuyên môn hóa cao làm giảm khả năng phát triển của nhân viên do mỗi người chỉ đảm nhận một khâu nhỏ công việc, dẫn đến việc thiếu tính linh hoạt và khả năng sáng tạo.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Qua khảo sát, phần mở rộng của cơ cấu tổ chức đó là cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của công ty
Phòng hành chính Phòng tài chính kế toán
Phòng kinh doanh dịch vụ vận chuyển
Phòng kinh doanh dịch vụ kê khai thủ tục hải quan
Phòng kinh doanh dịch vụ đại lý hãng tàu
Phòng kinh doanh dịch vụ thu gom, giao hàng xuất chỉ định tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tránh sự chồng chéo trong công việc, tạo nên sự kiểm tra chéo giữa các phòng ban và các cá nhân Tuy nhiên để việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được rõ ràng Công ty Daco Logistics phải cụ thể hóa bằng văn bản các bảng miêu tả chi tiết công việc cho từng vị trí trong doanh nghiệp, trong đó chỉ rõ những nhiệm vụ cần làm, trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí ở công ty Công việc này cần phải được đầu tư đúng mức về mặt nhân sự và thời gian. Hiện tại công ty mới chỉ xây dựng hệ thống văn bản hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chung cho từng phòng ban Còn hệ thống bảng mô tả chi tiết công việc cho từng vị trí nhân viên được giao cho các phòng tự thực hiện mà chưa tập hợp và ban hành thành hệ thống văn bản hướng dẫn chung của công ty Việc thiếu sót này cũng một phần là do thiếu nguồn nhân lực mà cụ thể là thiếu phòng nhân sự để đảm trách những nhiệm vụ chuyên môn này.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Về đào tạo: Chính sách của công ty chủ yếu là đào tạo tại chỗ, các bộ phận chủ động trong kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân viên Việc đào tạo này do phòng ban tự quyết định nên dẫn đến tình trạng dễ bị bỏ qua, thực tế nhân viên trong các phòng ban thường tự hỏi nhau, người đi sau làm theo người đi trước Rất ít các phòng ban có lịch đào tạo cụ thể hàng năm để cập nhật các kiến thức mới về nghiệp vụ, văn bản pháp luật liên quan Đối với một số trường hợp do yêu cầu của đặc thù công việc đòi hỏi phải cử nhân viên đi đào tạo bên ngoài thì phải có kế hoạch trước đề nghị lên Ban giám đốc phê duyệt Nhưng những trường hợp này là rất ít
Về chính sách tiền lương và phúc lợi: Phòng hành chính nhân sự của công ty chịu trách nhiệm trong việc thực hiện chính sách tiền lương và phúc lợi đã đượcBan giám đốc công ty thông qua, thu nhận các ý kiến phản hồi Thang bảng lương của công ty được xây dựng tuân thủ theo quy định của luật lao động Việt Nam.Công ty chưa có các chính sách khuyến khích người lao động gắn bó lâu dài với công ty, điều này thể hiện ở chính sách đối với nhân viên đã làm việc lâu năm so với nhân viên mới là không có sự khác biệt Mức lương hiện tại và chính sách phúc lợi của công ty so với mặt bằng chung trong các công ty cùng ngành nghề là chưa cạnh tranh Điều này dẫn đến nhiều nhân viên đã xin nghỉ, chuyển sang công ty khác sau thời gian 1 hoặc 2 năm làm việc tại công ty Sự thay đổi nhân sự thường xuyên ảnh hưởng rất lớn tới tính trôi chảy trong công việc, chất lượng của các hoạt động và tốn kém kinh phí tuyển dụng Theo thống kê của phòng nhân sự công ty, trong năm 2014 số lượng nhân viên xin thôi việc là 20% trong tổng số nhân viên.
Về chính sách đánh giá khen thưởng: đây là chức năng quản lý của các cấp quản lý trong công ty ghi nhận những cố gắng, thành tích của từng cá nhân, nhân viên trong công ty Việc đánh giá nhân viên trong công ty được tiến hành đều đặn hàng năm, sau khi kết thúc năm tài chính Kết quả đánh giá đồng thời là cơ sở để khen thưởng cuối năm và để tăng lương cho năm sau hoặc đề bạt thăng tiến trong công ty Cuối mỗi năm tài chính trưởng phòng ban sẽ phải đánh giá khả năng hoàn thiện công việc của nhân viên trong phòng mình theo biểu mẫu đã quy định rồi gửi cho Ban giám đốc để quyết định mức khen thưởng cuối cùng Việc đánh giá khen thưởng này mới chỉ dựa trên đánh giá chủ quan của các cán bộ quản lý mà chưa có sự tự đánh giá của bản thân nhân viên và trao đổi giữa nhân viên với cán bộ quản lý về kết quả làm việc trong thời gian đánh giá
Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS ĐẠI CỒ VIỆT
Đánh giá chung thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ
KSNB của công ty đã có những đóng góp trong việc kiểm soát tính chính xác, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo vệ tài sản của công ty, đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
4.1.1 Ưu điểm của kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt
Ban giám đốc của công ty có ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng của KSNB.
Họ là những người có phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực lãnh đạo, đi đầu trong việc thực hiện tốt các qui trình đã đề ra.
Công ty đã thực sự coi trọng tính chính trực và đạo đức trong công ty nhằm tạo nên môi trường làm việc lành mạnh, chuyên nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, phân cấp rõ ràng, mỗi phòng ban đều có trách nhiệm và quyền hạn riêng liên quan đến lĩnh vực mà mình phụ trách Đảm bảo được tính phân nhiệm rõ ràng, tránh sự chồng chéo, đảm bảo nguyên tắc cách ly về trách nhiệm giữa các chức năng thực hiện, phê chuẩn và phản ánh vào sổ sách kế toán. Đánh giá rủi ro
Công ty đã biết cách xác định được những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp giúp hạn chế được tổn thất không đáng có, đồng thời cũng có những biện pháp cụ thể để tiến hành đánh giá và giảm thiểu rủi ro.
Hệ thống thông tin phi kế toán đã phần nào giúp nhà quản lý kiểm soát được hoạt động kinh doanh đồng thời đánh giá được chất lượng dịch vụ hiện tại của công ty.
Hệ thống thông tin kế toán với mô hình kế toán được tổ chức khá khoa học và hiệu quả Giúp cho thông tin kế toán đáp ứng được nhu cầu theo dõi cho từng lô hàng, từng khách hàng Liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác trong việc kiểm soát doanh thu và chi phí, giảm thiểu được các sai sót, đảm bảo độ chính xác của thông tin kế toán.
KSNB được xây dựng đã giúp hạn chế được các sai sót xảy ra trong quá trình hoạt động của công ty.
KSNB của công ty được vận hành theo phương thức kiểm soát thường xuyên liên tục đối với các qui trình bán hàng, mua hàng, thanh toán Kiểm soát định kỳ đối với việc kiểm kê.
Quy trình kiểm soát và giám sát chặt chẽ với từng hoạt động kinh doanh giúp kiểm soát được tình hình hoạt động của từng bộ phận, từ đó đưa ra những thay đổi cho phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng như thực tế doanh nghiệp, bên cạnh đó giúp phát hiện ra những sai sót, gian lận trong quá trình làm chứng từ.
Công ty đã thực hiện quy trình giám sát với nhiều hình thức khác nhau giúp kiểm soát được nhũng rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
4.1.2 Hạn chế của kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt
Do KSNB của công ty đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện nên vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục như:
Về tính trung thực và các giá trị đạo đức, công ty đã ban hành quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo trong công ty vẫn chưa nhận thức được rằng để toàn thể nhân viên trong đơn vị tuân thủ đúng quy tắc ứng xử và các giá trị đạo đức thì cần phải giảm thiểu các áp lực và cơ hội phát sinh gian lận
Về cơ cấu tổ chức chưa tách phòng nhân sự ra khỏi phòng hành chính để đảm trách những nhiệm vụ chuyên môn về nhân sự như xây dựng hệ thống bảng mô tả chi tiết công việc, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, xây dựng các chính sách nhân sự khác như chính sách khen thưởng, kỷ luật.
Về chính sách nhân sự việc đánh giá khen thưởng hàng năm của công ty mới chỉ dựa trên đánh giá chủ quan của các cán bộ quản lý mà chưa có sự tự đánh giá và trao đổi giữa nhân viên với cán bộ quản lý về kết quả làm việc trong thời gian đánh giá Công ty chưa có các chính sách khuyến khích người lao động gắn bó lâu dài với công ty Điều này dẫn đến nhiều nhân viên đã xin nghỉ, chuyển sang công ty khác sau thời gian 2 hoặc 3 năm làm việc tại công ty Sự thay đổi nhân sự thường xuyên ảnh hưởng ất lớn tới tính trôi chảy trong công việc, tốn kém kinh phí tuyển dụng và đào tạo Chưa xây dựng được lộ trình cụ thể phát triển nghề nghiệp cụ thể cho từng vị trí, các chế độ phúc lợi chưa thực sự có hiệu quả tạo ra sự gắn kết cho nhân viên với công ty.
Trong bảng kế hoạch kinh doanh của các bộ phận tự xây dựng chưa có phần kế hoạch cho các chi phí hoạt động, các chi phí này Ban giám đốc lại yêu cầu bộ phận kế toán tập hợp chi phí của các năm trước rồi tổng hợp và phân tích để xây dựng kế hoạch cho năm tiếp theo Trong khi bản thân các phòng ban hoạt động lại không nắm được phần chi phí này. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro đã được công ty quan tâm nhưng hiệu quả mang lại chưa thực sự cao, khi đề ra các biện pháp đã được thồng nhất giữa Ban giám đốc và các phòng ban nhưng việc thực hiện lại chưa thực sự có kết quả như mong đợi Vấn đề rủi ro về lựa chọn đối tác là khách hàng, việc giải quyết một cách triệt để công nợ quá hạn là một thách thức rất lớn với công ty, vì nếu quá khắt khe và đặt ra các tiêu chuẩn quá cao khi lựa chọn khách hàng thì sẽ rất khó khăn cho bộ phận bán hàng về vấn đề doanh số Vì vậy, hiện tượng khách hàng nhỏ lẻ nợ quá hạn, chiếm dụng vốn là vẫn xảy ra Bên cạnh đó rủi ro về giao nhận và vận chuyển hàng hóa cũng là một trong những vấn đề đáng quan tâm, vì là doanh nghiệp ở giữa trong việc giao nhận và vận chuyển hàng hóa nên rủi ro hàng hóa bị lỗi, mất cắp hoặc xảy ra sự cố trên đường là rất khó kiểm soát, và việc mua bảo hiểm hàng hóa hay không còn phụ thuộc vào chủ hàng, vì vậy khi sự cố xảy ra, nếu lô hàng hóa chưa mua bảo hiểm thì vấn đề xác định trách nhiệm là hết sức phức tạp.
Hệ thống thông tin phi kế toán chưa đầy đủ nên chưa đáp ứng được thông tin kịp thời, phù hợp cho ban lãnh đạo Hiện tại công ty cũng chưa có một hệ thống cụ thể giúp theo dõi, kiểm soát lộ trình hàng đi và quá trình thực hiện một lô hàng, vì vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ của công ty.
Hệ thống kế toán công ty đang sử dụng chưa đáp ứng được hết các nhu cầu quản lý của công ty như quản lý chi tiết theo từng lô hàng, quản lý công nợ với các đầu nước ngoài theo từng phiếu ghi nợ và phiếu ghi có, quản lý công nợ theo tuổi nợ Việc viết hóa đơn cho khách hàng cũng chưa in trực tiếp từ phần mềm ra mà đang phải in từ file excel, dẫn đến công việc của các kế toán viên bị trùng lặp, không hiệu quả.
Hệ thống tài khoản kế toán chưa chi tiết được cho từng loại chi phí tương ứng với từng loại doanh thu của các loại phí dịch vụ Nên rất khó để xác định được mức độ ảnh hưởng của từng loại hình dịch vụ đến kết quả kinh doanh, dẫn tới khó khan trong việc đua ra chiến lược phát triển phù hợp.
Sự cần thiết hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ
Vụ Logistics Đại Cồ Việt
Thứ nhất, là nhu cầu của nhu cầu hội nhập và phát triển Vấn đề hiệu quả kinh doanh luôn gắn liền với vấn đề hiệu quả quản lý của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải luôn tự hoàn thiện mình để có thể tồn tại và phát triển trên một thị trường ngày càng mở rộng, tính cạnh tranh ngày càng cao Đặc biệt trong thời gian gần đây vốn đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh dịch vụ logistics ngày càng gia tăng Tính cạnh tranh ngày càng cao thì hiệu quả kinh tế luôn là vấn đề đặt ra hàng đầu Công ty phải có chiến lược phát triển lâu dài, nhằm đáp ứng được yêu cầu và đòi hỏi của thị trường qua các thời kỳ khác nhau Các nhà quản trị phải có những quyết định và phương pháp quản lý đúng đắn để đảm bảo cho việc kinh doanh có hiệu quả Một công cụ để giúp cho các nhà quản trị có được những thông tin chính xác và kịp thời đó là KSNB.
Thứ hai, là do yêu cầu phát triển của công ty Hiện nay Công ty Daco Logistics ngoài trụ sở chính ở Hồ Chí Minh có chi nhánh hạch toán phụ thuộc là
Hà Nội, Tương lai gần Chi nhánh Hà Nội cũng sẽ kinh doanh đầy đủ các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp, qui mô ngày càng mở rộng Công ty sẽ đầu tư hơn vào việc phát triển đội xe và dịch vụ kho bãi Hiện tại công ty đã có kế hoạch phát triển văn phòng hoạt động Hải Phòng thành chi nhánh hạch toán phụ thuộc, vì văn phòng này là đầu mối của các cảng trọng điểm, khối lượng dịch vụ cung cấp lớn. Chi nhánh Hải phòng bên cạnh việc cung cấp các dịch vụ vận chuyển, kê khai hải quan, đại lý hãng tàu cũng sẽ kinh doanh dịch vụ kho bãi, công ty sẽ thuê một hệ thống kho lớn để đưa vào vận hành.
Mục tiêu phát triển của công ty là cung cấp dịch vụ đa dạng, chuyên nghiệp với phạm vi rộng trên toàn thế giới, với giá cả cạnh tranh Điều này đòi hỏi KSNB phải hoạt động hiệu quả đảm bảo kiểm soát được các rủi ro, giảm thiểu chi phí. KSNB của công ty vẫn đang trong quá trình hoàn thiện nên vẫn còn những tồn tại, do vậy việc hoàn thiện KSNB là việc tất yếu phải làm.
Thứ ba, là ý nghĩa của tổ chức KSNB tại Công ty Daco Logistics, KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyết khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Một KSNB vững mạnh sẽ đem lại nhiều lợi ích cho công ty.
• Giúp giảm bớt rủi ro gian lận.
• Giúp giảm bớt sai sót của nhân viên
• Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo kinh doanh
• Đảm bảo tính tuân thủ các quy trình, tránh tồn thất không đáng có
Phương hướng hoàn kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ
Logistics Đại Cồ Việt Để KSNB thực sự là công cụ quản lý hữu hiệu nên hoàn KSNB theo phương hướng sau:
Một là KSNB phải được tổ chức trong một hệ thống toàn diện, phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Phạm vi của KSNB không đơn thuần chỉ là bảo vệ tài sản, đảm bảo các thông tin mà bao gồm hệ thống thủ tục bao trùm mọi hoạt động kinh doanh của công ty bảo đảm hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống.
Công ty phải rà soát lại toàn bộ hoạt động của công ty, phân tích rõ vai trò của từng khâu, từng thủ tục KSNB nhằm nâng cao ý thức chấp hành và tính chủ động của từng cán bộ, nhân viên khi thực hiện các thủ tục KSNB liên quan, phát hiện các rủi ro về gian lận và sai sót có thể xảy ra để có phát hiện và ngăn chặn kịp thời, xây dựng một hệ thống có tính đồng bộ phù hợp với đặc thù kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
Hai là hoàn thiện KSNB phải trên cơ sở đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và đổi mới Khi thiết kế và xây dựng KSNB phải tính đến hiệu quả kinh tế, đảm bảo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Mọi thủ tục và biện pháp nêu ra chỉ được đưa vào áp dụng nếu lợi ích mà nó mang lại lớn hơn chi phí phải bỏ ra Nếu một hoạt động kiểm soát được đưa vào thực hiện nhưng hiệu quả mà nó mang lại bé hơn chi phí mà nó bỏ ra thì nó không khả thi và không được đưa vào hệ thống kiểm soát thực tiễn đuợc Các hoạt động kiểm soát nên đơn giản hóa tránh phức tạp hóa, đòi hỏi nhân viên phải thực hiện quá nhiều khối lượng công việc.
Ba là tuân thủ pháp luật và các quy định của nhà nước Việc ban hành các quy chế chính sách của công ty phải tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành. Như việc ban hành các qui định về khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng của công ty ngoài việc đáp ứng được yêu cầu quản lý riêng của công ty phải tuân thủ các qui định chung trong luật lao động được nhà nước Việt Nam ban hành Việc xây dựng các thủ tục KSNB của từng bộ phận phải dựa trên cơ sở các văn bản được nhà nước ban hành về lĩnh vực đó.
Bốn là KSNB phải được hoàn thiện thường xuyên Một KSNB hiệu quả phải luôn thay đổi phù hợp với sự phát triển của công ty KSNB tốt phải là một hệ thống động, mọi sự thay đổi của công ty thì KSNB vẫn phải phù hợp và được áp dụng có hiệu quả.
Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ
4.4.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng đến mô hình và hiệu quả của KSNB Hệ thống các hoạt động kiểm soát có thể được xây dựng tốt nhưng phải cần một môi trường kiểm soát tốt thì nó mới phát huy tác dụng.
Môi trường kiểm soát hiện nay của Công ty Daco Logistics cần quan tâm tới một số vấn đề như:
Với số lượng các bộ công nhân viên của toàn bộ công ty hiện nay lên đến
298 người thì yêu cầu phải có phòng nhân sự độc lập là thực sự cần thiết Công ty nên tách phòng hành chính hiện tại thành 2 phòng là phòng hành chính và phòng nhân sự, mỗi phòng ban có một chức năng độc lập Để giảm thiểu hạn chế của cơ cấu tổ chức theo hướng chuyên môn hóa như tính thiếu linh hoạt của nhân viên công ty có thể thực hiện chính sách phân công công việc luân phiên giữ các nhân viên đối với một số vị trí đảm trách các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại hàng ngày
Sự phát triển của doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên trong công ty Họ là những mắt xích quan trọng trong quá trình vận hành hệ thống KSNB. Hiện nay công ty cần chú trọng hơn nữa trong việc đưa ra các chính sách nhằm tạo sự gắn bó của người lao động đối với công ty.
Xây dựng một chính sách tiền lương và chính sách khen thưởng thỏa đáng, căn cứ theo hiệu quả công việc, đóng góp của nhân viên làm động lực khích lệ từng thành viên trong công ty tích cực làm việc góp phần nâng cao hiệu quả của công ty. Khâu đánh giá nhân viên hàng năm để xem xét điều chỉnh tăng lương định kỳ cho nhân viên phải được tiến hành nghiêm túc, có sự trao đổi thông tin hai chiều giữa người quản lý và người lao động Người lao động hoàn toàn có quyền được đưa ra ý kiến của mình trên đánh giá của người quản lý xem đã phản ánh đúng khả năng làm việc, tính tuân thủ kỷ luật lao động của mình trong một năm cống hiến cho công ty chưa Công ty phải thiết lập quỹ khen thưởng phúc lợi, sử dụng để thưởng trực tiếp cho các cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà công ty giao phó Tạo ra một môi trường thi đua lành mạnh, thúc đẩy công ty phát triển bền vững.
Ngoài chính sách lương thưởng và những chính sách ưu đãi như đã kể trên, công ty nên áp dụng nhiều chính sách phúc lợi khác như tặng quà, thăm hỏi, tổ chức các hoạt động ngoại khóa, chia lợi nhuận… Những phúc lợi này sẽ khích lệ và tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao đời sống vật chất, tinh thần
Hiện nay hàng năm công ty mới chỉ tổ chức cho cán bộ, nhân viên đi du lịch mỗi năm một lần Công ty nên tổ chức bộ máy công đoàn, đây sẽ là tổ chức quan tâm và chăm lo đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động, thể hiện sự quan tâm, san sẻ của công ty đối với nhân viên Những hoạt động này giúp các thành viên trong công ty gần gũi nhau hơn, tạo hiệu quả làm việc tốt hơn, tạo ra ngôi nhà thứ hai để mỗi thành viên có thể yên tâm làm việc và tận tâm cống hiến.
Công ty có đội ngũ công nhân đông đảo làm việc trực tiếp tại hệ thống kho bãi của công ty Trình độ học vấn chủ yếu của họ là tốt nghiệp trung học phổ thông nên đòi hỏi các yêu cầu, qui định về chính sách của công ty phổ biến đến họ phải thật rõ ràng, dễ hiểu đặc biệt là các qui định về lao động như sức khỏe và an toàn, điều hành và xử lý vi phạm, giờ làm việc và làm thêm giờ, chế độ lương thưởng, phúc lợi…
Xây dựng kế hoạch kinh doanh có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp Vì trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận đơn vị chức năng khác nhau và mỗi đơn vị chức năng này có vai trò khác nhau trong doanh nghiệp Nên nhiều khi các bộ phận này không thể thống nhất với nhau trong quá trình quyết định các hoạt động của doanh nghiệp Công tác kế hoạch sẽ giúp cho quá trình ra quyết định của các bộ phận sẽ theo một quy trình thống nhất, phối hợp với nhau đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Nắm bắt được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nên hàng năm Công ty Daco Logistics đều xây dựng cho mình kế hoạch kinh doanh, tuy nhiên công tác này ở công ty vẫn còn một số hạn chế.
Cần mở rộng đối tượng cho phép các thành viên trong công ty tham gia đóng góp ý kiến vào quá trình xây dựng kế hoạch của công ty Nhờ đó họ sẽ có được những hiểu biết sâu sắc hơn về doanh nghiệp, mục tiêu chung của công ty và mục tiêu cần đạt được của bộ phận mình, từ đó các thành viên sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn và sẽ cố gắng hoàn thành trách nhiệm của mình.
Cần xây dựng các kế hoạch thống nhất từ dài hạn đến ngắn hạn Trong quá trình thực hiện kế hoạch cần phải được xem xét một cách thường xuyên liên tục, để phát hiện ra những thay đổi trong quá trình thực hiện, tìm ra những nguyên nhân của các phát sinh đó để có những điều chỉnh và bước đi phù hợp đảm bảo cho kế hoạch đi đúng hướng.
4.4.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro Để hoàn thiện được đánh giá rủi ro trong công ty, điều đầu tiên mà đơn vị cần phải làm đó là nâng cao nhận thức của đơn vị về tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro Với Công ty Daco Logistics, có nhiều văn phòng và chi nhánh đặt ở nhiều địa phương khác nhau, nên để giúp các bộ phận trong công ty hiểu được lợi ích của việc đánh giá rủi ro, công ty có thể thực hiện một số biện pháp như:
Thứ nhất: Tổ chức các cuộc hội thảo, tập huấn và mời các chuyên gia tới truyền đạt kiến thức cũng như kinh nghiệm về đánh giá và quản lý rủi ro trong doanh nghiệp, hội thảo cần có sự tham gia của Ban lãnh đạo, đại diện các bộ phận trong công ty để họ có được sự nhận biết cụ thể về tầm quan trọng của quy trình đánh gia rủi ro cho từng bộ phận; Tổ chức các buổi tập huấn về chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm về quản lý rủi ro cho bộ phận phụ trách công tác đánh giá rủi ro.
Thứ hai: Tăng cường năng lực phát hiện và đo lường rủi ro cho công ty bằng một số cách thức như: Nắm bắt đầy đủ các thông tin về thị trường, đặc điểm môi trường kinh doanh mà công ty đang hoạt động như tình hình kinh tế, chính sách pháp luật, quan hệ với thị trường…; Tìm hiểu kỹ tình hình tài chính, hoạt động và uy tín của đối tác kinh doanh cũng như quy tình thực hiện hoạt động kinh doanh phải minh bạch, rõ ràng; Luôn theo sát diễn biến thị trường, biến động và sự thay đổi của thị trường và đối tác bằng cách tiếp cận nguồn thông tin từ các tổ chức, hiệp hội của ngành; Thiết lập hệ thống thông tin giám sát rủi ro liên tục như hệ thống báo cáo nội bộ về rủi ro, hệ thống báo cáo và thống kê các rủi ro…; Xây dựng quy trình đánh giá, đo lường rủi ro phù hợp với công ty và từng bộ phận trực thuộc.
Ngoài việc nâng cao nhận thức của các thành viên trong công ty, Ban giám đốc công ty cũng nên chú trọng đến việc phát triển và phân bổ nguồn nhân lực hợp lý trong việc xây dựng quy trình đánh giá và quản lý rủi ro Nguồn nhân lực phục vụ cho quy trình này cần phải đáp ứng các yêu cầu cao về trình độ chuyên môn sâu, am hiểu thị trường và quy trình hoạt động của ngành logistics, giao tiếp tốt và có tầm nhìn chiến lược, vì vậy cần có sự hỗ trợ của công ty trong việc phát triển đội ngũ này Từ khâu tuyển dụng, đào tạo, phân bổ và đãi ngộ đòi hỏi sự đầu tư về nhiều mặt của công ty.
Cuối cùng sau khi xác định rõ được từng loại rủi ro công ty cần đưa ra chiến lược kiểm soát cụ thể hơn nữa, sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng và phân tích rủi ro vì rủi ro trong đơn vị có thể tác động ở nhiều lĩnh vực và nhiều mức độ khác nhau Phổ biến rộng rãi trong toàn công ty để thực hiện kiểm soát rủi ro hiệu quả.
