Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại công ty TNHH một thành viên nước sạch hà nội (tt)

TĨM TẮT LUẬN VĂN Cơng ty TNHH Một thành viên Nước Hà Nội (Công ty) trải qua 100 năm với trình xây dựng phát triển thủ đô Hà Nội Công ty bước xây dựng, củng cố máy hoạt động trình quản lý sản xuất kinh doanh Cũng giống công ty sản xuất khác, yếu tố đầu vào đặc biệt nguyên vật liệu, phụ tùng thay - hay gọi chung vật tư, yếu tố quan trọng Công ty Nước Hà Nội Để sản xuất chất lượng nước tốt yêu cầu chất lượng vật tư quan tâm, trọng Vật tư yếu tố chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản xuất nước Đồng thời, với yêu cầu quản lý chặt chẽ tài sản giai đoạn chuyển đổi từ Cơng ty TNHH sang Cơng ty cổ phần việc kiểm soát chặt chẽ số lượng chất lượng vật tư mua vào, vật tư xuất dùng vật tư tồn kho nhu cầu cấp thiết Chính vậy, tác giả lựa chọn đề tài cho luận văn thạc sỹ mình:“Hồn thiện kiểm sốt nội nghiệp vụ vật tư Cơng ty TNHH Một thành viên Nước Hà Nội” Ngoài mục lục, danh sách bảng biểu, sơ đồ từ viết tắt, luận văn gồm chương: Chương 1: Giới thiệu đề tài nguyên cứu Chương đưa nhìn nhận tổng quan nội dung đề tài bao gồm số vấn đề như: tính cấp thiết đề tài nghiên cứu, tổng quan đề tài liên quan nghiên cứu trước đó, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu Bên cạnh đó, Chương trình bày ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn đề tài nghiên cứu Chương 2:“Cơ sở lý luận kiểm soát nội nghiệp vụ”vật tư doanh nghiệp Trong chương 2, luận văn trình bày lý luận chung kiểm sốt nội sau vào chi tiết liên quan đến kiểm soát nội nghiệp vụ vật tư Khái quát chung hình thành, phát triển yếu tố giúp đánh giá hiệu kiểm soát nội doanh nghiệp Để đánh giá kiểm sốt nội hiệu hay khơng vào hiệu hoạt động nhóm yếu tố:“Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Hệ thống thơng tin truyền thông, cuối Giám sát.” Về nội dung kiểm soát nội nghiệp vụ vật tư doanh nghiệp: - Vai trị kiểm sốt nội nghiệp vụ vật tư: giúp doanh nghiệp sử dụng vật tư hiệu quả, phát rủi ro trình quản lý để có biện pháp hạn chế phịng ngừa rủi ro xảy Đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu sử dụng đáp ứng đầy đủ không gây gián đoạn sản xuất kinh doanh - Nghiệp vụ vật tư bao gồm nghiệp vụ như: mua vật tư - nhập kho, xuất kho quản lý tồn kho Trong nghiệp vụ rủi ro xảy mà doanh nghiệp cần đánh giá, xem xét để kiểm soát hiệu quả, tránh lãng phí sản xuất Chương 3: Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội nghiệp vụ vật tư tại“Cơng ty TNHH Một thành viên Nước Hà Nội” Công ty TNHH Một thành viên NSHN thành lập sở chuyển đổi từ DNNN sang hình thức hoạt động Công ty mẹ - theo“Quyết định số 367/QĐ-UBND ngày 10/06/2008 UBND”thành phố Hà Nội Công ty chịu quản lý trực tiếp từ UBND thành phố Hà Nội đồng thời chịu giám sát quan chuyên ngành khác theo quy định pháp luật Về thực trạng kiểm soát nội nghiệp vụ vật tư Công ty, tác giả nghiên cứu vấn đề sau: a) Mơi trường kiểm sốt Do đặc thù DNNN nên mơi trường kiểm sốt Cơng ty bị ảnh hưởng lớn Công ty tốn đầy đủ khoản cơng nợ vật tư, khơng có tình trạng nợ q hạn khơng tốn Đồng thời quy định chức năng, nhiệm vụ phòng ban liên quan đến nghiêp vụ vật tư b) Đánh giá rủi ro Do Công ty sản xuất nước cung cấp cho người dân toàn địa bàn thành phố Hà Nội nên để đáp ứng nhu cầu nước vật tư sử dụng sản xuất nước lớn Lượng vật tư xuất dùng thường xuyên, việc ghi nhận Công ty thực thủ công nhiều khâu rủi ro xảy sai sót lớn Hơn vật tư sử dụng cho sản xuất nước chủ yếu hóa chất - dễ bị tác động thời tiết bên ảnh hưởng đến chất lượng vật tư c) Hoạt động kiểm sốt - Đối với quy trình nhập kho vật tư Cơng ty có loại: mua vật tư nhập kho nhập lại vật tư vay đơn vị sử dụng chưa hết Quy trình tóm tắt thể qua sơ đồ 3.5 – Quy trình mua vật tư nhập kho Cơng ty - Đối với thủ tục kiểm soát xuất kho: có hình thức: xuất kho cho đơn vị vay thực sản xuất kinh doanh xuất kho bán vật tư Quy trình xuất kho tóm tắt thể qua sơ đồ 3.6 – Quy trình xuất kho vật tư vay cho đơn vị - Đối với thủ tục kiểm sốt tồn kho: lượng vật tư lớn, nhiều mẫu mã khác mà Công ty thực kiểm kê hàng tồn kho định kỳ năm lần vào cuối năm tài d) Hệ thống thơng tin truyền thơng: Cơng ty có sử dụng phần mềm quản lý vật tư kết nối từ kho vật tư - Mai Dịch lên đến phịng Tài Kế tốn Cơng ty Phần mềm vật tư sử dụng từ năm 1986 Phần Lan tài trợ, với việc sử dụng câu lệnh để báo cáo tìm kiếm Đối với hệ thống kế tốn vật tư nói riêng: Cơng ty sử dụng tài khoản kế tốn theo quy định Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ Tài như: Tài khoản 152-Nguyên vật liệu Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ (phụ tùng, thay thế) mở rộng chi tiết tài khoản cấp bốn Chứng từ kế toán sử dụng gồm: sổ chi tiết, sổ tổng hợp bảng cân đối phát sinh công nợ để quản lý, so sánh với kho vật tư hàng tháng e) Giám sát Công ty quy định báo cáo phải thực cho đơn vị định kỳ tháng, quý, năm để phục vụ công tác đối chiếu, quản lý so sánh kế hoạch Ngồi ra, Cơng ty định kỳ th Cơng ty kiểm tốn độc lập để kiểm tra, sốt xét tình hình hoạt động, ghi chép, đối chiếu để phát sai sót Chương 4: Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội nghiệp vụ vật tư Công ty NSHN a) Nhận xét chung Qua chương 3, tác giả có nhận xét tổng hợp thực trạng kiểm soát nội nghiệp vụ vật tư Công ty Công ty xây dựng môi trường làm việc tốt cho nhân viên, tạo điều kiện cho người lao động hoàn thành nhiệm vụ, khơng có chồng chéo nhiệm vụ cá nhân đơn vị, nhận dạng số rủi ro để phịng tránh, có đối chiếu phòng ban liên quan từ báo cáo định kỳ Đồng thời, quy định nhiệm vụ phòng, ban, đơn vị liên quan nghiệp vụ vật tư phân tạo điều kiện cho hoạt động mua, nhập kho, xuất kho hiệu Bên cạnh ưu điểm kiểm soát nghiệp vụ vật tư nói trên, Cơng ty tồn hạn chế cần khắc phục: a) Về môi trường kiểm sốt: việc tuyển dụng nhân viên cịn mang nặng tính chất quan hệ nên hiệu việc tuyển người cịn hạn chế, khơng đáp ứng u cầu cơng việc Cơng ty chưa có mơ tả cơng việc cụ thể cá nhân nghiệp vụ vật tư phổ biến tuyển dụng b) Về đánh giá rủi ro: Cơng ty chưa có quy trình đánh giá rủi ro cho nghiệp vụ vật tư cách hệ thống, tồn diện Do tình trạng xử lý vụ thường diễn tốn nhiều thời gian ảnh hưởng đến việc sản xuất c) Về hoạt động kiểm soát: Việc luân chuyển chứng từ Cơng ty chưa quy định cụ thể trình tự, thời gian nên việc nộp muộn báo cáo thường xuyên diễn Các đơn vị thường vay vật tư với số lượng lớn phục vụ sản xuất cung cấp nước nhiên lại khơng có quy định quản lý thời gian toán vật tư vay Việc lập kế hoạch sử dụng vât tư đơn vị chưa hiệu ảnh hưởng đến việc thực vay vật tư d) Về hệ thống thông tin truyền thông: phần mềm quản lý vật tư cũ, nhiều yêu cầu báo cáo chưa thực nên việc thực thủ công lớn dẫn đến xác suất xảy rủi ro sai sót lớn Hệ thống truyền tải khơng nâng cấp, đường truyền dẫn xa nên nhiều thời gian việc truyền liệu từ kho lên văn phịng cơng ty e) Giám sát: Việc quản lý chủ yếu từ báo cáo mà khơng có kiểm tra thực tế, việc kiểm tra thực tế thực mang tính hình thức nên số liệu báo cáo khơng đảm bảo tính xác Việc tồn yếu điểm cơng tác kiểm sốt số nguyên nhân sau: Do đặc thù DNNN nên việc quản lý mang tính quan liêu, bao cấp Các lãnh đạo Công ty quan tâm đến việc hoàn thành tiêu giao từ thành phố mà chưa thực trọng đến việc quản lý hiệu tài sản, nguồn vốn Các quy trình xây dựng đơn vị chưa có ý thức thực đơi cịn dựa vào ý muốn chủ quan cá nhân Kho vật tư không cải tạo nâng cấp, vật tư dễ bị hư hỏng có tác động thời tiết bên Với vật tư sử dụng cho lắp đặt đường ống lớn cồng kềnh nên khơng có kho bảo quản nên dễ làm mát hư hại Công ty sử dụng vật tư thường xuyên, lượng xuất-nhập định kỳ lớn nên để thực nâng cấp, thay đổi phần mềm quản lý gặp khó khăn Việc chuyển liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm tồn nhiều thời gian làm gián đoạn công việc phải thực kỳ Chưa kể đến rủi ro nâng cấp phần mềm liệu cũ khơng bảo đảm Vì cơng tác kiểm sốt quản lý cịn tồn yếu điểm nên u cầu hồn thiện kiểm sốt nội vật tư yêu cầu tất yếu khách quan Trên sở nghiên cứu mặt lý luận kiểm soát nội nghiệp vụ vật tư sâu vào phân tích thực trạng Cơng ty, luận văn đưa số giải pháp sau: Về môi trường kiểm soát: Cần thành lập phận KSNB riêng để thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động Cơng ty đảm bảo phát sai sót rủi ro xảy Từ đó, đề phương án giải nhanh hiệu tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Về đánh giá rủi ro: Cần tập trung xây dựng quy trình đánh giá rủi ro hiệu hoạt động nghiệp vụ vật tư Ví dụ: việc cho đơn vị vay số lượng lớn để sản xuất chưa có phương án quản lý vật tư xuất gây rủi ro mát, hao hụt lớn Cần xây dựng phương án quản lý, thường xuyên kiểm tra thực tế số lượng lưu kho đơn vị, so sánh với báo cáo từ tìm sai lệch đưa phương án xử lý Đồng thời, cần xử lý nghiêm khắc cá nhân liên quan để tránh xảy tình trạng tương tự Về hoạt động kiểm soát: Việc lập kế hoạch nhu cầu sử dụng cho quý, năm cần quan tâm, ý Đối với vật tư không thường xuyên sử dụng cần dựa khối lượng công việc, nhu cầu cần thiết theo định mức từ đưa nhu cầu kế hoạch đảm bảo không làm công việc bị gián đoạn Tránh tình trạng việc lập kế hoạch sai lệch nhiều với thực tế, không cung cấp đủ nhu cầu làm ảnh hưởng đến sản xuất, cung ứng sản phẩm Hơn nữa, việc cho vay cần quy định cụ thể thời gian tốn vật tư Ví dụ: Các đơn vị gửi hồ sơ toán lên văn phịng cơng ty chậm 10 ngày sau ký biên hồn thành cơng trình để Cơng ty hạch toán trừ nợ tăng tài sản kịp thời Về hệ thống thông tin truyền thông: Công ty cần tập trung đề xuất phương án nâng cấp hệ thống quản lý vật tư Có nhiều phần mềm kế tốn tích hợp với việc theo dõi tình hình biến động vật tư sử dụng để giảm bớt công việc thủ công, giảm thời gian xử lý Về giám sát: Các cá nhân khâu cần tăng cường tính tự giác kiểm tra, rà sốt số liệu đơn vị khác gửi đến để kịp thời phát sai sót Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình mua hàng đảm bảo thực giao dịch với nhà cung cấp tin cậy tránh tình trạng thông đồng với nhà cung cấp cá nhân phụ trách Chứng từ kế toán quan trọng để kiểm tra cần thường xuyên đối chiếu chứng từ kế toán với báo cáo từ đơn vị khác ... trạng cơng tác kiểm sốt nội nghiệp vụ vật tư tại? ? ?Công ty TNHH Một thành viên Nước Hà Nội? ?? Công ty TNHH Một thành viên NSHN thành lập sở chuyển đổi từ DNNN sang hình thức hoạt động Công ty mẹ - theo“Quyết... UBND? ?thành phố Hà Nội Công ty chịu quản lý trực tiếp từ UBND thành phố Hà Nội đồng thời chịu giám sát quan chuyên ngành khác theo quy định pháp luật Về thực trạng kiểm soát nội nghiệp vụ vật tư Công. .. kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Hệ thống thơng tin truyền thông, cuối Giám sát.” Về nội dung kiểm soát nội nghiệp vụ vật tư doanh nghiệp: - Vai trị kiểm sốt nội nghiệp vụ vật tư: