HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN KIM

Kinh Doanh - Tiếp Thị - Báo cáo khoa học, luận văn tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, nghiên cứu - Kiểm toán 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của Đề tài Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt trên một thị trường với xu hướng toàn cầu hóa. Để thành công trong môi trường này, các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề, đa dạng hóa sản phẩm…mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng nhằm kiểm soát tốt chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Với ba lĩnh vực kinh doanh không có tính tương đồng mà Công ty đang kinh doanh là sắt thép, bất động sản và cho thuê văn phòng thì việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho hiệu quả là một việc khá khó khăn bởi lẽ với lĩnh vực và môi trường kinh doanh của ba mảng hoạt động trên đều có tính đặc thù riêng dẫn đến hệ thống kiểm soát phải đảm bảo hoạt động tốt nhưng phải tiết kiệm nhân lực và chi phí cho hệ thống, trong đó Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này. Việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa tuân thủ các quy định của nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý tại đơn vị trong giai đoạn khó khăn hiện nay là một yêu cầu mang tính cấp thiết. Từ những vấn đề trên, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim ” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán. 2 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu: Do đặc điểm về lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhiều mảng, trong đó mỗi mảng hoạt động có tính đặc thù riêng biệt cộng với hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Thiên Kim ra thường xuyên liên tục nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền áp dụng cho các đơn vị kinh doanh có lĩnh vực hoạt động tương tự. Vì vậy, em đã tập trung nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền gắn liền với thực tiễn công ty. 3. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở công ty cổ phần Thiên Kim, cùng với việc vận dụng lý luận để đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc thù của công ty. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty CP Thiên Kim tại văn phòng chính và xưởng sản xuất. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở các lĩnh vực kinh doanh sắt thép, sàn giao dịch bất động sản và cho thuê văn phòng tại văn phòng chính, xưởng sản xuất sắt thép. 5. Phương pháp nghiên cứu Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng thông qua các kỹ thuật tổng hợp, phân tích, so sánh…để làm sáng tỏ 3 vấn đề cần nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và đối chiếu là phương pháp cơ bản để thực hiện mục tiêu của đề tài. 6. Đóng góp của luận văn Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy ra trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh thép và bất động sản tại công ty. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim. Chương 3 : Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992: 4 Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. + Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy. + Sự tuân thủ các luật lệ và qui định. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị. + Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. + Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý. + Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. KSNB được chia thành: Kiểm soát kế toán Kiểm soát quản lý 1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. - Bảo đảm rằng các chế độ và quyết định quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra biện pháp giải quyết. - Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. 5 - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 1.1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. 1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát Bao gồm các nhân tố : - Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý - Phân định quyền hạn và trách nhiệm - Sự trung thực và các giá trị đạo đức - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân sự - Kế hoạch và dự toán - Thành lập Ủy ban kiểm soát - Các yếu tố bên ngoài 1.1.4.2. Hệ thống kế toán 1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: - Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ. - Kiểm soát vật chất: - Kiểm tra độc lập việc thực hiện. 1.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền. 6 Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng. Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước đó và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp 1.2.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và Thu tiền. Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau:  Nhận và xủ lý đơn đặt hàng của người mua.  Xét duyệt bán chịu.  Chuyển giao hàng hóa.  Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu.  Xử lý và ghi sổ các khoản thu bằng tiền..  Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu.  Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi.  Xoá sổ các khoản thu không có khả năng thu hồi. 1.2.3. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền. 1.2.3.1. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng: - Rủi ro về đơn đặt hàng. - Rủi ro về bán chịu. - Rủi ro về giao hàng. - Rủi ro lập hoá đơn. 1.2.3.2. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình thu tiền. Đối với chu trình thu tiền thường xảy ra các rủi ro về việc kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán, thu hồi nợ chậm trễ, lập dự phòng nợ 7 phải thu khó đòi không đúng, thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu. 1.3. Nội dung Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. 1.3.1. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động thường xuyên liên tục có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền… và liên quan nhiều bộ phận nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro. Do đó việc đặt ra các mục tiêu kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền nhằm hạn chế những sai phạm trên là rất cần thiết. 1.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 1.3.2.1. Tổ chức chứng từ Chứng từ được sử dụng chủ yếu trong chu trình bán hàng thu tiền : Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT; Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, bản quyết toán cung cấp hàng hoá, dịch vụ; Phiếu thu giấy báo Có, các bản sao kê, sổ phụ của ngân hàng; Các chứng từ khác có liên quan. 1.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán. Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu; Bảng tổng hợp doanh thu; Sổ chi tiết giá vốn; Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng, Bảng chi tiết công nợ phải thu. Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền: TK111, TK112, TK 131, TK 138, TK 155, TK 156, TK 157, TK 511, 512, 338; TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332; TK 3331; TK 139 8 1.3.2.3. Các báo cáo kế toán trong quá trình tiêu thụ. Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập Báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng....trong từng khoảng thời gian. Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ... 1.3.3 Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền. 9 Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Đơn đặt hàng Duyệt bán hàng Xuất kho hàng hoá - Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng - Xem xét tình hình thực tế của đơn vị - Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại cho khách hàng - Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán Bộ phận bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng theo dõi lượng hàng thực xuất Bộ phận được giao tiến hành xuất kho Chuyển giao hàng hoá và lập hoá đơn Lập hoá đơn vận chuyển Lập hoá đơn bán hàng ( thu tiền ) đúng qui định, hoá đơn phải được đánh số thứ tự Ghi nhận doanh thu bán hàng Theo dõi thanh toán Sổ sách ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải được thẩm tra hàng tháng Chuẩn y hàng bán bị trả lại Dự phòng nợ phải thu khó đòi Xử lý vào sổ các khoản thu tiền mặt Nhận tiền người mua: séc, giấy báo nhận tiển .. Cập nhật sổ thu tiền Cập nhật các khoản phải thu: số tiền các khoản phải thu… Theo dõi các khoản phải thu khách hàng 10 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN KIM 2.1. Tổng quan về công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.4. Đặc điểm hoạt động bán hàng và thu tiền của công ty. 2.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 2.2.2.2. Hình thức tổ chức hạch toán kế toán áp dụng tại công ty. 2.3. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 2.3.1. Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 2.3.1.1. Môi trường kiểm soát 2.3.1.2. Các quy định, quy chế tại công ty. 2.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ cho KSN...

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của Đề tài

Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt trên một thị trường với xu hướng toàn cầu hóa Để thành công trong môi trường này, các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề, đa dạng hóa sản phẩm…mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng nhằm kiểm soát tốt chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Với ba lĩnh vực kinh doanh không có tính tương đồng mà Công ty đang kinh doanh là sắt thép, bất động sản và cho thuê văn phòng thì việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho hiệu quả là một việc khá khó khăn bởi lẽ với lĩnh vực và môi trường kinh doanh của ba mảng hoạt động trên đều có tính đặc thù riêng dẫn đến hệ thống kiểm soát phải đảm bảo hoạt động tốt nhưng phải tiết kiệm nhân lực và chi phí cho hệ thống, trong đó Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này Việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa tuân thủ các quy định của nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý tại đơn vị trong giai đoạn khó khăn hiện nay là một yêu cầu mang tính cấp thiết

Từ những vấn đề trên, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim ” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu:

Do đặc điểm về lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhiều mảng, trong đó mỗi mảng hoạt động có tính đặc thù riêng biệt cộng với hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Thiên Kim ra thường xuyên liên tục nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền áp dụng cho các đơn vị kinh doanh có lĩnh vực hoạt động tương tự Vì vậy, em đã tập trung nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền gắn liền với thực tiễn công ty

3 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở công ty cổ phần Thiên Kim, cùng với việc vận dụng lý luận để đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc thù của công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty CP Thiên Kim tại văn phòng chính và xưởng sản xuất

Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở các lĩnh vực kinh doanh sắt thép, sàn giao dịch bất động sản và cho thuê văn phòng tại văn phòng chính, xưởng sản xuất sắt thép

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng thông qua các kỹ thuật tổng hợp, phân tích, so sánh…để làm sáng tỏ

vấn đề cần nghiên cứu Phương pháp tổng hợp và đối chiếu là phương pháp cơ bản để thực hiện mục tiêu của đề tài

6 Đóng góp của luận văn

Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy

ra trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh thép

và bất động sản tại công ty

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim

Chương 3 : Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG

DOANH NGHIỆP

1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.

* Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

+ Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy

+ Sự tuân thủ các luật lệ và qui định

* Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC):

Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị

+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

+ Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý

+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý

KSNB được chia thành:

* Kiểm soát kế toán

* Kiểm soát quản lý

1.1.2 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả

- Bảo đảm rằng các chế độ và quyết định quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra biện pháp giải quyết

- Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận doanh nghiệp

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.3 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Bao gồm các nhân tố :

- Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm

- Sự trung thực và các giá trị đạo đức

- Cơ cấu tổ chức

- Chính sách nhân sự

- Kế hoạch và dự toán

- Thành lập Ủy ban kiểm soát

- Các yếu tố bên ngoài

1.1.4.2 Hệ thống kế toán

1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát.

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

- Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ

- Kiểm soát vật chất:

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

1.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền.

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng

Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước đó và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp

1.2.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và Thu tiền.

Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau:

 Nhận và xủ lý đơn đặt hàng của người mua

 Xét duyệt bán chịu

 Chuyển giao hàng hóa

 Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu

 Xử lý và ghi sổ các khoản thu bằng tiền

 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

 Xoá sổ các khoản thu không có khả năng thu hồi

1.2.3 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền.

1.2.3.1 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng:

- Rủi ro về đơn đặt hàng

- Rủi ro về bán chịu

- Rủi ro về giao hàng

- Rủi ro lập hoá đơn

1.2.3.2 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình thu tiền.

Đối với chu trình thu tiền thường xảy ra các rủi ro về việc kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán, thu hồi nợ chậm trễ, lập dự phòng nợ

phải thu khó đòi không đúng, thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể

ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu

1.3 Nội dung Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

1.3.1 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền.

Chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động thường xuyên liên tục có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền… và liên quan nhiều bộ phận nên dễ xảy ra gian lận và rủi

ro Do đó việc đặt ra các mục tiêu kiểm soát trong chu trình bán hàng

và thu tiền nhằm hạn chế những sai phạm trên là rất cần thiết

1.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1.3.2.1 Tổ chức chứng từ

* Chứng từ được sử dụng chủ yếu trong chu trình bán hàng thu tiền : Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT; Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, bản quyết toán cung cấp hàng hoá, dịch vụ; Phiếu thu giấy báo Có, các bản sao kê, sổ phụ của ngân hàng; Các chứng từ khác có liên quan

1.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán.

* Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu; Bảng tổng hợp doanh thu; Sổ chi tiết giá vốn; Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng, Bảng chi tiết công nợ phải thu

* Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền: TK111, TK112, TK 131, TK 138, TK 155, TK 156, TK 157,

TK 511, 512, 338; TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332; TK 3331; TK 139

1.3.2.3 Các báo cáo kế toán trong quá trình tiêu thụ.

Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập Báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng trong từng khoảng thời gian

Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

1.3.3 Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền.

Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Đơn

đặt hàng

Duyệt bán hàng

Xuất kho hàng hoá

- Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng

- Xem xét tình hình thực tế của đơn vị

- Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại cho khách hàng

- Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán

Bộ phận bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng theo dõi lượng hàng thực xuất

Bộ phận được giao tiến hành xuất kho

Chuyển giao hàng

hoá và lập hoá đơn

Lập hoá đơn vận chuyểnLập hoá đơn bán hàng ( thu tiền ) đúng qui định, hoá đơn phải được đánh số thứ tự

Ghi nhận doanh thu bán hàng

Theo dõi thanh

Nhận tiền người mua: séc, giấy báo nhận tiển

Cập nhật sổ thu tiền

Cập nhật các khoản phải thu: số tiền các khoản phải thu…Theo dõi các khoản

phải thu khách hàng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN THIÊN KIM

2.1 Tổng quan về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

2.1.4 Đặc điểm hoạt động bán hàng và thu tiền của công ty.

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

2.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

2.2.2.2 Hình thức tổ chức hạch toán kế toán áp dụng tại công ty.

2.3 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

2.3.1 Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

2.3.1.1 Môi trường kiểm soát

2.3.1.2 Các quy định, quy chế tại công ty.

2.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

2.3.2.1 Tổ chức chứng từ

2.3.2.2 Tổ chức sổ sách và tài khoản kế toán.

2.3.2.3 Tổ chức báo cáo.

2.3.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại công ty.

2.3.3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng

+ Bán hàng cho các đại lý, nhà phân phối

Lưu đồ kiểm soát:

kho

P kinh doanh

Kế toán tiêu thụ công nợKế toán

Giao cho

khách

hàng

(4) (3) (2)

Lập HĐ kinh tế ( 2 bản)

L1 PXK L2 PXK

Lập phiếu xuất kho

L1 HĐBH L2 HĐBH L3 HĐBH (HĐGTGT)

Lập hoá đơn BH(HĐGTGT)

(4’)

L2 PXK L3 HĐBH

(HĐGTGT)

Ghi thẻ kho

Ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ

TK 131

Ghi sổ nhật

ký bán hàng (1)

+ Đối với trường hợp bán lẻ

Được thể hiện cụ thể qua lưu đồ sau:

2.3.3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền

+ Thu tiền mặt

Khi mua sắt thép, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt cho thủ quỹ Căn cứ để thu tiền mặt là Hoá đơn GTGT Tại công ty CP Thiên Kim, khi khách hàng nộp tiền mua hàng hoá, thủ quỹ căn cứ vào số tiền trên hoá đơn sẽ kiểm tra và nhận đủ số tiền khách hàng nộp Sau đó thủ quỹ ghi vào Sổ bán hàng thu tiền mặt Để chứng thực

Ghi

sổ kế toán

đã thu tiền cho khách hàng, thủ quỹ đóng dấu Đã Thu Tiền vào Hoá đơn GTGT và ký xác nhận Cuối mỗi ngày kế toán tiến hành ghi phiếu thu cho các khoản tiền bán hàng thu được trong ngày Vì đã xác nhận thu tiền vào hoá đơn cho nên khách hàng không cần nhận thêm phiếu thu, vì thế mà kế toán tiền không viết phiếu thu ngay khi nhận tiền.

Khi nộp tiền giao dịch bất động sản, vì đây là loại tài sản có giá trị lớn nhưng khách hàng thường thanh toán bằng tiền mặt nên khi ghi phiếu thu kế toán phải xem kỹ hợp đồng ký giữa hai bên xem thu ở lần thứ mấy vì thường để giảm áp lực tài chính cho khách hàng thì công ty sẽ giản thời gian thanh toán ra thành nhiều lần, do đó tương ứng với mỗi lần thu tiền kế toán phải photo 1 bản hợp đồng kẹp theo phiếu thu, khi thủ quỹ thu tiền thì ký nháy vào lần thu tương ứng trên hợp đồng, trên phiếu thu phải ghi rõ số hợp đồng và lần thu Thu xong đóng dấu và giao khách hàng 1 liên Sau đó thu quỹ sẽ cập nhật sổ thu tiền mặt Qua ngày hôm sau các chứng từ này sẽ giao lại nhân viên kế toán kiểm tra và cập nhật theo dõi trong bảng báo cáo thu tiền riêng bằng excel để theo dõi tiến độ thu tiền đối với từng khách hàng xem có đúng thời hạn không

+ Thu qua ngân hàng

Lưu đồ kiểm soát:

Giấy báo Có, chứng từ NH chuyển đến

Sổ tiền gửi Sổ chi tiết phải

thu KH

Sổ Cái

CT ghi sổ

Tờ kê chi tiết TK131

Sổ cái

CT ghi sổ

Tờ kê chi tiết TK 112

Đến hạn thanh toán, khách hàng phải chuyển tiền nộp vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Sau đó, ngân hàng sẽ lập giấy báo

Có chuyển đến công ty, kế toán ngân hàng sẽ căn cứ vào giấy báo Có

để vào sổ tiền gửi sau đó máy sẽ tự động ghi vào tờ kê chi tiết TK

112, chứng từ ghi sổ và sổ Cái Đồng thời, kế toán công nợ phải thu cũng căn cứ vào giấy báo Có để ghi giảm khoản nợ của khách hàng váo sổ chi tiết phải thu khách hàng, máy tính sẽ tự động vào tờ kê chi tiết TK 131

2.4 Đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty

2.4.1 Ưu điểm

a Môi trường kiểm soát

Các vấn đề kiểm tra, kiểm soát luôn được quan tâm và đặt lên hàng đầu Bên cạnh đó công ty thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty và tương đối chặt chẽ Những điều này nhằm tạo một môi trường hoạt động lành mạnh

và hiệu quả

Về cơ cấu tổ chức, công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Mọi phòng ban trong công ty đều được phân cấp quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với nhiệm vụ thực hiện, không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau, có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty

Để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin, hàng năm công ty tổ chức thuê công ty kiểm toán độc lập đến để thực hiện kiểm toán các Báo Cáo Tài Chính