GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và các quy định pháp lý tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần cải thiện quản lý để đảm bảo sự phát triển bền vững và an toàn Chức năng kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quản lý, chủ yếu thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách và thủ tục thiết yếu nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, và thực hiện đúng chế độ, chính sách của Nhà nước Chức năng này được áp dụng liên tục trong các tổ chức, nhằm xác định và ngăn chặn rủi ro trong từng quy trình công việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đạt được các mục tiêu đề ra.
Lĩnh vực đầu tư xây dựng là một lĩnh vực phức tạp, yêu cầu thời gian, kỹ năng và sự kiểm soát chặt chẽ do ảnh hưởng của hệ thống pháp luật về thủ tục đầu tư, chi phí và chất lượng công trình Theo Luật đầu tư, quá trình này bao gồm ba giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị thực hiện đầu tư và thực hiện đầu tư Mỗi giai đoạn có đặc thù và tính chất công việc riêng, với hai giai đoạn đầu tập trung vào thực hiện thủ tục đầu tư, trong khi giai đoạn cuối chủ yếu liên quan đến việc triển khai các hoạt động đầu tư.
Chuyên đề thực tập Kế toán tập trung vào chi phí đầu tư và chất lượng công trình Để tối ưu hóa hiệu quả đầu tư cho chủ đầu tư, cần tuân thủ quy định pháp luật, tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng công trình Việc kiểm soát nội bộ ở từng giai đoạn công việc cần áp dụng các chính sách phù hợp nhằm đạt được các mục tiêu này.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp đầu tư xây dựng, đặc biệt là tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 Bài viết này sẽ phân tích thực trạng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, từ đó nêu rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của nó trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý rủi ro.
“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 ”.
Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quản lý, thu hút sự quan tâm từ cả lý luận và thực tiễn Lý luận về kiểm soát đã được hình thành và phát triển, được nhiều nhà khoa học nghiên cứu trong các lĩnh vực khác nhau Nhiều tác phẩm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã đề cập đến khái niệm kiểm soát, kiểm soát nội bộ và các loại hình kiểm soát liên quan đến kiểm toán nội bộ Một số nghiên cứu tiêu biểu bao gồm công trình của Victor Z.Brink và Herbert Witt về "Kiểm toán nội bộ hiện đại", tác phẩm của Alvin A Arens và James Loebecke về "Kiểm toán - một phương pháp liên kết", cùng các nguyên tắc của kiểm toán được trình bày bởi O.Ray Wittington và Kurt Pany.
R Moller (2005) về "Kiểm toán nội bộ hiện đại kế thừa quan điểm của Brink" Các tổ chức và hiệp hội nghề nghiệp trong lĩnh vực kiểm toán, chẳng hạn như Liên đoàn kế toán quốc tế đã đưa ra khái niệm về hệ thống kiểm soát
Chuyên đề thực tập Kế toán nội bộ trong Chuẩn mực kiểm toán ISA 400 Hiệp hội các tổ chức tài trợ của
Uỷ ban Quốc gia về Chống Gian lận trong báo cáo tài chính của Mỹ (COSO) được thành lập từ sự kết hợp của nhiều tổ chức nghề nghiệp khác nhau Năm 1992, COSO đã đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ, nhằm thống nhất quan niệm này để phục vụ cho các mục đích sử dụng đa dạng.
Tại Việt Nam, nghiên cứu ứng dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị cụ thể đang thu hút sự quan tâm của nhiều tác giả Một trong những công trình tiêu biểu là đề tài cấp Bộ của PGS.TS Ngô Trí Tuệ và các đồng tác giả (2004), tập trung vào việc "Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam." Bên cạnh đó, luận văn thạc sĩ của Trần Thị Minh Thư (2001) với đề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các Tổng công ty nhà nước ở Việt Nam" cũng góp phần quan trọng vào lĩnh vực này, cùng với nghiên cứu của tác giả Lê Thị Minh Hồng.
Năm 2002, tác giả Nguyễn Thị Mỹ đã thực hiện một nghiên cứu với đề tài "Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ trong các khách sạn", tập trung khảo sát các trường hợp điển hình tại Hà Nội Nghiên cứu này nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của các khách sạn.
(2004) với đề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Trung tâm Bưu chính - Công ty viễn thông quân đội Vietel", tác giả Nguyễn Thị Lệ Chi
Trong những năm gần đây, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện nhằm hoàn thiện chính sách tiền lương và hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam Năm 2006, tác giả Bùi Duy Hùng đã đề xuất các giải pháp cải thiện chính sách tiền lương kết hợp với tăng cường kiểm soát nội bộ để nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Xuân Hoà Tiếp theo, vào năm 2007, tác giả nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại các khách sạn liên doanh do ACCOR quản lý tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Đặc biệt, luận án tiến sĩ của tác giả Phạm Bính Ngọ vào năm 2011 đã tập trung vào việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc phòng Những nghiên cứu này đóng góp quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của các tổ chức trong bối cảnh hội nhập kinh tế.
Tại Việt Nam, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngành khác nhau Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 Vì vậy, luận văn này sẽ tập trung vào việc nghiên cứu các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty này.
Chuyên đề thực tập Kế toán tập trung vào các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành đầu tư xây dựng Nghiên cứu cụ thể hóa lý luận chung vào lĩnh vực này thông qua khảo sát và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 Từ kết quả nghiên cứu, bài viết đưa ra ý kiến và đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35, cần tìm ra các giải pháp phù hợp Việc này bao gồm đánh giá quy trình hiện tại, xác định các điểm yếu và đề xuất các biện pháp cải tiến Đồng thời, cần tăng cường đào tạo nhân viên về kiểm soát nội bộ và áp dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa quy trình Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
- Những hạn chế và yếu kém đang tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty?
- Nguyên nhân của những hạn chế và yếu kém trên?
- Công ty cần thay đổi và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?
Để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, công ty cần xác định rõ các yếu tố thực tế và tuân thủ quy định quản lý của Nhà nước Việc này bao gồm việc đánh giá các quy trình hiện tại, xác định các rủi ro tiềm ẩn và thiết lập các biện pháp kiểm soát phù hợp Đồng thời, công ty cũng cần đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và thường xuyên rà soát, điều chỉnh hệ thống để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với các thay đổi trong quy định pháp luật.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty, cụ thể: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
Chuyên đề thực tập Kế toán
- Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35.
- Thời gian nghiên cứu từ năm 2007-2012.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn áp dụng phương pháp luận duy vật biện chứng cùng với các phương pháp phân tích, tổng hợp và khái quát hoá để nghiên cứu lý thuyết và thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Tác giả đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ thực hiện công việc kế toán, quản lý dự án và thiết kế, đồng thời thu thập báo cáo liên quan để đảm bảo có đầy đủ thông tin cho nghiên cứu.
Chuyên đề thực tập Kế toán
1.5.1 Khung lý thuyết nghiên cứu
Sơ đồ 1.1: Khung lý thuyết nghiên cứu của đề tài ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG TƯƠNG LAI
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
XÂY DỰNG HỆ THỐNG KSNB
PHÙ HỢP VẤN ĐỀ CÒN HẠN CHẾ
Hệ thống thông tin Môi trường kiểm soát
Chuyên đề thực tập Kế toán
Nguồn dữ liệu được sử dụng trong luận văn
1.5.2.1 Nguồn dữ liệu thứ cấp
Bao gồm các tài liệu:
* Tài liệu từ bên ngoài:
- Giáo trình, các tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ;
- Các quy định pháp luật liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của Công ty đó là: đầu tư xây dựng, tư vấn đầu tư, kế toán, thuế,…
* Tài liệu giới thiệu về Công ty:
- Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty, cơ cấu tổ chức,…;
- Báo cáo tài chính 05 năm gần nhất;
- Chiến lược phát triển của Công ty.
1.5.2.2 Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập qua các phương pháp:
- Phỏng vấn những cán bộ trực tiếp liên quan đến công tác kế toán, dự án, thiết kế, quản lý dự án, tổ chức hành chính, bán nhà;
- Trực tiếp quan sát tình hình thực tế về quy trình thanh toán trong công tác kế toán, quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, ….
- Cuộc phỏng vấn sẽ được thu âm bằng máy điện thoại và nội dung phỏng vấn sẽ chuyển sang dạng văn bản;
Dựa trên tài liệu thứ cấp, kết quả quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp, tác giả áp dụng phương pháp phân tích-tổng hợp để đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty.
Đóng góp của luận văn
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ.
- Phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty.
Chuyên đề thực tập Kế toán
- Đề xuất các giải pháp có tính khả thi và kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty.
Kết cấu Luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phần phụ lục, Luận văn được kết cấu thành 4 chương:
Chương 1: Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đầu tư xây dựng.
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35.
Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35.
Chuyên đề thực tập Kế toán
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý
Quản lý trong tổ chức bộ máy là sự tác động có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu đề ra Chủ thể quản lý bao gồm cán bộ lãnh đạo và nhân viên chuyên môn thực hiện các nghiệp vụ quản lý, trong khi đối tượng quản lý chủ yếu là con người và các hiện tượng xảy ra trong đơn vị Do sự đa dạng của các đặc tính đối tượng quản lý, quá trình này thường phát sinh những vấn đề phức tạp Mục tiêu của quản lý là đo lường và lượng hóa kết quả đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
Quá trình quản lý bao gồm hai khâu chính: định hướng và tổ chức thực hiện Trong đó, chức năng kiểm soát đóng vai trò quan trọng, giúp đánh giá mức độ hiệu quả của quản lý Để đạt được kế hoạch, khâu tổ chức thực hiện cần được chú trọng, bao gồm việc áp dụng các chủ trương và trình tự đã được định hướng, cũng như sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có Người quản lý cần vận dụng kỹ năng điều hành để phối hợp các bộ phận, và kết quả hoàn thành sẽ được báo cáo, so sánh với các mục tiêu đã đề ra.
Chuyên đề thực tập Kế toán hoạch giúp người quản lý kiểm tra và điều chỉnh hoạt động nhằm đạt mục tiêu hiệu quả Trong giai đoạn định hướng, cần dự báo nguồn lực và mục tiêu, kiểm tra thông tin và xây dựng kế hoạch cụ thể Sau khi kiểm soát các chương trình, quyết định thực hiện có thể được đưa ra Giai đoạn tổ chức thực hiện yêu cầu kết hợp nguồn lực một cách tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh để đảm bảo đạt kết quả tốt nhất.
Kiểm soát là quy trình giám sát các hoạt động nhằm đảm bảo chúng được thực hiện theo kế hoạch đã đề ra Quy trình này bao gồm việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động để đạt được mục tiêu mong muốn.
Để đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức, cần thực hiện ba bước quan trọng: đầu tiên là đo lường thành quả hoạt động; tiếp theo là so sánh kết quả thực tế với các chuẩn mực đã đặt ra; và cuối cùng là hành động điều chỉnh những sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù hợp Hệ thống kiểm soát hiệu quả sẽ giúp mọi hoạt động được thực hiện đúng cách, hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu đề ra.
Kiểm soát không chỉ là một giai đoạn trong quá trình quản lý mà là một chức năng diễn ra ở tất cả các giai đoạn Chức năng này thể hiện sự khác biệt tùy thuộc vào cơ chế kinh tế, cấp quản lý, loại hình hoạt động, truyền thống văn hóa và các điều kiện kinh tế xã hội của từng địa phương trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể.
Một cách tổng quát, kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Kiểm soát trực tiếp là các quy trình và quy chế được thiết lập dựa trên việc đánh giá các yếu tố và bộ phận trong hệ thống quản lý Nó bao gồm ba loại hình cơ bản: kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ.
Kiểm soát hành vi là quá trình giám sát các hoạt động của nhân viên bởi những người độc lập nhằm phát hiện và ngăn chặn gian lận, sai sót Biện pháp này được coi là hiệu quả trong việc nâng cao tính chính xác và minh bạch trong công việc Một hệ thống kiểm soát hành vi hiệu quả không chỉ giúp phát hiện kịp thời các vấn đề mà còn giảm bớt gánh nặng cho toàn bộ quy trình kiểm soát.
Kiểm soát xử lý là quá trình quản lý và giải quyết các giao dịch, giúp chúng được công nhận, phân loại và ghi chép chính xác Khi thông tin được xử lý qua hệ thống máy tính, kiểm soát xử lý diễn ra thông qua các chức năng xử lý điện toán, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc tổng hợp và báo cáo dữ liệu.
Kiểm soát bảo vệ là những biện pháp và quy chế nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin trong đơn vị Các trọng điểm chính của kiểm soát bảo vệ bao gồm việc thiết lập quy trình kiểm tra, giám sát chặt chẽ và đào tạo nhân viên về an ninh thông tin.
Để bảo vệ tài sản hiệu quả, cần phân định rõ trách nhiệm bảo quản và ghi chép tài sản, đồng thời hạn chế sự tiếp cận của những người không có trách nhiệm Cần ban hành và thực hiện quy chế kiểm soát ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, cũng như kiểm soát việc tham khảo tài liệu kế toán và dữ liệu lưu trữ trên máy tính.
Hai là: Hệ thống an toàn Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin v.v
Chuyên đề thực tập Kế toán
Ba là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba.
Kiểm soát tổng quát là việc quản lý toàn diện nhiều hệ thống và công việc khác nhau Trong bối cảnh quản lý tin học hóa cao, chức năng này thường thuộc về phòng điện toán Để đánh giá hiệu quả của kiểm soát tổng quát, cần có sự tham gia của các chuyên gia có kiến thức sâu về máy tính.
Kiểm soát là một chức năng thiết yếu trong quản lý, gắn liền với sự phát triển của xã hội Khi xã hội phát triển, vai trò và nội dung của quản lý trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi sự chú trọng lớn vào công tác kiểm soát Để thực hiện hiệu quả chức năng này, người quản lý cần có kiến thức, kỹ năng, bản lĩnh, cùng với sự nhạy bén và am hiểu thực tế để đưa ra quyết định phù hợp, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.2.1 Khái niệm về Hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đạt được bốn mục tiêu chính: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị, và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Theo định nghĩa chính thức hiện nay của Ủy ban Tổ chức Tài trợ (COSO) thuộc Ủy ban Treadway (Hoa Kỳ), hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) được xác định trong báo cáo có ảnh hưởng lớn mang tên “Khung tích hợp hệ thống kiểm soát nội bộ”.
Chuyên đề thực tập Kế toán
HTKSNB là một quy trình được thực hiện bởi HĐQT, Ban giám đốc và nhân viên, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu quan trọng trong tổ chức.
Bảo toàn tài sản (mục tiêu an toàn hoạt động)
Hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động (mục tiêu hoạt động bao gồm các mục tiêu về hiệu quả hoạt động và lợi nhuận)
Mức độ tin cậy của công tác báo cáo tài chính (mục tiêu thông tin)
Tuân thủ các luật lệ, quy định áp dụng (mục tiêu tuân thủ).
2.2.2 Mục đích của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) chủ yếu được xây dựng bởi các nhà quản lý nhằm phục vụ cho mục đích quản lý hiệu quả Khi thiết lập và vận hành HTKSNB, các nhà quản lý doanh nghiệp luôn tập trung vào các mục tiêu đã được xác định rõ ràng Theo định nghĩa của IFAC, mục đích của HTKSNB rất rõ ràng và có thể được hiểu qua các quan điểm từ nhiều tổ chức khác nhau, thể hiện qua một số điểm quan trọng.
Một là: Điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả
Các quy định và thủ tục kiểm soát cần thiết phải được thiết lập để đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả Điều này giúp ngăn ngừa việc lặp lại không cần thiết trong các tác nghiệp, đồng thời giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
Hai là: Đảm bảo chắc chắn các quy định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức.
Các nhà quản lý điều hành đơn vị thông qua quyết định và quy chế quản lý Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) giám sát hiệu quả và hiệu năng của các quyết định trong quá trình thực thi, đảm bảo tuân thủ quy trình và thể thức đã được quy định.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Ba là: Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện những vướng mắc này và đề xuất các biện pháp đối phó hiệu quả.
Bốn là: Phát hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.
Sai sót trong hoạt động sản xuất kinh doanh là điều không thể tránh khỏi, xuất phát từ cả nguyên nhân khách quan và chủ quan Mỗi công đoạn trong quy trình này đều do con người trong đơn vị thực hiện.
Các cá nhân có thể mắc sai phạm và gian lận vì lợi ích cá nhân Để phát hiện và ngăn chặn những sai sót này, cần thiết phải thiết lập một hệ thống Kiểm Soát Nộp Bạc (KSNB) với các bước kiểm soát nghiêm ngặt.
Năm là: Ghi chép kế toán đầy đủ, tin cậy và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh
Việc ghi nhận hoạt động sản xuất kinh doanh qua kế toán thường không đầy đủ và đúng quy định Thiết lập quy trình quản lý tài chính kế toán cùng với hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo sẽ giúp đảm bảo việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính tuân thủ quy định.
Sáu là: Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
Tài sản và thông tin doanh nghiệp có nguy cơ bị mất cắp, thất thoát hoặc lạm dụng, gây ra rủi ro lớn trong nền kinh tế thị trường nếu rơi vào tay đối thủ cạnh tranh Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết lập nhằm bảo vệ các tài sản và thông tin này, giảm thiểu tối đa tổn thất cho doanh nghiệp.
Chuyên đề thực tập Kế toán
2.2.3 Vai trò của Hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB là một chức năng thiết yếu cho các tổ chức, nhằm xác định và đánh giá rủi ro trong từng công đoạn công việc Qua đó, các biện pháp ngăn chặn được đề xuất để đảm bảo hiệu quả trong việc đạt được tất cả các mục tiêu của đơn vị.
Bảo vệ tài sản của đơn vị
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Bảo đảm việc thựuc hiện các chế độ pháp lý
Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lự quản lý
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình thiết yếu giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra Được thiết kế và vận hành bởi con người, hệ thống KSNB không chỉ bao gồm chính sách, thủ tục và biểu mẫu mà còn phụ thuộc vào nguồn nhân lực của đơn vị Con người là yếu tố quyết định trong việc lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và thực hiện vận hành hệ thống Một hệ thống KSNB hiệu quả không chỉ cần được thiết kế hợp lý mà còn phải được vận hành một cách chuyên nghiệp.
Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) đảm bảo một mức độ hợp lý cho các mục tiêu, nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối về việc đạt được chúng, do những yếu kém có thể phát sinh từ sai lầm của con người Một nguyên tắc quan trọng là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quá lợi ích kỳ vọng từ việc kiểm soát đó.
2.2.4 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Có 4 yếu tố chính của Hệ thống kiểm soát nội bộ đó là:
- Các thủ tục kiểm soát;
Chuyên đề thực tập Kế toán
- Hệ thống kiểm toán nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố nội bộ và ngoại bộ ảnh hưởng đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH NHÀ HÀ NỘI SỐ 35
Tổng quan về Công ty
3.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty
Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35
Tên tiếng Anh : NO 35 HA NOI HOUSING TRADING AND CONSTRUCTION INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt : NO 35 CÔNG TY J.S.C
Slogan : Xây những ước mơ
Trụ sở chính : Số 4 Tập thể viện 354, phường Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Trụ sở giao dịch : B3/128 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội Điện thoại : 04.37282230
Website : http://Công ty.com.vn
Chuyên đề thực tập Kế toán
Vốn điều lệ của Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội được xác định là 100 tỷ đồng, theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103007399.
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103007399 do
Công ty được thành lập theo Luật doanh nghiệp và được Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy phép vào ngày 19/04/2005 Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại số 4 Tập thể viện 354, phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội.
Sau sáu năm hình thành và phát triển, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể nhờ vào định hướng phát triển hợp lý và sự đoàn kết của một đội ngũ trẻ trung, năng động.
Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 đã liên tục phát triển và đạt được nhiều thành công trên các mặt hoạt động.
Trong giai đoạn 2005-2006, Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế và lập dự án, ký kết hơn 20 hợp đồng với các đối tác lớn và chiến lược như Tổng Công ty Xăng dầu Quân đội, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam, Tổng công ty Du lịch Hà Nội, Công ty TNHH Kinh Bắc, và Chi nhánh Ngân hàng Thương mại CP Bắc Á.
Năm 2006, Công ty đã mở rộng hoạt động sang lĩnh vực đầu tư bất động sản UBND Thành phố Hà Nội đã giao cho Công ty làm chủ đầu tư Dự án “Nhà ở để bán cho cán bộ chiến sỹ Viện Khoa học Hình sự – Bộ Công an” tại ô đất CT2, Khu đô thị mới Phùng Khoang, xã Trung Văn, huyện Từ Liêm, Hà Nội, cùng với Dự án “Tổ hợp văn phòng và nhà ở” tại phường Thanh Lương, quận Bà Trưng.
Dự án Nhà ở tái định cư tại ô đất CT2 thuộc nhóm nhà ở Đông Nam đường Láng Hạ - Thanh Xuân kéo dài, tọa lạc tại xã Trung Văn, huyện Từ Liêm, Hà Nội, nhằm cung cấp nơi ở ổn định cho cư dân.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Liêm, Hà Nội; Dự án Nhà ở dãn dân tại khu ao Bà Đắc, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Trong lĩnh vực tư vấn thiết kế và lập dự án, Công ty đã mở rộng hợp tác với nhiều đối tác quan trọng, bao gồm Công ty CP Xây lắp I – Petrolimex, Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Sản xuất vật liệu Nam Thắng, Công ty Xăng dầu khu vực I, Công ty CP Thanh Bình Hà Nội, Công ty TNHH Thương mại xuất nhập khẩu Sao Mai, và Công ty Cổ phần xây dựng thương mại Thủ Đô.
Năm 2008, Công ty đã đạt được nhiều thành công nổi bật trong lĩnh vực đầu tư bất động sản với các dự án lớn, bao gồm Tổ hợp văn phòng và nhà ở Báo Thanh tra tại ô đất CT5 Khu đô thị mới Tây Nam Kim Giang I, Hà Nội; Nhà ở cho cán bộ chiến sỹ các Cục nghiệp vụ thuộc Bộ Công an; Tổ hợp công trình công cộng và nhà ở tại phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội; và dự án Cải tạo môi trường hồ Chăn nuôi tại phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội.
Vào ngày 12/11/2009, công ty tự hào được nhận Bằng khen từ Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội, vinh danh là một trong bốn doanh nghiệp xuất sắc trong số 43 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, tư vấn, tài chính và ngân hàng Giải thưởng này ghi nhận những đóng góp của công ty tại Hội chợ Quốc tế Hà Nội 2009, với chủ đề “Doanh nghiệp hướng tới 1000 năm Thăng Long – Hà Nội”.
Năm 2010, Công ty đã đạt được thành công đáng kể trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, ký kết nhiều hợp đồng quy mô lớn với các đối tác uy tín như Công ty CP Xây lắp I – Petrolimex, Công ty CP Thương mại và Dịch vụ Tiến Thành, Công ty TNHH Thương mại Xuất Nhập khẩu Duyên Hà, và Công ty Cổ phần Đông Đô.
Tất cả những thành công đạt được chỉ là khởi đầu cho hành trình hiện thực hóa ước mơ của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 Đội ngũ của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng cam kết tiếp tục phấn đấu và phát triển trong tương lai.
Chuyên đề thực tập Kế toán và Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35 cam kết đầu tư xây dựng các công trình đáp ứng ước mơ của khách hàng, góp phần hiện thực hóa khát vọng xây dựng đất nước Việt Nam ngày càng phát triển và khang trang hơn.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nhà Hà Nội số 35 hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Cơ cấu tổ chức hoạt động của Công ty Công ty được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Chuyên đề thực tập Kế toán
3.1.4 Mô tả các hoạt động kinh doanh chính của Công ty
Công ty hoạt động đa lĩnh vực, bao gồm đầu tư kinh doanh bất động sản, tư vấn thiết kế và lập dự án, giám sát chất lượng xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp, cùng với kinh doanh khách sạn, nhà hàng, siêu thị và bãi đỗ xe.
Hiện nay, Công ty đang hoạt động chủ yếu tại thị trường Hà Nội và tập trung vào các lĩnh vực chính sau:
Đầu tư kinh doanh bất động sản là lĩnh vực cốt lõi và chiến lược phát triển chính của Công ty, không chỉ trong hiện tại mà còn trong tương lai Lĩnh vực này bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng.
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH NHÀ HÀ NỘI SỐ 35
Kết quả đạt được của kiểm soát nội bộ tại Công ty
HTKSNB là một khái niệm mới mẻ đối với các nhà quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là lãnh đạo Công ty Vai trò của HTKSNB trong quản lý doanh nghiệp ngày càng được khẳng định khi nền kinh tế Việt Nam phát triển, yêu cầu quản lý trở nên phức tạp hơn và xu thế hội nhập quốc tế diễn ra mạnh mẽ Qua nghiên cứu thực trạng HTKSNB tại Công ty, có thể rút ra một số nhận xét quan trọng.
Trước tiên, cần ghi nhận nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong việc xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) tại đơn vị Điều này phản ánh những thành công tích cực của HTKSNB nơi đây.
Nhận thức của lãnh đạo Công ty về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) đang có sự chuyển biến tích cực, từ đó thúc đẩy các quyết định và hành động hiệu quả hơn Sự thay đổi này là yếu tố quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ban hành và triển khai các quy chế kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty.
Công ty đã chú trọng đến việc xây dựng và áp dụng hệ thống quy chế, điều này đã giúp các hoạt động của Công ty trở nên nề nếp và quy củ hơn.
Thứ ba: Công tác quản lý về kế toán của Công ty đã được tin học hoá.
Công ty đã xây dựng và triển khai phần mềm kế toán, việc này đãý khiến cho
Chuyên đề thực tập Kế toán đã giúp giảm bớt khối lượng công việc cho lãnh đạo ở các cấp, đồng thời cải thiện đáng kể việc cung cấp thông tin cho họ so với trước đây.
Những tồn tại và hạn chế của kiểm soát nội bộ tại Công ty
Mặc dù HTKSNB mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế và yếu kém, chưa phát huy hết vai trò trong công tác quản lý tại Công ty Những vấn đề này thể hiện rõ qua một số khía cạnh cụ thể.
Một là: Nhận thức đầy đủ về kiểm soát của lãnh đạo các cấp còn hạn chế, đặc biệt là đội ngũ trưởng, phó các phòng ban Công ty.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là một phần quan trọng trong mọi đơn vị, nhưng nhận thức về nó vẫn còn hạn chế Qua nghiên cứu tại một công ty, tôi nhận thấy rằng mặc dù các trưởng, phó phòng ban có hiểu biết về kế toán và quản lý, nhưng hầu hết họ không biết đến khái niệm HTKSNB Nhiều người nhầm lẫn HTKSNB với Ban Kiểm soát, cho thấy sự thiếu hiểu biết về vai trò của nó trong quản lý Điều này dẫn đến việc xây dựng và triển khai các bước kiểm soát nội bộ trong đơn vị chưa được chú trọng, gây khó khăn trong công tác quản lý hiệu quả.
Hai là: Hệ thống các qui chế kiểm soát của Công ty còn kém hiệu lực và chưa đồng bộ.
Công ty áp dụng các qui chế hướng dẫn cho từng lĩnh vực do Hội đồng Quản trị hoặc Tổng giám đốc ban hành Tuy nhiên, hiệu lực của các qui chế này còn hạn chế do quy định chưa cụ thể và chặt chẽ, cùng với cơ chế kiểm tra giám sát chưa hiệu quả.
Chuyên đề thực tập Kế toán đang gặp phải tình trạng lơ là trong việc thực hiện, mặc dù đã có nhiều quy chế được ban hành nhưng vẫn chưa đầy đủ và đồng bộ Nhiều lĩnh vực quan trọng như quản lý tài sản cố định và hoạt động mua bán lại bị bỏ qua, dẫn đến việc thiếu “hành lang pháp lý” Sự thiếu hụt này khiến cho việc thực hiện trở nên tuỳ tiện, không theo quy chuẩn nào, gây ra tình trạng lúng túng trong chỉ đạo điều hành.
Công tác phân cấp phân quyền tại Công ty chưa được chú trọng, dẫn đến việc giảm hiệu lực và hiệu quả của các quyết định quản lý, cũng như làm giảm tác dụng của cơ chế quản lý.
Chính sách nhân sự của Công ty chưa hợp lý, dẫn đến sự không đồng đều trong chất lượng lao động và hiệu quả công việc thấp Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình vận hành và tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB).
Chính sách nhân sự đang gặp phải nhiều bất hợp lý từ quy trình tuyển dụng, đánh giá đến quản lý nhân sự Việc thiếu tiêu chuẩn cụ thể trong tuyển dụng, đề bạt không đúng người đúng việc và thiếu chính sách thu hút, đãi ngộ nhân tài đang cản trở hiệu quả của các chính sách và quy chế kiểm soát tại Công ty.
Năm là: Chưa có Bộ phận KTNB tại Công ty.
Thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ (KTNB) gây ra sự thiếu hụt quan trọng trong môi trường kiểm soát, ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) của công ty KTNB có vai trò kiểm tra và đánh giá các hoạt động tài chính và phi tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và hoàn thiện HTKSNB Khi không có sự kiểm soát và đánh giá từ KTNB, chất lượng các hoạt động và thông tin tài chính kế toán của công ty sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.
Chuyên đề thực tập Kế toán đến HTKSNB chỉ ra rằng việc thiếu công cụ quản lý hiệu quả sẽ dẫn đến nhiều lĩnh vực hoạt động của Công ty có nguy cơ cao về sai sót và gian lận, không được phát hiện và ngăn chặn kịp thời.
Nguyên nhân của những tồn tại trong kiểm soát nội bộ tại Công ty
Từ thực trạng và những tồn tại của HTKSNB tại Công ty như nói ở trên, tôi cho rằng nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng đó như sau:
Nhận thức của các lãnh đạo về công tác kiểm soát nội bộ còn hạn chế, và ý thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) chưa được đánh giá cao.
Việc phân quyền và phân cấp trong công ty hiện vẫn chưa rõ ràng, dẫn đến trách nhiệm của từng bộ phận trong công việc phụ trách chưa được quản lý một cách chặt chẽ.
Ba là, các quy định, quy chế mang tính kiểm soát của công ty chưa được xây dựng đầy đủ, chặt chẽ và đồng bộ.
Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
Để xây dựng một hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu tại Công ty, việc hoàn thiện KSNB cần phải quán triệt các nguyên tắc cơ bản sau:
Nguyên tắc1: Tuân thủ pháp luật và các qui định hiện hành của Nhà nước.
Nguyên tắc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hiến pháp và pháp luật của Nhà nước, không vi phạm các chỉ thị, nghị định của Chính phủ cũng như các thông tư, văn bản hướng dẫn từ các bộ, ngành liên quan Các quy chế chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ cần được xây dựng dựa trên các văn bản quy định của Ngành và cơ quan quản lý nhà nước trong từng lĩnh vực cụ thể.
Nguyên tắc2: Phù hợp với quá trình hội nhập và phát triển
Nguyên tắc xây dựng và hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty cần phải phù hợp với xu thế phát triển và hội nhập hiện nay Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo sự bền vững trong hoạt động của doanh nghiệp.
Chuyên đề thực tập Kế toán cần được xây dựng phù hợp với điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường và môi trường hội nhập Cách tổ chức quản lý và trình độ năng lực của nhân viên phải đáp ứng yêu cầu phát triển trong bối cảnh mở cửa và hội nhập quốc tế.
Nguyên tắc 3: Kế thừa và phát huy tối đa những nhân tố hợp lý của KSNB hiện tại.
Theo nguyên tắc kế thừa, việc hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn những yếu tố cũ Thay vào đó, cần chọn lọc và phát huy những nhân tố tích cực từ hệ thống hiện tại Việc bổ sung và điều chỉnh dựa trên nền tảng KSNB cũ sẽ giúp đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý hiện nay của Công ty.
Nguyên tắc 4 yêu cầu việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần có định hướng rõ ràng, thực hiện các bước đi cụ thể và đồng bộ Điều này giúp đảm bảo sự ổn định tương đối trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty cần coi việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là nhiệm vụ trọng tâm, với kế hoạch, định hướng và bước đi cụ thể Các giải pháp cải tiến hệ thống KSNB phải được thực hiện một cách nhất quán và đồng bộ, đồng thời cần đảm bảo không gây xáo trộn hoạt động kinh doanh và không làm thay đổi quá lớn trong cơ cấu nhân sự của Công ty.
Nguyên tắc 5 nhấn mạnh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được thiết kế và phát triển sao cho phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý và tương thích với năng lực cũng như trình độ của đội ngũ lãnh đạo trong công ty.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Nguyên tắc này yêu cầu các giải pháp hoàn thiện phải phù hợp với đặc thù của lĩnh vực hoạt động và đặc điểm kinh doanh của Công ty Trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Các quy chế, chính sách và thủ tục kiểm soát cần phải tương thích với trình độ và nhận thức của đội ngũ thực thi, nhằm đảm bảo hệ thống KSNB phát huy hiệu quả trong công tác quản lý.
Nguyên tắc 6: hệ thống KSNB phải bảo đảm tính hiệu quả.
Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty là vô cùng cần thiết Các bộ phận và thủ tục kiểm soát trong hệ thống này cần được xem xét kỹ lưỡng về quy trình nghiệp vụ, tính kinh tế và khả năng thực thi Một thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ nhưng quá phức tạp và tốn kém sẽ không phải là lựa chọn hợp lý Do đó, mục tiêu hoàn thiện hệ thống KSNB là đảm bảo tính hiệu quả, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý của Công ty trong giới hạn cho phép về kinh tế và khả năng thực thi.
Giải pháp hoàn thiện về Môi trường kiểm soát
4.5.1 Môi trường quản lý Để hoàn thiện môi trường KSNB, không chỉ riêng ban lãnh đạo Công ty có quan điều hành đúng đắn, nhận thức, quán triệt tầm quan trọng của công tác KSNB mà cần phải có biện pháp để nâng cao tầm quan trọng của công tác KSNB trong ý thức và thực thi của mỗi cán bộ nhân viên Tăng cuường nhận thức về kiểm soát nội bộ trong nội bộ Công ty Công ty ngày càng phát triển, mức độ phân cấp, phân quyền ngày càng cao, kể cả phân quyền đến từng
Chuyên đề thực tập Kế toán nhân viên giao dịch nhấn mạnh vai trò quan trọng của kiểm soát quản lý trong việc ngăn chặn và phát hiện sai sót cũng như tiêu cực, nhằm đảm bảo an toàn cho hoạt động của Công ty.
4.5.2 Cơ cấu tổ chức quản lý
Công ty cần thiết lập quy định rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các trưởng bộ phận Họ phải cung cấp thông tin kịp thời và tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành hoạt động Đồng thời, cần đưa ra ý kiến và biện pháp quản lý để kiểm soát rủi ro trong bộ phận phụ trách, đảm bảo phát triển bền vững và an toàn cho từng bộ phận.
Cần thiết phải nghiên cứu và ban hành các văn bản hướng dẫn để chuẩn hóa hoạt động của Công ty Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là yếu tố quan trọng để nâng cao tính chuyên nghiệp và cải thiện khả năng kiểm soát trong Công ty.
Công tác đánh giá rủi ro là yếu tố thiết yếu trong kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực đầu tư dự án Hiện nay, Công ty đang triển khai nhiều dự án lớn, nhưng vẫn thiếu bộ phận thẩm định dự án trong cơ cấu tổ chức Thiếu sót này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả của các dự án.
Công ty cần thành lập bộ phận thẩm định dự án càng sớm càng tốt để tư vấn cho Ban lãnh đạo về tính khả thi của Dự án, từ đó quyết định đầu tư hay không Bộ phận này tập trung vào việc đánh giá rủi ro và yêu cầu đội ngũ nhân sự có kiến thức sâu rộng về pháp luật, kinh doanh bất động sản, tình hình tài chính, kiến thức xây dựng, kinh tế đầu tư và khả năng dự báo tốt.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Công ty nên khẩn trương xây dựng lộ trình để thiết lập một mô hình tổ chức hiệu quả, bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ và Phòng thẩm định dự án, nhằm đảm bảo sự minh bạch và quản lý tốt hơn trong các hoạt động.
Sơ đồ 4.1: Cơ cấu tổ chức mới
Chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng trong môi trường kiểm soát, ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý, đặc biệt ở các đơn vị có quy mô và số lượng lao động lớn Điều này xảy ra vì chính sách nhân sự thể hiện thái độ đối xử giữa con người với nhau trong đơn vị, từ quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, sử dụng đến cách thức tổ chức Đại hội đồng cổ đông.
Chính sách nhân sự tại Công ty hiện tại còn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả hoạt động Con người đóng vai trò quyết định trong quản lý, vừa là chủ thể vừa là đối tượng Do đó, việc điều chỉnh chính sách nhân sự theo hướng hợp lý và thuận tiện hơn là cần thiết để nâng cao hiệu quả thực thi các quy chế kiểm soát nội bộ.
Công ty cần xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự rõ ràng, bao gồm từng bước và tiêu chí cụ thể, nhằm nâng cao chất lượng nhân sự và thu hút nhân tài Đồng thời, cần loại bỏ văn hóa ưu tiên người quen mà không xem xét đến trình độ và năng lực của ứng viên.
Trong quá trình đánh giá, đề bạt và sử dụng nhân sự, Công ty cần tiến hành rà soát lại đội ngũ cán bộ quản lý tại một số vị trí Việc này bao gồm việc xem xét khả năng phù hợp giữa năng lực, trình độ của cán bộ và vị trí công việc hiện tại Dựa trên việc xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng cán bộ cùng với nhu cầu công việc, Công ty cần điều chỉnh và sắp xếp lại nhân sự để phát huy tối đa năng lực và sở trường của từng cán bộ quản lý.
Công tác đề bạt và bổ nhiệm được thực hiện công khai và dân chủ, đảm bảo đúng người, đúng việc Cần mạnh dạn đề bạt những cán bộ trẻ có năng lực, trình độ và tâm huyết vào các vị trí quan trọng.
Việc phân công nhiệm vụ cho các bộ phận và cá nhân cần được thực hiện một cách hợp lý, linh hoạt và hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động của cán bộ.
Chuyên đề thực tập Kế toán huy động tối đa trí tuệ của mỗi con người phục vụ cho những vấn đề chung của Công ty.
Cần mạnh dạn khen thưởng các bộ phận và cá nhân có thành tích xuất sắc, đặc biệt là trong việc hoàn thành vượt mức kế hoạch lợi nhuận Việc xây dựng các mức khen thưởng hợp lý, cả về vật chất lẫn tinh thần, cho các công trình nghiên cứu khoa học, sáng kiến kinh nghiệm và cải tiến trong kinh doanh, bán hàng, kỹ thuật sẽ mang lại lợi ích thiết thực cho Công ty.
Công ty cần xây dựng cơ chế hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân tài, khuyến khích họ cống hiến hết mình cho sự phát triển chung Việc kịp thời động viên và biểu dương những cá nhân xuất sắc, cùng với việc chia sẻ những kinh nghiệm hay qua các kênh thông tin nội bộ là rất quan trọng Đồng thời, chế độ đãi ngộ và khen thưởng hợp lý cho những nhân viên có trình độ và tâm huyết sẽ giúp Công ty giữ được những người có năng lực, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững.
4.5.4 Công tác kế hoạch và dự toán
Giải pháp hoàn thiện về Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị đưa ra quyết định liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Thông tin này bao gồm cả dữ liệu từ bên ngoài và thông tin nội bộ, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Hệ thống thông tin của Công ty hiện còn thiếu sót và chất lượng thông tin chưa đạt yêu cầu, thể hiện qua việc thiếu báo cáo quản trị từ các bộ phận liên quan, chỉ có phòng Kế toán thực hiện loại báo cáo này Ngoài ra, cơ sở dữ liệu pháp luật chưa được trang bị đầy đủ và công tác khảo sát thị trường trong hoạt động bán hàng gần như không tồn tại Do đó, Công ty cần tổ chức lại hệ thống thông tin để đáp ứng yêu cầu quản lý và hỗ trợ việc ra quyết định trong tương lai.
Việc tổ chức thông tin cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định các thông tin Công ty cần thu thập, đó là:
Thông tin liên quan đến lĩnh vực đầu tư và tư vấn bao gồm các chính sách pháp luật về đầu tư, xây dựng và giải phóng mặt bằng Ngoài ra, cần chú ý đến chi phí tư vấn, quy chuẩn thiết kế, thị trường bất động sản và chính sách giá Thêm vào đó, thị trường vật liệu xây dựng cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét.
Các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính-kế toán: các văn bản pháp luật về thuế, chế độ kế toán,…
Hệ thống các báo cáo quản trị của các bộ phận Thiết kế, Dự án, Quản lý Dự án , Kế toán, Hành chính.
Bước 2: Tổ chức thu thập thông tin qua các kênh thông tin
Để thu thập thông tin từ bên ngoài, tổ chức cần thực hiện khảo sát thị trường, đặt mua các tạp chí chuyên ngành liên quan và ký hợp đồng với các tổ chức cung cấp văn bản pháp luật cho công ty.
Đối với các thông tin nội bộ Công ty:
- Ban hành các mẫu biểu Báo cáo quản trị cho từng bộ phận Cụ thể:
+ Các Báo cáo quản trị đối với bộ phận kế toán:
Chuyên đề thực tập Kế toán
++ Báo cáo Tổng hợp kinh doanh;
++ Báo cáo chi phí đầu tư;
++ Báo cáo công nợ khách hàng;
++ Báo cáo công nợ nhà cung cấp;
++ Báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính;
++ Báo cáo sử dụng vốn;
+ Các Báo cáo quản trị đối với bộ phận Thiết kế:
++ Báo cáo kế hoạch thực hiện công việc;
++ Báo cáo tiến độ thực hiện công việc;
++ Báo cáo khối lượng thực hiện công việc theo kế hoạch;
+ Các Báo cáo quản trị đối với bộ phận Kế hoạch-Dự án:
++ Báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh;
++ Báo cáo tiến độ thực hiện Dự án;
++ Báo cáo khối lượng thực hiện theo kế hoạch.
+ Các Báo cáo quản trị đối với bộ phận Quản lý Dự án:
++ Báo cáo kế hoạch và kết quả thực hiện và công việc tháng;
++ Báo cáo tiến độ thực hiện các Dự án;
++ Báo cáo Kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu thi công;
++ Báo cáo khối lượng thi công hoàn thành.
+ Các Báo cáo quản trị đối với bộ phận Tổ chức-Hành chính:
++ Báo cáo tình trạng sử dụng máy móc thiết bị;
++ Báo cáo việc chấp hành nội quy lao động;
Chuyên đề thực tập Kế toán
++ Báo cáo thực trạng các tài sản cố định.
Ban hành quy chế báo cáo quy định rõ ràng các nội dung cần báo cáo, thời gian thực hiện báo cáo, cũng như trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan.
Bước 3: Sử dụng thông tin
Các thông tin thu thập được sẽ làm nền tảng cho Ban Giám đốc trong việc đưa ra quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Giải pháp hoàn thiện về thủ tục kiểm soát
Công ty cần xây dựng và hoàn thiện các giải pháp kiểm soát nội bộ, nhằm thiết lập một hệ thống quy chế kiểm soát chặt chẽ và đồng bộ.
Rà soát và đánh giá lại tất cả các quy chế đã ban hành và còn hiệu lực trong mọi lĩnh vực hoạt động của Công ty là cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với tình hình hiện tại.
Theo nguyên tắc, các bộ phận và phòng ban có trách nhiệm rà soát lại qui chế thuộc lĩnh vực của mình Mỗi bộ phận cần đánh giá tình hình thực hiện qui chế, tổng hợp các khó khăn và vướng mắc, đồng thời phát hiện những điểm chưa phù hợp hoặc không còn phù hợp cần điều chỉnh Dựa trên đánh giá này, các bộ phận sẽ đề xuất phương án sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế để trình lãnh đạo Công ty xem xét và phê duyệt.
- Ban hành các qui chế kiểm soát nội bộ
Công ty tiến hành rà soát và cập nhật các quy chế, quy định hiện hành để đảm bảo tính phù hợp Tùy thuộc vào lĩnh vực cụ thể, quy chế có thể được ban hành bởi Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc Bên cạnh việc sửa đổi các quy chế đã có như Quy chế Quản lý tài chính và Quy chế tiền lương, công ty cũng cần nghiên cứu và xem xét ban hành thêm các quy chế mới.
Chuyên đề thực tập Kế toán mới tập trung vào việc chuẩn hóa các hoạt động tại Công ty thông qua việc ban hành quy trình thực hiện cho các nghiệp vụ như quản lý vốn trong đầu tư dự án, tuyển dụng nhân sự, quản lý công nợ và quản lý máy móc thiết bị Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy chế, quy định và hướng dẫn hiện có.
Việc sửa đổi và ban hành hệ thống quy chế kiểm soát nội bộ tại Công ty cần tuân thủ nguyên tắc xác định rõ quyền và trách nhiệm của từng bộ phận, phòng ban liên quan Cần phân cấp quản lý sâu hơn và trao quyền tự chủ nhiều hơn cho các phòng ban để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Kiểm tra và giám sát việc thực hiện quy chế là bước quan trọng, vì quy chế dù chặt chẽ nhưng nếu không được thực hiện đúng cách sẽ không phát huy tác dụng Do đó, các quy chế cần quy định rõ ràng trách nhiệm cá nhân trong việc tổ chức thực hiện Ngoài ra, công tác kiểm tra giám sát cần được thực hiện thường xuyên và liên tục để đảm bảo hiệu quả.
Khi công tác kiểm tra giám sát được thực hiện nghiêm túc, mọi vi phạm quy chế sẽ được xử lý kịp thời, giúp quy chế trở thành kim chỉ nam cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Định kỳ 6 tháng, Công ty cần rà soát các quy chế, chính sách đã ban hành, phát hiện những quy định không phù hợp với pháp luật hoặc mâu thuẫn, và báo cáo kết quả với Hội đồng Quản trị và Giám đốc để có phương án xử lý kịp thời.
Xây dựng một hệ thống quy chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ và đồng bộ là giải pháp ưu tiên hàng đầu trong việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty Việc quy chế hóa các hoạt động quản lý sẽ giúp tăng cường hiệu quả và tính minh bạch trong quy trình làm việc.
Chuyên đề thực tập Kế toán giúp phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân và phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và đơn giản hóa quy trình làm việc.
Giải pháp về một số quy trình kiểm soát nghiệp vụ
4.8.1 Quy trình Quản lý tài sản cố định Để đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh, Công ty đã từng bước đầu tư, nâng cấp về cơ sở vật chất kỹ thuật cho các bộ phận Khối lượng tài sản tại Công ty ngày càng nhiều, tài sản được đầu tư đúng trọng tâm, trọng điểm, được đưa vào sử dụng ngay và đã có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của Công ty Tất cả các tài sản trên hiện đang được quản lý chính tại Phòng Hành chính, tuy nhiên việc tổ chức quản lý và theo dõi tài sản cố định còn chưa chặt chẽ, hiện tượng thiếu trách nhiệm còn tồn tại vì Công ty chưa có quy định cụ thể về việc quản lý tài sản cố định Nhằm khắc phục tình trạng đó và đưa công tác quản lý tài sản đi vào nề nếp, nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý tài sản của Công ty, Công ty cần thiết phải thiết lập và ban hành quy trình quản lý tài sản cố định thực hiện thống nhất trong toàn Công ty Cụ thể:
4.8.1.1 Một số quy định trong quản lý tài sản cố định:
Tất cả các tài sản cố định được đầu tư mua sắm cần tuân thủ quy trình mua hàng theo quy định của công ty và phải được đăng ký vào sổ sách một cách kịp thời.
Tài sản cố định cần được phân loại, thống kê và đánh số một cách rõ ràng Việc theo dõi chi tiết từng đối tượng ghi tài sản cố định là rất quan trọng, và tất cả thông tin này phải được phản ánh đầy đủ trong sổ theo dõi tài sản cố định.
Phòng Hành chính phải ghi chép mọi thay đổi về tăng, giảm, điều chuyển và thanh lý tài sản cố định vào sổ sách theo dõi Đồng thời, phòng này có trách nhiệm phát hành các biểu mẫu chung và quy định quy trình ghi nhập sổ tài sản một cách kịp thời và đầy đủ.
Chuyên đề thực tập Kế toán
Các tài sản cố định đã được tính hao mòn đầy đủ nhưng vẫn còn sử dụng trong hoạt động của Công ty sẽ không bị ghi giảm trong sổ theo dõi tài sản cố định Những tài sản này sẽ tiếp tục được quản lý giống như các tài sản cố định khác.
Tất cả tài sản cố định trong Công ty cần được quản lý cả về hiện vật và giá trị Việc sử dụng tài sản cố định cho mục đích cá nhân phải có sự chấp thuận từ lãnh đạo Công ty.
Phòng Hành chính có trách nhiệm đối chiếu sổ sách tài sản của đơn vị với sổ sách do phòng Kế toán quản lý Đồng thời, phòng cũng đề xuất các hình thức xử lý tài sản hết hạn sử dụng, không cần dùng hoặc bị hư hỏng không thể sử dụng Sau đó, Phòng Hành chính sẽ tiến hành các thủ tục thanh lý và trình lãnh đạo Công ty xem xét.
Công tác kiểm kê tài sản cần được thực hiện định kỳ mỗi năm một lần, vào lúc 0h ngày 01/01 Trong quá trình này, việc ghi chép đầy đủ và kịp thời vào sổ theo dõi tài sản cố định là rất quan trọng Đồng thời, cần xác định rõ nguyên nhân gây hư hỏng hoặc mất mát tài sản và đề xuất các biện pháp xử lý phù hợp.
Cán bộ nhân viên trong Công ty có trách nhiệm quản lý và bảo quản tài sản được giao Khi phát hiện nguyên nhân có thể gây hư hỏng tài sản, nhân viên cần chủ động thông báo cho phòng Hành chính để có biện pháp xử lý kịp thời.
Những người quản lý và bảo quản tài sản cần nâng cao ý thức trách nhiệm và tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy Họ phải bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng và mất mát, đồng thời sử dụng tài sản một cách hiệu quả Việc kịp thời phát hiện các nguyên nhân có thể gây hư hỏng và thực hiện các biện pháp cần thiết là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động của tài sản.
Chuyên đề thực tập Kế toán
4.8.1.2 Quy trình quản lý tài sản cố định
Sơ đồ 4.2: Quy trình quản lý tài sản cố định
4.8.2.Quy trình mua hàng và nợ phải trả
Khi các dự án đầu tư của công ty bước vào giai đoạn thực hiện, việc mua sắm nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng trở nên thường xuyên và đa dạng Để đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý, công ty cần thiết lập một quy trình mua hàng hiệu quả, đáp ứng nhu cầu hoạt động một cách thuận tiện nhất.
Quy trình mua hàng và quản lý nợ phải trả bắt đầu từ khi các phòng ban lập phiếu yêu cầu mua hàng và kết thúc khi thực hiện thanh toán.
QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Giảm tài sản Tăng tài sản
Xây dựng cơ bản hình thành TSCĐ
Cập nhật mã tài sản
Quản lý mã tài sản
Chuyên đề thực tập Kế toán hàng cho nhà cung cấp được hoàn tất Quy trình mua hàng và nợ phải trả bao gồm 03 quy trình sau:
- Quy trình nhận hàng mua;
- Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp;
* Các thủ tục trong quy trình mua hàng:
Bước 1: Lập yêu cầu mua hàng
Khi có nhu cầu cung cấp nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ, Phòng Hành chính hoặc Ban quản lý dự án sẽ lập yêu cầu mua hàng.
Bước 2: Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt mua hàng
Khi phiếu yêu cầu mua hàng được lập và ký tên người lập, chuyển cho Ban Giám đốc phê duyệt yêu cầu mua hàng.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt yêu cầu mua hàng, Phòng mua hàng cần chọn ít nhất 03 nhà cung cấp thông qua nhiều nguồn thông tin khác nhau Điều này nhằm đảm bảo rằng các nhà cung cấp được lựa chọn có giá cả hợp lý và uy tín cao.
Bước 4: Lập phiếu so sánh
Sau khi đã chọn ra 3 nhà cung cấp tốt nhất, bộ phận mua hàng lập phiếu so sánh giữa các nhà cung cấp đã được lựa chọn.
Bước 5: Ban Giám đốc phê duyệt mua hàng
Chuyên đề thực tập Kế toán
Ban Giám đốc tiến hành phê duyệt mua hàng sau khi nhận đầy đủ Phiếu so sánh, Bảng báo giá và thông tin từ bộ phận mua hàng, nhằm lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất.